1

Literacy,LanguageandLearningInitiative

FY14Q4QuarterlyReport(July‐September2014)

 

E D U C A T I O N D E V E L O P M E N T C E N T E R

4 3 F O U N D R Y A V E N U E , W A L T H A M , M A 0 2 4 5 3

 

 

2

L3OverviewThe  Literacy,  Language and  Learning  (L3)  Initiative’s  strategic objective  is  to  strengthen  teaching and 

learning  so  that  children  leave primary  school with  solid  literacy  and numeracy  skills.  L3 works with 

Rwanda’s Ministry  of  Education  (MINEDUC)  to  improve  students’  reading  and mathematical  skills  in 

grades  one  to  four,  as well  as  their  English  language  proficiency. Working  in  collaboration with  the 

MINEDUC, USAID and technical partners, the L3 project works with pre‐service and in‐service facilitators 

to  introduce proven  reading and mathematics  teaching  strategies, and with community volunteers  to 

support  learning. The project also aims  to  improve  the availability and use of  innovative  reading and 

math  instructional materials. Teachers’ and students’ reading, math and English  language skills will be 

reinforced through interactive audio instruction programs. 

The  L3  initiative  has  five  intermediate  results  that  support  the  strategic  objective,  and  ultimately 

contribute to USAID’s goal of improved reading skills for 100 million children in primary grades by 2015. 

These results and key activities1 include:   

IR 1: Improved Quality of Teaching 

Activity  1:  Development  of  a  shared  vision  of  effective  literacy/numeracy  instruction  and  tools  to 

measure progress with respect to that  

Activity  2:  Implementation  of  a  School‐based  Mentoring  Program  to  support  enhanced  literacy, 

numeracy and ESL instruction 

Activity 3: Support to TTCs to become Centers of Excellence for Literacy and Numeracy Instruction 

Activity 4: Pilot initiatives to improve teachers’ motivation and working conditions 

IR 2: Improved Availability of Teaching and Learning Materials 

Activity 1: Develop a complete package of instructional materials to support early grade reading 

Activity 2: Hold Math Camps  for teachers and story writing competitions and Writer’s Workshops to 

produce locally‐developed reading materials 

Activity 3: Distribute over one million supplementary books 

Activity 4: Introduce “traveling libraries” in low income, rural communities 

Activity 5: Distribute sustainable  technologies  (5,400 solar powered MP3 players/radios, 1,057 video 

projector systems) to support enhanced literacy/numeracy instructional program 

Activity 6: Hold local campaigns and activities to promote a culture of reading 

IR 3: Support for English 

Activity 1: Develop interactive audio programs for ESL, P1 to P4 

Activity 2: Develop an instrument to evaluate teachers’ English language proficiency 

Activity 3: Revise existing English as a Second Language (ESL) curriculum  

                                                            

1 These activities are based on the program description approved in April 2013 and listed in the FY2014 workplan. The activities in the workplan for FY2015 will follow the revised program description approved in August 2015.

 

 

3

IR 4: Strengthened Ministry Capacity 

Activity 1: Embed L3 literacy/numeracy specialists in the central MINEDUC and the 13 TTCs to provide 

day‐to‐day support in literacy/numeracy and teacher training reforms 

Activity  2:  Develop  a  criteria‐based  classroom  observation  form  to  monitor  changes  in  teachers’ 

literacy/numeracy instructional practices over time 

Activity 3: Provide  short‐term  technical  support  to  the  Examinations division  to  strengthen  student 

literacy/numeracy assessment programs 

 

IR 5: Improved Equity in Education 

Activity  1:  Include  new  instructional materials with  positive  images  of  girls  and  other marginalized 

groups 

Activity 2: Provide additional supports and inputs to students in low‐income and rural areas 

Activity 3: Provide grants to district committees to implement activities to address disparities 

Activity 4: Develop alliance with UNICEF to ensure that cluster and school‐level support to literacy aligns with its Child‐Friendly Schools activity

 

 

4

Table of Contents 

List of Tables ................................................................................................................................................. 6 

List of Figures ................................................................................................................................................ 6 

ACRONYMS ................................................................................................................................................... 7 

INTERMEDIATE RESULT 1: Improved Quality of Teaching ...................................................................... 10 

1. A Develop a shared vision of effective literacy/numeracy instruction and tools to measure 

progress with respect to that vision ................................................................................................... 10 

1.B Develop an instructional package keyed to the new standards ................................................... 11 

1.C Complete School‐Based Mentoring Program (SBMP) framework and train mentors .................. 13 

1.D Monitor the SBMP ........................................................................................................................ 18 

1.E Incorporate the Rwanda L3 literacy/numeracy models in Teacher Training Colleges (TTCs) ...... 20 

1.F Pilot Initiatives to improve teachers’ motivation and working conditions ................................... 23 

INTERMEDIATE RESULT 2:  Improved Availability and Use of Teaching and Learning Materials ........... 25 

2.A Provide all teachers and students with a comprehensive package of materials ......................... 25 

2.C Support student, teacher and community production of low‐cost/no‐cost materials ................ 32 

2.D Promote a culture of reading ....................................................................................................... 34 

INTERMEDIATE RESULT 3:  Support for English ...................................................................................... 39 

3.A Develop a program to transition teachers (and students) to English as a language of instruction

 ............................................................................................................................................................ 39 

3.B Use the SBMP to reinforce teachers’ English (formerly 3.C) ........................................................ 40 

3.C Revise the existing English curriculum (formerly 3.D) .................................................................. 41 

INTERMEDIATE RESULT 4:  Strengthen Ministry Capacity ...................................................................... 41 

4.A Strengthen REB central capacity ................................................................................................... 41 

4.B Transform TTCs into centers of excellence for literacy/numeracy ............................................... 43 

4.C Develop tools and systems for monitoring teacher practices ...................................................... 44 

4.D Improve tools and systems for assessing students’ reading and math competencies ................ 44 

INTERMEDIATE RESULT 5:  Improved Equity in Education ..................................................................... 45 

5.A Promote positive image of girls and other marginalized groups (formerly 5.B) .......................... 45 

5.B Train teachers and parents to address barriers (formerly 5.C) .................................................... 47 

5.C Provide additional resources to rural, low‐income areas (formerly 5.D) ..................................... 48 

5.D  Increase awareness of equity issues at key nodes (formerly 5.E) ............................................... 48 

 

 

5

MONITORING AND EVALUATION (M&E) ................................................................................................ 49 

COLLABORATION AND LEVERAGED RESOURCES .................................................................................... 50 

4.0 LESSONS LEARNED ................................................................................................................................ 61 

5.0 FINANCE ................................................................................................................................................ 61 

6.0 ADMINISTRATION AND MANAGEMENT ............................................................................................... 62 

7.0 ANNEXES ............................................................................................................................................... 67 

 

 

 

6

ListofTablesTable 1 Kinyarwanda materials produced .................................................................................................. 11 

Table 2 Math materials produced ............................................................................................................... 11 

Table 3 Mentors trained in Q4 .................................................................................................................... 14 

Table 4 Number of teachers in schools without mentors trained per district ........................................... 15 

Table 5 Number of schools visited and number of teachers observed ...................................................... 17 

Table 6 Training Schedule of VSO Volunteers ............................................................................................. 21 

Table 7 TTC tutors trained .......................................................................................................................... 22 

Table 8 PTC members trained ..................................................................................................................... 23 

Table 9 Schools given teacher motivation awards ..................................................................................... 24 

Table 10 P1 &P2 materials distribution ...................................................................................................... 26 

Table 11 Community Mobile Libraries visited during Q4 ........................................................................... 27 

Table 12 CMLs distributed .......................................................................................................................... 28 

Table 13 Challenges and mitigations in the CLNVP .................................................................................... 30 

Table 14 Participants in the Andika Rwanda writing competition ............................................................. 36 

Table 15 National Winners of Andika Rwanda 2014 .................................................................................. 37 

Table 16 English materials produced .......................................................................................................... 39 

Table 17 Use of girls' support grants .......................................................................................................... 46 

Table 18 L3 print media coverage ............................................................................................................... 65 

ListofFiguresFigure 1 Audio lesson in Gasabo district ..................................................................................................... 12 

Figure 2 During monitoring in the eastern province .................................................................................. 17 

Figure 3 SBM Task Leader and Kicukiro mentors at a CPD session ............................................................ 19 

Figure 4 Training in TTC Maramba and Gacuba .......................................................................................... 21 

Figure 5 community volunteers meeting with NAR at GS Ruhuha ............................................................. 29 

Figure 6 Prima Rukmanta, LNA facilitating writer’s workshop ................................................................... 33 

Figure 7 LNA in TTC Gacuba on Literacy week event .................................................................................. 35 

Figure 8 Illustrators working with authors at the symposium .................................................................... 38 

Figure 9 REB DG and USAID education director with a winning author ..................................................... 38 

Figure 10 Children demonstrating a drama activity as part of the CLNVP at the media tour .................... 64 

 

 

 

7

ACRONYMSBCC    Behavior Change Communication    

CBF    Community Based Facilitators 

CEFR    Common European Framework of Reference  

CLNVP    Community Literacy and Numeracy Volunteer Program 

CML Initiative  Community Mobile Library Initiative  

Concern  Concern Worldwide 

CoP/DCoP  Chief of Party/Deputy Chief of Party 

CPD    Continuous Professional Development 

CPMD    Curricular and Pedagogical Materials Development 

DG    Director General  

DDG    Deputy Director General  

DEO    District Education Officers  

EDC    Education Development Center, Inc. 

ESWG    Education Sector Working Group 

FARS    Fluency Assessment in Rwandan Schools  

FDI    Future Dynamic Innovations  

ICT    Information and Communication Technology 

L3    Language, Literacy and Learning Initiative    

LARS    Learning Achievement in Rwanda Schools 

LNA    Literacy and Numeracy Advisor (from VSO) 

MARS    Mathematics Assessment in Rwandan Schools  

MCOP    Mentorship Community of Practice  

MINEDUC  Ministry of Education 

M&E    Monitoring and Evaluation 

MRA    Methodology and Resource Advisor 

NAR    Never Again Rwanda 

NGO    Non Governmental Organization 

P1‐6    Primary One to Six 

PCV    Peace Corps Volunteer 

PTC    Parent Teacher Committee  

Q1/Q2    Quarter 1, Quarter 2, etc 

REB    Rwanda Education Board 

REPS    Rwandan English Proficiency Standards for teachers 

SBM    School‐based Mentor 

 

 

8

SBMP    School‐based Mentoring Program 

SEO    Sector Education Officers 

STTA    Short Term Technical; Assistance 

TAC    Textbook Approval Committee 

TDM    Teacher Development and Management 

TRC    Teaching Resource Center 

TTC    Teacher Training Colleges 

USAID    United States Agency for International Development 

VSO    Voluntary Services Overseas  

 

 

 

9

1.0 EXECUTIVE SUMMARY 

During the past quarter, the technical team continued to participate in the curriculum revision workshops, trying to ensure that the L3 materials are in line with the revised curriculum. Development of the scope and sequence for P4 Math is waiting on the finalization of the Math curriculum.  

The Kinyarwanda, English and Math materials for P3 terms 1 and 2 were submitted to the Textbook Approval Committee (TAC) in July. Based on TAC advice, materials were revised and will be submitted to TAC for final approval together with the Term 3 materials in October. 

The term 3 materials were printed and distributed to pilot schools in August. 

The distribution of P1 and P2 student readers was completed. The distribution and installation of solar panels to 1,139 schools without electricity was completed in September. Schools not on the original list will be provided with panels in the coming quarter. 

Training of senior mentors on Phase 3 of mentoring techniques and standards was conducted in August. This is the final phase of the training which they cascade to the school‐based mentors (SBMs).  

Training of 4,571 P1 and P2 teachers in the 848 schools which are not served by SBMs was conducted by the technical team at weekends and during the school holidays in July and August. 

Two additional VSO volunteers arrived in July bringing the total to ten. During July, the volunteers were trained on the L3 materials, and during the July/August holiday, they trained 273 tutors from the Teacher Training Colleges (TTCs). The first Math Camp was conducted at TTC Mbuga and further workshops have been planned during the long holiday. Two writers’ workshops were conducted by VSOs at the TTCs and one at Umutara school for deaf children. 

With the approval of REB, Concern Worldwide have revised their plans for the training of PTCs to include five members from each PTC. During the quarter PTCs were trained in Nyamagabe, Nyaruguru and Gisagara districts. Visits were conducted to PTCs previously trained in Huye district to monitor their activities. 

A further eight community mobile libraries were established, bringing the total to 47 in 27 districts. The remaining districts will be covered in the next year. Monitoring of existing libraries confirmed the need to ensure that a committee based in the community structure is in place before distributing the books. 

The Andika Rwanda story‐writing competition was completed this quarter and prizewinners attended a workshop to prepare their stories for publication. The official announcement of results and prize‐giving was held at the Rwanda Reads Assembly in September. 

Preparations for the progress testing on teachers’ English proficiency to be held at the beginning of October were completed following the arrival of the English Proficiency Advisor in September. 

The report on the national fluency and math assessment conducted in March was completed. The baseline assessment on P1, P2 and P3 fluency and numeracy was conducted in 60 schools in September. The results will be shared in the coming quarter. 

Negotiations on the revision of the program description and budget were completed and the modification was signed with USAID in August. 

