Manual Básico de Excel 2013

2013

Adis Briseyda Quevedo Argueta 300-12-6302 28/09/2013

Manual Básico de Excel 2013

1. Interface de Excel

2. CINTAS DE OPCIONES Y FICHAS DE TRABAJO DE EXCEL 2013

La cinta de opciones es una superposición de barras de herramientas, cada una dedicada a un

tipo de edición. Para visualizar una cinta en particular, simplemente haz clic sobre una de las

pestañas. La pestaña "Diseño de página", por ejemplo, contiene todos los comandos de diseño

de un documento: orientación y tamaño de la página, tamaño de los márgenes, color de la

página, opciones de alineamiento de las imágenes en la página, etc.

A. FICHA INICIO

Si trabajas en equipo, Word te puede ayudar a la hora de editar un documento creado por varios usuarios. Si haces clic en la ficha Revisar, de la cinta de opciones, puedes observar el grupo de comandos, entre los que se encuéntralas opciones: Revisión, comentarios, seguimiento, cambios, comparar y proteger, cada uno con sus respectivos comandos La ficha inicio de Excel, está conformada por 7 secciones distintas. Observémoslas:

a) Grupo Portapapeles:

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación

Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la

nueva información.

Podemos abrir esta "ventana" haciendo clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro

compartimiento de Portapapeles. En el compartimiento observado en la imagen superior, se encuentran Pegar

(Con diferentes opciones de pegado), cortar, copiar y copiar formato.

Pegar: Permite seleccionar una opcion de pegado , como conservar el formato o pegar solo el contenido.

Agrega contenido del portapapeles al documento.

Cortar: Quita la selección y la coloca en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio.

Copiar: Coloca una copia de la selección en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio.

Copiar formato: ¿ Le gusta como queda una selección concreta? Puede aplicar este diseño a otros

contenidos del documento.

b) Grupo Fuente

Esta, es la de formato. En ella encontramos el color de letra, si se puede poner

en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en lugar del subrayado normal,

aparece una segunda línea de subrayado).

Fuente: Cambia la fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de la fuente.

Agrandar fuente: Aumenta el tamaño de la fuente.

Encoger fuente: Reduce el tamaño de la fuente.

Negrita: Aplica al formato de negrita al texto seleccionado.

Cursiva: Aplica al formato de cursiva al texto seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto seleccionado.

Tachado: Traza una línea en medio del texto seleccionado.

Borde Inferior: Aplica bordes a las celdas actualmente seleccionadas.

Color de resaltado de texto: Cambia el aspecto del texto como si estuviera marcado con un marcador.

Color de fuente: Cambia el color del texto.

c) Grupo Alineacion

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de

una forma determinada.

Algunas de las opciones de alineación de texto son:

Alineación del texto Horizontal: Que son: GENERAL, IZQUIERDA (Sangría): CENTRAR, DERECHA (Sangría):

LLENAR, JUSTIFICAR, CENTRAR EN LA SELECCIÓN.

Alineación del texto Vertical: Superior, centrar, inferior y justificar.

Alinear en la parte superior: Alinea el texto a la parte superior.

Alinear en el medio: Alinea el texto para que este centrado en la parte superior e inferior de la celda.

Alinear enla parte inferior: Alinea el texto a la parte inferior.

Alinear en la izquierda: Alinea el contenido en el margen izquierdo.

Centrar: centra el contenido.

Alinear a la derecha: Alinea el contenido en el margen derecho

Orientacion: Gira el texto a un angulo diagonal o a una orientacion vertical. Esta es una manera ideal de

etiquetar columnas estrechas.

Dismunuir Sangria: Acerca el contenido al borde de la celda.

Aumentar Sangria: Aleja el contenido al borde de la celda

Ajustar Texto: Ajusta el texto especialmente largo en varias lineas para poder verlo todo.

Combinar y centrar: Combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas en una celda de mayor

tamaño. Se trata de una manera ideal de crear etiquetas que abarcan varias columnas.

d) Grupo Número

La opción número maneja diferentes categorías como lo es general, número, moneda, etc. Cuando se

trabaja con cantidad ya sea dinero se selecciona moneda; o cantidades en las cuales se requiere una

separación de miles y manipular los decimales se manejan estas opciones.

