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“Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático”
RESOLUCION JEFATURAL N° 175-2014-J-OCMA/PJ
Lima, 5 de Agosto de 2014
LA JEFATURA SUPREMA DE LA OFICINA DE CONTROL DE LA
MAGISTRATURA DEL PODER JUDICIAL:
CONSIDERANDO:
PRIMERO: La Jefatura Suprema de la Oficina de Control de la Magistratura –
OCMA, ejerce la dirección del desarrollo institucional investida de las facultades
establecidas en su Reglamento de Organizaciones y Funciones, aprobado
mediante Resolución Administrativa Nº 229-2012-CE-PJ, de fecha 12 de
Noviembre de 2012; y en forma específica, en el Inciso 3) del Artículo 11° [1]
del citado Reglamento.
SEGUNDO: La actual gestión de la OCMA, tiene como principales objetivos,
combatir, disuadir y prevenir la corrupción, mejorar y hacer eficientes y eficaces
los procedimientos administrativos sancionadores a través de la
estandarización de los mismos y determinando los plazos para cada
procedimiento, fortaleciendo el control preventivo y disuasivo como política
[1] Artículo 11° - Funciones y atribuciones de la Jefatura de la OCMA. Son funciones y atribuciones de la Jefatura de la OCMA: 3. Proponer los planes de gestión nacional de control disciplinario, lo cual deberá ser remitido al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial para su evaluación y aprobación.
institucional de la OCMA; por lo que resulta necesario contar con aplicativos
(software) informáticos que permitan la consecución de dichos logros.
TERCERO: El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, con el propósito de
coadyuvar a la mejor organización, métodos y procesos utilizados en las
actividades operativas componentes del servicio de justicia, utilizando para el
logro de tales fines las nuevas tecnologías de información acorde con el
acelerado cambio que plantean las políticas de modernización en el sistema
judicial nacional; a través la Resolución Administrativa Nº 167-2013-CE-PJ, de
fecha 14 de Agosto de 2013, resolvió modificar el Artículo 93º Numeral 2 y
Artículo 94°–A del Reglamento del Procedimiento Disciplinario de la Oficina de
Control de la Magistratura del Poder Judicial; así como, el Artículo 25º Incisos
13), 14) y 15) del Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina de
Control de la Magistratura.
CUARTO: Al respecto, con el objeto de impulsar la fase de ejecución del
Sistema de Notificaciones Electrónicas (SINOE) para la OCMA y ODECMAS
del Plan Piloto, y su posterior despliegue a las ODECMAS a nivel nacional, y
que este Órgano de Control resulte cada vez más eficiente y eficaz, logrando
que los procedimientos disciplinarios se desarrollen con mayor celeridad,
economía y empleando mecanismos de seguridad en el diligenciamiento de las
notificaciones electrónicas que redundará en beneficio del investigado, la
Jefatura de Control desde el mes de abril del presente año, viene notificando
electrónicamente a los investigados que han cumplido con aperturar y señalar
el número de su Casilla Electrónica, lo que se ha venido replicando en las
ODECMAS del Plan Piloto de las Cortes Superiores del Callao Lima Sur, Lima
Norte y Lima) conforme a lo dispuesto por la Resolución de Jefatura Nº 242-
2013-J-OCMA/PJ de fecha 18 de noviembre de 2013, que instaura el Sistema
de Notificaciones Electrónicas en la OCMA Sede Central y en las ODECMAs
del Plan Piloto anteriormente citadas, y para su posterior despliegue en las
demás ODECMAS a nivel nacional. En tal sentido resulta necesario contar con
un Manual que establezca los Procedimientos y Uso Adecuado del Sistema de
Notificaciones Electrónicas; herramienta de gestión que servirá tanto a los
investigados (en el proceso de apertura y asignación de la Casilla Electrónica)
como al magistrado y/o servidor judicial integrante del Sistema de
Notificaciones Electrónicas en la OCMA y ODECMAS, para tomar conocimiento
de las diferentes situaciones que pudieran presentarse y proceder conforme al
cargo o posición que dentro del SINOE-OCMA le haya sido establecida.
Por lo expuesto, de conformidad con el Artículo 105° del Texto Único Ordenado
de la Ley Orgánica del Poder Judicial, Artículos 4° y 11° del Reglamento de
Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura del Poder
Judicial, aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 229-2012-CE-PJ,
SE RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: APROBAR el Manual N° M-002-2014-J-OCMA/PJ para
el “Procedimiento y Uso Adecuado del Sistema de Notificaciones Electrónicas
de la Oficina de Control de la Magistratura y de las Oficinas Desconcentradas
de Control de la Magistratura del Poder Judicial SINOE-OCMA”, que consta de
catorce (14) Capítulos y (11) ANEXOS, que adjunto forma parte integrante de
la presente resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO: Hacer de conocimiento la presente resolución a la
Presidencia del Poder Judicial, al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, a los
Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia, Consejos Ejecutivos
Distritales de las Cortes Superiores de Justica; a las Oficinas Desconcentradas
de Control de la Magistratura y a la Gerencia General del Poder Judicial.
Regístrese, comuníquese y cúmplase.
M-002 -2014-J-OCMA/PJ
MANUAL PARA EL PROCEDIMIENTO Y USO ADECUADO DEL SISTEMA
DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS DE LA OFICINA DE CONTROL DE
LA MAGISTRATURA Y DE LAS OFICINAS DESCONCENTRADAS DE
CONTROL DE LA MAGISTRATURA DEL PODER JUDICIAL
SINOE–OCMA
AGOSTO DE 2014
INDICE
INTRODUCCION
I. OBJETIVO 6
II. FINALIDAD 6
III. ALCANCE 6
IV. BASE LEGAL 7
V. VIGENCIA 8
VI. DISPOSICIONES GENERALES 8
VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 10
VIII. PROCESO DE REGISTRO DE USUARIO DE CASILLAS
ELECTRONICAS 11
IX. PROCESO DE ELABORACION DE RESOLUCION ADMINISTRATIVA Y
CONVERSION A PDF EN LA OCMA Y ODECMAS 14
X. NOTIFICACIONES ELECTRONICAS QUE NO REQUIEREN DE FIRMA
DIGITAL DEL MAGISTRADO CONTRALOR 16
XI. PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA NOTIFICACION
ELECTRONICA 17
XII DEL COMPUTO DEL PLAZO EN EL SINOE-OCMA 19
XIII DE LA OBLIGATORIEDAD DEL USO DEL CORREO ELECTRONICO
INSTITUCIONAL 20
XIV. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES 20
ANEXO 01
GLOSARIO DE TERMINOS 25
ANEXO 02
LOGOS DE LA FIRMA DIGITAL PARA OCMA 26
ANEXO 03
LOGOS DE LA FIRMA DIGITAL PARA ODECMA 27
ANEXO 04
PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CASILLA
ELECTRONICA EN LA OCMA, EN LAS ODECMAS, EN LAS
ODAJUPS Y PARA LA SOCIEDAD CIVIL
28
ANEXO 05
SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA DE CASILLAS
ELECTRONICAS PARA MAGISTRADOS Y PERSONAL
JURISDICCIONAL 29
ANEXO 06
SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA DE CASILLAS
ELECTRONICAS PARA JUEZ DE PAZ NO LETRADO
30
ANEXO 07
CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA LA APERTURA DE
CASILLAS ELECTRONICAS OCMA Y ODECMAS
31
ANEXO 08
PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE RESOLUCION
ADMINISTRATIVA Y NOTIFICACION ELECTRONICA EN LA
OCMA 32
ANEXO 09
PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA
NOTIFICACION ELECTRONICA EN LA OCMA Y EN LAS
ODECMAS 35
ANEXO 10
FORMATO DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS DIGITALES
DEL RENIEC 36
ANEXO 11
CANALES DE ATENCION AL USUARIO DEL SINOE-OCMA 37
INTRODUCCION
Uno de los principales problemas que se suscita en el desarrollo del
procedimiento administrativo disciplinario, es el referente a la demora en el
trámite y desarrollo del mismo al notificar a los involucrados en una
investigación (sea por queja, visita judicial por investigación preliminar o
definitiva) ante la OCMA u ODECMA, con las resoluciones recaídas en dichos
procedimientos.
