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Trimestr ie l - Juin 2011
Le club des Utilisateurs SAP Francophones
A lire :
“ Influencer SAPpage 6
“Le GT Formation apprend comment apprendre…page 13
“La Commission CRM en pleine mobilitépage 14
n°11Le magazine des Uti l isateurs des progiciels de gestion SAP
www.usf.fr
“ Convention USF 2011 à Strasbourg
L’évènement annuel de l’écosystème SAP par le Club des Utilisateurs SAP Francophones
page 4
éd
ito
Le 22 mars dernier le nouveau Conseil d’Administration de l’USF m’a renouvelé sa confiance à la présidence de l’Association et je l’en remercie.
L’USF va bien entendu continuer de se développer afin de mieux encore vous servir et vous être utile. Le temps passé au sein de l’association, que ce soit en « simple » auditeur ou plus encore si vous êtes investi au sein d’une Commission ou d’un Groupe de Travail, doit être plus que jamais, du temps gagné, utile pour vous et pour votre entreprise.
Dans cette optique, l’ouverture entamée ces derniers mois à des communautés d’utilisateurs non ERP va continuer. Je pense tout particulièrement à la communauté des utilisateurs BO qui s’est aujourd’hui recréée avec succès au sein de l’USF au travers de la Commission Business Objects. Je pense aussi aux Commissions régionales avec l’ouverture prochaine, après la région Grand Ouest qui est un grand succès et a permis de valider la pertinence du modèle, de deux nouvelles régions, dont la Commission Grand Est
qui sera officiellement lancée lors de la convention USF à Strasbourg. Les relations privilégiées avec d’autres associations du secteur informatique vont également perdurer. Ainsi, les travaux entamés il y a plus d’un an avec le CIGREF sur les bonnes pratiques commerciales avec l’éditeur SAP viennent de déboucher sur la publication d’un livre blanc que vous pouvez vous procurer sur demande, ce livre étant strictement réservé aux seuls membres de l’USF ou du CIGREF.
Autre exemple d’ouverture vers d’autres associations, nous aurons le plaisir d’accueillir lors de notre prochaine convention, qui se déroulera à Strasbourg les 5 et 6 octobre prochain, Alain Juillet, qui est notamment le Président du CDSE, le Club des Directeurs de Sécurité des Entreprises, ainsi que Eric Wies, administrateur du CLUSIF, le club de la Sécurité de l’Information Français. En effet le fil conducteur des plénières, au-delà de tous les sujets d’actualité SAP qui seront bien évidemment largement abordés (HANA, mobilité, on demand…) sera cette année centré sur la prévention des risques de tous types et le rôle que doit jouer le système d’information en ce domaine.
Bien entendu, la Convention USF 2011, point de rencontre incontournable de l’écosystème SAP francophone, sera comme chaque édition, l’occasion unique d’échanger entre pairs à travers cette année plus de 80 ateliers de retour d’expériences clients. Nouveauté majeure à Strasbourg, ville européenne par excellence, un parcours d’ateliers internationaux sera animé par d’autres associations d’utilisateurs SAP venus de quatre pays européens voisins.
J’espère vous y retrouver très nombreux et je vous donne donc rendez-vous à Strasbourg, les 5 et 6 octobre prochain !
Bonnes vacances estivales à toutes et à tous.
L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 3
Ce magazine se veut être le reflet de la notion « d’échanges et de partages » chère à notre esprit, n’hésitez donc pas à nous faire partager vos avis et remarques :
USF • 64, rue du Ranelagh • 75016 PARIS Tél. : 01 43 40 68 80 • Fax : 01 43 41 72 78 E-mail : [email protected]
Le club des Utilisateurs SAP Francophones
l’usfLe magazine des Uti l isateurs des progiciels de gestion SAP
n°11
www.usf.fr
Enjeux• Convention USF 2011 : La prévention
des risques conduit-elle à une vision critique de la modernité ? . . . . . . . . . . . . . . page 4
• Influencer SAP . . . . . . . . . . . . . . . . page 6
Décryptage & Actualités• ASUG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 8
Retours d’expérience• Vaste projet de dématérialisation
chez AIR FRANCE / KLM . . . . . . . . . . . page 9
• Comment l’ADP gère des masses de données RH dans SAP. . . . . . . . . . page 10
Commissions• Compte rendu d’activité de la Commission
Corporate Consolidation & Reporting . . . page 12
• Le GT Formation apprend comment apprendre… . . . . . . . . . . . page 13
• La Commission CRM en pleine mobilité . . . page 14
• Vie des Commissions . . . . . . . . . . . . page 15
Claude MOLLY-MITTONPrésident de l’USF
terme de ma vie, lorsque je serai obligé de plier mes bagages… j’emporterai quand même une petite laine avec moi… on ne sait jamais. » Sage précaution.
Au-delà de cette boutade, il existe un autre principe à privilégier, celui de la responsabilité. Comme l’a souvent prouvé, Catherine Estivelle, célèbre alpiniste qui nous fera l’honneur de sa présence, ses succès ne sont pas dûs au hasard. Si elle réussit, c’est qu’elle sait mesurer les risques et que sa préparation, son expérience et son expertise lui permettent d’anticiper et de maitriser le danger. Elle sait pourtant qu’elle ne peut tout prévoir car l’imprévisible ne peut être exclu. Dans un tout autre registre, l’exemple récent de la catastrophe nucléaire de Fukushima est intéressant à évoquer : on pourrait affirmer qu’il aurait suffit que les ingénieurs responsables de la centrale respectent les recommandations de l’Agence internationale pour l’énergie atomique (AIEA) en construisant une digue de plus de 5 mètres, pour que l’accident nucléaire ne se produise pas. À l’opposé, on pourrait tout autant considérer que le danger pour l’humanité est tel, puisque le risque-zéro n’existe pas, qu’il serait plus prudent de renoncer au nucléaire civil. Ainsi, les deux positions sont dorénavant au cœur des débats dans toute la planète. Outre les arrières pensées politiques qu’il serait naïf d’ignorer, on remarque que du côté de l’Allemagne le principe de précaution a été adopté, tandis qu’en France, on privilégie l’autre voie qui consiste à vouloir tirer des enseignements de cette catastrophe pour tenter de résoudre la défaillance par une nouvelle technique et par des politiques strictes en matière de gestion des risques et de la conformité (GRC).