Formato de Número: Permite elegir el formatoa de las celdas, como porcentajes, monedas, fecha u hora.

Formato de Número de contabilidad: Da formato de dolares, auros u otra moneda.

Estilo Porcentual: Muestra el valor de celda como un porcentaje.

Estilo Millares: Muestra el valor de la celda con un separador de millares.

Aumentar Decimales: Muestra mas decimales para obtener un valor mas preciso.

Disminuir Decimales: Muestra menos decimales.

e) Grupo Estilos

"Estilos" representa la modificación de la tabla en la hoja de cálculo. No despliega un cuadro de diálogo,

pero contiene opciones claras sobre el formato que corresponde. Sus funciones son similares a las que

conlleva la opción "Celdas", a excepción que éstas involucran lo que es la tabla en general. De derecha a

izquierda, las opciones son Formato Condicional, Dar Formato como Tabla, y por último está Estilos de

Celdas.

Formato Condicional: Marca facilmente las tendencias y los modelos en los datos usando barras, colores e

iconos para resaltar visualmente valores importantes

Dar formato como tabla: Convierte rapidamente un rango de celdas en una tabla con su propio estilo.

f) Grupo Celdas

La Opción “Celdas” es la sexta opción incluida dentro de la pestaña Inicio de la Banda de Opciones de

Excel. En ella se encuentran las opciones referentes a la manipulación de cualquiera de las celdas de la hoja

de cálculo (Insertar, Eliminar y Dar Formato).

Insertar: Permite agregar celdas, filas, columnas u hojas nuevas en el libro.

Eliminar: Elimina celdas, filas o columnas de la tabla o de la hoja.

Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y oculta las

celdas.

g) Grupo Modificar

La última ficha corresponde a modificar, en este casillero, del lado izquierdo se pude observar que se

encuentra "Autosuma", "rellenar" y "borrar". Del lado derecho se encuentra la opción nueva y diferente de los

otros anteriores office Excel, que es el botón de "Ordenar y filtrar", esto como su nombre lo dice, ordena de

orden ascendente o descendente los caracteres seleccionados y también tiene la característica de poder

filtrarlos. "Buscar y seleccionar" es la otra opción del casillero "Modificar".

Autosuma: Suma automaticamente, el total aparecera despues de las celdas selecionadas

Rellenar: Sigue una serie o un modelo en celdas adyacentes en cualquier direccion.

Borrar: Elimina todo el contenido de la celda o quieta solo el formato, el contenido, los comentarios o los

hipervinculos.

Ordenar y Filtrar: Permite organizar sus datos para facilitar el analisis, puede ordenar los datos

seleccionados en orden ascendentes o descendentes, o filtrar temporalmente valores especificos.

Buscar y seleccionar: Al hacer click muestra las opciones para buscar texto en el documento. Puede usar

opciones de busqueda avanzada para reemplazar texto, saltar directamente a un punto concreto del

documento o elegir otras opciones para limitar la busqueda.

B. FICHA INSERTAR

La ficha insertar en Excel sirve para insertar sencillamente gráficos, imágenes, formulas, tablas dinámicas,

WordArt, entre otras cosas

la ficha en Excel 2013 es algo así:

a) Grupo Tablas

La primera parte que es Tablas, tiene 3 funciones las cuales con tabla dinámica, tablas dinámicas y otra que

es simplemente tablas.

Tabla Dinámica: Permite disponer y resumir fácilmente datos complejos en una tabla dinámica.

Tablas Dinámicas: ¿Desea que le recomendamos tablas dinámicas que resuman sus datos complejos?

Hacer clic para obtener un conjunto personalizados de las tablas dinámicas que creemos que se adaptaran

mejor a sus datos.

