Lesson3-Organizing

ORGANIZING AND ORGANIZATIONAL STRUCTURE

Dental Clinic and Hospital Management IFaculty of Dental Medicine, Rangsit University

13 November 20131

การพัฒนาระบบสุขภาพแบบเครือข่าย

ชาตรี บานชื่น, 25502


ท้องถิ่น ชุมชน ครอบครัว ตนเอง


Primary care(1˚ care)







ปฐมภูมิ : 10,000 คน





Secondary care(2˚ care)








ทุติยภูมิ ระดับ 3 : 200,000 คนทุติยภูมิ ระดับ 2 : 80,000 คนทุติยภูมิ ระดับ 1 : 3-5 หมื่นคน






Tertiary care(3˚ care)











ตติยภูมิ : 1,000,000 คน









ExcellentCenter










ExcellentCenter


2,000,000 คน









ExcellentCenter


2,000,000 คน

บริการระดับต้นที่ประชาชน ชุมชน

ครอบครัว และท้องถิ่นสามารถดําเนินการได้









ExcellentCenter


2,000,000 คน



•บริการระดับสูง ต้องคุ้มค่าต่อการลงทุน•ความเชี่ยวชาญเฉพาะ•เครือข่ายการบริการ









ExcellentCenter


2,000,000 คน




แพทย์ระดับปฐมภูมิและทุติยภูมิระดับต้น 1:10,000 GP:SP = 40:60 ชาตรี บานชื่น, 25502








ExcellentCenter


2,000,000 คน




หลักการ•ประกันคุณภาพ•ประกันราคา•เข้าถึงบริการ

แพทย์ระดับปฐมภูมิและทุติยภูมิระดับต้น 1:10,000 GP:SP = 40:60 ชาตรี บานชื่น, 25502

DEFINITION

3

DEFINITIONThe act of rearranging element following one or more rule.

3

DEFINITIONThe act of rearranging element following one or more rule.

กระบวนการแบ่งงานสําหรับบุคคล ซึ่งต้องอาศัยความถนัดหรือความชํานาญเฉพาะด้าน มีการจัดวางโครงสร้างและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

กลุ่มคน ตลอดจนกําหนดอํานาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ ลดหลั่นกันไปตามสายบังคับบัญชา เพื่อให้ทุกคน

สามารถปฏิบัติงานให้บรรลุผลสําเร็จตามที่องค์การกําหนดไว้

3

ศ.จำนงค์ ทองประเสริฐ, ราชบัณฑิต4

คําว่า “องค์กร” เป็นศัพท์บัญญัติตรงกับภาษาอังกฤษว่า Organ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๒๕ ได้ให้บทนิยามไว้ดังนี้ “น. ส่วนประกอบย่อยของหน่วยใหญ่ ทําหน้าที่สัมพันธ์กันหรือขึ้นต่อกันและกัน.” ส่วนคําว่า “องค์การ” ซึ่งตรงกับภาษาอังกฤษว่า Organization นั้น ท่านได้ให้บทนิยามไว้ดังนี้ “น. ศูนย์กลางของกิจการที่รวมประกอบกันขึ้นเป็นหน่วย.” หรือจะพูดง่าย ๆ ก็คือ หลาย ๆ “องค์กร” รวมกันเข้ากลายเป็น “องค์การ”

ศ.จำนงค์ ทองประเสริฐ, ราชบัณฑิต4

ความหมายโครงสร้างองค์การ (Organizational structure) หมายถึง กรอบโครงงานขององค์การที่กําหนดงาน กลุ่มงาน และความสัมพันธ์ของงานไว้เมื่อมีการปรับโครงสร้างองค์การก็ต้องมีการออกแบบองค์การใหม่

5

ความหมาย

6

ความหมายการออกแบบองค์การ (Organizational design) หมายถึง การพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การ

