BAB III

PROSES MANAJEMEN

Setiap organisasi dapat dipastikan memiliki satu atau beberapa tujuan

yang memberikan arah dan menyatukan pandangan unsur yang terdapat

di dalam organisasi tersebut. Sudah barang tentu tujuan yang akan

dicapai di masa yang akan datang tersebut adalah suatu keadaan yang

lebih baik dari pada keadaan sebelumnya. Dalam rangka pencapaian

tujuan-tujuan inilah diperlukan serangkaian kegiatan seperti yang telah

dikemukakan di atas yang lebih dikenal sebagai proses manajemen.

Secara umum proses manajemen dapat dikelompokkan menjadi :

1. Penetapan tujuan (goal setting).

2. Perencanaan (planning).

3. Staffing.

4. Pengaturan (Directing).

5. Pengawasan (Supervising).

6. Pengendalian (controlling).

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat

dinamis. Dengan kata lain, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai

suatu tahapan-tahapan yang berdiri sendiri melainkan sebagai proses

yang berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu

tahapan proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam

kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

Untuk melaksanakan proses-proses manajemen di atas, manajer

memerlukan prasarana dan sarana, di antaranya memerlukan kekuasaan,

tujuan orientasi, manusia, serta sumber daya lainnya. Kekuasaan

dibutuhkan oleh seorang manager untuk mempengaruhi orang lain.

III-1

Terdapat beberapa jenis kekuasaan yang mungkin diperlukan, di

antaranya adalah :

1. Kekuasaan formal yang terjadi karena suatu posisi atau jabatan tertentu

(Legitimate).

2. Kekuasaan untuk memaksa atau menghukum (Coercive power).

3. Kekuasaan untuk memberikan penghargaan (Reward power).

4. Kekuasaan/kekuatan yang bisa menyebabkan orang lain mengikuti

atau melakukan peniruan (Reference power).

5. Kekuasaan yang ditimbulkan oleh keunggulan pengetahuan,

pengalaman, kemampuan, dan keterampilan (Expert power).

3.1. PENETAPAN TUJUAN

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses

manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai oleh

suatu organisasi di masa yang akan datang dan manajer bertugas

mengarahkan jalannya organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Effektifitas pencapaian tujuan tersebut, selain ditentukan oleh kemampuan

manajer, juga ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri. Tujuan yang

baik harus memenuhi sifat-sifat sebagai berikut :

1. Spesifik, jelas apa yang ingin dicapai atau diperoleh.

2. Realistis, bisa dicapai dan bukan sekedar angan-angan.

3. Terukur, memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan

keberhasilannya.

4. Terbatas waktu, mempunyai batas waktu sebagai target kapan tujuan

tersebut harus bisa dicapai.

Dalam penetapan tujuan ini terdapat dua pendekatan yang dapat

dilakukan yaitu apa yang disebut dengan pendekatan puncak-bawah (top-

down) atau pendekatan dari atas dan pendekatan bawah-puncak (bottom-

III-2

up) atau pendekatan dari bawah.

Dengan menggunakan pendekatan dari atas puncak-bawah (top-down),

tujuan dibuat terlebih dahulu oleh manajemen lapisan atas. Tujuan yan

telah dirumuskan di sini kemudian dikaji dan dijabarkan lagi oleh lapisan

manajemen di bawahnya untuk kemudian dirumuskan lagi. Begitu

seterusnya sampai ke lapisan manajemen paling bawah sehingga

memungkinkan didapatkannya konsistensi tujuan akhir.

Berbeda dengan pendekatan dari atas, maka pendekatan dari bawah

merupakan kebalikan dari pendekatan tersebut. Penetapan tujuan dimulai

dari individu-individu pada lapisan manajemen bawah. Kemudian

dilakukan pengkajian terhadap tujuan-tujuan tersebut pada lapisan

manajemen di atasnya untuk dirumuskan dalam suatu tujuan tertentu.