El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, consciente con dicha problemática,
modificó los Artículos 93.2 y 94-A del ahora denominado Reglamento del
Procedimiento Disciplinario de la Oficina de Control de la Magistratura del
Poder Judicial; así como los Artículos 25 incisos 13), 14) y 15) del Reglamento
de Funciones y Organización de la Oficina de Control, mediante Resolución
Administrativa Nº 167-2013-CE-PJ de fecha 14 de agosto de 2013
Las modificaciones realizadas tanto al Reglamento Disciplinario de la OCMA,
así como al Reglamento de Organización y Funciones de la OCMA en lo que
refiere a la notificación electrónica de todas las actuaciones; salvo la primera,
que recaigan en un procedimiento administrativo disciplinario ante la OCMA y
ODECMA, permitirá la celeridad del trámite y sustanciación del mismo,
convirtiéndolo en un procedimiento más ágil; evitando de esa manera la
prescripción del inicio o de la tramitación del procedimiento disciplinario.
Por esa razón, resulta necesario definir los procedimientos respecto a las
funciones que deben cumplir los magistrados y servidores de la Oficina de
Control de la Magistratura y de las Oficinas Desconcentradas de Control de la
Magistratura del Poder Judicial, para notificar electrónicamente todas las
actuaciones (resoluciones, autos y decretos) recaídas en un procedimiento
disciplinario; así como, para la creación, asignación y uso de la Casilla
Electrónica por parte de los usuarios (magistrados y servidores del Poder
Judicial) que se encuentren comprendidos en un procedimiento disciplinario en
trámite.
De esta manera la Jefatura de Control, hace entrega a todos los usuarios del
SINOE OCMA el presente Manual que regula el procedimiento y uso adecuado
del Sistema de Notificaciones electrónicas de la Oficina de Control de la
Magistratura y de las Oficinas Desconcentradas de Control de la Magistratura
del Poder Judicial SINOE–OCMA, el mismo que contiene 14 Capítulos y 11
anexos, que muestran los procedimientos a seguir, desde la apertura de una
casilla electrónica, del proceso de elaboración de resolución administrativa y su
conversión a PDF, el procedimiento y diligenciamiento de la notificación
electrónica, del cómputo del plazo en el SINOE OCMA, de la obligatoriedad del
uso del correo electrónico institucional, de las Disposiciones Generales y
Específicas, Complementarias y Finales, y los Anexos que ilustrarán al usuario
del SINOE OCMA para el correcto uso del Sistema de Notificaciones
Electrónicas para la OCMA y ODECMA a nivel nacional.
- 6 -
I. OBJETIVO
Establecer normas y procedimientos sobre las funciones que deben cumplir
los Servidores de la Oficina de Control de la Magistratura y de las Oficinas
Desconcentradas de Control de la Magistratura del Poder Judicial, para
notificar electrónicamente todas las actuaciones (resoluciones, autos y
decretos) recaídas en un procedimiento disciplinario; así como, para la
creación, asignación y uso de la Casilla Electrónica por parte de los usuarios
(magistrados y servidores del Poder Judicial).
II. FINALIDAD
Contar con un documento técnico normativo que permita el adecuado uso
del Sistema de Notificaciones Electrónicas en la OCMA y ODECMAS a nivel
nacional, coadyuvando a la oportuna sustanciación de los procedimientos
disciplinarios, evitando la prescripción de su inicio y/o tramitación y
respetando el derecho de defensa y el debido procedimiento administrativo
de todo investigado, al optimizar el proceso de comunicación de los
investigados, bajo los principios de eficacia, confiabilidad, transparencia,
celeridad y economía procesal.
III. ALCANCE
El presente Manual es de aplicación y cumplimiento obligatorio de todos los
magistrados y/o personal jurisdiccional que cuenten con un procedimiento
disciplinario en trámite, y en el caso de los jueces de paz, que en forma
voluntaria y con las excepciones establecidas en la presente Directiva,
soliciten la asignación de una casilla electrónica; correspondiendo a los
magistrados y servidores judiciales de los Órganos de Línea y de Apoyo de
la OCMA y de las ODECMAS a nivel nacional, el proceso de elaboración de
resolución administrativa, conversión a PDF y Firma Digital, así como el
procedimiento y diligenciamiento de la Notificación Electrónica, según
- 7 -
corresponda, debiendo contar para tal efecto con el Sistema Informático
SISOCMA.
IV. BASE LEGAL
1. Decreto Supremo Nº 017-93-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley
Orgánica del Poder Judicial.
2. Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
3. Ley Nº 27419, Ley sobre Notificaciones Electrónicas.
4. Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
5. Ley Nº 29824, Ley de Justicia de Paz.
6. Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM, Reglamento de la Ley de Firmas y
Certificados Digitales.
7. Resolución Administrativa Nº 336-2008-CE-PJ, aprueba la Directiva
Nº 015-2008-CE-PJ sobre el Sistema de Notificaciones Electrónicas del
Poder Judicial SINOE–PJ.
8. Resolución Administrativa Nº 229-2012-CE-PJ, Reglamento de
Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura.
9. Resolución Administrativa Nº 167-2013-CE-PJ, modifica Artículos del
Reglamento de Procedimientos Disciplinarios y Reglamento de
Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura.
10. Resolución Administrativa Nº 214-2012-CE-PJ Reglamento de
Organización y Funciones de las Cortes Superiores de Justicia que
Operan como Unidades Ejecutoras.
11. Resolución de Jefatura Nº 48-2013-J-OCMA/PJ, aprueba el Proyecto de
Implementación del Servicio de Notificaciones Electrónicas de la OCMA
(SINOE-OCMA).
12. Resolución de Jefatura Nº 242-2013-J-OCMA/PJ, instaura el Servicio de
Notificaciones Electrónicas de la OCMA, el cual será aplicado como Plan
Piloto en las ODECMAS de Lima, Lima Norte, Lima Sur y Callao y
Aprueba la Cartilla de Instrucciones del SINOE-OCMA.
13. Resolución de Jefatura Nº 011-2014-J-OCMA/PJ, aprueba las Directivas
que establecen las pautas para la Asignación y Registro de Casillas
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Electrónicas a los usuarios del SINOE-OCMA en la Sede Central y las
ODECMAS del Plan Piloto.
14. Resolución de Jefatura Nº 037-2014-J-OCMA/PJ, Correo Institucional
genera alerta a los magistrados y servidores judiciales comprendidos en
un procedimiento disciplinario sobre la existencia de notificaciones
electrónicas enviadas a su casilla electrónica.
