BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM3.1 3.1.1 Riwayat PT. Primatama Cipta Niaga (PCN) Sejarah dan alamat PT. Primatama Cipta Niaga PT. Primatama Cipta Niaga (PCN) adalah salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang pelelangan di Indonesia. Dalam menggeluti bidang usaha ini, PT. Primatama Cipta Niaga menggunakan brand Pelelangan DESANDO. PT. Primatama Cipta Niaga mulai berdiri pada tanggal 27 Agustus 2001. Tujuan didirikannya PT. Primatama Cipta Niaga ini adalah untuk membantu perusahaanperusahaan yang ingin melelang property-nya dengan waktu yang relatif singkat. PT. Primatama Cipta Niaga memiliki organisasi dan manajemen yang professional dengan sumber daya manusia yang handal serta sarana operasional yang memadai, selain itu juga membantu membina masyarakat agar kebiasaan menjual dan membeli melalui lelang menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari 3.1.2 Alamat PT. Primatama Cipta Niaga PT. Primatama Cipta Niaga berada pada lokasi berikut : GRAHA DESANDO Jl. Tebet Barat Dalam Raya No. 4 Jakarta 12810 Phone : (021) 83700608 Fax : (021) 83700608

P.O. BOX 4325 JKTM 12700 e-mail : shandy@desando.co.id

35

36 3.2 Struktur Organisasi

Jajaran Direksi

Sekretaris Perusahaan

Humas

Divisi Marketing

Divisi Hukum

Divisi Keuangan

Divisi SDM

Divisi IT

Divisi Umum

Divisi Operasional

Sub Divisi Periklanan

Sub Divisi Surveyor

Sub Divisi Pelayanan Anggota

Sub Divisi Gudang dan Inventory

Sub Divisi Penjualan

Sub Divisi Pemeliharaan

Sub Divisi Penyelesaian

Gambar 3.1 Struktur Organisasi a. Jajaran Direksi Jajaran Direksi mempunyai tugas dan fungsi untuk memimpin penyelenggaraan perusahaan pelelangan b. Sekretaris Perusahaan

37 Sekretaris Perusahaan mempunyai tugas dan fungsi untuk menyusun dan mencetak dokumen yang diperlukan perusahaan pelelangan, mengatur jadwal para direktur. c. Humas Humas bertugas mempublikasikan informasi/kebijakan perusahaan melalui media untuk disampaikan kepada para anggota dan karyawan d. Divisi Marketing Divisi Marketing ini secara umum bertugas dalam hal pemasaran produk, berhubungan dengan anggota seperti menerima keluhan anggota dan lain lain, dan juga dalam hal periklanan. Divisi ini secara umum terbagi atas 3 sub divisi yaitu : Sub Divisi Periklanan Sub Divisi Pelayanan Anggota Sub Divisi Penjualan e. Divisi Hukum Divisi Hukum bertugas menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan hukum. f. Divisi Keuangan Divisi Keuangan bertugas mengatur dan menangani keuangan perusahaan, gaji karyawan dan juga menangani escrow account anggota. g. Divisi SDM Divisi SDM mengatur dan menangani hal hal yang berhubungan dengan karyawan seperti perekrutan karyawan baru, pembinaan karyawan dan lain lain. h. Divisi IT Divisi IT adalah divisi baru dalam perusahaan. Tugasnya mengatur dan menangani hal hal yang berhubungan dengan teknologi informasi seperti pengadaan system

38 yang digunakan oleh perusahaan, melakukan update dan pemeliharaan aplikasi yang digunakan oleh anggota. i. Divisi Umum Divisi Umum mempunyai tugas melakukan pemeliharaan perusahaan baik itu kantor perusahaan, inventaris perusahaan dan lain lain. j. Divisi Operasional Divisi Operasional bertugas menangani kegiatan operasional perusahaan pelelangan seperti melalukan survei barang anggota yang akan dilelang, menyelesaikan transaksi pelelangan antar anggota, pemeliharaan terhadap barang-barang lelang yang disimpan di gudang perusahaan, penyediaan gudang bagi barang barang lelang yang akan disimpan di gudang perusahaan dan lain-lain. Divisi ini secara umum terbagi atas 4 subdivisi yaitu : Sub Divisi Surveyor Sub Divisi Gudang dan Inventory Sub Divisi Pemeliharan Sub Divisi Penyelesaian 3.3 3.3.1 Analisis Permasalahan Prosedur Pelelangan