Tabla: Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Que ordena, filtra y dar formato a los

datos de una hoja más fácilmente.

b) Grupo Ilustracion

En ilustraciones se pueden insertar imágenes desde archivo, imágenes prediseñadas incluyendo dibujos

videos sonidos o fotografías, formas inserta figuras como círculos rectángulos etc. y SmartArt que es una

nueva aplicación de Excel 2013 que sirve para insertar gráficos más complejos como lo son el diagrama de

Ven y organigramas.

Imágenes: Inserta imágenes desde su equipo o desde otro equipo al que esté conectado.

Imágenes en línea: Busca e inserta imágenes desde una variedad de orígenes en línea.

Formas: Permite insertar formas prediseñadas, como círculos, cuadrados y flechas.

SmartArt: Inserta un elemento gráfico, SmartArt para comunicar información visualmente. Los elementos

SmartArt incluyen listas gráficas y diagramas de procesos.

Captura: Agrega rápidamente una instantánea de cualquier ventana que este abierta en el escritorio al

documento.

c) Grupo Aplicaciones

Permite insertar una aplicación en su documento. Use la web para mejorar su trabajo.

d) Grupo Graficos

Graficos recomendados: Seleciones datos de la hoja de calculo y haga click en este boton para obtener un

conjunto personalizado grafico que consideremos que se ajustan de manera optima a sus datos.

Insertar graficos de columnas: permite usar este tipo de grafico para comparar visualmente los valores

entre algunas categorias.

Insertar graficos de lineas: Permite usar este tipo de grafico para mostrar tendencias en el tiempo (años,

meses, dias) o por categorias.

Insertar graficos circular o de anillos: Permite usar este tipo de grafico para motrar las proporciones del

total. Uselo cuando el total de los numeros es 100%.

Insertar graficos de barras: Permite usar este tipo de grafico para comparar visualmente los valores entre

algunas categorias cuando grafico muestra una duracion o cuando el texto de la categoria es largo.

Insertar graficos de areas: Permite usar tendencias en el tiempo (años, meses, dias) o por categorias. Uselo

para ressaltar la magnitud del cambio en el transcurso del tiempo.

Insertar graficos de dispersion: Permite mostrar la relacion entre conjunto de valores.

Insertar graficos de cotizacion: Permite hacer click en la flecha para ver los diferentes tipos de graficos de

cotizacion, de superficies o radiales disponibles y tengan el puntero sobre los iconos para obtener una vista

previa en el documento.

Insertar grafico combinado: Permite usar este tipo de grafico para resaltar diferentes tipos de informacion.

Se puede usar cuando la gama de valores del grafico varia ampliamente o cuando hay tipo combinados de

datos.

Grafico dinamico: Permite usar graficos dinamicos para resumir los datos graficamente y explorar datos

complejos.

e) Grupo Informes

Power View: Permite tomar mejores decisiones de negocios o crear bonitos informes interactivos.

f) Grupo Minigraficos

Es un complemento gratuito que nos permite armar mini gráficos dentro de las mismas celdas

de Excel (líneas, barras, superficie, circular, áreas, etc.). Son especialmente útiles para cuadros

de mando, tableros de control y modelos de business intelligence en Excel.

Líneas: Agrega un gráfico de líneas a una sola celda que representa una fila de los datos

seleccionados.

Columnas: Inserta un gráfico de columnas en una sola celda.

Minigrafico de ganancia o perdida: Inserta un grafico de perdida y ganancias en una sola celda.

g) Grupo Filtros

El filtrado permite un análisis en profundidad de grandes cantidades de datos en un informe de tabla

dinámica. Hay distintas formas de filtrar elementos de tablas dinámicas. Puede usar filtros de informe para

mostrar rápidamente un subconjunto de datos, como una línea de productos, un intervalo de tiempo o una

región geográfico. Para un acceso sencillo, los filtros de informes que agregue se colocan sobre el informe

de la tabla dinámica.

Segmentación de datos: la segmentación de datos agiliza y facilita el filtrado de las funciones de cubos,

tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Escala de tiempo: las escalas de tiempo agilizan y facilitan la selección de periodos de fechas para filtrar

las funciones de cubos, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

h) Grupo Vinculos

Hipervinculos: Crea un vinculo en el documento para el acceso rapido a paginas web y archivos. Los

hipervinculos le pueden llevar a otros lugares de los documentos

i) Grupo Texto

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar

problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.