V. VIGENCIA
La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su
emisión o publicación.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
1. La Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial ejerce la
dirección del desarrollo institucional investida de las facultades
establecidas en su Reglamento de Organizaciones y Funciones,
aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 229-2012-CE-PJ, de
fecha 12 de Noviembre de 2012; y en forma específica, en el Inciso 3)
del Artículo 11º [2] del citado Reglamento.
2. Del análisis de los procedimientos disciplinarios a cargo de los Órganos
de Control de la Magistratura, Sede Central como Descentralizadas, se
determinó que uno de los principales problemas que se suscitan en su
tramitación, es el referente a la demora en la notificación; razón por la
cual, al existir el Sistema de Notificaciones Electrónicas – SINOE,
aplicativo informático desarrollado por la Gerencia de Informática de la
Gerencia General del Poder Judicial, se solicitó que dicho sistema se
integre a los procedimientos disciplinarios que se tramitan ante la Oficina
de Control de la Magistratura y las Oficinas Desconcentradas de Control
de la Magistratura, tal como viene aconteciendo en los casos de la Ley
[2] Artículo 11° - Funciones y atribuciones de la Jefatura de la OCMA Son funciones y atribuciones de la Jefatura de la OCMA: 3. Proponer los planes de gestión nacional de control disciplinario, lo cual deberá ser remitido al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial para su evaluación y aprobación.
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del Procedimiento Contencioso Administrativo, Nueva Ley Procesal del
Trabajo, Nuevo Código Procesal Penal y la Ley del Procedimiento
Administrativo General.
3. El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, mediante Resolución
Administrativa Nº 167-2013-CE-PJ, de fecha 14 de Agosto de 2013, con
el objeto de Notificar Electrónicamente – accediendo al Sistema de
Notificaciones Electrónicas (SINOE) – a los magistrados y personal
jurisdiccional comprendidos en los procedimientos disciplinarios que se
tramitan ante el Órgano de Control, Sede Central y las Oficinas
Desconcentradas, modificó el Artículo 93º Numeral 2 y Artículo 94°–A
del Reglamento del Procedimiento Disciplinario de la Oficina de Control
de la Magistratura del Poder Judicial; así como, el Artículo 25º Incisos
13), 14) y 15) del Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina
de Control de la Magistratura.
4. Para los efectos de la aplicación de la presente Directiva, entiéndase por
Notificaciones Electrónicas a aquellas Resoluciones Administrativas
Disciplinarias y cualquier otra actuación emitida por el Órgano de Control
y las Oficinas Desconcentradas de Control de la Magistratura, que son
puestas en conocimiento de los interesados utilizando una Casilla
Electrónica. Las Casillas Electrónicas brindadas por el Poder Judicial,
constituyen las direcciones electrónicas procesales de los usuarios del
SINOE–OCMA (magistrados, jueces de paz y servidores judiciales) y la
residencia virtual habitual en la red de internet de los investigados en un
Procedimiento Administrativo Disciplinario.
5. La Unidad de Sistemas de la OCMA en coordinación con la Gerencia de
Informática y la Sub Gerencia de Servicios Judiciales de la Gerencia
General del Poder Judicial, ha implementado las medidas técnicas
necesarias tendientes a garantizar el debido funcionamiento de las
Casillas Electrónicas, con la finalidad de que las Resoluciones
Administrativas Disciplinarias sean conocidas sólo por las partes
- 10 -
interesadas (confidencialidad); que exista la seguridad de confirmar la
identidad del emisor (autenticidad); y que las comunicaciones no sean
alteradas bajo ninguna circunstancia (integridad) [3].
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. El Sistema de Notificaciones Electrónicas de la OCMA, es aquel espacio
virtual, representado por una Casilla Electrónica, mediante el cual los
Órganos de Control generan y visualizan los archivos en Formato de
Documento Portátil – PDF, que consta de la Cédula Electrónica,
Resolución Administrativa Disciplinaria y sus Anexos, según
corresponda, en la Casilla Electrónica consignada como domicilio
procesal del investigado en un Procedimiento Administrativo
Disciplinario, registrando el sistema Informático la fecha de remisión del
mismo.
2. La citada notificación se considerará efectuada y surtirá efectos legales
desde el día siguiente hábil de la fecha de su remisión por parte del
Órgano de Control, que será aquella que señale el acuse de recibo y se
registre en el Sistema Informático.
3. Cada vez que, a través del SINOE–OCMA, se remita una Notificación
Electrónica a la Casilla del usuario, el sistema registrará
automáticamente la Constancia de Notificación, equivalente a la
recepción de la misma, y emitirá un acuse de envío al correo electrónico
proporcionado por el investigado. El usuario, acepta que constituye
exclusiva responsabilidad de su persona, el omitir (por cualquier
circunstancia) abrir su Casilla Electrónica y tomar conocimiento oportuno
de las Notificaciones Electrónicas remitidas por el Órgano de Control.
4. Tratándose de los Jueces de Paz, debido a su regulación especial, la
Apertura de la Casilla Electrónica, será en forma voluntaria, cuando así
[3] Directiva Nº 015-2008-CE-PJ Numeral 6.
- 11 -
lo solicite el Investigado, siempre y cuando se encuentre dentro de la
zona urbana cercana a la Sede Central del Distrito Judicial respectivo.
5. El SINOE-OCMA cuenta con los siguientes mecanismos de seguridad:
a) Certificado Digital, que es emitido por el RENIEC como entidad de
certificación que cumple con los protocolos establecidos en el
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales [4].
b) Firma Digital.
6. Las Firmas Digitales son autenticadas a través del Certificado Digital
asociado a un ID de Usuario y Clave personalizada para el magistrado,
secretario y/o notificador de la OCMA y de las ODECMAS, según sea el
caso.
VIII. PROCESO DE REGISTRO DE USUARIO DE CASILLAS ELECTRÓNICAS
1. Para ser considerado usuario de las Casillas Electrónicas del SINOE-
OCMA, que administra el Poder Judicial, con el objeto de ser notificado
con las resoluciones y actuaciones que recaigan en un Procedimiento
Administrativo Disciplinario en el cual se encuentre comprendido un
magistrado, juez de paz y/o servidor judicial, éstos podrán efectuar su
inscripción vía la página web del Poder Judicial o a través de la página
web de la OCMA (ocma.pj.gob.pe) eligiendo las siguientes opciones:
Solicitud de Registro OCMA, Seleccionar el “Botón” (Magistrados,
Jueces de Paz y personal jurisdiccional) y/o Solicitud de Registro
Institución (si se trata de los Representantes de la Sociedad Civil), según
sea el caso, para lo cual deberán consignar los datos que a continuación
se detallan:
a) Nombres.
b) Apellido Paterno.
[4] Decreto Supremo Nº 052-2008-PC, Articulo 12º.
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c) Apellido Materno.
d) Número de Documento Nacional de Identidad (DNI).
e) Número de Escalafón.
f) Numero de Resolución que lo designa (solo para Jueces de Paz).
g) Distrito Judicial.
h) Modalidad de Contrato (solo para Personal Jurisdiccional).
i) Teléfono (solo para Personal Jurisdiccional).
j) Colegio.
k) Teléfono Celular.
l) Correo Electrónico Institucional.
m) Departamento.
n) Provincia.
o) Distrito.
p) Tipo de Urbanización.
q) Tipo de Vía.
r) Dirección.
s) Número de Colegiatura.
t) Zona de Recojo de Contraseña (OCMA - ODECMAS).
u) Ubicación de Zona de Recojo.
v) Correo Electrónico Personal.
