Las organizaciones como sistemas

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación reciproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

  Desde el punto de vista de la teoría de sistemas, se puede considerar a las empresas como un sistema abierto que pertenece a otro sistema mayor, del que recibe los insumos en forma de demandas y al que entrega las salidas en forma de productos o servicios y está formado por varios subsistemas abiertos interactuantes que afectan su desarrollo, integrados a su vez por procesos ejecutados a través de la realización de determinadas actividades y entre los que se encuentran el sistema de información administrativo; el sistema Logístico; el de Planificación; el Sistema Contable; el sistema de Producción; el de Comercialización o Distribución; y el sistema Financiero, entre otros.

1.- El sistema de información administrativo puede ser considerado como uno de los subsistemas de cuyo buen funcionamiento depende el éxito de la organización a la que pertenece, ya que éste pone al servicio de los gerentes datos internos y externos que se convierten en información para la toma de decisiones, para que planifiquen, controlen y dirijan los correspondientes grupos de trabajo en la empresa a la que pertenecen y tomen decisiones a largo plazo con un mayor alcance.

     Las entradas de este sistema son los datos e información interna de la empresa a la que pertenece y del ambiente que la rodea, controla y admite como tal; luego, de toda esta información identifica la que se desvíe  de las metas; interpreta la requerida dándole un formato útil para la gerencia, permitiéndole a esta interactuar con la base de datos y la base de modelos de la empresa, mediante un proceso de consulta. Y la salida de éste sistema es el conjunto de informes periódicos, análisis especiales, respuestas a preguntas concretas y apoyo a las decisiones de los gerentes que interactúan con él para resolver los problemas de la empresa.

2.- Los Sistemas Logísticos son los constituidos por el conjunto de elementos que dan respuesta a los problemas que tienen que ver con las entradas de materias primas en las empresas y las salidas de productos terminados, así como también comprende del estudio de todo lo relativo al transporte o distribución de los productos, desde el proveedor hasta la empresa y desde aquí al consumidor final. Por lo tanto, estos sitemas comprenden, en la empresa, desde el pronóstico de ventas, la compra y el procesamiento de las materias primas y su control en los inventarios, hasta el embarque de los productos hacia los almacenes correspondientes, para la venta respectiva.

3.- El Sistema de Planificación permite decidir por adelantado que hacer; como; cuando y quien ha de hacerlo, en los distintos aspectos de la actividad económica de la empresa, incluye la selección de los objetivos empresariales; las metas departamentales y las formas de alcanzarlos entre los diversos cursos de acción, de acuerdo a medidas proyectadas y conforme a un plan o programa con objetivos definidos de manera ordenada e integral, cubriendo la brecha que va desde: ¿Donde estamos? hasta ¿Donde queremos ir?.

4.- El Sistema Contable es el constituido por sistemas cuantitativos por medio de los que se realizan el registro histórico, el análisis y la comunicación de los datos económicos. Acumula datos y provee de procedimientos para procesar tal información. En otras palabras, es el sistema que permite registrar; clasificar; resumir e interpretar la información necesaria para suministrar en momentos determinados y en base a registros técnicos, información de las actividades económicas realizadas por la empresa.

     Cabe destacar que este sistema es de gran importancia para la administración de la empresa, debido a que provee a sus gerentes de toda la información razonada relacionada con su gestión de toma de decisiones, en forma técnica, razonada y eficiente.

5.- El sistema de Producción esta conformado por el conjunto de operaciones por medio de las cuales se transforman las materias primas en productos terminados, empleando para ello fuerza de trabajo y medios de producción. Es decir que, este sistema tiene como objetivo la elaboración de productos (bienes o servicios),  en condiciones prefijadas de cantidad; calidad; costos; plazo de entrega y nivel de servicio, sin incluir los procesos de embarque y distribución. Esta dividido en tres (03) grandes componentes: El sistema de aprovisionamiento; el sistema de transformación propiamente dicho y la infraestructura.

