Management von Daten & Informationen Best Practice · 100505_cresult_Best Practice_Management von Daten & Informationen.doc Seite 3 von 17 . 1. Einleitung . Wie entwickelt sich gerade

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Management von Daten & Informationen

Wie wissensintensive KMUs & Abteilungen

ihre Daten optimal managen können

S .0tand: 17 3.

Ansprechpartner: cresult: Natalia Löwen E-Mail: [email protected] cresult: André Maletz E-Mail: [email protected]

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Inhaltsverzeichnis

1. EINLEITUNG ............................................................................................................................. 3

2. BEGRIFFSEINGRENZUNG: WAS IST INFORMATIONSMANAGEMENT? .................................................................................................. 3

3. BESCHREIBUNG DER AUSGANGSLAGE ............................................................................. 4

4. PROJEKTZIELE / AUFGABENSTELLUNG ............................................................................. 6

5. RAHMENBEDINGUNGEN DES PROJEKTES ......................................................................... 7

6. LÖSUNGSANSÄTZE ZUR ERREICHUNG DER ZIELE ........................................................... 9

6.1. Einführung von Standards zur Benennung und Ablage von Dateien ............................. 9

6.2. Zentralisierung von Informationsressourcen .................................................................. 10

6.3. Aufdeckung von Informationsressourcen in Form von einer Wissenslandkarte ......................................................................................................................... 11

6.4. Einführung und Optimierung von Informationsprozessen ............................................ 13

7. ERFAHRUNGEN VON CRESULT GMBH AUS INFORMATIONSMANAGEMENT-PROJEKTEN ........................................................................... 16

8. FAZIT ....................................................................................................................................... 16

A. ANHANG ............................................................................................................................. 17

A.1. Abkürzungen ...................................................................................................................... 17

A.2. Abbildungsverzeichnis ...................................................................................................... 17

A.3. Tabellenverzeichnis ........................................................................................................... 17


1. Einleitung

Wie entwickelt sich gerade der Markt? Was machen meine Wettbewerber? Was muss ich tun, um eine IT-Ausschreibung vorzubereiten? Welche Vorlage nehme ich für einen Projektbericht? Die Palette der Informationen im Unternehmen ist unendlich breit. Unabhängig von der Größe der Unternehmen gilt es, diese Informationsmasse zu bändigen und in eine Struktur zu bringen, um sie allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Nun ist es aber in der Realität so, dass die großen Unternehmen eher die Kapazitäten haben, um ein internes Informationsmanagement-Projekt anzustoßen und ein Tool zur Informationsverwaltung einzuführen. Häufig existieren in solchen Unternehmen auch zentrale Stellen, die sich um diese Angelegenheiten kümmern und den Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die kleinen Unternehmen haben dagegen die Herausforderung, Informationsflut mit niedrigen Ressourcen und Kosten zu bewältigen. Es fehlt einfach an Zeit und Geld. Die Folgen davon sind bekannt: Informationen sind unauffindbar, Inhalte und Dokumente werden doppelt erstellt, man verbringt viel Zeit mit der Suche in unterschiedlichsten Ablageorten, es gibt keine zentrale strukturierte Ablage von Dokumenten. Ein Dokumenten-Management-System ist an dieser Stelle oft zu umfangreich und zu komplex. So passiert es, dass die Idee verworfen wird, eher das Projekt beginnen konnte. In diesem Beitrag möchten wir von unseren Erfahrungen mit Informationsmanagement berichten. Wir wollen anhand eines in der Praxis erprobten Beispiels zeigen, dass es auch für ein kleines Unternehmen mit geringen Kapazitäten möglich ist, seine Dokumente und Informationen mithilfe einer schlanken Lösung erfolgreich zu managen. 2. Begriffseingrenzung: Was ist Informationsmanagement?

