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1

IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN

Universidad Politécnica de Baja California

UPBC

Organismo Público Descentralizado

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

Unidad responsable de su elaboración: Secretaría Administrativa

Ejemplares Impresos: 10

Mexicali, Baja California; 17 de Enero de 2012.

2

ÍÍNNDDIICCEE

PPáággiinnaa

Introducción ………………………………………………………………………………………. 4

Listado de Procedimientos……………………………………………………………………. 5

Procedimientos de la Secretaría Académica

I. Procedimientos de la Unidad de Gestión Escolar

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso..…. 9

Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso………………… 23

Procedimiento para inscripción de alumnos….………………………………. 31

Procedimiento para la asignación de número de control a alumnos... 39

Procedimiento para reinscripción de alumnos……………………………….. 45

Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago………………. 53

Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio………….. 61

II. Procedimientos de la Unidad de Soporte Técnico

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo…………………………………………………………………………………….

70

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de comunicaciones y telecomunicaciones…………………………………………..

78

Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software…… 86

Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de cómputo…………………………………………………………………………………….

95

Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo…….. 104

Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos…………. 112

Procedimientos de la Secretaría Administrativa

I. Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal administrativo y académico de tiempo completo……………….

122

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura………………………………………………

133

Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal…………………………………………………………………………………….

145

Procedimiento para el control de asistencia…………………………..……… 154

3

II. Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios…………………. 163

Procedimiento para la contratación de servicios profesionales………… 173

Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes muebles…………………………………………………………………………………….

183

III. Procedimientos del Departamento de Finanzas

Procedimientos de registros contables:

a) registro de pólizas de ingresos…………………………………………….. 191

b) registro de pólizas de egresos…………………………………………………………… 199

c) cierre mensual…………………………………………………………………………………. 207

Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria………… 213

Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual…… 221

a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual…………………………… 227

Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual………………. 233

a) Seguimiento mensual del Presupuesto……………………………………………….. 239

Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores……………. 245

Procedimiento para la elaboración de pago de nómina:

a) Personal administrativo y académico de tiempo completo……………………. 254

b) Personal académico por asignatura……………………………………………………. 260

Procedimiento para la elaboración de pago de obligaciones fiscales… 266

Disposiciones Complementarias…………………………………………………............. 272

4

IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN El presente manual de procedimientos de la Universidad Politécnica de Baja California, se realizó con la finalidad de integrar formalmente y difundir las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de cada una de las áreas que comprende este Organismo Descentralizado de Gobierno del Estado. La metodología empleada para la elaboración de este manual, fue la participación directa del personal, quienes con detalle y precisión describieron las actividades que realizan dentro del ejercicio de sus funciones. Enseguida se realizó un ejercicio participativo que involucró a todo el personal de las distintas áreas de las dos Secretarías, para que de manera conjunta se corroborara la información contenida en el proyecto de manual de procedimientos y se emitiera el visto bueno. Enfatizando en lo esencial que resulta el desarrollo óptimo de las actividades que implican las funciones inherentes a cada puesto, lo cual contribuye al cumplimiento del objeto para el cual fue creado esta institución, en este manual se han incorporado los principales procedimientos de trabajo de las áreas administrativas y académicas, así como su relación con las demás dependencias que integran el Gobierno Estatal. En virtud de lo anterior, la colaboración del personal que integra este Organismo, para el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este manual, se traducirá en una forma de trabajo más coordinada y clara, dando como resultado final una metodología de trabajo eficaz y ágil, que no se limitará solamente a la consecución de los objetivos organizacionales, sino que además permitirá la elevación constante de los niveles de calidad y la renovación constante de la estructura organizacional. Cabe señalar que por la naturaleza de la información contenida en este manual, no se puede dar el carácter de permanente a la metodología de los procedimientos descritos en el mismo, sino que requiere actualizaciones periódicas constantes en concordancia con la evolución de la Universidad. Entonces, podemos afirmar que, “el manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica los pasos u operaciones que se deben llevar a cabo para que se cumplan adecuadamente las funciones que se realizan dentro de una Institución”.

5

LLIISSTTAADDOO DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

SECRETARÍA ACADÉMICA

I. Unidad de Gestión Escolar

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso Procedimiento para inscripción de alumnos Procedimiento para la asignación de números de control a alumnos Procedimiento para reinscripción de alumnos

Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio

II. Unidad de Soporte Técnico

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

Procedimiento para el mantenimiento del sistema de comunicaciones y telecomunicaciones

Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

I. Departamento de Recursos Humanos

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal administrativo y académico de tiempo completo

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura

Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal

Procedimiento para el control de asistencia

II. Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento para la Adquisición de bienes y servicios Procedimiento para la Contratación de servicios profesionales Procedimiento de registro de inventarios y resguardo de bienes

muebles

6

III. Departamento de Finanzas

Procedimientos de registros contables: a) registro de pólizas de ingresos b) registro de pólizas de egresos c) cierre mensual

Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual

a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual

Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual a) Seguimiento mensual del presupuesto

Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores Procedimiento para la elaboración de pago de nómina:

a) Personal administrativo y académico de tiempo completo b) Personal académico por asignatura

Procedimiento para la elaboración de pago de obligaciones fiscales

7

PROCEDIMIENTOS DE LA


8


UNIDAD DE

GESTIÓN ESCOLAR

9

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE BAJA CALIFORNIA

PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso

RESPONSABLE:

Unidad de Gestión Escolar

10

SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de Gestión Escolar


Contenido:

I. Objetivo y Partes que intervienen

II. Políticas de operación

III. Descripción del Procedimiento

IV. Diagrama de flujo

V. Formatos

11

I. Objetivo y partes que intervienen



Objetivo:

Lograr el registro de los aspirantes a ingresar a alguna de las carreras impartidas por la UPBC, así como la integración correcta y completa del expediente respectivo.

Partes que intervienen:

Aspirante Unidad de Gestión Escolar Institución bancaria Departamento de Finanzas

12

II. Políticas de Operación



Políticas de Operación:

La información relativa a los períodos habilitados para la entrega de fichas para examen de admisión a los aspirantes a ingresar a alguna de las carreras impartidas por la UPBC serán difundidas a través de los medios de comunicación.

Los aspirantes deberán efectuar el pago por derecho a examen de ingreso, debiendo realizar el depósito correspondiente en la institución bancaria señalada para tal efecto por la Unidad de Gestión Escolar a través de la convocatoria.

El aspirante entrega al Departamento de Finanzas el comprobante de

pago respectivo

Los aspirantes, deberán entregar los documentos requeridos para el efecto en original y dos copias fotostáticas.

13

III. Descriptivo del Procedimiento


Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso

No. De

actividad Puesto o Unidad Administrativa

Descripción de la actividad

1 Aspirante Solicita la información relativa a la entrega de fichas para

examen. 2 Unidad de Gestión Escolar Entrega formato con la información requerida para la

entrega de fichas.

3 Aspirante Recibe el formato con la información requerida. 4 Aspirante Efectúa el pago por derecho a examen en la institución

bancaria correspondiente y entrega el comprobante al Departamento de Finanzas.

5 Aspirante Entrega los requisitos descritos en el formato a la Unidad de Gestión Escolar.

6 Unidad de Gestión Escolar Recibe los documentos y llena el Formato de Recepción de

Documentos y el Formato de Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) con los datos del aspirante,

coloca foto, sella y firma los mismos. 7 Unidad de Gestión Escolar Desprende los originales del Formato de Recepción de

Documentos y del Formato de Examen Nacional de Ingreso

a la Educación Superior (Ceneval). 8 Unidad de Gestión Escolar Entrega al aspirante Cuestionario de Ceneval

9 Unidad de Gestión Escolar Desprende la parte inferior del Formato de Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval), sella y anota

día de examen, lugar y hora. 10 Unidad de Gestión Escolar Engrapa los originales de los formatos de Recepción de

Documentos y de Examen Nacional de Ingreso a la

Educación Superior (Ceneval) y la parte Inferior del mismo. 11 Unidad de Gestión Escolar Entrega los originales del formato al aspirante incluyendo la

guía de estudio. 12 Unidad de Gestión Escolar Integra el expediente en el fólder y coloca número de ficha

en la ceja del fólder.

Elaboró Revisó Autorizó

14

IV. Diagrama de Flujo



Aspirante Unidad de Gestión Escolar

Aspirante Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Solicita información

relativa a la entrega de

fichas para examen.

Entrega formato con la

información requerida

para la entrega de

fichas

Efectúa el pago por derecho a

examen y entrega los

requisitos descritos en el

formato al Departamento de

Gestión Escolar y la ficha de

pago al Departamento de

Finanzas.

FIN

Recibe los documentos y

llena el Formato de

Recepción de Documentos y

el Formato de Examen

Ceneval , con los datos del

aspirante, pega foto y sella y

firma los mismos.

Desprende los

originales del Formato

de recepción de

Documentos y del

Formato de Examen de

Ingreso a la Educación

Superior (Ceneval)

Recibe formato con la

información requerida.

Desprende la parte inferior

del Formato de Examen de

Ingreso a la Educación

Superior (Ceneval), sella y

anota día de examen, lugar y

hora.

Entrega al aspirante

Cuestionario de

Ceneval.

Engrapa los originales de los

formatos de Recepción de

Documentos y de Examen

Nacional de Ingreso a la

Educación Superior (Ceneval) y

la parte inferior del mismo.

Entrega los originales

del formato al

aspirante, incluyendo

la guía de estudio.

Integra el expediente

en el fólder y coloca el

número de ficha en la

ceja del fólder.

0

0

0

0

15

V. Formatos

1. Formato de Recepción de Documentos

2. Formato de Ficha para Examen

3. Formato de Examen de Ingreso Nivel Superior ( CENEVAL)

16


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso

RESPONSABLE:


17



Contenido:





V. Formatos

18




Objetivo:

Evaluar al aspirante a ingresar a alguna de las carreras que imparte la UPBC, mediante la aplicación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) para obtener elementos que permiten validar sus conocimientos y determinar la factibilidad de diseñar estrategias que fortalezcan sus debilidades para un mejor desempeño académico.


Aspirante Unidad de Gestión Escolar Personal de Ceneval

19





La información relativa al lugar, fecha y hora de presentación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) será informada al aspirante mediante el Comprobante de entrega de la hoja de registro que entrega debidamente sellada la Unidad de Gestión Escolar al momento de realizar el trámite de solicitud de Ficha para Examen.

Los aspirantes deberán presentarse en el lugar, fecha y hora establecida para la realización del examen, en caso contrario, no habrá devolución de dinero y deberá realizar nuevamente el trámite de solicitud de Ficha para Examen, con el respectivo pago de derechos.

Los aspirantes deberán situarse en el espacio asignado para la presentación de su examen.

Los aspirantes deberán realizar el examen dentro del tiempo establecido para el mismo.

Los resultados obtenidos por los aspirantes serán dados a conocer mediante su publicación, el medio que será utilizado para la misma y la fecha serán comunicadas al aspirante inmediatamente al término de la presentación del examen.

20




No. De



1 Unidad de Gestión Escolar Elabora los listados de ubicación para los sustentantes, según los espacios disponibles.

2 Unidad de Gestión Escolar Elabora etiquetas con la clave de cada salón y el listado de

los sustentantes. 3 Aspirante Asiste al lugar, fecha y hora establecida para la presentación

del examen, señalada en su Formato de Pase de Cuestionario Ceneval.

4 Aspirante Ubica su asiento y presenta la documentación requerida para la realización del examen.

5 Unidad de Gestión Escolar Verifica los documentos a cada sustentante para la

presentación de su examen. 6 Personal de Ceneval Entrega los exámenes a los sustentantes.

7 Aspirante Recibe el examen, lo realiza en el tiempo establecido y lo regresa.

8 Unidad de Gestión Escolar Recibe el examen terminado y entrega al sustentante la

información relativa a la fecha y medio en que serán publicados los resultados y los requisitos y períodos de

inscripciones. 9 Aspirante Recibe la información relativa a la fecha y medio en que

serán publicados los resultados del examen y los requisitos y períodos para las inscripciones.


21




Personal de Ceneval Aspirante Unidad de Gestión Escolar

Personal de Ceneval Aspirante Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Elabora los listados de

ubicación para los

sustentantes según los

espacios disponibles.

Elabora etiquetas con la

clave de cada salón y el

listado de los sustentantes.

Verifica los documentos a

cada sustentante para la

presentación de su examen.

Entrega los exámenes a los

sustentantes.

Recibe el examen, lo realiza

en el tiempo establecido y lo

regresa.

Recibe el examen terminado

y entrega al sustentante la

información relativa a la

fecha y medio en que serán

publicados los resultados y

los requisitos y períodos de

inscripciones.

Recibe la información

relativa a la fecha y medio

en que serán publicados los

resultados del examen y los

requisitos y períodos para

las inscripciones.

FIN

Asiste al lugar, fecha y hora

establecida para la

presentación del examen,

señalada en su Formato de

Pase de Cuestionario

Ceneval, ubica su asiento y

presenta la documentación

requerida. 0

22

V. Formatos

1. Formato de Pase de Cuestionario Ceneval

23


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para inscripción de alumnos

RESPONSABLE:


24



Contenido:





V. Formatos

25




Objetivo:

Registrar a los alumnos que fueron aceptados para inscribirse en alguno de los programas de imparte la Universidad, tomando como base los lineamientos establecidos por la UPBC y el resultado del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior Ceneval.