Begitu seterusnya sampai akhirnya mencapai lapisan manajemen puncak

(top management), tujuan tersebut akhirnya terumuskan sebagai

kesepakatan bersama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam tujuan ini berkenaan

dengan tingkatan dalam organisasi adalah tujuan memiliki hirarki atau

tingkatan tertentu pula. Pada tingkatan organisasi paling atas, dengan

kata lain tingkat manajemen puncak, tujuan bersifat sangat global. Makin

ke bawah tingkatan tujuan tersebut makin terjabarkan sehingga bersifat

sangat spesifik dan operasional. Misalkan sebuah perusahaan bertujuan

meningkatkan jumlah keuntungan pada tahun produksi mendatang. Bagi

bagian pemasaran, tujuan tersebut dapat dirumuskan lagi dalam bentuk

sasaran penjualan (misalkan dalam rupiah) tahun mendatang yang harus

dicapai. Pada tingkatan di bawahnya lagi tujuan tersebut dijabarkan lagi

dalam penentuan strategi promosi yang harus dilakukan.

III-3

3.2. PERENCANAAN

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan

asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa yang akan datang untuk

merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Terdapat berbagai bentuk rencana yang pada dasarnya dibedakan

menjadi :

1. Kebijaksanaan (policy),adalah rencana yang menerangkan keseluruhan

batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi

pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan.

2. Prosedur,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang

harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.

3. Metode,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang

harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.

4. Standard, yaitu suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari

kegiatan-kegiatan yang direncanakan.

5. Anggaran, yaitu rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang

dalam suatu kegiatan.

6. Program, adalah rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian

sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan-

kegiatan.

Di samping itu perencanaan juga dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu

atau kurun (horizon) perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan

waktunya panjang atau lebih dikenal lagi dengan sebutan rencana janka

panjang (strategis), misalkan rencana untuk 5 tahun mendatang. Di lain

pihak ada rencana yag jangkauan waktunya lebih pendek, misalkan

rencana untuk satu tahun bahkan satu bulan mendatang, yang disebut

sebagai rencana operasional (taktis).

III-4

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun perencanaan

secara umum adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan persoalan yang direncanakan dengan jelas dan baik

sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2. Mengumpulkan informasi-informasi yang berkenaan dengan kegiatan-

kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam rangka pencapaian tujuan

tersebut.

3. Melakukan analisis terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dan

mengklasifikasikannya atas kepentingannya.

4. Menetapkan batasan-batasan perencanaan.

5. Menetapkan alternatif-alternatif rencana.

6. Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif-alternatif yang ada.

7. Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan yang lebih rinci serta

penjadwalan pelaksanaannya.

8. Melakukan pemeriksaan ulang (review) terhadap rencana yang

diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.

3.3. STAFFING

Staffing adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan

(recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja

dalam organisasi. Pada dasarnya prinsip dari tahapan proses manajemen

ini adalah menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai dan

pada saat yang tepat (right people, right position, right time).

Sebelum mencari orang untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu

maka terlebih dahulu ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai.

Masing-masing posisi pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan

lingkup tugas, tanggung jawab, dan keahlian serta keterampilan yang

III-5

diisyaratkan yang dikenal sebagai uraian jabatan (job description) dan

persyaratan jabatan (job requirement). Berdasarkan kedua hal inilah baru

dilakuan proses staffing tersebut.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan staffing ini pada

dasarnya adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan sumber daya manusia, yaitu tahapan penentuan akan

kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi dengan

mempertimbangkan rencana organisasi seperti pengembangan yang

akan dilakukan di samping juga mempertimbangkan faktor luar seperti

kondisi pasar tenaga kerja.

2. Pengerahan tenaga kerja (recruitment), yang dapat berasal dari pasar

tenaga kerja maupun berasal dari promosi dalam organisasi itu sendiri.

3. Seleksi, yaitu proses pemilihan tenaga kerja yang sesuai dengan posisi

yang akan diisi dari sekumpulan orang yang didapat dari proses

pengerahan tenaga kerja.

4. Pelatihan (training), setelah didapatkan orang yang sesuai untuk satu

posisi tertentu, maka langkah berikutnya adalah melakukan pelatihan

bagi orang tersebut sehingga memenuhi kualifikasi persyaratan

jabatannya.