Cuadro de texto: Dibuja un cuadro de texto en cualquier parte.

Encabezado pie página: Es útil para presentar información como por ejemplo, el nombre del archivo, la

fecha y la hora.

WordArt: Permite dar un toque artístico al documento con un cuadro de texto de wordart.

Línea de firma: Inserta una línea de firma que especifique la persona que debe firmar.

Objeto: Inserta un objeto incrustado en el documento.

j) Grupo Simbolos

Ecuacion: Se agrega ecuaciones matematicas comunes al documentos, como el area de un circulo o la

formula cuadratica. Atambien se puede crear sus propias ecuaciones con la bilbioteca de estructuras y

simbolos matematicos.

Simbolo: Agrega simbolos que no estan en el teclado, permite elegir entre muchas opciones, incluyendo

simbolos matematicos.

C. FICHA DISEÑO DE PAGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad de datos o

varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para obtener resultados de

aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que

en la vista Normal. Sin embargo, también puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos,

cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar encabezados y pies de página, establecer los

márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados

de las filas y columnas y especificar las opciones de ajuste de escala. Cuando termine de trabajar en la vista

Diseño de página, puede volver a la vista Normal.

a) Grupo Temas

Para darle una apariencia profesional a un documento, puede aplicar un tema del documento. Un tema

es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de fuentes del

tema (incluidas fuentes para encabezados y texto principal) y un conjunto de efectos del tema (incluidos

efectos de líneas y relleno).

Temas: Permite seleccionar un nuevo tema para proporcionar al documento un estilo inmediato y

exactamente la personalidad que desea.

Colores: Permite cambiar rápidamente todos los colores que se usan en el documento eligiendo una

paleta de colores diferentes.

Fuentes: Cambia rápidamente el aspecto de todo el documento seleccionando un nuevo juego de

fuentes.

Efectos: Cambia rápidamente el aspecto general de los objetos del documento.

b) Grupo Configurar Pagina

En Microsoft Excel, los atributos de configuración de página (como márgenes, orientación de la hoja y la

impresión de títulos) se establecen para cada hoja de cálculo, individualmente. En este artículo se describen

tres métodos que puede utilizar para establecer globalmente algunos de estos atributos.

Márgenes: Establece los tamaños de márgenes de todo el documento o de la sección actual. Tiene varios

formatos de margen de uso frecuente entre los que elegir o bien puede personalizar el suyo propio.

Orientación: Proporciona a las paginas un diseño horizontal o vertical.

Tamaño: Permite elegir un tamaño de papel para el documento.

Área de Impresión: Permite seleccionar un área de la hoja que desee imprimir.

Saltos: Agrega un salto donde desea que empiece la siguiente página en la copia impresa. El salto de

página se insertara encima y a la izquierda de la selección.

Fondo: Permite elegir una imagen para su fondo y agrega un poco de personalidad a su hoja de cálculo.

Imprimir Títulos: Permite elegir las filas y columnas que desea que se repitan en cada página impresa

como por ejemplo las que tiene etiquetas o encabezamiento.

c) Grupo Ajustar Area de Impresión

Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir un área de

impresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se

designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de

cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas

para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para imprimir la

hoja de cálculo completa.

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un número predeterminado de paginas.

Alto: Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número maximo de paginas.

Escala: Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real. El ancho y el

alto maximo se deben establecer en automatico para poder utilizar esta caracteristica.

d) Grupo Opciones de la Hoja

Puede agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de una hoja de cálculo impresa.

Por ejemplo, puede crear un pie de página con los números de página, la fecha y la hora y el nombre del

archivo.

Los encabezados y pies de página no aparecen en la hoja de cálculo en la vista Normal, solamente

aparecen en la vista Diseño de página y en las páginas impresas. Puede insertar encabezados y pies de

página en la vista Diseño de página, donde puede verlos, o usar el cuadro de diálogo Configurar página si

desea insertar encabezados o pies de página para más de una hoja de cálculo al mismo tiempo. Para otros

tipos de hojas, por ejemplo hojas de gráfico, puede insertar encabezados y pies de página solamente

mediante el cuadro de diálogo Configurar página.

