Living with Excel · หนมาปรั บปรั ุงระบบการใช Excel ้ ใหปลอดจากความเส้ ยงกี่ นดักวีา

หนมาปรบปรงระบบการใช Excel ใหปลอดจากความเสยงกนดกวา

Living with Excel and without Risk

โดย

สมเกยรต ฟ งเกยรต Excel Expert Training Microsoft Excel MVP

(Most Valuable Professional)

www.ExcelExpertTraining.com www.XLSiam.com

[email protected]

02 718 9331, 02 318 7021 097 140 5555

กมภาพนธ 2558 สงวนลขสทธ

หนา 2 / 42

© www.ExcelExpertTraining.com www.XLSiam.com

สารบญ

สารบญ ....................................................................................... 2 คานา .......................................................................................... 3 ตวอยางความเสยหายจากการใชสเปรดชตในตางประเทศ ....................... 6 ความเสยงจากการใช Excel คออะไร ................................................. 9 ทมาของความเสยง ....................................................................... 10 เหตใดจงมองขามความเสยงจากการใช Excel .................................... 13 กฎหมายหรอขอบงคบในตางประเทศ ................................................ 15 ผมหนาทจดการและรบผดชอบกบความเสยงของสเปรดชต .................... 16 วธจดการกบความเสยงของสเปรดชต ................................................ 17 จดแขงจดออนของ Excel เทยบกบโปรแกรมสาเรจรป .......................... 20 หลกการเลอกใช Excel ใหเหมาะกบงาน ............................................ 23 หลกการใช Excel ใหเหมาะกบผใชงาน ............................................. 25 ปญหาแบบไทยๆททาใหใช Excel ผดพลาด ....................................... 28 แนวทางการเรยนร Excel และสรางคนเกง Excel ................................. 31 ระบบงานยคใหมเพอมงใช Excel อยางมประสทธภาพ .......................... 35 ความเปนไปไดและความลมเหลวของการปรบระบบ ............................. 37 บรรณานกรม ............................................................................... 39

หนา 3 / 42


หนมาปรบปรงระบบการใช Excel ใหปลอดจากความเสยงกนดกวา

Living with Excel and without Risk

คานา

“A Life Without Risk Is Not Worth Living” เปนคากลาวของ Charles Lindbergh นกบนชาวอเมรกนผสรางสถตบนเดยวขามทวปโดยไมหยดพกจากนวยอรกไปปารสเปนครงแรก เปนขอความทกระตนใหเหนวาการใชชวตอยางเสยงบางจะทาใหรสกวาชวตมคามากขน แตถาใช

ชวตอยกบการใช Excel ทกวนแตไมมนใจในวธทใช Excel อยวามชองโหวหรอไม ยงรสกวาเสยงอยเสมอเพราะกลววาพรงนลกนองทเกง Excel อยคนเดยวจะลาออกไป ความเสยงแบบนไมทาใหรสกวาชวตมคามากขนเปนแน

ทกวนนคนทวไปชอบใชโปรแกรม Excel สาหรบเกบตวเลขแทบทกอยางในชวตประจาวน ไมวาบรษทเลกใหญ SME บรษทขามชาตขนาดใหญ ตลอดจนหนวยงานของรฐ ถานบรวมกจกรรมทางการเงนแลวมคาเปนลานลานบาท ลวนพงพาโปรแกรมสเปรดชตทมช อวา Microsoft Excel เปนเครองมอหลกในการทางานกนทงนน หากอยดๆ แฟมทสรางจาก Excel เกดหยดคานวณขนมาโดยไมทราบสาเหต ยอมสรางความเสยหายตามมาอยางมหาศาล

ประมาณ 1.3 พนลานคนใชโปรแกรม Microsoft Office โดยสวนใหญใชโปรแกรม Microsoft Excel

กวา 70% ของบรษทในสหรฐอเมรกาใชสเปรดชตในการวางแผนกลยทธ 95% ใชสเปรดชตในการรายงานทางการเงน 47% ของบรษทขนาดกลางใชสเปรดชตในการวางแผนและงบประมาณ 80% ของบรษทขามชาตทไปดาเนนธรกจในสหรฐอเมรกาใชสเปรดชตในการดาเนนงานทวไปและรายงานการเงน

ความเสยหายทเกดจาก Excel ไมไดจากดเฉพาะความเสยหายทเปนตวเงนเทานน ถาเจาหนาทโรงพยาบาลจายยาผดเพราะใสหนวยไมโครกรมเปนมลลกรม เจาหนาทประกนภยคานวณอายประกนผดแมพลาดไปเพยงไมกวน หรอนกเศรษฐศาสตรทพยากรณอตราความกาวหนาทางเศรษฐกจของโลกแตลมนาตวเลขของทวปออสเตรเลยมารวมดวย สงผลเปนความเสยหายตอชวตความเปนอยของคนเราอยางหลกเลยงไมได และทาใหเกดคดความเพอเรยกรองคาเสยหาย กระทบกบชอเสยง เสยเครดตทสรางสมมา จนถงตองออกจากงาน

หนา 4 / 42


แมปจจบนโปรแกรมสาเรจรปเพอใชบรหารงานดานการผลต การขาย การเงนการบญช หรองานเฉพาะดานอนๆมราคาถกลงอยางมาก จนเหนนามาใชกนอยางแพรหลายในองคกรทกขนาด มไดทาใหลดการใช Excel ลงแตกลบจะใช Excel มากขนดวยซา เนองจาก Excel มความยดหยนกวาโปรแกรมสาเรจรปอยางมาก ผใชงานทมพนฐาน Excel เพยงเลกนอยสามารถแกไขดดแปลงหนาตารายงานไดงายกวาและตวโปรแกรม Excel ยงมราคาถกกวาหลายเทาเสยอก บางบรษทถงกบเลกใชโปรแกรมสาเรจรปแลวหนไปใช Excel แทน บรษทบางแหงใช Excel เพอรวบรวมขอมลจากโปรแกรมสาเรจรปทใชในงานตางๆเขาดวยกนเพอสงขอมลไปใชตอในโปรแกรมอน ขอมลทไดจาก Excel กลายเปนแหลงขอมลทมการใชงานบอยทสดในระบบสารสนเทศไปแลว

จากจดเดนในความยดหยนในการใชงานและราคาทถกกวาของ Excel เปนปจจยทดงดดใจทาใหความนยมใช Excel มเพมมากขน แตความยดหยนซงเปนจดเดนนเองกลบกลายเปนความเสยงททาใหตองคดพจารณาใหถถวนกอนวาเหมาะจะนา Excel มาใชกบงานประเภทนนหรอไม ตราบใดท Excel ยงยอมใหมนษยเขาไปมสวนควบคมการทางานของ Excel ไดโดยตรงหรอผานการใชคาสงบนเมนไดเอง ตราบนนยอมเทากบยงคงเปดโอกาสใหเกดความผดพลาดจากตวผใชงาน (Human Error) ไดตลอดเวลา และเมอนาแฟมไปใชงานพรอมกนหรอสงแฟมให คนอนใชงานตอแลวเกดความผดพลาดขนกยากจะหาตวผรบผดชอบ ถงจะใชโปรแกรม VBA มาเสรมเพอชวยทาให Excel ทางานเองโดยอตโนมตแลวใสรหสปองกนแฟมไวกสามารถหาโปรแกรมฟรจากอนเตอรเนตมาถอดรหสปองกนไดงาย ใครกไมรทเปดแฟมไดจะสามารถยอนไปแกไขขอมลทเกบไวอยางปราศจากรองรอย

เกอบ 94% ของแฟมสเปรดชตทใชมส งผดพลาด แมแตแฟมทสรางมาอยางด ยงมส งผดพลาดอยอยางนอย 1% ของจานวนเซลล และ 5.2% ของสตร

ผสรางแฟมสเปรดชตมกมความเชอมนอยางมากในความถกตองแมนยาในแฟมทตนสรางขนโดยไมไดทดสอบอยางจรงจง

นอกจากนรปแบบการควบคมในระบบสารสนเทศทใชกนอยยงลาสมย จากระบบเดมซงใช

โปรแกรมแบบรวมศนยแลวใหใชงานผานระบบเครอขายทมระบบการรกษาความปลอดภยอยางรดกม กลบกลายเปนระบบทมขอมลกระจายไปตามเครองคอมพวเตอรตงโตะหรอแลปทอปทพนกงานมอสระในการใช Excel ไดตามใจ จงเปนเหตจาเปนอยางยงตองหาทางสรางระบบการควบคมขนใหม

ไมวากาลงใชโปรแกรม Excel หรอสเปรดชตอนใดอยกตาม แทนทจะปลอยใหมความเสยงแลวรอใหเกดความเสยหายขนกอนทานองววหายแลวลอมคอก เจาของกจการ ผบรหารทกระดบ

หนา 5 / 42


และผทคลกคลใชชวตอยกบ Excel ทกวน ควรรบหนมาปรบปรงระบบการใชโปรแกรม Excel ให ปลอดจากความเสยงโดยเรวทสด จะไดใช Excel อยางมความสขและพรอมทจะสนกกบการใช Excel มากขน

สมเกยรต ฟงเกยรต

www.ExcelExpertTraining.com [email protected] โทร 02 718 9331, 097 140 5555 19 กมภาพนธ 2558

หนา 6 / 42


ตวอยางความเสยหายจากการใชสเปรดชตในตางประเทศ

แค cut-and-paste หรอการลอกขอมลมาใชผดพลาด ทาใหบรษท TranAlta สญเงนไป 24 ลานดอลลารสหรฐ เมอใหราคาตาไปในการประมลสญญาลงทนดานพลงงานไฟฟา

Allied Irish Bank/Allfirst พบการทจรตเงน 700 ลานดอลลารสหรฐเพยงสรางสตรลงกเชอมโยงขอมลปลอมมาใช

บรษทโทรคมนาคมแหงหนงลงทนนบลานในระบบการวางบลแตพบวาเงอนไขในการคานวณคาโทรศพทซบซอนมากและเปลยนแปลงบอยครงจนฝาย IT ไมสามารถสรางโปรแกรมมาใหใชทน จงหนไปใชสเปรดชทในการคานวณแทน ตอมาเมอตรวจสอบอยางละเอยดจงพบวามขอผดพลาด สงผลทาใหบรษทเสยชอเสยงทตเปนคาเงนมได

ราคาหนของ C&C ตกลงไป 15% หลงจากพบวาโอนขอมลผดพลาดจากระบบบญช

มาสสเปรดชตเพอรายงานการคาหน

ในปค.ศ. 2003 Fannie Mae รายงานยอดทางบญชผดถง 1.2 พนลานดอลลารสหรฐ เกดจากขอผดพลาดในสเปรดชต

แคขาดเครองหมายลบทาให Magellan Fund รายงานผลประกอบการสงไป 2.6 พนลานดอลลารสหรฐและไมสามารถจายเงนปนผลตามทสญญาไว

บรษทดานสาธารณปโภคแหงหนง พบในวนาทสดทายวาใสวงเลบในสตรคานวณผด ทาใหยอดกาไรตกจาก 200 ลานดอลลารสหรฐเหลอเพยง 25 ลานดอลลาร

แมบรษทมโปรแกรมบญชใชงานอยแลวแตยงไมสามารถออกรายงานตามความตองการทเปลยนไปเสมอของฝายการเงน จงหนไปใชสเปรดชตในการออกงบการเงนเพอรายงานตอผบรหารระดบสง และเนองจากระบบควบคมภายในตรวจสอบไปไมถงสเปรดชตทใชรายงาน เมอมการตรวจสอบสเปรดชตอยางละเอยดจงพบวาคานวณยอดคางรบคางจายผดพลาด

ผบรหารบรษทใหบรการทางสาธารณสขยอมรบกบผสอบบญชวา ไดแสดงยอดทรพยสนเปนเทจโดยทาใหรายรบมมลคาสงกวาความเปนจรงถง 3.5 พนลานดอลลารสหรฐ

หนา 7 / 42


เจาหนาทตลาดหลกทรพยทาการซอขายผดพลาดและแสดงยอดขาดทนสงมาก เพราะแฟมสเปรดชตทใชอยนนเปนแฟมทเจาหนาทคนกอนสรางไวอยางซบซอนเกนกวาจะเขาใจไดและไมทราบมากอนวามขนตอนพเศษทผใชแฟมตองคอยทาหนาทควบคมเงอนไขจงจะคานวณไดถกตอง

รายงานปรมาณยารกษาโรคทแสดงในตารางวามหนวยเปน milligrams (mg) แตบางรายการกลบใชหนวยเปน micrograms (mcg) ทาใหเกดความผดพลาดในการรกษา

ในปค.ศ. 2010 ผลการวจยของอาจารยมหาวทยาลย Harvard คานวณการขยายตวทางเศรษฐกจของโลกตดลบ 0.1% เพราะลมนาขอมลของ 5 ประเทศแรกมารวมคานวณดวย (ซงรวมถงประเทศออสเตรเลยและคานาดา) ซงทถกตองนนเศรษฐกจโตขน 2.2%

บรษท JPMorgan ประเมนความเสยงของ credit derivatives bets ตากวาความเปนจรงถงครงหนง เพราะนาตวแปรไปบวกแทนทจะนาไปหาคาเฉลย ทาใหคาขายขาดทนถง 6.2 พนลานดอลลารสหรฐ เจาหนาทถกไลออก และผบรหารถกเรยกตวไปใหการตอรฐสภา

