MANAJEMEN PROYEK

OLEH JONTRO SIMANJUNTAK, S.Pt., S.E., M.M.

TUJUAN PEMBELAJARAN1.2. 3. 4. 5.

Mampu menjelaskan pengertian manajemen proyek Mampu memahami Aspek-aspek dalam kegiatan proyek Mampu menjelaskan Karakteristik dan siklus proyek Untuk memahami Stakeholder proyek Untuk memahami Organisasi proyek

Definisi Manajemen Proyek Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan

tingkat kompleksitas yang sangat sulit membutuhkan cara teknis/metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas, serta penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date Manajemen adalah suatu ilmu tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien. Tujuan manajemen yaitu mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketetapan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.

Definisi Manajemen Proyek Unsur-unsur manajemen Tujuan : sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan. Pemimpin : mengarahkan organisasi dalam memcapai sasaran dan tujuan. Sumber-sumber daya yang terbatas : manusia, modal/biaya, peralatan dan material. Kegiatan : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian.

Kegiatan manajemen proyek Perencanaan (planning) Pada kegiatan ini dilakukan antisipasi tugas dan kondisi yang ada dengan menetapkan sasaran dan tujuan yang harus dicapai serta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang akan dilakukan, jabwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara administratif dan operasional serta alokasi anggaran biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan paling minimal.

Kegiatan manajemen proyek Pengorganisasian (organizing) Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokkan jenis-jenis pekerjaan, menentukan pedelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak. Struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Kegiatan manajemen proyek Pelaksanaan (actuating) Kegiatan ini adalah implementasi dan perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan. Biasanya, pada tahapan pelaksanaan, pihak-pihak yang terlibat lebih beragam. Oleh karena itu, dibutuhkan koordinasi terpadu untuk mencapai keserasian dan keseimbangan kerja

Kegiatan manajemen proyek Pengendalian (controlling) Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut :

Supervisi Inspeksi Tindakan koreksi

Definisi Manajemen Proyek Proyek yaitu gabungan dari sumber-sumber daya

seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan. Manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.

Definisi Manajemen Proyek put Fungsi OutInputTujuan, Sasaran, Informasi, Data serta Sumber daya

manajemen proyek

Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan pengendalian

Optimasi kinerja proyek -Biaya - mutu -Waktu -Safety?K3

Gambar : proses manajemen proyek

Definisi Manajemen Proyek Dari gambar tersebut dapat diuraikan bahwa proses

manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Aspek-aspek dalam manajemen proyek Dalam manajemen proyek, yang diperlu

dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengindentifikasi berbagai masalah yang timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah sebagai berikut :1.

Aspek keuangan : masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek.

Aspek-aspek dalam manajemen proyek2.3.

4.

5.

Aspek anggaran biaya : masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Aspek manajemen sumber daya manusia : masalah ini berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Aspek manajemen produksi : masalah ini berkaitan dengan hasil akhir dari proyek; hasil akhir proyek negatif bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Aspek harga : masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.

Aspek-aspek dalam manajemen proyek6.7.

8.

9.

Aspek efektivitas dan efisiensi : masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang dihasilkan tidak terpenuhi/tidak efektif atau dapat juga terjadi bila faktor efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usaha produksi membutuhkan biaya yang besar. Aspek pemasaran : masalah timbul berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisis pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan. Aspek mutu : masalah ini berkaitan dengan kualitas akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan. Aspek waktu : masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.

Karakteristik dan siklus proyek Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang

dibatasi, biasanya disertai dengan kebutuhankebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dan tingkat pertumbuhan sosial dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu. Masing-masing proyek biasanya mempunyai karakteristik tersendiri dalam hal kegiatan yang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir.

Karakteristik dan siklus proyek Berikut ini diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen

kegiatan utama dan produk akhir :1.

2.

Proyek konstruksi : kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design engineering, pengadaan dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan sebagainya, yang biasanya menyerap kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimamfaatkan oleh orang banyak. Proyek industri manfaktur : kegiatan utamanya adalah design engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya dapat berupa kendaraan, alat elektronik, bahan tekstil, pakaian, serta lainnya yang dapat diproduksi dalam jumlah massal, penggunaannya dapat bersifat individu atau dapat digunakan orang banyak.

Karakteristik dan siklus proyek3.

4.

