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Manual de Normas y Procedimientos Contables y Control de Activos

Área Contabilidad Control de Activos y Suministros

CAJA COSTARRICENCE DE SEGURO SOCIALGerencia Financiera

Dirección Financiero ContableÁrea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y

CONTROL DE ACTIVOS

Junio 2009

Quinta Edición Actualizada



VERSION 5

Revisado y Actualizado el 15 de enero 2009

Por: Lic. José Miguel Solano Quirós, Jefe Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros

Y Lic. Luis Guillermo Cubillo Burgos

Jefe Subárea Control de Activos y Suministros

Versión 5.1 Adiciones de las Observaciones de la Auditoria Interna Oficio 13656



ÍNDICE

INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1 MARCO LEGAL.......................................................................................................................... 2 MISIÓN........................................................................................................................................ 3 VISIÓN......................................................................................................................................... 3 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................................................ 3

CAPITULO I ................................................................................................................................... 4 DE LOS BIENES MUEBLES ........................................................................................................ 4

ARTÍCULO1.................................................................................................................................... 4 DEFINICIÓN O CONCEPTO .............................................................................................................. 4 ARTÍCULO 2................................................................................................................................... 4 CARACTERÍSTICAS......................................................................................................................... 4 ARTÍCULO 3................................................................................................................................... 4 CATALOGAR. ................................................................................................................................. 4 ARTÍCULO 4................................................................................................................................... 5 CLASIFICACIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTARIA DE BIENES MUEBLES.......................................... 5

CAPITULO II................................................................................................................................ 12 COMPRA DE BIENES MUEBLES............................................................................................. 12

ARTÍCULO 5................................................................................................................................. 12 BASE LEGAL................................................................................................................................ 12 LAS COMPRAS DE BIENES MUEBLES SE REGIRÁN POR LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Y SU REGLAMENTO. ............................................................. 12 ARTÍCULO 6................................................................................................................................. 12 ORIGEN DE LA COMPRA............................................................................................................... 12 ARTÍCULO 7................................................................................................................................. 12 DE LAS COMPRAS QUE NO PROCEDEN. ........................................................................................ 12 ARTÍCULO 8................................................................................................................................. 13 BIENES DE COMPRA DISCRECIONAL. ........................................................................................... 13 ARTÍCULO 9................................................................................................................................. 13 DEL EXPEDIENTE......................................................................................................................... 13 ARTÍCULO 10............................................................................................................................... 13 SELECCIÓN DE LA OFERTA .......................................................................................................... 13 ARTÍCULO 11............................................................................................................................... 13 RECEPCIÓN DE BIENES ................................................................................................................ 13 ARTÍCULO 12............................................................................................................................... 14 DE LA REVISIÓN TÉCNICA DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR CUALQUIER MODALIDAD. ............. 14 ARTÍCULO 13............................................................................................................................... 14 IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES. ................................................................................................. 14 ARTÍCULO 14. .......................................................................................................................... 14 DISTRIBUCIÓN Y/O UBICACIÓN DE BIENES COMPRADOS. ............................................................ 14 ARTÍCULO 15............................................................................................................................... 15 REGISTRO CONTABLE DE LA COMPRA. ........................................................................................ 15 COMPROBANTE DE INGRESO DE BIENES POR COMPRA................................................................. 15 ARTÍCULO 16............................................................................................................................... 15 CONFECCIÓN COMPROBANTE DE INGRESO DE BIENES POR COMPRA. .......................................... 15



ARTÍCULO 17............................................................................................................................... 19 ENVÍO DE COMPROBANTE 42 AL ACCAS. .................................................................................. 19 ARTÍCULO 18............................................................................................................................... 19 ASIENTO CONTABLE COMPRA. ................................................................................................... 19 ARTÍCULO 19............................................................................................................................... 19 DEL PAGO ................................................................................................................................... 19 ARTÍCULO 20............................................................................................................................... 20 REQUISITOS PARA LA CONFECCIÓN DEL CHEQUE ........................................................................ 20

CAPITULO III .............................................................................................................................. 21 INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO...................................................... 21

ARTÍCULO 21............................................................................................................................... 21 DEFINICIÓN. ................................................................................................................................ 21 ARTÍCULO 22............................................................................................................................... 21 TIPOS........................................................................................................................................... 21 ARTÍCULO 23............................................................................................................................... 21 DONACIÓN DE BIENES MUEBLES................................................................................................. 21 ARTÍCULO 24............................................................................................................................... 24 INGRESOS NO REGISTRADAS OPORTUNAMENTE. ......................................................................... 24 ARTÍCULO 25............................................................................................................................... 24 INGRESOS POR ADJUDICACIÓN JUDICIAL. .................................................................................... 24 ARTÍCULO 26............................................................................................................................... 24 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 24 COMPROBANTE INGRESO DE BIENES POR AJUSTE INVENTARIO. .................................................. 24

CAPITULO IV............................................................................................................................... 28 MEJORAS, MODIFICACIONES DE DISEÑO Y ESTRUCTURA, REPARACIÓN MAYORES O MODIFICACIÓN DE PRECIOS ....................................................................... 28

ARTÍCULO 27............................................................................................................................... 28 CUIDADO DEL BIEN. .................................................................................................................... 28 ARTÍCULO 28............................................................................................................................... 28 REPARACIÓN DEL BIEN................................................................................................................ 28 ARTÍCULO 29............................................................................................................................... 28 MODIFICACIÓN Y/O MEJORA. ...................................................................................................... 28 ARTÍCULO 30............................................................................................................................... 28 ESTUDIO DE LA MEJORA.............................................................................................................. 28 ARTÍCULO 31............................................................................................................................... 28 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 28 COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES..................................................... 28

CAPITULO V ................................................................................................................................ 32 TRASPASO DISTRIBUCIÓN Y/O UBICACIÓN DE LOS BIENES...................................... 32

ARTÍCULOS 32 ............................................................................................................................. 32 AUTORIZACIÓN............................................................................................................................ 32 ARTÍCULO 33............................................................................................................................... 32 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 32 ARTÍCULO 34............................................................................................................................... 32 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 32



CAPITULO VI............................................................................................................................... 35 VENTA DE BIENES ENTRE SEGUROS .................................................................................. 35

ARTÍCULOS 35 ............................................................................................................................. 35 AUTORIZACIÓN............................................................................................................................ 35 ARTÍCULO 36............................................................................................................................... 35 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 35 ARTÍCULO 37............................................................................................................................... 35 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 35

Cantidad bienes................................................................................................................... 36 CAPÍTULO VII ............................................................................................................................. 38 DEL RETIRO DEL BIEN DE INVENTARIOS......................................................................... 38

ARTÍCULO 38............................................................................................................................... 38 ESTADO DEL BIEN. ...................................................................................................................... 38 ARTÍCULO 39............................................................................................................................... 38 MOTIVOS DE RETIRO. .................................................................................................................. 38 ARTÍCULO 40............................................................................................................................... 38 RETIRO POR INSERVIBLE U OBSOLESCENCIA. .............................................................................. 38 ARTÍCULO 41............................................................................................................................... 41 RETIRO DEL BIEN DE INVENTARIO EN CASO DE HURTO O ROBO. ................................................ 41

ÁRTÍCULO 42…………………………………………………………………………………41 HURTO......................................................................................................................................... 41 ARTÍCULO 43............................................................................................................................... 41 ROBO........................................................................................................................................... 41 ARTÍCULO 44............................................................................................................................... 41 DENUNCIA ADMINISTRATIVA. ..................................................................................................... 41 ARTÍCULO 45............................................................................................................................... 41 DENUNCIA JUDICIAL.................................................................................................................... 41 ARTÍCULO 46............................................................................................................................... 41 INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. ............................................................................................. 41 ARTÍCULO 47............................................................................................................................... 41 SEGUIMIENTO. ............................................................................................................................. 41 ARTÍCULO 48............................................................................................................................... 42 CONCLUSIÓN INVESTIGACIÓN. .................................................................................................... 42 ARTÍCULO 49............................................................................................................................... 42 RETIRO DE BIENES SIN UTILIDAD POR VENTA. ............................................................................ 42 ARTÍCULO 50............................................................................................................................... 42 DETERMINACIÓN DE UTILIDAD.................................................................................................... 42 ARTÍCULO 51............................................................................................................................... 42 DIVULGACIÓN ............................................................................................................................. 42 ARTÍCULO 52............................................................................................................................... 42 MODALIDAD DE VENTAS. ............................................................................................................ 42 ARTÍCULO 53............................................................................................................................... 42 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 42

CAPITULO VIII ........................................................................................................................... 45 RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES... 45



ARTICULO 54 ........................................................................................................................... 45 RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN, DESTINO, MANTENIMIENTO, CUSTODIA Y USO DE LOS BIENES .................................................................................................................................. 45 ARTICULO 55 ........................................................................................................................... 45 IDENTIFICACIÓN O PLAQUEO DE LOS BIENES. .............................................................................. 45 ARTÍCULO 56............................................................................................................................... 47 CUSTODIA Y ADQUISICIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÓN....................................................... 47 ARTÍCULO 57............................................................................................................................... 47 RESPONSABILIDAD DE LA NORMALIZACIÓN Y REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES................. 47

CAPITULO IX............................................................................................................................... 48 DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS............................................................................................. 48

ARTÍCULO 58............................................................................................................................... 48 INVENTARIO PERIÓDICO .............................................................................................................. 48 ARTICULO 59 ........................................................................................................................... 48 RESPONSABLE ............................................................................................................................. 48 ARTÍCULO 60............................................................................................................................... 48 COORDINACIÓN DE LOS INVENTARIOS ......................................................................................... 48 ARTÍCULO 61............................................................................................................................... 48 DIFERENCIAS EN INVENTARIOS ................................................................................................... 48 ARTÍCULO 62............................................................................................................................... 49 AJUSTES CONTABLES DE LAS DIFERENCIAS. ............................................................................... 49 ARTÍCULO 63............................................................................................................................... 49 FALTANTES DE BIENES. ............................................................................................................... 49 ARTÍCULO 64............................................................................................................................... 49 SANCIÓN POR RESPONSABILIDAD DE FALTANTE O PÉRDIDAS DE BIENES. .................................. 49

CAPÍTULO X ................................................................................................................................ 51 CONTROL DEL INVENTARIO O EXISTENCIA EN LA UNIDAD ..................................... 51

RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL INTERNO: .......................................................................... 51 ACTITUD DE APOYO SUPERIOR AL CONTROL INTERNO: .............................................................. 51 DELEGACIÓN: .............................................................................................................................. 51 PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL EN EL CONTROL INTERNO: .......................................................... 51 ARTÍCULO 65............................................................................................................................... 52 DEL CONTROL DE BIENES MUEBLES, FÓRMULA Nº 40................................................................ 52 ARTÍCULO 66............................................................................................................................... 52 INVENTARIO PERMANENTE.......................................................................................................... 52 ARTÍCULO 67............................................................................................................................... 52 CONCILIACIÓN DEL INFORME. ..................................................................................................... 52 ARTÍCULO 68............................................................................................................................... 52 DEFICIENCIAS EN EL CONTROL.................................................................................................... 52

CAPÍTULO XI............................................................................................................................... 54 PRÉSTAMO DE BIENES A LOS ASEGURADOS................................................................... 54

ARTÍCULO 69............................................................................................................................... 54 ARTÍCULO 70............................................................................................................................... 54 ESTUDIO DE LA NECESIDAD......................................................................................................... 54 ARTÍCULO 71............................................................................................................................... 54 AUTORIZACIÓN DE PRÉSTAMO. ................................................................................................... 54



ARTÍCULO 72............................................................................................................................... 54 CUSTODIO O RESPONSABLE DEL BIEN. ....................................................................................... 54 ARTÍCULO 73............................................................................................................................... 55 RECUPERACIÓN DEL BIEN........................................................................................................... 55 ARTÍCULO 74............................................................................................................................... 56 REPORTES QUE BRINDA............................................................................................................... 56

CAPÍTULO XIII ........................................................................................................................... 58 VENTA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO ......................................................................... 58

