Upload
others
View
35
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
IMPLEMENTASI PERSURATAN ELEKTRONIK (E-SURAT) DI LINGKUNGAN
INSTITUT AGAMA KRISTEN NEGERI MANADO TAHUN 2020
PESERTA
NOVITA VANDA PALAR
MENTOR
DANIEL BERNI WOROTITJAN
BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO
BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2020
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
AMGKATAN I
JUDUL
IMPLEMENTASI PERSURATAN ELEKTRONIK (E-SURAT) DI LINGKUNGAN
INSTITUT AGAMA KRISTEN NEGERI MANADO TAHUN 2020
Oleh :
NOVITA VANDA PALAR
Telah diajukan pada tanggal 7 Oktober Tahun 2020
Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia
Coach
Sulistiawati Paita, MM
Coach
Rosdiana Madjaan, M.Pd
Mentor
Daniel B. Worotitjan, SE
Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado
Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si
NIP. 197004011993031005
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas perkenaanya kami boleh dapat
menyelesaikan laporan akhir Aksi Perubahan yang merupakan salah satu tugas dari
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2020 Balai Pendidikan
dan Pelatihan Keagamaan Manado.
Pembuatan laporan akhir Aksi Perubahan masih sesuai dengan Rancangan Aksi
Perubahan yaitu Implementasi Persuratan Elektronik (E-Surat) di lingkungan Institut
Agama Kristen Negeri Manado.
Dalam pelaksanaan pembuatan laporan akhir ini, tentu tidak terlepas dari
bantuan bimbingan dan arahan dari Mentor dan Coach serta masukan dan saran dari
Tim Kerja dan para Stakeholders, serta Ibu/Bapak Widyaiswara, dan Panitia Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas (PKP). Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terkait atas
bantuan yang telah diberikan, sehingga laporan ini bias diselesaikan dengan baik dan
lancer sesuai jadwal yang sudah direncanakan oleh Panitia Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas (PKP).
Kami berharap rencana aksi perubahan ini member manfaat dan kemudahan
bagi Institut Agama Kristen Negeri Manado dalam mengelolah persuratan melalui
aplikasi e-surat. Kami menyadari bahwa laporan akhir jauh dari kesempurnaan
sehingga perlu mendapatkan masukan untuk perbaikan lebih lanjut dalam
mengembangkan aplikasi e-surat di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado.
Manado, 29 September 2020
Peserta
Novita Vanda Palar
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................................................ v
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ................................................................................ 6
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ....................................... 6
2. Pengelolaan Budaya Kerja ................................................................................................. 8
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi .................................................................. 13
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN.................................................................................... 19
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi.............................................................. 19
2. Manfaat Aksi Perubahan .................................................................................................. 25
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ............................................................................. 26
D. KESIMPULAN ........................................................................................................................... 27
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................................... 28
PERSETUJUAN
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1 : Tim Kerja dan tugasnya..................................................................... 16
Tabel 2 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Pendek .................. 19
Tabel 3 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Menengah ............. 23
Tabel 4 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Panjang .................. 24
1
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Istilah integritas berasal dari kata Latin integer yang berarti utuh atau
lengkap. Dalam konteks ini, integritas adalah hal yang terkait dengan rasa batin
keutuhan yang dari kualitas diri manusia untuk kebaikan seperti kejujuran dan
konsistensi karakter. Maka integritas personal terkait dengan karakter-
karakterbaik yang melekat pada individu. Untuk konteks organisasi, integritas
secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang
dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan
dalam rangka mencapai terpenuhinya tugas pokok dan fungsi organisasi
(Girindra wardhana: 2012).
Pengertian Integritas Menurut Kamus Besar, pengertian integritas adalah
mutu, sifat, dan keadaan yang menggambarkan kesatuan yang utuh, sehingga
memiliki potensi dan kemampuan memancarkan kewibawaan dan kejujuran.
Dapat dikatakan integritas adalah kejujuran yang lengkap dan tidak kenal
menyerah dalam segala sesuatu yang kita katakan dan lakukan. Seorang
pemimpin yang berintegritas tidak merasa malu untuk mengakui kelemahan
dan kegagalannya dalam berkinerja. Hal itu berarti juga bahwa dia senantiasa
mengembangkan kekuatan - kekuatan yang dimilikinya agar dapat
mengkompensasi berbagai kekurangan/kelemahan dirinya. Dalam berbagai
urusan yang dihadapinya, seorang pemimpin yang berintegritas juga
bersikap straight forward terhadap orang-orang dan situasi-situasi yang
dihadapi, dan dia juga tidak berkompromi dalam hal-hal yang dipercayainya
sebagai benar.
2
Memimpin dengan integritas. Salah satu tantangan yang dihadapi oleh
kepemimpinan adalah memimpin dengan integritas. Orang-orang sungguh
ingin melihat para pemimpin mereka menjadi sumber dari nilai-nilai yang dapat
dipercaya dan juga integritas. Mereka melihat kepada para pemimpin untuk
jaminan dan keyakinan, untuk kejelasan, visi dan tujuan khususnya pada
masa- Masa yang penuh dengan ketidakpastian.
Berikut ini adalah nilai integritas dalam kepemimpinan yaitu:
1. Kejujuran
Orang yang jujur, menurut Abraham Samad akan melakukan pekerjaan
dengan benar dan tidak manipulative dalam memimpin dirinya sendiri.
Senada, Novel Baswedan juga mengatakan, ketika orang memiliki integritas
dan kejujuran yang dipegang teguh, dia akan tetap konsisten pada jalan
kebaikan dan berusaha mendahulukan apa yang menjadi cita-cita bersama
2. Keadilan
Sosok pemimpin yang memiliki integritas akan berusaha untuk bersikap adil
dan tidak diskriminatif terhadap orang – orang yang dipimpinnya
3. Kepedulian
Sebagaimana integritas dimaknai sebagai salah satu kemampuan
spiritualitas moral, nilai ini menurut Abraham Samad juga mengajak
pemimpin untuk memiliki sensitifitas kemanusiaan dan juga rasa empati.
