Intergemeentelijke archivaris

Land van Dendermonde

Jaaractieplan 2018

2

Inhoudstabel

Inleiding ....................................................................................................................................................................................................... 3

1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers ...................................................................................................................................... 3

2. Aandachtspunten ................................................................................................................................................................................. 5

3. Inhoudelijke werking ......................................................................................................................................................................... 7

3.1. Projecten per gemeente……………………………………………………………………………………………….………………………………7

3.2. Overkoepelende projecten………………………………………………………………………………………………………………………...12

3.3. Communicatie……………………………………………………………………………………………………………………………………………13

3.4. Expertise……………………………………………………………………………………………………………………………………………………14

Intergemeentelijke archivaris – Jaaractieplan 2018

3

Inleiding

Eind december 2017 verliep het contract met de intergemeentelijke archivaris. Na overleg met de gemeentesecretarissen en terugkoppeling

naar de besturen, beslisten zij om de samenwerking verder te zetten, meer bepaald tot eind 2020. Deze periode van 3 jaar stelt de archivaris in

staat om op langere termijn en over de jaren heen projecten rond archief- en informatiebeheer uit te werken. Dit gebeurt op vraag van de

gemeenten en afgaand op de noden, zowel op maat van de gemeenten als overkoepelend.

In 2018 zal er in de gemeenten zelf, naast de gemeenteraadsverkiezingen, aandacht gaan naar de integratie met het OCMW. Aangezien deze

instantie een eigen archief(werking) met zich meebrengt, zal de archivaris deze integratie in het achterhoofd houden doorheen 2018.

Daarnaast is er ook blijvende aandacht voor de vrijwilligerswerking die in de gemeenten op volle toeren draait. Net zoals in 2017 wil de

intergemeentelijke archivaris hen samenbrengen tijdens een uitstap in de regio.

1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers

De intergemeentelijke archivaris is een personeelslid van de Erfgoedcel Land van Dendermonde. Zij wordt echter niet betaald met middelen uit het cultureel-

erfgoedconvenant. Sinds april 2015 zijn het de gemeenten waar de archivaris is tewerkgesteld die de loon- en werkingskosten betalen. Deze werkingskosten

omvatten de kosten voor telefonie, vormingen, verplaatsingen buiten woon-werkverkeer en de eventuele aankoop van klein werkmateriaal (bijvoorbeeld

handschoenen).

De gemeenten die tot het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris behoren, zijn Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele. In 2018

betalen de gemeenten 0,63 euro per inwoner.

4

Op een totaal van 103.638 inwoners betekent dit een inbreng van 65.425 euro.

De intergemeentelijke archivaris werkt vanaf september 2017 t.e.m. juni 2018 deeltijds (opname 0,2 VTE ouderschapsverlof).

Gemeente Aantal inwoners op 1/1/2017 Bedrag voor werking in 2018

Buggenhout 14.494 9150 €

Hamme 25.279 15.950 €

Laarne 12.454 7900 €

Lebbeke 19.033 12000 €

Wichelen 11.560 7300 €

Zele 20.818 13.125 €

Totaal aantal inwoners/bedrag 103.638 65.425 €

5

2. Aandachtspunten

Met het oog op het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van digitale stukken en dossiers, zal de archivaris de komende jaren inzetten op het

digitale archiefbeheer. In 2017 legde zij daartoe reeds de nodige contacten met de ICT-diensten en werden de diensten bevraagd middels een korte

vragenlijst. Ook de informatieveiligheidsconsulenten zijn betrokken als het aankomt op informatiebeheer, privacy en openbaarheid van bestuur.

Na de opmaak van een plan van aanpak met daarin de nodige richtlijnen en afspraken, gaat de archivaris aan de slag met de mappenstructuren.

Middels een digitale ‘trashday’ worden deze geschoond waarna de structuur zelf onder handen wordt genomen. Dit gebeurt in nauw overleg met de

gemeentelijke diensten.

Tijdens workshops en vormingen zal de archivaris hen meer vertrouwd maken met het beheer van het digitale archief.

DIGITA A L

A R C H I E F

Sinds de opstart van de vrijwilligerswerking, zijn er eind 2017 in 5 gemeenten in totaal 14 vrijwilligers aan de slag. Deze werking vraagt een

constante opvolging, zowel van de vrijwilligers als van de projecten waarvoor zij zich inzetten. De vrijwilligers werken onder meer aan het

schonen, herverpakken en oplijsten van dossiers, het scannen van vergunningen, enzovoort.

In het voorjaar brengt de intergemeentelijke archivaris de vrijwilligers uit de 6 gemeenten opnieuw samen tijdens een informeel

ontmoetingsmoment gekoppeld aan een erfgoeduitstap in de regio.

VRIJ W I LL IGERS

6

Onder depotbeheer verstaat men het ‘Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de handhaving van de bouwkundige en

inrichtingstechnische kwaliteit van een archiefdepot en van de materiële staat van de documenten en hun verpakking, welke daarin berusten.’