ARTÍCULO 75............................................................................................................................... 58 CONCEPTO DE BIENES MUEBLES EN DESUSO. ............................................................................. 58 ARTÍCULO 76............................................................................................................................... 58 IMPOSIBILIDAD DE DONACIÓN DE BIENES PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PARTICULARES........... 58 ARTÍCULO 77............................................................................................................................... 58 VENTA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO..................................................................................... 58 ARTÍCULO 78............................................................................................................................... 58 VENTA POR REMATE. . ................................................................................................................. 58

ARTÍCULO 72...…………….…………………………………………………………………58 PROHIBICIONES PARA PARTICIPAR EN LA COMPRA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO.................. 58 ARTÍCULO 80............................................................................................................................... 59 IMPOSIBILIDAD DE VENTA ........................................................................................................... 59

CAPITULO XIV............................................................................................................................ 60 VALORACIÓN DE BIENES MUEBLES COMPRADOS EN MONEDA EXTRANJERA . 60

ARTÍCULO 81............................................................................................................................... 60 RESPONSABLE. ............................................................................................................................ 60 ARTÍCULO 82............................................................................................................................... 60 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 60

CAPITULO XV ............................................................................................................................. 61 COMPRA DE SEMOVIENTES .................................................................................................. 61

ARTÍCULO 83............................................................................................................................... 61 SOBRE EL BIEN. ........................................................................................................................... 61 ARTÍCULO 84............................................................................................................................... 61 ADQUISICIÓN............................................................................................................................... 61 ARTÍCULO 85............................................................................................................................... 61 IDENTIFICACIÓN. ......................................................................................................................... 61 ARTÍCULO 86............................................................................................................................... 61 VIDA ÚTIL. .................................................................................................................................. 61 ARTÍCULO 87............................................................................................................................... 61 RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL............................................................................................. 61 ARTÍCULO 88............................................................................................................................... 61 MANTENIMIENTO DEL BIEN......................................................................................................... 61



CAPITULO XVI............................................................................................................................ 63 DISPOSICIONES CONTABLES ................................................................................................ 63

ARTÍCULO 89............................................................................................................................... 63 COMPROBANTES CONTABLES...................................................................................................... 63 ARTÍCULO 90............................................................................................................................... 63 VALOR HISTÓRICO. ..................................................................................................................... 63 ARTÍCULO 91............................................................................................................................... 63 DEPRECIACIONES CONTABLES..................................................................................................... 63 ARTÍCULO 92............................................................................................................................... 64 REGISTRO DE LAS DEPRECIACIONES CONTABLES. ....................................................................... 64 ARTÍCULO 93............................................................................................................................... 64 REEVALUACIÓN DE BIENES. ........................................................................................................ 64 ARTÍCULO 94............................................................................................................................... 64 ASPECTOS TÉCNICOS CONTABLES............................................................................................... 64 COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES Nº 42 ........................ 65 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44........................... 65 INGRESO POR DIFERENCIA DE INVENTARIO................................................................... 65 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44........................... 66 INGRESO A EXISTENCIAS POR DONACION ...................................................................... 66 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44 .......................... 67 INGRESO A EXISTENCIAS POR ADJUDICACION JUDICIAL ........................................... 67 AJUSTE DE PRECIOS MAYOR AL REGISTRADO............................................................... 67 COMPROBANTE AJUSTE DE PRECIO DE BIENES MUEBLES Nº 45................................ 68 AJUSTE DE PRECIOS MENOR AL REGISTRADO ............................................................... 68 COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES Nº 45...................................... 69 AJUSTE DE PRECIOS POR INSTALACION........................................................................... 69 COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES Nº 46............................................... 70 ASIENTO CONTABLE PARA TRASLADO DE BIENES MUEBLES.................................... 70 COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS Nº 47 ............................................... 71 CAMBIO DE SERVICIO ASIGNADO A UNIDADES PROGRAMATICA ............................ 71 COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES Nº 48 ..................................................... 71 EJEMPLOS DE REGISTROS CONTABLES............................................................................ 72 CASO Nº 2.................................................................................................................................. 72 COMPRA PROVEEDORES LOCALES ................................................................................... 72 CASO Nº 3.................................................................................................................................. 73 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR...................................................................... 73 CASO Nº 4.................................................................................................................................. 73 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR...................................................................... 73

CAPITULO XVII .......................................................................................................................... 75 GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 75

PLAQUEO DE ACTIVOS EN GARANTÍA.......................................................................................... 75 CRITERIO EN CASO DE REPOSICIÓN DE UN BIEN POR PÉRDIDA DEL MISMO................................. 75 SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PARA EL RESARCIMIENTO DE LAS PÉRDIDAS. .......................... 75 FABRICACIÓN DE ACTIVOS .......................................................................................................... 75 OBLIGACIÓN DE NOMBRAR UN ENCARGADO DE ACTIVOS........................................................... 75 LEGALIDAD DE LA REQUISAS. ..................................................................................................... 76 BIENES ADQUIRIDOS QUE INGRESEN DEBIDAMENTE ANTES DE SER CANCELADOS........................ 76 DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS FUNCIONARIOS (AS) OBLIGADOS (AS) A PRESENTAR EL INFORME FINAL DE SU GESTIÓN. .................................................................................................. 77 DE LA ATENCIÓN A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS................................ 78



DE LA REVISIÓN DEL LOS INFORMES MENSUALES PRODUCTO DEL CIERRE CONTABLE............... 78 DE LOS PUNTOS DE CONTROL. .................................................................................................... 78 COMENTARIO SOBRE MARCO REGULATORIO. ............................................................................. 79 SOBRE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO. ........................................................................ 79 DEL MANUAL DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Y LAS ENTIDADES Y ÓRGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN ........................ 81 DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES EN SU ARTÍCULO 36.2 ESTABLECE:.................................................................. 81 DEL ARTÍCULO 18 DE LA NORMATIVA DE RELACIONES LABORALES DE LA CAJA SE LEE DE LA SIGUIENTE FORMA: ...................................................................................................................... 81 MEDIANTE CIRCULAR Nº GDF 13.271 DEL 29 DE MARZO DEL 2006. ........................................... 82 DE LA CIRCULAR Nº GF 10.818 DEL 21 DE FEBRERO DEL 2008, DEL CONSEJO DE GERENTES. ... 82 TRANSITORIO I ............................................................................................................................ 83 RECOMENDACIÓN EN CASO DE ACTIVOS PARA DAR DE BAJA ADQUIRIDOS POR EMPRÉSTITOS DEL PROYECTO ESPAÑA O FINLANDIA................................................................................................ 83

GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................................................................... 84


Área Contabilidad Control de Activos y Suministros 1

INTRODUCCIÓN Un sistema contable es una estructura organizada que recoge las informaciones de

una organización como resultado de sus operaciones, para lo cual se apoya en herramientas como documentos, formularios, reportes, libros entre otros que a la administración activa le ayuda en la toma de decisiones financieras. Para que este sistema funcione eficientemente, es necesario que su configuración cumpla con los objetivos propuestos por la administración superior.

Este sistema o red de procedimientos contables debe permitir realizar, interpretar y registrar cualquier actividad importante de la organización.

La contabilidad de inventarios es una parte muy importante de los sistemas contables. Por lo general el inventario es el activo de mayor monto en el Estado de Situación, y los gastos usualmente son los más elevados en el Estado de Resultados y el de Origen y Aplicación de Recursos o Fondos. Siendo éstos tan importantes, se necesita de una oportuna información resumida y analizada, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles y lo más importante, el esfuerzo de todo el recurso humano de la organización en la labor de control y seguridad de los mismos. El propósito del presente Manual es proporcionar una guía sana tanto financiera como normativa que uniforme los procedimientos de trabajo, para lograr mayor coordinación, maximizar el control y la eficiencia, para la consecución de los objetivos institucionales de la CAJA. Esta herramienta regula el proceso que involucra la Administración, Contabilidad y Control de los Bienes Muebles, de tal forma que exista un mejor aprovechamiento de las inversiones de estos recursos, necesarios para el desarrollo de las funciones de cada una de las unidades ejecutoras. Contiene los elementos necesarios que conlleva el control de los activos, así como los formularios correspondientes que deben ser utilizados por las Unidades Ejecutoras.



MARCO LEGAL Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de La República y las Entidades y Organizaciones Sujetos a su Fiscalización1. Publicado en La Gaceta Nº 107 del 05 de Junio del 2002 Aplicables a Este Manual 4.2 Del Control Integrado 4.4 Responsabilidad Limitada 4.5 Instrucciones por Escrito 4.6 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones 4.7 Documentación de Procesos y Transacciones 4.8 Supervisión Constante 4.9 Registro Oportuno 4.10 De los Sistemas Contables y Presupuestarios 4.11 Revisiones de Control 4.14 Conciliación Periódica de Registros 4.15 Inventarios Periódicos 4.17 Formulario Uniforme

4.1 Obtención y Comunicación de Información Efectiva 4.2 Calidad y Suficiencia de la Información 4.3 Sistemas de Información

5.6 Archivo Institucional 6.5 Rendición de Cuentas 6.6 Reporte de Deficiencias 6.7 Toma de Acciones Correctivas

Ley 7494 de Contratación Administrativa y su Reglamento Ley de Administración Pública Ley General de Control Interno (LGCI). Código de trabajo. Reglamento del Seguro de Salud Principios de Contabilidad generalmente aceptados y las Normas Internacionales de

Contabilidad “NIC”. Manual de Normas para la Administración y Colección de Obras de Arte Normas que regulan las Relaciones Laborales en la Caja Costarricense Seguro

Social Instructivo que Regula los Faltantes y Sobrantes de Inventario Físico de Activos,

Dinero en Efectivo, Valores y Otros Instructivo para la venta de Desechos, 1983 .Acuerdos de Junta Directiva y Circulares del Nivel Gerencial.

Este Manual esta vigente en la siguiente forma:

I Edición 1990 Aprobado por las Gerencias de

División mediante Circular Nº 17.766 del 11 de Octubre de 1990.

II Edición 1994 Autorizado por las Gerencias de División mediante Circular Nº 22.114 del 12 de Septiembre 1994.

1 A partir de enero 2010 se regirá por las Normas de Control Interno para el Sector Público.



El presente Manual es un instrumento de consulta y aplicación, y se encuentra actualizado con las normas y procedimientos en vigencia y las modificaciones que vía circular y resoluciones ha dictado la junta Directiva, Las Gerencias de División y La Dirección Jurídica, al 31 de diciembre del año 2008. Su revisión y actualización ha sido posible con la colaboración del capital intelectual del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros. MISIÓN Mantener y promover un sistema de control y registro eficiente del patrimonio Institucional en bienes muebles. VISIÓN

Que este manual sea una normativa versátil, oportuna, conocida y de aplicación en la gestión de la administración y control de los activos bienes muebles

OBJETIVO GENERAL Presentar procedimientos que ayuden a lograr una buena administración en los inventarios de bienes muebles y una relación eficiente de ellos con la Administración Financiera. Además que el patrimonio en bienes muebles esté debidamente identificado, registrado, controlado, asegurado y en plenas condiciones físicas para la prestación oportuna del servicio a los usuarios internos como a los asegurados en general OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Propiciar una correcta aplicación de la normativa vigente en materia tanto institucional como por los agentes contralores externos.

2. Registrar oportunamente las adquisiciones de los bienes. 3. Registrar efectivamente los bienes en los servicios donde realmente se

utilizan. 4. Identificar y ubicar aquellos bienes que están asignados a los trabajadores

que los requieran para realizar sus tareas. 5. Mantener un inventario permanente para garantizar un sano control del

patrimonio. 6. Proporcionar la debida protección a los bienes. 7. Minimizar las pérdidas por obsolescencia o deterioro de los bienes 8. Determinar que el deterioro presentado en los activos sean los normales,

de la naturaleza misma de la actividad, y/o por causas especiales como son los desastres naturales.



