Upload
trinhdieu
View
224
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA
STRATEGI PUBLIC RELATIONS INTRO LOUNGE & RESTO SOLO
DALAM MENARIK PELANGGAN
Diajukan untuk Melengkapi Tugas Akhir dan Memenuhi Syarat Guna
Memperoleh Gelar Ahli Madya Bidang Humas Pada
Program Diploma III Komunikasi Terapan
Oleh :
Fibri Hening Marutani Anggia Murni
NIM. D1603024
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2008
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
“STRATEGI PUBLIC RELATIONS INTRO LOUNGE & RESTO
DALAM MENARIK PELANGGAN”
Karya :
Fibri Hening Marutani Anggia Murni
D 1603024
Konsentrasi :
Public Relations
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir
Program Diploma III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Surakarta, 14 Juli 2008
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Dra. Christina Tri Hendriyani, M.Si
NIP. 131 570 291
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diujikan dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Diploma III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Hari : Kamis
Tanggal : 24 Juli 2008
Panitia Ujian Akhir
1. Penguji I Dra. Sri Urip Haryati, M.Si ( ……………………)
NIP. 131 283 612
2. Penguji II Dra. Christina Tri Hendriyani, M.Si ( ……………………)
NIP. 131 570 291
Mengetahui,
Dekan
Drs. H. Supriyadi, SN. SU
NIP. 130 936 616
MOTTO
v Kesuksesan dalam hidup tidak datang begitu saja atau turun dari langit kesemuanya itu
memerlukan pengorbanan, semangat, kerja keras, kejujuran, ketulusan dan keinginan
seberapa besar kita mencapai kesuksesan itu
v Tetaplah tegak berdiri dan tetaplah melangkah dengan penuh keyakinan bahwa
sesungguhnya setiap penderitaan atau pengalaman buruk bukanlah akhir dari segalanya
tapi jadikanlah cambuk dan pembelajaran untuk kita lebih maju
v Hidup hanya sekali maka janganlah kita menyia – nyiakannya teruslah berkarya dan
menggali potensi diri demi keberhasilan kelak
v Life is beautifull
PERSEMBAHAN
Tanpa disadari banyak hal – hal kulalui masa-masa berharga dalam hidup ini. Hingga
terselesaikannya sebuah karya sederhana yang ingin penulis persembahkan kepada :
v Ayah dan Ibu tercinta, terimakasih atas kasih sayang, perhatian, doa dan
kesabarannya yang tiada lelah diberikan untukku. Sungguh tidak ada yang paling
berharga di dunia ini kecuali doa dan kesabaranmu.
v Mami ku tersayang yang selalu menemaniku serta mensuportku untuk selalu
semangat
v Kedua adikku, Kiki dan Jalu yang senantiasa memberiku inspirasi untuk terus
maju
v Potra, terimakasih atas cinta dan perhatianmu yang memberikan warna baru
dalam kehidupanku
v Seluruh keluarga besarku yang telah memberikan dukungan untuk menambah
semangatku
v Pak Owi, terimakasih atas semua bantuan yang tercurah untukku
v Teman – temanku Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
KATA PENGANTAR
Assalamua’alaikum Wr. Wb,
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala berkah,
rahmat dan segala karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyusun Laporan Tugas
Akhir ini. Laporan Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi persyaratan kelulusan
penyelesaian studi pada Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyeleseaian Laporan Tugas Akhir ini tentunya tidak akan
memberikan hasil yang memuaskan apabila tidak disertai dengan bimbingan dan
bantuan baik moril dan materiil kepada penulis. Untuk itu pada kesempatan ini
penulis sampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN. SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III
Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Ibu Dra. Christina Tri Hendriyani, M.Si selaku Pembimbing Kuliah Kerja Media
yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam penyusunan Laporan Tugas
Akhir ini.
4. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Public Relations Program Diploma III Komunikasi
Terapan yang telah memberikan bimbingan serta ilmunya demi kelancaran dalam
penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Subekti Ardianto selaku President Direktur Intro Lounge & Resto Solo
6. Ibu Wening D, SS Marketing & PR Manager Intro Lounge & Resto Solo yang
telah memberikan kesempatan penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media
7. Seluruh Staf dan karyawan Intro Loumge & Resto Solo yang telah membantu
memberikan masukan selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media.
8. Ayah dan Ibu terimakasih atas doa dan kesabarannya yang sangat berarti untuk
penulis.
9. Potra yang ada dihatiku yang telah memberiku warna baru serta memberiku
inspirasi dan semangat dalam menyelesaikan Laporan Tugas akhir ini.
10. Teman – teman seperjuanganku dan semua pihak yang telah banyak membantu
selama penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam membuat Laporan Tugas Akhir, tidak
terlepas dari kekurangan. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang bersifat membangun
sangat penulis harapkan sebagai masukan yang sangat berarti.
Wassalamu’alaikum, Wr. Wb.
Surakarta, Juli 2008
Penulis
DAFTAR ISI
JUDUL …………………………………………………………………………. i
PERSETUJUAN ……………………………………………………………….. ii
PENGESAHAN ………………………………………………………………… iii
MOTTO ………………………………………………………………………… iv
PERSEMBAHAN ………………………………………………………………. v
KATA PENGANTAR ………………………………………………………….. vi
DAFTAR ISI …………………………………………………………………… viii
BAB I PENDAHULUAN
I. Latar Belakang ……………………………………………………. 1
II. Tujuan …………………………………………………………….. 3
2.1 Tujuan Umum …………………………………………………. 3
2.2 Tujuan Khusus ………………………………………………… 4
III. Tempat dan Waktu KKM …………………………………………. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
I. Public Relations sebagai Objek Studi Ilmu Komunikasi…………. 5
II. Definisi Public Relations…………………………………………. 6
III. Perencanaan Public Relations…..………………………………… 8
IV. Citra ……………………………………………………………….. 11
BAB III DESKRIPSI UMUM LOKASI KULIAH KERJA MEDIA (KKM)
I. Gambaran Umum …………………………………………………. 13
II. Filosofi…………..………………………………………………… 14
III. Sarana, Fasiliatas dan Pelayanan........................ …………………. 15
IV. Motto Intro Lounge & Resto…………….………………………... 20
V. Logo Perusahaan …………………………………………………. 21
VI. Struktur Organisasi ………………………………………………. 21
BAB IV PELAKSANAKAN MAGANG
I. Strategi Public Relations Intro Lounge & Resto Solo untuk Menarik
Pelanggan.......................................................……………………… .... 29
I.1. Strategi Public Relations pada Special Event di Intro
Lounge & Resto Solo…………………………………………… 30
I.1.1. Upaya untuk Menarik Minat Public……………………….. 30
I.1.2. Peran Public Relations untuk Meningkatkan Citra Intro
Lounge & Resto ……………………………………………. 38
I.1.3. Kedudukan Public Relations dalam Struktur Organisasi Intro
Lounge & Resto …………………………………………… 41
II. Pelaksanaan Magang di Intro Lounge & resto………………………… 42
II.1. Job Description Public Relations di Intro Lounge & Resto ……… 42
II.1.1. Fungsi Public Relations Intro Lounge & Resto ………… 42
II.1.2. Tugas dan Tanggungjawab……………………………… 43
II.2. Kegiatan yang Dilakukan Peneliti ……………………………….. 45
II.2.1. Kegiatan Public Relations……………………………… 45
II.2.2. Kegiatan Marketing …………………………………… 47
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………………………... 78
B. Saran ………………………………………………………………. 80
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Dining Lounge Area …………………………………………… 15
Gambar 2. VIP / Private Lounge……………………………………………. 16
Gambar 3. Meeting Room 1 ………………………………………………… 17
Gambar 4. Meeting Room 2 ………………………………………………… 17
Gambar 5. Happy Hour Lounge Area ………………………………………... 18
Gambar 6. Stage ……………………………………………………………... 19
Gambar 7. Logo Intro Lounge & resto ………………………………………. 21
Gambar 8. Banner menu ……………………………………………………… 33
Gambar 9. Banner Jadwal Live Performance ………………………………… 34
Gambar 10. Iklan Acara di Surat Sabar ……………………………………… 35
Gambar 11. Fliyer Intro ……………………………………………………… 36
Gambar 12. Spanduk Intro …………………………………………………… 37
BAB I
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Indonesia telah memasuki era baru dalam berbagai aspek, mulai dari
aspek ekonomi hingga komunikasi. Di era baru yang menjadi proses
persaingan baru membuat banyak perusahaan mengubah pola strateginya.
