Management of Change

MANAJEMEN PERUBAHAN MANAGEMENT OF CHANGE

1. Purpose

One of the most important and necessary aspects of a process HSE management program is appropriately managing changes to the process. Management of change is a best practice used to ensure that safety, health and environmental risks are controlled when a company makes changes in their facilities, documentation, personnel, or operations.

Change of process is the changes of processes which are defined on approved work activities list of HSE Risk Managements (refer to HSE Risk Management Procedure (HSE-P-4.3.1.01).

This procedure defines the feasibility process should be identified and prepare prior to conduct any changes in operational system, material, operational machine modification and other activities which having high potential to resulting a risk or environmental damages.

2. Scope

a. Safe Work Practices are to be established as specified. Risk Assessment has to be done prior to establishing the SWP.

b. SWPs procedure does not remove, replace or alter legal legislation related to health, safety and environmental. If found any conflict to the legal legislation, the valid procedure should be refer to the legal legislation and this procedure should be updated accordingly.

c. This procedure is applicable to all activities Design and Manufacture of Bow Spring Casing Centralizers; Float Shoes and Float Collar; Manufacture of Casing and Tubing Accessories, Pup Joints and Couplings and Related Cementing and Production Equipments for The Oil and Gas Industry in PT. Astajaya Nirwighnata

1. Tujuan

Salah satu aspek yang paling penting dan perlu dari proses program manajemen HSE dengan tepat mengelola perubahan proses. Manajemen perubahan adalah praktek terbaik yang digunakan untuk memastikan bahwa keselamatan, risiko kesehatan dan lingkungan dikendalikan ketika perusahaan membuat perubahan pada fasilitas, dokumentasi, personil, atau operasi mereka.

Perubahan proses perubahan dari proses yang didefinisikan dalam daftar aktivitas kerja yang disetujui HSE Risk Manajemen (lihat HSE Risiko Prosedur Manajemen (HSE-P-4.3.1.01).

Prosedur ini mendefinisikan proses kelayakan harus diidentifikasi dan mempersiapkan sebelum melakukan perubahan dalam sistem operasional, material, modifikasi mesin operasional dan kegiatan lainnya yang memiliki potensi tinggi untuk menghasilkan risiko atau kerusakan lingkungan.

2. Ruang Lingkup

a. Praktek Kerja Aman harus ditetapkan sebagai ditentukan. Penilaian Risiko harus dilakukan sebelum melakukan SWP.

b. Prosedur SWPs tidak menghilangkan, mengganti atau mengubah undang-undang hukum yang terkait dengan kesehatan, keselamatan dan lingkungan. Jika ditemukan konflik dengan undang-undang hukum, prosedur yang berlaku harus mengacu pada undang-undang hukum dan prosedur ini harus diperbarui sesuai.

c. Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan Design and Manufacture of Bow Spring Casing Centralizers; Float Shoes dan Float Collar; Manufacture of Casing dan Tubing Accessories, Pup Joints dan Couplings dan Related Cementing and Production Equipments for The Oil and Gas Industry di PT. Astajaya Nirwighnata

Dokumen ini milik PT. ASTAJAYA NIRWIGHNATA, isi dari dokumen ini tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin baik seluruh atau sebagian tanpa izin tertulis dari PT. ASTAJAYA NIRWIGHNATA.

PT. ASTAJAYA NIRWIGHNATA

No. Dokumen : HSE-P-4.4.6.03

No. Revisi : 0

Halaman : 3 of 11


3. References

Indonesia HSE Legal References :1. UU No.1/1970 on Occupational Safety2. PP No.50/2012 HSE Management System

Industrial Standard References :3. OHSAS 18001:2007 Occupational Health &

Safety Management System Requirements

PT. Astajaya Nirwighnata Management System References :4. HSE Risk Management Procedure (HSE-P-

4.3.1.01)5. HSE Internal Audit Procedure (HSE-P-

4.5.5.01)6. Permit to Work System Procedure (HSE-P-

4.5.7.01)

4. Definitions

Hot Work : Any work that could result in the generation of a spark or flame, which contains or has contained a flammable substance.

Job Safety Analysis (JSA) : A process of planning for work with safety an integral factor of the way the job is done. It is a method of ensuring that sufficiently skilled manpower, plant/equipment and materials/resources are allocated for a task and all persons ultimately involved are aware of and follow a safe system of work.

Permit To Work (System) : A formal written system used to control works which have been identified as potentially hazardous. The system ensures that personnel engaged in a specific activity are formally made aware of the hazards involved in carrying out their work and documents the controls that shall be put in place to manage these hazards.

