SUPORT CURS

MANAGEMENT LOGISTIC

1. Introducere.

In timp ce savurați dimineața o ceașca de cafea sau de ceai, v-ați gândit vreodată la drumurile parcurse de aceste produse înainte ca ele sa ajungă în mâinile voastre? Atunci când vreți să vă cumpărați produsul favorit dar acesta nu mai este disponibil, va întrebați, desigur, de ce se întâmplă așa. Acestea sunt exemple de logistică care funcționează si de l o g i s t i c ă c a r e n u f u n c ț i o n e a z ă .

Economistul american James Heskett spunea că: “Un frigider nu este un frigider atunci

când se afla intr-un depozit din Detroit, iar cererea este făcută”. Termenul de logistică era folosit inițial doar în domeniul militar, destul de recent se

constituie ca o ramură a departamentelor comerciale iar prima definire a logistici comerciale este enunțată în anul 1948 de către Asociația Americană de Marketing ca fiind ”Mișcarea și manevrarea produselor de la punctul de producție la punctul de consum”.

Logistica reprezintă distribuția comercială a mărfii de la furnizor la client, fiind acea

parte a procesului de furnizare care planifică, implementează și controlează fluxul și depozitarea produsului.

Logistica trebuie să creeze valoare adăugată, adică să asigure livrarea mărfii la locul, timpul, în cantitatea și calitatea dorită, având un rol important în creșterea profitului societății.

Activitățile logistice cheie care intervin în circulația mărfurilor pot fi asociate cu câteva activități manageriale fundamentale, printre care, vorbim de: managementul comenzilor, managementul achiziției și managementul stocării și depozitării.

Managementul comenzilor include activități de verificare a stocurilor de marfă și de stabilire a cantităților ce trebuie comandate ca răspuns la acoperirea nevoilor clienților sau la politicile de strategie.

Managementul achiziției are un rol important în creare de valoare, asigurând continuitatea aprovizionării, cumpărarea eficientă și economică, gestiunea stocurilor pentru obținerea unui nivel ridicat de deservire a clienților și a unor costuri de stocare reduse. (Baily, 2004, 19)

Managementul stocării și depozitării are ca principale activități elaborarea politicilor de stoc, determinarea mărimii stocului, precum și a modului de depozitare și manipulare

2. Fluxul de marfă.

Un produs nu își poate îndeplini rolul decât în momentul în care intră în consumul final, iar legătura dintre producție și consum se realizează prin intermediul circulației mărfurilor.

În circuitul mărfii intervin doua tipuri de fluxuri și anume fluxul informațional și fluxul fizic de marfă.

Fluxul informațional se referă, pe de o parte, la faptul că societatea comercială trebuie să acopere nevoile clienților, plecând de la cerere și concretizându-se prin comenzi ferme către furnizori, iar pe altă parte, la circulația informațională a mărfii de la furnizor la magazin și apoi la client. Astfel se realizează transferul informatic al stocurilor de marfă care se face cu ajutorul unor documente contabile și de gestiune cum ar fi: Avizul de însoțire a mărfii, Nota intrare-recepție (NIR) sau Factură. Fluxul fizic de marfă se referă la transferul efectiv al produselor care implică un proces de livrare, recepție, depozitare și expunere în suprafața de vânzare. Ocazional și în anumite condiții acest circuit poate fi orientat și în sens invers, caz în care vorbim de returul de marfă.

3. Circuitul mărfii. 3.1 Factori decisivi în circuitul mărfii

În circuitul produsului intervin trei factori decisivi de influență: Furnizorul,

Centrala de Achiziții și Magazinul.

Furnizorul

- Pune la dispoziție oferta de produse; - Asigură livrarea produselor comandate, în termenii și condițiile stabilite

contractual; - Are obligația de a livra produsele în conformitate cu normele legislative în

vigoare.

FURNIZOR

SOCIETATE COMERCIALĂ

CLIENT

FLUX INFORMATIONAL

FLUX FIZIC DE MARFĂ

Centrala de Achiziții

- Selectează furnizorilor; - Negociază și încheie contractele de colaborare cu furnizorii; - Negociază prețurile, termenii și cantitățile; - Stabilesc și negociază condițiile și termenii de livrare a produselor; - Negociază promoțiile și modul lor de implementare; - Listează și delistează produsele; - Comandă centralizată de marfă, face angajamente de cantități către

furnizori.

Magazinul

- Comandă marfa către furnizor sau depozitele centrale; - Recepționează marfa; - Stochează produsele; - Implantează produsele; - Oferă clienților produsele.

Depozitul central de marfă are rolul de a stoca marfa de la furnizori interni sau internaționali și de a o direcționa apoi către magazine.

FURNIZOR

CENTRALĂ ACHIZIȚII

DEPOZIT CENTRAL

MAGAZIN

CLIENT

3.2 Etapele circulației mărfurilor Etapele circulației mărfurilor care țin de logistica magazinului sunt următoarele:

comanda de marfă, recepția mărfii, stocarea, depozitarea, implantarea și returul de marfă.

