Upload
dzammin-ambar
View
253
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 1/46
SISTEM FAIL &
KLASIFIKASI FAIL
1
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 2/46
FAIL
Satu folder yangmengandungi surat.
Fail rasmi - telahdidaftar / surat dandokumen yang telah di
susun.
2
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 3/46
SISTEM FAILProses meliputi pengelasan,penyusunan, penyimpanan,
pengawalan dan mengindeksfail untuk tujuan pengesanan
apabila diperlukan.
3
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 4/46
MATLAMAT SISTEMFAIL
Memberi maklumat (fail yang betulkepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.
Bagaimana untuk mencapai matlamatdi atas?
!nputProses"utput
4
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 5/46
MATLAMAT SISTEMFAIL
# $
Fail yang betul
Peminta yang betul
Masa yang ditetapkan
5
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 6/46
SISTEM
6
INPUT
SISTEM FAILManusiaPeruntukanProsedurPeralatanMasaMaklumat
K elasSusun
SimpanK awalIndeks
Pengesanan %Pengeluaran fail
R R R
PRSES
UTPUT
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 7/46
KNSEP SISTEM FAIL
KELAS
B A
!A "
IAN
RE
G I STRI
Manusia
SUSUNAN FAIL#File A$$angement%
Pe$alatan
Pe$untukan
Maklumat
FAIL
SUSUN &INEKS
SIMPAN &KA'AL
P$(sedu$
7
Masa
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 8/46
RE"ISTRI
Satu unit di dalam
jabatan/ agensi kerajaan
yang bertanggungjawabmengendalikan rekod-rekodnya.
8
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 9/46
BA!A"IAN)UNIT
RE"ISTRI Mewujudkan fail
Mengedarkan fail Mengesan kembali fail Pelupusan fail
9
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 10/46
*NT! BILIK RE"ISTRI
10
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 11/46
KLASIFIKASI FAIL
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 12/46
KNSEP PEN"URUSAN FAIL
Memo, Surat,&aporan, 'ahan), Minit, *ertas*erja dll.
TA'AN F!&
PR
S E & UR
S!S+MF!&
AKTI+ITI
i. Pengkelasan
ii. Penyusunaniii. Penyimpanani. Pengawalan. Mengindeks
KA'AL S!S+M$!S+$!
AKT I +I T I
i. 'uka dan tutup failii. *awalan pergerakan fail-kadiii. Simpan alam Perhatian (SP
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 13/46
EFINISI KLASIFIKASI
Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-
kumpulan yang mempunyai perkara yangsama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan
fail dikenali dengan identitinya tersendiri.
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 14/46
EFINISI KLASIFIKASI
ISO 15489 – Records Management:
*lasi0kasi adalah satu proses kerja
mengenalpasti dan menyusun aktiitiurusniaga/rekod sesebuah organisasi ke
dalam kategori/kumpulan mengikutstruktur yang lojik, kaedah dan peraturan
yang ditetapkan oleh mana-mana sistemklasi0kasi.
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 15/46
PERATURAN
KLASIFIKASI FAIL Menggunakan klasi0kasi fungsi dengan
memasukkan sistem blok nombor.
&ojik 1 ianya boleh dipadankan antara satukumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yanglain, juga dengan aktiiti, sub-aktiiti dantransaksi dalam organisasi.
Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dariyang umum kepada yang lebih khusus
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 16/46
SKIMA KLASIFIKASIPe$ingkat ,2 Fungsi 3mum
Pe$ingkat -2 Sub-Fungsi 3mum
Pe$ingkat .2 ktiiti *husus
Pe$ingkat /2 +ransaksi *husus
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 17/46
BA"AIMANA KLASFIKASI BERPERASI?