6


Work specialization

6


Work specialization

Departmentalization

6


Work specialization

Departmentalization

Chain of command

6


Work specialization

Departmentalization

Chain of command

Span of control

6


Work specialization

Departmentalization

Chain of command

Span of control

Centralization VS Decentralization

6


Work specialization

Departmentalization

Chain of command

Span of control


Formalization6

การจัดสายบังคับบัญชา

7

การจัดสายบังคับบัญชาสัมพันธ์ของบุคคลในองค์การ มีการลดหลั่นตามชั้นของการบังคับบัญชา ไม่ควรมีลําดับขั้นมากเกินไป

7

การติดต่อสื่อสาร

8

การติดต่อสื่อสารส่งผ่านข่าวสารและความเข้าใจระหว่างบุคคล หรือหน่วยงานในองค์การ การสื่อสารที่ดีจะมีผลต่อประสิทธิภาพการทํางาน ก่อให้เกิดขวัญและกําลังใจที่ดีแก่พนักงาน

8

ความมีเอกภาพในการบังคับบัญชา

9

ความมีเอกภาพในการบังคับบัญชาการได้รับคําสั่งโดยตรงจากผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว จะช่วยป้องกันความสับสน การปัดความรับผิดชอบ การก้าวก่ายหน้าที่

9

การกําหนดขอบเขตของการบริหาร

10

การกําหนดขอบเขตของการบริหารโดยกําหนดจํานวนผู้ใต้บังคับบัญชาให้เหมาะสม โดยที่ขนาดของการควบคุมจะต่างกันคือ ระดับบริหารควรมีขนาด 3-9 คน และระดับปฏิบัติงานควรมีขนาดไม่เกิน 30 คน

10

การแบ่งงานตามความชํานาญเฉพาะอย่าง

11

การแบ่งงานตามความชํานาญเฉพาะอย่างใช้หลักเกณฑ์การแบ่งงานที่เหมาะสม จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับงานที่ตรงกับความรู้ความสามารถและก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทํางาน

11

การแบ่งสายงานหลักและสนับสนุน

12

การแบ่งสายงานหลักและสนับสนุนโดยแบ่งเป็นหน่วยงานหลัก หน่วยงานที่ปรึกษา หน่วยงานธุรการ ช่วยบริการและอํานวยความสะดวก

12

การประสานงาน

13

การประสานงานเป็นกิจกรรมสําคัญที่ช่วยให้เกิดความร่วมมือกันในการปฏิบัติงาน และลดความขัดแย้งระหว่างผู้ร่วมงาน

13

อํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ

14

อํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบอํานาจหน้าที่ หมายถึงสิทธิที่จะสั่งให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม โดยที่ต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์ ได้มาตามตําแหน่ง ความรับผิดชอบ

14

การมอบหมายงานและการมอบอํานาจหน้าที่

15

การมอบหมายงานและการมอบอํานาจหน้าที่เป็นการกําหนดความรับผิดชอบให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อปฏิบัติงาน โดยการมอบหมายงานจะต้องมอบอํานาจหน้าที่ให้สอดคล้องกันจึงจะทําให้งานสําเร็จตามเป้าหมาย เป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บริหาร

15

ประโยชน์ของการจัดองค์การ

16

ทําให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์


16


ทําให้ผู้ปฏิบัติงาน รู้ขอบเขตงาน อํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเอง


16



ช่วยขจัดความซ้ําซ้อนในการทํางาน ประหยัดต้นทุน


16




ช่วยให้องค์การปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้


16




ช่วยให้องค์การปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้

ทําให้การมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชาง่ายขึ้น และง่ายต่อการควบคุมการทํางานของผู้บริหาร


