Laporan Tahunan Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan

Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto

Tahun 2015

I. Unit Rekam Medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman

Pengertian rekam medis menurut Permenkes RI

No.269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien. Salah satu tujuan primer rekam

kesehatan/rekam medis yaitu untuk kepentingan pelayanan pasien. Rekam

kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan,

penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan

kesehatan. Dengan demikian, rekaman yang rinci dan bermanfaat membantu

pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis pasien.

Rekam kesehatan juga sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain yang sama-

sama terlibat dalam menangani dan merawat pasien. Oleh karena itu, rekam medis

yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang

pemberian pelayanan kesehatan yang jelas. Menurut Huffmann (1994), rekam

medis yang baik adalah rekam medis yang mengandung nilai kronologis dan nilai

kevalidan di dalamnya. Rekam medis yang valid adalah rekam medis yang datanya

tersusun secara continue (berkelanjutan) sehingga kualitas pelayanan kesehatan

lanjutan yang diberikan oleh tenaga kesehatan dapat terjaga. Kesinambungan data

medis dalam berkas rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam

menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung perawatan kesehatan yang

maksimal. Untuk memberikan data yang valid serta berkelanjutan maka rekam

medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas atau secara elektronik

(Permenkes 269 pasal 2, 2008).

Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman

merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010

Tentang Klasifikasi Rumah Sakit Khusus, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh

rumah sakit tipe B adalah memiliki pelayanan penunjang klinik, seperti Perawatan

intensif, Pelayanan Darah, Gizi, Farmasi, Sterilisasi Instrumen dan Rekam Medik.

Keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini

karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna

sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat

digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi

pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya.

Selain itu, unit rekam medik juga dapat membantu mahasiswa yang sedang

belajar atau meneliti tentang keadaan pelayanan suatu rumah sakit. Gambarannya

dapat dilihat pada data-data rekam medis. Kelengkapan dari pengisisan rekam

medik sangat penting sebagai bukti ketika terjadi masalah yang berhubungan

dengan medical error.

Standar tentang pelayanan dan operasional unit rekam medik diatur dalam

PERMENKES No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, KMK No. 377 Tahun

2007 tentang Standar Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Kepmenkes No.

129 Tahun 2008 tentang SPM Rumah Sakit, Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan

dan Penyajian Data RS Tahun 2005, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan,

PORMIKI Tahun 2008, Kep Dirjen Yanmed 78/1991 tentang Penyelenggaraan

Rekam Medis di RS, dan SE Dirjen Yanmed HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk

Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam

Medis di Rumah Sakit Tahun 1995.

3.1 Organisasi dan Manajemen Unit Rekam Medik RSGMP Unsoed

3.1.1 Visi Unit Rekam Medik

Visi unit Rekam Medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman yaitu :

“Menjadi sumber informasi kesehatan yang bermutu serta menjaga kerahasian data pasien dengan sebaik baiknya di Rumah Sakit dan Mulut Pendidikan Universitas

Jenderal Soedirman”

No Pernyataan Uji Ya Tidak

1 Apakah pernyataan visi memberikan gambaran yang jelas dari kondisi ideal organisasi di masa depan?

V

2 Apakah pernyataan visi memiliki pengaruh menantang V

3 Apakah pernyataan visi bersifat menarik bagi karyawan, Pelanggan, dan stakholders

V

4 Apakah pernyataan visi bersifat singkat dan mudah dimengerti?

V

5 Apakah pernyataan visi bersifat tetp sepanjang waktu, selalu Up to date?

V

Dari hasil analisis visi unit rekam medis di atas, dapat disimpulkan bahwa visi

rekam medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Univeritas Jenderal

Soedirman telah memiliki gambaran yang jelas tentang kondisi ideal organisasi di

masa datang serta memiliki pengaruh yang menantang yaitu menyediakan informasi

kesehatan pasien secara bermutu serta menjaga kerahasiaan pasien dengan sebaik

baiknya.