Proyek penelitian dan pengembangan : kegiatan utama pada proyek ini adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan, atau metode produksi. Proyek padat modal : jenis proyek ini tiak diartikan berdasarkan komponen kegiatannya saja, tetapi lebih kepada jumlah dana kapital yang digunakan dengan jumlah yang cukup besar. Proyek padat modal tidak selalu berarti padat tenaga kerja, namun dapat saja proyek dengan teknologi tinggi. Sebagai contohnya adalah proyek pembesan lahan, pembelian material, dan peralatan dengan jumlah besar, pembangunan fasiltas produksi, dan lain sebagainya.


6.

Proyek pengembangan produk baru : proyek ini merupakan gabungan antara proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, lalu dilanjutkan dengan mendirikan unit percobaan dalam bentuk pilot plant. Setalah diuji coba berhasil dan dapat diproduksi secara massal, dilanjutkan dengan proyek padat modal untuk membangun fasilitas produksi sesuai dengan kapasitas yang diinginkan. Proyek pelayanan manajemen : proyek ini berkenaan dengan kegiatan-kegiatan spesifik suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau dalam bentuk nonfisik. Contoh jenis proyek ini adalah proyek pengembangan sistem informasi perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja perusahaan dan sebagainya.


Proyek infrastruktur : proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan kebutuhan masyarakat secara luas dalam hal prasarana transportasi, pembangunan waduk pembangkit tenaga listrik dan pengairan sawah, sarana intalasi telekomunikasi, dan penyediaan sumber air minum. Biasanya proyek padat modal dan padat karya mendapat bantuan pinjaman dari donatur luar negeri dengan pinjaman jangka panjang, yang pembayaran serta pengelolaan dananya dilakukan oleh pemerintah atau dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian pemerintah memberi konsesi.

Siklus proyek Dari beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan

pada siklus proyeknya dapat berbeda karena pola penanganan dan pengelolaannya cukup berbeda. Siklus poyek menggambarkan urutan langka-langkah sejak proses awal hingga proses berakhirnya proyek.

Siklus proyek Siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek

infrastruktur berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan:1.

2.

Tahap konseptual gagasan : tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jabwal proyek. Tahap studi kelayakan : studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan keptusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan dilakukan.

Siklus proyek3.

Tahap detail desain : tahap ini terdiri atas kegiatan, pendalaman berbagai aspek persoalan, design engineering dan pengembangan, pembuatan jabwal induk dan anggaran serta menentukan perencanaan sumber daya, pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan program lelang. Tujuan tahap ini adalah menetapkan dokumen perencanaan lengkap dan terperinci, secara teknis dan administratif, untuk memudahkan pencapaian sasaran dan tujuan proyek.

Siklus proyek4.

5.

Tahap pengadaan : tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksanaan dengan menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang lengkap, produk tahapan detail desain. Dari proses ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik. Tahap implementasi : tahap ini terdiri atas kegiatan, design engineering yang rinci, pembuatan spesifikasi dan kriteria, pembelian peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji coba, start-up, demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselatan kerja paling maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjabwalan, dan pengendalian yang lebih cermat serta terperinci dari proses sebelumnya.

Siklus proyek6.

Tahap operasi dan pemeliharaan : tahap ini terdiri atas kegiatan operasi rutiin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas bangunan yang dapat digunakan untuk kepentingan sosial dan ekonomi masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya cenderung menurun.

Siklus proyek

Konseptual gagasan

Studi kelayakan

Detail desain

implementasi

Operasi dan pemeliharaan

waktu

Gambar : siklus proyek konstruksi

Siklus proyek Siklus proyek manufaktur 1. Tahap perumusan gagasan : tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi proyek dan biaya serta jabwal 2. Tahap detail desain : tahap terdiri atas kegiatan analisis fungsi dan preliminary design terhadap produk yang akan dibuat, design engineering terperinci serta pengembangan produk dengan acuan spesifikasi, kriteria dan gambar desain yang telah dibuat sebelumnya. 3. Tahap pengembangan dan integrasi sistem : tahap ini melakukan studi dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan, lalu melakukan proses integrasi sistem.

Siklus proyek4.5.

6.

7.

Membuat prototipe : sebelum produk akhir dihasilkan, biasanya dibuat prototipe yang kemudian langsung diuji coba untuk mendapatkan masukan bagi kegiatan berikutnya. Manufaktur : kegiatan tahap ini adalah melakukan pembelian material dan peralatan serta fabrikasi komponen produk untuk mempersiapkan produksi massal. Perakitan dan instalasi : kegiatan ini terdiri atas merakit komponen-komponen produk menjadi produk akhir, mengadakan tes, inspeksi dan uji coba sebelum sampai ke konsumen. Promosi dan pemasaran : dilakukan agar produk manufaktur dapat dikenal dan dijual kepada masyarakat luas.