     El sistema de aprovisionamiento tiene por función proveer a los sistemas productivos de la serie de materiales que los mismos requieren obtener del exterior, sin los cuales no pueden comenzar a realizar las actividades de transformación que darán lugar a los productos que posteriormente se colocarán en el mercado. Y la infraestructura, apoya al sistema de aprovisionamiento y al sistema de transformación propiamente dicho y comprende de procesos tales como los de: planificación; programación; control de calidad;

control de tiempos; control de consumos; diseño de las tareas y el mantenimiento, entre otros.

     6.- El sistema de Comercialización o Distribución es el conjunto de actividades

interdependientes que permiten coordinar las personas; tareas; los materiales y las maquinarias para poner a la disposición del usuario o consumidor los productos y servicios y abarca desde la producción hasta la llegada del producto al sitio de uso o consumo, incluyendo los intermediarios;los canales de distribución (transporte y sistemas de almacenamiento), y la manipulación y manejo de los productos a lo largo de su recorrido.

7.- El sistema Financiero es el dirigido al logro de los fondos y recursos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades de la empresa entre cuyas principales funciones se encuentran:

a. La evaluación de las necesidades de empleo de los recursos en las distintas partidas del Activo, de acuerdo con los objetivos de la empresa a la que pertenece.

b. Formulación de balances a determinadas fechas futuras a partir de las cuentas de ingresos previstas para los periodos comprendidos entre las mismas.

c. Establecimiento de las políticas sobre el manejo de los Activos.d. Estimación de los movimientos de caja y establecimiento de las previsiones

respecto a los mismos.e. Control del movimiento de caja.f. Análisis de las distintas fuentes para la obtención de los recursos y elección de

las más adecuadas.g. Negociación para la efectiva obtención de recursos desde fuentes externas:

Bancos y Bolsas de Valores, entre otros.h. Análisis de las cuentas de ingresos y Balances de ejercicios cerrados, con

atención en la determinación del beneficio real de la empresa.i. Fijación de políticas de aplicación de beneficios en orden al

autofinanciamiento y a la negociación futura de recursos.j. Control de la función contable en general, por ser la base de los análisis y

decisiones financieras.

Procesamientos de datos que se realizan

El procesamiento de datos consiste en transformar un conjunto de datos de entrada en información de salida y almacenar tales datos para uso posterior. El procesamiento de datos posee dos actividades que están relacionadas

1. Procesamiento de transacción: es el procesamiento de un evento o acontecimiento que ocurre dentro o en el entorno donde se desenvuelve la organización. Encontramos este procesamiento cuando registramos datos de clientes nuevos o buscamos clientes, también cuando se está anexando información de mercancía recibida por proveedores. Decimos esto porque se captura los datos necesarios según sea el caso, para luego clasificar y ordenar estos datos, generando cálculos cómo lo es en el caso del inventario de mercancía donde se refleja cuanto es la cantidad de productos que se encuentra en existencia. Se dice que genera un resumen debido a que la información que se requiere esta condensada.

2. Procesamiento de información: procesamiento de datos con la finalidad de producir información a individuos que deban tomar decisiones en un momento dado. En cuanto al procesamiento de información lo encontramos cuando se hace la facturación, debido a que esta función selecciona un cliente para realizar una forma donde se muestra todo la información de clientes y mercancía despachada en la factura que sería la presentación y distribución del procesamiento de la información.

Herramientas que se usan en el procesamiento de datos

Según el tipo de procesamiento encontramos:

a. Proceso Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales

como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de información escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio, en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante cálculos aritméticos manuales, quedando toda esta información almacenada en su registro.

b. Proceso Mecánico Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las

reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la información resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un

aparato mecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo.

c. Proceso Electromecánico En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes elementos del

tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activará un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitirá perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras, etc.

d. Procesos Electrónicos En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervención

humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redacción de documentos, y en la recreación, con el uso de los video juegos, bingos y otros.

Uso del computador en la resolución de problemas administrativos.

El Procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos. Las operaciones de una supervisión nos ayuda a identificar las transacciones diaria de una empresa y el resultado de dicha operación nos mostrará si podemos seguir realizando una actividad en común. Y si los resultados fueron positivos la empresa seguirá disfrutando de su planificación, siempre aplicando la seguridad del proyecto y su operatividad para mejorar la parte financiera y humana.

la computadora ayuda en el diseño y manufactura de productos, a dar forma

en las campañas de mercadeo y a dar seguimiento y procesar inventarios, cuentas a cobrar y a pagar, y nóminas.

La recepcionista utiliza la computadora para grabar mensajes, localizar empleados y para tareas administrativas.

El departamento de ventas coteja la disponibilidad del producto y el crédito del cliente. Recomienda materiales para complementar el producto ordenado.

El departamento de mercadeo utiliza la computadora para producir el material de promoción, utilizan programas de gráficas, dibujos y Desktop publishing. Utilizan calendarios electrónicos para planificar las promociones.

En envío y recibo utilizan la computadora para entrar transacciones manteniendo actualizados los record de inventario y venta.

En el área de manufactura la utilizan para hacer el itinerario de producción y registrar los costos de los artículos producidos.

El departamento de contabilidad resume las transacciones financieras. El departamento de recursos humanos mantiene la pista de los empleados

pasados o actuales, además de los adiestramientos y destrezas de los empleados.

Determinación de problemas de manejo de información dentro de la organización.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. El manejo de información nos permite identificar cuáles son nuestras fortalezas con las que contamos y cuáles son nuestras debilidades y sectores vulnerables como organización. Teniendo en cuenta que se sabe con certeza cuales son nuestras debilidades y fortalezas se puede tener una planeación más alcanzable y factible, podemos identificar donde se tiene que trabajar más y que parte de nuestra empresa necesita mayor atención. Esto nos ayudara a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización.

La disponibilidad del acceso a la Información se ha convertido en un requerimiento clave para el éxito y hasta supervivencia de las organizaciones. Cada día más, las empresas usan su Información como un medio para generar mayores ingresos, reducir costos y lograr ventajas competitivas. Sin embargo, el crecimiento explosivo en la cantidad de datos ha generado problemas graves relacionados con el manejo y administración de la infraestructura tecnológica requerida para garantizar un acceso seguro y confiable a la información en el momento en que la misma sea solicitada por los usuarios.

Una empresa se vuelve más competitiva cuando se destaca con la explotación de la información que obtiene de su entorno. La importancia de la información radica en que genere un aumento del conocimiento del usuario, o en reducir incertidumbres. En este sentido la información permitirá que los individuos puedan tomar decisiones que los lleven a lograr los objetivos y metas propuestas dentro de la organización.

La información dentro de la empresa puede ser vista de tal forma que cumpla las siguientes características:

Debe de cumplir con su principal función, esta es aumentar el conocimiento de usuario o disminuir las incertidumbres que existan. En este caso la información es medida en relación con la ayuda que genera a los individuos para que puedan tomar decisiones dentro de la empresa, en relación a los objetivos o metas establecidos.

Debe generar factores de competitividad, es decir, la competitividad no depende solo de la capacidad con la que cuenta la empresa para producir algún producto, sino que también depende del mercado externo, de los clientes, de sus gustos y preferencias, por eso es relevante conocer información proveniente del ambiente externo.

Para mejorar la competitividad es necesario obtener la información antes que los competidores lo que precisa una buena recolección, captura y procesamiento de los datos para que pueda ser analizada la información obtenida.

Donde la información se reconoce como:

Crítica, indispensable para garantizar la continuidad operativa de la organización.

Valiosa, es un activo corporativo que tiene valor en sí mismo. Sensitiva, debe ser conocida por las personas que necesitan los datos

Donde identificar los riesgos de la información es de vital importancia. La seguridad informática debe garantizar:

La Disponibilidad de los sistemas de información. El Recupero rápido y completo de los sistemas de información La Integridad de la información. La Confidencialidad de la información

Técnicas para análisis y diseños de sistemas.

