Upload
jadon
View
63
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Kuntien yhdistymisen esimerkki – Uuden Sastamalan kaupungin prosessiorganisaatio. Hyvien käytäntöjen markkinat Kuntamarkkinoilla 10.9.2008 Paavo Salli www.sastamala.fi. Sastamalan perustamisselvitysvaihe 2007 Kaupunkirakenne, uudet asuntoalueet. Sastamalan perustavat 1.1.2009: - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1
Kuntien yhdistymisen esimerkki – Uuden Sastamalan kaupungin prosessiorganisaatio
Hyvien käytäntöjen markkinat Kuntamarkkinoilla 10.9.2008
Paavo Salliwww.sastamala.fi
2
Sastamalan perustamisselvitysvaihe 2007Kaupunkirakenne, uudet asuntoalueet
Sastamalan perustavat 1.1.2009:
Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä.
Punkalaidun jatkaa yhteistoiminta-alueen jäsenkuntana
TampereTampere
3
Lähtökohdat Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä lakkaavat Perustetaan uusi kaupunki uudella nimellä:
Sastamala. Nimellä historiatausta: Keskiaikainen laaja pitäjä.
Rakennetaan uusi organisaatio Tasapuolinen, kaikille uusi Yhteistyötä vahvistava, luodaan yhdessä Muutosvastarintaa eliminoiva, ei ole vanhaa,
mistä pitää kiinni, ei ole vaihtoehtoa, mihin tarttua
4
Rakennemuutoksen askeleetKotter, John P.:Leading Change. Harvard Business School Press 1996.
1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen
2. Ohjaavan ryhmän asettaminen 3. Vision ja strategian kehittäminen 4. Muutosvision viestiminen 5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen 6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen 7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon
laajentaminen 8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi
kulttuuriin
5
1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen
Valtuustojen päätökset uuden kaupungin perustamisselvityksen tekemisestä, kesä 2007. Aikataulu: Selvityksen perusteella päätökset tehtävä valtuustoissa 31.12.2007 mennessä.
Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, jotka valmistelivat prosessirakenteen kalanruototekniikalla perustaksi organisaatiorakennetta koskevaan selvitykseen. Henkilöstön edustajat ja yhteistyötoimikuntakäsittely.
Lähtökohtana toimintamalli. Prosessikartan tarkentaminen organisaatiorakenteeksi, jotta vakanssit
voidaan määritellä ja nimetä niiden haltijat keväällä 2008. Sastamalan valtuusto päättää lopullisesti 10.11.2008.
Prosessikartasta tilikartta keväällä 2008, jotta talousarvioehdotukset voidaan laatia 30.9.2008 mennessä.
26.10.2008 kunnallisvaaleilla valittava valtuusto päättää talousarviosta 15.12.2008.
Prosessien kehittäminen etenee, kehityskeskustelut, tiimirakenteet ja organisaatioiden rajapinnoilla esiin nostettavat kehittämiskohteet.
6
Hallinnon tukipalvelutKaupunginhallitus, johtaja, tiimien vetäjät
Henkilöstö tiimi
Sastamalan prosessikartta
Hallinto- jakonserniviestintä
tiimi
Konsernitalous-tiimi
Kaupunki-kehityksenohjaustiimi
Kasvun Sastam
ala
Elinvoima ja osaaminenKaupunginhallitus, maaseutu ltk. kulttuuri- ja vapaa-aika ltk
Sosiaalinen hyvinvointi ja toimintakykySosiaali-ja terveysltk
Lasten ja nuorten kasvatus ja ohjausKasvatus- ja opetusltk
Yhdyskunta ja ympäristöTekninen ltk, vesilaitoksen johtokunta, rak. ltk
Prosessinjohtaja
Prosessinjohtaja
Prosessinjohtaja
Prosessinjohtaja
Kuntalaisvaikuttaminen ja päätöksentekoValtuusto Hallitus
JohtoryhmäKaupungin johto
Muut tukipalvelutKaupunginhallitus, johtokunta,
kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja
Tilakeskus
7
2. Ohjaavan ryhmän asettaminen
Kuntien valitsemat mandaattineuvottelijat sopivat ohjausryhmän paikkajaosta poliittisen edustavuuden ja tasa-arvolain vaatimukset huomioon ottaen. Ankkurointi kunnalliseen viralliseen päätöksentekojärjestelmään.