16

THE ORGANIZING PROCESS

17


STEP 1Reflect on plans and objectives

17



17



STEP 2Establish major

task

17




task

17




task

STEP 3Divide major task

into subtasks

17




task


into subtasks

17




task


into subtasksSTEP 4

Allocate resources and directives for

subtasks17




task


into subtasksSTEP 4


subtasks17




task


into subtasksSTEP 4


subtasks

STEP 5Evaluate result of

organizing strategy

17




task


into subtasksSTEP 4


subtasks

STEP 5Evaluate result of

organizing strategy

17

WORK SPECIALIZATION

18

WORK SPECIALIZATIONDevision of work

Team work

Job enrichment

Job enlargement

18

DEPARTMENTALIZATION

19

DEPARTMENTALIZATION

President

Finance ServiceMarketing

Functional departmentalization

19

DEPARTMENTALIZATION

President



President

Cardiology NeurologyAntibiotics

Product departmentalization

19

DEPARTMENTALIZATION

President



President



President

Central SouthNorth

Geographic departmentalization

19

DEPARTMENTALIZATION

President



President



President

Service CashierReception

Processing departmentalization

President

Central SouthNorth

Geographic departmentalization

19

CHAIN OF COMMAND

Authority Responsibility

Unity of command

สายการบังคับบัญชาจากผู้บริหารสูงสุดมาถึงผู้ปฏิบัติงานระดับล่างสุด เพื่อให้เห็นว่าผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนขึ้นตรงต่อใคร หรือต้องรายงานต่อใครเป็นขั้นตอน

20

SPAN OF MANAGEMENT

21

SPAN OF MANAGEMENT

Top manager

A B C D E F

Top manager

A B C D E F

Manager 1 Manager 2

21

SPAN OF MANAGEMENT

Top manager

A B C D E F

Top manager

A B C D E F

Manager 1 Manager 2

Hei

ght

21

SPAN OF MANAGEMENT

Top manager

A B C D E F

Top manager

A B C D E F

Manager 1 Manager 2

Hei

ght

FactorFactor has tendency to

increase span of management when-

Factor has tendency to decrease span of

management when-

1.Similarity of function2. Geographic contiguity3.Complexity of function4.Coordinating5.Planning

1.Subordinates have similar function2.Subordinates are physically close3..Subordinates have simple tasks4. Work of subordinates needs little coordination5. Manager spends little time planning

1.Subordinates have different functions2.Subordinates are physically distant3.Subordinates have complex tasks4. Work of subordinates needs much coordination5. Manager spends much time planning

21

CENTRALIZATION VS DECENTALIZATION

22

CENTRALIZATION VS DECENTALIZATION

More centralization More decentralization

Environment is stable Environment is complex, uncertain.

Lower-level managers are not as capable or experienced at making decision as upper-level managers

Lower-level managers are capable and experienced at making decision.

Lower-level managers do not want to have a say in decisions. Lower-level managers want a voice in decisions.

Decisions are significant. Decisions are relatively minor

Organization is facing a crisis or the risk of company failure.Corporate culture is open to allowing managers to have say what happens

Company is large Company is geographically dispersed

Effective implementary of company strategies depends on manager retaining say over what happens.

Effective implementation of company strategies depends on manager having involvement and flexibility to make decisions.

22

การกระจายอํานาจ• Decentralization is the process of dispersing decision-making governance

closer to the people and/or citizens. It includes the dispersal of administration or governance in sectors or areas like engineering, management science , political science, political economy, sociology and economics. Decentralization is also possible in the dispersal of population and employment.

23

DECENTRALIZATION

Deconcentration

Delegation

Devolution

1

2

3

24

Administrative decentralization

Deconcentration

Devolution

Delegation

Deconcentration is the weakest form of decentralization and is used most frequently in unitary states—redistributes decision making authority and financial and management responsibilities among different levels of the national government. It can merely shift responsibilities from central government officials in the capital city to those working in regions, provinces or districts, or it can create strong field administration or local administrative capacity under the supervision of central government ministries.

Delegation is a more extensive form of decentralization. Through delegation central governments transfer responsibility for decision-making and administration of public functions to semi-autonomous organizations not wholly controlled by the central government, but ultimately accountable to it. Governments delegate responsibilities when they create public enterprises or corporations, housing authorities, transportation authorities, special service districts, semi-autonomous school districts, regional development corporations, or special project implementation units. Usually these organizations have a great deal of discretion in decision-making. They may be exempted from constraints on regular civil service personnel and may be able to charge users directly for services.