 

 

 

 

 

10

 

2.0 PROGRESS TOWARD RESULTS 

INTERMEDIATERESULT1:ImprovedQualityofTeaching

1.ADevelopasharedvisionofeffectiveliteracy/numeracyinstructionandtoolstomeasureprogresswithrespecttothatvision

 Progress in Q4 

Develop Term 3 P3 school, classroom and home/community‐based instruments for assessment of reading and numeracy skills (carried over from Q2)  

As part of the material development process described in section 1.B, the L3 technical team produces formative assessment tools for reading and numeracy skills. The class teacher or community volunteer administers these tools fortnightly. P3 Term 3 assessment tools have been developed.  

 

Participate in curriculum workshops and provide ongoing support for curriculum revision process  

The L3 technical team attended three curriculum review workshops this quarter, the first from July 27th to August 8th, the second from September 1st to 5th, and the third workshop from September 21st to 29th. In the July curriculum workshop, participants, grouped in subject panels, continued developing subject units for P1 to S6. At the beginning of September, the subject panels edited the units for quality assurance, and at the end September, the participants began writing the curriculum introduction. Participants included the Rwanda Education Board (REB) core team, primary and secondary teachers, TTC tutors and development partners.  

L3 provided support to the mathematics and language arts subject panels. One member from each of the English, Kinyarwanda, and Math teams attended the workshops, and the Technical Director and the Literacy Technical Assistant Michelle Drouin also attended some of those curriculum review sessions. 

EDC mathematics specialist Paul Goldenberg was unable to attend all workshops, though he maintains regular contact with the REB Curricula and Pedagogical Materials Department (CPMD) and the subject specialists and provides feedback and advice to the curriculum review process remotely.   Validate summary report on results of study of P3 and P5 students’ English and Kinyarwanda reading fluency  The report has been shared with REB senior management and the standards for all subjects are being compiled by REB's Education Quality and Standards (EQS) department.    

 

Activities planned for 1.A  Support REB in the finalization of standards for literacy and numeracy 

Participate in curriculum workshops and provide ongoing support for curriculum revision process  

Develop Term 1 P4 school, classroom and home/community‐based instruments for assessment of reading and numeracy skills  

 

 

11

1.BDevelopaninstructionalpackagekeyedtothenewstandards

Progress in Q4 

Finalize audio and print materials for Term 3 P3 English, Mathematics and Kinyarwanda  

The Kinyarwanda, English and Mathematics teams in collaboration with CPMD focal points finalized and distributed the P3 Term 3 print and audio materials to the 90 experimental schools on August 20th.  

Regular reporting to CPMD focal points continued in the form of a weekly report detailing progress made, difficulties encountered, and planned activities for the following week. Subject task leaders provide CPMD focal points with a hard and soft copy of the materials as they are developed. This gives focal points the opportunity to review the materials and provide regular feedback and suggestions to the teams as their time allows.         

Table 1 Kinyarwanda materials produced 

Kinyarwanda  Developed in Q3 for P3 Term 3 

Developed in Q4 for P3 Term 3 

Total Number in Q4 

 Audio scripts written  24/24  0/24  0 

Audio scripts recorded  24/24  0/24  0 

Audio scripts field tested  0/24  24/24  24 

Decodable texts and activities written  8/8  0/8  0 

Decodable texts and activities  desktop published  8/8  0/8  0 

Read alouds written  8/8  0/8  0 

Read alouds desktop published   8/8  0/8  0 

Number of scripted lesson plans written  56/56  0/56  0 

Diagnostic tools developed  0/4  4/4  4 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Table 2 Math materials produced 

Mathematics  Developed in Q3 for P3 Term 3 

Developed in Q4 for P3 Term 3 

Total Number in Q4 

Master plans written 8/8  0/8  0/8 

Audio scripts written 16/16  0/16  0/16 

Audio scripts recorded  16/16  0/16  0/16 

Audio scripts field tested 0/16  8/16  8/16 

Scripted lesson plans completed  48/48  0/48  0/4 

Diagnostic Tools developed 4/4  0/4  4/4 

 

 

12

Conduct school visits to monitor use of P3 materials and observe classrooms (ongoing) (formerly under 2.A)  

Adjust program inputs, based on data from implementation monitoring 

In Q4, classroom monitoring visits on the use of P3 materials were conducted in Bugesera, Gasabo, Rulindo,  Karongi and Huye. These monitoring visits are conducted every Wednesday during term time by members of the technical team. In addition to observing English, math and Kinyarwanda lessons, members of the technical team obtain feedback from teachers, students, and school‐based mentors 

(SBMs) on how the P3 materials are being used and the challenges teachers meet while implementing them.  Every Friday, technical team members who conducted monitoring on Wednesdays share their experiences with the other members. 

One observation from this quarter is that a number of the English teachers are behind schedule. When asked why, teachers report re‐teaching some lessons as they were uncertain whether the children understood fully. Some teachers need more time to catch up. During the post‐observation discussions, technical team members encourage teachers to work with their school‐based mentor and to listen to the audio prior to teaching the lessons. At the same time, during these discussions, teachers report that they have observed improvement in their students' English reading.  

In addition, L3 provincial coordinators conduct monitoring visits on a regular basis. They observe lessons and get feedback from teachers on the implementation of the new P1 and P2 materials. 

L3 provincial coordinators fill out observation forms which are shared with the L3 Monitoring and Evaluation team and technical team. 

  

Submit P3 materials to TAC (IAI programs, teacher’s manual, read‐aloud stories, decodable texts, audio stories) (formerly under 2.A)  

On July 23rd, a Textbook Approval Committee (TAC) session was held for math and Kinyarwanda, and a session for English took place on August 22nd. P3 term 1 and term 2 materials were reviewed. L3 received recommendations for edits to the materials and was also asked to apply the same changes to the term 3 materials.  

 

Implement TAC recommendations into P3 Materials for Kinyarwanda, Mathematics and English. 

Following feedback from TAC, L3 began making the requested changes. Because of a heavy schedule with the curriculum review, CPMD focal points recommended outside editors to work with the L3 technical team on ensuring that the changes were properly made.  

L3 will submit the revised materials for all three terms at the beginning of October.     

Figure 1 Audio lesson in Gasabo district 

 

 

13

Do audience research for P4 print and audio materials development  The weekly monitoring visits of the P3 experimental materials provide an opportunity for the technical team to identify key challenges in the development of P4. The team also conducts interviews with pupils, teachers and SBMs, and their participation in the curriculum review process assists the team in identifying key competencies to include in the P4 materials.   Validate P4 Scope and Sequence for English and P4 daily distribution for Mathematics  The English P4 Scope and sequence was finalized this quarter. This will now be forwarded to the CPMD focal points for validation. The Mathematics P4 daily distribution was put on hold until the validation of the new national curriculum in December 2014.    Develop audio and print materials for Term 1 P4 English and Math   The L3 technical team have begun drafting master plans and developing the leveled texts and read aloud stories for P4 English Term 1.              

  

1.CCompleteSchool‐BasedMentoringProgram(SBMP)frameworkandtrainmentors

 

Progress in Q4 

Support SBM Technical Working Group by assisting in the development of guidelines and terms of reference  

The School‐based Mentoring Program (SBMP) technical working group has been renamed as the School Based Mentoring Program Task Force. The Education Sector Working Group (ESWG) Review report recommended a three tier coordination structure of policy, strategy and delivery. The technical working group is now at a “fourth” tier of temporary Task Forces, and should concentrate on time bound, detailed, technical work. It is vital that the terms of reference reflect what is needed to strengthen and empower the mentoring program for the foreseeable future. The L3 Technical Director as co‐chair and the SBMP Task Leader as secretary are leading the development of the terms of reference. 

The need for new terms of reference has been brought about by two factors.  These are the realignment of Task Forces and Technical Working Groups and the fact that SBMP is now largely functioning as envisaged by the 2012 Gisenyi retreat, especially in terms of the deployment of senior mentors. 

Activities planned for 1.B  Submit P3 Term 3 materials to TAC for approval 

Apply TAC changes to P3 Term 3 print materials and complete P3 audio and print materials for English, Mathematics and Kinyarwanda for national roll out. 

Submit approved P3 materials to the printing company  

Submit P4 Scope and Sequence for English and P4 daily distribution for Mathematics for approval from CPMD focal points 

Develop audio and print materials for P4 English and Mathematics  

 

 

14

The current members of the technical working group have identified some technical areas that need the special attention of the Ministry, including: 

∙         Guidelines on the SBMP for education stake holders (currently in progress) 

∙         A monitoring and evaluating strategy for the SBM program 

∙         Communication strategy for highlighting the successes of the SBM program (including an expo) 

 

Other members have highlighted the need to strengthen: 

∙         Greater coordination for the recruitment and retention of mentors 

∙         Communication with DEOs and SEOs 

∙         Continuous Professional Development (CPD) for mentors 

∙         Teaching resources and materials for mentors, especially English language resources and training videos 

∙         Support for the continuation of Rwanda English Proficiency Standards for teachers (REPS)  

 

Draft terms of reference have been circulated among taskforce members and will be finalized in the next quarter. In addition, a subcommittee has compiled guidelines for education stakeholders and district officials on the role of the school‐based mentor (SBM). These have been submitted to REB's Teacher Development and Management (TDM) department and are awaiting feedback. 

 

Layout and print Phase 3 training module on 1) principles of effective mentoring; 2) and characteristics of effective School‐based Mentoring Programs   

Train 60 SM in phase 3 mentoring techniques  

In quarter four, EDC consultants completed the layout and printing of the phase 3 training module. The training, which addresses professional practice, knowledge and understanding, and values, attitudes, and behavior, was delivered to senior mentors from August 11‐15th in Nyamata, Bugesera district.  

Table 3 Mentors trained in Q4 

  

SBM train teachers country‐wide on effective use of literacy and numeracy materials  

From June 9th to 10th, senior mentors underwent a training on transforming classrooms. They cascaded this training to SBMs during their CPD sessions on June 13th and 27th.  

      Category of Participants 

         Gender   

 

No 

Location  Name of training  SM  SBM  Other  F  M  Total 

1  Nyamata  Phase 3  57      18  39  57 

 

 

15

Since then, SBMs have been training teachers countrywide on developing a repertoire of strategies for teaching comprehension, vocabulary, fluency, word recognition/solving, and numeracy. They also trained teachers in the phases of second language development and the implications for reading and writing instruction. Provincial coordinators conducted school visits to monitor this training.   

 

L3 provincial coordinators train teachers in schools without mentors on the new P1 and P2 materials  

In an effort to ensure that the new L3 P1 and P2 instructional materials are implemented effectively in all government and government‐aided schools, L3 conducted a two day face‐to‐face training for teachers from schools without mentors.  Trainings were facilitated at 50 sites in 30 districts by teams of L3 provincial coordinators, materials developers, senior and school‐based mentors, and selected teachers from L3's test site Remera Catholic. Training was scheduled to take place after the student readers had reached the schools and was arranged at weekends and in the school holidays to avoid disrupting classes. Between July 5th to August 17th, 4,571 teachers were trained.  

Teachers were eager to learn how to use the new P1 and P2 materials. At the end of the trainings, it was evident that teachers had gained more confidence in implementing the materials in their schools.  One main recommendation was to work with nearby secondary schools to provide accommodation for teachers. Some teachers had travelled far distances to attend the training, and lodging would make it easier for them to participate fully and arrive on time.  A full report can be found in Annex 1.  

L3 is also working to ensure that these teachers continue to receive professional development support.  

 

Table 4 Number of teachers in schools without mentors trained per district 

DISTRICT  Schools  Male teachers 

Female teachers 

Total teachers  

KIGALI CITY 

GASABO  20  45  110  155 

NYARUGENGE  7  14  31  45 

KICUKIRO  10  17  56  73 

SUB TOTAL  37  76  197  273 

EASTERN PROVINCE 

BUGESERA  44  75  138  213 

RWAMAGANA  7  14  30  44 

KAYONZA  10  19  41  60 

GATSIBO  43  82  178  260 

KIREHE  15  44  78  122 

NYAGATARE  36  84  73  157 

NGOMA  19  37  83  120 

SUB TOTAL  174  355  621  976 

NORTHERN PROVINCE 

 

 

16

DISTRICT  Schools  Male teachers 

Female teachers 

Total teachers  

MUSANZE  33  82  100  182 

GICUMBI  27  61  47  108 

RULINDO  19  43  78  121 

GAKENKE  37  62  106  168 

BURERA  33  95  122  217 

SUB TOTAL  149  343  453  796 

SOUTHERN PROVINCE 

KAMONYI  34  121  35  156 

GISAGARA  31  155  68  223 

HUYE  31  104  26  130 

MUHANGA  39  139  40  179 

RUHANGO  29  30  125  155 

NYARUGURU  31  65  108  173 

NYAMAGABE  39  129  63  192 

NYANZA  38  136  73  209 

SUB TOTAL  272  400  1017  1417 

WESTERN PROVINCE 

RUSIZI  36  58  102  160 

NYAMASHEKE  50  42  150  192 

KARONGI  40  90  125  215 

RUTSIRO  25  60  78  138 

RUBAVU  21  65  71  136 

NYABIHU  19  61  56  117 

NGORORERO  25  72  81  153 

SUBTOTAL  216  448  663  1111 

GRAND TOTAL  848   1622  

(35.4 %) 

2951  

(64.6 %) 

4573 

 

L3 provincial coordinators conduct monitoring visits to ensure the new P1 and P2 materials are being used effectively 

L3 provincial coordinators conduct regular visits to schools to observe teachers’ progress with the new materials. Each provincial coordinator visits two schools a day, observing at least two lessons in each. Provincial coordinators give feedback to teachers and also answer questions about the materials. 