Die Begriffe Informations- und Wissensmanagement werden in der Fachwelt oft nicht eindeutig abgegrenzt. Z.B. spricht man häufig fälschlicherweise von Wissensmanagement, wenn man ein Dokumentenmanagement-System einführt, um einen zentralen Informationslager einzurichten. Wir verstehen unter Informationsmanagement alles, was mit Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Daten und gespeicherten Informationen im Unternehmen zu tun hat. Einrichtung von Systemen zur Speicherung und Verwaltung von Informationen, Optimierung von Informations- und Kommunikationsprozessen, Ermittlung des Informationsbedarfes oder Planung des Informationsangeboten würden beispielsweise hierzu gehören. Erst der Mitarbeiter im Unternehmen macht diese Informationen zum Wissen, indem er sie sich aneignet und für seine Tätigkeit z.B. zur Kundenberatung, Produktentwicklung oder Projektdurchführung benutzt bzw. sie den Anderen zur Verfügung stellt. Folgende Arten von Informationen sind aus der Sicht eines kleinen Unternehmens besonders relevant:


Abbildung 1: Informations- vs. Wissensmanagement

3. Beschreibung der Ausgangslage

Informationen und Wissen haben für ein Unternehmen eine große Bedeutung: erstens als Voraussetzung für die Produkte und Leistungen und zweitens als Ergebnis daraus. Daher betrachten wir es als besonders erfolgskritisch, Informationen und Wissen systematisch zu organisieren, aufzubereiten und für alle Mitarbeiter verwendbar und verwertbar zu machen. Insbesondere für kleine Dienstleistungsunternehmen und Unternehmensabteilungen mit starkem Kundenfokus ist das Wissen jeden einzelnen Mitarbeiters ein überlebenswichtiges Kapital. Typische Beispiele dafür sind wissensintensive

• Unternehmen wie Agenturen, Beratungen, kleine IT-Unternehmen • interne Unternehmensabteilungen wie Strategie, Business Developement,

Forschung & Entwicklung • Abteilungen mit starkem Kundenfokus wie: Marketing / Kommunikation,

Vertrieb, Projektmanagement

cresult GmbH hat bereits mehrere Projekte zum Thema "Management von Informationen" begleitet. Dabei wurden folgende Problemzonen in Unternehmen identifiziert: Unterschiedliche Inhaltsarten In jedem Unternehmen existieren in der Regel unterschiedliche Inhaltsarten. Auf einer Seite stehen Informationen aus Entwicklungs-, Kunden-Projekten und Recherchen, die für die fachliche Arbeit benötigt werden. Diese Informationen stellen das "Kapital" des Unternehmens dar, weil sie von Mitarbeitern erstellt und beim Kunden weiterverwendet werden.


Auf der anderen Seite braucht man auch interne Informationen wie Vorlagen, Anleitungen, Vorgehensbeschreibungen usw., die den Mitarbeitern als Unterstützung für ihre Arbeit dienen. Diese Informationen bilden eine Grundlage für die fachliche Arbeit. Sie stellen sicher, dass es allen Mitarbeitern klar ist, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen und welche Hilfsmittel ihnen hierzu zur Verfügung stehen. Zusätzlich existieren auch administrative Informationen, wie Finanzübersichten, Rechnungen, Angebote und Verträge, die in der Regel vom Backoffice erstellt und verwaltet werden. Verfügbarkeit von Informationen In allen Unternehmen gibt es unterschiedliche Nutzer von Informationen: Büro, Außeneinsatz beim Kunden, Freelancer, Partner usw. Jeder von denen arbeitet unterschiedlich: Der Mitarbeiter im Kundeneinsatz hat meistens keinen oder einen eingeschränkten Internetzugang und ist somit häufig von den zentralen Informationsressourcen abgeschnitten. Differenzierte Arbeitsweise mit Informationen Eine Zusätzliche Herausforderung bilden die unterschiedlichen Formen von gleichen Informationen. Meist ist ein und dieselbe Übersicht als Präsentation, Excel und Word- Dokument vorhanden sowie auf diversen Ablageorten und –ordner teilweise redundant und unstrukturiert abgelegt. Meist wissen die Mitarbeiter nicht mehr, welche Version die letzte war und welche Unterschiede die Dokumente untereinander aufweisen. Da die Mitarbeiter meistens wenig Zeit haben, um die passende Informationen herauszusuchen und zu sichten, schlummert das Wissen der Organisation in Form von Dokumenten im Dornröschenschlaf. Organisation / Ablage der Dateien In vielen Unternehmen fehlen nach wie vor Standards für die Erstellung, Organisation und Ablage von Dateien. Unklare Verwendung von Vorlagen, fehlende Versionierung und Bezeichnung von Dokumenten, unstrukturierte Ablage sind einige Ausprägungen davon. Dadurch ist es den Mitarbeitern oft z.B. nicht klar, welche Dokumentenversion die aktuellste ist und ob diese bereits zur Kommunikation mit dem Kunden freigegeben ist. Nicht-Auffindbarkeit von Dokumenten Zusätzlich zu der uneinheitlichen Dokumentenablage und redundanten Daten fehlt im Unternehmen die Möglichkeit, eine umfassende qualitative Suche z.B. mittels Suchmaschine durchzuführen. Dezentrale Ablage auf den lokalen Ordnern von Mitarbeitern macht die Suche gar unmöglich. Aktualisierung von Informationen Bestimmte Themensammlungen werden in Firmen mit regelmäßigen Abständen aktualisiert. Doch existieren diesbezüglich keine klaren Regelungen. Wer darf die Informationen aktualisierten? Was passiert mit der älteren Version des Dokumentes? Wie bekommen alle Mitarbeiter die aktuelle Version? Das sind nur einige Fragen, die in diesem Fall geklärt werden sollten.


