Liderazgo Personal en Manejo del Estrés (ansiedad) y del Tiempo

• Administración del Estrés (ansiedad).• Administración de las Prioridades en el

Tiempo.• Por Bernardo José Lara Carrero, • Facilitador Juan Francia• Inspirado en varios autores, J. Ivancevich y C. Matteson, S.

Covey, H. Weisinger. T. Buzan.• Agradezco la colaboración de Gustavo Pineda en el arte

gráfico de algunas transparencias de Administración de lasprioridades en el tiempo.

Habilidad de manejo del Estrés

• ¿Creemos que el manejo inteligente de la ansiedad es una habilidad gerencial crucial para el éxito?

• ¿Cuándo es lícito y conveniente tener estrés y /o ansiedad: cuál es el grado de estrés adecuado para ser productivos con sabiduría?

• ¿Cómo es conveniente manejar la ansiedad (el estrés) para reducirlo al grado deseable?

El Estrés, Conceptos y Aplicaciones :

¿Cuál es su habilidad de manejar el estrés?

1- ¿Cuál es el concepto de Estrés? Un modelo para su comprensión sistémica integral.

2- ¿ Hace falta la habilidad del gerente en manejar el estrés? Efectos positivos y negativos del estrés según su

intensidad

3- ¿ En qué consiste esta habilidad? A nivel personal y a nivel gerencial.a) ¿Cómo fomentar el estrés positivo o moderado?b)¿Cómo gerenciar el estrés negativo o excesivo?

EstrésEs una condición dinámica en la cual el individuo es con-frontado con una oportunidad, restricción, relacionadacon lo que él o ella desean y por lo cual, los resultadosson percibidos ya sea inciertos e importantes.

Es estrés es asociado con restricciones y demandas:

Restricciones: Fuerzas que previenen al individuo dealcanzar o hacer lo que desea.

Demandas: Pérdida o carencia de algo deseado.

•Un Modelo de Interpretación Sistémica : (Ivancevich)

Fuentes Potenciales: Factores Ambientales- incertidumbre económica, política, tecnológica.

Factores Organizacionales:- Demandas de la Tarea(diseño).- Demandas del Rol (ambigue-

dad, conflictos de expectativas).- Demandas interpersonales.- Estructura Organizacional- Liderazgo Organizacional

(estilos muy autoritarios,)- Estadio de vida organizacional.

Estrésvivido

DiferenciasIndividuales:* Percepción* Experiencia

laboral*Apoyo social*Locus de control* Hostilidad/rabiay desconfianza.

Fisiológicas:-Presión arterial.-Dolor de cabeza-Ataques coronarios

Psicológicas:-Insatisfacción-Tensión, ansiedad,irritabilidad,-Aburrimiento.-Postergamiento

Conductuales:-Productividad-Movimientos nerviosos-Alcoholismo-Tabaquismo-Otras adicciones.

Consecuencias:FactoresConductuales ydemográficos.

FUERZAS A FAVOR (IMPULSORAS) Y EN CONTRA(RESTRICTIVAS) DEL CAMBIO HACIA

UNA SITUACIÓN DE ALTO ESTRESMetas muy ambiciosas Metas retos realistas

Escasez de recursos Recursos ponderados

Personalidad tipo A Personalidad Tipo B

Exceso de agresividad Elasticidad:

Hábitos erróneos alimenticios, Hábitos sanos alimenticios,Sedentarismo Ejercicios físicos mentales

Tamaño= 10 7.5 5 2.5 2.5 5 7.5 10

Situación nivel actual Alto nivel Estrés

Estresores GrupalesLas caracteristicas de los grupos que son

estresores:• deficientes relaciones humanas caracterizada por

baja confianza, bajo nivel de apoyo, poco interés en escuchar y resolver los problemas sentidos por un empleado.

• La desconfianza con la persona con la cual unotrabaja lleva a una alta ambiguedad del rol, lo que lleva a una comunicación inadecuada y la bajasatisfacción en el trabajo.

• Conflicto de roles: entre lo que espera su jefe de usted y lo que esperan sus compañeros de trabajo.

