La Gestion Administrativa en Las Instituciones Educativas

5/12/2018 La Gestion Administrativa en Las Instituciones Educativas - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/la-gestion-administrativa-en-las-instituciones-educativas

LA GESTION ADMINISTRATIVA EN LASINSTITUCIONES EDUCATIVAS

Capitulo ILa Institución Educativa

La Empresa ha venido a ser el cimiento de la economía, la cual busca alcanzar un nivelde vida cada día más alto. Se considera la empresa, como sistema, el resultado de laasociación de un potencial financiero, un potencial tecnológico y un potencial humano.De su integración y buena administración se logran resultados como la productividad ylos beneficios, que permitirán, por una parte afianzar la imagen de la propia empresa y,

por otra, lograr el desarrollo del factor humano en lo económico, cultural y social.

Tipos De Instituciones Educativas

Orientadas en tres direcciones:

● “Instituciones oficiales o del Estado” competen administración pública.● “Instituciones privadas”● “Instituciones de carácter humanitario” públicas o privadas con fines

exclusivamente humanitarios.

Evolución de Las Instituciones Educativas

El ciclo de vida de estas instituciones van con la finalidad de:1. Elementos básicos con los que deben nacer

2. Corregir y eliminar vacíos organizacionales3. Mejorar el apoyo administrativo

FASE DE CONSTITUCION

Para crear una institución educativa es preciso que haya necesidades insatisfechas en lemercado, lo que da lugar a la detección de dichas necesidades y la búsqueda de unaoferta de solución a través de un plan de actuación, en el cual se tomarán en cuenta lascaracterísticas cualitativas y cuantitativas del mercado educativo.

Los principales aspectos a considerar en la vida de una institución educativa son:



1. CONSTITUCIÓN:

● La visión del proyecto educativo nacional, enmarcado en las políticasgubernamentales y proyecto de país, como la expedición o reconocimiento delos títulos académicos y profesionales.

● La determinación de los requisitos mínimos, titulación académica del

profesorado, relación numérica alumnos/profesores, instalaciones docentes,instalaciones deportivas, estructura y normas administrativas, instrumentación

pedagógica.● Las instituciones educativas están obligadas a contar con un ideario educativo

propio, a ejercer la contratación de su personal, a llevar a cabo su gestióneconómico-administrativa y a la responsabilidad de su funcionamiento.

● Autonomía. Sin discriminación alguna y dentro de los límites fijados por lasleyes, para establecer materias optativas, para adoptar programas, métodos deenseñanza, organizar actividades culturales y extraescolares.

● Libertad de enseñanza. El ejercicio de tal libertad deberá orientarse a promover,dentro del cumplimiento de su específica función docente.

2. FINALIDAD:

● Los fines vienen dados por las metas que intentan alcanzarse y que siempredeben ser tomadas como punto de referencia.

● Fines estatutarios que son aquéllos consignados en la constitución y estatutos dela institución.

● Fines históricos que comprenden conceptos y costumbres de carácter permanente.

● Fines particulares que corresponden a la exigencia de los grupos sociales quetienen que ver con la propia problemática del país.

3. GESTION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS:

● Inversiones elevadas en, instalaciones y equipos complejos, productos detecnología adelantada, organización, información y conquista de mercados,

costo de personal de alto nivel, alto nivel en organización y tecnológico.● Dimensiones variables desde una gran universidad hasta la pequeña escuela del

pueblo, seguridad y rentabilidad garantizados.

FASE DE INTRODUCCION

Las actividades de las instituciones educativas deben contribuir a conocer la situaciónde la nueva institución en términos de medios, recursos, limitaciones y posibilidades.Proceder, cuando sea necesario, a las correcciones adecuadas.

FASE DE EXPANSION



Las características de esta fase son las de realizar inversiones de acuerdo con laexpansión prevista y dotar a la institución de mecanismos prospectivos y de

planificación. Ser capaz de estimar costos, tener una política financiera, reconvertir laorganización.

FASE DE ESTABILIZACIÓN Y MADUREZ

En esta fase la institución educativa debe, sin ninguna dificultad, poder autofinanciarse,fijar su dimensión definitiva, eliminar actividades no rentables, seguir una política derentabilidad, implantar el mejoramiento de la política de calidad, de simplificaciónadministrativa y mejora de métodos y procedimientos.