El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

Ciclo de vida del desarrollo de sistemasAntes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De manera

sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.

La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de información. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se señaló, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas deben renovarse periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus sistemas de información.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases

Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de información automatizados requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los analistas de sistemas (ver Tabla 1).

Tabla 1.- Resumen del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Fase Tareas asociadas

1Investigación

preliminarDefinir el problema Sugerir

alternativas Presentar reporte breve

2 AnálisisRecopilar datos Analizar datos

Documentar resultado

3 DiseñoDiseñar alternativas Escoger la

mejor alternativa Reportar resultado

4 DesarrolloDesarrollar o adquirir software

Adquirir hardware Probar Sistema

5 Implementación Instalación Capacitación de

usuarios

6 MantenimientoAuditar nuevo sistema Evaluar

eriódicamente

Fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemasA continuación se trata con más detalle cada una de las fases de la metodología con la finalidad de aclarar de qué se trata cada una de ellas.

1. Investigación Preliminar: La primera fase tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atención, porque de ella depende el resto del proyecto. La definición correcta del problema evitará desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observación minuciosa del funcionamiento de la organización, usando las sugerencias de los usuarios potenciales del sistema y de los demás miembros de la organización, para resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.

Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o encargado de algún área operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus necesidades de información en la situación actual. Estos nuevos requerimientos dan origen a un estudio que estará constituido por tres tareas sucesivas: Una breve definición del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboración de un reporte breve. Este último permite a quien dirija la organización tomar la decisión de asumir o no el proyecto.

La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando observaciones. Así, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir planes alternativos de solución en base a la información recabada. Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Entonces, se procede a la redacción de un reporte que resuma los resultados de la investigación previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta que es innecesario continuar con el proyecto. Podría incluir incluso un plan de trabajo en caso de que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos tomarán su decisión de continuar o no.

2. Análisis: Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en general con un documento que recoge el resultado del análisis. Con la recopilación de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, añadiendo detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilación: las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, así como también, las consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de procedimientos de operación.

Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cómo es el flujo de información y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de información en la organización para determinar si es realmente el adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastaría entonces con entrenar al personal para ceñirse apropiadamente a las normas y a los procedimientos, siendo innecesario rediseñar o crear un nuevo sistema.

Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de la organización de manera gráfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales. La documentación de la etapa de análisis recoge la descripción del sistema de información en uso, los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este reporte permite tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.

3.- Diseño: En esta fase se delinea el nuevo sistema de información. Se compone de tres tareas que son: diseño de sistemas alternativos, selección del mejor sistema, y la consiguiente redacción del reporte del diseño. Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades de información. Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aquí referida tiene que ver con tres aspectos:

Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados por los beneficios que ofrecerá.

Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y personal  necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la organización, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario habrá una resistencia insuperable al cambio.

Para elegir el diseño adecuado, los directivos van a evaluar básicamente si el sistema cumple con los siguientes aspectos:

a) Se adaptará al sistema general de información de la organización.b) Tendrá flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.c) Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.d) Los beneficios obtenidos valen más que los costos.

El reporte correspondiente a esta fase describe los diseños alternativos, comparando sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organización. Es conveniente recomendar una de las alternativas, la más adecuada, basándose en las comparaciones de los mismos.

4.- Desarrollo: Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear o personalizar el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software, adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema. En realidad el software de aplicación para el nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente además del analista se encontrarán involucrados un grupo de programadores. El analista comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos diseñan, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del analista también involucra a los usuarios, para quienes deberá desarrollar y suministrar documentación, como los manuales de procedimientos. Tal documentación explica al usuario cómo usar el software desarrollado y qué hacer en caso de que se presenten problemas.

La adquisición de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los equipos con los que se cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las características de los mismos y el lugar donde serán instalados. El cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el caso de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal a capacitación costosa para poder usarlo.