3.2.1 Recepția mărfii.

Recepția reprezintă operația de identificare și de verificare cantitativă și calitativă a mărfurilor livrate de furnizor și care urmează să intre în gestiunea magazinului.

Recepția are loc odată cu trecerea mărfurilor furnizorului în proprietatea beneficiarului.

Prin marfă se înțelege orice produs care formează obiectul livrări.Fiecărui produs îi este atribuit un cod de articol (cod EAN și cod intern), codul de bare ajută la identificarea articolului, fiecare articol are un cod de bare specific care este format din 13 sau 8 cifre și se numește EAN, caracterele numerice indică date cu privire la țara de proveniență, compania producătoare, caracteristicile produsului.

Procedura de recepție

Procesul de recepție implică mai multe operați: a) planificarea recepției. b) verificarea documentelor. c) recepția calitativă și cantitativă a mărfii. d) Înregistrarea și validarea recepției.

a) Planificarea recepției. Trebuie să aveți foarte clar stabilit planul de livrări săptămânal în funcție de comenzile efectuate și termenele de livrare, precum și un plan zilnic, acest lucru vă ajută la organizarea activităților legate de personal sau depozitare precum și de evitarea aglomerărilor de recepție.

b) Verificarea documentelor. Transportatorul prezintă documentele de însoțire a mărfii (aviz de însoțire, certificate de calitate, certificate de garanție, certificat sanitar-veterinar de transport, declarație de conformitate), recepționerul verifică existența comenzi de marfă și respectarea termenilor de livrare stabiliți contractual.

Exemple de documente de însoțire a mărfii:

c) Recepția calitativă și cantitativă. În această etapă are loc verificarea mărfii livrate atât din punct de vedere cantitativ cât și calitativ, acest lucru se poate face cu sau fără scanner (terminal portabil) dar este indicată folosirea scannerului pentru a evita eventualele anomali apărute în cazul recepțiilor efectuate pe hârtie. Prin scanare se verifică existența codului EAN în sistemul de gestiune, precum și existența prețului de vânzare.

Se deschide din meniu nota de recepție, apoi se scanează codul EAN al produsului, se număra și se introduce cantitatea numărată în coloana ”cantitate primită” pentru fiecare articol livrat.

Dacă recepția se face fără scanner atunci cantitățile numărate se completează de mână. În cazul produselor proaspete verificarea cantităților se face prin cântărirea produselor

iar cantitățile avizate și recepționate se trec în kilograme. Se printează avizul de recepție și se compară cantitățile cu cele trecute în avizul de

expediție, dacă apar diferențe de cantitate între cele doua avize, atunci se va renumără articolul care apare cu diferența.

Se verifică dacă marfa corespunde din punct de vedere al calității, dacă nu prezintă defecțiuni sau alterări, dacă ambalajele sunt intacte și au etichetări conform normelor ( traduceri, informații cu privire la producător, compoziție, termen de valabilitate).

Se verifică prospețimea și aspectul în cazul produselor proaspete. În cazul livrărilor de produse proaspete se verifică diagrama de temperatură a mașinii de

transport, precum și temperatura produselor (în cazul cărnii)

La final pe avizul de însoțire se vor valida sau modifica cantitățile avizate în conformitate cu cantitățile care reies în urma recepției.

Se va menționa în scris pe avizul de însoțire al mărfii, sub semnătura recepționerului și al șoferului motivele care conduc la refuzul mărfii.

Avizul de însoțire va fi stampilat de către recepționer și semnat de către șofer, acest lucru însemnând validarea cantităților înscrise.

În cazul în care exemplarele avizului de însoțire sunt în mai multe culori atunci exemplarul albastru va rămâne la magazin iar celelalte exemplare vor fi înmânate șoferului (roșu, verde etc)

În cazul livrărilor cu gratuități, acestea trebuie să fie avizate și recepționate cu cantitățile livrate dar cu valoare zero.

d) Validarea și înregistrarea recepției. După terminarea numărării și verificării produselor livrate se introduc datele în sistemul de gestiune sau se descarcă datele din terminalul portabil dacă recepția a fost făcută cu acesta, apoi se validează recepția în sistem, se emite NIR-ul, se semnează și se ștampilează. Odată validată recepția nu mai pot fi operate modificări.

Marfa nu poate fi evacuată din zona de recepție dacă procesul de recepție nu s-a încheiat.

După validarea recepției marfa va fi transferată în zona de depozitare sau în magazin pentru expunere.

La sfârșitul fiecărei zile se verifică planul de livrare și se marchează dacă sunt livrări neonorate, întârziate sau amânate precum și livrările parțiale și motivele refuzării mărfii.

Recepțiile eronate pot duce la:

• Stocuri false de marfă • Rupturi de stoc • Suprastocuri • Pierderi cunoscute și necunoscute care duc la scăderea rentabilității • Nemulțumirea clienților, prin expunerea mărfii deteriorate • Afectarea relațiilor cu furnizorul • Neacroșarea dintre aviz și factură

Litigii posibile în cazul livrărilor de marfă: în recepția produselor pot apărea numeroase litigii referitoare la identificarea mărfurilor, livrarea produselor necorespunzătoare calitativ și cantitativ, ambalarea neadecvată sau întocmirea eronată a documentelor.