 

 

17

 

Most of the teachers agree that as a result of the materials, students' attention and motivation has improved. Children's reading skills are improving, as well as the culture of reading. During visits, provincial coordinators observe the children reading their student daily readers along the road on their way home. Mental math skills and discipline among students has also increased.  

Challenges have also been noted. Some schools need more student daily readers so that all children can take them home. Some schools need more teachers guides and phones. Some teachers are behind schedule according to the implementation guidelines. English teachers are also gaining confidence, but struggle with some issues such as teaching sounds. Provincial coordinators offer advice and guidance on these challenges.   The table below summarizes the visits conducted this quarter.  A report on these visits, as well as the visits conducted by the materials development team, is under development. A draft report on audio lessons can be found in Annex 2 and on non‐audio lessons in Annex 3.  

Table 5 Number of schools visited and number of teachers observed 

District  Schools visited  Teachers observed

Rutsiro  2  4 

Karongi  2  6 

Nyabihu  5  7 

Rubavu  2  2 

Ngororero  2  3 

Nyamasheke  2  4 

Rusizi  2  4 

Gasabo  3  6 

Nyarugenge  6  12 

Kicukiro  2  4 

Figure 2 During monitoring in the eastern province 

 

 

18

District  Schools visited  Teachers observed

Rulindo  6  14 

Gicumbi  7  18 

Musanze  8  19 

Burera  4  9 

Gakenke  3  7 

Nyamagabe  4  8 

Nyaruguru  6  12 

Nyanza  4  8 

Ruhango  3  6 

Muhanga  3  6 

Kamonyi  4  8 

Huye  5  10 

Gisagara  4  8 

Bugesera  4  6 

Rwamagana  2  3 

Kayonza  1  2 

Ngoma  4  10 

Kirehe  4  9 

Nyagatare  4  7 

Gatsibo  4  7 

Total  113  259 

 

 

1.DMonitortheSBMP

Progress in Q4 

Monitor SBMP (bi‐weekly meetings of SBMs with SMs, monthly visits of SM to SBM work sites)  

This quarter, monitoring visits to senior mentors and school‐based mentors took place in Gasabo, Kicukiro, Kayonza, Gakenke and Nyabihu districts. On 29th August, the L3 SBMP Task leader visited a bi‐weekly meeting with the senior mentor and SBMs in Kicukiro district. Kicukiro mentors shared their plans for the remaining days before concluding the school year. The senior mentor explained further the 

Activities planned for 1.C  Support TDM during the recruitment process of additional senior and school‐based mentors to 

complete full SBMP population 

Training of senior mentors on best literacy and numeracy practices “transforming the classrooms”  training in P3 materials 

Conduct visits to the school‐based mentors CPD training 

Develop additional self‐directed video modules developed to support training of teachers on L3 best literacy and numeracy practices 

Conduct visits to the SBM training of teachers on best literacy and numeracy practices 

Develop a training plan and training manual for P3 teachers in schools without mentors 

 

 

19

importance of having and using low‐cost materials in class using L3's self‐directed video module A11 “Creating, using and maintaining, print rich environment in your classroom.”  

Figure 3 SBM Task Leader and Kicukiro mentors at a CPD session 

 

The visit to mentors from Gasabo district took place on 8th September; mentors shared their plans to support different activities for literacy week (8th ‐12th September) and had an orientation on the use of the self‐directed video modules. Mentors from Gasabo district also attended Remera Catholic School teacher’s session in order to give feedback and share best practices. 

In Nyabihu district, the monitoring visit was conducted on 16th September. Two senior mentors facilitated discussion to all school‐based mentors on the sustainability of the mentorship program and the effective use of the self‐directed video modules to boost instructional practice. After the session, the mentors visited GS Mukamira to share good practices observed.  

The visit to Kayonza district took place on September 17th.  The senior mentor used the CPD session to allow school‐based mentors to share updates, best practices and plans. The senior mentor also reiterated why it is imperative to train teachers using the self‐directed video modules on best practices to implement in class. 

In all these visits, 58 school‐based mentors attended, and seven were absent.   

 

Receive  reports  and  advise  bi‐monthly  teacher meetings  using  self‐directed  video modules  to  explore new instructional strategies, exchange ideas, etc  

Twelve revised self‐directed video modules from the Early Grade Reading and Literacy resource pack and five from the resource pack for Teaching English as a Second Language were redistributed to mentors this quarter. The videos were revised so that the English is simpler, and the formatting has been changed to be more compatible with the mentors' netbooks.  

At the end of the second term, senior mentors began submitting reports to REB TDM. Part of the report concerns the use of netbooks, pico projectors, and video modules in the training of teachers. At the end of this reporting period, TDM had received 39 reports.  

 

 

Receive reports and advise on follow up classroom visits (observations, co‐teaching, model lessons)  

The reports on the number of teachers given in‐classroom support in using the L3 materials (classroom observations, model lessons, co‐teaching, etc.) and number of teachers given out‐of‐class support in 

 

 

20

using the L3 materials, have been collected. These reports were submitted by the senior mentors at the end of the second term and were collected from REB/TDM. Mentors continue to regularly observe, model, and co‐teach lessons. However the data collected is not complete, as some senior mentors have not submitted their reports. 

 

 

 

1.EIncorporatetheRwandaL3literacy/numeracymodelsinTeacherTrainingColleges(TTCs)

 

Progress in Q4 

Conduct Two Math Camps in TTCs  

During the quarterly meeting of Literacy and Numeracy Advisors (LNAs) in July 2014, it was agreed that the first Math Camp would take place at TTC Mbuga. However, it proved difficult for the LNA based in TTC Mbuga to secure time with the tutors for a full workshop as tutors were busy completing the curricula and preparing students for national exams. The lesson learned is that the third term is not a good period to plan activities with tutors.  

In response to this challenge, the volunteer delivered Math Camp content in a classroom setting when possible. First year student teachers participated during the weekend on September 6th and 13th. The Math Camp scheme of work was modeled to enable student teachers to implement the same best practices in schools.  

During the last quarterly volunteer meeting in September, dates were set for the Math Camps. They are scheduled to take place during the holidays to ensure the participation of tutors and teachers from surrounding schools. Camps will take place in TTC Byumba on October 10‐11th, 18th, and 25th and in TTC Mururu on October 20th and 21st.  

Volunteers have found that the event is clearer to participants when referred to at Math Workshops rather than Math Camps.   

 

Develop communications materials (articles, web postings, brochures, etc.) to publicize Math Camps  

Communications materials will be developed in line with the first Math Camps in October.   

 

Provide training on the Math Camp manual to volunteers and tutors in TTCs  

The LNA volunteer based at TTC Mbuga facilitated training on the Math Camps guide for the other nine LNAs during the quarterly meeting in September. Volunteers now feel confident about delivering Math Camps, which will take place during the holiday.  

 

Activities planned for 1.D  No activities planned 

 

 

 

21

Provide training on the L3 materials to all volunteers and tutors in TTCs  

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

The training on the P1 and P2 materials for TTCs was provided in two parts. Firstly, 14 volunteers, including both L3 LNAs and Methodology and Resource Advisors (MRAs), from the TTCs were trained by the Provincial Coordinators, in central locations. 

Table 6 Training Schedule of VSO Volunteers 

Province  Training Date  Volunteers and Position 

Northern  2nd July   3 volunteers attended the training: 

TTC Byumba    ‐ Simon Peter Gana    (LNA) and Amy Marshall (MRA) 

TTC Kirambo  ‐ Julie Christie (MRA)   

Southern  30th June   4 volunteers attended the training: 

TTC Cyahinda ‐ May Mak (MRA) 

Figure 4 Training in TTC Maramba and Gacuba 

 

 

22

TTC Mbuga ‐ Sarah‐Jane Brown (LNA) and Valerie Desborough (MRA)  

TTC Save – Prima Rukmanta 

Eastern  2nd July  3 volunteers attended the training: 

TTC Bicumbi – Mike Mutandi (MRA) 

TTC Matimba – Mary Wangui Wambugu (LNA) 

TTC Zaza – Chris Labra (MRA) 

Western  8th July   4 volunteers attended the training: 

TTC Gacuba – Antonina Musuyu (LNA) 

TTC Muramba ‐  Monica Dillys Atoo (LNA) and Petra Van der Spek (MRA) 

TTC Mururu – Sarah Barnett (LNA)  

 

Following this, trainings were conducted for TTC tutors at their TTCs. In some TTCs, the training was led by two VSO volunteers. In TTCs with fewer than two volunteers, a senior mentor or tutor co‐facilitated. The three‐day trainings were delivered between July 28th and August 9th.   

Table 7 TTC tutors trained 

TTC  No. of tutors 

TTC Save  28 

TTC Bicumbi  19 

TTC Kirambo  18 

TTC Muramba  15 

TTC Mbuga  18 

TTC Zaza  30 

TTC Matimba  26 

TTC Mururu  22 

TTC Byumba  17 

TTC Rubengera  13 

TTC Cyahinda  25 

TTC Gacuba  19 

TTC Muhanga  23 

Total  273 

 

 

 

23

A full report can be found in Annex 4.  

This training was well received and the tutors are now beginning to teach the students how to use the materials. Once the P3 materials have been printed and distributed there will be a second training for all the tutors in the TTCs on the P3 materials and good practice in mathematics teaching. This will take place at the end of January or early February 2015.   

 

 

 

1.FPilotInitiativestoimproveteachers’motivationandworkingconditions 

Progress in Q4 

Train 5 members of each PTC at schools in Nyamagabe, Nyaruguru, Gisagara and Nyanza districts  

This quarter, Concern has returned to train previously trained Parent Teacher Committees (PTCs) to reinforce and improve their knowledge and skills and to improve their action plans. The two‐day trainings, which took place in July and August, were for five PTC members, three more than were trained previously. These include the PTC president, vice president, secretary, a teacher, and the school owner, as well as the SEO and SBM. This is to help trainees feel more confident in relating the training back to their peers.   

The first day of the training was a review of PTC roles and responsibilities, and the second was used to revise action plans regarding community support to teacher motivation, literacy, and equity in education.  

Trainings will take place in Nyanza district in the coming quarter.  The SBMs from Nyamagabe district, who were not able to attend the training there, will also join a training in another district in the next quarter.  

 

Table 8 PTC members trained 

  DISTRICT  Expected participants 

Number Category of Participants who attended    Total   

    Head Teachers 

Teachers  Parents  SEOs   School owners 

SBMs     F  M 

NYAMAGABE 510 

102  102  185  17  50  0  456  126  330 

NYARUGURU  498 

89  87  172  11  46  21  426  129  297 

GISAGARA 325 

64  64  125  13  32  13  311  93  218 

Activities planned for 1.E   Recruit additional volunteers (LNAs) to ensure each TTC is being supported 

Develop a training manual and resource for training TTC tutors in the use L3 Primary 3 materials for English, Kinyarwanda and Mathematics and literacy and numeracy best practices 

Develop support materials for the TMPC (Teaching Methods and Practices Course) resource pack training in TTCs 

 

 

24

  

  

Monitor implementation and impact of PTC action plans on teacher motivation and provide at least one case study  

This quarter, Concern conducted visits to 11 PTCs in Huye district that had been trained in 2013. The visit was to evaluate the implementation of their teacher motivation initiatives. 

In the schools visited, Concern found that there were few strong initiatives in support of L3 deliverables. There is a lack of parents' involvement in initiatives, though some schools have tontines for teachers. Five members of these PTCs will be trained in November to better support them to implement stronger initiatives in support of teacher motivation.  

Concern also conducted a TOT training for SEOs, DEOs and Community Based Facilitators (CBFs) from Nyamagabe, Nyaruguru and Gisagara to enable them to conduct follow up visits to monitor PTCs. They also learned about M&E, L3/Concern indicators, and ways to provide feedback on those indicators. After the training, participants detailed their plans to conduct field visits and agreed on reporting quarterly and the communications and transport needed for their visits. These visits are integrated into their existing plans for school visits.  

 

Seek ways to collaborate with L3 partners (particularly those working at the community level and SBMs) and local authorities to support follow‐up and support on PTC action plans in the community  

Going forward, it has been agreed that SBMs are to be included in the trainings for PTCs, as their role at the school level is significant. They will work together with head teachers to ensure effective implementation of PTC action plans.  

   

Monitor the use of awards by PTCs and write up success stories  

This quarter, the PTCs selected to receive awards to support their teacher motivation initiatives received their awards, a total of 140,450 Rwandan francs. However, for some schools, there were account errors which delayed the money transfer and therefore the plans to implement their initiatives. The table below details the progress of each school.  

Table 9 Schools given teacher motivation awards 

DISTRICT/SECTOR   SCHOOL  TYPE OF INITIATIVE REWARDED 

INITIATIVE STATUS  

HUYE/Rushashya  G.S Rugogwe 

Pig rearing  Grant received. The PTC has decided to change its project, as it was not easy to find space at the school to rear the pigs. Instead, the PTC is planning a banana plantation.  

GASABO/Nduba  Shango P.S  Hen rearing and haircuts salon  

The local authorities rejected their proposal for rearing hens, so the PTC will find another activity. The plans for the salon are in motion; 

 

 

25

the salon will be based in the community so that it can earn more income and benefit the community as well.  

RULINDO/Rusiga  Nkanga P.S  Rabbit rearing and tontine 

Improved the rabbit barn. There is also a plan to purchase goats for each teacher.  