En réalité, la peur entraîne la perte de confiance en la technologie. Les défaillances techniques et l’absence de responsabilité apparaissent alors comme irrémédiables. Mais à partir de quel seuil un risque peut être considéré comme maîtrisable ou au contraire comme impossible à surmonter ?
(1) Elles seront examinées à la faveur des menaces véhiculées par Internet : vulnérabilité des sites web, cyber-attaques, malwares…
EnjeuxEnjeux
p. 4 - Juin 2011 - L’USF n°11
Enjeux
… par Norbert Spiteri, InterPresse
LA PRÉVENTION DES RISQUES CONDUIT-ELLE À UNE VISION CRITIQUE DE LA MODERNITÉ ?
Thème central de la Convention USF 2011 à Strasbourg, la prévention des risques soulève de nombreuses questions qui dépassent le cadre des seules préoccupations (1) des informaticiens.
Malgré les progrès techniques constants, le monde semble plus fragile : risques financiers, écologiques, naturels, informatiques, sanitaires… Ces risques sont autant de sources de menaces réelles ou supposées qui entretiennent les angoisses individuelles et collectives. S’agit-il d’une montée des risques ou d’une perception exagérée des menaces ?
« Le 20ème siècle est celui de la peur » affirmait Albert Camus. Il semble que ce début du 21ème siècle, pourtant libéré des grandes idéologies destructrices, confirme cette prophétie. Le discours apocalyptique masque de réelles menaces qui favorisent la montée de l’irrationnel, l’absence de vision à long terme, voire l’aveuglement. Pourtant, la fragilité de la planète, les grands équilibres énergétiques et bien d’autres menaces touchant à la sécurité, ne sont plus à démontrer. La prévention des risques devient alors l’un des enjeux de nos sociétés modernes, mais encore faudrait-il penser les catastrophes par une approche rationnelle qui ne conduise pas au rejet systématique du rôle de l’innovation technologique.
Associé régulièrement à la prévention des risques, le principe de précaution est souvent mis en avant.
Lorsqu’on interrogeait Woddy Allen sur sa croyance en l’au-delà, il répondait « Je n’y crois pas, mais au
Prévenir et appréhender les risques pour votre entreprise :
quel rôle pour votre SI ?
LES 5 et 6 OCTOBRE 2011 • Palais des Congrès de Strasbourg
Le club des Utilisateurs SAP Francophones
Réservez vos dates, rendez-vous les 5 & 6 octobre, venez nombreux !Pour en savoir plus, consultez notre site dédié à cet évènement : www.usfconventions.fr
ateliers
plénièresexposants
Convention USF2011]L’évènement annuel de l’écosystème SAP
par le Club des Utilisateurs SAP Francophones
Qu’en est-il concrètement de la stratégie d’influence de l’USF vis-à-vis de SAP ?
L’USF, par essence même de son existence, mène une politique d’influence vis-à-vis de SAP. Et plus l’USF grandit, plus il intègre les différents types de clients SAP (en taille d’entreprise, en secteur d’activités, en variété d’utilisations de produits…), plus il devient par nature influent.
Ses travaux quotidiens, menés au sein de toutes ses Commissions, ses Groupes de Travail, participent à influencer SAP. Ses livres blancs sont devenus un facteur d’influence important et reconnu. Sa convention annuelle, rendez-vous principal de l’écosystème SAP est bien entendu un autre vecteur d’influence.
Mais l’influence que peut exercer l’USF, seul, à son niveau français, trouve parfois ses limites, face à un éditeur, non pas allemand, non pas européen, mais bel et bien mondial. C’est pourquoi l’USF participe activement à tous les travaux menés par le SUGEN, réseau mondial regroupant les 14 principaux clubs d’utilisateurs SAP de par le monde.
L’USF, à travers la sollicitation directe de plusieurs de ses Commissions et de leurs animateurs, participe ainsi actuellement à la totalité des travaux pilotés ou simplement coordonnés au sein du SUGEN :
• Une initiative pour influencer les évolutions de l’outil Solution Manager à laquelle participe actuellement 11 des 14 clubs (dont l’USF) ;
• Un « Global Special Interest Group » sur la finance (6 clubs, dont l’USF, y participent actuellement). Un « Global Special Interest Group » ou GSIG, consiste en la mise en réseau directe de Commissions ou Groupes de Travail de plusieurs clubs utilisateurs volontaires adressant le même sujet ;
• Un GSIG sur SAP PI (13 clubs dont l’USF). Exemple de travaux d’influence et de résultat concret : après un an de travail, 160 besoins / demandes d’amélioration ont été identifiées collectivement… 60 de ces besoins seront inclus dans le standard SAP ;
• Un GSIG sur EPM qui vient tout juste d’être lancé et qui sera coordonné par la Commission Corporate Consolidation et Reporting de l’USF ;
EnjeuxEnjeux
p. 6 - Juin 2011 - L’USF n°11
Enjeux
… par Claude Molly-Mitton, Président de l’USF
INFLUENCER SAP…
Si l’USF était une marque commerciale, on pourrait résumer ses missions par la baseline marketing suivante « Etudier, Partager, Réfléchir, Eduquer et Influencer ».