Gerenciacion Individual:• La autogestión del yo en el tiempo.

Prioridad a lo importante no urgente, selecionar elmomento del día mas productivo para hacer las cosasmás importantes, llevar agendas mensual y semanalorientadas a la planificación estratégica de su vida.

El trabajar la personalidad:cambiar creencias de modelos mentales como porej.“apurate, no tienes el tiempo necesario para logrartus metas” (personalidad tipo A, caracter agresivo,hostil y desconfiado)

• Dieta / Ejercicio físico no competitivo para ponerse atono. Tecnicas de relajación, meditación,autohipnosis, hipnosis.

Gerenciando El Estrés

Inteligencia Emocional en el manejo del EstrésSe ha comprobado que hay una relación positiva entreel Estrés en el trabajo y enfermedades :-la gripe (se produce usualmente por problemas afectivos o contaminaciónambiental),- el cancer (Se produce a menudo como consecuencias de descuido en la alimentación y represión del dolor. En un estudio de pacientes de cancer de colon, los que habían tenido un deterioro de sus condiciones laborales en los últimos 10 años eran 5 veces más propensos a contraer cancer que otrosque no tenían ese deterioro en sus trabajos (D. Goleman,l995)- el ataque al miocardio (la grasa en las venas coronarias se acumula pues la tensión psicosomática disminuye el sistema de limpieza).En especial hay trabajos donde los riezgos para la saludaumentan donde el desempeño exije un esfuerzo y una eficaciaextremos sin que el sujeto tenga la menor posibilidad de con-trolar las condicones de tabajo. Por ej. conductores de buses con alto índicede hipertensión arterial.

El estrés: La ansiedad desproporcionada e inoportuna

•El costo médico de la depresión y el manejo inadecuado del

estrés es altísimo.

•Los beneficios clínicos de los sentimientos positivos: 75%

de enfermedades son psicosomáticos.

•Con la ayuda de mis amigos: el valor clínico de las

relaciones interpersonales. El poder curativo del apoyo

emocional se ha comprobado.

El control de la Ansiedad• Detectar e identificar

cambios de ansiedad:• Los incrementos del ritmo

cardíaco, la presión arterial, el ritmo de respiración, la intensidad de sudoración son señales de cambios fisiológicos. pueden estar asociados con diversas emociones, el primer paso es tomar conciencia de que estamos ansiosos.

Preparar Afirmaciones Positivas modelo

• 1. Anotemos las situaciones emocionalmente de gran estrés. por ej. “Entrega de un producto o un reporte en 48 horas.”

• 2. Consideremos las emociones que cada una puede provocar: miedo, ansiedad, verguenza,… enojo.

• 3. Anotemos emociones en forma optimista para que podamos ayudarnos a manejar de forma eficaz las emociones en estos casos.

Ej. “Quiero lograr resultados con los pocos recursos que tengo, esto me provoca ansiedad..., y analizo cómo usar mis recursos más eficientemente, anticipando causas de posibles problemas…”

(estoy logrando usar la ansiedad para la previsión)

Proceso de respuesta ante el miedo

• La ansiedad es miedo generalizado.• Ante una mala noticia de una queja por parte de

un cliente, no logramos una meta, o existe un problema o conflicto podemos notar cambios fisiológicos de elevación de nuestro nivel de ansiedad.Esto es un aviso digno de ser tomado en cuenta.

• En la prehistoria pudo ser un mecanismo de defensa necesario para la sobrevivencia: la circulación de sangre hacia los músculos de los brazos y piernas permitía defendernos del ataque al agresor (tigre, emigos...). Ya no es necesario tanto la defensa física sino la verbal.

¿Qué hacer para manejar la ansiedad (el miedo)?

• La decisión de modificar la respuesta “espontánea” de huir o luchar con impulsividad es importante tomarla al comienzo.

• Nuestra respiración se acelera para que el oxígeno nos permita funcionar a las células, en defensa personal en situaciones de vida o muerte, estas respuestas son útiles...

• Hoy en día la mayor parte de los problemas los resolvemos con el uso adecuado del cerebro y de la comunicación.

