Luận án TS - VBA - Học viện Tài chính - AOF AN... · Web viewLỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. các số liệu và

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH��

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 62.34.03.01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI, 9/2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH��

VŨ BÁ ANH

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG


Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 62.34.03.01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: GS.,TS. Nguyễn Đình Đỗ

HÀ NỘI, 9/2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

các số liệu và kết quả nêu trong luận án là trung thực và chưa

từng được ai công bố trong bất kì công trình nào khác.

NGHIÊN CỨU SINH

Vũ Bá Anh

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA

BCTC Báo cáo tài chính

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

DN Doanh nghiệpĐH Đại họcHTTT Hệ thống thông tinKS Khảo sátKT Kế toánPM Phần mềmPMKT Phần mềm kế toánPTTK Phân tích, thiết kếSXKD Sản xuất kinh doanhTH Tin học

TK Tài khoản

DANH MỤC HÌNH VẼSơ đồ Tên sơ đồ Trang

1.1 Chu trình quản lí SXKD của DN 22

1.2 Các thành phần của HTTT KT trong DN 32

1.3 Kiến trúc tổng quát một mạng Internet 51

3.1 Chu trình phát triển HTTT kế toán 121

3.2 Trình tự kế toán máy chưa cải tiến 135

3.3 Trình tự kế toán máy đã cải tiến 137

3.4 Sơ đồ mã hóa các đối tượng quản lí 148

3.5 Sơ đồ tổ chức hệ thống phần cứng 160

3.6 Quy trình tổ chức quản lí sản xuất 176

3.7 Quy trình kế toán tổng hợp 177

3.8 Quy trình ghi sổ và lập báo cáo 178

3.9 Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính 179

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng biểu Tên bảng biểu Trang

2.1 Kết quá KS trình độ cán bộ KT trong DN 75

2.2 Kết quả KS quy mô và và mô hình kế toán trong DN 77

2.3 Kết quả KS tình hình đối chiếu dữ liệu 80

2.4 Kết quả KS việc lưu trữ dữ liệu 82

2.5 Kết quả khảo sát về chứng từ kế toán trong DN 83

2.6 Kết quả KS về hình thức sổ kế toán 95

2.7 Kết quả KS về in sổ kế toán 98

2.8 Kết quả KS về báo cáo kế toán 100

2.9 Kết quả KS hệ thống phần cứng máy tính 104

2.10 Kết quả KS về lựa chọn PMKT 107

2.11 Kết quả KS tình hình sử dụng PMKT 109

2.12 Kết quả KS nguyên nhân triển khai PMKT 111

3.1 Nội dung các chu trình kế toán trong DN SXKD 181

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

20

1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

20

1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin 20

1.1.2. Khái niệm thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 21

1.1.3. Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

22

1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

25

1.2.1. Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

25

1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

31

1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

53

1.3.1. Tổ chức con người 54

1.3.2. Tổ chức dữ liệu kế toán 55

1.3.3. Tổ chức thủ tục kế toán 56

1.3.4. Tổ chức hệ thống phần cứng 57

1.3.5. Tổ chức phần mềm kế toán 57

1.4. KINH NGHIỆM QUỐC TẾ TRONG VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ 58

TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN

1.4.1. Kinh nghiệm thực tiễn ở các nước phát triển 58

1.4.2. Bài học cho Việt Nam về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng CNTT

62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 64

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở NƯỚC TA

65

2.1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở VIỆT NAM

65

2.1.1. Đặc điểm của doanh nghiệp 66

2.1.2. Nhận thức, trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên 68

2.1.3. Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế 69

2.1.4. Xu thế sáp nhập doanh nghiệp 71

2.1.5. Mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin 72

2.1.6. Quản lí đa tệ trên nhiều thứ tiếng, nhiều chính sách 73

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DN SẢN

XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở VIỆT NAM

75

2.2.1. Thực trạng tổ chức con người trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 75

2.2.2. Thực trạng về tổ chức dữ liệu kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

79

2.2.3. Thực trạng về tổ chức thủ tục kế toán 82

2.2.4. Thực trạng hệ thống phần cứng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 103

2.2.5. Thực trạng tổ chức phần mềm kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 105

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT NAM TRONG

112


2.3.1. Về tổ chức con người 112

2.3.2. Về tổ chức dữ liệu kế toán 112

2.3.3. Về tổ chức thủ tục kế toán 114

2.3.4. Về tổ chức hệ thống phần cứng 116

2.3.5. Về tổ chức lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán 117


Chương 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

120

3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH

NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

120

3.1.1. Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo chuẩn 120

3.1.2. Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhanh 124

3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

126

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức con người 126

3.2.2. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán 131

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thủ tục kế toán 134

3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần cứng 156

3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần mềm kế toán 161

3.3. CHUẨN HÓA QUY TRÌNH, CHU TRÌNH KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

SẢN XUẤT KINH DOANH

175

3.3.1. Quy trình tổ chức quản lí sản xuất 176

3.3.2. Quy trình kế toán tổng hợp 177

3.3.3. Quy trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán 178

3.3.4. Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính 179

3.3.5. Các chu trình kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 180

3.4. CÁC KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 182

3.7.1. Đối với Nhà nước 182

3.7.2. Đối với DN SXKD 183


KẾT LUẬN 185

CÁC CÔNG TRÌNH TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 187

TÀI LIỆU THAM KHẢO 188

PHỤ LỤC 192

MỞ ĐẦU1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Đất nước ta đang trong giai đoạn từng bước, từng khâu ứng dụng CNTT

trong công tác quản lí và điều hành từ trung ương đến địa phương, từ các tập

đoàn kinh tế đến các DN vừa và nhỏ. Đây là một chủ trương lớn của Đảng và

Nhà nước để đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước.

Đối với các DN SXKD, muốn tăng cường khả năng cạnh tranh trong xu thế

hội nhập quốc tế để tồn tại và phát triển, nhất thiết phải biết tận dụng các

thành tựu của khoa học kĩ thuật và trước hết là thành tựu của CNTT trong

quản lí và sản xuất. Trong các hệ thống nói chung và các DN nói riêng, việc

ứng dụng CNTT thường được bắt đầu từ khâu quản lí và quan trọng nhất là

quản lí tài chính dựa trên các thông tin được cung cấp bởi hệ HTTT KT.

Muốn vậy, DN cần được trang bị một cách hệ thống và đầy đủ những nhận

thức về việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta, Chính phủ điện tử sẽ

chính thức được công nhận với đầy đủ tư cách pháp lí. Việc hoàn thiện tổ

chức HTTT KT DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, về mặt lí luận, sẽ đóng

góp thêm cho kho tàng lí luận về khoa học tổ chức HTTT quản lí mới được

hình thành trên thế giới và ở Việt nam; Về mặt thực tiễn, sẽ góp phần nhanh

chóng đưa các DN hoà chung với mô hình chính phủ điện tử.

Đối với các DN SXKD hiện nay ở nước ta, việc tổ chức HTTT KT trong

điều kiện ứng dụng CNTT còn tùy tiện, ngẫu hứng do nhận thức chưa đầy đủ

về tổ chức HTTT và CNTT. Khi phát triển HTTT KT, DN thường chỉ phát

triển ở một vài khâu, một vài thành phần của hệ thống theo cảm tính mà chưa

có một giải pháp đồng bộ, chỉnh thể để HTTT phát huy hiệu quả đầy đủ các

đặc tính ưu việt vốn có của CNTT. Việc tổ chức HTTT KT tốt trong điều kiện

ứng dụng CNTT sẽ cho phép cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông

1

tin kế toán, góp phần quản trị DN ngày càng hiệu quả hơn cả về chi phí và

chất lượng. Việc nghiên cứu tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng

CNTT sẽ trang bị cho các DN những kiến thức cần thiết khi phát triển hệ

thống của mình để xây dựng HTTT KT mới theo chuẩn hoặc cải tạo nhanh

HTTT KT đã có tại DN. Tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT

cũng đòi hỏi DN phải có những đối sách thích hợp để tăng cường nhận thức

và trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên, nhằm tiến tới một xã hội công

nghiệp, hiện đại.

Như vậy, về mặt lí luận, từ HTTT KT thủ công hoặc thủ công có trợ giúp

của PMKT, chuyển sang ứng dụng CNTT trong toàn hệ thống, quá trình tổ

chức HTTT KT cần được nghiên cứu để cải tiến và hoàn thiện; Về mặt thực

tiễn, trong điều kiện ứng dụng CNTT, việc nghiên cứu vấn đề tổ chức HTTT

KT có ý nghĩa thiết thực và cấp bách đối với các DN SXKD.

Nhận thức được những vấn đề trên, cùng với sự định hướng của các nhà

khoa học hướng dẫn, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu của luận án: “Tổ

chức Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin” .

2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích tổng quát là: Cung cấp một hệ thống

nhận thức đầy đủ, chỉnh thể về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều

kiện ứng dụng CNTT. Các mục tiêu cụ thể như sau:

- Tổng quát hóa các vấn đề có tính lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT

KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt

Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT.

2

Trong tương lai, để tiếp tục nghiên cứu vấn đề này, tác giả luận án sẽ tiếp

cận theo hướng tích hợp HTTT KT với các HTTT khác trong DN để hình

thành một giải pháp quản lí tổng thể trong quản lí và điều hành DN.

3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của luận án là tổ chức HTTT KT trong DN

SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT. Dựa trên cơ sở lí luận và khảo sát

những vấn đề thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở nước ta, luận

án phân tích và đánh giá thực trạng, làm rõ những vấn đề về hoàn thiện tổ

chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Trong luận án, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu việc tổ chức HTTT KT

trong DN SXKD chưa sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể ERP; Luận án

cũng không nghiên cứu các DN áp dụng chế độ kế toán đặc thù, như: Ngân

hàng, DN tài chính, Tập đoàn bưu chính viễn thông, ...; Luận án chỉ đi sâu

nghiên cứu HTTT kế toán tài chính, không nghiên cứu HTTT KT quản trị.

Luận án cũng không nghiên cứu các HTTT KT thủ công, không nghiên cứu

các thuật toán, chương trình cụ thể trong xây dựng PMKT cho HTTT KT

trong DN SXKD mà chỉ đưa ra các giải pháp tổ chức hệ thống.

4. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC

a. Tổng quan nghiên cứu trong nước

Các công trình nghiên cứu về tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD

trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm: Giáo trình và sách chuyên khảo;

Các đề tài nghiên cứu là luận án tiến sĩ, thạc sĩ và các bài báo, đề tài khoa học

về vấn đề này. Cụ thể như sau:

Các công trình nghiên cứu là giáo trình và sách chuyên khảo

Trong danh mục các công trình nghiên cứu liên quan đến “Tổ chức HTTT

kế toán trong DN SXKD”, có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau đây:

3

“Giáo trình HTTT quản lí” (2000) của Trường đại học Kinh tế Quốc dân;

“Giáo trình HTTT Kế toán” (2004) của trường đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí

Minh; "Giáo trình Tổ chức công tác kế toán" (2013) của Học viện Tài chính;

“Hệ thống thông tin quản lí” (2007) của Học viện Tài chính; Cuốn "Hệ thống

thông tin kế toán" của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh

(2011), NXB Tài chính; Cuốn "Hệ thống thông tin kế toán" (2014) của các tác

giả Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng

(2014), NXB Thống kê.

Về cơ bản, các công trình đều tập trung vào hai vấn đề chính: Tổng quan

về hệ thống thông tin quản lí nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói

riêng; Phát triển hệ thống thông tin quản lí (kế toán) trong DN. Nói chung,

việc nghiên cứu về “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán” ở nước ta đã đi chậm

hơn các nước phát triển một bước khá dài. Các tài liệu, giáo trình và công

trình nghiên cứu về vấn đề này thường được tiếp cận theo hướng của các nước

phát triển, như: Mỹ, Anh, Canada, Auxtralia, ... nên tương đối đồng nhất về

nội dung. Cụ thể, bao gồm các vấn đề sau đây:

Một là, về khái niệm, đặc điểm của HTTT kế toán DN.

Các công trình đều đưa ra khái niệm về HTTT kế toán: “Là hệ thống thu

thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin kế toán trong DN”. Tùy theo mục

mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay trong nội

bộ DN mà HTTT kế toán bao gồm:

- HTTT KT tài chính: Thông tin này được thu thập, lưu trữ và xử lí theo

các quy định, chế độ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành để cung

cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN sử dụng.

- HTTT KT quản trị: Hệ thống này cung cấp các thông tin kế toán với

mục đích quản trị và điều hành trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện kinh tế

4

sẽ xảy ra cùng với các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với DN cũng như

quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.

Hai là, về các thành phần của HTTT kế toán trong DN .

Theo nhóm tác giả ở Học viện Tài chính, tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và

Huỳnh Thị Hồng Hạnh, tác giả Thiều Thị Tâm và đồng sự: Các HTTT kế toán

đều thuộc loại hệ thống mở, có mục đích, sử dụng chu trình IPO (Input-

Processing-Output); Cách nhìn nhận này xuất phát từ quá trình vận hành

HTTT. Vì thế, HTTT kế toán bao gồm tối thiểu ba thành phần: Con người,

Thủ tục và Dữ liệu, trong đó con người thực hiện theo các thủ tục kế toán để

biến đổi dữ liệu kế toán nhằm tạo ra thông tin để cung cấp cho người dùng.

Khi HTTT kế toán ứng dụng CNTT sẽ bao gồm 5 thành phần, đó là: Con

người, Dữ liệu, Thủ tục, Phần cứng và Phần mềm. Trong đó: Phần cứng bao

gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi; Dữ liệu là

các thông tin kế toán thu thập được lưu trữ theo một phương thức nhất định

trên máy tính; Thủ tục là tập hợp các chỉ dẫn dựa trên các quy định, quy tắc,

chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành và được thực hiện theo trình tự nhất

định. Thủ tục ở đây bao gồm tất cả các yêu cầu phải thực hiện từ việc: Lựa

chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, việc

lập chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống báo cáo kế

toán, ...; Phần mềm là một tập hợp các mệnh lệnh viết cho máy tính để yêu

cầu máy tính thực hiện thủ tục kế toán thay con người.

Con người bao gồm tập hợp các nhân viên kế toán với tư cách chủ động

vận hành hệ thống. Các nhân viên kế toán thường được chia thành các nhóm

theo chức năng nhiệm vụ kế toán trong DN, bao gồm: Kế toán tổng hợp; Kế

toán bán hàng và nợ phải thu; Kế toán mua hàng và nợ phải trả; Kế toán vốn

bằng tiền; Kế toán hàng tồn kho; Kế toán thuế và các khoản phải nộp khác; Kế

toán chi phí, giá thành; Kế toán tiền lương; Kế toán tài sản cố định.

5

Theo quan điểm của nhóm tác giả ở ĐH Kinh tế Thành phố Hồ Chí

Minh, ĐH Kinh tế Đà Nẵng, việc tổ chức một HTTT KT trong DN được phân

chia thành tổ chức 4 chu trình, đó là:

- Chu trình Doanh thu: Là chu trình kế toán liên quan đến các nghiệp vụ:

Nhận và xử lí đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, nhận tiền thành toán, xử lí

hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ.

- Chu trình Chi phí: Là chu trình kế toán các hoạt động mua hàng và

thanh toán tiền;

- Chu trình Chuyển đổi: Là chu trình kế toán về các tài sản có sự dịch

chuyển giá trị, như là: Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tiền lương, Kế toán chi

phí sản xuất.

- Chu trình Tài chính: Là chu trình kế toán về vốn vay và vốn chủ sở hữu,

về tài sản cố định.

Tác giả nhận thấy, cách nhìn nhận để phân chia HTTT KT để từ đó xây

dựng hệ thống giữa các nhóm tác giả có những điểm khác biệt, Tuy nhiên, vẫn

đồng nhất ở cùng một chỗ là: Đều xác định đủ các thành phần để thực hiện

được toàn bộ công tác kế toán tài chính trong DN, trong đó, theo quan điểm

của nhóm tác giả ĐH Kinh tế Tp. Hồ chí Minh thì đi theo thiên hướng về quản

trị từng chu trình hoạt động SXKD, nhóm tác giả ở Học viện Tài chính và ĐH

Kinh tế Quốc dân thì theo thiên hướng quản trị theo từng loại tài khoản của

Hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước đã ban hành. Do vậy, tác giả cho

rằng các quan điểm trên về cơ bản là như nhau và đảm bảo nguyên tắc kế

toán, tuy vậy, theo tác giả, việc tổ chức hệ thống thành các chu trình không

chỉ giải quyết xử lí nghiệp vụ mà quan trọng hơn, nó làm dễ dàng cho tổ chức

và đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ.

Ba là, về quá trình hoạt động của HTTT kế toán trong DN.

6

Tất cả các quan điểm của các nhóm nhà khoa học tại ĐH Kinh tế Tp. Hồ

chính Minh, ĐH Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính đều xác định, quá

trình hoạt động của HTTT kế toán trong DN bao gồm các bước:

- Lập chứng từ và ghi nhận hoạt động. Đây là bước thu thập dữ liệu ban

đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong DN. Kết thúc bước

này, HTTT thu được các chứng từ gốc.

- Ghi nhật kí. Từ các chứng từ gốc đã kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ, kế

toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh

hưởng, từ đó lập định khoản kế toán. Trên cơ sở nghiệp vụ đã được định

khoản, kế toán ghi vào các sổ nhật kí chung (với các nghiệp vụ ít xảy ra) hoặc

nhật kí chuyên dùng (với các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra).

- Ghi sổ tài khoản. Sau giai đoạn ghi nhật kí, kế toán chuyển các dữ liệu

này vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp – gọi là ghi sổ cái. Trường

hợp đối tượng kế toán cần được theo dõi chi tiết hơn nhờ các thông tin bổ

sung khác (số lượng, đơn giá, thời hạn thanh toán, ...) thì sẽ sử dụng sổ kế

toán chi tiết.

- Thực hiện bút toán điều chỉnh. Cuối kì kế toán, cần thực hiện các bút

toán điều chỉnh như khấu hao TSCĐ, phân bổ, trích trước, kết chuyển kết quả

kinh doanh, ... Việc này thực hiện theo quy trình ghi nhật kí rồi chuyển ghi tài

khoản kế toán.

- Kiểm tra số liệu kế toán. Quá trình phân tích, ghi chép kế toán có thể có

sự nhầm lẫn nên kế toán cần kiểm tra lại dữ liệu ghi trên sổ. Cách thường

dùng để kiểm tra là lập các bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết để đối

chiếu, kiểm tra. Ngoài ra, kế toán còn tiến hành đối chiếu sổ sách với thực tế

hay với những nguồn ghi chép độc lập khác có liên quan như ngân hàng,

khách hàng, ...

7

- Lập báo cáo kế toán. Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất của quy

trình xử lí dữ liệu kế toán. Báo cáo KT có hai loại: Báo cáo tài chính theo quy

định bắt buộc và báo cáo KT quản trị được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản

lí DN. Báo cáo KT sau khi được lập sẽ được chuyển đến người sử dụng theo

phương thức, theo kênh thông tin phù hợp với quy định của Nhà nước và

chính sách của DN.

Tác giả nhận thấy, các nhóm tác giả của các trường đều chỉ nêu quy trình

hoạt động của HTTT KT trong điều kiện kế toán thủ công. Trên thực tế, khi

HTTT KT ứng dụng CNTT thì quy trình có nhiều sự thay đổi. Chẳng hạn,

bước lập chứng từ: Chứng từ có thể được lập trên giấy rồi nhập vào máy tính

để có chứng từ máy hoặc lập chứng từ trên máy rồi in ra; Bước ghi nhật kí và

ghi sổ tài khoản: Khi ứng dụng CNTT, để lập báo cáo KT, không cần hai bước

này vì máy tính trực tiếp lấy dữ liệu từ tệp chứng từ máy đưa ra báo cáo. Các

sổ KT sẽ được in ra từ máy tính với tư cách tương đương báo cáo chỉ có vai

trò với con người chứ không có vai trò gì trong việc lập báo cáo KT.

Bốn là, về trình tự phát triển HTTT kế toán trong DN.

Các nhóm tác giả ở ĐH Kinh tế Quốc dân, ĐH Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh

và Học viện Tài chính đều thống nhất chung một trình tự phát triển, gồm 7

bước sau đây:

- Bước 1: Khảo sát hệ thống. Đây là bước thu thập các thông tin, các yêu cầu của HTTT KT trong DN.

- Bước 2: Phân tích HTTT KT. Đây là bước sử dụng các công cụ phân tích thông qua việc xây dựng sơ đồ ngữ cảnh của bài toán, từ đó xây dựng ma trận thực thể-chức năng, biểu đồ phân cấp chức năng, phân tích các tiến trình, ...

- Bước 3: Thiết kế HTTT KT. Bước này thực hiện việc thiết kế CSDL logic, CSDL vật lí và thiết kế các giao diện cùng các modul của PMKT.

- Bước 4: Thực hiện. Đây là bước xây dựng PMKT để thực hiện bài toán. Trong bước này, phải xây dựng các thành phần chủ yếu sau: CSDL, thư viện

8

lớp đối tượng (nếu cần), các giao diện, các báo cáo và một thực đơn chính bao quát toàn bộ chức năng của phần mềm kế toán trong HTTT KT.

- Bước 5: Kiểm thử. Là bước chạy thử phần mềm KT dựa trên các bộ dữ liệu giả định xây dựng trước để đối chiếu với kết quả đã có nhằm phát hiện những modul chưa thỏa mãn yêu cầu.

- Bước 6: Cài đặt. Đây là bước cài đặt PMKT lên hệ thống máy tính để đưa vào sử dụng.

- Bước 7: Huấn luyện, bảo hành và bảo trì.

Tác giả nhận thấy, về cơ bản, đây là các bước để ứng dụng CNTT vào việc

phát triển một HTTT KT. Các nhóm tác giả đều thừa nhận các thành phần

khác (con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng) trong HTTT KT như một lực

lượng tiền đề có sẵn để từ đó, chỉ phát triển phần mềm kế toán.

Các công trình nghiên cứu là luận án tiến sĩ

Những luận án tiến sĩ đã nghiên cứu về tổ chức HTTT KT trong các DN

hiện nay chưa nhiều; Tiêu biểu của những luận án này là:

- Luận án phó tiến sĩ khoa học kinh tế “Tổ chức công tác kế toán ở các

doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học” của Đinh La Thăng

(năm 1996) đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán ở các DN

xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học. Những nội dung cơ bản được

nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí luận chung về tổ chức công tác

kế toán ở DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học. Trong phần này, tác

giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức công tác kế toán, như: Nhiệm vụ, yêu

cầu, các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán và các nội dung chủ

yếu của tổ chức công tác kế toán ở DN trong điều kiện ứng dụng tin học; Xác

định thực trạng việc ứng dụng tin học và tổ chức công tác kế toán ở các DN

xây dựng tại thời điểm hoàn thiện luận án; Hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán ở các DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học. Trong nội dung

này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng nội dung của công tác kế

toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất.

9

Những ý kiến hoàn thiện trong luận án là một nội dung quan trọng

trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán, vốn là

nội dung chủ yếu trong tổ chức HTTT kế toán ở DN xây dựng trong điều kiện

ứng dụng tin học. Tuy vậy, tổ chức công tác kế toán chỉ là một nội dung trong

tổ chức HTTT kế toán ở DN, do đó, luận án chưa đưa ra một giải pháp toàn

bộ mang tính hệ thống cho tất cả các thành phần của HTTT kế toán; Ứng

dụng tin học chỉ là một cấp độ thấp của ứng dụng CNTT trong HTTT quản lí

nói chung và HTTT kế toán nói riêng, do đó, các giải pháp công nghệ chưa

được chú trọng.

- Luận án tiến sĩ kinh tế “Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành

chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính” của Đào Văn Thành

(năm 2002) đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán ở các đơn

vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Những nội

dung cơ bản được nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí luận chung về

tổ chức công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng

dụng máy vi tính. Trong phần này, tác giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức

công tác kế toán, như: Nhiệm vụ, yêu cầu, các nhân tố tác động đến tổ chức

công tác kế toán và các nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở đơn

vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính; Xác định thực

trạng việc ứng dụng máy vi tính và tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành

chính sự nghiệp tại thời điểm bấy giờ; Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở

các đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Trong

nội dung này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng nội dung của công

tác kế toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất.

Những ý kiến hoàn thiện trong luận án là một nội dung quan trọng

trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán ở đơn vị

hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Thành công nhất

của luận án này là đưa ra được một tập các nguyên tắc trong thiết kế kế báo

cáo và tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán. Tuy vậy, tổ chức công tác kế toán chỉ

là một nội dung trong tổ chức HTTT kế toán ở đơn vị, do đó, luận án chưa

10

đưa ra một giải pháp toàn bộ mang tính hệ thống cho tất cả các thành phần

của HTTT kế toán; Ứng dụng máy vi tính chỉ là giai đoạn đầu tiên của ứng

dụng CNTT, các giải pháp công nghệ chưa được chú trọng.

- Luận án tiến sĩ kinh tế “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các

tập đoàn kinh tế phục vụ công tác quản lí” của Hoàng Văn Ninh (năm 2010)

đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức HTTT kế toán ở các tập đoàn kinh tế.

Những nội dung cơ bản được nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí

luận chung về tổ chức HTTT kế toán trong các tập đoàn kinh tế để phục vụ

công tác quản lí. Trong phần này, tác giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức

HTTT kế toán, như: Khái quát về tập đoàn kinh tế, công ty mẹ - công ty con,

sự cần thiết phải tổ chức HTTT kế toán, các nội dung tổ chức HTTT kế toán

phục vụ công tác quản lí; Xác định thực trạng tổ chức HTTT kế toán phục vụ

công tác quản lí trong các tập đoàn kinh tế tại thời điểm bấy giờ; Hoàn thiện

tổ chức HTTT kế toán phục vụ công tác quản lí trong các tập đoàn kinh tế ở

Việt nam. Trong nội dung này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng

nội dung của công tác kế toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất.

Cơ sở lí luận và những giải pháp hoàn thiện trong luận án là một nội

dung đóng góp quan trọng trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ

chức HTTT KT tại các tập đoàn kinh tế trong các khâu chính: Thu thập, xử lí

và cung cấp thông tin kế toán để phục vụ công tác quản lí trong đơn vị. Tuy

vậy, trên giác độ xử lí thông tin, còn một khâu “Lưu trữ dữ liệu” mà tác giả

chưa đưa ra bất kì giải pháp hoàn thiện nào, tác giả cũng không phân biệt

các khái niệm “dữ liệu” – đầu vào và “thông tin” – đầu ra của quá trình xử lí

thông tin. Tác giả xem xét HTTT KT dưới giác độ “phục vụ công tác quản lí”

với tư cách là kết quả của HTT TKT – phần ngọn, nên, trong luận án, tác giả

không đề cập đến năm thành phần cấu thành của HTTT KT, để từ đó, có các

giải pháp cần thiết và thực tiễn trong việc hoàn thiện tổ chức HTTT KT của

đơn vị. Sự khác biệt, cũng là một thành công của tác giả là “hoàn thiện các

modul chương trình quản lí”; Nhưng, tác giả đã không đưa ra các căn cứ để

hoàn thiện nó và các giải pháp công nghệ thông tin chưa được chú trọng.

11

- Luận án tiến sĩ kinh tế "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế

toán trong các bệnh viện công" của Huỳnh Thị Hồng Hạnh" (năm 2015) đã

nghiên cứu về HTTT KT trong các bệnh viện công. Luận án đã sử dụng cách

tiếp cận mới - tiếp cận theo chu trình phù hợp với hoạt động của bệnh viện, từ

đó đề xuất mô hình các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTT KT và

phương pháp tập hợp, theo dõi chi tiết chi phí trong điều kiện ứng dụng

CNTT. Ngoài ra, luận án còn nêu ra (nhưng chưa áp dụng) phương pháp tiếp

cận tổng thể và đa chiều với HTTT KT trong bệnh viện.

Nội dung của luận án đã có những đóng góp quan trọng trong việc

hoàn thiện lí luận và thực tiễn trong phân tích và thiết kế HTTT KT tại các

bệnh viện công lập. Tuy vậy, phân tích và thiết kế HTTT KT chỉ là một khâu

trong xây dựng PMKT ở đơn vị; Khi xác định các thành phần của HTTT KT,

luận án chỉ ra 6 thành phần, đó là: Con người, thủ tục và quy trình, dữ liệu;

phần mềm KT, cơ sở hạ tầng CNTT, kiểm soát nội bộ. Theo tác giả, HTTT KT

chỉ có 5 thành phần, kiểm soát nội bộ không là một thành phần độc lập của

HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT, bởi vì, về mặt phạm vi, nó thuộc

loại kiểm soát ứng dụng chứ không phải là kiểm soát hệ thống (của DN), về

mặt mục tiêu, nó thuộc loại kiểm soát phát hiện chứ không phải kiểm soát

ngăn chặn. Trong HTTT quản lí của DN có thể xác định bao gồm 6 thành

phần, nhưng trong HTTT KT, kiểm soát KT nội bộ là một nội dung của thủ tục

KT; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, nó được thực hiện thông qua kiểm soát

dữ liệu, kiểm soát xử lí và bảo trì, kiểm soát báo cáo, đó là những quy trình,

thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin KT [22, 242-243].

- Ngoài ra, còn các luận án tiến sĩ kinh tế "Tổ chức HTTTKT quản trị

chi phí trong các DN dệt may Việt Nam" của Hồ Mỹ Hạnh (năm 2014); Luận

án tiến sĩ kinh tế "Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng

thông tin KT trong môi trường ứng dụng ERP tại các DN Việt Nam" (năm

2012) của Nguyễn Bích Liên; Luận án "Tổ chức công tác KT ở DN SX dược

phẩm trong điều kiện ứng dụng CNTT" của Thái Bá Công (năm 2007); Luận

án tiến sĩ kinh tế "Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng

12

PMKT DN Việt Nam" của Trần Phước (năm 2007); Luận án tiến sĩ "Tổ chức

công tác KT trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các DN KD xuất nhập khẩu

Việt Nam" của Nguyễn Đăng Huy (năm 2011), ...

Nhìn chung, các luận án tiến sĩ đều có những đóng góp nhất định về

mặt lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN trong từng ngành nghề

cụ thể hoặc chưa đứng trên giác độ HTTT để tổ chức năm thành tố của HTTT

KT trong DN SXKD; Cũng vì thế, chưa quan tâm đúng mức đến tổ chức hệ

thống phần cứng, phần mềm hoặc dựa trên nền tảng CNTT cũ, lạc hậu, chưa

phù hợp với mặt bằng ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay. Riêng luận

án tiến sĩ của Huỳnh Thị Hồng Hạnh đứng trên giác độ chu trình nhưng

không phục vụ tổ chức HTTT KT mà phục vụ cho phân tích và thiết kế HTTT

KT trong bệnh viện công.

Các bài báo về Tổ chức HTTT kế toán trong DN

Có hai bài báo phù hợp và gần gũi với đề tài của luận án, đó là: “Xây

dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay” của

Nguyễn Thị Phương Thảo, đăng trên Tạp chí Tài chính số 4 - 2014 và "Tiếp

cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán" của Huỳnh Thị Hồng

Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn, đăng trên tạp chí Kinh tế và Phát triển số 192-

2013. Còn nhiều bài báo khác, tuy có liên quan đến “Tổ chức HTTT kế toán ở

DN”, nhưng, đa phần là tản mạn, không rõ ràng và hướng tiếp cận từ góc độ

nghiên cứu cách làm kế toán thủ công, không hướng đến việc ứng dụng

CNTT vốn đang là một xu hướng cấp thiết để tăng năng suất và hiệu quả của

công tác quản lí.

Trong bài báo của Nguyễn Thị Phương Thảo, sau khi khảo sát bằng

phiếu khảo sát ở 15 công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội

để tìm hiểu thực trạng tổ chức HTTT KT tại các đơn vị này, tác giả bài báo đã

xác định: Các DN hiện nay còn tồn tại 5 hạn chế trong tổ chức HTTT Kế toán;

Từ đó, tác giả đề ra 6 giải pháp để khắc phục các tồn tại trong việc tổ chức

13

HTTT kế toán ở DN, đó là: Phải tổ chức bộ máy kế toán có sự giao thoa giữa

KT tài chính và KT quản trị; Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế

toán; Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng cung cấp

thông tin quản trị. Thiết kế sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin

phục vụ quản trị; Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí; Tổ chức hệ thống

báo cáo của kế toán quản trị bao gồm báo cáo dùng cho chức năng hoạch định

của nhà quản trị, báo cáo phục vụ chức năng kiểm tra của nhà quản trị và báo

cáo phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị.

Theo tác giả, bài báo trên chỉ khảo sát để giải quyết một khâu, một bộ phận trong HTTT kế toán, đó là: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị từ các sổ sách, báo cáo để làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của DN. Để nghiên cứu đầy đủ về Tổ chức HTTT kế toán ở DN, cần phải làm rõ năm thành phần của HTTT KT, bao gồm: Con người, Thủ tục, Dữ liệu, Phần cứng và Phần mềm; Báo cáo kế toán quản trị chỉ là một nội dung trong thủ tục kế toán cần được hoàn thiện.

Trong bài báo của Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, các tác giả đã đưa ra 6 cách tiếp cận HTTT KT theo từng hướng riêng biệt: (1)Tiếp cận hướng đến đối tượng KT, (2) tiếp cận theo chu trình, (3) tiếp cận theo hướng tổ chức công tác KT, (4) tiếp cận với tư cách là một HTTT, (5) tiếp cận thông qua việc xác định các yếu tố cấu thành, (6) tiếp cận trong điều kiện ứng dụng CNTT. Từ đó, đưa ra cách tiếp cận tổng thể và đa chiều về HTTT KT.

Đây là cách nhìn nhận HTTT KT dưới giác độ của người làm HTTT quản lí. Thành công của bài báo là đưa ra cách tiếp cận tổng thể để từ đó có hướng tổ chức và ứng dụng giải pháp tổng thể ERP; Tuy vậy, 6 cách tiếp cận là chưa đủ đối với HTTT KT, hơn nữa, việc đặt tên một số cách tiếp cận chưa phù hợp với nội hàm của nó.

b. Các nghiên cứu về lí luận trên thế giới

14

Các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã tương đối hoàn thiện công tác

tổ chức HTTT Kế toán và HTTT quản lí (nói chung) trong điều kiện ứng dụng

CNTT. Họ đã có những thành công đáng kể về mặt lí luận và thực tiễn. Đến

nay, họ đang tiến hành xây dựng các giải pháp quản lí tổng thể cho các DN

dựa trên nền tảng CNTT.

Từ nhiều năm nay, trong các giáo trình chính thống để giảng dạy trong

trường đại học và tài liệu tham khảo, chuyên khảo liên quan đến vấn đề "tổ

chức HTTT KT DN" ở các nước phát triển như: Anh, Pháp, Mỹ, Canada,

Australia, Hà lan,... đều được trình bày theo một lối tương đồng. Có thể kể

tên một số tài liệu điển hình đó như sau:

- Cuốn "Accounting Information System" của tác giả J.L Boockholdt là cuốn sách nổi tiếng được nhà xuất bản IRWIN edition tái bản lần thứ 5 tại bang Illinois, Hoa Kỳ;

- Cuốn "Accounting Information System" của các tác giả Marshall B, Romney, Pauljohn Steinbart được nhà xuất bản nổi tiếng Prentice Hall edition cho tái bản lần thứ 8 tại bang New Jersey, Hoa Kỳ;

- Cuốn "ACCA - Paper 5 Information Analysis" của nhà xuất bản BPP Publishing Ltd edition xuất bản năm 2001 tại London, nước Anh ;

- Cuốn "Mordern Auditing in Australia" của tác giả Gudarhan Singh Gill và Graham W.P. Cosserat được nhà xuất bản Jacaranda Wiley Ltd edition xuất bản lần thứ 5 tại bang Brisbane, nước Úc;

- Cuốn "ACCA Textbook - Business Information Management" do nhà xuất bản Foulks Lynch Ltd xuất bản năm 2003 tại nước Anh;

- Cuốn "Modern System Analysis and Design" của tác giả Jeffrey A. Hofer, F. George, J.S. Valacich của nhà xuất bản CPC năm 1999 tại Hoa kỳ;

- Cuốn "Management Information System " của tác giả David Kroenke của nhà xuất bản McGraw-Hill năm 1994 tại Hoa kỳ;

- Cuốn "Accounting Information Systems" của Romney M.B, Steinbart P.J xuất bản lần thứ 12 năm 2012 của nhà xuất bản Prentice Hall, Hoa kỳ.

.....

15

Các tài liệu này, đa phần được dùng làm tài liệu tham khảo cho những

nghiên cứu về HTTT KT trong DN hoặc sử dụng để giảng dạy đại học, đặc

biệt, cuốn "Management Information System " của tác giả David Kroenke đã

được sử dụng như một tài liệu cẩm nang cho ngành HTTT quản lí ở nhiều

nước phát triển. Trong các tài liệu đó, mặc dù có nhiều điểm khác nhau về các

nội dung trình bày, song vẫn nhất quán về các vấn đề chung sau đây:

Thứ nhất: Nhất quán xác định các HTTT quản lí nói chung và HTTT

kế toán nói riêng là các hệ thống mở hoạt động theo nguyên tắc của chu trình

I-P-O (Vào-Xử lí- Ra), trong đó, HTTT kế toán thực hiện tiến trình xử lí

thông tin gồm 4 khâu: Thu nhận tin, Lưu trữ tin, Xử lí tin, Truyền tin. Là một

hệ thống mở, hoạt động của HTTT kế toán trong DN luôn biến đổi theo những

thay đổi của môi trường.

Thứ hai: Nhất quán cách tiếp cận HTTT kế toán. Các tài liệu khoa học

trên đều xem xét HTTT kế toán trên giác độ các thực thể cấu thành hệ thống,

bao gồm năm thành phần (thực thể - Entity): Con người, Thủ tục, Dữ liệu,

Phần cứng, Phần mềm. Khi tiếp cận các thành tố này, người ta xem xét chúng

trong mối liên hệ mật thiết với các tiến trình xử lí thông tin: Thu nhận thông

tin, Lưu trữ thông tin, Xử lí thông tin, Truyền tin. Ngoài ra, một số tài liệu còn

xem xét các thành tố đó trong mối quan hệ về phạm vi hoạt động của các

HTTT cá nhân, HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp.

Thứ ba: Nhất quán về trình tự xây dựng PMKT. Đây là thành phần rất

quan trọng trong HTTT sử dụng máy tính, nó đảm bảo cho máy tính có thể

thay thế con người trong việc thực hiện các thủ tục kế toán để tác động lên dữ

liệu kế toán. Trình tự này bao gồm 7 bước: Khảo sát hệ thống; Phân tích hệ

thống; Thiết kế hệ thống; Thực hiện hệ thống; Kiểm thử hệ thống; Cài đặt hệ

thống và huấn luyện sử dụng; Bảo hành và bảo trì hệ thống.

16

Thứ tư: Nhất quán về phân chia quá trình kế toán thành bốn chu trình:

Chu trình doanh thu; Chu trình chi phí; Chu trình chuyển đổi; Chu trình tài

chính. Trong đó: Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính xảy ra tại DN liên quan

đến mua, bán hay sản xuất hàng hóa, các chi phí phát sinh trong quá trình

hoạt động của DN sẽ được xử lí trong các chu trình chi phí, doanh thu và

chuyển đối; Các nghiệp vụ liên quan tới đầu tư hoặc các bút toán điều chỉnh

phục vụ cho lập báo cáo sẽ được xử lí trong chu trình tài chính.

Bốn chu trình kế toán nêu trên được thực hiện lặp đi lặp lại theo một

trình tự nhất định, theo một chu trình hình tròn xoáy trôn ốc của quá trình

SXKD trong DN, gồm các bước sau đây: Đầu tư vốn; Dự trữ; Sản xuất; Bán

hàng; Tái đầu tư và lặp các lại tiến trình trên.

Thứ 5: Nhất quán trong việc đặc biệt quan tâm đến HTTT kế toán quản

trị trong DN để phục vụ quá trình quản lí và điều hành DN tốt hơn. Các báo

cáo kế toán quản trị mà HTTT kế toán cung cấp thường gồm hai loại: Một loại

báo cáo liên quan đến chi phí (báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào; Báo

cáo chi phí nhân công trực tiếp; Báo cáo chi phí bán hàng và quản lí; Báo cáo

ngân sách, ...) nhằm kiểm soát và quản lí chi phí; Một loại báo cáo khác được

xây dựng theo đơn đặt hàng của nhà quản lí (Báo cáo kết quả KD theo mặt

hàng, theo đơn vị nội bộ, theo thị trường tiêu thụ, theo thời kì hay mùa vụ... )

nhằm giúp nhà quản trị DN ra các quyết định định hướng, hoạch định quá

trình SXKD của DN trong tương lai.

5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận án sử dụng phép duy vật biện chứng và phép duy vật lịch sử làm

phương pháp luận, cụ thể là: Các phương pháp nghiên cứu định tính, bao

gồm: Các phương pháp thu thập thông tin (Phương pháp điều tra, phỏng vấn,

khảo sát, tham khảo ý kiến chuyên gia); Các phương pháp nghiên cứu định

lượng, như: Phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp, so sánh; Các phương

17

pháp tiếp cận hệ thống, như: Phương pháp hộp đen, phương pháp mô hình hoá

và phương pháp phân tích hệ thống.

Để tiến hành thu thập dữ liệu nhằm khảo sát thực trạng tổ chức HTTT

kế toán trong các DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT, tác

giả đã tiến hành hai quá trình sau đây:

Một là: Xây dựng một trang WEB dạng ViewForm, tại địa chỉ:

Https://docs.google.com/forms/d/1KWrcHUqzGLI8_CzNMy6saC2_4POwEI2

PqsA-XxnXHFI/viewform để thu thập dữ liệu sơ cấp. Trên cơ sở chọn mẫu

ngẫu nhiên, tác giả gửi thư điện tử đến DN SXKD và nhờ đồng nghiệp, bạn bè

và cán bộ chuyên quản ngành Thuế giới thiệu đến các DN, đề nghị DN vào

trang WEB trên để trả lời các câu phỏng vấn của tác giả. Như vậy, việc chọn

mẫu được coi là ngẫu nhiên.

- Tiêu thức khảo sát là các câu hỏi về tổ chức 5 thành phần của

HTTTKT trong DN; Mẫu phiếu khảo sát qua trang WEB được in ra và đính

kèm trong phần phụ lục 1 của luận án.

- Tất cả các trả lời của DN qua trang WEB nói trên đều được tự động

gửi về máy chủ khi nhấn nút "Trả lời". Mỗi trả lời của DN đều được ghi lại

trên một dòng của bảng tính Excel theo thiết kế.

- Việc khảo sát được bắt đầu từ tháng 3/2014 đến tháng 5/2015, tác giả

tạm dừng trang WEB, kết thúc quá trình khảo sát và chốt số liệu. Trong quá

trình đó, tác giả thu được kết quả khảo sát tại 411 DN SXKD trên toàn quốc

(chủ yếu từ miền Bắc và miền Trung). Kết quả khảo sát này được in ra và đính

kèm trong phần phụ lục 2 của luận án.

- Với dữ liệu thu thập được trên bảng tính Excel tại sheet có tên là

"Phiếu khảo sát", tác giả đã lập sheet thứ hai tên là "Phân tích dữ liệu" để tổng

hợp và phân tích các chỉ tiêu cần thiết dựa vào các phương pháp thống kê.

Mọi tính toán trên bảng "Phân tích dữ liệu" đều được máy tính tự động thực

hiện nhờ các hàm của MS-Excel do tác giả viết. Các số liệu minh họa trong

18

chương 2 đều được trích từ bảng "Phân tích dữ liệu", nó cũng được in ra và

đính kèm trong phần phụ lục 3 của luận án.

Hai là: Thu thập các thông tin về tổ chức HTTT KT ở một số DN để

làm dữ liệu thứ cấp, minh họa cho quá trình đánh giá. Các thông tin này bao

gồm: Các tài liệu KT (mẫu chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, mẫu

sổ và thẻ KT, hệ thống tài khoản KT, các mẫu báo cáo KT, ...); Sơ đồ tổ chức

bộ máy KT; Cấu trúc hệ thống phần cứng; Các chức năng của PMKT. Tác giả

đã khảo sát thực tế tại các DN SXKD sau đây:

- Công ty cổ phần ô tô Trường Hải (địa chỉ tại số 19, đường 2A, khu

công nghiệp Biên Hòa, Đồng Nai) là DN quy mô lớn.

