LAS COMPRAS Y SU PROCESO EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

LAS COMPRAS Y SU PROCESO

EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

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Salvador Torres Espiricueto

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GESTIONANDO LA CALIDAD

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LAS COMPRAS Y SU PROCESO EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

Autor: Lic. Salvador Torres Espiricueto

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INTRODUCCION

Las compras y el control de inventarios cada vez se vuelven más importantes dentro de la organización por su contribución estratégica a la calidad, logística y productividad, además, contribuye con mucho a la generación de imagen por su roce con terceros (proveedores de bienes y servicios), y por todas las actividades que emanan de su relación, por lo tanto, esta área se convierte en el primer agente generador de imagen que refleja la personalidad ética, moral y profesional de la organización. El área de compras en el ramo de la construcción ha tenido que ir emigrando y complementando los conceptos y funciones tradicionales por la necesidad de integrarla de lleno a los procesos técnicos, porque puede contribuir con mucho a mantener o desarrollar los estándares de calidad de obra, por medio de la supervisión interna aplicada (aseguramiento de la calidad), puede contribuir al desarrollo de nuevos diseños y procesos de construcción por sus investigaciones y propuestas innovadoras de materiales y servicios, que en muchos casos son propuestos por los proveedores y a los cuales ya se les debe considerar como una extensión de los servicios de compras de la organización. Los directores de las empresas constructoras deben estar conscientes de la importancia de esta área, ya que su función es vital en el impacto de las utilidades de la organización, por lo que se les deberá exigir la creación de nuevas e innovadoras técnicas en sus procesos de trabajo, sabedoras de que el éxito de esta área se verá reflejada no solo en términos de productividad y rentabilidad sino de competitividad. La búsqueda de la calidad es una necesidad, un propósito constante del área, lo más importante es lograr una cultura de esta por medio del aprendizaje, lograr el cambio hacia una gestión de calidad es más fácil, cuando ya se tiene el camino trazado mediante procesos y procedimientos homologados, es sin duda un reto, pero fácil de superar.

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CONTENIDOS

EL AREA DE COMPRAS .................................................................................................................................................................................. 6

DEFINICIONES ............................................................................................................................................................................................. 6

OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS .................................................................................................................................................... 6

FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS ................................................................................................................................................... 6

RESPONSABILIDADES DEL AREA DE COMPRAS ................................................................................................................................ 7

LA ESTRUCTURA DEL AREA DE COMPRAS ......................................................................................................................................... 7

EL PROCESO DE COMPRA ............................................................................................................................................................................. 9

EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA ................................................................................................................................................... 10

EL PROCESO DESCRIPTIVO DE LA COMPRA .......................................................................................................................................... 11

1.- LA REQUISICION DE COMPRA ......................................................................................................................................................... 11

2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES ................................................................................................................ 11

3.- LOCALIZACION DE PROVEEDORES (FUENTES) ........................................................................................................................... 12

4.- SOLICITUD DE COTIZACION ............................................................................................................................................................ 13

5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS .............................................................................................................................. 14

6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS .............................................................. 14

7.- LAS NEGOCIACIONES ........................................................................................................................................................................ 15

8.- SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.......................................................................................................................................................... 16

9.- LA ORDEN DE COMPRA ..................................................................................................................................................................... 16

10.- EL SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA ........................................................................................................................... 17

11.- ENTRADA DE MATERIAL Y ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ................................................................................................ 18

12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA) .............................................................................................. 18

13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL. ...................................................................................................................................... 19

14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA) .................................................................................. 19

15.- LA SALIDA DE ALMACEN ............................................................................................................................................................... 19

16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA) ...................................................................................... 20

17.- ELABORACION Y ENVIO DE FACTURAS PARA REVISION ...................................................................................................... 20

18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS. .......................................................................................................... 20

29.-AUTORIZACION DE PAGO A PROVEEDORES ............................................................................................................................... 20

20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO ......................................................................................................................................... 21

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21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA .......................................................................................................................... 21

22.- EL PAGO A PROVEEDORES ............................................................................................................................................................. 21

23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD. .............................................................................................................. 21

24.- GENERACION DE INFORMACION DE INVENTARIOS ................................................................................................................ 21

25.- FIN DEL PROCESO. ............................................................................................................................................................................ 22

EL CONTROL DE INVENTARIOS ................................................................................................................................................................ 23

FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS .................................................................................................................................. 23

RESPONSABILIDADES DE CONTROL DE INVENTARIOS ................................................................................................................. 23

CONOCIMIENTOS DEL CONTROLADOR DE INVENTARIOS. ........................................................................................................... 23

MOVIMIENTOS QUE AFECTAN EL KARDEX PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ............................................................... 24

ENTRADAS ............................................................................................................................................................................................ 24

SALIDAS ................................................................................................................................................................................................ 24

ARCHIVOS DE CONTROL DE INVENTARIOS ...................................................................................................................................... 24

CRITERIOS PARA LA UBICACIÓN DE ALMACENES ......................................................................................................................... 25

CRITERIOS PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES EN ALMACÉN .............................................................................................. 25

LOS STOKS ................................................................................................................................................................................................. 25

CRITERIOS DE CLASIFICACION DE MATERIALES ............................................................................................................................ 26

EL MANUAL DE COMPRAS ......................................................................................................................................................................... 28

EL EXPEDIENTE DE LOGROS ...................................................................................................................................................................... 28

LOS ARCHIVOS DE COMPRAS .................................................................................................................................................................... 29

EL EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR ........................................................................................................................................................... 29

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES ........................................................................................................................................ 30

LAS POLITICAS DE COMPRAS .................................................................................................................................................................... 34

CENTRALIZAR O DESCENTRALIZAR LAS COMPRAS ........................................................................................................................... 35

FORMATOS DEL AREA DE COMPRAS ....................................................................................................................................................... 36

GESTIONANDO LA CALIDAD ..................................................................................................................................................................... 43

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EL AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA CONTRUCTORA

Para entrar en materia concretamos algunas definiciones de interés para un mejor entendimiento de lo que es y hace esta área

DEFINICIONES Comprar (compras) Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen a la empresa.

Por lo tanto, el área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organización, como son; materiales para construcción, servicios (subcontratos y similares de obra), y otras adquisiciones de operación (no aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

El proceso de compras está compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisición y termina con la entrega de materiales para su aplicación en obra o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de cada organización.

OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS a) Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de compra (incluyendo la

compra misma) respetando los estándares de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente en operación.

b) Contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción en tiempo y forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en su proceso total.

c) Relación con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio de negocios, alianzas y capacitación, entre otros.

d) Generar imagen ocasionada por las buenas prácticas comerciales basado en valores éticos y morales

FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS a) Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios. b) Relaciones comerciales c) Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios) d) Recepción, análisis y registro de requisiciones e) Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización

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f) Selección de proveedores a) Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra b) Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales. c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida) d) Concretar convenios y contratos con proveedores e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos) f) Levantamiento de inventarios g) Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos) h) Supervisión de almacenes y bodegas i) Investigación de mercados j) Prever situaciones de mercados k) Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

RESPONSABILIDADES DEL AREA DE COMPRAS a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma b) Elegir, tratar y negociar con proveedores c) Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios. d) Poner en circulación órdenes de compra y su seguimiento e) Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones f) Aseguramiento de la calidad g) Medios de transporte (búsqueda de soluciones y costos) h) Control de proveedores (cuentas por pagar) i) Control de inventarios y almacenes j) Logística de compras y almacenes k) Otros menores

LA ESTRUCTURA DEL AREA DE COMPRAS En la empresa constructora

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales. El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras. A continuación exponen algunos modelos de organigrama del área de compras.

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FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

COMPRAS

CONTROL DE INVENTARIOS

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

MAQUINARIA Y EQUIPO

TALLER

O SIMILARES

CUENTAS POR PAGAR

ALMACENES Y BODEGAS

COMPRAS

CONTROL DE INVENTARIOS ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

CUENTAS POR PAGAR

ALMACENES Y BODEGAS

COMPRAS

CONTROL DE INVENTARIOS CUENTAS POR PAGAR

ALMACENES Y BODEGAS

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EL PROCESO DE COMPRA El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organización requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requisicion, de ahí en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.

El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios “comodos” para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades

La requisicion de materiales. Registro y clasificacion de requisiciones Localizacion de proveedores Solicitud de cotizaciones Analisis de cotizaciones y presupuestos Seleccion de proveedores y negociaciones Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas Otras actividades indirectas del proceso. Control de inventarios Control de cuentas por pagar a proveedores Generacion y transferencia de informacion a contabilidad Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos Entre otras. A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.

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EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

NEGOCIACIONES

SELECCIÓN DE PROVEEDOR

SALIDA DE MATERIAL

SEGUIMIENTO DE O.C.