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos de muestra. La información que se obtiene tras procesar los datos en el sistema, se evalúa para acreditar que los resultados son correctos. En el período de prueba los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.

5.- Implementación: En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en fases. Veamos en qué se diferencian estos métodos:

• Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto  puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior,   las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen  surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede        significar una catástrofe, perjudicando o retrazando el desempeño entero de la organización.

• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo  demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un   alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que    este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería  considerable.

• Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

• Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta  que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero   sin duda tiene el menor riesgo.

Los métodos piloto y en fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto.

Métodos de implementación

6.- Mantenimiento: Al finalizar la fase de implementación comienza la fase de mantenimiento. Es la fase final, de gran importancia como se demostrará a continuación, y es una fase permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una auditoria del sistema y luego continúa con evaluaciones periódicas. Al realizar la auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeño sea acorde a las especificaciones planteadas en la fase de diseño, para comprobar que los procesos que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace necesario un nuevo diseño para ajustar los inconvenientes detectados.

Las evaluaciones periódicas permiten determinar, si el sistema continúa vigente respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organización. En este punto es bueno resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, así mismo sus sistemas componentes y específicamente los sistemas de información, los cuales deberán ser sensibles a estos cambios, mediante evaluación, para adecuarlos a responder efectivamente a las situaciones emergentes.

Formas electrónicas de servicios E-Comerce E-Bussines E-Services.

E-Comerce: El comercio electrónico, también conocido como e-commerce (electronic commerce en inglés), consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Originalmente el término se aplicaba a la realización de transacciones mediante medios electrónicos tales como el Intercambio electrónico de datos, sin embargo con el advenimiento de la Internet y la World Wide Web a mediados de los años 90 comenzó a referirse principalmente a la venta de bienes y servicios a través de Internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las tarjetas de crédito.

Ventajas del comercio electrónico para las empresas:

El comercio electrónico realizado entre empresas es llamado en inglés Business-to-business o B2B. El B2B puede estar abierto a cualquiera que esté interesado (como el intercambio de mercancías o materias primas), o estar limitado a participantes específicos pre-calificados (mercado electrónico privado). Algunas de sus virtudes son:

Mejoras en la distribución: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (industria del libro, servicios de información, productos digitales) la posibilidad de participar en un mercado interactivo, en el que los costos de distribución o ventas tienden a cero, como por ejemplo en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de inmediato, reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios.

Comunicaciones comerciales por vía electrónica: Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compañía, aparte de sus productos o servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y clientes; esto facilita las relaciones comerciales, así como el soporte al cliente, ya que al estar disponible las 24 horas del día, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante un diálogo asincrónico que sucede a la conveniencia de ambas partes.

Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y sobrecostos en el tratamiento de la información. Los proveedores disminuyen sus costos al acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar éstas por el mismo medio, y por último, revisar de igual forma las concesiones; además, se facilita la creación de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generación de ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar en mercados nuevos, especialmente en los geográficamente remotos, y alcanzarlos con mayor rapidez.

Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicación de protocolos y estrategias de comunicación efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compañía plantear inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con relación a los productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son debidamente procesados se puede crear un elemento importante para lograr la fidelización de los clientes, y en consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, así como también la ampliación del rango de cobertura en el mercado.

Características únicas de su tecnologíaUbicuidad: la tecnología de internet/ web está disponible en todos lados, en el

trabajo, en el hogar y en cualquier otro lado a través de los dispositivos móviles, en cualquier momento. El mercado se extiende más allá de los límites tradicionales y se elimina de una ubicación temporal y geográfica. Se crea el “Marketspace”; se pueden realizar compras en cualquier parte. Se mejora la conveniencia para el cliente y se reducen los costos de compra.

Alcance global: la tecnología se extiende más allá de los límites nacionales, alrededor de la tierra. Se habilita el comercio a través de los límites culturales y nacionales sin problemas ni modificaciones. El “Marketspace” incluye potencialmente miles de millones de clientes y millones de negocios en todo el mundo.

