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Jornada PRE-CITRA (25/10/2011) Los archivos univers itarios hoy: nuevos retos

La evolución de los archivos de las universidades españolas: 1994-2011

Yolanda Cagigas Ocejo

Encuestas de situación de los archivos universitari os, años 1999, 2001, 2003, 2005, 2008, 2010:

http://cau.crue.org/Quehacemos/encuestas/

Fuentes



Universidades con Archivo

Organización de los archivos: categoría, dependenci a, normativa

Recursos humanos e infraestructura: plantilla, pres upuesto, instalaciones

Tratamiento de la documentación

Servicios

Fondos documentales

Gestión y tratamiento documental

Documentos electrónicos

Informatización

Asistencia técnica externa


Desde la constitución de la CAU (1994-2010) se han creado 29 nuevos archivos universitarios.

En ese tiempo se han creado 34 nuevas universidades

En 1994 el 42% de las universidades no tenía archivo

En la actualidad, el 29% de las universidad no tienen archivo




0

10

20

30

40

50

60

70

80

1994 1997 1999 2001 2003 2006 2008 2010

Universidades y Archivos universitarios

Universidades

Univ. con archivo




En 2003, el 29% de los archivos universitarios tenían categoría de Servicio. En 2010, lo tienen el 57%

Los archivos han mejorado su posición en la estructura administrativa:favoreciendo su capacidad de iniciativa y actuaciónmostrando un mayor reconocimiento institucional

Organización de los archivos: categoría



En las universidades ha sido una tendencia creciente que el Archivo dependa del Secretario/a General

En la actualidad dependencia orgánica del Secretario/a General: 68%dependencia funcional del Secretario/a General: 60%

La dependencia de Biblioteca ha experimentado un espectacular retroceso hasta quedarse en algo exiguo

Organización de los archivos: dependencia


50

27,835,42

12,5

56,1

14,63

68,29

7,32

70

12,5

68,5

3

010203040506070

1999 2001 2003 2006 2008 2010

Porcentaje dependencia orgánica de los archivos

Secretario General

Biblioteca

Gerencia

Otros





41,6733,33

37,5

27,08

56,1

14,63

53,66

21,95

57,5

20

60

17

0

10

20

30

40

50

60

1999 2001 2003 2006 2008 2010

Porcentaje dependencia funcional de los archivos

Secretario GeneralBibliotecaGerenciaOtros




25

56,25 63,41

21,95

68,29

29,27

67,5

32,5

83

17

0

20

40

60

80

100

2001 2003 2006 2008 2010

Presencia del Archivo en los Estatutos

SíNoNC

Ha sido muy notable la creciente presencia de los archivos en los estatutos de las universidades: ha pasado del 25% (en 2001) al 83% (en 2010)

Organización de los archivos: normativa



En la actualidad, el 80% de los archivos cuentan con algún tipo de regulación del sistema archivístico, cuya fórmula habitual es la del

reglamento.

Organización de los archivos: normativa



2010: media de 4,6 personas x archivo (3,3 en 2008)

Las necesidades de personal son muy distintas según tamaño e historia de la Universidad, funciones y proyectos

el 51,4% de los archivos que contestan la encuesta en 2010 tienen una plantilla entre 1 y 3 personas:

un buen número de archivos sigue careciendo de la plantilla mínima necesaria

Recursos humanos e infraestructura: plantilla



0

10

20

30

40

50

Año 2001 Año 2003 Año 2006 Año 2008 Año 2010

Recursos Humanos por Grupos: Evolución 2001 a 2008

Grupo A1/IGrupo A2/IIGrupo C1/IIIGrupo C2/IVGrupo E/V

Se mantiene tendencia de predominio del Grupo A2 (plantillas de funcionarios)y del Grupo III (plantillas de laborales)

Recursos humanos e infraestructura: plantilla



6

27

5

34

8

29

12

28

15

25

17 18

05

101520253035

1999 2001 2003 2006 2008 2010

Archivos con presupuesto propio

SíNo

Creciente tendencia de archivos con presupuesto propioPero aún sólo el 48,5% lo tienen (en 2010)

Recursos humanos e infraestructura: presupuesto



Número de depósitos 2,7

Metros cuadrados de depósito 580,7

Metros cuadrados de servicios técnicos 72,7

Metros cuadrados de sala de consulta 31,2

Las dimensiones de instalaciones son muy disparesse aportan los valores medios en 2010

Recursos humanos e infraestructura: instalaciones



Serviciopara las consultas y préstamos: incremento del correo electrónico; disminución del correo postal (11%), surgimiento de los sistemas de gestión documental

28,1929,09

17,27

25,45

30,3

25,25

17,17

27,2728,7

25,7

14,9

30,7 30,4

25,7

11,4

32,3

26

23

11

29

5

2

0

5

10

15

20

25

30

35

2001 2003 2006 2008 2010

Evolucion medios de consulta y préstamos (%)Consulta directaTeléfonoCorreo postalCorreo electrónicoSistema de gestión documentalOtros



Informe de la situación de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas

0

5

10

15

20

25

30

35

2006 2008 2010

Personal Docente

Personal Administración (PAS)

Estudiantes

Investigadores

Otros

ServicioEl personal de administración y servicios (PAS), que consulta documentación activa y semiactiva, es el usuario más habitual (en 2010: 34%). En segundo lugar, los investigadores que consultan documentación histórica (en 2010: 22%).