Folgen für das Unternehmen

• Dadurch, dass Informationen nicht gefunden werden können, müssen Informationen neu erstellt oder recherchiert werden, es entsteht Mehraufwand für das Unternehmen

• Neue Mitarbeiter können sich nicht direkt einen Überblick verschaffen, müssen aufwändig eingearbeitet werden, können auf Informationen teilweise nicht zugreifen

• Mitarbeiter greifen auf inkonsistente und uneinheitliche Informationen zu, womit die Qualität der Arbeit nach außen und nach innen nicht gewährleistet werden kann.

• Fehlende Regelungen und Standards führen zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung und Verteilung von Dokumenten

Wie man solche Problemzonen löst, möchten wir nur anhand eines Projekt-Beispiels zeigen. 4. Projektziele / Aufgabenstellung

Für ein erfolgreiches Projekt ist die Definition von Zielen unabdingbar. Beim Projektbeginn kann man die Schritte im Projekt dann optimal planen. Im Laufe des Projektes helfen sie, optimale Maßnahmen zu planen und nicht vom Projekt-Kurs abzudriften. Und beim Projektabschluss wird der Erfolg des Projektes sowohl für den Geschäftsführer als auch für alle Mitarbeiter direkt sichtbar. Im unseren Projektbeispiel wurden folgende Ziele definiert:

1. Einführung von Standards zur Benennung und Ablage von Dateien Es wird auf den ersten Blick erkennbar:

• wann wurde das Dokument erstellt, • was beinhaltet es, • welche Version ist die letzte.

Somit kann ein Mitarbeiter direkt an dem Dateinamen sehen, worum es sich handelt, ohne das Dokument hierfür öffnen und sichten zu müssen. 2. Zentralisierung von Informationsressourcen Alle relevanten Informationen werden zentral abgelegt, damit alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. 3. Einführung und Optimierung von Informationsprozessen Definition der Prozesse: Erstellung, Aktualisierung, Synchronisation, Recherche und Verteilung von Informationen 4. Aufdeckung von Informationsressourcen in Form von Wissenslandkarte Jeder Mitarbeiter kann sich einfach informieren, welche Informationsressourcen ihm zur Verfügung stehen.


5. Rahmenbedingungen des Projektes

Im Vorfeld des Projektes wird im Unternehmen die vorhandene IT-Landschaft erfasst. Typische IT-Infrastruktur, die allen Mitarbeitern zur Verfügung steht, ist:

• Microsoft Office - Produkte mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook • Desktop-Suchmaschine • Internet-Browser • Tools für Projekt- und Prozessmanagement

Um dem Informationsmanagement-Projekt einen Rahmen zu geben, müssen im Unternehmen Anforderungen an die zukünftige Lösung definiert werden. Hierzu wurden zusammen mit einem Team von Mitarbeitern Punkte aufgenommen, die für das gegenwärtige und zukünftige Arbeiten von Bedeutung sind.