Capitulo IIPolítica General de una Institución Educativa

“Generalmente la política en una empresa es una guía para la toma de decisiones ensituaciones repetitivas que una organización enfrenta para logar sus objetivos”. Dichosobjetivos son reflejados e interpretados por la misma política y, por lo tanto, ésta sirvede base para la planeación general. La política así concebida responde a la políticageneral de la institución, que a su vez se divide en otras tantas políticas de acuerdo conlas áreas de actuación, proporcionando los límites entre los cuales los directivos de cadaárea pueden actuar a discreción en le marco conceptual de la política general.

Conviene, contar en las instituciones educativas con una política general que proporcioné la orientación y los valores de las mismas; las políticas deben originarse enla filosofía del proyecto educativo nacional, en los propósitos de la propia institución,en las decisiones tomadas para casos específicos a los altos niveles de dirección y en lasnormas exteriores del entorno que afectan de manera casi impositiva en ciertasactuaciones de la institución.

La institución educativa debe determinar su rol según el contexto de la sociedad a la quesirve, rol que deberá ser integral, y que su situación y desempeño sea representativos detodos los grupos de poder que actúan sobre él, y en el cual se desarrollen de un modoarmónico la técnica, la ética, la calidad y el protagonismo profesional.Las demás políticas derivadas siempre de la política general se establecen para cada

área o funciones importantes de la institución:

Política Educativa:

Los objetivos debidamente estructurados, ordenados por prioridades y articuladosdentro de un conjunto o sistema de acción, determinará la Política Educativa de lainstitución. La política educativa actual de las instituciones educativas deberá considerar como visión de futuro y de acción, independientemente de los aspectos particulares.Calidad en la enseñanza, excelencia magistral, manejo y creación de tecnología.

Política Administrativa:



La política administrativa como elemento de referencia para la actuación de todos loscomponentes de la organización educativa, debe ser estructurada y presentada demanera formal por escrito, para evitar confusiones y malas interpretaciones,visualizando los aspectos que deben regir la tarea administrativa, y determinando las

posibles formas de acción.

Los principales objetivos que debe conocer la política administrativa de una institucióneducativa son: Determinar el grado de imagen y competitividad, definir las metas de laorganización y sus componentes en le contexto de su calidad de vida, definir losobjetivos financieros, determinar el nivel de apoyo al área educativa, de investigación ydesarrollo, definir la estructura organizacional y funcional, definir sistemas decomunicación, contabilidad y control internos de la institución, entre otros.

Política Social:

La política social se orienta hacia los resultados sociales de la institución educativa; esdecir, lo que aporta la institución para le desarrollo del individuo, de la comunidad, de

las sociedad en general y del país.

Capitulo IIIPlaneación Administrativa

Para las actividades administrativas en apoyo y servicio al proceso educativo debemosconsiderar, planes y normas administrativas, una organización administrativa, unsistema de información y comunicación administrativas.Para lograr un plan satisfactorio y eficiente tanto para la línea educativa como para lalínea administrativa una forma de actuación será en términos de estrategia, listar unaserie de metas y seleccionar de entre ellas las más factibles y las que permitan lograr losobjetivos. Determinar plazos de actuación para lograr los resultados, coordinar los

planes con los recursos para afinar o modificar los primeros, revisar plazos y costos paradeterminar la bondad y de mejoramiento del plan.

La planeación para las actividades administrativas, se llevan a cabo en una institucióneducativa, pueden reunirse en jerarquías, estatus y funcionales. Y dentro de ellos seconsideran actividades primarias y secundarias, dirigidas hacia el desarrollo de la

misión encomendada.

Capitulo IVEstructura Administrativa

Todo centro educativo tiene como misión principal proporcionar conocimientos, y comoconsecuencia captar el alumnado correspondiente. Para ello, es necesario saber que larealización del ciclo empresarial docente y la línea administrativa. Ambas dan lugar, por

lo general, a cuatro áreas de trabajo bien definidas y complementarias: docencia,administración general, económico-financiera, y comercial. Las cuales permiten la



concepción de la estructura administrativa de la institución tomando en cuenta ladimensión de la misma.