Aspirante aceptado Unidad de Gestión Escolar Institución Bancaria Departamento de Finanzas

26





La información relativa a las inscripciones y requisitos para las mismas serán comunicadas a los aspirantes mediante la publicación de resultados en el portal de la UPBC.

Únicamente se inscribirán a los aspirantes cuyos folios aparezcan en la publicación que realice la Universidad y que han cubierto todos los requisitos establecidos.

No habrá devoluciones de dinero en los casos de bajas de alumnos ya inscritos en la UPBC.

Los aspirantes deberán realizar el trámite de inscripción en los períodos establecidos.

La Unidad de Gestión Escolar es la única área autorizada para recabar documentación relativa a los alumnos a inscribirse así como establecer los requisitos inherentes a las inscripciones.

La Unidad de Gestión Escolar será responsable por el manejo, control y mantenimiento de la información relativa a los alumnos inscritos, así como también establecerá los procedimientos y sistemas necesarios para lograrlo.

El alumno deberá efectuar indistintamente el pago correspondiente a la inscripción, o si fuera el caso solicitar Convenio de Pago.

27




No. De



1 Aspirante aceptado Verifica que su número de folio aparezca en el listado de los aspirantes aceptados para realizar el proceso de inscripción.

2 Aspirante aceptado Llena el Formato de Solicitud de Inscripción, ya sea en

formato impreso o por medio del SIAA. 3 Aspirante aceptado Entrega el formato y los requisitos de inscripción a la Unidad

de Gestión Escolar. 4 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de inscripción, ya sea por formato

impreso o por medio del SIAA y anexa los requisitos. 5 Unidad de Gestión Escolar Verifica los requisitos y procesa la información.

6 Unidad de Gestión Escolar Verifica el expediente integrado durante el proceso de

Solicitud de Ficha de examen e integra los requisitos complementarios en el mismo expediente.

7 Unidad de Gestión Escolar En caso de que el alumno de nuevo ingreso requiera Convenio de Pago, se efectúa el procedimiento

correspondiente.

8 Unidad de Gestión Escolar Integra los nombres de los alumnos de nuevo ingreso en el Sistema Integral Académico Administrativo (SIAA).


28



Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para inscripción de alumnos

Aspirante aceptado Unidad de Gestión Escolar

Aspirante aceptado Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Recibe la solicitud de

inscripción en formato

impreso o por medio del

SIAA y los requisitos de

inscripción anexos, los

verifica y procesa la

información.

FIN

Verifica el expediente

integrado durante el

proceso de solicitud de

ficha para examen e

integra los requisitos

complementarios en el

mismo expediente.

En caso de que el alumno de

nuevo ingreso requiera

Convenio de Pago se efectúa

el procedimiento

correspondiente.

Verifica que su número de

folio aparezca en el listado de

los aspirantes aceptados.

Aparece el

número de

folio en el

listado

publicado

NO

B

SI

Llena el Formato de

Solicitud de Inscripción, ya

sea impreso o por medio del

SIAA y lo entrega anexo a

los requisitos de inscripción.

Integra el nombre del

alumno de nuevo ingreso en

el Sistema Integral

Académico Administrativo

(SIAA)

B

Si el número de folio no

aparece en el listado

publicado de los aspirantes

aceptados no podrá solicitar

su inscripción.

0

29

1. Formato para Solicitud de Inscripción

V. Formatos

30


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la asignación de números de control a los

alumnos

RESPONSABLE:


31



alumnos

Contenido:





32




alumnos

Objetivo:

Controlar la emisión de los números de control de los alumnos que ingresan a cada una de las carreras que imparte la UPBC.



33




alumnos


La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para asignar el número de control (matrícula) a los alumnos inscritos en alguna de las carreras impartidas por la UPBC.

Previo a la asignación del número de control (matrícula) a cada alumno, la Unidad de Gestión Escolar deberá verificar que en los expedientes correspondientes se encuentre integrada toda la documentación solicitada.

El número de control (matrícula) se integrará de seis dígitos de los cuales:

a) los primeros dos dígitos de la izquierda corresponden al año en el que ingresa el alumno.

b) Los siguientes cuatro dígitos corresponden a su número de matrícula, mismos que se incrementan de uno en uno en forma consecutiva.

El número de control (matrícula) servirá de base para concentrar y controlar toda la información relativa al alumno.

No se expedirá credenciales a los alumnos de la UPBC que no tengan asignado el número de control (matrícula).

El número de control (matrícula) asignado a cada alumno debe darse a conocer a los mismos alumnos.

Si el aspirante incumple la entrega de documentos en los tiempos establecidos no será considerado como alumno perdiendo todos sus derechos sin responsabilidad para la UPBC.

34



Procedimiento para la asignación de números de control a los alumnos

No. De



1 Unidad de Gestión Escolar Verifica que en el expediente del alumno se encuentren integrados los documentos solicitados.

2 Unidad de Gestión Escolar Identifica en sus controles internos quienes han cumplido y

quienes no han cumplido con la entrega de la documentación solicitada.

3 Unidad de Gestión Escolar Si cumplieron con todos los requisitos, se incluyen en una relación, para posterior asignación de número de control.

4 Unidad de Gestión Escolar Determina y asigna el número de control correspondiente a cada alumno.

5 Unidad de Gestión Escolar Los que no cumplieron con todos los requisitos, se incluyen

en una relación de alumnos con documentos faltantes, para posterior requisición de los mismos. Emite circular en donde

se establece fecha límite para la entrega de documentos. 6 Unidad de Gestión Escolar Ejecuta el proceso de impresión de credenciales de los

alumnos con número de control asignado.


35



Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para la asignación de números de control a los alumnos



INICIO

Verifica que en el expediente

del alumno se encuentren

integrados los documentos

solicitados.

FIN

Determina y asigna el

número de control

correspondiente a cada

alumno.

Cumplieron

todos los

requisitos

solicitados

NO

B

SI

Se incluyen en una

relación para posterior

asignación de número de

control.

B

Se incluyen en una relación de

alumnos con documentos

faltantes, para la posterior

requisición de los mismos, vía

circular donde se establece

fecha límite para entrega de los

mismos.

Identifica en sus controles

internos quienes han

cumplido y quienes no han

cumplido con la entrega de la

documentación solicitada.

Ejecuta el proceso de

impresión de

credenciales para los

alumnos con número

de control asignado.

A

A

36


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para reinscripción de alumnos

RESPONSABLE:


37



Contenido:





V. Formatos

38




Objetivo:

Lograr el registro de los alumnos que solicitan su inscripción al cuatrimestre consecutivo y que han cumplido con los lineamientos de evaluación que emita la UPBC.


Alumno Unidad de Gestión Escolar Institución bancaria Departamento de Finanzas

Tutor

39





La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para reinscribir a los alumnos inscritos en alguna de las carreras impartidas por la UPBC.

El alumno deberá efectuar indistintamente el pago correspondiente a la colegiatura del cuatrimestre al que solicitó su reinscripción, o si fuera el caso solicitar Convenio de Pago.

40




No. De



1 Alumno Efectúa el pago de la colegiatura, depositando en el número de cuenta e institución bancaria indicadas.

2 Unidad de Gestión Escolar En caso de que el alumno a reinscribirse requiera Convenio

de Pago, se efectúa el procedimiento correspondiente. 3 Alumno Llena el Formato de Solicitud de Inscripción al cuatrimestre

correspondiente y lo entrega a la Unidad de Gestión Escolar. 4 Tutor Asigna carga académica al alumno.

5 Unidad de Gestión Escolar Recibe la Solicitud de Inscripción y captura en el Sistema Integral Académico Administrativo las asignaturas otorgadas

por el Tutor.


41



Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para reinscripción de alumnos

Alumno solicitante Tutor Unidad de Geión Escolar

Alumno solicitante Tutor Jefe de la Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Recibe la Solicitud de

Inscripción y asigna materias

de acuerdo a la carga

académica en el SIAA

FIN

Efectúa el pago de la

colegiatura en la institución

bancaria y cuenta indicadas. . En caso de que el alumno de

nuevo ingreso requiera

Convenio de Pago se efectúa el

procedimiento correspondiente.

Llena el Formato de

Solicitud de Inscripción y lo

entrega para su trámite.

0

Otorga carga académica al

alumno indicando las

asignaturas a cursar en el

cuatrimestre.

42

V. Formatos

1. Formato para Solicitud de Inscripción

43


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudios

RESPONSABLE:


44



Contenido:





V. Formatos

45




Objetivo:

Proporcionar a los alumnos que lo soliciten, inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, un documento en el que se valide el cuatrimestre, la carrera y la matrícula con la que se encuentran cursando clases en esta universidad.


Alumno Unidad de Gestión Escolar Institución bancaria Departamento de Finanzas

46





La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para expedir Constancias de Estudio a los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC.

No se expedirán Constancias de Estudios a alumnos que muestren incumplimiento en la liquidación de adeudos convenidos en pago.

La Constancia de Estudios no tendrá validez si no contiene la firma autógrafa del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar y el sello correspondiente.

La Constancia de Estudios sólo se emite con fines informativos y no suple a documentos oficiales de certificación.

47




No. De



1 Alumno Efectúa pago correspondiente en la institución bancaria y número destinado para tal efecto.

2 Alumno Entrega pago de constancia de estudios al departamento de

finanzas. 3 Departamento de Finanzas Recibe comprobante de pago original y entrega contra-

recibos al alumno 4 Alumno Recibe contra-recibos de pago.

5 Alumno Entrega contra-recibo de pago solicitando constancia a la Unidad de Gestión Escolar.

6 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de Constancia de Estudios.

7 Unidad de Gestión Escolar Revisa la información del alumno en el Sistema Integral

Académico Administrativo (SIAA), verificando su status, procediendo con la elaboración de la misma.

8 Unidad de Gestión Escolar Entrega Constancia de Estudios en original al alumno

solicitante. 9 Alumno Recibe Constancia de Estudios en original y firma de

recibido en el contra-recibo de pago. 10 Unidad de Gestión Escolar Recibe contra-recibo de pago firmado y archiva en carpeta

correspondiente.


48



Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudios

Alumno Departamento de Finanzas Unidad de Gestión Escolar

Alumno Departamento de Finanzas Unidad de Gestión Escolar

.

INICIO

FIN

Efectúa pago correspondiente en la institución bancaria y

número destinado para

tal efecto.

Recibe la solicitud

de Constancia de

Estudios

Recibe contra-recibo de pago firmado y archiva

en carpeta

correspondiente.

Revisa la información del alumno en el Sistema

Integral Académico Administrativo (SIAA), verificando su status,

procediendo con la elaboración de la misma. Recibe contra-recibo de

pago y lo entrega a la

Unidad de Gestión Escolar,

solicitando Constancia..

Entrega Constancia de Estudios en

original al alumno solicitante.

0

Recibe comprobante de pago original y entrega

contra-recibos al

alumno

Entrega pago de constancia de estudios

al departamento de finanzas.

Recibe Constancia de Estudios en original y firma de recibido en el contra-recibo de pago

49

V. Formatos

1. Formato de Constancia de Estudios

50


UNIDAD DE

SOPORTE TÉCNICO

51


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de

cómputo

RESPONSABLE:

Unidad de Soporte Técnico

52

SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de Soporte Técnico


cómputo

Contenido:





V. Formatos

53




cómputo

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de cómputo se encuentre en condiciones óptimas de ser utilizado.


Usuario solicitante Titular del Área solicitante Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

54




cómputo


La solicitud de servicios informáticos debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico mediante el formato correspondiente, y debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

La Unidad de Soporte Técnico calendarizará las fechas probables de atención a las solicitudes de servicio comunicadas por las diversas áreas que integran la UPBC.

La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, de las piezas a reemplazar en los equipos de cómputo, con motivo de las necesidades de mantenimientos correctivos detectadas.

La Unidad de Soporte Técnico realizará semanalmente mantenimientos preventivos superficiales al equipo de cómputo ubicado en las diversas áreas de la UPBC.

La Unidad de Soporte Técnico realizará mantenimientos preventivos y servicios completos al final de cada cuatrimestre, al equipo de cómputo ubicado en las diversas áreas de la UPBC y los laboratorios de cómputo.

55



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

No. De



1 Usuario solicitante Efectúa el reporte del problema detectado en su equipo de cómputo.

Hace la solicitud de servicios informáticos a la Unidad de

Soporte Técnico. 2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud de servicios informáticos por parte del

usuario afectado, se asigna al personal para atender el reporte y de acuerdo con las actividades del personal a

cargo de la Unidad de Soporte Técnico, se asigna fecha aproximada de ser atendida.

3 Unidad de Soporte Técnico Revisa el problema en la fecha asignada, y se detecta la

falla en el equipo de cómputo. Si es posible repararse, se procede a su reparación.

Si se requiere reemplazar partes y no es posible repararse, se elabora la solicitud de partes.

Entrega al Departamento de Recursos Materiales la

solicitud. 4 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales

Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición de las

partes, entregándoselas a la Unidad de Soporte Técnico una vez recibidas.

5 Unidad de Soporte Técnico Recibe las partes nuevas y procede a su reemplazo en el equipo de cómputo dañado.

6 Unidad de Soporte Técnico Entrega el equipo de cómputo reparado al usuario afectado.

Llena el Formato para Solicitud de Servicios Informáticos y recaba las firmas del solicitante y del titular del área.