CAPITULO I

De los Bienes Muebles Artículo1 Definición o Concepto Se consideran dentro del inmovilizado material los activos bienes muebles como son la maquinaria, mobiliario y equipo administrativo, informático y médico que se destinan a diversas actividades productivas para la prestación de servicios médicos y de apoyo, así como aquellas operaciones de índole administrativo, que incluyen los activos mencionados en el artículo N°3 de este instructivo. Artículo 2 Características Los Bienes Muebles se califican conforme las siguientes condiciones: 2.1 Posea una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios 2.2 Están sujetos a depreciación, excepto, las obras de arte. 2.3 Incluidos en el Catálogo General de Suministros (CGS) identificados con la clase 6 y

7. 2.4 Permita su identificación como propiedad de la Institución mediante placa de metal,

grabación, sello, cintas adhesivas y otros. 2.5 De una vida útil no menor de dos años. 2.6 El software desarrollado por personal de la Institución, cualquiera de sus

dependencias centralizadas o desconcentradas y/o contratadas a terceros para uso exclusivo en cualquiera de sus dependencias (se requiere pertenencia de las fuentes del software).

2.7 Las patentes , marcas , y derechos de autor registrados por la Caja en el Registro de Propiedad Intelectual

2.8 Que el coste del activo para la entidad sea valorado con fiabilidad Artículo 3 Catalogar. Para tales efectos se agrupan conforme al Catálogo General de Suministros en la clase 6 Maquinaria y equipo de transporte y 7 “Mobiliario, Maquinaria y Equipo" Catalogo que es administrado por la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios. Cuando exista recomendación técnica para adquirir un bien no especificado en el Catálogo General de Suministros, la Unidad Ejecutora solicitará a la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios la inclusión del activo. Una vez que reciba la autorización procederá a iniciar los trámites para su adquisición.



Artículo 4 Clasificación Contable y Presupuestaria de Bienes Muebles. Para los efectos de formulación presupuestaria, registro contable y control, se agrupan bajo la siguiente clasificación general:

DESCRIPCION CUENTAS CONTABLES

200-00-8 MOBILIARIO MAQUINARIA Y EQUIPO SEM

UNIDAD PROGRAMATICA:

Se le asigna la Unidad Programática del Centro que adquiere los activos más el servicio correspondiente.

Se utiliza para registrar los mobiliarios y equipos que se adquieren para uso de la Institución.

El Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros; es la Dependencia encargada de tramitar el registro de estos activos y afectar estas cuentas contablemente.

Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas:

Concepto Descripción

200-01-6 Equipo de Transporte

200-05-7 Equipos Educación y Recreación 200-07-3 Maquinaria y Equipo Construcción 200-10-5 Equipos Varios 200-11-3 Maquinaria y Equipo Producción 200-12-1 Equipo de Cómputo 200-15-4 Equipo de Laboratorio Clínico 200-16-2 Equipo laboratorio Control de Calidad 200-20-2 Mobiliario Maquinaria y Equipo por Distribución 200-25-1 Equipo de oficina 200-30-0 Bienes Muebles Adquisiciones Cobros Judiciales 200-35-9 Equipo de Producción Industrial 200-45-4 Equipo Mecánico, Eléctrico y Uso General 200-50-2 Equipo Médico Quirúrgico 200-52-9 Equipo Recreación Laboral 200-55-1 Equipo para Comunicación 200-60-0 Maquinaria Estacionaria 200-65-9 Mobiliario Clínico y Hospitalario 200-70-5 Mobiliario de Cocina y ------- 200-75-4 Mobiliario de Oficina 200-80-2 Mobiliario de Uso general 200-85-1 Equipo Mobiliario y Maquina por Reubicación 200-90-0 Mobiliario de Informática 200-95-9 Libros según Tipo y Característica



SE DEBITA:

Por medio de Asientos Automáticos que origina el Sistema de Contabilidad de Bienes Muebles “SCBM”; por aplicación de los siguientes comprobantes:

Nº 42 " Vale entrada de Bienes”.

Nº 44 "Alta de Bienes Muebles”.

Nº 45 " Ajuste de Precio Bienes Muebles”.

Nº 46 " Salida y Traspaso de Bienes Muebles”.

Nº. 47 “Cambio de placas asignadas”.

Nº 49 " Modificación de código " y también mediante asientos de diarios.

SE ACREDITA:

Por medio de Asientos Automáticos; en las fórmulas

Nº 45 " Ajuste de precio Bienes Muebles”.

Nº 46 " Salida y Traspaso de Bienes Muebles”.

Nº. 47 "Cambio de placas asignadas".

Nº 48 " Aviso baja de Bienes Muebles”.

Nº 49 " Modificación de Código”.

202-00-0 OBRAS DE ARTE

En esta cuenta se registran las obras de arte (pinturas, esculturas, murales) que son propiedad de la Institución.

La cuenta tiene condición 1 "cuenta individual", la cual está constituida por el número de placa de activo.

El Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros; es la única dependencia encargada de tramitar el registro de estas cuentas.



202-01-9 Pinturas 202-02-7 Esculturas 202-03-5 Murales



SE DEBITAN:

Por medio de Asientos de diario, mediante la aplicación de los siguientes comprobantes:

Nº 42 " Vale entrada de Bienes”.

Nº 44 " Alta de Bienes Muebles”.

Nº 45 " Ajuste de precio Bienes Muebles”.

Nº 46 " Salida y traspaso de Bienes Muebles”.

Nº 47 " Cambio placas asignadas”.

Nº 49 " Modificación código y, también en Asientos de diario.

SE ACREDITAN:

Por medio de Asientos de diario, mediante la aplicación de los siguientes comprobantes:

Nº 45 " Ajuste de Precio Bienes Muebles”.

Nº 46 " Salida y traspaso de Bienes Muebles”.

Nº 48 " Aviso baja de Bienes Muebles " y, también en asientos de diario.

203-00-5 REVALUACION MOBILIARIO MAQUINARIA Y EQUIPO SEM.

UNIDAD PROGRAMATICA:

Se le asigna la Unidad Programática y el servicio del centro que adquiere los activos.

Se utiliza para la reevaluación de mobiliario, maquinaria y equipo, se tramita para darle nuevo valor a estos activos. (Valor de mercado).

El Área de Contabilidad Control de Activos y Suministros, es la encargada del trámite para el registro de estas cuentas.





203-01-3 Reval. Equipo de Transporte

203-05-4 Reevaluación Equipo Educación Y Recreación

203-07-0 Reevaluación Maquinaria Y Equipo De Construcción

203-10-2 Reevaluación Equipos Varios 203-15-1 Reevaluación Equipo De Cocina Y ------- 203-16-0 Reevaluación Equipo Laboratorio Cont. De

Calidad 203-20-0 Reevaluación Equipo De Odontología 203-25-9 Reevaluación Equipo De Oficina 203-30-7 Reevaluación Equipo Producción Grafica Y

Auditiva 203-35-6 Reevaluación Equipo Producción Industrial 203-45-1 Reevaluación Meca-Eléctrica Uso General 203-50-0 Reevaluación Equipo Médico Quirúrgico 203-52-6 Reevaluación Equipo Recreación Laboral 203-55-9 Reevaluación Equipo Comunicación 203-60-7 Reevaluación Maquinaria Estacionaria 203-65-6 Reevaluación Mobiliario Clínico Y Hospitalario 203-70-2 Reevaluación Mobiliario De Cocina ------- 20375-1 Reevaluación Mobiliario De Oficina 203-80-0 Reevaluación Mobiliario De Uso General 203-85-9 Reevaluación Equipo Mobiliario Maquinaria

Reubicación 203-90-7 Reevaluación Mobiliario De Informática 203-95-6 Reevaluación Libros Según Tipo Y

Características

SE DEBITA:

Por medio de asientos Automáticos, originado por el SCBM mediante la aplicación de los siguientes comprobantes:

Nº 44 "Alta de Bienes Muebles".

Nº 45 "Ajuste de Precio Bienes Muebles".

Nº 46 "Salida y traspaso de Bienes Muebles".

Nº 47 "Cambio placas asignadas".

Nº 49 "Modificación de código" y, también mediante asientos de diario.

SE ACREDITA

Por medio de Asientos Automáticos, en las fórmulas

Nº 45 "Ajuste de precio Bienes Muebles".



Nº 46 "Salida y traspaso de Bienes Muebles".

Nº 47 "Cambio placas asignadas".

Nº 48 "Aviso baja de Bienes Muebles".

Nº 49 "Modificación de código" y, también mediante asientos de diario.

207-00-9 REVALUACION OBRAS DE ARTE

CUENTA INDIVIDUAL

Corresponde al número de placa de activo.

Las reevaluaciones se tramitan, cada vez que un activo, requiera ser ajustado a su valor de mercado y se calcula con base a criterio de experto (Peritaje).



207-01-7 Reevaluación Pinturas 207-02-5 Reevaluación Esculturas 207-03-5 Reevaluación Murales

SE DEBITA:

Por medio de asientos de diario autorizado por el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros.

SE ACREDITAN:

Por medio de Asientos de diario autorizado por el Área de Contabilidad Control de Activos y Suministros.

275-00-9 DEPRECIACION ACUMULADA SEM - IVM

Para registrar la depreciación de los activos la que se realiza sobre su valor original

En este grupo se encuentran las siguientes cuentas:


275-01-7 Depreciación Mobiliario y Equipo



SE DEBITA:

Por medio de asientos automático originado por el ICBM.

SE ACREDITA: Por asiento automático originado por el SCBM.

276-00-5 DEPRECIACION ACUMULADA REVALUACION ACTIVOS SEM -IVM

Corresponde al registro de la depreciación de los bienes muebles revaluados.


276-01-3 Depreciación Acumulada Reevaluación Mobiliario y Equipo

SE DEBITA:

Por medio de asientos automáticos originados por el SCBM.

SE ACREDITA:

Por medio de asientos automáticos originados por el SCBM (SBM) cuando se registra la depreciación acumulada reevaluación activos.

302-50-0FACTURAS POR PAGAR PROVEEDORES LOCALES SEM.

Esta cuenta representa las obligaciones de la Institución con proveedores locales, por el suministro de bienes.

CUENTA INDIVIDUAL:

Constituida por el número del proveedor (seis digitados), más el de la orden de compra (siete digitados).

Dentro de este grupo se tienen las siguientes cuentas:


302-50-0 Facturas para Pagar Proveedores Locales 302-51-8 Equipo y Mobiliario de Oficina 302-52-6 Equipo Médico Hospitalario 302-53-4 Equipo Transporte y Trac. 302-54-2 Equipo de Comunicación 302-559 Equipo Educación y Recreación 302-56-7 Maquinaria y Equipo Talleres 302-57-5 Maquinaria y Equipo Const. 302-58-3 Equipos Varios




302-59-1 Maquinaria y Equipo Producción 302-60-7 Libros 302-70-2 Equipo de computo

SE DEBITA:

Por medio de cheque, o pago por SINPE al realizarse la cancelación de las facturas que presentan los proveedores a cobro y por medio de asiento de diario para realizar ajustes de corrección.

SE ACREDITA:

Por medio de asiento automático al procesar los vales de entrada de los bienes que ingresan por el Almacén General. Y los que ingresan a los Almacenes Locales de resto de unidades ejecutoras de la Caja.



CAPITULO II Compra de Bienes Muebles

Artículo 5 Base Legal. Las compras de bienes muebles se regirán por lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Artículo 6 Origen de la Compra.