JERARQUÍA

Las instituciones educativas, como todas las organizaciones, deben conceptualizar ymanejar un sistema jerárquico, aun cuando su concepción sea diferente en mucho a lasdemás empresas de otros sectores.

AUTORIDAD

La noción de autoridad lleva intrínseca la de poder y la de subordinación. A la nociónde poder la complementa la de responsabilidad; a la de subordinación, la aceptacióndespués de negociar la responsabilidad.

La responsabilidad existe, pero es una autoridad de responsabilidad que implica que esaresponsabilidad tiene que estar bien definida.La autoridad es un concepto universal que constituye la esencia del orden entre otroselementos; es más, se le considera el elemento final y por encima de otros elementoscomponentes de los eventos, que como recurso único y final permite que los proyectos,las normas, los principios de la sociedad en general y las organizaciones en particular sean llevados con éxito a su consecución.

LAS TAREAS

Son el elemento motor de la institución, porque debido a que su cumplimientorepresenta las metas fijadas por las misiones de la misma institución. Tal definición

permite establecer por medio del reparto de las tareas, la estructura y la jerarquía como base de un funcionamiento correcto. Esto es tan importante que una responsabilidad dela dirección será fijar y definir tareas.

LA DIRECCION COMERCIAL

Ésta tiene que ver más con un negocio que con la docencia; tiene su razón de ser en quesi no hay alumnos no habrá docencia; y es el alumno el cliente que compra nuestro

producto, provocando el origen del flujo financiero de la institución. En tanto, la tarea

primordial será la capacitación de alumnos dentro de un mercado ya definido, utilizandolos métodos clásicos de comercialización con un soporte que apoye la ventas y las promueva.

LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Se constituye en la herramienta principal de la actividad educativa y, sobre todo, del proceso enseñanza-aprendizaje. Su colaboración con el docente, con el medio ambientelaboral, con los alumnos y con los propios trabajadores permitirá lograr la excelenciaacadémica y la calidad de la institución.

LA DIRECCIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA



El rigor contable ha permitido medir los resultados y la gestión de una institución dandouna significación a las cifras; en efecto: la síntesis de cuentas proporciona los balances ycuentas de los resultados obtenidos, el análisis de cuentas informa sobre rentabilidad por

productos, servicios y costos, y además permite el control de resultados y de gestión.

Capitulo VLa función comunicación

LA COMUNICACIÓN

Es el ingrediente clave para la marcha de cualquier institución.

Categorías de la Comunicación:

Comunicación persona-persona: es la forma de dialogar donde se trata de negociar.Comunicación persona-grupo: conferencia de una persona hacia el grupo.

Comunicación grupo-grupo: generalmente responde a juntas.

Los medios de comunicación en una institución educativa corresponden a los mediosorales, los escritos, los televisivos, y la telecomunicación, computadora, consultas adistancia.

La administración debería preocuparse porque el proceso de comunicación sea efectivo,ya que éste permite a las instituciones lograr coherencia y seguridad.

LA INFORMACIÓN

Es como la sangre a las venas y éstas no son otra cosa que la comunicación o sea loselementos portadores de la información. En toda institución educativa la informaciónrequerida es de carácter mercado lógico, tecnológico, científico, administrativo, y social

Capitulo VILa función Control

Controlar es influir en una operación para mejorar los objetivos propuestos, partiendo por la verificación de acciones, planeación de contenidos, fijación de objetivos,dirección de actividades para aterrizar en el control de resultados.De esta manera el objetivo general del control es asegurar que la ejecución se ajuste al

plan establecido, coordinando los elementos necesarios para la consecución del objetivodel plan, reduciendo al mínimo la in efectividad de la acción.

La Necesidad De Los Controles

El término control es ambiguo: significa la capacidad de gobernar uno mimo y dirigir

sus propias actividades. Puede también significar el dominio de una persona por otra.En la primera acepción de la palabra control su base son los objetivos, pero nunca deben



serlo en la segunda. Efectivamente, una de las cosas que más contribuye a evitarlo, esintentar sustituir la dirección domínate por la dirección participativa.

Una de las características de los controles es que no pueden ser subjetivos ni neutrales,se centran en los resultados.