Concentrons-nous sur le dernier de ces objectifs, « l’influence », concept en France bien trop souvent connoté négativement et associé à des actions obscures. Ne parle-t-on pas en français de « trafic d’influence » ?
Or l’influence peut parfaitement s’exercer de façon noble et devient une discipline indispensable pour faire face à l’hypercompétition mondiale dans laquelle nous vivons tous aujourd’hui. Si le 20ème siècle a plutôt été le siècle de la propagande (politique, guerrière, médiatique, publicitaire et commerciale…) il est fort à parier que le 21ème siècle sera davantage celui de l’influence positive, à travers notamment le foisonnement des outils de communication collaboratifs et la facilité de tout savoir et faire savoir, le vrai comme le faux, quasi instantanément, notamment grâce à Internet.
La littérature anglo-saxonne et, dans une moindre mesure, française regorge de recherches et de références sur l’influence et montre clairement que ces pratiques sont très diverses : communication d’influence, publicité, bluff dans une négociation, lobbying (assimilé à tort à l’influence, alors qu’il n’en n’est qu’une des pratiques), opération d’influence militaire... Parmi les multiples définitions de l’influence, plus ou moins justes et précises, je retiendrai celle du dictionnaire historique de la langue française (Alain Rey, 1993) : « l’influence, c’est une action lente et continue sur une personne ou sur une chose qui produit un effet à distance ».
Le coté Vision est assuré par deux supports :
• Les SAP Customer Advisory Councils qui existent depuis des années, directement pilotés par l’éditeur, et auxquels quelques clients participent déjà depuis longtemps ;
• Une vraie nouveauté : un accès généralisé aux roadmaps (www.service.sap.com/roadmap) qu’on peut donc découvrir désormais très aisément même si elles restent encore quand même assez générales (et pour l’instant uniquement en anglais). On peut aussi, et c’est nouveau, les critiquer et les commenter. SAP doit encore, c’est évident, les rendre à l’avenir plus lisibles et plus précises (et il s’y est d’ailleurs engagé), mais cet accès libre et aisé pour tout client SAP à toutes les roadmaps produits est un point d’avancée majeure, directement issu des travaux menés par le SUGEN, qui mérite d’être souligné.
Pour le coté Innovation, l’USF participe déjà de fait, via la Commission Corporate Consolidation et reporting, au Customer Engagement Inititaive (CEI). Nos travaux sur l’influence sur la Business Intelligence directement avec les labs SAP lancés récemment vont également être reliés, au moins en partie, à ce programme. J’aurai l’occasion de revenir sur ces travaux dans quelques mois lorsque nous aurons avancé avec SAP.
Enfin, le coté Improvement (Amélioration) est composé principalement d’une idée nouvelle, déjà en place discrètement en test depuis quelques mois, notamment pour les clients allemands, la « Idea Place ». Il s’agit d’un portail collaboratif regroupant les bonnes idées venant de clients (https://cw.sdn.sap.com/cw/community/ideas). L’Idea Place vient en fait remplacer le Process de Development Request. L’USF, comme tous les autres clubs d’utilisateurs SAP, jouera dans ce processus de l’Idea Place un rôle clé dont les contours exacts et les process sont en cours de finalisation en liaison directe bien entendu avec SAP.
Nous aurons donc largement l’occasion de revenir dans les prochains mois sur ce sujet qui préoccupe nombre d’entre nous, principalement à travers le relais et le travail des Commissions et des Groupes de Travail de l’USF.
Bonne « influence » !
• Un charter (c’est-à-dire une étude précise sur un
sujet, mais limitée dans le temps) sur HANA qui
vient d’être lancé lors de la dernière réunion du
SUGEN qui a eu lieu à Orlando mi-mai en marge
du SAPPHIRE américain ;
• Et un charter sur le nouveau modèle de licences
de SAP.
Tout ceci concourt évidemment à influencer SAP,
dans une logique le plus souvent « gagnant /
gagnant » où les utilisateurs poussent l’éditeur à
améliorer ses produits en fonction des attentes
et des besoins de ses clients, ce qui se révèle la
plupart du temps, bénéfique pour SAP.
Mais le SUGEN avait aussi lancé des travaux (sous
la forme d’un charter) directement sur le sujet de
l’influence long terme de SAP. Ce charter vient d’être
clos lors de la réunion d’Orlando car il a débouché
sur un résultat concret qui mérite d’être ici précisé,
le « programme d’influence de SAP ».
Ce programme d’influence est d’ailleurs présenté
par SAP lui-même sur son site web (http://service.
sap.com/influence). Il est donc le résultat direct des
travaux menés par le SUGEN sur le « Long Term
Charter ».
Annoncé quelque peu en avance de phase par
SAP (…), ce programme vient d’être officiellement
adopté après discussion par le SUGEN, seulement
lors de la récente réunion d’Orlando.
L’influence sur SAP y est structurée à travers trois
canaux schématisés ci-après :
Source SUGEN / SAPEnjeuxEnjeux
L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 7
ASUG
Par Gianmaria Perancin,
Vice-président “Relations Internationales” de l’USF.
Depuis 2 ans, l’USF propose un service d’accès au site de l’ASUG, le club des utilisateurs SAP de l’Amérique du Nord (USA & Canada).
L’ASUG comporte plus de 100 000 adhérents, soit 40 fois le nombre d’inscrits à l’USF : cela signifie autant de chances en plus de pouvoir trouver des retours d’expérience utiles pour nos projets et nos applications dans tout type de solution métier et industries.