Anforderungen Erläuterung Nutzung von bestehenden Systemen Bereits vorhandene Software (MS-Office,

Projektmanagement-Tool usw.) im Unternehmen soll nach Möglichkeit weiter genutzt werden können.

Geringe Investitionen Investitionen in die Anschaffung von Software sollen niedrig sein

Geringe laufende Kosten Laufende IT- und Lizenz-Kosten sollen niedrig gehalten werden

Benutzerverwaltung Es soll eine Rechtevergabe (schreiben, lesen usw.) ermöglicht werden

Verfügbarkeit offline Offline-Zugriff auf Informationen im Kundeneinsatz soll Mitarbeitern gewährleistet werden

Kommunikation / Austausch von Inhalten Austausch von Inhalten zw. den Kollegen / zu den Kunden soll ermöglicht werden > Aufwand der Zusammenstellung von Informationen / Möglichkeit der schnellen Weiterleitung der notwendigen Informationen

Suche Lokale Suchfunktion soll an jedem Arbeitsplatz vorhanden sein

Visualisierung von Ergebnissen Mit der Lösung soll eine übersichtliche Darstellung von Ergebnissen möglich sein

Pflege der Inhalte Pflege der neuen Informationen / Dokumente soll einfach sein

Verwendbarkeit von Inhalten (für weitere Dokumente / Projekte)

Weitergabe von Inhalten in strukturierter Form / Export in andere Programme soll schnell realisierbar sein

Versionierung Aktuelle und veraltete Dokumente sollen durch die Versionierung direkt erkennbar sein

Tabelle 1: Software-Anforderungsliste

Um eine fundierte Entscheidung über das weitere Projektvorgehen zu treffen, wurden Software- Lösungen ausgesucht und anhand der Anforderungsliste bewertet:


Anforderungen MindManager WIKI

Ablagesystem von Windows /

Office-Produkte

(Word/Excel etc.)

DMS

Weitere Nutzung von bestehenden Systemen

++ Dokumente

können eingebunden

werden

- nicht vorhanden

+

++ Dokumente

können eingebunden

werden

Geringe Investitionen ++ ++ ++ - Geringe laufende Kosten

+ einmalige

Lizenzkosten

++ keine

Lizenzkosten

++ Lizenzen

vorhanden

- für jeden Nutzer

eine Lizenz Benutzerverwaltung -

nicht möglich -

nicht möglich -

nicht möglich +

Aufwand durch Einrichtung der

Nutzer Verfügbarkeit offline ++ -

keine ++ ++

mit Client möglichKommunikation / Austausch von Inhalten

++ einfache

Weitergabe

- nur per copy &

paste

++ einfache

Weitergabe

++ direkt aus dem

System

Suche ++ ist integriert

+ nur für Inhalte

des Wiki

+ System-Suche

++ ist integriert

Visualisierung von Ergebnissen

++ übersichtliche Darstellung

- nur Text & Hyperlinks

- nur Ordner-Strukturen

++ übersichtliche Darstellung

Pflege der Inhalte ++ einfach

- HTML-Kenntnisse

notwendig

+ Wie bisher

++ einfach

Wiederverwendbarkeit von Inhalten (für weitere Dokumente / Projekte)

++ variabler Export

in andere Formate

- nur per copy &

paste

- nur per copy &

paste

+ Export in andere Formate möglich

Versionierung + + + ++ ERGEBNIS

++

-

-

+

Tabelle 2: Bewertung der Software-Anforderungen

In diesem Fall lag die Entscheidung bei der Einführung der Software MindManager der Firma MindJet. Ausschlaggebende Gründe hierfür waren die:

• Einfache und intuitive Bedienung der Software. Schon nach einer kurzen Schulung können alle Mitarbeiter die Software bedienen. Die Oberfläche ähnelt der von MS Office

• Gute MS-Office-Integration. Inhalte aus Dokumenten und Webseiten sind schnell in eine Map integrierbar

• Gute Visualisierung von Recherchen bzw. Themen in Map-Form. Diese ermöglicht eine Darstellung von Informationen zu einem Thema auf einer Seite,


wie man sie aus der MindMapping-Methode kennt. Mithilfe von zusätzlichen Symbolen und Icons kann man eine zusätzliche Bedeutung darstellen, wie z.B. Prioritäten, Status, Kategorien usw.