CONTROL DE INVENTARIOS

RECEPCION EVALUACION Y SELECCIÓN

DE PRESUPUESTOS

INICIO - COMPRAS

REGISTRO Y CLASIFICA REQUISICIONES

LOCALIZACION DE PROVEEDORES (FUENTES)

REQUISICION

ORDEN DE COMPRA

ENTRADA DE MATERIAL Y ASEGURAMIENTO DE

CALIDAD

SOLICITA COTIZACIONES

NO SI

PROVEEDOR COTIZA VENDE COBRA

REVISION Y PAGOS RECEPCION

ELABORACION Y ENVIO DE FACTURAS

A REVISION

TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO Y ELABORA

POLIZA O TRANSFERENCIA

COMPRAS/CTAS. POR PAGAR

RECIBE, REVISA ARCHIVA Y AUTORIZA

FACTURAS

CONTABILIDAD INVENTARIOS Y GENERACION DE

PASIVOS 10

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FIN DEL PROCESO

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EL PROCESO DESCRIPTIVO DE LA COMPRA

1.- LA REQUISICION DE COMPRA Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.

a) Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.

b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización.

Elementos del documento “Requisición”

Este documento deberá contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener:

• Membrete de la organización • Concepto o título del documento • Area que requisita • Nombre del solicitante • Proyecto o área de aplicación de lo requisitado • Fecha de elaboración • Cantidad, concepto y características o especificaciones de lo requisitado • Observaciones • Firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisición

Por lo regular las políticas para el abasto de material después de ingresar la requisición se encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto dependiendo de los tiempos que marque el programa de construcción. 2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES El comprador deberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interfase, los sistemas deberán estar adaptados para dar información inmediata del estatus de las requisiciones Algunos criterios de registro:

• Por proyecto • Por obra

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• Por solicitante • Por tipo de compra • Por plaza • Por concepto de obra • Por folios

3.- LOCALIZACION DE PROVEEDORES (FUENTES) La investigación para la localización de proveedores hoy en día es más rápida y eficiente, por los avances tecnológicos y la principal fuente es la internet. La cual nos arroja información a nivel local, regional, e internacional, pero para su localización hay que tomar estrategias y planes de investigación, por lo tanto enumeraremos las principales fuentes de información para nuestro propósito

a) Medios electrónicos. • Directorios telefónicos especializados • Guías de proveedores especializados • Ferias y exposiciones virtuales • Catálogos • Publicidad • Organizaciones de proveedores • Cámaras de la industria de la construcción • otros

b) Medios escritos • Directorios telefónicos • Catálogos • Publicidad • otros

a) Medios personalizados. • Recomendaciones (por compañeros de trabajo, proveedores, subcontratistas, amistades etc., etc.)

Formas de contacto con los proveedores

• Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas • Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del sector • Por recomendación • Por concurso o por invitación

Fuentes de información auxiliar del proveedor

• Muestras físicas • Catálogos físicos • Catálogos virtuales

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En la elección del proveedor para el envío de la solicitud de cotización, se deberá crear un criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las que probablemente darán las mejores condiciones para ser elegidos como proveedor y deberán contar con las siguientes consideraciones

• Imagen en el mercado – tamaño, capacidad, calidad y servicio (a la vista) • Recomendación – en base a experiencias o mismas recomendaciones • Criterios en base a las fuentes de información – análisis de su proyección y su contenido

informático. 4.- SOLICITUD DE COTIZACION La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia en este paso del proceso. Elementos del documento “solicitud de cotización”

• membrete de la organización • Concepto o título del documento • Folio del documento • Fecha de emisión • Nombre del proveedor • Nombre del contacto • Teléfono del contacto • Nombre del comprador • Area responsable • Nombre del proyecto • Ubicación • Clasificación • Numero de partida. • Numero de catalogo • Cantidad • Unidad • Concepto • Especificaciones o características del material • Unitario • Subtotal • Impuestos • Total • Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)

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• condiciones de venta • Observaciones • Firma del solicitante • Número de copias al pie. • Información complementaria de influencia o inducción (proyecciones) • Fecha límite de recepción de cotizaciones.

5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS El proveedor envía a las oficinas de la empresa, específicamente al área de compras su cotización o presupuesto, la cual contiene toda la información requisitada respecto del material o servicio sujeto de futuras adquisiciones, y deberán estar claramente especificadas sus condiciones de venta, además de sus servicios adicionales, por lo regular este documento contiene la siguiente información:

• Descripción del producto (especificaciones, características, formas, presentación, empaques y similares)

• Precios, créditos, montos, plazos y tiempos de entrega • Caducidad o vigencia de la cotización • Y datos generales del proveedor • Otros menores

6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS La cotización es el documento enviado por el proveedor al área de compras como respuesta a una solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de venta de un bien o servicio y que según él, son las condiciones más ventajosas para la organización respecto de precio, calidad y políticas de venta. Para la selección de cotizaciones deberán considerar elementos de competitividad del proveedor como son:

• Precio • Calidad • Servicio • Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos) • Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)

Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y análisis, a áreas especializadas de la organización para intercambio de criterios y enfoques sobre la cotización, áreas como diseño, presupuestos, calidad, supervisión entre otras. La generación de cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones son importantes, ya que serán parte fundamental de la selección del proveedor, para poder realizarlos, estos se deberán adaptar a las políticas de la organización, ya que muchas veces limitan o condicionan este proceso. Los criterios de

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evaluación deberán arrojar resultados con ventajas de rentabilidad a la compra, soportado por un buen manejo en las variables calidad, precio, servicio y créditos. El manejo de estas variables de alguna manera marcan el compromiso y/o enfoque de crecimiento, generando prioridades en los conceptos de competitividad, rentabilidad y productividad. Importancia e influencia de las variables por su enfoque

7.- LAS NEGOCIACIONES Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos, se procederá a negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia y tolerancia, pero sobre todo, sentido común. La esencia de la negociación es llevar el precio a situaciones o áreas cómodas y razonables para la organización, siempre tomando en cuenta que un negocio es parte de dos o más individuos y que la equidad es parte fundamental para el éxito comercial, que generará una relación cordial y de respeto en un marco de cooperación. Los aspectos que se deberán negociar.

• Costos y utilidades (del proceso y la compra misma) • Calidad • Montos y plazos crediticios • Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.) • Asistencia (puntual y oportuna) • Devolución, reposición, garantías y fianzas • Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas

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Algunas herramientas para negociar: • Crecimiento de la organización • Proyectos futuros • Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.) • Ideales (propósitos) y valores de la organización • Certidumbre económica, solvencia, créditos, apalancamientos etc. • Garantías (respaldo de operaciones comerciales)

El comprador deberá generar estrategias de negociación bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de este proceso. El negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino que es satisfacer, convencer y generar confianza, ganar adeptos, pero sobre todo concretar ese conjunto de ventajas para la organización, ventajas con un valor competitivo, que a su vez contribuyen a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, reflejada en precio y calidad, que serán transferidas por el proveedor. 8.- SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Este se da en función a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las mejores ventajas para la organización en términos competitivos. Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubrió las necesidades de la empresa ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de negociación y que cumple con todos los requisitos. Requisitos de influencia para la selección de proveedores.

• Requisitos económicos - financieros (precio, créditos y solvencia) • Requisitos técnicos – calidad, infraestructura y producción • Requisitos administrativos – aspectos legales y administrativos • Requisitos de desarrollo – cooperación y desarrollo • Recomendaciones organizacionales

El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por medio de una venta, generada por una compra de la empresa, por lo tanto este, deberá proveer de calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es muy importante mantener relaciones comerciales integras, que marcarán un crecimiento profesional del comprador y por lo tanto de la organización. 9.- LA ORDEN DE COMPRA Es el documento que ordena al proveedor el envío o la entrega del bien o servicio adquirido, y que concreta una compra en los términos comerciales pactados, con las especificaciones, normas o características requeridas, en el lugar y tiempo convenido. Elementos o componentes del documento “orden de compra”

• Membrete de la organización • Título del documento “orden de compra”

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• Folio de la orden de compra • Fecha de elaboración • Referencia a requisición • Referencia a cotización • Nombre del proveedor • Dirección del proveedor • Contacto (ventas) • Teléfono • Nombre del comprador • Nombre del proyecto o Dpto. requisitante • Ubicación del proyecto o departamento • Lugar de entrega (punto LAB) • Política de crédito y formas • Partida • Numero de catalogo • Cantidad • Unidad • Concepto • Especificaciones técnicas • Unitario • Subtotal • Impuestos • Total (numérico y escrito) • Observaciones • Firmas de elaboración y autorización • Número de copias al pie

10.- EL SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA El seguimiento consiste en la actualización de la promesa de entrega del proveedor, la clave no esta en solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas para saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el proceso o progreso del envío y entrega del bien o servicio, para que los plazos establecidos de la organización se cumplan o se mejoren Herramientas para acelerar el proceso

• Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas • Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas • Cancelaciones • Trato amable y cordial a la exigencia • Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturación • Repercusiones legales • Entre otros

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No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo, su interpretación. La confirmación de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor estará enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y está conforme con los términos estipulados, además, que estos son perfectamente comprendidos mutuamente según acuerdos previos (esto es básico en el proceso). 11.- ENTRADA DE MATERIAL Y ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Proceso en el cual empiezan actividades como recepción, custodia, cuidado y control de los materiales, pero sobre todo, la aplicación de logística de distribución y los procesos a considerar para la agilización de tiempos de los sistemas establecidos de construcción. Actividades a la recepción de materiales.

• Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado • Verificación del buen estado de los materiales • Verificación de la calidad solicitada • Empaques y presentaciones acordadas • Documentación en regla /orden de compra, remisión de materiales del proveedor. Etc.) • Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso. • Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo • Captura o registro en kardex manual o electrónico de la entrada

Actividades de la custodia y cuidados.

• Mantener en buen estado y cuidado del material • Poner en práctica políticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de manejo

sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas • Mantenimiento de las instalaciones • Aseguramiento del almacén

Por todo este proceso, se deberán tener que considerar a un encargado del almacén, con experiencia y habilidades, con cierto nivel de preparación profesional. 12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA) Los factores por lo cual procede una devolución de materiales, son varios, en los que destacan no cumplir con la calidad, características, especificaciones, presentación o simplemente mal estado de los materiales, entre otros. Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero también se pueden dar una vez entrada al almacén ya que durante el proceso de construcción y almacenaje pudiesen resaltar a la vista (calidad) aspectos ocultos que solo con el transcurso del tiempo o por pruebas posteriores científicas (de laboratorio) determinen su mala calidad, lo más deseable es que a la entrega el proveedor presente una

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carta de certificación de calidad del lote entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las pruebas pertinentes de calidad, que nos den confianza para las futuras adquisiciones. Para evitar este tipo de acciones perjudiquen las relaciones comerciales con proveedores, se deberá especificar en el contrato, convenio o simplemente en la orden de compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto de una mala práctica comercial. 13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL. Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en todas sus modalidades, calidad, precio y servicio. Elementos del documento “entrada de almacén”

• Membrete de la organización • Título del documento “entrada de almacén” • Consecutivo • Fecha • Proveedor • Concepto de entrada • Obra o proyecto • Ubicación • observaciones • Referencia a orden de compra • Firma del almacenista

14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA) El área de control de inventarios se encargará del registro de la operación de entrada, la cual deberá informar en línea a áreas fundamentales para su proceso técnico y administrativo, como es la misma área de Compras, Residencia de obra, Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisión, esta función la puede desempeñar perfectamente el almacenista como apoyo a control de inventarios como subordinado en el tramo de control 15.- LA SALIDA DE ALMACEN Es un proceso en el que se terminan las responsabilidades para el área de compras en aspectos “técnicos” por alguna manera de llamarle así, ya que el proceso general termina con el pago de la factura que se verán más adelante. Las actividades del proceso que se tendrán que considerar son:

• Recepción de la solicitud de material (vale de bodega) requisitado por el residente de obra por medio de los maestros a su cargo, y/o elaboración de salida de almacén

• Verificación de los datos del vale que deben contar con información como: Cantidad y concepto solicitado (material) Destino (obra y frente) Fecha

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Firma del solicitante (maestro de obra o residente) En formato membretado y foliado

• Y/o elaboración de salida de almacén con sus contenidos (membrete, folio, concepto, cantidad, Unidad, obra, frente, fecha y firma del solicitante). • Entrega de material • Supervisión de la aplicación de materiales o servicios (temporales, esporádicos permanentes etc.)

Un aspecto de relevancia es que hay materiales que merecen un trato especial por su volumen o por sus formas de manejo, que deberán simplificarse respecto de su entrada y salida, (políticas especiales) pero que se deberán coordinarse con el residente de obra para su ubicación y evitar pérdidas de tiempos por su manejo en obra (logística de obra) 16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA) Al igual que el punto 13 este proceso deberá aplicarse para el control técnico administrativo y por lo tanto seguirá dotando de información a las áreas de Compras, Residencias de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y supervisión.

17.- ELABORACION Y ENVIO DE FACTURAS PARA REVISION Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa (matriz) el cual se deberá presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que se marquen en este aspecto (revisión y pago), al momento de la recepción del documento se deberá entregar un contra recibo al proveedor con membrete o sello de la organización, el cual deberá presentar contra el pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.

18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS. La recepción de la empresa envía a el área de compras las facturas que entran a revisión, para que verifique y de proceso al documento, o en su defecto, proceder a su devolución, por no cumplir con los requisitos establecidos, ya sea de tipo fiscal, contable o administrativo, que están plasmados en los contratos, convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento se procede a la generación de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la cual deberá sujetarse a las políticas de pago del proveedor que se hayan convenido para cubrir adeudos. El departamento de cuentas por pagar integrada al área de compras deberá mantener en custodia la documentación hasta su autorización de pagos, ya que será soporte de la póliza de cheque referente al proveedor. Este proceso que es parte de las funciones de compra, constituye la confirmación y/o notificación por parte del proveedor de que el material se ha entregado, o en algunos casos se ha embarcado.

29.-AUTORIZACION DE PAGO A PROVEEDORES El área de compras por medio o en conjunto con cuentas por pagar (por su vinculación) autorizan el pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones de montos a tope, los cuales hay ocasiones

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que se tienen que subsanar, para no parar la dinámica de operaciones comerciales y de construcción, generando una orden de pago la cual se envía a bancos o tesorería para su proceso.

20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO El área de bancos o tesorería reciben la información por medio de la orden de pago para la generación del cheque, siempre y cuando el proceso sea por este medio, Además esta orden deberá ir acompañada de la documentación que soporte el pago requerido. Por otra parte, si el pago se hace vía transferencia electrónica, las políticas de la organización deberán considerar otro tipo de situaciones, pero siempre protegiendo los intereses de la empresa, sobre todo en aspectos legales que se pudiesen dar por errores o políticas de terceros (Bancos intermediarios), obviamente, estas debidamente plasmados en contratos o convenios firmados. Si fuese este el caso de pago, aquí concluiría el proceso de compra técnico y administrativo

21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA La recepción de la empresa recibe los cheques para su entrega, y acatará las políticas y procedimientos de la organización, en los días, horarios y requisitos para este proceso.

22.- EL PAGO A PROVEEDORES El pago se efectuará en horarios acordados, la entrega del cheque se hará al momento de la presentación del contra recibo, debiendo firmar de recibido en la póliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger cheque deberán estar autorizadas por el proveedor preferentemente con identificación personal. Las pólizas de cheques entregadas deberán devolverse a bancos o tesorería, los cheques no entregados podrán darse en custodia a compras (cuentas por pagar) o a la misma área de bancos dependiendo de las políticas o procedimiento de la organización, el fin es que ambas áreas estén enteradas de que el proceso se cumplió o quedan pagos en stand by (en espera)

23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD. El área de compras estará generando información al área contable con la aprobación y captura de facturas (pasivos – proveedores) la cual se estará transfiriendo periódicamente de acuerdo a las políticas de la empresa.

24.- GENERACION DE INFORMACION DE INVENTARIOS Los almacenes o bodegas estarán generando por medio de su control de inventarios, información al área de contabilidad que al igual que el punto anterior estará sujeta a periodos, políticas y procedimientos de la organización, independientemente que esta información ya se encuentre en línea para consulta de las áreas competentes.

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25.- FIN DEL PROCESO.

Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas informáticos con los que cuente una organización, pero son las bases para adaptar cualquier software al proceso de la compra descrito, que por su funcionalidad es adaptable y flexible a políticas y procedimiento que una empresa constructora puede establecer.

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EL CONTROL DE INVENTARIOS (ADMINSITRACION DE ALMACENES O BODEGAS DE OBRA)

El control de inventarios en una empresa constructora consiste en la planeación, organización y control de los materiales, asegurando que no existirán faltantes que limiten el proceso de construcción, manteniendo al mínimo las existencias para reducir costos. Por estar integrado el control de inventarios al área de compras, sus funciones y actividades puedes ser acordes o complementarias una de otra. El control de inventarios en la industria de la construcción difiere de los procedimientos en otro tipo de sectores productivos. Pero se tratara de darle un sello característico de acuerdo a las necesidades de las empresas constructoras.

FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS Organización de almacenes Control de materiales Mantener en buen funcionamiento los almacenes Logística de almacenes y materiales Levantar inventarios Canal de calidad (actividad compartida o de apoyo) Transferir información de inventarios, clara, exacta y actualizada a las áreas que les compete Supervisión de almacenes y bodegas Control de maquinaria y equipo (Check list) Entre otros menores

RESPONSABILIDADES DE CONTROL DE INVENTARIOS Agilizar los procesos de entrada y salida de materiales Reducir al mínimo o eliminar las perdidas por mermas o similares Contar con base de datos de información de inventarios, actualizada, real y confiable, disponible en cualquier momento para su consulta El comportamiento y proceder de los encargados de almacenes y bodegas La seguridad en almacene y bodegas El buen estado de las instalaciones Mantener a niveles bajos los inventarios de obra sin perjudicar los tiempos de obra (dinámica de almacén)

CONOCIMIENTOS DEL CONTROLADOR DE INVENTARIOS. Identificación, usos y manejo de los materiales de construcción Familiarizado con especificaciones técnicas, características o normas de materiales Interpretación de sugerencias de fabricantes o proveedores de materiales Estadístico y analítico (consumo – rotación, costos, comportamiento de proveedores, conflictos)

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MOVIMIENTOS QUE AFECTAN EL KARDEX PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

ENTRADAS

• Entrada por compra • Entrada por devolución de materiales • Entrada por traspaso entre bodega • Entrada por ajuste de inventarios (diferencias con cargo a almacenes)

SALIDAS • Salida por consumo en obra • Salida por devoluciones de compra • Salida por traspaso entre bodegas • Salida por mermas (baja de material) • Salida por siniestro (robo, incendio, inundación, etc.) • Salida por ajuste de inventarios (diferencia con cargo a almacenes)

ARCHIVOS DE CONTROL DE INVENTARIOS • Consecutivo de entradas de almacén con soporte documentado por el proveedor (remisión de

materiales, copia de factura, orden de embarque o similares) y debidamente firmado por el almacenista de conformidad con la recepción del material.

• Consecutivos de entradas por devolución de materiales firmado por el almacenista y usuario de obra (residente o maestro de obra).

• Consecutivos de entrada por traspaso entre bodegas de obras, con soporte documentado por el almacén que envía.

• Consecutivo de entrada por ajuste de inventarios, con soporte de acta de inventarios, fechada, foliada y autorizada por el titular de control de inventarios y compras, con conceptos bien definidos de la justificación del movimiento o ajuste al inventario, por lo regular este proceso es supervisado por quien asigne la organización, por lo regular pertenece al área de supervisión de obra.

• Consecutivo de salida de material por consumo en obra, firmado por el solicitante de obra (residente o maestro) con soporte documentado del vale que emite el residente de obra.

• Consecutivo de salida por devolución, documento firmado de conformidad por el proveedor, especificando claramente las causas de este movimiento

• Consecutivo de salida por traspaso entre bodegas, por lo regular firma quien transporta los materiales, pero lo ideal es que firme el almacén receptor de conformidad.

• Consecutivo de salidas por mermas o similares, con soporte de acta levantada por el controlador de inventarios o compras debidamente firmada y elaborada de acuerdo a políticas de la organización, testificando y firmando el área de supervisión de obra.

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• Consecutivo por siniestros (robo, incendio, inundación o similares) soportada por actas de hechos ya sean legales o administrativas, elaboradas por instancias gubernamentales o de la misma organización.

• Consecutivo de salida por ajuste de inventarios, con soporte de acta de inventarios, fechada y autorizada por control de inventarios y compras, con conceptos bien definidos de la justificación del movimiento o ajuste al inventario, supervisado y avalado por el supervisor de obra.

• Consecutivo de actas de supervisión de almacenes y bodegas firmadas por el supervisado y el supervisor.

• Bitácora de almacén. • En el supuesto que esta área controle maquinaria y equipo de obra, deberán de llevar bitácoras de

maquinaria, equipo y vehículos, específicamente un check list de cada unidad, que haga referencia a su estado actual, mantenimientos correctivos, preventivos, operadores, horas maquina trabajadas, gasto de combustibles, consumos, rentabilidad, entre otros.

CRITERIOS PARA LA UBICACIÓN DE ALMACENES

• Logística de obra • Seguridad de almacén • Accesos • Otros menores

CRITERIOS PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES EN ALMACÉN • Logística (distribución de materiales en almacén) • Usos y cuidados de materiales • Volúmenes, diámetros y características de materiales • Consumos (rotación) • Resguardo, seguridad y riesgos • Costos • Durabilidad y resistencia

LOS STOKS Son definidos por el programa de obra, pero la planeación estratégica para mantener una dinámica de abasto de materiales en tiempo y forma compete a control de inventarios, por lo que el alineamiento con el área de compras debe de estar totalmente coordinada, y estar en constante comunicación con la gerencia de proyectos, para saber si hay modificaciones en tiempos por retrasos o adelantos de obra, para poder prever condiciones futuras que puedan afectar a los sistemas de costo (inventarios) o de construcción. Un movimiento inesperado al proyecto, afecta al sistema de compras, almacenaje y proveedores, de ahí la importancia de la comunicación y estar al día en información técnica de proyectos en proceso.

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CRITERIOS DE CLASIFICACION DE MATERIALES Clasificación de los materiales por el grado de almacenaje a que son sujetos de acuerdo a sus características, especificaciones, formas, funciones, etc., etc., o simplemente sujetos a trámites administrativos como en el caso de los servicios (subcontratos)

• Grado A. Materiales sujetos a almacenaje físico de elevada seguridad • Grado B. Materiales sujetos a almacenaje y custodia en patios de almacén (cercado o bardeado

preferentemente) • Grado C. Materiales sujetos a no almacenaje por su manejo, volumetría y naturaleza, pero con

registros administrativos de entrada y salida • Grado D. Servicios subcontratados con trámites administrativos de entrada y salida y aplicables

en campo (obra) • Grado E. adquisición de materiales y servicios que no son aplicables a obra directamente.

Ejemplos

Grado A. Materiales sujetos a almacenaje bajo techo total

Materiales eléctricos: accesorios, alambres y cables

Material de plomería: válvulas, conexiones y similares

Tuberías: negra, galvanizada, acero inoxidable, pvc, Cpvc, polietileno, cobre, de diámetros de fácil manejo

señalética Refacciones de maquinaria y equipo Equipo de seguridad industrial Equipo de primeros auxilios

Cemento gris Cemento blanco Mortero Yeso Cal en saco Maderas para cimbras y similares Pisos, azulejos y muebles de baño Puertas de maderas Encubetados: pinturas,

impermeabilizantes, aditivos, combustibles y similares

Grado B. Materiales sujetos a almacenaje y custodia en patios de almacén (cercado o bardeado preferentemente)

Aceros: mallas, varillas, armados, alambres, tapas o similares

Herrerías: marcos, ventanas, registros y similares

Entambados: aditivos, combustibles, impermeabilizantes, pinturas, lubricantes y similares

Tinacos, lavaderos, bases de concreto, y similares

Herramienta menor: carretillas, palas, picos y similares

Maquinaria ligera: revolvedora, compactadoras, vibradores, allanadoras y similares.

Maquinaria pesada: Retroexcavadora, motoconformadora, vibro compactador y similares

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Grado D. Servicios subcontratados con trámites administrativos de entrada y salida y aplicables en campo (obra) Subcontrato albañilería: solo obra negra Subcontrato yeso, tirol, texturizados y pintura. Subcontrato plomería: instalación sanitaria, hidráulica, gas y muebles de baño Subcontrato eléctrico: manguereado, cableado, accesorios y acometida Subcontrato impermeabilización Subcontrato de aluminio: ventanas, puertas, barandales o similares Subcontrato carpintería: puertas, ventanas, closet, escaleras, vistas, pisos y similares Subcontrato jardinería: pastos , árboles, plantas y similares Subcontrato urbanización: tercerías, plataformas, redes de agua potable, tomas domiciliarias, red

de drenajes, descargas domiciliarias, red eléctrica y alumbrado publico, muretes y acometidas, pavimentos y asfaltos, señalética, áreas verdes, bardas perimetrales, entre otros que abarcan este concepto.

Subcontrato obra total: urbanización y vivienda. Subcontrato de laboratorio

Grado C. Materiales sujetos a no almacenaje por su manejo, volumetría y naturaleza, pero con registros administrativos de entrada y salida

Tepetate Base hidráulica Carpetas asfálticas Concretos Agua Arenas y gravas Tierras Piedras y similares Cal a granel

Block, ladrillo o tabiques Tuberías de grandes dimensiones Prefabricados de concreto de grandes dimensiones Jardinería: pastos, plantas, árboles y similares Entre otros similares

Grado E. Adquisiciones de materiales o servicios que no son aplicables a obra directa.