Ohjausryhmän asettaminen, kunnanhallitusten päätökset. Keskeiset päätöksentekijät, kval ja khal puheenjohtajistot mukana. Henkilöstön edustaja ohj. ryhmässä.
Ohjausryhmästä järjestelytoimikunta lääninhallituksen päätöksellä kesällä 2008, kuntajakolain mukaan kunnanhallituksen päätösvalta.
Työvaliokunta valmistelemassa, järjestelytoimikunnalla yksi esittelijä, joka on työvaliokunnan puheenjohtaja. Työvaliokunta laajennettu käytännössä Sastamalan johtoryhmäksi.
Sastamalan yhteistyötoimikunta, 2008 loppuun 3 kunnan yhteistyötoimikuntien yhteinen kokoonpano.
8
3. Vision ja strategian kehittäminen
Tässä otsikko tarkoittaa visiota prosessiorganisaatiosta ja strategiaa sen muodostamiseksi.
Visiona toimintamalli, jota oli alustavasti rakennettu Vammalan kaupungin omaa organisaation kehittämistä varten 2006. Konsultti oli aloittanut työnsä. Asiaa oli käsitelty myös seudullisesti. Vammalan valmistelu pysähtyi, kun kuntarakenneasia tuli esille. Malli, siis perusnäky tulevasta organisaatiosta, hyväksyttiin lähtökohdaksi.
Strategia: yhteensä 900:sta Sastamalan palvelukseen siirtyvästä henkilöstä n. 200 osallistuu työryhmissä kuntauudistuksen ja prosessiorganisaation valmisteluun. Malli on esillä luottamustoimielimissä, tiedotusmateriaaleissa, raporteissa, työpaikkakokouksissa, yhteistyötoimikunnassa jne. Kehitetään mahdollisimman hyvä organisaatiorakenne uudelle kaupungille ja tuodaan sen piirteet käytännön päätöksentekoon rungoksi. Runko osoittaa, mihin tehtäviin ihmiset sijoitetaan ja kuinka rahavarat prosesseille kohdennetaan. Työtä tukemaan ja valmentamaan konsultti. Kun johtajia nimetään, he ottavat prosessimallin työkaluksi ja kehittävät siihen sovelluksia.
Sastamalan kaupungin visio on ”Kasvun Sastamala”. Ja sen saavuttamiseksi valmistellaan koko ajan strategiaa, erityisesti valittava Sastamalan valtuusto vuoden 2009 aikana.
9
4. Muutosvision viestiminen
Siis näky prosessiorganisaatiosta viestinnässä esillä monikanavaisesti.
Näky ei ole suinkaan valmis. Jokainen johtaja ja tiimi kehittää sitä
oman prosessinsa osalta eteenpäin. Kysymyksessä on enemmänkin yhteisen
rakentamisen tehtävä, kuin jonkun välittämä valmis visio, johon viestinnän vastaanottajien tulisi sitoutua ja ottaa omakseen.
10
5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen
Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, niille puheenjohtajat ja antoi valmistelutehtävän sekä palkkasi konsultin.
Vaiheittain nimettiin johtajat, kunnanjohtajien työnjako 2007 Sastamalan perustamispäätöksellä, sitten muut prosessinjohtajat, jotka edelleen valitsivat osaprosessien johtajat, kevät 2008. Oli muutama sisäinen haku ja 2 ulkoista hakua. 99 % vakansseista täytettiin suoraan sopimalla.
Työryhmät korvautuivat prosessitiimeillä. Ohjausryhmällä/järjestelytoimikunnalla koko ajan tieto
tilanteesta. Avoin ja laaja-alainen tiedotus, mm. www.sastamala.fi
-palstalla ja tiedotusvälineissä Ohjaava koalitio odottaa tuloksia. Tiimit vastaavat
niiden syntymisestä.