Líneas División

Ver: Muestra las líneas entre filas y columnas para que las hojas resulten más fáciles de leer. Estas líneas

de cuadricula no se imprimirán a menos que también se active imprimir.

Imprimir: imprime las líneas entre filas y columnas para facilitar la lectura de la hoja.

Encabezados

Ver: Muestra los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de columnas son las letras o números

que aparecen encima de las columnas de una página.

Imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de fila son los números de filas

situados al lado de la hoja.

e) Grupo Organizar

Este grupo nos ayuda a traer y enviar al fondo,panel de selección, alinear, agrupar y girar celdas.

Traer adelante: Trae el objeto seleccionado a un nivel hacia delante de forma que quede oculto detrás de

menos objetos.

Enviar atrás: Envia el objeto selecionado a un livel hacia atrás o lo envia detrás de los demas objetos.,

tambien puede mover el objeto detrás del texto en la pagina.

Panel de selección: Muestra una lista de todos los objetos, asi es mas facil seleccionar objetos, cambiarlos

de orden o cambiar su visualidad.

Alinear: Cambia la posicion de los objetos que seleccione en al pagina, resulta muy util para alinear los

objetos a los margenes o al borde de la pagina, tambien permite alinearlos unos en relacion a otros.

Agrupar: Reune objetos para moverlos y asignarles formatos para tratarlos como un unico objeto.

Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.

D. FICHA FORMULAS

Es un grupo de herramienta que nos ayuda a insertar funciones, nombres definidos, auditoria de formulas,

y opciones para el calculo.

a) Grupo Biblioteca de Funciones

Las funciones de Excel 2010 están organizadas en once categorías: Búsqueda y referencia, Lógicas,

Texto, Fecha y hora, Información, Estadísticas, Matemáticas y trigonométricas, Financieras, Ingeniería, Base

de datos, Cubo. Puedes explorar el detalle de cada una de estas categorías y todas las funciones desde la

ficha Fórmulas en el grupo llamado Biblioteca de funciones.

Insertar funciones: Permite trabajar con la fórmula de la celda actual, puede seleccionar las funciones que

desee usar y obtener ayuda para completar los valores de entrada.

Autosuma: Suma automáticamente, el total aparecerá después de las celdas seleccionadas, Agrega

automáticamente un cálculo rápido a la hoja de cálculo.

Recientes: Permite elegir rápidamente entre las funciones que ha usado recientemente.

Financieras: Agrega un función financiera a la hoja.

Lógicas: Agrega una función lógica a la hoja de cálculo.

Texto: Agrega una función de texto a la hoja de cálculo.

Fecha y Hora: Permite elegir una función de hora.

Búsqueda y referencia: Agrega una función de búsqueda o referencia a la hoja de cálculo.

Matemáticas y trigonométricas: Agrega una función matemática o trigonométrica a la hoja de cálculo.

Más Funciones: ¿No encuentra lo que busca? Haga clic para conocer más funciones como por ejemplo,

funciones estadísticas, de ingeniería, de cubo y compatibilidad.

b) Grupo Nombres Definidos

Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un nombre que

se la asigna a un determinado rango.

Guía de Excel Avanzado.

Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la fila 1 hasta la fila

20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta la columna C y desde la fila 2

hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.

Pero tal rango también los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que contiene.

Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre de

“Empleados” a ese rango.

Administradores de Nombres: Crea, edita, elimina y busca todos los nombres usados en el libro, los

nombres se pueden usar en formulas como sustitutos para referencias a celdas.

Asignar Nombre: Define y aplica nombres.

Utilizar en la Formula: Permite elegir un nombre utilizando en este libro y lo inserta en la formula actual.

Crear desde la selección: Genera automaticamente nombres desde las celdas seleccionadas, generalmente

se utiliza el texto de la fila superior o de la columna situada mas a la izquierda de una selección.

c) Grupo Auditoria de Formulas

La barrita mágica que mucha gente desconoce. Herramienta para auditar formulas en Excel.