Especificaciones de los Controles:

● Ser económicos● Ser significativos● Ser apropiados● Ser congruentes● Ser oportunos● Ser sencillos● Debe tener carácter operativo

Finalidad de los Controles en las Instituciones Educativas

El desarrollo de los planes se verificará a través de dos controles:Controles económico-financieros: Son tangiblesControles de Valores: Son intangibles

Como corolario de la actividad de control, éste nos lleva a:

Control de profesores:

-Control de desempeño-Control del proceso enseñanza-aprendizaje-Control de trabajo en equipo-Control de habilidades-Valorización de los cursos

Control de la enseñanza: esta orientado básicamente a corregir y mejorar el procesoeducativo.

- Perfil del plan académico- Calidad del plan académico

- Técnicas educativas- Control de resultados académicos

Control de alumnos cuando son egresados:

- Control del desempeño- Control del aprovechamiento- Control del ciclo escolar - Control de habilidades- Control curricular - Control motivacional

- Control participativo



Capitulo VIIActividades Funcionales

Partiendo del conocimiento de la institución, de sus alumnos y de su producto,tendremos que conocer también los medios financieros necesarios para l organización,en otras palabras el aspecto económico-financiero.

Planificación económico-financiera de las instituciones:

● Análisis de la demanda de los servicios educativos.● Estimación del costo del puesto escolar.● Volumen total del costo de nuestra enseñanza o gasto por devengar.● Origen y aplicación de los fondos para continuar con el sistema.

Pasos a seguir para consolidar el estudio económico financiero:

1. Previsiones comerciales y presupuestos de entradas2. Presupuesto de gastos3. Gastos Financieros4. Cuenta de explotación previsional

MERCADOTECNIA EDUCATVIA

Para toda institución educativa le mercado de la ecuación pude ser: Un mercado teórico,un mercado potencial y un mercado real. La estructura de un mercado educativo estádeterminada, en términos generales, por los factores que intervienen en la demandacomo, renta familiar, política educativa, comportamiento ambiental, como son loshábitos, y las motivaciones.

LOS APROVISIONAMIENTOS

La actividad del aprovisionamiento debe considerarse como una parte importante delsistema administrativo, de cuya eficiencia depende en gran medida el apoyoadministrativo a la actividad académica. Para lograr un buen aprovisionamiento sedeberá tener en cuenta el pronóstico de la demanda estudiantil y sus necesidades, con lafinalidad de evitar la dislocación e los inventarios, esto es estar encima o por debajo desus niveles de seguridad. En el caso de las instituciones educativas tratamos de

productos normales y de productos especiales, por lo que el control de inventarios no secomplica demasiado, ya que a mayor número y diferenciación de artículos, correspondeun mayor procesamiento, un mayor manejo y mayores costos de transporte.



El aprovisionamiento en las instituciones educativas responde a una secuenciaadministrativa que parte de la estructuración del plan de aprovisionamiento y de laaprobación de presupuesto de adquisiciones. Luego de definir los planes de compra, elsiguiente paso consiste en conocer el perfil y características de la oferta, es decir de los

proveedores en cuestión. Para ello es necesario considerar los artículos normales o de

empleo rutinario y los artículos especiales

Capitulo VIIIAdministración de Personal

Todo empresario o director de instituciones educativas no debe perder de vista que: Ladimensión fisiológica, o el esfuerzo material que toda tarea requiere, la dimensiónPsicológica, la dimensión social, la dimensión económica, la dimensión de poder quetodo ser requiere según el poder jerárquico, o de un poder experto, y la dimensiónhumana.

La administración de personal debe considerar esta dimensión integrada del acto detrabajo y saber de antemano que dicho personal, una vez en la institución, debe ser tratado rompiendo esquemas clásicos, cuantitativos y de nepotismo, y muy por elcontrario pensar en que dicho personal necesita desarrollare al mismo tiempo que lainstitución sabiendo que el potencial humano con que cuenta es la base de éxito de lagestión empresarial.

El personal docente no siempre suele prestar sus servicios de tiempo completo, lo quegenera problemas, tales como:

● La mayor parte de su tiempo está absorbido por su actividad profesional base.● Emplea mucho tiempo en sus desplazamientos, motivados por las exigencias de

su trabajo.● Necesita un buen número de horas para dedicarlas a la preparación de los temas.

