MANAJEMEN KANTOR

A. Pengertian Manajemen Kantor

Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer

(1973) mengartikan kantor ”the office”. It is any room where clerical work is normally carried on,

whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama

apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit

organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja,

tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office”

memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang

berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan

perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar

tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan

pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat

informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai

definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified

purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan

sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C.

Denyer, 1973)

2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified

purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and

equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen

kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu

dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan

perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan

lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)

3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and

actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat

dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan

mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to

encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah

manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen

perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh

siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )

5. Office management is concerned with the direction and supervision of office work(Manajemen

Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran) (Edwin

Robinson. 1953).

6. For our purposes, we may define Office Administration as the function which involves the

management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data

processing, communications and organizations memory. (WH Evans dalam Office Administration

(1963)

7. Office management is the function of administering the communication and record services of an

organization. (Arthur Grager, yang dikutip Harry L Wylie dalam Office Management Hand Book

(1958)

8. Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is

concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be

done. (William Leffingwell & Edwin Robinson dalam Textbook of Office Management (1956)

9. Office management is the over all direction of clerical activities as distinguished from such

activities as transportation, manufacturing, warehousing and sales.( William Spregel & Ernest

Davies dalam Principles of Business Organization and Operation (1960)

10. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang

sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi

manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor

agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan

informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan

masyarakat.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan

untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan

kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk

kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan

penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

B. Fungsi Manajemen Kantor

John H.MacDonald dalam Office Management (1974) menjelaskan fungsi manajemen kantor

berkaitan dengan 6 hal, yaitu :

1. Kepegawaian perkantoran (office personnel)

2. Metode perkantoran (office methods)

3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (office physical factors)

5. Biaya perkantoran (office posts)

6. Haluan perkantoran (Office policies)

C. Proses Manajemen Kantor

1. Perencanaan kantor, Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus

dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan

kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut. Perencanaan

kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan atata ruang kantor.

2. Pengorganisasian kantor, Pengorganisasian kantor adalah : suatu proses penyusunan kerja

sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasin kantor

adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja,

lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan

tersebut.

3. Pengoordinasian kantor, Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan

partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

4. Pengawasan kantor (Pengendalian ), Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses

manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan

dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

D. Aspek Manajemen Kantor

1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan

dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen

2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut

3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen

dilangsungkan.

4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan penghentian karyawan.

5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor

6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor

untuk membantu pelaksanaan kerja

E. Bidang Kerja Manajemen Kantor

Charles O Libbey, mengungkapkan 9 bidang kerja manajemen kantor :

1. Office Space (ruang perkantoran), berkaitan dengan : perkiraan kebutuhan ruang,

penjatahan ruang, tata ruang perkantoran, pemanasan dan peredaran udara,

pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang

pertemuan, faktor keselamatan, memindahkan kantor, perubahan-perubahan dan

pemeliharaan.

2. Communications (komunikasi), menyangkut pengiriman surat, pelayanan

pesuruh, telepon, susunan kabel, pendikten, system telepon, telegraf dan

facsimile, pengumuman, penerimaan tamu, dll.

3. Office Personnel (kepegawaian kantor), termasuk di dalamnya masalah

pemilihan, orientasi, training, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, system

saran, pengerahan pegawai, keterlambatan, pelanggaran, wawancara, semangat

kerja, disiplin, pensiun, penilaian, pengaduan, dll.

4. Furniture and Equipments (perabotan dan perlengkapan), meliputi meja kerja,

kursi kerja, meja pajangan, perlengkapan arsip, peti besi, perabotan fungsional,

pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak, perabotan

perpustakaan dan evaluasi perlengkapan baru.

5. Appliances and Machines (Peralatan dan mesin), yaitu mesin tik, mesin tambah,

mesin hitung, mesin dikte, computer, aneka perlengkapan perkantoran, aneka

perlengkapan kebersihan, aneka perlengkapan penggandaan, pemeliharaan dan

perbaikan, evaluasi peralatan dan mesin-mesin baru.

6. Supplies and Stationery ( perbekalan dan keperluan tulis), misalnya alat-alat tulis,

kertas surat, formulir, alat-alat kebersihan, perbekalan penggandaan dan evaluasi

perbekalan baru.

7. Methods (Metode), meliputi pengolahan bahan keterangan (data processing),

Penyelidikan perkantoran (office surveys), pengukuran hasil kerja tulis

(measuring of clerical output), prosedur pembaganan (charting procedures),

analisis statistic, dan sebagainya.

8. Records (warkat), yaitu : pengoordinasian formulir, perancangan formulir,

pelayanan surat menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, ruang pusat

pengetikan, penyelidikan, penyingkiran warkat, pembuatan micro film, jadual

penyimpanan, dan sebagainya.

9. Executive Controls (kontrol pejabat pimpinan), yaitu perencanaan organisasi,

pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, penaksiran,

konferensi, analisis tugas pekerjaan, pembakuan gaji, dan sebagainya.

F. Peranan Manajer Kantor

Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan.

Informasi tersebut harus :

1. Ringkas (concise)

2. Cermat (accurate)

3. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)

4. Tepat waktu (right time)

5. Biaya rendah (low cost)