Microsoft Excel® dispone de una herramienta sencilla y muy útil que nos permite testear fórmulas y rastrear

errores. Si queremos trabajar correctamente con hojas de cálculo grandes se convierte en una herramienta

indispensable para cualquier modelista.

Rastrear precedentes: Muestran flechas que indiquen las celdas que afectan el valor de la celda

seleccionada actualmente.

Rastrear Dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda

seleccionada actualmente.

Quitar Flechas: Quita la flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes.

Mostrar formulas: Muestra la formula en cada celda en el lugar del valor resultante.

Comprobacion de Errores: Busca errores comunes en formulas, comprueba errores frecuentes que tienen

las formulas.

Evaluar formula: Muestra el cuadro de dialogo evaluar formula para depurar una formula evaluando cada

uno de sus partes individuales.

d) Grupo Calculo

Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio pero también está

diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrará muchas características

nuevas que le permiten olvidarse de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos,

guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas.

Ventana Inspeccion: Supervisa los calores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan

cambios en la hoja, los valores se muestran en una ventana separada que se mantiene visible,

independiente del area que se muestra del libro.

Opciones para el Calculo: Permite elegir si desea calcular las formulas automatica o manualmente, si

realiza un cambio que afecte un valor, excel lo volvera a calcular automaticamente.

Calcular ahora: Calcula todo el libro ahora, solo es necesario si el calculo automatico se ha desactivado.

Cacular hoja: Calcula la hoja activa, solo es necesario si el calculo automatico se ha desactivado.

E. FICHA DATOS

Es una buena práctica almacenar nuestros datos en una hoja de Excel y utilizar una hoja diferente para

consultar los datos a través de fórmulas. Sin embargo, no es tan intuitivo ni fácil para muchas personas

saber cómo utilizar la función BUSCAR con datos de otra hoja.

a) Grupo Obtener datos Extermos

Que nos ayuda a obtener datos desde access, web, textos, otras fuentes y conexciones existentes.

Desde Access: Importa datos desde una base de datos de microsoft access.

Desde Web: Importa los datos desde una pagina Web.

Desde Texto: Importa datos desde un archivo de texto

De otras Fuentes: Importa los datos de otros origenes

Conexciones existentes: Importa datos desde origenes comunes.

b) Grupo Conexiones

Si su libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta de un origen de datos de OLE DB, puede

asegurarse de que muestra la información más actualizada. Para ello, use el comando Actualizar (en la

pestaña Datos).

Atualizar todo: Actualiza todas las fuentes del libro y permite obtener los ultimos datos.

Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro, son vinculos a datos externos al libro que

se puedan actualizar si los datos de origen cambia.

Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las celdas conectadas a un origen de datos, los

contenidos del origen que se mostraran y la manera en que se controlaran los cambios en el numero de filas

o columnas del origen de datos.

Editar Vinculos: Muesta todos los archivos a los que estan vinculadas a esta hoja de calculo para que

actualice o quita los vinculos.

c) Grupo Ordenar y Filtrar

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis de datos sea más fácil y

ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los datos de

un solo vistazo.

Ordenar de la A a la Z: De menor a mayor.

Ordenar de la Z a la A: De mayor a menor.

Ordenar: Busca valores rápidamente ordenando los datos.

Filtro: Activa el filtrado de las celdas seleccionadas,

Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos.

Volver a Aplicar: vuelve aplicar el filtro y ordena los elementos en el intervalo actual, así que se incluirán los

cambios que se haya realizado.

Avanzadas: Opciones de filtrado con criterios complejos.

d) Grupo Herramientas de Datos

Vas a realizar una práctica sencilla con la herramienta Datos de Excel.

Una de las funcionalidades más útiles de Excel es la herramienta Datos, puedes leer sobre el tema

en: Ordenar datos en Excel.

Con ella puedes obtener información de forma rápida sobre diferentes datos de forma separada y así tener

siempre listos las cifras para tus informes.