5. Penilaian kinerja (performance appraisal) setiap tenaga kerja yang ada

untuk melihat kemungkinan promosi, mutasi, atau bahkan mungkin

pemberian hukuman, setelah jangka waktu tertentu (secara berkala).

3.4. PENGATURAN (DIRECTING)

Pengaturan (directing) adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber

daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu

kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan

proses ini terkandung usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar

III-6

dapat bekerja dengan baik, bagaimana proses kepemimpinan yang

memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana

hubungan kerja yang baik, dan bagaimana mengkoordinasi orang-orang

dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

Pada dasarnya dalam bekerja orang memiliki motivasi yang berbeda-

beda. Apabila motivasi ini dapat dikenali dan kemudian dirangsang

dengan tepat maka bisa diharapkan orang tersebut akan memiliki kinerja

yang baik. Proses kepemimpinan yang baik harus memperhatikan aspek

motivasi tersebut.

Aspek lain yang sangat penting dalam pengaturan adalah koordinasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan koordinasi antara

lain adalah sebagai berikut :

1. Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih

dapat dikendalikan oleh seseorang secara efektif. Pada dasarnya

makin banyak bawahan yang harus dikendalikan maka koordinasi yang

semakin sulit. namun harus pula diingat bahwa jenis pekerjaan dan

tingkat manajemen juga mempengaruhi kemampuan tersebut.

2. Hirarki organisasi sesedikit mungkin sehingga perintah atau informasi

jangan sampai terlambat atau menyimpang.

3. Adanya kesatuan komando.

3.5. PENGAWASAN (SUPERVISING)

Pengawasan (supervising) didefinisikan sebagai interaksi langsung antar

individu-individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja serta

tujuan organisasi tersebut.

Berkenaan dengan tahapan proses ini perlu dikenal adanya suatu kondisi

III-7

tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal dan informal

dalam suatu organisasi. Kelompok formal adalah kelompok yang dapat

dilihat pada struktur organisasi resmi yang dibentuk oleh manajemen

untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan tertentu. Namun demikian

dapat timbul suatu kelompok informal yang berbeda dengan kelompok

formal. Kelompok ini bisa membentuk struktur yang kuat dengan

pemimpin sendiri serta mungkin aturan-aturan sendiri pula.

Kelompok informal ini bisa mendukung organisasi tetapi juga bisa

menghambat organisasi. Tahapan pengawsan ini harus bisa mengatasi

kemungkinan hambatan dari kelompok informal ini. Bagaimana menjaga

hubungan antar individu dan juga antar kelompok formal-informal harus

dilakukan dengan baik.

3.6. PENGENDALIAN

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu

proses evaluasi kinerja, dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat kaitannya

dengan kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah

dilihat apakah yag direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Proses pengendalian tersebut dapat diterangkan sebagai berikut :

1. Sebagai langkah pertama dilakukan pengukuran terhadap kinerja yang

telah ditampilkan dalam selang waktu pengendalian tertentu.

2. Kemudian hasil yang dicapai tersebut dibandingkan dengan standard

yang telah ditetapkan dalam rencana untuk menentukan

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3. Apabila penyimpangan-penyimpangan yang terjadi masih berada dalam

batasan-batasan yang diijinkan dalam rencana maka proses

III-8

manajemen terus dilakukan, jika tidak maka harus dilakukan perbaikan-

perbaikan terhadap rencana yang telah dibuat sehingga proses

manajemen berulang kembali.

3.7. DAFTAR PUSTAKA

1. Ali Basyah Siregar dan TMA Ari Samadhi, “Manajemen”, ITB,1987

2. R L Katz, Skills of an Effektif Administration, Harvard Business,

September-Oktober, 1974

3. Stoner, James A F dan C Wankel, ”Management” , 3 th ed, Englewood

Cliff : Prentice Hall International, 1986

4. Sukarno K, ”Dasar-dasar Manajemen”, Penerbit Miswar, 1985

5. Terry, George R dan S G Franklin, “Principles of Management”, 8 rd,

Homewood : Richard Irwin, Inc, 1982

III-9