• V.Satir (l985) recomienda transformar el miedo en cautela, precaución y previsión

¿Quien tiene miedoDe la vejez?

Toma previsiones..

Uso de la relajación para disminuir la ansiedad

• Una vez detectadas las señales de ansiedad., hay que disminuir los niveles principalmente por la relajación.

• Al relajarnos moderamos la actividad de la respiración y el bombeo de sangre, devolviendo nuestro cuerpo a su estado normal. a su vez eso retarda y suaviza nuestra respuesta emocional, ganando tiempo para optar por la acción más aconsejable.

Técnicas de Relajación• Las técnicas de relajación se estan usando

para aliviar sintomas de enfermedadescrónicas:cardiovasuclaes, ciertos tipos de diábetes, la artritis, el asma los desór denesgastrointestinales y el dolor crónico.

• El aprendizaje de la relajación permitecontrolar sus sensaciones y evitarempeoramiento de su condición debido al estrés y la angustia emocional.

• La relajación es más efectiva cuando hay pazprofunda del espíritu y la persona siente el amor incondicional. Es decir, cada persona siente su valor incondicional aunque se equivoque.

Los individuos en la organización

• Los individuos tienen necesidades que necesitan satisfacer en la organización.

• Las diferencias individuales claves como características de personalidad influyen en la efectividad y el manejo del estrés:

• Las 5 grandes: Extroversión vs Introversión. Agradabilidad. Escrupulosidad, Apertura a la experiencia (manejo de la incertidumbre). La estabilidad emocional.• Locus de control: internalidad (autocontrol) o

externalidad (le doy el control al ambiente)• Baja o alta Autoconfianza/ autoeficacia.• Estilos de resolución de problemas y creatividad.

Los 5 Grandes Factores de personalidad

• La extroversión versus la introversión: compartir sus sentimientos versus guardárselos.

• La estabilidad emocional: alta es tendencia a experimentar estados emocionales positivos y a controlar efectivamente los que disminuyen la productividad: como la ansiedad y el enojo.

• La agradabilidad: bueno en relaciones sociales.• La escrupulosidad (integridad): todo acabarlo con

perfección y oportunidad.• La apertura a la experiencia: grado de apertura a

los riesgos, manejo de la incertidumbre y los cambios.

Locus de control y autoconfianza en el trabajo

• Los internos tienden a ser más confiables, pues asumen responsabilidad por su conducta.

• Los externos atribuyen sus fracasos al ambiente externo la mala suerte.. y se atribuyen el éxito.

• Los internos manejan mejor el estrés.

• La autoconfianza en el trabajo, la llaman autoeficacia.

• Consiste en la seguridad con la cual una persona hace una tarea.

• Puede variar por las tareas. Hay personas que han aprendido a tener baja autoeficacia. Estas sufren más estrés.

Manejo Resolución de Problemas y la Creatividad

• Los individuos creativos se desprenden de los pensamientos ligados a hábitos y generan ideas novedosas y útiles.

• Hay algo de innato en la alta capacidad de creatividad. También se desarrolla con ejercicios.

• El desarrollo del hemisferio derecho sobre el izquierdo está ligado a ser creativo.

• El ambiente permisivo con los errores queriendo mejorar apoya a un incremento de creatividad e innovación.

• El refuerzo organizacional y la capacitación puede aumentar la creatividad individual y grupal.

• En la resolución de problemas humanos como el estrés es necesario usar métodos creativos.

Primero lo primero:Estableciendo prioridades y usando efectivamente el

yo en el tiempoEnfoque de S. CoveyEnriquecido con la

Programación Neuro-Linguística (PNL) y la Diagramación Mental.

Los valores de los países desarrollados con respecto al tiempo

• El tiempo significa dinero.• El llegar a tiempo una

persona a un compromiso es señal de integridad, cumplió su palabra. De responsabilidad, de respeto a los otros.

• A veces el tiempo tipo cronos (el del reloj) domina sobre el kairos (oportunidad para vivir).