Devolution is an administrative type of decentralisation. When governments devolve functions, they transfer authority for decision-making, finance, and management to quasi-autonomous units of local government with corporate status. Devolution usually transfers responsibilities for services to local governments that elect their own elected functionaries and councils, raise their own revenues, and have independent authority to make investment decisions. In a devolved system, local governments have clear and legally recognized geographical boundaries over which they exercise authority and within which they perform public functions. Administrative decentralization always underlies most cases of political decentralization.

25

FORMALIZATION

26

FORMALIZATIONการกําหนดมาตรฐานของงานต่างๆ ในองค์การ กําหนดกฎเกณฑ์และระเบียบปฏิบัติและวิธีปฏิบัติให้กับพนักงาน

อิสระในการปฏิบัติงาน

26

TRADITIONAL ORGANIZATION

Simple structure• Low departmentalization• Wide span of control• Authority centralized in a single person• Low formalization

Functional structure• Specialization• Increasingly bureaucratic• Functional departmentalization

Divisional structure• Independent• Product/customer/geographical/process departmentalization

Strength: Fast, flexible, inexpensive to maintain; clear accountabilityWeakness: Not appropriate as organization glow; reliance on one person is risky

Strength: Cost-saving advantage from specialization and employees are group with other who have similar tasksWeakness: Pursuit of functional goals can cause managers to loss sight of what’s best for overall organization

Strength: Focuses on result- division managers are responsible for what happens to their products and servicesWeakness: Duplication of activities and resources increases costs and reduces efficiency

27

Organization culture• Strong mutual relationship• Sense of community• Caring• Trust

Leadership• Shared vision•Collaboration

Organization design• Boundaryless• Teams• Empowerment

CONTEMPORARY ORGANIZATION

Team-based structure

Matrix structure

Project structure

Autonomous internal unit

Boundaryless organization

Learning organization

Information sharing• Open• Timely• Accurate

Learning organization

28

Responsibility Authority

Delegation

29

RESPONSIBILITYDividing job activities

•The functional similarity method•Examine objectives•Designate activities necessary to reach objectives•Design jobs by grouping similar activities•Make individuals responsible for performing jobs

•Functional similarity and responsibility

Clarifying job activities•General responsibility•Operating responsibility•Specific responsibility•Must be consulted•May be consulted•Must be notified•Must approve

Behavior with subordinates• Take complete charge of their work groups• Pass praise and credit along to subordinates• Stay close to problems and activities• Take actions to maintain productivity and are willing to terminate poor performers if necessary

Behavior with upper management• Accept criticism for mistakes and buffer their groups from excessive criticism• Ensure that their groups meet management expectations and objectives

Behavior with other groups• Make sure that any gaps between their areas and those of other managers are surely filled

Personal attitudes and values• Identity with the group• Put organizational goals ahead of personal desires or activities• Perform tasks for which there is no immediate reward but that help subordinates, the company and both• Conserve corporate resources as if the resources were their own

Responsible manager

30

AUTHORITY

Type of authority• Line authority• Staff authority• Functional authority

Hospital board

Medical staffChief of staff CEO

Medical staffExecutive committee

Medical staffExecutive committee

Clinical department

Medical

Clinical department

SurgicalClinical

department PediatricsClinical department

Ob. Gyn.

Clinical department

Dental

Director of nursing services

Unit management team

Chief clinical nurse

Unit medical advisor

Administrator assistant hospital

Services departments

(Indirect)

31

DELEGATION

•Give employee freedom to pursue tasks in their own way•Establish mutually agreed-upon results and performance standards for delegated tasks•Encourage employees to take an active role in defining, implementing, and communicating progress on tasks•Entrust employees with completion for whole projects or tasks whenever possible•Explain the relevance of delegated tasks to larger projects or to department or organization goals•Give employees the authority necessary to accomplish tasks•Allow employees access to all information, people, and departments necessary to perform delegated tasks•Provide training and guidance necessary for employees to complete delegated tasks satisfactorily•When possible, delegate task on the basis of employee interests