Penajaman strategi menjadi fokus para pimpinan. Lingkungan perusahaan
juga ikut gonjang – ganjing. Manajemen perubahan menjadi prioritas yang
tidak lagi bisa ditawar. Konsep – konsep dan ide – ide out of the box terus
digali dalam upaya untuk tetap dapat bertahan didalam persaingan usaha.
Dunia promosi dan public relation adalah salah satu solusi untuk
menghadapi persaingan ini. Tidak dapat dihindarkan bahwa promosi
memegang peranan yang penting di dalam kegiatan perekonomian suatu
negara. Tanpa disadari semenjak kita membuka mata di pagi hari hingga kita
memejamkan mata di malam hari, kita selalu dihadapkan kepada media
promosi yang membuat kita tertarik karena semaraknya acara yang
ditawarkan. Di pagi hari saat kita bangun, kita mendengarkan penyiar radio
yang mengucapkan selamat pagi dan membacakan siapa saja pendengar yang
berulang tahun di hari itu diiringi oleh jingle suatu produk. Dilanjutkan saat
kita sarapan pagi, yang menjadi teman roti dan kopi kita adalah surat kabar
yang disana terpampang berbagai macam penawaran produk mulai dari mobil
hingga hewan piaraan. Saat kita berangkat ke tempat kerja, jalanan menjadi
medan perang para produsen dalam menawarkan produknya
Bukan hanya perusahaan – perusahaan yang mempunyai produk yang
real yang menggunakan jasa public relation. Perusahaan – perusahaan yang
bergerak dalam bidang jasa pelayanan, seperti hotel, resto, café juga tidak
luput dalam menggunakan jasa Public Relation officer untuk meningkatkan
minat pengunjung untuk datang dan mencoba layanan di sebuah resto, hotel
maupun cafe. Diantara lounge dan resto tersebut juga muncul persaingan
untuk membangun brand awareness di masyarakat umum. Baik acara
incidental maupun acara rutin yang diselenggarakan oleh lounge & café
terkait.
Dalam hal ini Intro Lounge & Resto yang merupakan salah satu
perusahaan restaurant, Meeting Room & Lounge di kota Solo berusaha
menggunakan media dan acara tersebut seefektif dan seefisien mungkin untuk
menciptakan brand awareness tadi. Disini penulis sebagai seorang public
relations officer mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar dalam
memilih acara dan media yang tepat dalam memasarkan produk Intro Lounge
& Resto. Berkaitan dengan hal tersebut penulis lebih terfokus dalam peran
seorang public relations officer di Intro Lounge & Resto Surakarta, dan dalam
laporan ini penulis memilih judul “Strategi Public Relations Intro Lounge &
Resto Solo dalam Menarik Pelanggan”.
II. Tujuan
Tujuan diadakannya program Kuliah Kerja Media Diploma III
Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta diantaranya :
2.1 Tujuan Umum
a. Membina hubungan kemitraan antara perguruan tinggi
dengan perusahaan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia menjadi
tenaga kerja yang profesional dan mandiri.
c. Mempelajari bagaimana bekerja dalam satu tim pada
bidang public relation di Intro Lounge & Resto.
d. Membekali kemampuan dasar yang memberikan
kemampuan kepada mahasiswa untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan dalam pekerjaan.
e. Menyesuaikan metode, menerapkan dan mempraktekkan
semua pengetahuan, teori dan ilmu yang didapat di bangku
kuliah ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
2.2 Tujuan Khusus
a. Agar penulis memiliki pengalaman sehingga lebih siap di
dunia kerja dalam masyarakat dan mampu menerapkan
wawasan teoritis ilmu komunikasi dalam Kulia Kerja
Media.
b. Meningkatkan kreatifitas, produktifitas, profesionalitas diri
dalam era globalisasi mendatang.
c. Agar penulis mengetahui gambaran dunia komunikasi
secara nyata tempat dimana mereka bekerja dan
mengetahui tantangan dunia kerja yang semakin
kompetitif.
d. Mengetahui ruang lingkup kinerja seorang Public Relations
Officer di Intro Lounge & Resto Solo.
III. Tempat dan Waktu Pelaksanaan KKM
Kuliah Kerja Media (KKM) penulis dilaksanakan di Intro Lounge &
Resto (PT. Intro Surya Makmur) yang beralamat di Solo Grand Mall Lantai 3
Mezzanine, Solo. Tepatnya mulai dari tanggal 02 Februari sampai dengan 29
Februari 2008.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
I. Public Relations Sebagai Obyek Studi Ilmu Komunikasi
Apa sebenarnya komunikasi itu ?
Jika kita berkomunikasi, berarti kita mengadakan “kesamaan”, dalam hal
ini kesamaan pengertian atau makna. Informasi yang disampaikan oleh seseorang
kepada orang lain harus sama-sama dimengerti. Kalau tidak dimengerti,
komunikasi pun tidak terjadi. Percakapan berlangsung apabila hal yang
dipercakapkan dan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan itu sama-sama
dimengerti. Kalau tidak, percakapan pun tidak akan terjadi; ini berarti komunikasi
tidak berlangsung. Akan tetapi sementara ahli komunikasi berpendapat bahwa
pengertian komunikasi bukan hanya berkisar pada soal “mengerti atau tidak
mengerti”. Kalau lingkupannya hanya sesempit itu saja, komunikasi hanyalah
merupakan aspek sosiologi. Padahal komunikasi sudah merupakan ilmu,
meskipun memang ilmu komunikasi sifatnya interdisipliner. Hal ini sudah
disadari di Amerika sejak tahun 40-an. Carl I. Hovland mengetengahkan
definisinya mengenai science of communication sebagai berikut :
“Usaha yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asas-asas
penyebaran informasi serta pembentukan opini dan sikap”. (A systematic
attempt to formulate in rigorous fashion the principles by which
information is transmitted and opinions and attitudes are formed). (Onong
Uchjana Effendy, 1990 : 2 )
Sedang komunikasinya sendiri oleh Hovland didefinisikan sebagai:
“Proses dimana seseorang (komunikator) menyampaikan perangsang-
perangsang (biasanya lambang-lambang dalam bentuk kata-kata) untuk
merubah tingkah laku orang lain (komunikan / komunikati)”. (The process
by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually
verbal symbols) to modify the behavior of other individuals
(communicates)
Yang dipelajari oleh ilmu komunikasi ialah bagaimana caranya
berkomunikasi agar menimbulkan hasil yang positif: bagaimana caranya
berkomunikasi agar orang yang tadinya tidak melakukan sesuatu menjadi
melakukan sesuatu, agar yang tadinya melakukan hal yang salah menjadi
melakukan hal yang benar.