39Pelelangan ManualKlien (pemilik barang)Pengisian Formulir Data Barang (Pemilik Barang)

Bidder

Perusahaan LelangPembukuan Data barang

Penyerahan barang

Buku data Barang Penyerahan barang penyimpanan barang di gudang

Memilih Barang dan Mengajukan Penawaran

Buku Data Barang

Mengumumkan Barang yang akan dilelang (melalui surat kabar atau surat)

Proses Pelelangan

Revisi Penawaran? (untuk Bidder lain)

Mengumumkan penawar tertinggi Ya

Tidak

Mengumumkan Pemenang Lelang

Melunasi pembayaran bagi pemenang

Menerima pembayaran dan mengambil fee Mengirimkan uang kepada pemilik barang lama

Terima Uang

Mengirimkan barang kepada pemenang Terima Barang Pencatatan ke Buku History Transaksi

Transaksi

Buku History Transaksi

Gambar 3.2 Prosedur Pelelangan Pada sistem ini, klien yang berperan sebagai pemilik barang yang akan dilelang mengisi formulir data barang yang disediakan oleh PT.Primatama Cipta Niaga, yang nantinya data-data barang itu dicatat di dalam buku data barang. Setelah selesai mengisi

40 formulir tersebut dan persyaratan-persyaratannya, pemilik barang menyerahkan barangnya kepada PT.Primatama Cipta Niaga dan disimpan di gudang atau tetap ditempatkan di tempat pemiliknya dengan survey dari pihak PT. PCN. Klien yang berperan sebagai penawar harga barang (bidder) memperoleh informasi pelelangan barang melalui surat dari PT PCN. Jika tertarik, bidder akan menawar harga barang itu kepada PT.PCN melalui surat juga atau fax. Setelah semua bidder melakukan penawaran dan berakhir pada waktu yang telah ditentukan, PT.PCN akan mengumumkan penawar tertinggi melalui surat atau pengumuman. Bidder lain diberi kesempatan untuk merevisi penawarannya sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan cara yang sama. Setelah itu PT. PCN akan mengumumkan pemenang lelang. Kemudian pemenang lelang melunasi pembayaran kepada PT.PCN. Setelah menerima uang pelunasan, PT. PCN mengirimkan uang kepada pemilik barang yang lama dan mengirimkan barangnya kepada pemilik yang baru. Lalu transaksi tersebut dicatat ke dalam buku history transaksi.

3.3.2

Analisis SWOT Strength PT PCN mempunyai citra yang baik di mata pelanggan Sampai saat ini, citra PT PCN di mata pelanggannya masih cukup baik. Hal ini dikarenakan PT PCN dapat menyelenggarakan lelang yang adil dan menguntungkan pelanggan seperti setiap pelanggan dapat melihat langsung barang yang dilelang. Pengorganisasian setiap divisi pada PT. PCN sudah berjalan dengan baik

41 Hal ini terungkap dari wawancara beberapa staff perusahaan, dan mereka menyatakan bahwa setiap divisi yang ada telah berjalan sesuai dengan fungsinya masingmasing dan menghasilkan tujuan yang diinginkan atau yang telah direncanakan.

Weakness Sarana dan prasarana yang ada pada PT PCN belum memadai Hal tersebut diakui sendiri oleh PT PCN. Jaringan komunikasi dengan pelanggan yang belum memadai untuk masalah pelelangan merupakan masalah utama di PT PCN. Masalah selain itu adalah PT. PCN belum memiliki sarana transportasi untuk pengiriman barang. Selama ini PT. PCN baru bisa menyewa sarana tersebut seperti mobil boks, yang dapat mengurangi keuntungan yang ada. Karena PT PCN masih perusahaan baru, maka pengalaman PT PCN masih minim Pengalaman minim ini dirasakan oleh PT PCN terutama dalam hal pemasaran dan persaingan dengan balai lelang lain. PT PCN belum terkenal di mata publik Hal ini masih berhubungan dengan weakness sebelumnya, yaitu kurangnya pengalaman dan perusahaan yang masih baru. Masalah ini juga menyebabkan PT PCN kesulitan dalam mendapatkan pelanggan baru

Opportunity Masih sedikit perusahaan yang mau berbisnis di bidang pelelangan, khususnya yang berbasiskan B2B

42 Balai lelang di Indonesia masih terhitung dengan jari, dan umumnya lelang yang dilakukan adalah lelang umum. Hanya ada beberapa gelintir perusahaan saja yang bergerak di bidang B2B. Pasar, dalam hal ini untuk usaha pelelangan, masih bisa berkembang Karena masih baru dan belum jenuh, bisa dikatakan usaha lelang merupakan lahan yang belum tergarap, sehingga masih ada ruang yang cukup luas untuk berkembang. Saat ini banyak perusahaan yang melakukan restrukturisasi sehingga banyak membeli dan menjual barang Salah satu contohnya adalah BPPN. Kebutuhan untuk membeli dan menjual barang bekas dengan cepat dan menguntungkan dapat dimanfaatkan oleh PT PCN untuk mempromosikan balai lelangnya

Threats Sistem pelelangan masih belum popular di mata masyarakat Hal ini menyebabkan PT PCN kesulitan dalam memperoleh pelanggan baru dan membuat PT PCN harus berusaha lebih giat dalam mempromosikan sistem lelang ini Arah kebijakan ekonomi Indonesia masih belum jelas Masih belum jelasnya kebijakan ekonomi Indonesia setelah Pemilu Presiden nanti membuat PT PCN ragu-ragu dalam mengembangkan bisnisnya.

3.3.3

Analisis CSF Pelayanan yang bagus

43 PT PCN berusaha memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan kepada klien, seperti menginformasikan pelelangan kepada klien-klien, memberikan pelayanan pemeliharaan barang lelang. Kemudahan akses barang dan informasi PT. Primatama Cipta Niaga berusaha memberikan akses informasi mengenai pelelangan semudah mungkin kepada anggota pelelangan. Penciptaan harga pasar yang bagus PT. Primatama Cipta Niaga berusaha untuk membantu anggotanya untuk mendapatkan harga yang sesuai bagi barang yang dilelangnya. Yaitu dengan cara memberikan perkiraan nilai barang, memberikan informasi harga barang tersebut di pasaran. Penciptaan mekanisme lelang yang adil PT. Primatama Cipta Niaga dengan segala cara berusaha untuk melaksanakan mekanisme pelelangan secara adil, sehingga transaksi berjalan dengan adil dan memuaskan bagi kedua belah pihak. 3.3.4 Identifikasi Permasalahan Dari hasil pengamatan ditemukan adanya beberapa masalah yang dihadapi dalam sistem yang sedang berjalan yaitu :

PENYEBAB Cara untuk Pengumuman mengumumkan barang diumumkan melalui yang akan dilelang serta surat atau fax pengumuman lain relatif tidak praktis dan berpotensi menelan biaya yang cukup mahal

MASALAH

PENGARUH Biaya publikasi pelelangan semakin meningkat dan waktunya menjadi lama

44 Proses pendaftaran kurang praktis Proses entry data, baik untuk bidder maupun pemilik barang kurang praktis Bidder tidak dapat mengetahui harga penawaran dari bidder yang lain sampai diumumkan Pemilik barang tidak dapat memantau hargaharga penawaran bidder Penyerahan dokumen harus melalui pos, fax atau datang langsung ke kantor pelelangan Setiap data barang, pelanggan, penawaran dan lain-lain harus dimasukkan ke dalam database perusahaan lelang secara manual Data-data harga penawaran hanya terdapat di balai lelang dan hanya diumumkan pada saat tertentu Data-data harga penawaran hanya terdapat di balai lelang dan hanya diumumkan pada saat tertentu Waktu yang dibutuhkan Bidder untuk mendaftar menjadi lebih lama dan kurang praktis Membutuhkan waktu dan SDM yang cukup banyak

Bidder tidak dapat mengetahui setiap saat harga penawaran bidder yang lain dan tidak dapat segera merevisi harga bidder tersebut ke harga tertinggi Pemilik barang tidak dapat memperkirakan harga yang didapatnya, kecuali dari harga minimum yang telah ditetapkan

Table 3.1 Masalah yang Dihadapi

3.3.5

Usulan Pemecahan Masalah Melihat dari semua permasalahan, SWOT analisis, dan CSF analisis, maka diciptakanlah suatu solusi, yaitu sistem balai lelang online. Dalam sistem ini, calon pengguna dapat mendaftar dan bertransaksi lelang secara online. Para anggota baik bidder maupun pemilik barang akan dapat mengetahui setiap penawaran yang masuk terhadap suatu barang selain melihat barang apa saja yang akan dilelang sehingga setiap bidder dapat merevisi harga penawarannya setiap waktu sampai batas waktu yang ditentukan dan pemilik barang dapat menentukan pemenang lelang barang tersebut.