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La gestione del servizio archivistico

Metodi e strumenti per introdurre il concetto di gestione archivistica in un ente pubblico: lesempio dello IUAV

Monica Martignon

Venezia, 25 marzo 2014

AssociazioneNazionaleArchivisticaItalianaSezione Venetocon la collaborazione dellUniversit IUAV di Venezia

ContenutiDa Ufficio Protocollo a Servizio archivio di ateneo nellUniversit Iuav di Venezia La situazione inizialeNecessit del cambiamentoAttivit e percorsi: formazioneIl protocollo informaticoI gruppi di lavoro per:- Il Manuale di gestione- la produzione di strumenti archivisticiLa creazione della rete degli archivi/archivisti universitari

Larchivio dello IUAV nel 1998Non esisteva un archivio generale o unico;Lufficio protocollo procedeva a registrazioni cartacee solo per Direzione Amministrativa e RettoratoGli uffici dellamministrazione centrale erano dotati di protocolli interni3Ancora nel 1998...I documenti venivano trattati singolarmentenon si utilizzava in modo sistematico il fascicolopresenza altissima di fotocopie assieme ad originalinon risultavano sempre chiaramente le responsabilit riguardo ai procedimenti4Rilevazione delle necessitCulturali e organizzativeNecessit forte e condivisa di dare efficacia giuridico-probatoria ai documenti amministrativiBisogno di governare i flussi documentali

Normativenel 1998 esce il DPR sul protocollo informatico (DPR 428/98) (oggi TUDA L. 445/2001)Ma gi esistevano.L. 241/90D. lgs. 29/93 (oggi L. 165/2001)

Azioni attivate 1Adesione allo standard archivistico universitario progettato dallUniversit di Padova (Sottoscrizione Lettera dintenti aprile 1998; deliberazione del Consiglio dAmministrazione 23 giugno 1999)

Formazione per i dirigenti e per gli operatori

Istituzione dellArchivio Generale dAteneo (luglio 2001)

Azioni attivate 2Riorganizzazione dellarchivio corrente e razionalizzazione dei flussi documentali in due tappe:

* Ufficio Protocollo dellAmministrazione centrale (avvio il 20 settembre 2000 e a regime dal 1 gennaio 2001)

* Strutture autonome (in sperimentazione dal 1 gennaio 2002)

La gestione documentalePermette lorganizzazione sistematica e il controllo generale di tutta la documentazione prodotta e acquisita da un soggetto (ente, etc.) ai fini di disporre del necessario supporto informativo e documentale fondamentale, sia giuridicamente che gestionalmente, per lespressione della volont del soggetto e il perseguimento degli obiettivi e la loro documentazione nello spazio e nel tempoLa gestione documentaleUn percorso a tappeDalla protocollazione alla gestione dellarchivio correnteListituzione dellarchivio di depositoListituzione dellarchivio storicoValorizzazione e disseminazione

Lo standard archivistico universitario Titulus 97Sistema informativo e software informatico

Strumenti archivistici per la gestione dellarchivio corrente: Titolario e Manuale di gestioneIl Titolario di classificazione Genesi del Titolario

dai Titolari del 1999 al Titolario unico del 2013 (senza dimenticare il Principe Carlo e i suoi calzini!)Il manuale di gestione Il manuale di gestione del protocollo informatico descrive in modo dettagliato:- i compiti- le modalit- le procedure- gli strumenti adottate da un ente produttore nellambito del trattamento dei documenti Il manuale di gestioneNon un manuale del software n un regolamento sul protocollo

EUna descrizione delle procedure di gestione documentale (qualit)

Manuale di gestione - contenuti: 1)pianificazione, tempi, modalit, misure organizzative e tecniche

Individuazione AOO;

Creazione Servizio per la tenuta del protocollo informatico e nomina del suo responsabile

Adozione misure tecnico/organizzative per eliminareprotocolli multipliprotocolli di telefaxprotocolli diversi dal protocollo informatico

Manuale di gestione - contenuti: 2)piano di sicurezza dei documenti informatici Responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

dintesa con

Responsabile della Conservazione

Responsabile della sicurezza dei dati personali (privacy)

Manuale di gestione - contenuti: 3)modalita di utilizzo di strumenti informaticiScambio di documenti allinterno ed allesterno dellarea organizzativa omogeneaModalitStrumenti

Motori di workflow Molto utili ma richiedono una forte attivit di mappatura e reingegnerizzazione

Problema dellutilizzo del documento elettronico Manuale di gestione - contenuti: 4)descrizione del flusso di lavorazione dei documenti

RICEVUTI

SPEDITI

INTERNI

incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalit di trasmissione (documenti informatici pervenuti per canali diversi da quelli previsti dall art. 15 DPCM, fax raccomandata, assicurata, etc.)