Le retour enthousiaste des adhérents USF qui l’utilisent régulièrement, démontre tout l’intérêt et l’utilité de ce service souhaité par Jean Leroux, ancien Président de l’USF et par Alain Reverchon, ancien Vice-président Relations Internationales.
L’accès au site est gratuit et compris dans les frais d’adhésion à notre association, grâce au partenariat scellé entre l’ASUG et l’USF : il vous donne accès à tous les documents, les webcasts, les audio-conférences... qui sont liés aux différentes communautés et groupes d’intérêts spécifiques propres à l’ASUG.
Il suffit de vous enregistrer sur le site ASUG selon la procédure indiquée dans le livret d’accueil à l’USF et vous aurez la possibilité d’étendre votre périmètre de recherche d’informations à une des plus grandes communautés SAP du monde entier, une de plus influentes vis-à-vis de l’éditeur et qui est par conséquent très aux faits des dernières nouveautés en terme de roadmaps logiciels et de solutions les plus récentes.
Il est important de signaler que vous n’engagez pas votre entreprise vis-à-vis de l’ASUG : tout se passe par l’intermédiaire de l’USF, qui joue son rôle « fédérateur » entre nos adhérents et la communauté SAP nord-américaine.
En conclusion : l’USF vous ouvre la voie pour accéder et vous confronter à l’écosystème SAP des Etats-Unis et du Canada.
Vous n’avez qu’à maîtriser l’Anglais pour un embarque-ment immédiat vers un voyage qui étendra le quotidien de votre dimension SAP.
Qu’attendez-vous donc ? Let’s go !
Décryptage & ActualitésDécryptage & Actualités
d’un bon de commande, Air France
doit créer une base de données
spécifique à chaque fournisseur et
une gestion du référentiel, procédé
plus long et plus coûteux.
• Étape 3 : Dématérialisation externe
des échanges avec les tiers, lancée
en 2007, qui consiste en échanges
structurés (EDI, XML) ou non
structures (PDF, TIF, JPEG) en vue
le plus possible d’une complète
dématérialisation des factures vis-à-
vis des tiers (fournisseurs et clients)
i.e. dématérialisation fiscale.
La Compagnie organise un nouvel
appel d’offre et opte pour une plate-
forme aérienne orientée métier. À
cet effet, Air France s’associe à
IATA (Association internationale
du transport aérien) offrant une
solution complète d’e-invoicing.
IATA avait lancé dès 2003, cette
offre de dématérialisation sur le
marché américain et souhaitait en
2007 se positionner sur le marché
européen. L’association offre un
service de dématérialisation complet
et opérationnel. Elle propose ainsi
à l’ensemble des fournisseurs de
l’adhérent, tous les canaux possibles
de dématérialisation à savoir :
- un service de dématérialisation
de factures papier qui consiste à
collecter depuis des boites postales,
puis a transmettre les factures par
une solution de scanning avec un
raccord sur Staff2 ;
VASTE PROJET
DE DÉMATÉRIALISATION
CHEZ AIR FRANCE / KLM
TÉMOIGNAGE
Simon Lescarcelle, Directeur des Systèmes d’information financiers. Partenaire : Itesoft
Dès 1999, Air France a investi dans
un système intégré SAP. Ainsi, les
services comptables, les services
achats et le contrôle de gestion
utilisent un seul et même système
SAP partout dans le monde. En
conséquence, tous les achats sont
enregistrés dans SAP et toutes les
factures sont également traitées
dans SAP, quel que soit le système
informatique d’approvisionnement.
Malgré ce système très performant,
Air France a dû faire face à un problème
de taille. Devant gérer de plus en
plus de gros volumes de facturés
fournisseurs, soit plus de 1 million de
factures fournisseurs par an, Air France
s’est heurté à la complexité croissante
de son processus de gestion de ces
documents. C’est pourquoi dès 2004,
après la stabilisation de la mise en
œuvre de SAP, le groupe s’est orienté
vers une solution de dématérialisation
des factures. Les objectifs de ce
projet consistaient à optimiser les
processus de comptabilité au sein
des différentes entités du groupe en
France puis à l’international, réduire
les tâches de saisie et améliorer la Retours d’expérienceRetours d’expérience
L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 9
qualité de l’information intégrée au
système de gestion SAP®.
La solution adoptée
Le projet, baptisé Staff, s’articule en
trois étapes majeures :
• Étape 1 - Staff 1 : Dématérialisation
en interne des factures, numérisation
simple et indexation automatique
des factures fournisseurs pour
intégration des images au sein
de la solution GED IBM, Content
Manager.
Les images sont ainsi accessibles
pour tout utilisateur, depuis les
transactions SAP®. Après un appel
d’offre lancé auprès des principaux
acteurs du marché, Air France choisit
la solution ITESOFT.FreeMind for
Invoices, plus adaptée aux exigences
du groupe notamment parce que
leur outil était complètement intégré
à SAP à travers des connecteurs
et avec le même référentiel des
données de base. Il était important
que le référentiel de SAP soit le
même que celui employé dans le
processus de dématérialisation. Par
ailleurs, la volonté du prestataire
d’accompagner les équipes d’AIR
France dans cette démarche,
ainsi que la proximité des équipes,
renforcèrent cette décision.
• Étape 2 - Staff 2 : Dématérialisation
en interne des factures, numérisation
« intelligente » des factures, c’est-
à-dire avec une reconnaissance
automatique des caractères.