II. Definisi Public Relations
Public Relations memiliki pengertian yang sangat beragam, namun secara
umum Public Relations adalah merupakan fungsi manajemen untuk mencapai
target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai progam kerja yang jelas dan
rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan hingga mengevaluasi
hasil-hasil apa yang dicapai.
Apakah yang dimaksud dengan Public Relations ?
Menurut Survey yang telah diadakan di Amerika Serikat 2000 orang
terkemuka dalam bidang Public Relations telah mengemukakan definisi mereka
tentang Public Relations. Dari definisi-definisi yang mereka sampaikan
diantaranya terdapat anggapan-anggapan, bahwa Public Relations itu adalah suatu
ilmu; suatu sistem; seni; fungsi; proses; profesi; metode; kegiatan; dan
sebagainya.
Dalam buku “Dasar-dasar Public Relations” yang ditulis Oemi
Abdurrachman, ada beberapa definisi yang dapat dikutip sebagai berikut :
Pertama, Public Relations menurut W. Emerson Reck, Public Relations
Director dari Colgate University menyatakan bahwa “Public Relations adalah
kelanjutaan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan
dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar
orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan good will dari mereka.
Kedua, pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin
adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya”.
Kedua, Public Relations menurut Howard Bonham adalah “Suatu seni
untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam
kepercayaan publik terhadap seseorang atau sesuatu organisasi/badan”.
Ketiga, Public Relations menurut Glenn dan Denny Griswold adalah
“Suatu fungsi management yang menilai sikap publik, menunjukkan
kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan
publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan
pengakuan dari publik”.
Keempat, Definisi menurut J. H. Wright mengemukakan bahwa “Public
Relations yang modern adalah suatu rencana tentang kebijaksanaan dan
kepemimpinan yang akan menanamkan kepercayaan publik dan menambah
pengertian mereka.”
Dengan demikian berdasarkan definisi-definisi yang telah disebutkan di
atas, dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah suatu kegiatan untuk
menanamkan dan memperoleh pengertian, good-will, kepercayaan, penghargaan
badan perusahaan khususnya dan masyarakat umumnya. Dalam Public Relations
terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara sesuatu
badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang
menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi
kelangsungan hidup badan itu.
III. Perencanaan Public Relations
Seperti halnya penelitian, perencanaan dalam PR, kata Seitel, adalah suatu
hal yang esensial tidak hanya untuk mengetahui dimana suatu kampanye khusus
yang dikedepankan, tetapi juga untuk memperoleh dukungan top manajemen
(Drs. Soleh Soemirat, M.S. & Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si., 2003 : 95). Tentu
saja, paling sering complaint (keluhan / tuntutan) muncul mengenai PR yang
membuat kegiatan yang terburu-buru, merencanakan suatu yang tidak mungkin
dan sulit mengukurnya. Pada dasarnya, perencanaan dalam PR harus memberikan
gambaran lebih jauh. Dengan perencanaan yang pantas, PR professional tentunya
dapat melakukan dan memperhitungkan tindakan yang mereka ambil.
Sebelum melakukan kegiatan PR, pejabat PR harus memperhitungkan
sasaran dan strategi, perencanaan dan anggaran, serta penelitian dan evaluasi.
Lingkungan sekitar yang menjadi cakupan organisasi / perusahaan harus
mencerminkan seluruh tujuan-tujuan bisnis. Dalam hal ini pula sudah tercermin
strategi dan sasaran PR.
Meletakkan sasaran, formulasi strategi dan perencanaan adalah esensial
(penting) jika fungsi PR dianggap sama derajatnya (setara) dengan komponen
lainnya di dalam organisasi / perusahaan tersebut.
Perencanaan memerlukan pemikiran. Perencanaan suatu program PR
jangka pendek untuk mempromosikan pelayanan baru barangkali memerlukan
sedikit pemikiran dan waktu dibandingkan dengan perencanaan kampanye jangka
panjang untuk memperoleh dukungan bagi suatu isu kebijakan publik.
Meskipun setiap kasus, perencanaan PR harus memasukkan sasaran yang jelas
untuk mencapai tujuan organisasional, strategi untuk mencapai sasaran, taktik
untuk merealisasikan strategi, dan pengukuran untuk menentukan taktik yang
mana yang akan diterapkan.
Diantara aspek-aspek yang paling penting bagi PR praktis adalah
menetapkan tujuan yang jelas, sasaran dan target bagi penerapan taktik. Kegiatan
PR adalah tidak ada artinya jika dirancang untuk mencapai tujuan yang
memerlukan tindakan tertentu saja.
Sebagai contoh, perencanaan PR mendasar yang perlu diperhatikan :
1. Environment : Kita perlu meningkatkan penjualan produk dalam pasar lokal.
Sekarang kita adalah tiga besar dalam pasar, mencapainya dengan cepat
mengejar pemasok tempat kedua, tetapi jauh di belakang market leader (yang
dominan menguasai pasar).
2. Sasaran bisnis : Tujuan kita adalah ambil bagian dalam membangun pasar
untuk produk kita dalam wilayah lokal. Kita mencari untuk mengungguli
sebanyak dua provider (pemasok) dan secara perlahan mencapai posisi nomor
satu.
3. Sasaran PR : (a) memperkuat solidnya komitmen perusahaan kita terhadap
pelanggan lokal ; (b) meyakinkan pelanggan potensial bahwa perusahaan kita
menyediakan staf yang ahli dibidangnya, produk bersaing dan responsif
terhadap kebutuhan pelanggan ; (c) posisi perusahaan kita sebagai pesaing
hebat untuk dua market leader ( dominasi pasar).
4. Strategi PR : Posisi perusahaan kita merupakan “expert” dalam pasar,
melalui survey sponsorship perusahaan dan penelitian langsung pada
pengambil keputusan lokal, pemberian media dalam bentuk artikel yang
berkaitan dengan perusahaan, ahli pidato di panggung bagi eksekutif
perusahaan dan perusahaan menjadi sponsor seminar untuk memperlihatkan
keahlian kita.