• Einbindung von Dokumenten in Form von Hyperlinks ist möglich. Dabei ist es nicht wichtig, in welchen Ordnern auf der Festplatte das für das Thema relevante Dokument befindet.

• Export von bestehenden Maps in andere Formate wie Word, Pdf, HTML, MS Project oder weitere Formate ist einfach realisierbar

Mitarbeiter, die Informationen erstellen und Informationspool pflegen haben eine Vollversion der Software bekommen. Für die restlichen Mitarbeiter wurde der kostenlose Viewer der Software installiert.

6. Lösungsansätze zur Erreichung der Ziele

Es wurden konkrete Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele definiert und umgesetzt. Hier werden diese im Einzelnen dargestellt. 6.1. Einführung von Standards zur Benennung und Ablage von

Dateien

Lösungsansatz: Alle Dokumente werden nach einem definierten Standard umbenannt. So können bei der Dokumentensuche relevante und aktuelle Dokumente auf den ersten Blick auf die Bezeichnung identifiziert werden. Dieser Standard wird anhand eines Leitfadens festgehalten und für alle Mitarbeiter als verbindlich erklärt. JJMMTT_Kunde_Entwurf_Dokumentenbezeichnung _V1_Kom NL.doc

Dateibezeichnung Erläuterung JJMMTT Alle Dokumente werden an erster Stelle mit einem Datum der Erstellung

vermerkt, z.B. 090723

Kunde Name des Kunden, für den das Dokument bestimmt ist

Entwurf Wenn es sich um eine eindeutige Dokumentenart handelt, wie z.B. Entwurf, Angebot, Rechnung usw. soll dies gesondert gekennzeichnet werden.

Dokumentenbezeichnung Aussagekräftige, auf den ersten Blick verständliche Bezeichnung des Dokuments

V1 Dokumenten-Version, wird nach dem Erscheinen der neuen Version geändert. Die veraltete Version des Dokumentes wird in den Ordner 08_Alte Dokumentenversionen verschoben

Kom NL Wenn ein Dokument von mehreren Personen kommentiert wird, soll es in der Dokumentenbezeichnung mit Initialen des Kommentators vermerkt werden

Tabelle 3: Standards zur Benennung von Dateien


Vorteil:

• Förderung von Standards im Unternehmen • Dokumenteninhalt und -aktualität kann aus der Dateibezeichnung abgeleitet

werden

Nutzen: Zeitersparnis durch einfachere Suche

6.2. Zentralisierung von Informationsressourcen

Lösungsansatz: Hierzu wurden Informationssammlungen nach Projekte und Themen sortiert. Projektinformationen beinhalten alle speziell für den Kunden erstellte Informationen. Diese werden nach dem Projektabschluss revisionssicher archiviert. Sie werden in einem Kundenordner abgelegt.

Abbildung 2: Beispiel der Order-Ablagestruktur

Themeninformationen sind Pools für alle Mitarbeiter zu bestimmten Schwerpunkten. So könnte z.B. Themen wie "Projektmanagement-Handbuch" oder "Wettbewerber" einen Schwerpunkt bilden. Diese Ordner mit Dateien werden zentral abgelegt und in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Über die Informationsschwerpunkte wurde eine Wissenslandkarte gelegt, die den Überblick der Themen-Sammlungen ermöglicht. Die Ordner-Ablage ist auf dem zentralen Filesystem und auf allen Arbeitsplätzen identisch gestaltet, was die Synchronisation von Dateien enorm erleichtert. Vorteil:

• Einfache Informationssuche durch die einheitliche Struktur auf allen PCs im Unternehmen

• einheitliche Struktur ermöglicht verlustfreie Synchronisation von Dokumenten und somit die lokale Verfügbarkeit der Informationsressourcen

• Klare Ablage von Dokumenten


Nutzen: Zeitersparnis durch die Verfügbarkeit der Dokumente. Mitarbeiter müssen keinen zusätzlichen Recherche - und Dokumentenerstellungsaufwand bewerkstelligen.

