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Meeting:  

 

 

 

Type:  Semester  2  Committee  Meeting  Meeting  Number:  1  Date:  9th  of  August  2016  Time:  6pm  Location:  North  Sydney  

Present:  Max,  Simon,  Benson,  John,  Clare,  Jade,  Sophie,  Holly,  Georgia,  Stephen,  Lily,  Ebony,  Bonnie,  Zoe,  Kat,  Tereza  

 Apologies:  Manny,  Skye,  Bennett,  Sandy,  Haytham,  Anthony,  Maddi,  Angela,  Paige,  Jack,  Danika  Absent:    

 

1.   Welcome  to  Country(Max)  

2.   ACU  Prayer  (Benson)  

3.   Introductions  (Max)    

4.   Contracts  

4.1.   ACTION:  Max  Initial  and  sign  changes  made  to  the  contracts.  

4.2.   Contract  is  a  declaration  of  the  key  responsibilities  involved  within  the  committee.  

5.   Secretary  Interviews  

5.1.   Four  applicants  for  the  role  

5.2.   Email  will  be  sent  out  with  the  new  Secretary  

6.   Office  Rules    

6.1.   ACTION:  Make  a  set  of  rules  to  be  put  on  the  back  of  the  door  of  the  office.  

6.2.   ACTION  MAX:  Find  chairs  that  are  suitable  to  all  weights.  

6.3.   ACTION  MAX:  Talk  to  many  about  computer  use  

6.4.   Keep  the  place  tidy  

6.5.   Follow  hours  

6.6.   Keep  noise  to  a  minimal  

6.7.   ACTION  MAX  TO  WRITE  NEW  OFFICE  RULES  INCLUDING:  Don’t  sit  on  peoples  laps,  wash  up  

your  dishes,  food  scraps,  minimal  amount  of  people  in  the  office,  no  more  than  3  behind  

the  desk  and  no  more  than  3  on  the  opposing  side  of  desk  (back  room  is  separate  to  the  

Mackillop  Student  Association    Meeting  Agenda  

40  Edward  Street,  North  Sydney  2060     President  Mobile:  0423  823  715  Office:  (02)  9701  4265         President  Email:  maksa.president@acu.edu.au  

 

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front)  

Rules  motioned  by  Max,  Seconded  by  Tereza.  

7.   Uni  Ball  

7.1.  Held  at  Doltone  House,  Hyde  Park  

7.2.   250  people  attending  

7.3.   150  tickets  each  campus  

7.4.   ACTION:  Training  day  for  ticket  handling  and  selling.  

7.5.   ACTION  BALL  COMMITTEE:  Clare,  Ebony,  Tereza,  Georgia  to  work  with  SCSA  for  ball  

features.  

7.6.   Change  of  date  to  the  Saturday  29th  of  October  from  the  Friday  

8.   Money  Handling  

8.1.   Trying  to  limit  cash  handling  

8.2.   ACTION  BY  COMMITTEE:  You  must  sign  your  name,  include  the  receipt,  the  name  of  the  

purchase    

8.3.   ACTION:  Training  day  on  iPads  

8.4.  Harbour  Cruise  ticket  issue  addressed  

8.4.1.  ACTION:  TRAINING!!!!!  

9.   Events  

9.1.  Movie  Nights  

9.1.1.    Idea  to  do  2  or  3  movie  nights  before  curfew  with  wireless  headphones  

9.1.2.  Ability  to  get  blow  up  chairs  to  host  in  the  quad.  

9.1.3.    ACTION:  Talk  to  cinema  venues  to  organise  a  full  cinema  screening  to  200  students.  

9.1.3.1.   ACTION:  Lily,  Clare,  Jade  –  Talk  to  cinemas  to  see  if  we  can  get  a  deal.  

9.2.   Trivia  Nights  

9.2.1.    Possible  places  –  Greenwood,  Lecture  Halls  

9.2.2.  ACTION  TRIVIA  COMMITTEE:  Simon,  Stephen,  Jade  to  help  organise  and  get  prizes.  

9.3.  Whiskey  Tasting  

9.3.1.    ACTION  TO  GET  A  PROFESSIONAL  TO  BRING  IN  TASTE  TESTERS:  Helpers  –  Zoe,  Ebony,  

Lily.  

9.3.2.  Teresa  questions  the  price  per  head.  ACTION:  Simon  to  find  out  price.  

9.4.   Cheese  and  Wine  Night  

9.4.1.    Similar  to  Whiskey  Night  

9.4.2.  ACTION:  Organise  activities  and  a  place  to  host  the  event.  

9.5.   Amazing  Race  

9.5.1.    Proposed  by  Bonnie  

9.5.1.1.   Bonnie  motioned  the  event  for  team  building  and  ‘having  a  good  time’  

 

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9.5.1.2.   Ability  for  people  to  get  to  know  the  campus  

9.5.1.3.   Leave  riddles  

9.5.1.4.   ACTION  TO  WORK  WITH  BONNIE:  Bonnie,  Ebony,  Clare  

9.6.   Block  Party  Organised  by  the  DVC  1st  and  2nd  September  

9.6.1.  Held  out  the  front  of  Tennison  Woods  

9.6.2.  Food  trucks,  live  entertainment,  photo  walls,  fun  and  games.  

9.6.3.  Council  approved  

9.6.4.    ACTION:  People  promoting  the  event,  designing  the  poster  

9.7.   Paintballing  Team  Bonding  

9.7.1.  Organised  as  a  good  incentive  

9.7.2.  Twenty  tickets  only!  

10.  Hours  for  the  Office  and  Expectations  

10.1.   ACTION:  Timetable  will  be  organised  for  at  least  3  hours  per  member.  

10.2.   ACTION:  Charcoal  hoodies  will  be  lowered  to  $30.  

10.3.   ACTION:  Organise  a  proper  storage  system  

10.4.   ACTION  STOCKTAKE  OF  NEW  HOODIES:  Kat,  Zoe,  Holly  

11.  Social  Media  Co-­‐ordination  and  Etiquette  

11.1.   Snapchat  

11.2.   Instagram  

11.2.1.   Have  a  drop  box  or  a  one  drive  that  will  be  filtered  by  the  instagram  committee  and  

post  the  best  photos.  

11.3.   Facebook  

11.3.1.   ACTION:  Promote  

11.4.   WARNING  TO  ALL  WHO  SWEARS,  POSTS  ANYTHING  OFFENSIVE,  ETC.  YOU  WILL  ALSO  

BE  MONITORED  BY  ACU  ON  THE  PAGE  AND  CAN  BE  DISCIPLINED  ON  OFFENSIVE  POSTS  

11.5.   Delete  any  offensive  posts  made  by  general  students.  

12.  Door  code  for  everyone  

12.1.   1965  

13.  Banners  and  event  promotion  

13.1.   ACTION:  Outdoor/  Waterproof  banners  to  express  our  logo  and  social  media  pages.  

13.2.   ACTION:  Find  out  prices  

14.  Media  Team  

14.1.   Poster  designers  –  Zoe  is  happy  to  join  and  help  

15.  General  Business  

15.1.   Stephen  –  Door  code  issue  of  general  non  committee  members  knowing  the  code  

15.1.1.   ACTION:  MUST  BE  CONFIDENTIAL  -­‐  Slip  ups  will  give  a  warning  

 

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15.2.   Georgia  –  Members  on  the  door  list  to  show  who  is  in  the  committee  

15.3.   Stephen  –  Committee  Facebook  page  to  have  better  communication  

16.  Close:  7:32pm  (Meeting  closed  by  Max)