3.1.2 Misi Unit Rekam Medik

Misi unit Rekam Medik RS. Unhas yaitu :

1. Memberikan pelayanan dengan sebaik baiknya dengan mengacu kepada peraturan serta perundang undangan yang ada.

2. Meningkatkan Kualitas tenaga rekam medis dengan loyalitas yang tinggi terhadap Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman serta selalu tunduk dan patuh terhadap UUD 1945.

3. Selalu melakukan pembaharuan terhadap perkembangan rekam medis secara berkala.

Analisis:

Tabel 3.2

No Pernyataan Uji Ya Tidak

1 Apakah pernyataan misi menyatakan secara jelas tentang manfaat kehadiran organisasi?

V

2 Apakah pernyataan misi telah jelas sehingga semua karyawan dalam organisasi dapat melihat bagaimana mereka dapat berkontibrusi?

V

3 Dapatkah misi itu bertahan terhadap perubahan perubahan dalam administrasi

V

Uji Check List Pernyataan Misi Unit REKAM MEDIK

Dari hasil analisis di atas, dapat dilihat bahwa, pernyataan misi telah menyatakan secara jelas tentang manfaat kehadiran organisasi, sehingga semua karyawan dapat melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi.

Pernyataan misi ini juga mampu bertahan terhadap perubahan-perubahan dalam administrasi, mampu menjawab pertanyaan tentang siapa kita, apa dan untuk siapa kita melakukan itu, serta mengapa itu penting.

Selain itu, pernyatan misi tersebut mampu memberikan jawaban terhadap alasan mengapa kita membelanjakan dana pada usaha-usaha organisasi, program atau sub program.

3.1.3 Falsafah Unit REKAM MEDIK

Falsafah unit Rekam Medik RS. UNHAS, yaitu :

“Selalu berpegang teguh terhadap UUD 1945 dan pertauran peraturan yang ada serta menjunjungl tinggi sikap profesionalisme dalam menjaga kerahasian pasien dan memberikan informasi yang bermutu untuk perkembangan riset dan kemajuan dunia pendidikan”

Analisis:

Dari hasil pengamatan selama residensi I, didapatkan bahwa rata-rata semua staf di unit rekam medis melakukan tugasnya dengan professional dan banyak membantu bagi mahasiswa yang melakukan penelitian atau pembelajaran tentang unit ini.

Budaya kerja yang ada telah mencerminkan bahwa falsafah ini dijalankan dengan baik.

3.1.4 Motto Unit REKAM MEDIK

Motto unit masih mengikut pada motto rumah sakit, yaitu “Sepenuh Hati”, berarti semua pihak yang bekerja dalam lingkup Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman dituntut untuk memberikan pelayanan tanpa mengutamakan mengharapkan imbalan jasa dari pasien dan tidak diskriminasi.

3.1.5 Tujuan Unit REKAM MEDIK

Unit Rekam Medik Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman merumuskan tujuan dari visi dan misi yang telah ada, sehingga tujuan unit Rekam Medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jendral Soedirman yaitu :

1. Selalu tunduk dan patuh terhadap peraturan perundang undangan yang ada serta peraturan peraturan lain yang mengatur.

2. Bekerja dengan penuh integritas dan loyalitas yang tinggi terhadap kemajuan unit rekam medis

3. Selalu menciptakan Informasi Kesehatan yang bermutu tinggi serta menjaga kerahasiaan rekam medis pasien.

4. Menciptakan suasane kerja yang kondusif agar tercapai kepuasan kerja yang tinggi dalam hal ini adalah unit rekam medis

5. Selalu memperbarui ilmu pengetahuan tentang rekam medis yang ada agar tercapai rekam medis yang selalu berkembang

6. Menerapkan dan menjalankan segala peraturan yang yang sudah ada dan mengevaluasi jika masih ada kekurangan

3.1.6 Struktur Organisasi Unit Rekam Medik

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Tahun 2015

Analisis:

Struktur organisasi unit ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja.

Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk unit ini, karena telah menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :

Kepala Unit Rekam Medis

Agus Aji Prasetia S.Kep. Ns

Sub Unit Coding,Assembling dan Analisis

Januar Ilham A.Md

Sub Unit TPP RI / RJ, Filling, Indexing (Reporting)

Wahyu Ika Yulianti A.Md RMIK

1. Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit.

2. Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda untuk setiap peranan yang berbeda.

3. Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi atas dasar fungsinya.

4. Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama.

Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di unit rekam medis tersebar di empat bagian area kerja, yaitu produksi dan filling, assembling dan analisis, koding dan indeksing, serta pelaporan. Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari pekerjaan itu sendiri.

Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih kurang. Hal ini dikarenakan Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap awal proses pembenahan-pembenahan. Selain itu jumlah pasien yang berkunjung belum terlalu banyak.

3.1.7 Tupoksi Unit REKAM MEDIK

Rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis, karena hal ini merupakan bukti tentang proses pelayanan medis kepada pasien.

Unit kerja rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi seperti di bawah ini:

1. Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan

2. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis

3. Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan rekam medis

4. Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi klinik sudah cukup dalam asuhan pasien.

5. Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu

6. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.

Selain itu, unit rekam medis mempunyai tanggung jawab dalam menjalankan tugas dan fungsinya, yaitu:

1. Menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan tersedia jika diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien

2. Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks, penyimpanan rekam medis, dan tersedianya rekam medis dari semua pasien.

3. Mengajukan usul-usul kepada Direktur RS tentang perubahan dalam isi ukuran rekam medis.

4. Membina hubungan kerja sama, baik dengan unit lain yang berhubungan langsung dengan pasien, maupun penasehat hokum dalam hal hubungan-hubungan keluar dan pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar rumah sakit.

Adapun wewenang dari unit rekam medis dalam menjalankan tugas dan fungsinya, adalah:

1. Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisisan data klinis

2. Menolak berkas rekam medik yang tidak memenuhi standar

3. Menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan rekam medik

Dalam menjalankan tugasnya, kepala unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern unit, maupun dengan unit-unit terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Analisis:

Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi I, dapat disimpulkan bahwa apa yang dikerjakan oleh staf rekam medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman UNHAS sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas pokok, fungsi, tanggung jawab, dan wewenang di atas. Namun, ada beberapa point dari tugas unit rekam medik yang seharusnya menjadi tanggungjawab, bukan tugas seperti menghadiri rapat.

Petugas di unit rekam medik dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, untuk pelaporan rekam medis kepada pihak rumah sakit masih belum tepat waktu. Hal ini dikarenakan kurangnya komunikasi antara tenaga kesehatan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirman.

3.1.8 Uraian Tugas

Setiap bagian di unit rekam medik mempunyai tugas dan peranannya masing-masing. Di antaranya:

1. Kepala Instalasi

Mengatur serta mengawasi pelaksanaan rekam medis

Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

Memberi bimbingan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

Memimpin rapat tingkat unit

Penilaian pelaksanaan tugas staf

Perencanaan pengembangan SDM unit

2. Bagian Produksi dan Filling

Pengadaan berkas rekam medik

Merakit berkas rekam medik

Menyimpan berkas rekam medik

Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan

Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik

3. Bagian Assembling dan Analisis

o Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan

o Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.

o Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan untuk dilengkapi dengan batas waktu toleransi 2-7 hari.

4. Bagian Koding dan Indeksing

Mengkode penyakit, operasi, sebab kematian sesuai ICD-10

Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit

Meranking 10 penyakit terbanyak

5. Bagian Pelaporan

o Sensus harian di tiap unit RS

o Melaporkan RL 2a per bulan ke Dinkes

o Mengambil RP setiap 3 bulan dan melaporkannya per bulan (ganti)

Analisis :

Setiap orang telah menjalankan tugas dan peranannya ini dengan baik, namun untuk pelaporan, masih sering mengalami keterlambatan. Hal ini dikarenakan masih ada keterlambatan data dari unit lain.