6.3. Aufdeckung von Informationsressourcen in Form von einer Wissenslandkarte

Lösungsansatz: Das Informations-Pool im Unternehmen wächst rasant und es ist schwierig für die Mitarbeiter, darüber einen Überblick zu behalten. Um einen Übersicht der verfügbaren Informationsressourcen zu ermöglichen, wurde ein Themen-Navigator in Form einer MindMap-Wissenslandkarte erstellt.

Abbildung 3: Beispiel einer MindMap-Wissenslandkarte

Er beinhaltet alle Themen, die im Unternehmen bereits recherchiert wurden. Zum jeden Thema wird ein Steckbrief erstellt: Wer ist der Owner des Themas? Wann wurde das Thema recherchiert? Mit welchem Ziel wurde die Datei erstellt? Welche Inhalte werden behandelt? usw. Der Themennavigator ist ebenfalls zentral abgelegt und beinhaltet auch die Links zu den verfügbaren Ressourcen.


Die einzelnen Zweige des Themennavigators wurden mit den Ressourcen im Filesystem verlinkt, so dass man durch das Anklicken des Symbols auf der rechten Seite des Zweiges direkt zum Dokument gelangen kann. Somit ergab sich in der Dateiablage folgende Logik:

Abbildung 4: Logik der Dateiablage

Die Wissenslandkarte in der Form lässt sich per Knopfdruck auch als eine HTML-Seite exportiert. Bei Bedarf kann man sie auch ins Intranet einbinden. Vorteile:

• Darstellung von allen Informationsressourcen auf einer einzigen Seite • Direkter Zugriff auf Ressourcen aus dem Themen-Navigator durch einfaches

Anklicken der Verlinkung • Die Darstellung in MindMap-Form ermöglicht die inhaltliche Darstellung der

Informationen und nicht mehr in Form von Ordern und Unterordnern.

Nutzen: Zeitersparnis durch Übersichtlichkeit, schnelles Verstehen von neuen Inhalten durch gute Visualisierung


6.4. Einführung und Optimierung von Informationsprozessen

Lösungsansatz: Zusätzlich zur der Installation von MindManager-Software und Schulung der Mitarbeiter wurden die Prozesse im Unternehmen identifiziert und angepasst. Hier wurde festgelegt, wie die Projekt- und Themeninformationen erstellt, gehandhabt, aktualisiert und gefunden werden. Prozess: Synchronisieren von Dateien Im Unternehmen wurde ein Filesystem angelegt, wo alle Dateien zentral abgelegt werden. Sobald ein Mitarbeiter mit seinem Notebook im Büro ist, werden alle Daten synchronisiert, so dass alle Mitarbeiter die aktuelle Version aller Dateien haben. Prozess: Suchen & Finden Auf jedem Arbeitsplatz ist eine Desktop-Suchmaschine installiert, mit der die Dateien einfach recherchiert werden können. Da sich die Dateien in nach Themen sortierten Ordnern befinden, lässt sich die Recherche bequem nach Themengebieten eingrenzen, indem man der Suchmaschine sagt, wo sie suchen soll. Zusätzlich wurde ein Leitfaden für die Suche erstellt, um allen Mitarbeitern den gleichen Wissenstand zu ermöglichen. Beispiel: Informationssuche Die Vereinheitlichung von Dateibezeichnung und Dokumentenablage sowie Einführung der Wissenslandkarte im Unternehmen ergab unterschiedliche Möglichkeiten der Informationensuche. Den Mitarbeitern stehen nun 3 Möglichkeiten frei zur Verfügung, in eine lokale Dokumenten-Suche einzusteigen: 1. Stöbern in der Ordnerstruktur (siehe auch den Punkt 6.2 Zentralisierung von Informationsressourcen) 2. Einstieg über die Wissenslandkarte (Aufdeckung von Informationsressourcen in Form von Wissenslandkarte) 3. Recherche über die Desktop-Suchmaschine Beispiel: Suche nach Standardliteratur zur Projektmanagementmethode Prince2 In dem Fall lässt sich die Recherche einfach durchführen indem man die Wörter "prince" und "standardliteratur" ins Suchfeld eintippt. Da die Dokumente auf dem Fileserver jetzt thematisch in den Ordnern abgelegt sind, lässt sich die Ergebnisliste einfach auf ein Themengebiet einzuschränken, in dem Fall auf den Themenordner "Projektmanagement". Als Ergebnis wird ein Dokument mit der Literaturübersicht zum Thema Projektmanagement angezeigt.