FUN"SI SUB0FUN"SI AKTI+ITI TRANSAKSI
Pentadbiran 4awatankuasa 4/*uasaalam 4abatan
4/*uasa &uar 4abatan
4/*uasa*ebersihan
4/*uasa *ualiti
4/*uasa 5ariPerpaduan
4/*uasa 5ari*ebangsaan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 18/46
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 19/46
KLASIFIKASI1
TARAF KESELAMATAN
rahan *eselamatan
+$'3* +$5 S3&!+ $5S! $5S! 'S$
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 20/46
KLASIFIKASI1
KITARAN !A2AT
ktif / Semasa Separa aktif / Separa semasa +idak aktif / +idak semasa
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 21/46
KAEA! KLASIFIKASI1
,3 Ensikl(pediaP77*3+7
*enderaan arat 'as *ereta &ori
Motosikal )an
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 22/46
KAEA! KLASIFIKASI1
-3 K(d bjad
7ombor 8arna Simbol
*ombinasi di atas
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 23/46
i3 A45ad Sesuai untuk 7ama *has
Contoh:
!ndiidu
"rganisasi
4abatan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 24/46
i3 A45ad*elebihan2
i. 4umlah yang ke6il
ii. Mudah difahami
iii. +idak perlu indeksi. Mudah penyusunan
*elemahan2
. 7ama yang samai. 'unyi sama
ii. Penggunaan ruang tidak ekonomik
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 25/46
ii3 NMBR
Siri
*ronologiBl(ck Nume$ic
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 26/46
S2STEM
7M 9:: 2 Pentadbiran 7M ;:: 2 +anah % 'angunan 7M #:: 2 set ('ekalan %
*elengkapan 7M <:: 2 *ewangan 7M =:: 2 Sumber Manusia
KLASIFIKASI
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 27/46
KLASIFIKASI
FAIL#!USEKEEPIN"
%
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 28/46
PENTABIRAN #,66%
9. Perundangan;. Perhubungan wam#. &awatan<. *erjasama=. *empen>. &aporan %
Perangkaan?. Mesyuarat@. 36apan % PerutusanA. *eagamaan
9:. Pilihanraya
99. *emudahan9;. Persatuan/Pertubuhan/*elab9#. Parlimen9<. Penerbitan/Per6etakn9=. Pengurusan *ualiti2 !S", *P!,
*M* 9>. *ehadiran 'ekerja9?. Pengurusan Pejabat2
Pengurusan $ekod9@. Perayaan9A. !B+
;:. Pusat Sumber;9. $an6angan Malaysia;;. Peran6angan *erja 4abatan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 29/46
#-66%
9. +anah;. 'angunan
#. Sewaan
<. *eselamatan 'angunan=. Penyenggaraan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 30/46
*NT! #-66%;:: -9 +anah
;::-9/9Perolehan +anah
;:: -; 'angunan
;::-;/9'angunan !bu Pejabat
;::-;/;'angunan Bawangan
;::-# Sewaan
;::-< *eselamatan 'angunan
;::-= Penyenggaraan;::-=/9Penyenggaraan 'angunan
;::-=/;Penyenggaraan Peralatan
ASET #BEKALAN &
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 31/46
ASET #BEKALAN &KELEN"KAPAN%
#.66%
9. Perolehan % +erimaan
;. Pengurusan Stok
#. Penyenggaraan<. Pelupusan % 5apus kira
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 32/46
KE'AN"AN #/66%9. kaun;. udit#. 'ank<. 'ayaran=.