Maximum delegation in organization

No delegation in organization

Decentralization organization

Centralization organization

Degree of centralization

and decentralization

Degree of delegation

32

Organization cycleช่วงเริ่มประกอบการ ผู้ประกอบการต้องใช้ความสามารถ

ในการบริหารเพื่อความอยู่รอด และหาสินค้าหรือบริการ

ใหม่ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดได้

ช่วงเจริญเติบโตเร็ว เป็นช่วงที่องค์การมีขนาดใหญ่ข้ึน ต้อง

จัดวางโครงสร้าง แบ่งงาน และกำหนดเป้าหมายการทำงาน

ที่ชัดเจน โดยผู้บริหารจะต้องบริหาร ควบคุม กำหนดวิธี

ปฏิบัติงาน และจัดทำแผนกลยุทธ์สำหรับองค์การ

ช่วงเริ่มเส่ือม เป็นช่วงที่องค์การมีขนาดเท่าเดิม โครงสร้าง

ซับซ้อน เริ่มมีความเส่ียงมากข้ึน ความสามารถในการ

แข่งขันลดลง องค์การเริ่มเส่ือมถอย ต้องมีการลดขนาด

องค์การ (downsizing) โดยการลดจำนวนงานที่ไม่จำเป็น

และลดจำนวนคนลง เพื่อลดต้นทุน และเพิ่มผลผลิต

ช่วงเจริญเติบโตเต็มที่ องค์การมีขนาดใหญ่และซับซ้อน

ควบคุมได้ยากข้ึน

33

หลักการออกแบบ• จัดองค์การแบบแบนราบลง (Flatter Organization Structure) โดยลดจํานวนสาย

การบังคับบัญชาลง และใช้เทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารเป็นตัวเชื่อมการทํางานของแต่ละแผนก

• ส่งเสริมให้มีการกระจายอํานาจมากขึ้น เพื่อให้พนักงานในองค์การสามารถตัดสินใจ และปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์ เน้นการกระจายอํานาจ

• เพิ่มสัดส่วนพนักงานมืออาชีพให้มากขึ้น โดยใช้ระบบข้อมูลข่าวสาร เพื่อที่จะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารผ่านทางอีเมล์ ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยลดการใช้วัสดุสิ้นเปลืองในสํานักงานได้

34

การมอบหมายงาน

บน บน

ลาง ลาง

ทัศนะสมัยเดิม ทัศนะการยอมรับ

35

การจัดแบ่งงาน• การแบ่งงานตามแนวนอน (Horizontal Differentiation) แบ่งตามหน้าที่

งาน หรือเทคนิคการทํางานตามแนวนอนระหว่างหน่วยงานต่างๆ• การแบ่งงานตามแนวดิ่ง (Vertical Differentiation) แบ่งตามความยากง่าย

ตามแนวดิ่ง ตามสายการบังคับบัญชาที่มีลําดับชั้นสูงต่ํา หรือตามยศตําแหน่ง• การแบ่งงานตามสถานที่หรือพื้นที่ (Spatial Differentiation) แบ่งตามที่ตั้ง

ของหน่วยงานที่เกี่ยวกับการกระจายของอุปกรณ์เครื่องจักและบุคลากรในพื้นที่ต่างๆ

36

ในการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมมนุษย์ จะต้องปฏิวัติภายใน สร้างฐานความคิดขึ้นใหม่ โดยพัฒนามนุษย์ให้

เป็นอิสระอย่างแท้จริง คือข้างในมีความสุขอิสระ สันโดษ สมถะเป็น ข้างนอกอยู่อย่างพึ่งพาอาศัย เกื้อกูลกันไปกับคนอื่นและธรรมชาติ ปรับฐานระบบความ

สัมพันธ์กับธรรมชาติให้ถูกต้อง

37

38

Documents

Lesson3-Organizing