Upload
qismy
View
1.992
Download
6
Embed Size (px)
DESCRIPTION
semoga bermanfaat
Citation preview
Manajemen Kearsipan
1 Group :Bintang Wibowo Mukti, Aditya Stievano
Maulana, Ulya Kisti Fauzia, SitiKhodijah, Setyoning Asyiyatu Tiva
Kosma D2 manajemenDakwah
IAIN Sunan Ampel Surabaya
Semester 4
1• apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?
2• apakah manajemen arsip?
3• ada berapa pola manajemen arsip?
4• bagaimanakah lifecycle arsip?
• Bahasa– (Belanda) disebut archief
– (Inggris) disebut archive
– Yunani Arche berarti permulaan.
Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s lifecyclePola kearsipanManajemen Arsip
Pengertian
• Secara IstilahKBBI
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan(pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpandalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disketkomputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
Bashir Barthos
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun baganyang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Oxford DictionaryArchive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang
dijaga).
Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)
arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengertian
• Secara IstilahUndang-Undang No.7 Tahun 1971
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengertian
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Peran
pusat ingatan
sumber informasi
alat pengawasanPerancanaan
Penganalisaan
Pengembangan
PerumusanKebijaksanaan
Pengambilankeputusan
PembuatanLaporan
Pertanggungjawaban
Penilaian
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Jenis (berdasarkan Fungsi)
ArsipDinamis
ArsipStatis
arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, disimpan.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Fungsi
Manajemen kearsipan adalah prosespengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baikdalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Manajemen Arsip
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pola Manajemen Arsip
life cycle model
Records Continuum Model
mengelola dokumen kertas secara manual
mengelola arsip elektronis
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Arsip’s Lifecycle penciptaan
pengurusan dan
pengelolaan
referensi
penyusutanpemusnahan
penyimpanan dan
penjagaan
penyerahan ke Arsip Nasional
Penciptaan
• Ketika sebuah organisasi menjalankanaktivitasnya, maka ia akan membuatarsip, yaitu berupa dokumen, pembuatanformulir, dll.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pengurusan dan pengelolaan
• surat masuk atau ke luardiregistrasi atau diagenda sesuaisistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebutdiarahkan atau dikendalikan keUnit kerja, yang akan membahasatau memproses surat-surattersebut.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Referensi
• surat-surat tersebut digunakan dalamkegiatan administrasi sehari-hari, dansurat tersebutdiklarisifikasikan, diindeks (kalauperlu digunakan tunjuk silang), selesaidigunakan difilling (penataanberkaas) dan kalau perlu dicarikembali atau ditemukan kembali.
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Penyusutan
• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsipdengan cara memindahkan arsip inaktif
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Pemusnahan
• menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilaiguna, penghancuran tersebut harus di lakukansecara total yaitu dengan cara membakarhabis, di cacah atau dengan cara lain sehinggatidak dapat di kenal lagi baik isi maupunbentuknya
• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangkaretensi selama 10 tahun
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Penyimpanan dan penjagaan
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
Sistem Senralisasi
Sistem Desentralisasi
Sistem Kombinasi
Penyerahan ke Arsip Nasional
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasionaldibuatkan daftar yang berisi antara lain:
• Nama departemen atau instansi yang akanmengirimkan
• Kode dan pokok masalah• Kode dan masalah• Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)• Tahun, bulan, tanggal berkas• System penyimpanannya• Jumlah berkas
Mengelola Arsip Elektronis(Continuum Model)
Arti, Peran, Jenis, Fungsi
Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip
• 1. Memindahkan dokumen
• 2. Menyimpan dokumen
• 3. Mengindeks Dokumen
• 4. Mengontrol akses
• 5. Retensi Dokumen
DAFTAR PUSTAKA• Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta:
Penerbit Djambatan• Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi
Aksara • E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing
dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama• Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis:
Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka SinarHarapan
• Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 • Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga• Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset
• Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press