makalah kearsipanBAB IPENDAHULUAN1. Latar BelakangKearsipan adalahsuatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.Kearsipanmemegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintahIndonesia menaruh perhatian yang cukup besarterhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistempenanganan kearsipansetiap organisasi, yaitu:1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya6) Sebagai alat pengingat7) Sebagai alat penyimpanan warkat8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.Filling adalahsalah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.Filling sistemsuatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.2. Kajian Teoria.Pengertian ArsipSuatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta yang mempunyai serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tertulis, serta pembuatan warkat-warkat, pengunaan dan warkat merupakan segala sesuatu macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang memuat tentang suatu hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang berfungsi sebagai bahan pengingat atas kegiatan tersebut.Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman film dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai bukti pertangungjawaban atas segala macam bentuk pekerjaan administrasi dalam suatu kantor tersebut.Kegiatan dari warkat-warkat tersebut sering terkenal dengan istilah arsip.Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah dalam bahasa indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal dengan istilahFILEyang berasal dari bahsa latin FILLUMyang berarti tali atau benangfile adalah sekumpulan bahan-bahan keterangan dalam wujud dan bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya suatu kegiatan. Istilah arsip yang lain adalaharchivesyang berarti tempat atau dokumen(record). Recordadalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud apapun yang memuat informasi atau keterangan yang di simpan sebagai bukti atau pertangungjawaban atas segala transaksi. Sedangkan menurut sutarto (1992:168), arsip adalah suatu kumpulanwarkat yang di simpan secara teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut UU No.7 tahun tentang ketentuaan pokok kearsipan, pengertian arsip:a)Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan pemerintah.b)Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berklompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangasaan.

Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian sebagai berikut:a)Pengertian tentang naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang di maksud naskah-naskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu arsip meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.b)Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di maksud dengan berkelompok ialah naskah- naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain, di himpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam bukunya A.W. Widjaja (1990 : 100) mengemukakan bahwa : Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, microfilm, rekaman, suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya, asli ataupum salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan menghasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya .Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (2002 : 129) menberikan pengertian warkat sebagai berikut:1.Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve)2.Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat pembuktian): pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.3.Register, daftar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu di taruh, di catat, di rekam.4.Suatu berita acara atau laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat resmi.5.fakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya.6.plat atau pringan hitam, pita rekaman.b.Fungsi ArsipMenurut UU No 7 1971 dalam AW Widjaja (1993:211) fungsi arsip dapat di bedakan menjadi:1)Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, peleksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.2)Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang seiringdengan perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang telah umbuh dan berkembang menjadi organisasi yang besar di mana volume pekerjaan yang di laksanakan dalam organisasi trsebut juga besar sehinggaini juga berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang dihsilkan dalam organissi tersebut. Menurut Sutarto (1992 : 213)menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti secara fungsional,yaitu sebagai berikut:1)Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilaidan artinya menurut fungsinya.2)Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pertangungjawaban Nasional atau pemerintah.Dari beberapa pendapat tersebut di atas mengenai fungsi arsip dapat peneliti simpulkan bahwa pada dasarnya fungsi arsip dapat di golongkan menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:a.Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang senantiasa berubah nilai dan fungsinya.b.Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran ketatausahaan.c. Nilai Guna ArsipSepertitelah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting untuk di keloladengan baik dan terancana.Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163) menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:1.Nilai guna daministrasi(administrasi value)2.Nilai guna hokum (legal value)3.Nilai guna penelitian (research value)4.Nilai guna pendidikan (education value)5.Nilai guna dokumentasi (documentary value)Menurut pendapat Gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji (2002:130), 4 (empat ) macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut :1.Guna penerangan2.Guna yuridis3.Guna sejarah4.Guna ilmiahSedangkan menurut Milton Reitzfeld mengemukakan bahwa nilai guna yang ada pada warkat adalah sebagai berikut:1.Nilai untuk kegunaan administrasi (value for administrasi use)2.Nilai untuk kegunaan hokum(value for legal use)3.Nilai untuk kegunaan keuangan (value for fiscal use)4.Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan (value for policy use)5.Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi (value for operating use)6.Nilai untuk kegunaan sejarah (value for historical use)7.Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value for research use)Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan bahwa nilai guna kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut:a.Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses penyelengaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh organisasi atau kantor.b.Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani permasalahan dalam bidang keuangan.c.Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan-bahan pembuktian atas suatu perestiwa ataupun juga kejadian yang telah berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.d.Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk kepentingan pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.e.Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu kejadian atau perestiwa dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang lalu.f.Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan yang akan datang.Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun ada batas pemakaian tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk di kelola dengan baik dan terancana.d. KearsipanDalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di lakukan kembali dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat ataupun juga dokumen ini yang di sebut dengan istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut dengan kearsipan(filing).