ในปค.ศ. 2008 บรษท Barclays ซอบรษท Lehman Brothers ในมลคาทสงกวาความเปนจรง เพราะผสรางแฟมขอมลทรพยสนซอนเซลลทควรจะถกลบเอาไวเกอบ 200 เซลลซงเปนทรพยสนทไมตองการมลคาถง 30 ลานดอลลารสหรฐ

ผบรหารระดบสงดานการเงนของรฐยทาถกไลออก เพราะคานวณจานวนเดกนกเรยนทจะเขาเรยนในสถานศกษาของรฐตาไป เนองจากใสตาแหนงอางองในสตรผดพลาด ทาใหตงงบประมาณทางการศกษาตาไปถง 25 ลานดอลลารสหรฐ

ราคาหนของบรษท C&C ตกลงไป 15% เปนผลจากรายงานผดพลาดวารายไดเพมขน 3% ทงทถกตองคอรายไดลดลง 5% เกดจากการโอนขอมลจากโปรแกรมระบบบญชมาทารายงานทตองสงใหตลาดดวยสเปรดชตผดพลาด

มหาวทยาลย Toledo เสยเงนงบประมาณกวา 2.4 ลานดอลลารสหรฐ เนองจากพมพสตรผด

ตวแทนการจดซอของรฐบาลฮงการถกปรบ 2 ลานฟอรนทและระงบการประมล เนองจากสงแฟมใหกลมผสงสนคาซงเขาใจวธใชงานผด แทนทจะใชขอมลทบนทกไว อยแลวกลบใชการกรอกขอมลดวยมอ

หนา 8 / 42


ความเสยหายเหลานเปนเพยงความเสยหายสวนทเกดขอพพาททาใหตองเปดเผยตอสาธารณชนเทานน ยงมความเสยหายอกมากมายทเกบเปนความลบหรออายไมอยากเปดเผย

ดความเสยหายอนๆทเกดขนจากการใชสเปรดชต ไดจากเวบ European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSPrIG) http://www.eusprig.org/horror-stories.htm ซงเกดจากการรวมตวกนของ The European Spreadsheet Risks Interest Group เพอกระตนใหสงคมตระหนกถงความเสยงจากการใชสเปรดชต โดยนาความเสยหายทเกดขนกบแตละกจการมาเปดเผยใหทราบกนไวในหวขอ Horror Stories

หนา 9 / 42


ความเสยงจากการใช Excel คออะไร

คนทวไปซงรจก Excel เพยงผวเผน มกเขาใจวา Excel เปนโปรแกรมสเปรดชตทมโครงสรางในรปแบบตารางประกอบดวยหลาย row และหลาย column ชวยทาใหผใชงานสามารถจดโครงสรางรปแบบตารางขอมลทเกบไวเพอใชงานไดตามตองการโดยเฉพาะงานการคานวณตวเลข ดงนนเมอแสดงผลลพธทคานวณไดตางจากทตองการหรอคานวณผดกเขาใจผดไปวา นนคอรปแบบเดยวของความเสยงทเกดขนได

จากการวจยพบวากวา 94% ของจานวนแฟมสเปรดชตทสรางขนมาใชงานมขอผดพลาด

ใครกตามซงมนใจวาแฟมถกตองโดยไมมขอผดพลาดเลย มแนวโนมทจะละเลยมองขาม

ขอผดพลาดทม และมกเปนความมนใจของผทไมรจรงในวธการใช Excel

กวาจะมนใจวาแฟม Excel คานวณไดถกตองรอยเปอรเซนต ตองผานการทดสอบแลวทดสอบ

อกจากผทมความรจรงวาตองทดสอบอยางไร ไมใชดจากคาตอบสดทายวาคานวณถกตองแลวคดทกทกเอาเองวาถกตอง

ความเสยงจากการใช Excel ไมไดเปนจากดเพยงเมอแสดงขอมลหรอคานวณผดพลาดเทานน แมแสดงขอมลหรอคานวณถกตองกยงมความเสยงแฝงอยตลอดเวลา เพราะหลงจากนนหากสงแฟมไปใหผใชงานคนอน เพยงแคโยกยายเซลลทาใหตาแหนงตารางตางไปจากเดม หรอเปลยนชอชทหรอแฟมใหตางไป หรอนาแฟมมาใชงานนานไปจนตวแปรทบนทกไวลาสมย อาจทาใหแฟมทสรางไวไมดแสดงขอมลหรอคานวณผดพลาดไดทนทโดยไมมสญญาณเตอน

ความเสยงในแงการลงทนเกดขนเมอใช Excel ไมคมคา หากพนกงานสามารถใช Excel ไดแคอยางเครองคดเลขหรอเครองพมพดด ไมสามารถใชงาน Excel ทางานแบบอตโนมตไดอยางคอมพวเตอร และไมไดชวยทาใหสามารถนาแฟมทสรางขนมาใชซาแลวซาอก

ความเสยงในแงของการทาธรกจเกดขนเมอขอมลจากสเปรดชตทาใหสญเสยรายไดและกาไร ไมสามารถทาตามกฎเกณฑทตงไว หรอทาใหบรษทเสยชอเสยง ซงไมไดเปนผลจากการทสเปรดชตแสดงขอมลผดพลาดเทานน ไมวาขอผดพลาดนนเกดขนโดยไมตงใจหรอตงใจทจรตปลอมแปลงขอมลกตาม แตยงเสยงจากการสญหายของขอมลทเกบไวเนองจากระบบคอมพวเตอรทางานผดพลาด หรอขอมลลบรวไหลเนองจากปลอยใหพนกงานจดเกบขอมลกนเองหรอยอมใหเกบแฟมงานไปทาตอทบาน ซงเปนความเสยงทพบเหนไดบอยทสด

หนา 10 / 42


ทมาของความเสยง

เปนระยะเวลากวา 36 ปแลวทโปรแกรมสเปรดชตถกนามาใชในสานกงาน กอนหนานนสเปรดชตเปนโปรแกรมททางานบนคอมพวเตอรระดบเมนเฟรมซงมใชในบรษทขนาดใหญเทานน ทกวนนมนกลายเปนโปรแกรมทขาดไมไดในการทางาน โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Excel ซงมผใชทวโลกกวา 500 ลานคน และแมจะมโปรแกรมสาเรจรปสรางขนมาเพอใชในงานดานการเงนหรองานอนในชวงเวลาทผานมากตาม แต Excel ยงคงเปนโปรแกรมพนฐานสาหรบการทารายงานการเงน การวเคราะห หรอใชสาหรบทกเรองทเกยวของกบตวเลข หากปราศจากโปรแกรมสเปรดชตหรอ Excel แลว โลกของเราจะตางไปจากทกวนนอยางสนเชง

เนองจาก Excel เปนทางออกทลงทนตาและสามารถนามาดดแปลงแกไขใหทนตอการแขงขนทางธรกจไดสะดวกรวดเรว ทาใหแทนทจะลงทนซอหรอสรางโปรแกรมสาเรจรปซงมระบบการควบคมภายในทรดกมมากกวามาใช องคกรธรกจกลบหนมาใชโปรแกรม Excel แทนทงๆทโดยพนฐานของตวโปรแกรมถกออกแบบมาเพอใหความสะดวกตอการใชงานสวนบคคลเทานน ไมไดสรางขนมาสาหรบการใชงานรวมกนหรอใชงานพรอมกน หากมขอมลทบนทกผดพลาดหรอซอนทจรตไว จะตรวจสอบความถกตองยากมาก

Excel เปนโปรแกรมสเปรดชตซงไมไดสรางขนมาเพอใชในธรกจ ตางจากโปรแกรมสาเรจรปทสรางขนมาขายหรอพฒนาโดยฝาย IT ซงตวโปรแกรมเมอรตองมพนฐานในการสรางโปรแกรมโดยเฉพาะ อยางนอยตองสาเรจการศกษาดาน IT และกอนทจะปลอยโปรแกรมออกมาใหใช

งานตองตรวจสอบแลวตรวจสอบอกวาไมผดพลาด เมอใชงานกตองตรวจสอบควบคมใหเปนไปตามทกาหนด

ตลอดระยะเวลากวา 36 ปนน ระบบคอมพวเตอรมความทนสมยและซบซอนมากขนอยางมากจนเปนไปไมไดทใครคนใดคนหนงจะรลกทกเรองและเชยวชาญทกอยาง เจาหนาทฝาย IT มกมความรเรองโปรแกรม Excel นอยกวาพนกงานทใชงานเปนประจา ฝาย IT จงทาหนาทดแลรบผดชอบเฉพาะเรองทตวเองถนด เชน ระบบเครอขาย เครองมอเครองใชดานคอมพวเตอร และโปรแกรมสาเรจรปทจดหามาใช แลวปลอยใหใช Excel อยางอสระใหผใชงานรบผดชอบกนเอง โดยไมมการวางนโยบายหรอมระเบยบปฏบตเกยวกบการใชสเปรดชตแมแตนอย เมอไร การควบคมยอมเปดโอกาสใหงายตอการทจรต ใชงานผดพลาด หรอไรมาตรฐาน

สวนผบรหารในแตละสายงานมความรเรองวธการใช Excel นอยกวาพนกงานเปนธรรมดาอยแลว ยงเปนผบรหารระดบสงขนยงรจก Excel นอยลง แมกอนหนาจะไดรบตาแหนงเปนผบรหารเคยใช Excel มากอน แตพอ Excel ออกโปรแกรมรนใหม หรอตวเองไดรบการเลอนขนมตาแหนง

หนา 11 / 42


บรหารขนมากลดหรอเลกการใช Excel แลวหนไปมอบหมายใหลกนองทาแทน ทาใหองคกรไมสามารถพฒนาบคลากรใหมความรความชานาญในการใช Excel อยางตอเนองและเกงขนเรอยๆ พนกงานระดบลางตองขวนขวายหาทางประยกตใช Excel ในงานกนเอง แมจะไดรบแฟม Excel ทสรางไวอยแลวมาใชตอโดยหวหนาชวยอธบายวธใชบาง แตไมเกงพอทจะไลทไปทมาของลาดบการคานวณและแกะสตรทมอย

ผบรหารมกดขอมลทลกนองนาเสนอมาวาถกตอง รวดเรว และมหนาตารายงานตรงตามทตนตองการหรอไมโดยดจากกระดาษทพมพรายงานสงมาให มผบรหารระดบสงนอยคนนกทจะขอแฟม Excel มาเปดดบนจอ และแทบไมมผบรหารคนใดตดตามดวากวาจะไดตวเลขทตองการมาไดนน ลกนองมวธการใช Excel ทสลบซบซอนวนวายทเสยงตอความผดพลาดหรอไม มการเกบรกษาขอมลทมคาอยางยงของบรษทกนไวหละหลวมอยางไร ทาไมพนกงานทใช Excel จงมความเครยดสงแลวลาออกบอย ทาไมบางคนไมยอมสงแฟมทถอดรหสปองกนแลวมาเปดเผยใหหวหนาของตวเองดบางเลย ซงเหตการณเหลานเปนสญญาณเตอนบงบอกถงความเสยงทเกดขนจากการใชสเปรดชตทงนน

ผใช Excel สวนใหญตองหาทางเรยนรวธใช Excel ดวยตนเอง เพราะหนงสอหรอแหลงขอมลบนอนเตอรเนตใหความรแควธการใช Excel เทานน ไมมทใดเปดเผยวธการประยกตใช Excel กบงานเฉพาะดาน หนงสอคมอ Excel ทเปนภาษาไทยกมเนอหาไมละเอยด ทาใหตองใช

จนตนาการในการสรางแฟมเองหรอสรางตามใจหวหนาทอยากไดรายงานในหนาตาตามใจตวเองมากเกนไป โดยหารไมวาจะทาใหใช Excel ยากขนและเกดความเสยงมากขนอยางมาก

ผบรหารทไมเคยมประสบการณใช Excel มากอนหรอไมเกงคอมพวเตอร มกเขาใจวา Excel เปนของงายทเหนใครๆใชกนไดจงไมใสใจในการสงพนกงานไปฝกอบรม ไมเขาใจถงปญหาทแอบแฝงตวอย และมองไมออกวาจะจดการอยางไร

ทมาของความเสยงยงขนกบความสามารถใช Excel ซงมหลายระดบ เรมตงแตสามารถใชตารางเพอบนทกขอมล สามารถใชคาสงบนเมน สามารถสรางสตร จนถงขนสามารถใช VBA เพอทาให Excel ทางานเองอตโนมต โดยผสรางงานตองรจกเลอกใชเครองมอท Excel มอยใหตรงกบความสามารถของผใช เชน ถาผใชแฟมเปนผบรหารซงใช Excel ไมเกง กควรหลกเลยงการสรางงานโดยใช Pivot Table เพอลดความเสยงจากการทผบรหารใชคาสงบนเมนผดพลาด แลวหนไปสรางงานโดยพงพาสตรหรอ VBA เพอชวยคานวณหาผลลพธใหกบผบรหารอยางอตโนมตแทน

อยางไรกตามแมเลอกใชเครองมอใหเหมาะกบความสามารถของผใชเพอลดความเสยงจากการใชงาน แตการสรางสตรทยากหรอเปนสตรซอนกนหรอใช VBA ยอมเพมความเสยงทผอ นซง

หนา 12 / 42


ไมไดเปนคนสรางจะเขาใจอยางถองแทในสตรทสรางไวเพอทาการปรบปรงแกไขใหถกตองในอนาคต หากวนหนง VBA ในแฟมเกดหยดทางานขนมาและไมมใครสามารถแกไขไดเนองจากคนสรางลาออกไปแลว ยอมมความเสยงถงขนการทางานหยดชะงกไปเลยทเดยว

ใน Excel รนใหมมความสามารถเหนอกวารนกอน พนทตารางในชทหนงๆสามารถรองรบกบขอมลนบลานรายการ (1,048,576 rows และ 16,384 columns) มจานวนเซลลมากถง 17,179,869,184 เซลลในชทหนงๆ และสรางสตรซอนกนไดถง 64 ชน ผใช Excel ทเกงดานคานวณสามารถใช Excel สรางแฟมทมโครงสรางการคานวณซบซอนอยางมาก ทาใหยากสาหรบผใชแฟมทวไปหรอเจาหนาทตรวจสอบภายใน (หรอแมแตตวผสรางเอง) จะตรวจสอบไดครบทกเซลล เปนความเสยงทยากจะตรวจพบวามขอมลคลาดเคลอนหรอผดพลาด

ผลจากการวจยพบวา 94% ของจานวนแฟมสเปรดชตทใชในบรษททวไปและ 5% ของสตรทสรางไวมขอผดพลาด

ความผดพลาดในการสรางงานทพบบอยครงมากทสดเกดจากการสรางงานทมในสงทไมควรมแตกลบไมมในสงทตองม เชน ใชเซลลเพอแสดงขอมลซงไมเกยวของไวมากเกนไปจนทาใหผใชงานจบประเดนไมไดวาตองการแสดงอะไรในชทนน หรอไมไดใชเครองหมาย $ ในการกาหนดตาแหนงอางองสงผลใหคานวณผดพลาดเมอ copy เซลลสตรไปใชทอ น

การทผบรหารปลอยใหใช Excel กนอยางอสระตามใจชอบ ปลอยใหเรยนร Excel กนเอง หรอเลอกอบรม Excel จากใครกได ยอมทาใหเกดวธสรางงานแตกตางกน ขาดแนวทางการสรางงานทเปนมาตรฐาน ทาใหผใชแฟมตองทาความเขาใจในขนตอนการใชงานของแตละแฟมใหมเสมอ และยากสาหรบผตรวจสอบภายในทเกง Excel นอยกวาคนสรางแฟมจะแกะสตรออก

นอกจากนความเสยงยงเกดจากการใชโปรแกรม Excel ทไมมลขสทธหรอซอชดทมลขสทธแตไมได update แกไขความผดพลาดในตวโปรแกรมผานระบบอนเตอรเนตอยเสมอ

หนา 13 / 42


เหตใดจงมองขามความเสยงจากการใช Excel

ในขณะทองคกรใหความสาคญและตระหนกถงความเสยงความเสยงดานตางๆในการดาเนนธรกจนน แตความเสยงจากการใชสเปรดชตหรอ Excel กลบถกมองขามหรอใหความสาคญนอยมาก จนกระทงในปค.ศ.2002 รฐสภาของสหรฐอเมรกาไดออกกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act เพอชวยกระตนใหเรมคดปรบปรงระบบการใช Excel จากการกาหนดให CEO ตองประเมนระบบรายงานทางการเงนของตนดวยวามประสทธภาพ

เนองจาก Excel มราคาคาโปรแกรมถกมากเมอเทยบกบการลงทนเปนแสนเปนลานบาทในกจกรรมอน ผบรหารจงไมไดใหความสาคญเรงดวน หรอรอจนกวาจะมกฎหมายหรอมาตรฐาน ISO มาบงคบกอน

ยงองคกรเหนความสาคญมากขนเทาใด ยงรบขวนขวายหาทางกระตนใหปรบปรงวธการใช Excel ใหรดกมมากขนเทานน

สาเหตทผบรหารไมเหนวาการใช Excel เปนความเสยงทสาคญ เนองจากไมเคยรไมเคยเหนความยากและความสลบซบซอนในวธใช Excel จงมมมมองผดๆวา โปรแกรม Excel ใชงานงายมาก ใครๆกมวธใชเหมอนกน มนเปนเพยงโปรแกรมททาหนาทในการคานวณในลกษณะการใช

งานเชนเดยวกบเครองคดเลขหรอเครองพมพดด จะดกวาตรงทใชงานบนเครองคอมพวเตอรและสามารถเกบขอมลไวไดโดยไมตองบนทกใหมซาอก ดงนนหากจะคานวณผดบางยอมเปนเรองธรรมดา ถอเปนสงปกตทผใชงานจะทาผดพลาดบาง จงเปนไปไมไดทจะปองกนไมใหเกด Human Error ขนเลย

ภาพสะทอนซงแสดงใหเหนวาผบรหารไมไดใหความสาคญกบความเสยงจากการใช Excel ดได จาก

1. การเลกใชโปรแกรม Excel แลวหนไปใชสเปรดชตอนหรอใชโปรแกรมทแจกใหใชฟรเพอประหยดตนทน เพราะเขาใจวาไมวาจะใชสเปรดชตยหอใดกนามาใชคานวณตวเลขไดเหมอนกน โดยไมรวา Excel มความสามารถเหนอกวาสเปรดชตอนอยางมาก และไมตระหนกถงคาเสยโอกาสทมตนทนแพงจากการเปลยนไปใชโปรแกรมฟร

2. เมอพบวา Excel คานวณผดพลาดหรอแสดงขอมลไมตรงกบความตองการกจดการแกปญหาเปนครงไป ไมไดวางนโยบายหรอออกระเบยบเปนลายลกษณอกษรเพอปองกนไมใหเกดความผดพลาดขนอกในอนาคต

หนา 14 / 42


3. ไมเหนความจาเปนในการสงพนกงานไปฝกอบรมเพราะเสยดายเวลางาน มองวา Excel เปนโปรแกรมใชงายและเรยนจากหนงสอคมอไดเอง ใครๆกมวธใชเหมอนกน ไมคมทจะจายเงนคาฝกอบรม

4. ถาใครอยากจะเขาอบรมกหามใชเวลางานลาไปเรยนและตองออกเงนเรยนเอง หรอถายอมสงไปอบรมกไมบอยนก ใหเวลาสาหรบการอบรมไมกวนและหาทเรยนกนเอง โดยเลอกเรยนจากทไหนกไดเพราะเชอวาไดความรไมตางกน ขอใหเนนอบรมเฉพาะเรองทจะเอาไปใชงานไดทนทกบปญหาเฉพาะหนากแลวกน

สวนสาเหตทผใชงานไมเหนความสาคญในความเสยงจากการใช Excel มดงน

1. มความมนใจอยางยงวาแฟมทตนสรางขนปราศจากความผดพลาดโดยสนเชง 2. เชอวาการทแฟมมความผดพลาดบางเลกนอยเปนเรองธรรมดา 3. ไมเคยเหนตวอยางวธการสรางงานทดกวา 4. ขาดความรในวธการทดสอบและตรวจสอบเพอหาความผดพลาด 5. มองไมออกวาเมอเกดความผดพลาดขนจะสงผลเสยตอองคกรอยางไร 6. คดวาเปนหนาทของผบรหาร ไมใชหนาทความรบผดชอบของตน 7. ตองการความอสระ ไมตองการใหมใครมาควบคม ตรวจสอบ หรอคอยจบผด 8. กาลงจะลาออก จงไมสนใจวาใครจะนาแฟมทตนสรางมาใชงานตอหรอไมแลวจะเกด

ผลเสยอยางไร 9. แอบซอนขอมลทจรตเอาไว

ผทคลกคลกบการใช Excel นานขน จะพฒนาวธใชของตนใหซบซอนขนทละเลกทละนอย โดยเฉพาะคนทมพนฐานทางคณตศาสตรหรอชอบคดคานวณ จะฝกใช Excel เปนเหมอนสนามแขงขนประลองฝมอ ทดลองสรางสตรทไมเคยใช ฝกใชคาสงบนเมนทชวยลดขนตอนการทางาน จนถงขนทดลองใช VBA เพอหาทางทาให Excel ทางานเองโดยอตโนมต ลองผดลองถกไปเรอยๆ ซงจะพบวามชวงความแตกตางของความรความสามารถระหวางผบรหารหรอคนทเพงเรมฝกใช Excel กบคนทใช Excel จนถงขนเกง VBA อยางมาก

ยงเกง Excel มากขนเทาใด ยงสามารถมองขอผดพลาดของผอนไดมากขนเทานน โดยเฉพาะวธใช Excel ทนยมใชกนของคนทวไปซงมกมองไมออกวามความเสยงแฝงอย เชน การใชสตร VLookup หรอคาสง Pivot Table กเหมาะกบบางงานและผใชบางระดบเทานน หรอการใช

แปนพมพลด Ctrl+v เพอลอกขอมลกเสยงทจะไดขอมลผด เปนตน

หนา 15 / 42


กฎหมายหรอขอบงคบในตางประเทศ

ในปค.ศ. 2002 หลงวกฤตเศรษฐกจสบเนองจากการฉอโกงรายงานทางการเงนของบรษท Enron และบรษทสาคญอนๆ รฐสภาสหรฐอเมรกาไดออกกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act (SOX) โดยเฉพาะในหมวด 404 กาหนดให CEO ของบรษทมหาชนตองประเมนระบบรายงานทางการเงนของตนดวยวามประสทธภาพเพอประโยชนของผถอหน

Section 404 requires management and the external auditor to report on the adequacy of the company's internal control on financial reporting.

นอกจากนยงมกฎหมายและขอบงคบอนอก เชน Solvency II, Base III, FDA 21, ISO 27002, IAS/IFRS for Accounting Standard, SAS 99 for auditor หรอขอบงคบอนตามภาพ

สาหรบประเทศในทวปเอเชย ในปค.ศ.2006 ญป นออกกฎหมาย J-SOX คลายคลงกบ Sarbanes-Oxley Act

แมกฎหมายหรอขอบงคบเหลานมไดระบถงการใชสเปรดชตหรอ Excel โดยตรงกตาม แตเปนการกาหนดใหผบรหารในองคกร นกบญช และผตรวจสอบบญช ตองรบผดชอบกบการแสดงขอมลตอบคคลภายนอกโดยเฉพาะผถอหนวาถกตองเชอถอได ซงสาขาบรษทของไทยทไปทากจการในตางประเทศจาเปนตองทาตามกฎขอบงคบในประเทศเหลานน

สวนประเทศไทยยงไมมกฎหมายหรอขอบงคบใด จงเปนสถานการณทนาเปนหวงอยางยง

หนา 16 / 42


ผมหนาทจดการและรบผดชอบกบความเสยงของสเปรดชต

สบเนองจากกฎ SOX ผสอบบญชตองแสดงความเหนรบรองในรายงานทางการเงนประจาปดวยวาบรษทมระบบควบคมภายในทมประสทธภาพหรอไม ผสอบบญชจงนาเสนอแนวทางการจดระบบการใช Excel หรอสเปรดชต ซงองคกรควรนาไปดดแปลงใหเหมาะสมกบกจการของตน กลาวคอ

ผบรหารระดบสงและคณะกรรมการบรหารตองเปนผรบผดชอบตอความมประสทธผลของระบบควบคมภายในเพอจดการกบความเสยงทกประเภทขององคกรรวมทงความเสยงจากสเปรดชต โดยตองเขาใจในความหมายของความเสยง ตระหนกในความสาคญและความรนแรงของความเสยง รบรถงตวบคคลทกาลงจดการกบความเสยง และกาหนดวธการทจะจดการกบความเสยงใหอยในระดบทพอรบได โดยดาเนนการดงน

1. จดใหมนโยบายและดารงไวซ งระบบการควบคมภายในทเพยงพอตลอดรอบระยะเวลาทออกรายงานทางการเงน

2. จดใหมคณะกรรมการตรวจสอบทเปนอสระและมหนาทจดทารายงานกากบดแลกจการ โดยเปดเผยในรายงานประจาป

3. ประเมนความมประสทธผลของระบบควบคมภายในโดยใชหลกเกณฑทเหมาะสม 4. สนบสนนผลการประเมนดวยหลกฐานอยางเพยงพอ 5. สอบทานการควบคมภายในและการปฏบตตามกฎของบรษทใหมประสทธผล 6. ยนยนประสทธผลของระบบการควบคมภายในอยางเปนลายลกษณอกษรในการรายงาน

ของผสอบบญชและหนงสอรบรองของผบรหารตอผสอบบญช 7. รายงานจดออนและการปฏบตตามระบบ โดยถอเปนสวนหนงของรายงานประจาป

แมฝาย IT มหนาทจดซอจดหาโปรแกรมสเปรดชตและเตรยมเครองมออนเพอใหใชสเปรดชตไดกตาม แตฝาย IT ไมสามารถรบผดชอบในการจดการกบความเสยงของสเปรดชตทใชอยของพนกงานแตละคน เจาของแฟมสเปรดชตตองรบรถงปญหาความเสยงของสเปรดชตทอาจจะเกดขนและตองรบผดชอบเปนตวหลกเพราะตวเองเปนผออกแบบ ทดสอบ และนามาใช