3.1.9 Deskripsi Kegiatan

Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, unit rekam medik memiliki kegiatan yang saling berhubungan dan harus dilakukan secara rutin dan berurutan yaitu:

Gambar 3.2. Deskripsi Kegiatan Unit Rekam Medik Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan Universitas Jenderal Soedirma

Analisis:

Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Jenderal Soedirman. Semuanya berjalan baik dan optimal, kecuali pelaporan. Seringkali pelaporan kepada pihak terkait terlambat dilakukan, karena keterlambatan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh unit lain yang berhubungan langsung dengan pasien, seperti Rawat Jalan, Rawat Inap, IRD, dan OK.

3.2 Spesifikasi SDM Unit Rekam Medik

Sumber daya manusia yang sesuai dan berkompeten sangat berpengaruh pada kinerja dan hasil kegiatan.

3.2.1 Jumlah Pegawai dan Peranannya

Di bawah ini merupakan data jumlah staf unit rekam medik berdasarkan tugas, peranan, dan latar belakang pendidikannya :

Tabel 3.3

Staf Unit Rekam Medik Berdasarkan Tugas Atau Perananya

RSGMP UNSOED PURWOKERTO

No Jabatan Status Pendidikan Jumlah

1. Kepala Instalasi Tetap S1,Ners (Keperawatan) 1

2. Bag. Produksi, Filling,Pelaporan

Kontrak D3 ( Amd,RMIK) 1

3. Bag. Assembling & Analisis, Koding & Indeksing

Kontrak D3 ( Amd ) 1

Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan sebagian besar staf dari spesifikasi rekam medis, Hanya kepala instalasi yang tidak berlatar belakang pendidikan rekam medis.

Jumlah staf pada bagian produksi dan filling serta bagisan assembling dan analisis masih kurang. Namun, karena masih baru beroprasi, maka kekurangan inin masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga sedikit terbebani dengan beban kerja yang tidak sesuai dengan jumlah SDM. Karena, dengan status operasional RSGMP UNSOED PURWOKERTO yang masih baru, maka jumlah kunjungan pasien pun belum terlalu banyak

3.2.2 Waktu Kerja

Shift kerja di unit rekam medis RSGMP UNSOED PURWOKERTO terbagi menjadi dua, yaitu shift pagi ( 07.00 – 14.00 ) dan shift sore ( 14.00 – 21.00 ). Dari segi kedisiplinan, semua staf rekam medik biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.

3.2 Kinerja Unit Rekam Medik

3.3.1 Indikator

Kinerja unit rekam medik RSGMP UNSOED PURWOKERTO dapat diukur dengan melihat indikator berikut ini :

Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah pelayanan (100%)

Waktu penyediaan dokumen rekam medik untuk pelayanan Rawat Inap, Rawat Jalan, IGD, radiologi,

Kedisiplinan (berdasarkan shift)

3.3.2 Hasil Observasi dan Analisis

Sari hasil observasi, didapatkan bahwa waktu penyediaan dokumen rekam medik untuk pelayanan di unit pelayanan umum yang terakait dengan pelayanan langsung pasien, adalah sekitar 10-15 menit sejak perawat meminta dokter rekam medik hingga staf rekam medik selesai menyiapkannya. Atau dengan kata lain telah sesuai standar yang ditetapkan.

Sedangkan untuk kelengkapan pengisian rekam medik 24jam setelah pelayanan didapatkan bahwa masih ada dokumen yang tidak lengkap, salah satunya pada bagian informed concent. Tanda tangan dokter, dan nama terang dokter yang meraqat pasien.. oleh karena itu petugas rekam medik harus mengecek kelengkapan analisa qualitatif dan quntitaftif dokumen rekam medik.

3.4 Deskripsi Fisik dan Bangunan Unit REKAM MEDIK

3.4.1 Letak Unit REKAM MEDIK

Kestrategisan letak unit rekam medis sangat penting dan berpengaruh pad keoptimalan kerja unit lain yang terkait langsung dengan rekam medik.