5. Program / Taktik PR : (a) Dicari pemberitaan media dan ditulis sebagai
artikel yang membahas produk perusahaan pada media lokal;
(b) permintaan penulisan profil untuk tulisan feature dan wawancara dengan
pejabat perusahaan menjadi feature dan wawancara “exclusive” dengan
dominasi publikasi perdagangan ; (c) sponsor suatu penelitian triwulan
perusahaan lokal. Melalui survey terhadap pengambilan keputusan, fokus
terhadap topik yang baru perhatian dan pemberian informasi dan komentar
dari pandangan suatu pelanggan; (d) sponsor empat buah seminar setiap
tahunnya untuk menunjukkan penggunaan produk perusahaan di
wilayah lokal (e) menurunkan wakil pembicara perusahaan, dimana
pembicara perusahaan itu berbicara diantara kelompok-kelompok terkemuka
di wilayah itu. (Drs. Soleh Soemirat, M.S. & Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si.,
2003 : 95 – 97)
IV. Citra
Kini, banyak sekali perusahaan atau organisasi dan orang-orang yang
mengelolanya sangat sensitif menghadapi publik-publik mereka yang kritis.
Dalam satu penelitian terhadap seratus top eksekutif, lebih dari 50% menganggap
“penting sekali untuk memelihara publik yang baik”. Sekarang ini banyak sekali
perusahaan atau organisasi memahami sekali perlunya memberi perhatian yang
cukup untuk membangun suatu citra yang menguntungkan bagi suatu perusahaan
tidak hanya dengan melepaskan diri terhadap terbentuknya suatu kesan publik
negatif. Dengan perkataan lain, Seitel megungkapkan citra perusahaan adalah
fragile commodity (komoditas yang rapuh/mudah pecah). Namun kebanyakan
perusahaan juga meyakini bahwa citra perusahaan yang positif adalah esensial,
sukses yang berkelanjutan dan dalam jangka panjang.
Menurut Bill Canton dalam Sukatendel (1990) mengatakan bahwa citra
adalah “image ; the impression, the feeling, the conception which the public has
of a company ; a concioussly created impression of an object, person or
organization” (Citra adalah kesan, perasaan, gambaran diri publik terhadap
perusahaan; kesan yang dengan sengaja diciptakan dari suatu obyek, orang atau
organisasi) (Drs. Soleh Soemirat, M.S. & Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si., 2003 :
111-112)
Jadi, ungkap Sukatendel, citra itu dengan sengaja perlu diciptakan agar
bernilai positif. Citra itu sendiri merupakan salah satu aset terpenting dari suatu
perusahaan atau organisasi.
Katz mengungkapkan citra adalah cara bagaimana pihak lain memandang
sebuah perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap
perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai citra sebanyak
jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra perusahaan datang dari
pelanggan perusahaan, pelanggan potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing,
distributor, pemasok, asosiasi dagang dan gerakan pelanggan di sektor
perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan. ( Drs. Soleh
Soemirat, M.S. & Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si., 2003: 113)
Ada banyak citra perusahaan, misalnya: siap membantu, inovatif, sangat
memperhatikan karyawannya, bervariasi dalam produk, dan tepat dalam
pcngiriman. Tugas perusahaan dalam rangka membentuk citranya adalah dengan
mengidentifikasi citra seperti apa yang ingin dibentuk di mata masyarakat.
BAB III
DESKRIPSI UMUM
LOKASI KULIAH KERJA MEDIA (KKM)
I. Gambaran Umum
Intro adalah sebuah usaha yang bergerak di bidang penjualan produk
makanan / minuman yang bercitarasa tinggi disertai konsep pelayanan bertaraf
internasional. Konsep lokasi yang Intro Lounge & Resto saat ini berlokasi pada sentra
bisnis yang memiliki lalulintas penduduk yang padat dan tertarik akan dunia bisnis
yang prestisius seperti pusat perbelanjaan, cinema, gedung perkantoran yang berada
di jalan-jalan strategis.
Pemilik dan pengelola Intro Lounge dan Resto Solo adalah PT. Intro Surya
Makmur. “Intro Lounge & Resto” berdiri pada bulan Oktober 2005. Kantor Intro
Lounge & Resto yang pertama bertempat di Obral lalu pindah ke Solo Grand Mall
lantai 3 ( dekat Counter HP ), kemudian pindah lagi dan digunakan sampai sekarang
ini di alamat :
Mezzanine3rd Floor Solo Grand Mall Jl. Slamet Riyadi No. 273 Solo.
Bentuk arsitektur yang diterapkan dengan gaya modern dan sentuhan mix
interior bernuansa : elegan, cozy, classy, feminism, minimalis, stylish, tropical,
sophisticated yang akan membawa pengunjung seakan berada di kawasan modern
kota-kota besar dunia. Sesuai dengan nama, karakteristik, arsitektur bangunan dan
keunggulan produk yang dimiliki maka individu yang terlibat dalam pengoperasian
restauran ini telah diseleksi secara ketat dengan tuntutan standart yang tinggi. Intro
Lounge & Resto ini memiliki target segment pasar famili, eksekutif muda, juga
remaja dan masyarakat menengah ke atas yang mempunyai kemampuan daya beli
yang cukup tinggi dengan usia 20 – 45 tahun. Dengan melihat pangsa pasar yang
sekarang ini marak ” Intro Lounge & Resto” melebarkan sayapnya menjadi salah satu
tempat clubbing yang terkenal di Solo.
Produk produk Intro Lounge & Resto mengacu pada standart food &
Beverage cost, payroll dan related ekspenses serta other ekspensesnya juga mengacu
pada rata-rata pengeluaran pengunjung yang didasarkan pada kemampuan daya beli
pengunjung yang diharapkan dapat mencapai kurang lebih 25.000 perorang.
II. Filosofi
o Konsep awal
“Restaurant & Launge for family and Younge Executive”
o Tema Usaha
“Bertitik tolak dari tren gaya hidup, yaitu arus segala macam aktifitas
kehidupan yang dapat juga mencerminkan suatu dinamika gaya hidup
sebagian besar warga kota modern yang penuh aktifitas dan gairah.”
III. Sarana, Fasilitas dan Pelayanan “Intro Lounge & Resto”.
“Intro Lounge & Resto” terdiri dari beberapa bagian utama gedung yaitu :
o Dinning Launge Area ( Area utama makan dan minum )
Mengutamakan kesan easy life style dalam atmosfer yang hangat,
santai dan menyenangkan bagi para pengunjung khususnya keluarga
maupun individual. Di Lounge ini pengunjung juga dapat menikmati
the best coffe in town, yaitu perpaduan antara coffe Robusta, Arabica
& Milan / Italy.
Gambar 1. Dinning Launge Area
o VIP ( Private Lounge / Meeting Room)
Ini adalah ruang khusus untuk para tamu atau rombongan yang akan
mengadakan acara khusus, seperti arisan, ulang tahun dan sebagainya.
Ruangan ini didesign dengan lantai Parquet dengan nuansa yang
elegan dan nyaman tanpa mengurangi privasi tamunya. Dalam ruangan
ini disediakan juga karaoke set.