เมอเกดความเสยหายขน ตองกาหนดตวเงนทผทเกยวของตองรบผดชอบ เชน ผสรางแฟมรบผดชอบในวงเงนไมเกนกวา 100,000 บาท ถามความเสยหายมากกวานนใหหวหนาระดบถดไปแบงความรบผดชอบ แตวธนมกทาใหผสรางแฟมประเมนความเสยงตาไวกอนเสมอจงควรใหฝายควบคมภายในรวมในการประเมนความเสยงและกาหนดวงเงน

หนา 17 / 42


วธจดการกบความเสยงของสเปรดชต

ตามแนวทางของผสอบบญช ผบรหารควรจดใหมการตรวจสอบการใชสเปรดชตโดยใช

หนวยงานตรวจสอบภายใน หนวยงานประเมนความเสยง หนวยงานทางระบบขอมล ฝาย IT หรอหนวยงานเฉพาะกจ ซงมความเชยวชาญในการออกแบบแฟมสเปรดชต เชยวชาญในการใช

สตรและ VBA เพอดาเนนงาน ดงน

1. ระบกลมของแฟมสเปรดชตทงหมดทเขาขายตองตรวจสอบ โดยการสมภาษณผใชงาน หรอตรวจสอบขนตอนการปฏบตงานทตองใชสเปรดชต หรอจดหาโปรแกรมคอมพวเตอรมาสแกนหาชอแฟมทใชงาน 1.1. สอบถามผปฏบตงานอยางไมเปนทางการวามแฟมสเปรดชตทใชอะไรบาง วธนเปนวธท

งายและรวดเรวทสดแตมโอกาสสงทจะไมไดรายชอแฟมทงหมดทใชอยเนองจากเปนการสอบถามอยางไมเปนทางการ

1.2. สรางแผนผงการดาเนนงานแลวทาหมายเหตไวหากขนตอนนนเกยวของกบสเปรดชต วธนตองเสยเวลามาก แตใหขอมลทละเอยดกวาการสอบถามและยงมความเสยงวายงไมสามารถรวบรวมชอสเปรดชตครบทงหมด

1.3. ใชโปรแกรมคอมพวเตอรคนหารายชอแฟมสเปรดชตผานระบบเนตเวรคและแตละเครองคอมพวเตอรทมอย วธนใหขอมลทละเอยดทสดแตยงขาดแฟมทจดเกบไวในสออนๆ เชน FlashDrive หรอบนระบบอนเตอรเนต

2. รวบรวมรายละเอยดของแฟม 2.1. ชอแฟมและขนาดแฟม 2.2. ชอเจาของแฟมและชอผสรางแฟม

หนา 18 / 42


2.3. ชอผใชแฟม 2.4. หนาทของแฟมใชสาหรบอะไร 2.5. แฟมเกยวของกบดานการเงนหรอการปฏบตงานทวไป (พบวากวารอยละ 70 ของบรษท

ใชสเปรดชตในงานทสาคญของธรกจ) 2.6. ขนาดของมลคาเงนหรอปรมาณงาน 2.7. ระดบความลบของขอมลในแฟม 2.8. ระดบความออนไหว (sensitive) ของขอมล

3. กาหนดระดบความเสยงใหกบแฟม ตามระดบความซบซอนและความสาคญ

ความซบซอน (complexity) เกยวของการระดบความยากงายในการคานวณจากการใช

งานงายๆเพอแสดงขอมลเฉยๆไปจนถงขนยากซงใชเครองมอระดบสงชวยในการคานวณ เชน ใช macro หรอ pivot table หรอมการลงคขอมลขามแฟม หรอลงคมาจากโปรแกรมอนหรอเวบ ความสาคญ (magnitude) ตามมลคาของเงนหรอปรมาณทางการปฏบตงาน เชน ปรมาณสนคาหรอวตถดบ หรอแบงตามระดบความเสยหายหากเกดขน เชน เกดความเสยหายตอประเทศและสาธารณชน ละเมดกฎเกณฑ เสยหายตอการดาเนนธรกจ เสยหายตอการปฏบตงานและความรบผดชอบของบคคลทใช นอกจากนสามารถกาหนดระดบความเสยงตามความถทใชแฟมวาใชเปนประจาหรอไมบอยนก หรอเปนแฟมทใชคนเดยวหรอใชรวมกนหลายคนหลายหนวยงาน แมมลคาตามตวเงนจะไมสงแตเมอตองนามาใชบอยๆหรอใชรวมกนหลายหนวยงานยอมกอใหเกดผลเสยหายได มากขน อกทงประเมนความเสยงจากประวตของแฟมวาผสรางแฟมมพนฐาน Excel ขนาดไหน เขาใจหลกการออกแบบสเปรดชตหรอไม และเคยมการทดสอบมากนอยเพยงใดกอนทจะนาแฟมมาใชงาน อยางไรกตามแมผสรางแฟมมนใจรอยเปอรเซนตวาแฟมของตน

หนา 19 / 42


ถกตองแนนอน แตจากการวจยพบวาหากใชคนหลายคนชวยกนตรวจสอบจะพบวาในแฟมสเปรดชตมสงผดพลาดอยอก

4. ตรวจสอบเงอนไขการใชแตละแฟม นาตารางขอมลในแฟมตรวจสอบกบฐานขอมลตนทางวาถกตองตรงกนหรอไม และทดสอบสตรคานวณวาถกตองตรงตามเจตนาของผบรหารหรอไม

5. ประเมนนโยบายและขนตอนการใชแฟมวามระบบการควบคมและตรวจสอบความถกตองเรอยไปตราบเทาทยงใชงานอย 5.1. เมอมการแกไขเปลยนแปลงในแฟม ตองมตวชใหเหนวาตางจากเดมแลว เชน ตงชอ

แฟมใหตางไปจากเดมหรอทาหมายเหต (comment) ไวทเซลล 5.2. การแกไขไดรบการตรวจสอบและอนมตแลวโดยบคคลอนซงไมไดเปนผแกไข 5.3. ควรเกบแฟมไวในระบบ server เพอควบคมตวผใชงาน 5.4. มการทาสารองขอมลไวเปนประจาและแยกเกบแฟมสารองไวตางหาก 5.5. ตวแฟมมรหสปองกนการเปดแฟมและมระบบปองกนผอนทไมเกยวของใหเขาไมถงตว

แฟม 5.6. ตารางคานวณหรอเซลลสตรมรหสปองกนไมใหมการแกไข

หนา 20 / 42


จดแขงจดออนของ Excel เทยบกบโปรแกรมสาเรจรป

Excel เปนโปรแกรมทสามารถนามาใชกบงานธรกจไดแทบทกอยาง ถงจะดอยกวาโปรแกรมทสรางขนมาเพอใชกบงานเฉพาะดาน เชน Word, Access, PowerPoint, หรอแมแต PhotoShop แตถาไมไดตองการสรางงานชนเยยมเชนทโปรแกรมเหลานทาไดดกวา Excel อยแลว การทโปรแกรม Excel มราคาถกกวาและใชงานไดเชนเดยวกบโปรแกรมดงกลาว จงเปนทางเลอกทนยมใช Excel กนอยางมาก โดยเฉพาะธรกจขนาดเลกพอคดจะเรมตนทาธรกจกตองหาโปรแกรม Excel มาใชกอนการหาโปรแกรมบญชสาเรจรปมาใชเสยอก

แม Excel จะใชงานงายแตพอเปด Excel ขนมาจะมเพยงตารางวางๆเทานน ตองอาศยจนตนาการของผใชงานออกแบบตารางขนมาเอง ผสรางงานมอใหมมกเรมตนจากการสรางตารางเลยนแบบหนาตาของรายงานหรอหนากระดาษทตองการพมพ ซงไดรปแบบกาหนดมาจากหวหนา เมอมขอมลใหมกใชวธบนทกคาใหมทบลงไปในตารางเดม แตถาตองการเกบขอมลในตารางเดมไวดวยกจะสรางชทใหมหรอแฟมใหมไปเรอยๆเพอบนทกขอมลทไดมาใหม พอเวลาผานไปจะมจานวนชทและจานวนแฟมทมตารางหนาตาแบบเดยวกนมากมาย

ถาใชแตละชทสรางเปนตารางรายงานแตละเดอน พอครบปจะม 12 ชท แตถาเปนรายงานรายวนพอครบปจะม 365 ชท หรอถาเปนรายงานตามรายสนคาแตละประเภทจะมจานวนชทนบรอยนบพนชทกเปนไปไดเพอแสดงตามประเภทสนคาทมอย ทาใหแฟมมขนาดใหญมากและคอมพวเตอรทางานชาลง หากแทนทจะใชชทแยกรายงานแตกลบแยกเปนแฟมขนาดเลกกจะมจานวนแฟมมากมาย เมอเวลาผานไปหลายปกตองซอคอมพวเตอรเครองใหมททางานเรวขนและใชฮารดดสกขนาดใหญขนมาเกบแฟมทงหมดจงจะพอ ซงการใช Excel แบบนเปนวธทพบวาใชกนมากทสด อยาวาแตมอใหมเลย ผทใช Excel มานานนบสบปกยงตดนสยสรางงานแบบน ซงเปนวธใชทไมไดแตกตางจากการใชเครองพมพดดเทาใดนก ยงถอวาหางไกลจากการใช Excel แบบคอมพวเตอร

แมการสรางตารางเลยนแบบหนารายงานทาใหผบรหารสามารถดรายงานจากหนาชทไดทนท แตจะทาใหมขอมลทตองบนทกซาเตมไปหมด เสยงตอการบนทกผดบางถกบางตางกนบาง เชน วบลย บนทกเปน วบลย หรอ Terayut บนทกเปน Teeravut หรอ Pantip บนทกเปน Pantib เปนตน ซง Excel ถอวาไมใชขอมลเดยวกน และเมอตองแกไขขอมลกตองแกในทกชทหรอทกแฟมทงหมดใหตรงกน เสยงทจะหลงลมแกไขใหครบทกแหง

ในแงการบรหาร หากตองการสรปแนวโนมจากวนนนถงวนนในชวงปนนถงปนของสนคาทตองการจะทาไดยากมาก กอนอนตองจาใหไดกอนวาขอมลทตองการบนทกไวในแฟมชออะไร

หนา 21 / 42


ชทไหน และอยทเซลลไหน พนกงานตองเปดแฟมมากมายเพอ copy หรอสรางสตรลงกจากแตละเซลลมาสรปเปนรายงาน ซงเปนงานทนาเบอ ผดพลาดไดงาย และสรางความเครยดอยางมาก พอทาไดไมนานกอยากลาออก

พอใช Excel เกงขนผสรางงานมกอยากทดลองใช VBA เพอเปนการฝกฝนและเรยนรไปในตว โดยพยายามสรางรหส VBA ขนมาควบคมการเปดแฟมหรอชทแลวทาหนาท copy ขอมลมาให โดยอตโนมต แมจะทาไดและไดรบคาชมเชยจากหวหนาวาเกง Excel กตาม แตมกพบวารหส VBA ทสรางขนจะหยดทางานทนทเมอมการยายตาแหนงเซลลหรอชอเดมของชทหรอแฟมถกแกไขตางไป ทาใหตองยอนไปแกชอทอางไวในตวรหสทกครงทมการเปลยนแปลง หรอหากวนหนง VBA ทางานผดพลาดแลวคนทสรางรหสไมอย ทาใหตองโยนแฟมทงไปเลย

ในรหส VBA หากมคาคงท ชอชท และตาแหนงเซลล (ตวเขม) ตองแกไขใหมเสมอ

Sheets("TestOLDP").Select lastRow = Range("B" & Rows.Count).End(xlUp).Row For i = 1 To 21 Range("B3:B" & lastRow).Offset(0, i).FillDown Next i

Excel เปนโปรแกรมทสามารถนามาใชงานแทนโปรแกรมสาเรจรป โดยขนกบความร ความสามารถของผสรางงานและตองใชเวลานานมาก กวาจะสรางแฟมงานททางานไดเหมอนโปรแกรมสาเรจรป

นอกเหนอจากความรความสามารถใชสตร คาสงบนเมน หรอ VBA แลว ผสรางงานตองใช

ความคดและการวางแผนอยางมาก กอนจะเรมสรางตองคานงวาในอนาคตจะนาขอมลไปใช

อยางไรบาง ใครเปนผใช และมวธการใชงานอยางไร เพอการออกแบบตารางเกบขอมลและตารางคานวณใหถกตอง แทนทจะสรางชทเยอะแยะมากมายแลวถงขนตองใช VBA ชวยในทสดนน เพยงแคสรางตารางฐานขอมลเพอเกบขอมลทงหมดไวแลวใชสตรเลอกดงขอมลออกมาสรางเปนรายงานตามแบบทตองการ จะเกดชทขนเพยง 2 ชทเทานน คอ ชทฐานขอมลกบชทรายงาน โดยไมจาเปนตองเสยงใช VBA แมแตนอย

Excel สามารถชวยแกปญหาการทางานแทนโปรแกรมสาเรจรปไดเพยงชวงระยะเวลาหนง ถงแมจะสรางแฟม Excel ใหดเยยมอยางไร จะมอายการใชงานไดเพยงเทาทยงมคนทเกง Excel พอมาคอยตามแกไขปรบปรงใหได และผใชแฟมทกคนตองเปนคนทซอสตยไววางใจได

หนา 22 / 42


อกดวย เพราะระบบการปองกนในตวแฟม Excel ทใสรหสไวสามารถหาโปรแกรมมาถอดรหสแลวบนทกขอมลทจรตอยางไรรองรอย ไมมทางหาวาใคร เมอใด และทาไวทเซลลใด

คนเกง Excel อาจสรางเงอนไขในการคานวณทงไวใหใชวา ตราบใดทยงมชอของเขาบนทกไว ในเซลลหวมมของรายงาน ตราบนนสตรจะยงคงคานวณถกตอง แตเมอใดทช อของเขาถกลบไป หลงจากนนแมจะยอนกลบมาบนทกชอของเขาลงไปใหมกตาม การคานวณจะเพยนไปทนท บางวนเพยนไปสบลาน บางวนเพยนไปรอยลาน กรณเชนนเปนเรองจรงทเกดขนมาแลว

Excel มจดแขงจากความยดหยนทเปดโอกาสใหปรบปรงแกไขไดงาย แตความยดหยนนเองทกลายเปนจดออนทาใหตองระวงอยางมากโดยเฉพาะความเสยงทเกดจากคน สวนโปรแกรมสาเรจรปแมมหนาตารายงานและวธใชงานทตายตวแกไขไมได กอนจะจดหามาใชงานตองทดลองใชอยางรอบคอบวาถกสรางมาอยางดพอจะรบไดหรอไม และโปรแกรมสาเรจรปมจดแขงทดกวา Excel หลายอยางหากมระบบตอไปนเตรยมไวใหใชงาน เชน ระบบตรวจสอบการบนทกแกไขขอมล ระบบการรกษาความปลอดภย ระบบการเกบประวตการใชงาน และทสาคญตองมระบบการสงออกขอมล (Export) ในโครงสรางซงเตรยมพรอมใหนามาใชตอกบ Excel ได ทนท

แทนทจะเลอกใชแตโปรแกรมสาเรจรปหรอใชเฉพาะโปรแกรม Excel อยางเดยว การนาโปรแกรมสาเรจรปมาใชรวมกบ Excel เปนทางออกทดกวา ไมจาเปนตองเลอกซอโปรแกรมสาเรจรปราคาแพงหรอเสยเงนเสยเวลาไปจางโปรแกรมเมอรสรางโปรแกรมสาเรจรปใหสามารถสรางรายงานหลายแบบตามทตองการ ขอเพยงจดหาโปรแกรมสาเรจรปทมระบบเกบขอมลได อยางถกตองปลอดภยแลวสามารถสงขอมลออกมาเพอใช Excel สรางรายงานตามแบบทตองการ งานบางขนปลอยใหเกบดวยมอลงสมดบนทกประจาวนทเปนกระดาษบางกได ไมจาเปนตองหาทางทางานแบบอตโนมตในทกขนตอน

หนา 23 / 42


หลกการเลอกใช Excel ใหเหมาะกบงาน

สทเหนในโลกนใชวาจะมแตสขาวกบสดา วธเลอกใชโปรแกรมคอมพวเตอรกเชนกน ใชวาจะเลอกใชโปรแกรมหนงโปรแกรมใดแตเพยงอยางเดยวแลวจะเหมาะกบลกษณะงานทตองการ ลองหนกลบมาดโปรแกรมตางๆทใชทางานนอกเหนอจาก Excel หรอ Access ในบรษททวไปยงใชโปรแกรมบญช โปรแกรมเงนเดอนและงานบคคล โปรแกรมคมสนคา โปรแกรมจดการงานขายและเกบเงน ถาเปนหนวยงานเลกๆคงมโปรแกรมใหใชไมมากนก หากเพงเรมตนตงบรษทมกเรมแคใชโปรแกรม Microsoft Office กนกอน ผดกบบรษทใหญๆ ซงมโปรแกรมราคาเปนแสนเปนลานแยกเปนโปรแกรมยอยๆตามประเภทของงาน

บรษทขนาดเลกในวนนกคอบรษทขนาดใหญในวนหนา พอธรกจขยายตวกจะมระบบงานและโครงสรางฐานขอมลซบซอนมากขน แทนทจะใชแตเพยง Excel หรอ Access เพยงอยางใดอยางหนง กอาจตองคดหาทางใช Excel รวมกบ Access และคดหาทางใชฐานขอมลรวมกนกบโปรแกรมอน ซงจะดไมใชนอยหากเราสามารถนาขอมลทเกบไวในโปรแกรมตางชนดกนมาใช

งานรวมกนไดทนท ไมตองเสยเวลามาจดรปแบบหนาตา หรอไมตองมานงลอกกรอกขอมลเองเขาไปใหม และเมอหนวยงานขยายตวขน ฐานขอมลซงไมวาจะใชโปรแกรมใดจดการงานอยกยงมความสอดคลองตอเนองกน สามารถเตบโตและสนองตอบตอความตองการไดทกเมอ

แมในชทหนงของ Excel สามารถรองรบกบขอมลไดมากถงลานกวารายการ แตยงไมใชสาเหตททาใหเลกใช Access หรอโปรแกรมจดการฐานขอมลอนแลวหนมาใช Excel แตกมใชจะคดกนงายๆอกเหมอนกนวา ถางานใดทเกยวของกบการจดเกบขอมลตองเลกใช Excel แลวหนไปใช Access หรอโปรแกรมฐานขอมลอนแทน (จากนไปขอใชคาวา Access แทนโปรแกรมประเภทจดการฐานขอมลซงรวมทงโปรแกรมสาเรจรปดวย)

ไมควรมองแคผวเผนวา Excel เปนโปรแกรมทเหมาะกบการคานวณ และ Access เปนโปรแกรมทเหมาะกบการจดการฐานขอมล ทาใหตดสนใจวางานบญช การเงน หรองานใดกตามทเกยวของกบตวเลขตองใช Excel สวนงานการตลาด การขาย และการผลตซงเกยวของกบขอมลลกคาและสนคาตองใช Access เพราะถาเชยวชาญการใชโปรแกรมใด ไมวาจะใช Excel หรอ Access กตาม ผใชทเกงยอมมความสามารถหาทางนามาใชงานไดอยแลว

Excel มคณลกษณะสาคญทเหนอกวา Access อยางมาก เนองจาก Excel มความยดหยนพรอมใหใครกไดสามารถดดแปลงแกไขโครงสรางตารางไดตลอดเวลาและทาไดงาย เพยงใชเมาส

ลากเซลลไปวางทตาแหนงอนในชทอนหรอแฟมอน หรอจะแทรกเพมลดรายการ กเหนผลกบตาไดทนท ซงเรยกความสามารถนวา What you see is what you get (WYSIWYG หรออาน

หนา 24 / 42


วา วส ซ วก) แมทาใหตาแหนงเซลลเปลยนไปในภายหลงแต Excel ยงคานวณถกตองตามเดม เพราะ Excel จะชวยยายตาแหนงอางองทสรางไวในสตรตามไปใหเอง สวน Access ตองรอให ออกรายงานมาดกอนจงจะรวาการแกไขททาไปถกตองหรอไม

หากงานใดทยงขาดมาตรฐาน ผใชงานยงไมมนใจวาโครงสรางตารางจะเปนอยางไร ชวงนใหใช Excel ไปกอนและเลอกใชสตรทไมพงกบลกษณะโครงสรางตาราง เชน IF Choose Match Index หรอสตร Array จากนนเมอขอมลมโครงสรางแนนอนตายตวเปนมาตรฐานแลวจงพจารณาตอวาจะใช Excel ตอไปโดยเปลยนไปใชสตร VLookup หรอ Pivot Table กได

ถงแมงานมมาตรฐานแตปรมาณขอมลยงมไมมากควรใช Excel ไปกอน จนกวาจะพบวาขอมลมความซบซอนมากขนจน Excel รบไมไหว แสดงอาการผดปกตออกมาหลายอยาง เชน แฟมมขนาดใหญมาก คอมพวเตอรทางานชาลง และเครองมออตโนมตของ Excel มความสามารถไมเพยงพอทจะใชเพอจดหาขอมลมาสรปเปนรายงานได จงหนไปใช Access หรอหาซอโปรแกรมสาเรจรปมาใชแทน Excel เพราะปจจบนโปรแกรมสาเรจรปทใชในงานขาย การออกใบสงซอ หรอโปรแกรมบญช มราคาไมแพงและสะดวกตอการใชงานมากกวาทจะหาทางสรางขนมาใช

เองดวย Excel

เมอพจารณาในแงจานวนบคลากร หนวยงานใดหรอองคกรใดทมพนกงานเกงคอมพวเตอรเพยงคนเดยว พงหลกเลยงการใช VBA หรอ Access หรอโปรแกรมอนทพฒนาขนเอง เพราะหากพนกงานคนนลาออกไปแลววนหนงระบบงานเรมตดขดขนมา แทบเปนไปไมไดทจะพงพาคนอนมาแกไขใหไดในระยะเวลาสนแมจะเกง VBA หรอ Access มาก ดงนนถามพนกงานดแลระบบขอมลเพยงคนเดยว ควรหาจดหาโปรแกรมสาเรจรปในงานนนๆมาใชโดยตรง หรอใช Excel จะเหมาะกวา Access แตอยาเพงใช VBA จนกวาจะมคนเกง VBA พอกนทจะมาชวยแกไขแทนได

บรษทขนาดใหญซงมโปรแกรมสาเรจรปราคาแพงใชงาน ควรใชโปรแกรมเหลานนในการเกบขอมลการดาเนนธรกจของตน แลวเปดใหพนกงานสามารถใชฐานขอมลรวมกนผานระบบเครอขายแบบ Online หรอสรางฐานขอมล SQL ไวบนเวบ แลวใช Excel ซงมความยดหยนกวา ชวยนาขอมลทสงออกหรอ export ออกมา นามาวเคราะหหรอจดทาเปนรายงานในโครงสรางทเหมาะสม โดยเฉพาะรายงานตามความตองการของผบรหาร

หนา 25 / 42


หลกการใช Excel ใหเหมาะกบผใชงาน

แฟม Excel ทสรางขนจะมประโยชนมากขนเมอสามารถนาแฟมมาใชซาแลวซาอกและสามารถสงตอใหผอ นนาแฟมไปใชไดโดยไมตองกงวลวาผอนจะใชงานผดพลาด ซงผสรางแฟมตองคดวางแผนสรางงานไวตงแตแรก ใหเหมาะกบประเภทและความสามารถในการใช Excel ของคนทไดรบแฟมไปใชตอ

ถาผใชแฟมตองการใชขอมลเพยงแคดขอมลเทาน น ไมวาจะดจากหนาจอหรอพมพลงกระดาษ ตองเตรยมแฟมทใชรปแบบแสดงตวเลขและตวอกษร ซงมเฉพาะคาคงทและแสดงคาทแทจรงตรงตามคาทบนทกไวในเซลลดวย หามทาการซอนทกแบบ หามมเซลลใดเปนสตรคานวณอยางเดดขาด และตองกาหนดรปแบบใหแสดงคาทแทจรงอยางชดเจน เชน ถาคาทแทจรงมคาเปนเลขซงมทศนยม 2 หลกตองกาหนดรปแบบใหแสดงทศนยมตงแต 2 หลกขนไป

Row column เซลล และรปภาพใน Excel สามารถซอนไดหลายวธ ทาใหยอดรวมไมตรงกบรายละเอยดทแสดงและเมอ copy ออกไปอาจไดสงทซอนตามไปดวยหรอไมกได ขนกบวธซอนทใชและวธ copy ออกไป

การทมเซลลสตรปะปนอยกบเซลลคาคงทจะทาใหเมอ copy ตารางออกไปใชทอ นโดยการกดป ม Ctrl+v ไดตารางทตดเซลลสตรตามไปดวย ซงตาแหนงอางองในสตรอาจผดเพยนไปจากเดมทาใหแสดงขอมลผดพลาด

รปแบบสามารถทาใหคาทแสดงบนจอและพมพบนกระดาษแสดงคาตางจากคาทแทจรง เชน ตวเลขบวกอาจใชรปแบบแสดงใหเหนเปนคาลบหรอกลบกนกได

ถาผใชแฟมทาหนาทบนทกขอมลอยางเดยว ตองเตรยมพนทสาหรบบนทกขอมลใหแยกหางจากพนทซ งเปนสตรและปลอยใหขอมลแสดงคาทชดดานซายหรอขวาของเซลลวามคาเปนตวอกษรหรอตวเลขตามลาดบโดยไมตองปรบรปแบบใหชดขวาซายในเซลล แลวใชสทตางกนตามประเภทของขอมล และปองกนตารางทเปนสตรไวไมใหผใชเผลอบนทกขอมลทบ

การใช Excel ทดตองหาทางควบคมใหบนทกคาทตองการเพยงครงเดยวเทานนและปองกนไมใหเกดการบนทกซาอยางเดดขาด เมอใดตองการนาคาไปใชซาใหใชวธสรางสตรลงก

หากองคกรมโปรแกรมสาเรจรปใชงานอยแลว ใหลอกขอมลทเกบไวในโปรแกรมสาเรจรปมาใชกบ Excel เพอลดโอกาสทจะพมพขอมลผด