2. Culminado el llenado de datos, el magistrado, servidor judicial, Juez de
Paz o representantes de la Sociedad Civil ante la OCMA y ODECMAS,
deberán proceder a aceptar los Términos de Uso y enviar su solicitud en
forma virtual, generándose de manera automática un número de trámite
para la asignación de la Casilla Electrónica.
3. Tratándose de magistrados, el número de Casilla Electrónica, usuario y
contraseña le serán entregados en su Despacho Judicial respectivo,
previa comunicación con la OCMA u ODECMA de su Distrito Judicial e
indicando el número de su solicitud, a efectos de coordinar su entrega;
para tal caso deberá identificarse con su carnet de magistrado.
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4. Tratándose del personal jurisdiccional, para la entrega del número de
Casilla Electrónica, usuario y contraseña, deberá acercarse a la Zona de
Recojo elegida dentro de las (48) horas siguientes, portando
obligatoriamente su número de solicitud y fotocheck institucional.
5. Tratándose de los Jueces de Paz, para la entrega del número de Casilla
Electrónica, usuario y contraseña, se realizará a través de la Oficina
Distrital de Apoyo a la Justicia de Paz5 (ODAJUP) del Distrito Judicial
respectivo.
6. Para el caso de los Representantes de la Sociedad Civil ante la OCMA y
las ODECMAS a nivel nacional, estos deben aperturar su Casilla
Electrónica en el Sistema de Notificaciones Electrónicas que administra
el Poder Judicial a través del botón “Solicitud de Registro – Institución”,
campo “Institución” valor Poder Judicial y campo “Unidad Organizativa”
valor Sociedad Civil ante la OCMA u ODECMA según sea el caso.
7. Para todos los casos, la solicitud caduca a los (5) días calendario
siguientes de generada la misma (Directiva N° 015-2008-CE-PJ),
debiendo realizar posteriormente un nuevo trámite para la creación de
Casilla Electrónica, asignación del usuario y contraseña respectiva.
8. Revisada la solicitud, y de encontrarse completa, el operador del SINOE-
OCMA o el responsable de la Oficina Distrital de Apoyo a la Justicia de
Paz (ODAJUP) del Distrito Judicial respectivo, procederá a comunicarle
y/o entregarle la clave y el número de Casilla Electrónica, según sea el
caso. Tratándose de los Representantes de la Sociedad Civil ante la
OCMA y las ODECMAS, la clave y el número de casilla le será
entregado por el operador del SINOE-OCMA, respectivo.
5 Resolución Administrativa Nº 230-2011-CE-PJ
Resolución Administrativa Nº 214-2012-CE-PJ
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9. El usuario del Servicio de Casillas Electrónicas del SINOE–OCMA, es el
único responsable del manejo de la clave que se le asigne, y por el uso
que terceras personas pudieran darle, asumiendo plena responsabilidad
por estos hechos.
IX. PROCESO DE ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA Y
CONVERSION A PDF EN LA OCMA Y ODECMAS
1. Elaboración del Proyecto de Acto, Informe o Resolución Administrativa
Disciplinaria por parte de los secretarios (asistentes) de los Órganos de
Línea y Apoyo, según sea el caso.
2. Revisión y Corrección del Acto, Informe o Resolución Administrativa
Disciplinaria por parte de la Jefatura de la OCMA (Casos 1 y 2), Jueces
de Control (Caso 3), Colegiado UPD (Caso 4), Colegiado UPD en
Discordia (Caso 5) y Jefe Adjunto de la UIA (Caso 6) a efectos de
aprobarla o devolverla.
3. Una vez aprobado el Proyecto del Acto, Informe o Resolución
Administrativa Disciplinaria por parte del magistrado de control, es
convertido a Formato PDF, firmado digitalmente a través del Software
REFIRMA (facilitado por el RENIEC para estos efectos), por la Jefatura
de la OCMA (Casos 1 y 2), Jueces de Control (Caso 3), Colegiado UPD
(Caso 4), Colegiado UPD en Discordia (Caso 5) o por el Jefe Adjunto de
la UIA (Caso 6), y enviado para la firma digital del secretario designado.
4. Para el circuito del trámite del envío del(los) documento(s) al interior del
despacho contralor deberá tenerse en cuenta lo siguiente: i) Una vez
firmada digitalmente la resolución por el magistrado contralor, deberá
remitirse al secretario para que firme digitalmente, dando fe de dicho
acto; ii) Para el envío de los archivos respectivos podrá utilizarse un
repositorio de archivos configurado por el personal de sistemas, que
garantice seguridad y confidencialidad, bajo responsabilidad; o, en su
- 15 -
defecto el uso un dispositivo externo (USB); dejando a la
discrecionalidad de los usuarios del SINOE OCMA (magistrados y
secretarios) la elección del sistema de envío de archivos . De igual forma
se procederá para el caso del notificador.
5. Los Jefes de las ODECMAS a nivel nacional deberán designar al usuario
operador para la Apertura de las Casillas Electrónicas, y a los secretarios
y notificadores necesarios para la generación del proceso de Notificación
Electrónica. En caso que los operadores, secretarios y/o notificadores
designados para el SINOE-OCMA sean cambiados o rotados, los Jefes
de las ODECMAS, bajo responsabilidad deberán designar en forma
inmediata al nuevo personal que se encargará del proceso de
Notificación Electrónica, y gestionar el trámite de la firma digital para los
casos de asignación, nulidad y/o cancelación ante los órganos de
administración respectivos; poniendo en conocimiento de la Jefatura
Suprema de Control las nuevas designaciones para los fines pertinentes.
Para el caso de los Jueces de Paz, el usuario operador será designado
por el Órgano de Línea del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial,
ONAJUP en cada Oficina Distrital del citado Órgano.
6. El secretario del SINOE designado por el responsable de cada Unidad u
Órgano de Línea y/o de Apoyo, recibe el documento digital que contiene
la firma digital del magistrado contralor y procede a firmarlo digitalmente,
descarga la Resolución Administrativa en el Sistema Informático
SISOCMA, luego de ello lo remite al notificador designado por el
responsable de cada Unidad u Órgano de Línea y/o de Apoyo, quién
procederá a generar las Cédulas de Notificación y a firmarlas
digitalmente como notificador, adjuntando la Resolución y Anexos, para
finalmente notificar electrónicamente a través del SINOE–OCMA.
7. La responsabilidad del secretario del SINOE–OCMA, termina con la
asociación de su firma digital en las Resoluciones y/o Informes que
emita el despacho contralor, dando fe de dicho acto.
- 16 -
X. NOTIFICACIONES ELECTRONICAS QUE NO REQUIEREN DE FIRMA
DIGITAL DEL MAGISTRADO CONTRALOR
1. Todas las resoluciones de mero trámite6, serán expedidas y firmadas
digitalmente sólo por el Secretario de Jefatura, Unidad u Órgano de
Línea. Para tal efecto consignará al final de la resolución, antes de su
conversión a PDF e inserción de la Firma Digital, el siguiente texto:
“Interviniendo el(los) Señor(es) Magistrado(s) de Control, de lo que doy
fe”.