Berikut ini peneliti berikan batasan-batasan mengenai kearsipan yaitu sebagai berikut:a.Menurut Ig Wursanto (1995:19)Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan cepat apabila sewaktu-waktu di perlukan.b.Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,1995:15-16)Yang di maksud filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat dalam suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem ,susunan, dan tata cara yang telah di tentukan, sehingga pertumbuhan-pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan dapat secara cepat di temukan kembali.c.Menurut Basir Barthos (1997:43)Filling adalah proses pengaturan dan penyimpananbahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat di temukan kembali setiap kali di perlukanDari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan bahwa kearsipan pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.e.Tujuan KearsipanTujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan partangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelengaran kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertangungjawaban tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah :1)Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan.2)Menyiapkan surat setiap saat di perlukan.3)Pengumpullan bahan-bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang di perlukan sebagai pelengkap.(A.W.Widjaja, 1993 : 103).Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipan maka dapat peneliti simpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan-bahan, bukti yang nyata, benar mengenai kehidupan kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan dating di mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan tersebut.Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan merupakan suatu rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis, berurutan. Dimana di antara kegiataan yang satu dengan kegiataan yang lain saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan yang termasuk dalam administrasi kearsipanadalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:1.Penerimaan warkat2.Penguiriman warkat3.Pencatatan warkat4.Penyimpanan warkat5.Pewnyingkiran atau penyusutan warkat6.Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig. Wursanto,1995 : 15).Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di lakukan, mengingat kegunaan arsip yang penting bagi suatu organisasi yang akan menbantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi. Aman yang di maksud adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti misalnya kebakaran,pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh berbagai macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya.f. Macam macam sistem kearsipan.Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknyasistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:1Sistem pengatur tertiban atau arangement systema.Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)b.Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)2Sistem perawat simpanan atau safe keeping systemPendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:1)Alphabetical arrangement(susunan abjad)-Subjet (pokok soal)-Phonetic(suara)2)Numerical arrangement(susunan nomor)-Serial (seri)-Coded (kode)3)Geographical arrangement (susunan wilayah)4)Choronlogical arrangement(susunan tangal)Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:1.alphabetical sistem abjad2.geographical-sistem wilayah3.subject sistem pokok soal4.numerical-sistem no5.choronological of them-sistem tanggal6.some combination of them-sistem gabunganDari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:1.Sistem abjadSistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 ( dua ) cara:a)Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilahistilah atau namanama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata.Misal :Gunung Merapi menjadi GunungmerapiSinar harapan menjadi Sinarharapan.b)Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu.Masing masing kata berdiri sendiri. Misal :Jakarta UtaraBanjar Negara2.Sistem subjekYang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah masalah itu dijadikan sub subjekdari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya3.Sistem geografisAdalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnyaSehingga pada tiap tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.4.Sistem nomorDalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:Kepegawaian14Cuti14,1Kenaikan pangkat14,2Lamaran14,3Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.5.Sistem tanggalSistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.g. Asas penyimpanan arsipMenurut Hery Sawiji (2002:145) mengemukakanbahwa asas penyimpanan arsip ada 2(dua) macam yaitu sebagai berikut:1)Sentralisasi; dan2)Desentralisasi

BAB IIPEMBAHASANMenurut hasil observasi yang saya laksanakan pada Hari Sabtu, 4 Juni 2011 tentang pengelolaan kearsipan di SD Muhammadiyah Kebumen meliputi :vProfil Sekolah SD Muhammadiyah Kebumena)Identitas Sekolah1.Nama Sekolah: SD Muhammadiyah Kebumen2.Alamat Sekolah: Jl.Ahmad Yani No.83 Kebumen3.Tahun Pendirian: 19674.SK Pendirian: No. 3259/1-23/Jtg19795.Status Terakredasi: Terakredasi A per 22 Desember 20066.Nama Yayasan: PCM Majelis Dikdasmen Kebumen7.Status Tanah: Milik Sendirib)Visi dan MisiVisi :Menjadikan SD Muhammadiyah Kebumen sebagai pendidika yang berorientasi pada output yang beriman dan berakhlak mulia.Misi :1)Menanamkan sikap dan perilaku yang berakhlakul karimah.2)Melaksanakan kegiatan Belajar yang inovatif, kreatif dan menyenagkan3)Membina bakat dan mengembangkang kreatifitas peserta didik.4)Mencetak peserta didik yang berkepribadian utuh, mandiri dan bertanggung jawab.5)Menciptakan peserta didik yang unggul dalam IPTEK Dan IMTAQ.6)Meningkatkan kualitas seluruh Sumber Daya Sekolah.A.Konsep Dasar anajemen KearsipanMenurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalamrangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan di SD Muhammadiyah Kebumen Arsip adalah Kumpulan Surat yang di tata rapi dan teratur agar file yang nantinya diperlukan dapat dengan mudah dicari lagi. Sedang manajemen kearsipan sendiri yaitu prosedur prosedur untuk menyususn arsip. Di SD Muhammadiyah Kebumen ada dua macam jenis kearsipan yaitu ; surat massuk dan surat keluar, dari macam macam tersebut terdapat perihal yang berbeda diantaranya pemberitahuan kepada wali murid maupun pemberitahuan dari Dinas Kebumen. Setelah Arsip tersebut baik masuk maupun keluar diadakan penyusunan sesuai jenis suratnya, agar rapid an teratur.B.Pengorganisasian ArsipKonsep organisasi kearsipan diketahui sebagai berikut :1)SentralisasiArtinya dalam 1(satu) kantor hanya terdapa satu tempat pengelolaan arsip sehingga semua alat perlengkapan arsip di letakkan dan dapat di pergunakan oleh semua bagian yang menbutuhkan pengunaan arsip tersebut.vKeuntungan dari sistem ini adalah:aTidak terjadi duplikasi perlengkapan arsipbPelayanan lebih cepat dalam memunuhi permintaan arsipcBiaya lebih murah atau rendah dalan hal pengadaan peralatan arsipdPembuatan salinan-salinan warkat yang tidak perlu dapat di cegahvKelemahanaRuangan menjadi semrawut sebab masing-masing bagian menpunyai kepentingan berbeda-beda seputar arsip tersebut.bKeamanan terhadap arsip tersebut kurang terjamincKerahasian arsip kurang terjamindTidak semua jenis arsip dapat di simpan dengan mengunakan satu sistem satu.2)DesentralisasiArtinya pengelolaan arsip di lakukan oleh tiap-tiap bagian sehingga menpunyai perlengkapan dan sistem penyimpanan arsip sendiri.vKeuntunganaKerahasian lebih terjaminbTidak terjadi pemborosan waktu dalam mencari arsipcPengelolaan arsip dapat di lakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja maqsing-masing.vKelemahanaPelayanann kurang efesienbAdanya duplikasi alat/perlengkapan-Campuran antara sentralisasi dan desentralisasiAsas campuran merupakan sebagai kombonasi atau gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asa campuran ini, tiap-tiap asas unit satuan kerja dimungkinkan menyelengarakan sendiri-sendiri penyelengaraan penyimpanan arsipnya karena menpunyai spesifikasi tersendiri penyimpananya di desentralisasi.Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi segala kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi.C.Peralatan dan Perlengkapan KearsipanPeralatan yang digunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak, dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)3. Alat penyimpanan berat (power file)Setiap jenis alat penyimpanan tersebut mempunyai bermacam-macam bentuk yang bervariasi satu sama lainnya.Meskipun ukurannya sudah standar, tetapi masih ada ciri khas yang membedakan tergantung dari pabrik pembuat alat tersebut. Alat penyimpanan tegak (vertical file)Di SD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan tipe perlatan penyimpanan arsipdengan alat penyimpanan tegak mengingat arsip yang disimpan sudah banyak. Alat penyimpanan tegakadalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatanpengurusan arsip. Jenis ini yang kita kenal dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2, 4, 5atau 6 laci.Dalam membeli peralatan ini harus diperhatikan benar mutunya, karena dunia bisnis sudah membuktikan bahwa peralatan dengan mutu yang bagus, lebih tahan lama, ini berarti lebih efisien dan ekonomis. Lemari arsip yang bagus dan kuat biasanya mampu menampung arsip dengan berat 30 35 kg.Laci-laci hendaknyamempunyai penahan yang dapat membantu menahan laci jika ditarik penuh ke luar.Kerangka dari almari arsip seharusnya terbuat dari rangka yang kuat untuk menahan tarikan dan dorongan.Kini, banyak perusahaan menggunakan almari arsip yang khusus tahan api untuk melindungi dokumen-dokumen yang penting.Ada dua macam almari arsip: 1.Almari arsip untuk diisi dengan folderbiasa; dan 2.Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk menggantung folder.D.Prosedur Pencatatan dan pendistribusian KearsipanProsedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat-masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Sedangkan untuk surat-keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengirim. Prosedur penyimpanan untuk surat-masuk dan surat keluar (arsip atau surat pertinggal) adalah sama, yaitu meliputikegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakkan.a.Buku AgendaAgenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk membantu mencari surat yang disimpan di dalam file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang sering dipakai untuk refrensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat di terima ataupun nomer surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan masih sering mempergunakan system filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada Buku Agenda atau surat-surat keluar pada Buku Verbal.b.Buku EkspedisiBuku Ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari Buku Agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.Setiap unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi. Didalam prosedur Kartu-Kendali yang diterima oleh unit pengolahan, dan setelah diparaf dikembalikan pada unit usaha.c.Tata NakahDisamping pencatatan dan pengendalian surat, surat dengan prosedur buku agenda dan prosedur kartu-kendali, masih ada lagi cara ketiga yaitu prosedur tata-naskah yang lazim disingkat takkah. Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur tata naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun didalam takkah.Takkah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.E. Prosedur Menyimpan ArsipSistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dannomor sebagai identitas arsip yang terkait.(http://widyatriutami.blogdetik.com/2010/07/12/5-macam-sistem-kearsipandiakses tanggal4 Juni 2011pukul 19.30WIB)Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek, serta sistemwarna.Dilihat dari pengertian system tersebut adalah :-Sistem Abjad:Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.-Sistem Geografis:Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.-Sistemsubjek:sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutanSD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan system subjek karena agar mencari dokumen yang disimpan mudah dengan melihat perihal atau isi yang mau dicari.

F. Sistem Penyimpanan ArsipSistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.adpun sistemnya sebagai berikut :1.Sistem Abjadadalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.2.Sistem Geografisadalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.3.Sistemsubjekadalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan.SD Muhammadiyah menggunakan penyimpanan system subjek untuk memudahkan kerja petugas arsip ketika mencari dokumen (surat) yang dibutuhkanG. Penilaian ArsipBerdasarkan Nilai GunaDitinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untukkepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilaiguna sekunder, juga meliputi:Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.(c ) Berdasarkan sifatBerdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : 2003 Digitized by USU digital library3Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannyaMenurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secaranasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebutdengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerahyaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalamsuatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.(e) Berdasarkan subyeknyaBerdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

H. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsipa. PemeliharaanPemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor sebagai berikut:1)Factor dari dalamseperti kartas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.2)Factor dari luarSeperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.b. PenyusutanUntuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :1.Penyusutan arsipdilaksanakan oleh pencipta arsip.2.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.3.Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:1.Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.2.Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.3.Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

