Manejo bibliografia word2007

Tips de Microsoft Word 2007Manejo de Bibliografía, tablas de contenidos y títulos de elementos

En esta presentación…

• Aprenderá a administrar las fuentes bibliográficas en Microsoft Word 2007.

• Aprenderá a citar trabajos y elaborar la bibliografía automáticamente en Microsoft Word 2007.

• Aprenderá a crear un índice de contenidos utilizando los títulos.

• Aprenderá a añadir títulos a sus elementos (figuras, tablas, etc.), generar referencias cruzadas y crear un índice de elementos.

Tips de Microsoft Word 2007 Leandro Zamudio León

La barra de Referencias

• En Microsoft Word 2007 se puede encontrar el menú “Referencias”. Eneste menú el usuario puede administrar todos los elementosrelacionados a las referencias en un documento.

• Cuando realizamos un documento y se requiere elaborar uníndice, insertar títulos en la imagen, insertar bibliografía, o notas al piede página, se pueden utilizar los elementos de la barra de referenciaspara agilizar el proceso de generación de estos elementos.

• Si bien automatizan el trabajo observará que hay detalles en los cuales elusuario debe ser capaz de intervenir manualmente para que eldocumento quede bien elaborado.


Elementos de la barra de referencias

Veamos a continuación los elementos de la barra de referencias


La barra de herramientas posee 6 componentes principales

Tabla de Contenidos: para crear índices utilizando títulos

Notas al pie: para crear notas al pie de página

Citas y Bibliografía: para administrar bibliografía e insertar citas

Títulos: para insertar títulos de elementos (figuras o tablas)

Índice: para crear índice de conceptos y palabras clave

Tabla de Autoridades: para crear índices de elementos jurídicos

Creación de bases de datos e inserción de citas y bibliografía en Microsoft Word 2007

La Bibliografía

• Microsoft Word 2007 permite administrar una base de datos con las fuentes bibliográficas que uno desea además de emplear las fuentes en los textos permitiendo un proceso de citado y elaboración de la bibliografía mas rápido

• Para ello se emplea el menú de Citas y Bibliografía el cual se compone de cuatro elementos importantes.


Insertar cita: añade citas al texto de las fuentes de la base de datos

Estilo: Selecciona el estilo de cita de acuerdo a estándares preestablecidos

Bibliografía: añade la bibliografía con todas las fuentes citadas en el documento

Administrar fuentes: permite acceder a la base de datos y seleccionar las fuentes del documento

Administrando fuentes bibliográficas


Para empezar se ingresa al Administrador de Fuentes

En el recuadro izquierdo se observan las fuentes que tiene la base de datos y se utilizan para todos los documentos que uno crea en Word

En el recuadro derecho se observan las fuentes que se utilizan en el documento actual

En el recuadro inferior se puede observar la vista previa de la fuente y su respectiva cita.

Por último se encuentran las barras de búsqueda y orden de las fuentes disponibles

Para crear, eliminar, editar o añadir una nueva fuente a la base de datos o al texto se dirige a este sector

Administrando fuentes bibliográficas


Al crear una nueva fuente hay que asumir que el usuario tiene todos los datos bibliográficos para ingresar los datos (o al menos los mínimos para elaborar la cita). Para ello hay que considerar 3 elementos importantes

Tipo de fuente: donde debe precisar qué fuente es para que aparezcan los campos mínimos

El relleno de datos donde el usuario debe introducir la información mínima que exigen las normas de citación

Es importante revisar que no solo los campos obligatorios sean rellenos, algunos campos no obligatorios suelen ser obligatorios para lectores especializados

Insertar citas

• Cuando las fuentes ya han sido

introducidas a la base de datos e

ingresadas al documento, el usuario es

capaz de ingresar citas al documento

mediante la función de “insertar cita”.

• Ademas de insertar la fuente, Word es

capaz de añadir las fuentes a medida

que el usuario ingresa citas. Tambien

puede introducir marcadores de

posición los cuales uno puede editar la

bibliografía a posteriori

• Por último Word es capaz de buscar

bibliografía en internet permitiendo

descargar la referencia de distintas

bases de datos


Aquí se enlistan las fuentes de la lista de referencias del documento

Permite buscar referencias en internet

Permite añadir un marcado de posición para editar la bibliografía mas tarde

Aquí se puede insertar una cita añadiendo paralelamente una nueva fuente

Insertar citas

• De esta forma se añade la cita al texto. Este texto es automático y no se puede editar directamente, para editarlo tiene 3 opciones

▫ Editar cita: que permite detallar las páginas o eliminar elementos como el autor, el año o el título (en el caso que no tenga autor)

▫ Editar fuente: que permite editar la fuente de la base de datos.

