~.,' i, r~---·.-'-~'--

L~ASTERil"':::;;~~~-=,=O;;;;=;;~~;;;;;::;:;;:;;;;a;;;..._==o!_,}1

INSTRUKSI KERJA

AKUISISI ARSIP ST ATIS

SISTEM MANAJEMEN MUTU

AIRLANGGA INTEGRA TED MANA GEMENT SYSTEM

(AIMS)

UNIVERSITAS AIRLANGGA

Revisi ke 0

Tanggal Revisi -

Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER 2014

Kode Dokumen IK-UNAI R-M UN-05-02·04

Disiapkan oleh:

Kepala Bidang Kearsipan

Disetujui oleh:

Sekretaris Uni versi tas

Disetujui oleh:

Wakil Rektor III

JAl"Dyah Puspitasari S., S.Kom., M.Hum

NIP. 19521212 198103 1009Dr. M. Hadi S6"ubhan. SH ..M.H.,CN

NIP. 19730406200312 1 002Prof. H. Soetjipto, dL M.S,Ph.D

NIP. 19500217 197803 1002

1. Tujuan

a. Terwujudnya kesepahaman dalam pengolahan arsip statis bermedia kertas.

b. Terwujudnya keseragaman teknis dalam pengolahan arsip statis bermedia kertas.

c. Terwujudnya keseragaman bentuk dan format sarana temu balik arsip statis bermedia

kertas.

d. Untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan arsip kertas.

2. Ruang Lingkup :

a. Pemahaman tentang Arsip Statis, memuat informasi tentang pengertian arsip statis,

ketentuan arsip statis, jenis media simpan arsip statis, prinsip pengolahan arsip statis

dan ruang lingkup pengolahan.

b. Teknik Pengolahan Arsip Kertas Organisasi/Instansi, mencakup pembahasan

pemeriksaan fisik arsip, penataan dan pembuatan temu balik arsip.

3. Definisi

Akuisisi arsip sebagai tindakan dan prosedur tambahan khasanah arsip pada institusi

kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari pencipta arsip dan atau pusat

arsip yang bersangkutan.

4. Target

Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas untuk mendukung proses

pengambilan keputusan oleh pimpinan Universitas tentang arsip statis.

5. Referensi

a. Pedoman Prosedur (PP-UNAIR-MUN-OS-02).

b. Peraturan Perundang-Undangan yang Relevan.

6. Instruksi Kerja :

6.1. Instruksi Kerja Akuisisi Arsip Statis

Untuk efektivitas akuisisi arsip statis di lingkungan Universitas Airlangga, lingkungan

Universitas Airlangga membuat pedoman akuisisi arsip statis yang bertujuan:

a. Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis;

b. Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis di

lingkungan Universitas Airlangga;

c. Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen

di lingkungan Universitas Airlangga;

d. Mengatur proses serah terima antara pihak lingkungan Universitas Airlangga

dengan pihak yang menyerahkan arsip statis;

, ,

e. Mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi arsip statis di

lingkungan Universitas Airlangga.

Adapun prosedur akuisisi arsip statis di lingkungan Universitas Airlangga dilakukan

sebagai berikut:

a) Verifikasi Arsip Statis

1) Arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja dilingkungan Universitas

Airlangga dilakukan verifikasi oleh Tim Verifikasi Bidang Kearsipan

Universitas Airlangga berdasarkan JRA dan diberikan prioritas terhadap

penyelamatannya sebagai khazanah arsip statis di lingkungan Universitas

Airlangga. Apabila dalam verifikasi terdapat arsip statis yang diserahkan oleh

satuan kerja tidak sesuai dengan yang tercantum dalam IRA maka lingkungan

Universitas Airlangga dapat membuat DP A;

2) Arsip statis yang diserahkan oleh civitas akademika dilakukan verifikasi oleh

penilai arsip statis dengan memperhatikan nilai guna arsip statis, yakni nilai

guna kebuktian (evidential), informasional dan intrinsik.

b) Penerimaan Arsip Statis

1) Membuat surat dan mengusulkan daftar arsip statis dari pencipta arsip kepada

Kepala Bidang Kearsipan.

2) Menerima arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja di lingkungan

Universitas Airlangga yang sudah ditata dan didata;

3) Memeriksa kelengkapan naskah serah terima arsip statis (daftar arsip dan

berita acara serah terima);

4) Memeriksa arsip statis yang diserahkan dan mencocokan dengan daftamya

atau fisiknya;

5) Memperbaiki arSlp statis yang mengalami kerusakan sebelum disimpan di

gedung penyimpanan arsip statis (depo);

6) Menyimpan arsip statis di depo sesuai dengan bentuk dan media arsip.

DIAGRAM

AKUISISI ARSIP STATIS

UnitUnit Kerja Sekretaris UA Pimpinan

No TahaoKegiatan pencipta Kabid.Arsip Dan Rektor Terkait

Membuat surat dan mengusulkan

1 daftar arsip (Hardcopy dan CJSoftcopy)

Penyerahan Arsip (Pencipta ...2 [ I

Arsip) ke Bidang Arsip JVerifikasi Arsip Statis/Penilai

3 Berdasarkan IRA J(Pemilahan Penzelornookkan

Daftar Arsip Statis/DAS _y_

4JHardcopy/Softcopy

5Memeriksa KeJengkapan Berkas 0dan Berita Acara Arsip

Mencocokan Arsip yang

J6 diserahkan dengan Daftarnya

Memperbaiki Arsip Statis yang7 Rusak sebelum Disimpan J

Menyimpan Arsip Statis di Depo

l8 sesuai dengan Bentuk dan Media

Arsip

-',

Lampiran 1. Bagan Alur Akuisisi Arsip Statis

--_-- -- - -- -Pembuatan Surat dan ( Penyerahan ArsipI II Mengusulkan Daftar (Pencipta Arsip) keI eli elI Pertelaan Arsip Bidang Arsip

Statis Universitas, , ) I

i\ . _~i, .... 'ioildo •• __ :.oI;~I.;b~:IDo:105o'k~Ao~~~ '1I..,-.u .. -'"Jo.Ii-....; ... ~;«oIi:lo.-..:~;o.~oo:"'_;.:i/?

Mencocokan Arsipyang diserahkan

dengan Daftarnya

Memperbaiki ArsipStatis yang Rusaksebelum Disimpan

MemeriksaKe1engkapan Berkas

dan Berita Acara Arsip

,, ,.. .j>4' .,"' .,., .." .. "'.'"' +-""' ..,~

Menyimpan ArsipStatis di Depo sesuaidengan Bentuk dan

Media Arsip!

"~"' .. .i.,..,,.Jt"' .. "':.t:tnJ ...... ~,.._ ... iIo .. :or ........ :J....:II~...,.-.,/

Verifikasi ArsipStatis/Peni1ai

Berdasarkan 1RA

I

.... ~~ •• "'. ~ "',.. ...• ''''.,.;.r !I'',; :."' ".~ •••~,...._ ..I;).

D( Membuat Daftar\=J I Arsip StatisIDPA

l. Hardcopy/Softcopy ,

~~~~~lo<-~"';~IiI-40\lr"""'Iit"'~~·iO! ...~

Lampiran 2. Formulir Survey/Monitoring Arsip Statis

l. Nama Instansi

2. Alamat

3. Unit Kerja

4. Lokasi Arsip

5. Asal Arsip

6. Kondisi Ruang

7. Kondisi Arsip

8. Jenis Arsip

9. Media Rekam

10. Jumlah

1l. Kurun Waktu

12. Sistem Penataan

13. Jalan Masuk

14. Pelaksana Pendataan

15. Tanggal

Petunjuk pengisian:

1. Nama Instansi, diisi dengan nama instansi yang didata.

2. Alamat, diisi dengan alamat lengkap instansi yang didata.

3. Unit kerja, diisi dengan unit kerja/satuan kerja eselon II, III atau IV.

4. Lokasi Arsip, diisi dengan lokasi/tempat arsip yang didata.

5. Asal Arsip, diisi asal unit kerja yang menciptakan, apabila arsip disimpan ditempat lain.

6. Kondisi Ruangan, diisi keterangan mengenai kondisi ruangan temp at menyimpan arsip di

unit kerja.

7. Kondisi Arsip, diisi dengan kondisi/keadaan arsip waktu dilakukan pendataan.

8. Jenis Arsip, diisi dengan jenis-jenis arsip yang ditemukan dalam proses pendataan.

9. Format/Media Simpan, diisi dengan jenis-jenis media rekam arsip yang didata (kertas,

film, foto, elektronik dll.).

10. Jurnlah Arsip, diisi denganjumlah arsip atau volume arsip dalam ukuran meter linier atau

meter kubik, album, roll film, keping dan lain-lain sesuai dengan media simpannya.

11. Kurun Waktu, diisi dengan angka tahun atau kurun waktu arsip yang didata.