11
6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen
Vastuun ja tehtävien antaminen ja ottaminen uuden organisaation mukaisista Sastamalan tehtävistä on luonut uutta motivaatiota.
Tiimien yhteinen vastuu parhaillaan kasvamassa. Prosessikentässä syntyy koko ajan innovaatioita. Prosessikartan sopeuttaminen on jo alkanut
luonnollisen poistuman kautta vapautuvien vakanssien täyttämättä jättämisen johdosta. Tuottavuusnäkökulma.
Organisaatioiden välinen yhteistyö paranee, kenttä on avoin ja rajapinnoilla alkaa syntyä innovaatioita.
12
7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon laajentaminen
Prosessikartta tilikartaksi vakauttaa uuden kaupungin rakennerungon.
Talousarviossa valtuuston asetettavat tavoitteet pohjautuvat strategiaan, BSC tuloskortteihin. Prosessinäkökulmasta asetetaan suorituskyky- ja vaikuttavuustavoitteita, esitykset 30.9. mennessä, valtuusto 15.12.
Joitakin prosesseja kuvataan tarkemmin Kehitettävät rajapintoja ylittävät ketjut nostetaan
kehittämiskohteiksi laajalti koko organisaatiossa Strategia ja prosessimalli jalkautetaan keskeisinä välineinä
motivoivat strategiset teemat. Esimerkiksi lasten ja nuorten kasvatuksessa ja ohjauksessa: ”Turvallinen opin polku.” Tämä asia on merkityksellinen ja yhteiskunnallisesti erittäin tärkeä kaikille prosessiin kuuluville henkilöille ja kumppaniorganisaatioissa työskenteleville. Kehityskeskusteluissa ja muussa arkityössä selkiytetään, mikä on henkilön tästä teemasta johdettu tehtävä. Samalla käy ilmi, kuinka teema niveltyy strategiaan.
13
8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi kulttuuriin
Henkilöiden osallistuminen. Prosessimallin jatkuva parantaminen yhdessä. Innovatiivinen käyttö kunnallisen arkityön keskeisenä välineenä.
Johtavat henkilöt ovat ottaneet prosessimallin omakseen, puhuvat siitä. Mallin innovatiivinen soveltaminen ja hyväksikäyttö jatkuvasti esillä ja käytössä koko organisaatiossa.
Järjestelytoimikunta vartioi oikeiden prosessitermien käyttöä. Talousarviossa on prosessikarttapohja rakenteessa, samoin
tilinpäätöksessä. Hallintosääntö laaditaan hallinto- ja prosessisääntönä. Samaan
asiakirjaan perinteinen ja lakisääteinen hallinto sekä organisaation parempaa suorituskykyä tukeva prosessikulttuuri, valmis syksyllä 2008 ja käytössä valtuuston päätöksellä 1.1.2009 alkaen.
Prosessikartta on keskeinen informaation väline uusille luottamushenkilöille ja kaikille johtajille kokonaisuutta hahmotettaessa.