En esta práctica llevarás a cabo una serie de acciones con un ejemplo para ayudarte a manejar con soltura

esta herramienta y a la vez que te pueda servir para pensar sobre cómo aplicarla en tu trabajo diario.

Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias columnas, se puede dividir una

columna que contenga nombres y apellidos en 2 columnas distintas para los nombres y los apellidos.

Relleno Rapido: Rellena automaticamente los valores, escriba un par de ejemplos que desee como

resultado y mantenga la celda activa en la columna que vaya a rellenar.

Quitar Duplicados: Elimina las filas duplicadas de una hoja, puede especificar las columnas en las que se

buscara informacion duplicada.

Calidacion de Datos: Escoja una regla de esta lista para limitar el tipo de datos que pueden escribirse en una

celda, puede proporcionar una lista de valores 1, 2 y 3 o solo permitir numerosd mayores de 1.000 como

entradas validas.

Consolidar: Resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en un solo intervalo de

resultados, si tiene una hoja de calculo con cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede

utilizar una consolidacion para aunar todas esa cifras en una hoja de calculo de gatos de la empresa.

Analisis de Hipotesis: Pruebe varios valores para las formulas de la hoja de administrador de escenarios,

buscar objetivos y tablas de datos.

Relaciones: Crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos relacionados de distintas tablas

del mismo informe.

e) Grupo Esquema

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno

para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema,

muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de

esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los

datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente),

un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Agrupar: Agrupa filas y columnas o crea automaticamente un esquema.

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal: Calcula rapidamente las filas de datos relacionados insertando subtotales y totales.

Mostrar Detalle: Expande un grupo de celdas contraido.

Ocultar Detalle: Contrae un grupo de celdas.

F. FICHA REVISAR

Es un grupo de herramientas que nos ayuda a revisar ortografia, sinonimos, traducciones, insertar nuevos

comentarios, porteger la hoja y el libro que estamos trabajando.

a) Grupo Revision

Nos ayuda a revisar la ortografia, referencia y sinonimos.

Ortografia: ¡Errores otrograficos? No mientras nosotro podamos impedirlo, dejanos comprobar la

ortrografia.

Referencia: Usa recursos como diccionarios, enciclopedias, y servisio de traduccion para encontrar la

informacion que necesites, tambien puedes probar algunos servicios en linea para una investigacion mas

detallada.

Sinonimos: ¿ te has quedado sin palabras? Deja que te sugiramos otra forma de expresar lo que quieres

decir.

b) Grupo Idioma

Traducir: Traduce el texto seleccionado a otro idioma.

c) Grupo Comentarios

No creo que exista algún usuario de Excel que desconozca el uso de comentarios en las celdas. Esta

funcionalidad permite agregar notas textuales a la celda y, como veremos más adelante, también imágenes.

Para agregar un comentario a una celda.

Nuevo Comentario: Agrega una nota sobre esta parte del documento.

Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.

Anterior: Salta hasta el comentario anterior.

Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario.

Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario en la celda activa.

Mostrar todos los comentarios: Muestra todos lo comentarios de la hoja.

Mostrar entradas de lapiz: Muestra u oculta cualquier anotacion con lapiz de la hoja.

d) Grupo Cambios

Puede usar cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro cada vez que lo guarda.

Este historial de cambios puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos de un libro y

puede aceptar o rechazar estos cambios. El control de cambios es especialmente útil cuando varios usuarios

editan un libro. También resulta útil cuando envía un libro a los revisores para que lo comenten y luego

desea combinar los comentarios que recibió con una copia de ese libro, incorporando los cambios y

comentarios que desea conservar.

Proteger hoja: Impide que otros usuarios realicen cambios no deseados limitando su capacidad de

modificacion, puede impedir que otros modifiquen celdas bloqueadas o realicen cambios de formato.

Proteger Libro: Impide que otros usuarios realicen cambios en la estructura del libro como mover, eliminar

o agregar hojas.