• Mobiliario y equipo de oficina • Equipo de transporte • Papelería • Servicios fijos • Outsoursing • Entre otros similares

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EL MANUAL DE COMPRAS Este manual debe de reflejar lo que es y hace esta área, su fin o propósito, los medios para lograrlo, además de sus alcances o regulaciones entre otros.

Contenido del manual del área de compras: • Objetivos específicos • Organigrama del área de compras • Descripción de puestos • Autoridad y responsabilidad • Funciones • Procedimientos y procesos de trabajo • Políticas y reglas • Relaciones en la organización • Relaciones con proveedores • Generación y uso de la información • Formatos y reportes • Histórico de firmas del área

EL EXPEDIENTE DE LOGROS Es un documento que refleja la contribución del área de compras para el mejoramiento de la calidad, precios (ahorro) tiempos y desarrollo del departamento. En otros términos refleja los niveles de productividad alcanzados por la gestión de compras. Contenido del expediente.

• Reportes de ahorros en compras • Reportes de contribución a la mejora de calidad en materiales y servicios (subcontratos) • Reporte de contribución al mejoramiento de tiempos en el proceso de construcción (logística) • Reporte de contribución al desarrollo del área (procesos y estrategias)

Generales para la elaboración del reporte de logros.

• Indicar el concepto donde se realizó el ahorro • Fecha del reporte y fechas importantes del proceso, si fue paulatinamente o en una sola acción • Departamento o persona causante del hecho • Descripción del material o servicio donde impacto el logro o el ahorro • Factores que influyeron en el proceso, negociaciones, búsqueda de nuevas alternativas,

reevaluación de proveedores, nuevas tecnologías, etc. • Nombre del proveedor, del material o servicio, agente de cambio en los conceptos de mejora • Indicación del precio, calidad o servicio anterior • Indicación del precio, calidad o servicio nuevo • Indicar la cantidad a comprar por proyecto o por tiempos determinados y sus ahorros globales.

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LOS ARCHIVOS DE COMPRAS

Los archivos son el control y fundamento de las actividades que se generan día a día, brindan información histórica y relevante de alto impacto en la toma de decisiones del área, siendo una herramienta indispensable de evaluación del área. A continuación se enumeran los principales archivos con que deberá contar toda área de compras generada por ella misma y su tramo de control.

• Consecutivo de requisiciones • Consecutivo de solicitud de cotizaciones • Archivos de cotizaciones y presupuestos • Archivos de cuadros comparativos de evaluación y selección de proveedores • Consecutivos de órdenes de compra • Archivos de manuales de calidad • Expedientes de proveedores • Archivos estadísticos de comportamiento de proveedores y precios • Expedientes de contratos y convenios • Archivos de almacén y control de inventarios

Entradas y salidas Inventarios existencias

Inventarios físicos Bitácora de supervisión de almacenes Firmas autorizadas (control de inventarios, almacenes, transportes, seguridad y de obra)

• Archivos de cuentas por pagar Estados de cuenta (saldos)

EL EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR Este expediente deberá contar con toda la información del proveedor a partir de un contacto comercial y su seguimiento estadístico y de negocios.

• Contenido del expediente. • Información del proveedor • Lista de precios • Catálogos • Copias de órdenes de compra • Cotizaciones • Copia de facturas • Copia de requisiciones • Seguimiento de órdenes de compra (comportamiento)

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• Toda correspondencia relacionada con el proveedor • Resultados y observaciones de muestras (por pruebas de laboratorio o similares) • Conflictos con el proveedor • Entre otros

La información del proveedor será generadora del directorio de estos y deberá contener los siguientes elementos.

• Nombre, dirección y contacto • Teléfono, correo electrónico y sitio Web • Giro • Referenciando si es distribuidor o fabricante • Reputación del proveedor (generada por experiencias y recomendaciones) • Condiciones de pago • Condiciones de entrega • Descuentos y similares • Tipo de calidad • Tipo de precios

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES Selección del proveedor

Su propósito es resumir las principales características que ofrecen los proveedores reflejadas en su cotización y estar en posibilidad de elegir o tomar una decisión de compra. Elementos del cuadro comparativo.

• Descripción del artículo o servicio • Unidad de medida • Precio unitario y precio total • Condiciones de entrega • Condiciones de pago • Grado de calidad • Garantías y fianzas • Infraestructura y capacidad instalada • Desarrollo de negocios • Compromiso de precios • Vigencia de cotizaciones • Encabezados • Fecha de elaboración • Proyecto o requisición • Proveedores (tres o más) • Quien elaboro (firma)

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• Quien reviso (firma) • Quien autoriza (firma)

Clasificación de proveedores para efectos de cuadro comparativo.

• Proveedor grado “A”.- Altamente competitivo, ofrece precio, calidad y servicios en las mejores condiciones de ventaja para la organización.

• Proveedor grado “B”.- Rentable, ofrece precio (utilidad) con aspectos de calidad y servicio limitados.

• Proveedor grado “C”.- Estándar, su oferta se limita a un precio de mercado con factores de calidad y servicio que pudiesen ser buenos o malos (incertidumbre).

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CUADRO DE CRITERIOS PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

EN LA EMPRESA CONTRUCTORA

CONCEPTO COTIZACIONES

PRECIOS REAL COTIZADO REAL COTIZADO REAL COTIZADO

PROVEEDOR CONCEPTO GRADO A GRADO B GRADO C

PUNTAJE 10.00 PUNTAJE 7.50 PUNTAJE 5.00

CALIDAD CUMPLE Y SUPERA CON ESPECIFICACIONES CON CIERTO GRADO DE AUSENCIA DE

DEFICIENTE EN EL CUMPLIMIENTO DE

NORMAS Y CARACTERISTICAS. ESPECIFICACIONES, NORMAS Y ESPECIFICACIONES, NORMAS Y CARACTERISTICAS, PERO CUMPLE. CARACTERISTICAS (MUY ACEPTABLE) (ACEPTABLE) (DEFICIENTE)

CONDICIONES DE COTIZACDO PUESTO EN ALMACEN DE OBRA DENTRO DE LAS INSTALACIONES

COTIZADO PUESTO EN OBRA, LIBRE DE COTIZADO EN INSTALACIONES DEL

ENTREGA (LAB) FLETES Y MANIOBRAS PROVEEDOR O FRABRICANTE.

CONDICIONES DE CREDITO MAS DE 30 DIAS CREDITO HASTA 30 DIAS DE CONTADO O HASTA 15 DIAS PAGO MONTO $300,000.00 (ACOPLAR) MONTOS $200,000.00 (ACOPLAR) MONTOS $100,000.00 (ACOPLAR) Y MONTOS DEPENDE DEL PROYECTO DEPENDE DEL PROYECTO DEPENDE DEL PROYECTO

INFRAESTRUCTURA BASTA Y SOBRA AJUSTADA MUY LIMITADA Y AFECTABLE POR Y CAPACIDAD FACTORES MULTIPLES INSTALADA GARANTIAS SOPORTADAS, ECONOMICAS Y DE LIMITADAS, SOLO A FACTORES DE BAJA O NULA RESPONSABILIDAD

Y FIANZAS FABRICACION FABRICACION DE GARANTIZAR SUS MATERIALES O

SERVICIOS

DESARROLLO DE ABIERTO LIMITADO NULO

NEGOCIOS

COMPROMISO DE ESTABLES DURANTE EL PROYECTO O POR

SUGUIERE, INESTABILIDAD DE PRECIOS INSERTIDUMBRE TOTAL

PRECIOS TIEMPO SUGERIDO POR LA ORGANIZACIÓN POR INESTABILIDAD O CAMBIOS

ESTABILIDAD ECONOMICOS UBICACIÓN LOCAL REGIONAL FUERA DE ALCANCE AREA DE PROYECTO HASTA 1000 KM. DE DISTANCIA DEL MAS DE 1500 KM DE DISTANCIA DEL PROYECTO PROYECTO CRITERIO MAS / MENOS CRITERIO MAS / MENOS SERVICIO DE REACCION INMEDIATA CON LIMITADO A PROCESOS INTERNOS MUY LENTO ATENCION RESPUESTA POSITIVA ASOCIADOS CON DEFICIENCIA EN INFRAETRUCTURA

CRITERIOS

TIPO ASIGNACION PROVEEDOR GRADO "A" ALTAMENTE COMPETITIVO PROVEEDOR GRADO "B" RENTABLE PROVEEDOR GRADO "C" ESTANDAR

TERMINOS ASIGNACION EXCELENTE ALTAMENTE COMPETITIVO BUENO RENTABLE REGULAR ESTANDAR

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CUADRO COMPARATIVO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

SISTEMA DE CRITERIOS, PRIORIDADES Y ENFOQUES (SCPE) PARA EMPRESAS CONTRUCTORAS

FECHA: 30 DE NOVIEMBRE DEL 2011 MATERIAL: CEMENTO GRIS

LUGAR: SAN LUIS POTOSI, S.L.P. PROYECTO: URBANIZACION "EL CERRITO" S.L.P.

