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La incidencia de factores tecnológicos en la preservación y conservación de
documentos de archivos en ambientes digitales
XXVII Congreso Archivístico Nacional
Conservación preventiva: Mejores prácticas deseguridad y preservación mayores posibilidades de acceso y difusión
San José – Costa Rica – Julio de 2015
Cláudia Lacombe Rocha
Arquivo Nacional - Brasil
Legado archivístico digital
No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es.
Hojas de cálculo
Documento codificado en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador...
+
… elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ─ya sea como instrumento o derivado de esa actividad─ y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia.
Un documento digital
que es tratado y manejado como un documento archivístico.
Documento Archivístico digital
Legado archivístico digital
Siglo XXI
Individuos
Organizaciones
Gobiernos
Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital
Documento Archivístico digital
Benefícios:
Menos espacio físico
Aumento de productividad
Optimización de los flujos de trabajo
Fácil acceso a la información
Facilidad para la generación y distribución de datos / información
Documento Archivístico digital es un
documento oficial
Sirve para
La administración rendir cuenta de sus actividades
El ciudadano ejercer sus derechos
Se necesita preservar su: acceso autenticidad
Documento Archivístico digital
Dificultad :
Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital -> degradación de los soportes
Rápido avance de la tecnología digital -> obsolescencia de hardware, software y formatos
Complejidad y costes de la preservación digital
Incapacidad de los actuales sistemas informaticos para asegurar la preservación a largo plazo
Dependencia social de la información digital
Documento Archivístico digital
Dificultad :
1. Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital
Degradación de los soportes
Documento Archivístico digital
Dificultad :
2. Rápido avance de la tecnología digital
X
obsolescencia • hardware,
• software y
• formatos
Documento Archivístico digital
Dificultad :
3. Complejidad y costes de la preservación digital
Documento Archivístico digital
Dificultad :
4. Incapacidad de los actuales sistemas informaticos para asegurar la preservación a largo plazo
Documento Archivístico digital
Dificultad :
5. Dependencia social de la información digital:
Gobierno,
instituciones y
individuos
dependen de documentos digitales para el ejercicio de sus actividades
no disponibles en otro formato
Documento Archivístico digital
el principal desafío
producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles
¿ Cómo hacerlo?
Gestión archivística de documentos
Preservación digital
Gestión archivística de documentos digitales
Identificación de los documentos archivísticos digitales entre la información digital;
Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos: non digitales y digitales;
Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde su creación;
Profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema.
Preservación digital
Conjunto de acciones de gestión y técnicas
necesarias para superar los cambios tecnológicos
y la fragilidad de los suportes, garantizando el
acceso y la interpretación de los documentos
digitales por el tiempo que sea necesario.
(Glossário CTDE, 2009)
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:
NormalizaciónLa adopción de formatos abiertos
Otros procedimientos utilizados:
El monitoreo constanteMetadatos de preservación
Ejemplos de acciones de gestión:
Preservación de la tecnologíaEncapsulaciónEmulaciónMigración
Preservación de la tecnología
Museo tecnológico: mantenimiento de la plataforma tecnológica en desuso
Emulación
Ejecución de software y hardware antiguos, desde una computadora moderna, por medio de un software emulador.
+Software emulador
Migración
Refrescamiento: Transferencia de un documento digital desde un soporte que se está volviendo obsoleto, deteriorado físicamente o inestable para otro más nuevo.
Conversión de formato: Transferência de un documento digital desde un formato de archivo para otro más actual o estandarizado.
.DOC .PDF
.DOC .DOC (nueva versión)
Normalización
La reducción del número de formatos de archivo en el repositorio de documentos digitales con el fin de simplificar el mantenimiento.
Ejemplo de táctica a ser utilizada:
Por lo creador: conversión de documentos textuales para PDF
Por lo preservador: definición de formatos estándar en le repositorio
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:
NormalizaciónLa adopción de formatos abiertos
Otros procedimientos utilizados:
El monitoreo constanteMetadatos de preservación
Ejemplos de acciones de gestión:
Preservación de la tecnologíaEncapsulaciónEmulaciónMigración