Abbildung 5: Beispiel einer Rechercheanfrage

Prozess: Aktualisierung der Informationen Die Informationen werden zwar verteilt erstellt, aber zentral aktualisiert und abgelegt. Für jedes Thema wurde ein Owner im Backoffice definiert, der für die Aktualisierung und Ablage des Ordners zuständig ist. Falls ein Mitarbeiter ein Update des Themas braucht, beauftragt er den Owner, das Thema unter den vorher abgesprochen Gesichtspunkten zu aktualisieren. Der Owner berücksichtigt dies in seinem Zeitplan und benachrichtigt den Auftraggeber, zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe fertig gestellt wird. Prozess: Verteilung der Informationen nach Außen Die Erstellung der Dateien mit dem MindManager ermöglicht einen bequemen Export der MindMaps (Dateiformat in der Map-Form) in Dateiformate wie Word, Webseite oder Pdf. Dies geschieht teilautomatisch. So können alle erstellten Dateien oder auch Teile davon ohne Aufwand in einem anderen Format dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Hier gilt: Wenn aus dem Themenpool andere Dateien für den Kunden definiert werden, werden diese nicht im Themen-, sonder im Kundenpool gespeichert, um die Vielzahl ähnlicher Informationen zu vermeiden. Beispiel: Erstellung des wöchentlichen Pressespiegels zum Thema Wettbewerb für den Vertrieb Wie schon in anderen Kapiteln erwähnt, bietet MindManager die Möglichkeit, Informationen zu einem Thema übersichtlich in Form von einer MindMap darzustellen. Zusätzlich kann man die erstellten Zweige der Map mit zusätzlichen Symbolen sog. Icons markieren. So kann jeder weitere User der Map anschließend die Map nach den eingefügten Icons filtern. Dadurch kann man Filterungen wie z.B. "alle Inhalte mit


Lesezeichen" oder "Alle Zweige mit Priorität 1" oder "Alle fertig gestellten Aufgaben" usw. durchführen. Die MindMap erhält somit eine Quasi-Datenbank- Funktionalität, obwohl keine Datenbank dahinter liegt. Damit kann ein Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben im Berufsalltag bewerkstelligen. Ein Beispiel hierzu ist die Erstellung des Pressespiegels z.B. über die Aktivitäten der Wettbewerber für den Vertrieb. Eine MindMap hierzu ist nach folgendem Prinzip aufgebaut:

Abbildung 6: Erstellung des wöchentlichen Pressespiegels zum Thema Wettbewerb

Zu jedem Wettbewerber existiert ein Steckbrief mit Firmeninformationen. Der Zweig "Produkte und Lösungen" ist mit den Produktbroschüren der Wettbewerber verlinkt. Die Publikationen werden nach dem Erscheinen in der Map erfasst. Neue Meldungen werden mit Lesezeichen versehen. Zu einem Stichtag, z.B. jeden Freitag, kann man die Map nach Lesezeichen filtern und die gefilterten Inhalte per Knopfdruck in ein Word-Dokument exportieren. Das Dokument wird dabei automatisch strukturiert, so dass keine Formatierungsarbeiten mehr notwendig sind. Die Lesezeichen werden anschließend wieder entfernt. So können alle Nachrichten als Archiv allen Mitarbeitern in dieser Form zur Verfügung stehen. Der Pressespiegel kann als Dokument in eine Rundmail angebunden werden, um den Vertrieb oder die Geschäftsführung zu informieren.

