Upload
others
View
24
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL MPK BIL : 14 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL :
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0 TUJUAN MANUAL 5
2.0 LATAR BELAKANG 5
3.0 DEFINISI 6
4.0 CARTA UNIT 6
5.0 SUMBER KUASA 7
6.0 SKOP KERJA 8
7.0 PROSES KERJA 8-11
8.0 CARTA ALIR 12-14
9.0 PENUTUP 15
10.0 LAMPIRAN 15
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi
tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk
berusaha membuat penambahbaikan agar
penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,
berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang
terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan
garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat
mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif
perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.
Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,
maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat
melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan
sempurna.
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan Bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan
pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-
jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam
dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta
yang digunapakai.
Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan
Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas
kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran
kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan
hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan
perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan
mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat
pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam
Arahan Perbendaharaan.
Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi
kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam
menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi
tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya
berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem
kerja di dalam sesebuah organisasi itu.
Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu
dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis
bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan
dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar
kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan
berkesan semasa menjalankan tugas.
Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan
Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga
Klang.
1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau
agensi terlibat.
1.4 Mengalakkan cara berfikir baru di luar kebiasaan dari cara
berpikir yang sebelumnya.
1.5 Memastikan tatacara pembayaran gaji kepada kakitangan Majlis
Perbandaran Klang dijalankan dengan penuh tangungjawab.
1.6 Menjadi rujukan kepada pegawai yang akan melaksanakan
tatacara pembayaran gaji kepada kakitangan Majlis Perbandaran
Klang.
1.7 Memastikan hal-hal penyediaan pendapatan dan potongan
pendapatan dilaksanakan dengan teratur.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit Gaji berfungsi mengendalikan hal-hal penyediaan dan
pembayaran gaji kakitangan Majlis. Hal ini bagi memastikan
pengurusan gaji dan elaun kakitangan serta potongan
dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab dan effisyen.
2.2 Unit ini juga berfungsi menguruskan kewangan berkaitan cukai,
KWSP, Pencen, Socso dan lain-lain.
2.3 Disamping itu juga unit ini bertanggungjawab menguruskan
pembayaran zakat, cukai pendapatan, pinjaman bank dan
potongan Angkasa dan lain-lain melalui potongan gaji.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 6
3.0 DEFINISI / SINGKATAN
3.3 PW
Pengarah Kewangan
3.4 TPW
Timbalan Pengarah Kewangan
3.5 PKP
Pengarah Khidmat Pengurusan
3.6 PKT
Pengarah Korporat
3.7 PPW(K)
Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)
3.8 PPW
Penolong Pengarah Kewangan
3.9 PKA
Penolong Akauntan
3.10 PA
Pembantu Akauntan
3.11 PT
Pembantu Tadbir
3.13 KEW 8
Arahan perubahan gaji
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 7
3.14 BIMB
Bank Islam Malaysia Berhad
4.0 CARTA UNIT
5.0 SUMBER KUASA
5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan
manual adalah seperti berikut:
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)
ii. Arahan Perbendaharaan
iii. Perintah-perintah Am
iv. Pekeliling dan Arahan Yang Di-Pertua
Pengarah Kewangan
(W52)
Penolong Pengarah
Kewangan (Kanan)(W44)
Penolong Pengarah
Kewangan (W41)
Penolong Akauntan
(W27)
Pembantu Akauntan
(W17) (1Orang)
Pembantu Tadbir
(N17) (2 Orang)
Pembantu Tadbir
(N22) (1 Orang)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 8
6.0 SKOP KERJA
6.1 Pembayaran gaji kakitangan 6.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan
6.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan
gaji.
7.0 PROSES KERJA
7.1 Pembayaran gaji kakitangan
i. PA menerima arahan perubahan gaji pendapatan dan
potongan(KEW 8) serta data-data peribadi pekerja-
pekerja baru daripada JKP dan Jabatan lain sebelum
10hb setiap bulan. Perubahan pendapatan dari kod 01
hingga 40 diterima dari JKP kecuali kod 03, 06, 07, 17,
24 & 25 diterima dari Jabatan lain. Perubahan potongan
dari kod 51 hingga 118 pula diterima dari lain-lain Agensi
Kerajaan dan Swasta. (Lampiran 1)
ii. PA membuat semakan dan kiraan untuk mendapatkan
jumlah bayaran serta potongan yang perlu dibuat kepada
seseorang kakitangan. (Lampiran 2)
iii. PKA membuat semakan dan pengesahan. Jika betul
hantar kepada Penolong Pengarah Kewangan jika salah
arah untuk buat pembetulan.
iv. PPW mengesahkan dan meluluskan.
v. PT/PA memasukkan data-data peribadi dan No. Pekerja
baru serta perubahan pendapatan dan potongan ke
dalam sistem gaji ke atas setiap kakitangan dan
mencetak laporan edit untuk disemak oleh PKA.
(Lampiran 3)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 9
vi. PKA menyemak dan mengesahkan laporan tersebut. Jika
betul arahkan PT/PA menyediakan laporan bayaran gaji,
jika salah betulkan semula.
vii. PT/PA menyediakan laporan master pendapatan &
potongan gaji untuk di‘cross check’ dengan kawalan
perubahan pendapatan dan potongan secara manual.
(Lampiran 4)
viii. PT/PA imbangkan jumlah pendapatan ditolak dengan
potongan untuk mendapatkan jumlah bayaran bersih
untuk dibayar kepada kakitangan.
ix. PT/PA bandingkan dengan jumlah pindahan bank. Jika
sama sediakan laporan pindahan bank. Jika tidak sama
semak dengan kawalan. (Lampiran 5)
x. PPW/PKA menyemak dan menandatangani laporan
pendapatan dan potongan.PT/PA menyediakan laporan
pindahan bank induk untuk ditandatangani oleh PW, SU
dan YDP (Atau mana-mana Pengarah dari Jabatan
Khidmat Pengurusan, Jabatan Korporat, Timbalan
Pengarah Kewangan dan Penolong Pengarah Kewangan
(Kanan)) serta menyediakan Senarai nama untuk
pindahan bank. (Lampiran 6)
xi. PT/PA mengimport text file di Portal Bank Islam (Salary
Crediting). (Lampiran 7)
xii. PPW/PKA mengesahkan pembayaran gaji (Salary
Crediting).
xiii. PPW(K) dan PW meluluskan pembayaran gaji (Salary
Crediting).
xiv. PT/PA menyediakan slip gaji dan menyerahkan kepada
semua kakitangan. (Lampiran 8)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 10
7.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan
i. PT/PA menyediakan Jernal Pindahan Bayaran Gaji
(Salary Crediting). (Lampiran 9)
ii. PPW/PA menyemak dan mengesahkan Jernal Pindahan
Bayaran Gaji (Salary Crediting).
iii. PT/PA menghantar Surat Pindahan Bank dan senarai
nama kakitangan ke semua bank yang terlibat.
iv. PT/PA menyediakan penyata perbelanjaan dengan
menggunakan maklumat dari cetakan laporan
pendapatan dari kod 01 hingga 40. (Lampiran 10)
v. PT/PA membuat jernal pelarasan pendapatan dari kod 01
hingga 40 daripada master gaji yang telah disahkan.
(Jernal Lampiran A). (Lampiran 11)
vi. PT/PA membuat pelarasan potongan dari kod 51 hingga
118 daripada master gaji yang telah disahkan bagi
penyediaan cek-cek potongan dan untuk dikreditkan ke
akaun Majlis. (Jernal Lampiran B dan Lampiran D)
(Lampiran 12)
vii. PPW/PA menyemak jernal pelarasan pendapatan (Jernal
Lampiran A) dan potongan (Jernal Lampiran B).
viii. PPW(K) mengesahkan jernal pelarasan pendapatan dan
potongan.
ix. TPW memperakui jernal pelarasan pendapatan dan
potongan.
x. PT/PA memasukkan data jernal yang telah
ditandatangani di dalam sistem perakaunan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 11
xi. PPW/PA menyemak jernal pelarasan pendapatan dan
potongan yang telah dimasukkan di dalam system.
xii. Jika data yang dimasukkan adalah betul, PPW/PA akan
‘posting’ jernal tersebut. Jika salah, arahkan PT/PA untuk
membuat pembetulan.
7.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan
gaji.
i. PT/PA menerima Lampiran D yang telah ditandatangani.
ii. PT/PA menyediakan baucer dan penyata potogan gaji.
(Lampiran 13)
iii. PPW/PKA menyemak dan mengesahkan baucer dan
penyata potongan gaji.
iv. PPW(K)/PW meluluskan baucer bayaran.
v. PT/PA mencetak laporan pendapatan dan potongan dari
kod 01 hingga 118 untuk simpanan dan rujukan.
vi. PT/PA menerima cek-cek potongan. (Lampiran 14)
vii. PT/PA menyediakan surat kepada Agensi yang
berkenaan. (Lampiran 15)
viii. PPW/PKA menandatangani surat.
ix. PT/PA mengantar surat yang telah ditandatangani
bersama cek dan penyata potongan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 12
8.0 CARTA ALIR
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 13
8.1 Pembayaran gaji kakitangan
Tidak Buat Pembetulan Ya
Mula Beri Arahan Perubahan Semak dan kira Semak dan sahkan Sahkan dan lulus Masukkan data Semak Betul? Sediakan laporan Master Pendapatan & Potongan Imbangkan Semak & Tandatangan Sediakan laporan pindahan Import `text file’ Sahkan Luluskan Cetak slip gaji Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 14
8.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan
Tidak Buat Pembetulan Ya Tidak Buat Pembetulan Ya
Mula Sedia Jernal Pindahan Gaji Semak jernal Hantar surat pindahan Sedia Jernal Pelarasan Pendapatan & Potongan Semak Jernal Betul? Sahkan Jernal Memperakui Jernal Masukkan Jernal dalam sistem Semak Betul? Posting Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 15
8.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan gaji
Tidak Buat Pembetulan Ya
Mula Terima Lampiran D Sediakan Baucer & Penyata Potongan Gaji Semak Betul Lulus Cetak laporan Terima cek Sediakan surat Tandatangan surat Hantar surat, cek & penyata Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Pembayaran Gaji 16
9.0 PENUTUP
Manual ini diharapkan dapat meningkatkan mutu kerja Majlis selaras
dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya merealisasikan
visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada tahun 2015.
Disamping itu juga manual ini diharap dapat mengurangkan kesalahan
semasa memproses pembayaran gaji kakitangan Majlis.
10.0 LAMPIRAN
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
10.9
10.10
10.11
10.12
10.13
10.14
10.15
Arahan perubahan gaji (Kod 03: Elaun Lebih
Masa, Kod 07: Elaun Mesyuarat, Kod 24: Elaun
Kawalan Binatang Liar, Kod 25: Tuntutan
Perjalanan)
Penyata Bayaran & Tunggakan Gaji / Elaun
Laporan Edit
Master Pendapatan & Potongan
Laporan Pindahan Bank
Surat Pembayaran Gaji Secara Pindahan Bank
Laporan Salary Crediting
Slip gaji
Jernal bagi Salary Crediting
Cetakan Laporan Pendapatan
Jernal Pelarasan bagi Lampiran A
Jernal Pelarasan bagi Lampiran B, Lampiran D
Baucer Pembayaran
Cek potongan
Surat kepada Agensi