I. Pengawasan dan dan Pemakaian Arsip1.Efektifitas pengawasan arsipYang dimaksud dengan pengertian mengefektifkan pengawasan adalah membatasi jumlah arsip yang ada pada setiap karyawan. Jumlah yang dikehendaki akan tergantung kepada jenis masing masing kegiatan, pada kegiatan pelayanan umum, misalnya : jumlah 0,2 meter kubik per karyawan masih merupakan kewajaran. Karyawan lain pada umumnya dapat memiliki kira kira seperlimanya.2.Pemakaian arsip untuk memeperlihatkan penggunaan arisp yang disimpan.Ratio pemakaian arsip (dalam persen) = pemakaian x 100 : jumlah arsipSebagai contoh, untuk bulan terakhir terdapat penggunaan 200 arsip dari 20.00 yang tersimpan. Ratio pemakaian arsip akan menjadi 200 x 100 : 20.000 = 1%. Rasio ini pada arsip inaktif jarang mencapai 5%. Untuk arsip aktif, ratio sekitar 15 20%.Analisis ratio pemakaian arsip dapat dibuat dengan pergitungan rata rata jumlah arsip dari tiap jenis dengan umur dari masing masing arsip. Analisis tersebut dapat membantu pengawasan penyimpanan dan pemindahan arsip.Ratio kecermatan (dalam persen) = jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100 : jumlah arsip yang ditemukanMisal untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat ditemukan, ratio kecermatannya adalah 0,1%. Untuk system penyimpanan yang sempurna ratio kecermatannya tidak akan mencapai 0,5%.J. Komputerisasi ArsipDalam pengelolaan instalasi komputer banyak hal yang perlu diperhatikan oleh seorang perancang, salah satu diantaranya adalah merancang ruang lingkup kerja atau ruang lingkup dimana komputer tersebut dioperasikan. Untuk melakukan perancangan ruang komputer, seorang perancang harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.Persyaratan Teknis Ruang Komputer2.Teknis Pelayanan Ruang Komputer3.Tata Ruang Komputer4.Perlengkapan Ruang Komputer1.Persyaratan Teknis Ruang KomputerPersyaratan teknis ruang komputer meliputi :1.Perencanaan Ruang Komputer2.Arus Kerja Ruang Komputer2.Perencanaan Ruang Komputera.Syarat Pencahayaan Ruang KomputerPencahayaan ruang komputer harus memungkinkan orang dapat bekerja dengan nyaman dan mata tidak mudah lelah. Pekerjaan dengan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi membutuhkan intensitas pencahayaan 40 sampai dengan 80 foot candles, pada bidang 30 inci dari permukaan tanah/lantai. Untuk penempatan Visual Display unit (monitor), intensitas nilai pencahayaan sebaiknya tidak lebih dari 50 foot candles, dan penempatan konsole dan panel kontrol harus dihindarkan dari sinar matahari langsung, karena hal itu akanmengakibatkan berkurangnya ketahanan dari perangkat itu sendiri sebelum waktunya.Beberapa hal yang juga perlu untuk diperhatikan agar terciptanya kenyamanan dalam penggunaan perangkat komputer selain yang telah disebutkan di atas adalah :1.Usahakan monitor tidak berhadapan langsung dengan cahaya (sinar matahari/lampu).2.Menggunakan bahan untuk menutup jendela ruangan dari sinar matahari yang masuk.3.Melapisi jendela dengan kaca yang diberi lapisan warna yang dapat mengurangi intensitas sinar matahari yang masuk.b.Akustik Ruang KomputerMengingat tentang akustik ruang komputer, maka yang perlu diperhatikan adalah penggunaan material untuk lantai, dinding, dan plafon serta desain dari jendela yang terdapat dalam ruangan tersebut.1.Untuk dinding dan plafon dapat digunakan material yang mempunyai daya serap yang tinggi terhadapat tingkat kebisingan.2.Untuk ruangan yang ber-AC, dapat dipilih penggunaan material lantai yang tidak menimbulkan kondisi dingin, seperti marmer atau keramik.3.Untuk ruangan yang menggunakan karpet dapat menggunakan AC dengan temperatur sama dengan suhu ruangan+250C.4.Untuk disain jendela, diusahakan menggunakan jendela yang dapat memperkecil jumlah debu yang masuk.c.Tata Letak Ruang KomputerHal lain yang perlu diperhatikan dalam perencanaan ruang komputer adalah tata letak ruang komputer yang harus dibuat sedemikian rupa sehingga orang-orang yang berkepentingan dan erat kaitannya dengan pemrosesan data dapat dengan mudah mencapai ruang komputer.d.Tata Ruang KomputerPenataan ruang komputer harus memungkinkan petugas/personil/pegawai dapat bekerja dengan nyaman, dimana tersedianya tempat untuk penyimpanan media rekam, media masukan, media keluaran (cetak) dan sebagainya. Misalkan penempatan printer yang digunakan bersama oleh banyak komputer haruslah memiliki tempat yang mudah dijangkau dan letaknya memiliki jarak setidaknya sama dari tempat dimana komputer-komputer tersebut digunakan.