Avec la solution de lecture
automatique de documents (LAD)
FreeMind for Invoice d’ITESOFT,
Air France teste l’automatisation du
traitement des factures fournisseurs
en les associant aux bons de
commande correspondants, quand
ils existent dans SAP. En l’absence
Suite page 10
Retours d’expérienceRetours d’expérience
p. 10 - Juin 2011 - L’USF n°11
- un service de dépôt de fichiers
PDF de factures sur un site web par
les fournisseurs ayant valeur fiscale
avec un raccord sur Staff2 ;
- un service de saisie directe et
complète sur un site web des factu-
res par les fournisseurs ayant valeur
fiscale, et des services d’échanges
structurés des factures (EDI, XML)
ayant tous aussi valeur fiscale.
À ce jour, plus d’1 million de factures
sont dématérialisées au sein du
groupe Air France. Les résultats sont
tout à fait probants et la solution est à
présent en cours de déploiement chez
KLM. Concrètement, le projet Staff 1
a duré 6 mois et a permis de réduire
le cycle d’approbation de 15 jours en
moyenne à 24h. La première brique
pilote du projet Staff 2, testée sur une
dizaine de fournisseurs, a permis de
valider des gains de productivité et
d’étendre le déploiement, notamment
en le couplant à la systématisation
de l’usage d’un bon de commande.
Quant au projet de dématérialisation
des échanges avec les tiers, toujours
en cours, et initialement lancé sur la
Métropole, il est maintenant déployé
dans 15 pays principalement en
Europe, USA, Mexique et Canada.
Les solutions de dématérialisation
constituent donc pour Air France un
véritable moteur d’efficience car elles
permettent de réduire le coût moyen
de traitement, de diminuer le délai de
traitement par facture, et de coupler
les données comptables et les images
numériques des factures. « Les gains
sont importants, précise Simon
Lescarcelle, Directeur des Systèmes
d’information financiers... Et, surtout,
la réduction des activités de saisie
libère du temps pour les comptables
qui peuvent ainsi travailler sur des
tâches à plus grande valeur ajoutée,
d’euros et le nombre de passagers
accueillis sur ses plates-formes à plus
de 80 millions.
Le système d’information des res-
sources humaines (SIRH) d’Aéroports
de Paris gère quotidiennement des
masses de données complexes rela-
tives à la gestion et l’administration
de l’activité RH. Pour relever ce défi,
se côtoient des outils, des interfaces
et des applications diverses capables
d’adapter les traitements des données
selon les besoins des utilisateurs.
C’est d’abord à travers l’introduction
dès 2005, d’une solution SAP-
ZADIG, garantissant la gestion des
modules dédiés à l’administration,
la paye, la gestion du temps,
l’organisation, la mobilité interne ou
encore les compétences maniées
par 500 utilisateurs répartis en central
et en local. On retrouve également
de nombreux outils satellites
tels qu’Oracle, Foederis pour la
formation ou encore Rflex pour le
recrutement externe. C’est aussi, le
déploiement d’un site Intranet chargé
de renseigner les 7 000 salariés sur
les congés payés ou encore sur les
contingents d’absence. C’est enfin,
le module « Bureau du Manager » qui
permet aux 130 responsables d’avoir
accès à des informations précises et
en temps réel sur leurs équipes.
Il est apparu difficile dans cet envi-
ronnement d’optimiser les processus,
comme la relation fournisseur, le suivi
des comptes, ou tout autre reporting
pertinent ».
Pour Air France, la dématérialisation
des factures constitue avant tout
un enjeu économique. La finalité est
la même : disposer d’un moyen de
régler ses factures à temps, tout en
réalisant des économies sur leur coût
de traitement.
COMMENT L’ADP GÈRE
DES MASSES DE DONNÉES RH
DANS SAP
TÉMOIGNAGE
Karine Moussaceb, Expert au Centre de compétences SAP/RH. Partenaire : Winshuttle.
Créée en 1945, Aéroports de Paris
(ADP) gère et exploite l’ensemble des
plates-formes aéroportuaires en Ile
de France dont les deux principales,
sont celles des aéroports de Paris-
Orly et Paris-Charles de Gaulle.
Aéroports de Paris est le 2ème groupe
aéroportuaire européen en termes de
chiffre d’affaires aéroportuaire et le
1er groupe européen pour le fret et le
courrier. Aéroports de Paris emploie
plus de 12 000 collaborateurs dans
le monde et compte près de 175
compagnies aériennes clientes dont
les acteurs majeurs du transport
aérien. En 2009, son chiffre d’affaires
s’est élevé à plus de 2 milliards et demi
à 3 semaines pour développer, tester,
comparer une solution identique.
L’automatisation des saisies
De plus, la solution Winshuttle
rationalise et automatise les
processus de gestion des ressources
humaines pour une plus grande
efficacité. L’exemple est donné dans
le cadre du programme de formation
des utilisateurs de SAP/RH au sein
d’Aéroports de Paris. Ce programme
implique une mise à jour des jeux
de données, effectuée tous les
2 ans, cette opération mobilisait une
personne pendant 15 jours, sachant
que 5 mn était nécessaire pour saisir
une embauche et qu’il fallait en saisir
140 embauches types. Grâce à
Winshuttle, le traitement de la saisie
s’est simplifié et a permis de réduire
le temps de saisie. Sept secondes
suffisent maintenant !
Après 18 mois d’utilisation, le résultat
de SIRH est sans appel. La solution
offre de nombreux avantages. Tout
d’abord, l’accès à des fonctionnalités
pratiques et utiles avec un compte-
rendu et des messages détaillés,
clairs et exploitables. Ensuite,
une autonomie de l’utilisateur à la
conception et à l’exploitation du
script, offrant la possibilité de modifier
le script jusqu’au résultat probant.