Novel pun berpandangan demikian. Seorang pemimpin menurutnya perlu
untuk membangun akhlak dan karakter yang kuat. Hal itu yang akan
membuatnya peduli terhadap orang lain
3
4. Disiplin
Integritas seseorang juga tampak ketika mereka bisa taat pada pada aturan
yang sudah disepakati bersama. Pasalnya, pemimpin bukan sosok yang
bebas dari aturan. Justru, sosok pemimpin dituntut untuk bias menjadi role
model di mana pun dia berada
5. Tanggungjawab
Sosok pemimpin yang memiliki integritas akan bertanggungjawab terhadap
setiap tugas yang dipercayakan kepadanya
6. Kemandirian
Integritas juga menyangkut sejauh mana seseorang berani untuk
mengambil keputusan tanpa intervensi dari pihak manapun dan tanpa
diarahkan
7. Keberanian
Berani mencegah orang untuk melakukan niat jahat adalahsesuatu yang
juga harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Orang yang jujur tetapi tidak
memiliki keberanian, orang itu kemungkinan tidak akan bias jujur. Sudah
semestinya orang yang jujur dalam segala hal, apapun masalah yang
terjadi, dia tetap berani untuk tetap jujur. Untuk melakukan itu, seorang
pemimpin perlu keberanian dan pembiasaan
8. Kerja Keras
Pemimpin yang punya integritas, tidakakan mengambil jalan pintas untuk
mencapai tujuan. Tidak ada sesuatu yang bias didapat dengan mudah.
Menurut Abraham Samad, ketika seorang pemimpin punya pikiran yang
instan tanpa kerja keras, pemimpin tersebut punya potensi untuk menjadi
koruptor
4
9. Kesederhanaan
Nilai ini menjadi sesuatu yang sangat mutlak untuk dimiliki oleh seorang
pemimpin. Jika tidak sederhana, seorang pemimpin punya potensi bersikap
serakah dan berujung pada tindakan korupsi
Implementasi nilai-nilai integritas pada setiap organisasi akan sangat
tergantung dari bagaimana para pejabat/pegawai menyikapi dan menjadikan
nilai-nilai tersebut sebagai motivasi kerja.Sedangkan aspek akuntabilitas kinerja
dalam suatu organisasi/kantor pada dasarnya adalah adanya
pertanggungjawaban dari suatu kegiatan/kerja dan berorientasi pada hasil yang
harus diketahui oleh seluruh pejabat/ pegawai. Tanggungjawab tersebut
merupakan kewajiban bersama dengan konsekuensi tertentu sesuai kebijakan
atau regulasi yang berlaku
Pada Rancangan Aksi Perubahan perlu dengan segera memanfaatkan
kemajuan teknologi yang saat ini sedang berkembang dengan pesatnya. Salah
satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, yaitu dengan
menggunakan system aplikasi persuratan elektronik pada Institut Agama
Kristen Negeri Manado. Dengan rencana aksi perubahan ini juga untuk
mempermudah kegiatan surat menyurat serta dapat meningkatkan efisiensi
kerja demi kemudahan dalam mengimplementasikan Rancangan Rencana Aksi
ini maka perlu diatur tahapan waktu kegiatan yaitu tujuan jangka pendek, tujuan
jangka menengah dan tujuan jangka Panjang.
Adapun proses implementasi persuratan elektronik dimulai dari konsultasi
terlebih dahulu dengan atasan langsung,dalam hal ini menjadi mentor pada
Rancangan Aksi Perubahan, para Pimpinan terkait, dan Tim Kerja terkait
permasalahan, yang terjadi saat ini yaitu lambatnya surat yang diterima oleh
pimpinan, terhambatnya proses disposisi, sulitnya melacak surat masuk/keluar
karena membutuhkan waktu yang lama sehingga belum efisien yang
membutuhkan perubahan yang harus dilakukan pada Intitut Agama Kristen
Negeri Manado khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Bagian
Umum dan Keuangan Biro AUAK dengan memanfaatkan kemajuan teknologi
dengan membuat aplikasi surat elektronik.
5
Dalam pelaksanaan proses pengelolaan surat dengan cara yang lama
yaitu cara konvensional dan manual. Yang mana untuk era yang serba digital
seperti saat ini, mungkin bias dikatakan kurang seimbang. Karena dengan
volume dan intensitas persuratan yang semakin lama semakin tinggi yang juga
menuntut kecepatan dan ketepatan waktu sehingga menimbulkan kendala /
permasalahan yaitu :
1. Rumitnya Pengarsipan
Prinsip penyimpanan suatu arsip dilandasi beberapa ketentuan yakni
keamanan, keawetan dan keefisien pengelolaan. Jika dalam pengarsipan
kita mengalami kesulitan maka dapat menyebabkan kendala dalam proses
pencarian arsip
Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya
isutersebut, antara lain :
1) Pengklasifikasian surat yang berbeda
2) Keberadaan surat
3) Belum optimalnya penataan surat
4) Kemananan dan kerahasiaan arsip
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya:
1) Jika dalam pengklasifikasian kode surat yang berbeda beda padahal
maskud surat sama maka akan sulit dalam pencarian surat yang
dimaksud
2) Keberadaan surat yang tidak terkontrol posisi surat berada, siapa yang
buat dan sebagainya akan mengakibatkan kesulitan dalam pengarsipan
6
3) Kesulitan dalam pencarian arsip, karena penataan diperuntukan agar
supaya arsip teratur dan tertata dengan rapi sehingga mempermuda
dalam pencarian.
Keselamatan dan kemananan serta kerahasiaan surat kurang
diperhatikan dikarenakan hanya tertumpuk dan bercampur dengan
dokumen yang lain
2. Kerusakan Arsip
Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya
isu tersebut, antara lain:
1) Unsur kertas
2) Unsur tinta
3) Kondisi Lingkungan dimana arsip itu disimpan
4) Rentan terhadap Serangga dan jamur
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya:
1) Kertas dengan kualitas buruk juga dapat menyebabkan kerusakan pada
arsip.
2) Kualitas tinta yang digunakan dalam menulis / pengetikan menyebabkan
kerusakan arsip.