Gambar 2. VIP / Private Lounge
Gambar 4. Meeting Room 2
o Area Santai (Happy Hour Lounge Area)
Lokasinya bisa berada di samping kanan atau depan pintu masuk
menghadap ke jendela kaca dimana pemandangan pengunjung yang
duduk dapat langsung melihat ke arah kota Solo sambil menikmati
santapannya.
Gambar 5. Happy Hour Lounge Area
o Stage
Terletak tepat di tengah-tengah main area. Ditata sedemikian secara artistic dan
bernuansa minimalis serta dilengkapi dengan peralatan band juga entertainer
setiap harinya. Tempat ini digunakan untuk hiburan dan semua performance /
live music yang Intro Lounge & Resto sediakan bagi kenyamanan pengunjung.
Gambar 6. Stage
Kapasitas tempat duduk untuk seluruh outletnya sebanyak 180 pax ini dapat
ditambah apabila memungkinkan untuk ditambah dengan perluasan area public
ke teras terbuka (bila tersedia).
“Intro Lounge & Resto” dibuka 7 hari seminggu dengan jam operasional
sebagai berikut :
Lunch Time : 11.00 AM – 15.00 PM
Happy Hour : 15.00 PM – 19.00 PM
Dinner Time : 19.00 PM – 24.00 PM
IV. Motto “Intro Lounge & Resto”
“The best place for the best taste, enjoy the atmosphere”. Adalah motto
“Intro Lounge & Resto” yang mengandung arti : tempat terbaik untuk rasa yang
terbaik juga. Sehingga dengan adanya motto “Intro Lounge & Resto” tersebut setiap
customer yang datang dapat menikmati tempat yang nyaman serta dilengkapi dengan
setiap menu dan sajian hiburan terbaik yang “Intro Lounge & Resto” miliki juga.
Setiap karyawan yang memiliki motto ini harus selalu siap untuk selalu
memberikan pelayanan yang terbaik juga bagi para tamu / customer yang datang baik
melalui komunikasi antar karyawan maupun karyawan dengan tamu. Layanan yang
memuaskan dengan senyum yang tulus mengenai setiap komplain tamu juga kepada
semua karyawan akan menciptakan satu tim manajemen kerja yang selalu
menjunjung tinggi kepedulian terhadap pelayanan, sehingga para tamu merasa puas.
V. Logo Perusahaan.
Gambar 7. Logo Intro Lounge & Resto
VI. Struktur Organisasi.
“Intro Lounge & Resto” memiliki 5 departemen yaitu :
1. Chief Accountant Departement
Chief Accountant Departement bertugas untuk mengelola keuangan secara
baik dan benar, baik pemasukan maupun pengeluaran.
2. Human Resources Departement
Bertugas melaksanakan pengadaan kerja, pemeliharaan mental serta
kesejahteraan tenaga kerja dengan meningkatkan pengetahuan dan
ketrampilan kerja.
3. Public Relation & Marketing Departement
Public Relation & Marketing Departement bertugas melaksanakan
pemasaran produk jasa dan fasilitas Intro Lounge dan Resto mulai dari
memproduksi, mempromosikan, memasarkan sehingga masyarakat luas
menjadi tahu akan keberadaan “Intro Lounge & Resto”. Juga harus tetap
menjaga hubungan baik kepada masyarakat maupun costumer agar tetap
menjaga dari Intro Lounge dan Resto.
4. Food & Beverage Product
Food & Beverage Product bertanggung jawab menyediakan makanan dan
minuman untuk tamu baik sekedar makan dan minum saja ataupun acara
khusus dan di setiap event.
5. Food & Beverage Service (server)
Bertugas untuk mengurusi semua kebutuhan dan kebersihan restaurant dan
dapur yang ada.
Dalam kegiatan “Intro Lounge & Resto” dipimpin oleh Board of Director
dan dibantu General Manager (GM). Dan tiap-tiap departemennya akan
dipimpin oleh seorang manager (department head) yang masing-masing
bertanggung jawab dan bertugas sesuai dengan bagiannya dan memiliki
staff yang sudah terorganisasi dengan baik untuk bekerjasama dan
menciptakan system kerja yang nyaman sehingga dapat menunjang
kemajuan kinerja perusahaan.
Struktur organisasi secara garis besar terlihat dalam gambar berikut :
STRUKTUR ORGANISASI
INTRO LOUNGE & RESTO
Board of Director
Chief Accountant
General Manager
HRD
Marketing & PR Manager
Food & Bevera Manager
Food & Bevera Server
General Cashier
Outlet Cashier 1
Outlet Cashier 2
Personel Administration
Cost Control
Purchasier
Store Keeper & Receiving
Marketing & Exekutif
Restaurant Supervisor
Capten Restaurant
Bartender
Waiter/s
Utility & Maintenance
Cook I
Cook II
Cook III
Cook Helper
Bagan 1. Struktur Organisasi Intro Lounge & Resto
Deskripsi tugas struktur organisasi Intro Lounge & Resto Solo :
1. Board of Director
Bertanggung jawab, memimpin dan mengetahui kegiatan yang
diselenggarakan di Intro Lounge & Resto, serta memastikan kegiatan di Intro
Lounge & Resto menghasilkan pendapatan yang maksimal, bersinergi dengan
unit bisnis terkait lainnya sesuai dengan kaidah yang berlaku.
2. General Manager
Ada beberapa tugas yang harus dilakukan oleh General manager :
- Melakukan riset untuk mengetahui kelayakan dan prospek
Intro Lounge & Resto di masa yang akan dating.
- Bertanggungjawab kepada Board of Director atas segala
aktivitas yang dilaksanakan di Intro Lounge & Resto.
- Mengkoordinir perekrutan karyawan.
- Mengkoordinir pelatihan bagi karyawan.
- Bertanggungjawab terhadap pengelolaan properti
perusahaan.
Dishwa shier
House Keeping
3. Chief Accountant
- Membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan
kepada General Manager.
- Bertanggungjawab mengatur pembukuan untuk pajak dan
faktur pajak
- Bertanggungjawab terhadap pengeluaran-pengeluaran yang
dilakukan.
- Bertanggungjawab terhadap arsip keuangan.
4. HRD (Human Resourches Development).
- Memberikan pelatihan bagi karyawan baru sebagai masukan
bagi mereka dalam menjalankan tugasnya di perusahaan.
- Membantu General Manager dalam seleksi karyawan baru.
5. Marketing & Public Relations Manager
a. Public Relations.
Bagian dari divisi yang berhubungan langsung dengan masyarakat.
Public relations bekerja semaksimal mungkin, mendukung semua
aspek yang terkait dengan tujuan perusahaan secara menyeluruh,
termasuk upaya untuk membantu unit marketing dalam
memperkenalkan perusahaan, meningkatkan penjualan produk dan
pemeliharaan image perusahaan.
b. Marketing.
Sebagai pendukung marketing perusahaan bersama dengan divisi
pemasaran merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program
komunikasi untuk menciptakan saling pengertian dan kepuasaan
bersama antara konsumen serta perusahaan.