KARONGI/ Rugabano 

Kagombyi P.S 

Rabbit rearing and Tontine 

Improving the rabbit barn  

BUGESERA/ Nyarugenge 

Kigarama PS 

Haircuts salon  The PTC has not yet received the money due to bank transfer errors which occurred with their school account on UMWARIMU SACCO. The school and Concern are still following this issue.  

 

 

 

 

INTERMEDIATERESULT2:ImprovedAvailabilityandUseofTeachingandLearningMaterials

2.AProvideallteachersandstudentswithacomprehensivepackageofmaterials

 

Progress in Q4 

Complete distribution of L3 P1 and P2 student readers  

The distribution of daily readers in schools nationwide was completed this quarter and confirmed by the collection of proof of delivery notes from all 30 districts. The table below shows the total number of P1 and P2 materials distributed this year.  

Activities planned for 1.F  Conduct work/social meetings once a month with volunteers to show appreciation and allow for 

networking among volunteers and local authorities. 

Harmonize and finalize the CLNVP M&E system and CLNVP handbook 

Develop a costed plan for rolling on CLNVP 

Module and Training on teacher motivation rolled‐out to PTCs in schools in the Southern Province in Nyanza and Huye 

Monitor PTC action plans together with SEOs in the districts trained in the previous quarters 

Award the two best initiatives in Teacher Motivation per district in Nyamagabe, Nyaruguru,  Gisagara, Huye, Nyanza, and Ruhango Districts 

Train SEOs to implement the L3 program and to support M&E of PTCs and hold experience sharing meetings 

 

 

26

Table 10 P1 &P2 materials distribution 

  Total (FY14) Teacher guides 32,802 Students readers

6,135,538

Cellphones 12,515 SD cards 12,477 Speakers 12,512

 

Distribute 1500 solar panels   

The distribution company Future Dynamic Innovations (FDI) has confirmed the completion of the solar panel distribution, though L3 is waiting for two proof of delivery notes.  In total, 1,139 solar panels were distributed and installed. Some schools which were on the list for receiving a solar panel did not receive them, because upon visiting the school, it was learned that they already had access to electricity. Additionally, some schools that do need electricity were not on the list, as some schools are new. Provincial coordinators are following up in schools and compiling a report. The remaining solar panels in the L3 storage will be distributed in the next quarter.  

One challenge during the installation process is that schools preferred to store the solar panel inside the school and take it out daily for charging to prevent theft. The ICT in Education group, made up of REB ICT, L3 ICT, and One Laptop per Child staff, is working on a solution for this.  

 

 

 

2.B Pilot additional innovative tools and materials in rural and low‐income regions  

 

Progress in Q4 

Collect and analyze data on implementation of mobile libraries  

This quarter, the Equity and Parent Partnership Task Leader, together with provincial coordinators, visited 14 community mobile libraries (CMLs) to collect data on their progress. Among the CMLs that are 

Activities planned for 2.A   Work with DEOs, SEOs, and SBMs to ensure student P1 and P2 daily readers are returned to the 

school at the end of the year 

Submit report from Andika Rwanda 2014 to DDG EQS with recommendations for 2015 

Work with REB on a plan for publication of Andika Rwanda 2015 winning stories 

Develop/implement communications for the distribution of Andika Rwanda 2014 published volume 

Copy P3 Content on SD cards and redistribute SD cards to school head teachers 

Print and distribute Primary 3 materials ( teacher’s manuals, read‐aloud books, audio materials) 

Enhance the collaboration/partnership with the district/sector officers. 

Regular updates to the DEOs and Regional Inspectors about L3 activities in the district/province.  

 

 

27

operational, five are under support of parishes/religious initiatives and hosted in their premises (four by Catholic Parishes and one by Compassion International).  The other three libraries are supported by a local organization Mwanukundwa, Placidia, a SBM, and a local school. 

Five underperforming libraries were supported by PCVs until their departure, and four of them are hosted at sector or cell offices. The effort made by the volunteers is lost at the end of their contract if there is lack of engagement by key community members.  For the dormant libraries as well as the one managed by the school, discussions are ongoing with the local authorities regarding ways to involve community‐based structures (PTCs, teaching organizations, churches, etc) and to establish strong CML management committees. There is a concern with the library now based at the school that the school is treating the library as school property, and that the books are therefore inaccessible to the community. L3 will have discussions with the school about making the library more inclusive.  

The table below summarizes the libraries visited and their status.  

 

Table 11 Community Mobile Libraries visited during Q4 

No  District  CML Site  Location  Sponsor  Status 

1  Gisagara  Mamba  Sector office 

Peace Corps volunteer (PCV) (has now left) 

Dormant 

2  Muhanga  Mpanda  Cell office  PCV (still there)  Dormant 

3  Karongi  Gashali  Sector office 

VSO  Operational 

4  Ngororero  Gatumba  Sector office 

PCV  (has  now left) 

Dormant 

5  Nyabihu  Rambura   Parish  Catholic Parish  Operational 

6  Musanze  Rwaza  Parish  Catholic Parish  Operational 

7  Rwamagana  Ruhunda  G.S Ruhunda 

PCV (still there)  The school has taken over management 

8  Ngoma  Karembo  EP Kabirizi  PCV (now left; run by SBM now) 

Operational 

9  Gatsibo  Kabarore  Kibondo Health Center 

PCV (now left)  Dormant 

10     Nyagahanga  Parish  Catholic Parish  Operational 

11  Nyagatare  Matimba  Parish  Catholic Parish  Operational 

12     Rurenge  Cell office  PCV (now left)  Dormant 

13     Karangazi  Compassion office 

Compassion International 

Operational 

 

 

28

14  Kicukiro  Kabeza  Space  on rent 

SANGWA  Operational 

 

Lessons Learned  

• The primary clients of L3 community libraries continue to be the primary and secondary school students; 

• The libraries in the most remote areas are more widely used; 

• The storybooks are sought after by all categories of community library users; 

• Community libraries hosted by parishes have more users;  

• The number of female students who visit libraries is generally higher than that of male students; on     the contrary, among adults the number of women is less than that of men. 

 

Establish CMLs in four new districts  

This quarter, L3 continued to implement its plan to roll out CMLs. Eight collections were distributed in seven districts, including four new districts—Huye, Rutsiro, Gakenke, and Rulindo.  

 

Table 12 CMLs distributed 

District  Sector  Cell  Village  Quantity 

Huye  Ngoma  Kabutare  Kabutare  Kinyarwanda titles 140 

English Titles         856 

Kirehe  Nasho  Rugoma  Kabigembe  Kinyarwanda titles 183 

English Titles         870 

Kicukiro  Masaka  Cyimo  Cyimo  Kinyarwanda titles 182 

English Titles         833 

Rutsiro 

 

Mushubati  Cyarusera  Kunini  Kinyarwanda titles 170 

English Titles         870 

Boneza  Remera  Buhoro  Kinyarwanda titles 170 

English Titles         870 

Rulindo  Bushoki  Gasiza  Remera  Kinyarwanda titles 170 

English Titles         870 

Musanze  Busogo  Gisesero  Gahanga  Kinyarwanda titles 170 

English Titles         870 

Gakenke  Janja  Gatwa  Gitega  Kinyarwanda titles 170 

English Titles         870 

 

 

29

 

Twenty seven districts have so far been reached. The three remaining districts will receive libraries by December 2014. In September, L3 signed an MoU with AVSI, an Italian organization which has a number of community centers. The organization will establish libraries in five districts, two of which are new districts for the CML Initiative.  

 

Test training program and materials (including training modules)  for CLNVP in pilot districts (formerly under 1.F)  

In June and July, Never Again Rwanda (NAR) entered data collected from the M&E forms for the Community Literacy and Numeracy Volunteer Program (CLNVP). From the data collected, 2,432 children have attended CLNVP sessions.  

Over the school holidays, from July 25th to August 11th, volunteers conducted sessions during the week.  

 

Conduct  work/social  meetings  twice  a  month  with  volunteers  to  show  appreciation  and  allow  for networking among volunteers and local authorities  

Figure 5 community volunteers meeting with NAR at GS Ruhuha 

 

On 9th July NAR met with community volunteers to discuss all aspects of the project and to distribute the July M&E forms. Some written instructions on mathematical games and dice were distributed amongst the volunteers. 

On 20th August and 6th September NAR met with 28 community volunteers in Ruhuha. Discussions took place on the progress of the project, including challenges faced, positive experiences, and the way forward.   

Best Practices: 

Community Literacy and Numeracy Volunteers testified about the effective use of dice distributed in July; activities with dice make learning mathematics fun and motivate children to learn. 

In Shyara sector, community volunteers used football as way of motivating children in learning mathematics. 

 

 

30

The instructional materials distributed to schools enabled the community volunteers to conduct reading sessions using the student readers.  

With the mobilization of community volunteers in Umuganda and other local meetings, community volunteers highlighted the change in some parents' attitudes; now parents are encouraging their children to attend reading sessions. 

 

On 28th September, community volunteers had their internal meeting at Groupe Scolaire Ruhuha to discuss the progress of the program amongst themselves. The meeting was chaired by the sector community volunteer coordinator and community volunteers. They highlighted the process of approaching community stakeholders, including religious leaders, to provide updates on the program. They also discussed forming a community volunteer cooperative as well as the ethics of being a community volunteer.   

 

Table 13 Challenges and mitigations in the CLNVP 

Challenges  Possible mitigations 

Lack of enough books 

Drop out for some children because of lack of enough books  

Some parents expecting their children to stay at home to look after the house while they go to into field.  

Supporting children with hearing impairment. 

In some instances the parents seem to not understand the need for their children to study during the school holidays. 

The children go fishing in the lake. 

 

A community library was established at Groupe Scolaire Ruhuha enabling the community volunteers to have some books for reading 

The L3 instructional materials were distributed and can be used at volunteer sessions 

Community volunteers were asked by NAR project staff to mobilize the parents of children through Umuganda about the role of sending their children to CLNVP sessions and collaborate with sector officials to respond to the issue of other activities that cause the children to drop out of CLNVP. 

 

 

Finalize, print and distribute the CLNVP training manual to the community literacy and numeracy volunteers.  

Also this quarter, NAR reviewed and edited the CLNVP training manual to include new subjects from experience in the field and to ensure that the content is relevant for children's levels. Instructions on how to complete the M&E forms have also been added.   

There are 11 units in the manual:  

‐ Introduction to the manual and CLNVP 

‐ Reading strategies 

‐ How to manage reading time 

 

 

31

‐ Math games 

‐ Comprehension 

‐ Supporting learners with reading difficulties 

‐ Planning and reporting 

‐ Assessing reading 

‐ Working with the community 

‐ Community volunteer ethics 

‐ Introduction to volunteering policy in Rwanda 

The first draft was completed at the end of August, and is waiting for comments and approval.   

 

Start developing the report on the CLNVP which will be sent to REB 

Since the start of the program, 2,432 children from 5 to 14 years have attended the Community Literacy and Numeracy Volunteer sessions. As a result of a higher burn rate than anticipated, the activities managed by NAR will have to end in December 2014. The final report will be completed by that time. 

NAR developed a CLNVP portfolio list including:  

1. Project Start up 

a. Reviewing of existing relevant research, materials, and activities 

b. Meeting with all L3 Project stakeholders 

c. Conducting a desk survey of literacy levels in Bugesera 

 

2. Training and management of community volunteers (round 1) 

a. Developing a training plan and associated materials to train volunteers 

b. Developing Terms of Reference and complete portfolio for community literacy volunteers 

c. Recruitment of community literacy volunteers 

d. Training of community literacy volunteers 

e. Distribution of L3 instructional / support materials to community literacy volunteers 

f. Deploying Community Literacy Volunteers at L3 centers 

g. Conduct regular work/social meetings with volunteers to show appreciation, reimburse expenses, and allow for networking among volunteers 

  

3. Monitoring & Evaluation  

a. Develop Excel database for L3 beneficiaries and the trained volunteers 

b. Assess the L3 pupils' progress in numeracy and reading skills and provide feedback 

c. Conduct a monthly evaluation meeting with 12 L3 centers, school head teachers, and PTCs  

 

 

32

d. Conduct regular follow up meetings with volunteers to assess needs and offer technical support 

 

4. Reporting 

a. Monthly report 

b. Quarterly Report 

 

5. Presentation of the package & recommendation to REB 

a. Present a complete package of draft materials for implementing literacy based community volunteer program nationwide 

b. Review the draft/initial package of materials for implementing literacy based community volunteer program according to recommendations 

c. Present a complete package of materials for implementing literacy based community volunteers program nationwide to REB and L3 stakeholders. 

 

 

 

2.CSupportstudent,teacherandcommunityproductionoflow‐cost/no‐costmaterials

Progress in Q4 

Train TTCs, SM and SBM on how to make and use low‐cost/no cost instructional materials through Writers’ Workshops and Math Camps  

A writers’ workshop was delivered in TTC Save from 26th to 28th August 2014. It was attended by 29 participants in total, which included 16 females and 13 males. Among the participants, there were 11 students (4 females and 7 males); 6 tutors (2 females and 4 males); 12 teachers (10 females and 2 males).   

The workshop was successful with a balance between active group storywriting/storytelling activities and individual writing sessions. The 11 students, all language specialists, were very active, imaginative, and alert participants, taking part enthusiastically in activities. 

A lot of emphasis was placed in this workshop on what transferable skills were being developed and how these could be imparted in the future. Participants were encouraged to use/adapt writing, singing and drama activities from the workshop in their workplaces. 