PRIMERO LO PRIMEROPRIMERO LO PRIMEROLA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO PARA EL LIDERAZGO PERSONADEL TIEMPO PARA EL LIDERAZGO PERSONALL

1

22

33

44

55

66

Conectar con la misiónConectar con la misión

EvaluarEvaluar Revisar losRevisar losrolesroles

IdentificarIdentificarlas metaslas metas

Organizar semanalmenteOrganizar semanalmente

Ejercitar Ejercitar integridadintegridad

El proceso de seis pasosEl proceso de seis pasos

La misión de la Vida• Preguntese de que

estaría contento al final de su vida?

• Si le dieran una placa de reconocimiento al final de su vida laboral (65 años).

• ¿Cuál sería el conjunto de logros que quiere usted que diga esa placa?

A____Por sus Logros en ________

Responda estas preguntas:• ¿Qué puede hacer usted, que no esté

haciendo ahora y que, si lo hicieraregularmente, representaría unatremenda diferencia positiva en suvida?

• ¿Qué produciría resultados similaresen su vida profesional o en suempresa?

Respuestas más comunes

• Mejora de la comunicación con los demás y nuestros seres cercanos

• Una mejor preparación intelectual• Una mejor planificación y organización• Cuidado de la propia persona• Aprovechamiento de nuevas

oportunidades• Desarrollo personal

LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE

• La voluntad independiente hace posible la autoadministración efectiva.

• La voluntad independiente es la capacidad para tomar decisiones y elegir, para después actuar en consecuencia

• El grado en que hemos desarrollado nuestra voluntad independiente en la vida cotidiana se mide por nuestra integridad personal, y la integridad es el valor que nos damos a nosotros mismos, es el respeto que nos tenemos a nosotros mismos

GENERACIONES EN LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• Esencia de la administración del tiempo: Organizar y ejecutar según prioridades.

• Las tres generaciones son:a) Notas y listas de tareasb) Agendas c) Priorizar, clarificar valores, se centra en la

eficiencia

CUARTA GENERACIÓNCUARTA GENERACIÓN• El desafío no consiste

en administrar el tiempo sino en administrarnos a nosotros mismos.

• En lugar de centrarse en cosas y tiempo se centra en preservar y realzar las relaciones, y en la efectividad : en alcanzar resultado con eficacia con eficiencia.

Principios, Paradigmas y Procesos

Un Principio BásicoLa efectividad requiere equilibrar relaciones importantes, rolesy actividades.

Paradigmas Clave• “Las cosas que importan más, nunca deben estar a la

merced de las cosas que importan menos”• “Mejoraré mi Balance Producción/Capacidad de

Producción dentro de mi Círculo de Influencia”• “Me concentraré en lo importante en vez de lo urgente.”

• “Cumpliré mi misión actuando sobre las metas importantesen mis roles clave.”

Procesos Clave

• Enfocarse en lo verdaderamente importante y decir no a lo no importante.

• Enfocarse en las actividades de cuadrante II.

• Planee semanalmente e implante diariamente basado en su misión, roles, metas y prioridades.

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOMATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ICrisisProblemas acuciantesProyectos con fechas de vencimiento, reuniones y preparaciones

IIPreparaciónPrevenciónClarificación de valoresPlanificaciónCrear y mantener relacionesVerdadera recreaciónCatalizar el poden interior

IIIInterrupciones, llamadas telefónicaCorrespondencia, informesReunionesMuchos asuntos inmediatosMuchas actividades populares

IVTrivialidades, ajetreoCorrespondencia publicitariaAlgunas llamadas telefónicasActividades de escapePérdidas de tiempo

Urgente No Urgente

Impo

rtan

teN

oim

port

ante

CUADRANTE II RESULTADOS

• Estrés•Agotamiento•Administración de crisis•Siempre apagando incendios

II

III

IV

CUADRANTE IIII II

IVIII RESULTADOS

• Concentración en los plazos cortos•Administración de crisis•Atento a la reputación•Considera que las metas y planes no valen la pena•Se siente impotente, excluido del control•Relaciones muy frágiles o rotas

CUADRANTE III Y IVI II

III IV

RESULTADOS

• Total irresponsabilidad• Despido de los empleados• Dependiendo de otros•Gobernado por apremios básicos

CUADRANTE IICUADRANTE II

I II

RESULTADOS• Visión, perspectiva• Equilibrio• Disciplina• Control• Crisis mínima

UN ORGANIZADOR DEL UN ORGANIZADOR DEL CUADRANTE IICUADRANTE II

• Coherencia: Armonía, unidad e integridad entre visión y misión, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina.

• Equilibrio: en todos sus roles, en todas sus metas.• Centrarse en el cuadrante II: base semanal• Una dimensión humana: se puede pensar en

eficiencia para tratar el tiempo, pero también en efectividad en el trato con las personas

• Flexibilidad• Debe ser portátil

La organización del cuadrante II implica cuatro actividades claves:

• Identificación de roles• Selección de metas• Programación

temporal• Adaptación diaria

Otras Prioridades Otras Prioridades Otras Prioridades Otras Prioridades Otras Prioridades Otras Prioridades Prioridades

Diariamente: Ejercicio de la integridad en el momento de elegir la acción5

Recordatorios Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Rol No.5

Rol No.6

Rol No.7

Afilando el cuchillo

Rol No.1

Rol No.2

Rol No.3

Rol No.4

Roles Metas

Revisión de roles2Conexión con la misión1 Identificación de metas3 Organización semanal4 Evaluar6

7

8

9

10

11

12

13

1415

16

17

18

19

20

21

Plan para Usar el Tiempo en el Cuadrante II

Domingo: Prioridad Mañana Tarde

• Una planificación previa de cinco minutos puede ahorrarle varias horas desperdiciadas

Planee

• Al decidir cuanto tiempo debe asignar a una tarea, recuerde que a menudo las cosas se prolongan más de los previsto.

Sea Realista

• Sea consciente que en cierta parte del día actúa con mayor efectividad que en otra. Reserve las tareas más difíciles para esos momentos.

Conózcase a sí mismo

• Complete la tarea en que trabaja antes de pasar a la siguiente.

Culmine la tarea

RECOMENDACIONES PARA LA GESTIÓN DEL RECOMENDACIONES PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPOTIEMPO

• Archive lo que vaya a necesitar de nuevo (papel o electrónica) y descarte los demás.

Organícese

• Mantenga ordenado su espacio de trabajo para poder encontrar todo rápidamente

Orden

• No olvide reservarse tiempo para usted. Disponga algo en su lugar de trabajo de trabajo que le recuerde a su familia, amigos o hobbies.

Tiempo para mí

Ejercicio

Modelo de Agenda Plan del Líder

Roles/Meta (prioridad) Necesito Cooperaciónde.. o recursos

FechasInicio Revis.

(Prioridades: A (urgente e importante ; B. Importante no urgent C. Conveniente, ciertaurgencia

Modelo de Agenda Plan de un Líder (ejemplo)

Roles/Meta(prioridad) • Necesito Coopera-ción de.. o recursos

Fechas 2010Inicio Revis.

(Prioridades: A (urgente e importante ; B. Importante no urgent C. Conveniente, ciertaurgencia

1. JEFE:Lograr reuniónefectiva del departamento (B)

2. Profesor: Preparar y darUnidad # 3 de Dinámicas (A)

3. Padre: llevar hijo al medico para control.(A)

4. Esposo: Invitar a cenar a Miriam. (B)

5. Padre: alquilar video (C)

10-03 15-03

11-03 28-03

19-03 19-03

16-03 17-03

18-03 19-03 Ir con mi hijo.

Reunirme con Juanpara preparar agenda de la reunión.Leer el Libro de X.Hacer transparencias.

Echarle gasolina alAutomóvil.

Reservar puesto en Restaurant.

Metas/accionesprioritarias en período____

Agenda usando la Diagramación Mental

Rol/Meta #1:Cuando:Con: Rol/Meta #2:

Cuando:Con:

Rol/Meta 3:Cuando:Con:

Rol/Meta 4:Cuando:Con:

Rol/Meta 5:Cuando:Con:

Rol/Meta 6:Cuando:Con:

Nota: Lo importante es lograr el balance y la sinergia entre todos los roles,Administrando las prioridades de acuerdo con la misión y los valores.