VII. Karyawan “Intro Lounge & Resto”
Keseluruhan jumlah karyawan “Intro Lounge & Resto” untuk lima
departemen adalah :
Departement Jumlah
Accountant 5
HRD 1
PR & Marketing 2
F & B Product 6
F & B Service 17
Jumlah 31
Rekruitment karyawan.
Rekruitment tenaga kerja di “Intro Lounge & Resto” memiliki metode atau
cara tersendiri. Dalam merekrut karyawan “Intro Lounge & Resto” dapat melalui
membuka lowongan di surat kabar, mengirim faximile ke Universitas-universitas
juga sekolah kejuruan bahkan bisa juga melalui mulut ke mulut.
Kemudian pada tahap awal adalah seleksi calon-calon karyawan baru. Pada
tahap ini mereka ditanyai seputar latar belakangnya dan keahlian yang dimiliki,
bagi mereka yang memenuhi syarat akan diuji kembali seputar teknis
pekerjaannya oleh department head atau kepala bagian masing-masing. Setelah
lulus tahap ini selanjutnya diserahkan pada general manager. Hasil dari general
manager ini kemudian disampaikan kepada departement head yang bersangkutan
untuk diputuskan diterima atau tidaknya calon karyawan tersebut.
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
Pada kegiatan Kuliah Kerja Media di Intro Lounge & Resto, penulis
ditempatkan pada Marketing dan Public Relations Departement. Sehingga kegiatan-
kegiatan yang penulis lakukan dapat dikategorikan pada 2 (dua ) jenis kegiatan yaitu :
kegiatan marketing atau pemasaran dan kegiatan public relations (PR) yang lebih
bertujuan untuk menjaga dan meningkatkan citra positif perusahaan. Di Intro Lounge
& Resto, marketing dan public relations menjadi satu department atau divisi
dikarenakan adanya keterkaitan yang erat antara kegiatan marketing atau pemasaran
dengan kegiatan public relations. Di samping itu juga bertujuan untuk efisiensi
perusahaan. Dalam laporan Kuliah Kerja Media ini penulis akan memaparkan
kegiatan-kegiatan marketing dan public relation yang penulis kerjakan selama
melaksanakan KKM.
I. Strategi Public Relations Intro Lounge & Resto Solo untuk Menarik
Pelanggan.
Krisis yang melanda kota Solo ini sangat berpengaruh pada kegiatan seluruh
perekonomian, keadaan seperti ini sangat dirasakan pihak Intro Lounge & Resto.
Persaingan usaha-usaha yang bergerak di bidang lounge & resto ini dirasakan
semakin pelik, untuk mengatasi permasalahan tersebut Intro Lounge & Resto
melakukan beberapa hubungan keluar guna menjaring konsumen, antara lain :
a. Sales Blizt.
Merupakan kegiatan kunjungan singkat dari pihak Intro Lounge &
Resto ke beberapa perusahaan maupun instansi terkait lainnya untuk
membina hubungan baik antar Intro Lounge & Resto dengan
perusahaan / instansi yang dituju. Hal ini dilakukan agar hubungan
dengan publik eksternal semakin erat dan disamping itu dapat melihat
bagaimana kesan, penilaian, kritik dan saran serta masukan dari
pelanggan mengenai Intro Lounge & Resto.
b. Sponsorship.
Merupakan salah satu bentuk kerjasama yang dijalin oleh Intro
Lounge & Resto dalam rangka mensukseskan suatu acara. Bentuk
kerjasama yang diberikan berupa : memberikan voucher makan /
minum, merchandise, dan sebagainya. Pemberian sponsorship ini
merupakan salah satu cara untuk mempublikasikan Intro Lounge &
Resto.
c. Brosur produk atau jasa.
Dengan adanya brosur ini memudahkan Intro Lounge & Resto dalam
memperkenalkan fasilitas dan produk juga pelayanan yang tersedia.
Brosur ini biasanya berisi menu baru atau event besar juga paket-paket
spesial yang ada di Intro Lounge & Resto. Brosur ini diberikan kepada
masyarakat umum agar menjadi lebih tahu apa saja yang Intro Lounge
& Resto sediakan dan miliki.
1.1 Strategi Public Relations pada Special Event di Intro Lounge &
Resto Solo.
1.1.1 Upaya untuk menarik minat public.
Dalam kancah persaingan di dunia usaha sekarang ini, setiap
perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan perhatian juga minat dari
masyarakat. Dengan memberikan dan menyediakan fasilitas yang lengkap
dan memadai juga pelayanan yang baik, karena ini juga akan sangat
mempengaruhi laba perusahaan, oleh karena itu setiap perusahaan
memiliki strategi tersendiri agar dapat menarik pelanggan / costumer.
Begitu juga dengan Intro Lounge & Resto yang selalu dituntut
untuk memiliki strategi tersendiri untuk dapat bertahan di persaingan
usaha ini. Semua perusahaan khususnya yang bergerak pada sektor
perolehan keuntungan (profit oriented) , pasti memiliki strategi khusus
untuk memperlancar semua program yang telah dirancang. Dalam hal
inipun Intro Lounge & Resto tidak lepas dari promosi, guna membantu
penyampaian informasi dan semua event yang akan diadakan di Intro
Lounge & Resto. Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan oleh Intro
Lounge & Resto sebagai langkah promosi, antara lain :
a. Publicity (Publisitas).
Ini adalah salah satu media komunikasi marketing Intro
Lounge & Resto dan merupakan hasil hubungan kerjasama
dengan berbagai media yang berfungsi untuk pembentukan
image positif dengan memberikan informasi sebanyak-
banyaknya secara benar dan factual. Salah satu tujuan
publikasi adalah untuk memperoleh dan meningkatkan image
di mata khalayak juga dapat meningkatkan customer.
Publikasi yang dilakukan oleh Intro Lounge & Resto ini
dengan menyelenggarakan media relation dengan pihak
media massa., media massa yang digunakan antara lain :
o press release
Siaran press merupakan salah satu upaya Intro Lounge
& Resto untuk memberikan informasi yang benar, jujur
dan actual. Press release ini dikirimkan melalui
faximile ke media yang bersangkutan.
o press conference.
Konferensi press dilaksanakan bila ada acara-acara
penting seperti : special event yang mengundang artis
ibukota. Dalam konferensi ini juga turut mengundang
para media massa dan costumer yang ingin langsung
bertemu dengan artis yang pada saat itu datang. Dengan
begitu akan dapat dilakukan komunikasi timbal balik
satu sama lain sehingga informasi yang disampaikan
tidak timpang dan langsung dari sumbernya.
b. Advertising (periklanan).
Iklan merupakan salah satu presentasi penjualan yang
bersifat umum dan disampaikan secara massal kepada
khalayak. Ada beberapa media massa dan radio yang
bekerjasama dengan Intro Lounge & Resto untuk mendukung
penciptaan citra perusahaan, antara lain Solopos, Suara
Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo, Kompas, Seputar Indonesia.
Radio yang bekerjasama, seperti : Metta FM, Solo Radio,
Prambors FM, PTPN FM.
Hubungan kerjasama ini dijalin dengan tujuan dapat menjembatani
kegiatan periklanan Intro Lounge & Resto seperti berikut ini :
o Iklan untuk menginformasikan.