Informe de la situación de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas

La mayoría de los archivos realizó en 2010 entre 1 y 5 actividades de formación.

Se dirigen mayoritariamente al personal de administración y servicios

70%

74,36%

70%

74%

67%

68%

69%

70%

71%

72%

73%

74%

75%

2003 2006 2008 2010

Evolución del número de archivos con actividades de formación (%)

Servicio


ServicioEn 2010 más del 70% de los archivos realizaron actividades de difusión, en contraste con el decrecimiento de los años anteriores.

60%48,70%

43%

74%

0%

20%

40%

60%

80%

2003 2006 2008 2010

Evolución del número de archivos con actividades de difusión (%)



Tendencia positiva: la gestión integral de la documentación universitaria.

2225

22

2628

2001 2003 2006 2008 2010

Tipo de documentación sobre la que interviene el Archivo

Toda la documentaciónDoc. ActivaDoc. Activa/SemiactivaDoc. Semiactiva/InactivaSin tratar o sin contestar

Fondos documentales



100%91,00%

49%

3%

Admva Histórica Don/Leg Otros

Naturaleza de los fondos en los archivos universitarios (%)

Fondos documentales



0

5

10

15

20

1

evolución documento electrónico

Año 2001Año 2003Año 2006Año 2008Año 2010

Fondos documentales

cada vez será más frecuente que las universidades oferten un mayor número de procedimientos total o parcialmente electrónicosLey 11/2007 (de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos)



El 80% cuenta con cuadro de clasificación funcional

22

8

24

5

0

5

10

15

20

25

2008 2010

Evolución de los tipos de cuadro de clasificación

FuncionalOrgánico-funcionalOrgánicoOtros

Gestión y tratamiento documental: clasificación



Gestión y tratamiento documental: descripción

0

5

10

15

20

25

30

2008 2010

Evolución de los instrumentos de descripción

Registro de transferenciaGuíaInventarioCatálogo

El inventario es el instrumento de descripción más utilizado



9

22 21

10

0

5

10

15

20

25

2008 2010

Evolución de las normas internacionales de descripción

Sí totalmenteSí parcialmenteNo

Gestión y tratamiento documental: descripción60% de los archivos usan normas internacionales de descripción para toda su documentación


Comisión de valoración

2003 2006 2008 2010

SI 18 24 24 24

NO 17 16 16 11


crecimiento positivo

de los archivos

que realizan valoración20 19

28

11

0

5

10

15

20

25

30

2008 2010

Evolución de los archivos con calendarios de conservación

SíNo

Gestión y tratamiento documental: valoración


No34%


2010SI

56%

NO 44%

2008

Administración electrónica

Evolución positiva (aunque insuficiente) de la part icipación de los archivos en las comisiones de Administración Electr ónica, 2008: 56%; 2010: 66%



0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

67%61%

56%

89%

17%

Funciones de los archivos en la Administración Electrónica

Configurar gestor doc.

Configurar Archivo elec.

Formación personal

Definir metadatos

Otros

Administración electrónicanuevas competencias que está adquiriendo el personal adscrito al servicio de Archivo


35Sin datos

1115NO

2120SI

20102008Firma electrónica



47Sin datos

2121NO

1012SI

20102008Registro electrónico

En 2010: 21 universidades tienen firma electrónica y 10 registro electrónico


Plataforma de Administración Electrónica (%)

11%

43,00%46%Si

No

NS/NC



Aplicaciones disponibles en la Plataforma de Administración Electrónica

27%

59%14%

Gestor documental

Archivo electrónico

Otros

En 2010: el 43% dispone de plataforma de AE

De los que disponen de plataforma, el 59% tiene gestor documental y el 14% archivo electrónico



Informatización

89%

11%

SI

NO

El 89% aplican tecnologías de la información en los procesos de trabajo del Archivo



0

5

10

15

20

25

Niveles de información de los archivos universitarios 2010

Captura/creaciónC. ClasificaciónC. SeguridadÍndices catálogoDescripción u. doc.RecuperaciónTransferenciasCalendariosConsultas/PréstamosGestión depósitosGestión usuariosOtros

Informatización



Informatización

El 74% de los archivos realiza digitalización de documentos.La mayoría la llevan a cabo como complemento del documento original en papel, como parte de un programa de gestión de documentos o para difundir sus fondos documentales

74%

26%

SI

NO



62%

43%

14%

24%

10%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Sistemas de almacenamiento 2010

ServidoresSoportes portablesAlmacenamiento externoRepositorios Otros

InformatizaciónEl sistema de almacenamiento de documentos electrónicos de conservación permanente más generalizado son los Servidores



54%

20%

12%

14%

SI

NO

No estudiado

NS/NC

solo un 54% dispone de un plan de protección de documentos esenciales.

Informatización



En 2010, el 43% de los archivos externaliza alguna actividad. Las más habituales son: digitalización, reprografía y restauración. Hay una tendencia de reducción del resto de servicios externos.

Externalización

Tipo de asistencia externa 2003 2006 2008 2010Reprografía 4 6 2 4

Digitalización 3 8 8 6

Tratamiento documental 0 1 1 3

Vigilancia 0 2 5 2

Organización exposiciones 0 1 1 0

Visitas escolares 0 1 0 0

Restauración 1 2 3 4

Gestión salas de consulta 0 1 0 0

Depósito de documentación

3 2 2 1

Otros - - - 2



GRACIAS


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