Se comprarán aquellos bienes muebles denominados: maquinaria y equipo de transporte, mobiliario, maquinaria y equipo, que se requieran para satisfacer las necesidades de los servicios en operación y aquellos contemplados en los programas de construcción, remodelación, ampliación o en proceso de apertura y proyectos especiales, los cuales deben estar comprendidos en el Plan Anual Operativo, salvo aquellos casos plenamente justificados donde medie el interés institucional. Cuando se trate de remodelaciones y éstas incluyen la confección de equipos de oficina (por ejemplo, cubículos, muebles modulares, archivos modulares y otros similares) deben afectar las respectivas partidas de activos. Para el caso de las Unidades Administrativas o Médicas en proceso de apertura deben determinar su nivel de cobertura y capacidad resolutiva según se tenga establecido en las normas institucionales vigentes. La asignación de equipo debe realizarse por Unidad Programática, Servicio y Actividad, de acuerdo a estudios realizados por las Unidades Técnicas respectivas. Cuando se trate de proyectos bajo la modalidad de llave en mano, la Dirección del proyecto queda obligada a establecer en el cartel la obligación del proveedor a suministrar por aparte del costo de la obra, y el valor de los activos (uno a uno) que formarán parte de la compra. Las Unidades Ejecutoras de sede podrán realizar compras directas de activos conforme lo resuelto por la Junta Directiva, circular Número 22273 del 13 de noviembre 1997 y circular Número 18590 del 22 de diciembre 1998 emitidas por el Cuerpo Gerencial. Artículo 7 De las Compras que no Proceden.

a) Cuando no exista disponibilidad presupuestaria en el Programa Institucional de Compras.

b) Cuando la unidad ejecutora haya agotado el límite de compra de su presupuesto y lo establecido en los límites económicos de contratación administrativa, circular del nivel gerencial número 18590 del 22 de diciembre 1998.

c) Cuando el bien a adquirir no esté incluido en el Catálogo de Equipamiento. d) La compra de Bienes Muebles por el sistema de pagos de Caja Chica. e) Cuando se incumpla con alguno de los requisitos señalados en este Manual. f) Las compras en equipos debe estar amparado al Catálogo de Equipamiento

Institucional en donde se determina el tipo de tecnología que requiere y puede adquirir cada nivel de atención.



Artículo 8 Bienes de Compra Discrecional. Los activos denominados teléfono celular se adquieren previa autorización de la Junta Directiva, salvo por deterioro, excepto los regulados en el reglamento respectivo, así acordado por la Junta Directiva en el artículo Nº 2 de la sesión 7937 del 03 de marzo del 2005. Artículo 9 Del Expediente. Una vez detectada la necesidad del bien, se procede a abrir el expediente de compra, el cual deberá contener:

a. Reserva presupuestaria (certificación presupuestaria). b. Justificación de la compra. c. Fórmula "Petición de Bienes Muebles" con su correspondiente justificación. d. Cartel de compra. e. Tres o más facturas proformas solicitadas a los proveedores (recuérdese que todo

proveedor debe estar registrado en el Catálogo de Proveedores de la Caja, lo cual es requisito para poder participar en los procesos de adquisición de bienes y servicios según el artículo 108 de la Ley de Contratación Administrativa), las cuales deben indicar claramente:

1. Características del bien. 2. Cantidad de unidades. 3. Precio unitario. 4. Precio total. 5. Período de garantía. 6. Certificación por CCSS de no deudas de cuotas obrero patronales.

f. Especificaciones técnicas. g. Cuadro resumen de precios. h. Criterio recomendación técnica. i. Orden de compra.

Artículo 10 Selección de la Oferta Completado el expediente, la Jefatura de la Unidad procederá al análisis respectivo y escogerá la mejor oferta, debidamente justificada. Cuando se trate de bienes exclusivos que sólo un proveedor está en capacidad de suministrar, se adjuntará informe del solicitante y del proveedor que contenga el criterio técnico al respecto, caso en el que no se requerirán las restantes facturas proformas, por lo que debe cumplir con lo establecido en el artículo Nº 79.1 del Reglamento de Contratación Administrativa. Artículo 11 Recepción de Bienes Adjudicada la compra el proveedor entregará el bien únicamente al Departamento de Almacenamiento y Distribución (Bodega de Activos), a la Proveeduría de la Unidad desconcentrada y/o a la Unidad de Sede que realizó la compra, con su respectiva factura y se verificará en el acto:

a) Que el bien se encuentre en buenas condiciones (fabricación, calidad, funcionamiento, y otras que puedan brindar un mejor criterio de aceptación del bien.

b) Que su facturación sea correcta. La facturación directa es la comparación de

información entre la orden de compra y la factura comercial y la factura de la CCSS.

c) Que el artículo cumpla con las previsiones del cartel de licitación o compra directa, conforme lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa.



d) Llenar en todos sus extremos la fórmula Acta de Revisión Técnica de Equipos. Cumplidos estos requisitos se procede a sellar y firmar recibido conforme, e informar la entrada del bien a la unidad o servicio solicitante y a la Sección de Compras correspondiente, para efectos del seguimiento de las compras. Los Bienes Muebles con destino a edificios en construcción, remodelaciones o ampliaciones, tales como mobiliario, sistema de reloj, de sonido y de alarmas contra robo e incendio, etc., cuya instalación no esté relacionada con el costo original y forme parte del diseño del inmueble, serán solicitados por la Dirección de Recursos Físicos conforme lo siguiente: En los casos de licitaciones por los conceptos anteriormente citados, ésta Dirección incluirá la cláusula necesaria en el cartel con el objeto que el oferente suministre el valor de los bienes muebles (uno a uno) totalmente separado del valor propio de la obra. Recibido el bien o bienes se procederá a informar mediante el envío de la documentación respectiva al ACCAS para los registros pertinentes. Artículo 12 De la Revisión Técnica de los Bienes Adquiridos por Cualquier Modalidad. La Bodega de Bienes Muebles del Área de Almacenamiento y Distribución, las Proveedurías de las unidades ejecutoras y/o las Unidades de Sede al recibir los equipos y en caso que lo requieran, solicitarán la revisión técnica de los mismos a la unidad especializada que corresponda, quien atenderá la solicitud de servicios y deberán entregar la resolución técnica dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de estudio técnico Se levantará un acta en caso que las unidades especializadas determinen daños, averías, faltantes y diferencias de especificaciones a lo establecido en el Cartel, para que la Unidad que realiza la compra proceda a gestionar el reclamo ante la casa comercial correspondiente, y se retiene el pago respectivo hasta que el bien sea repuesto. (Anexo Nº 2). Artículo 13 Identificación de los Bienes. Todo activo debe ser identificado mediante la placa metálica institucional que proporcionará el Área de Contabilidad Control de Activos y Suministros a cada unidad ejecutora. Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se puede colocar esta placa se procederá a vibrar el número de activo que le corresponde o bien se identificará por medio de una etiqueta adhesiva y escrita con tinta indeleble. Artículo 14 Distribución y/o Ubicación de Bienes Comprados. La distribución de los bienes a los centros de responsabilidad o unidades solicitantes se realizará toda vez que hayan sido revisados administrativamente (contra cartel o peticiones), técnicamente y plaqueados y se hará mediante el comprobante 46 Traspaso de Bienes Muebles. Previo registro del comprobante de ingreso, según lo establecido por el capitulo V de este manual.

1. Cuando los bienes fueron recibidos por el AALDI en su Bodega de Activos deberán ser distribuirlos a más tardar 30 días naturales después de recibido.

2. Cuando los bienes fueron recibidos por Proveeduría de la unidad descentralizada el Encargado de Activos deberá distribuirlos a más tardar 30 días naturales después de recibido.



3. En ningún caso podrá variarse la unidad de destino sin autorización por escrito de la Dirección Regional o Dirección del Hospital Nacional, Direcciones de Sede o Gerencia de División según corresponda.

4. El Encargado del Control Activos de la unidad que recibe el bien,

confrontará el recibo de entrega de bienes muebles contra el número de placa y la descripción física, con el fin de comprobar que corresponde al mismo bien.

Cada Unidad Ejecutora es responsable de establecer mecanismos de control en el trámite para las salidas de bodega y procesamiento electrónico de datos. Artículo 15 Registro Contable de la Compra. Comprobante de Ingreso de Bienes por Compra. Recibido el bien mueble revisado y plaqueado, el Área de Almacenamiento y Distribución (AALDI), confeccionará el Comprobante de ingreso de bienes por compra y lo registra inmediatamente en el Sistema Contable de Bienes Muebles (SCBM). Aquellas unidades ejecutoras que cuentan con Proveeduría, quedan obligadas a recibir los activos, y le corresponderá coordinar con el encargado de activos quien será el responsable de iniciar los trámites de registro para lo cual confeccionará el comprobante de ingreso de bienes por compra. Aquellas unidades que no cuentan con Proveeduría y que le corresponde a la Dirección respectiva realizar la compra, será el encargado de activos de ésta quien se responsabilice por el inicio de los trámites de registro y traslado de los activos. Cuando una Unidad o Proyecto realiza una compra y el contrato o cartel indica que el o los equipos deben quedar instalados en otras unidades ejecutoras, el encargado de activos de la unidad gestora de la compra, deberán confeccionar el comprobante 42 confeccionándolo a la unidad donde quedan instalados y en operación los bienes, afectando en cada caso la misma cuenta individual (Número de Proveedor más Número de Orden de Compra). No obstante lo anterior, la unidad gestora de la compra deberá llevar el control de los activos que se van entregando ya sea mediante nota dirigida a la unidad que recibe los bienes, especificando claramente la descripción, el modelo, marca, número de serie y número de placa de los activos, firma y sello de quien entrega y quien recibe los bienes, entre otros. Artículo 16 Confección Comprobante de Ingreso de Bienes por Compra.

Es conocido contablemente como comprobante 42, y se utiliza para contabilizar las

compras que realizan las unidades ejecutoras de la Institución, esta operación tiene una afectación directa a la cuenta 200 XX X y la contrapartida 302 XX X o 145 XX X “compras en plaza o compras en el extranjero.

Toda información solicitada en el documento es indispensable para propiciar una contabilidad sana y que funcione como apoyo a la administración y al control, comprobante que se visualiza en el siguiente mapa.



COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES

Nº Comprobante 42 Mes proceso Fecha comprobante Tipo compra Plaza o exterior Proyecto Proveedor Nº orden compra Emisor del comprobante Unidad ejecutora Servicio Código bien Descripción bien, marca, modelo y serie Placa bien Valor unitario ¢

Valor letras Total ¢ Cantidad bienes OBSERVACIONES: Tramitado por ACCAS

Fecha: Autorizado por Jefe Unidad Ejecutora

(SELLO)

Funcionario: Original: Cajas o Fondo Rotario Copia: Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros

Unidad ejecutora Expediente compra



1. Número de proveedor (NP): Igual al asignado por la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios a la empresa vendedora, en su Catálogo de Proveedores (CP), se consignará uno por comprobante y requiere seis dígitos.

Debe considerarse las dos siguientes condiciones:

a) Si el proveedor es de exterior su número será igual o mayor a 50000. b) Si es proveedor local será menor a 50000.

Como se observa el número de proveedor está compuesto por máximo 5 dígitos y requiere seis dígitos por lo que agregará un cero a la izquierda.

2. Número de orden compra (OC): Llámese también número de orden de

compra interna o número de contrato, responde a una expresión numeral y no alfanumérica, requiere siete dígitos. Toda compra requiere de una orden de compra o contrato y se consigna uno por comprobante, para mayor claridad los siguientes ejemplos:

2.1. Correcto: ORDEN DE COMPRA Nº 0125890. 2.2. Incorrecto: ORDEN DE COMPRA Nº125890.

La Contabilidad Institucional establece lo siguiente:

a) Para compras locales el número de orden de compra debe ser menor a 500000.

b) Para compras de exterior el número será mayor a 500000. Para completar la cantidad de dígitos se agregarán un cero a la izquierda.

3. Código de bien: Esta compuesto por 9 dígitos y es asignado por el

Cataloga General de Suministros (CGS), emitido por la DRM. Si el asiento contable no lo aclara o lo hace indebidamente el mismo no puede contabilizarse. El código correcto asegura el uso eficiente del presupuesto de compras de la unidad ejecutora.

4. Proyecto: Se especifica si el bien es adquirido por algún proyecto en

ejecución.

Ejemplo: Proyecto España. Proyecto Finlandia. Proyecto Modernización del Sector salud. Proyecto Hospital de Alajuela. Paralelamente EL ACCAS asignará un número consecutivo a los proyectos con el fin de identificar y monitorear los activos en el tiempo y en el espacio.

5. Descripción del bien: El bien debe ser claramente descrito especificando el nombre, características (color, material de confección entre otros), marca, modelo y serie, de tal forma que si el mismo es robado pueda identificarse sin duda alguna ante la autoridad competente.

6. Número de placa: Es el número de placa asignado como identificación,

de acuerdo al artículo 2 de este manual.

7. Precio unitario: Se refiere a la cantidad de colones pagado por la adquisición, incluye todos los gastos incurridos para poner a funcionar correctamente el bien y en el lugar requerido.



8. Número de comprobante: Todo asiento contable requiere de una

identificación, en nuestro caso se hará con un número consecutivo, preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1, en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. El número es utilizado para la mayorización, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades; al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:

8.1. Correcto: INGRESO POR COMPRA BIENES Nº 521698. 8.2. Incorrecto: INGRESO POR COMPRA BIENES Nº 42-003-02

9. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operación o el evento. Para ser consistentes se deberá tomar como fecha del comprobante la fecha de la Factura, ya que el SCBM, tomará esta fecha como inicio de la Garantía para el control de la misma.

10. Fecha de ingreso del bien: Muestra el día en que el activo ingresó a las

bodegas o servicios de la Institución. 11. Nombre y código de la unidad: Debe consignarse el nombre y código

de la unidad ejecutora y servicio que realiza la compra. Excepto el caso especial de activos instalados en otras unidades ejecutoras, contemplado en el artículo 15 de este Manual.

12. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos

adjuntos, justificantes de la operación, deben ser totalmente legibles para el usuario, de manera que no permita interpretaciones erróneas. Por ningún motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que pueda confundir.

13. Observaciones: Aquí se aclarará toda aquella información que el emisor

del documento crea necesario para una buena contabilidad, como por ejemplo, número de Compra Directa, número de petición de bienes muebles, tipo de cambio, número de comprobante de pago del fondo rotatorio o SINPE, etc.

14. Justificantes de compras: Toda compra debe adjuntar al asiento contable

lo siguiente: a) La petición de bienes muebles. b) Orden interna de compra debidamente numerada. c) Factura comercial del vendedor, si es expresada en dólares, que

indique el T.C. de venta del Banco Central de Costa Rica, todo conforme circular ATG-1252-2008 DEL 29/09/2008..

d) Factura (por mercadería, servicios y otros cobros) de la CCSS.




e) Copia de cheque de pago o comprobante de SIPA. El cual puede ser consultado por la Web. Esto con fundamento en la circular GF 56.973 del 05 de noviembre del 2008 de la Gerencia Financiera.

Artículo 17 Envío de comprobante 42 al ACCAS. Al menos una vez por semana la administración de cada unidad ejecutora enviará copia de los Comprobante de ingreso de bienes por compra y los justificantes de compras al ACCAS (Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros) para su respectivo registro contable, confirmando su ingreso al Inventario de activos de la Institución. Salvo aquellas unidades ejecutoras que ya se encuentran desconcentradas, las cuales deberán llevar un registro mensual de las compras, altas por donación y traslados internos que han procesado en ese mes de proceso, para posibles revisiones de la Sub-área Control de Activos y Suministros y Auditoria. El ACCAS en el mismo mes de recibido y conforme su cronograma de cierres contables procederá al registro contable de los comprobantes y para efectos de control, realizará pruebas selectivas para verificar la pertenencia de los bienes y su correcta ubicación. Artículo 18 Asiento Contable Compra. Cuando la Subárea Contabilidad Operativa reciba la documentación, procederá a confeccionar el asiento de diario, de la siguiente forma:

Cuenta Cuenta Individual U.P. O.P. Débito Crédito 302-XX-X XXXXXXXXXXX XXXX 0 ¢XXX 103-XX-X 1 ¢XXX

El ACCAS realiza el registro con base en el comprobante Ingreso por compra de bienes muebles Nº 42, ejecutando el siguiente asiento:

Cuenta Cuenta Individual U.P. O.P. Débito Crédito 200-XX-X XXXXXXXXXXX XXXX 1 ¢XXX 302-XX-X 1 ¢XXX

Artículo 19 Del Pago Se van a requerir tres juegos de los justificantes de la compra, el original para el Fondo Rotatorio o la Tesorería, una copia para la unidad que realiza la compra y otra copia de la documentación se quedará en el ACCAS y/o la Unidad desconcentrada para efectos de iniciar el proceso de registro contable, para lo cual se deben presentar los siguientes documentos como justificantes:

a) Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles. b) Factura Comercial. c) Factura de la Caja. d) Petición de Bienes Muebles. e) Orden de Compra o Contrato.



El pago de la adquisición de Bienes Muebles se hará por medio de cheque que girará el Departamento de Tesorería y/o en aquellas Unidades que operen fondos rotatorios. La adquisición de activos por el Sistema de Caja Chica no está permitida. Artículo 20 Requisitos para la Confección del Cheque Para la confección del cheque o pago electrónico se debe presentar el original la factura de la Caja Costarricense de Seguro Social por mercadería servicios y otros, llena en todos sus extremos y adjuntar demás justificantes de compras. El Área Tesorería General y/o el Fondo Rotatorio que pague las compras mediante cheque anotarán en la colilla lo siguiente:

1. Número de Cuenta Se utiliza la cuenta “Facturas por Pagar a Proveedores Locales”, de la 302-51-8 a

302-70-2, según el tipo de bien de conformidad con lo establecido en el artículo Nº 4 de este Manual.

2. Cuenta Individual

Se anotará la misma del Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles, que está compuesta por el número de proveedor y el de la orden de compra o contrato, según sea el caso, la cual comprende 5 dígitos para el primero y 6 dígitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga número de registro previo a la compra, deberá inscribirse como tal en el Departamento de Adquisiciones.

3. Unidad Ejecutora

Se utiliza la unidad ejecutora indicada en el Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles.

4. Monto en colones

Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles mismo que deberá ser expresarse únicamente en colones pese que la adquisición sea pactada en moneda diferente al colón) y con el de la orden de compra o contrato, con excepción de aquellas compras que en el cartel se pacten entregas parciales para lo cual se enviarán el resto de documentos para cada una de las entregas parciales con el fin de verificar lo ya entregado y contabilizado. Asimismo en el detalle del cheque o orden de pago debe consignarse el monto en la moneda correspondiente ($, £, DM, u otra) y su respectivo tipo de cambio, es decir, en caso que el precio pactado sea en otro tipo de moneda, se deberá indicar el monto correspondiente en colones y el tipo de cambio, a la fecha que se canceló la obligación.



CAPITULO III Ingreso de Bienes por Ajuste de Inventario

Artículo 21 Definición.

En este capitulo se tratará todos aquellos ingresos de bienes muebles al patrimonio Institucional y que no implica erogación económica o en especie por ésta. Artículo 22 Tipos.

Ingresos por: 1- Donación. 2- Ingresos no registrados oportunamente ( Diferencias de inventarios) y 3- Adjudicación judicial.

Artículo 23 Donación de Bienes Muebles. La donación de activos bienes muebles se encuentra regulada por el “Reglamento para la tramitación de donaciones a favor de la CCSS”, aprobado por la Junta Directiva de la Caja en Sesión Nº 8130 del 08 de febrero 2007. Se considera donación como la transferencia de dominio sin restricción alguna de bienes muebles propiedad de una persona física o jurídica, a la Caja Costarricense de Seguro Social, sin erogación en dinero o especie alguna. En consecuencia no contempla donaciones de activos de la Caja a favor de terceros. 23.1 Las Propuestas de Donaciones serán presentadas formalmente por medio escrito, ante la Administración Activa de la unidad ejecutora. 23.2 DE LOS ORGANOS COMPETENTES Los órganos que de seguido se indican, tienen las siguientes competencias ��JUNTA DIRECTIVA: ��GERENCIAS DE DIVISION: ��DIRECCIONES REGIONALES: ��DIRECTORES DE ORGANOS DESCONCENTRADOS: ��DIRECTORES DE ORGANOS CONCENTRADOS: Competencias. a. Solicitar, aceptar y rechazar las donaciones a favor de cualquier dependencia de la institución, según el valor de la donación. b. Autorizar el pago de los costos de transporte y montaje de los bienes donados. 23.3: De los Montos para Aceptar las Donaciones. Los órganos con competencia para aprobar donaciones podrán conocer aquellas solicitudes cuyo monto corresponda como máximo a los definidos por la Junta Directiva para proceder a la adjudicación de procesos de contratación administrativa. 23.4. Condiciones del Donante. Podrán efectuar donaciones a favor de la C.C.S.S. personas físicas o jurídicas con capacidad para disponer de los bienes ofrecidos en donación en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.



23.5. Obligaciones del Donante. Para efectuar donaciones a favor de la Caja Costarricense de Seguro Social, el donante deberá: a) Aportar a la Administración toda la información requerida para tramitar la Donación. b) Permitir la inspección del bien sujeto a donación, tanto en caso que los órganos encargados de brindar la respectiva recomendación técnica lo requieran para el cumplimiento de sus funciones, como en el supuesto de necesitarse cualquier revisión en forma previa a la recepción efectiva del bien una vez aprobada la gestión de donación. 23.6 De la Recomendación Técnica. En forma previa a la aceptación de una donación, los órganos competentes conforme al dispuesto en el Reglamento mencionado al inicio de este artículo para resolver la misma deberán gestionar ante las instancias Institucionales competentes según la naturaleza del bien, la confección de una recomendación técnica. Dicha recomendación se podrá prescindir en los siguientes supuestos: a) Tratándose de donaciones de dinero b) Cuando de los elementos aportados por el donante o bien de las evidencias recopiladas por la Administración en el expediente de la respectiva donación, se justifique en forma suficiente que el bien ofrecido en donación representa un Beneficio para la institución en atención de su utilidad, los requerimientos para instalación, funcionamiento y limitaciones para obtener repuestos. 23.7. Del Informe de Recomendación. El informe de recomendación técnica deberá contemplar los siguientes contenidos: a) Nombre del órgano autorizado y fecha y día de la recomendación b) Antecedentes del estudio c) Criterios utilizados para brindar la recomendación técnica, incluyendo las posibles inspecciones efectuadas al mismo. d) Análisis del bien ofrecido en donación. e) Recomendación que debe incluir una justificación respecto de la razonabilidad para la aceptación o el rechazo de lo donado. 23.8 Requisitos de los Ofrecimientos de Donación. La propuesta de donación por parte de personas físicas, personas jurídicas nacionales e internacionales, deberán ser suscritas por quien disponga de capacidad jurídica para disponer del bien. El ofrecimiento respectivo deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Descripción de aquellos elementos indispensables para lograr identificar en forma adecuada el bien ofrecido en donación. b) En el caso de personas físicas, aportar copia certificada de la cédula de identidad, mientras que en las personas jurídicas la respectiva certificación de personería. c) Cuando la realización de la donación requiera la existencia de un acuerdo firme de un órgano colegiado, deberá aportarse la certificación del respectivo acuerdo. d) Señalamiento de medio o lugar para atender notificaciones. 23.9 De la Presentación del Ofrecimiento de Donación. Los ofrecimientos para efectuar donaciones a favor de la C.C.S.S. podrán presentarse ante cualquier dependencia de la institución. Recibido el ofrecimiento, y dentro de los tres días siguientes deberá ser remitido al Administrador del órgano con la competencia para resolver la respectiva gestión de donación, 23.10 De la Valoración Inicial del Ofrecimiento de Donación. Recibido el ofrecimiento de donación por parte del Administrador, el mismo deberá proceder en el plazo máximo de tres días hábiles a partir de su recepción, a la conformación del expediente y a la verificación del cumplimiento de los requisitos definidos en este artículo. De existir alguna omisión en la solicitud relativa a la capacidad del donante, su representante o bien cuando la descripción del bien no resulte suficiente para poder identificar el mismo. Siendo imposible subsanar dichos elementos mediante la