3) Lingkungan / tempat penyimpanan yang lembab tidak mendukun
keawetan arsip sehingga menyebabkan arsip muda rusak;
4) Arsip dapat dengan mudah rusak dikarenakan dimakan serangga dan
tumbuhan jamur yg tumbuh pada kertas arsip
3. Tidak bisa Monitoring Surat
Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu,
yaitu:
7
1. Menunggu proses Disposisi Surat dari pimpinan
2. Status Keberadaan surat
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya :
1) Menunggu pimpinan harus berada di kantor agar surat dapat di disposisi;
2) Tidak bisa memonitoring keberadaan surat apakah surat yang di serahkan
ke yang terkait sudah dibaca atau belum dan berada dimana surat itu
setelah disposisi dari pimpinan
Terkait dengan Rancangan Aksi Perubahan disebutkan bahwa dalam
implementasi aksi perubahan ini memerlukan 3 tahapan yaitu :
1. Tujuan Jangka Pendek
Target waktu yang diberikan selama 2 bulan(3 Agustus.d.01 Oktober 2020)
dengan capaian yang dilakukan :
a. Konsultasi Rancangan aksi perubahan terkait aplikasi dan pendanaan
dengan KabagUmum dan Keuangan sebagai Mentor
b. Konsultasi Rancangan Aksi Perubahan terkait aplikasi dan pendanaan
dengan Rektor dan Kepala Biro AUAK
c. Mengadakan Rapat Tim Kerja dengan agenda rapat Merancang aksi
perubahan berupa aplikasi e-surat
d. Membuat gambaran alur disposisi surat untuk diterapkan pada aplikasi e-
surat
e. Memonitoring pembuatan aplikasi e-surat
f. Uji coba Aplikasi e-surat Bersama Tim Kerja, Mentor dan pengelola surat
2. Tujuan Jangka Menengah
Target waktu 6 bulan (1 Oktober 2020 s.d. 1 April 2021) dengan capaian yang
harus dilakukan:
8
a. Mensosialisasikan pentingnya serta kegunaan aplikasi persuratan
elektronik di lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado, dan
mengharapkan penerapan aplikasi ini dapat bermanfaat dan diterima
serta terus digunakan sampai seterusnya
b. Penguatan system Aplikasi e- surat
3. Tujuan Jangka Panjang
Target waktu 1 Tahun dengan capaian yang akan dilakukan:
a. Memonitoring pelaksanaan penggunaan aplikasi e-surat
b. Mengevaluasi pelaksanaan penggunaan e-surat
c. Mengembangkan aplikasi e-surat
Realisasi implementasi aksi perubahan pada 3 tahapan yang
dilaksanakan Bersama dengan Tim Kerja sesuai dengan Surat Keputusan
Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado Nomor 545 Tahun 2020 tanggal 3
Agustus 2020 tentang Penetapan Tim Kerja Rancangan Akasi Perubahan, yang
bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan dengan tetap menjalin komunikasi
dan koordinasi dengan pimpinan dan para Stakerholders.
Adapun terkait aspek akuntabilitas kinerja, karena memang Rancangan
Aksi Perubahan ini berorientasi pada hasil yang harus dipertanggungjawabkan dan
menjadi kewajiban bersama, maka Tim Kerja bertugas dengan semaksimal
mungkin guna tercapainya tujuan aksi perubahan ini.
Tentunya dalam membangun integritas dan akuntabilitas kinerja
organisasi, khususnya terkait dengan implementasi aksi perubahan ada tantangan
dan hambatan yang ditemui yaitu ketersediaan anggaran pengadaan aplikasi
untuk tahun ini belum tersedia serta.
2. Pengelolaan Budaya Kerja
Budaya kerja merupakan budaya (nilai-nilai yang telah menjadi
kebiasaan) yang dikaitkan dengan mutu atau kualitas kerja dimana suatu
keberhasilan kerja, berakar pada nilai-nilai yang dimiliki dan perilaku yang
menjadi kebiasaannya.
9
Menyikapi Lahirnya 5 Budaya Kerja Kementerian Agama RI, untuk
menjawab keinginan yang ingin mengembalikan citra dan kepercayaan baik
Kementerian Agama dimata public dengan dibuktikan dengan kinerja yang
baik. Maka upaya pelayanan kepada public berbasis akuntabilitas dan
transparansi harus didukung oleh pelayanan yang ikhlas dari seluruh pegawai
Kementerian Agama khususnya Pegawai Negeri Sipil yang ada dilingkungan
Institut Agama Kristen Negeri Manado dituntut harus memiliki budaya kerja
tersebut.
Untuk memperbaiki budaya kerja yang baik membutuhkan waktu
bertahun-tahun untuk merubahnya, maka itu perlu adanya pembenahan-
pembenahan yang dimulai dari sikap dan tingkah laku pemimpinnya kemudian
diikuti para bawahannya, terbentuknya budaya kerja diawali tingkat kesadaran
pemimpin atau pejabat yang ditunjuk dimana besarnya hubungan antara
pemimpin dengan bawahannya sehingga akan menentukan suatu cara
tersendiri apa yang dijalankan dalam perangkat satuan kerja atau organisasi.
Maka dalam hal ini budaya kerja terbentuk dalam satuan kerja atau
organisasi itu berdiri, artinya pembentukan budaya kerja terjadi ketika
lingkungan kerja atau organisasi belajar dalam menghadapi permasalahan,
baik yang menyangkut masalah organisasi.
Bukan rahasia umum lagi bila sekarang banyak orang menilai kinerja
suatu Instansi Pemerintah sangat rendah yang dibuktikan dengan tingkat
disiplin pegawai. Budaya kerja merupakan hal yang tidak nyata, tetapi hal
tersebut bias ditunjukkan dari sikap dan perilaku dalam komunitas organisasi
atau lembaga tersebut. Budaya Kerja sangat berpengaruh terhadap kwalitas
pekerjaan yang dijalani.
Sosialisasi peraturan – peraturan yang ada dilingkunganUnit Kerja agar
tercipta Pola pikir individu yang sesuai dengan nilai-nilai yang dikembangkan
dalam suatu organisasi sehingga tujuan suatu instansi dapat tercapai.
10
Beratnya tuntutan reformasi birokrasi yang dirasakan merupakan salah
satu akibat belum sepenuhnya timbul kesadaran diri para insan PNS untuk
merubah pola pikir dan budaya kerjanya. Kesadaran untuk berubah inilah yang
merupakan kunci dari perubahan itu sendiri. Dengan kesadaran itulah
seseorang akan menata ulang prioritasnya dan melakukan penyesuaian-
penyesuaian untuk mengikuti perubahan ritme pekerjaan sehingga sedikit
banyak pola pikir dan budaya kerja ikut berubah. Kesadaran merupakan
anugerah Tuhan Yang Maha Esa yang bergerak dari hati sanubari manusia.