Cele mai frecvente surse de litigii sunt:

- Neconcordanța dintre sortimentul livrat și cel trecut în documente; - Neconcordanța de calitate a produsului livrat; - Neconcordanța dintre cantitatea de marfă comandată și cea livrată;

În cazul litigiilor apărute datorită diferențelor ce apar în mod obiectiv stabilite prin cântărire, numărare, măsurare sau alte procedee asemănătoare se va face constatarea lipsurilor cantitative și a deficiențelor calitative, precum și a divergențelor dintre transportator și destinatar. Constatarea se va face numai în prezența transportatorului sau a delegatului furnizorului și a reprezentantului beneficiarului.

Diferențele cantitative și marfa deteriorată pe durata transportului va fi consemnată de către recepționer cu nume, semnătură și dată pe documentele de transport și înmânate transportatorului.

De reținut!

Transportul și recepția mărfurilor alimentare.

Responsabilitatea Furnizorului

- Calitatea mărfii livrate - Amenajarea mijlocului de transport - Încărcarea și descărcarea fără

deteriorarea mărfii /ambalajelor - Produsele perisabile se transportă doar

cu mijloace de transport frigorifice sau izoterme specializate (exemplu:auto frigorifice cu cârlige pentru carne în carcasă)

- Încărcarea/descărcarea se face numai cu utilaje salubre de ridicare-coborâre și personal atestat profesional și sanitar

- Durata transportului trebuie să fie cât mai scurtă

Responsabilitatea Magazinului

- Să verifice dacă normele igienico-sanitare de transport sunt respectate

- Să se asigure de existența certificării sanitar-veterinare de igienizare și dezinfecție a mijlocului de transport

- Rampe de recepție cu uși culisante pentru produsele proaspete, spațiul de recepție curat și dezinfectat

- Personalul trebuie să respecte regulile de igienă

3.2.2 Depozitarea și transportul în magazin

Odată cu finalizarea procesului de recepție marfa va fi transferată în zona de depozitare sau în zona de vânzare pentru expunere.

Marfa se transportă cu paleți, cărucioare sau alte mijloace, cu respectarea condițiile igienice si de siguranță a mărfii și persoanelor.

Pentru produsele proaspete cum ar fi lapte, carne, legume, fructe pentru transport se folosesc lădițe speciale.

Palet lemn Palet pentru transport fructe și legume

Transferul mărfii între zona de recepție și depozit/zonă de vânzare se face cu liza, transpaletul manual sau electric

.

Iar stivuirea mărfii în depozit se face cu tranpaleta electrică ridicătoare cu catarg sau stivuitoare electrice.

Transportul și depozitarea mărfii se face numai pe paleți înfoliati corespunzător.

Se interzice transportul sau manipularea mărfii pe suprafețe umede, alunecoase sau instabile.

Liza Transpalet manual Transpalet electric

Transpalet electric cu catarg Stivuitor electric

Reguli de depozitare:

- Marfa se depozitează pe grupe de produse respectând normele privind depozitarea produselor alimentare și nealimentare;

- Aranjarea în depozit se face în așa fel încât să existe maxim de accesibilitate la fiecare produs fără să se blocheze culoarele de acces;

- Marfa se depozitează în funcție de rulaj, astfel produsele cu rulaj mare vor fi depozitate în zonele cele mai accesibile;

- Marfa depozitată pe rafturi cu palet se face numai după asigurarea paletului care trebuie să fie bine înfoliat și să nu fie deteriorat;

- Prin depozitarea pe verticală, pe rafturi grele sau stelaje se optimizează spațiul destinat depozitării;

Așa da Așa nu

Reguli de transport în interiorul magazinului:

- Utilajele de transport nu pot fi manipulate doar de către persoane care au instruire în acest sens, sau care dețin permise de utilizare;

- Trebuie redus pe cât posibil transportul paleților cu marfă în interiorul magazinului în perioade supraaglomerate cu clienți;

- Se interzice transportul pe suprafața de vânzare a paleților neasigurați; - Se interzice transportul persoanelor pe utilajele de transport; - Angajatul care transportă marfa trebuie să urmărească pe tot parcursul

transportului încărcătura, asigurându-se de stabilitatea acesteia; - Utilajele de transport nu pot fi manipulate doar de către persoane care au

instruire în acest sens, sau care dețin permise de utilizare; - Deplasarea paleților cu marfă se face la un maxim de 20-30 cm înălțime față

de sol; - În momentul ridicării mărfii este interzisă staționarea sub furcile stivuitorului

sau la o distanță mai mică de 2,5 metri față de utilajul de ridicat, a orcărei persoane;

3.2.3 Returul de marfă

Aceasta este o operațiune secundară a fluxului de marfă fiind un flux invers de marfă și se referă la întoarcerea la un punct inițial al mărfii în condiții specifice.

Returul poate fi :

- retur client;

- retur furnizor.

Retur client -