SELECCIÓN Y RECULUTAMIENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

El objeto de la selección y el reclutamiento es para encontrar dentro o fuera de lainstitución el elemento capaz de responder a las necesidades existentes, según lasfunciones por cumplir, con calidad y en el momento oportuno.

La selección interna: Tiene en general prioridad sobre cualquier otra forma de selección,teniendo como justificante la motivación del personal porque de esta promoción debensalir candidatos a los más altos cargos de la institución.

La selección externa: Exige un alto nivel de capacidad del reclutador, da cara al postulante; éste es un desconocido avalado únicamente por un curricúlum vital; por lotanto, para logar desde el inicio un buen reclutamiento deben definirse al interesado loscriterios sobre los valores humanos, la política de personal propia de la institución, unadescripción de las actividades a desarrollar en el puesto ofertado, y el perfil individualresultante de los componentes precedentes que se requieren.



RECLUTAMIENTO DE DIRECTOR DE PERSONAL

Un gran porcentaje de entidades señala como requisito la experiencia en esta actividad.Los no profesionales le prestan a este aspecto un interés decisivo, tanto que para muchas

personas es difícil cumplir con dichos requisitos. En cambio, en puestos de carácter

político, existen sobradas razones para admitir a una persona sin experiencia concreta enesta área. Una gran madurez personal, capacidad coordinadora y facilidad deinterrelación personal son a nuestro entender factores muy necesarios para ledesempeño de la dirección que comentamos, y un candidato puede poseer estascaracterísticas en alto grado y no tener experiencia concreta. Las institucioneseducativas deberán efectuar un meditado estudio, no sólo del salario en el sentidotradicional, sino en el que se ha dado por denominar salario inmaterial, que intentaresponder a todo el complejo mundo de las motivaciones, y que se debe tener en cuentaal momento de contratar a un director personal.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

● Actitudes del personal● Formación● Planificación a medio y largo plazo del potencial humano● Coordinación● Comunicación● Definición de tareas y funciones● Miedo al cambio● Rigidez de la estructura administrativa● Motivación del personal● Control● Clima Social● La retribución● La realización del individuo

Capitulo IXLa Gestión Administrativa Y Los Sistemas De Dirección

Los instrumentos de dirección son de dos tipos:

● Estilos de dirección (actitudes personales)● Funciones de dirección

LAS FUNCIONES DE DIRECCIÓN

● Apertura a la información● Elaboración de alternativas● Negociación de opciones – Planificación objetivos● Organización de recursos disponibles● Conducción y Dirección



● Acción y Control de resultados

Capitulo XLa Gestión Administrativa Y Los Estilos De Formación

En lo referente al comportamiento educativo hay tres subsistemas fundamentales oestados de comportamiento:

● El estado padre● El estado adulto● El estado niño

ESTADO PADRE Y ACTUCIÓN PARENTAL

Se da en dos actitudes:

Movimientos interiorizantes del padre: Esto es que el educador mantiene en su yoejemplos de la vida, unitarios de lo que se y oye.Movimientos exteriorizantes del padre: El educador pretende moralizar, educar, servir de ejemplo, aportar al máximo lo que tiene de sí.Estado del yo parentales: Padre crítico, y padre nutritivo

A veces nos movemos sólo en alguno de ellos; por ejemplo, es muy común utilizar elestilo salvador y dictador, habría que hacer un trasvase a los otros dos.

EL ESTADO ADULTO

Se caracteriza, entre otras cosas, por reaccionar ante un estímulo como es el caso del proceso enseñanza-aprendizaje, a programar tanto sus actividades como su tarea de caraa dicho proceso a organizar todo el proceso y organizarse en sí mismo y a coordinar susesfuerzos con los de la institución y apoyo de los demás, encontrando estas respuestasen estado niño, es decir, demasiado accesible o rebeldes; respuesta en estado padre,demasiado renuentes y autoritarias y en respuesta en estado adulto o de reflexión yapoyo, todas las cuales las controla de manera objetiva tanto en sí como en sus

consecuencias

ESTADO DEL YO ADULTO

Es el aspecto de la personalidad que está más en contacto con la realidad. Si éste nofunciona, la tendencia es que los estilos de tipo negativo configuran la actuación.