Activities planned for 2.B  Collect and analyze data on implementation of mobile libraries 

Work with DEO to relocate inactive libraries in other communities in the district prepared to manage them 

Distribute books to an additional 20 CMLs, reaching all 30 districts 

Identification of new local organizations interested in sponsoring a CMLs 

Maintain relationship with National Library Services  

 

 

33

An issue which arose at the workshop, unlike previous writers’ workshops, was the number of plagiarized stories which were being passed off as original scripts. Many of these stories are traditional Kinyarwanda tales. At future workshops, facilitation will put emphasis on the fact that the aim of the workshop is to produce original stories. 

As the next course of action, the volunteer and language tutors at TTC Save will identify the best original Kinyarwanda and English stories, work with the writers to edit the stories, and get them illustrated by TTC students.  

Another writers workshop was held this quarter at Umutara Deaf School from September 15‐17th. The 12 participants included the head teacher, teachers, two deputies, one administrator, and trainers from craft workshops.  

An additional workshop at TTC Gacuba began on September 29th and will finish on October 1st.  

As stated in section 1.E, it has been difficult to launch Math Camps due to time limitations at the TTCs in the final term. Math Workshops will begin next quarter.  

  

Complete production of video‐module on how to make and use low‐cost/no‐cost materials; develop and make available for use by SBMs and SMs (carried over from Q1)   

The video "Creating, using, and maintaining a print rich environment in your classroom" was finalized this quarter. The video has been added to resource pack A.  

 

Facilitate regular “make and take sessions” for SBMs  

During the phase 3 senior mentor training from August 11th to 15th, senior mentors had an orientation on the make and take sessions, using the A11 video resource "Creating, using, and maintaining a print rich environment in your classroom." Senior mentors cascaded this training to SBMs during their regular CPD sessions, and SBMs have been directed to conduct sessions with teachers.  

 

Facilitate regular “make and take” sessions for teachers in field schools  

SBMs have been directed to conduct "make and take" sessions with teachers following their training with senior mentors. This quarter, the SBMP Task Leader conducted school visits in Kigali as well as the eastern and northern provinces. At EP Mukarange Protestant, the mentor showed teachers how to use pens to teach colors and counting. Teachers also cut empty boxes into letter shapes to help children learn the alphabet. At GS Bugambira in Kayonza district, teachers used paint and bottle tops to create stamps for use on rice sacks.  

During visits to schools in Gasabo, Nyabihu, and Gakenke districts, the SBM Task Leader also observed their use of locally available materials.  

 

Figure 6 Prima Rukmanta, LNA facilitating writer’s workshop

 

 

34

 

2.DPromoteacultureofreading

Progress in Q4 

Module and Training rolled‐out to PTCs in schools in the Southern Province  

The PTC training module includes content on community support to literacy. This quarter, PTCs, SEOs, and SBMs in Nyamagabe, Gisagara, and Nyaruguru districts were trained. PTCs improved action plans for engaging the community in promoting literacy following the training.  

 

Monitor implementation and impact of PTC action plans on community support to literacy and provide at least one case study  

Training took place in July and August. As stated in section 1.F above, SEOs were trained to monitor PTCs to see the impact of the training and the effectiveness of their initiatives to support literacy.  

 

Integrate the BCC materials into the PTC training  

The behavior change communication (BCC) materials have been integrated into the PTC trainings during the literacy session.   

 

Monitor the impact of the messages disseminated  

During this reporting period, the schools which Concern visited hadn't yet received the BCC materials.  

 

Collaborate with other L3 volunteers on ensuring a consistent behavior change communication strategy and seek ways to capitalize on other L3 partners’ activities in the community around literacy activities  

This quarter, Concern facilitated the establishment of a CML in Huye district. The library is managed by a community‐based facilitator, and the collection will be shared with GS Mukura in Mukura sector and the SEO in Simbi sector. The CBF and SEO will be responsible for the books and will report to L3 on their use.  

 

 

Activities planned for 2.C  Organize Writer’s workshops in TTCs for student teachers, TTC tutors, and local teachers 

Develop and implement a rollout plan for the continuation of the Writer’s Workshop Initiative in TTCs without the Writer’s Workshop Advisor 

Support the editing of the best products from the different Writers’ workshops 

Produce story booklets for distribution to schools in the vicinity of the TTC. 

Schedule and facilitate Math camps in TTCs including TTC tutors, TTC students and primary school teachers from the schools in the vicinity of the TTC. 

Facilitate the training of teachers and students and community volunteers in how to make and use low‐ cost/no‐cost materials to support early literacy and numeracy, including use of TRCs  

 

 

 

35

Launch and monitor impact of local campaign to promote reading   

During this quarter, local campaigns to promote reading were embedded in the Rwanda Literacy Week celebrations. LNAs planned and implemented various activities to promote the culture of reading in line with the week's theme "Stand up for Literacy".  

In TTC Byumba, activities included Language‐based Oratorical Contest (September 5), Poster‐making contest (10th September), and Read‐Aloud contest.  

In TTC Mururu, the Storytelling Club held a Storytelling show for the rest of the TTC, a total of 624 students participated (330 males and 294 females). Both the students and the Literacy and Numeracy Advisor told stories in English and Kinyarwanda. Actions and rhymes were used to engage the audience in the stories that were told. The audience was also encouraged to contribute to some of the stories too. At the end of the show, reading books were distributed to every class. Apart from the Storytelling Club, the students do not get time to visit the library to choose books to read for their own pleasure. These selections of books will be kept in their classrooms until the end of term so that the students can read in their free time. The TTC Principal was so impressed with the show that he has asked more shows. The plan is to organize shows every term from now on.  

In TTC Muramba, a debate was organized between G.S. Muramba A and GS Muramba B. Teachers from GS Munini showcased print writing which is a requirement for P1 and P2 pupils. TTC Muramba also painted a mural which contained messages promoting the culture of reading. 

In TTC Save, a number of activities were organized including a poetry and story exhibition, "watch and share" in which a movie was screened, followed by a simple discussion for children and student teachers, facilitated/moderated by English tutor; literacy/language games; evening talent show; poetry and story reading, where student teachers and TTC tutors read stories and poems aloud for primary 

school children and for fellow student teachers.  

In TTC Matimba, reading promotion activities 

included a news presentation by the College Journalist Club, a play by the College Drama Club, poems and dances from primary school pupils, a reading competition among the primary school pupils, and a speech by one of the local teachers on the promotion of literacy through the use of the college Teacher Resource Center (TRC). 

In TTC Gacuba, activities included fluency through oral expression by reciting poems, rhymes, and skits (miming radio shows). Primary school children, college students, and tutors also played 

games to test phoneme awareness. There were also displays and a gallery walk in the TRC to showcase materials made by students and tutors.  

 

Launch TTC outreach program  

As in previous quarters, outreach programs have been part and parcel of the TTC based volunteers’ work in Q4, in line with the aim of making TTCs centers of excellence.  Outreach activities generally involve schools in which TTC student teachers do their teaching practice. In TTC Mururu, each Friday the 

Figure 7 LNA in TTC Gacuba on Literacy week event 

 

 

36

TTC hosts resource making sessions with neighboring teachers.  Also at TTC Mururu and TTC Save, primary school teachers participated in writers workshops. Finally, during Literacy Week celebrations, students and teachers from local primary schools, as well as Sector Education Officers were invited to participate.  

  

Organize literacy days  

During Rwanda Literacy Week, Concern launched a reading campaign in Gisagara and Nyamagabe districts. On September 8th, International Literacy Day, the campaign was launched within one sector of Gisagara and Nyamagabe, and throughout the week, the campaign continued within all sectors of both districts.  

Activities included reading competitions, debates, and dramas. Best performers were awarded with t‐shirts and notebooks which had a literacy message. Concern also produced a radio spot which aired throughout the week.  

The events were very successful; in Nyamagabe, more than 1,500 people participated, and in Gisagara, more than 4,000. For a case study of the events, see Annex 5.  

  

Evaluate Rwanda Writes submissions at national level to select overall winners  

Andika Rwanda 2014, the national competition for writing children's stories and poems, came to a close in Q4.  L3 received submissions from districts over the course of a few weeks in June. It had been planned for districts to hold juries and submit only district winners, ensuring the national jury would have a manageable sample to choose from. Unfortunately, both DEOs and inspectors were called away for other duties during this time, and they were therefore unable to lead district juries as planned. As a result, districts submitted everything that they had received from sectors, more than 3,000 submissions in total.  

 

Table 14 Participants in the Andika Rwanda writing competition 

Participants  Number 

Districts  30 

Schools  603 

Sectors (sending community contributions)  62 

Total stories and poems  3,366 

 

To manage the large number, a pre‐jury composed of REB Kigali inspectors and L3 staff sorted and inventoried the submissions during the first two weeks of July. Submissions that clearly did not meet selection criteria were immediately eliminated to reduce the burden on the jury. Submissions were eliminated if they were: too long for primary school children; neither stories nor poems; or inappropriate for primary school children in topic. A jury composed of 10 REB inspectors met over five days from July 16th to 22nd to select the final winners, listed below.  

 

 

 

37

Table 15 National Winners of Andika Rwanda 2014 

National Winners of Andika Rwanda 2014 Hakizimana Francois, P3 Butara Primary School, Nyanza Story: Ikirura n'umukecuru 

Philbert Mudacumuri, S5 Nyundo Art School, Rubavu Story: Akababi ka Bebe  

Mico Kenny, P5 Rusisiro Primary School, Rwamagana Story: Akariza n'Inyamanza 

Byukusenge Cyprien, S4 Kigarama GS, Ngoma Story: Inzozi za Oben  

Mukandayisaba Virginie, P3 Karehe Primary School, Karongi Poem: Uburezi Budaheza 

Ntahontamusanga Promesse, S3 College du Christ‐Roi, Nyanza Poem: Dore akazuba keza cyane  

Uwimpuhwe Lea Karugira Primary School, Kicukiro Poem: Tubyamagane 

Theogene Murwanashyaka, S6 Mutakara Secondary School, Nyamagabe Story: Scorpion and Cobra  

Abatesi Queen Humura, S2 Fawe Girls School, Gasabo Poem: Rise Up Children  

Umutoni Celine, S6 Fawe Girls School, Gasabo Poem: Sometimes When It Rains  

Bizimana Francois d'Assise Gatenga, Kicukiro Story: Inkwavu mu bantu 

Bihoyiki Deogratias Ngoma, Rulindo Poem: tubereye kubaho tubereye u Rwanda 

 

The winners were invited to participate in a writers' symposium and awards ceremony. The twelve winners and two of the students' teachers attended the symposium from September 7th to 9th at Hilltop Hotel in Kigali. Winners worked with professional editors for the first two days to improve their writing and to make it more interesting and accessible to primary school children. On the third day, professional editors and talented students from the Nyundo School of Art worked with writers to determine how the stories and poems would be illustrated. Each author received a poster‐sized printout of the cover page illustration of their work.  

 

 

38

Figure 8 Illustrators working with authors at the symposium 

 

Drakkar Ltd organized the editors and illustrators, and REB arranged accommodation for participants. EDC provided technical support during the symposium as well as logistical arrangements. 

On September 10th, the winners were awarded as part of the Rwanda Reads General Assembly. The REB DG and USAID Director of Education presented the awards, and Drakkar facilitated a panel discussion with a group of the winners. Winners received Lenovo tablets and writing supplies, as well as $50 to spend at Ikirezi book shop.  

Figure 9 REB DG and USAID education director with a winning author 

 

Drakkar is working on the publication of the stories and poems, which are due to be distributed to schools during term 1 next year.  

 

 

39

 

 

INTERMEDIATERESULT3:SupportforEnglish

3.ADevelopaprogramtotransitionteachers(andstudents)toEnglishasalanguageofinstruction

The activities in this section were carried out in conjunction with activities in 1B above. 

Progress in Q4 

As stated in section 1.B, the materials development team made steady progress this quarter. Changes recommended by TAC were incorporated into the materials ahead of submission for final approval.  

Table 16 English materials produced 

English   Developed in Q3 for Term 3 

Developed in Q4 for P3 term 3 

Total for Q4 

Audio scripts written  40/40  0/40  0 

Audio scripts recorded  40/40  0/40  0 

Audio scripts field tested  0/40  40/40  40 

Decodable texts and activities written 

40/40  0/40  0 

Decodable texts and activities desktop published 

40/40  0/40  0 

Read alouds written   8/8  0/8  0 

Read alouds desktop published  

8/8  0/8  0 

Scripted lessons written   8/8  0/8  0 

Diagnostic Tools  0/4  4/4  4 

Activities planned for 2.D 

Module and Training on community support to literacy rolled‐out to PTCs in schools in the Southern and Northern Province (see 1.F above) 

Monitor PTC action plans on literacy promotion 

Organize literacy event and reading campaign in Huye, Nyanza, Ruhango, Muhanga, Burera, and Rulindo with SEOs and DEOs and other local leaders 

Award the two best implemented action plans  in literacy per district, in Nyamagabe, Nyaruguru and Gisagara 

Monitor the impact of BCC materials distributed in schools  

Support TTC outreach activities  

 

 

40

 

 

 

3.BUsetheSBMPtoreinforceteachers’English(formerly3.C)

 Progress in Q4   

Complete progress tests and progress measuring tools  

Following the successful English diagnostic testing of 29,466 teachers in the SBMP which took place in February 2014, the recommendation was made that follow up testing should take place in October 2014 to maintain the momentum created by the testing and to measure progress in English levels.  L3's English Proficiency Advisor developed a portfolio of progress tests to meet this need. The tests again use the Rwandan English Proficiency Standards (REPS) which is modeled on the Common European Framework of Reference (CEFR) standards.   

