Upload
anneleen-kuipers
View
214
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Lean Management
“Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them”
– Henri Ford
Jan van der PloegPloegwerk Consultancy
[email protected] | 06-54311342
Wat is Lean?
… alleen activiteiten die waarde toevoegen
… om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren …
… op het vroegst mogelijke moment.
Lean
Minimale kosten
Juiste kwaliteit
Minimale tijd
Klant krijgt wat hij nodig heeft op het
juiste moment, zonder fouten.
Klant krijgt wat hij nodig heeft op het
juiste moment, zonder fouten.
Doe…
Wat is Lean?
Lean is een teamgerichte benadering die de
totale doorlooptijd tussen klantvraag en de
levering van het product verkort door het
identificeren en elimineren van verspilling
(Activiteiten die geen waarde toevoegen).
Lean is een manier van kijken, denken en
werken. Daarbij wordt een aantal specifieke
methoden en technieken gehanteerd om
procesverbeteringen te identificeren en te
realiseren.
Procesverbetering en/of beheersing
Lean Six Sigma AO/IC
Doel Verwijder verspilling Reduceer variatie Reduceer risico’s
Focus Flow Problemen Risico’s
Aanpak Veel kleine verbeteringen Kernproblemen oplossen Risicobeperking(controles, functiescheiding etc.)
Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade
Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie
Minder variatie, consistente output
Financiële/juridischeverantwoording
In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.
Ambachtelijke productie
Massa productie
Lean productie
1910 1960 Nu
Henry Ford• Standaardiseer onderdelen• Optimaliseer werkpatronen• Productieplanning• Tijdbesteding
Taichi Ohno• Klant centraal• Just in time• Produceer alleen wat verkocht is• Continu gevecht tegen verspilling• De beste ideeën komen van de werkvloer
Lean service industrie
1990
Waar komt het vandaan ..
Toyota Production System house
Ter info
Scania Productie Huis
Ter info
Een lean overheid
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen
Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde
Klantgericht. Op welke klant Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan?richt ik me dan?
Klantgericht. Op welke klant Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan?richt ik me dan?
BurgersBurgers Bedrijven
Bedrijven
OmwonendenOmwonenden
De managerDe manager
De portefeuillehouderDe portefeuillehouder
De gemeenteraadDe gemeenteraad
Interne controle / AccountantInterne controle / Accountant
BelastingbetalersBelastingbetalers
Verenigingen
Verenigingen
De teamleider
De teamleider
Het collegeHet college
Jouw collega
Jouw collega
Het ministerie van …Het ministerie van …
Allemaal ‘klanten’
Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde
1. Voice of the Customer (VOC) De inwoners van gemeente
2. Voice of the Business (VOB) De gemeente en/of politiek
3. Voice of the Employee (VOE) De medewerker
3 klantypenvolgens Lean
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is gericht op gelijkmatige instroom van werk.
20
40
60
80
100
1 2 3 5 64
Aantal taken
Eff
icië
ntie
Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
?!
Veel dossiers gelijktijdigonderhanden.
1 vergunning er uit
Veel aanvragen per keer
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
‘One Piece Flow’
1 vergunning er uit1 aanvraag per keer
Principe 3: Creëer standaarden
• Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.
• Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.
• Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.
Tijd Wat is de gevraagde productie per periode en de gewenste snelheid?
Handelingen Welke handelingen of stappen zijn nodig voor dit werk en wat zijn relevante kwaliteitsaanwijzingen voor die handelingen?
Middelen Welke middelen zijn nodig voor de uitvoering van het werk?
Criteria bij het beschrijven van standaard werk:
Lean • Standaard formulieren, procesbeschrijvingen etc. worden gemaakt door de medewerkers zelf.
Principe 3: Creëer standaarden
Maak werk zichtbaar
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
Vergunning Wie Status vorige check
Status laatste check
Opmerking
Adres x, Dalen Jan Op koers Let op! Advies V&V
Adres Y, Sleen Joost Op koers Op koers Welstandtoets
Adres Z, Oosterhesselen
Peter Start Op koers -
Adres A, Gees René Let op! Gereed Verzonden
Adres B, Coevorden
Rob Op koers Let op! Termijn
Lean informatieborden
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
5S (clean desk)Overzichtelijke rustige werkplekken.
1. Scheiden2. Schikken3. Schoonmaken4. Standaardiseren5. Standhouden
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Input voldoet aan standaard beginwaarden
Input voldoet aan standaard beginwaarden
Handteer een standaard werkwijzeHandteer een standaard werkwijze
?
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
C h e c k l
i s t e
n
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
activiteiten Waardetoevoegend?
waardetoevoegendeactiviteiten
ja
geen waardetoevoegendeactiviteiten
nee
noodzakelijk?
noodzakelijke niet waarde
toevoegende activiteiten
ja
verspillingen
neeEen Lean proces is een proces zonder verspillingen, gezien vanuit het perspectief
van de klant
Bron: SZW gemeente Den Haag
Principe 5: Elimineer verspilling (Muda)
Vormen van verspilling (Muda)
Daarom
Daarom
Daarom
OORZAAK
Activiteit
Waarom?
Waarom?
Waarom?
Waarom?
Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit
Vormen van verspilling (Muda)
1. Overproductie
We geven de klant meer dan nodig voor de klant.
2. Wachten
Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc.
3. Transport
Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc.
4. Overbewerking
Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen.
5. Onnodige voorraad
Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureau-inhoud etc.
6. Onnodige beweging
Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen.
7. Fouten
Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen.
8. Talent
Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen.
Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)
TijdTijd
TijdTijd
Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
1. Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.
2. Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.
3. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.
4. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.
5. Blijf je afvragen … waarom?
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijkheid
Voorstel oplossing+actie
Wie Deadline
07-07 Jan P Papieren plankaarten
Hertekenen en printen. Tekenaar zoeken.
Arnold 01-10
07-07 Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit
Etc. Etc.
07-07 Jan L Etc.
Lean verbeterbord
Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week
Technologie volgt de ontwikkeling in de organisatie en dient te worden ingezet aan het einde van een verbeterslag. Niet als initiator van de verbeterslag.
Principe 8: Technologie als puntje op de i
ICT Systemen
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen en Flow)
Kwaliteit
(In één keer goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
1. Lean procesmanagement ‘voelen’in workshops (met lego o.i.d.)
2. Referentiebezoeken bij andere organisaties
3. Partner zoeken die succes heeft bewezen
4. Afbakenen en starten
A. Bewustwording (workshops)
B. Verlagen onderhanden werk
C. Verkorten van doorlooptijd
D. Meer orde en overzicht op de werkplek en in de processen
E. Verbeteren van productiviteit (slimmer werken)
IMPLEMENTATIE
Boekentips