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Descrição de operação de folha adp
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PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃOPRAd
COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOSCRH
MANUAL – ADP ON LINE
- 2007 -
Reitor
Prof. Dr. MARCOS MACARI
Vice-Reitor
Prof. Dr. HERMAN JACOBUS CORNELIS VOORWALD
Pró-Reitor de Administração
Prof. Dr. JULIO CEZAR DURIGAN
Coordenador de Recursos Humanos
EMÍLIA MARIA GASPAR TÓVOLLI
Grupo Técnico de Planejamento e Desenvolvimento de Recursos Humanos
ELISABETE DE MELO LUCOVEIC
Área de Avaliação de Desempenho
DENISE SILVA NONOYA
MARIA CELIA ARELHANO BIMBATO
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ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO...............................................................4
2. FUNCIONAMENTO DO PORTAL DE SISTEMAS........4
3. PORTAL DE SISTEMAS...............................................4
4. CRIAR USUÁRIO..........................................................5
4.1. USUÁRIO ENCONTRADO..............................6
4.2. CRIAÇÃO DO USUÁRIO E SENHA..................6
5. ESQUECI MINHA SENHA............................................7
5.1. RECUPERAÇÃO DE SENHA...........................8
5.2. E-MAIL ENVIADO........................................8
6. ACESSO AO SISTEMA ADP ON LINE........................9
6.1. ACESSO AO SISTEMA................................10
7. ETAPA DE PLANEJAMENTO....................................11
7.1. ETAPA DO SERVIDOR................................11
7.2. ETAPA DO RESPONSÁVEL..........................14
7.3. CONCLUSÃO DO PLANEJAMENTO - SERVIDOR.....................................................................17
7.4. CONSULTAR O PLANEJAMENTO..................19
8. ETAPA DE ACOMPANHAMENTO.............................21
8.1. ETAPA DO RESPONSÁVEL..........................22
8.2.CONSULTAR ACOMPANHAMENTO...............24
9. ETAPA DE ANÁLISE..................................................26
9.1.ETAPA DO SERVIDOR.................................26
9.2.ETAPA DO RESPONSÁVEL..........................29
9.3.ETAPA DO SERVIDOR.................................34
9.4.CONSULTAR ANÁLISE................................36
10.PRORROGAÇÃO DE PRAZO....................................39
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1. INTRODUÇÃO
O sistema de Acompanhamento de Desenvolvimento Profissional –
ADP, a partir de 2006, passou a ser realizado de forma on line.
O acesso ao sistema ADP on line será por meio do Portal da Unesp.
O presente manual aborda, inicialmente, os passos necessários
para utilização do sistema, em seguida, o acesso ao sistema ADP on line
e, por último, o detalhamento de cada etapa do ADP.
2. FUNCIONAMENTO DO PORTAL DE SISTEMAS
Para acessar o sistema, todos os servidores – docentes e técnicos
administrativos – necessitam efetuar o seu cadastro.
Cada servidor será responsável pela criação de seu próprio
usuário e senha e para tanto é necessário ter um e-mail atualizado.
Os procedimentos para o acesso estão detalhados nos itens de 3
a 6 que se encontram a seguir.
3. PORTAL DE SISTEMAS
A tela de acesso está disponível no link:
http://www.unesp.br/index_portal.php
Buscar no Menu esquerdo: ADP On Line e clicar no local
indicado.
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1º Efetuar cadastro
A tela inicial é a seguinte:
- Clicar em “efetuar cadastro”
4. CRIAR USUÁRIO
Clicando na opção de “efetuar cadastro”, será apresentada a seguinte
tela:
1º) Informe CPF, e/ou RG/RNE (opcional) e Data de Nascimento;
2º) Clique em “Localizar”.
Caso não seja localizado, aparecerá a mensagem “Usuário não
encontrado em nosso Banco de Dados”.
3º) Clique em “Retornar” e confira seus dados pessoais (CPF, RG e
Data de Nascimento);
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4.1. USUÁRIO ENCONTRADO
Se o cadastro foi localizado, será apresentada a seguinte tela:
1º) Digite um e-mail válido;
2º) Clique em “Confirmar”.
4.2. CRIAÇÃO DO USUÁRIO E SENHA
1º) Informe um usuário;
2º) Informe a senha
3º) Repita a mesma senha para confirmação;
Caso o usuário já exista, aparecerá uma tela de erro informando e pedindo um novo usuário.
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A tela ficará da seguinte forma:
1º) Clique em “Criar” para criar o seu usuário.
2º) O Sistema voltará para a página inicial para que sejam
fornecidos o usuário e a senha.
5. ESQUECI MINHA SENHA
Apenas os usuários já criados ou existentes podem utilizar este recurso.
A tela inicial é a seguinte
1º) Clique em “Reenvio de Senha”.
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5.1. RECUPERAÇÃO DE SENHA
1º) Informe seu usuário, criado anteriormente.
2º) Clique em “Acessar”.
5.2. E-MAIL ENVIADO
1º) Um e-mail será enviado para sua caixa postal de e-mail;
2º) Acesse a sua caixa postal (e-mail indicado na tela anterior) e
recupere sua senha;
3º) Clique em “Voltar” para acessar o Portal de Sistemas
novamente.
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6. ACESSO AO SISTEMA ADP ON LINE
Todas as vezes que for acessar o sistema, seguir os passos:
1º) Informe seu usuário.
2º) Informe a senha;
3º) Clique em “OK”.
Aparecerá a seguinte tela:
1º) Clique em “Acessar Sistema”.
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6.1. ACESSO AO SISTEMA
Aparecerá a seguinte tela:
1º) Clique em “Buscar” para preencher os campos.
2º) Clique em “Acessar”.
Aparecerá a seguinte tela:
1º) Clique em: “ADP on line”.
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7. ETAPA DE PLANEJAMENTO
O Planejamento inicia pelo servidor para, em seguida, o responsável
conseguir acessar a tela e após o servidor deve concluir o planejamento.
Os passos estão detalhados a seguir:
7.1. ETAPA DO SERVIDOR
1º) Acesso ao Planejamento
Escolha a opção “Planejamento”.
Clique sobre “Etapa do Servidor”.
Caso queira pode utilizar o MENU da esquerda
Escolha a opção “Planejamento”.
Clique sobre “Etapa do Servidor”.
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2º) Informe o Plano de Atividades.
Reflita sobre as principais atividades, e COMO realizá-las,
propondo desafios a serem alcançados e propostas de melhoria do
desempenho.
Descreva o Plano de Atividades considerando o desempenho a ser
alcançado no período.
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3º) Informe os Fatores e Indicadores de Desempenho.
Os 2 Fatores definidos pelo Reitor já estão fixos na tela.
Os outros 3 Fatores serão definidos na Unidade, podendo ser pela
Direção ou pelo responsável da área.
Clique em “buscar” para selecionar os 3 Fatores.
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O servidor poderá selecionar os Fatores já definidos, ou fazer em
conjunto com o responsável.
Os Indicadores de Desempenho deverão ser definidos com o
responsável.
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4º) Liberar Planejamento para Análise do Responsável.
Selecione a opção “SIM” para liberar Planejamento para análise do responsável, ou “NÃO”, enquanto estiver elaborando-o.
Salvar o planejamento de desempenho constantemente.
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5º) Mensagem de alerta.
Aparecerá uma mensagem de alerta, informando se o servidor quer
liberar o Planejamento para o responsável.
Clicar em “OK” para liberar ou “cancelar” para alteração.
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6º) Confirmar liberação do Planejamento
Após clicar em “OK”
Aparecerá a mensagem informando a liberação do planejamento
para o responsável.
O responsável receberá e-mail informando a liberação do
Planejamento do servidor.
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7.2. ETAPA DO RESPONSÁVEL
1º) Acesso ao Planejamento
Clique sobre “Etapa do Responsável”.
Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou central
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2º) Relação dos servidores da área
Selecione o servidor.
Clique sobre “Planejamento” (está em vermelho).
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3º) Planejamento a ser efetuado com o servidor.
Realizar os ajustes no Plano de atividades, em conjunto com o
servidor.
No Plano de atividades deve constar o desempenho a ser
alcançado no período, estabelecendo metas.
Considerar as necessidades da área e o potencial do servidor.
Focar os objetivos a serem atingidos e COMO se deve fazer para
alcançá-los.
4º) Informe os Fatores e Indicadores de Desempenho.
Os Fatores definidos pelo Reitor já estão fixos na tela.
Os outros 3 Fatores serão definidos na Unidade, podendo ser pela
Direção, ou pelo responsável de área, considerando o que o servidor
necessita desenvolver.
Clique em “buscar” para selecionar os Fatores.
Escolher Indicadores, dentro de cada Fator, que contribuam com os
aspectos de desempenho a serem aperfeiçoados, ou seja, que
direcionam para resultado de trabalho a ser alcançado.
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5º) Liberação do Planejamento para conclusão do servidor.
Selecione a opção “SIM” para liberar Planejamento para conclusão do servidor, ou “NÃO”, enquanto estiver elaborando-o.
Salvar o Planejamento de Desempenho constantemente.
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6º) Mensagem de alerta.
A mensagem relembra o responsável que as alterações devem ser feitas em conjunto com o servidor.
Clicar em “OK” para liberar ou “cancelar” para alteração.
7º) Confirmar liberação do Planejamento
Após clicar em “OK”
Aparecerá a mensagem informando a liberação do planejamento
para o servidor concluir.
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O servidor receberá e-mail informando a liberação do Planejamento.
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7.3. CONCLUSÃO DO PLANEJAMENTO - SERVIDOR
1º) Clique sobre “Concluir Planejamento”.
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3º) Conferência dos Fatores e Indicadores de Desempenho
É o momento para conferência, principalmente dos Indicadores.
3º) Clique sobre o botão “concluir”.
4º) Mensagem informando conclusão do planejamento.
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O responsável da área receberá um e-mail informando a conclusão do planejamento de desempenho do servidor.
7.4. CONSULTAR O PLANEJAMENTO
1º) Na tela de Menu clicar em “Consultar Planejamento” 2º) Consultar Planejamento concluído
Selecionar o campo “ano”
Clicar sobre “Buscar”
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3º)Tela de consulta.
Clicar sobre a data de conclusão, que se encontra em vermelho.
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4º) Visualização do Planejamento concluído.
A tela aparecerá totalmente preenchida e não permite alteração.
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8. ETAPA DE ACOMPANHAMENTO
Para acessar, seguir os passos descritos em “Acesso ao Sistema ADP On
Line”, constante das fls. 9.
1º) Clique sobre o nome.
2º) Escolha a opção “Acompanhamento”
Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou central.
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3º) Registros de Ocorrências
Durante o período compreendido entre o Planejamento e a Análise,
ficarão disponibilizadas as telas de Registro de Ocorrências, tanto para o
servidor, quanto para o responsável.
A tela de Registro de Ocorrências funciona como uma “agenda”, que deve
ser utilizada constantemente, armazenando dados de desempenho.
Realizar os registros relevantes quanto aos resultados de trabalho obtido,
as condições em que foram realizadas as tarefas, atendimento de prazos,
obstáculos enfrentados, etc.
Clicar no campo ”Não Visível no Acompanhamento” os registros que o
servidor não quiser disponibilizar para conhecimento do responsável.
8.1. ETAPA DO RESPONSÁVEL
1º) Acompanhamento Formal
O responsável deverá selecionar o servidor.
Clicar no nome que está em vermelho.
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2º) Registro de Acompanhamento Formal
Com base nos registros de ocorrências, anteriormente realizados pelo
servidor e responsável, autorizados para visualização, descrever os
resultados parciais obtidos.
Estabelecer um diálogo franco e aberto, possibilitando registrar
efetivamente os resultados, os pontos fortes, os dificultadores e propor
alterações para o período, se necessário.
3º) Liberar Acompanhamento Formal para servidor
Após a entrevista, o superior imediato deverá liberar o Acompanhamento
para a conclusão do servidor.
Clicar em “SIM” e “SALVAR”.
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8.2.Consultar Acompanhamento
1º) Na tela do Menu clicar em “Consultar Acompanhamento Formal”.
2º) Consultar Acompanhamento Formal
Selecionar ano no campo “ano”
Selecionar a etapa, 1ª ou 2ª clicando em “Etapa”.
Clicar em “Consultar”
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3º) Tela de consulta
Clicar sobre a data de conclusão, que se encontra em vermelho.
4º) Visualização do Acompanhamento Concluído
A tela aparecerá totalmente preenchida e não permite alteração.
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9. ETAPA DE ANÁLISE
Para acessar, seguir os passos descritos em “Acesso ao Sistema ADP On
Line”, constante das fls. 9.
A Análise inicia pelo servidor para, em seguida, o responsável conseguir acessar
a tela e após o servidor conclui a análise.
Os passos estão detalhados a seguir:
1º) Clique sobre o nome
9.1.ETAPA DO SERVIDOR
1º) Escolha a opção: Análise de Desempenho.
Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou o do centro da tela.
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2º) Auto-Análise do Servidor
O servidor clica no local indicado para abrir a tela.
3º) Descrição da Auto-Análise
O servidor realizará a Auto-Análise, fazendo uma reflexão sobre o seu
desempenho obtido no período.
Poderá visualizar o Planejamento e o Acompanhamento para facilitar a
descrição do resultado do seu desempenho.
Descreva seu desempenho
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4º) Liberar a Auto-Análise para o responsável
Após a auto-análise o servidor deve “salvar” as informações e clicar em
“Sim” para liberar a tela para o responsável.
5º) Mensagem de liberação da Auto-análise
Aparece a confirmação da liberação da Análise para o responsável.
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9.2.ETAPA DO RESPONSÁVEL
1º) O responsável da área clica em “Análise de Desempenho –
Responsável” para abrir a tela.
2º) Análise de Desempenho – Lista de servidores
Na lista de servidores, o responsável deve selecionar o servidor que irá
realizar a Análise no momento.
Clicar no nome do servidor que se encontra em vermelho.
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3º) Análise Descritiva do Desempenho
O responsável realiza a Análise de Desempenho em conjunto com o
servidor.
Para iniciar o diálogo, é possível relembrar o Planejamento e o
Acompanhamento, clicando em “Visualizar o Planejamento” e “Visualizar
o Acompanhamento”.
4º) O responsável visualiza a Auto-Análise do servidor
A visualização do Planejamento, do Acompanhamento e da Auto-Análise
facilita o diálogo, focando todos os acontecimentos do período e contribui
para a realização da Análise Descritiva do Desempenho.
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5º) Análise Descritiva do Desempenho
Para realizar o relato sobre o desempenho do servidor no período, o
responsável dialoga com o servidor, buscando consenso, reforça os
pontos fortes e aponta os aspectos que o servidor necessita desenvolver.
.
6º) Pontuação dos Fatores de Desempenho
O responsável junto com o servidor atribui pontuação aos Fatores de
Desempenho, considerando o todo do desempenho no período.
Para visualizar os Indicadores de Desempenho, o responsável deve clicar
no Fator de Desempenho, que se encontra em vermelho.
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7º) Estabelecimento dos Planos de Desenvolvimento Profissional
Com base no desempenho do servidor e na pontuação, o responsável
deve indicar as necessidades de treinamento e/ou capacitação.
As indicações de treinamento estão subdivididas em categorias e
subcategorias.
O responsável deve escolher a indicação e especificar o treinamento
solicitado.
Caso o responsável não encontre a categoria de treinamento a ser
indicada, poderá selecionar a opção “outros” e especificar.
Dentro de cada categoria também existe a opção “outros”
A indicação precisa ser coerente e condizer com as
necessidades do servidor e da área de atuação, buscando a
melhoria dos trabalhos desenvolvidos.
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8º) Liberar a Análise para o servidor
Após ser efetuada toda a análise de desempenho a tela deverá ser
disponibilizada para o servidor
O responsável deve clicar em “Sim” e “Salvar”.
Enquanto o responsável está dialogando com o servidor deve Clicar em
“Não” e “Salvar” todas as informações.
É importante salvar as informações constantemente.
9º) Mensagem de liberação da Análise de Desempenho
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9.3.ETAPA DO SERVIDOR
1º) Concluir Análise de Desempenho - Servidor
Clicar conforme a indicação.
2º) Leitura da Análise de Desempenho
O servidor encontra a tela com todos os campos preenchidos, não
possibilitando realizar alterações.
Deve fazer uma leitura minuciosa de todos campos.
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3º) Concluir Análise.
Após leitura, servidor clica em “Sim” e “Salvar” se está de acordo com
toda a análise.
Caso o servidor não concorde com a análise, clicar em “Não” e “Salvar”,
que a tela retorna para o responsável.
4º) Mensagem de conclusão
O servidor visualiza a mensagem de que a Análise de Desempenho está
concluída.
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9.4.CONSULTAR ANÁLISE
1º) Clicar em Consultar Análise de Desempenho, conforme indicado.
2º) Dados da Análise de Desempenho
Clicar no campo “ANO” e “Consultar”.
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3º) Consulta
O servidor deve clicar sobre a Data de Conclusão que se encontra em
vermelho.
4º) Visualização da tela concluída
O servidor encontra a tela totalmente concluída e permite consulta a
qualquer momento.
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10. PRORROGAÇÃO DE PRAZO
É possível realizar a prorrogação de prazo nas três etapas do ADP.
O responsável da área deve solicitar a prorrogação por escrito,
quando do retorno do servidor e encaminhar à Área de Recursos
Humanos da Unidade.
A ARH analisa a solicitação e procede a prorrogação, desde que o
motivo conste da “Lista de Motivos“ inserida no sistema, pertinente
a cada etapa.
A etapa de Planejamento pode ser realizada a qualquer momento,
no entanto, o servidor necessita de 08 (oito) meses de efetivo
exercício, para ser considerado participante do ADP.
Na etapa de Acompanhamento é possível prorrogação do
Acompanhamento Formal, uma única vez e no máximo 30 dias
após o seu término. É necessário pelo menos um Acompanhamento
Formal para realizar a Análise de desempenho
Para a etapa de Análise de Desempenho é possível uma única
prorrogação de prazo, dentro do período de 30 dias, após o término
da etapa.
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