7 Usuario solicitante Recibe el equipo de cómputo reparado y firma de conformidad.


56



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

Usuario solicitante Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

Usuario solicitante Unidad de Soporte Técnico Jefe del Depto. de Recursos Materiales

INICIO Recibe la solicitud de

servicios informáticos, asigna

al personal para atender el

reporte y asigna fecha

aproximada para ser atendida.

FIN

¿Es posible

repararse el

equipo de

cómputo?

SI

NO

Efectúa el reporte del problema

detectado y hace la solicitud de

servicios informáticos a la

Unidad de Soporte Técnico.

Recibe las partes nuevas y

procede a su reemplazo en el

equipo de cómputo dañado.

Elabora la solicitud de las partes

y la entrega al Departamento de

Recursos Materiales para el

trámite de su adquisición.

Revisa el problema en la fecha

asignada, y se detecta la falla

en el equipo de cómputo.

Recibe la solicitud y efectúa el

trámite de adquisición de las

partes, entregándoselas a la

Unidad de Soporte Técnico una

vez recibidas.

Entrega el equipo de cómputo

reparado al usuario afectado.

Llena el Formato para Solicitud

de Servicios Informáticos, y

recaba las firmas del solicitante

y del titular del área.

Recibe el equipo de cómputo

reparado y firma de

conformidad,

B

Procede a efectuar la reparación

del equipo de cómputo

A

A

B

0

57

V. Formatos

1. Formato para Solicitud de Servicios Informáticos

58


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de

comunicaciones y telecomunicaciones

RESPONSABLE:


59




Contenido:





V. Formatos

60





Objetivo:

Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de comunicación y telecomunicación se encuentre en condiciones óptimas de ser utilizado.


Usuario solicitante

Titular del Área solicitante Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

61






La solicitud de servicios a los sistemas de comunicaciones y telecomunicaciones debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico mediante el formato correspondiente, y debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales para la adquisición de los equipos de comunicaciones o telecomunicaciones, necesarios en la UPBC.

62





No. De



1 Usuario solicitante Efectúa el reporte del problema detectado en su equipo de comunicación o telecomunicación.

Hace la solicitud de servicios informáticos a la Unidad de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud de servicios informáticos por parte del

usuario afectado y asigna al personal para atender el reporte.

3 Unidad de Soporte Técnico Revisa los sistemas instalados, en forma física y en software.

Si la falla es de software, procede con las modificaciones.

Si la falla es física, procede con la elaboración de la solicitud al Departamento de Recursos Materiales.

4 Jefe del Depto. de Recursos Materiales

Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición, entregándole el material a la Unidad de Soporte Técnico una

vez recibido. 5 Unidad de Soporte Técnico Recibe el material y procede con la instalación y

configuración del software.

Llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos y recaba las firmas del solicitante y del titular del área.

6 Usuario solicitante Recibe el servicio o el equipo reparado y firma de conformidad.


63



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de comunicaciones y

telecomunicaciones



INICIO Recibe la Solicitud de

Servicios Informáticos y

asigna al personal para

atender el reporte.

FIN

¿Es una falla de

software?

NO

SI

Efectúa el reporte del problema

detectado y hace la solicitud de

servicios informáticos a la

Unidad de Soporte Técnico.

Procede con las

modificaciones.

Revisa los sistemas instalados

en forma física y en software.

Recibe la solicitud y efectúa el

trámite de adquisición,

entregándole el material a la

Unidad de Soporte Técnico una

vez recibido.

B

B

0

Si es una falla física, procede a

la elaboración de la solicitud al

Departamento de Recursos

Materiales y la entrega para su

trámite.

Recibe el material y procede

con la instalación y

configuración del software.

Llena el Formato para Servicios

Informáticos y recaba las firmas

del solicitante y del titular del

área.

Recibe el equipo reparado y

firma de conformidad,

64

V. Formatos


65


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software

RESPONSABLE:


66


Procedimiento para adquisiciones, análisis y desarrollo de software

Contenido:





V. Formatos

67




Objetivo:

Suministrar a los usuarios del equipo de cómputo de la UPBC las aplicaciones necesarias para la sistematización de la información y mantener actualizados los mismos, llevando a cabo el análisis periódico de la factibilidad de la implementación de nuevos sistemas o modificaciones a los ya existentes.


Usuario solicitante Titular del Área Solicitante

Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

68





La solicitud de software debe ser comunicada a la Unidad de Soporte

Técnico vía correo electrónico o mediante el formato correspondiente, el cual debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, para la adquisición de software, previa revisión de la disponibilidad presupuestal.

La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios solicitantes en los casos en que no proceda la adquisición de software debido a insuficiencia presupuestal.

La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la instalación y configuración de software en los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para el registro y resguardo de las licencias y los programas originales adquiridos por la UPBC.

La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios la instalación de nuevo software en sus equipos.

69




No. De



1 Usuario solicitante Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos, recabando

la firma del titular de su área y lo entrega a la Unidad de

Soporte Técnico. 2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud del usuario, vía correo electrónico o por el

Formato de Solicitud de Servicios Informáticos. 3 Unidad de Soporte Técnico Procede con el análisis de factibilidad de la adquisición.

Procede con el análisis de recepción del software de los equipos de cómputo solicitantes.

4 Unidad de Soporte Técnico Revisa el presupuesto disponible para la adquisición de

software. Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotización

del software con los proveedores. Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario

solicitante por correo, que no procedió su solicitud y las

causas. 5 Unidad de Soporte Técnico Remite la solicitud de software al Departamento de

Recursos Materiales para su adquisición. 6 Departamento de Recursos

Materiales

Recibe la solicitud de software de la Unidad de Soporte

Técnico y realiza el trámite. 7 Unidad de Soporte Técnico Recibe el software y revisa los procedimientos para su

instalación y configuración.

8 Unidad de Soporte Técnico Instala el software en los equipos de los usuarios o en los laboratorios de cómputo según la disponibilidad de tiempo.

Notifica al usuario solicitante que el software fue instalado en su equipo.

9 Usuario solicitante Recibe la notificación de que el software fue instalado en su

equipo. 10 Unidad de Soporte Técnico Registra la licencia del software y resguarda el software y la

licencia originales.


70



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software



INICIO Recibe la solicitud del

usuario vía correo electrónico

o por el Formato de Solicitud

de Servicios Informáticos.

¿Hay suficiencia

presupuestal?

NO

SI

Efectúa la solicitud de software

vía correo electrónico o llena el

Formato para Solicitud de

Servicios Informáticos y lo

entrega a la Unidad de Soporte

Técnico.

Procede a la cotización del

software con los proveedores

Procede con el análisis de la

factibilidad de la adquisición.

Procede con el análisis de

recepción del software de los

equipos de cómputo

solicitantes.

B

0

Revisa el presupuesto

disponible para la adquisición

de software.

Continúa en la siguiente hoja.

71



FIN

Recibe la solicitud de software

de la Unidad de Soporte

Técnico y realiza el trámite.

B

Si no hay disponibilidad

presupuestal notifica al usuario

solicitante por correo, que no

procedió su solicitud y las

causas.

Remite la solicitud de

software al Departamento de

Recursos Materiales, para su

adquisición.

Recibe el software y revisa

los procedimientos para su

instalación y configuración.

Instala el software en los

equipos de los usuarios o en

los laboratorios de cómputo,

según la disponibilidad de

tiempo. Notifica al usuario

solicitante que el software fue

instalado en su equipo.

Recibe la notificación de que

el software fue instalado en

su equipo.

Registra la licencia del

software y resguarda el

software y la licencia

originales.

72

V. Formatos


73


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo

RESPONSABLE:


74



cómputo

Contenido:





V. Formatos

75




cómputo

Objetivo:

Suministrar a los usuarios el equipo de cómputo requerido para atender las necesidades de la UPBC, llevando a cabo el análisis periódico del desempeño de los equipos existentes para determinar las necesidades de adquisición de nuevos equipos.


Usuario solicitante Titular del Área Solicitante Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

76




cómputo


La solicitud de equipo de cómputo debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico vía correo electrónico o mediante el formato correspondiente, el cual debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, para la adquisición de equipo de cómputo, previa revisión de la disponibilidad presupuestal.

La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios solicitantes en los casos en que no proceda la adquisición de equipo de cómputo debido a insuficiencia presupuestal.

La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la instalación y configuración de los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la evaluación de los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

77



Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de cómputo

No. De



1 Usuario solicitante Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos, recabando

la firma del titular de su área y lo entrega al Departamento

de Soporte Técnico. 2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud del usuario, vía correo electrónico o por el

Formato de Solicitud de Servicios Informáticos. 3 Unidad de Soporte Técnico Procede con el análisis de factibilidad de la adquisición.

Revisa el presupuesto disponible para la adquisición de equipo de cómputo.

Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotización

del equipo de cómputo con los proveedores. Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario

solicitante por correo, que no procedió su solicitud y las causas.

5 Unidad de Soporte Técnico Remite la solicitud del equipo de cómputo y anexa las

cotizaciones, al Departamento de Recursos Materiales para su adquisición.

6 Departamento de Recursos Materiales

Recibe la solicitud del equipo de cómputo y las cotizaciones del Departamento de Soporte Técnico y realiza el trámite.

7 Unidad de Soporte Técnico Recibe el equipo de cómputo entregado por el proveedor. Si todo está correcto, firma de recibido en la factura o forma

correspondiente, y entrega la misma al Departamento de

Recursos Materiales. Si hay alguna diferencia se comunica al Departamento de

Recursos Materiales y al proveedor. 8 Unidad de Soporte Técnico Realiza un inventario de partes y captura la información

correspondiente así como los datos de instalación.

9 Unidad de Soporte Técnico Entrega el equipo al usuario, recabando la firma del mismo en el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos,

entregado inicialmente por el usuario solicitante. 10 Unidad de Soporte Técnico Revisa la operación del equipo.

Si todo está correcto se registra el equipo informático en los

controles de la Unidad de Soporte Técnico. 11 Usuario solicitante Recibe el equipo de cómputo y firma de recibido en el

Formato de Solicitud de Servicios Informáticos entregado inicialmente al solicitarlo.


78



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de cómputo



INICIO Recibe la solicitud del

usuario vía correo electrónico

o por el Formato de Solicitud

de Servicios Informáticos.

¿Hay suficiencia

presupuestal?

NO

SI

Efectúa la solicitud de software

vía correo electrónico o llena el

Formato para Solicitud de

Servicios Informáticos y lo

entrega a la Unidad de Soporte

Técnico.

Procede a la cotización del

equipo de cómputo con los

proveedores

B

0 Procede con el análisis de la

factibilidad de la adquisición.

Revisa el presupuesto

disponible para la adquisición

de equipo de cómputo.

Recibe la solicitud de software


Técnico y realiza el trámite.

Remite la solicitud de equipo

de cómputo y las cotizaciones

al Departamento de Recursos

Materiales, para su

adquisición.

Continúa en la siguiente hoja.

79



FIN

B

Si no hay disponibilidad

presupuestal notifica al usuario

solicitante por correo, que no

procedió su solicitud y las

causas.


entregado por el proveedor

Firma de recibido en la

factura o forma

correspondiente y entrega la

misma al Departamento de

Recursos Materiales.


y firma de recibido en el

Formato de Solicitud de

Servicios Informáticos

inicialmente entregado al

solicitarlo.

Realiza un inventario de

partes y captura la

información correspondiente

así como los datos de

instalación.

¿Todo está correcto?

NO

SI

Entrega el equipo al usuario,

recabando su firma en el

Formato de solicitud de

Servicios Informáticos

entregado inicialmente.

Revisa la operación del

equipo. Si todo está correcto

se registra el equipo

informático en los controles


Técnico.

C

C

Si hay alguna diferencia se

comunica al Departamento de

Recursos Materiales y al

proveedor.

80

V. Formatos


81


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo

RESPONSABLE:


82


Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo

Contenido:





V. Formatos

83



Procedimiento para la coordinación de los laboratorios de cómputo

Objetivo:

Organizar estratégicamente la operación de los laboratorios de cómputo con el objeto de cubrir los requerimientos de equipo de cómputo y software de los alumnos de la UPBC.


Alumnos de la UPBC Profesores de Tiempo Completo y de Asignatura de la UPBC

Directores de Programa Unidad de Gestión Escolar Unidad de Soporte Técnico

84





La utilización de los laboratorios de cómputo se encuentra regulada por

los Lineamientos para la Utilización de los Laboratorios de Cómputo y la Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para modificar el contenido del mismo.

La Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para organizar los horarios en los que el Laboratorio de Cómputo estará a disposición de los alumnos.

La Unidad de Soporte Técnico publicará en el exterior de los Laboratorios de Cómputo los horarios disponibles para la utilización del mismo.

La Unidad de Soporte Técnico realizará el alta de los servicios de correo electrónico y red para utilizarlos en los laboratorios de cómputo, previa verificación en los padrones del Departamento de Recursos Humanos y de la Unidad de Gestión Escolar.

La Unidad de Soporte Técnico proporcionará servicio de limpieza al equipo de cómputo y monitores cada tres días o según se requiera, y abastecerá de consumibles a las impresoras dentro de los Laboratorios de Cómputo.

La Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para instalar o realizar modificaciones al software y equipo dentro de los Laboratorios de Cómputo.

85




No. De



1 Unidad de Soporte Técnico Recibe los requerimientos para la operación del laboratorio por parte de los directores de programa, incluyendo los

horarios y requerimientos de software.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe los horarios y se publican en el exterior de los laboratorios de cómputo para que el alumno conozca la

utilización y horas disponibles. 3 Unidad de Soporte Técnico Recibe los requerimientos de software, si se cuenta con el

mismo, se procede a la instalación, misma que depende del uso del laboratorio.