'elanjawan / 'ajet>. Bagaran % 8ang 4aminan
?. Bek@. BukaiA. laun9:. Penurunan *uasa
99. 5asil9;. *umpulan 8ang9#. Penyata9<. Pinjaman9=. Perolehan9>. +anggungan/5utang9?. 8ang Pendahuluan
9@. Curan9A. -Perolehan;:. -SP*'
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 33/46
*NT! #/66%
<:: *ewangan<::-A laun
<::-A/9laun Perjalanan
<::-A/9/9 laun Perjalanan alam 7egeri
<::-A/9/; laun Perjalanan &uar 7egeri
<::-A/;laun Pakaian
<::-9: Penurunan *uasa
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 34/46
#766%
9. "rganisasi 4abatan;. Senarai +ugas#. Perjawatan<. Buti
=. Peperiksaan>. *ursus / &atihan?. Perhubungan Pekerja@. PersonalA. nugerah Perkhidmatan Bemerlang
9:. Sistem Saraan99. 5$M!S9;. Pengurniaan / Pingat
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 35/46
AKTI+ITI ,
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 36/46
FAIL0FAIL 8ABATAN MESRA RAK2AT
9. li bin 'aba;. *enaikan Pangkat#. Pembelian +anah<. Penyerahan +ugas
=. kta Mesra $akyat;::<>. Pengambilan Pegawai?. Sebutharga@. PerayaanA. 5arta 'enda *erajaan9:. *empen Mesra $akyat99. Bukai Pendapatan9;. 4emputan
9#. aji9<. udit9=. *ursus9>. Peperiksaan P+*
9?. 36apan / Perutusan9@. +anah9A. Pilihanraya;:. Sewaan;9. Senarai +ugas;;. Buti;#. *ebajikan;<. *aunseling;=. *emudahan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 37/46
KLASIFIKASI FAIL
#FUN*TINAL%
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 38/46
FAIL 9FUN*TINAL:
Mengikut Fungsi 4abatanMengikut Fungsi 3nit
38
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 39/46
BA"AIMANA
MEMBAN"UNKLASIFIKASI FUN"SI?
+erdapat < langkah2i. Menganalisa fungsi dan aktiiti organisasi
ii. Membina tesaurus
iii. Pengkodan
i. Menyediakan indeks
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 40/46
i3 Menganalisa Fungsi & Akti;iti$ganisasi
'erdasarkan kepada pro0l sesebuahorganisasi2•
Barta organisasi• Misi
• )isi
• Fungsi
•
"bjektif
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 41/46
ii3 Mem4ina Tesau$us
+esaurus ialah himpunan istilah yangsama atau seakan-akan sama.
'uku yang mengandungi senarai kata
seerti dan kata yang berkaitan maknanyayang disusun mengikut sistem atauolahan tertentu. (Kamus Dewan EdisiEmpat
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 42/46
TESAURUS FUN"SI
Promosi Pemasaran Pertanyaanwam
Publisiti
duan*erosakanPeralatanPejabat
duanPelanggan
duan*akitangan
duan*eselamatan
Perundangan Pe$<u4unganA=am
&awatan *erjasama ntara 4abatan
&aporan*emajuan *erja
Aduan
PENTABIRAN
duan*ebersihan
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 43/46
iii3 Pengk(dan
Satu aktiiti memberi ganti nama kepadaistilah / fungsi dalam tesaurus denganmenggunakan sistem Bl(ck Nume$ic.
+ujuan untuk memudahkan kitamengingati istilah / fungsi di setiapperingkat hirarki tesaurus.
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 44/46
iii3 Pengk(dan
7ombor yang di blok bagi Peringkat ; hingga<, adalah bermula dengan nombor yang ke6ilsehingga yang besar se6ara infnity
+anda sengkang (- digunakan untuk
memisahkan nombor di Peringkat 9 denganPeringkat ; +anda serong (/ digunakan memisah nombor
di Peringkat ; dengan Peringkat #, Peringkat# dengan <.
Bontoh2• >::-9/9/9• >::-9/9/;
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 45/46
i;3 IndeksFUN"SI K
AKTI+ITI K SUB0
AKTI+ITI
K TRANSAKSI K
Pentadbiran 9:: Perhubunganwam
9::-9
duan
Promosi
9::-9/9
9::-9/;
duan
*akitangan
duan
*ebersihan
duan
*eselamatan
4awatan *uasaPromosi
9::-9/9/9
9::-9/9/;
9::-9/9/#
9::-9/;/9
7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail
http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 46/46
TERIMA KASI!
===3a$ki43g(;3m>
sau@a$ki43g(;3m>