Manuale di gestione - contenuti: 5) regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti

Elaborazione di organigrammi: individuazione delle responsabilit documentali e procedimentali

Criteri di smistamento e assegnazione

Definizione delle abilitazioni degli utenti

Eventuali copie per conoscenza;

Manuale di gestione - contenuti: 6)elenco dei documenti non protocollati Documenti da registrare per finalit giuridico-probatorie (data certa e provenienza certa)Documenti non soggetti a protocollazione Eccezioni motivateManuale di gestione - contenuti: 7)indicazione documenti soggetti a registrazione particolareElenco

relative modalit di trattamento

Manuale di gestione - contenuti: 8)sistema di classificazione

Titolario di classificazione

Indicazione delle modalit di aggiornamento

Titolario integrato con il Massimario di selezioneselezione, scarto e conservazione

Manuale di gestione - contenuti: 9)la registrazione di protocolloCio descrizione delle procedure e delle scelte organizzative

Modalit di produzione e di conservazione

Soluzioni tecnologiche ed organizzative

Garanzie sulla non modificabilit

Contemporaneit con loperazione di segnatura di protocollo

Modalit di registrazione delle informazioni annullate o modificate nellambito di ogni sessione di registrazioneManuale di gestione - contenuti: 10)il sistema di protocollo informaticoDescrizione funzionale ed operativa

Il Manuale del softwareManuale di gestione - contenuti: 11)accesso interno ed esterno alle informazioni documentali sistema di protocollo informaticoCriteri di Autenticazione (come si accede) Autorizzazione (a cosa si accede ed entro che limiti) stabilire bene le regole di autorizzazione (chi fa cosa)

Regole e procedure per il rilascio delle abilitazioni

Manuale di gestione - contenuti: 12) registro di emergenzaQuando si usa

Limiti

Funzione di recupero dei documenti protocollati in emergenza

Riallineamento del sistema

Manuale di gestione: evoluzioni Periodico aggiornamento e revisione delle procedure (per loro natura sono mutevoli)Aggiornamento rispetto alla normativaAggiornamento rispetto alle tecnologie emergenti (PEC documento elettronico firma digitale motori di workflow conservazione a lungo termine)Manuale di gestione: definire regole tecniche e standardStandard:Modelli diplomatistici;Modelli per fascicoli;Standard informatici (pdf, xml, rtf);Modulistica (sia interna che esterna);Etc

Regole tecniche

Parole chiaveIntegrazione (di competenze):

ArchivisticheTecnicheGiuridicheOrganizzative

Trasversalit

Pubblicit/collaborazione

Formazione

Processi

I Gruppi di lavoroIl Manuale di gestione (2001 e 2005)Il Progetto AuroraI calzini del Principe Carlo (2007)Il Progetto Cartesio (dal 2002-):- Il Massimario dei fascicoli di personale (2012)- Il Massimario dei fascicoli di studente (2013/4)- la Tabella dei Procedimenti (2013)- La revisione dei Titolari (1999, 2001, 2007, 2013)La rete: un nuovo modo Dalla formazione

Formazione permanente

UniDOC La costruzione del sistema archivistico di ateneoArchivio corrente- avvio e messa a regimeArchivio di deposito- La ricognizione - I primi scarti- I luoghi di deposito- Larchivio di depositoArchivio storico- Riordinamento- Descrizioni- Fruizione e valorizzazione

Da Lampo trasporti traslochi sgomberi al Servizio archivio di deposito

1998/99 avvio del sistema archivistico di ateneoLuglio 2001 istituzione dellarchivio generale di ateneoNel secondo semestre 2002 prima ricognizione finalizzata allarchivio storico e di deposito

Monica Martignon per COINFO32Elementi fondamentaliCronica necessit di spaziCostante richiesta di ridurre il volume delle carteCosti crescenti per la conservazione in outsourcingNecessit di reperire la documentazione che generalmente risultava abbandonata se non di interesse correnteMonica Martignon per COINFO33Un primo interventoUna prima richiesta di consulenza e finanziamento alla Soprintendenza archivistica nel 2003 con esito negativo

Elementi determinanti inesperienza scarsa conoscenza degli insiemi documentari Analisi della documentazione conservata presso loutsourcer e avvio della prima selezione e scarto (2004-2005)Monica Martignon per COINFO34Azioni intraprese 1Mappatura delle sedi di custodia della documentazione non pi correnteVerifica della disponibilit di spazi da adibire ad archivio di depositoAnalisi della documentazione conservata presso loutsourcer (2007) e avvio della selezione e scarto

Monica Martignon per COINFO35Azioni intraprese 2Individuazione di due distinti locali per la concentrazione della documentazione trasferita dagli uffici: spazi inadeguati per forma e funzioneContinua lattivit di selezione presso loutsourcer Iniziano i trasferimenti dalle varie sedi e dalloutsourcer

Monica Martignon per COINFO36Azioni intraprese 3Scelta dei faldoni per il condizionamentoAdozione del software Arianna Dicembre 2007 viene assegnato temporaneamente una porzione, pari a 650 ml, del magazzino compatto della bibliotecaTrasferimento dei fascicoli studenti, abilitati, verbali desame e verbali di laurea La Soprintendenza (2007-2008) finanzia un progetto di selezioneViene predisposta la modulistica per i trasferimenti e per la consultazione

