MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. ii. ... - Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna

MANUAL MPK BIL : 03 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL :

TATACARA PENGURUSAN

ASET

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Tatacara Pengurusan Aset Mpk

2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 5

1.0 TUJUAN MANUAL 6

2.0 LATAR BELAKANG 6

3.0 DEFINISI 7

4.0 CARTA BAHAGIAN 8

5.0 SUMBER KUASA 9

6.0 SKOP KERJA 9

7.0 PROSES KERJA 9

8.0 CARTA ALIR 10

9.0 PENUTUP 37

10.0 LAMPIRAN 37


2013


3

SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka

menjadi tugas kita bersama sebagai warga kerja

MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan

agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu

tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Saya percaya manual ini boleh dijadikan sumber rujukan utama serta

garis panduan dalam mengendalikan Pengurusan Aset Majlis. Manual

ini meliputi prosedur serta proses kerja dalam mengurus Aset Alih

Kerajaan.

Marilah kita seluruh warga kerja MPK sama-sama mendokong moto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status Bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dan mampu menggalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasil kerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Ehsan Mukri

Setiausaha MPK


2013


4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke

hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan

hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan

Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk

menerbitkan manual ini sepertimana yang telah

dirancang.

Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta

membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui

beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi

Majlis.

Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan

yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi Majlis

iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia Menjelang

2015’.

Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang

diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan bangsa

yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan Persekutuan

dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta sanggahan

kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas dan

mencapai matlamat Majlis.

Sekian. Terima Kasih. Wassalam.

(Zaireezal bin Ahmad Zainuddin) Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang


2013


5

1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan mengikut kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

1.4 Memudahkan pengesanan dan pemantauan aset.

1.5 Mengurangkan pembaziran serta mencegah penyalahgunaan.

1.6 Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan

selamat digunakan.

1.7 Memastikan Majlis tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan.

1.8 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat

kehilangan.

2.0 LATAR BELAKANG

Buku Manual ini disediakan bagi mewujudkan satu tatacara Pengurusan Aset Majlis yang efektif. Penyediaan manual ini juga dapat menjadikan pelupusan aset Majlis lebih teratur dan semua data-data aset dapat diselenggara dengan baik. Tatacara ini juga dapat mengelakkan berlakunya pembaziran dalam perolehan aset Majlis. Manual ini juga dapat menyeragamkan rekod-rekod Majlis sepertimana dalam peraturan yang ditetapkan.


2013


6

3.0 DEFINISI

3.1 Pegawai Penerima Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

3.2 Pegawai Bertauliah Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 3.3 Pelupusan Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 3.4 Kehilangan Aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,

kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

3.5 Hapus kira Satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 3.6 Pegawai Pengawal Yang Dipertua.

3.7 Ketua Jabatan Pegawai-pegawai yang mengetuai Jabatan.


2013


7

4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

UNIT PENGURUSAN ASET

PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN (N52) (1)

PEGAWAI TADBIR (PEGAWAI ASET) (N41) (+1)

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (+1)

PEM. TADBIR

N17 (+1)

PEM. TADBIR

N17 (+1)

PETUNJUK KAKITANGAN

Jawatan Tetap (1) - 1

Jawatan Kontrak (+1) - 4


2013


8

5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual adalah seperti berikut:

i. Akta 171, 172, 173

ii. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

iii. Arahan Perbendaharaan – Bab C II – Kehilangan dan

Hapus Kira 6.0 SKOP KERJA

6.1 Penerimaan 6.2 Pendaftaran 6.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan 6.4 Penyelenggaraan 6.5 Pelupusan 6.6 Kehilangan dan Pelupusan

7.0 PROSES KERJA 7.1 PENERIMAAN

7.1.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

7.1.2 Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai bertauliah

hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

7.1.3 Langkah semasa menerima aset:-

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah

bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta sebelum disahkan penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan

dengan serta-merta dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.


2013


9

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset

adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisisihan (seperti di lampiran).

v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta-merta kepada syarikat pembekal.

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan

bahawa aset diterima berserta dengan surat jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian.

vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset

yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika ada).

7.2 PENDAFTARAN

7.2.1 Tempoh Pendaftaran

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

7.2.2 Punca maklumat

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:

Aset yang dibeli :

i. Pesanan Rasmi Kerajaan ii. Nota Serahan

iii. Invois iv. Dokumen Kontrak v. Kad jaminan vi. Manual Pengguna vii. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan


2013


10

7.2.3 Dokumen Pendaftaran

Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut:-

i. Daftar Harta Modal KEW.PA-2 (seperti di lampiran) ii. Daftar Inventori KEW.PA-3 (seperti di lampiran)

7.2.4 Urusan Pendaftaran Aset Alih

i. Pendaftaran

- Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

- Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan (seperti di lampiran).

7.2.5 Pelabelan Aset

i. Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan

dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menujukkan milik Majlis Perbandaran Klang sebagai contoh:

MPK/JKP/H/12/0001 – Harta Modal MPK/JKP/I/12/0001 – Inventori

7.2.6 Pergerakan Aset

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6 (seperti di lampiran).

7.2.7 Penyimpanan Daftar

i. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.

ii. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam

kabinet berkunci. iii. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan

salinan disimpan di lokasi.


2013


11

7.2.8 Senarai Aset Di Lokasi

i. Senarai Aset mengikut Lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan (seperti di lampiran).

ii. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah

disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

iii. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari

semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

7.2.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan Negeri sebelum 15 Mac tahun berikutnya (seperti di lampiran).

7.3. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 7.3.1 Penggunaan

i. Penggunaan aset Majlis hendaklah mematuhi peraturan berikut:

- Bagi tujuan rasmi. - Mengikut fungsi sebenar seperti yang

terdapat dalam manual/buku panduan pengguna.

- Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

- Perlu direkodkan. - Melaporkan kerosakan dengan

menggunakan borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 (seperti di lampiran).

ii. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah

mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.


2013


12

iii. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

7.3.2 Penyimpanan

i. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

ii. Setiap Pegawai adalah bertanggungjawab

terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

iii. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan

terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

7.3.3 Pematuhan

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

7.3.4 Pemeriksaan

i. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:

- Fizikal. - Rekod. - Penempatan.

ii. Tujuan Pemeriksaan adalah untuk:

- Mengetahui keadaan dan prestasinya.

- Memastikan setiap aset mempunyai

daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.

- Memastikan setiap aset berada di lokasi

sama seperti yang tercatat dalam daftar.


2013


13

iii. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

iv. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan

Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan (seperti di lampiran).

v. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan

KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal (seperti di lampiran).

vi. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki

mengemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan Negeri sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

vii. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri

pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

7.4 PENYELENGGARAAN

7.4.1 Jenis Penyelenggaraan

i. Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti:

- Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive

Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

- Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective)

ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.


2013


14

7.4.2. Manual Penyelenggaraan

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

7.4.3. Panduan Penyelenggaraan

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:

i. Menyediakan Senarai Aset Yang

Memerlukan Penyelenggaraan

Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13 (seperti dilampiran)

ii. Merancang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.

iii. Melaksanakan Program Penyelenggaraan

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.

iv. Merekod Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan harta Modal KEW.PA-14 (seperti di lampiran).

v. Menilai Program Penyelenggaraan

Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan:

Menentukan matlamat program

penyelenggaraan tercapai


2013


15

Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa

Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya

Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.

vi. Menyelia dan memantau penyelenggaraan

oleh pihak swasta

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

7.5 PELUPUSAN

7.5.1 Justifikasi Pelupusan

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:

Tidak Ekonomi Dibaiki. Usang/obsolete. Rosak dan tidak boleh digunakan. Luput tempoh penggunaan. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Tiada alat ganti. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan. Disyor selepas pemeriksaan aset. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan. Perubahan teknologi. Melebihi keperluan

7.5.2 Urusetia Pelupusan

Unit Pengursan Aset di Majlis adalah bertanggungjawab

sebagai Urusetia Pelupusan.

7.5.3 Tugas-tugas Urusetia Pelupusan adalah sperti berikut:

i. Menguruskan pelantikan Ahli Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan mengikut KEW.PA-15 (seperti di lampiran).

ii. Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP)

KEW.PA-16 (seperti lampiran).


2013


16

iii. Mendapatkan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan KEW.PA-17 (seperti di lampiran).

iv. Menyediakan kertas mesyuarat dan KEW.PA-17

untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan.

v. Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk

tindakan. vi. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan. vii. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan. viii. Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada

sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah melalui kaedah pemusnahan.

ix. Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset

KEW.PA-18. x. Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19

bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan. xi. Menghantar KEW.PA-19 kepada Pegawai

Pengawal. xii. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset

KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

7.5.4 Jawatankuasa-Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan

i. Pelantikan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan

- Pengawal perlu melantik Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan.

- Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan

dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan hendaklah terdiri daripada:

Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai

(seorang pengerusi dan seorang ahli) yang


2013


17

tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan.

Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu.

Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf.

ii. Tugas-tugas Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan :

- Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan .

- Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam

tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan.

- Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan.

- Menyedia Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan

dan Pelupusan KEW.PA-17

- Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai.

- Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

7.5.5 Perlaksanaan Kaedah Pelupusan

a. Tender

i. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Kerajaan KEW.PA-21(seperti di lampiran).

ii. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang

perseorangan kecuali pegawai yang menguruskan tender dan aset berkenaan dengan menggunakan Borang KEW.PA-22 (seperti di lampiran).

iii. Kenyataan tender yang mengandungi maklumat

seperti di KEW.PA-21 hendaklah diiklankan melalui sekurang-kurangnya satu (1) akhbar utama tempatan.

iv. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.


2013


18

v. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM10,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan tender diperolehi deposit tender akan diselaraskan kepada petender yang berjaya atau dikembalikan kepada petender-petender.

vi. Tawaran hendaklah menggunakan sampul berlakri

dan dimasukkan ke dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Tender yang lewat diterima tidak boleh di pertimbangkan.

vii. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dilantik

secara bertulis oleh Pegawai Pengawal yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan tender. Ahi Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangya dua (2) orang pegawai di mana seorang hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya ketiadaan pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Pegawai Pengawal hendaklah melantik seorang pegawai kanan dari Kumpulan Sokongan I.

viii. Tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa

Pembuka Tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Jika tidak dapat diuruskan, Ketua Jabatan atau Jawatankuasa Tender hendaklah memastikan supaya peti tawaran itu dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan mengatur supaya peti itu dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka tender secepat mungkin.

ix. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang Jadual Tender KEW.PA-23 dan mendatangani Jadual Tender (seperti di lampiran)

b. Sebutharga

i. Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada 10 syarikat atau orang perseorangan.

ii. Kenyataan Tawaran Sebutharga seberapa boleh

disebarkan dengan meluas dengan menggunakan Borang KEW.PA-24 (seperti di lampiran)


2013


19

iii. Tawaran sebutharga hendaklah menggunakan Borang KEW.PA-25 (seperti di lampiran)

iv. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di

Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.

v. Deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebutharga diperolehi, deposit sebutharga akan disertakan kepada penyebutharga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebutharga yang gagal.

vi. Tawaran hendaklah dikemukakan dengan menggunakan sampul berlakri dan dimasukkan ke dalam peti sebutharga Jabatan sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima lewat tidak boleh dipertimbangkan.

vii. Sebutharga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa

Sebutharga pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

viii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang KEW.PA-26 dan menandatangani Jadual sebutharga tersebut (seperti di lampiran)

ix. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah

mengemukakan Jadual Sebutharga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga untuk pertimbangan dan keputusan.

x. Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Jawatankuasa

Sebutharga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.

xi. Dalam memproses sebutharga, Ketua Jabatan

hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain menguruskan sebutharga tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebutharga itu. Jika Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebutharga mempunyai apa-apa


2013


20

kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebutharga itu . Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis sebutharga kepada Jawatankuasa Sebutharga.

xii. Penyebutharga yang berjaya hendaklah diberitahu

dengan serta-merta. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, deposit sebutharga tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebutharga semula.

xiii. Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan

aset tidak dibenarkan menyertai sebutharga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak.

c. Lelong i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke

atas aset berikut:

Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya

ii. Kenyataan Lelong hendaklah mengandungi maklumat

terperinci semua aset yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas. Contoh Kenyataan Lelong adalah seperti di KEW.PA-27 (seperti di lampiran). Kenyataan Lelong hendaklah diberi publisiti meluas dengan diedarkan kepada Jabatan untuk dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu mengandugi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan akan diadakan.

iii. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai

semasa aset di Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan KEW.PA-17 hendaklah dinyatakan di dalam senarai aset yang akan dilelong.

iv. Urusan Lelong hendaklah diadakan di ruang terbuka

atau di dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan melelong.


2013


21

v. Aset yang akan dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat oleh orang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan dipamerkan pada aset yang dilelong.

iv. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu

mendaftar dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksima RM1,000.

vii. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran

penuh dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan. Aset yang dibeli hendaklah diambil di dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh lelongan.

viii. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70%

harga simpanan, tawaran hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.

d) Jualan Sisa i. Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi

aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dan lain-lain), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.

ii. Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara dipelawa kepada

syarikat Bumiputera mengikut Negeri/Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu permit). Keutamaan hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.

iii. Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara

jualan sisa tidak boleh didaftarkan semula. . e) Tukar Barang (Barter Trade)

i. Kaedah pelupusan secara tukar barang (barter trade) merupakan pertukaran aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad.

ii. Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar

barang hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.


2013


22

iii. Kaedah tukar barang (barter trade) dilaksanakan

berasaskan:

Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan.

Aset yang mempunyai unsur keselamatan. Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik. Pertukaran aset hendaklah mengikut keperluan

sebenar Jabatan. Syarikat yang mengambil bahagian hendaklah

dihadkan kepada 5 hingga 10 syarikat sahaja yang mempunyai lesen dan kemahiran dalam urusan tukar barang.

Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan

f. Tukar Beli (Trade-In) i. Kaedah pelupusan secara tukar beli (trade-in)

dilaksanakan bagi aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Jabatan dan tiada Jabatan lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan.

ii. Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli

hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.

iii. Kaedah tukar beli (trade-in) dilaksanakan berasaskan:

Aset yang sama jenis. Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya

dipasang. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh

Jabatan Teknikal (jika perlu). Harga jualan dirundingkan di antara Jabatan

dengan pembekal. Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan

Teknikal atau mengikut pasaran. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai

harga penuh aset yang akan diganti. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagi

hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar aset yang dibeli.


2013


23

Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.

g. Tukar Ganti (Cannibalize) i. Kaedah pelupusan secara tukar ganti (cannibalize)

boleh dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kenderaan/perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi pembaikan jentera/kenderaan/perkakasan komputer yang lain.

ii. Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize)

dilaksanakan berasaskan:

Aset yang sama jenis dan kegunaannya. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh

Pegawai Teknikal. Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan

penjimatan. iii. Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada

aset penerima perlu direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset berkenaan.

h. Pindahan i. Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di

antara Jabatan Kerajaan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi kerana:

Melebihi keperluan Tidak diperlukan selepas projek siap Obsolete/obsolescent.

ii. Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan

Persekutuan yang lain, tertakluk kepada Kuasa Melulus.

iii. Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan

Negeri hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.


2013


24

iv. Kaedah pelupusan secara pindahan dilaksanakan berasaskan:

Permohonan atau keperluan Jabatan penerima Tidak dikenakan apa-apa bayaran Kos pengendalian pindahan hendaklah

ditanggung oleh penerima Daftar aset hendaklah diserahkan kepada

Jabatan penerima Aset yang diterima secara pindahan hendaklah

dilupuskan oleh Jabatan penerima mengikut tatacara pelupusan yang berkuatkuasa

Surat akuan Penerima hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus selepas aset diterima oleh pemohon.

i. Hadiah i. Pelupusan secara hadiah hendaklah mendapat

kelulusan Jawatankuasa Kewangan tanpa mengira nilai perolehan asal.

ii. Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah

iaitu: Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan

fungsi asal tetapi tidak diperlukan lagi oleh Jabatan, atau

Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pemeran

iii. Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

Antara Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pameran sahaja, atau

Dari Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.

iv. Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan

berasaskan: Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan

hendaklah ditanggung oleh penerima v. Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah

disokong dengan Surat Permohonan daripada Jabatan, organisasi pertubuhan sukarela atau badan-badan lain.


2013


25

vi. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan berserta Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 selepas aset diterima oleh pemohon.

vii. Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan

latihan atau pameran hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja.

j. Musnah

i. Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:

Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

ii. Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum

pelupusan secara musnah dilaksanakan.

Mendapat kelulusan tempat pemusnah daripada Pihak Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa (PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut dan lain-lain.

Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa yang berkenaan.

Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang.

Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi aset yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses,

Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 hendaklah disediakan selepas tindakan selesai.


2013


26

7.5.6 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan i. Label Majlis pada aset hendaklah dipadamkan.

ii. Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Majlis dibatalkan.

iii. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan

kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa. iv. Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah

dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.

7.6 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

7.6.1 Kuasa Melulus i. Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000

atau jumlah keseluruhnnya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:

Telefon Bimbit Walkie-Talkie Kamera Digital.

ii. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus

kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

7.6.2 Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira i. Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab sebagai

Urusetia Kehilangan dan Hapus kira. ii. Tugas-tugas Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira adalah

seperti berikut :

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori

Mendapatkan Laporan awal KEW.PA-28 daripada Ketua Jabatan (seperti di lampiran)

Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal


2013


27

Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29 (seperti di lampiran)

Mendapatkan hasil siasatan polis Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30

daripada Jawatankuasa Penyiasat (seperti di lampiran)

Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal

Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi

Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan kemaskini rekod daftar aset

Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urusetia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira (seperti di lampiran)

Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urusetia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan

Menyediakan dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke Perbendaharaan Negeri tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

7.6.3 Prsoses Hapus Kira

Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Majlis, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:

i. Pegawai yang mengetahui kehilangan

hendaklah melaporkannya kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

ii. Ketua Jabatan atau pegawai yang

bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan


2013


28

kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan diketahui.

7.6.4 Laporan Awal KEW.PA-28

i. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya diperingkat Negeri.

ii. Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku

hendaklah dengan segera dalam tempoh dua (2) hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku.

7.6.5 Jawatankuasa Penyiasat

i. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat

terdiri daripada :

Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian / unit yang sama

Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat

Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi.

iii. Bagi kehilangan yang berlaku di luar

Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan


2013


29

kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat

7.6.6 Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa

Penyiasat

i. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan.

ii. Memeriksa sendiri tempat berlakunya

kehilangan. iii. Meneliti Laporan Polis yang dibuat

mengenai kehilangan. iv. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset

yang hilang. v. Memastikan sama ada Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi.

vi. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. vii. Mengesyorkan langkah-langkah

keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

viii. Menyediakan dan menandatangani Laporan

Akhir.

7.6.7 Laporan Akhir KEW.PA-30

i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urusetia Kehilangan Hapus Kira dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

ii. Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira

mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal.

iii. Laporan akhir hendaklah disertakan dengan

dokumen sokongan seperti salinan Dafar Harta Modal/Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan


2013


30

dokumen-dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

iv. Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut

tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

v. Pegawai Pengawal setelah berpuas hati

dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

Mengesyorkan tindakan menghapus

kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib, dan

Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

vi. Sekiranya Pegawai Pengawal tidak

berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. Bagi maksud ini Pegawai Pengawal boleh:

Mengarahkan siasatan semula oleh

Jawatankuasa Penyiasat sedia ada. Melantik Jawatankuasa Penyiasat

yang baru untuk menjalankan siasatan semula.

vii. Laporan Akhir yang lengkap dengan syor

dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

7.6.8 Tindakan Jabatan Selepas Kelulusan

i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan

di dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. ii. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus

kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA-31 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.


2013


31

iii. Syor surcaj/tatatertib hendaklah dibawa ke

Pihak Berkuasa Tatatertib Kementerian/Jabatan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.

v. Maklumkan keputusan Pihak Berkuasa

Tatatertib ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.


2013


32

8 CARTA ALIR

8.1 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Terima aset bersama punca maklumat

Tentukan kumpulan aset

Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

Cop pengesahan pendaftaran pada punca Maklumat Label nombor siri pendaftaran pada aset Tempatkan aset di lokasi Rekod dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) jika berlakunya pergerakan aset Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) Menyediakan Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8) Simpan daftar aset


2013


33

8.2 CARTA ALIRAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN,PEMERIKSAAN DAN PENYELENGGARAAN

Pantau keadaan aset

Laporkan jika berlaku kerosakan dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9)

Pastikan aset berada di tempat yang telah ditetapkan

Pemeriksaan aset dibuat sekali setahun

Pemeriksaan dibuat dengan menggunakakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) & Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) Kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA12) Kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya


2013


34

8.3 CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN

Kenalpasti aset yang memerlukan

penyelenggaraan

Kenalpasti jenis penyelenggaraan

Kenalpasti jenis penyelenggaraan di dalam Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13)

Rekod dalam Daftar Penyelengaraan Harta Modal (KEW.PA-14)


2013


35

8.4 CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH

Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan

Dapatkan PEP (KEW.PA-16)

Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan (KEW.PA-17)

Pemeriksaan oleh Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan. (melengkapkan laporan dan tandatangan).

Kemukakan Laporan Pemeriksaan dan Pelupusan Kepada Ursetia Pelupusan Urusetia menyemak laporan dan pastikan Dokumen sokongan disertakan Maklumkan keputusan kepada Jabatan berkenaan

Laksanakan pelupusan mengikut keputusan Sediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) Sediakan Sijil Pelupusan dan dapatkan pengesahan Pegawai Pengawal dan dokumen lain

Kemaskini rekod


2013


36

8.5 CARTA ALIRAN HAPUS KIRA ASET

Laporkan kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan

Laporkan segera kepada Polis dalam masa 24 jam

Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-27 Dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal lantik Jawatankuasa Penyiasat KEW.PA-28

Jawatankuasa Penyiasatan menjalankan Siasatan

Jawatankuasa Penyiasatan sediakan Laporan Akhir KEW.PA-29 dan kemukakan kepada Urusetia

Urusetia kemukakan Laporan Akhir kepada Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir

Puas Hati? a. Berikan syor dan ulasan di Laporan Akhir b. Luluskan Hapus Kira jika di bawah bidang kuasanya.

Kemukakan Laporan Akhir kepada Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan membuat Pertimbangan dan keputusan

Maklumkan keputusan

Kemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 Kepada Perbendaharaan.

Kembalikan

kepada Urusetia

untuk siasatan

semula


2013


37

9 PENUTUP

Manual Tatacara Pengurusan Aset Majlis ini, dapat dijadikan panduan dalam menguruskan dan menyelenggara aset Majlis agar lebih teratur dan sistematik. Dengan adanya manual ini juga ia dapat menyeragamkan semua proses pengurusan aset di Majlis.

10 LAMPIRAN

KEW.PA PERKARA

KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL

KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI

KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI

KEW.PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-8 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI THN……

KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW.PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

KEW.PA-15 LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)

KEW.PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-21 KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-22 BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-23 JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN


2013


38

KEW.PA PERKARA

KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN S/HARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-25 BORANG S/HARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-27 KENYATAAN JUALAN LELONG ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-29 PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN

KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN

Documents

MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. ii. ... - Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna