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Exposición sobre el manejo de reuniones
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MANEJO DE REUNIONESSandra Ximena Quitian Arrigui
Febrero - 2009
AGENDA
Introducción
Tema central: ¿Qué es? Clasificación Etapas:
El antes Durante Después
Conclusiones
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INTRODUCCIÓN
Las reuniones son parte del día a día de las organizaciones de hoy. Se usan para analizar problemas, tomar decisiones, lograr compromiso de equipos de trabajo, desarrollar proyectos pero como lo mencionan muchos ejecutivos también para "ocuparse cuando no hay claridad de las prioridades del día" .
La manera en que se llevan a cabo las reuniones en una empresa, son el reflejo de su Cultura Organizacional.
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¿QUÉ ES?
La Reunión es una actividad legítima que resulta insustituible para el logro de objetivos donde la inteligencia colectiva, la necesidad de cooperación, el comprometimiento con la ejecución, el surgimiento de ideas o el intercambio de conocimientos sean factores fundamentales.
Se podría definir una reunión de trabajo como un grupo de personas que piensan juntas para conseguir un fin. Los 4 principales motivos por los que nos reunimos son: discutir, decidir, informar o destruir (e incluso manipular)
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (1/6)
Reuniones para informar:
Objetivo: Enterar de algo a un grupo de personas Aplicaciones: Dar a conocer una decisión tomada,
responder a inquietudes recibidas de varias fuentes cuya respuesta pudiera ser de interés común, dar instrucciones para la realización de una tarea, combatir un rumor, informar nuevos procedimientos, etc.
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (2/6)
Reuniones para informarse:
Objetivo: Obtener información o ideas de un grupo Aplicaciones: Muy amplias. Buscar criterios sobre
un proyecto o una decisión no aplicada aún, captar estado de ánimo o sentimientos de un grupo, obtener un fondo amplio de ideas con respecto a un asunto, hallar factores a tomar en cuenta para la solución de un problema, etc.
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (3/6)
Reuniones para debate público:
Objetivo: Someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.
Aplicaciones: Todos aquellos casos donde prima un enfoque parlamentario tales como congresos, asambleas, plenos, claustros, etc.
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (4/6)
Reuniones para desarrollo del personal:
Objetivo: Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis.
Aplicaciones: Entrenamiento de dirigentes y profesionales
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (5/6)
Reuniones para solucionar un problema:
Objetivo: Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solución
Aplicaciones: Establecimiento de políticas, instrumentación de decisiones, aumentos de productividad, medidas a tomar frente a emergencias, elevación de la calidad de los servicios, selección entre opciones y en general todos aquellos asuntos que su complejidad, incertidumbre, posibles consecuencias, oposición o limitaciones demandan un estudio a fondo en colectivo.
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CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES (6/6)
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Reuniones comerciales
Reuniones de control
Reuniones políticas
Reuniones de diseño
ETAPAS: “EL ANTES”
Trate de evitarla a toda costa!!! Es "antes" cuando usted decide si da la
reunión o no, como va a darla, que condiciones va a crear para ello y cuando y donde se va a realizar. Buena parte del desenvolvimiento eficiente de la reunión depende de esta fase.
Tenga en cuenta: Objetivo: Es el centro y la razón de ser de toda
reunión y el criterio para medir su éxito. Tipo de reunión Número y calidad de participantes Material y locación Implicados
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Voluntad de trabajar con el grupo Momento Preparación
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ETAPAS: “DURANTE”
Si la va hacer, hágala bien!!! Trate siempre de llevar un método Otorgue jerarquía al tiempo Ajuste la técnica a las circunstancias Desconfíe de la minimización Evite que “Estrechen” los problemas Negocie los conflictos Sintonícese con la personalidad del grupo
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La mente humana es frágil, registre, anote, escriba, grabe, vea usted el como, pero no deje de hacerlo.
ETAPAS: “DESPUÉS”
Si la hizo, no la pierda al final!!! Recapitule Asegure la base de trabajo Defina bien las condiciones Estudie la mejor manera de hacer el cambio Haga seguimiento Evalué
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CONCLUSIÓN Las reuniones se han convertido en una
actividad diaria y creciente en el trabajo de los profesionales de hoy en día. Sin embargo muchos lideres empresariales no dan importancia a este tema y no tienen interés en modificar sus hábitos improductivos.
La forma de operación se "aprende" con solo participar en una Reunión utilizando estas herramientas y se disemina rápidamente por toda la empresa
Mejorando su propio nivel de manejo de reuniones mediante el aprendizaje de habilidades y técnicas, usted mejorara las capacidades de la organización en general
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PREGUNTAS???
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