Analisis :

Lokasi rekam medik RSGMP UNSOED PURWOKERTO terletak di lantai 2, di apit oleh Klinik Integrasi dan Klinik Pelayanan Umum. Kondisi ini masih cukup strategis untuk memudahkan mobilitas staf dalam pengambilan dan distribusi Dokumen rekam medik ke unit-unit terkait.

3.4.2 Denah Ruangan Unit REKAM MEDIK

Dari denah dapat dilihat bahwa ruangan unit rekam medik RSGMP UNSOED PURWOKERTO belum memennuhi standar kelengkapan, seperti yang tercantuk dalam pedoman penyelenggaraan Rumah Sakit. Unit rekam medik RSGMP UNSOED PURWOKERTO hanya terdiri dari satu ruangan saja, ridak memiliki ruang filling, ruang filling atau dokumen in aktif serta ruang petugas rekam medik sendiri harunya terpisah dengan ruang penyimpanan dokumen rekam medik itu sendiri.

Desain yang diharapkan

3.4.3 Keadaan Fisik Unit REKAM MEDIK

Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit.

A. Ruang Bangunan

Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1024 Tahun2004, unit rekam medik termasuk zona dengan resiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang sesuai adalah sebagai berikut :

1. Permukaan dinding harus rata dan berwarna terang.

2. Lantai harus terbuat dari bahan yang juta, mudah dibersihkan, kedap air, berwarna terang, dan pertemuan antara lantai dengan dinding berbentuk kubus.

3. Langit – langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.

4. Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 metre, dan ambang bawah jendela minimal 1,00 meter dari lantai.

5. Ventilasi dapat menjamin aliran udara didalam kamar/ruangan dengan baik, bila ventilasi alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan penghawaan mekanis (exhauster).

6. Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai.

Analisis :

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang operasi di RSGMP UNSOED PURWOKERTO telah memenuhi standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruangan operasi mulai dari dinding lantai, ventilasi, dan lain-lain.

B. Kualitas udara, pencahayaan, suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan

Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah tidak berbau ( terutama bebas H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter) berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuranb 8 jam atau 24 jam tidak melebihi 150uh/m3, dan tidak mengandung debu abses. Selain itu, konsentrasi maksimum indeks angka kumannya harus sekkitar 200-500 Mikro-organisme per M2 Udara (CFU/m3).

Indeks pencahayaan untuk unit rekam medik minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 C, tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan 8 jam.

Analisis :

Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai standar, sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

C. Alur Pasien, Petugas, dan Peralatan

Standar Depkes RI 2007

1. Alur pasien

Pintu masuk pasien dan petugas berbeda.

2. Alur petugas

Pintu masuk dan keluar petugas melalui satu pintu

3. Alur peralatan

Pintu keluar masuknya peralatan penunjang pelayanan medis ke unit melalui satu pintu.

Analisis :

Kenyataan yang ada di unit rekam medik RSGMP UNSOED PURWOKERTO, standar ini telah dijalankan dengan baik, sehingga berpengaruh positif terhadap kelancaran pemberian pelayanan terhadap pasien.

3.4.4 Sarana dan Prasarana Unit REKAM MEDIK

Sebagai bagian dari penunjang pelayanan medis, unit rekam medik tidak memiliki peralatan medis, namun hanya memilliki peralatan-peralatan umum yang dapat menunjang proses pelayanan rekam medik. Berikut ini adalah inventaris peralatan serta sarana dan prasarana yang terdapat di unit rekam medik.

Tabel 3.4

Inventaris Sarana Prasarana Unit Rekam Medik RDGMP PURWOKERTO

Tahun 2015

No.