One of the main findings of the Diagnostic Test Report (April 2014) was that the vast majority of teachers are still at a Basic User level (REPS1‐2+/CEFR A1 &A2). Since February, the mentors' English language training has been largely focused on this group. For this reason, the October testing will only include those in the Basic User level. A progress test for the Independent User level (CEFR B1 and above) has been produced for future needs.  

Feedback from mentors has informed some changes to the format of the tests. These included having the lowest level reading questions incorporated into the oral exam rather than the written and the use of recorded audio materials for the listening test. L3 sound technicians recorded the audio materials, which the mentors play from their netbooks.  

To accompany the tests a progress measuring tool has been developed.  To measure any impact, the progress testing system needs to make comparisons with the diagnostic tests, which creates a lot of data. The tool manages this by providing detailed micro information which is useful for individual mentors and teachers and macro information which will be useful for REB to analyze general trends in English amongst teachers.   

Train senior mentors on the new system  

In order to facilitate the progress testing, a full training program was developed.  Senior mentors were trained by the EDC/L3 English Advisor in five regional training sessions in September.  These took place in Kigali, Musanze, Muhanga, Huye and Rwamagana.  This is the same regional cluster model that was deployed during diagnostic testing and is proving to be a popular and cost efficient way of training senior mentors. These small group trainings are particularly effective when quite complicated procedures have to be understood.  This training session provided senior mentors with a Power Point 

Activities planned for 3.A  Validate P4 Scope and Sequence for English  

Develop audio and print materials for Term 1 P4  English   

 

 

41

presentation to use in their cascade training to mentors and a soft copy of the Progress Test Training Manual (Annex 6) which was then distributed to all mentors. 

Progress testing in English should be seen as an ongoing process and so for this training there has been an emphasis on the sustainability of the system.  REB/TDM sent a representative to each of the 5 regional training sessions and has been fully involved in the whole progress testing process, including the printing and distribution of tests.  Future proposed progress tests in April 2015 and October 2015 will not require any further training of senior mentors and mentors.  REB/TDM has also identified a cadre of senior mentors that will be able to assist with the administration of future tests. 

With all the training completed, senior mentors were regularly updated via group emails on various aspects of the testing process.  Tests were scheduled to take place in all SBMP schools at 9.00am on Monday 6th October and Tuesday 7th October, with all results forwarded on Thursday 16th October resulting in a final report of the testing for REB in November. 

  

 

.      

3.CRevisetheexistingEnglishcurriculum(formerly3.D)

Progress in Q4 

Implement required support to revision of existing English curriculum to ensure alignment with L3 materials and new national standards   

As stated in section 1.A, L3 continues to provide regular support to the national curriculum review. A member of the English team attends the workshops to participate in the English subject panels, and when possible L3 technical assistant Michelle Drouin and the L3 Technical Director also attend.  

 

 

INTERMEDIATERESULT4:StrengthenMinistryCapacity

4.A Strengthen REB central capacity  

Progress in Q4 

 

Activities planned for 3.B  Conduct REPS progress tests on October 6th and 7th in all SBMP Schools 

Submit REPS progress tests report and test portfolios to REB 

 

Activities planned for 3.C 

Attend Curriculum review workshops and provide technical assistance to the review process 

 

 

 

42

Implement technical projects to strengthen MINEDUC capacity  

Subject specialists from the technical team and M&E staff participated in three sessions developing the tools for the Learning Achievement in Rwandan Schools (LARS) tests to be conducted in October in P2 and P5. It was planned that L3 data collection would be conducted jointly with the LARS data collection but this proved impossible as the LARS is a written test whereas L3 collects data by interviewing individual students. It was agreed that, after the testing had been conducted, discussions would be held to see how the results of the two assessments could be compiled. 

 

Advise on policies in support of L3 Initiative objectives (ongoing)  

A number of consultants have been recruited by DfID to assist REB to develop or update policies. The COP and Technical Director have participated fully in the discussions on the Curriculum and Assessment Policy, the Teacher Development and Management Policy, the Textbook Policy, and the Language Policy. 

 

Participate in meetings of the ESWG, the BESG, the CMA TWG and the TPD TWG 

There were no meetings of the ESWG during the quarter. A meeting of the BESG was held on September 16th and attended by the COP. The COP attended two meetings of the CMA TWG on July 2nd and September 9th. The Technical Director attended two meetings of the TPD TWG on July 29th and August 20th. 

 

Co‐chair SBM technical working group  

As previously mentioned, the technical working group has been restructured as a task force. The L3 technical director will continue to co‐chair, and is in the process of supporting the development of terms of reference.  

  

Participate in Rwanda Reads Steering Committee  

The activities of the Rwanda Reads Steering Committee, in which the COP participates, focused on preparations for the Rwanda Reads General Assembly on September 10th. At the Assembly the Technical Director made a presentation on the L3 initiatives towards promoting literacy, and the technical team manned a display table showing the P1 and P2 materials and the community mobile libraries.  

 

 

 

Activities planned for 4.A  Implement technical projects to strengthen MINEDUC capacity 

Advise on policies in support of L3 Initiative objectives (ongoing) 

Participate in Teacher Professional Development Task Force 

Co – chair school‐ based mentoring task force 

Participate in Rwanda Reads steering committee 

Participate in pre‐service task force 

 

 

43

 

4.B Transform TTCs into centers of excellence for literacy/numeracy  

Progress in Q4 

Promote activities to develop a culture of reading in TTCs  

In Q4, activities to promote the culture of reading involved producing local stories through writers’ workshops in TTC Save from 26th to 28th August 2014. Volunteers also support  various clubs in the TTCs such as writer’s club, journalist’s club, debate and the drama club in TTC Matimba; writer’s club, story club, reader’s club, Nyampinga club, debate and video club in TTC Muramba; school publication club and math club in TTC Byumba; media club in TTC Save; debate and film club in TTC Cyahinda. Also, during literacy week there were a range of activities which helped to develop a culture of reading in TTCs, as well as throughout the local community.  

 

Organize school outreach program in schools in TTC catchment area (see 2.D above) to reinforce effective reading and mathematics instructional practices  

LNAs in the TTCs are running a program of activities which they have organized to develop the teaching of reading and mathematics. They are working with the tutors, student teachers and the teachers of the teaching practice schools. These activities include hosting teachers from the schools in the vicinity of the TTC for resource making sessions, trainings, and workshops, such as writers workshops. In addition, there were many opportunities during literacy week to promote good practice as the participants in the organized events included education stakeholders from the vicinity of the TTC such as teachers, primary school pupils, and SEOs. 

 

Organize instructional materials making workshops (see 2.C above)  

In Q4, instructional material making sessions continued in all TTCs (except TTC Muhanga which only received volunteers in September), both by LNAs and MRAs. In TTC Mururu, such sessions occur each Friday. In all TTCs, teachers from neighboring schools are welcome to visit the TRC and work with volunteers on creating teaching materials for use in their schools. When student teachers get topics for their teaching practice lessons, they consult volunteers for advice and support on material making.  

 

Organize Writers’ Workshop and Math Camps (see 1.E)  

As stated previously, a writers workshop was conducted in TTC Save this quarter, and another began in TTC Gacuba. Math Camp content was delivered in a classroom setting in September, and plans to officially begin Math Camps are set during the holiday period.  

 

 

44

 

 

4.C Develop tools and systems for monitoring teacher practices   

Progress in Q4 

Compile data for the year from forms submitted  

The M&E department is collecting school monitoring forms from L3’s provincial coordinators. The M&E team has started the compilation of the collected data along with the monitoring data collected by assessors during September assessments (baseline assessment and evaluation in pilot schools in Bugesera). 

 

Devise systems for collecting and aggregating data to monitor progress overall    

In addition to the school monitoring form, the M&E department has designed the grade monitoring form that is used to monitor teachers’ progress on L3 lessons, teacher training and frequency of use of L3 technology.  

 

  

4.DImprovetoolsandsystemsforassessingstudents’readingandmathcompetencies

Progress in Q4 

Conduct Learning Achievement in Rwandan Schools (LARS) and Fluency Assessment in Rwandan Schools (FARS) assessment  

LARS 

L3 assisted REB’s department of examination to prepare the national assessment on learning achievement. L3 has provided support on developing and reviewing the tools for data collection. 

Activities planned for 4.B  VSO volunteers appointed to each TTC to organize school outreach programs in TTC catchment 

areas to reinforce effective reading and mathematics instructional practices 

 

Activities planned for 4.C  Produce a summary report of monitoring data collected from schools 

Create school and grade monitoring questionnaire in DataWinners 

Train the Senior Mentors and Schools based mentors in use of monitoring tool and SMS reporting system 

Compilation and reporting of analysis of data collected  through SMS  reporting  system  and class observation 

Documentation of the use of SMS reporting system in monitoring teachers’ practices 

 

 

45

FARS and MARS 

A baseline assessment in Kinyarwanda and math was conducted in September 2014 in a nationally representative sample of public schools in 30 districts. P1, P2, and P3 students were tested at two schools in each district.  

The tools included FARS and the mathematics assessment in Rwandan Schools (MARS). Six education inspectors from REB participated in this activity. 

 A week before data collection, data collectors were trained and REB sent a letter to district Mayors to ensure that schools were prepared for the visit.  Five teams, each composed of three members, collected data from 22‐29 September. Data collectors visited at least two schools per day and followed procedures given by the M&E team. A total of 1,800 students were assessed in all grades (P1, P2 and P3). 

Pilot Impact Evaluation in Bugesera 

A pilot impact evaluation will be conducted in 6 intervention and 6 control schools in Bugesera District for P2 and P3 students in reading fluency and comprehension (FARS). More than 600 students will be assessed. Data collection began on September 28th, and will conclude on October 2nd.   

 

INTERMEDIATERESULT5:ImprovedEquityinEducation

5.APromotepositiveimageofgirlsandothermarginalizedgroups(formerly5.B)

 

Progress in Q4 

Module and Training rolled‐out to PTCs in schools in the Southern Province in Nyamagabe, Nyaruguru, Gisagara and Nyanza District  

As previously stated, PTCs were trained in Nyamagabe, Nyaraguru, and Gisagara this quarter. The PTC training included a session on equity, and members were supported to improve their action plans for initiatives in equity in education.  

 

Monitor implementation and impact of PTC action plans on equity and prepare case studies  

During this reporting period, Concern focused mainly on the training and action plans of PTCs. Concern also managed to visit two schools, Nyagisenyi PS and Kotana PS in Huye district, to monitor their action plans. Kotana is improving the girls' room. At Nyagisenyi PS, a teacher has organized discussions for both boys and girls about sexual reproductive health. In the past, PTCs have focused on girls' discussions, but 

Activities planned for 4.D  Present findings of L3 baseline assessment to REB 

Collaborate with REB examinations and assessment to combine findings of FARS and MARS assessments with LARS 

 

 

 

46

now in Nyagisenyi both boys and girls have a space to talk about and understand their health. In Mbuga PS in Nyamagabe district, a girls' room is also under construction.  

 

Monitor the use of the grants for supporting girls education 

Schools which received grants for promoting gender equity in school were monitored this quarter. The table below summarizes Concern's findings.  

Table 17 Use of girls' support grants 

School /District  Current status /activities in the use of the grant  

Comments 

Rugarama PS in BUGESERA District 

‐ The girls room was equipped with materials needed like pads, bath towels, and soaps. 

‐ The competition in messages that promote equity in education started; these are poems,  short stories  

‐ The gender club in the school will conduct study visits to other neighboring schools as part of promoting gender.  

 

Girls can easily access the facilities which reduce their absences from the school. 

Children understand their equality and their right to equal opportunity through the gender club. 

SANZA PS in KARONGI District  

‐ New girls room was constructed and equipped ( mattress, bed, filter of water) 

‐ Girls are actually informed about the sexual reproductive health as each Thursday the teacher in charge of them organizes sessions to discuss about this and other gender related issues. 

‐ The number of absences for girls   is reduced since they have a teacher in charge of reducing causes for absenteeism.  

 

KOTANA PS in HUYE District  Activities to expand the girls’ room are ongoing, and the room is scheduled to be completed in November. Materials from the room have been moved to the Deputy Head teacher's office. She is the one in charge of girls.  

See the case study in Annex 7 

NGARAMA PS in RULINDO DISTRICT  

After the construction, the amount remaining will be used in purchasing: 

‐  Uniforms for the gender club 

‐ Establishing notice board with equity messages in schools 

 

 

 

47

‐ Maps of Rwanda which will help to locate gender‐related services. 

SHA PS in Gasabo district  The girls' room has been rehabilitated and expanded. Parents are sensitized to support girls by providing them with the sanitary materials they need.  

The room is currently in use, and parents have expressed their appreciation for the initiative.  

 

 

Collaborate with VSO to see how their activities around inclusive education can complement L3 work on equity with the PTCs    

This quarter, the Concern Global Education Advisor was in Rwanda, and this opportunity was used to discuss further collaboration between VSO and Concern. Specifically, the discussion focused on collaboration for promotion of equity in education, which is in the goals of both organizations' work. As a result of the meeting, VSO and Concern have made plans to collaborate in Nyaruguru district, where both have interventions.  

 

 

 

5.BTrainteachersandparentstoaddressbarriers(formerly5.C)

 

Progress in Q4 

Develop diagnostic tools and remediation activities for literacy/numeracy (see 2.A) above  

As explained in section 1.A., the L3 technical team has continued to produce diagnostic tools for use after every 10 lessons. These tools will support teachers in identifying struggling students in need of remediation.  

 

Train teachers and community members on use of tools and activities to reach struggling students (See 1.C, 1.D and 2.A above)  

As stated, the CLNVP is active in Bugesera district, and over 2,400 children are participating in the volunteer sessions. The weekend sessions are an opportunity for children to receive extra help in reading and mathematics.   

 

Activities planned for 5.A  Produce BCC materials on equity 

 

 

 

48

    

5.CProvideadditionalresourcestorural,low‐incomeareas(formerly5.D)

 

Progress in Q4 

Provide rural and  low‐income areas with additional materials (cell phones, portable  libraries...), see 2.B above  

As stated in section 2.B above, the CML Initiative has continued to roll out to new locations across the country, providing more communities with access to literacy materials. Twenty‐seven districts now host libraries, and by the end of 2014, all 30 districts will have at least one library.  

 

Monitor community volunteer program  (see 1.F above)  

As explained in section 1.F, this quarter NAR has been entering data from the CLNVP's M&E forms. This data is informing the final revisions to the CLNVP manual.  

  

 

 

5.DIncreaseawarenessofequityissuesatkeynodes(formerly5.E)

Progress in Q4 

Develop Terms of Reference and RFP for sub‐award for supporting literacy for disabled populations  

EDC Special Education Advisor visited Rwanda  from September 1st  to 10th and met with organizations working in the area of special education, and discussed possible initiatives. Subsequently she developed the RFP which will be advertised in the coming quarter. 

  

Activities planned for 5.B  Module and Training on equity in education rolled‐out to PTCs in schools in the Southern and 

Northern Province (See 1.F above) 

Monitor PTC action plans on equity in education by Concern staff and SEOs 

Award the two best initiatives in equity in education per district in Nyamagabe, Nyaruguru, and Gisagara  

Monitor the impact of the awards received to promote equity in education  

Activities planned for 5.C  Identify rural, low‐income districts to provide training for PTCs 

 

 

 

49

  

MONITORINGANDEVALUATION(M&E)

Progress in Q4  

Collection of data for monitoring L3 performance with respect to indicators 

Data collection is an ongoing activity. This quarter, L3 staff and partners collected monitoring data using standardized forms and other channels for training attendance, materials distribution and usage, PTCs, enrollment and evaluation, among others. These data will facilitate the monitoring of L3 performance with respect to indicators.   

In quarter 4 the M&E team collected data on the rollout distribution of P1 and P2 English and Kinyarwanda students’ readers and identified schools where materials had not been delivered or insufficient numbers had been received. Teachers’ guides and student readers for P3 term 3 were also distributed in the 90 pilot schools. The teachers from schools without mentors were trained and the attendance lists were collected and all participants’ lists entered and archived. Data on the training of senior mentors and writers’ workshops were collected and compiled. 

 

Implementation of data quality assurance procedures (to verify accuracy of data submitted, entered and archived) 

Monitoring visits were conducted to schools by L3 provincial coordinators. During these visits, provincial coordinators also use an M&E form to verify data such as distribution and school enrollment to provide accurate data for reporting.   

 

Production of summary reports for quarterly and annual reporting on indicator targets 

 Summary reports were produced and are included in this report and in the annual report.  

 

 

Activities planned for 5.D  Publication of the RFP for the SEN initiative locally and internationally. 

Evaluation of proposals and selection of sub‐grantee 

Award of sub‐grant 

Activities planned for M&E  Collection  and analysis of data for monitoring L3 performance with respect to indicators 

Refresher training for partners on M&E procedures  manual 

Carry out Data Quality Assessments to verify accuracy of data submitted, entered and archived 

Provide support  to Project partners  in impact assessments  of   literacy community volunteering program,  community mobile libraries, use of behaviors change materials in improving reading culture and equity in education 

Analyze  the data collected  on nationally representative sample of P1, P2, and P3 students using FARS  and MARS 

Finalize the data collection in pilot schools in Bugesera and complete the report   

 

 

50

COLLABORATIONANDLEVERAGEDRESOURCES

 

Progress in Q4 

Hold quarterly meetings with REB to review progress  

Update meetings were held with DG REB on July 23rd, August 7th, and September 18th. Two meetings were held with REB Senior Management on July 10th and August 13th to update them on progress and to discuss challenges. 

 

Use HNI DataWinners website to collect data from mentors  

The M&E department collected data from mentors on teacher training, school enrollment, and number of teachers. A new monitoring tool was created and will be used to collect additional monitoring data on the instructional materials distributed by L3, as well as teaching progress and frequency of use of L3 technology.  

A refresher training for senior mentors on the system is scheduled to take place in October 2014. Senior mentors will then cascade the training to school‐based mentors. 

 

Use the MCOP platform to respond to mentors’ queries  

The Mentorship Community of Practice (MCOP) platform is an initiative of FHI 360 to allow mentors to connect and network online. Monitoring and interacting on the platform is a regular activity in the SBM Task Leader's workplan.  

Generally, L3 receives very positive feedback through MCOP, and MCOP is also used as a way for mentors to bring challenges with the program or materials to L3's attention. This quarter, mentors have left comments related to the solar panels, plans for the REPS testing, and the effect of the visits of the L3 provincial coordinators. One mentor left this comment under the topic "Thanks to EDC/REB": "As EDC is visiting schools to see how the material is used at the field, and after my HT is informed of the visit now all books kept in the office room are out and teachers are asked to give them to learners up to P6 in all subject."  

 

Work with Drakkar to complete the story‐writing competition  

EDC partners with REB and the publishing company Drakkar Ltd on the Andika Rwanda national writing competition. As explained in section 2.D above, all three partners collaborated to host the Andika Rwanda writers symposium and awards ceremony. EDC provided technical support to the symposium, which was led by Drakkar.  

 

Collaborate with other development partners in the SBMP Task Force  

The SBMP Task Force meetings take place on a monthly basis. REB partners use the meeting as a platform to discuss important ideas that strengthen SBMP, share important updates, and harmonize training plans. EDC/L3 has collaborated with other partners in the SBMP Task Force to develop 

 

 

51

guidelines for the school‐based mentoring program. The L3 SBM Task Leader is now collecting mentors' feedback on the guidelines.  

 

Collaborate with REB on the assessment of learners 

 Six Education Inspectors were involved in the data collection for L3 baseline assessment in Kinyarwanda and Math for P1, P2 and P3 students in 60 schools in all districts as well as the impact evaluation in pilot schools in Bugesera.  

L3 also assisted REB’s department of examination to prepare the national assessment on learning achievement (LARS). 

 

 

 

 

Activities planned   Organize a refresher training for Senior mentors on SMS reporting system (DataWinners) 

Use the MCOP platform to respond to mentors’ queries. 

Collaborate with other development partners in the SBMP Task Force. 

 

 

 

52

3.0 RESULTS ACHIEVED (as per draft Performance Monitoring Plan data table)   

Goal: Children leaving primary school with a strong foundation in literacy (Kinyarwanda and English) and numeracy skills in Mathematics 

  

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

3.2.1‐14: Number of learners enrolled in primary schools and/or equivalent non‐school based settings with USG support (Type: Output)  

Definition: Number of P1 to P6 learners benefitting from USG support Disaggregation: Gender, Direct and Indirect 

Schedule: Annual Source: MINEDUC enrolment Statistics (projections based on 2011 figures, with extrapolations of growth) Considerations: Official statistics are released the next calendar year, targets are projections, with the correction for the actuals the following year  

Direct  1,121,182 1,129,314 

 

Target exceeded by a total of 8132 students directly supported by L3.  

This is justified by the Rwandan Education Statistics released in 2014   revealing a higher number of P1 and P2 students in public and Government Aided Schools. 

F  568,439 557,905 

 

The actual data for female students is less than the target; this is explained by the fact that the target was set based on projections, which contrasts with the actual number of P1 and P2 female students in public 

 

 

53

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

and government aided schools. 

M  552,742 571,409 

 

The actual data for FY2014 exceeds the targets as the target was based on projections not the actual number of P1 and P2 male students as Rwanda Education Statistics of 2014. 

3.2.1‐27  Proportion of students who, by the end of two grades of primary schooling, demonstrate that they can read and understand the meaning of grade level text. (Outcome/ Impact) 

Definition: Proportion of learners who attain the specified threshold in fluency at the end of P2.  Disaggregation: Gender, urban/ rural 

Schedule: Twice (baseline/endline) Source: REB Fluency Assessment in Rwanda Schools Considerations: P2 standards need to be defined. Baseline data to be collected in early 2014 

Dir.  NA  TBD 

Baseline data for this indicator was collected in September 2014; midline data will be collected in September 2015 and endline data in September 2016 

3.2.1‐31: Number of teachers/educators/teaching assistants who successfully completed in‐service training or received intensive coaching or mentoring with USG support (Output)  

Definition: Number of mentors/ teachers/head teachers/ trained by L3 initiative  Disaggregation: Gender, district 

Schedule: AnnualSource: Attendance records Considerations: The calculation of targets assumes reaching 75% of all teachers of relevant grades. 

Dir.   16,484 

13,540 (Male: 4472, female 9068) 

The result reflects the total number of teachers who received at least sixteen hours training.   The actual is less than the target as it has not been possible to obtain 

 

 

54

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

data on the number of teachers receiving coaching from 127 SBMs 

3.2.1‐32 Number of teachers/educators/teaching assistants who successfully completed pre‐service training with USG support (Output)  

Definition: Number of student teachers trained by L3 VSO Literacy Specialists assigned to TTCs Disaggregation: Gender  

Schedule: AnnualSource: Attendance records Considerations: The targets are based on the assumption that the VSO partner will be able to recruit and retain its volunteers, and KIE will approve them. The targets are based on estimations of enrollment of 300 per TTC in literacy and math tracks and  may change based on the actual enrollment data  

Dir.  4,430 5,130  

(M: 2,268; F: 2,862)  

Target exceeded.  

The assumption for the target on this indicator was that only 5 TTCs in the country would be assigned a Literacy and numeracy advisor/ VSO volunteer who would teach/co‐teach TTC courses and host Writer's Workshops, math camps, and other activities, but in FY 2014, 8 TTCs were assigned a volunteer, this contributed to the surplus of students teachers trained. 

3.2.1‐35  Number of learners receiving reading interventions at the primary level (Output)  

Definition: Number of P1 to P3 students who are exposed to literacy  teaching and learning materials produced and distributed by the project  Disaggregation: 

Schedule: AnnualSource: TLM distribution records  Considerations: Assumes 75% of students regularly use TLMs. The calculations reflect 75% of direct beneficiaries each year.  

Dir  847,420  846,986  

Target achieved  reflects 75% of P1  and P2 students   exposed to literacy and learning materials   

F  429,642  418,428 

Target achieved reflects 75% of P1  and P2 female students  exposed to literacy and 

 

 

55

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

Gender learning materials  

M  417,778  428,557  

Target achieved reflects 75% of P1  and P2 male students  exposed to literacy and learning materials   

3.2.1.18 

Number of PTAs or similar ‘school’ governance structures supported (Output) 

 

Definition: Number of PTA groups trained  Disaggregation: District 

Schedule: AnnualSource: Attendance records from partner Considerations: L3 conducts data quality assurance 

Dir.  648  478 

During the year it was agreed that Concern should reduce its LOE target from 100% of schools to 40% to improve the quality and impact of the training  

3.2.2‐33  Number of USG‐supported tertiary education programs that include experiential and/or applied learning opportunities (Output)      

Definition: Teacher training colleges where L3 VSOs provide direct instruction to students co‐teaching with faculty. TTCs also receive TLMs. 

Schedule: Annual Source: Partner documentation Considerations: The targets are based on the assumption that all TTCs will be willing to work with L3 VSO, and that the VSO partner will be able to recruit and retain its volunteers.  

Dir.      

5

 

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

8 TTCs were supported by literacy and numeracy volunteers during the academic year 2014. An additional 2 TTCs (TTC Zaza and TTC Muhanga) were assigned volunteers later in September 2014 

3.2.2-42 Number of tertiary institution

Definition: TTC instructors/ 

Schedule: AnnualSource: Training 

Dir.  

50 new 60 

226 new tutors and 

Target exceeded asLiteracy and 

 

 

56

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

faculty or teaching staff whose qualifications are strengthened through USG-supported tertiary education programs (Output)

tutors and TTC principals and deans trained by L3 VSO volunteers in experiential instructional methodologies Disaggregation: Gender 

attendance recordsConsiderations: Targets assume  that 75% of TTC staff  will remain with the college throughout the project’s life 

      

continuing

 

47  tutors continuing

 

Numeracy Advisors were appointed to   8 TTCs in 2014 instead of the anticipated five TTCs.  

Custom: Percent of PTAs/PTCs that undertake initiatives‐ to support increased teacher motivation (Outcome/Impact) 

Definition: Initiatives to support teacher motivation include different strategies such as establishing social fund or visiting teachers to express the appreciation. Disaggregation: District 

Schedule: Annual  Source: PTA reports collected by partner Considerations: L3 conducts data quality assurance. The data are being collected through PTAs by the partner and are available the following academic year. 