Unidad de Soporte Técnico Libera la computadora, instala el software y cierra

nuevamente la máquina. 4 Unidad de Soporte Técnico Recibe del alumno y del maestro el formato correspondiente

para el alta de servicios de correo electrónico y red para utilizarlos en los laboratorios de cómputo, según el padrón

de la Unidad de Gestión Escolar.

5 Unidad de Soporte Técnico Procesa solicitudes. Procesa solicitudes en el sistema de control de impresores.

6 Unidad de Soporte Técnico Asigna los servicios de impresión, cada alumno al presentar su material se le asigna la cantidad de hojas a utilizar.

7 Unidad de Soporte Técnico Proporciona servicio de limpieza al equipo de cómputo y monitores cada tres días o según se requiere.

8 Unidad de Soporte Técnico Abastece de papel y tinta a las impresoras de los

laboratorios de cómputo.


86



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para la coordinación de los laboratorios de cómputo



INICIO

Recibe los requerimientos

para la operación del

laboratorio por parte de los

directores de programa, incluyendo los horarios y

requerimientos de software.

FIN

Procesa solicitudes. Se

procesa solicitudes en

el sistema de control de

impresores.

Recibe del alumno y del maestro el

formato correspondiente para el alta de

servicios de correo electrónico y red

para utilizarlos en los laboratorios de cómputo, según el padrón de la Unidad

de Gestión Escolar.

Recibe los horarios y se

publican en el exterior de los

laboratorios de cómputo para

que el alumno conozca la

utilización y horas disponibles.

Asigna los servicios de

impresión, cada

alumno al presentar su

material se le asigna la

cantidad de hojas a

utilizar.

Recibe los requerimientos de

software, si se cuenta con el

mismo, se procede a la instalación,

misma que depende del uso del

laboratorio. Libera la computadora,

instala el software y cierra

nuevamente la máquina.

Proporciona servicio de

limpieza al equipo de

cómputo y monitores cada

tres días o según se

requiere.

Abastece de papel y tinta a

las impresoras de los

laboratorios de cómputo.

87

V. Formatos


88


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

RESPONSABLE:


89



Contenido:





V. Formatos

90




Objetivo:

Proporcionar a los alumnos debidamente inscritos en la UPBC, una identificación con la que se acredite la matrícula con la que se encuentran cursando clases en esta Universidad.


Alumnos Unidad de Gestión Escolar


91





La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para expedir la

credencial de estudiante a los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, previa instrucción expresa de la Unidad de Gestión Escolar.

La Unidad de Soporte Técnico remitirá las credenciales de estudiantes impresas a la Unidad de Gestión Escolar, quien será el responsable de su entrega a los alumnos.

La credencial de estudiante será entregada al alumno al inicio de cada cuatrimestre.

No se expedirá credencial de estudiante a alumnos que no tengan asignado número de control (matrícula) y no cuenten con fotografía en el Sistema Integral Académico Administrativo (SIAA).

La credencial de estudiante no tendrá validez si no es impresa en el formato diseñado expresamente para el efecto, si no contiene alguno de los elementos expresados en tal formato o si carece de la firma del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

La credencial de estudiante sólo se emite con fines informativos y no suple a documentos oficiales de certificación.

92



Unidad de Soporte Técnico Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

No. De



1 Unidad de Gestión Escolar Toma fotografía a los alumnos y las envía a Soporte Técnico

para que se impriman las credenciales de alumno para el

ciclo escolar solicitado 2 Unidad de Soporte Técnico Recibe las fotografías y Asigna a cada alumno el formato de

credencial a utilizar, previamente diseñado. 3 Unidad de Soporte Técnico Imprime la credencial

4 Unidad de Soporte Técnico Elabora una relación de las credenciales impresas y las

remite a la Unidad de Gestión Escolar para su entrega. 5 Unidad de Gestión Escolar Recibe las credenciales impresas y un listado de las mismas

para su entrega a los alumnos. 6 Alumno Recibe credencial de estudiante y firma en listado

correspondiente.


93



Unidad de Gestión Escolar Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

Unidad de Gestión Escolar Alumno Unidad de Soporte Técnico

Unidad de Gestión Escolar Alumno Unidad de Soporte Técnico

INICIO

FIN

Toma fotografía a los alumnos y las envía a

Soporte Técnico para que

se impriman las credenciales de alumno

para el ciclo escolar solicitado

Recibe las fotografías y Asigna a cada alumno

el formato de credencial a utilizar,

previamente diseñado.

Imprime la credencial. Elabora

una relación de las credenciales

impresas y las remite a la

Unidad de Gestión Escolar para

su entrega.

Imprime credenciales

Recibe las credenciales impresas y un listado de las mismas para su entrega a los alumnos.

Elabora una relación de las credenciales

impresas y las remite a

la Unidad de Gestión Escolar para su entrega.

0

Recibe credencial de estudiante y firma en listado correspondiente.

94

V. Formatos

1. Formato para Credencial de Estudiante

95



96

PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

97


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del

personal administrativo y académico de tiempo completo.

RESPONSABLE:

Departamento de Recursos Humanos

98

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Departamento de Recursos Humanos



Contenido:





V. Formatos

99





Objetivo:

Elaborar de forma correcta y oportuna la nómina de sueldos del personal administrativo y académico de tiempo completo, con el objetivo de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones laborales y fiscales contraídas por la UPBC.


Departamento de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Secretaría Administrativa Rectoría

100




personal administrativo y académico de tiempo completo y

profesores de asignaruta.


La elaboración de las nóminas se deberá realizar utilizando el sistema

de nómina autorizado y validado por la Rectoría y la Secretaría Administrativa.

La elaboración de la nómina del personal administrativo y académico, se realiza en base al reporte de asistencia emitido por el sistema de reloj checador emitido cada catorcena.

En caso de existir incapacidades médicas por enfermedades generales, por riesgos de trabajo o de maternidad, éstas sólo serán consideradas si son expedidas por el IMSS, y si fueron entregadas directamente al Departamento de Recursos Humanos, así como de las comisiones, justificaciones y demás incidencias que ocurran en el período correspondiente deberán ser por escrito o mediante la bitácora de control de salida del personal.

La nomina una vez elaborada por Recursos Humanos y autorizada por la Secretaría Administrativa y Rectoría se envía mediante oficio al Departamento de Finanzas para que se procese el pago.

101



Departamento de Recursos Humanos Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal

administrativo y académico de tiempo completo.

No. De



1 Jefe del Depto. de Recursos

Humanos

Imprime el reporte del sistema de Reloj Checador del

personal administrativo y académico de tiempo completo de

cada una de las áreas. Revisa y valida la información recibida para la elaboración

de la nómina, turnándola al Analista Especializado. 2 Analista Especializado Captura la información necesaria en el sistema de nómina.

Turna la nómina elaborada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para que proceda al trámite de su

autorización.

3 Jefe del Depto. de Recursos Humanos

Recibe la nómina elaborada por el Analista Especializado y la turna para que proceda a su autorización por el

Secretario Administrativo y el Rector. 4 Secretario Administrativo Autoriza la nómina y la dispersión obteniendo la autorización

del Rector para turnarla al Departamento de Recursos

Humanos. 5 Jefe del Depto. de Recursos

Humanos

Envía la nómina anexa a un oficio, al Departamento de

Finanzas, para que lleve a cabo el proceso de dispersión electrónica de la nómina o en su caso elabore el cheque

correspondiente. 6 Jefe del Depto. de Finanzas Realiza la dispersión electrónica de la nómina en las cuentas

bancarias o en su caso elabora los cheques respectivos de

cada uno de los empleados. Regresa la nómina al Departamento de Recursos Humanos.

7 Jefe del Depto. de Recursos Humanos

Recaba las firmas de la nómina correspondiente y entrega los recibos individuales.

Procede a archivar la nómina.


102



Departamento de Recursos Humanos Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal

administrativo y académico de tiempo completo.

Departamento de Recursos Humanos Secretaría Administrativa Departamento de Finanzas

Jefe de Recursos Humanos Analista Especializado Secretario Administrativo Jefe de Finanzas

0 0

INICIO

Autoriza la

nómina y su

dispersión

Imprime el reporte del sistema de Reloj Checador

del personal administrativo y académico de tiempo

completo de cada una de las áreas y procede a revisar y

validar la información

Captura la información necesaria en el sistema

de nómina.

SI

Regresa la nómina

autorizada al

Departamento de

Recursos Humanos

Envía la nómina

autorizada anexa a oficio,

solicitando la dispersión

y/o elaboración de

cheques de la misma.

Realiza la dispersión

electrónica y /0

elaboración de cheques

regresa la nómina al


Humanos

Archiva la

nómina

FIN

Recaba las firmas

correspondientes y

entrega recibos

individuales

Recibe la nómina

elaborada y la turna

para que proceda su

autorización.

0

0

NO

I

103

V. Formatos

1. Formato de Reporte de sistema de reloj checador

2. Formato de nómina

3. Formato de recibo individual de percepciones y

deducciones

104


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del

personal

RESPONSABLE:


105



personal

Contenido:





V. Formatos

106




personal

Objetivo:

Efectuar el reclutamiento, selección y contratación del personal de la UPBC para proporcionar el personal más calificado a las áreas demandantes y de acuerdo con las normas de contratación establecidas y el Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico (RIPPA).


Departamento de Recursos Humanos Rectoría Secretaría Administrativa Secretaría Académica Directores de Programa

107




personal


Se observarán las Normas y Políticas sobre Administración de los Recursos Humanos emitidas de conformidad con lo dispuesto por los artículos 14 fracción VI y 25 fracción IV del Decreto de Creación de la Universidad Politécnica de Baja California publicado en el Periódico Oficial del Estado el 13 de Enero del 2006.

Se observarán las disposiciones establecidas en el Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico (RIPPA) vigente, validado por Oficialía Mayor de Gobierno mediante oficio DRH/DRL/1258/06 de fecha 14 de diciembre de 2006.

Corresponde a la Secretaría Administrativa de la UPBC aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas, políticas, lineamientos, procedimientos y demás disposiciones necesarias para la adecuada administración, optimización y racionalización de los Recursos Humanos al servicio de la Universidad.

108



Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal

No. De



1 Rector Solicita a la Secretaría Administrativa informe sobre la disponibilidad presupuestal para la contratación del personal

requerido.

Recibe de la Secretaría Administrativa informe sobre la disponibilidad presupuestal.

Procede con el inicio del trámite ante la Secretaría Administrativa, formula y entrega el Formato de

Requerimiento de Personal. 2 Secretaría Administrativa Recibe solicitud de plaza en Formato de Requerimiento de

Personal, para iniciar el proceso de reclutamiento de

acuerdo con el perfil elaborado. Envía al Departamento de Recursos Humanos la Solicitud de

Requerimiento de Personal. 3 Jefe del Depto. de Recursos

Humanos

Inicia gestión de reclutamiento de acuerdo con las normas

establecidas, aplicando los exámenes psicométricos a los

candidatos disponibles. Propone los candidatos a ocupar una plaza que aprobaron

satisfactoriamente sus evaluaciones a la Unidad Administrativa solicitante.

4 Rector Decide la contratación dando aviso por escrito a la Secretaría Administrativa de la persona elegida para iniciar

su proceso de contratación.

5 Secretaría Administrativa Recibe notificación de contratación y la turna al Departamento de Recursos Humanos para el trámite de la

contratación. 6 Departamento de Recursos

Humanos

Inicia los trámites de contratación solicitando al candidato

los requisitos de documentación establecidos en las normas

de contratación. Formula el expediente completo del candidato y formula los

avisos de alta en IMSS e Infonavit y los turna al Secretario Administrativo para la autorización correspondiente.

7 Secretario Administrativo Recibe documentación del candidato elegido y si procede

firma de autorizado la contratación. Informa a la Unidad Administrativa Solicitante la fecha de

contratación de la persona seleccionada. 8 Unidad Administrativa

Solicitante

Recibe informe de la fecha de contratación de la persona

seleccionada.


109



Departamento de Recursos Humanos Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal

Titular de la Unidad

Administrativa Unidad Administrativa

Solictante Secretaría Administrativa Departamento de Recursos

Humanos

Rector Unidad Administrativa Solicitante

Secretario Administrativo Jefe del Depto. de Recursos Humanos

INICIO

Solicita a la Secretaría

Administrativa informe

sobre la disponibilidad

presupuestal para la

contratación del personal

requerido.


plaza en el Formato de

Requerimiento de

Personal, y la envía al

Departamento de

Recursos Humanos para

su trámite.

Recibe el Requerimiento

de Personal e inicia la

gestión de reclutamiento

aplicando los exámenes

psicométricos a los

candidatos disponibles.

Inicia los trámites de la

contratación, solicitando al

candidato elegido los

requisitos de documentación

establecidos en las normas

de contratación.

Propone a la Unidad

Administrativa Solicitante, a

los candidatos a ocupar la

plaza, que aprobaron

satisfactoriamente los

exámenes.

FIN

Recibe de la Secretaría

Administrativa informe sobre la

disponibilidad presupuestal.

Procede con el inicio del trámite

ante la Secretaría Administrativa,

formula y entrega el Formato de

Requerimiento de Personal.

Decide la contratación,

dando aviso por escrito de la

persona elegida a la

Secretaría Administrativa,

para iniciar su proceso de

contratación

Recibe la notificación de la

contratación, y la turna al

departamento de Recursos

Humanos para que inicie el

trámite de la contratación.