Oleh karena itu perlu doa dan upaya dari yang bersangkutan untuk
menggerakkannya.
Peningkatan budaya kerja kearah yang lebih baik tentunya sangat
diperlukan didalam organisasi pemerintah. Ada beberapa faktor atau unsur
yang dapat mempengaruhi budaya kerja, antara lain :
1. Kepemimpinan; Kepemimpinan memegang peran yang penting dalam suatu
organisasi. Pemimpin yang dapat memberikan teladan yang baik akan
dicontoh oleh aparaturnya dan diharapkan organisasi tersebut akan menjadi
baik pula. Demikian pula sebaliknya, bila pemimpin tidak bias member
contoh yang baik, maka jalannya organisasi juga akan menjadi tidak baik;
2. Hukum; merupakan dasar dari suatu organisasi untuk melakukan
eksistensinya, tidak peduli apakah organisasi tersebut merupakan
organisasi Negara atau organisasi masyarakat yang hanya memilki jumlah
anggota yang kecil. Dengan hokum maka bentuk organisasi tersebut
menjadi jelas, dan kemudian tatanan dan jalannya organisasi juga memiliki
dasar yang jelas.
3. Teknologi; merupakan unsure luar yang dipergunakan secara langsung oleh
organisasi dalam beraktivitas. Dengan teknologi maka kerja organisasi akan
menjadi semakin baik, dan pada akhirnya budaya organisasi juga akan
berubah karena teknologi yang digunakan menghendaki hal yang demikian.
11
4. Reward and punishment; merupakan hal yang berpengaruh secara
langsung pada aparatnya. Dengan reward yang memadai maka aparat
akan tenang dalam bekerja, bahkan dengan reward yang jelas maka
budaya-budaya baru dapat dibentuk. Demikian pula dengan punishment .
Unsur ini merupakan penjaga bagi organisasi secara umum dan aparatur
secara khusus untuk bekerja berdasarkan aturan yang ada. Bila aturan
tersebut dilanggar maka punishment segera menanti. Dengan
pengaturan punishment yang jelas, maka budaya kerja dapat dirubah
5. Politik merupakan unsur yang seharusnya tidak berpengaruh pada aparatur
Negara, tetapi ketika demokrasi mulai menjadi dasar dan dijalankan dengan
konsekuen, maka sebagian dari organisasi harus bisa “diserahkan” kepada
tokoh politik. Tokoh ini mungkin saja membawa perubahan pada budaya
kerja bagi aparatur, tetapi bias saja tidak terjadi perubahan apa-apa
Budaya Kerja akan menjadi kenyataan melalui proses Panjang karena
perubahan nilai-nlai lama menjadi nilai-nilai baru akan memakan waktu untuk
menjadi kebiasaan dan tak henti-hentinya terus melakukan penyempurnaan
dan perbaikan.
Komponen-komponenbudaya kerja menurut (Ndraha, 2005:209) :
1. Anggapan dasar tentang kerja
2. Sikap terhadap pekerjaan
3. Perilaku Ketika bekerja
4. Lingkungan kerja dan alat kerja
5. Etos Kerja
12
Budaya kerja merupakan komitmen organisasi yang luas dalam upaya
membangun sumberdaya manusia, proses kerja dan hasil kerja yang lebih
baik, untuk mencapai tingkat kualitas yang lebih baik diharapkan bersumber
dari perilaku individu yang terkait dalam organisasi kerja itu sendiri. Setiap
fungsi atau proses kerja mempunyai perbedaan cara kerja yang berakibatkan
berbeda nilai-nilai yang cocok untuk diambil dalam kerangka kerja organisasi.
Manfaat budaya kerja bagi instansi menurut Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 39 Tahun
2012 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja, antara lain:
1. Meningkatkan kerjasama antar individu, antar kelompok dan antar unit
kerja;
2. Meningkatkan koordinasi sebagai akibat adanya kerjasama yang baik antar
individu, antar kelompok dan antar unit kerja;
3. Mengefektifkan integrasi, sinkronisasi, keselarasan dan dinamika yang
terjadi dalam organisasi;
4. Memperlancar komunikasi dan hubungan kerja;
5. Menumbuhkan kepemimpinan yang partisipatif;
6. Mengeliminasi hambatan-hambatan psikologis dan kultural; dan
7. Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga dapat
mendorong kreativitas pegawai.
Terkait dengan implementasi aksi perubahan dalam konteks iniakan
dipengaruhi juga oleh budaya kerja organisasi. Kondisi Pandemi Covid 19 yang
melanda hamper seluruh negara yang ada terlebih khusus yang melanda
negara kita dan mulai berdampak pada awal Maret 2020 merubah semua pola
kerja yang sudah ada dan berjalan selama ini khususnya pada bagian Umum
dan Kepegawaian Bagian Umum dan Keuangan Biro AUAK Institut Agama
Kristen Negeri Manado terkait pengelolaan surat menyurat baik surat masuk
dan surat keluar yang memang sebelum pandemic covid 19 melanda, alur
proses persuratan di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado masih
menggunakan cara yang lama atau manual sehingga banyak kesulitan yang
didapati yang mana para pegawai harus bekerja dari rumah akan tetapi jika
13
ada surat yang masuk atau ada surat – surat yang harus di tindaklanjuti proses
disposisi sampai dengan penandatangan surat maka harus dilakukan di kantor
dengan proses yang pasti akan terlambat karena semua pegawai harus
bekerja dari rumah. Walaupun banyak ditemui kendala dan permasalahan
terkait disposisi surat dan penyimpanan arsip surat.
Berkenaan dengan pengelolaan budaya kerja, khususnya jika
dilihat dari aspek profesionalitas, inovasi, tanggungjawab, dan keteladanan
selama implementasi aksi perubahan oleh Tim Kerja pada kurun waktu 3
Agustus sd 01 Oktober 2020, ada beberapa hal yang dapat disampaikan:
1. Mengawali dengan Rapat Tim Kerja dengan agenda rapat merancang aksi
perubahan berupa menciptakan aplikasi persuratan elektronik, sesuai
dengan alur/gambaran disposisi surat. Pertemuan rapat tersebut
dilaksanakan secara luring tentunya tetap memperhatikan Protokol
Pencegahan Penularan Covid-19.
