Tipo Modalidad 53 M-3: PLAN DEMEJORAMIENTO

Formulario 400F14.1: PLANES DEMEJORAMIENTO -

ENTIDADES

Moneda Informe 1

Entidad 93Fecha 2018/06/29

Periodicidad 0 OCASIONAL

[1]4 8 12 16 20 24 28 31 32 36 40 44 48

MODALIDAD DE REGISTRO CÓDIGOHALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES /

UNIDAD DE MEDIDA

ACTIVIDADES /CANTIDADES UNIDAD

DE MEDIDA

ACTIVIDADES / FECHADE INICIO

ACTIVIDADES / FECHADE TERMINACIÓN

ACTIVIDADES / PLAZOEN SEMANAS

ACTIVIDADES /AVANCE FÍSICO DE

EJECUCIÓNOBSERVACIONES

1

FILA_1

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H1 (B1)

Cobro por seguimiento ambiental.Verificados los ingresos porseguimiento ambiental concesionesde aguas subterrraneas 2017. LaCDA no realizo el ajuste a las tarifasaplicadas a las licencias 2015 y2016.

Falta de control en los procedimientosestablecidos para la liquidación ycobro de los servicios prestadospor la CDA; teniendo comoconsecuencia la disminución de losingresos obtenidos por el desarrollode las actividades de la CDA

Revision del Proceso,procedimientos yformatos asociados a laliquidacion de la tarifa, deacuerdo a la normatividadvigente en el marco delProceso Normtatizacion yCalidad Ambiental

Actualizar los Procedimientos yformatos asociados a la liquidacion

de las tarifas de acuerdo a lanormatividad ambiental. Socializar

en comité tecnico.

Proceso actualizado 1 2018/08/01 2018/12/31 22

2

FILA_2

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H2

Diferencia en Saldo CuentaDeudores. De acuerdo con lacircularización de saldos de lacuenta Deudores, donde se tornóuna muestra de $482.628.063 sepudo establecer una diferencia(sobrestirnación) total de $76.200.793

Debilidades de control interno por lafalta ele conciliación entre la CDA ylos deudores de las diferentesobligaciones; teniendo comoconsecuencia la sobreestírnación delsaldo de la cuenta deudores conefecto en el patrimonio de la CDA.

Realizar la conciliaciónsemestral de los saldosexistentes de deudores delas diferentesobligaciones.

conciliacion semestral de saldos dedeudores conciliacion semestral 2 2018/08/01 2018/12/31 22

3

FILA_3

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H3

Consignaciones sin identificar.Revisada la subcuenta 242590 de lacuenta acreedores, que a 31 dediciembre de 2017 tenía un saldoacumulado de $40.540.527; sepudo determinar que la vigenciaauditada quedaron pendiente poridentificar 48 consignaciones porvalor de $15.674.770

Debilidad del control interno en elproceso de depuración de laspartidas conciliatorias de la cuentabancos; teniendo como consecuenciala afectación en la confiabilidad,razonabilidad y objetividad de lainformación financiera.

Establecer directrices porparte del AreaAdministrativa yFinanciera sobre loscontroles a lasconsignaciones de losusuarios con relacion a lostramites y seguimientosambientales.

Emitir comunicación interna a lasSeccionales comunicación interna 1 2018/08/01 2018/12/31 22

0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

4

FILA_4

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H4 (B2)

Recaudo de cartera. En desarrollode la circularización para establecerla veracidad de los saldos de lacuenta deudores, se enviócomunicación a Aguas del GuainíaA.P.C., donde se informaba que elsaldo reportado por la CDA a 31de diciembre ele 2017 era de$1.288.700 y se solicitó que fueraconfirmado o desmentido porellos, a lo cual responden que esesaldo es "IN

No cuenta con mecanismos claros deseguimiento de sus acreencias

Realizar la conciliacióntrimestral de los saldosexistentes entre laSecretaria General y laSubdireccionAdministrativa yFinanciera.

conciliacion trimestral conciliacion trimestral 2 2018/08/01 2018/12/31 22

5

FILA_5

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H5

Debido proceso administrativo.Verificado el proceso de lasolicitud y seguimiento delexpediente CAS-00001-16, en elaplicativo http://vital.anla.gov.cose evidenció que dentro delexpediente se encuentran variosdocumentos con reiterados errorescomo son: Se requirió a lasolicitante notificarse de un actoadministrativo identificado cornoAuto DSGV-188 del 1 O de

Falta de mecanismos deseguimiento y monitoreo,debilidades de control que nopermiten advertir oportunamente elproblema, incumplimiento de lasdisposiciones generales y controlinadecuado de los recursos oactividades.

Se impartira directriz de laSubdireccion deNormatizacion y CalidadAmbiental respecto alcuidado y seguimiento delos expedientes que secarguen en el aplicativo.

comunicación interna comunicación interna 1 2018/08/01 2018/12/31 22

6

FILA_6

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H6

Concesión de Aguas Subterránea00001-17. Verificando el procesode la solicitud y seguimiento delexpediente CAS-00001-17, en elaplicativo http:ijvital.anla.gov.co,se evidenció que los recibos decaja No. 153 del 21 de junio de2017 y 351 del 21 de noviembrede 2017, tienen como soporte losmismos dos (2) comprobantes deoperación del Banco Agrario deColomb

Falta de mecanismos deseguimiento y monitoreo,debilidades de control que nopermiten advertir oportunamenteel problema; Incumplimiento de lasdisposiciones generales y controlinadecuado de los recursos oactividades

Verificar los pagos enVITAL conforme a losterminos establecidos enel Procedimiento.

Aplicar cesacion del Procedimientopor desistimiento de los tramites encaso de no cumpli el usuario con lostiempos establecidos , revision quedebera llevarse a cabo por parte del

Director Seccional.

Tramites con cesaciondel Procedimiento pordesistimiento, cuando

aplique.

100 2018/08/01 2018/12/31 22 la unidad de medidacorresponde al 100%

7

FILA_7

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H7

Concesión de Aguas SubterráneaCobro Evaluación. Se evidenció queno hay paridad en las tarifas porconcepto de evaluación de lasolicitud de Concesión de AguasSubterráneas, teniendo en cuentala similitud de las característicasde los establecimientos comerciales(lavadero de carros)

Falta de mecanismos deseguimiento y monitoreo, debilidadesde control que no permiten advertiroportunamente el problema;Incumplimiento de las disposicionesgenerales y control inadecuado de losrecursos o actividades.

Revision del Proceso,procedimientos yformatos asociados a laliquidacion de la tarifa, deacuerdo a la normatividadvigente en el marco delProceso Normtatizacion yCalidad Ambiental

Actualizar los Procedimientos yformatos asociados a la liquidacion

de las tarifas de acuerdo a lanormatividad ambiental. Socializar

en comité tecnico.

Proceso actualizado 1 2018/08/01 2018/12/31 22

8

FILA_8

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H8 (D1)

Ejecución Presupuestal enInversión. Verificada la ejecuciónde gastos a 31 de diciembre de2017, se pudo establecer que losobjetivos del plan de acción 2017,tuvieron una ejecuciónpresupuesta! promedio del 76%,destacando que en dos (2)componentes se refleja el más ba]odesempeño con porcentajes del42.9% y 47.2%, lo cual influyó enol cumplimiento de las metas

Fallas en la planeación, debilidadesen los mecanismos de seguimientoy control de las actividadescomprometidas en el procesocontractual, situación que incideen el cumplimiento de las metasfinancieras programadas, losobjetivos del desarrollo sostenible yel impacto de los planes, programasadoptados por la Entidad enbeneficio de la población

Revision y ajuste demetas fisicas del Plan deaccion, acorde a la gestionde recursos

revision en comité de direccion acta de comité 1 2018/08/01 2018/12/31 22

9

FILA_9

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H9 (D2 P1

El contrato de obra No. 01 de2016, celebrado con el ConsorcioHestauración Ambiental Año 2016,se ejecuto sin contratarinterventoría externa y la propuestafue presentada por $1.713. 684.142pero al sumar los ítems el valor reales de $1.755.793.542, excediendoel presupuesto oficial

Deficiente planeacíón contractual,debilidades en la conformación delcomité evaluador que no tiene lasuficiente experiencia oconocimientos y debilidades docontrol que no permiten advertiroportunamente el problema,ocasionando posible inobservanciade las normas contractuales y riesgojurídico de la CDA al verso avocadaen probables acciones legales porpar

Revision para la inclusionde un evaluador finaciero

en los comité deevaluacion de los

Procesos contractuales.

Designacion del comité evaluador comunicación interna 1 2018/08/01 2018/12/31 22

10

FILA_10

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H10 (D3 B

Garantías Contractuales . Elcontrato de obra No. 02 de 2017,por valor de $2.437.035.5B5 queequivale a 3.303 SMLV, por locual la garantía deresponsabilidad civilextracontractual debió ser por 400SMMLV; sin embargo, fueconstituida por 300 SMMLV,contraviniendo la citadadisposición y exponiendo a la CDAa un riesgo alto de posiblesreclamaciones

Debilidades de control interno, faltade conocimiento de requisitos y faltado capacitación, ocasionandoexposición de la CDA a posiblesreclamaciones por accidentes en laejecución del contrato que tendríanque ser cubiertos en la proporción noamparada por la garantía deresponsabilidad civil extracontractualpor la propia CDA.

Verificación por parte deSecretaria General del

cubrimiento de losamparos en cuanto a

temporalidad, valores, ycubrimiento en losterminos legales.

Verificacion en los pliegos decondiciones de las garantias a

aprobar, de acuerdo a lanormatividad vigente

Pliegos de condicionesy aprobacion deresoluciones de

acuerdo a lanormatividad

100 2018/08/01 2018/12/31 22

la unidad de medidacorresponde al 100% de los

pliegos y resoluciones deaprobacion revisados.

11

FILA_11

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLANDE MEJORAMIENTO H11 (D4)

Proceso de Selección porModalidad Diferente. El contratode compraventa No. 18 de 2017,cuyo objeto fue: "Adquisición deequipos de cómputo y de oficinapara el fortalecimiento delejercicio de la autoridadambiental en la jurisdicción de laCorporación COA en desarrollo delas actividades enmarcadas en elproyecto: "Programa de control,

Debilidades de control interno por lafalta de conocimiento de requisitos yfalta de capacitación, ocasionandoposibles mayores costos a la CDA enel proceso de contratación, toda vezque al variar la modalidad no sepermitió la puja entre losproponentes para bajar los costos

Aplicación del manual decontratacion en debida

forma

capacitacion del manual decontratacion a coordinadores de

Proyectos, para determinar lamodalidad a utilizar.

capacitación 1 2018/08/01 2018/12/31 22

1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO2 AVANCE ó SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO