Makalah Peningkatan SDM

PERSPEKTIF MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) TERHADAP PENINGKATAN KINERJA SATUAN

POLISI PAMONG PRAJA

Oleh :

ANDRIA SUSANTO

KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJAKABUPATEN BANGKALAN

2010

i

KATA PENGANTAR

Manajemen Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber

informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi

dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor

Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi

agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus

ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.

Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data

informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara

kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang

telah ditetapkan oleh Pemerintah.

Berdasarkan ketentuan-ketentuan tersebut di atas maka penyusun

memberikan judul Makalah ini dengan “Manajemen Kearsipan” yang bertujuan :

- menyajikan tata cara penyelenggaraan kearsipan yang valid bagi kantor-kantor,

Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi;

- menyuguhkan bahan-bahan pelajaran kearsipan untuk para pembaca yang

membutuhkan dengan makalah ini.

Demikian sejemput harapan dari penyusun, sambil mengharapkan tegur

sapa dari pembaca seandainya ada kekurangan-kekurangan dan kekhilafan dalam

penyusunan makalah ini untuk perbaikan berikutnya.

Penyusun

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................ ii

Daftar Isi ....................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 1

a. Latar Belakang Penulisan ................................................. 1

b. Pokok Permasalahan ....................................................... 1

c. Tujuan Penulisan Makalah .............................................. 2

BAB II PEMBAHASAN ...................................................................... 3

a. Pengertian Manajemen SDM (MSDM) ............................. 3

b. ................................................................................................... 5

c. .......................................................................................... 9

BAB III PENUTUP ............................................................................... 12

a. Kesimpulan ....................................................................... 12

b. Saran ................................................................................ 13

Daftar Pustaka ............................................................................................. 14

iii

BAB I

P E N D A H U L U A N

a. Latar Belakang Penulisan

Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah

merupakan tonggak kemandirian bagi suatu daerah untuk mengelola sendiri

seluruh sumber daya dan potensi di daerahnya masing-masing sesuai dengan

peraturan perundang-undangan serta tetap berintegrasi dalam sistem Negara

Kesatuan Republik Indonesia. Penyerahan sebagian kewenangan dari Pemerintah

Pusat ke Pemerintah Daerah memiliki tujuan utama yaitu untuk mengoptimalkan

fungsi pemerintah dalam hal pelayanan publik, menjamin ketentraman dan

ketertiban serta mendorong partisipasi masyarakat dalam pembangunan.

Tolok ukur keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan di daerah adalah

menyelenggarakan pemerintahan dengan baik, bersih dan berwibawa (clean and

good governance). Kepala daerah bersama DPRD selaku unsur penyelenggara

pemerintahan di daerah harus mampu mewujudkan kondisi diatas dengan terus

meningkatkan sinergitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Begitu pula

dengan perangkat daerah selaku pendukung tugas kepala daerah dalam

penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah harus mampu meningkatkan

kinerjanya agar efektivitas penyelenggaraan pelayanan terhadap masyarakat dapat

terwujud demi kesejahteraan masyarakat.

Selain memberikan pelayanan publik, pemerintah daerah juga memiliki

kewajiban dalam hal menjamin ketentraman dan ketertiban masyarakat sebagai

modal dasar terciptanya suatu keadaan dinamis dan kondusif bagi masyarakat dan

pemerintah daerah untuk melaksanakan aktivitasnya. Penyelenggaraan

Ketentraman dan Ketertiban masyarakat di daerah merupakan tugas Kepala

Daerah yang dalam implementasinya dibantu oleh Satuan Polisi Pamong Praja.

Sebagaimana Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 pasal 148 ayat (1)

menyebutkan bahwa “Untuk membantu kepala daerah dalam menegakkan Perda

dan penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat dibentuk

Satuan Polisi Pamong Praja”. Kemudian sebagai pedoman dalam pembentukan

Makalah Manajemen Kearsipan 1

organisasinya terbitlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2004. Namun

seiring dengan dinamika masyarakat dan perkembangan kehidupan demokrasi,

berbagai opini masyarakat muncul yang menyatakan bahwa kinerja Satpol PP tidak

prosedural dan banyak melanggar HAM. Kemudian ditambah lagi dengan

pemberitaan media yang saat ini sering memberikan penilaian negatif terhadap

kinerja Satpol PP maupun Pemerintah pada umumnya.

Memperhatikan opini tentang buruknya kinerja Satpol PP, maka sebagai

upaya tindak lanjut serta menyikapi berbagai perkembangan tentang kinerja Satpol

PP, Pemerintah perlu melakukan pembenahan terhadap organisasi Satpol PP. Oleh

sebab itu Pemerintah telah mengganti keberadaan PP 32 Tahun 2004 yang sudah

dianggap tidak relevan terhadap kondisi dan dinamika masyarakat saat ini.

Kemudian sebagai penggantinya, Pemerintah telah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2010 tentang Satuan Polisi Pamong Praja. Harapan

kedepan terhadap terbitnya PP 6 Tahun 2010 adalah menuju Kinerja Pol PP yang

profesional, prosedural dan humanis dengan melakukan berbagai pembenahan

mulai dari sektor Sumber Daya Manusianya sampai dengan kelembagaan Satpol

PP itu sendiri.

b. Pokok Permasalahan

Pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi akan dapat terlaksana

dengan baik dan tepat sasaran apabila fungsi-fungsi dari manajemen yaitu

perencanaan, pengorganisasian, pembimbingan, pengoordinasian dan

pengawasan dilaksanakan dengan baik. Seluruh rangkaian fungsi dari menajemen

tersebut diatas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan harus

menjadi sifat bagi seorang manajer. Pelaksanaan fungsi manajemen itu sendiri

bukan hanya diberlakukan pada personal-personal yang menjadi bawahannya,

namun juga harus difungsikan pada pelaksanaan kegiatan tulis-menulis atau

catatan-catatan penting yang nantinya dapat menjadikan sebuah informasi penting

bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri.


Kegiatan tulis-menulis ataupun catat-mencatat merupakan hal yang tidak

kalah penting dari sebagian rangkaian berbagai macam kegiatan adminitrasi dalam

memanajemen sebuah organisasi. Sangatlah tidak mungkin apabila dalam sebuah

organisasi tidak memiliki tulisan ataupun catatan penting mengenai segala

informasi ataupun rekaman dari seluruh kegiatannya, karena tanpa hal tersebut

maka seorang manajer tidak akan dapat mengukur kinerja dari sebuah organisasi

yang dipimpinnya.

c. Tujuan Penulisan Makalah

Mengetahui segala tindakan / kegiatan yang telah ataupun sedang dilakukan

dalam sebuah organisasi adalah hal penting agar dapat memantau dan mengukur

sejauh mana kinerja organisasi tersebut berjalan. Selain itu dengan adanya

rekaman informasi atau catatan penting dari masa lalu mengenai kekurangan

dalam sebuah organisasi, maka melalui catatan tersebut kita dapat mengetahui

untuk selanjutnya dibenahi sehingga akan lebih sempurna dari sebelumnya.

Dari penjelasan diatas, maka mengatur atau memanajemen sebuah catatan

adalah hal penting dalam menjalankan organisasi. Dengan demikian seorang

manajer harus juga mempunyai pengetahuan tentang bagaimana mengatur,

mengolah, dan mengorganisir seluruh catatan yang menjadi pusat informasi bagi

seluruh rangkaian kegiatan sebuah organisasi dalam rangka mencapai seluruh

tujuannya.


BAB II

PEMBAHASAN

a. Pengertian Dan Peranan Manajemen Kearsipan

1.1 Pengertian Manajemen Kearsipan

Sebelum sebuah insititusi memulai proses pengelolaan arsip, harus

dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui

perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia Archives

(2004), dokumen adalah infromasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta

digunakan. Adapun The Internasional Standart Organization (ISO on

Records Managenment – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen)

sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti

maupun infromasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk

memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.