Digunakan untuk memperkenalkan produk baru yang diluncurkan
oleh Intro Lounge & Resto atau dapat juga untuk membangun
ketertarikan pada suatu produk.
Gambar 8. Banner Menu
o Iklan untuk membujuk
Dipergunakan untuk menghadapi persaingan yang semakin tinggi
dan berharap dengan adanya iklan minat dan daya beli masyarakat
terhadap produk Intro Lounge & Resto
Gambar 9. Banner Jadwal Live Performance
o Iklan untuk mengingatkan.
Dengan adanya iklan masyarakat akan lebih mudah mengingat tiap
jenis produk dan entertaint yang ada di Intro Lounge & Resto,
sehingga masyarakat lebih matang dalam memutuskan keputusan
dan pelanggan menjadi terus mengingat Intro Lounge & Resto.
Gambar 10. Iklan acara di surat kabar
o Fliyer
Berupa selebaran yang berisi informasi-informasi event yang akan
diadakan di Intro Lounge & Resto juga peluncuran menu baru.
Gambar 11. Fliyer Intro
o Spanduk.
Pemasangan spanduk ini di tempat-tempat keramaian dan strategis
di kota Solo. Isi informasi yang tertulis berupa segala aktivitas
yang akan diadakan di Intro Lounge & Resto.
o Baliho.
Merupakan salah satu media iklan untuk mempromosikan semua
fasilitas dan jadwal acara yang diadakan di Intro Lounge & Resto.
Gambar 12. Spanduk Intro
Sesuai dengan hasil wawancara dan data yang penulis peroleh maka
promosi yang Intro Lounge & Resto lakukan sampai saat ini sudah mudah
didapat informasinya hanya saja kurang meluas sehingga tidak menutup
kemungkinan banyak masyarakat yang masih belum mengenal dan mengetahui
keberadaan Intro Lounge & Resto secara jelas. Dari hasil di atas dan
disesuaikan dengan pengertian promosi dari McCharthy & Perreault yang
mengungkapkan bahwa promosi adalah kegiatan mengkomunikasikan
informasi antara penjual dan pembeli untuk mempengaruhi sikap dan
perilaku, setelah diteliti hingga saat ini sistem promosi yang dimiliki Intro
Lounge & Resto belum seluruhnya efektif. Dikatakan belum efektif dikarenakan
kurangnya promosi yang dapat memasyarakatkan Intro Lounge & Resto pada
publik, apabila masyarakat mengenal Intro Lounge & Resto maka secara tidak
langsung masyarakat juga akan memberikan penilaiannya.
1.1.2 Peran public relations untuk meningkatkan citra Intro Lounge &
Resto
Seorang public relation sangatlah membantu dalam meningkatkan citra
yang sangat memperngaruhi reputasi perusahaan. Seorang public relation harus
bisa menjadi mediator dan jembatan antara publik internal dan eksternal
perusahaan. Begitu juga dengan Intro Lounge & Resto yang selalu
memperhatikan dan menerima komplain, saran dan kritik dari para pelanggan
yang datang. Mendapatkan citra yang positif merupakan hal yang sangat ingin
dicapai dari semua kegiatan ataupun program yang public relation buat.
Pengertian citra sendiri masih abstrak, tetapi wujudnya bisa dirasakan
melalui penilaian, penerimaan, kesadaran dan pengertian baik semacam tanda
menghormati maupun tindakan nyata dari publik sekelilingnya juga masyarakat
luas terhadap perusahaan ataupun terhadap personil yang dapat dipercaya dan
professional dalam pemberian pelayanan yang baik. Citra Intro Lounge & Resto
dapat diketahui melalui penilaian dan komentar dari para customer dan
pelanggan yang datang dan sering berkunjung di Intro Lounge & Resto.
Dalam mempertahankan citra positif merupakan hal yang sulit karena
semua aspek dalam perusahaan sangat berpengaruh, tidak terkecuali public
relation dalam melaksanakan program-program yang telah dibuat.
Para pelanggan dari Intro Lounge & Resto sendiri menilai bahwa
pelayananan yang diberkan kepada tamu dapat dikatakan sudah cukup baik,
mulai dari penyambutan tamu, kemudian tamu memesan menu sampai dengan
tamu selesai makan. Para pelanggan hanya memberikan sedikit masukan kepada
Intro Lounge & Resto yaitu agar Intro Lounge & Resto untuk memperbanyak
menu dari berbagai rasa serta masukan agar pelayanan semakin ditingkatkan
sehingga nantinya mebuat para tamu dan pelanggan semakin nyaman untuk
tinggal berlama-lama di Intro Lounge & Resto.
Peran public Relation melalui program yang telah disusun dirasa
membawa dampak yang cukup besar dalam meningkatkan citra positif bagi
Intro Lounge & Resto. Mulai dari berbagai kegiatan promosi di media cetak dan
elektronik hingga kunjungan – kunjungan ke perusahaan dan instansi terkait
lainnya, membuat Intro Lounge & Resto semakin memasyarakat dan dikenal
public. Dengan adanya hal ini masyarakat menjadi lebih tahu segala macam
tentang Intro Lounge & Resto juga aktivitas yang di mulai dari menu baru,
special event , adanya promo-promo. Dari sini diharapkan masyarakat
mengetahui tentang produk, fasilitas dan pelayanan yang ditawarkan Intro
Lounge & Resto sesuai dengan keinginan , kebutuhan dan harapan dari semua
konsumen. Maka dari sini Intro Lounge & Resto akan selalu didukung oleh
masyarakat dalam melakukan segala kegiatan yang telah direncanakan dan
dirancang.
Dukungan dan partisipasi dari konsumen itu sendiri sangat berpengaruh
sekali dalam peningkatan citra positif tentunya untuk Intro Lounge & Resto,
karena pada dasarnya citra didapat dari semua penilaian dari masyarakat sendiri.
Citra tersebut dapat dipantau oleh pihak Intro Lounge & Resto tetapi
aplikasinya hanyalah masyarakat luas dan para konsumen yang dapat
memberikannya.
Berdasarkan hasil data yang telah diperoleh, citra yang diperoleh Intro
Lounge & Resto dari public sesuai dengan pengertian citra dari Frank Jefkins
dalam bukunya public relations technique, yaitu citra sebagai kesan individu
tentang sesuatu yang muncul sebagai hasil dari pengetahuan dan pengalaman.
Karena image yang Intro Lounge & Resto peroleh berdasarkan pengetahuan dan
pengalaman para tamu dan costumer yang datang.
1.1.3 Kedudukan Public Relations dalam struktur organisasi Intro
Lounge & Resto.
Secara organisatoris Intro Lounge & Resto memasukkan divisi public
relations dalam struktur organisasinya. Kedudukan public relations berada di
bawah direktur utama, akan tetapi dalam pelaksanaannya public relations ikut
bersatu dan bahkan berperan aktif dalam divisi marketing yang dalam
menjalankan kegiatannya selalu bersamaan.