3. Referensi

Referensi Hukum HSE Indonesia :1. UU No.1/1970 tentang Keselamatan Kerja2. PP No.50/2012 Sistem Manajemen HSE

Referensi Standar Industrial :3. OHSAS 18001:2007 Persyaratan Sistem

Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja

Referensi Sistem Manajemen PT Astajaya Nirwighnata :4. Prosedur Manajemen Risiko (HSE-P-

4.3.1.01)5. Prosedur Internal Audit HSE (HSE-P-

4.5.5.01)6. Prosedur Sistem Izin Kerja (HSE-P-

4.5.7.01)

4. Definisi

Kerja Panas : Setiap pekerjaan yang dapat mengakibatkan generasi percikan atau nyala api, yang berisi atau telah berisi bahan yang mudah terbakar.

Analisis Kerja Aman : Proses perencanaan untuk bekerja dengan keselamatan merupakan faktor yang tidak terpisahkan dari cara pekerjaan dilakukan. Ini adalah metode untuk memastikan bahwa tenaga kerja yang cukup terampil, pabrik / peralatan dan bahan / sumber daya yang dialokasikan untuk tugas dan semua orang akhirnya terlibat menyadari dan mengikuti sistem yang aman dari pekerjaan

Sistem Ijin Untuk Bekerja : Sebuah sistem tertulis formal yang digunakan untuk mengontrol pekerjaan yang telah diidentifikasi sebagai berpotensi berbahaya. Sistem ini memastikan bahwa karyawan yang terlibat dalam suatu aktivitas tertentu secara resmi dibuat sadar akan bahaya yang terlibat dalam melaksanakan pekerjaan mereka dan mendokumentasikan kontrol yang harus diletakkan di tempat untuk mengelola bahaya tersebut.




No. Revisi : 0

Halaman : 4 of 11


Personnal Protective Equipment (PPE) : Is defined as ‘equipment or clothing used by a person to minimize exposure to specific hazards.

Site: Collective term indicating ASTA offices and site area.

Employee: ASTA Employee who are working at PT. Astajaya Nirwighnata.

5. Procedure

5.1. Organization and Responsibility

5.1.1 Production Manager shall be overall responsible to establish the SWPs of his production employing a standard format. Risk Assessment is to be done prior to establishing the SWP.

5.1.1.1 Production Manager is to ensure that the established SWPs are reviewed at least once per a year and are updated accordingly. To ensure management change, he is also to initiate Risk Assessment for new or modified work processes and/ or operations, equipment, material that has potential to cause injury to establish new SWPs.

5.1.2 All department managers are to implement all the SWPs that have been established in their area of jurisdiction.

5.1.2.1 Each department manager is to ensure proper training, with record keeping, is provided to all workers that are required to carry out the SWPs in their department.

Alat Pelindung Diri (APD) : Didefinisikan sebagai 'peralatan atau pakaian yang digunakan oleh seseorang untuk meminimalkan paparan terhadap bahaya tertentu.

Tempat Kerja : Istilah kolektif yang menunjukkan kantor ASTA dan tempat kerja.

Karyawan: karyawan ASTA yang bekerja di PT. Astajaya Nirwighnata.

5. Prosedur

5.1. Organisasi dan Tanggung Jawab

5.1.1 Manajer Produksi bertanggung jawab secara keseluruhan untuk menetapkan SWPs produksinya menggunakan format standar. Penilaian Risiko yang harus dilakukan sebelum melakukan SWP.

5.1.1.1 Manajer Produksi adalah untuk memastikan bahwa SWPs ditetapkan ditinjau setidaknya sekali per tahun dan diperbarui sesuai. Untuk memastikan perubahan manajemen, ia juga memulai Penilaian Risiko untuk proses kerja baru atau diubah dan/atau operasi, peralatan, material yang memiliki potensi untuk menyebabkan cedera untuk membangun SWPs baru.

5.1.2 Semua manajer departemen yang menerapkan semua SWPs yang telah ditetapkan di area yurisdiksi mereka.

5.1.2.1 Setiap manajer departemen adalah untuk memastikan pelatihan yang tepat, dengan pencatatan, disediakan untuk semua pekerja yang diperlukan untuk melaksanakan SWPs di departemen mereka.

5.1.3 Supervisor adalah untuk




No. Revisi : 0

Halaman : 5 of 11


5.1.3 Supervisors are to provide the training of the workers affected by the SWPs.

5.1.3.1 Supervisors are to enforce the implementation of such Safe Work Practices by making sure that the workers are carrying them out.

5.1.3.2 Supervisors are to authorize all Permits- To – Work (PTWs) before stipulated work could proceed (Refer to Permit to Work Procedure, HSE-P-4.5.7.01).

5.1.3.3 In case the SWPs procedure is not available, it is important that work does not proceed until the actual and potential hazards are identified and a course of action is determined and communicated to the workers by the supervisor in charge of the workplace with conducting Job Safety Analysis (JSA).

5.1.4 All worker are to perform the SWPs as laid down by the management of the PT. Astajaya Nirwighnata.

5.1.4.1 All employees are to attend all relevant Safe Work Practices training sessions conducted by PT. Astajaya Nirwighnata.

5.1.4.2 All employees that required PTW are to be authorized by the respective Supervisor before work can proceed.

5.2. Steps to Manage the Change

All managers shall assure that the following considerations are addressed prior to any change:

memberikan pelatihan para pekerja yang terkena dampak SWPs.