Peralatan Fungsi Jumlah Kondisi

1. Komputer + PC Operasional Unit 1 Baik

2. Printer - - -

3. Lemari Rak Kayu Penyimpanan Form RM yang telah digunakan

2 Baik

4. Lemari Rak Besi Penyimpanan Form RM yang telah digunakan

6 Baik

5. Kursi Operasional Unit 3 Baik

6. Meja Operasional Unit 2 Baik

7. AC Pendukung 1 buah Baik

Operasional Unit8. Telephone Operasional Unit 1 Baik

9. Buku Telusur Rekam Medik 1 Baik

10. Tracer Pengganti DRM Baik

11. ICD 10 (VO 1,2,3) Mengkode Diagnosa Penyakit

3 Baik

12. ICD 9 CM Mengkode Diagnosa Penyakit

1 Baik

13. Perverator Mengassembling DRM 1 Baik

14. Stabilo Menanda 1 Baik

15. Penggaris Untuk membuat buku telusur rekam medis

1 Baik

16. Korden Melindungi dari sinar matahari dan memperindah estetika ruangan

1 Baik

17. Bolpoin Menulis 2 Baik

18 Gunting Menggunting 1 Baik

19. Streples Menyatukan antar Formulir

1 Baik

20. Dispenser & Galon Minum 1 Baik

3.5 Kunjungan Pasien Tahun Kunjungan 2015 RSGMP Unsoed

Tabel 3.5

LAPORAN KUNJUNGAN UNIT PELAYANAN UMUM TAHUN 2015

RSGMP UNSOED PURWOKERTO

NO BULAN Jenis Pasien Total

Laki-Laki Perempuan1. JANUARI 163 266 429

2. FEBRUARI 138 219 3573. MARET 175 315 490

4. APRIL 135 301 456

5. MEI 151 304 4556. JUNI 126 264 390

7. JULI 148 232 3808. AGUSTUS 147 293 440

9. SEPTEMBER 136 295 43110. OKTOBER 177 359 536

11. NOVEMBER 178 318 496

12. DESEMBERTOTAL KUNJUNGAN 1674 3166 4840

LAPORAN KUNJUNGAN UNIT PAVILIUN SERAYU TAHUN 2015

RSGMP UNSOED PURWOKERTO

NO BULAN Jenis Pasien TotalLaki-Laki Perempuan

1. JANUARI 4 8 12

2. FEBRUARI 3 10 133. MARET 13 10 23

4. APRIL 6 18 245. MEI 3 21 24

6. JUNI 3 14 17

7. JULI 7 20 278. AGUSTUS 7 10 17

9. SEPTEMBER 6 10 16

10. OKTOBER 15 23 38

11. NOVEMBER 7 19 2612. DESEMBER

TOTAL KUNJUNGAN 74 163 237

LAPORAN KUNJUNGAN INSTALASI GAWAT DARURAT TAHUN 2015

RSGMP UNSOED PURWOKERTO

NO BULAN Jenis Pasien TotalLaki-Laki Perempuan

1. JANUARI 1 3 42. FEBRUARI 1 1 23. MARET 2 11 134. APRIL 1 4 55. MEI 6 9 156. JUNI 5 5 107. JULI 0 1 18. AGUSTUS 0 10 109. SEPTEMBER 3 6 910. OKTOBER 5 9 1411. NOVEMBER 3 11 1412. DESEMBERTOTAL KUNJUNGAN 27 70 97

LAPORAN KUNJUNGAN UNIT INTREGASI TAHUN 2015

RSGMP UNSOED PURWOKERTO

NO BULAN Jenis Pasien TotalLaki-Laki Perempuan

1. JANUARI 22 42 642. FEBRUARI 29 53 823. MARET 25 62 874. APRIL 35 101 1365. MEI 52 152 2046. JUNI 38 100 1387. JULI 34 76 1108. AGUSTUS 103 212 3159. SEPTEMBER 68 150 21810. OKTOBER 92 171 263

11. NOVEMBER 88 227 31512. DESEMBERTOTAL KUNJUNGAN 586 1346 1932

1. Kesimpulan

Masih banyak Subsistem di unit rekam medis yang harus segera di perbaiki diunit rerkam medis diantaranya adalah :

A. Tata Ruang

Bangunan dan fisik yang belum sesuai dengan peraturan yang ada

B. Sumber Daya Manusia

SDM belum sesuai standar penyelenggaraan unit rekam medik.