14
Elinvoiman prosessit
Elinvoima jaosaaminen
Elinkeinot ja osaaminen
Yhdyskuntarakenteenohjaus
Maaseutupalvelut
Elämänlaatu ja elämykset
Maaseudun kehittäminen
Maaseutuviranomaispalvelut
Prosessitiimi
Lomatoiminta
Kaupungin metsät ja pellot
Osaava työvoima
Yrityspalvelut ja kehittäminen
Markkinointi
Kirjasto- ja tietopalvelut
Kulttuuripalvelut
Liikuntapalvelut
Vapaan sivistystyön palvelut
Yksityistiepalvelut
Lomatiimi
Kehittämistiimi
MSEV-tiimi
Markkinointi-tiimi
OSKEn jory
Yrityspalvelunhallitus
Maatiimi
Tietiimi
Kirjastotiimi
Kulttuuritiimi
Liikuntatiimi
Vapaan sivitys-työntiimi
Maanhankintapolitiikka
Strateginen suunnittelu
Yleiskaavoitus
15
TULOS
Yrittäjyyden, koulutuksen
ympäristön ja kulttuurin
elinvoimaa luova kokonaisuus
ASIAKAS
Asukkaat ja yritykset
PERUSTEHTÄVÄ
Huolehtia Sastamalan osaamisesta ja
elinvoimaisuudesta
OSATOIMINNOT
Elinkeinot ja osaaminen Yhdyskuntarakenteen
ohjaus Maaseutupalvelut Elämänlaatu ja elämykset
Elinvoima ja osaaminen
16
Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen
Elinkeinot ja osaaminen
Osaava työvoima
Yrityspalvelut ja kehittäminen
Markkinointi
Markkinointi-tiimi
OSKEn jory
Yrityspalvelunhallitus
Koulutus ja rekrytointi
Yrityksen perustaminen
Omistusjärjestelyt
Tuote- ja palveluinnovaatioidenkehittäminen
Rahoitus
Työvoimareservit
Työperäinen maahanmuutto
Matkailumarkkinointi
Yritystila- ja tonttisopimukset
Imagomarkkinointi
Yritystontti-tiimi
Vetovoima-tiimi
Matkailunohjausryhmä
Verkosto-tiimi
OSKEnkehittäjäverkosto
Yritys-tiimi
Mamu-tiimi
Osaamis- ja kehittämiskeskuksen (OSKEN) johtoryhmä•yrityspalvelun toimitusjohtaja Jukka Kaartoluoma•työvoimatoimiston johtaja Regina Salkovic•koulutuskuntayhtymän johtava rehtori Antti Lahti•työvoiman palvelukeskuksen johtaja Tiina Leppäniemi•Aikuiskoulutusosaston johtaja Ilpo Moisio•työvoimatoimiston palvelupäällikkö Irene Impiö•lasten- ja nuorten kasvatuspros.joht. Pekka Kares
17
Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen
Elinkeinot ja osaaminen
Osaava työvoima
Yrityspalvelut ja kehittäminen
Markkinointi
Markkinointi-tiimi
OSKEn jory
Yrityspalvelunhallitus
Koulutus ja rekrytointi
Yrityksen perustaminen
Omistusjärjestelyt
Tuote- ja palveluinnovaatioidenkehittäminen
Rahoitus
Työvoimareservit
Työperäinen maahanmuutto
Matkailumarkkinointi
Yritystila- ja tonttisopimukset
Imagomarkkinointi
Yritystontti-tiimi
Vetovoima-tiimi
Matkailunohjausryhmä
Verkosto-tiimi
OSKEnkehittäjäverkosto
Yritys-tiimi
Mamu-tiimi
VERKOSTOTIIMITiina Leppäniemi, palvelukeskuksen johtaja, Sastamalan kaupunkiKatja Tommiska, prosessinjohtaja, Sastamalan kaupunkiAnna-Leena Kivipuro, apulaisrehtori, Sastamalan koulutuskuntayhtymäUlla Mattelmäki, johtava ylilääkäri, Sastamalan perusturvakuntayhtymäEeva Suonpää, toiminnanjohtaja, Vammalan- Huittisten seudun mielenterveysseura ry.Reetta Kettunen, koulutuspäällikkö, Ammattiopisto Luovi, KarkkuJari Andersson, aluerehtori Marttila-Sylvää, Sastamalan kaupunkiIrma Järvinen-Aro, ylilääkäri, Vammalan aluesairaalaRegina Salkovic, toimistonjohtaja, Sastamalan T&E-toimistoMuita asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa
18
Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen; rajapinnat
Elinkeinot ja osaaminen
Verotoimisto
Eläkevakuutus-yhtiöt
TEM (Te-keskus, Tvtsto, PRH, Tekes)
Satafood
Yrittäjäjärjestöt
Saspe
TTY
TKK
TAMK
TY
LPKKY
Maakuntakorkeakoulu
Sastamalan opistoOPM
Tykes
KELA
Luovi
Tukitalo
ProAgria
Finnvera
19
Lopuksi
Kiitos mielenkiinnosta
Lisätietoja www.sastamala.fi