2. Tratándose de las demás Resoluciones Administrativas Finales, Autos
(avocamiento, nulidades, excepciones etc.) e Informes de Control, los
mismos necesariamente deben ser firmados digitalmente por el Jefe de la
OCMA, Jefe de la ODECMA, Jefe del Órgano de Línea, Magistrado
Contralor y/o Colegiado, según sea el caso.
3. En forma excepcional, sólo en el caso de impedimento (vacaciones,
licencia, recusación o abstención) del Jefe de la OCMA, no será
necesaria la firma digital. En este caso el juez supremo designado por
ley, procederá a firmar en forma manuscrita la resolución administrativa
que corresponda al estado del procedimiento; de igual forma procederá el
secretario designado. Una vez firmada la resolución, la misma será
acompañada con una razón del secretario dando cuenta del
impedimento; este documento compuesto (resolución y razón) serán
scaneadas y remitidas como anexos al notificador del SINOE OCMA;
quién procederá a notificar en forma digital.
Esta disposición se hará extensiva en situaciones análogas y además en
los casos de rotaciones, designaciones u otros; de los Jefes y
magistrados sustanciadores de las ODECMAS a nivel nacional.
6 Art. 122 CPC último párrafo, aplicable en forma supletoria.
- 17 -
XI. PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA NOTIFICACIÓN
ELECTRÓNICA
1. Emitida la Resolución Administrativa Disciplinaria que corresponda, en
formato PDF, firmada digitalmente por el magistrado y/o secretario a
través del Software REFIRMA y descargada en el SISOCMA, se remitirá
al notificador quién procederá a generar las Cédulas de Notificación y a
firmarlas digitalmente para luego notificar electrónicamente mediante los
sistemas SISOCMA y SINOE-OCMA.
2. El notificador (designado para cada Despacho) ingresa al SISOCMA a
fin de clasificar las resoluciones que serán notificadas electrónicamente,
digitalizando los documentos que deban ser notificados como Anexos.
3. Para darle seguimiento a un Procedimiento Disciplinario y visualizar las
resoluciones que cada investigado (magistrado o servidor jurisdiccional),
tenga dentro del procedimiento, seleccionar la opción “Seguimiento” y la
pestaña “Resolución/Informes”.
4. Según sea el caso, el notificador debe seleccionar al investigado (uno o
más) para crear una Resolución a fin de ser notificada (en caso no exista
el registro de la Resolución en el SISOCMA), o simplemente
seleccionando al investigado y abriendo la resolución ya registrada,
procederá a notificarla, pulsando en la opción “Notificar”. Si el
investigado no cuenta con Casilla Electrónica, el sistema le solicitará que
registre dicha Casilla para seguir con el proceso, caso contrario dicho
investigado no será notificado, comunicando en forma inmediata a su
superior a fin de que resuelva conforme a sus atribuciones.
5. Culminado este proceso, el notificador procederá a ingresar la Sumilla y
generar las Cédulas de Notificación mediante el SINOE-OCMA que se
encuentra integrado al SISOCMA, el cual se abrirá en forma automática,
para poder descargarlas en formato PDF pulsando la Opción
“Crear/Generar Cédulas”.
- 18 -
6. Una vez descargadas las Cédulas de Notificación Electrónica a la
computadora, el notificador procederá a firmarlas digitalmente, a fin de
materializar el acto de la Notificación Electrónica.
7. El notificador procederá a adjuntar los archivos (Cédulas de Notificación
Electrónica, Resolución y/o los anexos digitalizados), por cada
investigado que será notificado, ya sea en forma individual o masiva,
puesto que ambos procesos son soportados por el sistema.
8. Remitidas las Cédulas de Notificación Electrónicas a la Casilla
Electrónica de los investigados, adjuntando la Resolución y Anexos, se
envía en forma automática un mensaje a la cuenta de Correo Electrónico
Institucional, y en cuanto este implementado a la cuenta de Correo
Electrónico personal, como aviso de que la Notificación Electrónica fue
enviada a la Casilla del investigado en un Procedimiento Disciplinario.
9. De igual manera en forma Automática el SINOE-OCMA emite una
cedula electrónica acompañada de la resolución y anexos
correspondientes, a la Casilla Electrónica de los Representantes de la
Sociedad Civil de la OCMA u ODECMA del Distrito Judicial
correspondiente, por cada Procedimiento Disciplinario que se notifique
electrónicamente.
10. Remitidas las Notificaciones Electrónicas a la Casilla Electrónica del
usuario del SINOE–OCMA, se podrá imprimir copia de la Cédula de
Notificación Electrónica como cargo –soporte de papel–, la misma que
se anexará al Expediente físico como Constancia de la Notificación
Electrónica realizada.
11. A fin de determinar responsabilidades, corresponde al notificador
diligenciar las Cédulas de Notificación Electrónica cuidando que
contenga los archivos (cedulas, resoluciones y anexos que
correspondan), debiendo para tal efecto la Jefatura y/o el Jefe de Línea,
- 19 -
habilitar al personal notificador que se encargará de dicho
procedimiento.
12. Los procedimientos de las Notificaciones Electrónicas del SINOE–OCMA,
antes descrito, se plasman en los flujogramas que forman parte
integrante de la presente Directiva.
XII. DEL CÓMPUTO DEL PLAZO EN EL SINOE-OCMA
1. El plazo se computa desde el día siguiente hábil de emitida y enviada la
Notificación Electrónica a la Casilla Electrónica respectiva, conforme a lo
dispuesto en el Acuerdo de Condiciones y Uso del SINOE-OCMA. Son
días hábiles los comprendidos entre el lunes y el viernes de cada
semana, salvo los feriados.
2. Para el SINOE-OCMA todas las Notificaciones Electrónicas serán
diligenciadas de lunes a viernes entre las 08.00 horas y 18.00 horas del
día, de tal manera que el sistema sólo permitirá el envío de la cédula de
notificación, resolución y anexos dentro de los días y horarios
establecidos.
3. De presentarse problemas técnicos imputables de manera directa a la
continuidad del Servicio de Notificaciones Electrónicas de la OCMA, que
impidiera que el investigado pueda ingresar a la página web y/o no
pueda visualizar sus Notificaciones Electrónicas y tomar conocimiento de
las mismas, el usuario del SINOE-OCMA, mediante escrito que será
presentado dentro de tercero día de la ocurrencia, pondrá en
conocimiento de tal imposibilidad al Magistrado Contralor de la OCMA u
ODECMA respectiva, quién resolverá lo pertinente dentro del mismo
término, previo informe que solicitará en el día a la Unidad de Sistemas
del Órgano Contralor respectivo y/o en su defecto a la Gerencia de
Informática del Poder Judicial. De no comprobarse la ocurrencia, la
notificación electrónica se reputará como válida. En el caso de
- 20 -
comprobarse el supuesto de hecho referido, no correrá el plazo previsto
en el Punto 4 del Acuerdo de Uso de la Casilla Electrónica de la Oficina
de Control de la Magistratura del Poder Judicial SINOE-OCMA; debiendo
el Magistrado Contralor disponer se sobrecarte la Notificación
Electrónica respectiva. Lo resuelto por el Magistrado Contralor es
inimpugnable.