C. TPPRJ / TPPRJ

Belum menggunakan general consent, tempat pendaftaran yang terkesan sempit serta petugas pendaftaran harus cakap dalam berpenampilan serta berkomunikasi dengan pasien sehingga pasien akan

D. Sub Unit Assembling

Untuk subsistem assembling sudah mulai dilakukan sebatas mengurutkan formulir rekam medis tapi tanpa ada aturan resmi, untuk analisis berkas rekam medis belum mulai dilakukan mengingat kebutuhan SDM yang masih sangat kurang

E. Sub Unit Coding

Pengkodean untuk diagnosis penyakit gigi dan mulut yang di tuliskan oleh dokter dan dokter gigi dikode menggunakan ICD 10 revisi WHO tahun 2004, Tapi permasalahannya masih ada beberapa dokter gigi yang tidak menggunakan terminologi medis yang standar sehingga ketika mengkode koder mengalami kesulitan dalam menentukan kode dalam ICD 10 tersebut.

F. Sub Unit Pelaporan

Sejauh ini pelaporan yang dibuat belum rutin terbengkalai karena tidak ada SDM yang berlatar belakang pendidikan Rekam Medis.

Dan pelaporan harus dialporkan secara online ke dinkes.

G. Sub Unit Filling

Sedangkan dalam rangka untuk menstandarkan unit rekam medis yang ada beberapa perubahan telah mulai di mulai diantaranya adalah penggunaan tracer rekam medis, masih ditemukan beberapa berkas yang hilang atau terselip di nomer yang lain. Dan penambahan rak untuk dokumen rekam medis yang bertambah.

H. Pengadaan Alat dan Bahan

Beberapa alat dan bahan yang mendesak untuk kebutuhan pelaporan adalah printer, kertas dll. Perubahan beberapa redesaign formulir dengan memperhatikan beberapa kaidah desaign formulir diantaranya mulai dari penataan aspek fisik aspek anatomi dan aspek isi dari sebuah desaign formulir. Mulai memperbarui sampul rekam medis pasien agar isi didalamnya bisa lebih terjaga dengan memperhatikan aspek fisik dari sampul formulir tersebut, serta memperhatikan aspek isi di dalamnya di antara akan diberikan pembatas antara pasien rawat jalan, rawat inap, serta rawat darurat sesuai dengan peraturan WHO yang menyatakan untuk setiap formulir harus menggunakan pembatas agar membedakan riwayat dari rekam medis pasien tersebut

2.Saran

a) Tata Ruang

Perlu Penambahan ruangan untuk sub unit filling aktif dan in aktif.

b) Sumber Daya Manusia

Perlu penambahan Sumber Daya Manusia dan tenaga Rekam medis yang berlatar belakang pendidikan rekam medis.

c) TPPRJ

Perlu penambahan General Consent, Petugas Pendaftaran harus terampil dan komunikatif dalam memberikan informasi dengan menggunakan prinsip 5S ( Senyum, Salam, Sapa,Sopan,Santun) dan berpenampilan rapi.

d) Sub Unit Assembling

Perlu Penambahan Sub identifikasi formulir agar memudahkan dalam mengurutkan dan merakit berkas rekam medis.

e) Sub Unit Coding

Pengadaan ICD 9 CM, ICD 10 (vol 1,2,3) ICDA agar memudahkan dalam mengkode penyakit.

f) Sub Unit pelaporan

Rutin melaporkan data pelaporan RL1 ( Laporan Bulanan) RL 3 (Laporan Triwulan) dan Laporan Tahunan ke dinkes.

g) Sub Unit Filling

Penambahan Ruangan Filling untuk penyimpanan berkas rekam medis aktif adan inaktif, penambahan roll opack agar sestandar.

h) Pengadaan dan Alat

Penambahan plastik tracer, penambahan meja,komputer printer. Agar memudahkan kinerja petugas, efisiensi waktu pelayanan.