EL ESTADO NIÑO

Se caracteriza por una capacidad emotiva, espontánea y sumisa en algunos casos. Esteaspecto de la personalidad puede ser desarrollado, potenciado o reprimido. Según lo

anterior tenemos el estado niño libre y el estado niño adaptado.



Si el niño vive en un contexto permisivo, el aspecto niño libre de la personalidad sedesarrolla, mientras que en ambientes sobre protectores y dictatoriales se adapta, y lasconductas vienen dadas por el niño adaptado en su doble vertiente de sumisión yrebeldía. Para ser libre hace falta un aprendizaje en libertad.

CARACTERISTICAS DE LA TAREA EDUCATIVA

● Comportamientos y conductas difíciles de cambiar.● Existe un desfase entre las mejoras educativas en el nivel tecnológico y las que

se dan en el nivel pedagógico y de calidad humana.● Existe desmotivación en el docente por su falta de entusiasmo e involucramiento

emocional en el proceso enseñanza-aprendizaje debido a las malas políticaseducativas de la institución y a la falta de interés de los alumnos.

● La conflictividad alumno-maestro está latente por razones de comportamiento,de intereses personales, de mala metodología, de falta de conscientización de

ambos.● Cada profesor tiene sus propias pautas y un estilo que se sitúa en el estilo para,

el cual crea conflictos con los alumnos.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS ESTILOS EDUCATIVOS

● La propia estructura educativa tiene sus pautas a las que se debe adaptar eleducador.

● La transmisión de la información implica comunicación, con lo queestablecemos un área interpersonal maestro alumno.

● Los estilos educativos están en plena concordancia con los estilos de dirección,es decir, son a su vez autoritarios, democráticos o liberales.

ESTILOS DE FORMACIÓN Y ESTILOS DIRECTIVOS

Los estilos de formación van de la mano con los estilos directivos, y el procesoenseñanza-aprendizaje se ve inserto en el escenario directivo, en el cual las funcionesdel educador, las del director de la institución educativa, las técnicas y el clima laboralen relación con los estilos directivos propician determinada actitud que es másimportante que la técnica en sí.

No hay estilos buenos ni malos, sino que cada situación requiere una respuesta y hayque tener el nivel de flexibilidad suficiente para responder de manera adecuada.

La participación de los alumnos en la vida académica responde al concepto de losestilos de dirección participativos. Esto nos lleva a pensar en la necesidad de unaautoridad que vigile el cumplimiento de las normas, y porque en la participación seinvolucre la parte de estado adulto, esto es, la actuación negociada y razonada, y por otra la del estado niño, de actitud emocional y adaptable.

● El aspecto parental● El aspecto adulto● El aspecto niño



Para finalizar, merece la pena destacar que es necesaria la utilización de la parte parental y que el clima de la institución viene dado por todos los estilos que componenel centro o institución educativa. La filosofía no es la escrita, sino la del funcionamientode las personas de la cumbre jerárquica. He aquí la importancia de contar con excelentesautoridades académicas evitando las improvisaciones, los favoritismos o los aparentes

buenos directores empíricos en las instituciones educativas.

Capitulo XIAdministración Operativa

ALUMNO Y LA ADMINISTRACION

Es responsabilidad de la institución educativa mantener informado al alumno acerca delos aspectos que le competen; a su vez, la institución también debe de conocer elhistorial del alumno.

INORMACIÓN ADMINISTRATIVA AL ALUMNO

Debe hacerse con bastante antelación a través de cualquier medio de comunicaciónsocial (prensa, radio, televisión) o con anuncios locales en la propia institución. Dichainformación deberá contener requisitos y condiciones para logara la matriculación y queademás el postulante o alumno cuente con la información total con el fin de evitar omisiones y las consiguientes pérdidas de tiempo.