2. Proses persiapan pembuatan aplikasi cukup lancer walaupun di tengah-
tengah rutinitas pekerjaan yang sangat padat Tim Kerja bias melaksanakan
tugas Tim dengan baik dan dengan saling member dukungan motivasi.
3. Pada proses pembuatan aplikasi dilihat dari kurun waktu yang diberikan
hanya selama 2 bulan memang merupakan waktu yang sangat singkat
untuk mengimplementasikan rancangan aksi perubahan berupa
menciptakan aplikasi persuratan elektronik, ditambah dengan beban kerja
dari masing-masing pegawai yang menuntut harus diselesaikan tepat waktu
sehingga menjadi hambatan/halangan dalam proses pembuatan aplikasi.
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Menurut Nazir Harjanto ( 2002 ) menyatakan jejaring kerja sebagai wadah
baik formal maupun informal yang memfasilitasi pertemuan kelompok atau
komunikasi diantara pihak-pihak yang berkepentingan untuk menemukan
pemecahan masalah dan kebutuhan informasi untuk kepentingan semua pihak.
Membangun jejaring kerja (kemitraan) pada hakekatnya adalah sebuah proses
membangun komunikasi atau hubungan, berbagi ide, informasi dan
sumberdaya atas dasar saling percaya (trust) dan saling menguntungkan
14
diantara pihak-pihak yang bermitra yang dituangkan dalam bentuk nota
kesepahaman atau kesepakatan guna mencapai kesuksesan bersama yang
lebih besar. Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa membangun Jejaring
Kerja (kemitraan) dapat dilakukan jika pihak-pihak yang bermitra memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1. Ada dua pihak atau lebih organisasi/lembaga
2. Memiliki kesamaan visi dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.
3. Ada kesepakatan/kesepahaman
4. Saling percaya dan membutuhkan
5. Komitmen bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar
Adapun Prinsip Membangun jejaring kerja yaitu :
1. Kesamaan visi-misi; Kemitraan hendaknya dibangun atas dasar kesamaan
visi dan misi dan tujuan organisasi. Kesamaan dalam visi dan misi menjadi
motivasi dan perekat pola kemitraan. Dua atau lebih lembaga dapat
bersinergi untuk mencapai tujuan yang sama.
2. Kepercayaan (trust); Setelah ada kesamaan visi dan misi maka prinsip
berikutnya yang tidak kalah penting adalah adanya rasa saling percaya
antar pihak yang bermitra. Oleh karena itu kepercayaan adalah modal dasar
membangun jejaring dan kemitraan. Untuk dapat dipercaya maka
komunikasi yang dibangun harus dilandasi itikad (niat) yang baik dan
menjunjung tinggi kejujuran
3. Saling menguntungkan; Asas saling menguntungkan merupakan fondasi
yang kuat dalam membangun kemitraan. Jika dalam bermitra ada salah
satu pihak yang merasa dirugikan, merasa tidak mendapat manfaat lebih,
maka akan menggangu keharmonisan dalam bekerja sama. Antara pihak
yang bermitra harus saling memberikontribusi sesuai peran masing-masing
dan merasa diuntungkan.
15
4. Efisiensi dan efektivitas; Dengan mensinergikan beberapa sumber untuk
mencapai tujuan yang sama diharapkan mampu meningkatkan efisiensi
waktu, biaya dan tanaga. Efisiensi tersebut tentu saja tidak mengurangi
kualitas proses dan hasil. Justru sebaliknya dapat meningkatkan kualitas
proses dan produk yang dicapai. Tingkat efektifitas pencapaian tujuan
menjadi lebih tinggi jika proses kerja kita melibatkan mitra kerja. Dengan
kemitraan dapat dicapai kesepakatan-kesepakatan dari pihak yang bermitra
tentang siapa melakukan apa sehingga pencapaian tujuan menjadi lebih
efektif.
5. Komunikasi timbal balik; Komunikasi timbal balik atas dasar saling
menghargai satu sama lain merupakan fondamen dalam membangun
kerjasama. Tanpa komunikasi timbal balik maka akan terjadi dominasi satu
terhadap yang lainnya yang dapat merusak hubungan yang sudah
dibangun.
6. Komitmen yang kuat; Jejaring Kerja sama akan terbangun dengan kuat dan
permanen jika ada komitmen satu sama lain terhadap kesepakatan-
kesepakatan yang dibuat bersama
Sedangkan Kolaborasi adalah proses yang mendasar dari bentuk kerjasama
yang melahirkan kepercayaan, integritas dan terobosan melalui pencapaian
konsensus, kepemilikan dan keterpaduan pada semua aspek
organisasi.Kolaborasi adalah pendekatan utama yang akan
menggantikan pendekatan hirarki pada prinsip-prinsip pengorganisasian untuk
memimpin dan mengelola lingkungan kerja.
Kolaborasi bukanlah sebuah program yang secara teknis untuk memecahkan
masalah, tetapi merupakan perubahan total cara bekerja bersama. Artinya
bersama-sama memikirkan dan saling berperilaku baik terhadap satu sama lain
Dalam konteks tugas sesuai Rancangan Aksi Perubahan, dengan kondisi saat
Pandemi Covid 19 dan dalam kondisi beban kerja yang banyak, maka konsentrasi
tugas dalam rentang waktu Agustus s.d Oktober 2020 adalah bagaimana
mengoptimalkan Tim Kerja, para Stakeholders internal dan eksternal.