Compartir Libro: Comparte su libro para que otros usuarios puedan trabajar en el al mismo tiempo,

Proteger y compartir libro: Comparte el libro y protege el control de cambios con una contraseña.

Permitir a usuarios modificar rangos: Permite configurar la proteccion por contraseña e intervalos y elegir

los usuarios que puedan modificar esos intervalos. Una vez configurada, hacer clic en proteger hoja para

activar los intervalos protegidos por contraseña

Control de cambios: Permite estar al tanto de los cambios realizados en el documento, esto es

especialmente util si el documento ya casi esta acabado y esta colaborando con otros usuarios para realizar

revisiones o añadir comentarios.

G. FICHA VISTA

Es frecuente que se tengan que modificar los saltos de página a fin de personalizar el contenido a imprimir

de forma que el contenido pueda aparecer correctamente. Primero entramos a la ficha vista y hacemos clic

en vista de salto

Se usa una vista personalizada para guardar una configuración de presentación específica y la

configuración de impresión de una hoja de cálculo para poder aplicar dicha configuración rápidamente a la

hoja de trabajo cuando sea necesario.

a) Grupo vista de libro

Que nos ayuda a ver el libro normal, pantalla completa, vistas personalizadas o vista previa de salto de

páginas.

Normal: Muestra el documento en vista normal.

Ver salto de página: Muestran en donde aparecen los saltos de página al imprimir el documento.

Diseño de página: Muestra cómo se verá el documento impreso, se trata de un buen método para ver

donde empiezan y acaban las páginas y para ver los encabezados y pies de página para la página.

Vistas Personalizadas: Guarda la visualización actual e imprime la configuración como una vista

personalizada que pueda aplicar rápidamente en el futuro.

b) Grupo Mostrar

Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar

Regla: Muestra reglas junto al documento, permite ver y establecer tabulaciones, mover bordes de tablas y

alinear objetos en el documento, también permite medir otros elementos.

Líneas de cuadricula: Muestra las líneas entre filas y columnas en la hoja para facilitar su lectura.

Barra de fórmulas: Muestra la barra de fórmulas para que pueda ver las fórmulas de las celdas.

Títulos: Muestra los encabezados de las filas y columna, son las letras o números que aparecen encima de

las columnas de una página.

c) Grupo Zoom

La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje

mayor de la página a tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom concreto con un

documento o una plantilla.

Zoom: Acerca o aleja el documento a la distancia que te sea más cómoda.

100%: Aplica un zoom del 100% al documento.

Ampliar selección: Acerca la vista en la hoja de cálculo para que el rango de celda seleccionado rellene toda

la ventana, esto puede ayudarle a centrarse en un área específica de la hoja

d) Grupo Ventana

Las ventanas en la ficha vista de Excel tienen muchas funciones.

Nueva Ventana: Abre una segunda ventana del documento para que pueda trabajar en distintos sitios al

mismo tiempo.

Organizar todo: Apila las ventanas abiertas para que pueda verlas todas a la vez.

Inmovilizar: Congela una parte de la hoja para mantenerla visibles mientras se desplaza por el resto de hoja,

esto es útil para la desprotección de datos en otra partes de la hoja de cálculo sin perder los encabezados o

las etiquetas.

Dividir: Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado.

Ocultar: Oculta la ventana actual, para hacer que aparezca de nuevo, hacer clic en el botón mostrar.

Mostrar: Muestra las ventanas ocultas mediante la función ocultar ventana.

Ver en paralelo: En lugar de ir a ver y volver de un libro a otro, puede visualizarlo en paralelo de modo que

puede compararlo más fácilmente.

Desplazamiento sincrónico: Permite desplazar juntos dos documentos en paralelo, resulta de gran utilidad

para comparar documentos línea a línea o explorar las diferencias.

Restablecer posición de la ventana: Permite colocar los documentos que quiere comparar en paralelo de

modo que compartan la pantalla de forma equitativa.

Cambiar ventanas: Cambia rápidamente a otra ventana abierta de Excel.

e) Grupo Macros

Macros: Muestra la lista de macros con la que se pueda trabajar, también permite hacer clic para ver,

grabar o detener una macro.