Estándares universales: hay un conjunto de estándares de tecnología, a saber estándares de internet. Hay un conjunto de estándares de medios técnicos en todo el mundo.

Riqueza: es posible transmitir mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de comercialización de video, audio y texto se integran en una sola experiencia de consumo y mensaje de comercialización.

Interactividad: la tecnología funciona a través de la interacción con el usuario. Los consumidores entablan un diálogo que ajusta en forma dinámica la experiencia para el individuo, y hace del consumidor un coparticipante en el proceso de entrega de bienes en el mercado.

Densidad de la información: la tecnología reduce los costos de la información y eleva la calidad. Los costos de comunicación, procesamiento y almacenamiento de la información se reducen en forma dramática, mientras que la prevalencia, precisión y actualidad se incrementan de manera considerable. La información es abundante, económica y precisa.

Personalización/adecuación: la tecnología permite entregar mensajes personalizados a individuos y grupos. La personalización de los mensajes de comercialización y la adecuación de productos y servicios se basan en las características individuales.

Tecnología social: generación de contenido por parte del usuario y redes sociales. Los nuevos modelos social y de negocios de internet permiten que el usuario cree y distribuya su propio contenido, y soportan las redes sociales.

E-BussinesEl ebusiness, que textualmente quiere decir electronic business, o en español

comercio electrónico, es una actividad relativamente nueva. Ya que su área de acción, está vinculada de manera íntima con la Internet. El ciberespacio, es el ambiente natural, en el cual el ebusiness se desarrolla. La idea central del ebusiness, es la venta de productos por Internet. Aunque no se limita a aquello únicamente. Para muchos el ebusiness es mucho más que la simple venta de productos por la red. Tiene que ver también, con un trabajo más cercano con los consumidores. Ya que estos, pueden manifestar de manera más instantánea, sus convicciones con respecto a la venta en sí y al producto.

Asimismo, con el ebusiness la venta como tal, es mucho menos burocrática. Ya que las transacciones se realizan en línea. Con lo cual, se automatiza mucho más el proceso como tal, a diferencia del que se puede realizar en una tienda o almacén.

El ebusiness nace, con la llegada de Internet, en la década de los 90`. Las empresas se dieron cuenta, que Internet, podía funcionar, como una gran vitrina, para mostrar sus productos. De la misma manera, es en aquella época, que nacen los catálogos de productos, por medio de Internet. La idea era bastante simple, que los potenciales consumidores, visitaran la página de la empresa y se enteraran de lo que se estaba ofreciendo. Fue una herramienta más, para el marketing corporativo. Posteriormente, el ebusiness fue evolucionando, a lo que es hoy. Con la posibilidad de efectuar transacciones en línea, el ebusiness derivó al comercio electrónico.

Hoy en día, el ebusiness abarca todo el espectro de venta del mercado. Cada vez más personas, realizan sus compras por medio de Internet. Sobre todo en los países desarrollados. En los en vías en desarrollo y los tercermundistas, el ebusiness no se ha desarrollado en plenitud. Ya que todavía, existen restricciones tecnológicas y miedo fundados, con respecto a la transparencia de la venta.

Por medio del ebusiness, se ha mejorado todo lo concerniente al servicio del cliente. Al igual que la etapa consultiva del mismo. De igual manera, las cadenas de suministro, se refuerzan y agilizan, por medio de la tratativa de la venta, utilizando Internet.

Dentro del ebusiness hay dos categorías, la dirigida al cliente, business to consumer (B2C) y el dirigido a otras empresas, business to business (B2B). La primera, es la más desarrollada de las dos. Desde ya hace un tiempo, que las empresas colocan sus productos en línea. Pero la segunda forma de ebusiness ha ido evolucionando de manera vertiginosa. Una de las maneras de atrae consumidores, por medio del ebusiness, es colocando precios alternativos y más atractivos, para quien compra por Internet. Ya que si la persona, compara el precio en la tienda, este por lo general, es más elevado que si se compra por la

red. No se debe olvidar, que todavía existen diversos reparos por parte de la población, a realizar sus compras en el ciberespacio. Pero no se puede llegar a negar, que el ebusiness mejoró todo lo conocido, con respecto a la preventa, venta y posventa. Por medio de la utilización, de la página corporativa y el correo electrónico, con el cual, la empresa puede llegar a crear una comunicación en línea, con los consumidores finales. Ya sean estos, personas naturales u organismos estatales y privados. Claro, ya que el ebusiness también a derivado a lo que es el comercio con el Estado.

Es la manera actual, en que los proveedores de los gobiernos, se relacionan con sus diferentes organismos. Principalmente, para evitar la enorme burocracia, de todo gobierno.

E-Services El concepto de E-service (abreviatura de servicio electrónico), representa una aplicación importante de la utilización de la utilización de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las diferentes áreas. Sin embargo, proporcionar una definición exacta de e-servicio es difícil de conseguir ya que los investigadores han estado utilizando diferentes definiciones para describir e-servicio. A pesar de estas diferentes definiciones, se puede afirmar que todos ellos están de acuerdo sobre el papel de la tecnología para facilitar la prestación de los servicios que las hacen más de los servicios electrónicos.

E-Service constituye los servicios en línea disponibles en Internet, mediante el cual es posible una transacción válida de compra y venta (compra), a diferencia de los sitios web tradicionales, por lo que sólo la información descriptiva están disponibles, y no hay ninguna transacción en línea es posible

Beneficios E-servicios

Algunos de estos son: Acceso a una mayor base de clientes Ampliar el alcance del mercado La reducción de barreras de entrada a nuevos mercados y el coste de adquisición de

nuevos clientes Canal de comunicación alternativa a los clientes El aumento de los servicios a los clientes Mejorar la imagen de la empresa percibida Obtener ventajas competitivas Potencial para aumentar el conocimiento del cliente

E-Servicio de calidad

Medición de la calidad del servicio y la excelencia en el servicio son importantes en un entorno organizativo competitivo. El SERVQUAL - modelo de calidad del servicio es uno de los instrumentos utilizados para medir la calidad del servicio en varios aspectos. Los cinco atributos de este modelo son: fiabilidad, capacidad de respuesta, seguridad, tangibles, y la empatía.

Ejemplos prácticos de los servicios electrónicos en el mundo en desarrollo Tecnología de la Información es una herramienta de gran alcance para acelerar el

desarrollo económico. Los países en desarrollo se han centrado en el desarrollo de las TIC durante las dos últimas décadas y, como resultado, se ha reconocido que las TIC es crítico para la economía y es como un catalizador del desarrollo económico. Así, en los últimos años parece que ha habido esfuerzos para la prestación de diversos servicios electrónicos en muchos países en desarrollo ya que se cree que las TIC ofrecen grandes posibilidades para el desarrollo sostenible de la administración electrónica y, como resultado, los e-servicios.

Muchas agencias gubernamentales de países desarrollados han adoptado medidas progresivas hacia la web y el uso de TIC, sumando coherencia a todas las actividades locales en Internet, la ampliación del acceso y las habilidades locales, la apertura de los servicios interactivos para los debates locales, y el aumento de la participación de los ciudadanos en la promoción y gestión del territorio

Monitoreo del nivel del servicio prestado.

http://conceptosgerencialesiunics.blogspot.com/2012/06/la-organizacion-como-sistema.html

http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/documentos/PROCESAMIENTO%20DE%20DATOS.htm

http://www.monografias.com/trabajos28/computadora/computadora.shtml#ixzz2gDHACpgz

http://jcvalda.wordpress.com/2012/06/19/comunicacion-y-manejo-de-informacion-difusa/

http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema11.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Negocio_electr%C3%B3nicohttp://www.misrespuestas.com/que-es-el-ebusiness/http://en.wikipedia.org/wiki/E-Services