Independientemente de la información mediante los medios de comunicación esimportante que las instituciones educativas cuenten con un elemento de información yde promoción ya sea por visitas a los nichos de mercado potencial, o bien a través deinvitaciones dentro de las propias instituciones. Mediante sesiones informativas y

explicativas dar a conocer la filosofía de la institución, el nivel de enseñanza, carreras,disciplinas, calidad del profesorado, en fin, todo aquello que le interese al alumno real y potencial. Los encargados de esta tarea deberán ser especialistas en cada disciplina delconocimiento y deberán estar acompañados por un responsable del equipo, que seaconocedor de la normativa legal de la institución, con capacidad para las relaciones

públicas, con capacidad de convencimiento y de comprensión.Solicitudes de Inscripción: Sin entrar en detalles de procedimientos específicos de cadainstitución, general, la aceptación o no de las solicitudes debe estar en manos de unacomisión de ingreso, compuesta por un director de carrera, un profesor elegidodemocráticamente, un representante administrativo y otro de servicios escolares.

La Notificación:



Notificar a los interesados y a sus familiares pueden ser de diferentes formas, talescomo: información personalizada.

La Inscripción: La inscripción deberá contener dos aspectos principales: aspectos permanentesadministrativos, datos personales del alumno, historial administrativo, aspectos técnicos

pedagógicos, antecedentes académicos, datos sicológicos, rendimiento académico.

La facturación y domiciliación de pagos: para que una empresa educativa pueda percibir las cantidades correspondientes a sus servicios ofertados debe establecerse elcorrespondiente domicilio de pagos a través de una cuenta bancaria o de cualquier otro

procedimiento que cada institución en particular utilice. En algunos servicios,enseñanza, comedor escolar, trasporte escolar, internado, actividades complementarias,

asociación de padres de familia, cuotas de inscripción.

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Los archivos deberán ser manejados por el personal docente, técnico y directivo; esdecir, los responsables del proceso administrativo de la institución. Para realizar estalabor se requiere capacitar al personal involucrado sobre el secreto de la información yel conocimiento de l normalización de su utilización y empleo.

Administración de situaciones:

● Cobros e impagos● Correspondencia● Estadísticas● Datos médicos● Datos del personal de la institución● Material

ADMINISTRACIÓN DE LOS ASPECTOS TÉCNICO-PEDAGÓGICOS

● Orientar a los maestros, directivos, alumnos y familiares sobre la situación

académica de cada alumno.● Facilitar la evaluación integral del alumno por parte de maestros, autoridades y

familiares.● Facilitar las estadísticas de rendimiento, aprovechamiento, asistencias, faltas y

situaciones conflictivas correspondientes a los alumnos.

Pruebas de Conocimiento:Los exámenes o pruebas de conocimiento son de tipo oral aunque cada vez son menosutilizados en la actualidad; sin embargo, los escritos son los más comunes, por representar el conocimiento a través de la expresión escrita, será más económicos en suaplicación y en tiempo, por ser de aplicación colectiva y por permitir su conservación,

revisión, archivo, convirtiéndose en prueba para cualquier reclamo.



Evaluación: Deberá ser integral partiendo de la evaluación inicial al ingreso del alumno al plantel.Durante su permanencia en el ciclo educativo, se deberá llevar de manera permanenteuna evaluación continua con la finalidad de ir controlando su rendimiento, aplicando lascorrecciones oportunas y mejorando su orientación académica. Por último la evaluación

final es la definitiva, la que lleva al alumno a superar o a repetir el curso.

Historial:

El perfil y el seguimiento del alumno se logran a través de un conjunto de documentosrelativos a sus antecedentes, lo que constituye el historial del alumno.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS

CONTROL DOCUMENTARIO

Es de suma importancia debido al valor que tiene la información tanto recibida como

emitida. La información vale en función de la rapidez con que se trasmite o se recibe, enfunción de que llegue siempre a su destino, de la precisión de fechas y destinatarios aquien va dirigida y con base en el control de la misma a través de los registro deentradas y salidas.

● Documentos recibidos● Documentos enviados

CONTROL DE VISITAS

Por ejemplo: Personas en particular que llegan a las instituciones educativas, paracomunicar u hecho o para realizar un trabajo, o para emitir un reclamo.

Comisiones representativas de algún organismo oficial o particular queacude a las instancias en reunión de trabajo, para resolver problemas osugerir propuestas de actuación.

CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

Para evitar el abuso en la utilización del teléfono y para aprovechar de su uso tomandoen cuenta que es el medio más rápido y personal de comunicación, aparte de otros

existentes, efectivo para resolver casos urgentes o establecer comunicaciones rápidas, sedebe en los posibles eliminar al máximo las llamadas personales del docente y deladministrativo.

CONTROL DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS

Se debe a partir del concepto de que la comunicación tiene un aspecto humano, derelación con personas y, en este caso, un aspecto técnico de relación con los cargos ofunciones. De ahí que en las instituciones educativas esta comunicación tenga un valor integral: de acción, de información y de conocimiento.



Algunas veces falla el control debido a que en el canal de comunicación algún elementointermedio no comprendió bien el mensaje, por lo que a veces el error es más decomunicación que de acción.

CONTROL ADMINISTRATIVO DOCENTE

Partiendo de que el control tiene un objetivo que es la asistencia y la mejora deleducando con vistas a alcanzar las metas de la educación, el control no es incongruentecon la democratización en las instituciones educativas y con los conceptos actuales delas relaciones humanas.

CONTROL ECONÓMICO

Las entradas y salidas de dinero deberán ser controladas por una junta económica presidida por el director del plantel e integrada por profesores, alumnos y padres defamilia. Su función control de la adecuada gestión de ingresos y gastos a través de unlibro de contabilidad y en el marco de la normativa que señala el sistema educativo y delas normas específicas, en su caso, de las instituciones privadas.

COMPRAS (APROVISIONAMIENTO)

Proceso a través del cual se adquieren los materiales y materia prima utilizados para unsistema de fabricación o de servicios y que comprende aspectos tales como laorganización de la tarea de compra, la compra en sí y las actividades poscompra.

● Misión del aprovisionamiento● Política de aprovisionamiento● Planeación del abastecimiento● Organización del aprovisionamiento● Control del aprovisionamiento

GESTION DE ALMACENES

El stock de seguridad, como indicador que automáticamente compra una cantidad previamente fijada.El periodo de reaprovisionamiento es la sumatoria de un periodo interno originado por la necesidad y el nivel de pedidos internos, un periodo externo originado por factoresexógenos como los son el tiempo de pedido, tiempo del proveedor, registro, ejecución,despacho, e imponderables, ajenos al proceso de compra.

LA ACCIÓN DE COMPRAS

Constituye la cristalización del aprovisionamiento, realizado pedidos, encargándose delos proveedores y consiguiendo precios y servicios de calidad.

ORGANIZACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO



● Estudiar a la institución y su organigrama● Determinar en qué lugar y nivel del organigrama está o debe estar la unidad de

aprovisionamiento.● Definir importancia, responsabilidades, volúmenes de abastecimiento, medios en

personal y equipo para determinar una organización racional y operativa de laactividad de aprovisionamiento.

CONTROL DE APROVISIONAMIENTO

● Control de órdenes de pedido en términos de fechas de entrega.● Seguimiento del proveedor para que realice la entrega en las condiciones de

tiempo, calidad, y estipuladas.● Control logístico que abarca la expedición por parte del proveedor, el trasporte y

la recepción de acuerdo con lo estipulado en el pedido.

ASPECTO CONTABLE

La contabilidad en las instituciones educativas es de suma importancia para esclarecer lacara oculta del negocio de las mismas.

● Cuentas de balance o contabilidad patrimonial● Contabilidad de gestión● Compras y gastos● Ventas● Libros de contabilidad● Contabilidad seccional

PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA

Una buena aplicación de los conceptos administrativos apoyada por una modernizacióny buen manejo de los equipos y materiales de apoyo para la educación, permitenincrementar la productividad de las instituciones educativas y, por ende, su rentabilidad.Un concepto muy general sobre productividad lo podemos enunciar como “el cocienteentre la cantidad de trabajo producido y el tiempo de operación”.

La productividad en este caso se mide por el desempeño del individuo; sin embargo, latecnología con los nuevos inventos, como las computadoras y otras herramientas,tienden a incrementar la productividad del trabajo humano, si realmente sondebidamente programados, planeados, utilizados, mantenidos y controlados.

Entre los principales elementos más comunes para el mayor número de institucioneseducativas como indispensables:

● La fotocopiadora● La impresora● Las microcomputadoras



Documents

La Gestion Administrativa en Las Instituciones Educativas