Recibe la

documentación del

candidato elegido, y si

procede firma de

autorizado la

contratación.

Formula el expediente

completo del candidato

elegido, el alta en el

IMSS, y la turna al

Secretario

Administrativo para la

autorización

correspondiente.

Informa a la Unidad

Administrativa Solicitante la

fecha de la contratación de

la persona seleccionada.

Recibe el informe de la

fecha de la contratación de

la persona seleccionada.

0

110

V. Formatos

1. Formato de Requerimiento de Personal

2. Formato de alta IMSS

111


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el Control de Asistencia

RESPONSABLE:


112



Contenido:





V. Formatos

113




Objetivo:

Integrar los soportes para la elaboración de la nómina de sueldos para el personal administrativo y académico de la UPBC, de conformidad con las normatividades aplicables para ello.


Personal administrativo y académico de la UPBC Secretaría Administrativa


114





Los controles de asistencia serán puestos a disposición del personal

para su registro de asistencia diaria mediante el sistema de reloj checador.

El personal administrativo y el personal académico registrará su entrada, salida y horario de alimentos mediante el registro de la misma por medio de la huella digital o dactilar.

El control de asistencia es la base para la elaboración catorcenal de la nómina resguardando el sistema en el Departamento de Recursos Humanos.

El personal del nivel 16 al 21 está exento de registrar asistencia. Las inasistencias deberán ser justificadas por los titulares de las áreas

para que proceda su pago.

115




No. De



1 Departamento de Recursos Humanos

Pone a disposición del personal el sistema de checado mediante huella digital.

2 Empleado Registra su huella digital en forma periódica.


Custodia los controles de asistencia y emite los reporte necesarios para la elaboración de la nomina cada catorcena.


Recaba en su caso las autorizaciones de faltas justificadas, Incapacidades, Comisiones, registros en bitácora de salidas,

etc. 5 Analista Especializado Procede a capturar las justificaciones e incidencias.


Humanos

Recibe los controles de asistencia revisados con los soportes

anexos y los valida para que se inicie el proceso de elaboración de la nómina en el sistema.

7 Analista Especializado Archiva los reportes de asistencia generados por el sistema.


116



Departamento de Recursos Humanos Procedimiento para el Control de Asistencia


Humanos Empleado Analista Especializado

Departamento de Recursos Humanos Empleado Analista Especializado

INICIO

Registra su huella digital en

forma periódica.

Recaba en su caso las autorizaciones de faltas

justificadas, Incapacidades,

Comisiones, registros en bitácora de salidas,

etc,

FIN

Pone a disposición del

personal el sistema de

checado mediante huella

digital.

Custodia los Controles

de Asistencia, y emite

los reportes necesarios

para la elaboración de la

nomina cada catorcena.

Procede a capturar las

justificaciones e

incidencias..

Archiva los

controles de

asistencia

Recibe los controles de asistencia revisados con

los soportes anexos y los valida para que se inicie el proceso de

elaboración de la nomina en el sistema.

117

V. Formatos

1. Formato de Reporte de Asistencia del sistema de reloj

checador

118

PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES

119


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios

RESPONSABLE:

Departamento de Recursos Materiales

120

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Departamento de Recursos Materiales


Contenido:





V. Formatos

121




Objetivo:

Abastecer oportunamente a las diferentes áreas que integran la UPBC de los materiales necesarios para el correcto desempeño de sus actividades, en estricto apego a la normatividad aplicable para ello, así como proporcionar los servicios que permitan el adecuado uso de las instalaciones.


Área solicitante Departamento de Recursos Materiales Departamento de Recursos Financieros

122





Las adquisiciones estarán sujetas a los montos señalados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de Enero del 2000 y a La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios publicada en el Periódico Oficial del Estado de Baja California el 18 de Octubre del 2002.

El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de la adquisición de los bienes y servicios que sean requeridos por la UPBC, supervisando que éstas se realicen en las mejores condiciones de costo, calidad y tiempo de entrega.

El Departamento de Recursos Materiales será el encargado de integrar, operar y supervisar los mecanismos necesarios para la custodia y control de los bienes adquiridos, y que se realicen de acuerdo con las normas y disposiciones establecidas para ello.

No podrán realizarse adquisiciones de bienes o servicios que correspondan a partidas presupuestales con saldo insuficiente o sin saldo.

La autorización de las adquisiciones corresponde invariablemente al Departamento de Finanzas y a la Secretaría Administrativa.

123




No. De



1 Área Solicitante Elabora la requisición de bienes de consumo, activos fijos o servicios necesarios, misma que deberá contener la firma

del titular del área correspondiente y la turna para su

trámite al Departamento de Recursos Materiales. 2 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales

Recibe la requisición y cotiza los bienes o servicios

solicitados. Remite la requisición y la cotización para su validación

presupuestal al Jefe del Departamento de Finanzas. 3 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la requisición y la cotización y analiza la factibilidad

financiera y presupuestal de la adquisición de los bienes y

servicios requeridos Si no hay observaciones, y hay suficiencia presupuestal y

financiera, valida la adquisición, y regresa el trámite. Si hay observaciones, o hay insuficiencia presupuestal o

financiera, regresa el trámite y justifica la negativa.


Recibe el trámite.

Si fue validada la requisición y no hubo observaciones, elabora la orden de compra y anexa requisición y

cotizaciones y las turna para al Jefe del Departamento de Finanzas para el trámite de la adquisición.

Si no fue validada la requisición, recibe la justificación de la

negativa y lo comunica al Área solicitante. 5 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe el trámite para la adquisición, elabora el

procedimiento de pago a proveedores. Turna al Secretario Administrativo y al Rector cheque y

documentación soporte para firma y autorización.

Informa al Jefe de Recursos Materiales la autorización de la compra.

6 Jefe del Depto. Recursos Materiales

Recibe los bienes y la factura correspondiente elaborando un contra recibo para el proveedor con fecha programada

de pago.

Turna los bienes recibidos al Área Solicitante. Turna la factura al Jefe del Departamento de Finanzas para

que proceda al pago. 7 Jefe del Depto. de Finanzas Efectúa el pago al proveedor y archiva la documentación

comprobatoria.


124



Departamento de Recursos Materiales Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios

Área Solicitante Depto. de Recursos Materiales Depto. de Recursos Financieros

Jefe de Finanzas Analista Especializado

INICIO

Valida la

adquisición

NO

B

B

SI

Regresa el trámite al

Departamento de

Recursos Materiales y

justifica la negativa.

Elabora la requisición

de equipo, materiales y

servicios, firmada por

el titular del área y la

turna para su trámite.

Recibe la requisición y la

cotización correspondiente

y analiza la factibilidad

financiera y presupuestal

de la adquisición.

Valida la adquisición y

regresa la requisición

para la elaboración del

trámite.

Recibe la requisición

validada, elabora la

orden de compra y

anexa la requisición y

cotizaciones y las turna

para el seguimiento de

su trámite.

FIN

Recibe la requisición,

cotiza los bienes o

servicios solicitados y

los turna para su

validación presupuestal

y financiera.

Recibe el trámite para la

adquisición, ejecuta el

procedimiento de pago a

proveedores. Turna al Secretario

Administrativo y al Rector el

cheque y documentación para

firma y autorización. Recibe la autorización de la

compra. Recibe los bienes y la

factura, elaborando el contra

recibo con fecha programada de

pago. Turna los bienes al área

solicitante y la factura la

Departamento de Finanzas.

Efectúa el pago al

proveedor y archiva la

documentación

comprobatoria.

0

0

0

Informa la autorización

de la compra.

125

V. Formatos

1. Formato de requisición de equipo, materiales y servicios

2. Formato de orden de compra

3. Formato de solicitud de cheque

126


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la contratación de servicios profesionales

RESPONSABLE:


127



Contenido:





V. Formatos

128




Objetivo:

Suministrar a las diferentes áreas que integran la UPBC de los servicios profesionales externos necesarios para el correcto desempeño de sus actividades, en estricto apego a la normatividad aplicable para ello.


Área solicitante Departamento de Recursos Materiales

Departamento de Recursos Financieros Rectoría (Asesor Jurídico)

129





Las adquisiciones estarán sujetas a los montos señalados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de Enero del 2000 y a La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios publicada en el Periódico Oficial del Estado de Baja California el 18 de Octubre del 2002.

El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de la adquisición de los bienes y servicios que sean requeridos por la UPBC, supervisando que éstas se realicen en las mejores condiciones de costo, calidad y tiempo de entrega.


No podrán realizarse adquisiciones de bienes o servicios que correspondan a partidas presupuestales con saldo insuficiente o sin saldo.

La autorización de las adquisiciones corresponde invariablemente al Departamento de Finanzas y a la Secretaría Administrativa.

130




No. De



1 Área Solicitante Elabora la requisición de servicios necesarios, misma que deberá contener la firma del titular del área correspondiente

y la respectiva justificación de la necesidad de contratación

de servicios profesionales externos y la turna para su trámite.


Recibe la requisición y cotiza los servicios solicitados.

Remite la requisición y la cotización para su validación presupuestal al Departamento de Finanzas.

4 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la requisición y la cotización. Si no hay observaciones, y hay suficiencia presupuestal y

financiera, valida la adquisición, y regresa el trámite. Si hay observaciones, o hay insuficiencia presupuestal o

financiera, regresa el trámite y justifica la negativa.


Recibe el trámite.

Si fue validada la requisición, consulta con el Asesor Jurídico la requisitación que debe contener en trámite, proporciona

la información necesaria y solicita la elaboración del contrato de prestación de servicios profesionales respectivo

al Asesor Jurídico.

6 Asesor Jurídico Recibe la solicitud para la elaboración del contrato de servicios profesionales y la información relativa a los

contratados, lo elabora y anexa la descripción de la requisitación necesaria que integrará el soporte documental

del mismo.

Regresa el trámite para su seguimiento. 7 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales

Recibe el contrato de servicios profesionales, anexa la

requisitación, elabora la orden de compra y lo turna para el trámite correspondiente.

Si no fue validada la requisición, recibe la justificación de la

negativa. 8 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe el trámite para la adquisición, elabora el

procedimiento de pago a proveedores.


131



Departamento de Recursos Materiales Procedimiento para la contratación de servicios profesionales

Área Solicitante Rectoría Depto. de Recursos Materiales Depto. de Recursos Financieros

Jefe de Finanzas Asesor Jurídico Analista Especializado

Valida la

adquisición

NO

B

B

SI

Regresa el trámite al

Departamento de

Recursos Materiales y

justifica la negativa.

Elabora la requisición

de servicios,

justificada y firmada

por el titular del área

y la turna para su

trámite.

Recibe la requisición y

la cotización

correspondiente y

analiza la factibilidad

de la adquisición

Valida la adquisición y

regresa la requisición para

la elaboración del trámite.

Recibe la requisición

validada, solicita la

elaboración del contrato

de servicios

profesionales y consulta

la requisitación de la

documentación soporte

del contrato

Recibe el trámite para la

adquisición, ejecuta el

procedimiento de pago a

proveedores.

FIN

Recibe la requisición,

cotiza los servicios

solicitados y los turna

para su validación

presupuestal y

financiera.

Recibe la solicitud.

Elabora el contrato de

servicios profesionales,

hace indicaciones de la

requisitación del soporte

y lo turna para su

seguimiento.

Recibe el contrato de

servicios profesionales,

anexa la requisitación,

sugerida por el Asesor

Jurídico, elabora la

orden de compra y

remite el trámite para su

seguimiento.

INICIO

0

0

0

132

V. Formatos

1. Formato de requisición de equipo, materiales y servicios

2. Formato de orden de compra

3. Formato de solicitud de cheque

133


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de

bienes muebles

RESPONSABLE:


134



bienes muebles

Contenido:





V. Formatos

135




bienes muebles

Objetivo:

Mantener un padrón actualizado de los bienes que constituyen activos fijos propiedad de la UPBC, así como llevar el control de su ubicación y los usuarios de los mismos, de acuerdo a las normatividades aplicables para ello.


Área responsable


136




bienes muebles


El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de la elaboración y mantenimiento y de la constante actualización del padrón de activos fijos propiedad de la UPBC.


El Departamento de Recursos Materiales integrará los expedientes relativos a cada activo fijo y anexará el soporte documental suficiente, en estricto apego a las normatividades establecidas para ello por los órganos fiscalizadores de la UPBC.

137



Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes muebles

No. De




Recibe el Activo del proveedor y la factura y verifica su requisitación.

2 Jefe del Depto. de recursos

Materiales

Entrega al usuario final del Activo, y solicita la Hoja de

autorización del Jefe inmediato del mismo. 3 Jefe del Área Responsable Otorga autorización para asignación de Activo.


Recibe la autorización del titular del Área Responsable y procesa la información del registro del Activo y del

resguardo correspondiente en el archivo respectivo. 5 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales

Emite el Acta de Resguardo y la turna para recabar las

firmas correspondientes: del Titular del Área y del usuario

final. 6 Usuario Responsable Firma el Acta de Resguardo y turna a su jefe inmediato para

su firma de autorización. 7 Jefe del Área Responsable Firma el Acta de Resguardo y la entrega al Departamento

de Recursos Materiales.


Recibe el Acta de Resguardo e integra el expediente correspondiente.

Entrega el Activo al usuario final. 9 Usuario Responsable Recibe el Activo.