« La solution Transaction SHUTTLE
permet une grande réactivité en
réponse aux besoins formulés par
la DRH. Maintenant, nous pouvons
répondre de façon positive à chacune
de leurs demandes » précise Karine
Moussaceb, Expert au Centre de
compétences SAP/RH. Suite à cette
expérience réussie, Aéroports de Paris
envisage de se doter prochainement
de la solution Forms Winshuttle.
de s’adapter aux exigences des utili-
sateurs et de fournir des services
constants. Le SIRH a donc recherché
une solution, capable de prendre en
compte les spécificités de chacun
de ses utilisateurs et d’apporter une
solution d’optimisation du traitement
des données Ressources Humaines,
plus riche et plus conviviale sur le plan
fonctionnel.
La solution retenue
Pour tenter de s’extraire d’un mode
de gestion du système informatique
éclaté, Aéroports de Paris a fait le
choix de l’offre Winshuttle. En effet,
TransactionSHUTTLE permet d’har-
moniser les processus notamment en
facilitant l’exécution des opérations
de création, de maintenance et de
synchronisation de données, tout en
communiquant avec les autres systè-
mes déjà en place.
L’occasion est très vite donnée à
Aéroports de Paris de tester cette
solution en direct. La première
utilisation a eu lieu en août 2009 avec
la création de 65 scripts de sous-
modèles HR : la paye, l’organisation.
Véritable outil de chargement de
données en masse, la solution
Winshuttle, permet une reproduction
pas à pas du transactionnel. Chaque
script reprend une transaction et
une fonctionnalité (créer, copier,
supprimer), associé à un fichier Excel
portant les données. Par ailleurs, Retours d’expérienceRetours d’expérience
L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 11
cette solution permet de réaliser des
actions séparées entre le central et
le local. Ainsi le scripteur se charge
de construire le mapping tandis que
le runner lance le chargement. Le
résultat se traduit immédiatement
par un gain de temps et une facilité
d’utilisation pour les utilisateurs.
En janvier 2010, une nouvelle demande
de la DRH parvient au centre de
compétences SAP/RH car un nouveau
référentiel appelé « fonctions »,
permettant de caractériser et définir
le salarié, est créé. Le salarié peut
ainsi consulter son profil sur l’intranet
ou sur le réseau RH et les managers
peuvent également accéder à cette
information sur la fiche administrative.
L’objet « fonction » devant être relié
au module organisation et gestion
administrative, il devenait utile de
faire appel une nouvelle fois à la
solution Winshuttle pour assurer
une intégration complète entre ces
différents modules. À cette fin, le
SIRH a simplement construis 3 scripts
Winshuttle : le référentiel fonction et
les liens famille et sous-familles de
fonctions par la transaction PPO2
(Mode expert) ; et le lien poste-
fonction par la transaction PP02
avec en arrière plan, la création d’une
nouvelle occurrence de l’infotype
affectation. Le dernier script a permis,
quant à lui, d’effectuer le chargement
des nouvelles données et la mise à
jour des dossiers individuels sans
développement spécifique. Cette
opération a permis en moins de
4 heures d’assurer l’intégration
complète sur les 9 000 postes et
autant de dossiers administratifs. Le
résultat est immédiat : gain de temps,
meilleure efficacité et transparences
des processus. En effet, sans cette
solution, il aurait fallu au SIHR de 2
“ Deux ateliers se sont déjà tenus
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p. 12 - Juin 2011 - L’USF n°11
COMPTE RENDU D’ACTIVITÉ DE LA COMMISSION CORPORATE CONSOLIDATION & REPORTING
Interview de Xavier Lebeault (VINCI), Président de
la Commission Corporate Consolidation & Reporting
Notre dernière réunion plénière du 11 mars a été
l’occasion d’exposer les travaux des Groupes
de Travail Best Practices et RoadMap et de fixer
les priorités du GT Diffusion de l’Information.
Le GT Best Practices a réalisé une enquête
auprès de 20 groupes membres de l’USF à
propos de l’organisation du support de l’admi-
nistration fonctionnelle. Même s’il est difficile de
tirer un mode de fonctionnement « modèle » du
fait de la diversité des organisations, il semble
se dessiner une tendance quant au rattache-
ment de ces équipes en charge de la mainte-
nance, l’assistance maitrise d’ouvrage et la
maîtrise d’œuvre des solutions applicatives
EPM aux DSI, probablement liée au développe-
ment des centres de compétence SAP dans les
DSI, à l’assimilation de « l’expertise métier » de
ces équipes à une compétence informatique et
que leurs attributions s’inscrivent parfaitement
dans les processus ITIL.
Le GT RoadMap,dans une quête de formalisa-
tion d’un processus de développement entre
l’USF et SAP, a initié ses travaux en 2009. Il a
réussi à valider un schéma de développement
applicable à une nouvelle version avec SAP en
Juin 2010 (voir schéma ci-après). Il est mainte-
nant entré dans une phase de mise en œuvre de
ce schéma à travers la tenue d’ateliers communs
USF / SAP sur les thèmes jugés prioritaires par
les membres de l’USF.
Deux ateliers se sont déjà tenus sur SAP BO IC le 19 Mai (Workflow & Monitoring) et SAP BO FC (Historisa-tion) le 9 juin et un troisième se tiendra
le 26 Juillet sur SAP BO EA (Performance & Monitoring du nouvel Add-in EPM).
Ces premiers ateliers suivent la même structure, une présentation par SAP du thème dans sa globalité, une revue des demandes priorisées par l’USF, une discussion en présence des représentants du développement SAP (Solution Manager, Product Manager) pour définir les solutions possibles. La prochaine étape sur chacun des thèmes sera la présentation par SAP de l’étude de faisabilité des demandes et une présentation du planning de développement.
