LAPORAN KERJA PRAKTIK KANTOR KESYAHBANDARAN …

i

LAPORAN KERJA PRAKTIK

KANTOR KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS

PELABUHAN KELAS II TANJUNG BUTON

PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN SURAT MASUK

HARISA FITRI

NIM. 5304171063

PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN

AKUNTANSI KEUANGAN PUBLIK

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS

BENGKALIS

2021

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik yang dilaksanakan terhitung

tanggal 24 Februari 2021 sampai dengan 24 Juni 2021 di Kantor Kesyahbandaran

dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.

Kerja praktik selain merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik

Negeri Bengkalis dalam menyelesaikan studi yang dilaksanakan pada awal

semester VIII (delapan) dan sebagai persyaratan untuk melanjutkan semester

berikutnya. Kerja Praktek ini memiliki makna yang penting bagi penulis untuk

dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dibangku perkuliahan ke

dunia kerja yaitu pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

Tanjung Buton.

Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang

telah membantu selama kegiatan Kerja Praktik secara langsung maupun tidak

langsung. Sikap keramah tamahan, kekeluargaan, kedisiplinan, keterbukaan,

saling membantu dan perhatian yang diberikan sangat membantu penulis dalam

menyelesaikan Kerja Praktik ini dan penulis mengucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Jhony Custer S.T.,M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.

2. Ibu Yunelly Asra, S.E., M.M selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.

3. Ibu Rosmida, S.E., M.Si selaku Ketua Program Studi D4 Akuntansi

Keuangan Publik.

4. Bapak Fachroh Fiddin, S.E.,M.Ak selaku Koordinator Kerja Praktik program

Studi D4 Akuntansi Keuangan Publik.

5. Ibu Novira Sartika, S.Stat, M.Ak selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik.

v

6. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang

telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan Kerja Praktik di

perusahaannya.

7. Bapak Pepderigat Simanullang, SE selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

8. Ibu Elpa Thamrin selaku Pembimbing Kerja Prakik (KP) dari Kantor

Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.

9. Seluruh Staf Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

Tanjung Buton yang telah membantu penulis selama dalam melaksanakan

kerja praktik.

10. Ayah (Alm) dan Ibu serta keluarga yang selama ini senantiasa memberikan

do’a, dukungan dan perhatian.

11. Kepada teman-teman seperjuangan khususnya teman-teman Program Studi

D4 Akuntansi Keuangan Publik semester VIII A (delapan) yang banyak

membantu dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktik.

Penulis mohon maaf apabila ada kesalahan dan tingkah laku yang kurang

berkenan selama melakukan Kerja Praktik di bagian Tata Usaha pada Kantor

Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton. Penulis

menyadari masih banyak kekurangan dalam penulis laporan ini baik cara

penyajian maupun susunannya, yang dikarenakan keterbatasan penulis. Untuk itu

segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan. Harapan

penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang

membutuhkan.

Bengkalis, Agustus 2021

HARISA FITRI

NIM. 5304171063

vi

DAFTAR ISI

COVER ................................................................................................................ i

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN.............................................................................. iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv

DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... ix

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Kerja Praktik (KP) .............................................................. 1

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktik (KP)...................................................... 3

1.2.1 Tujuan Kerja Praktik (KP) .................................................................. 3

1.2.2 Manfaat Kerja Praktik (KP)................................................................ 4

1.3 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik (KP)....................................................... 4

1.4 Lokasi Kerja Praktik (KP) ............................................................................ 5

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ..................................................... 6

2.1 Sejarah Singkat Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ............................. 6

2.2 Visi dan Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................ 7

2.2.1 Visi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton.................................. 7

2.2.2 Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................. 8

2.3 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton....................... 8

2.4 Ruang Lingkup Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ............................. 12

BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP ........................................ 13

3.1 Jenis Tugas yang Dilaksanakan Penulis ...................................................... 13

3.1.1 Laporan Kegiatan KP Mingguan ....................................................... 14

3.2 Peralatan dan Perlengkapan yang di gunakan ............................................. 25

vii

3.2.1 Peralatan yang digunakan ................................................................... 25

3.2.2 Perlengkapan yang digunakan ............................................................ 27

3.3 Data-data yang Diperlukan ........................................................................... 29

3.4 Dokumen-dokumen dan file-file yang dihasilkan....................................... 31

3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi ................................................. 37

3.6 Solusi dari Kendala yang Dihadapi.............................................................. 37

BAB IV PEKERJAAN KHUSUS .................................................................... 38

4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan ......................................................... 38

4.2 Target Yang Diharapkan .............................................................................. 41

4.3 Perangkat Keras/Lunak yang Digunakan .................................................... 41

4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan ....................................................... 40

4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan....................................................... 41

4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan ................................... 42

BAB V PENUTUP .............................................................................................. 44

5.1 Kesimpulan .................................................................................................... 44

5.2 Saran .............................................................................................................. 45

LAMPIRAN ........................................................................................................ 46

Surat Keterangan (dari Perusahaan)

Segala administrasiyang berkaitan dengan kegiatan KP

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik ........................................................... 4

Tabel 1.2 Jadwal Jam Kerja Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ..................... 5

Tabel 3.3 Laporan Kegiatan KP Minggu 1 (Pertama) ........................................... 14

Tabel 3.4 Laporan Kegiatan KP Minggu 2 (Dua) .................................................. 14

Tabel 3.5. Laporan Kegiatan KP Minggu 3 (Tiga) ................................................ 15

Tabel 3.6 Laporan Kegiatan KP Minggu 4 (Empat) .............................................. 16

Tabel 3.7 Laporan Kegiatan KP Minggu 5 (Lima) ................................................ 16

Tabel 3.8 Laporan Kegiatan KP Minggu 6 (Enam) ............................................... 17

Tabel 3.9 Laporan Kegiatan KP Minggu 7 (Tujuh) ............................................... 18

Tabel 3.10 Laporan Kegiatan KP Minggu 8 (Delapan) ......................................... 18

Tabel 3.11 Laporan Kegiatan KP Minggu 9 (Sembilan) ....................................... 19

Tabel 3.12 Laporan Kegiatan KP Minggu 10 (Sepuluh) ....................................... 20

Tabel 3.13 Laporan Kegiatan KP Minggu 11 (Sebelas) ........................................ 20

Tabel 3.14 Laporan Kegiatan KP Minggu 12 (Dua belas) .................................... 21

Tabel 3.15 Laporan Kegiatan KP Minggu 13 (Tiga belas) ................................... 21

Tabel 3.16 Laporan Kegiatan KP Minggu 14 (Empat belas) ............................... 22

Tabel 3.17 Laporan Kegiatan KP Minggu 15 (Lima Belas).................................. 23

Tabel 3.18 Laporan Kegiatan KP Minggu 16 (Enam belas) ................................. 23

Tabel 3.19 Laporan Kegiatan KP Minggu 17 (Tujuh belas) ................................. 24

Tabel 3.20 Laporan Kegiatan KP Minggu 18 (Delapan belas) ............................. 24

Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusian Surat Masuk ...................... 38

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................................ 5

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton .............. 9

Gambar 3.3 Printer .................................................................................................... 25

Gambar 3.4 Telepon .................................................................................................. 26

Gambar 3.5 Mesin Fotocopy .................................................................................... 26

Gambar 3.6 Alat Tulis Kantor (ATK) ...................................................................... 27

Gambar 3.7 Stapler .................................................................................................... 27

Gambar 3.8 Stempel .................................................................................................. 28

Gambar 3.9 Flashdisk................................................................................................ 28

Gambar 3.10 Paper Clip ............................................................................................ 28

Gambar 3.11 Perforator............................................................................................. 29