138



Departamento de Recursos Materiales Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes muebles

Área Responsable Depto. de Recursos Materiales

Usuario Responsable Jefe del Área Responsable Jefe del Depto. de Recursos Materiales

INICIO

Recibe el Activo y la factura

del proveedor y verifica su

requisitación. Determina el

usuario final del Activo y

solicita la Hoja de

autorización de su Jefe

Inmediato.

Otorga autorización

para asignación del

Activo.

Recibe la autorización

y procesa la

información del

registro del Activo y el

Resguardo

correspondiente.

Emite el Acta de

Resguardo y la turna

para recabar las firmas

del titular del Área

responsable y el

Usuario del Activo.

Firma el Acta de

Resguardo y la turna a su

jefe inmediato para la

firma de autorización.

Firma el Acta de

Resguardo y la regresa.

Recibe el Acta de

Resguardo, integra el

expediente correspondiente

y entrega el Activo al

Usuario Final.

Recibe el Activo.

FIN

0

139

V. Formatos

1. Acta de Resguardo

140

PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

141


PROCEDIMIENTO:


a) registro de pólizas de ingresos

RESPONSABLE:

Departamento de Finanzas

142

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Departamento de Finanzas


a) registro de pólizas de ingresos

Contenido:





V. Formatos

143



Procedimientos de registros contables: a) registro de pólizas de ingresos

Objetivo:

Captura en el programa contable la información referente a los ingresos obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generación de los reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de información contable, financiera y presupuestal.


Departamento de Finanzas Empleados de la UPBC Instituciones bancarias

Dependencias gubernamentales estatales y federales

144



Procedimientos de registros contables: a) registro de pólizas de ingresos


La aplicación utilizada por la UPBC para el procesamiento de la información contable debe tener las características necesarias para cubrir los requerimientos de información de la institución.

La póliza de ingresos la captura el Analista Especializado de Finanzas,

posteriormente el Jefe del Departamento de Finanzas la revisa, autoriza y la turna al Secretario Administrativo para su autorización.

Las pólizas de ingresos deben contener anexo el soporte documental, los respectivos asientos contables que expliquen en forma amplia y suficiente el orígen de los mismos y que cumplan con los requisitos establecidos por los lineamientos y normatividades emitidas al respecto por los órganos fiscalizadores de la UPBC.

145



Procedimientos de registros contables: registro de pólizas de ingresos

No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe el documento fuente: estado de cuenta bancario, fichas de depósito de reembolso de gastos, avisos de

aportaciones federales y estatales, avisos de otros ingresos

o avisos de traspasos de cuenta. Revisa y turna los documentos fuente al Analista

Especializado. 2 Analista Especializado Captura la información en el sistema de Contabilidad y

emite la póliza de ingresos. Turna la póliza al Jefe de Finanzas para su revisión y

autorización.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa las pólizas. Si no hay observaciones, la autoriza.

Si hay observaciones la regresa al Analista Especializado para su corrección.

4 Analista Especializado Si no hubo observaciones, recibe la póliza de ingresos y

procede a archivarla. Si hubo observaciones, procede a capturar la póliza

nuevamente, y la turna nuevamente al Jefe del departamento de Finanzas para su revisión y autorización.

5 Jefe del Depto. de Finanzas Recopila las pólizas de ingresos del día para la autorización del Secretario Administrativo.


146



Departamento de Finanzas Procedimientos de registros contables: registro de pólizas de ingresos



INICIO

Recibe el documento

fuente, lo revisa y lo

turna para que se

procese la información.

Captura la información

en el sistema contable

y emite la póliza de

ingresos, turnándola

para la revisión y

autorización

correspondiente.

FIN

Revisa la

póliza y la

autoriza

NO

B

Recibe la póliza de

ingresos autorizada.

Archiva la

póliza de

ingresos

B

SI

A

A

Hace las observaciones

y regresa la póliza para

su corrección.

147

V. Formatos

1. Formato de póliza de ingresos

148


PROCEDIMIENTO:


b) registro de pólizas de egresos

RESPONSABLE:


149




Contenido:





V. Formatos

150





Objetivo:

Captura en el programa contable la información referente a los egresos obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generación de los reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de información contable, financiera y presupuestal.


Departamento de Finanzas Empleados de la UPBC Instituciones bancarias

Personas físicas y morales prestadores de bienes y servicios

151







La póliza de egresos la captura el Analista Especializado de Finanzas,

posteriormente el Jefe del Departamento de Finanzas la revisa y autoriza y la turna al Secretario Administrativo para su autorización.

Las pólizas de egresos deben contener anexo el soporte documental de los respectivos asientos contables, que expliquen en forma amplia y suficiente los mismos y que cumplan con los requisitos establecidos por los lineamientos y normatividades emitidas al respecto por los órganos fiscalizadores de la UPBC.

152



Procedimientos de registros contables: registro de pólizas de egresos

No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe el documento fuente: cheques, comprobación y autorizaciones, solicitud de provisión de pasivos, solicitud de

asientos de reclasificación u otros documentos.

Revisa y turna los documentos fuente al Analista Especializado.

2 Analista Especializado Captura la información en el sistema de Contabilidad y emite la póliza de egresos.

Turna la póliza al Jefe de Finanzas para su revisión y autorización.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa las pólizas.

Si no hay observaciones, la autoriza. Si hay observaciones la regresa al Analista Especializado

para su corrección. 4 Analista Especializado Si no hubo observaciones, recibe la póliza de ingresos y

procede a archivarla.

Si hubo observaciones, procede a capturar la póliza nuevamente, y la turna nuevamente al Jefe del

departamento de Finanzas para su revisión y autorización. 5 Jefe del Depto. de Finanzas Recopila las pólizas de egresos del día y las turna para la

autorización del Secretario Administrativo.


153



Departamento de Finanzas Procedimientos de registros contables: registro de pólizas de egresos



INICIO

Recibe el documento

fuente, lo revisa y lo

turna para que se

procese la información.

Captura la información


y emite la póliza de

egresos, turnándola

para la revisión y

autorización

correspondiente.

FIN

Revisa la

póliza y la

autoriza

NO

B

Recibe la póliza de

egresos autorizada.

Archiva la

póliza de

egresos

B

SI

A

A


y regresa la póliza para

su corrección.

154

V. Formatos

1. Formato de póliza de egresos

155


PROCEDIMIENTO:


c) cierre mensual

RESPONSABLE:


156



c) cierre mensual

Contenido:





157




c) cierre mensual

Objetivo:

Captura en el programa contable la información referente a los ingresos y egresos obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generación de los reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de información contable, financiera y presupuestal.


Departamento de Finanzas Secretario Administrativo

158




c) cierre mensual



Al final de cada mes, se debe generar la información contable

financiera correspondiente, la cual debe ser autorizada por el Jefe del Departamento de Finanzas y validada por el Secretario Administrativo.

159



Procedimientos de registros contables: cierre mensual

No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Solicita al Analista Especializado que realice el cierre mensual.

2 Analista Especializado Realiza un cierre mensual en el sistema contable, genera los

auxiliares de registro, el Balance General y el Estado de Resultados.

Turna los reportes generados, para revisión y validación. 3 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa los reportes entregados.

Si no hay observaciones, valida la información y autoriza el cierre mensual.

Si hay observaciones la regresa al Analista Especializado

para su corrección. 4 Analista Especializado Si hay observaciones, captura las correcciones en el sistema

contable y emite nuevos reportes. Si no hubo observaciones, realiza el precierre mensual en el

sistema contable, turnándolo al Jefe del Departamento de

Finanzas. 5 Jefe del Depto. de Finanzas Turna la información correspondiente para revisión y

autorización del Secretario Administrativo. 6 Secretario Administrativo Revisa la información recibida.

Si hay observaciones, regresa la información al Jefe del Departamento de Finanzas para que se efectúen las

correcciones necesarias.

Si no hubo observaciones, se procede al cierre del mes.


160



Departamento de Finanzas Procedimientos de registros contables: cierre mensual

Departamento de Finanzas Secretaría Administrativa

Jefe de Finanzas Analista Especializado Secretario Administrativo

INICIO

Solicita que se realice

el cierre mensual

contable.

Realiza el cierre

mensual en el sistema

contable, generando los

auxiliares de registro y

los estados financieros,

y los turna para su

revisión y validación.

FIN

Revisa los

reportes y

los valida

NO

B

B

SI

A

A


y regresa los reportes

al Analista

Especializado para su

corrección.

Revisa los

reportes y

los

autoriza

C

NO

SI

Autoriza los reportes y

los firma.

C

B

Valida la información

y autoriza el cierre

mensual.


y regresa los reportes

al Jefe del

Departamento de

Finanzas para su

corrección.

Realiza el precierre

mensual en el sistema

contable turnándolo al

Jefe del Departamento

de Finanzas.

Turna la información

correspondiente para

revisión y autorización

del Secretario

Administrativo.

161


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria

RESPONSABLE:


162



Contenido:





V. Formatos

163




Objetivo:

Describir y explicar las diferencias encontradas entre los saldos expresados en los reportes contables emitidos por el sistema de contabilidad y los estados financieros bancarios, con el objeto de dar claridad a la información financiera de la UPBC.



164





La conciliación bancaria debe ser elaborada con una periodicidad mensual.

La conciliación bancaria debe ser elaborada a principios del mes inmediato siguiente al mes al que corresponda.

El reporte auxiliar de la cuenta de bancos se obtiene de la aplicación utilizada por la UPBC para el procesamiento de la información contable.

La conciliación bancaria debe contener anexo el soporte documental suficiente para aclarar y explicar las diferencias entre los saldos contables y los saldos bancarios.

165




No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Obtiene el estado de cuenta bancario. Solicita al Analista Especializado que elabore la conciliación

bancaria.

2 Analista Especializado Obtiene el auxiliar de la cuenta de bancos que emite el sistema de contabilidad y procede a la elaboración de la

conciliación bancaria. Propone los registros contables referentes a las diferencias

encontradas entre los saldos contables y los saldos bancarios, y solicita su autorización.

Si no hay observaciones, procesa los registros contables

propuestos y emite la conciliación bancaria. Si hay observaciones, hace las correcciones necesarias y

solicita nuevamente su autorización. 3 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa los registros contables propuestos para la

elaboración de la conciliación bancaria.

Si no hay observaciones, autoriza los registros contables correspondientes a la conciliación bancaria.

Si hay observaciones, hace las correcciones correspondientes y regresa la información al Analista

Especializado.


166



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria



INICIO

Obtiene el estado de

cuenta bancario y lo

turna para que se

elabore la conciliación

bancaria.

Obtiene el auxiliar de

la cuenta bancos que

emite el sistema

contable.

FIN

Revisa los

registros

contables

propuestos

y los

autoriza

NO

B


de los registros

contables y los procesa


y emite la conciliación

bancaria.

Archiva la

póliza de

egresos

B

SI

A

A


correspondientes y

regresa la información

para la corrección

correspondiente.

Propone los registros

contables y los turna

para su autorización.

167

V. Formatos

1. Formato de conciliación bancaria

168


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual

RESPONSABLE:


169



Contenido:





170




Objetivo:

Elaborar el Programa Operativo Anual de acuerdo a los compromisos propuestos por cada una de las áreas responsables que integran la UPBC, para lograr un proyecto con expectativas reales, que reúna los requisitos establecidos por los órganos fiscalizadores.


Áreas administrativas y académicas de la UPBC. Rectoría Secretaría de Educación y Bienestar Social

Secretaría de Planeación y Finanzas

171





En la propuesta de metas y proyectos que integran el Programa Operativo Anual, deben participar todas las áreas que forman parte de la estructura orgánica de la UPBC.

La propuesta del Programa Operativo Anual correspondiente a cada área debe contener la firma de autorización por el titular de la misma.

La propuesta del Programa Operativo Anual debe hacerse en estricto apego a los lineamientos emitidos para ello por la Secretaría de Planeación y Finanzas y por la Secretaría de Educación y Bienestar Social.

172




No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Recaba de cada una de las áreas que integran la UPBC, la propuesta de compromisos contemplados para el Programa

Operativo Anual, en los formatos establecidos por la

Secretaría de Planeación y Finanzas. 2 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa que los compromisos contenidos en su propuesta,

estén planteados de conformidad con los lineamientos establecidos para ello por la Secretaría de Educación y

Bienestar Social y la Secretaría de Planeación y Finanzas. Si no hay observaciones, procesa el documento final y

recaba las firmas de los responsables de cada área.

Si hay observaciones, regresa la información al área responsable para que haga las correcciones pertinentes.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Envía la propuesta de Programa Operativo Anual al Rector para su validación.

4 Rector Recibe la propuesta de Programa Operativo Anual y la

analiza, en caso de no haber observaciones, la envía a la Secretaría de Educación y Bienestar Social (cabeza de

sector), para obtener su validación, y posteriormente enviarla a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

5 Órgano de la Cabeza de Sector

Recibe la propuesta de Programa Operativo Anual y la revisa.

Si no hay observaciones, valida la propuesta de Programa

Operativo Anual. Si hay observaciones la regresa la propuesta a la Institución

para su corrección. 6 Jefe del Depto. de Finanzas Si no hay observaciones, obtiene autorización y procesa la

información correspondiente en el sistema implementado

para el control del Programa Operativo Anual. Si hay observaciones hace las correcciones correspondientes

y solicita nuevamente su validación.