หนา 26 / 42


ถาผใชแฟมเปนระดบบรหารหรอใช Excel ไมเกง ผสรางแฟมตองสรางแฟมทหาคาตอบเตรยมพรอมไวใหแลวจากการสรางสตรรอไวใหตงแตแรกหรอใช VBA สรางหนาจอพเศษชวยเหลอการใชงานโดยตองทดสอบจนมนใจในสตรหรอ VBA กอน ไมควรสรางงานทยดถอการใชคาสงบนเมนใดๆ เชน Filter หรอ Pivot Table ชวยในการหาคาตอบหรอจดโครงสรางตารางใหม เพราะสงทเปนผลจากการใชคาสงบนเมนจะยงคงแสดงคาเดมไปตลอดไมเปลยนแปลงตามการเปลยนแปลงใดๆในตารางจนกวาจะมการใชคาสงบนเมนซาใหมทกครงเทานน ตางจากการสรางสตรชวยคานวณซง Excel จะคานวณหาคาตอบใหมใหเองทนท

ในการใชคาสงบนเมน Excel ไมไดชวยจดจาวาคราวกอนกาหนดเงอนไขไวอยางไรบาง ยอมเสยงทจะไดคาตอบตางไปจากเดมโดยไมรตว โดยเฉพาะคาสงบนเมนซงมเงอนไขทตองกาหนดซบซอน เชน การใช Pivot Table

ควรลบตารางคาตอบทไดจากการใชคาสงบนเมนทงแลวสรางใหมเสมอ (แมแตคนสรางเองยงจาเงอนไขของตนเองททาไวไมได)

ไมควรลงกคาจากตารางคาตอบทไดจากการใชเมนไปใชตอ เพราะเมอสงงานรอบใหมตาแหนงเซลลอาจเปลยนไปจากเดมไดเรอยๆ

ถาผใชแฟมไมเกง Excel เลย ผสรางแฟมตองนา VBA มาชวยควบคมการใชงาน

ถาผใชแฟมมพนฐานในการใชสตรคานวณบางแตไมเกงนก ควรกระจายการคานวณทมหลายขนตอนออกเปนหลายขน โดยใช Range Name ตงชอใหกบเซลล แลวใชเซลลชวยคานวณแตละขน ใสวงเลบใหชดเจน แลวสงคาไปใชคานวณตอ เพอชวยทาใหสามารถดผลลพธจากแตละขนวามความหมายวาอะไรและถกตองหรอไม อยาซอนสตรหลายสตรในเซลลเดยวจนกลายเปนสตรยาวมากจนแกะไมออก อยาสรางสตร Array ทตองกดป ม Ctrl+Shift+Enter ซงนอยคนนกจะใชเปน

ในการใช VBA ผสรางแฟมตองเขยนรหสทไมตองแกไขอกเลยไมวาจะมการเปลยนแปลงใดในแฟมและแยกชดของรหสเปนสวนยอยสนๆทแกะไดงาย ยกขนตอนการคานวณหรอขนตอนทแกะยากมาสรางไวใหทางานผานใน Excel แลวยกสวนทงายไปไวในสวนการทางานของ VBA เพราะผใช Excel โดยทวไปไมวาจะเกงมากขนาดไหน ยอมถนดในการแกไขสงทอยใน Excel มากกวาแกไขรหส VBA แตถาในองคกรไมมใครมพนฐาน VBA เลย ไมควรคดใช VBA แมแตนอย เวนแตจะตกลงกบคนสรางแฟมไดวาจะอยทางานทนไปชวชวต

สาหรบตวผสรางแฟมเองและผทดสอบแฟม เมอตองการปรบปรงแกไขหรอตรวจสอบการคานวณใดๆในตวแฟมตองทาไดงายและเสยเวลาไมมาก โดยรจกหลกการแยกแฟม แยกชท

หนา 27 / 42


แยกตารางออกเปนแตละเรองแตละสวน สามารถออกแบบตารางคานวณทมโครงสรางเปนมาตรฐานและใชสตรทงายตอการตรวจสอบแกไข

ไมวาผใชแฟมจะเปนใคร ไมวาเขาจะรจก Excel มากนอยหรอไม ไมวาจะเกงกาจขนาดไหน หรอไมวาผสรางแฟมไดเลอกใชเครองมอ สตร หรอ VBA ใหเหมาะสมกบผใชแฟมแลวกตาม ไมวาผใดเปดแฟมขนมาตองสามารถทาความเขาใจถงจดประสงคของแฟมนนไดในทนท โดยสามารถใชแฟมไดงาย ไมตองกลววาจะทาผดพลาด สามารถทาตามลาดบการใชงานตงแตเรมตนจนถงผลลพธสดทายวาอยทเซลลใดในชทใด

หนา 28 / 42


ปญหาแบบไทยๆททาใหใช Excel ผดพลาด

ดวยนสยรกอสรเสรของคนไทย อยากจะทาอะไรกทาไดเสมอไมตองยดถอระเบยบวนย ทาให Excel นาจะเปนโปรแกรมคอมพวเตอรทถกใจคนไทยมากทสด เพราะสามารถใช Excel แบบตามใจชอบ ไมตองยดกฎเกณฑกตกาใดๆ ยงรวาตวโปรแกรม Excel ยงไมมระบบตรวจสอบถงตวผใชงานวาใครเปนผบนทกแกไขขอมลในแฟมทเกบไว ทาใหใช Excel โดยไมตองหวงวาตวเองตองรบผดชอบ (แมเกบแฟมไวในระบบเครอขายกตองพงระบบของเครอง server เพอตรวจสอบถงชอคนทเปดแฟม หรอในขณะทหลายคนเปดแฟมพรอมกนจงจะตรวจสอบพบชอคนทกาลงใชแฟมรวมกนอยในเวลาเดยวกนเทานน)

หลกเลยงการใชแฟมพรอมกนบนระบบเครอขาย เพราะสรางปญหาใหเกดขนมากกวาประโยชนทไดรบ ลองใช Google คนหาโดยใชคาวา “excel shared file problems” จะพบปญหาแสดงขนมานบลานเรอง

หากอยากจะทาใหพนกงานสามารถใชขอมลรวมกนผานระบบเครอขาย ควรใช Access หรอโปรแกรมอนซงสรางมาใหมระบบควบคมการใชงานพรอมกนทรดกม หากจะใช Excel ตองกาหนดเปนระเบยบใหใชแฟมไดเพยงคนเดยวในขณะหนงๆ

ไมโครซอฟทตระหนกดถงความเสยงทเกดจากการใชโปรแกรม Excel จงสรางโปรแกรมพเศษใน Office Professional Plus 2013 ทาหนาทเปรยบเทยบหาขอมลในแฟมทตางกน โดยเรยกใชผานเมน Office 2013 Tools (ศกษารายละเอยดเพมเตมไดจาก Spreadsheet management with the New Office http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=280264)

นอกจากนยงสราง Discovery and Risk Assessment Server และ Office Audit and Control Management Server ททางานบนระบบ Server ชวยควบคมและสรางรายงานการใชแฟม Excel ตลอดจนคนหาเซลลสตรทผดพลาดหรอไมสอดคลองกน

แทนทจะหนไปพงระบบคอมพวเตอรเพอชวยลดความผดพลาดของมนษยซงตองลงทนอกมาก ขอแนะนาใหนาระเบยบตอไปนไปตดประกาศใหพนกงานทกคนปฏบตตาม

1. เฉพาะแฟมสาคญตามรายชอแฟมทผบรหารกาหนด เมอมการแกไขเพมเตมขอมลใดๆในแฟม ใหพนกงานผเปดแฟม พมพรายละเอยดของขอมลทเปลยนแปลงลงกระดาษแลวใชปากกาสขดเสนใหเหนชดวาไดทาการแกไขเพมเตมขอมลสวนใดและลงนามกากบเพอสงใหผบรหารรบทราบ

2. ถาตวเลขใดยงไมเคยมมากอน ใหเวนวางในเซลลนน

หนา 29 / 42


3. ถาเคยมตวเลขและตอนนมคาเทากบ 0 เชน รายการนนขายหมดแลวหรอใชของจนหมดแลว ใหพมพเลข 0 ลงไป

4. ถาเคยมตวเลขแตตอนนยงหาคาไมพบ ใหพมพสตร =NA() ลงไป (NA = Not available) หรอพมพขอความวา ยงหาคาไมได

5. ในการลบขอมลตองใชวธกดป ม Delete เทานน หามใชวธเคาะวรรคแทนแลวกดป ม Enter เพราะการทาแบบนแมจะไมเหนวามขอมลเหมอนกบถกลบทงไปแลวกตามแตกลบมวรรคมาแทนท ซงวรรคถอเปนตวอกษรตวหนงท Excel ยงคงถอวาเซลลนนยงมคาบนทกอย สงผลใหสตรทางานผดพลาดตอไป

6. หามใสวรรคขาดหรอใสวรรคเกน เชนชอลกคา นาย ก กบ นายก แมคนอานแลวเขาใจวาเปนลกคาชอนาย ก แต Excel ถอวาเปนคนละคนกน

7. หามยอบางไมยอบาง มจดบางไมมจดบาง เชน คาวาบรษท ไมโครซอฟท จากด จะถก Excel ถอวาตางจาก บ. ไมโครซอฟท จากด หรอ บรษท ไมโครซอฟท จก หรอ บจก ไมโครซอฟท หรอ บ ไมโครซอฟท จก หรอ บ. ไมโครซอฟท จก.

8. หามพมพตวเลขทมเลข 0 นาหนา เชน ตองการบนทกรหสลกคา 01234 ซงตามปกตถาพมพ 01234 ลงไป Excel จะแสดงเพยงเลข 1234 เทานน ทาใหเมอตองการมเลข 0 นาตวเลขอน พนกงานอาจใชเครองหมายฝนทองนาหนาในการบนทกเปน ‘01234 หรอใชคาสง Format > Number > แบบ Text แทน ทาใหรหสทดวาเปนรหสเดยวกนแต Excel ถอวาตางกน ทางแกทงายทสดคอใหกาหนดตวอกษรนาหนาตวเลขรหสเสมอ เชน c01234 เพอทาให Excel รบรวามสถานะเปนตวอกษรเสมอ

9. หามพมพขอมลใดทมบนทกอยแลวซาโดยไมจาเปนโดยเฉพาะชอและรายละเอยดคาบรรยายรายการ เพราะการพมพซายอมเปดโอกาสใหสะกดผดตางไปจากขอความทถกตอง ทางทดควรใช Data Validation แบบ List ชวยในการเลอกขอมลทตองการ หรอใชสตรลงคขอมลทบนทกไวแลวมาใชซาจะเหมาะกวา

10. หามใชปพ.ศ.ในการบนทกและหามกาหนดรปแบบของวนเดอนปเปนพ.ศ. เชน บนทกลงไปวา 14/2/2558 ซง Excel จะถอวาเปนวนท 14 เดอนกมภาพนธ ปค.ศ.2558 และถงแมจะใชรปแบบเปลยนขอมลทบนทกถกตอง 14/2/2015 ใหแสดงเปน 14/2/2558 ไดแลวกตาม แตทาใหพนกงานคนอนลอก 14/2/2558 ตามทเหนไปบนทกผดตาม

11. หามพมพวนทซ งเมอกดป ม Enter แลวจะเหนวาชดซายใหเองทนท เพราะแสดงวาเปนการบนทกวนทในโครงสรางซง Excel ไมยอมรบ

12. หามใชตวเลขมาบนทกปนกบตวอกษร เชน ขอมลยอดขายควรบนทกเฉพาะตวเลข 100 แตกลบบนทกตวเลข 100 ตามดวยคาวา บาท ลงไปในเซลลเดยวกน หรอถายงไมเปด

หนา 30 / 42


ขาย แทนทจะปลอยใหเซลลเวนวางไวกอน กลบพมพบนทกขอความหมายเหตสวนตวลงไปวา ยงไมเปดขาย

13. หามบนทกขอมลทไมจาเปน เชน บนทกคาวา ขายแลว จองแลว รบของแลว เพราะหากมวนททขาย วนททจอง วนททรบของ ยอมแสดงวาเกดเหตการณนนๆอยแลว (ถาอยากจะแสดงขอความเพอเตอน ใหใชสตรเลอกแสดงขอความแทนทจะพมพเอง)

14. หามสง insert Row เพอบนทกแทรกรายการใหม แตใหบนทกขอมลรายการใหมตอทายรายการลาสดเดมทมอยแลวเทานน

15. หามลบรายการขอมลเดมทบนทกไวแลวโดยเดดขาด 16. หามสง sort เพราะลาดบขอมลจะเสยไปทนท หากตองการสง sort ตองมเลขลาดบ

รายการกากบไวจากนอยไปมากเพอจะไดสง sort ใหเรยงกลบสลาดบรายการตามเดม 17. หามเวนวางขอมลทเปนสาระสาคญ โดยเฉพาะขอมลของชอ รหส วนท ตองมขอมล

เหลานกากบรายการไวเสมอ 18. หามใชสตรใหมทเพงมใน Excel 2007/2010/2013 หรอรนใหม เพราะเมอนาแฟม

กลบไปเปดใน Excel 2003 หรอรนกอนนนสตรจะไมทางาน ควรรอจนกวาจะมนใจวาไมมใครใช Excel รนเกาอกตอไป

19. หามแกไขเซลลสตรทแสดงผลเปน error ใหเปลยนเปนคาอนโดยไมจาเปน และหามเปลยนเซลลสตรทคนคาเทากบ 0 หรอ error เปน Null Text โดยใช “” แทน

20. หาม merge เซลลทตองนาไปคานวณตอ เพราะการลงคเซลลท merge จะเกดสตรทเพยนตางไปจากทตองการไดงาย หากตองการใหตวเลขแสดงอยกลางเซลลหลายเซลล ใหใชคาสง Format > Alignment > Horizontal แบบ Center across selection แทน

21. ไมควรกาหนดสหรอ font ตามใจจนมากเกนไป เพราะจะทาใหแฟมทตวเองดแลววาสวยแตอาจดไมไดในสายตาของคนอน และจะทาใหบคคลภายนอกมองดแฟมแลวสายหนาวาบรษทนไมมมาตรฐานในการทางาน

22. ไมควรพมพรหสทยาวหลายหลกจนเกนไป โดยเฉพาะรหสซงกาหนดใหใชตวเลขหรอตวอกษรแตละตวมความหมายในตวเอง แตควรกาหนดรหสใหมทสนลงใหคนพมพได งายแลวจงใชสตรดงรหสยาวๆนนขนมาแสดง เพอชวยลดความผดพลาดในการบนทก

หนา 31 / 42


แนวทางการเรยนร Excel และสรางคนเกง Excel

คาพงเพย “เรยนผกกตองเรยนแก” เปนคาเตอนทใชกนมาตงแตโบราณจวบจนปจจบนกยงไมลาสมย ยงเทคโนโลยมความทนสมยชวยทาใหมนษยมความสะดวกสบายมากขน ยงตองนกถงคาพงเพยนใหมากเพอใชเทคโนโลยอยางระมดระวง แคใสหฟงกบดมอถอไปขณะเดนขามถนนจะถกรถชนไดงาย การใช Excel กเชนกน ตองเรยนรวธใชโปรแกรมในแนวทางทถกตองไว ตงแตแรกและสรางงานโดยคดหาทางปองกนไวกอนเพอไมใหเกดผลเสยหายขนในภายหลง

ตนทางของการเรยนร Excel มาจากการศกษาระดบวทยาลยหรอมหาวทยาลย นกศกษาทจบใหมไมวาจะเปนปรญญาระดบใด รจกการใช Excel แตเพยงผวเผนเทานน พอเจอโจทยในการทางานกไมสามารถประยกตใช Excel เสยแลว โดยเฉพาะคนทเรยนมาทางสาขานตศาสตร แพทยศาสตรหรอวชาทไมเกยวของกบตวเลข ไมเคยจบ Excel มากอนพอเขาทางานกใช Excel ชวยวางแผนทเปนตวเลขหรอเกบประวตลกคาไมเปน

สมยกอนในหลกสตรบญชทมหาวทยาลยธรรมศาสตร แมยคนนยงไมม Excel หรอเครองคอมพวเตอรสวนตวใชกตามแตมหลกสตร Electronic Data Processing เปนวชาบงคบ ตองเรยนภาษา Fortran และ COBOL ซงตองหดเขยนภาพแผนภมแสดงลาดบการทางานทละคาสง กลายเปนพนฐานทาใหสามารถคดใช Excel อยางเปนแบบแผน ตางจากเดกจบใหมสมยนซ งใช Excel เปนแตคดวางแผนการใชงานอยางเปนขนเปนตอนไมเปน

เมอขาดความรจากมหาวทยาลย พอเขาทางานกตองหาทางเรยนรดวยตนเองบาง ไดความร จากหวหนาสอนบาง เรยนรจากเพอนรวมงานบาง หรอดจากแฟมเกาๆทใชงานตกทอดกนมาบาง มนอยคนนกทจะโชคดหวหนาใหโอกาสสงเขาอบรม Excel เพมเตม หวหนาสวนใหญมกใช Excel ไมเกงแตมงหวงใหลกนองใช Excel โดยไมเหนความจาเปนของการฝกอบรม คดทกทกกนไปเองวา Excel เปนโปรแกรมทใชงาย ใครๆกเรยนรไดดวยตวเอง แคใชเมนใหเปนกสามารถสรางงานตามความตองการไดแลว มกคดวาทกวนนมงานคางรอใหทาเยอะมากเลยไมอยากสงลกนองไปเรยน Excel ใหเสยเวลาทางาน หรอถาอยากจะเขาอบรม ลกนองตองออกคาใชจายเองและใหลาไปเรยนไดโดยใชสทธวนลาของพนกงานเองเสยอก

นอกจากนในโลกยคอนเตอรเนตยงมขอมลลนเหลอใหคนควา กลายเปนตนตอของนสยเสยทาใหเลกคดวเคราะหปญหาและหาทางแกดวยตวเอง พอตดปญหา Excel เรองใดกสามารถใช Google คนหาไดไมยาก ไมตองคดเอง อกทงยงมฟอรมซงเปดใหถามตอบไดฟร ฝายคนตอบคาถามในฟอรมกสามารถใหคาตอบโดยไมตองมความรบผดชอบ สวนใหญจะใหคาตอบใน

หนา 32 / 42


ขอบเขตแคเทาทเขยนถามมาเทานน ไมไดสนใจวาผถามตองนาไปใชกบงานประเภทใดซงมขอบเขตหรอขอจากดในการใชงานอยางใดบาง

เนองจากแหลงทใหความร Excel มหลากหลาย ยอมสงผลทาใหผใช Excel แตละคนมแนวทางการใชงานแตกตางกน ในบรษทหนงๆจงมแนวทางการใช Excel ทตางกน โดยเฉพาะบรษทขนาดใหญซงมนโยบายปลอยใหพนกงานจานวนมากของตนหาสถานทอบรม Excel กนเองหรอหาทางเรยนรดวยตวเองแลว โอกาสทพนกงานจะใช Excel ในวธทขดกนยอมเกดขนไดงายเพราะไดรบคาแนะนาทมแนวทางสวนทางกน

จดขายของหลกสตรอบรม Excel แทบทงหมดมกเนนแตเรองเดนๆของ Excel เชน PivotTable หรอ VBA ทาใหผทไมเคยใช Excel มากอนรสกตนเตนประหลาดใจในศกยภาพของ Excel วาสามารถทาในสงทไมคดวาจะทาได โดยไมไดเตอนใหทราบถงความเสยงในการใชงาน

การอบรมทใชสมมตฐานวาแฟมทสรางขนมานนสรางขนเพอใชเองคนเดยวเปนสมมตฐานทขดกบความเปนจรง หรอสอนใหใช Excel รวมกนบนระบบเครอขายทงๆทควรหลกเลยง

หลกสตรอบรมทดควรแทรกปญหาของผใชและคนรอบขางซงเกดขนจรงในชวตการทางานเพอกระตนใหเกดวธคดและมมมองทจะสรางประโยชนใหกบองคกรในสวนรวม เชน ผสรางแฟมควรออกแบบสรางแฟมอยางไรเพอใหสะดวกตอการใชงานในระยะยาวและยดหยนตอการแกไขหรอนาไปใชงานไมวาผนาแฟมไปใชตอจะเปนใครกตาม หรอวธตรวจสอบและปองกนความผดพลาดเมอแฟมถกสงตอไปใชงานหลายทอด หรอเสนอทางออกทดกวาวา แทนทจะใช Excel เปนทางออกสดทายแลวหนไปใชโปรแกรมสาเรจรปอนดกวาหรอไมเปนตน

การฝกอบรมตองมใชใหความรแตเพยง Excel อยางเดยว หากยงตองใหความรในการวเคราะห วางแผน ตรวจสอบ ควบคม และพฒนาระบบอกดวย หรออยางนอยตองมจดมงหมายวา เมอจบการอบรมไปแลวตองสามารถใช Excel สรางงานใหคนอนใชงานรวมกนไดในระยะยาว

นอกจากนแทนทจะสงพนกงานทใช Excel ทกคนไปฝกอบรมซงเปลองงบประมาณอยางมากและใชวาพนกงานเหลานนจะอยทางานใหตลอดไป ควรเรมจดกลมพนกงานซงเกยวของกบ Excel เปนกลมผสรางกบกลมผใช เลอกพนกงานทมใจรก Excel และมความจงรกภกดกบองคกรใหไดรบการฝกอบรมอยางเตมทแลวใหตาแหนงงานพเศษเปน Microsoft Excel User Specialist เพอทาหนาทเปนผสรางงานใหผอ นใชและสอนวธใชแฟมทสรางใหกบพนกงานกลมผใชตอไป ทงนควรมผสรางงานอยางนอย 2 คนเพอทาหนาทแทนกนไดหรอชวยตรวจสอบความถกตองใหแกกนและกน

หนา 33 / 42


โดยทวไปวธการอบรม Excel ทใชกน มกเสยเวลาสวนใหญไปกบภาคปฏบตมงใหผเขาอบรมได ทดลองทาเอง ซงมกเกดปญหาทมใครคนใดคนหนงทาชา ทาไมได ทาไมทน หรอทาผดกตองเสยเวลาใหทกคนในหองตองรออยเสมอ ผเขาอบรมบางคนไมยอมใหขนเรองใหมเสยดวยซาหากตวเองยงตดเรองเดมอยยงแกไมออก สงผลทาใหตองตดเนอหาอบรมทงไปบาง ตองเลอกสอนแตเรองงายและลดความยากลงไปบาง เพอจะไดมเวลาใหทดลองทากนจนครบทกเรองในเนอหาทเตรยมไว พอจบการอบรมกไดหนาลมหลง ผเขาอบรมจาไดแค 2-3 เรองลาสดทตวเองเพงอบรมไปเทานน เวลาทเสยไปในการอบรมเพอใหทดลองทากนมประโยชนจรงนอยมาก

แนวทางการอบรม Excel ทดตองมงใหรอบรกอนรลกและมงใหรจกคดกอนรจกทา กอนเรมภาคปฏบตตองใหความรพนฐานภาคทฤษฎเพอเขาใจทไปทมา และทราบวธคดตดสนใจในการเลอกใชเครองมอตางๆท Excel มอยมากมายใหเหมาะกบงาน ตองเปดหเปดตาสาธตใหเหนตงแตวธงายๆจนถงขนยากทตองอาศยความชานาญขนสง พอถงภาคปฏบตใหทดลองใช Excel อยางงายไปกอนโดยพยายามใชกบปญหาหลายๆแบบ หากมเวลาพอและเหนวาผเขาอบรมพอรบไหวจงเพมความยากใหมากขน

เมอใหพนฐานเทาทจาเปนแลวผสรางงานทมใจรก Excel จะหาทางเรยนรดวยตนเองตอไป ตางจากคนทไมสนใจ Excel หรอทาหนาทเปนผใชแคกรอกหรอลอกขอมลมาจดทางายงาน ซงมกไมมนสยขวนขวายอยากหาความรและเรยนไปแลวกลม

อยาเอาใจผเขาอบรมทมกชอบการอบรมทตนไดทดลองทาจนคลอง และอยาเสยเวลาไปกบการใหทดลองใชวธการเดมซาแลวซาอก เชน สตรตางๆทมขนตอนการสรางเหมอนกน

ถาตองการจดอบรมภายในองคกรใหกบพนกงาน ไมควรกาหนดเวลาใหรบอบรมเนอหาทงหมดใหจบภายในเวลาแคครงวนหรอหนงวน แตควรมเนอหาคราวๆและเปดเวลาอบรมใหยดหยนตามความสามารถในการรบรเนอหาของผเขาอบรมเปนหลก โดยคดเลอกพนกงานทมความสามารถใช Excel ใกลเคยงกนหรอทางานเกยวของกนมาเขาอบรม ใหโอกาสไดซกถามจากตวอยางทผ เขาอบรมประสบจรงจะเกดประโยชนมากกวาเนอหาทเรยนไปแลวไมไดใชแตอยางใด และหามแบงประเภทการอบรมเปนขนตน ขนกลาง ขนสงอยางเดดขาด เพราะการเรยนร Excel ไมมทางจบสน ขนกบวธการนา Excel มาใชแกปญหายากหรองายตางหาก ปญหายากๆทผสอน Excel สามารถแนะนาวธการแกไขแบบงายๆไดจงเรยกไดวาเปนการอบรมขนสง

หนา 34 / 42


กวาจะสรางใหเปนคนเกง Excel ขนมาพอใชงานได ใชวาใชเวลาไมกเดอนหรอสงไปอบรมเพยงไมกวน กวาจะขนชอวาชานาญการใช Excel ตองใชใชเปนป การใชโปรแกรม Excel กเหมอนกบเดกแรกเกดทเพงฝกเดน ใชวาจะวงไดโดยไมตองยนใหเปนกอน การฝกใหพมพดดจนคลองโดยไมตองมองแปนพมพ การฝกขบรถทกวาจะหมนพวงมาลยพรอมกบเหยยบเบรกหรอคนเรงไดโดยอตโนมต ลวนตองใชเวลาฝกฝนนานมใชนอย

หนา 35 / 42


ระบบงานยคใหมเพอมงใช Excel อยางมประสทธภาพ

เทคโนโลยในโลกยคใหมชวยอานวยความสะดวกตอการใชชวตไดงายกวาแตกอนมาก ทกวนนคอมพวเตอรมขนาดเลกลงเรอยๆ อกไมนานตองมคอมพวเตอรขนาดเทากบโทรศพทมอถอหรอมขนาดเลกแคนาฬกาขอมออยางแนนอน ทกคนสามารถนาตดตวไปไดทกทและไมจาเปนตองเสยเวลาเดนทางไปททางานอกตอไป สามารถทางานไดทกเวลาตลอด 24 ชวโมง สงผลทาให การดาเนนธรกจมการแขงขนสงขน ใครกตามทพรอมจะออกผลตภณฑใหมและตอบสนองตอความตองการของลกคาไดทนท ยอมเอาชนะคแขง สามารถครองตลาดไดในทสด

เพอสรางความไดเปรยบในการแขงขน สามารถสนองตอบตอการเปลยนแปลงไดทนท กวาจะรอใหฝาย IT สรางโปรแกรมสาเรจรปออกมากไมทนการ โปรแกรม Excel จงเปนกญแจสาคญในการนามาใชแทนตงแตเกบขอมลไปจนถงวางแผนตดสนใจ สามารถใช Excel ชวยปรบเงอนไขทางการตลาดใหเหนอกวาคแขงอยเสมอ แตระบบงานทมอยยงไมเกอหนนกบการใช Excel ยงคงใชระบบทลาสมยเพราะสรางขนมาเพอสนบสนนและควบคมภายในสาหรบการใชโปรแกรมสาเรจรป บรษทสวนใหญยงมเพยงระบบควบคมภายในและรกษาความปลอดภยสาหรบการปฏบตงานของฝาย IT หรอมระบบทระบกวางๆไวสาหรบการควบคมการรายงานทางการเงน

วธจดการความเสยงจากการใช Excel ตาม Sarbanes-Oxley Act ซงมการแนะนาใหตรวจสอบความถกตองของแฟม เปนวธแกทปลายเหตซงใชเวลาและการลงทนอยางมากเกนกวาความสามารถขององคกรขนาดเลกจะทาตาม จงควรหาทางนาแนวทางอนมาชวยเสรมเพอปองกนไมใหเกดความเสยงตงแตแรกหรอชวยลดโอกาสของความเสยงทอาจจะเกดขนได ตลอดเวลา

การปรบปรงระบบการบรหาร

1. ผบรหารระดบสงและคณะผบรหารตองใหความสาคญตอการจดการกบความเสยงทเกดจากการใช Excel อยางมประสทธภาพ โดยฝกอบรมพนกงานใหเหนความสาคญของการควบคมความเสยง และกาหนดบทลงโทษเมอมการละเมด

2. ผบรหารระดบสงตองประเมนความเสยงเพอกาหนดประเภทงานทมความเสยงสงและจดระดบการควบคมทเหมาะสม

3. บรษทตองวางนโยบายสาหรบงานทมความเสยงสงใหพนกงานทกระดบทาตาม 4. บรษทตองมระบบการตดตามตรวจสอบวาไดมการทาตามนโยบายทวางไว 5. ตามกฎ Sarbanes-Oxley กาหนดใหบรษทตองมคณะตรวจสอบภายในทเปนอสระจาก

ผบรหารระดบสงและพนกงานสามารถตดตอกบคณะตรวจสอบไดโดยตรง

หนา 36 / 42


การปรบปรงระบบการทางาน

1. กาหนดขนตอนการสรางและการตรวจสอบความถกตอง ใหมการควบคมทรดกมมากนอยตามความสาคญหรอความเสยงของการใช Excel

2. จดการปองกนในระดบแฟมเพอใหพนกงานทกาหนดมสทธใชแฟม หรอหากใชแฟมรวมกนตองปองกนระดบชทหรอเซลลเพอใหพนกงานมสทธแกไขไดเฉพาะเซลลทกาหนดเทานน

3. แยกแยะหนาทความรบผดชอบใหชดเจนระหวางผสรางแฟม ผทดสอบ และผใช และมงปองกนการสมรรวมคดกนทจรต

4. แยกเครองคอมพวเตอรทใชสาหรบสรางแฟม ทดสอบ หรอใชงานออกจากกน และหามมใหผสรางหรอผทดสอบมสทธมาใชเครองทมไวสาหรบใชงาน

5. กอนจะปลอยแฟมใหใชงานกน ตองมกระบวนการทดสอบวาผานการควบคมทงหมดขางตนครบถวนแลว

6. หากใชแฟมรวมกน ผใช Excel ตองมความรบผดชอบรวมกน ผลดเปลยนใหคนอนใช

แฟมบางเพอชวยกนตรวจสอบและปองกนทจรต 7. อบรมพนกงานใหผใช Excel มความรพนฐานและมความสามารถเพยงพอโดยเฉพาะการ

บนทกขอมลใหถกตอง มงใหพนกงานชวยกนสอดสองอาการทนาสงสยจากการคานวณหรอการทจรต

การปรบปรงระบบสารสนเทศ

1. แฟมทมลกษณะตอไปนควรพจารณาเปลยนไปใชโปรแกรมสาเรจรปทมระบบการรกษาความปลอดภยทดแลและควบคมโดยฝาย IT 1.1. แฟมบนทกขอมลตนทาง สาหรบนาไปใชตอในการคานวณหรอสรางรายงาน 1.2. แฟมทมการใช VBA อยางมาก 1.3. แฟมซงเปดใหผใชหลายคนใชงานรวมกน 1.4. แฟมททาหนาทเชอมโยงขอมลระหวางระบบ 1.5. แฟมซงมความซบซอน คานวณชา และกาลงพจารณาสรางใหม

2. สรางระบบตรวจสอบควบคมโดยฝาย IT หรอฝายควบคมภายใน โดยฝาย IT ตองสรางระบบทเออหนนตอการใช Excel เพอจากดการเขาถงแฟมเฉพาะบคคลทเกยวของ และสามารถกแฟมกลบมาไดเมอมปญหา และฝายควบคมภายในคอยตดตามดแลการใชงานใหเปนไปตามระบบ

หนา 37 / 42


2.1. Preventive and Access Control กาหนดสทธและขอบเขตหนาทความรบผดชอบของผทเขาถงแฟม สรางระบบทสามารถตดตามประวตการใชแฟมของผใชงานแตละคน

2.2. Backups and Corrective Control ทาการสารองขอมลเปนประจาอยางตอเนอง และพมพขอมลมาเกบไว สามารถนาขอมลททาสารองไวมาใช

2.3. Detective and Change Control ควบคมการแกไขเปลยนแปลงใดๆทกระทาตอตวแฟม จดทาการทดสอบ และทาบนทกการแกไข

2.4. Development Control ควบคมการสรางแฟมใหมใหผานการทดสอบกอนนาไปใช

2.5. Version Control ควบคมการใชงานใหเปนแฟมลาสดเสมอหรอเปนแฟมรนทถกตอง

3. หากไมมระบบอตโนมตในการควบคม ทกครงทมการบนทกขอมลเพมเตม แกไขขอมลใหม หรอปรบปรงใดๆทเกดขนกบตวแฟมทมความสาคญ ใหพมพรายการเหลานนลงบนกระดาษและใหผทเกยวของลงนามกากบแลวนาเสนอใหผบรหารรบทราบ

หนา 38 / 42


ความเปนไปไดและความลมเหลวของการปรบระบบ

การปรบปรงระบบงานใดๆตองลงทนลงแรงและใชเวลาอยางมากเสมอ หากไมใชบรษทขนาดใหญทมผลกาไร หรอถกเงอนไขบงคบจากผสอบบญชหรอจากองคกรภายนอกคงยากจะทาตาม มกรอจนกวาจะเกดความเสยหายอยางมากจากการใช Excel ขนมากอน และเมอถงขนนนอาจจาเปนทตองยอนไปตรวจสอบความถกตองของทกเซลลทเดยว

เพอชวยตดไฟแตตนลม ควรเนนใหความร พนฐานแกบคคลสาคญทเปนตนตอของความเสยง ไดแก พนกงานซงทาหนาทสรางแฟม Excel ใหสามารถออกแบบแฟมทมโครงสรางงายตอการใชงาน ตรวจสอบ และแกไข กบหวหนาระดบตนซงเปนผสงงานใหใช Excel สรางแฟมนนขนมา

หนา 39 / 42


บรรณานกรม

การรบรองประสทธผลของการควบคมภายในเกยวกบรายงายทางการเงนตาม Section 404 of Sarbanes - Oxley Act เขยนโดย..คณสมชาต กาลสข และ ผศ.ดร.ศลปพร ศรจนเพชร http://www.jap.tbs.tu.ac.th/files/Article/Jap08/Full/JAP08Sinlapaporn.pdf

Are you managing your spreadsheet risk? http://www.cimaglobal.com/Thought-leadership/Newsletters/Insight-e-magazine/Insight-Archive/Are-you-managing-your-spreadsheet-risk/

Auditing Spreadsheets: Concerns & Comments http://www.isaca.org/chapters2/Pittsburgh/events/Documents/2013/January%20Luncheon%20-%20Auditing%20Spreadsheets/AuditingSpreadsheets-dhs.pdf

Best Practice Modeling – Make these 5 changes today http://chandoo.org/wp/2012/08/29/best-practice-modeling-5tips/

Damn 88% of spreadsheets have errors http://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-have-errors-2013-04-17

Enterprise Spreadsheet Management – A Necessary Good http://www.clusterseven.com/storage/whitepapers/Enterprise%20Spreadsheet%20Management%20A%20Necessary%20Good.pdf

Errors in Building and Using Electronic Tables: Financial Consequences and Minimisation Techiques http://www.ef.uns.ac.rs/sm/archive/SM2012_3.pdf#page=31

Excel Competency for the Professional Accountant: Advanced Applications, Controls, and Audit Addins http://www.aisej.com/doi/pdfplus/10.3194/1935-8156-5.1.25

Excel! How the 'most important software application of all time' is ruining the world http://fortune.com/2013/04/17/damn-excel-how-the-most-important-software-application-of-all-time-is-ruining-the-world/

หนา 40 / 42


Five Common Spreadsheet Risks and Ways to Control Them https://iaonline.theiia.org/five-common-spreadsheet-risks-and-ways-to-control-them

Good Practice Guidelines for Spreadsheet Design http://www.lse.ac.uk/intranet/LSEServices/IMT/guides/softwareGuides/office2003/Excel-2003-Spreadsheet-Design-Good-Practice-Guidelines.pdf

How do you know your spreadsheet is right? http://www.eusprig.org/hdykysir.pdf

Improving Spreadsheet Audits in Six Steps https://www.deloitte.com/assets/Dcom-UnitedStates/Local%20Assets/Documents/ us_risk%20consulting_IT%20Audit_ImprovingSpreadsheets.pdf

Introduction to spreadsheet risk management http://chandoo.org/wp/2011/12/07/spreadsheet-risk-management-introduction/

Key Aspects of Spreadsheet Controls http://www.detroitiia.org/PDF/Key_Aspects_of_Spreadsheet_Controls_IIA.pdf

Managing Spreadsheets http://www.actuate.com/download/analyst-papers/bloor-managing-spreadsheets-paper.pdf

Managing Spreadsheets: Reducing Risk and Gaining Confidence http://new.incisive.com/wp-content/uploads/downloads/whitepapers/ Incisive%20White%20Paper%20Spreadsheet%20Risk.pdf

Methodology for the Audit of Spreadsheet Models http://customs.hmrc.gov.uk/channelsPortalWebApp/downloadFile?contentID=HMCE_PROD_009443

Microsoft's Excel Might Be The Most Dangerous Software On The Planet http://www.forbes.com/sites/timworstall/2013/02/13/microsofts-excel-might-be-the-most-dangerous-software-on-the-planet/

หนา 41 / 42


Minimising Spreadsheet Errors http://www.protiviti.com/en-UK/Documents/ICAEW-Minimising-Spreadsheet-Errors.pdf

Move from Excel to accounting software https://www.xero.com/small-business-guides/accounting/move-from-excel/

New guidelines for spreadsheets http://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/0807/0807.3186.pdf

New server release: Spreadsheet controls in Office 2013 http://blogs.office.com/2013/05/14/new-server-release-spreadsheet-controls-in-office-2013/

Office Audit and Control Management Server 2013 releases to Open License tomorrow http://blogs.technet.com/b/uspartner_ts2team/archive/2013/05/31/office-audit-and-control-management-server-2013-releases-to-open-license-tomorrow.aspx=

Sarbanes-Oxley: What About all the Spreadsheets? Controlling for Errors and Fraud in Financial Reporting http://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/0804/0804.0797.pdf

Spreadsheet Issues: Pitfalls, Best Practices, and Practical Tips http://www.soa.org/library/journals/actuarial-practice-forum/2010/february/apf-2010-02-campbell.pdf

Spreadsheet Management: Not What You Figured http://www.deloitte.com/assets/Dcom-UnitedStates/Local%20Assets/Documents/ AERS/us_risk_spreadsheet_mgt_022509%20(2).pdf

Spreadsheet Management by KPMG http://www.kpmg.com/US/en/services/Advisory/risk-and-compliance/financial-risk-management/Documents/spreadsheet-management-slipsheet.pdf

หนา 42 / 42


Spreadsheet Management with the New Office http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=280264

Spreadsheet Risk Management: Frequently Asked Questions http://www.protiviti.com/en-US/Documents/Resource-Guides /SpreadsheetRiskMgmtFAQ09.pdf

Spreadsheet Risk, Awareness, and Control mba.tuck.dartmouth.edu/spreadsheet/product_pubs_files/SSrisk.doc

The Importance and Criticality of Spreadsheets in the City of London http://www.eusprig.org/tiacositcol4.pdf

The Seven Deadly Spreadsheet Sins http://production-scheduling.com/seven-deadly-spreadsheet-sins/

Twenty principles for good spreadsheet practice http://www.icaew.com/~/media/Files/Technical/information-technology/excel-community/166-twenty-principles-for-good-spreadsheet-practice.pdf