16
Tim Kerja menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberikan sesuai
dengan Surat Keputusan Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado tentang
Pembentukan Tim Kerja Aksi Perubahan yang terdiri dari Atasan Langsung Kabag
Umum dan Keuangan sebagai Mentor, Project Leader, Tim IT berjumlah 2 orang,
Tim Administrasi berjumlah 3 orang. Yang mengawal proses implementasi aksi
perubahan ini sejak awal (jangka pendek) sampai dengan selesainya tugas pada
jangka panjang nanti (Agustus 2021). Adapun uraian tugas dari Tim Kerja
Tabel 1
Susunan Tim Kerja dan UraianTugas
No Nama Jabatan Tugas
1 Dr. Jeane M. Tulung,
S.Th.,M.Pd
Pengarah Memberikan arahan,
motivasi dan dukungan
kepada Peserta
2 Ventje A. Politon, M.Pd Penanggungjawab Memberikan arahan,
motivasi dan dukungan
kepada Peserta
3 Daniel B. Worotitjan, SE Mentor Memberikan bimbingan
dan arahan serta
konseling kepada
peserta diklat (Project
Leader) serta
dukungan dalam
pendayagunaan
seluruh potensi sumber
daya yang diperlukan
dalam melakukan
implementasi aksi
perubahan pada
instansi, memberikan
17
kesepakatan dan
persetujuan atas
proposal aksi
perubahan yang
diajukan oleh peserta,
memberikan fasilitas
sarana dan prasarana
baik sumber daya
manusia maupun
pendanaan, dan
memantau jalannya
aksi perubahan yang
dilakukan oleh peserta
diklat
4 Novita V. Palar, SE.,MAP Project Leader Bertanggungjawab
terhadap seluruh
tahapan aksi
perubahan dan
kesuksesan aksi
perubahan
5
6
Sulistiawati Paita, MM
Rosdiana Madjaan, M.Pd
Coach 1
Coach 2
Memberikan bimbingan
dan arahan, masukan
serta konseling kepada
(Project Leader) selama
pembimbingan aksi
perubahan berlangsung
guna mensukseskan
pelaksanaan aksi
perubahan
7
8
Cristo Mende ST
SaifWinokan, SE
Tim IT Merancang dan
mendesain aplikasi
18
Persuratan Elektronik,
serta membantu
peserta diklat (Project
Leader)
mensosialisasikan
penggunaan aplikasi
9
10
11
Tirsa Y. Lengkong,
S.Pd.K
JelinaLumempow, S.Pd.K
Lexi Ombong,
S.Th.,M.Mis
Tim Administrasi Melakukan kegiatan
administrasi Tata
Persuratan mulai dari
membuat konsep usul
penerbitan Surat
Keputusan Tim Aksi
Perubahan, Undangan,
Daftar Hadir,
pembuatan Baliho,
Dokumentasi dan
bahan yang diperlukan
Selanjutnya para Stakeholdres adalah para pejabat/pegawai baik di internal
Biro AUAK dan Internal Para Dekandari masing-masing Fakultas, Direktur
Pascasarjana dan Para Ketua Lembaga yang mendukung implementasi aksi
perubahan sejak jangka pendek sampai jangka panjang.
19
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Rencana Aksi Perubahan tentang Implementasi Persuratan Elektronik (e-
surat) di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado, di bagi menjadi 3
Tahapan dengan rincian yaitu:
Tabel 2
Tahapan Jangka Pendek Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)
No Ruang Lingkup/ Kegiatan
Tahapan/Milestone Target
Waktu Capaian/Output
1 Persetujuan
Rancangan aksi
perubahan
1. Konsultasi dan
koordinasi dengan
atasan langsung
(Mentor)
2. Presentasi Tujuan,
manfaat dan
rencana aksi
3. Memberikan
Konsep Susunan
Tim Kerja beserta
uraian tugas dari
masing-masing Tim
Kerja
Juli 2020 1. Terlaksananya
konsultasi dan
koordinasi
dengan Mentor
2. Persetujuan dan
dukungan
Rencana
AksiPerubahan
3. Persetujuan
konsep/draft
Susunan Tim
Kerja
2 Pembentukan
Tim Kerja
Rancangan Aksi
Perubahan
1. Membuat
konsep/draft SK
Tim Kerja RAP
2. Pembagian
Tugas kepada
masing-masing
Tim Kerja
3. Melaksanakan
Agustus
2020
1. SK Rektor
tentang
Penetapan Tim
Kerja
Rancangan
Aksi Perubahan
2. Hasil Rapat Tim
Kerja
20
rapat persiapan
dengan Tim Kerja
4. Membuat
gambaran
alur/skema
disposisi surat
pada aplikasi e-
surat
3 Rapat
Mengadakan
monitoring
evaluasi
Pelaksanaan
pembuatan
aplikasi
1. Proses
Perancangan dan
desain aplikasi,
pembuatan
desain tampilan
dan entry data
2. Evaluasi desain
tampilan
3. Uji Coba
Penggunaan
Aplikasi Tahap I
Agustus
s.d.Oktober
2020
Sosialisasi
Pengoperasian
aplikasi e-surat
Bersama Tim kerja,
Mentor, dan
pelaksana
pengelola surat
4 Koordinasi
dengan para
Dekan dan Ketua
Lembaga tentang
Implementasi
Persuratan
Elektronik (e-
surat)
Mendapat saran dan
usul terkait
kegunaan aplikasi e-
surat
September
2020
Notulen dan
dokumentasi
Pada tahap jangka pendek dimulai pada bulan Juli tahun 2020 dengan
tahapan dan rincian sebagai berikut:
1. Mengadakan konsultasi Anggaran dan Rancangan Aksi Perubahan dengan
atasan langsung yang menjadi Mentor
21
2. Memilih dan membentuk Tim Kerja dalam mengimplementasikan
persuratan elektronik dilingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado
sekaligus mengadakan pertemuan setelah disetujuinya Tim Kerja dengan
Surat Keputusan Rektor Nomor 545 Tahun 2020 tanggal 3 Agustus 2020
tentang Penetapan Tim Kerja Rancangan Aksi Perubahan dengan agenda
rapat Pembagian Tugas Tim, Perancangan dan desain aplikasi
3. Memonitoring pelaksanaan pembuatan aplikasi, Pada proses pembuatan
aplikasi dilihat dari kurun waktu yang diberikan selama 2 bulan memang
merupakan waktu yang sangat singkat untuk menciptakan aplikasi
persuratan elektronik, ditambah dengan beban kerja dari masing-masing
pegawai yang menuntut harus diselesaikan tepat waktu sehingga menjadi
hambatan/halangan dalam proses pembuatan aplikasi.
4. Uji coba aplikasi Bersama Tim Kerja, Mentor dan pengelola surat pada
tanggal 01 September 2020 Dikarenakan dalam ujicoba tersebut masih ada
kendala maka perlu dilakukan penyempurnaan karena masih terdapat
beberapa kekurangan yang perlu ditambahkan dan diperbaiki pada saat
pengembangan aplikasi nanti.