▫ Convertir cita en texto estático: convierte la cita de forma que se puede editar manualmente

▫ Por ultimo para mantener la continuidad de la edición la bibliografía se puede actualizar manualmente añadiendo los cambios


Algunas consideraciones y trucos sobre las citas

• Para citar dos o mas fuentes en una misma instancia se selecciona la cita como aparece en la diapositiva anterior y añade una nueva cita dentro de esta, esto se emplea por lo general cuando hay consenso de varios autores sobre la misma idea


Algunas consideraciones y trucos sobre las citas

• Recuerde que aunque sea un proceso automático no escapa de errores. Por ejemplo si como usuario empleará el estandar APA para la bibliografía se recomienda tener cuidado cuando cita una fuente de varios autores. Por normativa cuando se cita este tipo de fuentes se hace con todos los autores la primera vez y de la segunda en adelante se usa la expresión et al. junto al primer autor. Word 2007 no hace esta acepción asi que se sugiere en estos casos editarlo manualmente como texto estático.

Automático Revisado


Introducir bibliografía

Para introducir la bibliografía al documento se presiona el botón de bibliografía en el menú de referencia. El usuario tiene la opción de seleccionar un formato de bibliografía o trabajo citado


Con esto se logrará desplegar la bibliografía automáticamente en el texto

El texto de la bibliografía se compone en el título y las fuentes citadas.El título se puede modificar tanto en contenido como en estilo (fuente, color, alineación, etc).Las fuentes citadas pueden ser modificadas en estilo y contenido (aunque este último no es recomendable). Para modificar el contenido de la bibliografía o se modifica la base de datos o se convierte la bibliografía en texto estático en las opciones.

Recomendaciones de práctica

• Introducir distintas fuentes a la base de datos:▫ Un libro▫ Un artículo de revista▫ Un documento de sitio web▫ Una tesis (informe) o acta de conferencia (memoria)

• Insertar las citas en un documento▫ Completa▫ Solo el año

• Generar y editar una bibliografía▫ Editar el título▫ Justificar el párrafo de la bibliografia elaborada


Inserción de títulos y creación de índices de contenidos


La tabla (o índice) de contenidos

• Además de generar la bibliografía. Microsoft Word 2007 permite crear un índice de contenidos. De este modo es capaz de crear tablas de contenidos orientadas a documentos con un gran número de páginas.

• Esta herramienta funciona de forma conjunta con otros elementos de Word como los estilos rápidos y la numeración de pie de página para un desarrollo mas rápido


Entorno de trabajo

En Word 2007 existen dos elementos asociados a la creación de la tabla de contenidos: Los estilos rápidos y la numeración de páginas.

Los estilos rápidos son configuraciones prediseñadas de texto las cuales el usuario puede seleccionar en la menú de estilos de la barra de inicio.

En el manejo de la tabla de contenidos los estilos de título se entienden como los niveles de la tabla de contenidos. Si se escribe con uno de estos estilos Word reconoce el texto como título de la tabla de contenidos al momento de generarla

Por otro lado la numeración de páginas consiste en añadir en el pie de página la numeración de las páginas del documento. Esto se hace en el menú de Encabezado y Pie de página de la barra Insertar.


El formato de la numeración del pie de página determina automáticamente la página en la tabla de contenidos. Este sistema solo se aplica cuando se inserta el número de página en el documento

Modos de insertar la tabla de contenidos

Modo Automático Modo Manual

• Se utilizan estilos rápidos y numeración de pie de página

• Los niveles y la ubicación de la página se generan y actualizan automáticamente con la edición del documento

• Los elementos del índice se convierten en vínculos a la página (haciendo ctrl+clic sobre el título en el índice se dirige a la página)

• No utiliza estilos rápidos y numeración de pie de página

• Inserta una base para la creación de una tabla de contenidos donde el usuario introduce y actualiza manualmente los contenidos.

• Permite un manejo de la tabla mas simple, flexible e independiente que el modo automático


Tabla de Contenidos: Modo Automático

El modo automático (tabla automática 1 o 2) permite insertar una tabla de texto de forma inmediata con los títulos del documento

Si los títulos no fueron hechos por estilo rápido de Word es posible emplear la función “Agregar texto” del menú el cual convierte el párrafo seleccionado en título de la tabla de contenidos seleccionando el nivel del título (Nivel 1, 2 o 3). Por otro lado la función actualizar tabla mantiene la tabla de contenidos al tanto de los últimos cambios en el documento.


Tabla de Contenidos: Modo Manual

Para añadir una tabla de contenido manualmente se elige la tabla manual de las tablas de contenido

Con esto se añade un esqueleto de tabla de contenidos el cual el usuario puede modificar contenido y páginas de acuerdo a los contenidos de su documento

La mayor desventaja de esta tabla es que dado que se modifica manualmente no añade nuevo contenido de forma automática por lo que la forma mas eficiente de rellenar esta tabla es copiando y pegando los niveles de acuerdo al orden del índice original del documento


Algunas consideraciones y trucos sobre la tabla

de contenidos

• Una forma recomendable para trabajar con la tabla de contenidos sin los estilos rápidos consiste en insertarla al final de la elaboración del documento con la numeración de página correctamente hecha.

• Cuando el documento esté finalizado genere la tabla de contenidos la cual despues de un mensaje de advertencia le indicará que no hay elementos. Luego añade los elementos con el botón “Agregar texto” y seleccionando el nivel correspondiente. El texto cambiará de formato automáticamente a estilo rápido (el cual puede volver a modificar su estilo despues sin alterar la tabla), y al momento de actualizar la tabla aparecerán todos los elementos que se agregaron.


Algunas consideraciones y trucos sobre la tabla

de contenidos

• Si se desea una tabla de contenidos con otras exigencias (mas niveles y otro uso de los estilos rápidos en la tabla) se puede insertar y configurar la tabla de contenido de acuerdo a distintos parámetros (para usuarios avanzados)

▫ Formatos de los títulos

▫ Número de Niveles a mostrar

▫ Seleccionar el carácter de relleno (puntos o lineas)

▫ Configuración de fuente y tamaño de cada nivel de la tabla.

▫ Selección del estilo rápido asociado al nivel de la tabla.



• Generar una tabla de contenidos▫ Una en modo automático (con estilos y numeración)▫ Una en modo manual (sin estilos ni numeración)▫ Una en modo recomendado (sin estilos y con

numeración)

• Generar tablas de contenido personalizadas▫ Generar una tabla de 5 niveles de título.▫ Generar una tabla con lineas como caracter de relleno.▫ Generar una tabla con letra Arial Black (Nivel 1) y

Calibri (Nivel 2)


Inserción de títulos en elementos gráficos (figuras, tablas o ilustraciones) y creación de tabla (o índice) de elementos


Los elementos gráficos

• En Word 2007, los elementos gráficos (figuras, tablas, ilustraciones y ecuaciones) tambien son elementos que se pueden referenciar dentro de un documento (Referencia cruzada) y en base a ello se pueden generar tablas o índices de elementos gráficos que indiquen la página donde se encuentran los distintos elementos (insertar tabla de ilustraciones).

• Esto se puede realizar insertando títulos en los distintos elementos (Insertar título)


Insertar títulos

El elemento principal para organizar los elementos gráficos dentro del documento corresponde a los títulos de los elementos, los cuales llevan internamente la numeración de cada elemento ingresado.

Para insertar un título solo basta seleccionar el elemento gráfico y usar el botón “insertar título”.

De forma análoga se puede insertar el título como opción haciendo clic secundario sobre el elemento

Título: Está configurado por el rótulo (el tipo de elemento gráfico) y la numeración (la cual es automática y se utiliza para la tabla de ilustraciones). De forma adicional el usuario puede añadir contenido al título pero no borrar el rótulo y la numeración

Rótulo y Posición: Le permite al usuario definir el tipo de elemento gráfico a titular (predeterminado o personalizado) y si se quiere ubicar sobre o debajo del elemento

El usuario es capaz de crear rótulos personalizados o eliminarlos de acuerdo a su conveniencia


Referencia cruzada

Mediante el botón de referencia cruzada el usuario puede ingresar automáticamente la referencia a un elemento gráfico

Con esta herramienta el usuario es capaz de elegir el tipo de elemento gráfico…

…la configuración del texto de la referencia cruzada…

… y al elemento gráfico del documento sobre el cual genera la referencia.

La herramienta denomina “epígrafe” al título. Recuerde que el título consiste en rótulo, número y texto.

Estructura del título: Rótulo, número y texto

Referencia cruzada solo con rótulo y número


Insertar tabla o índice de elementos gráficos

Para crear el índice una vez incluidos todos los títulos en el documento se emplea la opción Insertar tabla de ilustraciones

Con esta herramienta el usuario es capaz de crear una tabla para cada tipo de elemento el cual se puede configurar con la opción Etiqueta de título. Existen varias opciones que se pueden probar de acuerdo a los intereses del usuario los cuales se irán visualizando en la vista preliminar.

El resultado corresponde a un índice automático de elementos gráficos


Algunas consideraciones y trucos sobre los títulos

y la tabla de ilustraciones

• Una función para ahorrar tiempo (aunque debe manejarse con cuidado) es el autotítulo el cual automatiza la generación del título de forma que al insertar la imagen el título se genere solo. Esto funciona programando el título según el formato del elemento a insertar.


Algunas consideraciones y trucos sobre los títulos

y la tabla de ilustraciones

• Como se puede observar el único elemento que introduce es la tabla por lo que carece de título

• Es una tabla dinámica asi que para añadir mas elementos a la tabla simplemente hay que añadir mas títulos y actualizar la tabla

• Solo se puede crear una tabla para cada tipo de elemento



• Insertar títulos a todos los elementos gráficos de un documento diferenciando figuras, ecuaciones y tablas

• Generar referencias cruzadas para cada elemento en el documento utilizando distintas estructuras▫ Solo el rótulo y el número▫ Solo el texto del epígrafe▫ Ubicación relativa (mas arriba o mas abajo)

• Generar una tabla de ilustraciones para cada elemento gráfico


Desafíos para el usuario

• Explorar los otros elementos de la barra de referencias▫ Índices (Indice de palabras clave)▫ Tablas de autoridades▫ Notas al pie de página

• Introducir los elementos aprendidos en un documento regular.

• Crear formatos personalizados de bibliografía y tablas de contenidos con la opción Guardar selección en galería de…


Para dudas, consultas, reclamos o felicitaciones…

Envie un mail a [email protected]

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