173



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual

Áreas de la UPBC Departamento de Finanzas Órgano de la Cabeza de Sector

Todas las áreas que integran la UPBC

Jefe del Departamento de Finanzas Secretaría de Educación y Bienestar Social

INICIO

Remite propuesta para

el Programa Operativo

Anual.

Recaba la propuesta de

Programa Operativo

Anual, y revisa que los

compromisos estén

planteados de acuerdo

a los lineamientos.

FIN

Están

planteados de

acuerdo a

lineamientos

NO

B

B

SI

A

A


y regresa la propuesta

al área responsable para

su corrección.

Recibe la propuesta de

Programa Operativo

Anual y la revisa.

C

B


y regresa la propuesta a

la institución para su

corrección.

Valida la

propuesta de

Programa

Operativo

Anual

NO

SI

Valida la propuesta de

Programa Operativo

Anual.

C

Obtiene validación del Órgano

Cabeza de Sector, remite la

propuesta validada al Secretaría

de Planeación y Finanzas y

captura en el Sistema para el

Programa Operativo Anual.

Elabora propuesta para

el Programa Operativo

Anual.

Procesa el documento final y

recaba las firmas de los

responsables de cada área.

Envía la propuesta de POA al

Rector para su validación.

Recibe la propuesta del

Programa Operativo

Anual y la analiza, en

caso de no haber

observaciones, la envía

a la cabeza de Sector

para su validación y

posteriormente enviarla

a la SPF.

174


PROCEDIMIENTO:


a) Seguimiento mensual del programa operativo anual

RESPONSABLE:


175




Contenido:





176





Objetivo:

Controlar el comportamiento de los resultados reales obtenidos comparados contra los resultados programados, a fin verificar los cumplimientos, cumplimientos parciales o incumplimientos y obtener las justificaciones correspondientes, detectando oportunamente necesidades de modificaciones en la programación del ejercicio.


Departamento de Finanzas Responsables de área de los programas que integran el POA Secretaría de Planeación y Finanzas

177






El seguimiento al programa operativo anual debe realizarse con una periodicidad mensual, como mínimo.

Para reportar el seguimiento al programa operativo anual se debe utilizar el sistema implementado por la Secretaría de Planeación y Finanzas, para el efecto, denominado Sistema para el Programa Operativo Anual (SPOA).

La información relativa al seguimiento mensual del programa operativo anual, debe ser enviada adicionalmente en los formatos emitidos por el SPOA, debidamente firmados por los responsables de cada programa y subprograma, a las Dependencias Normativas para su revisión y evaluación.

178





No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Solicita a los responsables de cada uno de los subprogramas del Programa Operativo Anual, los avances relativos a las

metas por el período determinado. 2 Responsables de Área Entregan los avances relativos a las metas que integran las

actividades y proyectos a su cargo.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe y revisa la información. Si la información está completa, registra la información en el

Sistema para el Programa Operativo anual. Si la información no está clara o completa, hace las

observaciones pertinentes y solicita al responsable de área

que complete la información. 4 Jefe del Depto. de Finanzas Obtiene los Formatos de Avance del POA emitidos por el

Sistema y los remite a los responsables de área para la firma correspondiente.

5 Responsables de Área Recibe los Formatos de Avance del POA y los revisa. Si todo está correcto, los firma y los regresa al

Departamento de Finanzas.

Si tiene observaciones, emite las mismas y regresa los formatos al Departamento de Finanzas para su corrección.

6 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe los Formatos de Avance del POA que mandó a cada área para su revisión y firma.

Si no hubo observaciones de parte de los responsables de

área, envía los Reportes de Avance del POA a las Dependencias Normativas.

Si hubo observaciones, registra las correcciones en el Sistema y emite nuevamente los formatos al responsable de

área para su revisión y autorización y posterior envío a las Dependencias Normativas.


179



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual


Responsables de Área de la UPBC Departamento de Finanzas

Responsables de Área Jefe del Departamento de Finanzas

INICIO

FIN

NO

C

SI

B


y regresa la

información para que la

complete.

C

B

Recibe los Formatos de Avance

del POA firmados por los

responsables de cada área y los

remite a las Dependencias

Normativas.

Solicita a los responsables de

área, los avances de las metas

a su cargo por el período

determinado

¿Está completa

la información?

Firma los Formatos de

Avance y los regresa para su

trámite.

Entregan la información de

los avances de las metas que

integran las actividades y

proyectos a su cargo.

A

NO

SI

B

Recibe los Formatos de

Avance y los revisa.

Recibe la información y la

revisa.

¿Está correcta la

información?


y regresa los formatos

para su corrección.

A

Registra la información en el

SPOA, emite los Formatos de

Avance y los remite a los

responsables de área para su

revisión y firma.

180


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual

RESPONSABLE:


181



Contenido:





182




Objetivo:

Elaborar el Presupuesto de Ingresos y Egresos Anual, que contemple las necesidades operativas administrativas a efecto de presupuestar todas las áreas que integran la UPBC, para lograr un proyecto con expectativas reales, que reúna los requisitos establecidos en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Baja California.


Áreas administrativas y académicas de la UPBC. Rectoría Secretaría de Educación y Bienestar Social Secretaría de Planeación y Finanzas

183





En la propuesta del Presupuesto de Egresos Anual, deben participar todas las áreas que forman parte de la estructura orgánica de la UPBC.

La propuesta del Presupuesto de Egresos Anual correspondiente a cada área debe contener la firma de autorización por el titular de la misma.

La propuesta del Presupuesto de Ingresos y Egresos Anual debe hacerse en estricto apego a los lineamientos emitidos para ello por la Secretaría de Planeación y Finanzas y las recomendaciones de la Secretaría de Educación y Bienestar Social.

184



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual

No. De



1 Secretario Administrativo Recaba de cada una de las áreas normativas, las bases y

políticas que serán utilizados como parámetros para la elaboración del presupuesto.

Reúne a las áreas académicas, administrativas y a Rectoría, para realizar los pronósticos de recursos materiales,

humanos y financieros necesarios para el cumplimiento de

las metas propuestas en el POA, para determinar el presupuesto de egresos por subprograma.

2 Jefe del Depto. de Finanzas Recaba información detallada del comportamiento histórico de cada cuenta de egresos, y con base en los

requerimientos de las áreas, se estiman los gastos del ejercicio.

Envía la información al Secretario Administrativo.

3 Secretario Administrativo Revisa la información y procede a la elaboración de la propuesta del Presupuesto de Egresos y elabora las

justificaciones correspondientes. Elabora propuesta de Presupuesto de Ingresos, en base a la

propuesta del Presupuesto de Egresos y a la información de

ingresos propios. Envía a Rectoría la propuesta de Presupuesto de Ingresos y

Egresos Anual. 4 Rector Recibe y revisa la propuesta de Presupuesto de Ingresos y

Egresos Anual.

Si no hay observaciones, autoriza la propuesta y firma los formatos correspondientes.

Si hay observaciones, regresa la propuesta al Secretario Administrativo para su corrección y posterior autorización.

5 Secretario Administrativo Recibe la propuesta autorizada y firmada por el Rector y la envía a las dependencias normativas para su validación

6 Órgano de la Cabeza de

Sector

Recibe la propuesta de Presupuesto de Ingresos y Egresos

Anual y la revisa. Si no hay observaciones, valida la propuesta de Presupuesto

de Ingresos y Egresos Anual. Si hay observaciones la regresa para su corrección.

7 Rector Recibe la validación de las dependencias normativas y

somete la propuesta de Presupuesto de Ingresos y Egresos Anual a la Junta Directiva para su aprobación.

Una vez aprobado, se envía a la Secretaría de Planeación y Finanzas a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Baja California.


185




Departamento de Finanzas Secretaría Administrativa Rectoría Dependencias Normativas

Jefe del Depto. de Finanzas Secretario Administrativo Rector Secretaría de Educación y Bienestar Social y Secretaria de Planeación y Finanzas

INICIO

FIN

NO

B

SI

A


y regresa la propuesta

para su corrección.

B

A

Hace las observaciones y

regresa la propuesta a la

institución para su

corrección.

Obtiene validación de las

dependencias normativas y

somete la propuesta a la Junta

Directiva para su aprobación.

Una vez aprobado la envía a la

SPF.

Recaba de las áreas

normativas las bases y

políticas sobre las cuales será

elaborado el proyecto de

presupuesto.

Reúne a las áreas académicas y

administrativas para realizar los

pronósticos de recursos materiales,

humanos y financieros, necesarios

para el cumplimiento de las metas

propuestas en el POA

Recaba información acerca

del comportamiento histórico

de cada cuenta de egresos, y

hace una estimación de las

necesidades de cada área de

la UPBC, y la turna.

Autoriza la

propuesta


Presupuesto de Ingresos y

Egresos y la revisa.

Recibe y revisa la información,

y elabora la propuesta del

presupuesto de ingresos y

egresos y la turna para su

autorización.

Autoriza la propuesta y firma

los formatos

correspondientes. La turna

para el seguimiento de su

trámite.

Recibe la propuesta

autorizada y la remite a las

dependencias normativas para

su validación.


Presupuesto de Ingresos y

Egresos y la revisa.

Autoriza la

propuesta de

Presupuesto de

Ingresos y Egresos

SI

NO

C

Valida la propuesta de

Presupuesto de

Ingresos y Egresos.

C

B

186


PROCEDIMIENTO:


a) Seguimiento mensual del presupuesto

RESPONSABLE:


187




Contenido:





188





Objetivo:

Controlar el ejercicio del Presupuesto de Egresos autorizado para el ejercicio fiscal, y monitorear el cumplimiento del Presupuesto de Ingresos a fin de verificar que los comportamientos reales se ajusten a los proyectados, detectando oportunamente necesidades de modificaciones.


Departamento de Finanzas Secretaría Administrativa Rectoría

189






El seguimiento al presupuesto debe realizarse con una periodicidad mensual, como mínimo.

Para reportar el seguimiento al presupuesto deben utilizarse los formatos aprobados para ello por las Dependencias Normativas.

La información relativa al seguimiento mensual del presupuesto, debe ser enviada a las Dependencias Normativas para su revisión y correspondientes observaciones.

190





No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Prepara los Reportes de Avance Presupuestal, en los formatos autorizados por la Secretaría de Planeación y

Finanzas. Los turna para su revisión y aprobación al Secretario

Administrativo.

2 Secretario Administrativo Recibe y revisa la información. Si no hay observaciones, autoriza y remite la información al

Rector para su autorización. Si hay observaciones, la regresa para su corrección.

3 Rector Recibe y revisa la información.

Si no hay observaciones autoriza la información y firma los formatos correspondientes. Regresa los formatos para el

seguimiento de su trámite. Si hay observaciones, regresa la información para su

corrección y posterior autorización. 4 Secretario Administrativo Recibe la información revisada.

Si fue autorizada, la remite a las Dependencias Normativas.

Si no fue autorizada, la regresa para su corrección.


191






Jefe del Depto. de Finanzas Secretario Administrativo Rector

INICIO

FIN

NO

C

SI

B


y regresa la

información para su

corrección.

B

A

Hace las observaciones y la

regresa para su corrección.


revisa.

Autoriza la

información


revisa.

Autoriza la información y

firma los formatos

correspondientes. Y los turna

para el seguimiento de su

trámite.

Remite la información para

su autorización.

Prepara los Reportes de

Avance Presupuestal, y

los turna para revisión

y autorización.

B

Hace las correcciones en los

Reportes de Avance

Presupuestal y los turna para

su revisión y autorización.

A

Autoriza la

información

NO

SI

C


autorizada y los remite a las

Dependencias Normativas.

192


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores

RESPONSABLE:


193



Contenido:





V. Formatos

194




Objetivo:

Liquidar las deudas contraídas por la UPBC por concepto de bienes y servicios adquiridos, en estricto apego a las normatividades establecidas por los órganos fiscalizadores para ello.


Departamento de Finanzas Departamento de Recursos Materiales Secretaría Administrativa

Rectoría

195





El trámite para la elaboración del pago a proveedores debe contener la requisición y la orden de compra con las firmas autógrafas del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

El bien o servicio objeto del pago, debe tener la validación previa del Jefe del Departamento de Finanzas, que avale la disponibilidad presupuestal en la partida correspondiente.

La elaboración del pago a proveedores debe realizarse en estricto apego a las normatividades aplicables en esa materia, debiendo anexarse a los trámites el soporte documental requerido para su validación y autorización.

196




No. De




Materiales

Entrega al Jefe del Departamento de Finanzas la Requisición

y la Orden de Compra del bien o servicio que le fue

solicitado por alguna de las áreas que integran la UPBC. 2 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, la

Requisición y la Orden de Compra correspondiente al bien o servicio solicitado.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Analiza la solicitud y su congruencia con los programas de la UPBC. Revisa la disponibilidad presupuestal y financiera.

Aprueba la erogación?

Si no hay observaciones y hay disponibilidad presupuestal y financiera, aprueba la erogación y elabora una autorización

de recursos la firma y la turna para firma del Secretario Administrativo.

Si hay observaciones o hay insuficiencia presupuestal o

financiera, regresa el trámite al Departamento de Recursos Materiales y anexa la justificación de la negativa.

4 Secretario Administrativo Recibe el trámite de pago a proveedores, conteniendo el debido soporte documental, lo firma y lo turna para una

tercera firma de autorización del Rector. 5 Rector Recibe el trámite de pago a proveedores, lo firma para su

autorización y lo regresa al Departamento de Finanzas.

6 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe el cheque de pago firmado con el trámite anexo y lo custodia hasta su entrega al proveedor.