Siklus proyek Siklus proyek infrastruktur 1. Tahap konseptual proyek : pada tahapan ini biasanya pemerintah membuat rancangan konseptual untuk proyek jalan tol dengan mengacu kepada kebutuhan yang mendesar serta mempunyai cukup akses dengan jaringan jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat mengajukan proposal kepada pemerintah dengan pertimbanganpertimbangan teknis serta finansial yang cukup memadai. 2. Tahap promosi : tahap promosi terdiri atas desain pendahuluan, evaluasi studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah kepada pihak swasta yang diberi wewenang menyelenggarakan proyek, dengan pertimbangan kesepakatan kedua belah pihak sudah memenuhi ketentuan yang berlaku.

Siklus proyek3.

4.

Tahap detail desain : tahap ini adalah desain terperinci, terdiri atas kegiatan pendalaman berbagai aspek persoalan, seperti : design engineering, pembuatan jabwal indul dan anggaran, penyiapan perangkat dan peserta proyek untuk program lelang pelaksanaan konstruksi. Tahap konstruksi : pelaksanaan konstruksi membutuhkan biaya sangat besar, pembiayaan dapat diperoleh dari pasar modal atau pinjaman sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan modal oleh stakeholder lainnya.

Siklus proyek5.

Tahap operasi dan pemeliharaan : pada tahap ini pihak swasta dapat bekerja sama dengan operator yang telah berpengalaman dalam hal pengoperasian jalan tol sebagai bagian dari konsorsium proyek. Pihak operator melakukan kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat, pemeliharaan terhadap fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara penuh oleh pihak konsorsium dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang paling maksiml.

Stakeholder proyek Stakeholder proyek secara umum diuraikan sebagai

berikut : Manajer proyek : seseorang yang bertanggung jawab

mengelola proyek Pelanggan (customer) : seseorang/organisasi yang menggunakan produk proyek. Organisasi proyek : hierarki/susunan tugas dan wewenang individual. Sponsor : penyedia sumber dana untuk proyek.

Stakeholder proyek Stakeholder untuk proyek konstruksi dapat diuraikan

sebagai beriku :1.

Pemilik proyek : seseorang atau perusahaan yang mempunyai dana, memberikan tugas kepada seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan agar hasil proyek sesuai sasran dan tujuan yang ditetapkan.

Stakeholder proyek2.

Konsultan : seseorang atau perusahaan yang ditunjuk oleh pemilik yang memiliki keahlian dan pengalaman membangun proyek konstruksi, terdiri atas :

Konsultan perencana : seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam merencanakan proyek kontruksi, seperti halnya perencana arsitektur, prencana struktur, perancana mekanikal dan lain-lain. Konsultan pengawas : perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam mengawas proyek. Konsultan manajemen konstruksi : perusahaan yang mewakili pemilik dalam pengelolaan proyek, sejak awal hingga akhir proyek

Stakeholder proyek3.

4.

5.

Kontraktor : perusahaan yang dipilih dan disetujui untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi yang direncanakan sesuai dengan keinginan pemilik proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap pembangunan fisik proyek. Subkontraktor : pihak yang ditunjuk oleh kontraktor dan disetujau oleh pemilik untuk mengerjakan sebagian pekerjaan kontraktor pada bagian fisik proyek yang memiliki keahlian khusus/spesialis. Pemasok (supplier) : Pihak yang ditunjuk oleh kontraktor untuk memasok material yang memiliki kualifikasi yang diinginkan oleh pemilik.

Organisasi proyek Organisasi proyek adalah sebagai sarana dalam pencapaian

tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek. Agar tujuan organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai berikut :1.

2.3. 4.

Indentifikasi dan pembagian kegiatan Pengelompokan penanggung jawab kegiatan Penentuan wewenang dan tanggung jawab Menyusun mekanisme pengendalian

Organisasi proyek Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur

dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Beberapa macam susunan organisasi proyek dapat dijelaskan sebgai berikut :1.

2.

3.

Organisasi proyek fungsional : struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hiearki vertikal Organisasi proyek murni : merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek Organisasi proyek matriks : gabungan dari organisasi proyek muni dan fungsional, memamfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu.

Diagram linier tanggung jawab personel/LCR LCR (linier responsibility chart) adalah suatu

alat/informasi yang berfungsi sebagai alat komunikasi bagi personel proyek dalam menjalankan tugasnya, menampilkan tingkat organisasi, hierarki personel dan tanggung jawab serta hubungan antar staf serta pimpinan. Peran LCR adalah mempermudah personel proyek dalam melaksanakan wewenang dan tanggung jawab mereka berdasarkan tampilan informasi.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Documents

MANAJEMEN PROYEK