Di sini, fungsi public relations diharapkan bekerja semaksimal mungkin,
mendukung semua aspek yang terkait dengan tujuan perusahaan secara
menyeluruh, termasuk upaya untuk membantu unit marketing dalam
memperkenalkan perusahaan, meningkatkan penjualan produk dan pemeliharaan
image perusahaan.
II. Pelaksanaan Magang di Intro Lounge & Resto.
2.1 Job Description Public Relations di Intro Lounge & Resto
Dalam melaksanakan tugasnya seorang PR memiliki tanggungjawab dan
fungsi yang besar bagi perusahaan, begitu pula PR Intro Lounge & Resto
memiliki fungsi dan tanggungjawab. Dari hasil wawancara dengan manager PR
dan staff marketing Wening Damayanti maka diperoleh jawaban bahwa PR Intro
Lounge & Resto memiliki fungsi dan tanggungjawab perusahaan sebagai berikut :
2.1.1 Fungsi Public Relations Intro Lounge & Resto
Ada 2 fungsi dasar public relations, yaitu :
1. Fungsi Coorporate Public Relations
Sebagai corporate public relations, PR Intro Lounge & Resto memiliki
fungsi untuk menciptakan dan mempertahankan citra perusahaan, baik
secara ke dalam maupun keluar. Dengan merencanakan dan
melaksanakan program perusahaan dalam hubungannya dengan
seluruh public relations perusahaan atau instansi lain yang terkait.
2. Fungsi Marketing Public Relations.
Sebagai pendukung marketing perusahaan bersama dengan divisi
pemasaran merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program
komunikasi untuk menciptakan saling pengertian dan kepuasaan
bersama antara konsumen serta perusahaan.
Dalam melaksanakan fungsinya PR bersama marketing bersatu menjadi satu
sistem yang menjalankan fungsinya dengan baik dari perencanaan, pelaksanaan,
evaluasi maupun pengawasan kegiatan tertentu yang berorientasi kepada segmen
publik tertentu (pelanggan dan konsumen / calon konsumen).
2.1.2 Tugas dan tanggungjawab.
Dalam pelaksanaan public relations Intro Lounge & Resto
mempunyai beberapa tanggungjawab dan tugas, antara lain :
1. Internal.
i. Menciptakan arus komunikasi yang terbuka antara pihak
manajamen dan karyawan.
ii. Menciptakan dan memelihara citra perusahaan yang baik di
mata karyawan.
2. Eksternal.
i. Menciptakan komunikasi yang baik dan terbuka untuk
mendapatkan hubungan timbal balik yang baik dari publiknya.
ii. Menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan
publik.
iii. Menyelenggarakan dan menjalin hubungan yang baik dengan
publik dan perusahaan serta instansi terkait.
iv. Bersama marketing mengadakan kegiatan yang berorientasi
pada pembentukan dan pemeliharaan citra dan produk di mata
pelanggan.
Public Relations Intro Lounge & resto juga menjalin hubungan kerjasama
dalam rangka pelaksanaan fungsinya, yaitu :
1. Hubungan internal
i. Mengadakan koordinasi dengan divisi lain dalam setiap
penyelenggaraan kegiatan Intro Lounge & Resto
ii. Mengadakan komunikasi dan koordinasi dengan divisi marketing
dalam penyelenggaraan promosi serta kegiatan lainnya.
2. Hubungan eksternal.
i. Menjalin hubungan baik dengan pemerintah daerah, perusahaan
dan instansi terkait lainnya.
ii. Menjalin hubungan dengan berbagai media cetak maupun
elektronik.
iii. Menjalin hubungan dengan biro iklan.
2.2 Kegiatan yang dilakukan penulis.
2.2.1 Kegiatan Public Relations
i. Membuat rundown dan daftar meal untuk regular event.
Penulis membuat daftar acara dan pengisi acara untuk life
performance setiap harinya yang bersifat regular. Penulis juga
membuat daftar meal / daftar hidangan untuk para pengisi
acara. Kemudian rundown dan daftar meal tersebut
didistribusikan ke kitchen / dapur, soundman, dan kasir.
Rundown ini bertujuan agar tidak terjadi salah komunikasi
antar bagian-bagian tersebut.
ii. Membuat kliping.
Setiap pagi penulis membaca dan kemudian mengkliping
berita, gambar, dan informasi lainnya yang dimuat di beberapa
surat kabar yang dapat berguna bagi Intro Lounge & Resto.
Dengan mengkliping informasi-informasi dari koran bertujuan
untuk memantau kegiatan-kegiatan yang sedang dilakukan oleh
kompetitor-kompetitor. Dan juga agar Intro Lounge & Resto
selalu update terhadap kondisi kota Solo dan sekitarnya.
Kliping-kliping tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan.
iii. Membuat press release.
Penulis juga membuat press release dan mengirimkannya
lewat mesin faxsimile . press release berguna untuk
menginformasikan kepada public tentang kegiatan-kegiatan
Intro Lounge & Resto. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain :
event, diskon, promo previllage card, dan lain-lain. Penulis
berkesempatan untuk membuat press release untuk schedule
entertainment Intro Lounge & Resto melalui fax pada tiap-tiap
kantor surat kabar.
iv. Membuat proposal event.
Setiap bulannya Intro Lounge & Resto menyelenggarakan
acara khusus (special event). Proposal event berguna untuk
mendapatkan dukungan dari para sponsor. Penulis dalam hal
ini sudah mampu menyelesaikan 2 (dua) proposal event dengan
lancar dan salah satunya mendapatkan persetujuan oleh
Pimpinan Intro Lounge & Resto dengan tema “D’ Intro
Arabian Nite” yang diharapkan dapat segera direalisasikan
dan berjalan lancar sesuai dengan perencanaan.
v. Kunjungan-kunjungan.
Pada saat penulis melaksanakan KKM, penulis bersama
marketing dan PR manager Intro Lounge & Resto melakukan
beberapa kunjungan ke Bank BCA dan mobile-8 untuk
dukungan penyelenggaraan event.
vi. Membuat kontrak kerja.
Kontrak kerjasama dibuat sebagai tanda ikatan atas berbagai
hal yang sudah disepakati bersama dan menguntungkan kedua
belah pihak. Pada kegiatan KKM di Intro Lounge & Resto
penulis membuat kontrak kerjasama dengan beberapa artis
maupun band regular , misalnya kerjasama dengan artis
Gading Martin.
2.2.2 Kegiatan Marketing.
i. Mengirimkan penawaran paket-paket buffet untuk arisan,
rapat, ulang tahun, konferensi pers, dan lain-lain melalui
faximile ke beberapa perusahaan di kota Solo dan sekitarnya.
ii. Membuat dan mengirimkan banquet resume kepada
perusahaan yang akan menyelenggarakan acara di Intro
Lounge & Resto. Banquet resume sebagai tanda jadi atau
tanda kesepakatan pemesanan tempat untuk penyelenggaraan
acara. Setelah banquet resume ditandatangani oleh
keduabelah pihak, kemudian didistribusikan ke departemen
lain yaitu accounting, food and beverages, supervisor, store,
dan kitchen. Penulis membuat banquet resume untuk