7 Jefe del Depto. de Finanzas Entrega el cheque al proveedor el día señalado para ello, registra la erogación presupuestalmente en los controles

presupuestales y turna el trámite al Analista Especializado,

para su registro en el sistema contable. 8 Analista Especializado Recibe el trámite de pago a proveedor, con su debido

soporte documental. Procesa la información en el sistema contable.

Archiva la documentación en el archivo de contabilidad.


197



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores

Departamento de

Recursos Materiales Departamento de Finanzas Secretaría

Administrativa Rectoría

Jefe del Depto. de Recursos Materiales

Jefe del Depto. de Finanzas Analista Especializado Secretario Administrativo Rector

Recibe la

Requisición y la

Orden de Compra

del bien o servicio

solicitado.

Analiza su

congruencia con

los programas y

revisa la

disponibilidad.

¿Aprueba la

erogación?

SI

NO

B

INICIO

Recibe el trámite

lo firma de

autorizado y lo

turna para una

tercera firma de

autorización.

Recibe el trámite lo

firma para su

autorización y lo

regresa para el

seguimiento del

trámite.

Entrega el cheque al

proveedor, registra la

erogación

presupuestalmente y turna

el trámite para su registro

contable.

Recibe el trámite de

pago a proveedor y

lo registra en el

sistema contable.

Archiva la

documentación

FIN

B

Entrega la

Requisición y la

Orden de Compra

del bien o servicio

solicitado.

Regresa el trámite y

anexa justificación

de la negativa.

Aprueba la erogación y

elabora la autorización de

recursos. La firma y la

turna para firma del

Secretario Administrativo.

Recibe el trámite

rechazado con la

justificación de la

negativa.

Recibe el cheque

firmado con el

trámite anexo y lo

custodia hasta su

entrega al

proveedor.

198

V. Formatos

1. Formato de Aprobación de Recursos

2. Formato de Cheque

199


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración del pago de nómina

a) personal administrativo y académico de tiempo completo

RESPONSABLE:


200




Contenido:





201





Objetivo:

Cumplir con la obligación laboral de pago de sueldos contraída por la UPBC con sus empleados, en forma correcta y oportuna.


Departamento de Finanzas Departamento de Recursos Humanos Secretaría Administrativa

202






Al personal administrativo y académico de tiempo completo de la UPBC se le depositará en sus cuentas catorcenalmente el importe por concepto de sueldos.

El Proyecto de nómina que será utilizado para la dispersión de los depósitos correspondientes a cada cuenta lo entregará el Departamento de Recursos Humanos por lo menos con un día de anticipación a la fecha de vencimiento del pago de la nómina, a fin de que el Departamento de Finanzas cuente con la información necesaria para llevar a cabo oportunamente el proceso.

203




a)personal administrativo y académico de tiempo completo

No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la Nómina prevalidada vía oficio del Departamento de Recursos Humanos.

2 Jefe del Depto. de Finanzas Prepara la dispersión electrónica de la Nómina del personal Administrativo y el personal Académico de Tiempo Completo

y turna el trámite para su autorización.

3 Secretario Administrativo Autoriza la dispersión de la nómina y la firma. Regresa la información para el seguimiento del trámite.

4 Jefe del Depto. de Finanzas Realiza electrónicamente la dispersión. 5 Jefe del Depto. de Finanzas Entrega la información al Analista Especializado.

6 Analista Especializado Recibe la información y la procesa en el sistema de

contabilidad. Regresa la información al Jefe del Departamento de

Finanzas. 7 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la información y entrega la Nómina ya pagada al

Departamento de Recursos Humanos.


204



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del pago de nómina

a)personal administrativo y académico de tiempo completo

Departamento de Finanzas Secretaría Administrativa

Analista Especializado Jefe del Depto. de Finanzas Secretario Administrativo

INICIO

Prepara el trámite para

su dispersión y lo turna


Autoriza la dispersión

de la nómina y la

regresa para el

seguimiento de su

trámite.

Realiza

electrónicamente la

dispersión de la

nómina y la entrega al

Analista Especializado.


y la procesa en el

sistema contable. La

regresa al Jefe del

Departamento de

Finanzas.


y entrega la Nómina

ya pagada al

Departamento de

Recursos Humanos

para el seguimiento de

su trámite.

FIN

Recibe la Nómina vía

oficio del

Departamento de

Recursos Humanos.

205


PROCEDIMIENTO:


b) personal académico por asignatura

RESPONSABLE:


206




Contenido:





207





Objetivo:

Cumplir con la obligación laboral de pago de sueldos contraída por la UPBC con sus empleados, en forma correcta y oportuna.


Departamento de Finanzas Departamento de Recursos Humanos Secretaría Administrativa

Rectoría

208






Al personal académico por asignatura de la UPBC se le entregará cheque catorcenalmente por el importe por concepto de sueldos.

El Proyecto de nómina que será utilizado para la dispersión de los depósitos correspondientes a cada cuenta lo entregará el Departamento de Recursos Humanos por lo menos con un día de anticipación a la fecha de vencimiento del pago de la nómina, a fin de que el Departamento de Finanzas cuente con la información necesaria para llevar a cabo oportunamente el proceso.

209




b)personal académico por asignatura

No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la Nómina prevalidada vía oficio del Departamento de Recursos Humanos.

2 Jefe del Depto. de Finanzas Elabora los cheques de nómina del personal académico por asignatura y turna el trámite para su autorización.

3 Secretario Administrativo Autoriza los cheques de nómina, los firma y los turna para

una segunda firma de autorización del Rector. 4 Rector Recibe los cheques de nómina y los firma.

Regresa el trámite para su seguimiento. 5 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe los cheques de nómina autorizados firmados.

6 Jefe del Depto. de Finanzas Entrega la información al Analista Especializado.

7 Analista Especializado Recibe la información y la procesa en el sistema de contabilidad.

Regresa la información al Jefe del Departamento de Finanzas.

8 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la información y entrega los cheques de nómina y la nómina al Departamento de Recursos Humanos para su

pago.


210



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del pago de nómina

b)personal académico por asignatura


Analista Especializado Jefe del Depto. de Finanzas Secretario Administrativo Rector

INICIO

Elabora los cheques de

nómina y los turna


Recibe los cheques de

nómina, los firma y los

turna para una segunda

firma de autorización.


nómina firmados y

entrega la información

al Analista

Especializado.


y la procesa en el

sistema contable. La

regresa al Jefe del

Departamento de

Finanzas.


y entrega los cheques

de nómina y la Nómina

al Departamento de

Recursos Humanos

para su pago a los

empleados.

FIN

Recibe la Nómina vía

oficio del

Departamento de

Recursos Humanos.


nómina, los firma y

regresa el trámite para

su seguimiento.

211


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración del pago de obligaciones fiscales

RESPONSABLE:


212



Contenido:





213




Objetivo:

Cumplir con las obligaciones fiscales a cargo de la UPBC, en tiempo y forma evitando posibles sanciones derivadas de su incumplimiento.



214





En el sistema de contabilidad deben provisionarse oportunamente las obligaciones fiscales correspondientes a cada período.

El pago de cada obligación fiscal debe hacerse mediante cheque y/o electrónicamente o en los formatos oficiales autorizados, según corresponda.

215




No. De



1 Jefe del Depto. de Finanzas Revisa calendario de vencimiento de pago de obligaciones fiscales (IMSS, RETIRO, INFONAVIT, ISPT e ISRTP).

2 Jefe del Depto. de Finanzas Obtiene del sistema de contabilidad los reportes auxiliares correspondientes a las provisiones de las obligaciones

fiscales.

3 Jefe del Depto. de Finanzas Determina el monto y la clase de obligación fiscal a cumplir. 4 Jefe del Depto. de Finanzas Prepara el formato de pago con cheque anexo o solicitud de

pago electrónico según sea el caso, y lo turna para la autorización correspondiente.

5 Secretario Administrativo Recibe el formato para pago de obligaciones fiscales con el

cheque anexo o la solicitud de pago electrónico, En caso de los formatos para pago de obligaciones fiscales,

lo autoriza y lo firma, turnándolo para una segunda autorización.

En el caso de solicitud de pago electrónico, lo autoriza y regresa el trámite.

5 Rector Recibe el formato para pago de obligaciones fiscales, con el

cheque anexo y los firma para su autorización. Regresa el trámite para su seguimiento.

7 Jefe del Depto. de Finanzas Recibe la solicitud de pago electrónico o el formato para pago de obligaciones fiscales con el cheque autorizados y

procede al pago.


216



Departamento de Finanzas Procedimiento para la elaboración del pago de obligaciones fiscales


Jefe del Depto. de Finanzas Secretario Administrativo Rector

Obtiene del sistema de

contabilidad los

reportes auxiliares

correspondientes a las

provisiones de las

obligaciones fiscales.

Recibe el formato para

pago de obligaciones

fiscales y el cheque o

la solicitud para pago

electrónico.

Prepara el formato de

pago y el cheque o la

solicitud para pago

electrónico de

obligaciones fiscales y

lo turna para su

autorización.


del pago electrónico o

el formato de pago de

obligaciones y el

cheque autorizados y

procede al pago.

FIN

Revisa calendario de

vencimiento de pago

de obligaciones

fiscales.

Recibe el formato para

pago de obligaciones

fiscales y el cheque, los

autoriza, los firma y los

regresa para el

seguimiento del

trámite.

Autoriza el pago

electrónico de las

obligaciones fiscales y

regresa el trámite para su

seguimiento, en el caso

de formato para pago y

cheque los turna para una

segunda autorización.

INICIO

217


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago

RESPONSABLE:


218



Contenido:





V. Formatos

219




Objetivo:

Apoyar a los alumnos que no se encuentren en posibilidad de cubrir en una sola exhibición el importe correspondiente a su cuota de inscripción, otorgándoles una opción para efectuar la liquidación de la misma en parcialidades.


Alumno Departamento de Finanzas

220





El Departamento de Finanzas será la única área facultada para celebrar con los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, y que lo soliciten, Convenios de Pago para la liquidación en parcialidades del importe de sus colegiaturas.

El Convenio de Pago no tendrá validez si no contiene la firma autógrafa del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

El Convenio de pago podrá celebrarse para cubrir una parte del importe de la colegiatura.

El alumno solicitante establecerá el plazo requerido para la liquidación de su adeudo permaneciendo éste sujeto a validación del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

El plazo máximo establecido para la liquidación de los importes estipulados en los Convenios de Pago nunca será mayor a 60 días naturales contados a partir del día inmediato anterior siguiente ala firma del documento.

El alumno deberá efectuar indistintamente los pagos requeridos hasta la liquidación de la totalidad de su adeudo dentro del plazo establecido en el Convenio de Pago celebrado entre el alumno y la UPBC.

La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para aplicar los procedimientos necesarios en los casos de incumplimiento de pagos o plazos relativos a los Convenios de Pago celebrados.

El incumplimiento del Convenio de Pago le impide al alumno inscribirse en el cuatrimestre inmediato posterior. Será hasta que liquide su adeudo con la UPBC cuando proceda su inscripción siempre y cuando no sobrepase las fechas establecidas para ello.

221




No. De



1 Alumno Solicita convenio de pago para cubrir una parte de la cuota por concepto de colegiatura.

2 Alumno Entrega su solicitud a la Unidad de Gestión Escolar.

3 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de convenio de pago y llena el Formato de Convenio de Pago.

Entrega el formato al alumno solicitante para su lectura y establecimiento de plazo máximo de pago.

4 Alumno Recibe el Formato de Convenio de Pago, procede a su

lectura, establece el plazo, lo firma y lo regresa para su validación.

5 Unidad de Gestión Escolar Recibe el Formato de Convenio de Pago firmado por el alumno, lo valida firmando y sellando el mismo.

6 Unidad de Gestión Escolar Integra el expediente del convenio correspondiente para su posterior seguimiento.

7 Unidad de Gestión Escolar Archiva el expediente.


222



Departamento de Finanzas Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago

Alumno Unidad de Gestión Escolar

Alumno Unidad de Gestión Escolar

INICIO

FIN

Solicita convenio de pago

para cubrir una parte de la

cuota por concepto de

colegiatura. Entrega la

solicitud a la Unidad de

Gestión Escolar.


convenio de pago y llena el

Formato de Convenio de

Pago.

Integra el expediente del

convenio correspondiente

para su posterior

seguimiento.

Recibe el Formato de

Convenio de Pago firmado

por el alumno, lo valida

firmando y sellando el

mismo.

Entrega el formato al

alumno solicitante para su

lectura y establecimiento de

plazo máximo de pago.

Recibe el Formato de

Convenio de Pago, procede

a su lectura, establece el

plazo, lo firma y lo regresa

para su validación.

Archiva el

expediente.

0

223

V. Formatos

1. Formato para Convenio de Pago

224

DDIISSPPOOSSIICCIIOONNEESS CCOOMMPPLLEEMMEENNTTAARRIIAASS ARTICULO PRIMERO.- El presente Manual de Procedimientos, deberá actualizarse por lo menos una vez cada cuatro años. Dado en la Sala de Juntas de esta Entidad Paraestatal, a los diecisiete días del mes de enero del año dos mil doce.

A t e n t a m e n t e

Dr. Navor Rosas González Rector

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MANNUUAALL IDDE …€¦ · final una metodología de trabajo eficaz y ágil, ... en la ceja del fólder. Elaboró Revisó Autorizó . 14 ... 0 examen y entrega los