XIII. DE LA OBLIGATORIEDAD DEL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL
1. Mediante Resolución de Jefatura Nº 37-2014-J-OCMA/PJ, de fecha 17
de Febrero de 2014, se dispuso la obligatoriedad del uso del Correo
Electrónico Institucional [7], tanto de parte de los magistrados como de
los servidores judiciales del Poder Judicial, a efectos de que sea
revisado en forma diaria y tomen conocimiento de todas las
Resoluciones Jefaturales, Directivas y Comunicados emitidos por la
OCMA, lo cual, conforme a la política de la actual gestión, viene siendo
utilizado como una forma de comunicación interna permanente entre la
Jefatura Suprema, los magistrados y los servidores judiciales del Poder
Judicial.
2. Para el caso del SINOE–OCMA, esta herramienta de gestión será
utilizada además como complemento, otorgándole un valor agregado al
generarse a través del Correo Electrónico Institucional, y en cuanto este
implementado a través del Correo Electrónico Personal, una “alerta” al
investigado, de que se le está enviando una Notificación Electrónica a su
Casilla Electrónica a fin de que sea revisada por el usuario y tome
conocimiento en dicho acto, de las resoluciones y/o actuaciones
realizadas por la OCMA y/o las ODECMAS.
XIV. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES
[7] Directiva Nº 001-2010-CE-PJ “Normas para el Uso del Correo Electrónico en el Poder Judicial”.
- 21 -
PRIMERA: La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para los
magistrados, jueces de paz, personal jurisdiccional y/o administrativo del
Poder Judicial, sujetos a este Órgano de Control.
SEGUNDA: Tratándose de los Jueces de Paz8, en tanto se apruebe el
Reglamento de Procedimiento Disciplinario del Juez de Paz, el proceso de
registro para la asignación de Casilla Electrónica será en forma voluntaria,
por tal motivo solo se les notificará electrónicamente cuando se cuente con
las condiciones mínimas necesarias para su diligenciamiento, y siempre que
su despacho se encuentre dentro de la –zona urbana- cercana a la Sede
Central del Distrito Judicial respectivo.
TERCERA: Cuando el Artículo 94º Inciso a) del Reglamento del
Procedimiento Disciplinario de la OCMA, establece que la primera
notificación física al investigado deberá realizarse en su domicilio real, debe
entenderse que éste refiere a la dependencia donde labora y en su defecto
de manera personal, de igual forma se procederá tratándose de un Juez de
Paz sujeto a un procedimiento disciplinario.
CUARTA: Para la aplicación de la presente Directiva, debe precisarse que
para el caso de un investigado, que cuente con varios Procedimientos
Disciplinarios, en los que haya señalado una Casilla Electrónica, la primera
notificación siempre deberá realizarse físicamente en la dependencia donde
labora y en su defecto de manera personal, aun cuando haya señalado una
Casilla Electrónica para otros casos anteriores. Si el investigado no se
apersona al nuevo procedimiento instaurado dentro del plazo de ley, de
existir una Casilla Electrónica asignada al mismo, el órgano de control
procederá a tener por válida la Casilla Electrónica asignada a dicho titular a
cuyo domicilio electrónico se le notificará a partir de la segunda notificación
y/o actuación que se emita en el Procedimiento Administrativo Disciplinario
respectivo.
8 Ley Nº 29824, Ley de Justicia de Paz.
- 22 -
QUINTA: Para el caso de la Sociedad Civil se aplica el mismo principio de
que la primera notificación siempre deberá realizarse físicamente aun
cuando haya señalado su Casilla Electrónica para procedimientos anteriores.
A partir de la segunda notificación de cada proceso, aplicará la Notificación
Electrónica enviada a la Casilla Electrónica designada por la Sociedad Civil
de cada Distrito Judicial.
SEXTA: Corresponde a la Oficina de Control de la Magistratura y a los Jefes
de las Oficinas Desconcentradas de Control de la Magistratura, gestionar
directamente ante la Subgerencia de Servicios Judiciales de la Gerencia
General con conocimiento del Titular del Certificado Digital, que sirve de
enlace con el RENIEC, el trámite de la firma digital para los casos de
asignación, nulidad y/o cancelación correspondientes a los magistrados y
servidores de los Órganos de Control citados; en los casos en que se
efectúe una nueva designación y/o cambio de magistrado y/o rotación de
personal de control de la OCMA y ODECMAS, el Jefe del Órgano de Línea
de la OCMA y/o el Jefe de la ODECMA según sea el caso, adicionalmente
deberá poner en conocimiento de ésta Jefatura Suprema, las nuevas
designaciones para los fines pertinentes.
SEPTIMA: En caso de pérdida de la Firma Digital u olvido de la clave, el
magistrado y/o personal jurisdiccional deberá asumir el importe del
certificado digital ante el RENIEC. En caso de pérdida de la
tarjeta/lectora/cable USB asignada, dicho costo será asumido por el
magistrado de control (Jefe de la ODECMA, Órgano de Línea y/o
magistrado contralor de la OCMA, según sea el caso).
OCTAVA: El magistrado de control que tenga asignado una
tarjeta/lectora/cable USB, deberá al término de su gestión en la OCMA u
ODECMA, hacer entrega del mismo al Responsable o encargado de
Sistemas de la OCMA u ODECMA respectiva, quién levantará un acta de
recepción de dichos dispositivos.
- 23 -
NOVENA: Los Certificados Digitales otorgados por el RENIEC al Poder
Judicial, tienen vigencia de un año, por tal motivo corresponde al Titular del
Certificado con el apoyo del personal de informática de la OCMA y las
ODECMAS, verificar la fecha de vencimiento del Certificado Digital a fin de
renovar el mismo, procediendo conforme a lo dispuesto en la Sexta
Disposición Complementaria.
DECIMA: Estando a que el RENIEC es la entidad encargada de notificar por
correo electrónico, el usuario y la clave para la descarga del Certificado de la
Firma Digital para los magistrados, secretarios y notificadores, estos deben
informar su recepción, comunicándose de inmediato con el personal de
sistemas de la OCMA u ODECMA respectiva, para su instalación, cuidando
de no eliminar dicho correo, caso contrario, deberá solicitarse nuevamente
ante el RENIEC el envío del referido Correo Electrónico.
DECIMA PRIMERA: El procedimiento para la notificación del correo
electrónico que contiene el usuario y la clave para la descarga del
Certificado de la Firma Digital por parte del RENIEC, tienen un plazo
establecido por dicha entidad, por tal motivo todos los magistrados,
secretarios y notificadores del SINOE-OCMA, deben poner especial atención
en el manejo del usuario y contraseña para la Firma Digital, teniendo en
cuenta que la clave de acceso es personal e intransferible, y por tanto se
debe consignar una clave que pueda ser fácilmente recordada por el
usuario. En caso de presentarse algún problema técnico con el acceso del
usuario y contraseña, a fin de no perder la Firma Digital, deberán
contactarse en forma inmediata con el personal de sistemas de cada órgano
contralor para la atención correspondiente, caso contrario deberá solicitarse
un nuevo trámite ante el RENIEC lo que estaría sujeto a los costos
respectivos, e implicaría realizar notificaciones físicas en tanto se habilite la
nueva Firma Digital; salvo las excepciones establecidas en la Tercera y
Cuarta Disposición Complementaria y Final de la presente Directiva.
