MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

Pengertian Umum Stakeholder• Stakeholder merupakan individu, sekelompok

manusia, komunitas atau masyarakat baiksecara keseluruhan maupun secara parsialyang memiliki hubungan serta kepentinganterhadap perusahaan.

• Individu, kelompok, maupun komunitas danmasyarakat dapat dikatakansebagai stakeholder jika memiliki karakteristikseperti yang diungkapkan oleh Budimanta dkk,2008 yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi,dan kepentingan terhadap perusahaan.

Stakeholder dalam Pengembangan Sisfo• Pemilik Proyek

individu atau perusahaan yang memiliki kepentingan awal terhadap hasilproyek dan biasanya sekaligus merupakan penyandang dana

• Komite Pengarah

Komite pengarah dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalansesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasilsesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasanmanajemen proyek

• Pengguna hasil

Suatu proyek sistem informasi tentu akan menghasilkan produk akhirberupa software yang akan digunakan

• Pelaksana Proyek

Pelaksana proyek biasanya adalah sebuah tim. Aggota tim terdiri dariorang-orang yang memiliki keahlian sesuai dengan kebutuhan dalampelaksanaan proyek. Tim didampingi oleh manajer proyek

Metodologi dalam manajemen proyek

• Rational Unified Process

• Extreme Project Management

• Agile Project Management

• Metodologi Tradisional

RUP (Relational Unified Process) • proses rekayasa software dengan pendekatan

alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalamorganisasi pengembangan software.

• Tujuannya adalah untuk memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhikebutuhan klien dengan jadwal dan anggaranyang telah ditentukan.

• Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yangterlibat adalah dengan menyediakan untuk setiapanggota, akses pada knowledge base denganpetunjuk, template, dan alat bantu untukmendukung aktivitas penting dalampengembangan software.

Extreme Project Management (XPM)• Untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga

membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel danlincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah.

• Sebuah proyek bersifat ekstrem jika :1. Requirements dan ekspektasi yang terus berubah-ubah.2. Waktu pelaksanaan yang sangat ketat.3. Suasana pendukung yang tidak tetap dan terus berubah.4. Self-correcting, banyak variabel dan ketidakjelasan internal

maupun eksternal pada proyek maupun organisasisponsor. Tidak ada yang mencatat dan mengarahkan.

5. Tidak dapat diatur secara terstruktur top-down, hanyadapat dipandu dari atas dan diatur dari bawah sebagaiindividual, pasangan atau kelompok stakeholder yangmelakukan penyesuaian untuk mengoreksi sendiri (self-correcting) selama proyek berlangsung sambil tetapmengingat hasil proyek yang diinginkan.

Agile Project Management• Metodologi ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang

minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasiproyek e-business yang bergerak cepat dan sering berubah.

• Pada saat ini iklim bisnis yang bergerak cepat mengharuskanuntuk secepatnya mengakomodasi perubahan requirementselama masa pengembangan, danmemberikan update produk yang sesuai dengan evolusipengembangan software yang cepat dan perubahan-perubahan user requirements.

• Metode ini memiliki kelemahan antara lain sulit untukmenentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalamfase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahanrequirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skalakecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencanaformal proyek secara keselutuhan dan membutuhkan tenagayang ahli dan bermotivasi tinggi yang tidak selalu tersedia

Keterangan :• Dimulai dengan proses inisiasi• Kemudian dilakukan proses perencanaan• Berdasarkan perencanaan yang ada, maka dilanjutkan tahap proses pelaksanaan• Kemudian dilakukan proses Pengendalian• Proses pelaksanaan dan proses Pengendalian dapat dilakukan secara berulang• Bila dalam proses Pengendalian masih ada yang perlu diperbaiki, maka buat

perencanaan ulang (perbaikan perencanaan)• Dari perencanaan ulang, maka dilakukan proses pelaksanaan, kemudian dilakukan

proses Pengendalian lagi.• Jika dalam proses Pengendalian sudah tidak ada masalah, maka selanjutnya adalah

proses penutup.

Metodologi Tradisional

Metodologi Tradisional• Fase inisialisasi

- Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Salahsatunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis).

- Pada tahap ini akan membrikan gambaran global suatu proyek.Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuanproyek, waktu mengerjakan proyek, biaya proyek dan informasiumum lainnya.

- Hasil dari fase ini kemudian disusun dalam bentuk proposalproyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder dan dijadikanacuan dalam pembuatan dokumen perencanaan manajemenproyek.

• Fase perencanaan atau perancangan- Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek.- Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis,

tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangansistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail.

- Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis

Metodologi Tradisional• Fase Pengembangan atau Pelaksanaan.

- Tahap ini merupakan tindak lanjut dari apa yang sudahdituangkan dalam tahap perencanaan proyek.

- Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasiadalah : Pemrograman (Development), Testing, Qualityassurance (QA) dan Dokumentasi.

• Fase pengendalianManfaat sistem ini adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukursecara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyekterhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi.

• Fase Akhir atau PenutupAda dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu : Penutupanproyek dan Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkandengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produksoftware tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error ataubugs.

Project Management Knowledge Area• Lingkup pengetahuan manajemen proyek atau sering pula

disebut dengan elemen manajemen proyek adalah cakupanbahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat didalammanajemen proyek.

• Elemen tersebut ada 9 macam :1. Manajemen ruang lingkup (Project scope management)2. Manajemen waktu (Project time management)3. Manajemen biaya (Project cost management)4. Manajemen sumb erdaya manusia (Project human resource

management)5. Manajemen resiko (Project risk management)6. Manajemen Komunikasi (Project communication

management)7. Manajemen Kualitas (Project quality management)8. Menejemen pengadaan (Project procurement management)9. Menejemen integrasi (Project integration management)

Project scope management

Pembahasan Project scope management meliputi:• Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup

proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol sertabagaimana WBS di definisikan

• Scope definition : menjabarkan jastifikasi proyek, penjelasan produk, dan tujuan proyek meliputi aspekbiaya mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuatWBS

• Menyusun WBS• Mendapatkan persetujuan penyampaian proyek secara

formal• Mengontrol perubahan ruang limgkup proyek

Project time management

Pembahasan meliputi :

• Penyusunan jadwal proyek

• Monitoring jadwal proyek

• Pengontrolan perubahan jadwal proyek

Project cost management

Pembahasan meliputi :

• Membuat perkiraan biaya atau sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktifitas

• Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkanuntuk melaksanakan dan menetapkan cost baseline

• Mengontrol faktor-faktor penyebab variasi biayadan menjalankan prosedur kontrol perubahan

Project human resource managementPembahasan meliputi• Mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil

yang dibutuhkan serta mendokumentasikanperan dan tanggungjawab masing-masing

• Menunjuk/mendapatkan personil tim yangdibutuhkan untuk melaksanakan proyek

• Membentuk tim proyek dengan meningkatkankompetensi dari kerja sama tim untukmeningkatkan kinerja proyek

• Mengelola tim proyek yang mengkoordinir danmemonitor kinerja tim, memberikan umpanbalik, dan membantu memecahkan masalahproyek.

Project Risk ManagementPembahasan Meliputi :• Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan

pelaksanaan manajemen resiko yang ditetapkan• Mengidentifikasi potensi resiko, membuat kategori resiko

berdasarkan karakteristiknya sertamendokumentasikannya

• Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan danbesarnya dampak yang ditimbulkan resiko

• Membuat penilaian hasil analisis dan menentukanprioritas resiko

• Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak• Memonitor resiko yang sudah teridentifikasi dan

mengidentifikasi munculnya resiko baru, mengevaluasipelaksanaan rencana penanggulangan resiko danmengontrol dampak yang ditinggalkan.

Project Communication ManagementPembahasan meliputi :• Menentukan perencanaan komunikasi proyek

yang sesuai dengan kebutuhan dan harapanstakeholder

• Menyediakan informasi proyek danmendistribusikannya sesuai perencanaan

• Melaporkan status dan kemajuan proyek secaraobyektif dan tepat waktu

• Membina dan mengelola komunikasi yang efektifdan efisien dengan stakeholder untuk memenuhikebutuhan serta melibatkan mereka dalampengambilan keputisan proyek sesuai mekanismeyang ditetapkan

Project Quality ManagementPembahasan meliputi :

• Menentukan standar mutu dan satndarkonfigurasi yang sesuai untuk proyek dan carapemenuhannya

• Melaksanakan aktivitas mutu untukmemastikan pelaksanaan proyek telahmemenuhi standar proses yang ditetapkan

• Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadapstandar konfigurasi yang ditetapkan danmengidentifikasi cara mengeliminasipenyebab kegagalan mutu

Project Procurement ManagementPembahasan meliputi :• Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/atau jasa

oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwalpelaksanaan pengadaan

• Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penialian• Mengadakan penjelasan lelang, emlaksanakan lelang dan

menerima proposal/penawaran yang diajukanvendor/kontraktor

• Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang• Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama

vendor/kontraktor pemenang me review danmenyempurnakan isi kontrak

• Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak(pembeli dan pelaksana)

Project Integration ManagementPembahasan Meliputi :

• Membuat definisi proyek sebagai gambaranawal proyek

• Membuat perencanaan manajemen proyek

• Memonitor dan mengontrol aktivitas-aktivitasproyek, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan sampai penutupan

• Mengintegrasikan pelaksanaan prosedurkontrol perubahan

• Menyelesaikan dan menutup proyek secaraformal