Er dient in de gemeenten blijvende aandacht uit te gaan naar de inrichting en het onderhoud, alsook de toegang tot de archiefdepots. Het bestaande

archiefreglement kan hiertoe zeker bijdragen. Diensten dienen tevens te weten op welke manier interne overdrachten naar de depots moeten

gebeuren (oplijsten, correct verpakken) en hoe men deze toegankelijk houdt. Het verspreiden van duidelijke richtlijnen en procedures en toezien

op het gebruik ervan blijft een belangrijk aandachtspunt zodat dit structureel verankerd geraakt in de werking van de diensten. Dit kan eveneens

gebeuren in de vorm van workshops.

De archivaris zelf gaat, na overleg met de diensten, voortdurend aan de slag met de selectielijsten. Hierdoor blijven de depots beheersbaar in

omvang en is er steeds plaats voor nieuwe overdrachten.

DEPOTBEHEER

7

3. Inhoudelijke werking

3.1. Projecten per gemeente

Buggenhout Actie Partner Timing

Lopende projecten

- Plaatsingslijst onderhouden (aanvullen met interne

overdrachten en verplaatsingen van archiefblokken +

vernietigde dozen uit de lijst halen)

- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

- Permanent te bewaren archief duurzaam herverpakken

Gemeentelijke diensten +

vrijwilligers

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Vrijwilligers

Werkjaar

Werkjaar

Werkjaar

Nieuwe projecten - Selectie voorbereiden en uitvoeren

- Workshop omtrent het depotbeheer (interne

overdrachten, selectie,…)

Gemeentelijke diensten

Gemeentesecretaris

Informatieveiligheidsconsulent

Werkjaar

8

Hamme Actie Partner Timing

Lopende projecten - Academie: archief verder schonen, verpakken en

oplijsten

- Jeugddienst: verhuisd archief naar JC Den Appel onder

handen nemen (herverpakken, oplijsten)

- Voorbereiding archief van diverse diensten in het kader

van de bouw van het AC en eventuele

verhuisbewegingen (diensten Gemeentewerken en

Welzijn): selecteren, herverpakken en oplijsten

- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

Academie

Jeugddienst

Gemeentelijke diensten

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Deadline: einde juni

Eerste helft 2018

Werkjaar

Werkjaar

Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak

- Archief deelgemeente Moerzeke: voorbereidingen

treffen voor de verhuis + nieuwe bewaarplaats zoeken

ICT

Informatieveiligheidsconsulent

Vrijwilligers

Werkjaar

Deadline: eind juni 2018

9

- Selectie archief Financiële dienst (i.k.v. het

depotbeheer)

- Kerkarchief Moerzeke bestuderen alvorens terug te

brengen naar het Rijksarchief

Gemeentelijke dienst

Heemkring Osschaert

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Laarne Actie Partner Timing

Lopende projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief

- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

Gemeentelijke diensten

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Eerste helft 2018

Werkjaar

Nieuwe projecten - Herinrichting archiefdepot gemeentehuis

- Buitendiensten - Sportdienst: aanpak structuur van het

analoge en digitale archief

- Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak

Gemeentelijke diensten

Sportdienst

ICT-dienst,

Informatieveiligheidsconsulent

Gemeentelijke diensten

Werkjaar

Eerste helft 2018

Werkjaar

10

- Workshop omtrent het depotbeheer (interne

overdrachten, selectie,…)

- Gemeentelijke diensten

Lebbeke Actie Partner Timing

Lopende projecten - Verhuis archief gemeentehuis naar AC: verwerking

(verpakken en oplijsten)

- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

Gemeentelijke diensten

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Werkjaar

Werkjaar

Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak en uitvoering van een plan van

aanpak

ICT

Informatieveiligheidsconsulent

Werkjaar

Wichelen Actie Partner Timing

Lopende projecten - Milieudienst: opmaak structuur voor analoog en

digitaal archief

- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

Milieudienst

Erfgoedcel Land van

Werkjaar

11

Dendermonde

Nieuwe projecten - Vrije tijd (cultuur-, sport- en jeugddienst): opmaak

structuur voor analoog en digitaal archief

(+ voorbereiding: schonen oud archief)

- Overdrachten naar het archiefdepot op het terrein van

het Sociaal Huis

Vrijetijdsdiensten

Gemeentelijke diensten

Werkjaar

Werkjaar

Zele Actie Partner Timing

Lopende projecten - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers

- Digitaal archief: opmaak van plan van aanpak voor de

diensten in het gemeentehuis

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

ICT-dienst en informatie-

veiligheidsconsulent

Werkjaar

Werkjaar

Nieuwe projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief

- Workshop omtrent het depotbeheer (interne

overdrachten, selectie,…)

Technische uitvoeringsdienst

Eerste helft 2018

12

- Afdeling Vrije tijd: aanpak digitaal archief voor de

diensten ‘Bibliotheek’ en ‘Evenementen’

- Voorbereiding fijnere selectie archief met het oog op

dringende overdrachten

- Luikje over de archiefwerking uitrollen op intranet

Bib en Dienst Evenementen

Gemeentelijke diensten

Communicatiedienst

Werkjaar

Eerste helft 2018

Eerste helft 2018

3.2. Overkoepelende projecten

Actie Partner Timing

Beheer budget

Ideeën omtrent de besteding van het overdrachtsgeld uitwerken (aankoop van een

museumstofzuiger, uitvoering van vernietigingen van geselecteerd archief, aankoop van

verpakkingsmateriaal, aankoop van archiefbeheerssysteem…)

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Werkjaar

13

Bijeenkomst van de vrijwilligers (Week van de vrijwilliger – 3-11 maart 2018)

Doel

- Kennismaken met elkaar en met de diverse projecten waarrond men werkt

- Uitwisseling van ideeën en feedback

Programma

- Een erfgoedgerelateerde uitstap in de regio + een hapje en drankje

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Februari – maart 2018

3.3. Communicatie

Cf. Sensibiliseren

De intergemeentelijke archivaris tracht diverse doelgroepen op een zo geschikt mogelijke manier aan te spreken en te informeren.

Doelgroep Kanaal Inhoud Timing

Werkingsgebied

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Facebook-pagina Erfgoedcel

Land van Dendermonde

#intergemeentelijkearchivaris

Korte weergave van de archief- en

vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied

van de intergemeentelijke archivaris.

Werkjaar/Wekelijks

14

Werkingsgebied

Erfgoedcel Land van

Dendermonde

Nieuwsbrief Erfgoedcel Land

van Dendermonde

Korte weergave van de archief- en

vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied

van de intergemeentelijke archivaris

Werkjaar/Maandelijks

De gemeentelijke diensten Intranet Verslagen overleg archiefverantwoordelijken,

tips&tricks, richtlijnen en procedures, een

eventuele plaatsingslijst,...

Werkjaar

3.4. Expertise

Cf. Netwerken, Sensibiliseren

Aan de hand van vormingen en collegagroepen vergaart de intergemeentelijke archivaris nieuwe kennis of vaardigheden én bouwt zij een netwerk uit met

collega’s en gemeentepersoneel. Via diverse vormen en momenten van overleg, of op vraag van de gemeentelijke diensten, onderzoekers, vrijwilligers,… tracht

de intergemeentelijke archivaris deze vergaarde kennis op haar beurt te delen.

15

Actie Frequentie/Timing Organisator/Partner

Werkgroep Lokaal Overheidsarchief

Deze werkgroep wil bijdragen tot een grotere deskundigheid en

professionaliteit in het gemeentelijk archiefbeheer en sensibiliseren en

brengt archivarissen bijeen uit Vlaanderen.

2x/jaar

VVBAD

Overleg intergemeentelijke archiefdiensten

Momenteel telt Vlaanderen 6 archiefdiensten met een intergemeentelijke

archiefwerking. Bij 4 van de 6 diensten zijn ook OCMW-besturen

betrokken. Middels overleg ter plaatse bij één van de betrokken besturen,

willen de archiefdiensten zich toespitsen op het uitwisselen van ervaringen

eigen aan deze vorm van samenwerken.

2x/jaar

Afwisselend één van de intergemeentelijke archiefdiensten

Overleg met archiefverantwoordelijken

In 4 van de 6 gemeenten werden per dienst of afdeling een

archiefverantwoordelijke aangesteld, al dan niet met een back-up. Tijdens

dit overleg koppelt de archivaris terug over de lopende archiefwerking en

bevraagt zij de archiefverantwoordelijken.

2x/jaar/gemeente

Intergemeentelijke archivaris

16

Loketfunctie

- De intergemeentelijke archivaris fungeert als aanspreekpunt voor de

gemeenten binnen haar werkingsgebied; zij kunnen steeds bij haar terecht

per mail, telefoon,… bij problemen en met vragen betreffende archiefzorg.

De intergemeentelijke archivaris behandelt deze zelf of brengt hen in

contact met de bevoegde organisatie.

- De registratie van de uitgewisselde expertise gebeurt in een excel-bestand

waarin de archivaris noteert welke vragen er binnenkomen en hoe deze

worden beantwoord.

Werkjaar

Werkjaar

Erfgoedcel Land van Dendermonde

GovPub

Dit project (met FARO in de regierol) buigt zich over seriële

overheidspublicaties: registratie van depothouderschap en het beheer van

de verhuisbewegingen van die collecties. Het gaat in het bijzonder over

parlementaire publicaties, zoals het Belgische Staatsblad, en provinciale

publicaties (bestuursmemorialen).

De intergemeentelijke archivaris is één van de partnerinstellingen.

Werkjaar

Erfgoedcel Land van Dendermonde

FARO