- 24 -
DECIMA SEGUNDA: Debe tenerse presente que el uso de la Firma Digital,
es solo para las Notificaciones Electrónicas, no se consideran en este rubro
los oficios, memorándums, y otros documentos que no guarden relación con
las resoluciones y actuaciones que puedan notificarse en la Casilla
Electrónica. No obstante ello, sin perjuicio de lo dispuesto, tratándose de las
Resoluciones de Jefatura o Resoluciones Administrativas internas expedidas
por los Órganos de Línea o de Apoyo, que deban ser de conocimiento de los
magistrados y/o servidores jurisdiccionales, estas podrán ser firmadas
digitalmente y remitidas a través del correo electrónico institucional.
DECIMA TERCERA: Las Oficinas Desconcentradas de Control de la
Magistratura del Poder Judicial designadas en el Plan Piloto, se sujetarán al
Cronograma de Implantación del SINOE–OCMA establecido por este
Órgano de Control. En el caso de las demás Oficinas Desconcentradas de
Control de la Magistratura a nivel nacional, dicha implantación se hará en
forma progresiva.
DECIMA CUARTA: Encargar la difusión y capacitación del SINOE–OCMA a
la Unidad de Sistemas de la OCMA en coordinación con la Unidad de
Desarrollo de este Órgano de Control, la Subgerencia de Servicios Judiciales
de la Gerencia General del Poder Judicial, y con la supervisión de la Unidad
de Información e Investigaciones Especiales.
DECIMA QUINTA: Disponer que la Unidad de Sistemas en coordinación con
la Unidad de Desarrollo de la OCMA y, con la supervisión de la Jefatura de
la Unidad de Información e Investigaciones Especiales, se encargue,
además de la organización, coordinación y supervisión o monitoreo del
servicio, así como, la implementación del mismo en forma progresiva en las
treinta y dos (32) ODECMAS a nivel nacional, dando cuenta a esta Jefatura
Suprema.
- 25 -
ANEXO 01 - GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para los efectos de la presente Directiva se deberá tener presente las siguientes
definiciones:
CERTIFICADO DIGITAL
Documento electrónico generado y firmado digitalmente por una entidad de
certificación, el cual vincula un par de claves con una persona natural o jurídica
confirmando su identidad.
CASILLA ELECTRÓNICA
Es la dirección electrónica procesal de las partes y constituyen la residencia
habitual en la red de internet de las partes del proceso.
FIRMA DIGITAL
Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica,
permite la identificación del signatario y ha sido creada de manera que está
vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite
garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior,
tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita,
siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de
Certificación Digital.
REFIRMA
Software del RENIEC, que legaliza una firma digital, bajo las normas legales ya
establecidas por esa entidad.
SUSCRIPTOR DEL CERTIFICADO DIGITAL (FIRMA DIGITAL)
En la OCMA y en las ODECMAS, magistrado(s) y/o personal jurisdiccional
encargado de la firma de las resoluciones y cédulas de notificación electrónica
respectivamente, en virtud a las normas y disposiciones legales que regulan el
SINOE-OCMA.
- 26 -
ANEXO 02 - ASOCIACIÓN DE LAS RAZONES Y LOGOS A LA FIRMA DIGITAL
DE LOS DIFERENTES ROLES DEL SINOE-OCMA EN LA OCMA
Soy el autor del documento: corresponde al Magistrado, quién emite una
resolución en calidad de autor.
En señal de conformidad: corresponde al Magistrado, quién está de
acuerdo con el contenido de una resolución.
Doy Visto Bueno: corresponde al Secretario, quién da fe del acto
administrativo.
Por encargo: corresponde al Notificador, quién es el encargado de
generar y diligenciar la Cédula de Notificación Electrónica.
- 27 -
ANEXO 03 - ASOCIACIÓN DE LAS RAZONES Y LOGOS A LA FIRMA
DIGITAL DE LOS DIFERENTES ROLES DEL SINOE-OCMA EN LAS
ODECMAS
Soy el autor del documento: corresponde al Magistrado, quién emite una
resolución en calidad de autor.
En señal de conformidad: corresponde al Magistrado, quién está de
acuerdo con el contenido de una resolución.
Doy Visto Bueno: corresponde al Secretario, quién da fe del acto
administrativo.
Por encargo: corresponde al Notificador, quién es el encargado de
generar y diligenciar la Cédula de Notificación Electrónica.
- 28 -
ANEXO 04 - PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CASILLA
ELECTRONICA
EN LA OCMA, EN LAS ODECMAS, EN LAS ODAJUPS
Y PARA LA SOCIEDAD CIVIL
Procedimiento de Apertura de Casillas Electrónicas SINOE-OCMA v.2.0
Investigado(MAGISTRADO / PERSONAL JURISDICCIONAL
JUECES DE PAZ)Operador (OCMA / ODECMA / ODAJUP)
Inicio
Solicitud vigente (5 días)
Registrar datos personales en formulario web
Ingresar a la página web del Poder Judicial o a la página web de la OCMA
Buscar registro por N° de Solicitud
Imprimir N° de Solicitud generada
Recibir N° de Casilla Electrónica y Clave
Llevar solicitud impresa a OCMA / ODECMA / ODAJUP
Ingresar a la página web del Poder Judicial o a la página web de la OCMA
Activar Casilla Electrónica
Entregar Nº de Casilla Electrónica y Clave
Vincular N° de Casilla Electrónica en el SISOCMA
SI
NO
Fin
- 29 -
ANEXO 05 – SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA
DE CASILLA ELECTRONICA
MAGISTRADO / PERSONAL JURISDICCIONAL
Nombre : Departamento :
Apellido Paterno : Provincia :
Apéllido Materno : Distrito :
DNI :Tipo de
Urbanizacion :
N° de Escalafon : Tipo de Via:
Distrito Judicial : Direccion :
Cargo :
Colegio de
Abogados :N° de Colegiatura
Modalidad de
Contrato :
Telefono Celular :
Telefono Fijo :
Correo Electronico
Institucional :
Correo
Electronico
Personal :
NOTA :
________________________________________
FIRMA
Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Via al que pertenece
Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Urbanizacion a la que
pertenece
Solicitud de Registro al Sistema de Casilla Electronica
Magistrado / Personal Juridiccional
ENTREGAR ESTE FORMATO FIRMADO AL OPERADOR DEL SINOE DE LA ODECMA DEL DISTRITO JUDICIAL
CORRESPONDIENTE.
- 30 -
ANEXO 06 – SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA
DE CASILLA ELECTRONICA
JUEZ DE PAZ NO LETRADO
Nombre : Departamento :
Apellido Paterno : Provincia :
Apéllido Materno : Distrito :
DNI :Tipo de
Urbanizacion :
N° de Resolucion
que lo designa :Tipo de Via :
Distrito Judicial : Direccion :
Cargo :
Colegio de Abogs :
(no obligatorio)
N° de Colegiatura :
(no obligatorio)
Telefono Celular :Zona de Recojo
de Contraseña :
Correo Electronico
Institucional :
Correo Electronico
Personal :
NOTA :
________________________________________
FIRMA
Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Via al que pertenece
Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Urbanizacion a la que
pertenece
Solicitud de Registro al Sistema de Casilla Electronica
Juez de Paz
ENTREGAR ESTE FORMATO FIRMADO AL OPERADOR DEL SINOE DE LA ODECMA DEL DISTRITO JUDICIAL
CORRESPONDIENTE.