Nous sommes conscients de bénéficier dans ce contexte précis, de la présence en France du centre R&D implanté à Levallois-Perret. Cette démarche préfigure et illustre ce qui se dessine au niveau du SUGEN en matière d’influence des clubs utilisateurs sur la stratégie produits de SAP.
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L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 13
LE GT FORMATION APPREND COMMENT APPRENDRE… Dans le droit-fil des travaux menés par le GT Formation en 2010, qui concernaient plus particulièrement la pérennisation d’un dispositif de formation post-déploiement et qui a fait l’objet d’un livre blanc, nous avons souhaité réfléchir sur de nouveaux dispositifs d’apprentissage intégrant les nouvelles technologies, telles que le e-learning ou rapide learning voire les wikis. Ce thème a été choisi en relation avec de vraies difficultés rencontrées par de nombreuses entreprises pour organiser des sessions en présentiel lorsque la mise en place de solutions SAP date depuis un certain nombre d’années. Il est quasiment impossible en effet, de constituer des groupes de taille suffisante qui puissent justifier des formations traditionnelles, à moins d’attendre de réunir un minimum de personnes (huit ou dix par exemple) et dans ce cas, de risquer d’être en déphasage par rapport aux attentes légitimes des utilisateurs.
Nous sommes donc arrivés à la conclusion qu’il fallait étudier les modalités d’usage des nouvelles technologies de formation en ligne, repérer les outils disponibles, connaître les avantages et les inconvénients et établir un questionnaire pour disposer d’un retour d’expériences.
L’idée étant d’évaluer également le bien-fondé et les limites de ces modes de formation sans la présence physique d’un instructeur et aussi dans quels cas et dans quelles conditions ils pourraient s’appliquer. Cela implique d’étudier quels sont les contenus à mettre en ligne, la nature de l’information à délivrer qui correspond au besoin des agents et enfin dans quel contexte : son poste de travail habituel ou dans une salle de formation qui puisse l’isoler de ses tâches journalières.
Dans le cas du Rapide Learning, on peut, bien entendu, imaginer que ces personnes puissent avoir accès malgré tout à un instructeur par téléphone pour maintenir un contact moins déshumanisé lorsqu’elles butent sur un point particulier. Reste que les coûts associés à ces pratiques de formation méritent d’être analysés et relativisés car le service rendu en termes de reactivité est indiscutable.
Comme on peut l’imaginer, ce travail de réflexion est chronophage même si tous les membres du GT sont néanmoins convaincus, à l’image des précédents travaux qui ont conduit au livre blanc, que le bénéfice pour chacun est indéniable. Les échanges sont riches et profitables. Nous sommes à ce titre très demandeur d’adhérents qui auraient des expériences en la matière et qui seraient prêts à partager sur les outils SAP.
En toile de fond, nous conservons à l’esprit que le e-learning ne constitue pas la réponse miracle à la formation. Mettre en place du e-learning accessible depuis son poste de travail, rend souvent la formation inopérante sans oublier
aussi l’aspect négatif de ces formations, lorsque la couche pédagogique n’est pas suffisante. Il ne faut pas perdre de vue les modalités d’évaluation dans ce type de formation, le sujet des plates-formes LMS (Learning Management System) fait donc partie de la réflexion. En réalité, l’e-learning ne supprime pas la formation présentielle, c’est un dispositif complémentaire qui présente des avantages comme le rythme d’apprentissage modulable, la diffusion en masse de contenus ou l’individualisation des parcours. Or, persistent également des limites « organisationnelles » et des contraintes financières indéniables. Le temps passé à les construire est important et on se heurte régulièrement aux réticences des utilisateurs qui considèrent, à tort ou à raison, que ce ne sont pas de vraies formations.
“ L’e-learning ne supprime pas la formation présentielle, c’est un dispositif complémentaire
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p. 14 - Juin 2011 - L’USF n°11
LA COMMISSION CRM EN PLEINE MOBILITÉ Par Philippe Payoux, Président de
la Commission CRM et par Charles Lucas,
Vice-président de la Commission CRM
Thème notoirement à la mode dans les NTIC au sein des entreprises, la mobilité reste un sujet à la fois séduisant et complexe à mettre en œuvre, dans le cadre d’applications liées à SAP.
La Commission CRM s’est tout naturellement penchée sur le sujet qui, par nature, touche à des populations en situation de mobilité. Elle a donc organisé récemment une plénière pour tenter d’aborder tous les aspects de la mobilité et pas seulement ceux qui sont associés à l’offre SAP CRM mobile qui intègre les technologies de Sybase. Le but étant d’examiner les différentes facettes de la mobilité, ce que cela apporte d’une manière générale à un commercial pour gérer sa clientèle, le fait de pouvoir passer des commandes, consulter la fiche client que l’on s’apprête à rencontrer et contrôler ses objectifs. Autre élément important, pour des personnes géographiquement très dispersées, celui d’espaces collaboratifs destinés à échanger de multiples informations qui sont, la plupart du temps, transmises par téléphone et qui peuvent être obtenus plus facilement à travers un accès aux applications, via des Smartphones. En effet, dans les nouvelles offres CRM de SAP, on voit se profiler des applications basées sur des réseaux sociaux qui constituent des plates-formes d’échanges d’informations non structurées, hors du champ habituel des processus ERP.
Lors de notre réunion du 26 mai dernier, nous avons notamment bénéficié de deux retours d’expériences particulièrement enrichissants.