Monica Martignon per COINFO37Azioni intraprese 4Riorganizzazione e alienazione di spazi e conseguente sgombero:Nuova destinazione di Palazzo Badoer assegnata alla Scuola di dottoratoVendita di Palazzo Pemma

Monica Martignon per COINFO38Monica Martignon per COINFO39

Monica Martignon per COINFO40

2009A settembre lo spazio in magazzino compatto esauritoUno dei due spazi di concentrazione viene revocatoConcentrazione di tutto il materiale nello spazio rimanenteMonica Martignon per COINFO412009-10Viene spostata la documentazione in attesa di essere trattata in uno spazio temporaneo in via Torino ex macelloA gennaio 2010 iniziano i lavori di ristrutturazione dellex macello che conterr il nuovo archivio di depositoViene affittato un capannone e il materiale temporaneamente spostatoLarchivio viene consegnato a novembre 2010: non ancora agibile troppo umidoMonica Martignon per COINFO422011A luglio iniziano i primi trasferimenti delle serie riordinate; ci viene richiesto di accelerare a settembre tutto il deposito temporaneo deve essere trasferito perch inizia un nuovo cantiere che ne impedisce laccessoA fine settembre viene ordinato lo sgombero del compatto e il trasferimento dei fascicoli studenti, abilitati e verbali di laurea e di esame nel nuovo archivio in via Torino Monica Martignon per COINFO43Larchivio di deposito in via Torino a Mestre

Monica Martignon per COINFO44I verbali desame in archivio di deposito

Monica Martignon per COINFO45Archivio di deposito Iuav

Monica Martignon per COINFO46Archivio di deposito Iuav

Monica Martignon per COINFO47I fascicoli studenti

Monica Martignon per COINFO48Criticit 1Dal punto di vista degli uffici:- Documentazione abbandonata dagli uffici; - vissuta come estranea; - prevalentemente non in forma di unit archivistiche (fascicoli, faldoni, registri) ma documentazione sciolta;- non appropriatamente trattata (elastici, plastiche, fotocopie etc.);- incapacit di percepire lutilit dellarchivio di deposito Monica Martignon per COINFO49Criticit 2Dal punto di vista dellarchivio:- Richieste continue di sgombero;- indisponibilit di strumenti conoscitivi dellorganizzazione e dei criteri di archiviazione adottati dai singoli uffici;- sedimentazione selvaggia;- difficolt descrittive, sia logiche che fisiche- Mancanza di spazi fisici dedicati al trattamento e al deposito in sicurezza

Monica Martignon per COINFO50Criticit 3Lattivit di selezione stata condotta in modo empirico e deduttivoNodi cruciali:Documentazione contabile e fiscale: problema delle pezze giustificative e ruolo dei registri riassuntiviDocumentazione istruttoria di attivit collegialeProve di abilitazione esame di stato

Monica Martignon per COINFO51Criticit 4 Lattivit di riordinamento stata anchessa svolta in modo empirico e deduttivo:Nodi cruciali:Ricostruzioni a volte arbitrarie (sempre comunque descritte e motivate; reversibili?)Cronologia vs contenuto (caso dellufficio tecnico)Sottoutilizzo del software dedicatoImpossibilit di gestire un topografico e sottovalutazione del livello logicoScollamento tra trasferimenti, selezione e descrizioneScarsa comunicazione agli utenti interni

Monica Martignon per COINFO52Scelta del software per la descrizione archivisticaArianna prodotto da Hyperborea, prima in versione stand alone poi client/serverAdozione di procedure normalizzate per il trasferimento in archivioRiordino, descrizione e collocazione dei trasferimentiCalendarizzazione dei trasferimentiRegolare servizio di consultazione interno Consultazioni da parte di soggetti esterniPunti di forza 1Dal 2008 tuttora in corso attivit di selezione che ha prodotto uno scarto quantitativamente consistente pari a ca. 1200 ml (autorizzati dalla Soprintendenza)Lattivit di selezione (e conseguente scarto) funzionale alla costituzione sia dell'archivio di deposito che dell'archivio storico trasferendo la documentazione disseminata in tutto l'ateneoUn primo scarto massivo stato fatto sulla documentazione conservata in outsourcing presso la societ Italarchivi per favorire il rientro in sede della documentazione;

Monica Martignon per COINFO54Punti di forza 2Elaborazione di procedure e calendari per il trasferimento della documentazione in archivio di depositoTrattamenti differenziati della documentazione per tipologia e tempi di conservazioneElaborazione di strategie per la costituzione delle unit archivistiche correnti (circolarit)

Monica Martignon per COINFO55Il concetto della circolaritIl ciclo di vita del documentoLarchivio come Universitas rerumIl personaleGrazie per lattenzione