FASE EJECUCIN

ACTIVIDAD DEL PROYECTO:

5. Aplicar los principios y tcnicas archivsticas en la organizacin del archivo central, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Desarrollar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias.

Del 3 al 21 de septiembre de 2012

Exploracin de aprendizajes previos

A travs de una lluvia de ideas con sus compaeros de GAES, responda:

Qu entiende por Transferencias documentales? Y Mencione las clasesRemisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades pblicas del nivel central del orden nacionalClasesCLASES: Primarias o SecundariasPrimarias: Remisin de los documentos del archivo de gestin (o de oficina) al archivo central para su conservacin. Se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites.Secundarias: Remisin de los documentos del archivo central al archivo histrico para su conservacin permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta su valor cientfico, cultural e histrico

Son necesarias las TRD para la transferencia documentales primarias y por qu?Si porque Cuando las series documentales han cumplido su perodo de retencin en el archivo de gestin de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retencin se empieza a contar a partir de la fecha en que culmin el trmite, es decir, la fecha de la ltima actuacin. Qu otro instrumento de descripcin documental se requiere para transferir documentos?El instrumento de descripcin involucrado de manera directa es el inventario de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a transferir al Archivo de Concentracin, mismo que dar la pauta para la actualizacin de ambos instrumentos en cada archivo en cuestin de actualizacin.

D ejemplos de Tipos documentales y Soportes Documentales.

Apropiacin del Conocimiento: En grupos de estudio mximo de 3 personas:Ubique en la carpeta material de apoyo: EL Mini-manual de TRD y Transferencias y elabore:

Tcnica didctica con el glosario que aparece en las pginas 7-9, imprima y aplquela por GAES.

Mapa mental sobre las ventajas de las transferencias documentales pg. 14.

Ubique en la biblioteca digital del Sena el libro Gestin documental y Organizacin de Archivos en el captulo que habla sobre transferencia de archivos centrales y realice cuadro comparativo de los objetivos y funciones de los archivos centrales y los intermedios al igual que las herramientas e instrumentos que deben existir en dichos archivos.

Retome el Mini-manual de TRD y transferencias, analice y responda por escrito: Qu papel ejercen cada clase de archivo segn el ciclo vital en el tema de transferencias documentales? Cules son los requisitos para efectuar transferencias documentales. Mencione los pasos para la preparacin fsica de la documentacin. En qu consiste la limpieza de la documentacin, Qu proceso debe seguirse para el material que est afectado por agentes biolgicos.

Cuestionario Instructivo de Limpieza y desinfeccin de reas y de documentos de archivo

1. Qu insectos aparecen cuando hay suciedad en los archivos?2. Qu es lo que genera manchas de diversos colores en los documentos?3. Cundo y cmo debe hacerse un programa de limpieza en los documentos, reas y depsitos de archivo?4. Qu comit y en qu colabora para la desinfeccin de los documentos de archivo?5. Qu medidas de autocuidado debe tener en cuenta los funcionarios que trabajan con documentos de archivo?6. Qu materiales se deben tener para la limpieza documental?7. Qu debe hacerse con el material afectado por hongos?8. Cundo debe realizarse la limpieza y desinfeccin de las reas de trabajo?9. Qu debe hacerse para la desinfeccin de las reas de trabajo? Y qu en la desinsectacin?10. Qu recomendaciones se deben tener en cuenta para la fumigacin de espacios de oficinas y cules despus de esta accin?

Qu aspectos hay que tener en cuenta en los procesos de revisin y foliacin? (Mini-manual). Tambin tenga en cuenta el material de orientacin para la foliacin de documentos el cual se encuentra en la pgina del AGN y lo puede ubicar con la pregunta Cmo debe realizarse la foliacin en los documentos de archivo? (escriba 10 items que le parezca interesantes.

Qu tratamiento se da a material empastado y a carpetas o legajos? (Mini-manual)

Cul es la identificacin de las cajas y de los legajos? Elabore etiqueta para cada uno (Mini-manual) En qu consiste el amarre y el embalaje? (Mini-manual)

Realice lectura comprensiva sobre el captulo 16 del libro: Archivstica general. Teora y Prctica. Antonia Heredia H. La organizacin y la descripcin del archivo administrativo y elabore flujograma de cada etapa: pre-archivstica y archivstica.

De lectura comprensiva a la siguiente normatividad y elabore: Sntesis de: Decreto 1382 de 1995 y acuerdo 08 de 1995 sobre transferencias de documentos histricos de los archivos de los organismos nacionales al AGN. (Mini-manual).

Cuadro descriptivo de cada comit, especificando nmero del acuerdo, fecha, objetivo, integrantes y funciones. Acuerdo 12 de 1995 (rganos de direccin, coordinacin y asesora), Acuerdo 002 de 1996, Acuerdo 006 de 1996.

20 Preguntas con sus respuestas: Acuerdo 057 de 2000, Acuerdo 041 de 2002 y acuerdo 015 de 2003 sobre entrega de documentos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen.

Investigue sobre la normatividad para recibir archivos en donacin y haga una sntesis. (Acuerdos de donacin y adquisicin de documentos).

Aplicacin del Aprendizaje:

Participe en la socializacin de la normatividad para transferir documentos y del material ledo sobre transferencias documentales.

Interprete manual de Gestin Documental de una entidad.

Elabore acto administrativo sobre la creacin del comit de archivo en una entidad.

Elabore y divulgue instructivo sobre el programa de transferencias documentales con su cronograma.

Elabore dos listas de chequeo para verificar que los documentos que se reciben en transferencia cumplan con los requisitos planteados (1. preparacin fsica de los documentos y 2.recepcin de la transferencia).

Desarrolle el taller de aplicacin de los procesos tcnicos de transferencias documentales (revisin, depuracin, foliacin, quitar objetos metlicos, elaborar inventario y acta de entrega).