Vorteile:

• Die Definition der Prozesse bietet dem Unternehmen eine Chance, sich mit dem Thema Informationsbedarf und -workflow zu befassen

• Durch die Aktualität und Auffindbarkeit von Ressourcen müssen die gleichen Inhalte nicht doppelt bearbeitet werden

• Verbesserungen in den Durchlaufzeiten, den Prozesskosten und der Qualität der Arbeitsergebnisse

• Erhöhung der Effizienz und Effektivität

Nutzen: Zeit- und Kostenersparnis durch klare Prozesse


7. Erfahrungen von cresult GmbH aus

Informationsmanagement-Projekten

Der Erfolg von Informationsmanagement-Projekten hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren zusammen. Diese hängen von im Wesentlichen von der Kultur, Organisation und der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab. Es ist wichtig, sich über diese frühzeitig (am besten bereits bei der Projektplanung) Gedanken zu machen. Generell kann man festhalten:

• Der Nutzen der Einführung von Wissens- und Informationsmanagement muss unmittelbar als individueller Nutzen für die Mitarbeiter verstanden werden

• Um bei der Informationsmanagement-Einführung die sog. Quick Wins zu erzielen, ist unbedingt die Konzentration auf priorisierten Ziele und Prozesse zu raten. Dort kann auch mit kleinen schnellen Maßnahmen eine große Wirkung erreicht werden.

• Informationsmanagement hat auf Dauer nur dann Erfolg, wenn es direkt in die Unternehmensabläufe integriert wird und von der Geschäftsführung genutzt und unterstützt wird. Wenn dies nicht gewährleistet wird, wird die Lösung von den Mitarbeitern nicht genutzt oder als eine unangenehme Zusatzaufgabe empfunden.

• Die Abläufe und Regularien bezüglich der Informationen im Unternehmen müssen jedem klar und nachvollziehbar werden. Nur so kann die Informationsqualität im Unternehmen gewährleistet werden.

• Nach der Anpassung der Informationsprozesse im Unternehmen sollten diese in regelmäßigen Abständen einer Qualitätssicherung unterzogen werden: Ist der Prozess von allen Beteiligten richtig verstanden worden? Gibt es evtl. vorher nicht berücksichtigte Informations-Brüche? Gibt es Verbesserungsvorschläge, Optimierungspotenziale?

8. Fazit

Bei der Einführung von Informationsmanagement konzentriert man sich im Unternehmen oft auf die Einführung von IT. Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass die Einführung vom mächtigen Dokumentenmanagement-System im Unternehmen alle Probleme löst. Unsere Praxis hat gezeigt: es müssen nicht immer große technische Systeme sein, die ein effektives Informationsmanagement ermöglichen. Im Zentrum stehen die Informations- und Kommunikationsprozesse, die nach dem Projekt nachvollziehbar und transparent werden sollten. Die Arbeit ist an dieser Stelle aber noch nicht fertig! Diese Prozesse sollten permanenten Reviews und Veränderungen unterworfen werden. Nur dann ist der Erfolg des Informationsmanagements im ihrem Unternehmen auch in der Zukunft gesichert!


A. Anhang

A.1. Abkürzungen

Kürzel Erläuterung FAQ Frequently Asked Questions HTML Hypertext Markup Language IT Informationstechnik QM Qualitätsmanagement PIM Product Information Management

A.2. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Informations- vs. Wissensmanagement ................................................................... 4 Abbildung 2: Beispiel der Order-Ablagestruktur .......................................................................... 10 Abbildung 3: Beispiel einer MindMap-Wissenslandkarte ............................................................ 11 Abbildung 4: Logik der Dateiablage ............................................................................................. 12 Abbildung 5: Beispiel einer Rechercheanfrage ........................................................................... 14 Abbildung 6: Erstellung des wöchentlichen Pressespiegels zum Thema Wettbewerb ............... 15 A.3. Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Software-Anforderungsliste .......................................................................................... 7 Tabelle 2: Bewertung der Software-Anforderungen ...................................................................... 8 Tabelle 3: Standards zur Benennung von Dateien ........................................................................ 9

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