Le premier concernait un projet abouti des Salins du Midi visant à mettre en place des formulaires PDF qui peuvent être remplis de manière déconnectée afin de planifier son travail et de pouvoir se reconnecter au système à un autre moment plus favorable. Certains sont confrontés quelquefois à des contextes où l’on ne peut pas toujours bénéficier d’un accès WIFI ou d’une connexion 3G en permanence et dans ce cas, cette formule de travail en différé présente de multiples avantages.
Le second retour concernait la société SPIR qui a choisi de repositionner et revaloriser le rôle de ses commerciaux dans leur démarche de vente. Une application a été spécifiquement développée par EOZEN pour
iPhone et iPad autour de l’organisation des rendez-vous, du compte rendu d’activité et de la gestion des contacts clients et prospects, le tout communiquant avec le module SAP CRM. Au-delà des fonctionnalités de pure gestion de l’activité commerciale, l’iPad est utilisé en plus comme outil de présentation et de prise de commande par les clients directement sur l’appareil. Ces derniers peuvent en effet signer numériquement la commande qui s’enregistre automatiquement sur SAP, avec la souplesse et la fluidité inhérentes aux tablettes, comparées aux PC portables.
Au cours de cette plénière SAP a présenté en avant-première les annonces faites au SAPPHIRE concernant les évolutions de l’offre de mobilité relative à la nouvelle plate-forme 2.0 de SUP (Sybase Unwired Platform) qui s’appuie sur HTML5. SAP a également évoqué l’arrivée de nouvelles applications interopérables avec Business Suite et Business By Design.
“ On voit se profiler des applications basées sur des réseaux sociaux
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L’USF n°11 - Juin 2011 - p. 15
VIE DES COMMISSIONS Par Elysabeth Blanchet
Votre implication est la force de l’USF.
Nos indicateurs sur la vie des Commissions, concernant votre participation aux plénières et Groupes de Travail, sont au beau fixe depuis le début d’année et nous vous en remercions.
Nous en profitons pour saluer une nouvelle fois tous les bénévoles actifs : Présidents et Vice-présidents, animateurs de Groupe de Travail qui ont une responsabilité opérationnelle d’animation et d’organisation, pour leur investissement personnel.
Nouvelle Cartographie :
Les Commissions évoluent, des Groupes de Travail se créent, d’autres disparaissent : mettez-vous à jour en consultant la nouvelle cartographie dans l’espace de la bibliothèque : http://www.usf.fr/usf/outils/bibliotheque/les_essentiels/cartographie_des_commissions_et_groupes_de_travail
• La Commission SRM, devient la Commission Achat et se réunira au quatrième trimestre. Nous vous informerons très prochainement de la date ;
• La première Commission Business Objects, vient de lancer un tout nouveau Groupe de Travail sur la BI 4.0. Damien Poulain du CEA en sera le porteur ;
• Un nouveau Groupe de Travail vient de voir le jour au sein de la Commission Supply Chain : le GT Sous-traitance.
Agenda pour la rentrée 2011
Programmez, dès maintenant, vos rendez-vous USF pour le mois de septembre en consultant les ordres du jour des réunions qui vous intéressent sur l’agenda du site.
• Jeudi 8 Septembre : Plénière Commission Business Objets de 9h à 17h.
• Mardi 13 Septembre : Plénière BI SAP de 9h à 18h.
• Jeudi 15 Septembre : GT Finance à 9h30.
• Vendredi 16 Septembre : GT Solution Manager de 9h30 à 17h30.
• Mardi 20 Septembre : Plénière Technologie de 9h à 18h.
• Mercredi 21 Septembre : Plénière Supply Chain de 9h30 à 17h.
• Jeudi 22 Septembre : Plénière HR de 9h30 à 17h.
• Vendredi 23 Septembre : Plénière CRM de 9h à 17h.
Le Livre blanc sur les pratiques commerciales avec l’éditeur SAP, vient de paraître !
Réalisé en partenariat avec le CIGREF, ce Livre Blanc est exclusivement réservé aux entreprises membres de l’USF et du CIGREF…
Recevez votre exemplaire en adressant votre demande auprès de Colette Cattin : [email protected]
Et surtout, réservez vos dates pour la Convention 2011 !
Les Livres Blancs à votre disposition
Retrouvez-les sur le site internet www.usf.fr
L’USF réalise pour vous des études pour répondre à vos problématiques métiers !
Parus précédemment :
n Livre Blanc - Montée de version ECC6
n Livre Blanc - BI
n Livre Blanc - Support Utilisateurs
Parus en 2010 :
n Livre Blanc - BI volume 2
n Livre Blanc - Compétence Utilisateurs
n Livre Blanc - SAP Solution Manager
n Livre Blanc - SAP au sein du Service Public
n Livre Blanc - Pratiques commerciales avec SAP
NOUVEAUlivre blanc
“ Vous désirez qu’un sujet soit abordé dans le magazine, n’hésitez pas à nous en informer.
“ Vous désirez témoigner de votre expérience, faites nous la partager.
Directeur de publication : Claude Molly-Mitton
Rédacteur en chef : Norbert Spitéri
Coordination : Laure Mazuel et Elysabeth Blanchet
Conception graphique : www.k-factory.fr
Crédits photos : Fotolia et USF
Impression : Imprimerie NPC
Toute reproduction totale ou partielle d’un article du magazine « L’USF » est
soumis à l’accord préalable du Club Utilisateurs SAP Francophones.
« L’USF » le magazine du Club des Utilisateurs SAP Francophones.
Edité par l’USF - 64, rue du Ranelagh - 75016 Paris.
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Le club des Utilisateurs SAP Francophones
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