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L’intelligence d’affaires
à votre service
Patrick Prairie, agr. Chargé de projet
En collaboration avec
France Lamonde Agricultrice
Le CEGA c’est…
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Le Centre d’expertise en gestion agricole Créé en 2009 par différents intervenants du milieu, ayant pour
mission de faire la promotion de la gestion agricole au Québec.
Le CEGA est un organisme regroupant l’ensemble des intervenants en gestion agricole et en gestion des ressources humaines.
CENTRES
D’EXPERTISE
INSTITUTIONS
FINANCIÈRES
RELÈVE ET
ÉTABLISSEMENT
Plan de présentation
La gestion en 2016
L’intelligence d’affaires en bref
Les besoins
Le concept de l’outil
La présentation de l’outil
Les impacts
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La gestion en 2016
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Les grandes étapes de la gestion
Années 60-70: La mise en place de comptabilité
Années 80: L’analyse de groupe
Années 90: Les états financiers sur une base d’exercice
2016: L’intelligence d’affaires
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La prémisse de base:
Tout le monde veut des données «qui parlent» et qui sont disponibles en claquant des doigts…
La gestion en 2016
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Mais dans la réalité, il faut d’abord
Collecter les données qu’on veut «faire parler»…
Ça ne sera plus très long, il me reste seulement 3 mois à saisir et on va savoir si on a fait de l’argent…
La gestion en 2016
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Bonjour, je voudrais la facture F-238 de
l’année 2015…
Facile ! 8ème feuille du dossier
jaune, dans la pochette verte du 3ème tiroir
gauche, du classeur 5 !
Classer les informations pour s’y retrouver…
La gestion en 2016
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Les partager aux membres de l’entreprises et/ou aux intervenants…
Quels engrais vous
utilisez ?
Il me faut les factures pour les déboursés !
Est-ce que les revenus
atteignent les objectifs ?
Combien avaient coûté les pneus
pour le Massey ?
La gestion en 2016
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Et finalement, exploiter ces données pour générer des indicateurs qui «vous parlent» !
Je vous laisse un moment pour bien
comprendre l’information…
La gestion en 2016
L’intelligence d’affaires et la gestion
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C’est ici qu’entre en jeu le concept
«d’intelligence d’affaires»
Collecter Classer Partager Exploiter
11
L’intelligence d’affaires et la gestion
Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires ?
Par intelligence d’affaires (Business Intelligence [BI]), on entend la transformation des données en information pouvant servir à la prise de décision.
Collecter Classer Partager Exploiter
Factures Relevés de vente Financière Technique Agroenvironnement
Retrouver les données Retrouver les documents Entreposage sécuritaire Archivage règlementaire
Contrôle des accès Accès facile et rapide Membres de l’entreprise Intervenants
Indicateurs personnalisés Rapports sur demande Formulaires
http://www.portailpme.com/
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Un incontournable pour la gestion
Pour les agriculteurs
Le volet administration doit être simplifié et optimisé afin de libérer du temps aux agriculteurs… on est rendu en 2016 non?
• Réduire le poids de la paperasse
• Créer une 2ième vie à vos informations (valeur ajoutée)
• Avoir accès à des indicateurs à jour et personnalisés
Pour les intervenants
Les appuyer en leur fournissant un outil adapté à un environnement d’affaires qui change de plus en plus rapidement.
• Diminuer le temps de collecte de données
• Augmenter le temps disponible pour les suivis
L’intelligence d’affaires et la gestion
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Des besoins criants…
Au cours des dernières années, des études de plusieurs sources différentes nous ont permis de constater que la collecte de données et la gestion de la paperasse sont des obstacles majeurs à la prise de décision…
Les besoins
• Sondages AGÉCO auprès des producteurs (initié par le CEGA)
• Enquête sur les perceptions et besoins en matière de gestion (Anne-Marie Pichette, consultante en développement organisationnel)
• Besoins des agriculteurs canadiens en gestion d’entreprise (GAC)
• Take a New Approach with the Agricultural Management Institute (AMI) Ontario
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Les besoins en gestion - Types d’assistance requise
Les besoins
Simplification de la gestion (paperasse)
Besoin d’aide à la décision
Regroupement d’information (Classement-repérage)
Résultats d’une enquête exploratoire menée auprès des producteurs agricoles de la Mauricie d’octobre 2010 à octobre 2011, Anne-Marie Pichette
CÉRÉALIER
LAITIER
BOVIN
PORC
MARAÎCHER
ÉMERGENTS
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Les besoins
Il existe 2 types de tâches sur une entreprise:
Résultats d’une enquête exploratoire menée auprès des producteurs agricoles de la Mauricie d’octobre 2010 à octobre 2011, Anne-Marie Pichette
Tâches déterminantes Tâches accaparantes
Quelles sont les activités qui vous
prennent le plus de temps, qui vous
occupent le plus ?