5.1.3.1 Supervisor adalah untuk melakukan penerapan seperti Praktek Kerja Aman dengan memastikan bahwa para pekerja membawa SWP.

5.1.3.2 Supervisor adalah untuk memberi wewenang semua Permits- Untuk - Pekerjaan (PTW) sebelum bekerja ditetapkan bisa melanjutkan (Lihat Izin Kerja Prosedur, HSE-P-4.5.7.01).

5.1.3.3 Bila hal prosedur SWPs tidak tersedia, penting bahwa pekerjaan tidak diproses sampai bahaya aktual dan potensial diidentifikasi dan suatu tindakan ditentukan dan dikomunikasikan kepada pekerja oleh supervisor yang bertanggung jawab atas tempat kerja dengan melakukan Job Safety Analysis (JSA).

5.1.4 Semua pekerja adalah untuk melakukan SWPs sebagaimana ditetapkan oleh manajemen PT. Astajaya Nirwighnata.

5.1.4.1 Semua karyawan untuk menghadiri semua sesi pelatihan terkait Praktek Kerja Aman dilakukan oleh PT. Astajaya Nirwighnata.

5.1.4.2 Semua karyawan yang diperlukan PTWS harus disahkan oleh masing-masing supervisor sebelum bekerja dapat melanjutkan.

5.2. Langkah untuk Mengelola Perubahan

Semua manajer harus menjamin bahwa pertimbangan berikut ditujukan sebelum perubahan:

(1) dasar teknis untuk perubahan yang




No. Revisi : 0

Halaman : 6 of 11


(1) the technical basis for the proposed change.

(2) impact of the change on safety and health.

(3) modifications to operating procedures.

(4) necessary time period for the change and.

(5) authorization requirements for the proposed change.

Followings are the best ways to manage the changes:The respective manager shall compile safety information on the products, equipment, materials or processes that are changing, review and develop relevant procedures to incorporate the new information or applicable to related changes. Be sure to include information on how to investigate accidents, audit compliance with safety procedures and plan for emergency responses..

(1) The respective manager shall establish a way to gather employee input on the changes, such as interviews, group discussions or surveys. Incorporate employee comments and suggestions into your draft policy and procedures.

(2) If required, the respective manager shall conduct Risk Assessment (refer to HSE Risk Management Procedure HSE-P-4.3.1.01) on every process in which changes are involved.

(3) The respective manager shall train employees on the changes. Emphasize any safety and health hazards and what to do in the case of an emergency. The training must take place before an employee is allowed to operate the equipment or perform the job that the changes were related to.

diusulkan.

(2) dampak perubahan pada keselamatan dan kesehatan.

(3) modifikasi untuk prosedur operasi.

(4) jangka waktu yang diperlukan untuk perubahan dan.

(5) persyaratan otorisasi untuk perubahan yang diusulkan.

Berikut ini adalah cara terbaik untuk mengelola perubahan: Masing-masing manajer akan mengumpulkan informasi keselamatan pada produk, peralatan, bahan atau proses yang berubah, meninjau dan mengembangkan prosedur yang relevan untuk menggabungkan informasi baru atau berlaku untuk perubahan terkait. Pastikan untuk menyertakan informasi tentang bagaimana untuk menyelidiki kecelakaan, pemenuhan audit dengan prosedur keselamatan dan merencanakan untuk tanggap darurat.

(1) Masing-masing manajer harus menetapkan cara untuk mengumpulkan masukan dari karyawan pada perubahan, seperti wawancara, diskusi kelompok atau survei. Memasukkan komentar karyawan dan saran ke draft kebijakan dan prosedur.

(2) Diperlukan, masing-masing manajer akan melakukan Risk Assessment (lihat Prosedur HSE Manajemen Risiko HSE-P-4.3.1.01) pada setiap proses di mana perubahan yang bersangkutan.)

(3) Masing-masing manajer akan melatih karyawan pada perubahan. Tekankan setiap keselamatan dan bahaya kesehatan dan apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat. Pelatihan harus dilakukan sebelum seorang karyawan diperbolehkan untuk




No. Revisi : 0

Halaman : 7 of 11


Respective manager of the initiated process chance shall complete the HSE Management of Change Proposal form (HSE-F-4.4.6.03-A00). The changes shall not be proceeded prior to get approval on the proposal.

mengoperasikan peralatan atau melakukan pekerjaan yang yang terkait dengan perubahan.

Masing-masing manajer berkesempatan memulai proses akan menyelesaikan Manajemen Perubahan HSE Formulir Proposal (HSE-F-4.4.6.03-A00). Perubahan tidak akan diproses sebelum mendapatkan persetujuan proposal.

5. Form (Formulir)

Management Of Change (Manajemen Perubahan) HSE-F-4.4.6.03-A00

6. Appendix (Lampiran)

Nil




No. Revisi : 0

Halaman : 8 of 11

Documents

Management of Change