Gambar 3.12 Permohonan Surat Masuk .................................................................. 31

Gambar 3.13 Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal ................................................. 31

Gambar 3.14 Surat Perjanjian Kerja Laut ................................................................ 32

Gambar 3.15 Surat Perjalanan Dinas (SPD) ............................................................ 32

Gambar 3.16 Surat Perintah Tugas (SPT) ............................................................... 33

Gambar 3.17 Surat Keputusan Menteri Perhubungan ............................................ 33

Gambar 3.18 Buku Kesehatan Kapal ....................................................................... 34

Gambar 3.19 Lemari Arsip Surat Masuk ................................................................. 34

Gambar 3.20 Arsip Surat Keluar .............................................................................. 35

Gambar 3.21 Data Arsip Pegawai ............................................................................ 35

Gambar 3.22 Kode Dosier PL .................................................................................. 35

Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen ........................................................ 36

Gambar 3.24 File Mencetak Dokumen .................................................................... 36

x

Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan ..................................................................... 39

Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk ......................................................................... 40

Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan ............................................................... 40

Gambar 3.28 PC Dekstop ......................................................................................... 42

Gambar 3.29 Microsoft Excel .................................................................................. 42

Gambar 3.30 Lembar Disposisi ................................................................................ 43

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP

Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP

Lampiran 3 : Form penilaian/hasil out put KP

Lampiran 4 : Lembar konsultasi bimbingan KP

Lampiran 5 : Daftar Absensi/kehadiran selama pelaksanaan KP

Segala administrasi berupa data, dokumen dan informasi baik berupa narasi

maupun gambar yang berkaitan dengan kegiatan KP

Lain lain yang di anggap perlu.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Bengkalis adalah satu-satunya Politeknik Negeri yang

berada di Provinsi Riau, tepatnya di bengkalis, Riau, Indonesia. Politeknik

Negerididirikan oleh Yayasan Bangun Insani (YBI). Politeknik Negeri Bengkalis

menerima mahasiswa angkatan pertamanya pada tahun 2001. Pada tahun 2011

Politeknik Negeri Bengkalis berubah statusnya menjadi Perguruan Tinggi Negeri

(PTN), melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 28 Tahun 2011

tentang Pendirian Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Negeri Bengkalis. Hingga

akhirnya Politeknik Negeri Bengkalis Resmi menjadi Politeknik Negeri pada

tanggal 26 Desember 2011.

Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 18 (delapan belas) Program Studi

yang terdiri dari 9 (sembilan) Program Studi D3 (Diploma tiga) yaitu Program

studi Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik Sipil,

Administrasi Bisnis, Teknik Informatika, Bahasa Inggris, Ketatalaksanaan

Pelayaran Niaga dan Nautika, serta 9 (sembilan) Program Studi D4 (Diploma

empat) diantaranya Teknik Mesin Produksi dan Perawatan, Teknik Listrik, Teknik

Perencanaan Jalan dan jembatan, Rekayasa Perangkat Lunak, Teknologi Rekayasa

Arsitektur Perkapalan, Bahasa inggris Untuk komunikasi Bisnis dan Profesional,

Administrasi Bisnis Internasional dan Akuntansi Keuangan Publik, dengan

melaksankan program yang terdiri dari 40% teori dan 60% praktek. Hingga saat

ini telah menghasilkan lulusan yang telah terjun ke dunia kerja dan tersebar luas di

Indonesia baik itu di perusahaan bahkan instansi pemerintah maupun swasta.

Program Studi Akuntansi Keuangan Publik merupakan salah satu program

studi yang ada di Politeknik Negeri Bengkalis. Program studi Akuntansi

Keuangan Publik berdiri pada tahun 2016 dengan izin pendirian yang dikeluarkan

2

oleh Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor: 10/KPT/I/2016.

Program studi ini didirikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang

terampil dan profesional dalam bidang akuntansi sektor publik seperti Organisasi

Pemerintahan, Lembaga Swadaya masyarakat (LSM), Rumah Sakit, Pendidikan,

Badan Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/BUMD) dan isntansi lainnya yang

berkaitan dengan publik.

Program studi Akuntansi Keuangan Publik bertujuan mempersiapkan

lulusan (sarjana terapan) dalam bidang akuntansi keuangan publik. Lulusan

Program Studi Akuntansi Keuangan Publik diharapkan mampu memenuhi

kebutuhan tenaga ahli industri bagi pasar kerja lokal dan nasional. Selain itu,

lulusan program studi Akuntansi Keuangan Publik juga diharapkan mampu

mengembangkan jiwa kepemimpinan. Untuk mempersiapkan mahasiswa siap

pakai pada bidang tersebut, maka program studi Akuntansi Keuangan Publik

mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kerja praktik baik di instansi

pemerintahan maupun di instansi yang berkaitan dengan publiknya.

Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal

langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya. Setiap mahasiswa

diwajibkan untuk turun langsung kedunia pekerjaan yang menjadi bidangnya

masing-masing, dengan begitu setiap mahasiswa diharapkan bisa menerapkan

secara langsung ilmu-ilmu yang telah dipelajari sebelumnya bisa menambah

pengetahuan, keterampilan, dan pengalamannya dalam bekerja yang nantinya bisa

diterapkan didalam dunia pekerjaan yang sesungguhnya. Untuk melakukan Kerja

Praktik mahasiswa harus menyelesaikan perkuliahannya hingga 6 (enam)

semester dan lulus pada semester tersebut.

Program Studi Akuntansi Keuangan Publik berharap dengan adanya kerja

Praktik mahasiswa bisa mengenal secara langsung bagaimana akuntansi di sektor

publik yang sesungguhnya, serta bisa menambah wawasan setiap mahasiswa

untuk lebih terampil, tanggap, dan mampu bersaing dan berdaya guna yang baik

untuk kedepannya. Sebagai konsekuensinya setelah menyelesaikan Kerja Praktik,

3

setiap mahasiswa diwajibkan untuk membuat sebuah Laporan Pekerjaan selama

melaksanakan Kerja Praktik agar mahasiswa bisa mempertanggung jawabkan

hasil yang didapatkan dari kegiatan Kerja Praktik tersebut dan bisa melanjutkan

perkuliahan pada semester berikutnya.

Berdasarkan ketentuan dan persyaratan di atas, Kerja Praktik ini dilakukan

di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang

dilaksanakan selama 4 (empat) bulan terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24

Juni 2021.

1.2 Tujuan dan Manfaat KP

1.2.1 Tujuan Kerja Praktik

1. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan

teori/konsep ilmu pengetahuan sesuai program studinya yang telah

dipelajari di bangku kuliah pada suatu organisasi/perusahaan.

2. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk memperoleh pengalaman

praktis sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan program studinya.

3. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menganalisis, mengkaji

teori/konsep dengan kenyataan kegiatan penerapan ilmu pengetahuan dan

keterampilan di suatu organisasi/perusahaan.

4. Menguji kemampuan mahasiswa Politeknik Bengkalis (sesuai program studi

terkait) dalam pengetahuan, keterampilan dan kemampuan dalam penerapan

pengetahuan dan attitude/perilaku mahasiswa dalam bekerja.

5. Mendapat umpan balik dari dunia usaha mengenai kemampuan mahasiswa

dan kebutuhan dunia usaha guna pengembangan kurikulum dan proses

pembelajaran bagi Politeknik Bengkalis (sesuai dengan program studi

terkait).

4

1.2.2 Manfaat Kerja Praktik

1. Mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan

teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata.

2. Mahasiswa memperoleh pengalaman praktis dalam menerapkan ilmu

pengetahuan teori/konsep sesuai dengan program studinya.