MATERIAL A EVALUAR PROVEEDORES

CEMENTO GRIS PROVEEDOR "X" PROVEEDOR "Y" PROVEEDOR "Z" PDA. CAT CANT UNI CONCEPTO UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL

UNICA 104300 5000 SC CEMENTO GRIS MARCA CEMEX $ 91.00 $ 455,000.00 MARCA MOCTEZUMA $ 88.00 $ 440,000.00 MARCA CRUZ AZUL $ 94.00 $ 470,000.00

16% IMPUESTOS $ 14.56 $ 72,800.00 $ 14.08 $ 70,400.00 $ 15.04 $ 75,200.00

NETO $ 105.56 $ 527,800.00 $ 102.08 $ 510,400.00 $ 109.04 $ 545,200.00

FLETES

MANIOBRAS

GRAN TOTAL $105.56 $527,800.00 $102.08 $510,400.00 $109.04 $545,200.00 FECHA DE COTIZACION 01/01/2012 05/01/2012 28/12/2011 CADUCIDAD DE COTIZACION 30 DIAS 30 DIAS 15 DIAS

CONCEPTOS TIPO DE PROVEEDOR (GRADO)

PROVEEDOR "X" PROVEEDOR "Y" PROVEEDOR "Z"

GRADO PUNTAJE GRADO PUNTAJE GRADO PUNTAJE CALIDAD A 10 B 7.5 A 10 CONDICIONES DE ENTREGA B 7.5 A 10 A 10 CONDICIONES DE PAGO Y MONTOS A 10 A 10 C 7.5 INFRAESTRUCTURA Y CAPACIDAD INSTALADA A 10 A 10 B 5 GARANTIAS Y FIANZAS B 7.5 A 10 A 10 DESARROLLO DE NEGOCIOS C 5 A 10 C 5 COMPROMISO DE PRECIOS (ESTABILIDAD) A 10 B 7.5 C 5 UBICACIÓN A 10 A 10 A 10

TOTAL 70 TOTAL 75 TOTAL 62.5

FALLO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

NOMBRE DEL PROVEEDOR PROVEEDOR "Y" PRECIO LOGRADO $1,820.00 CALIDAD OBTENIDA ACEPTABLE SERVICIOS OTORGADOS ADAPTABLES A PROYECTO TECNICOS, FINANCIEROS Y LOGISTICOS FEXIBILIDAD DE CREDITOS MUY ACEPTABLE

CRITERIOS DE SELECCIÓN

EL AHORRO PROMEDIO POR LA ADQUISICION DE ESTE MATERIAL POR PROYECTO ES DE $26,100.00 REPRESENTANDO EL 4.66% SOLO EN ESTE CONCEPTO, SIN SACRIFICAR LA CALIDAD REQUERIDA YA QUE CUIMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS, CON CREDITOS DE 45 DIAS Y CON UN MONTO DE CREDITO DE $400,000.00, ADEMAS GARANTIZA EN TODAS SUS FORMAS SU MATERIAL, CON AMPLIA CAPACIDAD INSTALADA.

VENTAJAS COMPETITIVAS

EL PRECIO LOGRADO ES EL MAS RENTABLE EN EL MERCADO, OFRECE CONDICIONES DE DESARROLLO DE NEGOCIOS OFRECIENDO UBICAR CONCRETERA PORTATIL EN OBRA CON DOS OLLAS REVOLVEDORAS MOVILES DURANTE EL PROYECTO, CON SUPERVISION Y LABORATORIO INCLUIDA. LO QUE HACE ASEGURAR LA CALIDAD EN CONCEPTOS BASICOS DE OBRA. Y POR LO TANTO LOS AVANCES DE OBRA SON MAS ACELERADOS, CON LOS AHORROS Y COSTOS INCURRIDOS EN TODOS LOS SERVICIOS OFRECIDOS.

ELABORO REVISO Y AUTORIZO

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LAS POLITICAS DE COMPRAS Las políticas son la descripción general de un curso de acción para alcanzar un fin. Los objetivos de las políticas:

• Formar criterios para la toma de decisiones • Regular las responsabilidades de compras • Que se den a conocer al personal del área • Que marquen curso de acción • Orientar conductas del personal

Las políticas no deberán ser absolutas sino flexibles, sencillas y claras, pero sobre todo, documentadas y fundamentadas, de tal manera, que en su práctica sean de fácil aplicación. Algunos ejemplos de políticas aplicables a la empresa constructora.

• Solo se harán adquisiciones cuando haya una requisición (necesidad) de por medio, eliminando compras sin justificación.

• Para compras de volúmenes y montos considerables y constantes, tratar de elaborar contratos de suministro.

• Tratar de asegurar siempre las adquisiciones mediante fianzas y garantías, siempre y cuando la compra lo justifique (montos y volúmenes)

• Tratar y considerar de lograr líneas de crédito en toda operación comercial, inclusive desde la primera compra.

• Toda adquisición deberá estar evaluada y fundamentada por medio de cotizaciones, plasmadas en cuadros comparativos para la selección del proveedor.

• Procurar actualizar la calificación del proveedor • Establecer rangos de autorización según montos de compras • Tratar de hacer las compras directas con los fabricantes • Tener un catálogo amplio de proveedores y no depender de uno solo • Invitar al proveedor cuando ofrezca comisión por compra a que la aplique al precio ofrecido, a

descuentos especiales, o para cubrir servicios adicionales que signifiquen un costo para la organización (fletes y maniobras).

• Entre otras ejemplificaciones Tratar de ser partícipe del aseguramiento de calidad de materiales y servicios o tratar de implantar prácticas para este fin

• Queda prohibido o limitado a aceptar obsequios o gratificaciones en cualquier momento

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CENTRALIZAR O DESCENTRALIZAR LAS COMPRAS Ambas propuestas son viables siempre y cuando haya proyectos bien definidos, pero sobre todo procesos eficientes en la gestión de compras, en ambos casos se necesitan espacios para la planeación estratégica, no solo para esta área sino para todas las de la organización. Ubicándonos en la realidad de la empresa constructora en México, acostumbradas a las urgencias, a lo atípico, a lo informal, a la falta de planeación, a creer que un proyecto parte de su programa de construcción elaborado por el área de diseño y presupuestos, y en base a este establecer fechas de inicio y terminación de obra, ignorando al resto de los actores que participan en un proyecto integral, como son las áreas administrativas y financieras, que necesitan también sus tiempos para planeación y organización de sus procesos. En el caso de compras existen una serie de procesos como la búsqueda, evaluación, selección y negociaciones de y con proveedores, además, la logística técnica y administrativa, entre otros, todo esto es vital para el logro de las mejores ventajas competitivas para la organización en términos de calidad y precio, en base a todo este tipo de circunstancias se puede definir qué es lo que le conviene a la empresa si centralizar o descentralizar sus compras, ya que depende de muchos factores esta decisión. Un punto de vista muy personal de acuerdo al modelo de la empresa constructora en México y a los avances tecnológicos y de comunicación, lo mejor en términos generales es la centralización de las compras, pero para fundamentar un poco esta decisión analizaremos ambas desde la perspectiva de sus ventajas y desventajas, de tal manera que se pueda tener una mejor visión del modelo a adoptar. Centralización: consiste en la concentración de autoridad en un solo departamento encargado de la gestión de compras, y por lo regular se le ubica en la matriz u oficinas centrales de la organización. Ventajas de la centralización.

• Mejor control sobre volumetrías de compras • Criterios uniformes de calidad en las adquisiciones y su control • Evita duplicidad de funciones, procesos e información • Logra mejores ventajas competitivas para la organización, por la adquisición de grandes

volúmenes (precios, plazos, negocios, alianzas y desarrollo) • Procedimientos más uniformes y control sobre ellos • Facilita el control de inventarios y la administración de almacenes o bodegas • Rápida solución a problemas o conflictos con proveedores, no hay necesidad de triangular

información • Reducción de trámites por autorizaciones, papeleos, aprobación de negociaciones, etc. • Disminución de tiempos por excesivo inventario de proveedores y las operaciones que generan

(para con compras, cuentas por pagar, bancos, recepción, contabilidad, etc.)

Desventajas de la centralización. • En situaciones de urgencias no siempre suelen atenderse rápidamente por la carga de trabajo del

área de compras • Los constantes viajes a distintas regiones para la búsqueda, conocer o negociar con proveedores o

levantamiento o supervisión de inventarios y almacenes por parte de los compradores asignados. • Saturación o carga de trabajo.