Dir  75%  61% 

The assessment done by Concern Worldwide in Nyamagabe and Gisagara District revealed that 19 PTCs (representing 61%) out 31 PTCs have started initiatives to support teacher motivation. Other PTCs will be assessed in Q1 of FY2015 

3.2.1‐33 Number of textbooks and other teaching and learning materials (TLM) provided with USG assistance (Output) 

 

Definition: Number of learning and teaching materials produced and distributed  Disaggregation: Type 

Schedule: Semi annual Source: Distribution records Considerations: Disaggregated by type of materials and source;  Cost share 

NA  5,805,916  6,465,603 

Target achieved with a surplus of 659,687 teaching and learning materials.  L3   produced and distributed TLM in all public schools in 

 

 

57

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

documentation (in case of BBF donations) 

Rwanda in P1 and P2 as well as P3 in 90 pilot schools.   

The  following  are the  breakdown  of the  teaching  and learning  materials distributed:  366 Interactive  Audio Instructions  (IAI); 89,333  P3  readers  distributed  in  pilot schools,    33,198 books  distributed in  Community mobile  Libraries; 1,752  teachers guides    for  P3 distributed  in  pilot schools;  450 materials distributed  to  REB inspectors;    482 books  given  to Senior  mentors; 758  books distributed  to  TTC; 880 Netbooks;  874 projectors;  32,802 teachers  guides distributed  in rollout;  37,504  Interactive  Audio Instructions;  

 

 

58

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

6,135,538 readers distributed  in rollout    and 131,639 International Books Banks  distributed to TTCs. 

Definition: Number of different book/story titles and problem sets authored locally     Disaggregation: Type 

Schedule: Semi annual Source: Distribution records Considerations: Disaggregated by type of materials and author (writers’ workshop, math camp participants)  

NA  240 188 stories authored 

The actual numberis 52 less than the target, as only two Math Camps were held during the quarter 

3.2.1‐36 Number of schools using information and communication technology due to USG support (Output) 

Definition: Number of schools using MP3 players, video players or other technologies received through L3 Disaggregation: Region 

Schedule: AnnualSource: Distribution records, mentors reports. A sample will be visited by L3 as part of DQA. Considerations: The targets assume 75% utilization rate. The expected actual utilization rate  is less than 100%  due to breakage, staff rotation, etc.  

NA  1983  2318 

The target was met  where 75% of 2440 schools ( public  and Government aided)  are using  communication  and technology materials distributed  by L3    

Custom Indicator (Type: Outcome/Impact) 

Definition: Improved English language skills 

Schedule: TwiceSource: Diagnostic tests scores 

Average level  REPS was 

N/A The REPS progress test will be conducted in the 

 

 

59

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

among primary teachers benefiting from L3 Initiative support (percentage increase over baseline) Disaggregation: Gender 

Consideration: Baseline diagnostics test to be done in March 2014 and follow up test in October 2014 

1 +  in February 2014 

 

coming quarter and results will be reported then. 

3.2.1‐37  Number of impact evaluations conducted (Type: Output) 

Definition: Number of impact evaluations conducted 

Schedule: TwiceSource: Ministry National Reading assessment program Considerations: Evaluation should be done in the quarter prior to reporting year. 

1  1 

A pilot impact evaluation was conducted in September 2014 in Bugesera for Grade two and three students in Kinyarwanda (FARS). 

Definition:Number of completed reports submitted to MINEDUC on the impact of L3 initiatives, during grade‐specific action research cycles, as well as during nationwide roll out 

Schedule: Twice Source: Report submitted to ministry Considerations: Reports to be completed by Q1 of reporting year 

0  1 

The pilot impact evaluation for P1 and P2 students was completed in January 2014 and submitted to REB. 

3.2.1‐34 Number of standardized 

Definition: Schedule: annualSource: FARS and/or 

Direct 6  6 

6 assessmentswere conducted in 

 

 

60

Indicator type Indicator description 

PMP Notes Dir/Ind  Target 

2014 Q4 

Comments on  actual results 

learning assessments  Supported by USG   

MARSConsiderations:   

FY14 and 3 grades(P1, P2 and P3) were assessed both in reading and in mathematics. 

 

 

 

61

4.0LESSONSLEARNEDDistribution of materials to all the primary schools in Rwanda is more challenging than most distributors anticipate. All the distribution companies contracted took longer than anticipated to distribute the teachers’ guides, student books and the solar panels, as a result of the inaccessibility of some of the schools in remote areas. 

The first copies of term 1 and 2 materials for TAC fell apart as soon as they were opened. As a result more care is being taken in selecting a printing company to produce the copies needed for TAC and a member of the technical team is involved in the selection. 

Although Peace Corps Volunteers are keen to establish mobile libraries, it is essential to ensure that there is a viable community organization to manage the library when the PCV leaves, before distributing the books. 

5.0FINANCEPrepare monthly financial statements and projections 

Monthly financial reports of field office expenses were prepared for each month with an additional report prepared to capture all expenditure for FY2014 up to September 30th. The monthly expenditures are reviewed by the Home Office financial analyst and expenses compared with the approved budget. The Finance Manager submits projections for the coming two months and updates them each month. 

 

Prepare quarterly accruals 

Quarterly accruals (SF425) will be submitted to USAID in October.   

 

Revise the program description and budget and submit to USAID 

The program description and budget were revised as a result of the unexpected increases in expenses following the accelerated roll‐out of the L3 program nationwide.  After taking into account comments by USAID on earlier versions, the final submission was sent to USAID on July 23rd and the approved modification was received on August 8th. 

 

Unanticipated costs 

During the quarter a number of expenses that were not anticipated were incurred. It is expected that savings can be made in other budget lines to compensate. The additional expenses were: 

Additional five days required to install the solar panels in schools. 

The additional cost of printing and binding P3 materials to acceptable standards for TAC 

The cost of using DataWinners to obtain data from mentors increased from the projected $200 per month to $359. 

The SD cards in all 12,000 cell phones distributed to schools will have to be updated to include the P3 materials. This is planned for November and December and the Program Implementation 

 

 

62

Coordinator is presently working on the most economical and effective way of doing this. The estimated cost will be between $20,000 and $30,000. 

Temporary staff were being used for desktop publishing and maintaining the garden of the Nyaraturama office. According to Rwanda Labor Law, this is only possible for six months. Therefore they have been given full‐time contracts with an equivalent salary but will in future receive the normal staff benefits, including medical insurance and 13th month bonus. 

It was not possible to find office space with the inspectors or DEOs for all the Provincial Coordinators, so office will be rented for the Western Province Coordinator at a cost of $1,400 p.a. 

The Community Literacy and Numeracy Volunteer pilot program, managed by NAR, is likely to close in December having met its targets and used up its resources. 

EDC is in the process of reviewing and modifying Concern Worldwide’s PTC program with the adjusted targets and program description. 

EDC has commenced discussions with VSO about reducing their level of funds, since it appears that they can meet their targets with less funds. Any funds saved in this way will be redirected towards training teachers in schools without mentors. 

6.0ADMINISTRATIONANDMANAGEMENTProgress in Q4 

Prepare monthly, quarterly and annual reports 

Monthly reports were submitted to REB on July 19th, August 19th and September 19th. 

The quarterly report for quarter 3, April to June 2014, was submitted to USAID on July 31st. Comments were received from USAID on August 19th. After incorporation of the comments, the final version of the report was submitted to USAID on August 29th.  

 

Organize quarterly portfolio review to review progress and identify measures to ensure targets are met 

The review for this quarter will be conducted by the EDC Regional Director in October.   

 

Organize monthly meetings with L3 sub awardees to review progress, network and engage in joint problem solving 

Monthly meetings were held with sub awardees on July 16th, August 20th and September 17th. 

 

Organize Monthly USAID update Meeting 

Update meetings were held with USAID on July 10th, August 14th and September 11th. 

 

 

 

 

63

Establish the L3 Steering Committee with REB 

The TORs and composition of the steering committee were agreed with REB in September and the first meeting will be held on October 15th. The committee will meet once a quarter and will be co‐chaired by the DG REB and the COP. 

 

Staffing 

Hope Ikiriza was promoted to the position of Assistant Technical Director. 

Dative Niyitegeka was promoted to the position of Literacy Task Leader. 

Didace Ndandali was appointed as Kinyarwanda Editor. 

Jean Pierre Twizeyimana was appointed as full‐time Desktop Publisher. 

Sixbert Munyanaza was appointed as Gardener. 

Dieudonne Bugingo Kamana was recruited as the M&E Manager to replace Umutoni Rukatsi, who left in September for further studies. The new M&E Manager will take up his position in October. 

 

Short‐term Technical Assistance (STTA) 

Michelle Drouin, Instructional Materials Advisor, visited Rwanda from July 28th to August 12th to work on the P3 and P4 literacy materials and participate in the curriculum revision workshop in Musanze. 

Sandra Kleinman, Special Education Needs Advisor, visited Rwanda from September 1st to 10th to develop the RFA for the special education needs sub‐award. 

Elena Vinagradova, EDC M&E Advisor, visited Rwanda from September 13th to 18th to train the data collectors for the baseline assessment.  

 

   

 

 

 

Activities planned   Prepare monthly financial statements and projections 

Prepare quarterly accruals and submit to USAID 

Prepare monthly and quarterly reports 

Organize quarterly portfolio review to review progress and identify measures to ensure targets are met Conduct monthly meetings with sub‐awardees 

Organize monthly meetings with L3 sub awardees to review progress,   network and engage in joint problem solving 

Organize Monthly USAID update Meeting 

 Support Provincial Coordinators in management activities  

Commence COP and DCOP transition plan activities 

Hold quarterly meetings with REB to review progress 

Participate in Steering Committee meetings 

 

 

64

Communications:  

Progress in Q4   

Maintain L3 Website 

This quarter, regular maintenance and updates to the website continued. Content was added to press releases, feature stories, and linking to an article featuring L3 on the USAID website.  

 

Produce articles on L3‐supported initiatives for publication in local media outlets 

This quarter, L3 participated in a number of activities during Rwanda Literacy Week from September 8th to 12th. As mentioned, the Andika Rwanda writers symposium and awards ceremony took place this week. A press release, produced and cleared as usual in collaboration with USAID and REB, was distributed to the numerous journalists in attendance, including those from RTV, Isango Star Radio, Rwanda Focus, and the New Times.  

Also during Rwanda Literacy Week, L3 participated in USAID's education press tour. L3 arranged the visit for Ngenda Primary School in Bugesera district. The media observed a mentor training session, a Kinyarwanda audio lesson, a PTC presentation and demonstration, as well as an example session of the Community Literacy and Numeracy Volunteer Program.  

Figure 10 Children demonstrating a drama activity as part of the CLNVP at the media tour 

 

These news articles can be found in Annex 8.  

Additionally, L3 contributed to a story in the July/August issue of USAID Frontlines magazine about the promotion of a culture of reading in Rwanda. The story, done in collaboration with L3 partner Drakkar, highlighted L3's instructional materials, particularly the read aloud stories and accompanying audio recordings. The Andika Rwanda national writing competition was also highlighted as an effort to improve the culture of reading in Rwanda.  

In Q4, L3 also participated in USAID's Pictures of Progress photo contest. An L3 photo depicting P2 students using their English student daily reader in class won first prize in the partners' contest in the education category.  

 

 

65

 

 

Table 18 L3 print media coverage 

Article Title  News Source  Date 

Twelve scoop prizes at 'Andika Rwanda' contest 

New Times  September 11, 2014 

USAID‐Rwanda Education Press Tour in Pictures 

Igihe  September 10, 2014 

 

Produce quarterly newsletter with REB (electronic) 

In July, the fourth edition of the REB newsletter was printed and distributed (Annex 9). The topics for the fifth edition have been discussed with the DG, and the proposal is awaiting official approval. The fifth edition is expected to highlight Rwanda Literacy Week as well as updates with the national curriculum review, teacher management, and the solar panel distribution. Publication is scheduled for November.  

 

Complete quarterly success stories   

In Q4, L3 submitted a success story about the volume and quality of submissions to the Andika Rwanda writing competition. An additional success story will be submitted to USAID in October concerning the impact that solar panels have had in schools.  

 

Distribute quarterly reports to DG, REB and DDGs  

Following feedback from USAID, the Q3 report is undergoing final editing. Once finalized, the report will be printed and distributed to REB.  

 

 

 

 

 

66

Develop one‐pager focusing on the use of technology in L3  

A one‐pager on L3's use of technology is in the drafting stage. The REB DG is very interested in the distribution of solar panels as well as the technology they enable. The one‐pager will highlight how a simple Nokia phone is used to bring audio lessons, introducing new and interesting methods to the classroom, to Rwandan schools, as well as the use of video‐based training modules in the School‐based Mentoring Program. The one‐pager will also include quotes and photos from the success story.  

  

 

 

 

 

   

Activities planned   Produce the quarterly newsletter with REB 

Produce quarterly success story 

Maintain the L3 website and social media accounts 

Engage the media through press releases and other events 

Develop one‐pagers on different components of the project 

Support development of communications strategy for SBM Program 

Develop/implement a communications strategy for rollout of P3 instructional materials 

 

 

67

7.0ANNEXES 

1. Report on training of teachers without mentors 2. Draft report on observation of audio lessons 3. Draft report on observation of non‐audio lessons 4. Report on TTC tutors training 5. Case study of Concern Literacy Week  6. REPS Progress Test Training Manual 7. Case study of PTC girls' support initiative 8. L3 print media coverage  9. REB Newsletter, edition 4