Quelles sont les activités qui comptent
le plus pour être performant ?
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Les besoins
TÂCHES DÉTERMINANTES TÂCHES ACCAPARANTES
PORC
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Les besoins
Constats des études auprès des agriculteurs
Ils n’aiment pas la paperasse
Ils veulent connaître leurs résultats
Ils savent quoi faire pour augmenter leur rentabilité
Mais, ils sont freinés par 2 éléments majeurs:
La paperasse prend trop de temps
Il y a peu d’outils qui collectent les informations rapidement
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Concept de l’outil
Régler le problème à la source
La collecte de données est le Talon d’Achille des entreprises…
Collecter Classer Partager Exploiter
Factures Relevés de vente Financières Techniques Agroenvironnementales
Le défi est de créer un outil qui collecte des données en temps réel et qui alimente les autres fonctions.
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Un défi important à relever
Implanter ce genre de solution sur une ferme n’est pas simple
Les factures et relevés de vente sont complexes
Les entreprises agricoles n’ont pas la taille pour justifier l’achat de solutions très coûteuses.
Les processus comptables ne sont pas uniformes
Les méthodes de classement varient fortement
Le développement de «fichiers maison» diffère d’une entreprise à l’autre
Concept de l’outil
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Faciliter la saisie des données et le classement
L’outil sur 3 caractéristiques:
L’utilisation du Web
• Accessibilité, compatibilité et centralisation du système
La technologie de reconnaissance de caractères (OCR)
• Récolte automatique des données de facturation (achats/ventes)
Un lien avec le système comptable de l’entreprise
• Envoi des données et adaptation de l’outil à l’entreprise
Concept de l’outil
Factures Relevés de vente
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Concept de l’outil
Envoi de l’écriture au système comptable
Rapports, PAEF, Certificats, Excel…
Classement automatique
Factures Relevés de vente
Dossier de l’entreprise
Classification des documents
Extraction par l’OCR
Validation par l’utilisateur
Choix du mode de paiement
Mise à jour des indicateurs
Classeur et outils de recherche
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Présentation d’une courte vidéo
Présentation de l’outil
Impacts
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Collecte des données
Uniformisation de la prise de données
• Détail des données
• Charte de comptes uniformisée
• Unités de mesure standard
Automatisation de la saisie
• Résultats de l’OCR
• Correspondance comptes / items / fournisseurs
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Classement des documents
Moins de temps à classer
• Création automatique de dossiers
• Classement automatique et uniforme
• Visualisation en ligne
Et beaucoup moins de temps à chercher
• Indexation des items de chaque facture
• Par mot clé / fournisseur / date
Impacts
Développements à venir…
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Partage des informations
Exploitation des données
• Accès multi-usagers au dossier de l’entreprise
• Gestion des accès (associés, employés, intervenants)
• Rapports sur demande
• Indicateurs personnalisés
Impacts
Impacts – Entreprises
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Moins de temps à saisir et à classer, plus de temps à analyser les résultats
Une meilleure appropriation des données par les producteurs
Un temps de réaction plus court
• Des indicateurs mis à jour en temps réel
Des décisions prises au bon moment
• Timing
Des données et des documents sécurisés
• Accès contrôlé / antivirus / copie de sécurité
Impacts – Services-conseils
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Moins de temps à chercher la cause, plus de temps à trouver une solution
Demandes de l’agriculteur
• Interventions plus fréquentes et ponctuelles • Interventions de courte durée • Nouveaux questionnements • Provenant d’une plus grande diversité d’entreprises
Livrables
• L’accent est mis sur l’accompagnement à la prise de décision et le suivi • Développement d’un service de monitorage d’entreprises • Nouvelle gamme de services
Coûts et forfaits de cet «outil dernier cri»
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Numériseur
• Kodak ScanMate i1150 (500$)
• Traitement des images à très haute résolution
• Vitesse de 40 pages par minute (recto-verso)
• Facile d’utilisation et préconfiguré
Installation (offre de lancement à 200$)
• Déplacement d’un installateur du CEGA
• Configurations et explications sur le fonctionnement de l’outil
Prochaines étapes et prix de lancement
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Abonnements Version lancement initial
• Contrat d’un an
• 2 premiers mois à 40$, 10 mois suivants à 80$
• Date limite d’inscription: 30 avril 2016
• Maximum de 40 inscriptions
Version pré-commerciale
• Contrat d’un an
• 80$ par mois
• Date limite d’inscription 31 août 2016
• Maximum de 200 inscriptions
Pour le coût d’un forfait cellulaire…
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Collecter Classer Partager Exploiter
N’oubliez pas !
Merci de votre attention !