- 31 -
ANEXO 07 – CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA LA APERTURA DE
CASILLAS ELECTRONICAS EN LA OCMA Y ODECMAS
- 32 -
ANEXO 08 - PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA Y NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA EN LA OCMA
CASO 1: Notificación Electrónica en Jefatura de la OCMA (Unipersonal) v.2.0
Asistente de Jefatura de la OCMA Jefatura de la OCMA Notificador de Jefatura de la OCMA
Inicio Resuelve en 1º instancia, última instancia o propone
según sea el caso
Conforme Proyecto
Convierte a Formato PDF Acto, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Ingresa Sumilla y detalla adjuntos a la Cedula
Envía Cédula de Notificación Electrónica con Resolución y Anexos
Imprime copia de Cedula de Notificación y Anexa
al Procedimiento Disciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
No
Proyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Firma documento(Jefa de la OCMA)
Refrenda documento
Escanea Anexos
Si
CASO 2: Notificación Electrónica en Jefatura de la OCMA (Art. 11 Inc. 8º y 9º del ROF) v.2.0
Asistente / Jefe de la UDOC Jefatura de la OCMA Notificador de la UDOC
InicioRecibe y califica queja, promueve
Investigación Preliminar e Investigación (en casos
excepcionales)
Conforme Proyecto
Firma documento(Jefa de la OCMA)
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Ingresa Sumilla y detallaadjuntos a la Cedula
Envía Cédula de Notificación Electrónica con Resolución y
Anexos
Imprime copia de Cedula de Notificación y Anexa al
Procedimiento Disciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
No
Proyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Refrenda documento(Jefe de la UDOC)
Escanea Anexos
Si
Convierte a Formato PDFActo, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
- 33 -
CASO 3: Notificación Electrónica en las Unidades de la OCMA (Unipersonal) v.2.0
Asistente UIA - UVP Secretario y/o Notificador
InicioJuez Contralor revisa
Acto, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
según sea el caso
Conforme Proyecto
Firma documento(Juez Contralor)
Si
Convierte a Formato PDFActo, Informe o la Resolución Administrativa Disciplinaria
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Disciplinaria
Ingresa Sumilla y detallaadjuntos a la Cedula
Envía Cédula de Notificación Electrónica con Resolución y
Anexos
Imprime copia de Cedula de Notificación y Anexa al
Procedimiento Disciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
No
Proyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Escanea Anexos
Refrenda documento
CASO 4: Notificación Electrónica en la UPD (Colegiado y Unipersonal) v.2.0
Asistente UPD Secretario y/o Notificador
InicioRevisa
Juez Contralor 1
RevisaJuez Contralor 2
RevisaJuez Contralor 3
ConformeProyecto
Firma DocumentoColegiado UPD
o Unipersonal UPD (Auto)
Si
Convierte a Formato PDFActo, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Ingresa Sumilla y detallaadjuntos a la Cedula
Envía Cédula deNotificación Electrónica
Con Resolución y Anexos
Imprime copia de Cedulade Notificación y Anexa
al ProcedimientoDisciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
NoProyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Escanea Anexos
Refrenda documento
- 34 -
CASO 5: Notificación Electrónica en la UPD (Colegiado – solo Discordia) v.2.0
Asistente UPD Secretario y/o Notificador
InicioRevisa
Juez Contralor 1
RevisaJuez Contralor 2
RevisaJuez Contralor 3
Firma DocumentoColegiado UPD
Convierte a Formato PDFActo, Informe o ResoluciónAdministrativa Disciplinaria
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Ingresa Sumilla y detallaadjuntos a la Cedula
Envía Cédula de Notificación Electrónica
Con Resolución y Anexos
Imprime copia de Cedulade Notificación y Anexa
al Procedimiento Disciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
Proyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Escanea Anexos
Se produce Discordia y senotifica el punto que la motiva
1
(1) Magistrado llamado por ley
ConformeProyecto
No
Si
Refrenda documento
CASO 6: Notificación Electrónica en la UIA en Adición a sus Funciones (Art. 11 Inc. 6º del ROF) v.2.0
Asistente / Jefe de la UDOC Jefe Adjunto de la UIA Notificador de la UDOC
InicioCalifica queja, promueve Investigación Preliminar e
Investigación(Jefe Adjunto de la UIA)
Conforme Proyecto
Firma documento(Jefe Adjunto de la UIA)
Descarga Acto, Informe o Resolución Administrativa
Ingresa Sumilla y detallaadjuntos a la Cedula
Envía Cédula de Notificación Electrónica con Resolución y
Anexos
Imprime copia de Cedula de Notificación y Anexa al
Procedimiento Disciplinario
Fin
Envía Documento paraFirma
No
Proyecta y/o corrigeActo, Informe o Resolución
AdministrativaDisciplinaria
Refrenda documento(Jefe de la UDOC)
Escanea Anexos
Si
Convierte a Formato PDFActo, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
- 35 -
ANEXO 09 - PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO
DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA EN LA OCMA Y EN LAS ODECMAS
Procedimiento de Notificación Electrónica en la OCMA y en las ODECMAS
Secretario / Asistente Jefa de la OCMA / Magistrado Notificador / Asistente
Inicio RevisaActa, Informe o
Resolución AdministrativaDisciplinaria
Conforme Proyecto
Envía Cedula de Notificación Electrónica con Resolución y
Anexos
Imprime copia de Cedula de Notificación y la Anexa al Expediente como Cargo
Fin
Refrenda Digitalmenteel documento
Proyecta o CorrigeActa, Informe o
Resolución AdministrativaDisciplinaria
Firma Digitalmenteel documento
Genera la Cédula de Notificación Electrónica en
Formato PDF
Si
Convierte a Formato PDF, Acta, Informe o Resolución Administrativa Disciplinaria
Registra o busca Resolución del Expediente en el
SISOCMA, para ser Notificada
Descarga el documento
No
Firma Digitalmente la Cédula de Notificación Electrónica
Escanea Anexos
Adjunta Resolución y Anexos
- 36 -
ANEXO 10 – FORMATO DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS
DIGITALES DEL RENIEC
ITEM APELLIDOS Y NOMBRES N° DNI AREA CARGO CORREO OBSERVACIONES
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
FORMATO DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS DIGITALES DEL RENIEC
- 37 -
ANEXO 11 – CANALES DE ATENCION AL USUARIO DEL SINOE-OCMA
En caso de presentarse problemas técnicos, o para cualquier consulta y/o
información acerca del Sistema de Notificaciones Electrónicas para la OCMA y
ODECMAS a nivel nacional, por favor contactarse con la Unidad de Sistemas
y/o la Unidad de Investigaciones Especiales de la Oficina de Control de la
Magistratura del Poder Judicial, donde gustosamente estarán para atenderlo
las siguientes personas:
Unidad de Sistemas, para ocurrencias técnicas del SINOE-OCMA:
Ing. Nimia Amari Córdova Anexo 11183 Fijo 427-
9362
Sr. Adolfo Queque Cruz Anexo 11183 Fijo 427-
9362
Ing. Freddy Rodas Ulloa Anexo 11183 Fijo 427-
9362
Ing. Manuel Miguel de Priego Barrantes Anexo 11183 Fijo 427-
9362
Unidad de Sistemas, para ocurrencias técnicas del SISOCMA:
Ing. Yohn Moreno Flores Anexo 11183 Fijo 427-
9362
Unidad de Investigaciones Especiales, para consultas sobre la gestión de
los Certificados y Firmas Digitales y sobre los temas legales y
procedimentales:
Dra. Margarita Chaparro Lituma Anexo 11437
Dra. Lourdes Loayza Flores Anexo 11437