3. Mahasiswa memperoleh kesempatan untuk dapat menganalisis masalah

yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan yang diterapkan dalam pekerjaan

sesuai dengan program studinya.

4. Politeknik Bengkalis memperoleh umpan balik dari organisasi/perusahaan

terhadap kemampuan mahasiswa yang mengikuti KP di dunia pekerjaannya.

5. Politeknik Bengkalis memperoleh umpan balik dari dunia pekerjaan guna

pengembangan kurikulum dan proses pembelajaran.

1.3 Waktu Pelaksanaan KP

Kegiatan Kerja Praktik (KP) ini dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dari

aturan Prodi Akuntansi Keuangan Publik. Jangka waktu kerja praktek yaitu

selama 4 bulan, terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24 Juni 2021. Berikut

adalah waktu Pelaksanaan Kerja Praktik:

Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik

No Kegiatan Waktu yang Tersedia

Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Juli Ags

1 Pengajuan Tempat

KP

2 Sosialisasi dan

Pembekalan KP

3 Persiapan dan

Pembekalan KP

4 Pelaksanaan KP

5 Pembuatan Laporan

KP

6 Sidang KP

Sumber: Data Olahan, 2021

Adapun jadwal jam kerja di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas

Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yaitu sebagai berikut:

5

Tabel 1. 2 Jadwal Jam Kerja Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

No. Hari Masuk Istirahat Pulang

1 Senin 07.00 12.00 -13.00 16.00

2 Selasa 07.00 12.00-13.00 16.00

3 Rabu 07.00 12.00-13.00 16.00

4 Kamis 07.00 12.00-13.00 16.00

5 Jum’at 07.00 12.00-13.00 16.00

6 Sabtu Off Off Off

Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

1.4 Lokasi KP

Perusahaan atau tempat pelaksanaan Kerja Praktik ini dilaksanakan di

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang

beralamatkan Jl. Yos Sudarso No. 1 Sungai Pakning Riau 28761.

Gambar 1.1 Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton Sumber: Google Maps

6

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana

teknis di lingkungan Kementrian Perhubungan yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Pelabuhan

Sungai Pakning merupakan pelabuhan yang pertama atau pintu gerbang pertama

untuk perdagangan. Berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Republik

Indonesia Nomor KM 62 Tahun 2002 Pelabuhan Sungai Pakning merupakan

Pelabuhan yang diusahakan dengan Kantor KSOP Kelas III Sungai Pakning (segi

pengusahaan) serta pengelolaan pelabuhan penyeberangan PT. Persero ASDP

cabang Sungai Pakning.

Dalam melaksanakan tugasnya, Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan

menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan pengawasan dan pemenuhan kelaiklautan kapal, sertifikasi

keselamatan kapal, pencegahan pencemaran dari kapal dan penetapan status

hukum kapal.

2. Pelaksanaan pemeriksaan manajenen keselamatan kapal.

3. Pelaksanaan pengawasan keselamatan dan keamanan pelayaran terkait

dengan kegiatan bongkar muat barang berbahaya, barang khusus, limbah

bahan berbahaya dan beracun (B3), pengisian bahan bakar, ketertiban

embarkasi dan debarkasi penumpang, pembangunan fasilitas pelabuhan,

pengerukan dan reklamasi, laik layar dan kepelautan, tertib lalu lintas kapal di

perairan pelabuhan dan alur pelayaran, pemanduan dan penundaan kapal,

serta penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.

4. Pelaksanaan pemeriksaan kecelakaan kapal, pencegahan dan pemadaman

kebakaran di perairan pelabuhan, penanganan musibah di laut, pelaksanaan

7

perlindungan lingkungan maritime dan penegakan hukum di bidang

keselamatan dan keamanan pelayaran.

5. Pelaksanaan koordinasi kegiatan pemerintahan di pelabutan yang terkait

dengan pelaksanaaan pengawasan dan penegakan hukum dibidang

keselamatan dan keamanan pelayaran.

6. Pelaksanaan penyusunan Rencana Induk Pelabuhan, Daerah Lingkungan

Kerja dan Daerah Lingkungan Kepentingan pelabuhan, serta pengawasan

penggunaannya, pengusulan tarif untuk ditetapkan Menteri.

7. Pelaksanaan penyediaan, pengaturan, dan pengawasan penggunaan lahan

daratan dan perairan pelabuhan, pemeliharaan penahan gelombang, kolam

pelabuhan, alur pelayaran dan jaringan jalan serta Sarana Bantu Navigası

Pelayaran.

8. Pelaksanaan penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan di

pelabuhan, keamanan, dan ketertiban kelancaran arus barang di pelabuhan.

9. Pelaksanaan pengaturan lalu lintas kapal ke luar masuk pelabuhan melalui

pemanduan kapal, penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan serta

pemberian konsesi atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan.

10. Penyiapan bahan penetapan dan evaluasi standar kerja operasional pelayanan

jasa kepelabuhanan.

11. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum, hukum, dan

hubungan masyarakat serta pelaporan.

2.2 Visi dan Misi KSOP Kelas II Tanjung Buton

2.2.1 Visi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

Adapun visi dari Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

Tanjung Buton berdasarkan Visi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah:

Terwujudnya penyelenggaraan transportasi laut nasional yang efektif, efisien dan

berdaya saing serta memberikan nilai tambah sebagai infrastruktur dan tulang

punggung kehidupan berbangsa dan bernegara.

8

2.2.2 Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

Sedangkan Misi dari Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas

II Tanjung Buton Berdasarkan Visi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah

sebagai berikut:

Menyelenggarakan kegiatan angkutan di perairan dalam rangka

memperlancar arus perpindahan orang/dan atau barang melalui perairan

dengan selamat, aman, cepat, lancar, tertib dan teratur, nyaman dan berdaya

guna.

Menyelenggarakan kegiatan kepelabuhanan yang andal dan berkemampuan

tinggi, menjamin efisiensi dan mempunyai daya saing global untuk

menunjang pembangunan nasional dan daerah yang berwawasan nusantara.

Menyelenggarakan keselamatan dan kemanan angkutan perairan dan

pelabuhan.

Menyelenggarakan perlindungan lingkungan maritim di perairan nusantara.

Melaksanakan konsolidasi peran masyarakat, dunia usaha dan pemerintah

melalui restrukturisasi dan reformasi peraturan.

2.3 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

Sruktur organisasi adalah salah satu bagan yang menggambarkan secara

sistematis mengenai penetapan, tugas-tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung

jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Bertujuan

untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dikerjakan dengan

teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal. Struktur

organisasi di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung

buton dapat digambarkan sebagai berikut

9

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS

PELABUHAN KELAS II TANJUNG BUTON

Gambar 1. 2 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

KEPALA KANTOR

WIGYO,S.Sos, MH

KASUB BAG TU

PEPDERIGAT SIMANULLANG,SE

Kasie KESBER Penjagaan & Patroli

EMBING SUKARIYA,SE.,M.Si

Kasie Status Hukum & Sertifikat Kapal

Capt. MUHAMAD FIKRI,M.Mar

Kasie LALA & Usaha Kepelabuhan

ROBIN FAJAR NADAPDAP,S.Kom.,M.MTr

Wilayah Kerja Tanjung Buton

Capt. MAHMUD HAFIZ DAULAY, M.Mar

Wilayah Kerja Sungai Pakning

DEDI HARYONO

Wilayah Kerja Belitung

IJON TANAMAL

Wilayah Kerja Lubuk Muda

RINO FAKHRUDI

Wilayah Kerja Bandul

ZAKARIA

Wilayah Kerja Bukit batu

SAHAT HUTABARAT

PETUGAS WILAYAH KERJA

10

Berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor 76

Tahun 2018 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Perhubungan

Nomor Pm 36 Tahun 2012 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor

Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan, adapun tugas dari masing-masing

bagian adalah:

a. Petugas Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan keuangan,

kepegawaian dan umum, hukum dan hubungan masyarakat serta pelaporan

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.

b. Petugas Status Hukum dan Sertifikasi Kapal mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pengukuran, pendaftaran, balik nama, hipotek dan surat

tanda kebangsaan, penggantian bendera kapal serta pemasangan tanda selar

dan melakukan pemeriksaan, penilikan rancang bangun kapal, pengawasan

pembangunan, perombakan dan docking kapal, pemeriksaan dan pengujian

nautis, teknis, radio, elektronika kapal, penghitungan dan pengujian

stabilitas kapal, percobaan berlayar, pengujian peralatan, verifikasi dan

penyiapan bahan penerbitan sertifikat keselamatan kapal, sertifikat

manajemen keselamatan dan pencegahan pencemaran dari kapal,

pembersihan tangki serta perlindungan ganti rugi pencemaran.

c. Petugas Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli mempunyai tugas

melakukan penilikan pemenuhan persyaratan pengawakan kapal, penyiapan

bahan penerbitan dokumen kepelautan, perjanjian kerja laut dan penyijilan

awak kapal serta perlindungan awak kapal, pelaksanaan pengawasan tertib

bandar, pergerakan kapal (shifting), pemanduan dan penundaan kapal di

perairan pelabuhan dan tertib berlayar, lalu lintas keluar masuk kapal, kapal

asing (port State control), flag State control dan pemenuhan persyaratan

kelaiklautan kapal dan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar, penjagaan,

pengamanan dan penertiban embarkasi dan debarkasi penumpang di

pelabuhan, pengawasan kegiatan bongkar muat barang khusus, barang

berbahaya, pengisian bahan bakar serta limbah bahan berbahaya dan

beracun (B3), pembangunan fasilitas pelabuhan serta pengerukan dan

reklamasi, patroli di perairan pelabuhan, pengawasan dan pengamanan

terhadap keselamatan kapal yang masuk keluar pelabuhan, kapal sandar dan

11

berlabuh, penyiapan bahan koordinasi dan pemberian bantuan pencarian dan

penyelamatan (Search And Rescue/SAR), penanggulangan pencemaran laut

serta pencegahan dan pemadaman kebakaran di perairan pelabuhan,

pengawasan kegiatan alih muat di perairan pelabuhan, saluage dan

pekerjaan bawah air, pelaksanaan pemeriksaan dan verifikasi pelaksanaan

pemeriksaan dan verifikasi sistem keamanan kapal dan fasilitas pelabuhan

(International Ship and Port Facility Secnrity Code/ISPS-Code), penyiapan

bahan pemeriksaan pendahuluan pada kecelakaan kapal, serta pelaksanaan

penyidikan tindak pidana di bidang pelayaran sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan

d. Petugas Lalu Lintas dan Angkutan Laut, dan Usaha Kepelabuhanan

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengaturan, pengendalian

dan pengawasan kegiatan lalu lintas dan angkutan laut, tenaga kerja bongkar

muat, pengawasan kegiatan keagenan dan perwakilan perusahaan angkutan

kapal asing, penjaminan kelancaran arus barang, keamanan dan ketertiban di

pelabuhan, pengaturan dan penyelenggaraan lalu lintas kapal keluar/ masuk

pelabuhan melalui pemanduan kapal, penyiapan bahan pengawasan dan

evaluasi penerapan standar penggunaan peralatan kegiatan bongkar muat

serta Tenaga Kerja Bongkar Muat (TKBM), penyusunan Rencana Induk

Pelabuhan, rencana dan program pembangunan dan pemeliharaan sarana

prasarana pelabuhan, penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan

di pelabuhan, program pembangunan, pemeliharaan sarana dan prasarana

pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan oleh Badan Usaha

Pelabuhan serta penyusunan desain konstruksi fasilitas pokok pelabuhan

dan fasilitas penunjang kepelabuhanan, pelaksanaan pengaturan,

pengendalian dan pengawasan penggunaan lahan daratan dan perairan

pelabuhan serta Daerah Lingkungan Kerja dan Daerah Lingkungan

Kepentingan pelabuhan, fasilitas dan operasional pelabuhan, penetapan dan

evaluasi standar kinerja operasional pelayanan jasa, penyiapan bahan

pemberian rekomendasi persetujuan lokasi pelabuhan, pengelolaan terminal

untuk kepentingan sendiri serta peningkatan kemampuan terminal dan

12

operasional pelabuhan 24 (dua puluh empat) jam, penyusunan pemberian

konsesi, atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan serta

penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan

oleh Badan Usaha Pelabuhan, penyusunan dan pengusulan tarif penggunaan

daratan dan/atau perairan, fasilitas pelabuhan serta jasa kepelabuhanan,

analisa dan evaluasi pembangunan penahan gelombang, alur pelayaran,

jaringan jalan, dan sarana bantu navigasi pelayaran serta sarana dan

prasarana pelayanan jasa kepelabuhanan yang diperlukan oleh pengguna

jasa yang belum disediakan oleh Badan Usaha Pelabuhan dan penyusunan

sistem dan prosedur pelayanan jasa kepelabuhanan, usaha jasa terkait

dengan kepelabuhanan dan pengelolaan sistem informasi angkutan di

perairan dan sistem informasi pelabuhan.

2.4 Ruang Lingkup Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana

teknis di lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Berdasarkan PM

36 Tahun 2012 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Kesyahabandaran dan

Otoritas Pelabuhan mempunyai tugas melaksanakan pengawasan, dan penegakan

hukum dibidang keselamatan dan keamanan pelayaran, koordinasi kegiatan

kepelabuhanan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan diklasifikasikan Ke dalam

5 (lima) kelas, terdiri atas:

1. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I

2. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

3. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas III

4. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas IV

5. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas V

13

BAB III

DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP

3.1 Jenis tugas yang di laksanakan

Pada bab ini akan diuraikan dan dijelaskan kegiatan-kegiatan atau tugas-

tugas selama menjalani kerja Kerja Praktek (KP) di Kantor KSOP Kelas II

Tanjung Buton terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24 Juni 2021. Adapun

bidang pekerjaan yang dilakukan penulis selama Kerja Praktek (KP) di Kantor

KSOP Kelas II Tanjung Buton antara lain:

a. Menerima surat masuk

b. Mendisposisikan surat masuk

c. Mencatat dalam agenda surat masuk

d. Memberi nomor AL. 820 untuk Surat Persetujuan Berlayar, Surat

Persetujuan Olah Gerak, pengawasan kegiatan kapal di pelabuhan dan

bunker BBM

e. Memberi nomor Al. 524 untuk Penyijilan Awak Kapal

f. Memberi nomor KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPPD)

g. Memberi nomor KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT)

h. Memberi nomor KP. 109 untuk SK menteri atas nama pegawai

i. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List

j. Mengarsip surat masuk dan surat keluar

k. Mengarsip data pribadi pegawai

l. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial

m. Membuat kode dossier

n. Menggandakan Dokumen

o. Mencetak Dokumen

14

3.1.1 Laporan Kegiatan KP mingguan

Laporan Kegiatan KP mingguan yang telah dilakukan oleh penulis selama

pelaksanaan Kerja Praktik (KP) pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas

Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton selama 4 (empat) bulan terhitung tanggal 24

Februari s/d 24 Juni 2021 selengkapnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 3.3 Laporan Kegiatan KP Minggu 1 (Pertama) Tanggal 24 Februari s/d 26 Februari 2021

No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan

1 Rabu

24 Februari 2021

1. Melaporkan diri ke bagian

2. Perkenalan

3. Menerima surat masuk

4. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SKK

MIGAS dan PT . ALP 5. Mencatat dalam agenda surat masuk

6. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Sw\arna

Putri

Bagian

Tata Usaha

2 Kamis

25 Februari 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA

dan PT. ALP

3. Mencatat dalam agenda surat masuk 4. Mengarsip data pegawai

5. Memberi nomor AL. 524 an. David delvi

Bagian

Tata Usaha

3 Jumat

26 Februari 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN,

PT. RAJD dan PT. SMA

3. Mencatat dalam agenda surat masuk 4. Menggandakan lembaran disposisi

5. Memberi nomor AL. 524 an. Syarif Hidayat

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.4 Laporan Kegiatan KP Minggu 2 (Dua) Tanggal 1 Maret s/d 5 Maret 2021


1 Senin

1 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASL,

PT. PTK dan PT. SBL

3. Mencatat dalam agenda surat masuk

4. Memberi nomor AL. 524 an. Amirullah

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

2 Maret 2021

1. Menggandakan lembaran disposisi


3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP

dan PT. PTK

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

3 Maret 2021



3. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal

TB. MTS 16

4. Mengirim Dokumen kepada KPPN Dumai

5. Memberi nomor KP. 005 untuk sertifikat PKL

Bagian

Tata Usaha

4

Kamis

4 Maret 2021

1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA,

DJPL dan Wilker Sungai Apit


Bagian

Tata Usaha

15



TB. PIONEER 93

5. Mengarsip surat dari DJPL dalam UM

KELUAR

5 Jumat

5 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN, PT.

PTK, PT. ALP, Wilker Bandul dan PT. BSP

3. Mencatat dalam agenda suratt masuk

4. Membuat kode dosier PL

5. Menggandakan lembaran disposisi

6. Cap Buku Kesehatan Kapal Persada

Nusantara

7. Memberi nomor KP. 004 untuk SPT an. WIGYO,S.Sos.,M.H & Raja Sony Wahyudi

8. Penomoran KU. 201 untuk SPD an.

WIGYO,S.Sos.,M.H & Raja Sony Wahyudi

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.5 Laporan Kegiatan KP Minggu 3 (Tiga) Tanggal 8 Maret s/d 12 Maret 2021


1 Senin

8 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL dan

Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis


4. Mengarsip lembaran disposisi Wilker Lubuk

Muda dalam file lubuk Muda

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

9 Maret 2021

1. Penomoran AL. 820 untuk Pengawasan

Kegiatan kapal di Pelabuhan

2. Memberi nomor KP. 109 untuk SK Menteri

masing-masing pegawai

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

10 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Tg.

Buton

3. Mencatat dalam agenda suratt masuk

4. Mengarsipkan surat undangan dari Dishub

Bengkalis dalam UM KELUAR

5. Cap Buku Kesehatan dan Crew List Kapal

Mulia Nusantara

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

11 Maret 2021 Libur

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

12 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL


4. Cap Buku Kesehatan Kapal

5. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal TB.

Dabo 805/BG. Marine Power 1817

6. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial

bulan februari 2021 dalam file Lapkin medsos

Bagian

Tata Usaha


16

Tabel 3.6 Laporan Kegiatan KP Minggu 4 (Empat) Tanggal 15 Maret s/d 19 Maret 2021


1 Senin

15 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASL


4. Memberi nomor Al. 002 untuk

pemberitahuan melakukan kegiatan usaha

(PMKU) PT. Pelayaran Cahaya Papua

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

16 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN


4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Permata

Lestari III

5. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB. MTS 16

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

17 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Nakhoda

KN.P.5147



TB. Dabo 401/BG. Marine Power 1870

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

18 Maret 2021

1. Memberi nomor UM. 003 perihal undangan

pembahasan persiapan program padat karya

dilingkungan DJPL 2021

2. Mengirim surat ke PT. PERTAMINA dan

PT. Pelindo

3. Mencatat surat keluar dalam buku ekspedisi

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

19 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PTK


4. Mengarsip data pegawai

5. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal

MB. Transko Sepat 10


Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.7 Laporan Kegiatan KP Minggu 5 (Lima) Tanggal 22 Maret s/d 26 Maret 2021


1 Senin

22 Maret 2021





TB. Dias Raya VI/OB. Mulia XII

5. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Lome

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

23 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PSS


4. Mengikuti rapat pembahasan usulan

pelabuhan Tg. Buton sebagai pelabuhan yang

terbuka untuk kegiatan angkutan laut luar

negeri di Indonesia

5. Memberi nomor KP. 014 surat keterangan

jalan an. Ferry Saktiawan,S.Sos

Bagian

Tata Usaha

17


3 Rabu

24 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. HCA


4. Mengarsip laporan SIK 2021

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

25 Maret 2021

1. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List

KMP. Persada Nusantara

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

26 Maret 2021



dan DJPL



KM. jaya Express


KMP. Mutiara Pertiwi II

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.8 Laporan Kegiatan KP Minggu 6 (Enam) Tanggal 29 Maret s/d 2 April 2021


1 Senin

29 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT.

Pelindo


Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

30 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. HCA



dan Crew List TB. Cahaya Line 3/TK.

Cathay 2105

5. Penomoran KP. 011 surat izin cuti tahunan

an. Dian

Bagian

Tata Usaha

3

Rabu

31 Maret 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL dan

PT. EMP SKK MIGAS



KMP. Permata Lestari III

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

1 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASDP



KMP. Persada Nusantara

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

2 April 2021 Libur

Bagian

Tata Usaha


18

Tabel 3.9 Laporan Kegiatan KP Minggu 7 (Tujuh) Tanggal 6 April s/d 10 April 2021


1 Selasa

6 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL



TB. Citra Maju/TK. Sinar Abadi 13

5. Mengarsip Surat Masuk dari Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bengkalis

Bagian

Tata Usaha

2 Rabu

7 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker

Sungai Apit


4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal MB. Transko Sepat 10


KMP. Mulia Nusantara

Bagian

Tata Usaha

3 Kamis

8 April 2021

1. Memberi nomor UM. 003 perihal laporan

penerbitan sertifikat kapal, garis muat dan

pencegahan pencemaran lingkungan

maritime serta pengukuhan bulan maret 2021 2. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP.

Tandemand

Bagian

Tata Usaha

4 Jumat

9 April 2021



TB. Patra tunda 3154

3. Penomoran AL. 524 perjanjian kerja laut an.

Dualis Nasution 4. Cap Crew List TB. Green Lacoste

5. Cap Buku Kesehatan Kapal dan crew List


Bagian

Tata Usaha

S Sumber: Data Olahan, 2021

Tabel 3.10 Laporan Kegiatan KP Minggu 8 (Delapan) Tanggal 12 April s/d 16 April 2021


1 Senin

12 April 2021

1. Cap Buku Kesehatan Kapal TB. Patra Tunda

1202


dan Crew List TB. Cahaya Line 3



4. Mencetak Sertifikat Vaksin pegawai

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

13 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL



dan Crew List TB. Citra Maju

5. Mengarsip lembaran disposisi dari

Sekretaris Jendral Kemenhub dalam file

surat masuk

6. Mengarsip sertifikat vaksin pegawai

7. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Mulia

Nusantara

Bagian

Tata Usaha

19


3 Rabu

14 April 2021

1. Memberi nomor UM. 003 perihal

permohonan bantuan pejabat pengadaan

barang dan jasa

2. Memberi nomor SPT an. Riki Andika


TB. Sungai Sodor

4. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List Permata Lestari III


6. Mendisposisikan surat masuk dari Gubernur

Riau


Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

15 April 2021

1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. EMP

SKK MIGAS


Bagian

Tata Usaha

5

Jumat 16 April 2021

1. Membuat kode dosier PL

2. Memberi nomor SPT perihal kegiatan

pengukuran kedalaman laut di fasilitas lalang

terminal milik EMP Malacca Strait S.A. 3. Mengarsip SPT Pengawasan


TB. Capricorn 108


Mulia Nusantara

Bagian Tata Usaha


Tabel 3.11 Laporan Kegiatan KP Minggu 9 (Sembilan) Tanggal 19 April s/d 23 April 2021


1

Senin

19 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. BSP

Mencatat dalam agenda surat masuk

3. Cap Buku Sijil TB. Capricorn 98

4. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja

laut an. Masuddin

5. Cap Buku Pelaut, Cap Buku Kesehatan

Kapal dan Crew List KMP. Mulia Nusantara

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

20 April 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PTK

dan PT. ALP



TB. MTS 16

5. Mengarsip SPT Cap Buku Kesehatan Kapal

dan Crew List KMP. Citra Mandala Abadi

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

21 April 2021


TB. MTS 16

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

22 April 2021 1. Mengarsip Buku Harian Pegawai

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

23 April 2021 Sakit

Bagian

Tata Usaha


20

Tabel 3. 12 Laporan Kegiatan KP Minggu 10 (Sepuluh) Tanggal 26 April s/d 30 April 2021


1 Senin 26 April 2021

Sakit Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

27 April 2021 Sakit Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

28 April 2021

1. Memberi nomor AL. 820 Pengawasan

Kegiatan Kapal di Pelabuhan

2. Penomoran AL. 820 olah gerak kapal TB.

Dzakiyyah Marine 55/TK. Kiong Nguong

106


KMP. Mutiara Pertiwi II

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

29 April 2021


KMP. Tandemand



4. Mengetik dalam agenda surat masuk di

Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

30 April 2021

1. Memberi nomor AL. 820 olah gerak TB.

Dabo 607/BG. Marine Power 1807

2. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP Mulia

Nusantara

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.13 Laporan Kegiatan KP Minggu 11 (Sebelas) Tanggal 3 Mei s/d 7 Mei 2021


1 Senin

3 Mei 2021

1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari Gubernur

Riau dan PT. ASDP


Microsoft Excel

4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. LOME

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

4 Mei 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP, Wilker Lubuk Muda dan Wilker Belitung


Microsoft Excel

4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Mutiara

Pertiwi II

5. Memberi nomor UM. 008 perihal surat

keterangan telah melakukan Praktek Kerja

Industri

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

5 Mei 2021

1. Cap surat pengantar Rekapitulasi

penerimaan dan penyetoran jasa

kepelabuhan


3. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker

Belitung


Microsoft Excel


Lestari III

Bagian

Tata Usaha

21


4 Kamis

6 Mei 2021

1. Mengirim surat kepada Kantor KPPN

Dumai


TB. MTS 16

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

7 Mei 2021

1. Cap Perjanjian Kerja laut

2. Memberi nomor UM. 003 surat pengantar

perihal laporan penerbitan sertifikat

keselamatan, garis muat dan pencegahan

pencemaran lingkungan maritime serta

pengukuhan bulan april 2021

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.14 Laporan Kegiatan KP Minggu 12 (Dua belas) Tanggal 10 Mei s/d 14 Mei 2021


1 Senin

10 Mei 2021

1. Memberi nomor AL. 820 pengawasan kegiatan kapal di pelabuhan


TB. Inai Teratai


4. Mendisposisikan surat masuk dari Menteri

Agama RI dan PT. SMA


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

11 Mei 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari KEMENHUB SEKJEN


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

12 Mei 2021 Cuti Bersama

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

13 Mei 2021 Hari Raya

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

14 Mei 2021 Hari Raya

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.15 Laporan Kegiatan KP Minggu 13 (Tiga belas) Tanggal 17 Mei s/d 21 Mei 2021


1 Senin

17 Mei 2021

1. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Bahari

Nusantara

2. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja laut

3. Cap buku sijil

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

18 Mei 2021

1. Memberi nomor KU.102 perihal permintaan

koreksi data SPM/SP2D

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

19 Mei 2021




Microsoft Excel

4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Persada

Nusantara

Bagian

Tata Usaha

22


4

Kamis

20 Mei 2021


2. Mendisposisikan surat masuk


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

21 Mei 2021

1. Senam Pagi

2. Memberi nomor AL. 820 Pengawasan

kegiatan kapal di pealabuhan




Microsoft Excel

6. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Citra

Mandala Abadi

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.16 Laporan Kegiatan KP Minggu 14 (Empat belas) Tanggal 24 Mei s/d 28 Mei 2021


1 Senin

24 Mei 2021


Lestari III

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

25 Mei 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP dan

PT. PSS


Microsoft Excel


KMP. Swarna Putri

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

26 Mei 2021




Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

27 Mei 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. Yapindo

Konsultan


Microsoft Excel

4. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja laut

an. Rahmad Solihin

5. Cap Buku Sijil TB. Tedindo Jaya 1

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

28 Mei 2021




Microsoft Excel

4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Citra

Mandala Abadi

Bagian

Tata Usaha


23

Tabel 3.17 Laporan Kegiatan KP Minggu 15 (Lima Belas) Tanggal 31 Mei s/d 4 Juni 2021


1 Senin

31 Mei 2021




Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

1 Juni 2021 Libur

3

Rabu

2 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. RAJD


Microsoft Excel

4. Memberi nomor AL. 524 Perjanjian Kerja Laut

an. Rokhim Ardianirat

5. Cap Buku Sjil TB. Cahaya Line 3

6. Cap Buku Pelaut

Bagian

Tata Usaha

4

Kamis

3 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Lubuk

Muda


Microsoft Excel

4. Mengarsip lembaran disposisi dalam file Wilker

Lubuk muda

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

4 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Lubuk

Muda


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.18 Laporan Kegiatan KP Minggu 16 (Enam belas) Tanggal 7 Juni s/d 11 Juni 2021


1 Senin

7 Juni 2021

1. Mengarsip Surat Penunjukan Pelaksanaan

Harian (SPPH)

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

8 Juni 2021

1. Mencetak laporan surat masuk bulan april tahun

2021


3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL, PT.

Biro Klasifikasi Indonesia


Microsoft Excel


UMBRO 2

Bagian

Tata Usaha

3 Rabu

9 Juni 2021 Sakit

Bagian

Tata Usaha

4 Kamis

10 Juni 2021 Sakit

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

11 Juni 2021 Sakit

Bagian

Tata Usaha


24

Tabel 3.19 Laporan Kegiatan KP Minggu 17 (Tujuh belas) Tanggal 14 Juni s/d 18 Juni 2021


1 Senin

14 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari KPPN Dumai


Microsoft Excel

4. Mengarsip AL. 820 bulan mei 2021

5. Memberi nomor AL. 301 perihal permohonan rekomendasi penetapan tanjung buton sebagai

pelabuhan yang terbuka untuk perdagangan luar

negeri

Bagian

Tata Usaha

2

Selasa 15 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari KSOP Kelas

III Pekanbaru 3. Mengetik dalam agenda surat masuk di

Microsoft Excel

4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB.

Cahaya Line 3

Bagian Tata Usaha

3

Rabu 16 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL

3. Mengetik dalam agenda surat masuk di Microsoft Excel


Dabo 611/BG. Marine Power

Bagian Tata Usaha

4 Kamis

17 Juni 2021




Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

5 Jumat

18 Juni 2021




Microsoft Excel


MTS 16 5. Memberi nomor AL. 524 Perjanjian kerja Laut

an. Syahrullah. S

Bagian

Tata Usaha


Tabel 3.20 Laporan Kegiatan KP Minggu 18 (Delapan belas) Tanggal 21 Juni s/d 24 Juni 2021


1

Senin

21 Juni 2021

1. Memberi nomor AL. 820 Surat Pengawasan

Kerja Panas (Hot Works)


3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. RAN


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

2 Selasa

22 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari Bupati Siak


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

3

Rabu

23 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT.

Triomas Foresty Development Indonesia


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha

25


4 Kamis

24 Juni 2021


2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. MTM


Microsoft Excel

Bagian

Tata Usaha


3.2 Peralatan dan Perlengkapan yang di gunakan

3.2.1 Peralatan yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP Kelas II

Tanjung Buton

Adapun Peralatan yang digunakan selama melaksanakan Kerja Praktek di

Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton sebagai berikut:

1. Printer

Printer adalah sebuah peralatan untuk mencetak dan menggandakan doumen

yang telah dibuat menggunakan komputer. Dokumen seperti surat masuk dari

Direktorat Jenderal perhubungan Laut, Surat Masuk dari Agen dan Lembar

Disposisi dicetak menggunakan printer.

Gambar 3.3 Printer


26

2. Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk

menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan Kantor KSOP Kelas II

Tanjung Buton. Berikut gambar telepon yang digunakan:

Gambar 3.4 Telepon Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

3. Mesin Fotocopi

Mesin fotocopi merupakan sebuah alat teknologi yang berfungsi untuk

membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain.

Gambar 3.5 Mesin Fotocopy Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

27

3.2.2 Perlengkapan yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP

Kelas II Tanjung Buton

Adapun Perlengkapan yang digunakan selama melaksanakan Kerja Praktek

di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton sebagai berikut:

1. Alat tulis kantor (ATK)

Alat tulis kantor (ATK) seperti pena, spidol, stabile, hekter dan sebagainya

sebagai pendukung dalam proses pengerjaan. Berikut beberapa ATK yang

digunakan:

Gambar 3.6 Alat Tulis Kantor (ATK)


2. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan dan memisahkan sejumlah kertas.

Pada pekerjaan scan dokumen stapler digunakan untuk memisahkan dokumen

yang akan discan. Berikut adalah gambar dari stapler:

Gambar 3.7 Stapler Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

28

3. Stempel

Stempel merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat

pengesahan dalam melakukan berbagai transaksi didalam perusahaan. Berikut

adalah gambar Stempel:

Gambar 3.8 Stempel


4. Flashdisk

Flashdisk adalah perangkat penyimpanan kecil yang dapat digunakan untuk

menyimpan file dari satu komputer ke komputer lain.

Gambar 3.9 Flashdisk


5. Paper Clip

Paper Clip adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk

menyatukan lembaran kertas. Apabila dokumen scanan sudah selesai

dikerjakan, maka akan kembali disatukan menggunakan paper clip dapat

dilihat pada gambar berikut:

Gambar 3.10 Penjepit Kertas/Paper Clip


29

6. Perforator

Perforator digunakan untuk melubangi kertas atau dokumen, setelah

dilubangi lalu diarsipkan atau disimpan. Perforator dapat dilihat pada gambar

berikut:

Gambar 3.11 Perforator


3.3 Data-data yang di perlukan

Data-data yang perlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan

adalah sebagai berikut:

1. Menerima surat masuk memerlukan surat yang masuk pada bagian loket

pelayanan Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton.

2. Mendisposisikan surat masuk memerlukan lembar disposisi, pengirim surat,

nomor surat, tanggal surat, tanggal terima surat, perihal, kode penyimpanan

dan surat masuk atau surat yang ingin didisposisi.

3. Mencatat dalam agenda surat masuk memerlukan surat yang akan disposisi,

kode penyimpanan, pengirim surat, tanggal, nomor surat dan perihal.

4. Memberi nomor AL. 820 untuk Surat Persetujuan Berlayar memerlukan

Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal dari Seksi Kesber, tanggal masuk,

nomor surat, pengirim surat, perihal, tanggal keluar dan penerima surat

yang dicatat ke dalam dossier dalam map spring file snell AL. 820.

5. Memberi nomor Al. 524 untuk Penyijilan Awak Kapal memerlukan Surat

Perjanjian kerjal laut, tanggal masuk, pengirim surat, perihal surat beserta

nama pihak kedua dan jabatan, tanggal keluar surat dan penerima surat yang

dicatat ke dalam dosier dalam map spring file snell AL. 524.

6. Memberi nomor KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPPD)

30

memerlukan Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan dosier dalam map ordner

KU. 201.

7. Memberi nomor KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT) memerlukan

Surat Perintah Tugas (SPT) dan dosier dalam map ordner KP. OO4.

8. Memberi nomor KP. 109 untuk SK menteri atas nama pegawai memerlukan

surat Keputusan Menteri Perhubungan nama masing-masing pegawai dan

dosier dalam map snelhecter KP. 109.

9. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List memerlukan Buku Kesehatan

Kapal dan Crew List masing-masing kapal.

10. Mengarsip surat masuk memerlukan surat yang diterima oleh bagian loket

pelayanan saja, contohnya surat permohonan izin olah gerak, permohonan

penerbitan surat persetujuan berlayar dan permohonan perpanjangan

sertifikat kapal.

11. Mengarsip surat keluar memerlukan memerlukan fotocopi surat keluar yang

dikeluar oleh kantor.

12. Mengarsip data pribadi pegawai Data memerlukan data pribadi pegawai,

seperti sertifikat dan formulir sasaran kerja pegawai.

13. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial Data memerlukan laporan Kinerja

media Sosial yang akan diarsip.

14. Menggandakan Dokumen memerlukan dokumen asli.

15. Mencetak Dokumen memerlukan dokumen asli.

31

3.4 Dokumen-dokumen dan file-file yang dihasilkan

1. Mencatat surat masuk memerlukan surat yang akan disposisi, kode

penyimpanan, pengirim surat, tanggal, nomor surat dan perihal..

Gambar 3.12 Permohonan Surat Masuk


2. Penomoran AL. 820 untuk Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal. Hasil

pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.13 Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal


32

3. Penomoran AL. 524 untuk Perjanjian Kerja Laut. Hasil pekerjaan dapat

dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.14 Surat Perjanjian Kerja Laut


4. Penomoran KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPD) Hasil pekerjaan

dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.15 Surat Perjalanan Dinas (SPD)


33

5. Penomoran KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT). Hasil pekerjaan

dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.16 Surat Perintah Tugas (SPT) Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

6. Penomoran KP. 109 untuk Surat Keputusan Menteri Perhubungan. Hasil

pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.17 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

34

7. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List. Hasil pekerjaan dapat dilihat

dari gambar berikut ini:

Gambar 3.18 Buku Kesehatan Kapal Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

8. Mengarsip surat masuk. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut

ini:

Gambar 3.19 Lemari Arsip Surat Masuk Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

9. Mengarsip surat keluar. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut

ini:

35

Gambar 3.20 Arsip Surat Keluar Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

10. Mengarsip data pribadi pegawai. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar

berikut ini:

Gambar 3.21 Data Arsip Pegawai Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

11. Membuat kode dossier. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut

ini:

Gambar 3.22 Kode Dosier PL


36

12. Menggandakan Dokumen. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut

ini:

Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

13. Mencetak Dokumen. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Gambar 3.24 File Mencetak Dokumen Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

37

3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi

3.5.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek

Adapun kendala-kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan

selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas

Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton adalah surat permohonan yang masuk hanya

satu rangkap sehingga menghambat pekerjaan penulis dalam mencatat atau

menginput data ke dalam Microsoft excel.