- Công ty cổ phần công nghiệp Âu - Việt (địa chỉ tại 702, nhà D10,

Giảng võ, Hà nội). Đây là DN vừa sản xuất vừa thương mại, có quy mô vừa

với trên 500 tỷ đồng doanh thu và nhân công xấp xỉ 200 người.

- Công ty vật tư nông nghiệp tỉnh Tuyên Quang (địa chỉ tại thành phố

Tuyên Quang), Công ty sản xuất và thương mại Hà Nội HAMATRA (địa chỉ

tại xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, Hà Nội) là hai DN được xếp hạng có quy

mô vừa và nhỏ.

Trích dẫn một số tài liệu kế toán của DN được đính kèm trong phần phụ

lục 4 của luận án.

6. KẾT CẤU CỦA LUẬN ÁN

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung

luận án được kết cấu thành 3 chương:Chương 1: Cơ sở lí luận để tổ chức HTTT kế toán trong DNSXKD trong

điều kiện ứng dụng CNTT

Chương 2: Thực trạng về tổ chức HTTT KT trong các DN SXKD hiện

nay ở nước ta

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam

trong điều kiện ứng dụng CNTT

19

Chương 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin

- Hệ thống (systems) là một tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ hữu cơ giữa các phần tử để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó [43,11]. Mọi hệ thống đều có ba đặc điểm sau:

Có các thành phần hữu hình;

Có phương thức hay thủ tục xử lí;

Có mục tiêu hoạt động. [14, 1]

Trong mỗi hệ thống, dù là hệ thống vật chất hay hệ thống tư duy, các thành phần hữu hình được chi phối, ràng buộc bởi thủ tục xử lí, sẽ tạo ra mối quan hệ hữu cơ giữa các phần tử, nhờ đó, hệ thống có thêm các thuộc tính mới - gọi là "tính trồi" mà cộng từng phần tử riêng rẽ không có. Nhờ tính trồi đó mà hệ thống có thể hoạt động để đạt được mục tiêu.

- Thông tin là sự nhận thức của con người về thế giới xung quanh trong bộ não con người để mang lại cho con người sự hiểu biết, đồng thời làm giảm tính không hiểu biết (entropi - độ bất định) về một vấn đề, một đối tượng nào đó [1, 6].

Vậy, thông tin không phải là vật chất, nó thuộc phạm trù ý thức nên không thể tự tồn tại. Thông tin chỉ có thể tồn tại trên các giá đỡ vật chất - gọi là vật mang tin, chẳng hạn như: bộ não người, bộ nhớ của máy tính điện tử, sách, sổ, chứng từ kế toán, bảng biểu, tranh ảnh, đồ thị, dòng điện, sóng điện từ, âm thanh, ... Về nguyên tắc, bất kì cấu trúc vật chất nào hay bất kì dòng năng lượng nào cũng có thể mang thông tin. Trong từng trường hợp cụ thể, con người sẽ lựa chọn vật mang tin cho phù hợp.

20

- HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất để thực hiện quá trình xử lí thông tin. Quá trình xử lí thông tin bao gồm bốn khâu: Thu nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lí thông tin và truyền tin [1, 14-15] .

Các thông tin mà hệ thống nhận được gọi là dữ liệu (còn gọi là thông tin ban đầu); Dữ liệu của hệ thống nhất thiết phải được lưu trữ, ngoài ra, người ta còn tiến hành lưu trữ các thông tin trung gian và thông tin kết quả, tùy theo yêu cầu của thủ tục xử lí trong từng bài toán cụ thể. Xử lí thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu theo thủ tục xử lí để có những thông tin mới có chất lượng hơn, chuẩn bị cho quá trình truyền tin. Truyền tin là khâu bao hàm toàn bộ sự vận động của thông tin từ nơi này đến nơi khác trên các vật mang tin cụ thể; Tùy từng trường hợp, truyền tin còn được thay bằng các tên gọi khác: Cung cấp thông tin, đưa tin, gửi tin, ...

1.1.2. Khái niệm thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Trong DN SXKD, bên cạnh các các tài sản hữu hình, thông tin luôn được xác định là một nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất để DN tồn tại và phát triển. Trong một tổ chức nói chung và DN nói riêng, thông tin là các dữ liệu có ích được tổ chức theo một quy tắc, cấu trúc nhất định, sao cho trên cơ sở đó, có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn trong quá trình quản lí và điều hành DN hoạt động để thực hiện mục đích kinh doanh của mình.

Thông tin KT trong DN SXKD là những thông tin ghi chép, phản ánh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong DN, nó phản ánh đầy đủ các chu trình về nghiệp vụ của DN, bao gồm các chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN [27, 290]. Đó là những thông tin hai mặt của một hiện tượng, một quá trình kế toán: Vốn và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả. Thông tin kế toán có hai vai trò cơ bản là thông tin và kiểm tra để cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN.

Thông tin kế toán có được là nhờ quá trình tập hợp, ghi chép, lưu trữ và xử lí dữ liệu kế toán. Việc biến dữ liệu kế toán thành thông tin kế toán bằng cách tập hợp, sắp xếp, phân loại và tổng hợp dữ liệu là chức năng của HTTT kế toán trong DN SXKD.

21

1.1.3. Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Trong HTTT quản lí, HTTT KT luôn được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quá trình cung cấp các thông tin ở mọi cấp độ ra quyết định của người lãnh đạo DN bởi đó là các thông tin về toàn bộ tình hình tài sản và sử dụng tài sản của DN SXKD. Bản chất và vai trò của HTTT KT trong DN SXKD thể hiện qua chu trình quản lí DN tại sơ đồ 1.1 dưới đây:

Sơ đồ 1.1: Chu trình quản lí SXKD của DN [34, 65]

Quá trình thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN gắn liền với quá trình SXKD, được thực hiện lặp đi lặp lại thành một chu trình vận hành liên tục cho đến khi hoàn thành sứ mệnh và kết thúc sự tồn tại để phát triển lên mức cao hơn. Trong chu trình này tồn tại ba hệ thống có mối quan hệ với nhau: (1) Hệ thống SXKD của DN, dựa trên các thủ tục hạch toán ban đầu được quy định bởi HTTT KT để cung cấp dữ liệu kế toán theo một giao thức thống nhất giữa hai hệ thống độc lập tương đối; (2) HTTT KT nhận dữ liệu KT từ hệ thống SXKD của DN, sau đó, tổ chức lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin qua các báo cáo KT cho các đối tượng sử dụng thông tin KT, dựa trên những thủ tục KT được quy định bởi các đối tượng sử dụng; (3) Các đối tượng sử dụng thông tin KT, trên cơ sở các thông tin KT nhận được từ HTTT KT, có các quyết định, tác động đến hệ thống SXKD của DN.

22

Quyết định kinh tế

Người sử dụng

Phân loại, ghi chép, lưu trữ

Phân tích, tổng hợp,lập báo cáo

cáo

Nghiệp vụ kinh tế

Hoạt động sản xuất kinh

doanh

Theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử, các mối quan hệ), không thể mô tả HTTT KT một cách tường minh bởi các mối quan hệ rất đa dạng và nhiều mối liên hệ trong hệ thống chỉ hình thành khi nó hoạt động. Cho nên, người ta chỉ nêu ra các yếu tố cấu thành của nó. Mặt khác, theo chức năng, HTTT KT nhận dữ liệu đầu vào và tiến hành ghi nhận, lưu trữ, xử lí rồi lập báo cáo KT để cung cấp thông tin KT cho người sử dụng, nên HTTT KT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực (con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí các dữ liệu kinh tế - tài chính và các dữ liệu khác để cung cấp thông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT [34, 67].

Trong HTTT KT của DN SXKD, dữ liệu đầu vào là các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như: Mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, bán chịu, nhập và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, ... Thủ tục là các quy tắc về thu thập, thu nhận, lưu trữ và xử lí được xác định trước; PMKT là bản mô tả thủ tục bằng một ngôn ngữ máy tính để giúp phần cứng thực hiện quá trình xử lí thông tin thay con người. PMKT sẽ tiến hành xử lí nghiệp vụ, như: Ghi nhận chứng từ, tạo ra các sổ kế toán cần thiết, tạo ra các báo cáo KT để cung cấp cho các đối tượng sử dụng, bao gồm: Nhà quản lí doanh nghiệp; Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của DN (các chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tương lai; Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp (cơ quan Thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác, như: nhà cung cấp, các DN cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động, công chúng nói chung, khách hàng, ... [10, 7].

Vậy, HTTT KT với bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được DN xây dựng nên để thực hiện quá trình xử lí thông tin KT trong DN, bao gồm: Thu nhận, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin KT. Trong điều kiện kế toán thủ công, HTTT KT chỉ bao gồm ba thành phần: Con người, dữ liệu và thủ tục KT; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT được bổ sung thêm hai thành phần mới, đó là: Phần cứng và PMKT.

HTTT KT thủ công là hệ thống truyền thống; Trong thời đại bùng nổ thông tin, nó ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm: Chi phí cao, khả năng cung cấp thông tin ít, không kịp thời và độ tin cậy thấp. Khi ứng dụng CNTT, các

23

nhược điểm này được khắc phục; Tuy vậy, lại phát sinh những nhược điểm mới: Khó kiểm soát, không để lại dấu vết khi hiệu chỉnh dữ liệu nếu không ghi nhật kí thông qua PMKT.

Ngoài ra, HTTT KT còn thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong DN - kiểm soát nội bộ. Thực hiện quá trình kiểm soát nội bộ tốt là điều kiện tiên quyết để quản trị DN đạt hiệu quả. Đa phần thông tin của nhà quản trị DN để kiểm soát tình hình tài chính và hoạt động sản xuất, phân phối, cung cấp đều do HTTT KT cung cấp.

Mỗi DN SXKD đều có nhiều bộ phận với những lĩnh vực hoạt động khác nhau và chức năng khác nhau. Tuy nhiên, chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau để cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo thông suốt cho toàn bộ DN hoạt động có hiệu quả.

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động, các DN SXKD đều xây dựng các HTTT quản lí cho từng chức năng nghiệp vụ để cung cấp thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định, thường gồm: HTTT KT, HTTT tài chính, HTTT nhân lực, HTTT thị trường, HTTT sản xuất, HTTT văn phòng [27, 285-423]. Các HTTT này không độc lập với nhau về mặt vật lí, chúng thường chia sẻ nguồn lực với nhau và có quan hệ mật thiết với HTTT kế toán để trở thành HTTT quản lí của DN SXKD, trong đó, các HTTT chức năng nghiệp vụ khác có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu cho HTTT KT theo một giao thức được quy định, để từ đó, chúng được lưu trữ, xử lí, biến đổi thành các báo cáo KT.

Ngược lại, HTTT KT cũng cung cấp nhiều thông tin cho các HTTT quản lí nghiệp vụ, đó là các báo cáo bán hàng, báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, các báo cáo về chi phí, báo cáo lương và các khoản trích theo lương, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo về tình hình công nợ, ...

Với khả năng cung cấp thông tin như vậy, HTTT KT được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quản trị tài chính của DN, nó liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp để tạo ra một HTTT hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để quản trị DN.

Trong các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, có thể thấy, có một tập hợp các đối tượng không thuộc DN, nhóm này chủ yếu được cung cấp thông

24

tin qua các báo cáo do HTTT KT của DN cung cấp. Đa số các báo cáo này là BCTC được lập định kì và bắt buộc DN phải cung cấp không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của DN. Những thông tin này là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định quản lí, điều hành SXKD, đầu tư của chủ DN, chủ sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai. Các đối tượng trong DN (nhà quản lí) sử dụng thông tin kế toán theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình; Khi đó, HTTT KT cũng tổng hợp thông tin theo từng mức độ tương ứng sao cho đúng việc, đúng lúc, đúng dạng.

HTTT KT trong DN SXKD, với chức năng biến đổi dữ liệu KT thành thông tin KT bằng cách tập hợp, phân loại, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu, đã tác động trực tiếp tới các quyết định của nhà quản lí DN để điều khiển DN hoạt động đạt được mục tiêu của mình. Ngoài ra, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác, một cách gián tiếp, sẽ tác động mạnh mẽ tới hoạt động SXKD của DN.

1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.2.1. Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Xác định cấu trúc HTTT kế toán là việc phân chia hệ thống đó thành các thành phần - gọi là phân hệ và mối quan hệ giữa các phân hệ đó.

Phân chia một HTTT kế toán thành các thành phần là cách tiếp cận hệ thống theo phương pháp trên xuống (top-down), tức là: chia hệ thống thông tin thành các thành phần nhỏ, mỗi phần nhỏ đó gọi là phân hệ của HTTT, mỗi phân hệ lại được chia thành các phân hệ nhỏ hơn, ... theo nguyên lí tổ chức phân cấp hệ thống. Theo nguyên lí này, mỗi phân hệ trong hệ thống được xác định như một hệ thống độc lập tương đối với các phân hệ khác trong hệ thống, nhưng, chúng có quan hệ mật thiết với nhau để hoàn thành một nhiệm vụ chung mà hệ thống lớn phải thực hiện.

25

Trong việc phân chia HTTT kế toán thành các phân hệ, có nhiều cách tiếp cận để phân chia; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân tổ chức này. Tuy vậy, việc phân chia HTTT thành các thành phần, phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau [36, 97-102]:

Một là, nguyên tắc phân cấp: Đây là nguyên tắc tổ chức chung của mọi hệ thống, kể cả HTTT KT. Theo nguyên tắc này, hệ thống sẽ có một cấp quản lí cao nhất (cấp 1), phía dưới nó có các phân hệ (cấp 2), ... và không một phần tử nào được phép nằm đồng thời ở hai phân hệ trong hệ thống. Khi có một phần tử thực hiện chức năng của cả hai phân hệ thì xét phần tử đó ở từng phân hệ một cách độc lập với nhau.

Hai là, nguyên tắc vét cạn: Dù phân chia theo bất kì tiêu thức nào thì tổng các phần tử trong hệ thống cộng lại không thay đổi; Bất kì một phần tử nào của hệ thống cũng phải thuộc một phân hệ nào đó trong các phân hệ được chia ra.

Ba là, lựa chọn tiêu thức hợp lí: Khi phân chia hệ thống thành các phân hệ, có thể dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau, trong đó, cứ sử dụng một tiêu thức phân chia hệ thống sẽ có một kết quả phân chia duy nhất, gọi đó là một hướng tiếp cận hệ thống. Vấn đề là, phải chọn ra tiêu thức phân chia hệ thống một cách hợp lí để mang lại sự thuận lợi và hiệu quả trong việc tiếp cận hệ thống cần nghiên cứu.

Có nhiều cách tiếp cận HTTT KT trong DN để phân chia nó thành các thành phần độc lập tương đối với nhau; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân HTTT này. Sau đây là tám cách tiếp cận HTTT KT thường sử dụng:

Cách thứ nhất: Tiếp cận dựa trên sự phân loại các nghiệp vụ kế toán. Trên giác độ này, HTTT kế toán được chia thành các phân hệ kế toán tương đối độc lập với nhau, bao gồm:

Kế toán tổng hợp;

Kế toán bán hàng và nợ phải thu;

26

Kế toán mua hàng và nợ phải trả;

Kế toán vốn bằng tiền;

Kế toán hàng tồn kho;

Kế toán thuế và các khoản phải nộp khác;

Kế toán chi phí, giá thành;

Kế toán tiền lương;

Kế toán tài sản cố định. [10, 9]

Theo cách này, HTTT KT thực hiện hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm soát sự hình thành và vận động của từng đối tượng KT. Cách tiếp cận này chỉ sử dụng trong tổ chức công tác KT thủ công, không thể sử dụng trong tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT vì nó chưa bao quát đầy đủ các thành phần của HTTT KT của DN.

Cách thứ hai: Tiếp cận trên giác độ tổ chức công tác kế toán. Trên giác độ này, HTTT kế toán bao gồm các thành phần sau:

Hình thức tổ chức công tác kế toán;

Hình thức sổ kế toán;

Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán;

Hệ thống tài khoản kế toán;

Hệ thống sổ và báo cáo kế toán;

Quy trình hạch toán kế toán;

Hệ thống kiểm tra kế toán.[24, 24-57]

Cách này được sử dụng kết hợp với cách thứ nhất trong quá trình tổ chức công tác kế toán thủ công. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cách này không bao quát hết các thành phần của HTTT máy tính.

Cách thứ ba: Tiếp cận trên giác độ phạm vi hoạt động. Khi đó, HTTT KT trong DN SXKD được chia thành:

27

HTTT KT cá nhân: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động cho từng nhân viên KT hoạt động riêng biệt trong HTTT KT của DN;

HTTT KT nhóm: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động cho các cá nhân trong nhóm làm việc hay một bộ phận kế toán hoạt động trong HTTT KT của DN;

HTTT KT DN: Hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận, đơn vị kế toán trong doanh nghiệp thực hiện công tác KT của DN một cách liên hoàn. [22, 37-39]

Cách tiếp cận này chỉ có ý nghĩa trong sự phân định phạm vi và vai trò của người phát triển HTTT KT, không xác định được vấn đề tổ chức HTTT KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Cách thứ tư: Tiếp cận trên giác độ tiến trình xử lí thông tin. Trên giác độ tiến trình xử lí thông tin kế toán trong DN, một HTTT KT của DN bao gồm bốn phân hệ sau đây:

Phân hệ thu nhận thông tin kế toán;

Phân hệ lưu trữ thông tin kế toán;

Phân hệ xử lí thông tin kế toán;

Phân hệ cung cấp thông tin kế toán. [1, 14-15]

Bốn phân hệ này có các chức năng khác nhau trong quá trình xử lí thông tin kế toán, nhưng, chúng không tách rời trên mỗi thực thể của hệ thống thông tin kế toán. Trong tổ chức và xây dựng HTTT KT, cách tiếp cận này không khả thi vì không thể phân định rõ ràng mỗi quan hệ của mỗi thành phần trong HTTT KT với mỗi tiến trình.

Cách thứ năm: Tiếp cận trên giác độ chu trình nghiệp vụTrên giác độ này, HTTT KT của DN SXKD được thực hiện nhờ bốn chu

trình nghiệp vụ sau: Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến huy động và sử

dụng các nguồn vốn. Chu trình sản xuất: Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các

nguồn lực thành hàng hóa, dịch vụ và dự trữ.

28

Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến bán hàng hay cung cấp dịch vụ và thu tiền.

Chu trình cung cấp: Gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hóa hay dịch vụ và trả tiền. [27, 291]

Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin KT trên cơ sở xác định từng loại thông tin KT cần thiết cho đối tượng nào trong chu trình KD. Cách tiếp cận này là một trong các hướng cần thiết khi DN ứng dụng giải pháp quản lí tổng thể ERP.

Cách thứ sáu: Tiếp cận trên giác độ cấp quản lí trong của đơn vị. Trên giác độ này, HTTT KT của DN SXKD bao gồm ba thành phần tương ứng với ba cấp quản lí trong DN, bao gồm:

HTTT kế toán tác nghiệp;

HTTT kế toán sách lược;

HTTT kế toán chiến lược [27, 12-13]. Trong đó, mỗi cấp sử dụng thông tin có nhiều phần khác nhau về bản

chất. Về nguyên tắc, các HTTT này sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên và các nhà quản lí ở những mức độ khác nhau để hỗ trợ cho việc ra quyết định ở ba cấp độ khác nhau. Nếu nhìn chung trong tổng thể HTTT KT của một DN, sự phân chia này không có sự phân biệt rạch ròi tuyệt đối giữa ba cấp của của HTTT, chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong DN SXKD, vì vậy việc tổ chức HTTT theo hướng tiếp cận này là không khả thi.

Cách thứ bảy: Tiếp cận trên giác độ hệ thống. Theo cách tiếp cận này, HTTT KT trong DN bao gồm năm thành phần sau đây:

Con người; Phần cứng; Dữ liệu kế toán; Phần mềm kế toán; Thủ tục kế toán. Năm thành phần của một HTTT kế toán có mối quan hệ mật thiết với

nhau, trong đó, dữ liệu là cầu nối giữa con người và máy tính [22, 14-15].

29

Cách thứ tám: Tiếp cận theo hướng đa chiều. Đây là cách tiếp cận rất mới mẻ về HTTT KT trong DN SXKD - cách tiếp cận tổng hợp theo tất cả bẩy hướng đã nêu trên. Khi đó, mỗi thành phần của HTTT KT là một đối tượng được định nghĩa bởi bẩy tọa độ trong không gian bẩy chiều. Số lượng thành phần trong HTTT KT có thể được tính sơ bộ là 45.360 phân hệ. Cách tiếp cận này rất phức tạp và không khả thi khi tổ chức HTTT KT ở mỗi DN với tư cách độc lập; Nó chỉ được sử dụng trong xây dựng giải pháp quản lí tổng thể ERP, và ngay trong ERP, khi tiếp cận HTTT, người ta phải lược bỏ một số hướng tiếp cận được cho là chưa cần thiết để HTTT quản lí của DN không quá phức tạp nhằm mang lại tính khả thi.

Ngoài những nhân tố chính đã nêu trên, cấu trúc HTTT KT của DN còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức của DN. Mỗi DN có một mô hình tổ chức quản lí riêng, dựa vào nhiệm vụ, chức năng trong SXKD. Theo thuyết Mintzberg về cấu trúc DN [32, 95-97], chỉ tồn tại năm mô hình tổ chức quản lí DN, đó là:

- Mô hình cấu trúc giản đơn (simple structure), trong đó, người chủ chốt tổ chức thâu tóm hầu hết các quyền lực và trách nhiệm. Cấu trúc giản đơn có rất ít cán bộ giúp việc và sự phân cấp quản lí hầu như không được xác lập. Các công việc kế toán không được thực hiện chuyên môn hóa và cũng rất ít thay đổi. Một quầy bán tạp hóa thuộc loại mô hình quản lí này; Chủ quầy quản lí và kiêm luôn cả việc mua hàng, bán hàng, công tác kế toán, …

- Mô hình cấu trúc bộ máy quan liêu (machine bureaucracy), trong đó, việc ra quyết định và phân luồng thông tin trong toàn tổ chức được xác lập rõ ràng dựa trên một quyền lực tập trung. Các tác nghiệp ở đơn vị là thực hiện các quy trình đã chuẩn hóa, các quy tắc và luật lệ chặt chẽ. Các ngân hàng, công ty bảo hiểm, hãng hàng không, … thuộc loại mô hình này.

- Mô hình cấu trúc quan liêu chuyên nghiệp (professional bureaucracy), trong đó, xuất hiện nhân tố thuê mượn các nhà chuyên môn và cho phép họ tự kiểm soát công việc của mình. Lao động chuyên môn của từng người độc lập với lao động của các đồng nghiệp khác. Các trường đại học, bệnh viện, … có cấu trúc này.

30

- Mô hình cấu trúc phân quyền (divisionzed form). Một tổ chức có cấu trúc phân quyền được cấu thành từ nhiều thực thể mang tính tự trị tương đối. Tổ chức cấp trên chỉ nắm giữ và điều hành tổng quát dựa trên một số chức năng chính để phối hợp các thực thể cấp dưới. Mô hình tổng công ty, Đại học Quốc gia, … là các mô hình tổ chức đặc trưng của cấu trúc phân quyền.

- Mô hình cấu trúc nhóm dự án (adhocracy). Đây là mô hình có cấu trúc phối hợp các nhóm chuyên gia vào các dự án nhỏ dựa trên yêu cầu công việc. Các ban quản lí dự án, các công ty tư vấn, … đều có cấu trúc nhóm dự án.

Mỗi mô hình quản lí trong doanh nghiệp có những phương thức quản lí riêng, do vậy, yêu cầu các thông tin đầu vào, đầu ra khác nhau. Việc xác định cấu trúc của HTTT nói chung và HTTT KT nói riêng trong mỗi loại mô hình tổ chức, đòi hỏi phải có sự thay đổi khác nhau để phù hợp với mô hình tổ chức quản lí tương ứng của DN SXKD.

1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Mặc dù có nhiều cách tiếp cận HTTT KT của DN SXKD dựa trên các

tiêu thức phân chia khác nhau; Mỗi cách sẽ xác định HTTT KT trong DN có

một cấu trúc khác nhau. Vấn đề cốt lõi, quyết định sự tốt hay xấu của vấn đề

cần giải quyết là: Chọn tiêu thức nào để phân chia hệ thống thì phù hợp với

việc tổ chức HTTT KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT?

Quá trình tiếp cận hệ thống để tiến hành tổ chức HTTT kế toán của DN

SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, theo quan điểm của tác giả, lựa chọn

cách tiếp cận trên giác độ hệ thống là phù hợp nhất, bởi vì, khi tổ chức và xây

dựng HTTT, người ta phải tiến hành tổ chức và xây dựng nên từng thành phần

cấu thành HTTT với các đặc điểm tổ chức riêng biệt trong mối quan hệ về

chức năng để hoàn thành nhiệm vụ tổng thể của HTTT KT. Các cách tiếp cận

khác không trên giác độ hệ thống nên không thấy đầy đủ các thành phần của

31

HTTT cần phải tổ chức và xây dựng theo một quy trình khác biệt trong điều

kiện ứng dụng CNTT.

Việc tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trên cơ sở tổ chức các thành

phần độc lập tương đối vẫn đảm bảo cho HTTT kế toán hoạt động đúng

nguyên tắc của quy trình I-P-O (Input - Processor - Ouput) của các HTTT sử

dụng máy tính - đó là quy trình xử lí thông tin trên máy tính đã được đúc rút

và tổng kết trong các tài liệu giảng dạy về HTTT quản lí ở các nước phát triển,

như: Anh, Pháp, Mỹ, Australia, ... Quy trình này cũng hoàn toàn phù hợp với

trình tự tiến hành kế toán trên máy tính, đã được ban hành tại thông tư

200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, máy tính sẽ thay thế một phần lớn

các công việc do con người đảm nhận trong bốn khâu của quá trình xử lí

thông tin kế toán (Thu nhận thông tin, Lưu trữ thông tin, Xử lí thông tin, Cung

cấp thông tin). Khi đó, HTTT KT của DN SXKD bao gồm năm thành phần:

Con người, thủ tục, dữ liệu, phần cứng và phần mềm kế toán. Sơ đồ 1.2 sau

đây sẽ mô tả khái quát mối quan hệ giữa năm thành phần trong HTTT kế toán

của DN SXKD.

Sơ đồ 1.2: Các thành phần của HTTT KT DN [22, 15]

32

MÁY TÍNH CON NGƯỜI

Phần cứng Phần mềm KT Dữ liệu KT

Thủ tục KT

Con người

Chỉ dẫn

Thực thể hành động

Nhìn toàn cảnh HTTT KT DN, con người và phần cứng là những thực thể hành động đồng thời là những nhân tố có trước trong hệ thống để tiến hành xử lí thông tin kế toán; Thủ tục KT và PMKT là những chỉ dẫn cho hai thực thể hành động tương ứng. Trong KT thủ công, thủ tục chỉ dẫn cho con người, trong điều kiện ứng dụng CNTT, PMKT chỉ dẫn cho hệ thống phần cứng; Dữ liệu KT ở DN là cầu nối giữa con người và phần cứng, nếu thiếu nó, hai thực thể hành động không cần thiết lập quan hệ với nhau để tạo thành HTTT KT.

1.2.2.1. Con người

Trong HTTT KT, con người là thành phần quyết định và chủ động thực

hiện các thủ tục kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kế toán đã thu thập được để tạo

ra các báo cáo KT. Trong HTTT KT, con người có ba vai trò: Phát triển hệ

thống, vận hành hệ thống, sử dụng hệ thống.

Khi nói đến yếu tố con người trong HTTT KT của DN SXKD, cần xác

định được ba nội dung, đó là: Năng lực của con người (gọi là nhân lực) để

đảm trách công việc; Bố trí con người theo mô hình tổ chức công tác kế toán

phù hợp với tình hình tổ chức quản lí của DN; Những phần hành kế toán mà

con người được sắp xếp thực hiện trong HTTT KT của DN.

1.2.2.1.1. Nhân lực

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cán bộ kế toán của DN phải có những hiểu biết nhất định về hai mảng kiến thức là Kế toán và Tin học để có thể tham gia vào việc phát triển, vận hành và sử dụng HTTT KT trong DN. Tuy vậy, các DN thường tách nhân lực kế toán thành hai nhóm riêng biệt: Người chuyên trách phát triển, vận hành hệ thống và nhân viên kế toán sử dụng hệ thống. Mỗi cán bộ kế toán đều có thể tham gia vào các HTTT KT sau đây:

HTTT KT cá nhân: Là hệ thống hỗ trợ cho từng cá nhân hoạt động trong HTTT KT của DN. Tiêu biểu nhất, hệ thống này chỉ gồm một cá thể sử dụng máy tính để thực hiện một số công việc trong bài toán kế toán của DN. Con người ấy làm theo các thủ tục được xác định trước để thu thập

33

thông tin, nhập dữ liệu, … Còn máy tính thì chạy những phần mềm để lưu trữ dữ liệu, xử lí dữ liệu và đưa ra các báo cáo kế toán. Ở đây, dữ liệu làm cầu nối giữa con người và máy tính.

Trong hệ thống này, mỗi cá nhân có ba vai trò: Người sử dụng, người vận hành và người phát triển.

HTTT KT nhóm: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động của các thành viên trong nhóm làm việc hay một bộ phận hoạt động trong HTTT KT của DN. Trong HTTT KT nhóm, các máy tính không hoạt động độc lập mà được nối lại thành một mạng LAN. Những người sử dụng dùng các thủ tục để thu thập, nhập, chia sẻ dữ liệu và phần cứng trong mạng LAN. Các chương trình sẽ xử lí dữ liệu và quản lí việc giao tiếp giữa các máy tính. Những người sử dụng là thành viên của cùng một nhóm và cùng làm việc để đạt mục tiêu chung của nhóm làm việc.

Trong hệ thống này, con người chỉ đóng hai vai trò: Người sử dụng và người vận hành. Việc phát triển hệ thống, nhóm hoạt động của DN thường không đủ khả năng mà phải trông cậy vào các chuyên gia kĩ thuật trong hệ thống hoặc thuê ngoài.

HTTT KT doanh nghiệp: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Phần cứng trong HTTT kế toán DN gồm máy chủ trung tâm và các thiết bị đầu cuối. Nó thường được sử dụng chung với các phân hệ khác trong hệ thống để tạo thành HTTT quản lí của DN. Người sử dụng của từng bộ phận sẽ là người dùng các thiết bị đầu cuối này. Mọi người đều thực hiện các thủ tục nhằm thu thập, nhập dữ liệu để đưa vào phần mềm xử lí. Các chương trình sẽ sẽ xử lí dữ liệu và phối hợp các thao tác cùng lúc của nhiều người sử dụng.

Vì hệ thống này thường được sử dụng chung trong HTTT quản lí DN nên mỗi hệ thống con trong đó sẽ được đảm bảo bằng một phần mềm tương ứng, trong đó, HTTT KT doanh nghiệp sẽ được đảm bảo bằng một PMKT. Hiện nay, một số công ty phần mềm đang tích cực xây dựng và hoàn thiện

34

các phần mềm mang tính giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp, trong đó hàm chứa PMKT của DN.

Trong HTTT KT của DN, con người chỉ đóng vai trò sử dụng, còn việc phát triển và vận hành HTTT luôn được thực hiện bởi các chuyên gia phát triển HTTT và những người vận hành chuyên nghiệp.

Khi chuyển từ HTTT cá nhân sang HTTT nhóm, con người đã vượt qua một ranh giới là chuyển từ một người sử dụng sang nhiều người sử dụng; Khi chuyển từ HTTT nhóm sang HTTT doanh nghiệp, con người đã vượt qua ranh giới thứ hai, đó là: từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận. Những ranh giới này làm thay đổi hẳn về bản chất của HTTT.

1.2.2.1.2. Mô hình tổ chức công tác KT và xác định phần hành KT

Mỗi DN đều có đặc điểm riêng về quy mô, trình độ và quy trình tổ chức SXKD cũng như yêu cầu về phân cấp quản lí tài chính. Do đó, hình thức tổ chức HTTT KT cũng không giống nhau. Khi lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán, phải căn cứ vào tình hình thực tế của DN để lựa chọn, từ đó xác định bộ máy tổ chức của HTTT KT cho phù hợp với thực tế.

Hiện nay, có ba mô hình tổ chức công tác kế toán cho các DN, đó là:

Mô hình tổ chức kế toán tập trung

Theo mô hình này, DN có phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lí, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán các loại. Trong DN, nếu có các đơn vị trực thuộc thì chúng không có tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên trực thuộc của phòng kế toán tập trung được điều động biệt phái đến đơn vị phụ thuộc (gọi là nhân viên kinh tế) để làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và phân loại chứng từ, sau đó, gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm để tiến hành ghi sổ kế toán và mọi công việc kế toán tiếp theo.

Mô hình này chỉ áp dụng cho các DN có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung trên một địa bàn, hoặc, DN có địa bàn phân tán nhưng có phương tiện xử lí thông tin hiện đại thông qua một hệ thống mạng máy tính. Khi sử

35

dụng hệ thống mạng máy tính trong HTTT, phải đặc biệt quan tâm đến khoảng cách giữa các bộ phận; Mạng LAN chỉ có hiệu quả trong bán kính 01 km; Ngược lại phải sử dụng mạng Internet hay các mạng tự thiết kế.

Khi DN áp dụng mô hình kế toán tập trung thì HTTT KT thường gồm các bộ phận kế toán sau đây:

- Kế toán trưởng;

- Bộ phận Tài chính;

- Bộ phận kiểm tra kế toán;

- Bộ phận kế toán tổng hợp;

- Bộ phận kế toán tài sản cố định, vật tư;

- Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương;

- Bộ phận kế toán tiền và thanh toán;

- Bộ phận kế toán chi phí và giá thành;

- Bộ phận kế toán tiêu thụ và kết quả;

- Bộ phận kế toán nguồn vốn và các hoạt động khác;

- Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc.

Trong HTTT kế toán, nếu thực hiện thủ công, phải xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lí và tối ưu để không bị thiếu hay trùng lắp dữ liệu ở từng bộ phận; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT sử dụng máy tính có nối mạng thì phải phân công trách nhiệm cho nhân viên nào thì phải (và chỉ được) nhập loại chứng từ nào để tránh thiếu hay trùng lắp thông tin. Việc phân công này được thực hiện qua việc phân quyền của HTTT kế toán cho từng nhân viên kế toán, quyền đó được xác định thông qua tên người dùng và được đảm bảo bằng mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống mạng máy tính để thực hiện công tác kế toán.

Mô hình tổ chức kế toán phân tán

Mô hình tổ chức kế toán phân tán thường phù hợp với những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địa phương khác nhau, các đơn vị

36

trực thuộc hoạt động tương đối độc lập với nhau. DN lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán kiểu phân tán thường là những DN đã phân cấp quản lí kinh tế tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty đều sử dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán.

Theo mô hình này, ở mỗi đơn vị trực thuộc của DN đều có tổ chức bộ máy kế toán riêng biệt, có nhiệm vụ đầy đủ như một phòng kế toán trung tâm để thực hiện từ khâu hạch toán ban đầu để thu nhận, xử lí chứng từ, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán cần thiết để gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm của DN có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng DN và tổng hợp dữ liệu từ các báo cáo của đơn vị trực thuộc gửi về để lập báo cáo kế toán chung cho toàn DN. Ngoài ra, phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình kế toán và đặc biệt là quy trình lập báo cáo cho các đơn vị trực thuộc để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí cho khâu lập BCTC hợp nhất của toàn DN.

Khi đó, HTTT KT trong DN thường bao gồm các bộ phận KT sau đây:


- Bộ phận tài chính;



- Bộ phận kế toán văn phòng;

- Bộ phận hướng dẫn thủ tục kế toán;

- Phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc.

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc được tổ chức giống như một phòng kế toán trung tâm trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.

Mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp

37

Đây là mô hình tổ chức kế toán nửa tập trung nửa phân tán – kết hợp của cả hai mô hình tổ chức nêu trên.

Mô hình kế toán này phù hợp với các DN có quy mô lớn, có nhiều bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc, trong đó, quy mô, đặc điểm hoạt động và tình hình phân cấp quản lí kinh tế của các đơn vị trực thuộc khác nhau; Hoặc, DN có những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở địa bàn xa DN, lại có những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở địa bàn gần DN.

Theo mô hình tổ chức này, có những đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, lại có những đơn vị, bộ phận không có tổ chức kế toán riêng chỉ tiến hành hạch toán báo sổ.

Những đơn vị trực thuộc ở địa bàn xa DN chính, có đủ điều kiện sẽ tiến hành tổ chức kế toán riêng, tự hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị mình, lập báo cáo kế toán gửi về DN chính – đó là những đơn vị hạch toán kế toán có tính chất phân tán; Những đơn vị gần DN chính hoặc không đủ điều kiện tiến hành thì chỉ tiến hành bố trí một số nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, xử lí, kiểm tra chứng từ rồi gửi về phòng kế toán trung tâm của DN chính để ghi sổ và lập báo cáo; Những đơn vị này được gọi là đơn vị hạch toán báo sổ và sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Phòng kế toán trung tâm của DN chính có nhiệm vụ hạch toán, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng DN và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, lập báo cáo kế toán cho toàn DN.

HTTT KT trong mô hình này thường gồm các bộ phận sau đây:


- Bộ phận tài chính;



- Bộ phận hướng dẫn thủ tục kế toán;

- Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ;

- Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương;

38

- Bộ phận kế toán tiền và thanh toán;

- Bộ phận kế toán chi phí và giá thành;

- Bộ phận kế toán tiêu thụ và kết quả;

- Bộ phận kế toán nguồn vốn và các hoạt động khác;

- Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc;

- Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc.

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc được tổ chức giống như một phòng kế toán trung tâm trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.

1.2.2.2. Dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lí thông tin kế toán trong hệ thống, trợ giúp cho việc ra các quyết định của nhà quản lí và điều hành DN.

Khác với nhiều lĩnh vực, dữ liệu kế toán được chuẩn hóa về mặt hình thức trên các vật mang tin và được pháp lí hóa bởi Nhà nước về mặt tư cách. HTTT kế toán trong DN SXKD nhận được dữ liệu từ hai nguồn: Môi trường và DN, trong đó, môi trường cung cấp các dữ liệu chung cho tất cả các DN hoặc loại hình DN (chẳng hạn, bảng Hệ thống tài khoản kế toán DN, các biểu thuế suất, tỉ lệ đóng phí bảo hiểm, kinh phí công đoàn, lãi suất ngân hàng, tỉ giá hối đoái, ...); DN thu nhận thông tin kế toán thông qua việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán với tư cách là thông tin ban đầu.

Khi lưu trữ trên máy tính, các dữ liệu cùng loại (có chung các thuộc tính) nhận được từ môi trường, mỗi loại sẽ được ghi vào một tệp để tra cứu – được gọi là các tệp từ điển; Các dữ liệu thu nhận được từ nội tại hệ thống được ghi lên các chứng từ kế toán và các chứng từ ngoài, sau khi phân loại chứng từ, mỗi loại chứng từ sẽ được ghi vào một tệp – gọi là tệp chứng từ máy. Ngoài ra, do tính đặc thù của các phương pháp KT và các nguyên tắc KT, dữ liệu kế toán còn bao gồm các tệp ghi số dư của các tài khoản tổng hợp

39

và chi tiết – Đây là loại dữ liệu phái sinh có được từ kết quả của kì kế toán trước đó.

Một yêu cầu có tính nguyên tắc bắt buộc trong công tác quản lí các đối tượng kế toán là: Nhận dạng đối tượng thông qua mã đối tượng (không nhận dạng đối tượng qua tên đối tượng). Do đó, theo yêu cầu của quản lí, mỗi đối tượng kế toán của DN SXKD đều phải được xây dựng một bảng mã đối tượng; Mỗi bảng mã đó được lưu trong một tệp danh mục đối tượng với tư cách là tệp từ điển nội bộ để giải thích về từng đối tượng KT. Mỗi tệp danh mục đối tượng KT phải chứa tối thiểu hai thuộc tính: Mã đối tượng và tên đối tượng, ngoài ra, còn một số thuộc tính bổ sung khác. Ví dụ, danh mục khách hàng của DN thường gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, ...

Vậy, dữ liệu kế toán trong HTTT KT của DN SXKD, trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm: Các tệp từ điển, các tệp danh mục, các tệp chứng từ máy và các tệp số dư của tài khoản KT.

Đặc điểm của dữ liệu kế toán là chúng đều được lượng hóa, không có đồ thị, hình ảnh, âm thanh, video clip mà chỉ có các bảng hai chiều được kế toán nhập vào. Đa phần dữ liệu kế toán được nhập vào máy tính thông qua kế toán viên đã được phân công nhiệm vụ. Trong một số DN XSKD đặc thù, dữ liệu kế toán có thể được thu nhận trực tiếp vào máy tính qua các máy nghiệp vụ. Thông tin để tính cước cuộc gọi điện thoại của ngành viễn thông, thông tin từ các trạm bán xăng tự động, cây ATM, ... là các ví dụ cho HTTT kế toán thuộc loại này.

Trong HTTT kế toán sử dụng máy tính, dữ liệu kế toán là cầu nối giữa con người và hệ thống máy tính.

1.2.2.3. Thủ tục kế toánThủ tục là tập hợp chỉ dẫn của con người (thường là các quy định của

các cấp cao hơn) để xác lập một hệ quy tắc ứng xử có tính trình tự của một tập hợp đối tượng. Trong HTTT kế toán, thủ tục kế toán chính là các quy trình, quy tắc xử lí các nghiệp vụ kế toán được quy định trước đối với toàn bộ

40

HTTT kế toán, từ khâu lập chứng từ, kiểm tra, xử lí, hoàn chỉnh chứng từ, ghi sổ, lập và trình bày các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho người dùng và lưu trữ chứng từ. Thủ tục kế toán trong HTTT kế toán thủ công thường phức tạp và nhiều công đoạn hơn so với thủ tục kế toán trong HTTT KT có sự trợ giúp của máy tính.

Các thủ tục kế toán bao gồm các quy tắc về các vấn đề sau đây:

a. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ KT là hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ KT, nó là bằng chứng, là biên bản ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.

Trong HTTT kế toán, để cung cấp thông tin cho người sử dụng, thông tin kế toán có một đặc trưng cơ bản khác với các thông tin khác ở tính trung thực, khách quan và giá trị pháp lí rất cao. Có được khả năng ấy bởi dữ liệu kế toán có được đều được đảm bảo bằng các biên bản xác minh - chứng từ kế toán. Mọi việc ghi chép, phản ánh của dữ liệu kế toán đều bắt đầu bằng chứng từ kế toán hợp lí, hợp lệ. Điều đó cho thấy rằng, chứng từ kế toán tồn tại là một thực tại khách quan không thể thiếu được.

Trong DN, kế toán thu nhận và cung cấp thông tin toàn diện về tất cả các mặt hoạt động kinh tế, vì thế, chứng từ kế toán phải phản ánh một cách chi tiết và bao quát hết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi loại nghiệp vụ phải được phản ánh trên một loại chứng từ có mẫu riêng biệt. Điều quan trọng trước tiên trong tổ chức HTTT kế toán là xác định một hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại DN.

Khi xác định hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong HTTT KT, đầu tiên, phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các DN; Mẫu nào phù hợp thì đem áp dụng, ngược lại, có thể tự thiết kế các mẫu chứng từ kế toán mới – gọi là chứng từ nội bộ để phục vụ cho nhu cầu quản lí riêng trong DN. Cả hai loại chứng từ trên tạo thành hệ thống chứng từ kế toán của DN, nó chính là phương tiện tối ưu để thu nhận thông tin một cách đầy đủ và kịp thời cho HTTT KT trong DN SXKD.

41

Song song với việc xác định hệ thống chứng từ kế toán, HTTT KT còn phải thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lí, kiểm tra, phân loại và tổng hợp chứng từ. Những công việc ấy được gọi một tên chung là tổ chức hạch toán ban đầu. Trong khâu này, phải đề ra các quy định cho những bộ phận liên quan đến từng loại chứng từ, có thể là các bộ phận nghiệp vụ hay bộ phận kế toán, có trách nhiệm lập chứng từ từng loại. Quy định này phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lí kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán, nội dung cụ thể của loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để có quy định hợp lí.