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Descentralización: consiste en la creación de grupos independientes de compras regionales, que reportan a un jefe inmediato ubicado en la matriz u oficinas centrales todas sus operaciones de trabajo. Ventajas.

• Realiza compras en forma más rápida en situaciones urgentes • Mayor conocimiento de los proveedores y materiales de la región y sus ubicaciones (formación de

personal más especializado y experimentado) Desventajas.

• La organización tiene menor control sobre compras regionales • Los estándares de calidad tienden a perder su control (uniformidad) • Se reducen las posibilidades de lograr ventajas competitivas por la compra de volúmenes bajos • La plantilla laboral de compras se incrementa • Se triangula mucha información para la toma de decisiones en negociaciones que se tienen que

decidir en oficinas centrales. Es evidente que en ambos casos las desventajas se pueden abatir, pero como se ha dicho anteriormente siempre y cuando haya una planeación estratégica de compras, que integre un proyecto de construcción real, el cual debe de ser incluyente y respetar sus procesos y tiempos, “en un proyecto de construcción, no todo es técnico”

FORMATOS DEL AREA DE COMPRAS Para concluir el tema a continuación se presentan los formatos más representativos utilizados dentro del proceso de la compra en el siguiente orden.

• Formato de requisición de materiales • Formato de solicitud de cotización • Formato de orden de compra • Formato de entrada de almacén • Formato de salida de almacén • Formato de kárdex de almacén

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CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA DEL MONTE, S.A. DE C.V. AV. AZTECA 345 COL. LINDA VISTA C.P. 78430 TEL 4448555555

EMAIL [email protected], SAN LUIS POTOSI, S.L.P.

REQUISICION DE MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE FOLIO AREA FECHA PROYECTO PUNTO LAB PARTIDA CATALOGO CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO

OBSERVACIONES

SOLICITANTE RECIBO DE CONFORMIDAD

__________________________ _________________________________ C.C.P.

C.C.P.

LOGOTIPO

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SOLICITUD DE COTIZACION PROVEEDOR FOLIO DIRECCION FECHA CONTACTO -VENTAS PROYECTO TELEFONO PUNTO LAB CLASIFICACION CONTACTAME PARTIDA CATALOGO CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO UNITARIO TOTAL SUBTOTAL IMPUESTOS CANTIDAD CON LETRA TOTAL

OBSERVACIONES

CORDIALMENTE COMPRADOR C.C.P. C.C.P.

LOGOTIPO

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ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR FOLIO DIRECCION FECHA VENDEDOR PROYECTO TELEFONO UBICACIÓN NO DE CONTRATO. PUNTO LAB REF. COTIZACION REF. REQUIS. PARTIDA CATALOGO CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO UNITARIO TOTAL SUBTOTAL IMPUESTOS CANTIDAD CON LETRA TOTAL

OBSERVACIONES

ELABORO AUTORIZA COMPRADOR JEFE DE COMPRAS C.C.P. C.C.P.

LOGOTIPO

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ENTRADA DE ALMACEN OBRA: COSECUTIVO:______________ UBICACIÓN: FECHA:___________________ ORDEN DE COMPRA CONCEPTO:_______________ PARTIDA CATALOGO CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO

OBSERVACIONES

RECIBI

ENCARGADO DE ALMACEN O BODEGA

C.C.P C.C.P.

LOGOTIPO

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SALIDA DE ALMACEN OBRA: COSECUTIVO:______________ FRENTE: FECHA:___________________ UBICACIÓN : CONCEPTO:_______________ PARTIDA CATALOGO CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO

OBSERVACIONES

RECIBI

MAESTRO O RESIDENTE DE OBRA

C.C.P C.C.P.

LOGOTIPO

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KARDEX DE MATERIALES DE OBRA

MATERIAL:______________________________ OBRA:_______________________________ SISTEMA:______________________

CATALOGO:______________________________ ALMACEN:___________________________ MINIMOS:_____________________

CLASIFICACION___________________________ UBICACIÓN___________________________ MAXIMOS:_____________________

FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS

CANT UNIT. TOTAL CANT UNIT. TOTAL CANT UNIT. TOTAL

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GESTIONANDO LA CALIDAD

¿Cómo hacerle para establecer la calidad en el área de compras?, ¿cómo lograr que la calidad se vuelva un estilo de vida, una filosofía o un propósito constante de compras?, ¿cómo lograr la operación del área en función de la demanda de necesidades y expectativas de clientes y de mercados?

Estas son preguntas que se hacen algunos empresarios de la industria de la construcción, y no logran darse una respuesta convincente y resolutiva, ocasionado por un deficiente o nulo análisis de la situación, enfocando toda su evaluación directamente sobre el área de compras, y en la mayoría de los casos un mal funcionamiento del área no es un problema departamental , sino un problema de tipo estructural, pero a su vez, también ocasionado por un mal planteamiento de los propósitos , ideales y objetivos de la organización.

Un estilo de vida de calidad, se da atreves de una cultura por medio del aprendizaje, esto se logra en base a una mejora constante del área, por medio de capacitación y desarrollo de los recursos humanos y mejoramiento de procesos y tecnologías, de tal manera, que se llega a adoptar la calidad como un propósito constante, generado por una filosofía definida, entonces se logra que esta área opere en función de las necesidades y expectativas del cliente por su alto grado a la contribución a la calidad

La relevancia que adopta el área de compras es en función de que es la encargada de suministrar la calidad que requiere el proyecto de construcción, por medio de las adquisiciones de materiales y servicios (subcontratos o mano de obra), con las características, especificaciones, o normas que se le soliciten, convirtiéndose así, en uno de los actores artífices de la construcción de la calidad en una empresa constructora.

Considerando que la calidad es la satisfacción del cliente y que esta compuesta por un conjunto de cualidades, propiedades y características que forman un producto (obra), se deberán considerar varios factores para el establecimiento de la gestión de calidad (sugeridas para la organización y trasladadas al área de compra)

• El cliente y sus necesidades presentes y futuras • La competencia • Desarrollo tecnológico • Normatividad

Proyectos y Diseño Compras Supervisión y Residencias

Sugiere y establece la calidad

Asegura la calidad

Adquiere y suministra la calidad

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• Medio ambiente • Medio social y su entorno

Por lo tanto, la gestión de calidad en esta área deberá considerar la integración de proveedores y clientes como una extensión de sus funciones.

Proveedores • Relaciones comerciales y de negocios • Desarrollo (enfocado a la calidad)

Clientes

• Satisfacción de sus necesidades • Desarrollo (investigación)

El departamento de compras debe de estar consiente que un proceso como este (gestión de calidad) necesita un alto compromiso de todos sus integrantes mediante la participación activa y comprometida, conscientes de que para lograr el performance necesita que sus integrantes emigren al concepto de alto rendimiento, ese es el reto, y este se podrá logra atreves de una mejora constante en sus actitudes, aptitudes y desarrollo, y que todos estos esfuerzos , sean con un objetivo, satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Beneficios de la gestión de calidad de compras.

• Reduce costos • Contribuye a bajar los precios de venta • Contribuye al incremento de las utilidades de la organización • Eleva los índices de productividad • Contribuye a la imagen y posicionamiento en el mercado • Emigra de ser competidor a ser competitivo • Garantías confiables a plazos más cómodos • Innovación y creatividad del área • Desarrollo constante • Mejora las relaciones comerciales • Mejora las relaciones inter organizacionales

El área de compras puede contribuir a la calidad en la organización mediante

• El desarrollo de su plantilla laboral por medio de la capacitación constante hasta lograr el concepto de alto rendimiento ( Coaching)

• La evaluación y mejoramiento de los sistemas y procesos de adquisiciones (Benchmarking) • La evaluación y selección de proveedores (aseguramiento de la calidad) • El desarrollo de proveedores (negocios ) • La supervisión y la aplicación de la adquisición

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Sugerencias para la transformación del área de compras rumbo a la gestión de calidad • Crear una cultura de la calidad mediante la mejora constante con un solo fin, ser competitivo. • Ser una extensión de las funciones de supervisión para el aseguramiento de la calidad al momento

de la adquisición • Eliminar políticas y prácticas de negocios donde el precio es lo más importante en las

adquisiciones y proponer minimizar el costo total. • Trabajo en equipo • Establecer metas: hacer bien las cosas desde la primera vez • Capacitación y desarrollo de los recursos humanos • Crear lideres • Fomento a la innovación y creatividad

La calidad en el área de compras se conforma de la siguiente manera.