3.5.2 Solusi dari Kendala yang dihadapi

Adapun solusi yang bisa diambil dari kendala yang dihadapi selama Kerja

Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung

Buton adalah memberitahukan kepada pemohon untuk melampirkan surat

permohonan 2 (dua) rangkap.

38

BAB IV

PEKERJAAN KHUSUS

4.1 Sfesifikasi tugas yang dilaksanakan

Laporan pekerjaan (kegiatan) yang telah dilakukan selama pelaksanaan

Kerja Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

Tanjung Buton Untuk pekerjaan khusus yang dilakukan selama kerja praktik pada

bagian Tata Usaha adalah Prosedur Pendistribusian Surat Masuk. Adapun uraian

kegiatan dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusisan Surat Masuk

No Uraian Kegiatan

Pelaksana

Petugas

Administrasi

Loket

Kepala Sub

Bagian

TU

Sekretaris KSOP

Kelas II

Tanjung

Buton

Kepala KSOP

Kelas II

Tanjung

Buton

Bidang

Lainnya

1 Menerima Surat Masuk

2

Mencatat,

Mengagendakan dan

memberikan lembar

disposisi surat masuk

3

Membaca dan

memberikan paraf pada

lembar disposisi surat

masuk

4

Mencatat dan

mengagendakan surat

masuk

5

Membaca dan

memberikan disposisi

pada surat masuk

6

Membaca dan mencatat

disposisi Kepala kantor

KSOP Kelas II Tg Buton

v

39

No Uraian Kegiatan

Pelaksana

Petugas

Administrasi

Loket

Kepala

Sub

Bagian

TU

Sekretaris

KSOP

Kelas II

Tanjung

Buton

Kepala

KSOP

Kelas II

Tanjung

Buton

Bidang

Lainnya

7

Menerima, mencatat,

mengagendakan,

menyimpan surat masuk

dan mendistribusikan

surat masuk sesuai

dengan disposisi Kepala

Kantor KSOP Kelas II

Tg. Buton

8

Menerima surat masuk

beserta dan memberi

paraf pada buku

ekspedisi


Disposisi surat adalah catatan berupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah

surat tersebut dibaca oleh pimpinan dan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut

dari penyelesaian surat yang ditulis langsung pada lembaran surat. Surat masuk

biasanya diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima

melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan

mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Adapun Prosedur Pendistribusian

Surat Masuk pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II

Tanjung Buton secara rinci sebagai berikut:

a. Menerima surat masuk di loket pelayanan Kantor Kesyahbandaran dan

Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.

Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

c

40

b. Mencatat, menggandakan dan memberikan lembar disposisi surat masuk

dengan mengisi surat diterima dari, nomor surat, tanggal surat, tanggal

diterima, perihal dan kode penyimpanan. Surat masuk yang telah dinomori

nomor agenda akan diarsipkan di loket pelayanan.

Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

c. Kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata usaha untuk dibaca

dan memberi paraf pada lembar disposisi surat masuk.

d. Setelah lembar disposisi keluar dari Kepala Sub Bagian Tata usaha,

kemudian dicatat kedalam agenda kode penyimpanan sesuai diteruskan

kepada bagian mana, Jika surat itu bersifat penting, maka diteruskan kepala

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton

kemudian digandakan dan diarsip pada lemari arsip kantor.

Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

41

e. Kemudian mendistribusikan Surat masuk sesuai dengan disposisi kepala

Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton

ataupun Kepala Sub Bagian Tata usaha kepada seksi LALA, Kesber, SHSK

ataupun seperti bendahara penerimaan, pengeluaran maupun materiil.

f. Seksi yang menerima surat masuk beserta disposisinya harus memberi paraf

pada agenda kode penyimpanan.

4.2 Target yang diharapkan

Target yang di harapkan dapat tercapai melalui Kerja Praktek

berdasarkan spesifikasi kegiatan yang dilaksanakan adalah Mengetahui

bagaimana Prosedur Pendistribusian Surat Masuk dalam sebuah instansi dari

menerima surat masuk hingga didistribusikan ke masing-masing bidang.

4.3 Perangkat Keras/Lunak yang digunakan

4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP


Perangkat Keras atau Hardware merupakan perangkat fisik atau bagian dari

komputer, yang dapat disentuh atau dilihat kasat mata dan berupa perangkat

elektronik. Adapun perangkat keras yang digunakan pada saat melakukan Kerja

Praktek yaitu PC Dekstop, diantaranya Monitor, CPU, keyboard dan Mouse.

42

Gambar 3.28 PC Dekstop Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP


Perangkat Lunak atau Software adalah perangkat yang ada didalam

komputer yang disimpan secara digital guna untuk mengolah dan menyimpan

data. Adapun Perangkat Lunak yang digunakan pada saat melakukan Kerja

Praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah Microsoft Excel.

Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi lembar kerja yang

dapat mengolah dan mengoperasikan data. Program ini digunakan memudahkan

pekerja dalam memproses surat masuk dan keluar.

Gambar 3.29 Microsoft Excel Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

43

4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan

4.4.1 Data-data yang diperlukan

Data-data yang diperlukan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II

Tanjung Buton adalah surat yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar

disposisi, buku agenda surat masuk dan agenda kode penyimpanan.

4.4.1 Dokumen yang dihasilkan

Dokumen yang dihasilkan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II

Tanjung Buton adalah Lembar disposisi, seperti gambar berikut:

Gambar 3.30 Lembar Disposisi Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton

44

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktik (KP) di Kantor Kesyahbandaran

dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton maka dapat ditarik beberapa

kesimpulan sebagai berikut:

1. Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal

langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya, melalui kerja

praktik mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu

pengetahuan teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata. Kerja Praktik

penulis dilakukan selama 4 (empat) bulan terhitung mulai tanggal 24

Februari s/d 24 Juni 2021.

2. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana

teknis di lingkungan Kementrian Perhubungan yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut yang

mempunyai tugas melaksanakan pengawasan, penegakan hukum dibidang

keselamatan, keamanan pelayaran dan koordinasi kegiatan kepelabuhanan

pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.

3. Jenis pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktik adalah menerima surat

masuk, mendisposisikan surat masuk, mencatat dalam agenda surat masuk,

memberi nomor surat, Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List,

mengarsip surat masuk dan surat keluar.

4. Pekerjaan khusus yang dilakukan penulis adalah membantu memproses

surat masuk hingga pendistribusian surat masuk. Data-data yang diperlukan

selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah surat

yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar disposisi, buku agenda

surat masuk dan agenda kode penyimpanan sehingga menghasilkan Lembar

disposisi.

45

5.2 Saran

Adapun saran untuk mengembangkan tugas yang telah dilakukan selama

kerja praktek adalah sebagai berikut :

Setelah melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Kantor

Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton penulis

memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan. Saran atau masukan penulis

bagi Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton

adalah persyaratan untuk pengurusan surat dalam pembuatan surat persetujuan

olah gerak ataupun perpanjangan sertifikat kapal ditempelkan didepan dinding

loket sehingga pemohon tidak perlu bolak balik untuk menggandakan persyaratan

tersebut.

LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP

47

Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP

48

Lampiran 3 : Sertifikat telah melaksanakan KP

49

Lampiran 4 : Surat Keterangan telah melaksanakan KP

50

Lampiran 5 : Form penilaian/hasil out put KP

51

Lampiran 6 : Daftar Absensi/kehadiran selama pelaksanaan KP

Documents

LAPORAN KERJA PRAKTIK KANTOR KESYAHBANDARAN …