5. Dukungan anggaran dalam implementasi aksi perubahan ini juga sangat
dibutuhkan, khususnya terkait rapat-rapat pembahasan yang harus
dilaksanakan, penganggaran pembuatan aplikasi online sampai dengan
pengembangan aplikasi pada tahun 2021.
Capaian hasil pada tahap jangka pendek sebagai berikut:
1. Seminar Rancangan Aksi Perubahan (RAP)
Diawali dengan seminar rancangan aksi perubahan pada tanggal 30 Juli 2020
secara virtual dengan penguji Rahmat Domu, S.Pd., M.Si Widyaiswara Ahli
Madya dan Coach Sulistiawati Paita, MM, Widyaiswara Muda. Seminar
Rancangan Aksi Perubahan berjalan dengan sangat baik dengan adanya
dukungan dari Mentor (Kabag Umum dan Keuangan) Daniel Berni Worotitjan,
SE yang sangat mendukung Rancangan Aksi Perubahan pada Institut Agama
Kristen Negeri Manado. Namun pada seminar ini ada catatan perubahan dari
22
penguji dimana harus menambahkan lagi Tahapan/Milesstone pada proses
capaian rancangan aksi perubahan.
2. Implementasi Aksi Perubahan (IAP) dilaksanakan pasca Seminar RAP seiring
awal mulainya off class Project Leader yang dimulai pada 03 Agustus2020
sampai dengan 01 Oktober 2020
3. Khusus untuk capaian hasil kinerja pada tahap implementasi aksi perubahan
sesuai dengan jadwal pada jangka pendek, yaitu :
a. Persetujuan RAP, dengan tahapan :
1. Konsultasi dan koordinasi dengan Mentor
2. Presentasi Tujuan, manfaat dan rencanaaksi
3. Memberikan Konsep Susunan Tim Kerja beserta uraian tugas dari
masing-masing Tim Kerja
b. Pembentukan Tim Kerja
1. Membuat konsep/draft SK Tim Kerja RAP
2. PembagianTugas kepada masing-masing Tim Kerja
3. Melaksanakan rapat persiapan dengan Tim Kerja
4. Membuat gambaran alur disposisi Surat pada aplikasi e-surat
c. Memonitoring Pelaksanaan pembuatan aplikasi
1. Proses Perancangan dan desain aplikasi
2. Uji Coba Penggunaan Aplikasi
d. Koordinasi dengan para Dekan dan Ketua Lembaga tentang Implementasi
Persuratan Elektronik (e-surat) dengan capaian tahapan Mendapat saran
dan usul terkait kegunaan aplikasi e-surat
23
Tabel 3
Tahapan Jangka Menengah Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)
No Ruang Lingkup/ Kegiatan
Tahapan/Milestone Target Waktu Capaian/Output
1 Sosialisasi Penggunaan
Persuratan Elektronik (e-
surat)
1. Mengundang
para pimpinan
di masing-
masing
fakultas, dan
Lembaga serta
pengelola surat
2. Menerima
masukan dan
kritikan terkait
penggunaan
aplikasi
November 2020 Laporan
Kegiatan
Sosialisasi
Pada tahap jangka menengah direncanakanakan akan diadakan Sosialisasi
Penggunaan Persuratan elektronik (e-surat) pada bulan November 2020 dengan
tahapan kegiatan :
1. Mengundang para pimpinan dimasing-masing fakultas dan Lembaga serta
pengelola surat untuk mengikuti sosialisasi penggunaan aplikasi dengan maksud
dari rencana aksi perubahan adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi
yang saat ini sedang berkembang dengan pesatnya. Salah satunya dengan
memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan system
aplikasi persuratan elektronik pada Institut Agama Kristen Negeri Manado. Dengan
rencana aksi perubahan ini juga untuk mempermudah kegiatan surat menyurat serta
dapat meningkatkan efisiensi kerja
2. Menerima masukan dan kritik pembuatan aplikasi. Kritik dan saran sangatlah
dibutuhkan guna memperbaiki dan menyempurnakan aplikasi yang ada
24
Tabel 4
Tahapan Jangka Panjang Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)
No Ruang Lingkup/ Kegiatan
Tahapan/Milestone Target Waktu Capaian/Output
1 Memonitoring pelaksanaan
penggunaan persuratan
elektronik
Mengusulkan
Pengembangan
aplikasi e-surat
Desember 2020 Pengembangan
aplikasi e-surat
2 Mengevaluasi pelaksanaan
penggunaan persuratan
elektronik
Monitoring
kendala/permasalan
pada penggunaan
aplikasi
Desember 2020
s.d.Desember
2021
Laporan
penggunaan
aplikasi e-surat
Pada tahap ini perlu adanya monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan
penggunaan persuratan elektronik, monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi
yang perlu dilaksanakan setiap hari selama pengoperasian aplikasi. Dari
pelaksanaan tersebut mungkin dapat terlihat masalah yang nantiakan muncul
sehingga perlu melakukan inventarisasi kendala-kendala yang ada, dengan begitu
perlu diadakan rapat evaluasi yang melibatkan operator, tim teknis dan Project
Leader.
Adapun rencana kegiatan yang dilaksanakan dalam evaluasi penggunaan
aplikasi ini adalah:
- Menyiapkan data permasalahan.
- Rapat pembahasan evaluasi
Dengan demikian usulan pengembangan aplikasi dapat disampaikan
kepada pimpinan untuk dapat direalisasikan jika anggaran memungkinkan untuk
pengembangan aplikasi.
2. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat perubahan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) baik
pada Biro Administrasi Umum, Akademik dan Kemahasiswaan maupun
25
pada seluruh fakultas dan Lembaga yang ada pada Institut Agama
Kristen Negeri Manado;
1. Internal
a. Disposisi Surat bias dimanapun dan kapanpun (pimpinan dapat langsung
mendisposisikan surat secara online kepadastaf yang ditugaskan untuk
mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi
penghalang kinerja organisasi).
b. Mempercepat pencarian dokumen surat (Mencari surat tidak lagi
memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang
arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi
dan dokumen surat akan muncul di layar computer secara cepat)
c. Menghemat anggara belanja (anggaran belanja untuk membeli kertas dan
mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik).
d. Memudahkan Tracking Disposisi (Sampai dimana surat yang didisposisi?
Apakah disposisi surat sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut
dengan mudah dijawab dengan tracking disposisi)
e. Koordinasi semakin mudah (Kecepatan dalam proses disposisiakan
memudahkan staf untuk berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya)
2. Eksternal
a. Memberikan kemudahan dalam menerima surat
b. Meningkatkan efisiensi kerja
c. Meminimalisir penggunaaan/pemakaian kertas
Proses yang berjalan pada tahap jangka pendek merupakan tahapan awal
yang bersifat umum untuk kemudian perlu ditindaklanjuti lagi pada tahap jangka
menengah dan jangka panjang dengan pengembangan aplikasi dan dilengkapi
dukungan anggaran yang memadai.
26
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Terobosan melalui inovasi dalam bidang teknologi informasi mendorong
untuk menciptakan aplikasi untuk mengelola surat secara modern, yaitu
memadukan sistem persuratan manual yang konvensional dengan kemajuan
teknologi. Penerapan Persuratan Elektronik pada Institut Agama Kristen Negeri
Manado adalah salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan dalam
pengelolaan persuratan selama ini. Dalam Rancangan Aksi Perubahan ini
diharapkan dapat memberi manfaat bagi institusi.
Dukungan dari Mentor, para pimpinan dan pihak yang lain sangatlah
penting dan dibutuhkan dalam Mengimplementasikan Rencana Aksi Perubahan
ini. Kritik dan saranpun sangat membantu dalam proses pengembangan dan
perbaikan aplikasi mulai pada tahap jangka pendek, menengah dan jangka
Panjang.
Adapun pada tahap jangka pendek Rancangan Aksi Perubahan
Mengimplementasi Persuratan Elektronik (e-surat), perlu dibahas lagi dalam
rangka pengembangan dan perbaikan aplikasi serta menyesuaikan dengan
ketersediaan anggaran yang ada.
27
D. KESIMPULAN
1. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan
menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti
dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen
tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan
atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang
dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang saat ini sedang berkembang
dengan pesatnya. Salah satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi
informasi, yaitu dengan menggunakan system aplikasi persuratan elektronik.
Dalam Rancangan Aksi Perubahan Implementasi Persuratan Elektronik (e-
surat) di lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado dengan dukungan
Rektor, Kepala Biro AUAK, Mentor, Coach dan pihak-pihak yang terkait boleh
terlaksana pada tahap jangka pendek dengan baik walaupun masih ada
kendala ketersediaan anggaran tahun 2020 untuk pembiayaan pembuatan
aplikasi tetapi akan diupayakan penganggaran pengembangan aplikasi pada
tahun 2021 serta tugas pekerjaan dari masing-masing Tim Kerja yang sangat
banyak, akan tetapi sampai saat ini masih bias terlaksana dengan baik
2. Pengembangan dan danperbaikan rancangan aksi perubahan dalam hal ini
aplikasi e-surat akan dibahas Kembali dengan menyesuaikan ketersediaan
anggaran yang ada pada Tahun Anggaran 2021.
28
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Keputusan Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado Nomor 545 Tahun
2020
2. Laporan Kegiatan Peserta PKP
3. Undangan Rapat Tim Kerja Rancangan Aksi Perubahan
4. Daftar Hadir Rapat Tim Kerja
5. Dokumentasi Rapat Tim Kerja
6. Notulen Rapat Tim Kerja
7. Dokumentasi Konsultasi dengan Kepala Biro Administrasi Umum, Akademik dan
Kemahasiswaan
8. Dokumentasi Konsultasi dengan Kepala Bagian Umum dan Keuangan
9. Dokumentasi Konsultasi dengan Kasubbag Perencanaan
10. Dokumentasi Uji coba Tahap 1 aplikasi e-surat
11. Dokumentasi Pemaparan Rancangan Aksi Perubahan
29
LAPORAN KEGIATAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
Waktu No Jenis Kegiatan No Hasil Kegiatan Bukti
30 Juli
2020
1 Seminar Proposal
RAP
1
Masukan dari Penguji Foto Bukti
pengiriman
Perbaikan RAP
yang dikirim ke
coach lewat email
3
Agustus
2020
1
Konsultasi dengan
Mentor terkait
Rancangan Aksi
Perubahan
1 Persetujuan dan dukungan
dari Mentor
Foto
5
Agustus
2020
1 Konsultasi dengan
Kepala Biro terkait
Rancangan Aksi
Perubahan
1 Persetujuan dan dukungan
penuh atas aksi perubahan
Foto
11
Agustus
2020
1 Mengadakan
Rapat dengan Tim
Kerja Aksi
Perubahan
1
2
Pembagian tugas masing-
masing Tim Kerja
Draft/konsep disposisi surat
Notulen dan Foto
26
Agustus
2020
1 Koordinasi dengan
Kasubbag
Perencanaan
1 Dukungan dan persetujuan
Rencana Aksi Perubahan
untuk diusulkan pada
anggaran Tahun 2021
Foto
1
Septemb
er 2020
1 Mengadakan
Rapat Tim Kerja
1
2
3
Koordianasi pelaksanaan
proses perancangan dan
desain aplikasi
Evaluasi desain tampilan
aplikasi
Uji coba aplikasi tahap 1
dengan Tim Kerja
Notulen, daftar
hadir dan foto
30
04
Septemb
er 2020
1 Koordinasi dan
konsultasi dengan
mentor
Dukungan rancangan aksi
perubahan
Foto
11
Septemb
er 2020
Rapat Evaluasi
pembuatan
aplikasi
Ujicoba aplikasi dengan
Tim Kerja, sebagian
pimpinan dan pengelola
surat
Foto
16
Septemb
er 2020
Konsultasi dan
koordinasi dengan
Coach
Penyampaian kelengkapan
administrasi RAP
Foto
02
Oktober
2020
Konsultasi dan
koordinasi dengan
Coach
Pelaporan persiapan
Seminar RAP
Foto
6
Oktober
2020
Konsultasi dan
koordinasi dengan
Coach
Pelaporan persiapan
Seminar RAP
Foto