a) Compromiso con la calidad por parte de la dirección general

La calidad tiene su origen en la organización, aquí, en la dirección general, debe de partir de su convicción y compromiso ético, moral, y profesional de lo que hace o produce para satisfacer necesidades y expectativas que demanda el cliente y los mercados, que a su vez cubrirán necesidades del propietario generando utilidades, sabedor que estas se logran atreves del ofrecimiento de una obra de calidad, transformando y logrando para su empresa una calificación de excelencia y altamente competitiva. El director general deberá integrar a toda la organización en sus propósitos de implantar la cultura de la calidad mediante la comunicación estratégica implícita en su misión, visión, valores y objetivos, los cuales son los cimientos para la generación de calidad de cada uno de los departamentos y de la organización en general, ya que estas marcaran el camino y la dirección de todo esfuerzo de la empresa y sus integrantes.

b) Conocer los requerimientos del consumidor El área de compras deberá ser parte activa de las actividades que se lleven a cabo para saber las necesidades y requerimientos de los clientes en forma directa, por medio de la participación en equipos de desarrollo de la organización, para asimilar los estándares de calidad que deberá lograr en sus operaciones comerciales, pero no limitarse a esto, esta área podrá con mucho, superar las expectativas si hace valida su extensión de servicios, como lo es el proveedor y los cuales ofrecen fuentes de información y soluciones para cubrir dichas necesidades y expectativas demandadas por el mercado, mediante propios estudios y que son trasladados a la organización, de esta manera, el área de compras integra una amplia gama de información que le proviene de diferentes fuentes para integrar su expediente de requerimientos de calidad por demanda y la integra a la información que genera proyectos, los equipos de desarrollo y los proveedores, que en conjunto contribuyen a cumplir con las exigencias del cliente e inclusive a superarlas .

c) la calidad en los ideales, propósitos y objetivos de la organización La misión, visión, valores y objetivos de la organización deberán contener un mensaje que integre a todos los actores y los comprometa en las actividades de mejoramiento de calidad.

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Una organización que no se visualiza como ganadora, exitosa y competitiva, difícilmente aspirara a contar o lograr una calidad con calificaciones de excelencia, primeramente, la visión debe de comunicarse a toda la organización y deberá ser entendida en toda su extensión , de manera que la comprensión de esta se aplique en cada una de las actividades de la empresa, para llegar a esa posición donde nos visualizamos, por lo tanto esta visión deberá ser clara, ambiciosa, alcanzable, realista y creíble, que motive a todos a llegar a ese punto trazado por la dirección general, que obviamente incluye el parámetro de calidad al cual se pretende llegar y que es parte de los elementos que conforman la visión. Por otra parte los objetivos de la organización compuestos por enfoques económicos, de servicios, sociales y ambientales, los cuales se orientan a la satisfacción de las necesidades de los clientes, entre otros, solo se podrán lograr con la aplicación de actitudes éticas y morales a cada actividad desarrollada por los individuos de la organización, además, de un alto grado de profesionalismo. Por último, el objetivo que hace referencia a la calidad deberá estar en total alineamiento con la visión, misión, y valores, en este aspecto ya que marcaran el rumbo a seguir por cada elemento de la organización.

d) calidad en el área de los recursos humanos

esta área contribuye a la calidad del área de compras, dotándolo de personal idóneo, para llevar a cabo estas funciones, por lo que deberá contar con herramientas y habilidades en sus procesos de reclutamiento, evaluación y selección altamente competitivas, complementándolas con programas de capacitación y desarrollo como parte de una mejora constante, capaz de construir y formar perfiles de alto rendimiento que contribuyan a la calidad, en todos los aspectos, como son; procesos, procedimientos, actividades, tareas, etc. etc. Lo anterior se logra contando con un equipo en el área de recursos humanos capaz en el ejercicio de todas sus funciones, si no se cuenta con gente preparada para esta área difícilmente podrá contribuir a la calidad del área de compras.

e) El área de proyectos y diseño. Integra la calidad dentro de un proyecto y establece los procedimientos, procesos, cualidades, características y especificaciones a las que se deben sujetar todas las áreas técnicas-operativas en su ejecución, apegados a los reglamentos y normatividad vigentes de algún lugar determinado, Por lo tanto el área de compras está sujeta a cumplir con los requerimientos que le marcan y uno de sus objetivos es conseguir esa calidad deseada, pero además a precios cómodos o competitivos en los tiempos que marca el programa de construcción

f) La calidad del comprador y sus procesos. Un comprador deberá tener la calidad profesional para la ejecución de sus funciones y todas las actividades que se le encomienden. Esta calidad la deben de integrar una serie de factores como son actitud, aptitud, valores éticos y morales que conforman una persona íntegra en el ejercicio de su función y su forma de vivir, lo cual debe verse complementado con otra serie de atributos particulares, como son visionario, creativo e innovador y que contribuyen en mucho a la calidad, siendo así un empleado de elite, que es capaz de proponer nuevos y funcionales procesos enfocados a la productividad que generan un valor agregado para llegar a ser competitivos.

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g) Calidad en proveedores y materiales

El proveedor participa o contribuye a la calidad del área dotándolo o participando con procesos eficientes o eficaces en la fabricación y abasto de materiales con procesos que certifican la calidad de las adquisiciones ya que forman parte de un conjunto de cualidades que la obra requiere y que conforman la calidad que busca la organización en el proyecto integral. Los materiales deberán apegarse a los estándares que marca el proyecto y deberá cumplir con las especificaciones, características, cualidades o normas que rigen la calidad

h) La calidad en la supervisión. El apoyo del área de supervisión para el aseguramiento de la calidad en las adquisiciones es otro elemento a considerar, ya que esta cuenta con elementos más sólidos y fundamentados para servir como filtro de calidad que será de gran apoyo a compras, por lo que aseguramiento de la calidad queda garantizada. Esta actividad se puede desempeñar dentro del área misma por medio de su control de inventarios y el mismo almacén para esto se deberá contar con personal especializado o con conocimientos técnicos.

i) Calidad en el manejo y uso de los materiales.

El último elemento para la conformación de la calidad en los materiales es su manejo y cuidado en almacenes para que no pierdan esas cualidades, características o especificaciones con que fueron adquiridos, evitando desgastes, mermas, obsolescencia, deterioros etc., etc., que puedan afectar la calidad de obra por la aplicación de estos y que han sufrido cambios por los conceptos anteriores en detrimento de su calidad

El área de compras por sí sola no puede emprender un proceso de gestión de calidad ya que esta depende de una estructura integral de operaciones, en el cual están integradas todas y cada una de las áreas de la organización, pero si puedes establecer sistemas y procesos para lograr la calidad en las adquisiciones de bienes y servicios, además, con la ventaja de que en cualquier momento que se pretenda implantar una gestión de calidad el área este ya instalada en ese nivel mediante procesos que inmediatamente se puedan homologar para este fin rumbo a una certificación. La clave para la implantación de gestión de calidad es la documentación, registro y seguimiento de procesos y procedimientos, de tal manera, que el área de compras siempre este orientada al perfeccionamiento y mejoramiento constante de todas sus funciones y actividades, esto con el propósito de alcanzar metas en costes, calidad, servicio y desarrollo, por ello es relevante que se establezcan las siguientes tareas:

• Declaración de su política de calidad • Declaración de objetivos de calidad • Elaboración de manual de calidad

Sus alcances Procedimientos documentados Operaciones y procedimientos entre procesos Registro de procedimientos

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• Control documentos • Control de registros.

Operar con las tareas anteriores, es estar en el camino rumbo a la competitividad, pero llegarlos a dominar y que en la práctica se cumplan estrictamente, es el compromiso. Solo así se podrá hablar de empleados de alto rendimiento, equipos de desarrollo de elite sectorial en constante desarrollo, y de una organización competitiva con altos índices de calidad en obra.

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San Luis Potosí, S.L.P. México Edición Primera, diciembre 2011

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Las compras y el control de inventarios cada vez se vuelven más importantes dentro de la organización por su contribución estratégica a la calidad, logística y productividad, además, contribuye con mucho a la generación de imagen por su roce con terceros (proveedores de bienes y servicios), y por todas las actividades que emanan de su relación, por lo tanto, esta área se convierte en el primer agente generador de imagen que refleja la personalidad ética, moral y profesional de la organización. El área de compras en el ramo de la construcción ha tenido que ir emigrando y complementando los conceptos y funciones tradicionales por la necesidad de integrarla de lleno a los procesos técnicos, porque puede contribuir con mucho a mantener o desarrollar los estándares de calidad de obra, por medio de la supervisión interna aplicada (aseguramiento de la calidad), puede contribuir al desarrollo de nuevos diseños y procesos de construcción por sus investigaciones y propuestas innovadoras de materiales y servicios, que en muchos casos son propuestos por los proveedores y a los cuales ya se les debe considerar como una extensión de los servicios de compras de la organización.

Lic. Salvador Torres Espiricueto

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LAS COMPRAS Y SU PROCESO EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA