Upload
others
View
25
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
GARIS PANDUAN MPK BIL: 174 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
MANUAL PENGISI BUKU PENGESAHAN TUGASAN LUAR
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 2
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 3
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL 5
2.0 LATAR BELAKANG 5
3.0 DEFINISI 6
4.0 CARTA BAHAGIAN 7
5.0 SUMBER KUASA 8
6.0 SKOP KERJA 8
7.0 PROSES KERJA 9
8.0 CARTA ALIR 11
9.0 PENUTUP 13
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 4
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang
diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama
sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat
penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu
tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum tibanya
pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Perkhidmatan yang sempurna tanda sebarang kecacatan akan mengambarkan
kebertanggungjawaban atau akauantabiliti kakitangan atau pegawai Majlis
Perbandaran Klang. Kecacatan atau kelemahan ini dapat di minimakan atau di
elakan jika setiap kakitangan dan pegawai Majlis menjalankan tugas dengan
jujur, amanah dan bertanggungjawab. Walaupun terdapat garis panduan dan
arahan-arahan yang telah dikeluarkan oleh kerajaan sama ada di peringkat
persekutuan, negeri dan juga MPK terdapat juga dikalangan kakitangan agensi
kerajaan dan Majlis Perbandaran Klang khususnya yang tidak bertanggungjawab
dalam menjalankan tugas yg diberi. Sebagai usaha menambahbaikan dan
mengelakan perkara yang tidak diingini berlaku, manual ini disediakan dengan
tujuan supaya kakitangan atau pegawai yang di berikan sesuatu tugas
menjalankan tugasan itu dengan jujur, amanah dan bertanggungjawab
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang telah
ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu untuk membuat
perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan tugas masing-masing
supaya bila tiba masanya status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita
sudah benar-benar bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang
berupaya memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 5
PRAKATA DARI KETUA JABATAN
Kecemerlangan sesebuah organisasi boleh diukur melalui kualiti
perkhidmatan yang disampaikan oleh pekerja kepada pelanggan.
Oleh itu dengan terbitnya Manual Majlis Perbandaran Klang (Manual
MPK) yang dikumpul daripada pelbagai proses kerja di setiap jabatan
dan bahagian ini akan memastikan dokumen/maklumat yang sama
dan standard menjadi rujukan kakitangan dalam menjalankan tugas
masing-masing.
Sebagai menyahut seruan tuan Setiausaha Majlis Perbandaran Klang, Tuan Mohd
Ehsan bin Mukri bagi melaksanakan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik
[PATH] MPK 2013, Saya bersama kakitangan bersatu hati untuk membuat perubahan
dan penambahbaikan dengan menyediakan manual proses kerja dalam setiap bidang
tugas yang menjadi tanggungjawab Jabatan Teknologi Maklumat.
Tujuan Asas Manual Pengisian Buku Pengesahan Tugasan Luar JTM disediakan
adalah untuk memastikan kakitangan teknikal JTM yang bertugas di luar pejabat
mengisi buku tugasan luar yang dibekalkan dan seterusnya mendapatkan pengesahan
pegawai. Manual ini menjelaskan tatacara yang betul untuk mengisi buku tugasan luar
untuk memudahkan pemantauan pegawai terhadap kakitangan yang bertugas di luar.
Adalah menjadi harapan saya perubahan dan penambahbaikan ini dapat meningkatkan
hasil kerja setiap kakitangan yang terlibat dan seterusnya meningkatkan kualiti
perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Akhir kata, saya ucapkan terima kasih
dan tahniah kepada semua pihak yang telah menyumbangkan masa dan tenaga untuk
menyediakan manual ini.
“Together We Can Do It.”
”Bersama Kita Berubah”. Sekian, Terima kasih.
Nor Hasyimah binti Tamziz Pengarah Teknologi Maklumat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 6
1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik
Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.
1.3 Menjamin urusan pentadbiran, aktiviti dan sistem penyampaian MPK berjalan lancar dan berterusan;
1.4 Melindungi Aset Kerajaan dan mengelakkan/mencegah dari kecurian;
1.5 Mengurangkan insiden keselamatan yang akan menjejaskan integriti, keboleh sediaan perkhidmatan;
1.6 Memastikan petugas menjalankan tugas yang diberikan dengan baik dan berkesan.
1.7 Meminimumkan kerosakan, kemusnahan dan kehilangan melalui usaha pencegahan atau usaha mengurangkan kesan kejadian yang tidak diingini;
2.0 LATAR BELAKANG
Buku pengesahan tugasan luar Jabatan Teknologi Maklumat di perkenalkan bagi tujuan atau objektif seperti berikut :
2.1 Memastikan pegawai yang terlibat tidak melanggar etika perkhidmatan
2.2 Meningkatkan mutu perkhidmatan Jabatan Teknologi Maklumat selaras dengan misi dan visi jabatan.
2.3 Memudahkan rujukan dibuat apabila berlaku perkara-perkara tidak diingini seperti bencana alam, kemalangan dan sebagainya.
2.4 Mengenalpasti kelemahan dan tidakan penambahbaikan dapat dibuat.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 7
3.0 DEFINISI /SINGKATAN
3.1 Tugas luar ialah satu arahan tugas atau aduan yang perlu diselesaikan yang berada di luar dari Jabatan.
3.2 Buku tugasan luar ialah, sebuah buku yang digunakan untuk memastikan pegawai yang telibat menjalankan dan menyelesaikan arahan kerja yang di beri.segala tugas yang telah dijalaskan oleh pegawai yang berkenaan hendakla di rekodkan di dalam buku ini mengikut garis panduan berikut :
3.2.1 Buku hendaklah di bawa bersama ketika bertugas
3.2.2 Sebagai bukti tugasan telah di laksanakan, petugas hendaklah mendapatkan tandatangan dan pengesahan pegawai di lokasi sebagai bukti tugas telah di laksanakan/diselesaikan.