Quá trình lập chứng từ kế toán phải tuân thủ và đảm bảo các nguyên tắc: đầy đủ, kịp thời, hợp pháp, trung thực, khách quan.

Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán liên quan để kiểm tra, hoàn chỉnh, xử lí, phân loại, tổng hợp chứng từ để chuẩn bị cho việc ghi sổ kế toán nếu làm thủ công hay nhập chứng từ kế toán vào máy để tạo ra các tệp chứng từ máy.

Chứng từ kế toán có nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều địa điểm khác nhau. Do vậy, cần phải xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để tổ chức ghi sổ kế toán. Trong trường hợp sử dụng hình thức kế toán máy, phải quy định rõ bộ phận nào phải nhập loại chứng từ nào một cách hợp lí và duy nhất để tránh trùng lắp thông tin.

Quy trình luân chuyển chứng từ là một đường đi của từng loại chứng từ qua các bộ phận kế toán liên quan. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong HTTT kế toán, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu tổ chức HTTT và yêu cầu quản lí đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ.

Các chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí cho số liệu kế toán và là tài liệu lịch sử kinh tế của DN để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan hữu quan, như Thanh tra Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra Tài chính, Cảnh sát kinh tế, thanh tra nội bộ, ... nên sau khi sử dụng, chứng từ kế toán phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật kế toán.

42

Trong giai đoạn hiện nay tới tương lai, HTTT kế toán nhất thiết phải có sự trợ giúp của CNTT. Mỗi DN, trong hoạt động SXKD phát sinh nhiều mối quan hệ kinh tế nên kế toán phải ghi chép và phản ánh thông tin về nhiều loại đối tượng kế toán khác nhau. Để theo dõi đầy đủ và chính xác về từng đối tượng kế toán, khi ứng dụng CNTT, nhất thiết phải tổ chức mã hoá các đối tượng kế toán để đảm bảo quy trình xử lí dữ liệu được chính xác.

Mã hoá đối tượng kế toán là một biểu diễn theo quy ước cho một thuộc tính của một thực thể hay một tập thực thể để xác lập một tập hợp những hàm thức nhằm xác định đối tượng là duy nhất. Thường thì, mỗi đối tượng sẽ được gắn cho một hay một dãy kí hiệu.

Có nhiều phương pháp mã hoá đối tượng: Mã phân cấp, mã liên tiếp, mã Xeri, mã Senon, mã cách khoảng, mã gợi nhớ, ... và có thể sử dụng tổ hợp các phương pháp mã hóa trên. Tuy vậy, HTTT kế toán thường chỉ sử dụng kết hợp ba phương pháp mã hóa, đó là: mã phân cấp, mã liên tiếp và mã cách khoảng, trong đó, mã phân cấp để chia đối tượng thành các nhóm nhỏ hơn, mã liên tiếp để xác định thứ tự của mỗi nhóm đối tượng, mã cách khoảng để dễ dàng bổ sung mã cho các đối tượng mới xuất hiện.

Việc xây dựng bộ mã phải đảm bảo các tính chất: Duy nhất – mỗi đối tượng kế toán chỉ có một mã duy nhất để nhận dạng; Sống lâu – tồn tại lâu dài. Muốn thế, mỗi quy tắc mã hoá phải cho phép bổ sung các đối tượng mới cùng loại; Ngắn gọn và gọi nhớ.

Sau khi xây dựng xong bộ mã hoá đối tượng kế toán, phải tiến hành triển khai tới người dùng thông qua các quy định sử dụng thống nhất bộ mã công khai đến từng cá nhân, nghiêm cấm mọi hành vi tự ý thay đổi mã đối tượng. Mọi thay đổi mã hoá đối tượng kế toán phải do bộ phận có quyền hạn và phải được thông báo đến từng cá nhân liên quan trong DN. [31, 26-40]

Việc mã hoá đối tượng giúp cho quá trình xử lí dữ liệu nhận dạng đối tượng kế toán không nhầm lẫn, dễ dàng tập hợp dữ liệu theo nhóm đối tượng kế toán có cùng thuộc tính. Vấn đề mã hoá được xem là hết sức quan trọng khi triển khai HTTT kế toán có sự hỗ trợ của máy tính. Đối với các DN lớn

43

được tổ chức quy mô, người ta thường thành lập một tổ chức mới, gọi là “nhà quản trị dữ liệu” để thực hiện việc này.

b. Hệ thống tài khoản kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán nhằm phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng mà kế toán theo dõi.

Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán. Mỗi đối tượng kế toán trong DN mang một nội dung kinh tế khác biệt và do đó sẽ được mở một hay một số tài khoản kế toán để phản ánh và giám sát tình hình hiện có và sự vận động của đối tượng đó. Tập hợp các tài khoản kế toán cần dùng trong DN tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của DN.

Cho đến nay, Nhà nước Việt nam đã ban hành các bộ luật, nghị định, chuẩn mực kế toán, các chế độ, thể lệ về quản lí kinh tế - tài chính, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán DN - một cách thống nhất và áp dụng trên phạm vi toàn quốc.

Trong bảng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, Nhà nước đã liệt kê tất cả các tài khoản kế toán cấp 1 và cấp 2 cần thiết để sử dụng trong mỗi DN. Tại đây đã quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu và tên gọi cùng với nội dung ghi chép trên mỗi tài khoản để các DN áp dụng. Đây là tiền đề rất quan trọng để Nhà nước quản lí tập trung và thống nhất đối với công tác kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lí vĩ mô toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bên cạnh đó, thông qua hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, Nhà nước cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các DN vận dụng chế độ kế toán vào DN một cách thống nhất, đồng thời là căn cứ để Nhà nước kiểm tra tình hình chấp hành chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế tài chính của Nhà nước tại các DN một cách dễ dàng hơn.

Khi xác định hệ thống tài khoản kế toán cho mình, DN cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

44

Nguyên tắc bao quát: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phải bao quát đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở mọi bộ phận, thành phần trong DN;

Nguyên tắc phù hợp: Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng theo một quy tắc phải phù hợp với mã hoá các đối tượng kế toán trong DN để thoả mãn nhu cầu thông tin cho người sử dụng tin;

Nguyên tắc khung: Số tài khoản tổng hợp (cấp 1 và cấp 2) đã ban hành trong bảng hệ thống tài khoản thống nhất là tối đa và được xác định như một khung cứng; DN không được tự ý mở thêm các tài khoản tổng hợp;

Nguyên tắc chi tiết hoá: Mọi tài khoản tổng hợp đang sử dụng, DN đều có thể tự mở thêm các tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, ... để theo dõi đến từng đối tượng kế toán cần quản lí;

Nguyên tắc thân thiện: Hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt là các tài khoản kế toán chi tiết, phải được xây dựng theo một quy tắc mã hoá sao cho thân thiện, dễ nhớ, dễ làm, dễ kiểm soát để đáp ứng yêu cầu quản lí của DN và những đối tượng sử dụng thông tin kế toán. [31, 33-40]

Hệ thống tài khoản kế toán phải phản ánh bao quát hết toàn bộ các đối tượng kế toán (đối tượng đo lường, đánh giá của kế toán) là tài sản, nguồn vốn kinh doanh, chi phí, doanh thu và thu nhập khác. Căn cứ khoản 3 điều 9 của Luật kế toán, đối tượng kế toán trong DN được quy định, bao gồm:

- Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, bao gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền; Các khoản phải thu; Hàng tồn kho; Đầu tư tài chính ngắn hạn; Tài sản cố định (hữu hình, vô hình, tài sản cố định thuê tài chính); Đầu tư tài chính dài hạn; Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn khác.

- Nợ phải trả, bao gồm: Phải trả người bán; Phải trả nợ vay; Phải trả công nhân viên; Các khoản phải trả, phải nộp khác.

- Vốn chủ sở hữu, bao gồm: Vốn chủ sở hữu; Các quỹ; Lợi nhuận chưa phân phối.

- Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh; thu nhập và chi phí khác.

45

- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước.

- Kết quả và phân chia kết quả kinh doanh.

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.

Trong HTTT KT, việc xác định các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết cần sử dụng cùng với việc xây dựng một bộ mã để mã hoá các tài khoản áp dụng tại DN theo một nguyên tắc thống nhất là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo cho HTTT có khả năng xử lí chính xác các dữ liệu kế toán.

c. Hình thức sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán là biểu hiện bên ngoài của quá trình tập hợp, phân loại dữ liệu kế toán thông qua các sổ kế toán.

Trong hoạt động thực tế của DN, có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên nhiều mặt, nhiều lĩnh vực có quan hệ chồng chéo với nhau, trong đó, mỗi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được xác nhận bằng một chứng từ kế toán. Vì thế, việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lí DN, nếu dựa trực tiếp trên các chứng từ là điều không thể làm được. Các chứng từ kế toán phải được phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi vào các sổ kế toán với tư cách là các tài liệu trung gian để chuẩn bị dữ liệu cho việc cung cấp thông tin kế toán.

Một phương án sử dụng sổ kế toán, bao gồm: Số lượng sổ, kết cấu mỗi loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép một cách có hệ thống các chứng từ kế toán, nhằm cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán, được gọi là một hình thức tổ chức sổ kế toán.

Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính không có quy định về hình thức sổ KT, đồng thời, cho phép các DN tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng cho mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ. Trường hợp không tự xây dựng, DN có thể lựa chọn biểu mẫu sổ kế toán dựa trên một trong năm hình thức sổ kế toán:

46

- Hình thức sổ kế toán nhật kí chung;

- Hình thức sổ kế toán nhật kí - sổ cái;

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ;

- Hình thức sổ kế toán nhật kí - chứng từ;

- Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính.

Toàn bộ công tác kế toán của DN SXKD được bắt đầu từ khâu lập chứng từ và kết thúc là khâu lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin. Tuy vậy, để lập được báo cáo kế toán, với công tác kế toán thủ công, nhất thiết cán bộ kế toán phải tiến hành phân loại các chứng từ ban đầu, từ đó ghi vào các sổ kế toán chung và sổ kế toán chuyên dùng, với tư cách là các tài liệu mang tin trung gian để ghi chép các thông tin kế toán đã được phân loại. Việc này là bắt buộc vì tốc độ xử lí thông tin của con người rất chậm, phải phân loại thông tin thông qua việc ghi sổ kế toán, nhằm làm tăng tốc độ xử lí để cung cấp thông tin phục vụ quản lí và người sử dụng tin.

Khi ứng dụng CNTT, vì máy tính có tốc độ xử lí thông tin rất cao, nên, để lập báo cáo kế toán, hình thức kế toán máy không yêu cầu bất kì một sổ kế toán trung gian nào, nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp chứa chứng từ gốc đã lưu trữ trong máy (gọi là chứng từ máy). Các sổ và báo cáo kế toán (nếu cần) đều được in ra từ máy với tư cách là sản phầm đầu ra của HTTT kế toán sử dụng máy tính. Sổ kế toán trong trường hợp này không phải là cơ sở để lập báo cáo kế toán vì cả sổ và báo cáo là ngang hàng khi đều được lập từ một nguồn dữ liệu chung là chứng từ máy.

d. Hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là sản phẩm đầu ra của HTTT kế toán trong đơn vị. Chất lượng hoạt động của HTTT kế toán ở đơn vị được quyết định bởi số lượng và chất lượng của các báo cáo mà HTTT cung cấp cho người sử dụng thông tin kế toán.

Các báo cáo kế toán mà HTTT kế toán tài chính phải cung cấp bao gồm hai loại: BCTC và báo cáo chi tiết.

47

BCTC là hệ thống báo cáo có tính bắt buộc để cung cấp thông tin cho cả hai loại đối tượng sử dụng tin: Đối tượng bên ngoài DN, quản lí vĩ mô (Nhà nước) và đối tượng bên trong DN, phục vụ cho quản trị DN. BCTC được Nhà nước ban hành theo một mẫu chung, thống nhất và các báo cáo tổng hợp về từng đối tượng KT do DN quy định. Các DN bắt buộc phải lập các BCTC theo đúng quy định của Nhà nước về số lượng báo cáo, nội dung, kết cấu (mẫu) và phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo. Chu kì cung cấp báo cáo tài chính của tất cả các DN định kì là tháng, quý hoặc năm.

Báo cáo kế toán chi tiết là hệ thống báo cáo kế toán cung cấp những thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lí chi tiết từng đối tượng kế toán để điều hành DN. Loại báo cáo này không có tính pháp lí và tính bắt buộc. Mỗi DN, tùy thuộc đặc điểm, yêu cầu quản lí cụ thể của mình mà thiết kế hệ thống báo cáo kế toán chi tiết cho thích hợp để có hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin KT. Báo cáo KT chi tiết sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản lí ở ba cấp khác nhau:

- Cấp tác nghiệp: Là công việc ở mức theo dõi các hoạt động và các giao tác cơ sở của doanh nghiệp;

- Cấp sách lược: Là công việc ở mức hỗ trợ việc theo dõi, kiểm tra các công việc quản lí dành cho cho lớp quản lí bậc trung;

- Cấp chiến lược: Là công việc hỗ trợ cho các hoạch định dài hạn và vươn tới phát triển của doanh nghiệp trong tương lai của người quản lí cấp cao trong doanh nghiệp.

Mỗi cán bộ quản lí trong từng cấp quản lí khác nhau của doanh nghiệp, cần có các thông tin khác nhau. Mỗi cấp quyết định đòi hỏi thông tin phục vụ có các tính chất riêng, trong đó, thông tin có nhiều phần khác nhau về bản chất.

Về nguyên tắc, HTTT kế toán sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên và các nhà quản lí ở những cấp độ khác nhau để hỗ trợ cho việc ra quyết định ở ba cấp độ khác nhau. Nhìn chung trong tổng thể HTTT kế toán của một DN, sự phân chia này không có sự phân biệt rạch ròi tuyệt đối giữa ba cấp của của

48

HTTT kế toán, chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động kinh tế - tài chính xảy ra trong DN.

e. Hệ thống kiểm tra kế toán

Hệ thống kiểm tra kế toán là bộ phận không thể thiếu trong bất kì HTTT kế toán nào để tự kiểm tra, giám sát nhằm tăng cường tính hợp lí, trung thực và khách quan của quá trình hạch toán kế toán trong đơn vị.

Việc kiểm tra kế toán có thể được thực hiện bởi bản thân kế toán trong DN hoặc tổ chức kế toán cấp trên, nhưng, cũng có thể do kiểm toán nội bộ là đơn vị độc lập với tổ chức kế toán của đơn vị. Hoạt động của kiểm toán nội bộ dựa trên quyết định của ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị của DN.

Mặc dù, kiểm tra kế toán hay kiểm toán nội bộ đều nhằm mục đích xác nhận tính đúng đắn, khách quan của thông tin kế toán và các tài liệu kế toán, nhưng, bộ phận kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ rất khác nhau về phạm vi, đối tượng và cách thức tổ chức thực hiện.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, hoạt động kiểm tra, đối chiếu không thể tiến hành như trong điều kiện kế toán thủ công vì sổ KT được sinh ra từ phần mềm kế toán. Nếu PMKT viết đúng và đã qua khâu kiểm thử thì sổ kế toán và báo cáo kế toán luôn luôn nhất quán về số liệu, vì chúng đều sinh ra từ một CSDL chung của PMKT, chỉ khác nhau ở cách thức kết xuất thông tin với các điều kiện đặt lọc khác nhau trong PMKT. Khi đó, hoạt động kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ trong DN bao gồm các việc sau đây:

- Kiểm soát chứng từ;

- Kiểm soát quá trình nhập chứng từ;

- Kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế toán trên hệ thống máy tính thông qua việc phân quyền sử dụng cho mỗi cán bộ kế toán của DN;

- Theo dõi nhật kí sử dụng máy tính, nhật kí truy nhập CSDL kế toán của DN SXKD.

49

Để làm được điều đó, cán bộ kiểm tra kế toán, kiểm toán nội bộ phải có một trình độ am hiểu nhất định về CNTT, đặc biệt là kiến thức về hệ quản trị CSDL mà PMKT của DN đang sử dụng.

1.2.2.4. Phần cứngPhần cứng là một hệ thống thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu

trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lí dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. Các thiết bị điện tử nói trên bao gồm các hệ thống máy tính và các thiết bị tương đương máy tính, như: Điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, các trạm làm việc tự động, ... Với những doanh nghiệp nhỏ, phần cứng cho hệ thống thông tin kế toán có thể chỉ gồm một hay vài máy tính cùng các thiết bị ngoại vi, có thể nối mạng hoặc không, với tư cách là công cụ hỗ trợ nhân viên ở bộ phận kế toán – tài chính; Với các DN lớn, nhiều người sử dụng, phân bố trên phạm vi địa lí rộng thì hệ thống này phức tạp hơn nhiều so với các hệ thống phần cứng nói trên. Sự đấu nối là thể hiện của sự phức tạp này. Khi các máy tính đấu nối với nhau để thành một mạng máy tính thì giữa các máy tính có thể truy xuất dữ liệu lẫn nhau, trên cơ sở đó, nguồn thông tin được chia sẻ cho nhiều người sử dụng, hơn thế, chúng có thể khắc phục được những hạn chế của khoảng cách địa lí và đặc biệt, làm tăng hiệu quả của thông tin, giảm đáng kể chi phí văn phòng không cần thiết.

Các mạng máy tính thường dùng hiện này là:- Mạng ngang hàng: Các máy được đấu nối theo kiểu nối tiếp với các

chức năng ngang bằng nhau, không có máy chủ, máy khách.- Mạng nội bộ (Local Area NetWork – LAN): Đấu theo mô hình chủ

khách tại một phạm vi không quá rộng, thường là trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Trong hệ thống mạng LAN có một hay một số máy với tư cách là máy chủ để chứa dữ liệu dùng chung, các máy còn lại gọi là trạm làm việc (máy khách) để truy nhập thông tin với tư cách là một thiết bị đầu cuối để đưa thông tin vào và lấy thông tin ra từ máy chủ.

- Mạng InterNet: Là một mạng máy tính và các thiết bị điện tử tương đương máy tính (điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, các trạm

50

ATM, các trạm bán hàng tự động, ...) kết nối các mạng máy tính khác nhau nằm trải rộng khắp toàn cầu. Một mạng (Network) là một nhóm máy tính kết nối nhau, các mạng này lại liên kết với nhau bằng nhiều loại phương tiện, tốc độ truyền tin khác nhau. Do vậy, có thể nói Internet là mạng của các mạng máy tính được kết nối và hòa hợp với nhau thông qua một thiết bị - gọi là Router. Nhờ mạng Internet, người dùng có thể truy nhập thông tin trên máy chủ của DN (và máy tính khác nếu được phép) ở bất kì nơi nào trên thế giới. Muốn vậy, mỗi máy tính khi tham gia nối mạng đều được ấn định một địa chỉ duy nhất - gọi là địa chỉ IP. Sơ đồ 1.5 sau đây mô phỏng kiến trúc tổng quát của một mạng Internet.

Sơ đồ 1.3: Kiến trúc tổng quát một mạng InternetBất kể là loại mạng nào, khi DN muốn sử dụng như là một thành phần

trong HTTT kế toán, vấn đề bảo mật dữ liệu luôn được đặt ra là điều tối quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin.

1.2.2.5. Phần mềm kế toán

PMKT là bản mô tả lại thủ tục KT bằng một ngôn ngữ lập trình, giúp máy tính hiểu được thủ tục KT để thực hiện xử lí dữ liệu KT thay con người. Thông qua PMKT, con người có thể giải bài toán kế toán trên máy tính, bao

51

gồm từ khâu thu nhận chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lí dữ liệu và cung cấp thông tin KT. Việc xây dựng PMKT có thể dựa trên công nghệ lập trình cấu trúc hay lập trình hướng đối tượng. Hầu hết các phần mềm quản lí ngày nay đều sử dụng công nghệ trình hướng đối tượng. Khi đó, mỗi phần mềm kế toán bao gồm các thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu (DataBase): Là nơi chứa toàn bộ dữ liệu để thực hiện bài toán. Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có quan hệ với nhau theo các khóa quan hệ và một số bảng tự do. Để thuận tiện cho các tiến trình thao tác với dữ liệu, trên cơ sở các bảng trong CSDL, người ta còn tiến hành xây dựng các Query (truy vấn) và View (khung nhìn) là những thành phần được sử dụng tương đương như các bảng dữ liệu trong CSDL, nhưng, nội dung của nó là tập hợp một số cột được lựa chọn từ các bảng của CSDL và các dòng có thể được đặt lọc để chọn ra những thông tin được quan tâm thường xuyên. Điểm hay của Query và View là, nó được tự động cập nhập mỗi khi CSDL có sự thay đổi về dữ liệu.

- Hệ thống giao diện (Interface): Bao gồm các đối tượng cho phép tạo ra các giao diện người – máy. Các cửa sổ giao diện thường được tạo ra từ các đối tượng thuộc lớp chứa trong lập trình hướng đối tượng, chẳng hạn như: Forms, Page Frame, ... Các cửa sổ trong phần mềm kế toán thường được chia theo chức năng thành ba loại: cửa sổ nhập liệu, cửa sổ truy vấn và cửa sổ in báo cáo; Mỗi cửa sổ được thiết kế riêng và lưu trong một tệp.

- Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi chứa các mẫu báo cáo được thiết kế theo khuôn dạng định trước để cung cấp một tập hợp thông tin theo chủ đề cho trước. Mỗi báo cáo được thiết kế riêng biệt và lưu trong một tệp; Khi chạy báo cáo, chúng sẽ lấy dữ liệu từ CSDL nhờ chương trình để hiển thị ra màn hình hay máy in theo mẫu được thiết kế.

- Chương trình (Code): Là một tập hợp các lệnh được viết bằng một ngôn ngữ mà máy có thể hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. Chương trình trong lập trình hướng đối tượng bao gồm hai loại: Các chương trình riêng biệt dưới dạng tệp thủ tục và các mã sự kiện của mỗi đối tượng. Khi chạy phần mềm kế toán, các

52

thủ tục được thực hiện khi gọi đến nó qua tên thủ tục; Mã sự kiện của mỗi đối tượng được thực hiện khi người dùng tạo ra các sự kiện (kích chuột, khích đúp chuột, di chuyển con trỏ, bấm phím, ...) đối với đối tượng tương ứng.

- Các thành phần khác: Là những thành phần còn lại, có thể có hoặc không có trong các phần mềm kế toán; Nhóm này thường gồm: Thư viện lớp, thực đơn, thực đơn tắt, tài liệu hướng dẫn sử dụng, ...

Dựa trên các tầng ứng dụng, người ta chia phần mềm máy tính thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

Phần mềm hệ thống thường bao gồm: Phần mềm nền để chạy ứng dụng trên hệ thống máy tính, đó là các

phần mềm mạng, phần mềm điều khiển thiết bị ngoại vi và hệ điều hành

(Windows, Unix, Linux, ...) để tạo ra môi trường làm việc chung, ban đầu cho

mọi ứng dụng trên hệ thống máy tính;

Phần mềm hệ thống chuyên dụng với tư cách là các phần mềm công

cụ để trợ giúp cho một ứng dụng riêng biệt. Phần mềm hệ thống chuyên dụng

dành cho các ứng dụng trong HTTT quản lí nói chung và HTTT kế toán nói

riêng, chủ yếu dựa vào các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Oracle, SQL Server, My

SQL, OS2, Dbase, Visual FoxPro, Acess, ...), một số ngôn ngữ lập trình

(Java, VB, .NET, Visual C, C#, ...) và các công cụ tạo báo cáo (Crystal

Report, Zoho Report, Element WordPro, ...).

Phần mềm ứng dụng là các phần mềm để giải quyết các bài toán cụ thể

của người dùng. Trong HTTT kế toán, phần mềm ứng dụng để giải bài toán kế

toán trên máy tính - gọi là phần mềm kế toán.

1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Với cấu trúc đã nêu trên, nội dung tổ chức HTTT kế toán trong DN

SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT không nên dựa vào các thành phần

được phân chia theo các ý niệm logic của quá trình thực hiện, mà phải căn cứ

53

vào năm yếu tố cấu thành nên HTTT kế toán của DN, đó là: Con người, thủ

tục kế toán, dữ liệu kế toán, phần cứng và phần mềm kế toán. Nội hàm của

năm thành phần này đã được làm rõ ở phần 1.2.2. Việc tổ chức như vậy giúp

cho quá trình thực hiện rất mạch lạc, khúc chiết, nhằm tạo nên từng thành tố

có chức năng riêng biệt trong mối quan hệ mật thiết với nhau về chức năng để

hoàn thành nhiệm vụ tổng thể của HTTT kế toán. Việc tổ chức HTTT kế toán

trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT ở Việt Nam bao gồm các

nội dung sau đây:

1.3.1. Tổ chức con người

Con người là yếu tố nhân lực với vai trò chủ động trong mọi hoạt động

của HTTT KT của DN SXKD. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, tổ chức

nhân lực kế toán bao gồm các việc sau đây:

Phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán của DN. Trong khâu tổ

chức này, nhà tổ chức phải đặt ra các tiêu chuẩn đã được lượng hóa về các

mảng kiến thức và kĩ năng của từng vị trí công việc. Trên cơ sở đó, xây dựng

phương hướng và lộ trình phát triển nguồn nhân lực kế toán cho hệ thống.

Tổ chức bộ máy kế toán theo một trong ba mô hình tổ chức kế toán

trong DN SXKD sao cho phù hợp với quy mô và yêu cầu tổ chức quản lí, phù

hợp với khả năng và khung pháp lí của nguồn nhân lực kế toán trong DN

SXKD.

Xác định các phần hành kế toán mà DN phải thực hiện, đồng thời,

phân phối nguồn nhân lực đảm trách từng phần hành KT một cách phù hợp và

hiệu quả.

Tổ chức con người trong HTTT kế toán của DN trong điều kiện ứng

dụng CNTT có liên quan trực tiếp với tổ chức các thành tố khác của HTTT kế

toán của DN, như: Tổ chức hệ thống phần cứng (Cần bao nhiêu máy tính?

Đặt ở đâu? Giao cho ai sử dụng?); Tổ chức PMKT (xây dựng những modul

nào? Phân quyền sử dụng ra sao? Chia sẻ dữ liệu với các phần hành khác như

54

thế nào?); Tổ chức dữ liệu kế toán (Ai thực hiện hạch toán ban đầu thế nào?

Ai nhập và đối chiếu dữ liệu? Ai chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ?); Tổ chức

thủ tục KT (Ai đảm nhận phần hành nào? Yêu cầu về năng lực thế nào? Nhận

và cung cấp thông tin cho ai?...)

1.3.2. Tổ chức dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán là những thông tin được ghi chép về các nghiệp vụ kinh

tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

Ngoài ra, có một tập hợp các thông tin khác được cung cấp từ môi trường của

HTTT kế toán, bao gồm các thông tin được cung cấp bởi Nhà nước, bởi cơ

quan chủ quản, bởi các chuyên gia, ... cũng được HTTT kế toán ghi chép và

lưu trữ lại.

Vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng

dụng CNTT sẽ bao gồm:

Tổ chức hạch toán ban đầu và thu thập dữ liệu. Tiến trình này có liên

quan mật thiết với tiến trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, bởi vì mọi

nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD đều phải được

phản ánh trên chứng từ kế toán.

Hạch toán ban đầu là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính

phát sinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán. Việc làm đó có thể do các

nhân viên kế toán hoặc các đối tượng khác thực hiện.

Tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu. Sau khi có dữ liệu, phải tiến hành

nhập và lưu trữ vào các bảng trong CSDL của PMKT. Trong tiến trình nhập

dữ liệu không thể tránh khỏi những sai sót chủ quan của người thao tác, do đó,

mỗi khi nhập dữ liệu xong, phải in ra một bảng kê chứng từ máy để tiến hành

đối chiếu với các chứng từ giấy ngoài máy. Nếu có sai sót, phải tiến hành hiệu

chỉnh ngay.

Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán. Việc tổ chức lưu trữ ở đây không

bao gồm việc lưu trữ các chứng từ kế toán trong máy, chỉ bao gồm việc lưu

55

trữ các chứng từ kế toán trên giấy và lưu trữ các chứng từ kế toán điện tử.

Hiện nay, Nhà nước vẫn chưa có một quy định cụ thể cho việc lưu trữ chứng

từ kế toán điện tử.

Mặc dù nội dung của dữ liệu kế toán là khách quan đối với HTTT kế

toán của DN, nó không phụ thuộc vào bất kì một thành phần nào trong hệ

thống, nhưng, việc tổ chức ghi chép dữ liệu kế toán lại mang tính chủ quan, nó

phụ thuộc vào thành tố "Thủ tục" của HTTT kế toán. Căn cứ vào yêu cầu cung

cấp thông tin cho nhà quản lí và điều hành DN, người tổ chức HTTT kế toán

của DN phải tiến hành xác định một tập hợp các thuộc tính của đối tượng kế

toán cần xác định giá trị, trên cơ sở đó, tiến hành hạch toán ban đầu tại các bộ

phận của DN SXKD.

1.3.3. Tổ chức thủ tục kế toán

Tổ chức thủ tục kế toán của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT bao

gồm các công việc sau đây:

Tổ chức hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ KT.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.

Lựa chọn hình thức sổ kế toán.

Xác định các mẫu báo cáo kế toán, đặc biệt là các báo cáo kế toán

chi tiết.

Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán.

Chính sách kế toán, theo chuẩn mực kế toán số 29, bao gồm các nguyên

tắc, cơ sở và phương pháp kế toán cụ thể được doanh nghiệp áp dụng trong

việc lập và trình bày BCTC - đó là một thành phần rất quan trọng của thủ tục

kế toán, nhưng, trong điều kiện ứng dụng CNTT, con người không trực tiếp

vận dụng chính sách KT mà giao cho máy tính thực hiện. Do đó, trong điều

kiện ứng dụng CNTT, chính sách kế toán bị che dấu và thể hiện trong PMKT.

56

Tổ chức thủ tục kế toán trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT phụ

thuộc vào các quy định trong luật kế toán, các chế độ tài chính - kế toán của

Nhà nước và yêu cầu quản lí, điều hành của DN.

1.3.4. Tổ chức hệ thống phần cứng

Tổ chức hệ thống phần cứng là việc lựa chọn và cài đặt hệ thống máy

tính cùng các thiết bị ngoại vi cho HTTT kế toán của DN. Tổ chức hệ thống

phần cứng bao gồm các công việc sau đây:

Tổ chức lựa chọn thiết bị cho phù hợp với đặc điểm của DN.

Tổ chức lắp đặt hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi. Nếu có

nhiều máy tính, thường phải tiến hành tổ chức hệ thống mạng máy tính.

Tổ chức hệ thống phần cứng luôn phụ thuộc vào tổ chức nhân lực kế

toán trong HTTT kế toán. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật, không

nên tổ chức cho hai nhân viên kế toán cùng sử dụng một máy, kể cả cùng

được phân công thực hiện một phần hành kế toán.

1.3.5. Tổ chức phần mềm kế toán

Tổ chức PMKT là tiến trình phức tạp và quan trọng nhất trong tổ chức HTTT kế toán, vì, nó đảm bảo cho toàn bộ HTTT kế toán của DN SXKD hoạt động được thông suốt để hoàn thành nhiệm vụ của hệ thống này. PMKT là bản mô tả toàn bộ các thủ tục kế toán thành các chương trình cho máy tính hoạt động xử lí dữ liệu thay con người. Tổ chức PMKT bao gồm các công việc sau:

Đặt bài toán kế toán;

Phân tích, thiết kế hệ thống;

Viết phần mềm kế toán.

Tiến trình này phụ thuộc vào tất cả bốn thành tố còn lại trong HTTT kế toán của DN SXKD; Cụ thể như sau:

57

- Căn cứ vào tổ chức nhân lực kế toán, PMKT phải phân quyền cho từng người dùng trong việc nhập, xem, sửa, xóa dữ liệu và lập báo cáo.

- Căn cứ vào tổ chức hệ thống phần cứng để lựa chọn các phần mềm hệ thống, để viết các nhật kí theo dõi người dùng.

- Căn cứ vào tổ chức dữ liệu kế toán để tổ chức CSDL của phần mềm và viết các bẫy lỗi cho quá trình nhập dữ liệu.

- Căn cứ vào tổ chức thủ tục kế toán (bao hàm cả chính sách kế toán) mà hình thành các thuật toán để xử lí dữ liệu, sao lưu và bảo vệ dữ liệu, tạo các báo cáo kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán chi tiết...

1.4. KINH NGHIỆM QUỐC TẾ VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.4.1. Kinh nghiệm thực tiễn ở các nước phát triển

Ở các nước phát triển, việc quản lí nền kinh tế của Nhà nước được thực hiện thông qua hệ thống pháp luật rất chặt chẽ và minh bạch. Vấn đề quản lí tài chính, kế toán được đưa vào các bộ luật: Luật kế toán, Luật công ty, Luật thương mại, Luật dân sự, Luật thuế, ... và kế toán là hoạt động nghiệp vụ, kĩ thuật thuần túy được hướng dẫn qua các chuẩn mực kế toán của các tổ chức, hiệp hội về kế toán, trong khi Nhà nước không tổ chức ban hành các chuẩn mực kế toán. Nhà nước chỉ bắt buộc DN phải thực hiện công tác kế toán và lập các BCTC phản ánh trung thực và hợp lí tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của DN. Nhìn chung, khung pháp lí về kế toán ở các nước phát triển thường gồm hai bộ phận chính là Luật kế toán do Nhà nước ban hành và Chuẩn mực kế toán do các cơ quan nghiên cứu mang tính chất bán công (vừa mang tính chất Nhà nước, vừa mang tính chất hiệp hội hay nghề nghiệp) soạn thảo và công bố. Theo báo cáo kết quả khảo sát nghiệp vụ của đoàn cán bộ Tài chính Việt nam tại một số nước, năm 2010 [9, Website]:

Về tổ chức con người và hệ thống phần cứng: Tổ chức nhân lực KT trong các DN ở Anh, Pháp, Mỹ và Nhật bản luôn gắn liền với tổ chức hệ

58

thống máy tính với ba quy mô cùng tồn tại: Máy tính cá nhân, mạng nội bộ và mạng InterNet. Nhân lực KT thường được trang bị ba mảng kiến thức: Kế toán, tin học và phân tích dữ liệu. Nguồn lực con người hầu như được tổ chức theo mô hình tập trung nhờ mạng InterNet đã xóa bỏ ranh giới về khoảng cách địa lí.

Về ban hành thủ tục KT:

- Ở Anh: Chuẩn mực kế toán do Ủy ban chuẩn mực KT thuộc Hội đồng BCTC soạn thảo và ban hành;

- Ở Mỹ: Chuẩn mực KT do Hội đồng tiêu chuẩn Kế toán tài chính thuộc Viện kế toán viên công chứng Hoa kỳ soạn thảo và ban hành;

- Ở Pháp: Chuẩn mực KT do Hội đồng kế toán Quốc gia soạn thảo, Bộ Tài chính ban hành;

- Ở Nhật Bản: Chuẩn mực KT do Viện KT Quốc gia thuộc Bộ Tài chính soạn thảo và ban hành;

Kèm theo các chuẩn mực kế toán được ban hành tại mỗi quốc gia là hệ thống tài khoản để trên cơ sở đó, các DN có thể lập các BCTC một cách thông nhất về chỉ tiêu, nội dung và cách lập. Chẳng hạn:

Về thủ thục KT:

Ở Mỹ: Hệ thống tài khoản KT áp dụng cho DN được chia thành 6 loại:

Loại 1: Tài sản (Tiền mặt; Các khoản phải thu; Chi phí trả trước; Hàng tồn kho; Đất đai; Nhà cửa; Máy móc; ; Các khoản thế chấp)

Loại 2: Công nợ phải trả (Phải trả nhà cung cấp; Phải trả công nhân viên; Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp; Nợ phải trả ngân hàng)

Loại 3: Nguồn vốn chủ sở hữu (Nguồn vốn kinh doanh; Thu thập giữ lại)

Loại 4: Doanh thu (Doanh thu tư vấn; Doanh thu cung cấp dịch vụ; Lãi tiền gửi được hưởng; Thu nhập khác)

59

Loại 5: Chi phí kinh doanh (Chi phí lương; Chi phí hoa hồng; Chi phí vận chuyển và môi giới; Chi phí quảng cáo; Chi phí thuê tài sản; Chi phí văn phòng phẩm; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí điện thoại viễn thông; Chi phí vệ sinh; Chi phí thuế thu nhập)

Loại 6: Lãi cổ phần

Ở Pháp: Hệ thống tài khoản KT dành cho DN được chia làm 9 loại. Tài khoản từ loại 1 đến loại 8 thuộc kế toán tổng quát (còn gọi là kế toán đại cương). Trong 8 loại tài khoản trên lại chia thành :

o Nhóm các tài khoản trên bảng tổng kết tài sản : Từ loại 1 đến loại 5

o Nhóm các tài khoản dành cho quản lí : Tài khoản loại 6, loại 7

o Nhóm tài khoản đặc biệt: Tài khoản loại 8

Tài khoản loại 9 là tài khoản thuộc kế toán phân tích. Nhóm tài khoản này đảm bảo sự phù hợp kết quả giữa kế toán đại cương và kế toán phân tích, đó là nhóm tài khoản ánh xạ để phản ánh các giá trị liên hệ giữa các tài khoản kế toán đại cương với kế toán quản trị.

Về tổ chức cung cấp thông tin KT:

Ở các nước phát triển, việc tổ chức HTTT kế toán của mỗi DN rất khác nhau do chuẩn mực kế toán rất mở. DN có thể tổ chức hai HTTT kế toán khác nhau, bao gồm:

HTTT kế toán tài chính: Là HTTT kế toán có chức năng theo dõi các đối tượng kế toán được ấn định bởi chuẩn mực kế toán nhằm phục vụ công tác lập BCTC. Loại báo cáo này phải được cung cấp cho Nhà nước và ra ngoài công chúng;

HTTT kế toán quản trị: Là HTTT kế toán cung cấp các thông tin kế toán phục vụ việc quản trị và điều hành DN hoạt động. Hệ thống này thường tách rời và không liên quan nhiều đến HTTT kế toán tài chính. Các thông tin kế toán quản trị được kế toán cung cấp thường bao gồm các thông tin để:

- Phân loại chi phí sản xuất và xác định chi phí sản phẩm;

60

- Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận;

Chẳng hạn:

Ở Mỹ: Báo cáo kế toán quản trị gồm hai loại: Báo cáo kiểm soát chi phí và báo cáo định hướng ra quyết định:

Báo cáo kiểm soát chi phí bao gồm: Báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào; Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp; Báo cáo chi phí bán hàng và quản lí; Báo cáo ngân sách.

Báo cáo định hướng ra quyết định bao gồm một hệ thống báo cáo được đặt hàng theo yêu cầu của nhà quản trị DN. Nó có thể thay đổi theo từng tình huống, nhiệm vụ cụ thể. Chẳng hạn như: Báo cáo kết quả KD theo mặt hàng, theo đơn vị nội bộ, theo thị trường tiêu thụ, theo thời kì hay mùa vụ... Các báo cáo này giúp nhà quản trị DN đưa ra các quyết định có tính hoạch định quá trình SXKD trong tương lai của DN.

Ở Pháp: Báo cáo kế toán gồm hai loại: Báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền và báo cáo dùng nội bộ:

Báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền bắt buộc là: Bảng tổng kết tài sản và báo kết quả niên độ.

Báo cáo dùng nội bộ là hệ thống báo cáo phục vụ quản trị DN, chẳng hạn: Báo cáo chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả của từng loại sản phẩm, nhóm hàng, bộ phận; Báo cáo về định mức chi phí, sử dụng nhân công, nguyên vật liệu, nhiên liệu, ... cho từng mặt hàng, thời kì, ... để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả SXKD và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các quyết định cần thiết cho phù hợp.

Về phần mềm KT: Đa số DN ở Anh, Pháp, Mỹ và Nhật bản đã sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể ERP, bên cạnh đó, vẫn tồn tại nhiều DN sử dụng các PMKT riêng biệt trong HTTT KT. Tuy vậy, dù ở mức độ nào, HTTT KT trong DN vẫn cung cấp đấy đủ các thông tin KT tài chính và KT quản trị cho các đối tượng sử dụng thông tin KT.

61

1.4.2. Bài học cho Việt Nam về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng CNTT

Qua những kinh nghiệm được đúc kết thành lí luận đã nêu trong phần nghiên cứu tổng quan của đề tài và kinh nghiệm thực tiễn trên thế giới, trong điều kiện ứng dụng CNTT, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm về tổ chức HTTT kế toán trong DN sau đây:

Một là: Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và con người đang tiến tới một thế giới phẳng, thì, khi tổ chức và thực hiện xây dựng HTTT kế toán phải đáp ứng được yếu tố hội nhập Quốc tế nhưng vẫn phải phù hợp với nền kinh tế của Việt nam. Xu thế hội nhập này sẽ kéo theo việc quản lí đa tệ, dựa trên nhiều ngôn ngữ và chính sách khác nhau. HTTT kế toán của DN cũng phải đáp ứng các yêu cầu của công tác quản lí này.

Hai là: Khi xây dựng chính sách kế toán của Nhà nước Việt Nam nên có sự tham gia của các tổ chức nghề nghiệp để một mặt đảm bảo tính pháp lí về mặt vĩ mô, mặt khác đảm bảo cho quyền tự chủ trong quản lí hoạt động SXKD của DN ở tầm vi mô.

Ba là: Khi xây dựng HTTT kế toán cho các DN SXKD, ngoài việc đảm bảo tính phù hợp với môi trường Việt Nam, chúng ta cần phải mạnh dạn áp dụng các thành tựu mới trong khoa học quản lí của các nước tiên tiến: Đảm bảo tính khái quát cao, đảm bảo tính tự chủ cho DN nhưng vẫn quản lí được tầm vĩ mô.

Bốn là: Hệ thống kế toán DN của Việt Nam cần được tổ chức và thực hiện theo hướng mở, mềm dẻo để DN có thể vận dụng linh hoạt vào phục vụ công tác quản lí và điều hành hoạt động SXKD.

Năm là: Nhà nước hoặc trực tiếp, hoặc gián tiếp thông qua các tổ chức nghề nghiệp, xây dựng các chuẩn mực kế toán, trong đó, ban hành một tập hợp các tài khoản, nhóm tài khoản chủ yếu nhất để đảm bảo có thể lập các BCTC; Không nên ban hành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và chặt chẽ, chi tiết như hiện nay để áp dụng cho tất cả mọi loại hình DN. Điều đó gây

62

bất lợi cho việc quản lí và điều hành của một số DN. Chính sách kế toán nên hướng về tính vi mô của DN, vì lợi ích của DN.

Sáu là: Cho phép DN có thể tùy chọn việc xây dựng HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị một cách riêng biệt hay kết hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo quyền tự chủ cho DN, trong đó có quyền tự chủ quản trị hoạt động SXKD.

Bảy là: Đối với các DN có quy mô lớn và vừa , nên học tập kế toán quản trị của Mỹ vì nền kế toán nước Mỹ áp dụng rộng rãi phương pháp phân tích mối liên hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận để tìm ra phương án kinh doanh tốt nhất; Bên cạnh đó, kế toán Mỹ rất chú trọng công tác lập dự toán và xây dựng mục tiêu ngắn hạn.

Tám là: Đào tạo, huấn luyện cán bộ kế toán quản trị theo định hướng của ngành HTTT quản lí để vừa nắm bắt được CNTT, vừa có kiến thức về về quản lí tài chính - kế toán, từ đó cho phép ứng dụng các phương pháp khoa học của Vận trù học, của Kinh tế lượng, của Thống kê phân tích và dự báo, ... nhằm cung cấp các thông tin kế toán quản trị có chất lượng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho nhu cầu quản trị và điều hành DN.

Chín là: Không quy định quá chi tiết về mẫu sổ và trình tự ghi sổ, lưu trữ sổ kế toán như hiện nay, vì, khi ứng dụng CNTT, sổ kế toán luôn đồng nhất với báo cáo kế toán nên không còn ý nghĩa đối chiếu để kiểm tra như khi làm kế toán thủ công.

Mười là: Khi tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, nên tiếp cận trên giác độ các thực thể hữu hình cấu thành hệ thống trong mối quan hệ về tiến trình xử lí thông tin với các thực thể khác trong HTTT để việc xây dựng HTTT KT trong DN đảm bảo tính đồng bộ, chỉnh thể; Trong tổ chức dữ liệu KT, nên cho phép lưu trữ dữ liệu điện tử; Trong thủ tục KT, phải cập nhật các chuẩn mực KT quốc tế; Trong xây dựng PMKT, phải xây dựng các PMKT hiện đại được tích hợp trong phần mềm quản lí tổng thể của DN.

63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 của luận án đã trình bày về nhận thức chung để tổ chức

HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, bao gồm:

Khái niệm, vai trò của HTTT kế toán trong DN SXKD, đồng thời tác giả đã

trình bày cấu trúc của một HTTT kế toán của DN SXKD dựa trên các luận cứ

khoa học được dẫn giải. Trên cơ sở xác định cấu trúc của HTTT kế toán trong

DN SXKD, tác giả đã trình bày các nội dung của tổ chức HTTT kế toán DN

trong điều kiện ứng dụng CNTT. Cuối cùng là những bài học rút ra cho Việt

nam từ những kinh nghiệm Quốc tế trong việc tổ chức HTTT kế toán DN

trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Những đóng góp của tác giả:

- Đưa ra những luận cứ khoa học để xác định cấu trúc của HTTT KT

trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Hoàn thiện về mặt lí luận trong việc xác định cấu trúc của HTTT KT

trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT ở Việt Nam;

- Chỉ ra mối quan hệ trong tổ chức mỗi thành phần của HTTT KT trong

DN trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Tổng kết các vấn đề lí luận và thực tiễn của thế giới trong tổ chức

HTTT KT DN trong điều kiện ứng dụng CNTT để rút ra những bài học cần

thiết cho Việt Nam.

64

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở NƯỚC TA

Nhìn chung, các DN Việt Nam đều ứng dụng máy tính vào công tác KT

của đơn vị, nhưng, việc tổ chức HTTT KT trong DN trong điều kiện ứng dụng

CNTT còn tùy tiện, thiếu tính đồng bộ (tính hệ thống) khi chưa quan tâm đúng

mức và đầy đủ đến tổ chức năm thành phần của HTTT KT. Trừ một số DN lớn

đã quan tâm và đầu tư đúng mức đến CNTT, các DN còn lại hầu như chưa

đánh giá đúng mức tầm quan trọng của HTTT KT hiện đại và hiệu quả; Một số

DN sử dụng CNTT như một mốt thời thượng khi trang bị máy tính, mạng máy

tính và PMKT chỉ để lập ra các BCTC phục vụ cho các cơ quan chức năng của

Nhà nước, chưa chú trọng đến tầm quan trọng của báo cáo quản trị trong việc

quản lí và điều hành DN.

2.1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở VIỆT NAM

2.1.1. Đặc điểm của doanh nghiệp

Trong các DNSXKD, có hai yếu tố cơ bản làm ảnh hưởng đến tổ chức

HTTT KT là quy mô và loại hình kinh doanh.

a. Về quy mô, các DN XSKD được chia thành hai loại: DN lớn, DN vừa

và nhỏ.

- DN lớn, theo nghị định 56/2009/NĐ-CP, là DN có tổng nguồn vốn trên

50 tỉ đồng hoặc có trên 100 lao động bình quân năm đối với DN thương mại;

Tổng nguồn vốn trên 100 tỉ đồng hoặc trên 300 lao động bình quân năm đối

với các khu vực khác. DN lớn có các đặc điểm sau đây:

Một là, DN lớn chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng số DN nhưng có có vai trò

quan trọng trong nền kinh tế. Các DN lớn chủ yếu là các DN Nhà nước. Theo

65

số liệu của Viện Phát triển DN thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt

Nam (năm 2011), nước ta có 543.963 DN, trong đó, DN lớn chiếm 03%, đóng

góp khoảng 60% GDP cả nước và sử dụng 49% tổng số lao động xã hội.

Hai là, DN lớn có quy mô về vốn, lao động, doanh thu, đóng góp với

Nhà nước, tốc độ tăng trường rất lớn đã tạo ra một sức cạnh tranh lớn trên thị

trường; Trong một vài lĩnh vực, DN lớn còn giành vị trí độc quyền.

Ba là, DN lớn có hoạt động SXKD rất đa dạng. Bên cạnh một ngành

nghề chính, DN lớn còn mở rộng đầu tư sang các lĩnh vực khác liên quan,

thậm chí, hoạt động trên các lĩnh vực đa ngành, đa nghề không liên quan với

nhau.

Bốn là, DN lớn có nhu cầu thường xuyên về vốn rất lớn trong các giai

đoạn SXKD: Mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên, dữ trữ vật tư - hàng

hóa, mua sắm và vận hành máy móc, ... và để mở rộng các dự án đầu tư. Tuy

vậy, DN lớn có khả năng tiếp cận vốn với ngân hàng rất thuận lợi. Theo số

liệu của Ngân hàng Nhà nước năm 2014, DN lớn chiếm 3% tổng số DN đã sử

dụng trên 50% số tiền cho vay từ các Ngân hàng thương mại trên cả nước.

Với các đặc điểm trên, kế toán ở các DN lớn rất phức tạp. Để nâng cao

hiệu quả của công tác KT, DN nên sử dụng các PMKT riêng được sản xuất

theo đơn đặt hàng hoặc sử dụng các giải pháp đồng bộ dựa trên các phần mềm

ERP.

- DN vừa và nhỏ là DN không đủ điều kiện là DN lớn, chúng có các đặc

điểm cơ bản sau đây:

Thứ nhất, DN vừa và nhỏ chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số DN Việt Nam,

đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Năm 2011, trong tổng số 543.963

DN cả nước, có 97% là DN vừa và nhỏ, đóng góp 40% GDP và sử dụng 51%

tổng số lao động xã hội.

66

Thứ hai, DN vừa và nhỏ có quy mô vốn nhỏ, gặp khó khăn trong việc tiếp

cận với nguồn vốn chính thức, đặc biệt là ở các nước đang phát triển. Điều

này là một cản trở không nhỏ trong việc triển khai, áp dụng các tiến bộ khoa

học, công nghệ mới vào hoạt động thương mại nói chung và xúc tiến thương

mại điện tử nói riêng.

Thứ ba, DN vừa và nhỏ chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập đoàn

lớn và từ chính các DN với nhau. Trong quá trình hội nhập, các tập đoàn lớn

thường có xu hướng vươn mình ra thế giới, thành lập các chi nhánh, công ty

con ở các quốc gia có nhiều lợi thế, vì vậy, các DN vừa và nhỏ ở các quốc gia

này phải tìm ra những phương thức, công cụ mới trong hoạt động SXKD.

Thứ tư, với nguồn vốn nhỏ hẹp, các DN vừa và nhỏ thường tập trung vào các

ngành hàng gần gũi với người tiêu dùng hơn là đầu tư vào các ngành công

nghiệp nặng, sản xuất khai thác cần nhiều vốn. Theo Cục xúc tiến thương mại

Việt Nam (năm 2012), trong cơ cấu ngành nghề, khoảng 43% doanh nghiệp

vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, 24% trong lĩnh vực thương mại

và phân phối, số còn lại hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và liên quan đến

nông nghiệp.

Với các đặc điểm trên, kế toán ở các DN vừa và nhỏ đơn giản hơn ở các

DN lớn rất nhiều. PMKT dùng cho DN có thể đặt hàng hoặc sử dụng các

PMKT đóng gói.

b. Về khu vực SXKD, các DN SXKD được chia thành: DN sản xuất và

DN thương mại. Về cơ bản, các DN thương mại là một DN nên có đầy đủ các

đặc điểm của một DN. Tuy vậy, chúng có thêm một số đặc điểm sau đây:

- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá, đó là sự

tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi và dự trữ hàng hoá.

- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư,

sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với

67

mục đích để bán.

- Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mại có

hai hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ.

- Về tổ chức kinh doanh, DN có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ

chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty

xúc tiến thương mại...

- Hàng hoá vận động khác nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng

(hàng lưu chuyển trong nước, hàng xuất nhập khẩu..). Do đó, chi phí thu mua

và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.

Với các đặc điểm đó, các chứng từ KT có thể phát sinh ở nhiều địa điểm

với những khoảng cách rộng lớn, thời gian hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế

khá dài. Tuy vậy, điều đó không làm ảnh hưởng nhiều đến công tác KT của

DN vì chúng được khắc phục nhờ hệ thống mạng InterNet trong điều kiện ứng

dụng CNTT.

2.1.2. Nhận thức, trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên

Trong HTTT KT của DN, con người là yếu tố tiên quyết đối với sự thành

bại trong sử dụng và vận hành hệ thống. Tuy vậy, ở nước ta, nhận thức, trình

độ dân trí, trình độ chuyên môn của đa phần cán bộ quản lí và nhân viên trong

DN SXKD còn rất nhiều hạn chế để tiếp cận một HTTT KT hiện đại.

Với trình độ dân trí thấp và ý thức thiếu hiểu biết, con người dễ dàng bỏ

qua một số bước, một số khâu vốn cần được tuân thủ ngặt nghèo của thủ tục

kế toán trong HTTT KT hiện đại. Điều này có thể gây ra vô vàn thiệt hại cho

DN SXKD; Số thiệt hại là không tính đếm hết được trong điều kiện ứng dụng

CNTT. Việc nâng cao dân trí và ý thức làm chủ DN đối với cán bộ quản lí và

nhân viên là một việc làm cấp bách không thể thiếu đối với các DN ứng dụng

CNTT trong quản lí và SXKD.

68

Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lí và nhân viên lại làm ảnh hưởng

đến hiệu quả của việc sử dụng, vận hành HTTT KT tại DN. Người có trình độ

chuyên môn cao, bên cạnh khả năng sử dụng đúng quy trình, sử dụng hết chức

năng của HTTT KT trong DN, còn có thể khai thác triệt để tính ưu việt của

CNTT trong HTTT KT để cung cấp nhiều thông tin KT có ích hơn cho việc

quản lí, điều hành DN dựa trên các công cụ khoa học về phân tích dữ liệu và

dự báo kinh tế.

2.1.3. Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế

Hội nhập kinh tế là sự gắn kết nền kinh tế của một nước vào các tổ chức

hợp tác kinh tế khu vực và toàn cầu, trong đó, các thành viên quan hệ với

nhau theo các nguyên tắc, quy định chung. Thực ra, hội nhập kinh tế đã xuất

hiện cách đây khoảng 2000 năm, khi đế chế La Mã thống trị và áp đặt đồng

tiền của họ. Tuy vậy, phải sau đại chiến thế giới thứ hai, sự hội nhập kinh tế

mới mang đầy đủ ý nghĩa thông qua các tổ chức như Liên Minh Châu Âu, Hội

đồng tương trợ kinh tế (SEV), Hiệp định chung về thuế quan và thương mại

(GATT). Từ những năm 1990 trở lại đây, tiến trình này phát triển mạnh cùng

với xu thế toàn cầu hoá đời sống kinh tế - xã hội, thể hiện ở sự xuất hiện của

nhiều tổ chức kinh tế khu vực và toàn cầu.

Trong thời đại ngày nay, lực lượng sản xuất, đặc biệt là CNTT phát

triển với một tốc độ chóng mặt, nó đặt ra yêu cầu vừa tạo ra khả năng tổ chức

lại thị trường trong phạm vi toàn cầu. Các quốc gia ngày càng có nhiều mối

quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, cần sự bổ trợ cho nhau. Đó là những tiền đề thực

tế để đạt được cái đích cuối cùng của quá trình toàn cầu hoá hướng tới, đó là,

một nền kinh tế toàn cầu thống nhất không biên giới về kinh tế. Những tiền đề

đó bao gồm:

Một là, mỗi quốc gia dù là nước phát triển hay chậm phát triển, đều tìm

thấy cho mình những lợi ích nhất định khi tham gia hội nhập kinh tế quốc tế .

69

Đây chính là nguyên nhân đầu tiên và cơ bản để một quốc gia tham gia hội

nhập kinh tế quốc tế.

Hai là, nền công nghệ toàn cầu đang xuất hiện. Nền công nghệ cơ khí

về cơ bản vẫn là một nền công nghệ có tính quốc gia, nhưng, gần đây công

nghệ thông tin và vận tải đã phát triển vượt bậc. Những tiến bộ công nghệ đã

có tác động cực kì quan trọng đến toàn bộ các quan hệ kinh tế quốc tế, nó biến

các công nghệ có tính quốc gia thành công nghệ toàn cầu.

Chính công nghệ toàn cầu này là cơ sở quan trọng đặt nền móng cho sự

đẩy mạnh quá trình toàn cầu hoá. Nhờ có công nghệ toàn cầu hoá phát triển,

sự hợp tác giữa các quốc gia, các tập đoàn kinh doanh có thể mở rộng từ sản

xuất đến phân phối trên phạm vi toàn cầu, những quan hệ này phụ thuộc lẫn

nhau, cùng có lợi để phát triển.

Ba là, các quan hệ kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển. Một nền công

nghệ toàn cầu xuất hiện đã đảm bảo cho các quan hệ kinh tế toàn cầu phát

triển và CNTT đã làm cho các quan hệ đó ngày càng mật thiết. Sự phát triển

của công nghệ toàn cầu và các quan hệ kinh tế toàn cầu đang ngày càng xung

đột với các thể chế quốc gia, với các rào cản quốc gia, chúng đang cản trở quá

trình toàn cầu hoá. Sự phát triển của lực lượng sản xuất và các quan hệ kinh tế

toàn cầu đang xâm nhập qua biên giới các quốc gia, điều đó làm cho các khối

liên minh kinh tế, các quốc gia đã dần rỡ bỏ các rào cản.

Bốn là, những bài toán kinh tế toàn cầu xuất hiện ngày càng nhiều, trở

nên bức xúc và đòi hỏi phải có sự phối hợp toàn cầu của các quốc gia để cùng

nhau giải quyết; Đó là những bài toán trong các lĩnh vực thương mại, đầu tư,

tiền tệ, dân số, lương thực, năng lượng, môi trường... Cần có sự phối hợp toàn

cầu để đối phó với những thách thức đó. "Bàn tay hữu hình" của các chính

phủ chỉ hữu hiệu ở từng quốc gia riêng lẻ; Trên phạm vi toàn cầu, chúng có

70

thể mâu thuẫn đối lập nhau và chưa từng có một "bàn tay hữu hình" chung

làm chức năng điều tiết ở quy mô toàn cầu.

Quá trình toàn cầu hoá được thể hiện thông qua những biểu hiện sau:

- Hàng rào thuế quan, phi thuế quan đang giảm dần và tiến tới bị xoá bỏ

theo các cam kết quốc tế đa phương và toàn cầu để chuẩn bị hình thành một

nền kinh tế thế giới không còn biên giới quốc gia.

- Các công ty của các quốc gia ngày càng có quyền kinh doanh tự do ở

mọi quốc gia, trên các lĩnh vực được cam kết, không có phân biệt đối xử. Điều

này đã xoá bỏ các biên giới về đầu tư, dịch vụ và các lĩnh vực kinh tế khác.

Việt Nam là một nước nghèo, trình độ sản xuất thấp, các doanh nghiệp

còn bé nhỏ, sức cạnh tranh thấp, trình độ quản lí còn hạn chế thì hội nhập kinh

tế quốc tế và khu vực mang lại những cơ hội, đồng thời là những khó khăn,

thách thức lớn; Việc tổ chức các HTTT (bao gồm cả HTTT kế toán) trong DN

đòi hỏi phải có tầm trong việc tổ chức và thực hiện để một mặt, phù hợp với

cơ cấu tổ chức và trình độ quản lí hiện tại của DN, mặt khác, phải có khả năng

vươn tới sự hòa đồng với các DN khác trong khu vực và quốc tế.

2.1.4. Xu thế sáp nhập doanh nghiệp

Sáp nhập doanh nghiệp với tư cách là một dạng của tập trung kinh tế,

trong đó, một hoặc một số DN từ bỏ pháp nhân của mình để gia nhập vào một

DN khác. Doanh nghiệp nhận sáp nhập sẽ tiếp nhận toàn bộ tài sản, quyền, lợi

ích hợp pháp và nghĩa vụ của DN bị sáp nhập. Sau khi việc sáp nhập hoàn

thành, DN bị sáp nhập sẽ chấm dứt sự tồn tại của mình.

Việc sáp nhập DN cũng bao gồm cả việc hai hoặc nhiều DN chuyển

toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình để hình thành

một DN mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của các DN trước sáp nhập.

Trường hợp này, sáp nhập DN có tính bản chất là hợp nhất DN.

71

Sáp nhập và mua bán DN có sự khác nhau: Mua bán DN là một thuật

ngữ chung để mô tả cách thức chuyển quyền sở hữu. Sáp nhập lại là một thuật

ngữ có nghĩa hẹp hơn, một thuật ngữ kĩ thuật để mô tả một quy trình pháp lí

đặc biệt có thể hoặc không tiếp diễn thông qua mua bán DN.

Sáp nhập DN cũng cần được phân biệt với liên doanh. Liên doanh giữa

các DN là việc hai hay nhiều DN cùng góp một phần tài sản, quyền lợi và

nghĩa vụ hợp pháp của mình để hình thành một DN mới.

Đi cùng với sự sáp nhập DN, quy mô DN được mở rộng, cơ cấu tổ chức

hệ thống cũng trở nên phức tạp hơn và kéo theo nhiều vấn đề quản lí phức tạp

hơn cần được giải quyết. Khi đó, các HTTT trong DN bao gồm cả HTTT kế

toán cũng cần phải tổ chức lại để phù hợp cơ cấu tổ chức, nhu cầu và trình độ

quản lí của DN mới.

2.1.5. Mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin

Theo Luật CNTT (số 67/2006/QH11 của Quốc hội khóa 11): (1)-Ứng

dụng CNTT là việc sử CNTT vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã

hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao

năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này. (2)-Cơ sở hạ tầng

thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu

thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng

Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.

Trong giai đoạn hiện nay, đa số các DN ở nước ta đã và đang triển khai

ứng dụng CNTT trong tổ chức các HTTT quản lí nói chung và HTTT kế toán

nói riêng. Các DN ứng dụng CNTT ở các mức độ khác nhau, khả năng khai

thác cơ sở hạ tầng thông tin ở mức độ khác nhau: Có những DN chỉ ứng dụng

máy tính ở cấp độ riêng lẻ; có DN đã biết khai thác mạng InterNet, mạng viễn

thông và tự xây dựng hệ thống mạng LAN nội bộ trong DN; Ở mức cao hơn,

DN đã biết khai thác và tận dụng các cơ sở dữ liệu dùng chung được chia sẻ

72

bởi Nhà nước và các tổ chức kinh tế - xã hội khác như là một tài nguyên quan

trọng của DN.

Khi tổ chức HTTT kế toán ở DN với thành phần cốt lõi và đặc biệt quan

trọng là hệ thống phần mềm, các DN đều muốn phần mềm mình đang sử dụng

dựa trên một hạ tầng thông tin linh hoạt để dễ dàng phát triển hệ thống thông

tin của mình khi DN có điều kiện sẽ phát triển và mở rộng quy mô hay được

định giá cao khi tham gia liên doanh, sáp nhập. Một PMKT phải xây dựng dựa

trên một hạ tầng thông tin không cứng nhắc trong các ứng dụng, môi trường

máy tính, môi trường mạng InterNet, mạng viễn thông và khai thác cơ sở dữ

liệu sẽ cho phép DN đổi mới và phát triển HTTT mà không gặp bất kì trở ngại

nào. Một phần mềm quản lí mà các DN đang hướng tới là “phần mềm quản lí

tổng thể” cho phép tích hợp mọi ứng dụng quản lí DN trong một phần mềm.

Điều đó, một mặt sẽ tiết kiệm chi phí quản lí, mặt khác, nó mang lại nhiều

hiệu quả to lớn cho công tác quản lí nói chung vì tính đồng bộ, nhất quán

trong việc cung cấp thông tin ở mọi phân hệ quản lí trong DN. Tuy vậy, việc

thiết kế và xây dựng phần mềm giải pháp quản lí tổng thể cho DN còn gặp rất

nhiều khó khăn; Khó khăn đầu tiên phải kể đến là chi phí vì giá của các phần

mềm này thường rất cao; Những khó khăn tiếp theo là lựa chọn phần mềm:

Các phần mềm mua của nước ngoài thì vừa đắt đỏ vừa không tương thích với

trình độ quản lí của các DN Việt Nam, các phần mềm trong nước thì chưa

thực sự đúng nghĩa là giải pháp quản lí tổng thể cho DN.

2.1.6. Quản lí đa tệ trên nhiều thứ tiếng, nhiều chính sách

Việc sử dụng nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng khác nhau trong quá

trình kinh doanh ở DN là một biểu hiện tất yếu trong xu thế hội nhập kinh tế

quốc tế, đặc biệt là trong các công ty có vốn đầu tư nước ngoài và tập đoàn đa

quốc gia. Một hệ thống hạch toán kế toán đa tệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp

kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình; Hệ thống hạch toán cho phép sử

73

dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp quản trị kinh doanh trên

nhiều quốc gia khác nhau. Nói chung, yếu tố này tạo điều kiện cho các doanh

nghiệp tập trung hoá trong quản lí kinh tế - tài chính.

Ở Việt Nam hiện nay, các phần mềm kế toán đang sử dụng hầu như chỉ

dựa trên ngôn ngữ tiếng Việt, điều đó làm hạn chế hiệu quả trong việc sử dụng

phần mềm và cung cấp thông tin ở các DN có yếu tố nước ngoài. Nói chung,

phần mềm kế toán và giải pháp quản lí doanh nghiệp cần phải có thêm hệ

thống giao diện và báo cáo bằng tiếng nước ngoài, như: tiếng Anh, tiếng

Nhật, tiếng Hàn Quốc, tiếng Trung quốc,...

Bên cạnh hệ thống giao diện và báo cáo đa ngôn ngữ, PMKT phải có

chức năng xử lí để cung cấp sổ sách, BCTC và báo cáo quản trị trên nhiều loại

đồng tiền khác nhau cùng lúc, giúp cho các doanh nghiệp xây dựng hệ thống

sổ sách, báo cáo dựa trên đồng tiền ghi sổ (gọi là đồng tiền chức năng) theo

quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời có thể kết xuất thông tin qua hệ

thống sổ sách, báo cáo cho các nhà đầu tư nước ngoài và công ty mẹ ở nước

ngoài bằng một đồng tiền khác (đồng tiền báo cáo).

Đối với các DN có vốn nước ngoài, chính sách và cơ chế quản lí của

các quốc gia có liên quan cũng ảnh hưởng đến việc tổ chức HTTT kế toán của

DN. Khi đó, việc tổ chức HTTT kế toán ở DN phải quan tâm và hiện thực hóa

tính đặc thù của các cơ chế, chính sách ở quốc gia đối tác.

Đa số các DN vó vốn đầu tư nước ngoài ở Việt nam hiện nay, khi vận

dụng hệ thống tài khoản kế toán DN thống nhất của Việt nam, DN thường bổ

sung thêm một nhóm kí tự riêng theo yêu cầu của phía đối tác, nhằm tạo khả

năng cung cấp các sổ sách và báo cáo kế toán riêng theo yêu cầu của phía đối

tác liên quan ở nước ngoài.

Song song với quá trình quản lí đa tệ, đa chính sách tồn tại trong một

DN, việc đồng bộ hóa dữ liệu kế toán ở các chi nhánh, các quốc gia để làm cơ

74

sở cho việc phân tích, đánh giá các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở DN

cũng là một vấn đề mà các HTTT kế toán ở DN phải đặc biệt quan tâm.

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở VIỆT NAM

Tác giả đã khảo sát tại 468 DN và thu được 411 kết quả hợp lệ. Quy

trình thu thập, phân tích dữ liệu trên Website đã được trình bày rõ trong

"Phương pháp nghiên cứu" của phần mở đầu của luận án.

2.2.1. Thực trạng tổ chức con người trong doanh nghiệp sản xuất

kinh doanh

2.2.1.1. Thực trạng về nguồn nhân lực

Tại các DN SXKD hiện nay ở Việt Nam, lực lượng cán bộ kế toán hầu

hết được đào tạo một cách bài bản ở các trường đại học, cao đẳng hoặc trung

cấp ở trong và ngoài nước. Việc đào tạo sinh viên kế toán ở các trường, về cơ

bản là đáp ứng được nhu cầu cả về chất lượng và số lượng cán bộ cho dù có

sự chênh lệch giữa các trường về đội ngũ cán bộ giảng dạy, về truyền thống

cung cấp sản phẩm đào tạo và mặt bằng tuyển sinh. Theo khảo sát đến tháng

5/2015, trình độ cán bộ kế toán trong DN ở Việt Nam có bằng trên ĐH chiếm

14,8%, ĐH chiếm 69,9%, cao đẳng chiếm 14,9%, trung cấp chiếm 0,4% trong

tổng số. Xem bảng 2.1 dưới đây:

Bảng 2.1: Kết quá KS trình độ cán bộ KT trong DN

Tuy vậy, việc đào tạo cán bộ kế toán của các trường đều nhắm đến một

đích chung là cung cấp nguồn nhân lực kế toán để thực hiện công tác kế toán

75

thủ công, nên, quy trình thực hiện công tác kế toán vẫn bắt đầu từ khâu lập

chứng từ gốc trên giấy, phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán và từ đó lập các báo

cáo kế toán. Khi đó, HTTT kế toán chỉ được xác định gồm ba thành phần, đó

là: Cán bộ kế toán, Thủ tục kế toán và Dữ liệu kế toán. Trong đa số DN vừa

và nhỏ, người ta chỉ xác định mục tiêu cuối cùng của công tác kế toán là lập

BCTC để phục vụ cho việc kiểm tra của các cơ quan Nhà nước; Việc lập báo

cáo chi tiết thường bị xem thường và các nhà quản lí DN cũng chưa quan tâm

đúng mức đến loại thông tin này.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT kế toán gồm năm thành phần,

ngoài cán bộ kế toán, dữ liệu kế toán, thủ tục kế toán, HTTT kế toán còn bao

gồm cả hệ thống phần cứng và phần mềm kế toán. Với nền tảng đã được đào

tạo cùng với kinh nghiệm làm việc thực tế, đa số cán bộ kế toán tại các DN

còn bỡ ngỡ với hệ thống phần cứng máy tính, lại càng bỡ ngỡ hơn về các phần

mềm kế toán. Đối với một HTTT, với ba mức độ tiếp cận: Sử dụng, vận hành

và phát triển HTTT, cán bộ kế toán trong các DN thường chỉ biết sử dụng

HTTT như một chiếc hộp đen, việc vận hành HTTT và phát triển HTTT

thường được giao cho các chuyên gia về CNTT.

2.2.1.2. Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của DN phụ thuộc vào mô hình tổ chức SXKD

của DN, mà mô hình tổ chức SXKD thường phụ thuộc vào quy mô của DN.

Theo kết quả khảo sát ở bảng 2.2 dưới đây, tổng số DN vừa và nhỏ

chiếm tỉ trong lớn (74,9%), các loại hình DN này thường tổ chức công tác kế

toán theo mô hình tổ chức tập trung (66,7%); Có một số DN quy mô vừa tổ

chức theo mô hình phân tán hay hỗn hợp. Các DN lớn chiếm 20,4% với đa

phần là tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán hay hỗn hợp, chỉ có

3,2% số DN tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán tập trung.

76

Khi sử dụng HTTT kế toán, đa số cán bộ kế toán trong các DN SXKD

không nắm rõ toàn bộ thủ tục kế toán trong HTTT vì mỗi người thường chỉ

thực hiện chức năng của một phân hệ kế toán đơn lẻ.

Bảng 2.2: Kết quả KS quy mô và và mô hình kế toán trong DN

2.2.1.3. Thực trạng về xác định các phần hành kế toán

Trong các DN SXKD, mỗi phần hành KT được coi là một phân hệ kế

toán trong HTTT KT của DN, thường bao gồm:

- Phân hệ kế toán vốn bằng tiền;

- Phân hệ kế toán vật tư hàng hóa;

- Phân hệ KT tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn;

- Phân hệ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương;

- Phân hệ kế toán chi phí, giá thành;

- Phân hệ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh;

- Phân hệ kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;

77

- Phân hệ kế toán tổng hợp.

Việc phân chia HTTT kế toán thành các phân hệ kế toán trong DN

SXKD như trên là dựa vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế - tài chính. Tùy

thuộc vào khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một khoảng thời

gian ở DN, một hoặc một nhóm cán bộ kế toán của đơn vị có thể đảm trách

một phân hệ; Ở những DN quy mô nhỏ, một cán bộ kế toán có thể đảm trách

nhiều phân hệ kế toán trong DN, thậm chí, có DN chỉ có một đến hai cán bộ

kế toán thực hiện công việc này kiêm cả công việc văn phòng.

Trong quá trình khảo sát HTTT kế toán trong các DN SXKD ở Việt

Nam, tác giả nhận thấy, trình độ của các bộ kế toán ở DN có sự chênh lệch

khá lớn giữa các DN có quy môn lớn (Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, một số

DN liên doanh) và các DN quy mô vừa và nhỏ. Trong các DN quy mô lớn, lực

lượng cán bộ kế toán khá hùng mạnh; Họ tỏ ra rất tinh thông nghề nghiệp, bản

lĩnh nghề nghiệp rất cao (chiếm 76% cán bộ có trình độ trên đại học trong

tổng số), am hiểu quy trình và rất thông hiểu chế độ, chuẩn mực kế toán;

Ngược lại, ở nhiều DN quy mô nhỏ, trình độ cán bộ kế toán rất non kém,

không sõi việc (chỉ có 1,9% có trình độ trên đại học). Họ hiểu biết rất ít về các

các quy định, chế độ và chuẩn mực kế toán. Nhiều DN quy mô nhỏ thực hiện

công tác kế toán rất hình thức, chủ yếu để chống chế với cán bộ Thuế làm

công tác chuyên quản và đội ngũ cán bộ làm công tác quyết toán thuế hàng

năm; Loại hình DN quy mô vừa thì ở mức giữa của hai loại hình trên.

Nhìn chung, đa số cán bộ kế toán chưa có tư duy tích lũy để am hiểu về

các vấn đề toàn cầu, khó hội nhập sâu rộng với kế toán quốc tế. Theo số liệu

khảo sát sinh viên tốt nghiệp của các trường đại học uy tín, có khoảng 2/3 số

sinh viên tốt nghiệp cho biết, họ chưa thể nắm bắt được công việc kế toán

ngay khi được giao mà phải được đào tạo, hướng dẫn lại. Với kiến thức chủ

yếu là lí thuyết hàn lâm, đội ngũ nhân lực kế toán mới tốt nghiệp đại học chưa

78

đáp ứng được ngay nhu cầu thực tế của các đơn vị kinh tế nội địa, gần như

100% tự cảm thấy chưa thể cung ứng ngay dịch vụ kế toán cho các đơn vị

kinh tế nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

2.2.2. Thực trạng về tổ chức dữ liệu kế toán trong các doanh nghiệp

sản xuất kinh doanh

2.2.2.1. Thực trạng về tổ chức thu thập dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán trong các DN SXKD được hình thành từ hai nguồn cơ

bản, gồm các dữ liệu được kế toán ghi chép trên các chứng từ gốc và ghi nhận

từ bộ phận hạch toán nghiệp vụ.

Bộ phận hạch toán nghiệp vụ cung cấp cho kế toán các thông tin về

định mức: định mức khấu hao tài sản cố định, định mức tiêu hao nguyên liệu

vật liệu, định mức nhân công, định mức hao hụt, ... Đây là cơ sở để kế toán

lập các báo cáo kế toán quản trị và thực hiện chức năng kiểm tra việc thực

hiện định mức.

Bộ phận quan trọng nhất của dữ liệu kế toán là các chứng từ kế toán do

kế toán viên của DN lập ra để ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính

phát sinh trong DN, với tư cách là một biên bản mẫu mực đã được Nhà nước

ban hành hay chấp nhận với đầy đủ tư cách pháp lí. Một bộ phận chứng từ

khác là các chứng từ ngoài do các đơn vị khác lập và được kế toán DN sử

dụng, như: hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, giấy báo nợ, giấy báo có, ...

Việc thu thập dữ liệu kế toán qua các chứng từ được các DN SXKD

thực hiện, cho đến giai đoạn này – giai đoạn ứng dụng CNTT vào công tác

quản lí, về cơ bản chưa có nhiều thay đổi so với giai đoạn làm kế toán thủ

công. Kết quả khảo sát ở bảng 2.5 cho thấy, chỉ có 33,3% số DN tự tổ chức in

chứng từ đồng thời có thay đổi các thuộc tính trên chứng từ. Khi có một

nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, kế toán lập chứng từ trên giấy rồi nhập

vào máy tính, hoặc, với một số nghiệp vụ đã chuẩn hóa đầy đủ, kế toán nhập

79

thông tin qua một cửa sổ giao diện của phần mềm kế toán, sau đó in ra giấy và

đem kí duyệt. Cả hai trường hợp trên, chứng từ giấy vẫn được coi là chứng từ

gốc để làm căn cứ hạch toán và lưu trữ.

Tác giả nhận thấy, trong các DN hiện nay, chưa có DN nào thực hiện

tiến trình xác định tính hợp lệ của chứng từ in ra từ máy tính tại thời điểm

chưa kí (không hợp lệ) và đã kí (hợp lệ) khi ứng dụng PMKT.

Có một số DN kinh doanh đặc thù trong ngành bưu điện, ngân hàng,

viễn thông, các siêu thị,... thông tin ghi trên chứng từ còn được ghi nhận qua

các thiết bị ghi nhận thông tin đặc biệt để đưa vào cơ sở dữ liệu trong máy

tính, đồng thời, in ra giấy để làm thủ tục và bằng chứng thanh toán.

2.2.2.2. Thực trạng về tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán

Độ chính xác của quá trình nhập dữ liệu kế toán phụ thuộc rất nhiều vào

chủ quan của nhân viên kế toán. Sự sai sót trong thao tác nhập liệu là điều

không thể tránh khỏi. Do đó, việc đối chiếu chứng từ gốc và chứng từ máy là

cần thiết để phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu. Tuy vậy, kết quả khảo sát

trên bảng 2.3 cho thấy, có đến 69% DN không tiến hành tổ chức tiến trình đối

chiếu này trong công tác kế toán. Khi đó, độ chính xác của tiến trình nhập liệu

hoàn toàn trao cho chủ quan cá nhân của một người.

Bảng 2.3: Kết quả KS tình hình đối chiếu dữ liệu

Nếu tiến trình đối chiếu dữ liệu được tiến hành thì sẽ có người chuyên

trách thực hiện. Điều đó làm giảm thiểu các sai sót cơ học không đáng có đối

80

với công tác kế toán của DN.

2.2.2.3. Thực trạng về tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán trong DN SXKD nhất thiết phải được lưu trữ theo quy

định tại điều 40 của Luật kế toán (năm 2003). Các dữ liệu kế toán trong DN là

các chứng từ kế toán với tư cách là các biên bản để ghi nhận và minh chứng

cho các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong DN; Nó bao gồm hai loại:

Các chứng từ kế toán trong niên độ kế toán hiện tại và các chứng từ kế toán

của những niên độ kế toán trước đó.

Hiện nay, trong các DN SXKD, việc tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán

đang có sự khác biệt trong các DN với quy mô khác nhau:

Thứ nhất: Trong các DN SXKD có quy mô lớn, các dữ liệu kế toán

được tổ chức lưu trữ rất bài bản và tuân thủ theo đúng quy định của luật kế

toán DN năm 2003. Theo khảo sát, tất cả các DN có quy mô lớn đều ứng dụng

Tin học vào công tác kế toán. Các chứng từ kế toán đều được lưu trữ đầy đủ

trên hai loại vật mang tin: Trên giấy và trong bộ nhớ (ngoài) của máy tính. Kết

quả KS trên bảng 2.4 cho thấy, có 32,1% số DN đã tiến hành lưu trữ chứng từ

điện tử.

Các chứng từ đang sử dụng trong niên độ kế toán hiện tại, dù được lập

trên giấy (có kí duyệt) rồi nhập vào máy tính hay nhập vào máy tính (qua phần

mềm kế toán) rồi in ra giấy, đem đi kí duyệt để thành chứng từ, thì, đều được

lưu trữ và bảo quản cẩn thận.

Các chứng từ kế toán của những niên độ trước, được phân loại rồi đem

lưu trữ theo đúng quy trình lưu trữ và bảo quản chứng từ của luật kế toán.

Thứ hai: Trong các DN có quy mô vừa và nhỏ, quy trình lưu trữ và bảo

quản chứng từ kế toán, đa phần được DN thực hiện rất cẩu thả và tùy tiện. Kết

quả khảo sát các DN quy mô vừa và nhỏ cho thấy, các chứng từ lập trên giấy,

sau khi phân loại để nhập vào máy tính thông qua phần mềm kế toán thì đem

lưu trữ một cách hổ lốn và luộm thuộm, không thực hiện phân loại trước khi

81

đem lưu trữ; Những chứng từ lập trên máy tính rồi in ra giấy, thường chỉ được

lập thành một liên duy nhất để giao cho khách hàng, kế toán DN chỉ thực hiện

lưu trữ nội dung các chứng từ đó trong máy tính chứ không lưu trữ chứng từ

giấy đã in và kí duyệt theo trình tự.

Bảng 2.4: Kết quả KS việc lưu trữ dữ liệuTại một số DN SXKD, chủ yếu thuộc loại công ty trách nhiệm hữu hạn,

còn hiện tượng lưu trữ hai bộ chứng từ kế toán trong máy với số liệu khác

nhau để phản ánh về cùng một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Trong

hai bộ chứng từ kế toán đó, một bộ ghi đúng, ghi đủ để làm căn cứ hạch toán

nội bộ, bộ còn lại ghi sai để làm báo cáo với cơ quan Thuế. Các DN SXKD

thực hiện cách làm này với mục tiêu chủ yếu là trốn tránh nghĩa vụ thuế với

Nhà nước, thông qua việc ghi tăng chi phí, để ngoài sổ một số nghiệp vụ làm

tăng doanh thu của DN nhằm làm giảm lợi nhuận đến trốn thuế thu nhập DN.

2.2.3. Thực trạng về tổ chức thủ tục kế toán

2.2.3.1. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng

từ kế toán

Việc tổ chức hệ thống chứng từ hợp lí và khoa học để ghi chép và minh

chứng cho các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của DN sẽ quyết định

82

chủ yếu đến chất lượng của HTTT kế toán trong DN. Theo kết quả khảo sát

trên bảng 2.5, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán của các DN có hai

trường phái rõ rệt, một trường phái sử dụng đúng các mẫu chứng từ bắt buộc

và chứng từ hướng dẫn do Nhà nước ban hành (chiếm 63,7%), một trường

phái khác tự thiết kế, tự đặt in chứng từ (chiếm 36,3%).

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về chứng từ kế toán trong DN

Đối với các DN SXKD có tính đặc thù riêng biệt, chẳng hạn như các

DN kinh doanh điện, kinh doanh nước sạch, kinh doanh viễn thông, ... các

chứng từ ghi nhận việc mua bán với khách hàng chỉ là sổ ghi chép số chỉ của

đồng hồ đo ở thời điểm cuối tháng hay tệp dữ liệu trên máy tính với tư cách

nhật kí của các cuộc liên lạc của khách hàng; Các chứng từ thanh toán với

khách hàng cùng với nó sẽ được tính và in ra theo một mẫu đã được đăng

kívới cơ quan Thuế trực tiếp quản lí theo quy định.

83

Đối với các DN tự thiết mẫu chứng từ, DN thường thiết kế mẫu dựa trên

mẫu chung do Nhà nước ban hành, từ đó thêm bớt một số nội dung cần thiết.

Kết quả khảo sát nhóm 25 trên bảng 2.5 cho thấy, đa phần phần hướng thay

đổi của chứng từ tự thiết kế là thêm một số thuộc tính để xác định mã của đối

tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, thay vì mở thêm tài khoản chi tiết cho đối

tượng này; Loại này chiếm 91,9% trong tổng số DN tự thiết kế mẫu chứng từ.

Tuy vậy, các chứng từ KT đều chứa các yếu tố cơ bản được quy định tại

điều 17 của Luật KT, gồm:

- Tên chứng từ;

- Số chứng từ;

- Ngày lập chứng từ;

- Nội dung kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá, thành tiền, ...

- Định khoản kế toán (TK ghi nợ, TK ghi có);

- Chữ kí của những người liên quan.

Trong đa số các DN, việc luân chuyển chứng từ đều đảm bảo trình tự

bắt đầu từ việc lập chứng từ ở bộ phận có trách nhiệm quản lí trực tiếp rồi mới

chuyển đến các bộ phần kế toán liên quan để đánh giá các nghiệp vụ kinh tế -

tài chính phát sinh, phân loại theo tiêu thức đã xác định và tổng hợp dữ liệu.

Việc luân chuyển chứng từ chứng từ trong các DN hiện nay, về cơ bản

là khoa học, hợp lí, và kịp thời nên giảm thiểu hiện tượng ghi trùng lặp, thiếu

sót, gian lận, mất mát chứng từ. Đa phần những DN có được điều này là nhờ

sự trợ giúp của phần mềm kế toán thực hiện trên môi trường mạng máy tính;

Vẫn còn không ít các DN có trình độ ứng dụng CNTT yếu kém vẫn còn chạy

phần mềm kế toán trên các máy đơn lẻ thì việc luân chuyển chứng từ kế toán

còn chồng chéo, dẫn đến lưu trữ, ghi chép trùng lắp, vừa lãng phí vừa không

đảm bảo tính kịp thời và đồng bộ của việc cung cấp thông tin kế toán. Kết

84

quả khảo sát trên bảng 2.5 cho thấy, có 60,6% số DN vẫn tiến hành luân

chuyển chứng từ theo mô hình kế toán thủ công.

2.2.3.2. Tình hình tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là công việc quan

trọng nhất trong toàn bộ chuỗi công việc của công tác tổ chức HTTT KT của

DN. Trên cơ sở “Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất” được Nhà nước ban

hành, DN phải tiến hành lựa chọn các tài khoản cần thiết (TK cấp 1, cấp 2) và

chi tiết hóa các tài khoản đó (cấp 2, cấp 3, ...) để quản lí chi tiết đến từng đối

tượng kế toán, nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lí và điều hành DN.

Khi trình bày thực trạng về tình hình vận dụng hệ thống tài khoản KT

của DN, tác giữ nguyên kết quả khảo sát mà không lược bỏ những TK bị xóa

bỏ hay thay đổi nội dung nhằm xác định đúng hiện trạng của tổ chức HTTT

KT trong DN, dẫu biết rằng chế độ KT đã thay đổi theo thông tư số

200/2014/TT-BTC và được áp dụng từ 01/01/2015. Vấn đề này sẽ được quan

tâm đến trong quá trình hoàn thiện tổ chức HTTT KT ở chương 3 của luận

án.

Kết quả khảo sát tại các DN cho thấy, có hai thực trạng khác biệt khá rõ

nét về tình hình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Thứ nhất, trong các DN có quy mô lớn, sự lựa chọn các tài khoản cần

thiết để sử dụng là đầy đủ và hợp lí, nhưng, việc xây dựng các tài khoản chi

tiết để theo dõi các đối tượng kế toán vẫn chưa đủ so với yêu cầu nâng cao

hiệu quả của công tác quản lí DN. Cụ thể:

- Với TK loại 1: Tài sản lưu động

Các TK 1112, 1122, 1132, 1211, 121, 128, 136,

141 thường không có TK chi tiết để theo dõi từng loại ngoại tệ, mà chỉ

theo dõi thông qua TK 007 – TK ngoài bảng.

TK 131 thường được mở thêm TK chi tiết cấp 2,

cấp 3 để theo dõi chi tiết theo nhóm khách hàng và từng khách hàng cụ

85

thể.

Các TK 136, 138, 141 thường vẫn chỉ sử dụng

thêm các TK cấp 2 như quy định.

TK 152 được đa số các DN xây dựng TK cấp 2 để

theo dõi chi tiết nguyên liệu, vật liệu.

TK 154 mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết

từng nhóm sản phẩm dở dang.

Các TK 155, 156, 157, 158, 159 thường không mở

thêm tài khoản chi tiết.

TK 161 được mở thêm TK cấp 2, cấp 3 để chi tiết

cho chi sự nghiệp năm trước, năm nay và từng nội dung chi.

- Với TK loại 2: Tài sản cố định

Các TK có số hiệu từ 211 đến 229 thường không

xây dựng thêm tài khoản chi tiết.

TK 241 vẫn chỉ có các tài khoản cấp 2, gồm 2411,

2412, 2413 như quy định của Nhà nước. Các TK 242,243, 244 không có

TK cấp 2.

- Với TK loại 3: Nợ phải trả

TK 311 thường mở thêm 2 TK cấp 2 là 3111 và

3112 để theo dõi các khoản vay bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ.

TK 315 thường có thêm TK cấp 2 để xác định

khoản vay của DN.

TK 331 – Phải trả cho người bán thường được xây

dựng thêm TK cấp hai để theo dõi chi tiết cho từng người bán vật tư, hàng

hóa hoặc người nhận thầu xấy dựng cơ bản hay sửa chữa lớn.

Các TK 335 thường không được xây dựng TK cấp

2.

86

TK 336, các DN có mở TK cấp 2, TK cấp 3 để

theo dõi chi tiết từng khoản chi phí phải trả và các đối tượng phải trả

trong nội bộ DN.

Trong các DN xây dựng, TK 337 thường không

mở TK cấp 2.

TK 338 có các TK cấp 2 3381, 3382, ... 3388

Các TK 341, 342 thường không được các DN mở

TK chi tiết.

Với những DN có phát hành trái phiếu, TK 343

thường được xây dựng thêm các TK cấp 2 3431 – Mệnh giá trái phiếu,

3432 – Chiết khấu trái phiếu, 3433 – Phụ trội trái phiếu.

Các TK 344, 347, 351, 352 thường không được

DN xây dựng TK cấp 2.

- Với TK loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu

Các TK 411, 412, 413, 414, 415, 418, 421, 431,

441, các DN thường không xây dựng thêm các TK chi tiết ngoài những

quy định có sẵn trong bảng hệ thống tài khoản thống nhất.

TK 461 được mở thêm các TK cấp 2, 3 tương tự

như TK 161.

TK 466 được mở thêm TK cấp 2 để chi tiết cho

từng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.

- Với TK loại 5: Doanh thu

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ. Tất cả các DN đều xây dựng TK cấp 2, gồm 5111 – Doanh thu bán

hàng hóa, 5112 – Doanh thu bán thành phẩm, 5113 – DT cung cấp dịch

vụ, 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá, 5117 – Doanh thu kinh doanh bất

87

động sản, 5118 - Doanh thu khác. Ngoài ra, một số DN đã mở thêm TK

cấp 3 để theo dõi chi tiết từng hàng hóa, thành phẩm cụ thể.

TK 512 – Doanh thu nội bộ, ở các DN có bán hàng

nội bộ, có sử dụng TK cấp 2 để theo dõi doanh thu bán hàng hóa, thành

phẩm và cung cấp dịch vụ nội bộ.

Các TK 515, 521 thường không được DN mở TK

chi tiết.

TK 531 – Hàng bán bị trả lại, thường được DN

mở thêm TK cấp 2 và cấp 3 để theo dõi chi tiết từng mặt hàng bị trả lại và

chi tiết khách hàng trả lại hàng.

TK 532 – Giảm giá hàng bán thường được DN mở

TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng bị giảm giá.

- Với TK loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh

TK 611, với các DN áp dụng phương pháp kiểm kê

định kì, thường chỉ sử dụng TK cấp 2 là 6111 và 6112 để theo dõi chi tiết

quá trình mua nguyên liệu, vật liệu và hàng hóa.

TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:

Đa số DN có các TK cấp 2 để theo dõi từng loại nguyên vật liệu; Một số

DN mở thêm các TK cấp 3, cấp 4 để theo dõi chi tiết chi phí đến từng

phân xưởng, từng sản phẩm SX.

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Thường

được DN mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng phân xưởng, tổ

đội SX.

TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: Thường

chỉ sử dụng các TK cấp 2 như quy định của Nhà nước.

TK 627 – Chi phí sản xuất chung, ngoài các TK

cấp 2 đã có theo quy định, nhiều DN đã mở thêm TK 6275 – Thuế tài

88

nguyên, TK 6276 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, TK 6279 – Chi phí sản

xuất chung khác.

Trong mỗi TK cấp 2 đã có, một số DN đã mỡ thêm TK cấp 3 để theo

dõi chi tiết các khoản như: Hao hụt nhiên liệu, ăn ca, phòng cháy, bảo vệ,

phát triển khách hàng, ...

TK 631 – Giá thành SX: Trong các DN áp dụng

phương pháp kiểm kê định kì, thường mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi

tiết giá thành từng loại sản phẩm SX trong kì.

TK 632 – Giá vốn hàng bán: Thường được mở

thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm mặt hàng hóa / dịch vụ.

Nhiều DN mở thêm TK cấp 3 để chi tiết cho từng loại sản phẩm/ mặt hàng

sản xuất. Với những DN kinh doanh dịch vụ (ngành điện, ngành viễn

thông, ...) thì có thể kết chuyển chi phí trực tiếp vào TK 911 mà không qua

cần ghi qua TK 632.

TK 635 – Chi phí tài chính: Thường được các DN

mở thêm các TK cấp 2 và cấp 3 tương tự như với TK 515.

TK 641 – Chi phí bán hàng: Ngoài các TK cấp 2

theo quy định, nhiều DN đã mở thêm hai TK cấp 2 là TK 6416 – Chi phí

sửa chữa lớn TSCĐ và TK 6419 – Chi phí bán hàng khác.

TK 642 – Chi phí quản lí DN: Các DN SXKD

thường không mở thêm TK cấp 2 nào ngoài các TK đã có theo quy định

của Nhà nước.

- Với TK loại 7: Thu nhập khác

TK 711 – Thu nhập khác: Đa số DN đều mở thêm

các TK cấp 2 để chi tiết các khoản thu nhập, chẳng hạn: TK 7111 –

Nhượng bán thanh lí, TK 7112 – Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lí xóa sổ

KT, TK 7113 – Thu tiền phạt khách hàng, TK 7114 – Các khoản thuế

được hoàn trả, TK 7115 – Các khoản thưởng của khách hàng không tính

89

trong doanh thu, TK 7116 – Thu nhập từ quà biếu, tặng, ... TK 7119 – Các

khoản thu khác.

- Với TK loại 8: Chi phí khác

TK 811 – Chi phí khác: Các DN thường mở thêm

các TK cấp 2 để chi tiết các khoản chi ngoài dự kiến, chẳng hạn: TK 8111

– Tiền phạt do vi phạm hợp đồng, TK 8112 – Chi phí thu hội các khoản nợ

khó đòi đã xử lí xóa sổ KT, TK 8113 – Chi do bị phạt thuế, TK 8114 –

Chi phí thanh lí tài sản, ..., TK 8119 – Các khoản chi phí khác.

TK 821 – Chi phí thuế thu nhập DN: Các DN chỉ

sử dụng hai TK cấp 2 là TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành và TK

8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại.

- Với TK loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Các DN

đều mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh trong

từng nhóm hàng/sản phẩm đã sản xuất. Một số DN mở thêm các TK cấp 3

để theo dõi chi tiết cho các đối tượng KT là mặt hàng.

- Với TK loại 0: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

TK 001 – Tài sản thuê ngoài: Các DN thường mở

thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho các đối tượng KT là từng tài

sản thuê ngoài.

TK 002 – Vật tư hàng hóa nhận gia công: Các DN

thường mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết khách hàng gửi gia

công; Một số DN mở thêm TK cấp 3 để chi tiết theo từng mặt hàng/vật tư

nhận gia công.

TK 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi, kí

cược: TK khoản này cũng được mở chi tiết tương tự như TK 002.

TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí: Các DN đều mở

thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết đến từng khách hàng, tương tự như đối

90

với TK 131.

TK 007 – Ngoại tệ các loại: Các DN thường mở

TK cấp 2 (TK 0071 và TK 0072) để xác định ngoại tệ là tiền mặt hay tiền

gửi ngân hàng. Ngoài ra, DN còn mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết

từng loại ngoại tệ (ghi nguyên tệ), chẳng hạn: TK 007101 – Tiền mặt bằng

đồng Dollar, TK 007102 – Tiền mặt bằng đồng Euro, TK 007103 – Tiền

mặt bằng đồng Nhân dân tệ,... Để quản lí tiền ngoại tệ, các DN đều có sổ

ghi tỉ giá ngoại tệ từng loại, hàng ngày theo thông báo của liên ngân hàng.

TK 008 – Dự toán chi sự nghiệp, dự án: Nếu DN

nào có liên quan, đều mở chi tiết đến TK cấp 2 để xác định nhóm chi, TK

chi tiết cấp 3 để xác định mục chi.

Thứ hai, trong các DN có quy mô vừa và nhỏ, đa số DN vận dụng hệ

thống TK kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành rất sơ sài và không quan

tâm nhiều đến lợi ích của công tác kế toán đem lại đối với việc quản lí và điều

hành DN. Có nhiều DN, đặc biệt là các DN mang nặng tính “gia đình trị” như

công ty HAMATRA, việc tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán mang tính

hình thức để đối phó với các cơ quan chức năng.

Đa phần với các DN loại này, khi tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản

kế toán, DN chỉ làm một việc là: Lựa chọn một số tài khoản kế toán có sẵn

trong hệ thống để sử dụng mà không phát triển thêm các tài khoản cấp 2, cấp

3, cấp 4, ... để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán cần thiết. Các TK kế

toán thường sử dụng ở loại hình DN này là:

- Với TK loại 1: Tài sản ngắn hạn

TK 111 – Tiền mặt: Chỉ sử dụng hai TK cấp 2 là TK 1111 và TK

1112.

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Chỉ sử dụng hai TK cấp 2 là TK

1121 và TK 1122.

91

TK 131 – Phải thu của khách hàng: Thường chỉ có TK cấp 2 để theo

dõi đến từng khách hàng. Khi lập chứng từ, có khá nhiều DN chỉ dùng đến TK

cấp 1, còn việc theo dõi chi tiết khách hàng được ghi riêng vào một sổ kế toán

chi tiết chuyên dùng.

TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Thường có hai TK cấp 2 theo

quy định là TK 1331 và TK 1332 để theo dõi khoản thuế GTGT được khấu trừ

của hàng hóa và của TSCĐ.

TK 141 – Tạm ứng: Có khoảng 75% số DN được khảo sát có sử

dụng TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng; 25% số DN còn

lại, khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng, chỉ ghi Nợ TK 141, Có TK 1111, thông

tin chi tiết đối tượng tạm ứng được ghi chung vào “Sổ tạm ứng” của DN.

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Chỉ mở TK cấp 2 để chi tiết cho

từng đối tượng nguyên liệu, vật liệu.

TK 153 – Công cụ, dụng cụ: được chi tiết giống như TK 152; Tuy

vậy, còn một số DN được khảo sát coi công cụ, dụng cụ như là một loại

nguyên liệu vật liệu được xuất trong kì kế toán.

TK 154 – Chi phí SXKD dở dang: Đa số DN nhỏ không theo dõi

khoản này và coi như đã hoàn thành trong kì, không tổ chức đánh giá để kết

chuyển chi phí sang kì tiếp theo.

TK 155 – Thành phẩm: DN thường mở TK cấp 2 để theo dõi chi tiết

cho từng thành phẩm nhập và xuất kho sản xuất.

TK 157 – Hàng gửi đi bán: DN thường chỉ mở TK cấp 2 để theo dõi

nơi nhận hàng. Mặt hàng cụ thể gửi đi bán, có DN đã sử dụng TK cấp 3,

nhưng, còn nhiều DN không theo dõi qua TK mà theo dõi qua sổ chi tiết.


92

TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: DN sử dụng các TK cấp 2 như

quy định của Nhà nước, bao gồm TK 2111, TK 2112, TK 2113, TK 2114, TK

2115 và TK 2118.

TK 212 – TSCĐ thuê tài chính: DN mở thêm các TK cấp 2 để theo

dõi chi tiết từng tài sản.

Các TK còn lại trong loại 2: DN thường không mở thêm TK chi tiết.


TK 331 – Phải trả cho người bán: Các DN thường mở thêm TK cấp

2 để theo dõi chi tiết các đối tượng là nhà cung cấp vật tư – hàng hóa hay dịch

vụ.

TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp: Các DN đều sử dụng đầy đủ

các TK cấp 2, từ TK 3331, TK 3332, ... , TK 3339.

TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Các DN chỉ sử dụng các TK cấp

2, từ TK 3381 đến TK 3388 để theo dõi từng khoản phải trả, phải nộp của DN.

Các TK còn lại trong loại 3: Hầu như không mở thêm các TK chi

tiết để theo dõi cụ thể các đối tượng kế toán.

- Với TK loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu

TK 411 – Nguồn vốn chủ sở hữu: Chỉ có ở các công ty cổ phần, TK

này được mở chi tiết đến cấp 2 để xác định nhóm nguồn gốc của vốn chủ sở

hữu; Một số DN có mở thêm TK cấp 3 cho TK 4111 – vốn đầu tư của chủ sở

hữu, để theo dõi chi tiết từng cổ đông góp cổ phần cho DN.

Các TK khác còn lại trong loại 4: Chỉ sử dụng theo quy định của

Nhà nước mà không mở thêm tài khoản chi tiết.

- Với TK loại 5: Doanh thu

93

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Ngoài các TK

cấp 2 theo quy định của Nhà nước, một số DN mở thêm TK cấp 3 cho hai tài

khoản là: TK 5111 và TK 5112 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng/ thành

phẩm mà DN đã cung cấp.

Các TK khác còn lại trong loại 5: Hầu hết các DN không mở thêm

TK chi tiết ngoài quy định của Nhà nước.

- Với TK loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh

TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Các DN thường

mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng nguyên liệu, vật liệu cấu

thành chi phí.

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Các DN thường mở TK cấp 2

để theo dõi chi tiết cho từng phân xưởng, tổ đội sản xuất.

Các TK khác còn lại trong loại 6: Hầu hết các DN đều không mở

thêm các TK chi tiết ngoài quy định của Nhà nước.

- Với các TK loại 7, loại 8 và loại 9: Hầu hết các DN quy mô vừa và

nhỏ thường không mở thêm các TK chi tiết ngoài quy định của Nhà nước, để

phục vụ cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng. Trong một vài DN, đối với

TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, có mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi

tiết kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng/ mặt hàng.

- Với TK loại 0: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

Ngoại trừ TK 007 – Ngoại tệ các loại, được mở chi tiết để theo dõi chi

tiết từng loại ngoại tệ, các TK khác hầu như không được DN sử dụng, hoặc,

nếu có thì không xây dựng thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết các đối

tượng kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lí và điều hành DN.

2.2.3.3.Thực trạng tổ chức hình thức sổ kế toán

94

Tổ chức hình thức sổ kế toán cho DN là việc xác định hệ thống sổ kế

toán cùng với mối quan hệ giữa các sổ đó với tư cách là các tài liệu trung gian,

để ghi chép lại nội dung các chứng từ sau khi đã phân loại. Mỗi bộ sổ kế toán

sẽ đặc trưng cho một hình thức kế toán, đồng thời sẽ quy định trình tự ghi sổ

đối với hình thức đó. Theo chế độ kế toán trước 01/01/2015, có bốn hình sổ

thức kế toán: Hình thức sổ nhật kí chung, hình thức sổ nhật kí sổ cái, hình

thức sổ chứng từ ghi sổ, hình thức sổ nhật kí - chứng từ. Hình thức kế toán

trên máy vi tính không có hệ thống sổ KT riêng nên bắt buộc phải sử dụng hệ

thống sổ của một trong bốn hình thức trên. Mỗi hình thức sổ kế toán có những

ưu, nhược điểm riêng; DN căn cứ vào tình hình thực tế của mình để lựa chọn

một hình thức sổ kế toán thích hợp.

Trong điều kiện hiện nay, các DN, dù có quy mô lớn, vừa hay nhỏ, đều

sử dụng máy tính nên hình thức kế toán duy nhất mà tất cả các DN SXKD lựa

chọn là hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán máy không lấy thông tin từ

các sổ kế toán, mà lấy thông tin trực tiếp từ chứng từ kế toán để lập các báo

cáo kế toán. Sổ kế toán, nếu có, chỉ là các sản phẩm đầu ra của HTTT KT, có

khuôn mẫu được quy định trước; Thông tin trên sổ được lấy từ các chứng từ

kế toán – tương tự các báo cáo kế toán. Điều ấy cho thấy, hình thức kế toán

máy không phải là một hình thức kế toán theo đúng nghĩa của nó. Kết quả

khảo sát trên bảng 2.6 cho thấy, việc xác định hình thức kế toán máy ở các

DN SXKD chưa thống nhất: Mặc dù các DN đều sử dụng hình thức kế toán

máy, nhưng chỉ có 56,7% xác định DN mình sử dụng hình thức này; Số DN

còn lại, chủ yếu xác định sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chung (31,6%),

đồng thời, 93,4% số DN xác định hình thức KT Nhật kí chung đáp ứng được

nhu cầu quản lí của DN ; Hình thức Nhật kí chứng từ hầu như không được DN

sử dụng (chỉ chiếm 1,7%).

95

Bảng 2.6: Kết quả KS về hình thức sổ kế toán

Tuy vậy, mỗi phần mềm kế toán mà các DN SXKD đang sử dụng đều

có những hạn chế nhất định và tất yếu không thể xác định trước tất cả mọi nhu

cầu cung cấp thông tin cho quá trình quản lí và điều hành DN. Điều đó bắt

buộc các DN đều phải lựa chọn một hình thức sổ kế toán theo đúng nghĩa là

một trong bốn hình thức sổ: Nhật kí sổ cái, nhật kí chung, chứng từ ghi sổ,

nhật kí-chứng từ, để từ đó có một bộ sổ kế toán tương ứng. Những thông tin

mà phần mềm kế toán được DN lựa chọn sử dụng chưa có chức năng cung

cấp, kế toán sẽ phải nhặt ra từ các sổ kế toán được in ra từ HTTT kế toán để

hoàn thành chức năng cung cấp thông tin KT, phục vụ quản lí và điều hành

DN.

Bộ sổ kế toán được lựa chọn phổ biến nhất trong các DN SXKD hiện

nay là bộ sổ của hình thức sổ Nhật kí chung (khoảng 80%); Cũng có một số ít

DN sử dụng hình thức sổ Nhật kí - chứng từ (khoảng 2%). Đây là số liệu

nhận định trong hồ sơ quản trị mối quan hệ khách hàng của các nhà chuyên

cung cấp các sản phẩm phần mềm kế toán cho DN tại Việt Nam, như: Misa,

96

Fast, Effect, Bravo, MeliaSoft, AdSoft, KTSYS, AccNet, ... Microsoft Money,

QuickBook, Solomon, Sirius, AccPac, MAS90, ...

Trong quy trình kế toán máy, sổ kế toán không phải là căn cứ để lập báo

cáo kế toán mà nó cùng với báo cáo kế toán, tạo thành hai bộ phận bình đẳng,

ngang hàng khi cấu thành đầu ra của HTTT kế toán. Trong kế toán máy, sổ kế

toán, một mặt là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu các số liệu kế toán; Mặt khác,

sổ kế toán là căn cứ để lập các báo cáo kế toán chi tiết còn thiếu do việc đặt

bài toán chưa phổ quát để đưa vào phần mềm xử lí.

Hiện nay, hầu hết các DN đều sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên

việc mô phỏng một hình thức sổ kế toán thủ công, nhằm tạo ra một bộ sổ kế

toán theo quy định của hình thức sổ kế toán đã chọn. Có bốn hình thức sổ kế

toán thủ công, nhưng, hình thức sổ kế toán Nhật kí chung được 93,4 % các

DN lựa chọn và cho là phù hợp.

Tất cả các mẫu sổ của các hình thức sổ kế toán đều được Nhà nước ban

hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 thay thế Chế độ

kế toán DN ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-

1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại sổ kế toán sau đây:

- Đối với các DN áp dụng hình thức sổ kế toán nhật kí chung, các sổ kế

toán chủ yếu được mở bao gồm:

Sổ nhật kí chung;

Các sổ nhật kí đặc biệt (nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng, nhật kí

thu tiền, nhật kí chi tiền, ...);

Sổ cái các tài khoản;

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;

Các bảng tổng hợp chi tiết.

97

- Đối với các DN áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, các sổ kế

toán chủ yếu được mở bao gồm:

Sổ chứng từ ghi sổ;

Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ;

Sổ cái;

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;

Các bảng tổng hợp chi tiết.

Bảng 2.7: Kết quả KS về in sổ kế toán

Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy, các DN hiện nay có ba xu

hướng tổ chức hệ thống sổ kế toán sau đây:

Một là, trong các DN có quy mô lớn: Các DN thuộc loại này thường là các

Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, các DN SXKD tổ chức theo mô hình

công ty mẹ - con,... Tại các DN này, tổng số sổ kế toán được sử dụng rất

nhiều; Đa phần các DN sử dụng trên dưới 60 mẫu sổ kế toán, chẳng hạn: Tập

đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) sử dụng 67 mẫu sổ kế toán,

Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) sử dụng 62 mẫu sổ kế toán, Tổng công ty

Sông Đà sử dụng 60 mẫu sổ kế toán, ... trong đó, có những mẫu sổ mang tính

bắt buộc theo quy định của Nhà nước, có những mẫu sổ mang tính hướng dẫn

của Nhà nước, những mẫu sổ còn lại được thiết kế theo hướng dẫn riêng của

ngành nghề kinh doanh và của của DN.

98

Một điểm riêng biệt mà các DN loại này hiện có là toàn bộ công tác kế

toán được tổ chức thực hiện nhờ các PMKT viết theo đơn đặt hàng với các

công ty phần mềm, được triển khai và bảo trì thống nhất từ trên xuống dưới

một cách thống nhất trong các đơn vị trực thuộc và đơn vị thành viên. PMKT

mà các đơn này sử dụng đều được thiết kế theo hướng mô phỏng đầy đủ quy

trình ghi sổ kế toán của hình thức sổ kế toán nhật kí chung hoặc theo hình

thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, đưa ra đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy

định; Có khả năng cung cấp thông tin tổng thể mọi lúc, mọi nơi, quản trị đầy

đủ dòng luân chuyển thông tin giữa các bộ phận chức năng, giữa các đơn vị

trong DN.

Hai là, trong các DN có quy mô vừa: Nhìn chung, các DN có quy mô

vừa đều sử dụng hình thức kế toán máy, nhưng, do yêu cầu của công tác quản

lí và điều hành DN, số lượng mẫu sổ kế toán được thiết kế và sử dụng chưa

nhiều. Qua quá trình khảo sát, đa số các công ty loại này sử dụng khoảng 25-

40 mẫu sổ, thẻ và bảng biểu kế toán, trong đó, các sổ kế toán mang tính chất

bắt buộc của Nhà nước đều được thực hiện đúng quy định; Các sổ kế toán

mang tính hướng dẫn của Nhà nước, thường không được sử dụng triệt để và

áp dụng ít; Các sổ kế toán để phục vụ công tác kế toán quản trị chỉ được mở

cho một số nghiệp vụ kinh tế - tài chính tiêu biểu, thường gặp. Chẳng hạn

như, các sổ phục vụ kế toán quản trị chi phí, kế toán quản trị bán hàng.

Trong các DN có vốn đầu tư nước ngoài (công ty liên doanh liên kết,

các công ty con của tập đoàn đa quốc gia), như công ty Panasonic, công ty

Samsung, công ty LG, công ty Honda, công ty Toyota, ... mặc dù phải lập hệ

thống BCTC và báo cáo quản trị bằng hai thứ tiếng: Tiếng Việt Nam và tiếng

bản địa (tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc, tiếng Trung quốc, ...), nhưng hệ thống sổ

kế toán hiện nay ở những DN loại này vẫn chỉ được thiết kế bằng tiếng Việt

Nam.

99

Ba là, trong các DN có quy mô nhỏ: Hệ thống sổ kế toán cũng được lựa

chọn từ một trong hai bộ sổ của hình thức số kế toán nhật kí chung hoặc

chứng từ ghi sổ, nhưng, các DN có quy mô nhỏ thường chỉ mở một số sổ kế

toán cơ bản nhất do Nhà nước quy định mang tính bắt buộc; Các mẫu sổ kế

toán mang tính hướng dẫn rất ít được sử dụng; Các sổ kế toán phục vụ cho

mục đích cung cấp thông tin quản trị DN thì hầu như không được DN sử

dụng.

2.2.3.4. Thực trạng về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Qua khảo sát, các DN hiện nay đều tiến hành tổ chức vận dụng hệ thống

BCTC định kì theo quy định chung của Nhà nước ban hành tại quyết định số

15/2006-TC/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 thay thế cho quyết định

1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các báo

cáo mà mỗi DN phải lập bao gồm:

Các BCTC, loại này bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN);

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN);

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN);

- Thuyết minh BCTC (Mẫu B09-DN).

Riêng “Báo cáo cáo lưu chuyển tiền tệ”, đối với các DN nhỏ và vừa

theo quy định của chế độ KT DN nhỏ và vừa (ban hành theo quyết định số

49/2006/QĐ-BTC), mặc dù chưa được Nhà nước quy định là loại báo cáo bắt

buộc nhưng các DN lớn đều tiến hành lập; một số DN quy mô nhỏ và vừa

không tiến hành lập. Xét về lí do không lập báo cáo này, các DN cho rằng:

Một mặt do tính không bắt buộc mà việc lập báo cáo lại tương đối phức tạp và

rất khó lập báo cáo tự động trên máy tính thông qua PMKT, mặt khác, do DN

không thấy hết ý nghĩa, tác dụng của báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong quá

trình quản lí các dòng tiền của DN.

100

Bảng 2.8: Kết quả KS về báo cáo kế toán

Trong các DN hoạt động theo mô hình tập đoàn có công ty mẹ-con, còn

một loại báo cáo rất đặc thù, đó là “BCTC hợp nhất" theo quy định của quyết

định số 15/2006/QĐ-BTC dành cho mô hình tập kinh tế tập đoàn. Đối với các

DN hoạt động theo mô hình này, khi hợp nhất BCTC, bắt buộc phải điều

chỉnh lại đảm bảo phải áp dụng thống nhất chính sách kế toán, ước tính kế

toán đang áp dụng, đồng nhất thời điểm lập báo cáo, đồng nhất phương pháp

tính giá, phương pháp tính toán các chỉ tiêu, ...

Các báo cáo nội bộ và báo cáo kế toán chi tiết được thiết kế theo

yêu cầu của từng DN, bao gồm:

- Báo cáo chi phí, giá thành;

- Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư;

- Báo cáo tăng giảm Tài sản cố định;

- Báo cáo tình hình lao động tiền lương và các khoản trích theo lương;

- Báo cáo tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, tiền tạm ứng;

- Báo cáo chi tiết phải thu của khách hàng;

- Báo cáo phải trả cho người bán;

- Báo cáo doanh thu;

..............

101

Đối với loại báo cáo này, các DN đều tổ chức vận dụng một cách độc lập

nên có sự khác nhau về số lượng, hình thức mẫu biểu và nội dung các chỉ tiêu

báo cáo. Trong các DN nhỏ, các PMKT thường được đi mua từ các công ty

chuyên cung cấp PMKT, nhưng có thể có sự điều chỉnh theo yêu cầu, nên, có

thể cùng sử dụng một PMKT nhưng số lượng và hình thức mẫu sổ kế toán vẫn

khác nhau. Ngoài ra, các PMKT hiện nay đều thiết kế báo cáo theo hướng mở

thông qua việc kết xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu ra các bảng tính Excel, để từ

đó, kế toán có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác ngoài khả năng cung ứng

của PMKT, nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ và có ích hơn cho việc

quản lí và điều hành DN của các nhà quản lí.

2.2.3.5. Thực trạng về tổ chức kiểm tra kế toán

Trong các DN SXKD hiện nay, việc tổ chức kiểm tra KT được thực hiện

không đồng đều giữa các DN có quy mô khác nhau.

- Với những DN quy mô lớn, việc kiểm tra KT được thực hiện bởi hai bộ

phận: Bộ phận kế toán, bộ phận kiểm toán nội bộ để xác nhận tính đúng đắn,

hợp lệ của toàn bộ quá trình cung cấp thông tin kế toán.

Quá trình kiểm tra kế toán được thực hiện bởi chính bộ phận kế toán của

DN ở các DN quy mô lớn được thực hiện bao gồm các khâu: Kiểm soát các

chứng từ về tính đúng đắn và tính hợp lệ; Tiếp theo là khâu đối chiếu giữa các

sổ tổng hợp với sổ chi tiết, sổ tổng hợp với các BCTC, sổ chi tiết với các báo

cáo chi tiết của đơn vị. Nếu xác định sai sót, cán bộ kiểm tra kế toán yêu cầu

bộ phận kế toán liên quan tiến hành rà soát lại để điều chỉnh rồi lập lại sổ và

báo cáo khác để thay thế. Trong điều kiện sử dụng PMKT tại các đơn vị,

không có khâu chữa sổ kế toán. Quá trình này được thực hiện ngay tại thời

điểm phát sinh các tài liệu kế toán trong quá trình thực hiện công tác kế toán

của DN SXKD.

Quá trình kiểm tra kế toán được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ

của DN ở các DN quy mô lớn được thực hiện cũng bao gồm các khâu giống

với quá trình kiểm tra của bộ phận kế toán, nhưng, ở thời điểm cuối một kì lập

102

báo cáo. Trong kì kế toán, bộ phận kiểm toán nội bộ có trách nhiệm hướng

dẫn các phân hệ kế toán thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ và chính sách

kế toán của Nhà nước.

Ngoài ra, đa số các DN lớn còn tiến hành thuê kiểm toán độc lập để xác

nhận tính đúng đắn của các BCTC, đồng thời làm tư vấn cho HTTT KT của

DN thực hiện công tác kế toán có hiệu quả hơn.

- Với những DN quy mô vừa và nhỏ, việc kiểm tra KT thường chỉ được

chính bộ phận kế toán thực hiện với trình tự tiến hành tương tự tại các DN quy

mô lớn. Việc xác nhận tính đúng đắn, hợp lệ của toàn bộ quá trình cung cấp

thông tin kế toán.

Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ được tổ chức ở một số ít DN có quy mô

vừa và hoạt động theo phương thức giống như ở các DN quy mô lớn; Các DN

quy mô nhỏ và siêu nhỏ (xác định theo nghị định 56/2009), hầu như không có

bộ phận kiểm toán nội bộ.

Trong các DN quy mô vừa và nhỏ, hầu như không có sự kiểm tra, xác

nhận và tư vấn của các công ty kiểm toán độc lập.

Trong tất cả các DN SXKD, ngoài hệ thống kiểm tra kế toán của DN,

còn có sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng, như: Cơ quan Thuế,

cơ quan Kiểm toán nhà nước, cơ quan Thanh tra, ...

2.2.4. Thực trạng hệ thống phần cứng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Trong giai đoạn hiện nay, việc trang bị máy tính để phục vụ công tác

quản lí và điều hành DN không còn là điều xa xỉ, chạy theo công nghệ mà là

một yêu cầu thực tế khách quan để giúp DN nâng cao hiệu quả của công tác

quản lí và điều hành DN.

Qua kết quả khảo sát thực tế các DN SXKD hiện nay ở Việt Nam (xem

bảng 2.9 dưới đây), tất cả các DN đều đã sử dụng máy tính để phục vụ công

tác quản lí và điều hành DN, thậm chí, 100% DN đã kết nối Internet. Hệ thống

103

phần cứng ở các DN SXKD hiện nay thường được tổ chức sử dụng với tư

cách là các máy tính cá nhân hoặc kết nối thành hệ thống mạng máy tính, tùy

theo tính chất công việc của DN. Hệ thống mạng máy tính trong DN thường

được thiết lập khi doanh nghiệp gặp các tình huống sau:

• Có từ hai máy tính trở lên;

• Có đội ngũ nhân viên làm việc cơ động;

• Có nhu cầu chia sẻ thông tin giữa các máy tính của nhân viên;

• Có nhu cầu lưu trữ và bảo mật dữ liệu tập trung.

Bảng 2.9: Kết quả KS hệ thống phần cứng máy tính

Trong các DN quy mô lớn hiện nay, hầu hết các máy tính đều được kết

nối thành mạng máy tính thông qua một máy chủ DN. Những DN quy mô lớn,

khi tổ chức mạng máy tính thường chia máy chủ thành máy chủ web, máy chủ

104

http://vi.wikipedia.org/wiki/M%C3%A1y_ch%E1%BB%A7

http://vi.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web

in ấn, và máy chủ cơ sở dữ liệu. Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ

doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây

thiệt hại hơn cả việc mua mới hoặc cài đặt mới hệ thống. Các máy chủ hiện

đang được các DN lớn lựa chọn thường là các máy chủ IBM, HP, Supermicro,

LifeCom, Dell. Hệ thống mạng trong DN quy mô lớn thường tích hợp rất

nhiều khả năng để nâng cao hiệu quả sử dụng thông qua việc kết nối với mạng

Internet.

Đi đôi với hệ thống mạng máy tính, các DN đã giảm thiểu văn bản giấy

tờ không cần thiết. Nguồn thông tin được lưu trữ tập trung trên máy chủ, từ đó

có điều kiện để bảo mật, sao lưu, phục hồi và cung cấp thông tin tốt hơn vì đã

có sự chuyên môn hóa mang đặc tính chuyên nghiệp trong từng khâu của quá

trình sử dụng, vận hành và phát triển HTTT của doanh nghiệp; Đã có 49,4%

số DN đã sử dụng dịch vụ thuê ngoài về lưu trữ dữ liệu và 29,1% sử dụng

dịch vụ điện toán đám mây. Đây là những dịch vụ công nghệ cao trong ứng

dụng CNTT phục vụ quản lí và điều hành DN.

Trong các DN có quy mô vừa và nhỏ, đặc trưng chủ yếu của hệ thống

phần cứng là các máy tính cá nhân: Có 50,6% chưa sử dụng dịch vụ lưu trữ

thuê ngoài và 70,9% chưa sử dụng dịch vụ điện toán đám mây. Các máy tính

trong DN dù đều kết nối Internet, nhưng, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tìm

kiếm thông tin và giải trí của nhân viên, chưa thực sự là một mạng máy tính

để đem đến một giải pháp đồng bộ trong HTTT quản lí của DN. Trong các

DN loại này, việc sử dụng hệ thống máy tính chưa mang lại nhiều kết quả như

tự thân nó có thể có. Người ta sử dụng máy tính nhưng không có một giải

pháp sử dụng đồng bộ giữa các khâu, các phân hệ, chưa có một quy trình khai

thác máy tính được thiết kế hợp lí; Máy tính vẫn chỉ là một công cụ tính toán

đơn thuần, chưa trở thành một cộng sự đắc lực của con người, bởi vì, các hệ

thống máy tính được sử dụng như một thành phần của HTTT cá nhân.

105

http://vi.wikipedia.org/wiki/C%C6%A1_s%E1%BB%9F_d%E1%BB%AF_li%E1%BB%87u

http://vi.wikipedia.org/wiki/M%C3%A1y_in

Tuy vậy, trong quá trình khảo sát, tác giả thấy có một số DN quy mô

vừa (chiếm tỉ lệ không nhiều trong tổng số DN đã khảo sát) đã phát triển vượt

qua HTTT cá nhân để xây dựng HTTT nhóm cho các nhóm làm việc: HTTT

kế toán, HTTT marketing, HTTT bán hàng, HTTT nhân sự, HTTT vật tư hàng

hóa, ...

2.2.5. Thực trạng tổ chức phần mềm kế toán trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

2.2.5.1. Tình hình lựa chọn phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp

sản xuất kinh doanh

Để thực hiện công tác kế toán trên máy tính, mỗi DN phải lựa chọn cho

mình một hệ thống phần mềm tương thích. Một hệ thống phần mềm trên máy

tính bao gồm ba mức: Hệ điều hành, các chương trình hệ thống chuyên dụng

và phần mềm ứng dụng. Trong quá trình khảo sát tại các DN, tác giả nhận

thấy, các DN có ba xu hướng lựa chọn phần mềm sau đây:

Một là, nhóm các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức cao. Nhóm này

thường gồm các DN lớn và một số DN liên doanh. Hệ thống máy tính thường

được nối thành một mạng LAN và kết nối với InterNet ; Các máy chủ có thể

được phân chia khá rõ ràng thành máy chủ dữ liệu, máy chủ in ấn, máy chủ

Web, máy chủ Mail, ... Phần mềm máy tính mà các DN thường lựa chọn là:

- Với hệ điều hành, các DN lựa chọn sử dụng Windows Server (2008

hoặc 2012) là chủ yếu, có không nhiều DN lựa chọn sử dụng Unix cho hệ

thống máy chủ; Với các máy tính đóng vai trò là thiết bị đầu - cuối, hệ điều

hành chủ yếu được cài đặt là Windows XP hoặc Windows 7, Windows 8.

- Với các phần mềm hệ thống chuyên dụng, đa phần các DN lựa chọn hệ

quản trị CSDL là SQL Server của hãng MicroSoft kết hợp với ngôn ngữ lập

trình .NET hoặc C# và công cụ tạo báo cáo Crystal Report. Các DN đặc biệt

ưu tiên cho tính bảo mật trên mạng diện rộng hoặc toàn cầu (ngân hàng, hàng

106

không, viễn thông) – số này không nhiều, thì thường lựa chọn phần mềm hệ

thống của ORACLE với đầu tư ban đầu cho CNTT lên tới hàng chục triệu

USD.

- Với phần mềm ứng dụng – phần mềm kế toán, các DN lớn thường đặt

hàng của các công ty phần mềm ở trong hay ngoài nước, nên chúng thường

mang tính đặc thù và là sản phẩm đơn chiếc. Các PMKT này thường được tích

hợp chung trong HTTT của DN để tạo thành một giải pháp tổng thể.

Hai là, nhóm các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức trung bình. Hệ

thống máy tính thường được nối thành một mạng LAN và có thể kết nối với

Internet ; Các máy chủ thường bao gồm hai máy song song để đảm bảo tính

ổn định. Phần mềm máy tính mà các DN thường lựa chọn là:

- Với hệ điều hành, các DN lựa chọn sử dụng Windows Server (2008

hoặc 2012) là chủ yếu, có rất ít DN lựa chọn sử dụng Unix cho hệ thống máy

chủ; Với các máy tính đóng vai trò là thiết bị đầu - cuối, hệ điều hành chủ yếu

được cài đặt là Windows XP hoặc Windows 7, Windows 8.


quản trị cơ sở dữ liệu là SQL Server của hãng MicroSoft kết hợp với ngôn

ngữ lập trình .NET hoặc C# và công cụ tạo báo cáo Crystal Report.

- Với phần mềm ứng dụng – phần mềm kế toán, các DN loại này có thể

đặt hàng của các DN phần mềm trong nước, như MISA, FAST, BRAVO,

MeliaSoft,... Các PMKT này thường được cái đặt trên máy chủ của mạng

LAN và phân quyền cho mỗi người sử dụng ở các thiết bị đầu-cuối. Các

PMKT này hầu như chưa thực hiện theo mô hình giải pháp tổng thể (kết quả

khảo sát tại bảng 2.10) sau đây:

107

Bảng 2.10: Kết quả KS về lựa chọn PMKTBa là, nhóm các DN ứng dụng CNTT mức thấp. Nhóm này bao gồm hầu

hết các DN quy mô vừa và nhỏ. Hệ thống máy tính thường không được nối

mạng, hoặc, có nối mạng thì đấu thành mạng ngang hàng (không phải mạng

LAN). Phần mềm máy tính mà các DN thường lựa chọn là:

- Với hệ điều hành, chủ yếu được cài đặt là Windows XP hoặc Windows

7, Windows 8.


quản trị cơ sở dữ liệu là Visual FoxPro, một số ít DN sử dụng SQL Server

2008 / 2012.

- Với phần mềm kế toán, các DN nhóm này thường mua các sản phẩm

đóng gói trên thị trường phần mềm của các DN phần mềm trong nước sản

xuất hàng loạt.

Một thực trạng đáng báo động của các DN Việt Nam về việc lựa chọn

các phần mềm lậu, không có bản quyền, bán trôi nổi trên thị trường. Tổ chức

BSA sau cuộc khảo sát 22.000 DN và 2.000 nhà quản lí CNTT năm 2013 đã

công bố thông tin: Có 81% đối tượng sử dụng phần mềm không có bản quyền,

64% đối tượng cho biết khả năng bị tin tặc truy cập máy tính trái phép và 59%

lo ngại mất mát dữ liệu.

2.2.5.2. Tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh hiện nay

Kết quả khảo sát tình hình sử dụng PMKT ở DN SXKD ở bảng 2.11

cho thấy: Có 61,2% số DN sử dụng PMKT như một sản phẩm độc lập được

108

dùng riêng trong HTTT kế toán, 33,8% số DN SXKD đã sử dụng PMKT được

tích hợp chung trong HTTT của DN. Độ hài lòng cao về PMKT là 65%, về

nhà cung cấp PMKT 68,5%. Mức độ không hài lòng là 0% bởi DN đã chấp

nhận mua sản phẩm.

Bảng 2.11:Kết quả KS tình hình sử dụng PMKT

109

Đi đôi với tình trạng lựa chọn hệ thống phần mềm máy tính và phần

mềm kế toán cho DN, tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các DN tại Việt

Nam hiện nay cũng được chia thành ba nhóm sau đây:

Nhóm thứ nhất: Các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức cao. Ở các

DN này, HTTT quản lí DN được chi thành ba cấp độ rõ ràng: HTTT cá nhân,

HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp. Người sử dụng phần mềm kế toán trong

DN là những kế toán viên và những đối tượng sử dụng thông tin kế toán với

những quyền truy nhập hệ thống khác nhau đi kèm với quyền khai thác và sử

dụng phần mềm khác nhau. Trong ba chức năng đối với HTTT kế toán, kế

toán viên trong DN chỉ thực hiện một chức năng là sử dụng HTTT, còn chức

năng phát triển HTTT được DN thuê ngoài, chức năng vận hành HTTT được

đảm trách bởi các nhà chuyên nghiệp về CNTT.

Nhìn chung, HTTT kế toán trong nhóm DN này phát huy khá nhiều ưu

điểm và lợi thế của HTTT máy tính để cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin

kế toán thông qua các báo cáo kế toán để giúp nhà quản lí có những quyết

định tốt hơn cho DN, mặt khác, làm giảm đáng kể chi phí hạch toán, tăng

đáng kể tiện ích cho mọi đối tượng liên quan thông qua việc truy cập từ xa,

cung cấp thông tin qua bản in, trên trang Web được truy cập qua máy tính hay

các điện thoại di động thông minh.

Nhóm thứ hai: Các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức trung bình.

Nhóm các DN này, mặc dù có thể có hệ thống mạng LAN nhưng không triển

khai kết nối với Internet nên khả năng cung cấp thông tin cho các đối tượng sử

dụng thông tin kế toán còn hạn chế bởi khoảng cách địa lí. Trong ba chức

năng với HTTT, bộ phận kế toán của DN phải đảm trách hai chức năng là vận

hành và sử dụng HTTT kế toán.

110

Cán bộ kế toán của các DN thuộc nhóm này, về cơ bản, sử dụng tốt các

phần mềm để tổ chức hạch toán kế toán trên máy tính, nhưng, chỉ với hệ thống

mạng LAN của DN, HTTT kế toán chỉ có thể cung cấp thông tin cho cán bộ

quản lí thông qua trang in hay màn hình máy tính.

Nhóm thứ ba: Các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức thấp. Các

DN thuộc nhóm này, mặc dù được trang bị phần mềm kế toán (dạng hàng

chợ), nhưng ở nhiều DN, cán bộ kế toán còn chưa nắm vững toàn bộ quy trình

khai thác phần mềm kế toán cũng như các nghiệp vụ kế toán; Họ chỉ quan tâm

đến một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán để qua mặt các cơ quan chức năng

trong quá trình kiểm tra và quyết toán thuế.

Số lượng báo cáo mà kế toán cung cấp ít đến mức không thể ít hơn và

chủ yếu là các BCTC tối thiểu (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh

doanh). Có một số DN, nhất là DN tư nhân còn sử dụng hai hệ thống hạch

toán kế toán với hai bộ số liệu ghi chép khác nhau về cùng một nghiệp vụ kinh

tế - tài chính phát sinh.

111

Bảng 2.12: Kết quả KS nguyên nhân triển khai PMKTQua kết quả khảo sát trên bảng 2.12, có 83,2% số DN xác định gặp khó

khăn đối với PMKT đang sử dụng do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau, chứ

không phải chỉ do một nguyên nhân đơn lẻ gây ra, trong đó có hai nguyên

nhân đơn lẻ được nhiều DN xác định là: Do thiếu nhân lực có trình độ về

CNTT (11,7%), do chi phí tốn kém (15,2%).

Khi xác định về nguyên nhân chưa triển khai PMKT, có 52,9% số DN

xác định do DN chưa quan tâm đến công tác kế toán; 58,9% số DN xác định

do vấn đề kinh phí; 27,7% số DN xác định do thiếu nguồn nhân lực CNTT và

48,7% số DN xác định do nhiều nguyên nhân khác.

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT NAM


2.3.1. Về tổ chức con người

Các DN có quy mô lớn và vừa đã hình thành một đội ngũ cán bộ kế

toán khá thông thạo công việc. Các DN có quy mô nhỏ thường có đội ngũ cán

bộ kế toán yếu kém. Nguyên nhân của tình trạng này, chủ yếu là do sinh viên

112

sau khi ra trường rất yếu về ngoại ngữ, họ mới biết đọc tài liệu, nghiên cứu tài

liệu, còn các kĩ năng nghe, nói thực hành đều rất yếu. Như vậy, ngay tại sân

nhà, đội ngũ này cũng chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường trong nước.

Trong xu thế toàn cầu hóa, kế toán sẽ phải xử lí các vấn đề về mở rộng,

cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn và đưa ra các ý kiến tư vấn thông minh hơn

cho ban lãnh đạo, người cán bộ kế toán đã có sự thay đổi vai trò của mình

trong nền kinh tế bắt nguồn từ tính chất phức tạp của các giao dịch làm phát

sinh nhu cầu cao hơn về kế toán đạt chuẩn.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, bộ máy kế toán có thể tổ chức theo

bất kì mô hình nào (tập trung, phân tán hay hỗn hợp) vì hệ thống mạng máy

tính cho phép xóa bỏ mọi khó khăn về khoảng cách.

2.3.2. Về tổ chức dữ liệu kế toán

2.3.2.1. Về tổ chức thu thập dữ liệu kế toán

Khi ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, quy trình thực hiện không

giống khi thực hiện kế toán thủ công. Trong quy trình kế toán thủ công, khi có

một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, cán bộ kế toán lập chứng từ để ghi

nhận, sau đó, phân loại chứng từ để ghi vào các sổ kế toán cấn thiết. Với

những nghiệp vụ xuất hiện nhiều lần, cần theo dõi trong điểm, kế toán ghi vào

những sổ nhật kí chuyên dùng; Từ các sổ kế toán (bao gồm sổ cái và các sổ

chuyên dùng), kế toán nhặt số liệu để lập các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi

tiết. Trên máy tính, khi sử dụng phần mềm kế toán, người ta đưa dữ liệu vào

các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của máy, sau đó, cả báo cáo kế toán và sổ

kế toán đều được chiết suất ra từ cơ sở dữ liệu trong máy tính với tư cách bình

đẳng, cùng là sản phầm đầu ra của HTTT kế toán.

Để nâng cao hiệu quả của HTTT kế toán, việc thu thập và ghi chép dữ

liệu kế toán cần phải cải tiến theo hướng tận dụng tối đa hệ thống mạng máy

tính sẵn có của DN bằng cách bổ sung thêm các thiết bị ngoại vi để thu nhận

113

thông tin trực tiếp từ các hệ thống nghiệp máy vụ, giảm đến mức tối đa việc

lập chứng từ kế toán trên giấy, để, một mặt giảm chi phí hạch toán kế toán,

mặt khác làm tăng độ tin cậy của dữ liệu kế toán.

2.3.2.2 . Về tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán

Việc nhập liệu hiện nay ở các DN nhỏ và vừa hầu như chưa có quy xác

định người chịu trách nhiệm nhập chứng từ, vẫn thực hiện theo truyền thống

của quy trình luân chuyển chứng từ đến đâu thì bộ phận KT ghi đến đó. Bản

chất là nhầm lẫn giữa chứng từ máy và sổ KT. Sau khi nhập xong thì không

tiến hành đối chiếu giữa chứng từ máy và chứng từ gốc.

2.3.2.3. Về tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán

Tất cả các dữ liệu kế toán của DN đều được DN lưu trữ, tuy nhiên, các

DN có quy mô lớn, việc tổ chức lưu trữ dữ liệu KT có quy trình mạch lạc và

hợp lí, còn các DN quy mô vừa và nhỏ thường luộm thuộm và thiếu khoa học.

Để hoàn thiện việc tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán, phải đồng thời sử

dụng cả việc lưu trữ chứng từ giấy và chứng từ điện tử, trong đó các chứng từ

điện tử có thể lưu trữ trên trên Server của DN hay thuê ngoài hoặc sử dụng

công nghệ điện toán đám mây.

2.3.3. Về tổ chức thủ tục kế toán

2.3.3.1. Về tổ chức hình thức sổ kế toán

Do Nhà nước hiện đang cho phép DN tự thiết kế hệ thống sổ KT hoặc

lựa chon từ một trong bốn hình thức sổ kế toán, bao gồm: nhật kí chung, nhật

kí sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật kí - chứng từ, nên, mỗi DN lựa chọn cho mình

một hình thức sổ khác nhau. Nếu làm kế toán thủ công, các DN quy mô lớn

thường lựa chọn hình thức nhật kí chứng từ, trong khi các DN vừa và nhỏ

thường lựa chọn hình thức nhật kí chung hoặc chứng từ ghi sổ; Nếu thực hiện

kế toán trên máy tính thì các DN thường sử dụng hình thức sổ kế toán nhật kí

chung hoặc chứng từ ghi sổ.

114

Để tiện lợi cho việc tin học hóa công tác kế toán, nên thống nhất sử

dụng một hình thức sổ kế toán nhật kí chung để vừa đơn giản, dễ học, dễ làm

và không cần in nhiều sổ ra giấy vì sổ kế toán chỉ là tài liệu trung gian với tư

cách bản nháp để hệ thống hóa và phân loại thông tin kế toán, phục vụ cho

việc lập báo cáo KT.

2.3.3.2. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đa phần các DN đã tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản để đáp ứng

được nhu cầu cung cấp thông tin kế toán tài chính. Các thông tin kế toán

quản trị đã được một số DN quan tâm nhờ việc mở thêm các tài khoản chi

tiết. Tuy vậy, số lượng cấp tài khoản chi tiết chưa được mở nhiều để theo dõi

cho nhiều đối tượng kế toán.

Để hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản, các DN cần phải mở

nhiều cấp tài khoản kế toán chi tiết hơn. Đây là điều không khó khi ứng dụng

CNTT vì kế toán không phải ghi sổ chi tiết; Khi cần có thể in trực tiếp từ hệ

thống máy tính của DN.

2.3.3.3. Về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Với các DN chưa ứng dụng CNTT, việc tổ chức lập và luân chuyển

chứng từ được thực hiện theo lối thủ công truyền thống của quy trình kế toán

thủ công nên ghi chép có nhiều phần trùng lắp ở các phân hệ kế toán khác

nhau.

Với các DN đã áp dụng kế toán máy, việc lập chứng từ thường theo hai

cách: Lập trên giấy rồi nhập vào máy tính và nhập thông tin vào máy rồi in

chứng từ ra giấy. Việc luân chuyển chứng từ chỉ tồn tại khi thực hiện công tác

kế toán trên các máy tính đơn lẻ, còn trong hệ thống mạng máy tính thì không

cần vì cho phép chia sẻ dữ liệu để dùng chung ở các phân hệ.

Để hoàn thiện khâu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ, DN nên theo

hướng phân quyền lập chứng từ cho một phân hệ kế toán liên quan trực tiếp

115

nhập dữ liệu rồi chia sẻ cho các bộ phận kế toán khác thông qua hệ thống

mạng máy tính của DN. Ngoài ra, với các DN được phép tự thiết kế mẫu

chứng từ, nên bổ sung thêm các thuộc tính minh bạch để giảm bớt số cấp tài

khoản kế toán chi tiết.

2.3.3.4. Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Đối với các DN có quy mô lớn, đa phần đã áp dụng hình thức kế toán

máy dựa trên các PMKT đặt hàng, nên, ngoài các báo cáo KT tổng hợp được

lập theo quy định của Nhà nước, các DN này đã có một số báo cáo KT chi

tiết, tuy chưa nhiều vì số cấp tài khoản chi tiết được mở còn hạn chế.

Đối với các DN vừa và nhỏ, nói chung, kế toán chỉ cung cấp báo cáo kế

toán tổng hợp là chủ yếu, còn báo cáo KT chi tiết thường rất sơ sài hoặc bị bỏ

qua vì ít nhu cầu. Ngoài ra, khi số cấp tài khoản chi tiết được mở quá hạn chế

thì không thể lập được nhiều báo cáo kế toán chi tiết.

Để hoàn thiện hệ thống báo cáo, các DN cần phải ứng dụng CNTT vào

công tác kế toán để cho phép mở nhiều cấp TK kế toán chi tiết, nhằm theo dõi

được nhiều đối tượng kế toán, từ đó cho phép lập nhiều báo cáo kế toán chi

tiết khác nhau để phục vụ quản lí và điều hành DN.

2.3.3.5. Về tổ chức kiểm tra kế toán

Việc tổ chức kiểm tra KT hiện nay còn nhiều kẽ hở trong điều kiện ứng

dụng CNTT vì thiếu khâu kiểm soát chứng từ máy, trong khi, tất cả các sổ và

báo cáo KT đều được sinh ra từ các chứng từ máy trong CSDL của PMKT.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cần kiểm soát chặt chẽ cả chứng từ

ngoài máy và chứng từ máy. Ngoài ra, còn cần một nhật kí theo dõi quá trình

khai thác với dữ liệu của mọi đối tượng sử dụng hệ thống máy tính.

2.3.4. Về tổ chức hệ thống phần cứng

Đối với hầu hết các DN có quy mô lớn và vừa, hệ thống phần cứng

được trang bị tương đối hiện đại và đồng bộ: Các máy tính thường được nối

116

thành mạng LAN để các phân hệ kế toán cùng nhau khai thác chung hệ thống

máy tính và có thể chia sẻ dữ liệu cũng như tài nguyên mạng.

Đối với các DN nhỏ, hầu mết máy tính vẫn sử dụng với tư cách máy cá

nhân nên hiệu quả rất thấp.

Khi kết nối các máy tính thành mạng máy tính, DN có thể kết nối theo

kiểu ngang hàng hoặc kết nối qua máy chủ với các ưu điểm hơn hẳn thông qua

phép so sánh ở bảng dưới đây:

Hoạt động trên máy cá nhân Hoạt động trên máy chủ

- Chỉ hoạt động khi cần - Hoạt động liên tục

- Dữ liệu nằm trên hệ thống của từng

máy cá nhân

- Có thể chia sẻ dữ liệu, làm việc

hợp tác

- Sao lưu cục bộ, không an toàn,

phục hồi chậm

- Sao lưu an toàn, tập trung và

phục hồi nhanh

- Nhân viên không có khả năng truy

cập từ xa

- Nhân viên, đối tác, khách hàng

có thể truy cập từ xa

Để hoàn thiện hệ thống phần cứng, các DN nên nâng cấp hệ thống mạng

để cho phép truy nhập thông tin kế toán qua Internet và có thể ứng dụng công

nghệ điện toán đám mây để cho phép tích hợp nhiều công cụ truyền thông

trong HTTT kế toán của DN, đặc biệt là có thể sử dụng các điện thoại di động

thông minh (smartphone), máy tính bảng trong mạng 3G, 4G trong việc truy

nhập thông tin kế toán ở mọi lúc, mọi nơi.

2.3.5. Về tổ chức lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán

2.3.5.1. Về lựa chọn phần mềm kế toán

Trong lựa chọn và sử dụng phần mềm máy tính của các DN hiện nay, đối

với các phần mềm hệ thống, có quá nhiều DN đang sử dụng phần mềm không

117

có giấy phép. Cũng theo tổ chức BSA tại Việt Nam năm 2013, “Ước tính chi

phí cho phần mềm máy tính chỉ chiếm 5-6% tổng chi phí của mỗi doanh

nghiệp”, vì thế, DN nên sử dụng các phần mềm có bản quyền để giảm chi phí

khắc phục sự cố cũng như rủi ro do sử dụng phần mềm không có giấy phép

gây ra. Sử dụng phần mềm có giấy phép còn mang đến rất nhiều lợi ích cho

doanh nghiệp như không phải đối mặt với những rủi ro về pháp lí, bị xử phạt

do hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan thực thi. Hơn nữa, người sử

dụng còn nhận được sự hỗ trợ về mặt kĩ thuật bao gồm vá lỗi phần mềm, xử lí

các sự cố, phần mềm chạy ít lỗi, không bị cài các ứng dụng gián điệp. Điều

này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh tội phạm công nghệ cao và phần mềm

độc hại ngày càng gia tăng.

Mặt khác, DN nên lựa chọn các phần mềm mạng, hướng tới đồng bộ với

hệ thống phần cứng để thực hiện trên mạng LAN có kết nối Internet; Các phần

mềm kế toán được lựa chọn, ngoài khả năng đảm nhiệm công tác kế toán của

DN, nó cần có tính năng truy cập từ xa qua mạng Internet và qua các thiết bị

di động khác.

2.3.5.2. Về sử dụng phần mềm kế toán

Cán bộ kế toán ở những DN có mặt bằng ứng dụng CNTT mức trung

bình và yếu còn thiếu năng lực ứng dụng CNTT. Tại một số DN, trình độ cán

bộ kế toán còn non yếu cả về nghiệp vụ kế toán.

Cũng vì cả hai lí do trên, khi phần mềm kế toán có chức năng kết xuất

thông tin từ cơ sở dữ liệu thành các bảng tính Excel, cán bộ kế toán thường

không biết cách xử lí trên Excel để cung cấp thêm các thông tin kế toán quản

trị chưa được cung cấp trực tiếp bởi phần mềm.

Để hoàn thiện vấn đề này, cần phải nâng cao trình độ tin học và kế toán

cho các cán bộ kế toán trong đơn vị.


118

Chương 2 của luận án để xác định thực trạng HTTT kế toán trong DN

SXKD hiện nay ở Việt nam trong điều kiện ứng dụng CNTT. Đây là cơ sở để

hoàn thiện việc tổ chức HTTT kế toán ở DN SXKD trong điều kiện ứng dụng

CNTT ở Việt Nam. Trong chương này, tác giả đã đã đạt được những kết quả

chính sau đây:

Một là, xác định được các nhân tố ảnh hưởng tới mô hình tổ chức HTTT

KT ở DN SXKD ở Việt Nam;

Hai là, xác định thực trạng tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD hiện

nay ở Việt nam;

Ba là, đánh giá thực trạng và nêu phương hướng hoàn thiện tổ chức

HTTT kế toán trong DN SXKD hiện nay ở Việt Nam.

Trong chương này, tác giả đã sử dụng các công cụ của CNTT để tiến

hành khảo sát , tập hợp và phân tích dữ liệu tự động. Từ các thông tin hiện có

về tình hình tổ chức HTTT KT DN hiện nay, tác giả tiến hành đánh giá và đưa

ra hướng khắc phục để hoàn thiện tổ chức HTTT KT DN SXKD trong điều


119

Chương 3HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT

NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

Hệ thống, hiểu một cách đơn giản, gồm một tập hợp các phần tử và mối

liên hệ giữa các phần tử đó. Mỗi hệ thống tồn tại và phát triển đều tuân theo

một quy tắc nhất định, lúc “thịnh” lúc “suy” có tính chu trình.

HTTT KT trong các DN đều được phát triển theo một quy trình nhất

định, gồm nhiều giai đoạn kế tiếp và liên quan với nhau. Quy trình này sẽ tạo

nên một chu trình - gọi chu trình phát triển hệ thống, nó mô tả cách thức phát

triển hệ thống từ khi còn là ý tưởng cho tới khi trở thành hiện thực và vận

hành theo đúng thiết kế.

Chu trình phát triển của HTTT KT bắt đầu khi nhà quản lí nhận ra sự bất

cập của hệ thống kế toán cũ, nó không còn phù hợp vì không đáp ứng được

nhu cầu về thông tin cho việc ra quyết định của mình. Khi đó, nhà quản lí sẽ

chỉ định một nhóm nghiên cứu để giải quyết bài toán và cho đến khi bài toán

được giải quyết thực sự thì chu trình này kết thúc. Nó lặp đi lặp lại như thế

trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Để phát triển HTTT KT trong DN, có thể định hướng theo một trong hai

phương thức: Phát triển theo chuẩn hoặc phát triển nhanh tuỳ thuộc mức độ

của HTTT KT hiện tại.

3.1.1. Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo chuẩn

Phát triển theo chuẩn là sự phát triển hệ thống theo một quy trình đầy đủ

và toàn bộ các giai đoạn. Hướng phát triển này có thể áp dụng cho bất kì một

120

HTTT nào nhưng tốn kém thời gian và chi phí hơn so với phát triển hệ thống

nhanh. Phát triển theo chuẩn gồm năm giai đoạn, bắt đầu từ lập kế hoạch,

phân tích, thiết kế, thực hiện cho đến khi vận hành hệ thống. Mô hình phát

triển HTTT KT theo chuẩn được thể hiện trong sơ đồ 3.1 dưới đây:

Sơ đồ 3.1: Chu trình phát triển HTTT kế toán

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch phát triển hệ thống:

Phát triển HTTT KT phải đặt trong mối quan hệ tổng thể để phù hợp với

kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Kế hoạch phát triển doanh

nghiệp có hai loại: Kế hoạch chính (tổng thể) và kế hoạch cụ thể - gọi là dự

án, trong đó, kế hoạch chính xác định phạm vi của HTTT KT, cách thức phát

triển doanh nghiệp, kế hoạch và thời gian phát triển, yêu cầu về nguồn nhân

lực và các nguồn lực khác cho sự phát triển doanh nghiệp. Kế hoạch chính

cũng xác định trình tự các dự án trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ:

Một hệ thống thông tin kế toán có có hai phân hệ: Kế toán Tài chính và Kế

toán quản trị; Kế toán tài chính lại có các phân hệ nhỏ hơn, đó là: Kế toán tiền

mặt, Kế toán mua hàng, Kế toán Tài sản cố định, Kế toán chi phí và doanh

thu, ... Trong cùng một thời điểm, không thể phát triển đồng thời tất cả các

phân hệ này mà phải chia thành các dự án nhỏ, phát triển theo một kế hoạch

chung thống nhất.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống:

Kế hoạch

Vận hành

Phân tích

Thiết kế

Thực hiện

121

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát HTTT KT hiện hành và môi

trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Những lí do

chính dẫn đến phải phân tích hệ thống là:

- Hệ thống thông tin kế toán hiện tại không hiệu quả, không phù hợp với quy mô phát triển của DN;

- Nhu cầu thông tin mới không còn phù hợp với yêu cầu của pháp luật hoặc không phù hợp với kế hoạch phát triển doanh nghiệp;

- Môi trường xuất hiện các yếu tố mới về kĩ thuật, thiết bị, công nghệ,... trong khi hệ thống cần thay đổi để hoạt động có hiệu quả hơn.

Các lí do này được đề xuất từ những người điều hành doanh nghiệp hoặc trực tiếp từ những bộ phận cung cấp thông tin.

Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm: Khảo sát ban đầu về hệ thống để

đánh giá hiện trạng và môi trường của hệ thống. Trong bước này, nhóm phân

tích hệ thống sẽ xác định các nhân tố cơ bản về hoạt động hay kiểm soát nội

bộ ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống; Tìm hiểu nhu cầu thông tin của

người dùng và thu thập các thông tin liên quan tới nguồn lực của hệ thống.

Trên cơ sở kết quả của hai bước đó, nhóm phân tích đưa ra các giải pháp như:

phạm vi, mức độ, cách thức giải quyết vấn đề của hệ thống. Cuối cùng, nhóm

phân tích phải đánh giá tính khả thi của giảp pháp đã đề xuất và đưa ra quyết

định cuối cùng.

Các công cụ kĩ thuật được sử dụng cho giai đoạn này là: Kĩ thuật thu

thập thông tin (quan sát, phỏng vấn, lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, ...) và kĩ

thuật phân tích thông tin (phân tích lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, các hàm tính

toán tài chính, các chương trình phân tích chuyên dùng, kinh nghiệm tích luỹ

từ bản thân, ...).

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống:

122

Đây là giai đoạn nhóm thiết kế đưa ra mô hình cụ thể cho hệ thống theo

phương án được chấp nhận ở giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong các dự án lớn, người ta sử dụng kĩ thuật thiết kế trên - xuống (từ

đỉnh): Việc thiết kế chia thành thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Hai bài toán

này chỉ khác nhau ở mức độ chi tiết của công việc thiết kế.

Giai đoạn này, các nhà thiết kế đưa ra được nội dung và hình thức của

các thành phần, quy trình xử lí của hệ thống và các yêu cầu cụ thể về thiết bị,

PMKT và nhân sự để vận hành HTTT kế toán. Trong đó, thiết kế sơ bộ nêu ra

ở giác độ ý tưởng logic còn thiết kế chi tiết phải đưa ra các mô hình cụ thể cho

các ý tưởng đó, chẳng hạn như: Các mẫu báo cáo kế toán, mẫu chứng từ, quy

trình xử lí chứng từ, cách thức mã hóa thông tin cho các tài khoản, ...

Giai đoạn 4: Thực hiện hệ thống:

Đây là quá trình chuyển mô hình hệ thống ở giai đoạn thiết kế thành hệ

thống thực sự để sử dụng. Lúc này, nhóm dự án phải được bổ sung thêm các

lập trình viên và một số nhân viên liên quan có sử dụng hệ thống thông tin kế

toán. Giai đoạn này bao gồm các công việc:

- Tạo phần mềm kế toán theo thiết kế (tự viết hoặc thuê/mua);

- Mua sắm thiết bị và cài đặt;

- Tuyển dụng thêm nhân viên (nếu cần) và huấn luyện nhân viên sử dụng HTTT kế toán mới;

- Chạy thử hệ thống mới;

- Chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới;

- Thiết lập hồ sơ HTTT kế toán, bao gồm: Hồ sơ phát triển hệ thống, hồ sơ hướng dẫn sử dụng, hồ sơ kĩ thuật hệ thống.

Giai đoạn 5: Vận hành hệ thống:

123

Vận hành là giai đoạn sử dụng hệ thống. Trong giai đoạn vận hành hệ

thống, hệ thống cần được kiểm định để đánh giá mức độ hài lòng của người

dùng và hiệu quả của HTTTKT mang lại. Trong HTTT kế toán, việc kiểm

định được thực hiện bằng cách chạy thử phần mềm (nên còn gọi là kiểm thử)

với một bộ dữ liệu cho trước rồi đối chiếu với kết quả có sẵn để kiểm tra từng

modul trong phần mềm. Bộ dữ liệu dùng cho kiểm thử có thể theo hai cách:

Một là, lấy dữ liệu của một kì kế toán đã thực hiện và cho máy thực hiện

rồi đối chiếu với kết quả đã làm trong kì kế toán đó. Cách này rất dễ thực hiện

vì cả dữ liệu và kết quả đều có sẵn, nhưng, có thể không kiểm tra hết các

modul của phần mềm khi trong kì kế toán đó có một vài nghiệp vụ kinh tế - tài

chính không phát sinh.

Hai là, xây dựng một số bộ dữ liệu giả định hàm chứa tất cả các nghiệp

vụ kinh tế - tài chính trong DN, tự giải bài toán theo lối thủ công để có kết quả

đối chứng; Sau đó, nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phần mềm kế toán,

chạy thử và đối chiếu với các kết quả đã có. Cách làm này phức tạp hơn nhiều

nhưng đảm bảo tính đầy đủ của quá trình kiểm thử.

Ngoài ra, quá trình vận hành HTTT còn bao gồm cả việc bảo hành và

bảo trì hệ thống. Bảo hành để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đúng trạng thái

ban đầu theo thiết kế; Bảo trì là việc duy trì cho HTTT hoạt động trong tương

lai cả trong trường hợp có sự thay đổi về thủ tục kế toán.

Nhân sự của giai đoạn này không nên chọn các thành viên đã tham gia

trước đó để tránh sự sai sót theo vệt của tư duy.

3.1.2. Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhanh

Phát triển HTTT kế toán nhanh là phát triển hệ thống theo lối tắt, cách

làm đó sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí phát triển HTTT, tuy nhiên, nó chỉ

được sử dụng trong trường hợp không có sự thay đổi về căn bản trong doanh

nghiệp hoặc HTTT KT cũ không quá lạc hậu so với công nghệ hiện tại.

124

Sự khác biệt cơ bản giữa phát triển nhanh và phát triển theo chuẩn mực

là: Nhóm dự án cùng với cán bộ kế toán cùng tham gia các giai đoạn phát

triển hệ thống cho đến khi hệ thống hoàn chỉnh.

Phát triển HTTT kế toán nhanh gồm bốn bước sau đây:

Bước 1: Thảo luận với người dùng

Để có thông tin về hiện trạng doanh nghiệp, về nhu cầu của cán bộ kế

toán, người ta tổ chức thảo luận giữa nhóm dự án và các cán bộ kế toán, qua

đó thống nhất yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán mới cần có.

Bước 2: Tạo mô hình mẫu

Đây là mô hình được thiết kế phù hợp với yêu cầu của bộ phận kế toán

đã được thống nhất ở bước 1. Trong mô hình mẫu này có thể còn một số chi

tiết bị bỏ qua do thời gian thực hiện ngắn, chẳng hạn: các chức năng không cơ

bản, việc kiểm soát nhập liệu, các sửa đổi gia tăng tốc độ và hiệu quả xử lí, ...

có thể không có trong mô hình mẫu.

Bước 3: Sử dụng thử nghiệm và sửa mô hình mẫu

Người sử dụng thử nghiệm mô hình mẫu và xác định những vấn đề

chưa hợp lí, những yêu cầu cần thay đổi, bổ sung. Nhóm dự án sẽ sửa đổi mô

hình mẫu ban đầu cho phù hợp với yêu cầu của người sử dụng; người sử dụng

lại chạy thử và quá trình sẽ lặp đi lặp lại cho đến khi người vận hành hệ thống

hài lòng với HTTT kế toán đó.

Bước 4: Sử dụng chấp nhận hệ thống

Sau khi HTTT KT được chấp nhận đưa vào sử dụng chính thức, mô

hình mẫu sau khi hoàn thiện ở bước 3 sẽ được chuyển thành hệ thống chính

thức sử dụng. Khi đó, nhóm dự án sẽ bổ sung nhiều kiểm soát để có khả năng

tương thích với các hệ thống khác của doanh nghiệp.

125

3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH


3.2.1. Hoàn thiện tổ chức con người

3.2.1.1. Phát triển nhân lực kế toán cho doanh nghiệp trong điều kiện

ứng dụng công nghệ thông tin

Khi HTTT kế toán ở DN tiến hành ứng dụng CNTT, trình độ am hiểu về

CNTT của người cán bộ kế toán là nhân tố quyết định mức độ ứng dụng

CNTT vào công việc của mình. Yêu cầu hiểu biết về CNTT dành cho một kế

toán viên bao gồm 5 mảng sau:

- Một là: Hiểu biết để sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows với tư

cách một phần mềm nền cho mọi ứng dụng trên hệ thống máy tính;

- Hai là: Biết sử dụng tốt hệ soạn thảo văn bản thông dụng MS-Word để

soạn được các văn bản, nhằm tạo ra các báo cáo không được thiết kế sẵn trong

phần mềm, để cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông

tin kế toán;

- Ba là: Biết sử dụng thành thạo hệ bảng tính MS-Excel để làm công cụ

phát triển HTTT cá nhân của bản thân. Excel là một phần mềm hệ thống

chuyên dụng được MicroSoft phát triển, rất tiện lợi và dễ dùng bởi các thao

tác trực quan trong xử lí dữ liệu dạng bảng biểu;

- Bốn là: Có khả năng tiếp cận nhanh một phần mềm kế toán với tư cách

là một công cụ hỗ trợ trong HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp;

- Năm là: Có kiến thức cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã sử dụng để

quản trị cơ sở dữ liệu trong PMKT để thực hiện việc liên kết dữ liệu kế toán

với các ứng dụng khác (chủ yếu là Excel). Ở mức độ cao hơn, khi người cán

bộ kế toán có đủ kiến thức và kinh nghiệm để tự xây dựng phần mềm kế toán

126

cho DN hoặc tham gia vào đội ngũ những người phát triển HTTT kế toán của

DN là đạt được mức lí tưởng.

Phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán trong điều kiện ứng dụng

CNTT là một vấn đề khá nan giải trong các DN SXKD ở Việt Nam hiện nay.

Bài toán này liên quan đến việc tái cấu trúc HTTT kế toán vì nó làm thay đổi

lại tập hợp các phần tử trong hệ thống, đồng thời, kéo theo sự thay đổi các mối

quan hệ giữa các phần tử đó trong hệ thống. Đối với loại bài toán này, sử

dụng thuật toán di truyền là hiệu quả nhất vì nó vừa đỡ tốn kém vừa giữ

nguyên sự ổn định tương đối của HTTT kế toán trong quá trình tái cấu trúc.

Theo thuật toán di truyền, để tái cấu trúc một hệ thống, về mặt lí luận

chung, người ta coi hệ thống là một cái hộp đen, tức là, không cần biết cấu

trúc bên trong của nó gồm những phần tử nào và mối quan hệ giữa các phần

tử đó ra sao; Người ta chỉ cần quan tâm đến đầu vào X và đầu ra Y=F(X) của

hệ thống đó. Tất cả các hệ thống có đầu vào như nhau và cho đầu ra như

nhau, đều được coi là các hệ thống có cùng bản chất, cùng chức năng. Để tái

cấu trúc hệ thống, người ta thả vào hệ thống một số gien định hướng là những

gien trội theo định hướng phát triển; Các gien này phải có khả năng hoạt động

trong điều kiện môi trường vốn có của hệ thống đó và có năng lực kết hợp với

các gien nội tại đã có trong hệ thống để cùng tồn tại và phát triển. Trong quá

trình hoạt động của hệ thống, các gien trội sẽ hoạt động mạnh và có hiệu quả

hơn theo định hướng phát triển hệ thống, các gien lặn sẽ bị ảnh hưởng theo xu

hướng tích cực nếu không muốn bị đào thải. Nhờ đó, những đặc tính của gien

trội trong hệ thống ngày càng được thể hiện để hệ thống xuất hiện những “tính

trồi” của gien trội.

Trong HTTT kế toán của DN SXKD, yếu tố con người trong cả HTTT cá

nhân, HTTT nhóm và HTTT DN luôn là nhân tố quyết định về thủ tục kế

toán, sử dụng, vận hành và phát triển HTTT kế toán. Để tái cấu trúc HTTT kế

127

toán, có thể coi mỗi kế toán viên tương tự như một gien đã đề cập trong thuật

toán di truyền nêu trên.

Để phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán ở DN SXKD trong điều

kiện ứng dụng CNTT, theo tác giả, có thể thực hiện theo các giải pháp sau:

Thứ nhất, phát triển hệ thống thông tin theo hướng từ trên xuống, tức là,

từ hệ thống lớn áp xuống thông qua các yêu cầu, thủ tục và thậm chí cử những

kế toán viên xuống cấp dưới với tư cách là gien định hướng. Hướng phát triển

này nên sử dụng cho các DN có quy mô lớn như các tập đoàn, tổng công ty,

công ty mẹ-con,...

Thứ hai, Phát triển nguồn nhân lực kế toán bắt đầu từ nội tại DN, theo

cách thả gien định hướng vào HTTT kế toán của DN. Hướng phát triển này

nên sử dụng cho các DN có quy mô vừa và nhỏ.

Vậy, để phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán ở DN trong điều

kiện ứng dụng CNTT, theo thuật toán di truyền, vấn đề đặt ra có tính quyết

định sự thành công của quá trình tái cấu trúc HTTT kế toán là lựa chọn gien

định hướng để thả vào hệ thống. Theo tác giả, gien định hướng – kế toán viên

được chọn để thả vào hệ thống phải có đồng thời hai mảng kiến thức cần thiết

sau đây:

Một là: Kiến thức kế toán. Đây là điều kiện tiền đề quan trọng nhất để

nhân viên này tồn tại và làm việc chung với tất cả các kế toán viên đang hoạt

động tại bộ phận kế toán của DN. Nếu lựa chọn để đưa về bộ phận kế toán

một nhân viên không đáp ứng yêu cầu của một kế toán viên, nhân viên đó sẽ

không có cơ hội để tồn tại trong môi trường đó, chưa nói đến sự phát triển để

định hướng các gien lặn, đó là các nhân viên làm việc theo lối kế toán thủ

công cổ truyền;

Hai là: Kiến thức về CNTT. Một nhân viên kế toán có kiến thức về

CNTT càng cao thì khả năng định hướng trong điều kiện ứng dụng CNTT

128

càng mạnh. Năm mảng kiến thức về CNTT đã trình bày ở trên, theo thứ tự, là

những thứ bậc đánh giá năng lực CNTT đối với một kế toán viên. Trong quá

trình hoạt động cùng bộ phận kế toán của DN, kiến thức về CNTT của những

“kế toán viên định hướng” sẽ được phát huy để từng bước tin học hóa các

phần việc nhỏ lẻ, tiến tới xây dựng một giải pháp đồng bộ cho cả HTTT kế

toán của DN. Nếu đưa vào HTTT kế toán ở DN một nhân viên chỉ có kiến

thức về CNTT được đào tạo ngành CNTT, không có kiến thức về kế toán,

nhân viên này không có cơ hội tồn tại trong môi trường, do đó, không có cơ

hội phát triển với tư cách định hướng cho hệ thống.

Với hai yêu cầu trên, một “kế toán viên định hướng” khi được đưa về

HTTT kế toán để phát triển nhân lực cho hệ thống trong điều kiện ứng dụng

CNTT, nhân viên này phải được trang bị kiến thức cả về kế toán và CNTT từ

các cơ sở đào tạo được chấp nhận của xã hội và Nhà nước. Hiện nay, trong

chương trình đào tạo ở Việt Nam và các quốc gia phát triển, ngành “Hệ thống

thông tin quản lí” với các chuyên ngành Tin học kế toán, Tin học ngân hàng,

Tin học kinh tế, ... là ngành duy nhất có khả năng cung cấp nguồn nhân lực có

thể vừa nắm bắt được các nghiệp vụ quản lí Tài chính Kế toán vừa am hiểu về

CNTT để từng bước phát triển HTTT kế toán ở mỗi đơn vị trong điều kiện

ứng dụng CNTT.

Thuật toán di truyền là kết quả nghiên cứu của ngành Công nghệ sinh

học, nhưng đến nay, trên thế giới, thuật toán di truyền đã được ứng dụng trong

kinh tế, trong quản lí, trong xã hội học và rất nhiều lĩnh vực khoa học khác.

Ứng dụng thuật toán di truyền để phát triển nguồn nhân lực trong HTTT kế

toán sẽ mang lại kết quả tốt cho DN với chi phí rất thấp.

3.2.1.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

129

Về mặt lí luận, có ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán, tuy nhiên, mỗi DN

SXKD, phải tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lí của

mình để lựa chọn một mô hình tổ chức bộ máy kế toán là tập trung, phân tán

hay hỗn hợp, sao cho vừa đáp ứng nhu cầu quản lí của đơn vị, vừa tạo khả

năng ứng dụng CNTT ngày một tốt hơn. Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ

máy kế toán khoa học và hợp lí cho phép giảm bớt khối lượng công việc kế

toán, tiết kiệm chi phí hạch toán và nâng cao hiệu quả của công tác quản lí và

điều hành DN.

Trong thực tế, có ba phương án để DN lựa chọn cho việc tổ chức bộ máy

kế toán:

Một là, Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.

Mô hình này nên áp dụng đối với các DN quy mô vừa và nhỏ hoặc

những đơn vị được phân cấp hạch toán độc lập, chẳng hạn: văn phòng công ty,

tổng công ty, tập đoàn kinh tế, ... Khi đó, đơn vị chỉ có một phòng kế toán

trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của DN, từ

khâu thu nhận, xử lí, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán; Tất cả các đơn vị

phụ thuộc không có kế toán riêng, chỉ có các nhân viên kinh tế do phòng kế

toán trung tâm cử xuống để hạch toán ban đầu rồi gửi chứng từ về bộ phận kế

toán trung tâm.

Hai là, Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán.

Mô hình này nên áp dụng cho các DN có quy mô lớn, tổ chức trên địa

bàn rộng và có phân cấp quản lí kinh tế - tài chính cho các đơn vị cấp dưới.

Theo đó, DN thành lập một phòng kế toán trung tâm (cấp trên); Các đơn vị

cấp dưới (phụ thuộc) đều có tổ chức kế toán riêng với đầy đủ các nhiệm vụ từ

hạch toán ban đầu, thu nhận, xử lí chứng từ, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo

cần thiết, đặc biệt là BCTC (dùng để hợp nhất), gửi về phòng kế toán trung

tâm. Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

130

- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng cấp trên và

công tác tài chính chung của toàn DN;

- Thu nhận và kiểm tra BCTC của các đơn vị cấp dưới, kết hợp với

BCTC của đơn vị cấp trên để lập BCTC hợp nhất của DN;

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới.

Ba là, Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp.

Mô hình này là kiểu kết hợp cả mô hình tập trung và mô hình phân tán

nên thường chỉ áp dụng cho các DN có quy mô lớn và vừa, đồng thời khả

năng tổ chức quản lí ở các đơn vị cấp dưới không đồng đều.

Theo mô hình hỗn hợp, DN có phòng kế toán trung tâm ở cấp trên,

nhưng, ở các đơn vị cấp dưới, có đơn vị được phân cấp để hạch toán độc lập

(theo mô hình phân tán); lại có đơn vị không có tổ chức kế toán riêng, chỉ tiến

hành hạch toán báo sổ (theo mô hình tập trung). Thông thường thì, những đơn

vị cấp dưới nhưng ở xa DN và có đủ điều kiện sẽ tiến hành tổ chức hạch toán

kế toán riêng; Những đơn vị ở gần DN hoặc không đủ điều kiện thì tiến hành

hạch toán báo sổ để gửi dữ liệu (các chứng từ đã phân loại và kiểm tra) về

phòng kế toán trung tâm để ghi sổ và lập báo cáo.

Phòng kế toán trung tâm, ngoài 3 nhiệm vụ đã nêu trong mô hình tổ chức

phân tán, còn có nhiệm vụ ghi sổ và lập báo cáo kế toán các nghiệp vụ kinh tế

- tài chính phát sinh ở đơn vị phụ thuộc nhưng hạch toán báo sổ do không có

tổ chức kế toán riêng.

3.2.2. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán trong HTTT kế toán của DN SXKD được tạo thành từ

hai nhóm sau đây:

Một là, tập hợp dữ liệu do môi trường cung cấp: Đó là các thông tin

được cung cấp từ bên ngoài HTTT kế toán để làm căn cứ tính toán và xử lí

131

các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Chẳng hạn: Khung thời gian khấu

hao TSCĐ do Bộ Tài chính ban hành, danh sách giảm trừ gia cảnh để tính

thuế thu nhập cá nhân, biểu thuế suất thuế thu nhập cá nhân, biểu thuế vật tư

hàng hóa... Ngoài ra, có những dữ liệu kế toán thu nhận được từ các bộ phận

khác có thẩm quyền trong DN chuyển đến; Chẳng hạn, các quyết định về

lương, thưởng cho cán bộ, công nhân viên, các bảng định mức sử dụng vật

tư, lao động, các quy chế định lượng về thưởng, phạt, định mức hao hụt vật

tư, ...

Với loại dữ liệu này, HTTT kế toán chỉ có quyền ghi nhận để thực hiện.

Hai là, các dữ liệu do HTTT kế toán của DN tự thu thập và ghi chép

thông qua các chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là kết quả của quá trình hạch toán ban đầu của DN.

Khi lập chứng từ kế toán, dù theo phương thức lập chứng từ giấy rồi nhập

vào máy tính hay phương thức nhập vào máy rồi in ra chứng từ giấy, thì, các

chứng từ đều phải ghi đầy đủ các thông tin đã được định sẵn.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, toàn bộ dữ liệu của HTTT kế toán

trong DN SXKD phải được tổ chức lưu trữ trong các bảng dữ liệu hai chiều

(gồm các dòng, các cột), trong đó, đa số các bảng có quan hệ với nhau dựa

vào một khóa quan hệ nào đó theo kiểu một - một hoặc một - nhiều để tạo

thành CSDL trong một PMKT. Chẳng hạn: Bảng danh mục tài khoản và bảng

phiếu thu/chi có quan hệ với nhau theo kiểu 1- nhiều (một tài khoản có thể

có nhiều phiếu thu/chi cùng ghi). Một số ít các bảng khác không có quan hệ

với bất kì bảng nào khác, gọi là các bảng tự do, chẳng hạn: bảng danh mục

người dùng (để chứa tên người dùng, mật khẩu, quyền truy nhập dữ liệu),

bảng thông tin cơ quan, bảng nhật kí người truy nhập hệ thống, ...

Một nguyên tắc quản lí các đối tượng kế toán trong HTTT kế toán của

mọi loại hình đơn vị là quản lí bằng mã đối tượng, tức là dùng mã đối tượng

132

để định danh đối tượng mà không được quản lí thông qua tên đối tượng. Do

đó, để theo dõi một đối tượng kế toán, trong tổ chức dữ liệu của HTTT kế

toán, phải xây dựng một hệ thống bảng mã tương ứng với tư cách là các

bảng từ điển để tra cứu các thông tin khác liên quan về đối tượng kế toán.

Mỗi bảng mã đối tượng phải bao gồm ít nhất 2 cột: Mã đối tượng, tên đối

tượng; Ngoài ra, bảng mã có thể bổ sung các thông tin mô tả khác. Chẳng

hạn, bảng danh mục khách hàng (trong kế toán nợ phải thu của khách hàng)

thường gồm các cột: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ khách hàng,

Số điện thoại, Mã số thuế, Số tài khoản ngân hàng,... Tất cả các khách hàng

không cần theo dõi công nợ có thể mã chung thành một loại - khách vãng

lai/khách lẻ.

Nguyên tắc xây dựng các từ mã đối tượng kế toán là: Các đối tượng

cùng loại thì phải được mã hóa bằng các từ mã khác nhau, nhưng, chúng phải

có độ dài như nhau để có thể xử lí bằng máy tính.

Việc xây dựng CSDL kế toán trong quá trình thiết kế và xây dựng phần

mềm, hiện nay có xu hướng cố gắng đơn giản tối đa các mối quan hệ giữa

các bảng dữ liệu, thậm chí thoát li hoàn toàn các quan hệ bền vững; Khi cần,

chỉ sử dụng các quan hệ tạm thời trong trường hợp cần liên kết dữ liệu giữa

các bảng dữ liệu. Việc làm này sẽ giúp cho quá trình viết và bảo trì phần

mềm dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đây là một quan niệm rất sai lầm vì nó không

tận dụng được các điểm mạnh của các mối quan hệ bền vững trong việc tự

động kiểm soát dữ liệu trong CSDL của HTTT kế toán, đó là các quan hệ

toàn vẹn dữ liệu ở cả ba mức: Mức trường dữ liệu, mức bản ghi dữ liệu và

mức bảng dữ liệu. Chẳng hạn, trong bảng Danh mục tài khoản, bản ghi chứa

số hiệu TK 1111 sẽ không thể xóa được (máy tự động báo lỗi và không cho

phép thực hiện) nếu bảng Phiếu thu/chi có chứng từ ghi nợ/có TK 1111 nếu

hai bảng này có quan hệ bền vững với nhau qua khóa Số hiệu TK và TK ghi

nợ/có.

133

Hệ thống từ mã đối tượng trong các bảng danh mục đối tượng kế toán

sẽ tạo ra hệ thống tài khoản chi tiết ghi kèm với các tài khoản tổng hợp để

theo dõi các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lí của DN.

Để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu kế toán, các chứng từ đều phải trải

qua bước kiểm tra tính hợp lệ, hợp lí; Phải trải qua bước đối chiếu giữa

chứng từ lưu trữ trong máy và chứng từ giấy để kiểm soát sai sót không đáng

có do quá trình nhập dữ liệu vào máy tính.

Cuối cùng, phải tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán, bao gồm: Lưu trữ các

chứng từ gốc theo quy định của luật KT; Lưu trữ các chứng từ điện tử ở các

thiết bị ngoại vi của máy tính trên máy DN, trên máy chủ thuê ngoài hay nhờ

vào công nghệ điện toán đám mây.

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thủ tục kế toán

3.2.3.1. Hoàn thiện quy trình kế toán máy

Hình thức kế toán máy là hình thức xử lí dữ liệu kế toán bằng máy tính

thông qua một phần mềm kế toán để tạo ra các báo cáo KT và tập hợp các sổ

kế toán. Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy

định:

- Hình thức sổ KT được DN tự xác định hoặc sử dụng các mẫu sổ của

một trong bốn hình thức sổ kế toán thủ công (nhật kí chung, nhật kí sổ cái,

chứng từ ghi sổ, nhật kí chứng từ).

- Phần mềm kế toán không cần hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán

nhưng phải in được đầy đủ các sổ kế toán theo thiết kế và BCTC theo quy

định.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy được thể hiện trên sơ

đồ 3.2 dưới đây:

134

Sơ đồ 3.2: Trình tự kế toán máy chưa cải tiến

Theo đó, dữ liệu kế toán có thể được nhập vào từ chứng từ gốc hoặc

bảng kê chứng từ gốc cùng loại; Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế

toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật kí – sổ cái, ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

liên quan; Các sổ kế toán và báo cáo kế toán được in ra trực tiếp từ máy tính.

Như vậy, máy vi tính cùng với phần mềm kế toán được coi như một hộp

đen trong quá trình xử lí dữ liệu kế toán vì người sử dụng chỉ cần đưa dữ liệu

vào thì có ngay thông tin ra ở bất kì thời điểm nào mà không cần quan tâm

đến thủ tục xử lí bên trong máy tính. Tuy vậy, sự khác biệt và đối lập với con

người, máy tính không có tư duy logic nhưng tốc độ tính toán rất cao và chính

xác. Để đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, người

làm kế toán thủ công, trước đó, phải phân loại và ghi chép dữ liệu từ chứng từ

kế toán lên một hệ thống sổ, thẻ kế toán – một tài liệu trung gian với bản chất

là bản nháp, để làm cơ sở cho việc lập các BCTC và cung cấp các thông tin kế

toán quản trị; Máy tính điện tử thì không cần các sổ kế toán trung gian mà có

thể trực tiếp truy vấn dữ liệu từ các chứng từ máy trong CSDL để cung cấp

135

nhanh chóng, đầy đủ và chính xác mọi thông tin kế toán nhờ một phần mềm

kế toán.

Vì thế, hình thức kế toán máy, xét về mặt hình thức, chứng từ, tài khoản,

sổ sách chỉ là một - chúng đã vận động theo quy luật lặp lại hình thức ban đầu

ở thời kì sơ khai của kế toán khi mà khái niệm chứng từ chưa tách khỏi khái

niệm sổ sách. Khác với trước đây, người ta không thể tách rời chứng từ, tài

khoản, sổ sách thì hiện nay với sự giúp đỡ của máy tính, người ta có thể tách

rời bất kì lúc nào; Xét trên phương diện cung cấp thông tin kế toán thì, nó là

một hình thức kế toán riêng biệt và độc lập; Nếu xét về tính hiệu quả thì, hình

thức kế toán máy không cần sử dụng bất kì một sổ kế toán trung gian nào; Tất

cả các sổ kế toán, thẻ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản

trị đều được xác định là thông tin đầu ra của phần mềm kế toán; Chúng đều

được lập dựa trên các tệp chứng từ đã lưu trữ trong máy tính (gọi là chứng từ

máy) mà không dựa trực tiếp trên chứng từ gốc được lập trên giấy.

Khi làm thủ công, độ chính xác của thông tin kế toán chịu ảnh hưởng

của quá trình ghi sổ kế toán thì khi ứng dụng máy tính, độ chính xác của dữ

liệu kế toán chỉ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi độ chính xác của chứng từ máy

trong khâu nhập liệu. Tuy vậy, theo quy định của Bộ Tài chính, không có

bước nào để đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy nhằm kiểm tra độ chính

xác của khâu nhập liệu.

Qua những phân tích trên, ta thấy, cần phải cải tiến quy trình kế toán

máy. Việc sử dụng máy tính vào công tác kế toán đã làm thay đổi căn bản cấu

trúc của quy trình kế toán thủ công, trong đó, những trật tự ghi chép bị phá vỡ,

mối liên hệ giữa các sổ kế toán và quan hệ đối chiếu cũng bị phá vỡ theo. Khi

sử dụng máy tính vào công tác kế toán ở DN, sẽ hình thành một trình tự ghi

chép mới, được thể hiện qua sơ đồ 3.3 dưới đây:

136

Sơ đồ 3.3: Trình tự kế toán máy đã cải tiến

Trong đó: Dòng thông tin định kì Dòng thông tin bất thường Đối chiếu, kiểm tra

Quy trình kế toán trên máy tính sẽ bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.

Bước này phải phân biệt hai loại chứng từ: Các chứng từ được lập trước

khi nhập vào máy (loại 1) và các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đã nhập

vào máy (loại 2) để tổ chức một cách hợp lí quy trình lập và luân chuyển

chứng từ.

Bước 2: Tổ chức xử lí chứng từ

- Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành

các bộ để thuận tiện cho việc nhập vào máy và đối chiếu, kiểm tra.

- Đối với các chứng từ loại 1, việc xử lí gồm: kiểm tra tính hợp lí, hợp

pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ và chính xác của các thông

tin, ghi mã số, định khoản...vào phần thông tin bổ sung dành cho kế toán.

137

Báo cáo tài chính

Báo cáo quản trị

Sổ chi tiết

Chứng từ KT đã phân loại

Sổ tổng hợp

Bảng tổng hợp chứng từ máy cùng

loại

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Máy vi tính

- Đối với các chứng từ loại 2 cũng xử lí tương tự như trên. Nếu có sự cố

cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin trên máy vì trước đó thông tin đã

được nhập vào máy.

Bước 3: Khi xuất hiện chứng từ kế toán đã phân loại, kế toán tiến hành

nhập dữ liệu vào máy. Có thể tổ chức để nhiều người đồng thời cùng nhập dữ

liệu.

Bước 4: Ngay sau khi nhập xong chứng từ vào máy, kế toán tiến hành in

các chứng từ máy đã nhập thành các "bảng tổng hợp chứng từ máy cùng loại".

Bước 5: Đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy để phát hiện sai sót

và tiến hành hiệu chỉnh (nếu có).

Bước 6: Lập các sổ tổng hợp và BCTC theo định kì, sổ chi tiết và hệ

thống báo cáo chi tiết tại thời điểm được yêu cầu. Các thông tin này đều có thể

được hiển thị trên màn hình hoặc in ra giấy.

Bước 7: Đối chiếu thông tin giữa các sổ và báo cáo kế toán (nếu cần).

3.2.3.2. Hoàn thiện tổ chức hình thức sổ kế toán

Như đã phân tích, hình thức sổ kế toán, về bản chất chỉ là một cách thức

ghi chép vào các tài liệu trung gian (gọi là sổ kế toán) với tư cách là bản nháp

giúp cho kế toán hệ thống và phân loại dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng

nhằm xử lí các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để tạo ra các báo cáo kế toán là

kết quả đầu ra của quá trình xử lí thông tin kế toán. Dó đó, hình thức sổ kế

toán nào cũng chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu trên.

Từ đó, tác giả đưa ra đề xuất: Chỉ sử dụng một hình thức sổ kế toán duy

nhất (hình thức sổ và quy trình ghi sổ kế toán). Đề xuất này xuất phát từ

những lí do sau đây:

Một là, dễ dàng nghiên cứu để tối ưu hóa công tác kế toán và dễ dàng

hơn khi ứng dụng CNTT. Thực ra, chỉ ở VN và một số ít các nước khác sử

138

dụng nhiều hình thức sổ kế toán. Việc sử dụng một hình thức sổ kế toán duy

nhất là phù hợp với thông lệ kế toán thế giới.

Hai là, sử dụng một hình thức sổ kế toán duy nhất sẽ tạo thuận lợi cho

công tác kế toán hơn vì dễ thống nhất trong việc mở sổ, dễ học tập, thực hành

và đặc biệt là tạo thuận lợi cho việc kiểm soát công tác tổ chức kế toán của

các doanh nghiệp.

Ba là, trên thực tế, hầu hết các DN có nhu cầu ứng dụng máy vi tính

trong công tác kế toán, nhất là trong các DN có quy mô lớn và vừa. Việc sử

dụng nhiều hình thức sổ kế toán như trong điều kiện thủ công là không cần

thiết.

Bốn là, quy luật phát triển của hình thức sổ kế toán không còn theo

hướng thủ công, nếu tiếp tục theo hướng thủ công sẽ dẫn đến bế tắc. Thực tế

đã cho thấy, hình thức sổ kế toán nhật kí - chứng từ ra đời năm 1949 tại Liên

xô (cũ) là hình thức kế toán thủ công cuối cùng , từ đó đến nay không còn một

hình thức sổ kế toán thủ công nào ra đời nữa.

Tóm lại, trong điều kiện ứng dụng CNTT thì chỉ cần một hình thức sổ kế

toán thủ công nhằm giới thiệu các phương pháp kế toán và làm căn cứ hướng

dẫn thiết kế HTTT kế toán phục vụ cho việc viết chương trình cho máy. Trong

bốn hình thức sổ kế toán: Nhật kí chung, nhật kí sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật

kí - chứng từ thì hình thức sổ nhật kí chung là phù hợp hơn cả, bởi nó là hình

thức đơn giản, dễ học, dễ làm, dễ tin học hóa và đã được sử dụng phổ biến ở

nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Anh, Pháp, Canada, Úc, Singapore...Việc

sử dụng hình thức sổ nhật kí chung sẽ tạo điều kiện hội nhập kế toán VN với

thông lệ kế toán thế giới.

Để đề ra những quy định cụ thể về tổ chức sổ kế toán, cần phải hiểu

được đặc điểm của sổ kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính.

139

Con người vốn có quán tính trên lối mòn của kế toán thủ công nên

thường quan tâm đến các sổ, thẻ kế toán như là một niềm tin để đảm bảo cho

sự “an tâm” của các thông tin trên báo cáo kế toán, nhưng thực tế thì không

như vậy. Với hình thức kế toán máy, cả sổ kế toán và báo cáo đều sinh ra từ

chung một nguồn thông tin là các các tệp chứng từ máy. Vì thế, khái niệm sổ

sách kế toán trong điều kiện sử dụng máy tính điện tử chỉ có ý nghĩa tượng

trưng cho một hệ thống thông tin đã được phân loại và hệ thống hóa nhằm

phục vụ cho công tác quản lí và điều hành DN. Tập hợp các thông tin hữu ích

này được chia làm hai loại là thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết, và nếu

so sánh với kế toán thủ công thì thông tin tổng hợp nằm trong sổ cái, thông tin

chi tiết nằm trong các sổ chi tiết.

Sổ sách kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT hay là hệ thống thông

tin đã được hệ thống hóa, phân loại được lưu trong đĩa từ hoặc xem trên màn

hình, không bắt buộc phải in ra giấy như quy định hiện nay vì gây lãng phí về

công sức và giấy in mà không thực sự cần thiết đối với DN SXKD. Chỉ in ra

giấy các sổ cái (thực chất là tài khoản) trong trường hợp có yêu cầu của cơ

quan chức năng.

Hệ thống thông tin phải được sắp xếp một cách hợp lí theo cột, theo

dòng sao cho thuận tiện cho việc xem và khai thác thông tin, không nhất thiết

phải đúng với mẫu sổ sách thủ công nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin,

riêng về tài khoản phải đảm bảo theo đúng mẫu về tài khoản, cụ thể như sau:

Với khả năng hữu hạn về độ rộng của máy in, hình thức kế toán máy yêu

cầu các sổ và báo cáo kế toán phải thiết kế theo nguyên tắc ít dòng, nhiều cột.

Khi đó, các sổ kế toán mà PMKT phải có khả năng cung cấp bao gồm:

- Sổ nhật kí chung;

- Số cái các tài khoản;

- Các sổ chi tiết, bao gồm:

140

Sổ chi tiết tiền mặt

Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Sổ chi tiết nguyên tệ

Sổ chi tiết vật tư, công cụ, dụng cụ

Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao TSCĐ

Sổ chi tiết các khoản phải thu

Sổ chi tiết các khoản phải trả

Sổ chi tiết chi phí

Sổ chi tiết giá thành

Sổ chi tiết doanh thu và kết quả kinh doanh

Sổ chi tiết các nguồn vốn

Sổ chi tiết thu nhập khác

. . . . .

Hệ thống sổ chi tiết nhằm giải trình chi tiết cho tất cả các nội dung cơ

bản về: Vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn và các khoản phải thu; Vật tư hàng

hóa; Tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn; Tiền lương; Chi phí và giá

thành; Bán hàng, xác định kết quả và phân phối; Các khoản nợ phải trả và

nguồn vốn chủ sở hữu.

3.2.3.3. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

3.2.3.3.1. Xác định các đối tượng kế toán

Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã được Bộ Tài chính ban hành

thống nhất, DN tiến hành lựa chọn các TK cần thiết sao cho phù hợp với đặc

điểm quản lí của mình. Trên cơ sở các TK tổng hợp cấp 1 (và cấp 2), người ta

tiến hành xây dựng các tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết đến từng đối

tượng KT, đây là đối tượng của KT tài chính được chi tiết hóa, theo yêu cầu

cung cấp thông tin của nhà quản lí và điều hành DN.

141

So với quyết định 15/2006-QĐ/BTC, thông tư 200/2014-TT/BTC đã

loại bỏ các tài khoản: 129, 139, 142, 144, 159, 311, 315, 342, 351, 415, 431,

512, 531, 532 và toàn bộ tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Ngoài ra, bổ

sung thêm các TK cấp 1 và cấp 2 như: TK 357 (Quỹ bình ổn giá); TK 417

(Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp). Thông tư cũng quyết định thay đổi các

TK sau:

Tài khoản 121 – Chứng khoán kinh doanh (trước đây gọi là Đầu tư

chứng khoán ngắn hạn)

Tài khoản 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (trước đây là Đầu tư

ngắn hạn khác)

Tài khoản 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (trước đây là

Góp vốn liên doanh)

Tài khoản 228 – Đầu tư khác (trước đây là Đầu tư dài hạn khác)

Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (trước đây là Dự phòng giảm

giá đầu tư dài hạn)

Tài khoản 242 – Chi phí trả trước (trước đây là Chi phí trả trước dài

hạn)

Tài khoản 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (trước đây là Ký

quỹ, ký cược dài hạn)

Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (trước đây là Vay dài hạn)

Tài khoản 343 – Nhận ký quỹ, ký cược (trước đây là Nhận ký quỹ, ký

cược dài hạn)

Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (trước đây là Nguồn vốn

kinh doanh)

Tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (trước là Lợi nhuận

chưa phân phối)

Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (gộp 3 tài khoản 521,

531, 532 trước đây)

Việc tổ chức vận dụng để mở các TK chi tiết được thực hiện như sau:

142

- Với TK loại 1: Tài sản lưu động

Các TK 1112, 1122, 1132, 1211, 121, 128, 136,

141, phải mở thêm tài khoản cấp 3, để theo dõi từng đối tượng ngoại tệ;

Riêng TK 1122 phải mở thêm TK cấp 4 để theo dõi từng ngân hàng.

TK 131 thường được mở thêm TK chi tiết cấp 2,

cấp 3 để theo dõi chi tiết theo nhóm khách hàng và từng khách hàng cụ

thể.

Các TK 136, 138, 141 thường vẫn chỉ sử dụng

thêm các TK cấp 2 như quy định.

TK 152 phải được mở thêm TK cấp 3, 4, 5, 6 để

theo dõi theo chủng loại, theo từng nguyên vật liệu, theo bộ phận sử dụng

và theo sản phẩm mà nguyên vật liệu cấu thành.

TK 154 mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết

từng nhóm sản phẩm dở dang.

TK 155 phải mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2, cấp

3 để theo dõi chi tiết từng thành phẩm nhập kho và bộ phận nhập kho.

TK 157 phải mở chi tiết cấp 2 và cấp 3 để theo dõi

chi tiết hàng gì, gửi bán ở đâu?

TK 161 phải mở thêm TK cấp 2, cấp 3 để chi tiết

cho chi sự nghiệp năm trước, năm nay và từng nội dung chi.

TK 171 phải mở thêm TK cấp 2 để chi tiết cho các

đối tượng mua hoặc bán trái phiếu CP.


TK 211 cần mở thêm các TK cấp 3, cấp 4, cấp 5 để

theo dõi chi tiết cho từng tài sản, loại tài sản, bộ phận sử dụng.

143

TK 212 cần mở thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4để

theo dõi chi tiết cho từng tài sản, đơn vị cho thuê, bộ phận sử dụng.

TK 214 cần mở thêm các TK cấp 3, cấp 4, cấp 5 để

theo dõi chi tiết về hao mòn của từng tài sản, loại tài sản, bộ phận sử dụng.

TK 217 cần mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi

tiết cho từng bất động sản đã đầu tư.

Các TK từ 221 đến 228 cần mở thêm TK cấp 2,

cấp 3 để theo dõi chi tiết nơi nhận vốn đầu tư và hình thức đầu tư.

TK 241 cần mở thêm tài khoản cấp 3 cho từng loại

đối tượng TSCĐ, xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ.


TK 331 – Phải trả cho người bán cần mở thêm TK

cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng người bán vật tư, hàng hóa hoặc người

nhận thầu xây dựng cơ bản hay sửa chữa lớn.

TK 336, cần mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết

các đối tượng phải trả trong nội bộ DN.

Trong các DN xây dựng, TK 337 thường không

mở TK cấp 2.

TK 338 có các TK cấp 2 3381, 3382, ... 3388

Các TK 341 cần mở thêm TK cấp 3 để theo dõi

các đối tượng liên quan đến khoản vay và nợ thuê tài chính.

Với những DN có phát hành trái phiếu, TK 3432

cần mở thêm các TK cấp 3, để theo dõi tương tự như TK 3431.

Các TK 344, 347, 352 có thể có / không mở thêm

TK cấp 2.

144

TK 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) chỉ cần sử

dụng nguyên 4 tài khoản cấp 2 theo thông tư 200/2014-TT/BTC.

TK 356 (Quỹ phát triển khoa học và CN), ngoài 2

TK cấp 2 đã quy định, nên mơt TK cấp 3 để theo dõi chi tiết các khoản

làm tăng, giảm quỹ.

TK 357 (Quỹ bình ổn giá) không cẩn mở thêm TK

chi tiết.

- Với nhóm TK loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu

Các TK 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441: DN có

thể có hoặc không mở thêm các TK chi tiết ngoài những quy định có sẵn

trong bảng hệ thống tài khoản thống nhất.

TK 417 (Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp) cần bổ

sung thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết các khoản thu/chi từ quỹ.

TK 461 cần mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 tương tự

như TK 161.

TK 466 được mở thêm TK cấp 2 để chi tiết cho

từng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.

- Với nhóm TK loại 5: Doanh thu

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ. DN cần mở thêm TK cấp 3, TK cấp 4 để theo dõi chi tiết từng hàng

hóa, thành phẩm và từng nhóm mặt hàng; Nếu có nhiều địa điểm bán

hàng, cần mở thêm TK cấp 5 để theo dõi cho từng điểm bán hàng.

TK 515 cần mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết

nguồn gốc từng khoản thu.

145

Các TK 521, cần mở thêm TK cấp 3 để theo dõi

chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu của từng mặt hàng.

- Với nhóm TK loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh

TK 611, với các DN áp dụng phương pháp kiểm kê

định kì, cần mở thêm TK cấp 3 để theo dõi từng nguyên vật liệu, hàng

hóa.

TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:

DN cần mở thêm TK cấp 2, TK cấp 3, TK cấp 4 để theo dõi chi tiết từng

nguyên vật liệu, từng phân xưởng, từng sản phẩm SX sử dụng.

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Cần mở

thêm TK cấp 2, TK cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng bộ phận SX, từng

sản phẩm.

TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: Cần mở

chi tiết tương tự như các TK 621, 622.

TK 627 – Chi phí sản xuất chung, DN cần mở

thêm các TK cấp 2: TK 6275 – Thuế tài nguyên, TK 6276 – Chi phí sửa

chữa lớn TSCĐ, TK 6279 – Chi phí sản xuất chung khác; Ngoài ra, cần

mở thêm các TK cấp 3, TK cấp 4 để theo dõi chi tiết cho từng bộ phận

sản xuất, hao hụt nhiên liệu, ăn ca, phòng cháy, bảo vệ, phát triển khách

hàng, ...

TK 631 – Giá thành SX: Trong các DN áp dụng

phương pháp kiểm kê định kì, cần mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết

giá thành từng loại sản phẩm SX trong kì.

TK 632 – Giá vốn hàng bán: Cần mở thêm TK cấp

2 để theo dõi chi tiết từng nhóm mặt hàng hóa / dịch vụ. Có thể mở thêm

TK cấp 3 để chi tiết cho từng sản phẩm/ mặt hàng sản xuất. Với những

146

DN SXKD không có sản phẩm tồn kho (ngành điện, ngành viễn thông, ...)

thì có thể kết chuyển chi phí trực tiếp vào TK 911 mà không qua cần ghi

qua TK 632.

TK 635 – Chi phí tài chính: DN cần mở thêm các

TK cấp 2 và cấp 3 tương tự như với TK 515.

TK 641 – Chi phí bán hàng: DN nên mở thêm hai

TK cấp 2 là TK 6416 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và TK 6419 – Chi phí

bán hàng khác.

TK 642 – Chi phí quản lí DN: DN SXKD cần mở

thêm TK cấp 3, TK cấp 4 tương tự đối với TK 627.

- Với nhóm TK loại 7: Thu nhập khác

TK 711 – Thu nhập khác: DN cần mở thêm các

TK cấp 2 để chi tiết các khoản thu nhập, chẳng hạn: TK 7111 – Nhượng

bán thanh lí, TK 7112 – Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lí xóa sổ KT, TK

7113 – Thu tiền phạt khách hàng, TK 7114 – Các khoản thuế được hoàn

trả, TK 7115 – Các khoản thưởng của khách hàng không tính trong doanh

thu, TK 7116 – Thu nhập từ quà biếu, tặng, ... TK 7119 – Các khoản thu

khác.

- Với các TK loại 8: Chi phí khác

TK 811 – Chi phí khác: DN nên mở thêm các TK

cấp 2 để chi tiết các khoản chi ngoài dự kiến, chẳng hạn: TK 8111 – Tiền

phạt do vi phạm hợp đồng, TK 8112 – Chi phí thu hội các khoản nợ khó

đòi đã xử lí xóa sổ KT, TK 8113 – Chi do bị phạt thuế, TK 8114 – Chi phí

thanh lí tài sản, ..., TK 8119 – Các khoản chi phí khác.

TK 821 – Chi phí thuế thu nhập DN: Các DN chỉ

cần sử dụng hai TK cấp 2 là TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành và

147

TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại.

- Với nhóm TK loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Các DN

cần mở thêm các TK cấp 2, TK cấp 3 để theo dõi chi tiết kết quả kinh

doanh trong từng nhóm hàng/sản phẩm và từng mặt hàng cụ thể.

3.2.3.3.2. Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lí

Trên cơ sở đã xác định các đối tượng kế toán cần quản lí trong DN, để

ứng dụng CNTT, phải tiến hành tổ chức mã hóa các các đối tượng: Bộ phận,

vật tư, sản phẩm, hàng hóa, loại ngoại tệ, các đối tượng phải thu, phải trả, các

loại nguồn vốn, tài sản cố định, ... theo một quy tắc nhất quán để phần mềm có

thể nhận dạng chính xác từng đối tượng. Để đảm bảo yêu cầu đó, các đối

tượng cùng loại thì phải được mã hóa bằng các từ mã khác nhau, nhưng,

chúng phải có độ dài như nhau để có thể xử lí bằng máy tính.

Theo phương pháp tài khoản kế toán, mỗi từ mã sẽ xác định một đối

tượng kế toán; Chúng có thể gắn với các tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) để tạo ra

các cấp tài khoản chi tiết. Ngoài ra, theo luật kế toán, DN có thể được tự tổ

chức thiết kế và in ấn chứng từ, khi đó, có thể tách các tài khoản chi tiết thành

các thuộc tính riêng biệt trên chứng từ để thuận tiện hơn cho việc ghi định

khoản kế toán.

Cấu trúc một mã tài khoản được xây dựng từ sự kết hợp giữa một số

hiệu tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ Tài chính, kết hợp với một tập

các mã đối tượng quản lí, có thể viết hoặc không các kí tự ngăn cách giữa các

mã tài khoản chi tiết. Có thể minh họa cách thiết kế tổng thể một từ mã đối

tượng quản lí qua sơ đồ 3.4 dưới đây:

148

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ mã hóa các đối tượng quản lí

Cách mã hóa các đối tượng quản lí cụ thể ở từng DN phụ thuộc vào tập

các đối tượng gắn liền với tài khoản kế toán liên quan, chẳng hạn:

- Với đối tượng là khách hàng, có thể mã hóa là: 131 CCCC

- Với đối tượng là nhà cung cấp, có thể mã hóa là: 331 CCCC

- Với đối tượng tạm ứng, có thể mã hóa là : 141 CCCC

- Với đối tượng là ngoại tệ, có thể mã hóa là : 1112 CC

Có nhiều đối tượng quản lí được mã hóa bao gồm nhiều cấp tài khoản

chi tiết theo yêu cầu của nhà quản lí DN. Chẳng hạn, với nguyên liệu vật liệu,

cần biết: Là nguyên vật liệu chính hay phụ? Nguyên vật liệu gì? Dùng cho

phân xưởng nào? Dùng để sản xuất sản phẩm nào? Xuất ở kho nào? thì từ mã

có thể là:

152.C.CCCC.CC.CCC.CC (Ví dụ: 152.1.SA01.01.A01.HP)

Mã NL, VL

Mã phân xưởng

Mã sản phẩm

Mã kho vật liệu

Trong đó: C (viết tắt củaCharacter) là một kí tự số hoặc chữa cái.

149

Sau khi xây dựng xong bộ mã đối tượng quản lí, phải phổ biến và quy

định cho tất cả bộ phận liên quan để sử dụng một cách bắt buộc vì đây là cơ

sở để kế toán ghi định khoản khi lập chứng từ và cũng là căn cứ để người viết

PMKT nhận biết các dấu hiệu thông tin nhận dạng đối tượng kế toán trong

quá trình xử lí. Người sử dụng PMKT cũng phải biết quy tắc mã hóa này để

vận hành HTTT kế toán.

3.2.3.4. Hoàn thiện tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán

3.2.3.4.1. Hoàn thiện các yếu tố và trình tự lập chứng từ kế toán

Mỗi nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN SXKD được xác định thông

qua giá trị của một tập hợp các thuộc tính cần quản lí, được thể hiện trên một

chứng từ kế toán bao gồm:

- Tên chứng từ;

- Số chứng từ;

- Ngày lập;

- Nội dung kinh tế trên chứng từ;

- Đơn vị đo lường cần thiết;

- Định khoản kế toán;

- Chữ kí của người liên quan.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, nhất là khi Nhà nước cho phép DN tự

thiết kế và in chứng từ, các chứng từ kế toán có thể bổ sung thêm nhiều thuộc

tính mới với bản chất là trích bớt thông tin trong các TK kế toán chi tiết để

hiện diện thành một thuộc tính mới trên chứng từ. Về nguyên tắc, trong tổ

chức cơ sở dữ liệu, tất cả các thuộc tính phức hợp (hay thuộc tính gộp) đều có

thể tách thành các thuộc tính đơn. Ví dụ: Một số hiệu TK kế toán ghi có dạng

như sau:

150

152.C.CCCC.CC.CCC.CC (Ví dụ: 152.1.SA01.01.A01.HP)

Mã NL, VL

Mã phân xưởng

Mã sản phẩm

Mã kho vật liệu

Vẫn nội dung thông tin đó, có thể thêm hai thuộc tính trên chứng từ là:

mã kho và mã nguyên vật liệu trên chứng từ thì kế toán chỉ cần định khoản:

152.1.01.A01. Điều này vừa thuận lợi cho việc định khoản, vừa làm cho

chứng từ tường minh hơn.

3.2.3.4.2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, quy trình luân chuyển chứng từ rất

đơn giản vì PMKT cho phép chỉ nhập chứng từ một lần rồi có thể truy nhập

dữ liệu từ tất cả các bộ phận kế toán liên quan. Nếu nhiều bộ phận kế toán

cùng nhập chứng từ theo quy trình luân chuyển sẽ gây ra hiện tượng trùng lắp

dữ liệu (ghi nhiều lần một nghiệp vụ) nên tổng hợp thông tin sẽ sai.

Vậy, trong điều kiện ứng dụng CNTT, không có luân chuyển chứng từ.

Khi đó, HTTT KT của DN sẽ quy định ai chịu trách nhiệm lập chứng từ thì

chỉ người đó có quyền nhập chứng từ vào máy, hoặc, chỉ nhập vào máy các

chứng từ liên quan đến số phát sinh GHI CÓ của TK liên quan trong định

khoản kế toán.

3.2.3.4.3. Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán cần phải được tổ chức lưu trữ theo đúng quy định

của Luật kế toán do Nhà nước ban hành. Tuy vậy, trong điều kiện ứng dụng

CNTT, Nhà nước nên hợp thức và đề ra quy trình lưu trữ chứng từ kế toán

điện tử, là những chứng từ máy được sao lưu lên các thiết bị nhớ ngoài của

máy tính điện tử tại DN, máy chủ thuê ngoài .

151

Ngoài ra, có thể áp dụng hình thức kế toán ảo toàn phần với dữ liệu

được lưu trữ dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

3.2.3.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán trong DN SXKD, để phục vụ đắc lực cho

công tác quản lí và điều hành của nhà quản lí, cần phải đảm bảo cung cấp

được hai loại báo cáo sau đây:

Một là, hệ thống các báo cáo kế toán tổng hợp.

Hiện nay, các báo cáo tài chính phải lập do Nhà nước quy định tương

đối phù hợp với các DN, bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (mẫu B01-DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B02-DN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN)

- Bản thuyết minh BCTC (mẫu B09-DN)

Việc lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh hiện nay,

thường tập hợp dữ liệu cho từng chỉ tiêu bằng cách nhặt dữ liệu trên chứng từ

máy, căn cứ vào các tài khoản tổng hợp và chi tiết; Chẳng hạn: Chỉ tiêu

“Tiền” - mã số 111 được xác định là tổng số dư Nợ của các Tài khoản 111

“Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” và 113 “Tiền đang chuyển”; Chỉ tiêu

"Phải thu của khách hàng" - mã số 131 căn cứ vào tổng số dư Nợ chi tiết của

Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” mở theo từng khách hàng. Cách làm

này rất phức tạp và chỉ phù hợp với điều kiện kế toán thủ công.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc

lập các báo cáo tài chính, có thể ghi thêm "mã số" của chỉ tiêu trên báo cáo

vào chứng từ kế toán hoặc ghi trong trong bảng danh mục tài khoản kế toán

với cấu trúc bảng gồm các cột: Tên TK, Mã TK, Loại TK, Mã số. PMKT sẽ

căn cứ vào thuộc tính "mã số" này để tổng hợp từng chỉ tiêu trong bảng cân

đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh thông qua việc tính tổng nhóm với

152

tiêu thức phân nhóm là thuộc tính "mã số" đã xác định trên bảng danh mục tài

khoản KT trong CSDL của PMKT.

Đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ, DN vẫn đang trong giai đoạn đầu

làm quen; Thuyết minh BCTC thì hầu như ít DN thực hiện. Tuy nhiên, nếu

các báo cáo B01-DN và B02-DN được thực hiện theo giải pháp đã trình bày ở

trên sẽ tạo tiền đề thuận lợi để lập các báo cáo B03-DN và B09-DN trong điều


Các báo cáo này, theo quy định sẽ được nộp cho cơ quan Tài chính, cơ

quan Thuế và cơ quan Thống kê. Theo tác giả, các BCTC của các DN SXKD

cần quy định thêm nơi nhận, bao gồm:

Cơ quan chủ quản;

Bộ chủ quản;

Cơ quan niêm yết chứng khoán;

Nhà đầu tư.

Định kì nộp báo cáo, doanh nghiệp có thể cung cấp mau hơn (từng

tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và cả năm) vì HTTT KT của DN SXKD, trong

điều kiện ứng dụng CNTT có khả năng cung cấp thông tin rất kịp thời và

chính xác.

Hai là, hệ thống báo cáo kế toán chi tiết

Đây là hệ thống báo cáo cung cấp các thông tin chi tiết về từng đối

tượng kế toán đã xác định. Báo cáo chi tiết là sự khởi đầu, đồng thời là một

phần không thể thiếu trong báo cáo kế toán quản trị.

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là sản phẩm vô cùng quan trọng

trong việc quản lí và điều hành DN, tiếc rằng ở Việt nam hiện nay, hệ thống

báo cáo này chưa được đánh giá đúng mức. Đa phần các DN cơ quy mô lớn

và vừa đã bắt đầu quan tâm đến hệ thống báo cáo quản trị nhưng vẫn ở giai

đoạn sơ khai và chưa đồng đều, trừ các DN lớn thực sự như ngành Hàng

153

không, Ngân hàng, bắt buộc phải hội nhập với thông lệ kế toán Quốc tế. Các

DN quy mô nhỏ, hầu như chưa xác định được vai trò của kế toán quản trị cũng

như chưa xác định phải lập báo cáo gì? Cung cấp thông tin gì? Dùng vào mục

đích gì? Hình thức báo cáo thế nào?

Theo tác giả, báo cáo chi tiết cung cấp các thông tin rất hữu ích cho

nhà quản lí và điều hành DN, bởi nó có khả năng cung cấp nhiều thông tin cho

nhà quản lí để có căn cứ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời.

Muốn vậy, hệ thống báo cáo chi tiết phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Sử dụng hệ thống chỉ tiêu thiết thực với nhu cầu quản lí;

- Thông tin trên báo cáo phải trung thực, đầy đủ;

- Thời điểm cung cấp báo cáo phải kịp thời;

- Nội dung báo cáo phải đơn giản, thuận tiện cho nhà quản lí;

- Phương thức yêu cầu và nhận báo cáo phải đa dạng.

Về hình thức báo cáo, có thể lựa chọn các hình thức phổ biến sau đây:

Báo cáo qua các mẫu biểu trên giấy in;

Báo cáo bằng lời qua điện thoại;

Báo cáo thông qua các thiết bị di động thông minh (điện thoại di

động thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay) có sử dụng công nghệ

điện toán đám mây. Công nghệ này cho phép nhà quản lí trực tiếp khai thác

thông tin cần thiết từ HTTT kế toán của DN ở bất kì vị trí địa lí nào, trong bất

kì thời điểm nào, thông qua PMKT được cài đặt trên thiết bị di động thông

minh của mình.

Hệ thống báo cáo quản trị phải có khả năng cung cấp thông tin quản trị

về từng đối tượng kế toán cơ bản sau đây:

Tiền mặt, tiền gửi: Chi tiết tăng, giảm theo loại tiền;

Nợ phải thu: Chi tiết theo đối tượng phải thu và thời hạn thanh

toán;

154

Nợ phải trả: Chi tiết đối tượng phải trả và thời hạn thanh toán;

Tài sản cố định tăng, giảm chi tiết theo loại, theo nguồn hình

thành, theo bộ phận sử dụng, theo lí do;

Hàng tồn kho chi tiết theo loại vật tư, theo kho;

Vật tư sử dụng chi tiết theo bộ phận, theo sản phẩm;

Nguồn vốn: Chi tiết tăng, giảm theo loại nguồn vốn ;

Chi phí sản xuất, giá thành: Chi tiết theo sản phẩm, bộ phận, yếu

tố cấu thành;

Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: Chi tiết theo cửa

hàng, mặt hàng, thời gian;

Ngoài ra, báo cáo quản trị cần cung cấp thêm các thông tin phân tích

khác để phục vụ yêu cầu quản lí của nhà điều hành DN.

3.2.3.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán trong điều kiện ứng dụng có nhiều thay đổi so với tiến

hành kế toán thủ công. Trong bất cứ điều kiện nào, quá trình kiểm tra kế toán

cũng được tiến hành bởi ba đối tượng: Bởi chính HTTT kế toán DN, bởi bộ

phận kiểm toán (kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập) và bởi Nhà nước

thông qua các cơ quan Thuế, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra tài chính, ...

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, kiểm tra KT phải thực hiện các quá trình

sau đây:

- Kiểm soát chặt chẽ tính chính xác, hợp lí của chứng từ ngoài máy.

Điều đó đảm bảo tính pháp lí của dữ liệu ban đầu của HTTT KT.

- Kiểm soát chặt chẽ tính chính xác của chứng từ máy. Trong việc này,

phải tổ chức đối chiếu chứng từ máy và chứng từ ngoài máy để đảm bảo nhất

155

quán của dữ liệu gốc với chứng từ máy. Khi có sự sai sót trong khâu nhập

liệu, phải tiến hành sửa chứng từ máy rồi đối chiếu lại.

- Theo dõi nhật kí quá trình khai thác dữ liệu của mọi đối tượng truy

nhập hệ thống máy tính trong HTTT KT của DN. Có khả năng can thiệp và

gửi thông điệp cảnh báo trực tiếp đến người vi phạm nội quy khai thác dữ

liệu của HTTT KT.

- Kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế toán trên hệ thống máy tính

thông qua việc phân quyền sử dụng cho mỗi cán bộ kế toán của DN.

- Kiểm soát chặt chẽ quy trình kiểm thử PMKT trong giai đoạn xây

dựng PMKT cho DN nhằm vét cạn mọi tình huống, bao gồm cả các điểm kì

dị (điểm nhạy cảm) trong bài toán kế toán.

3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần cứng

3.2.4.1. Mô hình đầu tư công nghệ thông tin trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

Hiện nay, CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể

thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động SXKD của mỗi DN. Sự

phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt

động kinh doanh của DN, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang

giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên

hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của DN SXKD.

Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các

mục tiêu của DN như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các

quyết định quản lí, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh

tranh,…Có nhiều mô hình đầu tư CNTT trong DN SXKD, mỗi mô hình có

cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp

xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức

156

tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong DN. Mỗi DN cần phải chọn cho mình

mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy có hiệu quả các khoản đầu tư,

phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công

nghệ của DN.

Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai

đoạn kế thừa nhau: Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành,

tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lí và sản xuất; Đầu

tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Tại mỗi giai

đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu

tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của DN; đầu tư

phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các

đầu tư cho công nghệ.

Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở về CNTT

Giai đoạn này là giai đoạn đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT

bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ

trang bị “cơ sở” có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu

cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị

đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp như: trang

bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường

truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con

người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động

tác nghiệp hoặc quản lí của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này

nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo.

Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp

Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt

động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong DN, cụ thể cho hoạt động của

các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ. Đây là bước

157

phát triển tự nhiên của hầu hết các DN, vì khối lượng thông tin cần xử lí tăng

lên, và do đã có được các kĩ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai

đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, KD nhằm

nâng cao hiệu quả hoạt động của DN, như: triển khai các ứng dụng để đáp

ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu KD; chương

trình tài chính-kế toán, quản lí nhân sự-tiền lương, quản lí bán hàng; các ứng

dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực

tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.

Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lí và sản xuất

Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai

đoạn số hóa toàn thể DN, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất

của giai đoạn 3 này. Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp

doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa

các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những

công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lí và tác nghiệp; triển khai các giải

pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lí nội tại, nâng cao năng lực

điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,

…Văn hóa số - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai

đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh

của DN, mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới,

cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các

chuẩn mực đó trong toàn DN.

Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế.

Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong

môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và

dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác,

phù hợp với chiến lược cạnh tranh của DN. Hiện nay, các vấn đề kinh doanh

158

trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng CNTT và các dịch vụ của

Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: Xây dựng Intranet để chia sẻ

thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các

nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng InterNet

để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G, .... Kế

thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã

hình thành trong DN để đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT

là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh.

Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong

doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh

doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Mô hình đầu tư CNTT là một

căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi

trình bày các vấn đề liên quan. Tuy nhiên, đó chưa phải là mô hình duy nhất.

Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của CNTT không phải khi

nào cũng giống nhau, do vậy, sẽ tồn tại sự đan xen giữa các giai đoạn đầu tư

CNTT với giai đoạn phát triển của DN SXKD. Có thể có doanh nghiệp hội tụ

được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó, hoặc chọn được mô hình

đầu tư khác với mô hình trên đây.

Dù lựa chọn mô hình nào, khi đầu tư và sử dụng CNTT cho các mục

tiêu kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản lí và kinh doanh

chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT kế toán trong DN, cần trang bị

cho mình một khung kiến thức về CNTT để hiểu và sử dụng hiệu quả các

HTTT, gồm 5 mảng kiến thức sau: các quan điểm nền tảng, kiến thức về công

nghệ thông tin, các ứng dụng trong doanh nghiệp, về việc phát triển và triển

khai các tiến trình, và cuối cùng là các thách thức về quản lí. Có như vậy, các

đầu tư CNTT mới đem lại hiệu quả cao nhất và hiện thực hóa được kế hoạch,

chiến lược KD của DN.

159

3.2.4.2. Mô hình tổ chức hệ thống phần cứng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

Để tối ưu hóa hệ thống phần cứng phục vụ cho HTTT kế toán của DN

SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, tác giả đã nghiên cứu và đưa ra giải

pháp xây dựng mô hình tổ chức hệ thống máy tính trong DN SXKD, theo sơ

đồ 3.5 dưới đây:

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ tổ chức hệ thống phần cứng

Theo đó, tất cả các phân hệ kế toán của DN và kế toán trưởng đều sử

dụng các máy tính kết nối với máy chủ để chia sẻ dữ liệu lẫn nhau theo quyền

được đăng kí và sự phê duyệt của Kế toán trưởng.

Ngoài ra, các HTTT khác trong DN cũng được kết nối với máy chủ,

cùng với HTTT kế toán, tạo thành một HTTT của DN được tổ chức theo kiểu

mạng LAN - mạng nội bộ của DN. Các trạm giao dịch tự động của DN

SXKD cũng được kết nối với máy chủ để gửi toàn bộ dữ liệu giao dịch về

160

máy chủ. Đây là tiền đề về mặt bằng công nghệ để DN tiến tới ứng dụng các

giải pháp đồng bộ ERP khi trang bị được phần mềm.

Hệ thống máy chủ của DN lại được kết nối với mạng Internet để tăng

cường hiệu quả chia sẻ (cung cấp) thông tin đến các đối tượng sử dụng thông

tin kế toán khác; Đặc biệt, khả năng chia sẻ thông tin sẽ ngày càng tốt hơn

nếu phần mềm kế toán cho phép truy nhập thông tin từ các thiết bị di động

thông minh (điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, máy tính xách

tay, ...); Thông qua các thiết bị di động thông minh, hệ thống phần cứng này

còn cho phép các nhà quản lí DN, nhân viên kế toán khi đi xa, vẫn có khả

năng truy nhập vào HTTT của DN thông qua công nghệ điện toán đám mây

để khai thác HTTT kế toán một cách có hiệu quả và tiện lợi.

3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần mềm kế toán

Việc hoàn thiện hệ thống PMKT, với tư cách là một trong năm thành

phần của HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT,

khi thực hiện dựa trên những giải pháp đề xuất ở bốn thành phần đã nêu trên,

phải tuân thủ những nội dung cơ bản sau đây:

3.2.5.1. Các nguyên tắc khi xây dựng phần mềm kế toán

PMKT phải đáp ứng được các tiêu chuẩn được ban hành tại thông tư số

103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

Một là, Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các

quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm

thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các

văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Cụ thể:

- Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên

máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy

định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng

161

từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung

thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo

yêu cầu quản lí của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp

dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế

toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và

các quy định riêng về chứng từ điện tử.

- Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài

khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần

mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù

hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lí của đơn vị. Việc mã hóa các tài

khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính

thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích

thông tin của ngành và đơn vị.

- Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần

mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;

đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra,

đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ

kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ

kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính

chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ

sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lí của đơn vị.

- Đối với BCTC: BCTC được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in

ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu theo quy

định của chuẩn mực KT và chế độ kế toán DN hiện hành phù hợp với từng

lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất,

thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các

đơn vị khác có liên quan.

162

- Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán

trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật

Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế

toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng

tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện

mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.

- In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm

kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lí theo quy định; đảm bảo sự thống nhất

giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, BCTC

được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được

thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong

quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kĩ thuật để có thể

đọc được các tài liệu lưu trữ.

Hai là, phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ

sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách

tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp

bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi

chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ

bớt các chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

- Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp

hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt

các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội

dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng

phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ

bớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

163

- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình

bày BCTC đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt BCTC không

sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

Ba là, phần mềm kế toán phải tự động xử lí và đảm bảo sự chính xác về

số liệu kế toán.

- Tự động xử lí, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình

kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên BCTC theo quy định

hiện hành.

- Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.

- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi

nhập dữ liệu và quá trình xử lí thông tin kế toán.

Bốn là, phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an

toàn dữ liệu, cụ thể:

- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng,

gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí

được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo

người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác

trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm

đồng ý.

- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức,

như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người

truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,...

- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các

số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng

phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có

164

trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được

truy cập chính thức vào hệ thống.

- Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các

trường hợp phát sinh sự cố kĩ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

3.2.5.2. Các chức năng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp sản xuất kinh doanh

Phần mềm kế toán trong DN SXKD giúp cho máy tính điện tử thực hiện

toàn bộ quá trình xử lí thông tin kế toán của đơn vị; Khi đó, PMKT là biểu

hiện cụ thể của chính sách kế toán được tin học hóa để điều khiển quá trình

hoạt động của máy tính trong xử lí thông tin kế toán. Từ nguyên tắc xây dựng

PMKT đã nêu trên, mỗi PMKT phải đảm bảo chức năng cơ bản sau đây:

3.2.5.2.1. Chức năng khai báo hệ thống

Đây là chức năng cho phép khai báo các thông tin chung về hệ thống

phần mềm, đó là các thông tin ít thay đổi và dùng chung trong mọi modul của

phần PMKT, thường bao gồm các chức năng sau đây:

Khai báo năm hạch toán.

Dữ liệu Kế toán được tổ chức ghi chép và lưu trữ theo niên độ kế toán,

thường là từ ngày 01/01 đến hết 31/12 trong một năm. Dữ liệu kế toán của

một niên độ là một CSDL, bao gồm:

- Các tệp danh mục với tư cách là từ điển để tra cứu các thành phần

trong mỗi từ mã sử dụng trong hệ thống mã hóa các tài khoản kế toán tổng

hợp và chi tiết, chẳng hạn: Danh mục tài khoản sử dụng; Danh mục vật tư

hàng hóa; Danh mục bộ phận; Danh mục sản phẩm; Danh mục khách hàng;

Danh mục nhà cung cấp; Danh mục kho; Danh mục ngân hàng, Danh mục

ngoại tệ; ...

165

- Các tệp số dư của các tài khoản từ niên độ trước được chuyển sang

để làm căn cứ cho công tác hạch toán kế toán. Số dư các tài khoản phải bao

gồm số dư các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng kế toán cần theo dõi.

- Các tệp chứng từ để ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một

niên độ kế toán. Khởi đầu niên độ kế toán mới, các tệp này luôn rỗng (chỉ có

phần cấu trúc, chưa có một chứng từ nào).

Việc khai báo một năm hạch toán mới chỉ được Kế toán trưởng thực

hiện mỗi niên độ một lần vào ngày đầu tiên của niên độ kế toán; Khi đó, trong

PMKT, người ta tạo ra một thư mục riêng rồi chép các tệp chứa chứng từ rỗng

và các tệp số dư đầu năm vào đó; Các tệp danh mục có thể sao chép riêng cho

từng năm hoặc được dùng chung cho mọi niên độ kế toán.

Quản trị người dùng

Khi PMKT cho phép nhiều người dùng trong môi trường mạng (LAN

hay Internet), nghĩa là cùng khai thác một cơ sở dữ liệu chung, bắt buộc phải

tổ chức quản trị người dùng để đảm bảo tính an toàn và trách nhiệm đối với

dữ liệu kế toán. Chức năng quản trị người dùng bao gồm khả năng:

- Cho phép đăng kí thêm người dùng mới;

- Xóa bớt người dùng;

- Phân quyền cho từng người dùng. Mỗi loại người dùng chỉ có một

quyền nhất định trong hệ thống phần mềm cũng như trong thao tác với dữ

liệu. Quyền cao nhất là người quản trị (Admin) - có toàn quyền và chịu trách

nhiệm về phần mềm và bảo mật dữ liệu kế toán.

Khi xây dựng PMKT ở DN, ba chức năng quản trị người dùng thường

được xác định ngay trên bảng quản lí người dùng, bao gồm các thuộc tính:

Tên người dùng, mật khẩu truy nhập và quyền truy nhập dữ liệu, trong đó,

166

mỗi quyền cho phép thao tác với một số bảng dữ liệu nhất định ở các mức:

Cập nhật, xem, sửa, xóa đối với dữ liệu kế toán, cụ thể như sau:

Quyền cập nhật, sửa, xóa dữ liệu: Chỉ cấp cho kế toán viên trực tiếp

được phân công lập chứng từ, do đó, có nhiều quyền nhập, sửa, xóa dữ liệu

khác nhau phụ thuộc vào số người được phân công lập chứng từ KT. Các

chứng từ ngoài (không do DN lập) được sử dụng, thuộc bộ phận nào thì do bộ

phận đó đảm trách giống như chứng từ do mình lập.

Quyền xem dữ liệu KT: Quyền này được cấp cho nhiều loại đối

tượng khác nhau, bao gồm: (1) - Kế toán trưởng được xem tất cả mọi dữ liệu

trong CSDL và mọi báo cáo, sổ KT (nếu có); (2) - Cán bộ kiểm tra KT có

quyền xem như KT trưởng, ngoài ra, có quyền xem để kiểm tra bảng phân

quyền người dùng và bảng nhật kí truy nhập CSDL; (3) - Các kế toán viên

liên quan đến mảng dữ liệu, báo cáo và sổ KT (tổng hợp và chi tiết) nào thì

được quyền xem tài liệu KT đó; (4) - Các đối tượng khác, chỉ được xem các

báo cáo tài chính của DN.

Quyền quản trị HTTT: Là quyền cao nhất trong HTTT, tuy vậy,

người quản trị tuyệt đối không được can thiệp vào phần dữ liệu trong CSDL

của HTTT KT DN, chỉ là người vận hành HTTT và phân quyền sử dụng theo

bảng phân quyền được người có trách nhiệm phê duyệt.

Khai báo các phương pháp kế toán sử dụng

Việc khai báo các phương pháp kế toán được DN sử dụng (phương

pháp tính giá, phương pháp kế toán hàng tồn kho...) sẽ làm cho phần mềm

tăng tính mở để sử dụng trong nhiều DN khác nhau thông qua việc cho phép

người dùng được lựa chọn rất linh động về một số phương pháp sử dụng trong

kế toán.

Nếu chương trình phải xử lí đa tệ và đa ngôn ngữ, nhất thiết phải có

thêm hệ thống khai báo tương ứng để người sử dụng lựa chọn.

167

Các khai báo thuộc mục này phải do Kế toán trưởng hoặc người được

KT trưởng ủy quyền thực hiện.

Khai báo các đối tượng kế toán

Các khai báo này là khai báo danh mục các đối tượng kế toán trong

các tệp từ điển. Danh mục các đối tượng kế toán thường gồm:

- Danh mục tài khoản sử dụng;

- Danh mục các mã đối tượng công nợ;

- Danh mục các mã vật tư - hàng hóa;

- Danh mục sản phẩm;

- Danh mục Tài sản cố định;

- Danh mục các đối tượng tập hợp chi phí;

- Danh mục các yếu tố chi phí;

- Danh mục ngân hàng;

- Danh mục các ngoại tệ;

- Danh mục kho;

- Danh mục mã nguồn vốn; ................

Mỗi loại đối tượng kế toán phải chứa trong một tệp và được mã hoá

một cách khoa học, hợp lí sao cho dễ nhớ đối với cán bộ kế toán. Danh mục

thuộc bộ phận KT nào thì do bộ phận đó khai báo, giống như việc nhập chứng

từ KT.

Khai báo thông tin về đơn vị

Các thông tin đơn vị dùng để hiển thị trong các chứng từ, sổ và báo cáo

kế toán; Bao gồm: Tên đơn vị chủ quản, tên đơn vị, tên thủ trưởng, kế toán

trưởng,... để giúp cho việc lập báo cáo được thống nhất và dễ dàng. Các tên

này phải được lưu trữ trong các bảng hoặc biến nhớ để sử dụng về sau; Khi

168

các thông tin trên thay đổi phải có khả năng cập nhật thông qua một giao diện

người - máy. Khai báo này do KT trưởng hoặc người được KT trưởng ủy

quyền thực hiện.

Khai báo khác

Ngoài các nội dung khai báo cơ bản trên cho PMKT, người dùng có thể

yêu cầu xây dựng các chức năng khai báo khác cho HTTT kế toán của DN để

người lập trình bổ sung theo đặc điểm riêng của từng DN. Mọi khai báo thông

tin chung của DN đều phải được KT trưởng hoặc người được KT trưởng ủy

quyền thực hiện.

Thoát khỏi

Đây thường là chức năng cuối cùng trong thực đơn lựa chọn đầu tiên

của mỗi phần mềm nói chung, dùng để thoát khỏi PMKT và trở về môi trường

hệ thống (hệ điều hành). Mọi phần mềm, trước khi thoát ra đều phải có nhiệm

vụ trả lại hệ thống các giá trị ngầm định ban đầu (SET DEFAULT ON), bảo

toàn dữ liệu cho người sử dụng (CLOSE ALL) và tránh gây xung đột với các

ứng dụng khác trong hệ thống với các hệ điều hành đa nhiệm.

3.2.5.2.2. Chức năng thao tác với dữ liệu

Phần này chứa tất cả các thao tác liên quan đến dữ liệu - thông tin vào

của từng phân hệ kế toán, thường bao gồm các chức năng sau đây:

Nhập các chứng từ

Có bao nhiêu loại chứng từ, bạn phải tạo bấy nhiêu giao diện (Form) để

nhập thông tin cho từng loại chứng từ đó, chẳng hạn: Giao diện nhập phiếu

thu/chi, giấy báo nợ/có cho phân hệ kế toán vốn bằng tiền; Giao diện nhập

phiếu nhập/xuất cho phân hệ kế toán nguyên liệu, vật liệu; Giao diện nhập các

hợp đồng có thanh toán sau cho phân hệ kế toán công nợ; .... Mỗi giao diện

169

nhập liệu đều được phân quyền sử dụng theo quyền truy nhập HTTT đã được

cấp bởi người có trách nhiệm cao nhất đối với HTTT KT trong DN SXKD.

Trong quy trình kế toán máy đã được cải tiến theo đề xuất của tác giả,

nhập liệu và đối chiếu giữa chứng từ giấy và chứng từ máy là hai bước độc lập

và khác thời điểm, do đó, phải tạo giao diện nhập liệu và giao diện xem - sửa

độc lập với nhau.

Sao lưu dữ liệu

Đây là công việc sao chép dữ liệu kế toán để lưu cất dữ liệu (backup)

sau một khoảng thời gian làm việc của nhân viên kế toán, đề phòng các sự cố

trục trặc do khách quan mang lại, tránh mất dữ liệu. Thường thì, chức năng

này được thực hiện thông qua một cửa sổ để người dùng lựa chọn việc sao lưu

dữ liệu vào một nơi định trước (trên ổ đĩa quy định hoặc trên mạng). Mỗi quá

trình sao lưu phải có nhật kí ghi lại bằng thủ công để phục vụ quá trình kiểm

tra kế toán. Việc sao lưu dữ liệu do nhà quản trị HTTT thực hiện.

Phục hồi dữ liệu

Đây là bước cần thiết sau mỗi lần có sự cố máy tính hay phần mềm phải

cài đặt lại do bảo hành, bảo trì. Công việc này không thể tránh khỏi với bất kì

người làm máy tình nào. Khi đã có một bản sao lưu đề cập ở phần trên, có thể

toàn quyền phục hồi để đưa dữ liệu trở lại cơ sở dữ liệu trong PMKT, nếu có

sự cố xảy ra với HTTT kế toán của DN.

Để phục hồi dữ liệu, PMKT phải tạo một cửa sổ để người sử dụng lựa

chọn dữ liệu nguồn để phục hồi cho dữ liệu đích, bao gồm tệp nào, địa chỉ ở

đâu? Khi phục hồi, phải biết chắc chắn thời điểm sao lưu và thời điểm trục

trặc để kiểm soát được dữ liệu thừa, thiếu trong quá trình phục hồi thông qua

nhật kí sửa đổi dữ liệu. Mỗi quá trình phục hồi dữ liệu, phải ghi nhật kí bằng

thủ công để phục vụ quá trình kiểm tra kế toán.

170

Việc phục hồi dữ liệu do nhà quản trị HTTT KT thực hiện.

Cập nhật dữ liệu từ ứng dụng khác

Cập nhật dữ liệu từ ứng dụng khác (IMPORT ...) là việc lấy dữ liệu từ

các ứng dụng khác trong hệ thống máy tính để đưa vào CSDL trong PMKT

của DN. Điều này xảy ra khi đã có dữ liệu từ một ứng dụng khác trong HTTT

cá nhân, thường là trên các bảng tính MS-Excel hay các bảng được hình thành

trên MS-WORD, muốn bổ sung dữ liệu đó vào CSDL trong PMKT của DN.

Việc này được tiến hành tương tự như phục hồi dữ liệu, nhưng, không được

phép sao đè lên dữ liệu cũ, mà là bổ sung thêm bản ghi dữ liệu vào cuối các

tệp dữ liệu đã có trong CSDL. Hầu hết các hệ quản trị CSDL đang hiện hành

đều có hỗ trợ chức năng này.

Việc này do KT viên được phân công trực tiếp với dữ liệu KT thực

hiện.

Kết chuyển số dư

Số dư trong các tài khoản kế toán là dữ liệu xác định tồn đầu kì của của mỗi đối

tượng kế toán; Mỗi đối tượng kế toán, căn cứ vào việc ghi tăng giảm trên tài khoản theo

dõi, sẽ thuộc một trong bốn loại:TK luôn có số dư bên nợ, TK luôn có số dư bên có, TK

không có số dư hoặc TK lưỡng tính (lúc dư bên nợ, lúc dư bên có). Bất kì thời điểm nào,

muốn biết số dư của các tài khoản có số dư, phần mềm phải có khả năng cung cấp, thông

qua công thức:

Số dư kì

này

= Số dư đầu kì + Tăng trong

kì

- Giảm trong

kì

Số dư đầu

kì

= Số dư đầu

năm

+ Tăng đến kì - Giảm đến kì

Trong kế toán thủ công, các số dư đầu kì (là số dư cuối kì kế toán trước)

luôn được xác định trên các sổ kế toán, nhưng, khi ứng dụng CNTT với hình

thức kế toán máy, sổ kế toán và báo cáo đều có tư cách bình đẳng và ngang

171

cấp khi đều là sản phẩm cùng sinh ra từ CSDL thông qua các chứng từ máy

trong PMKT. Vì thế, chỉ biết trước số dư đầu năm; Muốn xác định số dư

trong kì (từ ngày x đến ngày y), phải xác định số dư đầu kì (tính đến trước

ngày x). Việc này do KT trưởng thực hiện.

3.2.5.2.3. Chức năng lập sổ kế toán

Như đã trình bày về sổ kế toán, với hình thức kế toán máy, sổ kế toán

không có ý nghĩa trong quá trình lập báo cáo kế toán như trong các hình thức

kế toán thủ công. Tuy vậy, thông qua sổ kế toán có thể cung cấp thêm các

thông tin chi tiết cho nhà quản lí trong trường hợp các báo cáo kế toán chưa

được thiết kế sẵn trong PMKT.

Khi xây dựng PMKT, tạo sổ kế toán thông qua việc thiết kế các

REPORT giống hoàn toàn quá trình lập báo cáo ở phần dưới đây, chỉ khác ở

hình thức trình bày và nội dung dữ liệu. Lập sổ KT tổng hợp do KT tổng hợp

thực hiện; Lập sổ KT chi tiết do KT viên trực tiếp được phân công thực hiện.

3.2.5.2.4. Chức năng lập báo cáo

Mục tiêu của phần này là cung cấp tất cả các báo cáo - thông tin đầu ra

của HTTT kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Mỗi loại báo cáo phải có một tập các tùy chọn cho người dùng thông

qua một giao diện điều khiển in báo cáo, chẳng hạn: Tính từ ngày x đến ngày

y; In toàn bộ hay cho một đối tượng kế toán cụ thể được lựa chọn; ... vì các

báo cáo kế toán luôn gắn liền với một khoảng thời gian và đối tượng kế toán

cụ thể. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, các báo cáo kế toán được in ra từ

máy in nên việc lựa chọn khổ giấy và chiều quay của giấy in báo cáo cũng là

vấn đề cần phải thực hiện. Tất cả những lựa chọn này đều được thực hiện

thông qua giao diện điều khiển in báo cáo.

172

Một vấn nữa đặt ra là, mỗi báo cáo hay sổ kế toán trong HTTT kế toán

máy có thể được sử dụng làm tài liệu máy trung gian để người dùng tạo ra các

báo cáo khác khi nó chưa được thiết kế sẵn trong PMKT từ khi đặt bài toán.

Khi đó, PMKT có thể cho phép kết xuất thông tin KT chi tiết trên các sổ và

báo cáo kế toán thành các bảng tính MS Excel. Vậy, sẽ có thêm một tùy chọn

cho việc hiển thị báo cáo là Xuất ra máy in hoặc Xuất màn hình hoặc Xuất ra

MS Excel (là một ứng dụng khác).

Để PMKT tăng thêm tính linh hoạt, trong chức năng lập báo cáo, người

ta cố gắng tạo thêm các khả năng sau:

- Tạo khả năng lựa chọn hiển thị báo cáo ra máy in, màn hình hay

chuyển báo cáo ra một tệp dạng .DOC (của MS Word), .XLS /(của MS

Excel), .DBF (của Visual FoxPro), ...;

- Khai báo các báo cáo mẫu động, nghĩa là, báo cáo không có định dạng

cố định, không được thiết kế từ trước; Nó được sinh ra theo mẫu của người

dùng. Muốn thế, người lập trình phải có một cửa sổ rất gợi mở và được Việt

hoá hoàn toàn để giúp người sử dụng khai báo về báo cáo mẫu động đó. Nội

dung khai báo phải bao gồm các định nghĩa:

- Tên báo cáo : Để truy nhập đến nó;

- Tiêu đề báo cáo (nếu cần);

- Các thành phần chi tiết trên báo cáo

- Nguồn dữ liệu cho các thành phần chi tiết đó

- Các thông tin cần thiết khác

Trong trường hợp này, người lập trình phải sử dụng thành thục kĩ thuật

viết và sử dụng "macro" để biến các khai báo bằng tiếng Việt của người sử

dụng thành các dòng lệnh của máy tính để máy tính có thể thực hiện được.

173

Lập BCTC do KT tổng hợp thực hiện; Lập báo cáo chi tiết do KT viên

trực tiếp được phân công thực hiện.

3.2.5.2.5. Chức năng truy vấn bởi người dùng

Báo cáo và sổ kế toán, bản chất là một dạng truy vấn thông tin trong

PMKT nhưng nó được thiết kế sẵn theo một khuôn dạng cho trước trong phần

mềm. Tuy nhiên, trong quá trình quản trị DN, xuất hiện nhiều tình huống phải

cung cấp thông tin kế toán quản trị không theo một khuôn mẫu sẵn có, chẳng

hạn, nhà quản lí cần biết ngay một thông tin: Lượng vật tư x nào đó tồn kho?

Số tiền loại y nào đó còn trong quỹ/ngân hàng? Có bao nhiêu khách hàng

đang nợ tiền của DN? ... Trong số câu hỏi đó, có những câu hỏi không thể trả

lời được nhờ PMKT, có những câu hỏi có thể trả lời được thông qua việc lập

các báo cáo kế toán nhưng thật lãng phí vì chỉ cần một thông tin mà báo cáo in

ra rất nhiều thông tin khác không phục vụ cho câu hỏi của nhà quản lí.

Vì vậy, việc lập các giao diện truy vấn bởi người dùng là vấn đề cấp

thiết để cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản lí và điều hành DN. Các giao

diện này là các cửa sổ để người dùng ghi câu hỏi bằng tiếng Việt với cú pháp

quy định bởi người lập trình, sau đó, người lập trình sẽ sử dụng các kĩ thuật

xử lí macro để biến các câu hỏi tiếng Việt đó thành các lệnh máy, cho máy

thực hiện để cung cấp thông tin lấy từ CSDL trong HTTT kế toán.

Chức năng này do KT viên trực tiếp được phân công thực hiện.

3.2.5.2.6. Chức năng sử dụng công cụ hỗ trợ

Mục tiêu của phần này là để đưa thêm vào PMKT các công cụ hỗ trợ

cho bài toán kế toán, nhằm tăng cường hiệu lực của công tác kế toán của đơn

vị. Các công cụ trong một phần mềm kế toán thường là:

- Kết chuyển chi phí;

- Phân bổ khấu hao tài sản cố định;

174

- Theo dõi công nợ từng đối tượng;

- Thực hiện các bút toán điều chỉnh

- Các tuỳ biến khác.

Chức năng này do KT viên trực tiếp được phân công thực hiện.

3.2.5.2.7. Chức năng trợ giúp

Thông thường, phần trợ giúp của mỗi PMKT sẽ gồm các chức năng

con sau đây:

- Giới thiệu phần mềm, quá trình phát triển và các đặc điểm, tính năng

của phần mềm. Nó cũng là nơi tự quảng cáo cho phần mềm;

- Cấu trúc của phần mềm và những điểm đáng chú ý. Nếu có phần này

thì quá trình bảo hành, bảo trì sẽ thuận lợi hơn rất nhiều;

- Trợ giúp người dùng khi có nhu cầu. Trợ giúp là việc hiển thị các

thông tin dạng văn bản để hướng dẫn người dùng trong một trường hợp, một

ngữ cảnh nào đó. Có rất nhiều cách viết trợ giúp cho một phần mềm, tuỳ theo

ý tưởng của người lập trình. Để trợ giúp người dùng theo ngữ cảnh sử dụng,

phải sử dụng kĩ thuật bẫy lỗi, bẫy phím để phát hiện ra ngữ cảnh mà cho hiển

thị thông tin trợ giúp cần thiết. Nói chung, theo cách này, phần mềm sẽ thông

minh hơn, nhưng người lập trình sẽ tăng khối lượng công việc và tiêu tốn trí

lực nhiều hơn.

3.3. CHUẨN HÓA QUY TRÌNH, CHU TRÌNH KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

Mọi quy trình kế toán đều phụ thuộc vào quy trình SXKD và quy trình

tổ chức quản lí của DN. Những chuẩn hóa về quy trình sản xuất kinh doanh

là tiền để để xây dựng quy trình quản lí; Quy trình quản lí sẽ quyết định quy

trình kế toán - đó là những căn cứ quan trọng và duy nhất để hình thành thuật

toán khi xây dựng phần mềm xử lí các nghiệp vụ kế toán.

175

Sau đây là một số quy trình cơ bản đối với DN SXKD trong điều kiện

ứng dụng CNTT trong công tác quản lí nói chung và quản lí tài chính - kế

toán nói riêng. Trong các sơ đồ quy trình sau đây, đều thống nhất sử dụng các

kí hiệu chuẩn được quy định trong phân tích và thiết kế HTTT.

176

3.3.1. Quy trình tổ chức quản lí sản xuất

Sơ đồ 3.6: Quy trình tổ chức quản lí sản xuất

177

3.3.2. Quy trình kế toán tổng hợp

Sơ đồ 3.7: Quy trình kế toán tổng hợp

178

3.3.3. Quy trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán

Sơ đồ 3.8: Quy trình ghi sổ và lập báo cáo

179

3.3.4. Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính

Sơ đồ 3-9: Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính

180

3.3.5. Các chu trình kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

Trong các DN SXKD, các hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế có thể

rất khác nhau về quy mô, nhưng, các hoạt động cơ bản thì rất giống nhau,

chúng được thực hiện lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định, theo một chu

trình hình tròn xoáy trôn ốc được mô tả như sau:

Bước 0: Đầu tư vốn ban đầu

Bước 1: Dự trữ các nguồn lực

Bước 2: Sản xuất sản phẩm hàng hóa

Bước 3: Bán hàng

Bước 4: Tái đầu tư

Bước 5: Kiểm tra mục tiêu hoạt động của DN:

- Nếu chưa đạt mục tiêu thì quay lại bước 1;

- Nếu đã đạt mục tiêu thì giải tán DN và kết thúc chu trình.

Công tác kế toán trong DN SXKD thực hiện việc ghi chép, lưu trữ, xử lí

các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của DN

để cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lí và các đối tượng quan tâm, vì

thế, cũng lặp đi lặp lại thành một chu trình. Căn cứ vào tập hợp các nghiệp vụ

kinh tế - tài chính liên quan trong một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lí,

người chia toàn bộ công tác kế toán thành bốn chu trình cụ thể: Chu trình

doanh thu; Chu trình chi phí; Chu trình chuyển đổi; Chu trình tài chính.

Bảng 3.1 dưới đây mô tả nội dung các chu trình kế toán trong DN SXKD. Các

nghiệp vụ kinh tế - tài chính xảy ra tại DN liên quan đến mua, bán hay sản xuất hàng hóa,

các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của DN sẽ được xử lí trong các chu trình

chi phí, doanh thu và chuyển đối; Các nghiệp vụ liên quan tới đầu tư hoặc các bút toán

điều chỉnh phục vụ cho lập báo cáo sẽ được xử lí trong chu trình tài chính.

181

CHU

TRÌNH

KẾ TOÁN

HOẠT

ĐỘNG

SXKD

NGHIỆP VỤ KINH TẾHỆ THỐNG

ỨNG DỤNG

Tài chính Đầu tư - Tăng vốn từ chủ sở hữu, nhà đầu tư, chủ nợ,...

- Sử dụng vốn để tạo tài sản phục vụ sản xuất, góp vốn liên doanh

- Lập BCTC gửi các đối tượng sử dụng thông tin KT

- Ghi nhật kí

- Tài sản CĐ

- Báo cáo TC

Chi phí Dự trữ,

Thanh toán

- Yêu cầu dự trữ hàng

- Nhập kho

- Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán

- Thanh toán

- Mua hàng

- Nhập kho

-Theo dõi thanh toán

- Chi tiền mặt hoặc tiền gửi

Chuyển

đổi

Sản xuất,

chuyển đổi

chi phí tài

sản thành

chi phí

trong kì

- Sử dụng các yếu tố sản xuất

- Nhập kho thành phẩm

- Sử dụng chi phí kinh doanh (giá vốn, CP bán hàng, CP quản lí DN)

- Hàng tồn kho

- Tiền lương

- Kế toán chi phí SX

Doanh thu Bán hàng,

Thu tiền

- Nhận đơn hàng

- Lập hóa đơn bán hàng

- Giao hàng

- Thu tiền bán hàng

- Bán hàng

- Lập hóa đơn

- Giao hàng

- Thu tiền

Bảng 3.1: Nội dung các chu trình kế toán trong DN SXKD

182

Thông qua mô tả trên, người lập trình có thể nắm bắt được cách xử lí các

nghiệp vụ kế toán để từ đó, hình thành mô hình tổ chức dữ liệu, trình tự xử lí

dữ liệu để có thể đưa ra các báo cáo kế toán của DN trong điều kiện ứng

dụng CNTT.

3.4. CÁC KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

3.4.1. Đối với Nhà nước

Ở tầm quản lí vĩ mô đối với nền kinh tế, Nhà nước cần đảm bảo một số

vấn đề sau đây:

Một là: Yếu tố hội nhập bao gồm: Hội nhập tiền tệ, hội nhập ngôn ngữ,

hội nhập chính sách kế toán và hội nhập về công nghệ quản lí. Vì vậy, các quy

định về tổ chức HTTT kế toán phải phù hợp với thông lệ KT quốc tế: Chuẩn

mực KT phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính để DN Việt

Nam có thể niêm yết ở thị trường chứng khoán các nước, đồng thời tạo điều

kiện cho các DN nước ngoài đầu tư vào Việt Nam.

Hai là: Khi xây dựng chính sách kế toán của Nhà nước Việt Nam, nên

có sự tham gia của các tổ chức nghề nghiệp để vừa đảm bảo tính pháp lí về

mặt vĩ mô, vừa đảm bảo cho quyền tự chủ trong quản lí hoạt động SXKD của

DN ở tầm vi mô. Chính sách KT phải xác định theo lộ trình phù hợp với loại

hình, quy mô và mô hình hoạt động của DN.

Ba là: Cho phép DN có thể tùy chọn việc xây dựng HTTT kế toán tài

chính và HTTT kế toán quản trị một cách riêng biệt hay kết hợp chặt chẽ với

nhau để đảm bảo quyền tự chủ cho DN, trong đó có quyền tự chủ quản trị hoạt

động SXKD. Bên cạnh đó, Nhà nước nên hướng dẫn DN cần phải lập tối thiểu

một số báo cáo kế toán quản trị để đảm bảo công tác quản lí.

Bốn là: Nhà nước nên tạo các hành lang pháp lí mềm dẻo hơn nữa trong

tổ chức HTTT kế toán của DN, chấp nhận nhiều phương thức hoạt động của

HTTT quản lí có sử dụng công nghệ cao, chẳng hạn như:

183

- Cho phép sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán điện tử;

- Không bắt buộc lập và lưu trữ sổ kế toán khi ứng dụng CNTT;

- Cho phép sử dụng và cung cấp dịch vụ KT qua biên giới.

Năm là: Ban hành các tiêu chuẩn của PMKT tương ứng với mỗi quy mô,

loại hình DN và quy định bắt buộc chế độ lập báo cáo tài chính của DN phải

được lập bằng PMKT.

Sáu là: Quản lí chặt chẽ các DN sản xuất và kinh doanh PMKT để áp đặt

các tiêu chuẩn đã ban hành lên các sản phẩm của DN đó.

3.4.2. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Một là: Đối với các DN có quy mô lớn, nên học tập kế toán quản trị của

Mỹ vì nền kế toán nước Mỹ áp dụng rộng rãi phương pháp phân tích mối liên

hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận để tìm ra phương án kinh doanh tốt

nhất; Bên cạnh đó, kế toán Mỹ rất chú trọng công tác lập dự toán và xây dựng

mục tiêu ngắn hạn.

Hai là: DN cần chuẩn bị tốt nguồn nhân lực KT quản trị có thể vận dụng

các phương pháp khoa học của Vận trù học, Kinh tế lượng, Thống kê phân

tích và dự báo, ... nhằm cung cấp các thông tin KT quản trị có chất lượng cao.

Ba là: DN cần tổ chức lại HTTT kế toán cho phù hợp với yêu cầu và

điều kiện hội nhập KT quốc tế, trong đó, cần bổ sung thêm rất nhiều báo cáo

KT quản trị được lập theo các tiêu thức khác nhau.

Bốn là: Xác định được đúng vai trò then chốt của việc ứng dụng CNTT

trong quá trình phát triển, DN cần dành thêm vốn đầu tư cho vấn đề phát triển

hạ tầng CNTT của DN, đầu tư mua sắm máy tính và trang bị PMKT, hướng

tới phần mềm quản lí tổng thể của DN.

Năm là: Trong môi trường hội nhập kinh tế, các DN lớn, có thể sử dụng

và cung cấp các dịch vụ KT qua biên giới. Khi đó, DN phải được Nhà nước

184

cho phép sử dụng các chuẩn mực KT quốc tế để có thể dùng chung các

PMKT, các phần mềm quản lí tổng thể của nước ngoài.


Trên cơ sở xác định các thành phần của HTTT kế toán trong DN SXKD

được nghiên cứu và đề xuất ở chương 1; Qua quá trình khảo sát thực trạng,

đánh giá hệ thống và từ đó đưa ra hướng hoàn thiện từng thành phần trong

HTTT kế toán của DN ở chương 2; Chương 3 của luận án đã đưa ra các một

hệ thống giải pháp đồng bộ để hoàn thiện tổ chức đầy đủ năm thành phần của

HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, gồm có:

Một là, định hướng phát triển HTTT KT DN Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT;

Hai là, hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT, bao gồm:

- Hoàn thiện tổ chức con người;

- Hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán;

- Hoàn thiện tổ chức thủ tục kế toán;

- Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần cứng;

- Hoàn thiện tổ chức hệ thống PMKT.

Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra một tập các kiến nghị, đề xuất với Nhà nước và DN để hoàn thiện tổ chức HTTT kế toán ở DN trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Tuy nhiên, luận án chưa tổ chức được một giải pháp tổng thể để tích

hợp tất các các HTTT quản lí trong DN nhằm nâng cao tuyệt đối hiệu quả của

HTTT trong DN SXKD. Trong tương lai, vấn đề này sẽ là hướng nghiên cứu

tiếp theo của tác giả.

185

KẾT LUẬN

Nước ta đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, điều đó dẫn đến

hội nhập về kế toán và hội nhập công nghệ. Việc tổ chức HTTT kế toán thủ

công của các DN SXKD đã không còn phù hợp với môi trường ứng dụng

CNTT trong xu thế hội nhập công nghệ quản lí trên thế giới. Với mong muốn

bổ sung thêm những lí luận về tổ chức HTTT kế toán DN SXKD trong điều

kiện ứng dụng CNTT để một mặt giúp các DN có thêm căn cứ khoa học khi tổ

chức HTTT kế toán cho mình, mặt khác, dùng làm tài liệu tham khảo cho các

nhà nghiên cứu và sinh viên ở các trường đại học nghiên cứu về tổ chức

HTTT kế toán DN , tác giả đã lựa chọn đề tài: "Tổ chức hệ thống thông tin kế

toán trong DN sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng CNTT"

Luận án đã đạt được những kết quả sau đây:

1. Làm sáng tỏ những vấn đề lí luận chung về tổ chức HTTT kế toán

trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, bao gồm: Những vấn đề

tổng quan về HTTT kế toán trong DN SXKD; Những luận cứ để xác định cấu

trúc của HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT;

Lựa chọn tiêu thức để xác định cấu trúc của một HTTT KT trong DNSXKD

trong điều kiện ứng dụng CNTT. Trên cơ sở đó, tác giả xác định những nội

dung của tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng

CNTT.

2. Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết về tổ chức HTTT kế toán DN trên

các tài liệu của nhiều nước trên thế giới, cùng với tham khảo tình hình thực

tiễn về tổ chức HTTT kế toán DN ở các nước phát triển, tác giả đã rút ra mười

bài học kinh nghiệm cho Việt Nam về tổ chức HTTT kế toán trong DN trong

điều kiện ứng dụng CNTT.

3. Luận án đã làm rõ thực trạng của HTTT kế toán trong các DN ở Việt

Nam hiện nay, những nhân tố ảnh hưởng tới mô hình tổ chức HTTT kế toán ở

186

DN SXKD ở nước ta. Thông qua việc khảo sát và phân tích, đánh giá thực

trạng để đề ra hướng khắc phục đối với từng nội dung tổ chức, từng thành

phần của HTTT KT trong các DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

4. Luận án đề xuất phương án hoàn thiện tổ chức HTTT kế toán trong

DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT. Những nội dung cơ bản bao

gồm:

- Nêu định hướng phát triển HTTT KT DN Việt Nam trong điều kiện

ứng dụng CNTT;

- Đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức con người trong HTTT KT DN;

- Hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán trong DNSXKD;

- Hoàn thiện tổ chức thủ tục kế toán trong DN SXKD (quy trình kế toán

máy, hình thức sổ kế toán, vận dụng HT TK kế toán, lập và luân chuyển

chứng từ KT, hệ thống báo cáo KT, hệ thống kiểm tra KT);

- Hoàn thiện hệ tổ chức thống phần cứng;

- Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần mềm kế toán.

Những đề xuất của tác giả đều có luận cứ khoa học đầy đủ và tính thực

tiễn cao, có thể áp dụng ngay vào các DN SXKD hiện nay ở Việt Nam.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài là đi vào nghiên cứu tổ chức

HTTT KT DN được tích hợp với các HTTT khác để xây dựng một giải pháp

quản lí tổng thể ERP cho DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Với nội dung của đề tài rất phong phú và tương đối phức tạp, luận án

chưa thể trình bày đầy đủ các vấn đề một cách sâu sắc và cụ thể hơn. Chúng

tôi mong nhận được những đóng góp của các nhà khoa học, các nhà chuyên

môn để tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện. Chúng tôi trân trọng cám ơn.

187

CÁC CÔNG TRÌNH TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN

LUẬN ÁN

1. Vũ Bá Anh (2004), "Tiêu chuẩn cho phần mềm kế toán Việt Nam", Tạp chí

nghiên cứu Tài chính Kế toán số 02(7) 2004, Trang 28-30.

2. Vũ Bá Anh (2015), "Phát triển nguồn nhân lực kế toán ở doanh nghiệp dựa trên

thuật toán di truyền", Tạp chí nghiên cứu Tài chính Kế toán số 01(138) 2015, Trang 38-39.

3. Vũ Bá Anh (2015), "Hoàn thiện hình thức kế toán máy ở Việt Nam", Tạp chí

nghiên cứu Tài chính Kế toán số 04(141) 2015, Trang 47-49.

4. Vũ Bá Anh (2002), Giáo trình "Tin học đại cương", Nxb Tài chính.

5. Vũ Bá Anh (2009), Bài giảng gốc "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản

lí", Học viện Tài chính.

6. Vũ Bá Anh (2010), Giáo trình "Tin học ứng dụng", Nxb Tài chính.

7. Vũ Bá Anh (2013), Đề tài "Đánh giá quản trị mối quan hệ khách hàng CRM trên

địa bàn thành phố Hà nội", Học viện Tài chính.

8. Vũ Bá Anh (2014), Dịch sách "Quản lí dự án công nghệ thông tin", Học viện Tài

chính.

9. Vũ Bá Anh (2015), Giáo trình "Cơ sở dữ liệu", Nxb Tài chính.

10. Thành viên đề tài khoa học cấp Bộ (1999), Tin học hóa công tác kế toán trong

doanh nghiệp, Bộ Tài chính.

11. Thành viên đề tài khoa học cấp Bộ (2001), Tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng phần mềm tin học, Bộ Tài chính.

188

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt1. Vũ Bá Anh, Đào Văn Thành (2002), Giáo trình Tin học đại cương, Nxb

Tài chính, Hà nội.

2. Bộ Tài chính (1989), Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, Nxb Thống

kê, Hà nội.

3. Bộ Tài chính (2005), Chuẩn mực số 29, Ban hành và công bố theo

Quyết định số 12/2005/ QĐ-BTC ngày 15/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính

4. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 1). Nxb Tài

chính, Hà nội.

5. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 2). Nxb Tài

chính, Hà nội.

6. Bộ Tài chính (2006), Quyết định số 48 và thông tư 138: Chế độ kế toán

doanh nghiệp nhỏ và vừa, ban hành ngày 14/9/2006

7. Bộ Tài chính (2009), Thông tư 244: Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ

kế toán doanh nghiệp, ban hành 31/12/2009

8. Bộ Tài chính (2014), Thông tư 200: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh

nghiệp, ban hành 22/12/2014.

9. Bộ Tài chính: Trang Web WWW.MOF.GOV.VN

10. Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2010), Giáo trình Kế toán tài chính,

Nxb Tài chính, Hà Nội.

11. Nguyễn Đình Đỗ (2004), Quy trình kế toán DN trong điều kiện đổi

mới và hội nhập, Nxb Thống kê, Hà nội.

12. Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

kế toán trong các bệnh viện công, Luận án tiến sĩ kinh tế.

189

13. Vương Đình Huệ, Nguyễn Đình Đỗ (1999), Thực hành kế toán trên

máy vi tính, Nxb Tài chính, Hà Nội.

14. Thái Phúc Huy và Nguyễn Thị Bích Liên (2004), Hệ thống thông tin

kế toán. Nxb Thống kê, Hà nội.

15. Nguyễn Phương Liên (2005), Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp, Nxb

Tài chính, Hà Nội.

16. Trần Hoài Nam (1995), Kế toán tài chính, kế toán quản trị. Nxb

Thống kê, Hà Nội.

17. Hoàng Hải Ninh (2010), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ

quản lí trong các tập đoàn kinh tế ở Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế.

18. Quốc Hội (2003), Luật kế toán, Ban hành ngày 17/06/2003.

19. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức

Dũng (2014), Hệ thống thông tin kế toán, Nxb Thống kê, Hà nội.

20. Đào Văn Thành (1998), Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành

chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, Luận án tiến sĩ kinh tế.

21. Đào Văn Thành, Hồ Xuân Phương (1997), Tổ chức công tác kế toán

trên máy vi tính, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ.

22. Đào Văn Thành và Cù Thu Thủy (2007), Hệ thống thông tin quản lí,

Nxb Tài chính, Hà Nội.

23. Nguyễn Thị Phương Thảo (2014), Xây dựng hệ thống thông tin kế

toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay, Tạp chí Tài chính số 4 – 2014.

24. Đinh La Thăng (1996), Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị xây

dựng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Luận án tiến sĩ kinh tế.

25. Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông

tin kế toán, Nxb Tài chính Hà Nội.

190

26. Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2013), Tiếp cận tổng thể

và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán, Tạp chí Kinh tế và Phát triển số

192-2013.

27. Trương và Tú và Trần Thị Song Minh (2000), Hệ thống thông tin

quản lí, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội.

28. Lưu Đức Tuyên (2013), Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Nxb Tài chính, Hà nội.

29. Hoàng Hải Xanh (2011), Phân tích, thiết kế và phát triển HTTT quản

lí. Học viện Tài chính, Hà nội.

30. Joel J.lerner; (người dịch: Lí Thị Minh Châu, Nguyễn Trọng Nam)

(1994), Lí thuyết và thực hành kế toán Mỹ, Nxb Thống Kê, Hà Nội.

31. L.B. Venxkopxki (người dịch: Nguyễn Tiến Đằng) (1985), Các

phương pháp mã hóa thông tin kinh tế kĩ thuật, Nxb Thống kê, Hà Nội.

Tiếng Anh

32. ACCA - Accounting in Business (2001), BPP Publishing Ltd edition, London, England.

33. ACCA Textbook (2003), Business Information Management, Foulks Lynch Ltd, England.

34. J.L Bookkholdt (1997), Accouting Information System, IRWIN edition, Fifth edition, USA.

35. Chris Smart & Robin Sims (1990), Management Information System Analysis and Design, Foulks Lynch Ltd, England.

36. David Kroenke (1994), Management Information System, McGraw-Hill, USA.

37. EURO - Technical assistance programe (1997-1998), Financial accounting teaching material and questions.

191

38. George H. Bodnar, William S. Hopwood (1998), Accounting Information System, Prentice-hall, USA.

39. Gudarhan Singh Gill & Graham W.P. Cosserat , Mordern Auditing in Australia, Jacaranda Wiley Ltd edition, Australia.

40. Horacle R.Brock - Chales E.Plamer - Billie M.Cunnigham, Financial Accountong Principles and Application.

41. Intetnational Accounting Standars (2007), International Financial Reporting Standad 2007.

42. Jeffrey A. Hofer, F. George, J.S. Valacich (1999), Modern System Analysis and Design, CPC, USA.

43. Romney M.B, Steibart Paul John (2012), Accouting Information System, , Prentice-hall edition, 12th edition, USA.

44. Scott Henderson, Gran ham Peirson (2000), Finalcial accouting, Longman, Auxtralia.

45. William Stallings (1997), Data and Computer Communication, Prentice-hall, USA.

192

PHỤ LỤC

Số hiệu Tên phụ lục

Phụ lục 1 Phiếu khảo sát tình hình ứng dụng CNTT trong HTTT kế

toán DN SXKD

Phụ lục 2 Kết quả khảo sát tại DN

Phụ lục 3 Bảng phân tích dữ liệu khảo sát

Phụ lục 4 BCTC hợp nhất công ty cổ phần ô tô Trường Hải

193

Documents

Luận án TS - VBA - Học viện Tài chính - AOF AN... · Web viewLỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. các số liệu và