Sedangkan Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang

menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian

sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok

persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang (itu) pula”.

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian

arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,

daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain

sebagainya.

Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu

badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan,

penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai

arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal

pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan

kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.


Dari seluruh rangkaian pengertian arsip dan dokumen seperti yang

telah dipaparkan diatas, maka Odgers (2005) mendefinisikan manajemen

kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengemanan

dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

1.2 Peranan Manajemen Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai

“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan

dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”.

“penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan

pengendalian setepat-tepatnya.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi

bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh

sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar

haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain

dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan

dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.

Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan

ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk

membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu

kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.


b. Beberapa Istilah Di Dalam Kearsipan

2.1 Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari

kegunaannya dibedakan atas :

a. Arsip aktif:

adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan

digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih

dikelola oleh Unit Pengolah.

b. Arsip Inaktif:

adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari

serta dikelola oleh Pusat Arsip.

2.2 Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip

statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional

Daerah.

2.3 File

File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang

merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan

berdasarkan pola klasifikasi.

2.4 Indeks

Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi

surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan


surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat

diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.

2.5 Kartu kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang

masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai

pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian

surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap

dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.

a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.

b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti,

selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.

c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.

d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.

2.6 Kartu tunjuk silang

Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan

petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

2.7 Kode

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk

membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi

Arsip.

2.8 Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat

baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.


2.9 Lembar pengantar surat rutin

Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk

mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit

Kearsipan ke Unit Pengolah.

2.10 Penerima surat

Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan

surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.

2.11 Pencatat surat

Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan

surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

2.12 Pengarah surat

Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada

pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

2.13 P e n g o l a h

Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan

masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas :

a. Pimpinan pengolah

b. Tata usaha pengolah

c. Pelaksana pengolah

2.14 Penata arsip

Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan

memelihara arsip.

2.15 Pola klasifikasi arsip

Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-

masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-


tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah

satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.

2.16 Surat penting

Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak

lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat

penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.

2.17 Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak

membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.

Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke

Unit Pengolah.

2.18 Tata usaha pengolah

Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus

ketatausahaan pada Unit Pengolah.

2.19 Formulir peminjaman arsip

Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam

arsip. Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip

yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai

pengendalian peminjaman.

2.20 Formulir penyalinan arsip

Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang

diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.

2.21 Indeks relatif

Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi

yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan


untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut

klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa

digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.

2.22 Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan

arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan

penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.

2.23 Penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk

memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang

tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.

2.24 Penyerahan arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan

dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan

Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional

Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

2.25 Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak

diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip

Nasional.


c. Mengorganisasi Program Manajemen Kearsipan

Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki

sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu

mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai,

di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat

menggunakan (Basuki, 2003) :

1. Sistem Hastawi (Manual)

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke

berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.

Sistem ini mancakup :

Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan

disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen

dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah

digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali

siapa yang meminjam berkas.

Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing

dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau

menurut nomor yang digunakan.

Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen

itu dipinjam seorang pengguna. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai,

tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.

Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :

- Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya;

- Penggunaan barcode untuk melacak dokumen;

- Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan scara

terpusat atau terdesentralisasi.

- Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak

jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena

sitem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen

bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.


2. Sistem Barcoding

Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal

pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi

balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat

baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk

melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat

memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat

memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke

sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih

aktual.

Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengaalami berkas yang

hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang alin

tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus

barcode, berkas akan dapat dilacak di mana pun berkas itu berada.

Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama

tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.


BAB III

PENUTUP

a. Kesimpulan

Sistem arsip yang tepat mempunyai pengaruh besar tehadap kemudahan

penelusuran dan pencarian infromasi. Dengan demikian, pembuatan keputusanpun

dipermudah pula. Sistem arsip yang tepat mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :

1. Sederhana

Sistem arsip haruslah mudah untuk diikuti dan sederhana untuk ditangani,

bahkan oleh anggota staf yang bukan ahli. Arsip bukanlah untuk mempersulit

diri.

2. Terjamin

Sistem ini harus dapat menjamin kesiapnnya manakala diperlukan. Oleh

karena itu, arsip harus aman dari tangan-tangan yang tidak bertanggung

jawab.

3. Lengkap dan padat

Tampaknya kedua sifat itu bertentangan. Karena ingin lengkap, orang

cenderung mempunyai arsip berlebihan sehingga ragu-ragu untuk

menghancurkan atau memusnahkannya. Oleh karena itu, jadwal

penghapusan dan pemusnahan harus ditaati.

4. Sistem rujukan silang yang jelas

Rujukan silang yang tidak berpatokan dan tidak berdisiplin menyulitkan

penelusuran, sehingga arsip tak dapat berfungsi. Oleh karena itu, pembuatan

rujukan harus mengikuti, berdisiplin, dan konsisten kepada sistem yang telah

diakui.

5. Penelusuran yang bersistem

Staf mungkin akan mencari berkas-berkas arsip karena didesak oleh waktu.

Sistem kartu yang direncanakan secara spesifik sangat membantu

memecahkan kesulitan staf tersebut.


6. Sistem klasifikasi yang memadai

Klasifikasi yang paling memuaskan dapat dipilih dari berbagai jenis klasifikasi

pengarsipan seperti klasifikasi subyek, klasifikasi geografis dan klasifikasi

abjad.

b. Saran

Tidak ada pedoman penyusunan arsip yang dapat diterapkan langsung

untuk kebutuhan khusus. Pedoman itu dipergunakan orang karena sifatnya yang

umum. Dengan demikian, setiap pedoman umum tersebut membutuhkan seni

yang terampil untuk menghadapi masalah yang khusus atau mingsal (unik).

Pedoman penyusunan arsip menyarankan agar orang melakukan anjuran sebagai

berikut :

1. Sortir dan kelompokkanlah semua kertas sebelum memulai membuat arsip.

2. Janganlah terburu-buru. Ambillah waktu untuk menyusun arsip untuk semua

kertas dengan teliti. Jika lubang-lubang harus dibuat, lubangilah dengan hati-

hati sehingga kertas-kertas itu tersimpan tepat di dalam berkas.

3. Arsiplah koresponden menurut urutan tanggal. Surat yang paling baru

disimpan pada bagian teratas. Surat yang disampaikan perseorangan

mungkin bertanggal sama dengan jawabannya, tetapi jawaban tersebut

hendaknya dianggap lebih baru dan disimpan pada bagian atasnya.

4. Apabila perlu sediakanlah rujukan silang (cross reference).

5. Gunakanlah dengan cekatan arsip “serbaneka”.

6. Segera setelah sebuah map penuh, pindahkanlah sejumlah koresponden

lama dan tempatkanlah di dalam arsip “mati”. Dengan tepat buatlah indeks

arsip yang sedang berjalan sehingga rujukan yang cepat dapat dilaksanakan

kepada kertas-kertas lama jika perlu.

Anjuran yang dikemukakan oleh Pincott itu bertujuan agar orang memberlakukan

arsip dengan cara efisien sehingga diperoleh sistem arsip yang tepat.


DAFTAR PUSTAKA

G.R. Terry dan L.W. Rue (alih Bahasa : G.A. Ticoalu); Dasar-dasar Manajemen,

Penerbit Bumi Aksara

Drs. Basir Barthos; Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi; Penerbit Bumi Aksara.

Badri Munir Sukoco; Manajemen Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga Surabaya

Sulistyo Basuki; Manajemen Arsip Dinamis; Penerbit Gramedia Jakarta

Prof. Drs. Komaruddin; Manajemen Kantor, Penerbit Trigenda Karya Bandung


Documents

Makalah Peningkatan SDM