3.2.3 Sebarang tugasan yang tidak mempunyai pengesahan daripada pegawai di lokasi dianggap petugas tidak melaksanakan tugas yang di berikan.
3.2.4 Sebarang kehilangan buku pengesahan tugasan, hendaklah dilaporkan kepada pegawai berkenaan.
3.2.5 Buku ini hendaklah diserahkan kepada pegawai berkaitan pada pukul 4.30 petang setiap hari bekerja dan mengambilnya semula selewat-lewatnya pada pukul 8.15 pagi hari berikutnya. Tertakluk kepada perubahan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 8
4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN DAN INTEGRITI ICT
JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KLANG
Pengarah Teknologi Maklumat
Timb. Pengarah Teknologi Maklumat
Pegawai Teknologi Maklumat F41
Unit Keselamatan ICT
Pembantu Tadbir N17
Pen. Pegawai Teknologi Maklumat F29
Juruteknik F17
Unit Intergriti ICT
Pen. Pegawai Teknologi Maklumat F29
Juruteknik F17
Pembantu Am Pejabat N1
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 9
5.0 SUMBER KUASA
5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan
Manual Keselamatan Peralatan ICT adalah seperti berikut:
5.2
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171);
ii. Arahan Keselamatan Kerajaan;
iii. Arahan Teknologi Maklumat 2007;
iv. Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi Dan Dokumen Rasmi
Kerajaan;
v. Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan;
vi. Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 – Rangka Dasar Keselamatan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan;
vii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 – Pengurusan
Aset Alih Kerajaan
viii. Dasar Keselamatan ICT MPKlang
ix. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Prosedur Pengendalian
Kerosakan ICT
x. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Garis Panduan
Penyelenggaraan ICT
xi. Pekeliling dan Arahan Yang Di Pertua / Setiausaha;
6.0 SKOP KERJA
6.1 Skop Kerja bagi menjalankan tugasan di luar kawasan adalah seperti
berikut:
6.1.1 Menerima aduan melalui borang aduan
6.1.2 Pergi ke lokasi bagi memeriksa aduan yang di terima
6.1.3 Mendapatkan tandatangan/pengesahan dari pegawai di lokasi
aduan.
6.1.4 Melaporkan kepada pegawai.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 10
7.0 PROSES KERJA
7.1 bidang tugas bagi menjalankan tugasan di luar kawasan adalah
seperti berikut:
Bil. Jawatan Proses Kerja
1. Pembantu tadbir Menerima aduan melalui aduan dari telefon
atau aduan secara bertulis
Merekodkan dan mencatat No. Aduan
Menyerahkan aduan kepada Juruteknik
2. Juruteknik Komputer Menerima aduan.
Menyiasat aduan di lokasi
Mencatat pada buku log kerja luar dan
dapatkan tandatangan pegawai di lokasi
aduan.
3. Pen. Peg. Teknologi Maklumat
Menyemak buku log kerja luar
Melaporkan kepada Pegawai Teknologi
Maklumat
4. Pegawai Teknologi Maklumat Menyemak dan mengesahkan laporan.
7.2 Tatacara mengisi borang pada buku tugasan luar.
Tarikh
Hari
Masa Keluar
Bahagian ini di
isi oleh
juruteknik/petu
gas.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 11
Lokasi
Bahagian ini di isi oleh juruteknik/petugas.
-menunjukan lokasi di mana tugasan di jalankan
Kerja Yang Dilakukan
Bahagian ini di isi oleh juruteknik/petugas. -kerja atau tugasan yang di buat di lokasi
Pengesahan Pegawai Di lokasi
Bahagian di isi oleh pegawai di lokasi aduan. -di isi dan di tandatangani oleh pelapor/pegawai yang terlibat
Tarikh : Masa Tamat :
Bahagian ini di isi oleh
juruteknik /petugas
setelah tugas
dilaksanakan/diselesaikan
an
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 12
8.0 CARTA ALIR
CARTA ALIR MENGISI BUKU PENGESAHAN TUGASAN LUAR
MULA
OK
Terima aduan kerosakan
Buat lawatan ke lokasi
Baiki di lokasi
Laporkan dan dapatkan tandatangan
pelapor/pegawai di lokasi pada buku
pengesahan tugas
Bawa ke bengkel
YA
TIDAK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 13
OK
Boleh baiki
Tidak
Tidak
YA
Tamat
Baiki kerosakan
Uji lari
Laporkan kepada
pegawai
Hantar semula peralatan ke
lokasi
Maklumkan kepada pegawai
Laporkan dan dapatkan tandatangan
pelapor/pegawai di lokasi pada buku
pengesahan tugas
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 14
9.0 PENUTUP
8.1 Bagi menjamin mutu perkhidmatan Majlis Perbandaran Klang dan Jabatan Teknologi Maklumat Khususnya, petugas dan kakitangan Majlis perlulah menjalankan tugas yang diberikan dengan jujur dan amanah bagi memastikan perkhidmatan yang terbaik dapat di berikan kepada pelanggan dan tugas yang diberikan dapat diselesaikan mengikut jadual atau prosedur yang telah ditetapkan terutama jika tugas itu dijalankan di luar pejabat Majlis Perbandaran Klang.
8.2 Dengan adanya manual ini, segala tugas yang di jalankan di luar kawasan pejabat Majlis Perbandaran Klang dapat di rekodkan dan dalam masa yang sama memastikan petugas/kakitangan Majlis betul-betul berada di tempat yang sepatutnya mereka berada untuk menyelesaikan tugasan tersebut mengikut garis panduan atau prosedur kerja yang telah di tetapkan.