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L’audit di qualità all’Istat: esperienze consolidate e spunti per il futuro. Marina Signore | Istat. Progetti di innovazione dell’Istat (dal 2010). Valutazione diretta della qualità. Linee guida per la qualità dei processi statistici Messa a regime dell’audit interno e dell’autovalutazione - PowerPoint PPT Presentation
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L’audit di qualità all’Istat: esperienze consolidate e spunti per il futuro
Marina Signore| Istat
Progetti di innovazione dell’Istat (dal 2010)
• Linee guida per la qualità dei processi statistici
• Messa a regime dell’audit interno e dell’autovalutazione
• Analisi e reportistica sugli indicatori standard di qualità
• Comunicazione della qualità • Pagine sul sito• Obiettivo qualità in NewsStat
Processi e prodotti statistici
Miglioramento sistematico della qualità
Valutazione diretta della qualità
Valutazione indiretta della qualità
Valutazione indiretta della qualità
Analisi degli indicatori standard SIDI/SIQual• attività avviata a giugno 2011• valutazione meno approfondita ma più estesa e meno costosa
è complementare all’audit/autovalutazione• focus su indicatori di tempestività e accuratezza (copertura e
mancate risposte totali)• Report per il top management e follow-up presso le direzioni e i
servizi di produzione
Monitoraggio regolare dei processi statistici e valutazione interventi singoli e politiche di Istituto
Audit e autovalutazione
Procedura di audit e autovalutazione• a regime dal 2012, dopo due
cicli di sperimentazioni nel 2010 e 2011
• valutazione approfondita dei processi statistici per evidenziare punti di forza e di debolezza
• rispondenza dei processi alle Linee Guida per la Qualità
• individuazione delle azioni di miglioramento con le risorse necessarie e la tempistica per l’attuazione
• azioni di miglioramento nel PAA dal 2013
Linee guida
Agosto 2011: primo rilascio sul sito web IstatFebbraio 2013: versione aggiornata v1.1 e versione in inglese
Parte I: qualità di processoParte II: qualità di prodotto
• Principi da seguire per ciascuna fase del processo di produzione statistica
• Documento snello (50 pag.) ma esaustivo
La valutazione diretta della qualità
Audit AutovalutazioneChi valuta - Team di auditori (3 ric/tecn.) - Responsabile processo
Come valuta
- Studio documentazione preliminare (scheda qualità di processo; scheda qualità di prodotto) - Intervista mediante questionario di
audit
- Compilazione questionario di autovalutazione
Output Report finale (3-5 pagg.):
Parte A: Risultati audit (a cura di team auditori)
Parte B: Azioni miglioramento (a cura del resp. processo)
Report finale (3-5 pagg.):
Parte A: Risultati autovalutaz. (a cura del resp. processo)
Parte B: Azioni miglioramento (a cura del resp. processo) Vaglio del report da parte di 1 revisore (ric./tecn.)
I risultati
Tipo valutazione N. Processi N. Azioni
Audit 5 17Autovalutazione 9 38
Totale 14 55
Processi valutati e azioni di miglioramento nel 2012
I risultati
Azioni di miglioramento Tipologia• azioni di miglioramento "interne", da attuare mediante risorse, umane o strumentali,
disponibili all'interno della struttura o della direzione o dipartimento di appartenenza; • azioni di miglioramento "di sistema", la cui attuazione è legata allo sviluppo di progetti
strategici dell'Istituto, ad esempio per la creazione di infrastrutture comuni come i nuovi sistemi di acquisizione dati centralizzati;
• azioni di miglioramento "collaborative" la cui attuazione è legata alla collaborazione con altre direzioni. In questo caso si può ulteriormente distinguere tra:
1) azioni a carattere statistico-metodologico 2) azioni a carattere informatico 3) altre azioni.
ImplementazioneLa maggior parte delle azioni di miglioramento sono confluite nel PAA (Piano annuale delle attività dell’Istat) nel 2013 (34 su 55) e 4 nel Piano metodologico 2013.A fine 2012: 2 azioni di miglioramento erano in corso di realizzazione e 1 risultava già realizzata.
Le risorse
Tipo di valutazione
No. di esperti
Carico di lavoro per ciascun esperto
Carico di lavoro del responsabile
di indagineAudit 3 auditori 10-12 gg 9-12 gg
Auto-valutazione 1 revisore 10-12 gg 10-14 gg
Il carico di lavoro non è trascurabile, anche perché è concentrato nel primo semestre
Carico di lavoro
Personale impiegato Le attività di valutazione hanno coinvolto 27 esperti (ricercatori o tecnologi)
18 per l’audit (di cui 3 esperti IT aggiuntivi) 9 per l’autovalutazioneSerbatoio di circa 36 esperti (in carica per due anni) provenienti da tutti i Dipartimenti dell’Istituto. Tutti gli esperti sono stati formati in un corso di formazione ad hoc
Cosa abbiamo imparato
• valutazione diretta e indiretta hanno pro e contro: uso congiunto permette di superare i limiti di ciascun approccio ma a fronte di uno sforzo superiore
• la valutazione diretta (audit e auto-valutazione) richiede un forte impegno in termini di:
• Sostegno da parte dei vertici dell’organizzazione• Consistente investimento iniziale • Capacità di adattare la procedura alle esigenze dell’ente • Attenta comunicazione interna sugli obiettivi e le modalità• Chiarezza nella definizione dei ruoli e delle responsabilità • Dare continuità all’azione di audit
• l’audit di qualità è uno strumento potente per migliorare la qualità e aumentare la trasparenza però richiede che sia attentamente valutata la sostenibilità dell’impegno