evacuación de evidencias por la propia Administración, se concederá al donante el plazo de cinco días para que proceda a la subsanación respectiva, aportando los documentos necesarios. Vencido el plazo conferido al donante para la subsanación de la gestión, sin que se cumpla con lo solicitado, se procederá al archivo de la gestión de donación. El archivo del ofrecimiento de donación no implicará el rechazo de la misma, puesto que en el momento que el donante cumpla con lo solicitado por la Administración, se continuará con el procedimiento aquí regulado. 23.11. De la evacuación de Criterios Técnicos. Subsanado cualquier defecto del ofrecimiento de donación, en caso de ser procedente la presentación de la recomendación técnica, el Administrador solicitará la misma según la naturaleza del bien sujeto a donación, por parte del órgano competente institucional según la naturaleza del bien. El informe con la recomendación técnica respectiva deberá ser presentado dentro los siguientes 45 días. 23.12 Ubicación de las Donaciones. El donante podrá consignar el destino del bien ofrecido, no obstante la Caja se reserva el derecho de determinar la Unidad Ejecutora en que mejor se pueda aprovechar los bienes, para lo cual justificará tal decisión ante el donante, acción que comunicará previo a la donación. 23.13. Del la Resolución sobre la Aprobación de la Donación. Recibidos los criterios técnicos cuando resulten procedentes, se remitirá el expediente para la respectiva decisión final, al órgano competente según la cuantía de la donación, en los términos definidos por la Junta Directiva mismo que deberá pronunciarse en el plazo máximo de cinco días hábiles a partir del traslado del expediente. 23.14 De la Suscripción de la Escritura de Donación cuando se trate de Vehículos Automotores. De aprobar el órgano competente la solicitud de donación de la escritura pública, se remitirá el expediente a la Subgerencia Jurídica, para que los Notarios asignados a dicha Unidad procedan a su confección. En el caso de que el donante considere oportuno que dicha escritura sea suscrita por un notario de su confianza, debe aportar a la Subgerencia Jurídica el proyecto de escritura correspondiente junto con la documentación necesaria, siempre y cuando la formalización de la misma no implique costo alguno para la Administración del órgano que recibirá la respectiva donación. 23.15: De la Recepción del Bien Donado. El órgano que desarrolló el procedimiento de donación recibirá el bien donado, verificando que corresponda a las características del bien ofrecido en donación. En caso contrario, no se podrá recibir el bien y deberá informar al órgano que aprobó la donación para lo que corresponda. Igualmente, deberá proceder inmediatamente a hacer las gestiones necesarias, y según las disposiciones que resulten aplicables, para registrar dichos bienes a nombre de la Institución. 23.16. Una vez aceptada la donación del bien se procederá a su registro contable el cual se hará por medio del comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste de inventario. 23.17. Del Expediente. Para cada donación se abrirá un expediente donde quedará constancia de lo actuado y la unidad que recibió el activo lo mantendrá en custodia por al menos diez años.



Artículo 24 Ingresos no Registradas Oportunamente. Cuando se presenten diferencias de inventario por sobrantes o bien ingresos que no se contabilizaron en su oportunidad y con más de dos años de ingresados se contabilizarán mediante el comprobante 44 “Ingreso de bienes por ajuste de inventario”. Y en observaciones se justificará responsable y convincentemente el atraso en su registro. Artículo 25 Ingresos por Adjudicación Judicial. Son los bienes que recibe la Caja como pago de deuda que pueden ser por cuotas patronales u otros. Para su contabilidad se utilizará el comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste inventario, adjuntando el acta de cesión de los bienes muebles o en su caso sentencia judicial. Artículo 26 Registro Contable. Comprobante Ingreso de Bienes por Ajuste Inventario. Para la contabilización de estos tipos de ingresos se utilizará el comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste de inventario. Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la administración y control interno. Como asiento contable los principios contables generalmente aceptados exigen:

1. Tipo de ajuste: Aquí se consigna el número respectivo:

1- Donación. 2- Diferencia de inventario. 3- Adjudicación judicial.

Así se explica al pie del comprobante.

2. Proyecto: Se especifica si el bien fue adquirido por algún proyecto ejecutado o en ejecución.

Ejemplo: Proyecto España.

Proyecto Finlandia. Proyecto Modernización.

3. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizada la operación o el

evento.

4. Fecha ingreso del bien: Especifica la fecha de ingreso del bien a la Institución. De no tenerse por cierta, se estimará de acuerdo a su estado físico, partiendo de información de otros bienes similares u otros métodos de estimación.

5. Código de bien: Esta compuesto por 9 dígitos y es asignado por el Catálogo

General de Suministros (CGS), emitido por la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios. Si el asiento contable no lo aclara o lo hace indebidamente el mismo no puede contabilizarse. Recuerde que un correcto código asegura un uso correcto del presupuesto de compras.

6. Descripción del bien: El bien debe ser claramente descrito, debe especificar además

del nombre, características (color, material de confección entre otros), marca, modelo y serie, de tal forma que si el mismo es robado pueda identificarse sin duda alguna ante la autoridad competente.



7. Número de placa: Es el número de placa asignado como identificación, de acuerdo al artículo 55 de este Manual.

8. Seguidamente se presenta el mapa del comprobante Nº 44.



COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO

Nº Comprobante 44 Mes proceso Fecha comprobante Tipo ajuste Fecha ingreso bien Proyecto Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio

Código bien Descripción bien, marca, modelo y serie Placa bien Valor bien ¢

Valor letras Total ¢ Cantidad bienes OBSERVACIONES: Tramitado por ACCAS


(SELLO)

Funcionario: Tipo alta: 1. Donación 2. Diferencia inventario (más de 2 años) 3. Adjudicación Judicial Original: Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora



9. Precio: Precio unitario del bien al momento de su adquisición expresado en colones, de no conocerse puede ser estimado con bienes similares y de ingreso aproximado. Incluye todos los gastos incurridos para poner a funcionar correctamente el bien y en el lugar requerido.

Cuando se trata de diferencias de inventario, el precio actual del bien comparado con alguno similar al pagado al momento de su adquisición, éste podría ser superior.

10. Número de comprobante: Todo asiento contable requiere de una identificación,

en nuestro caso se hará con un número consecutivo, preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1 en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. El número es utilizado para la mayorización, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades; al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:

10.1. Correcto: INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO Nº 535754. 10.2. Incorrecto: INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO Nº 44-003-02

11. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operación o el evento.

12. Nombre y código de la unidad: La misma donde ingresa el bien.

13. Claridad: Los datos expresados en el asiento como en los documentos adjuntos,

justificantes de la operación, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningún motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que pueda confundir.

14. Observaciones: Aquí se aclarará toda aquella información que el emisor del

documento crea necesario para una sana contabilidad.

15. Justificantes: Todos los documentos que solicita este manual.




CAPITULO IV Mejoras, Modificaciones de Diseño y Estructura, Reparación Mayores o Modificación de Precios

Artículo 27 Cuidado del Bien. El mantenimiento y reparación o modificación de los bienes muebles son responsabilidad de cada jefatura donde presten servicio y de los trabajadores que los utilicen para realizar sus tareas. El trabajador que utiliza el bien es responsable del uso adecuado, cuidado y es su deber informar formalmente a su superior de los daños o de la merma en el rendimiento de los mismos. El superior lo antes posible propiciará el mantenimiento o reparación requerida. Artículo 28 Reparación del Bien. La reparación será solicitada por la Administración de la Unidad Ejecutora mediante la Fórmula N°3, Control Conservación y Mantenimiento, ante el Área de Conservación y Mantenimiento, o a su Servicio de Mantenimiento local. Estos valoraran la conveniencia de su reparación o en su caso la declaración de inservible, según lo dispuesto en el artículo 40 de este Manual. Cuando el equipo de cómputo requiera ser revisado o diagnosticado y reparado, las unidades ejecutoras podrán recurrir a los talleres particulares especializados siempre y cuando cuenten con la asignación presupuestaria. Artículo 29 Modificación y/o Mejora. Cuando un bien mueble sea modificado y/o mejorado, el Área de Conservación y Mantenimiento o el Servicio de Mantenimiento de la Unidad Ejecutora, comunicará a la Administración que tiene en custodia el bien, el costo de la modificación y las nuevas características del bien, para ser informadas al ACCAS y que se realicen los ajustes contables necesarios mediante el uso del comprobante de ajuste de precios de bienes muebles Nº 45 conforme lo estipulado en el artículo 31. Artículo 30 Estudio de la Mejora. Previo a la realización de las mejoras, modificaciones o reparaciones mayores la administración de la unidad, realizará un estudio costo-beneficio de la reparación versus la adquisición de un bien nuevo, quedando copia del mismo en expediente. Artículo 31 Registro Contable. Comprobante de Ajuste de Precios de Bienes Muebles. El Comprobante de ajuste de precios de bienes muebles, conocido contablemente como Comprobante 45, contabiliza las mejoras, modificaciones de diseño y estructura, reparaciones mayores y cambio de precios de los bienes; afecta directamente el monto del patrimonio en custodia de la unidad ejecutora.



Las mejoras realizadas a los vehículos (over hall), equipos de computo entre otros deben reportarse en este comprobante. Esta operación contabiliza las mejoras y no cambia la vida útil del bien, sólo aumenta el valor inicial y su gasto de depreciación. El siguiente mapa corresponde al comprobante Nº 45.



COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES

Nº Comprobante 45 Mes proceso Fecha comprobante Motivo ajuste Corrección error Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio

Código bien

Descripción bien

Placa bien

Costo mejora ¢

Valor letras Total ¢ Cantidad bienes Especifique el ajuste: Tramitado por ACCAS


(SELLO)

Funcionario: Original: Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora



1. Número del comprobante: Identifica el comprobante será un número consecutivo,

preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1, en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. Se utiliza para la mayorización, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades; es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:

1.1. Correcto: COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES Nº 574425. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES Nº 45-004-02.

2. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operación o el evento.

3. Motivo del ajuste: Debe especificar porque se da el cambio en el precio por

mejoras, modificaciones, error u otros. 4. Nombre y código de la unidad: Debe consignarse el nombre y código de la unidad

ejecutora y servicio, donde está registrado el bien.

5. Descripción del bien: El bien debe ser claramente identificado. Si por algún motivo la descripción del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el comprobante no se contabiliza.

6. Precio: Se anota en colones el costo de la mejora, modificaciones y cambio de

precios del bien. Se aceptará que el asiento contable exprese el precio unitario en otra moneda, siempre y cuando se adjunte una copia del cheque de cancelación de la operación o transferencia electrónica por el SINPE.

7. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos adjuntos,

justificantes de la operación deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningún motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que confunda.

8. Observaciones: Aquí se aclarará el motivo de la mejora y toda aquella

información que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad.

9. Firmas de los responsables: El documento indispensablemente debe ser firmado

por el Jefe o Administrador autorizando la modificación solicitada.




Capitulo V Traspaso Distribución y/o Ubicación de los Bienes

Se refiere a la distribución, ubicación o traspasos de bienes entre unidades ejecutoras y entre servicios de una misma unidad, cuando las unidades pertenecen a un mismo Seguro de Salud o de Pensiones. Artículos 32 Autorización. La Jefatura, administración y/o dirección del centro serán las que autoricen la distribución o traspaso de bienes entre Unidades Ejecutoras. Cuando la distribución, ubicación o traspasar de bienes será entre servicios de una misma unidad, serán los jefes de los respectivos servicios los que autorizaran la operación. Artículo 33 Procedimiento. El Encargado de Activos de la unidad ejecutora confecciona el comprobante 46 TRASPASO DE BIENES MUEBLES, el cual será firmado por los autorizados conforme el artículo anterior. Dejándose copia para su respectivo control; enviará el original al ACCAS con el fin de que realice los ajustes contables pertinentes y entregará una copia a la unidad que recibe el bien mueble. Aquellas unidades desconcentradas podrán registrar directamente y aplicar contablemente el traslado y custodiarán los comprobantes para cuando sean revisados por la Subárea Control de Activos y Suministros, por la Administración Superior y/o órganos de control competentes. Artículo 34 Registro Contable. Comprobante de Traspaso de Bienes Muebles.

Es conocido contablemente como comprobante 46, se utiliza para trasladar bienes entre unidades o servicios de una misma unidad, este movimiento contable no afecta el presupuesto de la unidad pero si el patrimonio bajo custodia y se utiliza para aquellos traspasos mayores de 30 días.

1. Número de comprobante: Todo asiento contable requiere de una identificación, en nuestro caso lo identificamos con un número consecutivo, preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1, en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. Se utiliza en la mayorización, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades al igual que la orden compra, debe aclararse que es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:




1.1. Correcto: COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES Nº 556744. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES Nº 46-007-02.

2. Fecha del documento: Registra el tiempo en que fue realizada la operación, mismo que debe ser posterior a la fecha de ingreso del bien.

3. Nombre y código de las unidades: Debe consignarse el nombre y código de la

unidad ejecutora y servicio, tanto de la unidad que entrega el bien como de quien lo recibe. Esta información es necesaria para ubicar el bien en aquella unidad y el servicio donde va ser utilizado.

4. Descripción del bien: El bien debe ser claramente identificado, si por algún motivo

la descripción del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza.


justificantes de la operación, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningún motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que confunda.


documento crea necesario para una buena contabilidad, especialmente lo que tiene que ver con el motivo del traslado del bien.

7. Firmas de los autorizados: El documento indispensablemente debe ser firmado

por el Jefe o Administrador autorizando el traslado y por el Jefe o Administrador Receptor, así como por el Encargado del Control de Activos, artículo 32 de éste Manual.

El comprobante 46 (traspaso de bienes muebles) debe ser firmado y sellado por la persona que despacha y la que autoriza de la unidad que entrega. Y de igual forma se debe ser firmado y sellado por la Unidad que recibe, son puntos de control cruciales que quedarán registrados en el histórico de las placas trasladadas y que servirán para determinar nuevas pistas de seguimiento de éstos bienes en una eventual pérdida o extravío de los mismos. Para lo cual se requiere que aparezcan en el comprobante 46 de Traslado, además de los sellos de la unidad ejecutora o servicio que reciben los bienes, la firma, el nombre y apellidos muy claros y legibles, así como sus correspondientes números de cédula y sello de las unidades.

8. Para dar salida a un activo la Unidad Ejecutora que lo traslada procederá a llevar

en todos sus extremos, la fórmula denominada “Permiso de Salida de Artículos” que se ilustra el en anexo Nº.1.

9. Seguidamente se encontrará el mapa del comprobante Nº.46.



COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES

Nº Comprobante 46 Mes proceso Fecha comprobante Motivo traslado Definitivo Origen traslado Unidad Ejecutora Servicio Destino traslado Unidad Ejecutora Servicio

Placa bien Descripción bien Cantidad bienes Unidad entrega Unidad recibe Despachado por Autorizado por Recibido por Autorizado por Original: Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad entrega

Unidad recibe



Capitulo VI Venta de Bienes entre Seguros

Cuando se trate de bienes pertenecientes a diferentes Régimen, no cabe la operación de traspaso, pues se trata de bienes adquiridos con recursos de cada régimen y según los artículos 32, 33 y 34 de la Ley Constitutiva de la Caja el traslado no es procedentente. Artículos 35 Autorización La jefatura, administración y/o dirección de la unidad ejecutora que efectúan la transacción serán las que autoricen la venta entre seguros. Artículo 36 Procedimiento. El Encargado de Activos de la unidad ejecutora confecciona el comprobante 47 Comprobante de venta de bienes entre seguros el cual será firmado por los autorizados conforme el artículo anterior. Dejándose copia de su respectivo control; enviará el original al ACCAS con el fin de que realice los ajustes contables pertinentes y entregará una copia a la unidad que recibe el bien mueble. Artículo 37 Registro Contable. Comprobante de Venta de Bienes entre Seguros. Es conocido contablemente como comprobante 47 (ver mapa del comprobante en la siguiente página), se utiliza para la venta de bienes activos entre los Seguros de Salud y Pensiones, no es un traspaso. Esta operación contable no afecta el presupuesto de la unidad pero si el patrimonio bajo custodia. Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la Administración y Control Interno.



COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS

Nº Comprobante 47 Mes proceso Fecha comprobante Motivo venta Origen venta Unidad Ejecutora Servicio Destino venta Unidad Ejecutora Servicio

Placa bien Descripción bien Cantidad bienes Observaciones: Unidad vende Unidad compra Despachado por Autorizado por Recibido por Autorizado

por Original: Área Contabilidad y Control de Activos y suministros Copia: Unidad vende Unidad compra



1. Número del documento: Como asiento contable requiere de una identificación, en nuestro caso lo identificamos con un número consecutivo, preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1, en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. Se utiliza en la mayorización, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:

2.1. Correcto: COMPROBANTE DE VENTA DE BIENES ENTRE SEGURO Nº 556744. 2.2.Incorrecto: COMPROBANTE DE VENTA DE BIENES ENTRE SEGURO Nº47-007-02.

2. Fecha del comprobante: Indica la fecha en que fue realizada la operación.

3. Origen de venta: Debe consignarse el nombre y código de la unidad ejecutora y servicio, tanto de la unidad que vende o entrega el bien.

4. Destino de venta: Debe consignarse el nombre y código de la unidad ejecutora y

servicio, tanto de la unidad que compra o recibe el bien.

5. Descripción del bien y placa: El bien debe ser claramente identificado, si por algún motivo la descripción del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza.


justificantes de la operación, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningún motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que confunda.


documento crea necesario para una buena contabilidad.

8. Firmas de los autorizados: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando el traslado y por el Jefe o Administrador Receptor, así como por el Encargado del Control de Activos, artículo 35 del manual.




Capítulo VII

Del Retiro del Bien de Inventarios

Cabe el retiro de un bien cuando no es de utilidad para la Institución como organización, debidamente declarado por un profesional o técnico experto en el área de mantenimiento respectiva. Artículo 38 Estado del Bien. Cuando un bien no sea de utilidad para una unidad ejecutora ésta debe en primera instancia, reubicar el bien en otra unidad que lo requiera o bien publicar el ofrecimiento de reubicación por la Web Master de la caja. Artículo 39 Motivos de Retiro. El retiro del inventario de un bien mueble se da por los siguientes motivos:

1. Inservible. 2. Obsolescencia Tecnológica. 3. Venta. 4. Hurto. 5. Robo. 6. Fuerza Mayor (inundación, terremoto, incendio, etc.).

Artículo 40 Retiro por Inservible u Obsolescencia. Para proceder al retiro por concepto de inservible u obsolescencia tecnológica se de cumplir con las siguientes acciones administrativas:

1. Declaración de Inservibles: El Área de Conservación y Mantenimiento, Servicios de Mantenimiento o Ingenieros residentes de Hospitales y Direcciones Regionales según su ámbito de competencia, levantaran declaratoria de inservible u obsolescencia tecnológica por cada bien, indicando las razones y adjuntando documentos justificantes, además verificará si se pueden utilizar las partes del bien como repuestos.

Para dar de baja equipo de cómputo, el criterio técnico debe ser firmado por la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación (ante Centro de Gestión de Informática) o el Ingeniero Informático de cada Unidad. Considerando lo establecido en este artículo 40 y su experiencia como profesional. Además debe contener claramente las razones que justifican el desecho del equipo. A continuación se mencionan algunas posibles razones, no obstante pueden existir otros justificantes según sea la naturaleza del activo.

-Funcionalidad: El dispositivo no cumple con los requerimientos del lugar. En base a este resultado y de estar en buenas condiciones se debe publicar el la Web Master, como activo en desuso para reubicarlos en la Unidad que exprese su interés. -Valor en Libros: Valor que tiene el activo en el inventario vs. su funcionalidad. -Costo de Reparación vs. Valor del Activo en Inventario: Muchas veces el costo de reparación sobrepasa el valor del activo en inventario.



-Costo de oportunidad de reparación: Es el costo de reparar un activo que se requiere para brindar el servicio en la actualidad vs. el tiempo de adquirir uno nuevo y tener el contenido presupuestario para su adquisición. -Costo de Reparación Vs. Precio Actual del Activo en el Mercado: En este caso, el costo de reparación resulta más alto que lo que costaría adquirir un nuevo dispositivo con características en el mercado. -Costo de oportunidad y Garantía por reparación: Algunas reparaciones son muy costosas y tan solo tienen garantías de 15 días a un mes, lo cual debe ser analizado. -Obsoleto: El equipo no cuenta con repuestos ni soporte técnico.

Los puntos anteriores no pretenden dar un estándar en este sentido por cuanto todas la situaciones son diferentes y deben analizarse por separado, pero si algunas ideas que pueden ser de utilidad para realizar el procedimiento todo según circular G.D. F. 9314 del 09 de febrero 2006.

Todos aquellos equipos médicos e industriales que se encuentran en funcionamiento y que se tiene duda sobre su posible reemplazo se deberá utilizar la guía de reemplazo de dicho equipo, y dependiendo de los puntos de reemplazo obtenidos en el análisis así será el criterio para la toma de decisiones conforme el siguiente cuadro:

CRITERIO PARA LA TOMA DE LA DECISIÓN

PUNTAJE OBTENIDO CRITERIO PARA LA TOMA DE DECISIÓN Menor a 7 puntos El equipo debe evaluarse a futuro Entre 8 y 10 puntos El equipo debe sustituirse en un lapso de 4

años Entre 10 y 15 puntos El equipo debe sustituirse en un lapso de 2

años Mayor de 15 puntos El equipo debe sustituirse inmediatamente -Así normado en documento elaborado por la Dirección de Equipamiento Institucional en Agosto 2006, el cual se encuentra en la Web Master y se denomina “Guía de reemplazo de equipo” Cuando las unidades ejecutoras no cuenten con servicio de mantenimiento deberán solicitar la asesoría correspondiente a la Unidad de Mantenimiento más cercana o bien, al Área de Conservación y Mantenimiento de los Servicios de Sede En caso de que exista imposibilidad técnica interna para brindar este servicio las unidades podrán contratar el estudio técnico con terceros.

2. Declaratoria de Obsolescencia Tecnológica de Información: La valoración de equipo de cómputo estará a cargo por los profesional del Centro de Gestión de Informática (CGI) en caso de no existir la unidad recurrirá a la Subgerencia de Tecnología de Información y Comunicación o al CGI de la Dirección y/o Gerencia Regional respectiva y en caso de excepción contratar a terceros calificados, así reformado mediante circular 19127 del 27 de septiembre del año 1999 de las Gerencia de División.

a) El profesional debe analizar el equipo como un todo y establecer su apreciación respecto a su estado y utilidad para la Caja, para desarrollar las tareas en el ámbito que fue adquirido de acuerdo al estado de la tecnología y los requerimientos del usuario.



b) Si la evaluación previa indica que el equipo de acuerdo al estado de la tecnología puede seguir operando y responde a los requerimientos del usuario, se elaborará un informe y se entrega el activo a la unidad usuaria.

c) Si la evaluación previa indica que el equipo de acuerdo con el estado de la

tecnología es candidato a ser declarado inservible, se procede al diagnóstico correspondiente, analizando cada uno de sus componentes principales como tarjetas, unidades periféricas (cintas, discos, CD–ROM, fax, MODEM) detallando en lo posible marca, modelo, tecnología, capacidad y estado; así se establece su apreciación en cuanto a la posible utilidad de alguno o algunos de los componentes, indicándolo en el informe, quedando dichos componentes en custodia, bajo la responsabilidad del Centro de Gestión, en caso de que éste no exista, le corresponderá su custodia a la Administración de la Unidad Ejecutora.

d) El Centro de Gestión Informático procederá a mantener y publicar la lista de

equipos y componentes de utilidad que tienen en custodia, con el fin de que otras unidades puedan solicitarlos para solventar sus necesidades.

e) El equipo y los componentes obsoletos, o que están en condición de

inservibles, se ordenará su destrucción conforme a lo estipulado en el numeral siguiente.

f) Transcurridos seis meses de mantener en custodia los equipos y componentes de utilidad, y si no ha sido solicitada su asignación por alguna unidad de la Institución, el Centro de Gestión Informática procederá a dar de baja a los que mantienen la condición de activos, en cuanto a los componentes se procederá a su destrucción, dejando constancia de lo actuado.

3. Acta de Destrucción: Una vez declarado inservible el bien, la administración custodia

levantará un acta haciendo constar la destrucción del bien, refiriendo la declaración de inservible, la cual debe ser corroborada y firmada por el administrador y encargado de activos de la Unidad Ejecutora y al menos dos testigo que dé fe de lo anterior.

Se debe desmantelar el activo y dejar como repuesto los componentes que a criterio del funcionario a cargo considere pueden funcionar en otro equipo y el resto se destruirá según las normas que rigen esta materia. Según Circular G.D.B. 9314 del 09 de febrero 2006.

Una vez cumplido con lo anterior, el Encargado de Activos confeccionará el comprobante Nº 48 “Orden de Baja”, el cual será firmado por el Administrador remitiendo el original y los documentos que justifican al A.C.C.A.S. para que realice los ajustes contables pertinentes, la cual en caso de duda, procederá a verificar las acciones ejecutadas por la administración que tiene en custodia el bien. Por ningún motivo se tramitarán bajas o retiros de inventario por el solo hecho de no haber sido localizados físicamente los activos, es decir, no procede dar de baja activos cuyo motivo sea el de ser faltante de inventarios.



Artículo 41 Retiro del Bien de Inventario en Caso de Hurto o Robo. Este documento se tratará como delitos contra la propiedad de la institución. Artículo 42 Hurto.

Consiste el delito de hurto en el apoderamiento ilegítimo de un bien mueble, ajena en todo o en parte, realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas.

Artículo 43 Robo.

El robo es un delito contra el Patrimonio Institucional consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas. Son precisamente estas dos modalidades de ejecución de la conducta las que la diferencia del hurto, que exige únicamente el acto de apoderamiento.

Artículo 44 Denuncia Administrativa. El empleado que detecte, presuma o conozca de la ocurrencia de un hurto o robo, debe inmediatamente informar al jefe o superior jerárquico del centro de trabajo. Conforme circular de la Presidencia Ejecutiva número P.E. 21.980.05 del 28 de junio de 2005. Artículo 45 Denuncia Judicial. Si la dependencia cuenta con unidad de investigación el jefe o superior jerárquico del centro trasladará a ésta el asunto, caso contrario presentará la denuncia ante la Agencia de la Guardia Rural de la localidad o al Organismo de Investigación Judicial (O.I.J.) según sea el caso. Artículo 46 Investigación Administrativa. En todo caso de hurto o robo deberá iniciarse una investigación administrativa. El jefe o superior jerárquico informado del hecho iniciará una investigación administrativa dónde redactará los por menores del caso, concluyendo la posible responsabilidad y lo reportará por escrito a su jefatura superior. Artículo 47 Seguimiento. La Unidad en su responsable jerárquico queda obligada al seguimiento de los casos de hurtos o robos ante la instancia donde se presentó la denuncia.



Artículo 48 Conclusión Investigación. Transcurridos seis meses de presentada la denuncia y/o concluida la investigación por la unidad investigadora, Guardia Rural u OIJ con resultados negativos, la unidad ejecutora procederá a tramitar el retiro de inventario mediante el comprobante Nº 48 adjuntando las pruebas pertinentes incluyendo copia del fallo de la investigación desarrollada y la resolución administrativa, para proceder a su respectivo análisis.

Cuando se trate de hurto y se compruebe negligencia o descuido por parte del trabajador al que se le entregó el bien para su uso y custodia, se procederá al cobro de lo hurtado conforme lo estipulado en los Artículos 12, 8, 13 y 20 del Instructivo que Regula los Sobrantes y Faltantes de Inventario Físico de Activos y el Artículo 18 de las Normas que regulan las Relaciones laborales de la Caja y artículo 73 de este Manual.

Artículo 49 Retiro de Bienes sin Utilidad por Venta. Cuando un centro posea bienes declarados técnicamente obsoletos y no sean eficientes o de utilidad para la labor institucional, la administración activa en primera instancia promoverá su venta con el objeto de obtener el máximo beneficio posible de la inversión. Artículo 50 Determinación de Utilidad. La determinación de utilidad o no de un bien es facultad de las comisiones técnicas establecidas o hac doc, Área de Conservación y Mantenimiento, Servicio de Mantenimiento, asesoría o unidades especificas en cada campo de acción. Artículo 51 Divulgación En fiel apego a esta disposición toda venta de artículo sin utilidad debe ser publicada tal y como lo dice la ley. (RLCA, Artículo 6) Artículo 52 Modalidad de Ventas.

Las unidades ejecutoras que cuenten con activos en desuso debidamente calificados, quedan obligadas a promover la venta por medio de remate. Artículo 53 Registro Contable.

Contablemente se conoce como comprobante 48 (ver mapa del comprobante en la siguiente página), se utiliza para contabilizar el retiro de bienes del patrimonio, los motivos se especifican como:

1- Inservible 2- Obsoleto 3- Venta 4- Hurto 5- Robo

Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la

Administración y el Control Interno y cuyo movimiento de cuentas se describe en el presente Manual.



COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES

Nº Comprobante 48 Mes proceso Fecha comprobante Motivo retiro Inservible Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio

Placa bien Descripción bien Total placas Tramitado por ACCAS


(SELLO)

Funcionario: Tipo baja: 1. Inservible 2. Obsoleto 3. Venta 4. Hurto 5. Robo Original: Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora



Toda información solicitada en el documento es indispensable para propiciar una contabilidad sana y que funcione como apoyo a la administración y al control.

1. Número de comprobante: El documento se identificará con un número consecutivo, preimpreso o asignado en forma automática por el microcomputador. El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización”1, en el Capítulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes señala: “…..Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, los que contarán con una numeración preimpresa consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales formularios, según corresponda”. Esta identificación se utiliza para la mayorización, el control interno, la periodicidad entre otras utilidades al igual que la orden compra, debe aclararse que es un número y no una expresión alfanumérica, ejemplo:

1.1. Correcto: COMPROBANTES RETIRO DE BIENES MUEBLE Nº 584345. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTES RETIRO DE BIENES MUEBLES Nº 48-008-02.

2. Fecha del documento: Registra el tiempo en que fue realizada la operación.

3. Nombre y código de la unidad: Debe consignarse el nombre y código de la unidad ejecutora y servicio, de la unidad que retirará el bien.

4. Descripción del bien: El bien debe ser claramente identificado, si por algún motivo

la descripción del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza.

5. Claridad: Los datos expresados en el asiento así como los documentos adjuntos

justificantes de la operación deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningún motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situación que confunda.


documento crea necesario para una buena contabilidad.

7. Firmas de los responsables: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando para el retiro del bien.




CAPITULO VIII Responsabilidades para la Administración de los Bienes

Muebles

Es responsabilidad de los patronos y sus representantes dar oportunamente a los trabajadores los bienes necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes.

1. Mediante circular Nº GDF 13.271 del 29 de marzo del 2006, Los Gerentes de División solicitan a las unidades ejecutoras que de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Control Interno, se implementen acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando perdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilegal. También consideran los Señores Gerentes que un buen manejo de inventarios lleva a la meta de un inventario permanente que mostrará la ubicación física de los bienes por unidad ejecutora, servicio responsable y funcionario a quien se le asignan bienes. En la misma circular consideran importante recordar que todo funcionario que requiera bienes para realizar las labores asignadas debe vigilar por la custodia, uso y mantenimiento preventivo de los activos que se le confieren para lo cual el jerarca superior entregará los bienes asignados mediante acta y los funcionarios quedan obligados a presentar los bienes a su superior jerárquico y a los encargados de activos de cada unidad cuando coordinan inventarios selectivos e inventario general así como a los funcionarios del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, y a los auditores internos y externos.

ARTICULO 54 Responsabilidades de la administración, destino, mantenimiento, custodia y uso de los bienes 1. De la administración: Son responsables de la administración, destino y

mantenimiento de los bienes: Miembros de la Junta Directiva, Presidente Ejecutivo, Gerentes, Director de Sede y Regionales, Jefe de Área de Sede Directores Médicos y Administrativos de Hospitales y Áreas de Salud, Jefes de Sucursales, Jefes de Servicios.

2. De la custodia y uso: Son responsables de la custodia y uso de los bienes

aquellos trabajadores que tengan dentro de las labores propias de su cargo, el disponer de ellos para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas y están en obligación de presentarlos cuando la administración, auditoria, el ACCAS y/o Encargado de activos así lo requiera, todo conforme lo estipula el artículo 18 de la Normativa que Regula Las Relaciones Laborales en la Caja.

ARTICULO 55 Identificación o Plaqueo de los Bienes. Todo bien mueble que la Institución adquiera debe ser identificado en forma inmediata mediante placa de metal, la que debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva; con el fin de que si la placa de metal se desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios anotados, así establecido por el



artículo Nº 8 acuerdo III de la sección 7622 celebrada por la Junta Directiva el 24-06-2002. Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podrá vibrar el número de placa en el activo o en su lugar se usará cinta adhesiva, sello, tinta especial o calcomanías, destruyendo la placa de metal que se le había asignado con el fin de que no sea colocada a otro activo. La identificación o plaqueo del bien lo declara propiedad de la CCSS, la misma debe ser realizada en el cuerpo del mismo en un lugar visible (frente superior derecho o lado superior derecho) En el caso de los software se reflejará en el apartado de ayuda en línea “Acerca de”. El artículo Nº 2, inciso 2.3 de este manual lo declara.

1. Cuando los bienes muebles ingresen por el AALDI serán los encargados de la Bodega de Activos los responsables de identificar o plaquear los bienes como propiedad de la Institución.

2. Si un proyecto en ejecución recibe bienes será este el responsable de su

plaqueo.

3. Cuando ingresen por la proveeduría de una unidad ejecutora del nivel local y han sido revisados administrativa y técnicamente el Jefe o responsable del servicio de proveeduría informará al Encargado de activos para que proceda a plaquearlos.

4. Bienes con componentes: Cuando el bien cuente con componentes que formen

indispensables para su funcionamiento y por lo tanto forman una unidad, se les asignará un solo número de placa; identificando a la vez los componentes con el mismo número y agregándole un guión y número consecutivo, según la cantidad de componentes. (Así reformado por las Gerencias de División, mediante Circular Número 1.148 del 11 de Enero de 1996).

Ejemplo de lo anterior es el caso del microcomputador, el cual esta compuesto por

la Unidad Central de Proceso (CPU.) y el teclado, este último considerado como accesorio por lo que su placa a manera de ejemplo debe quedar así:

C.P.U. 505236 Teclado 505236-1 5. Bienes intangibles: Como son los software “hecho a la medida” se identifican con

un número de placa que se inserta en el sistema, se registra por medio de vale de entrada Nº 42 con cargo a la cuenta presupuestaria 2315, cuenta contable 905-39-4 derecho sobre activo”. Propiedad intelectual se envía a registrar a la Dirección de Informática entregando una copia de los programas fuentes. Además la unidad ejecutora deberá registrar el activo en el Registro de la Propiedad “Derechos de Autor”.

Bajo ninguna circunstancia las bodegas o proveedurías entregaran bienes a las

unidades ejecutoras y/o servicios sin su respectiva identificación o plaqueo, debidamente colocada en un lugar visible.

No obstante lo anterior y con el fin de unificar criterios en la adquisición de activos como las centrales telefónicas, control de monitoreos, equipos odontológicos móviles, muebles modulares, entre otros y fortalecer los mecanismos de control interno de estos bienes y así evitar problemas que se vienen observando y que causan desorden y confusión el plaquear, registrar, trasladar, dar de baja, revisar, reparar y controlar estos equipos. Se deberá tener en consideración para aquellos equipos con componentes para poder funcionar como un todo, y cuyos componentes cuenten con código de activo deberá procederse de la siguiente forma:



Se confeccionará una petición de bienes muebles por cada uno de los componentes del sistema telefónico por ejemplo:

1- Control telefónico o unidad básica. 2- Teléfonos multilíneas o digitales. Inclusive si se quieren diferentes capacidades

o tipos de estos aparatos, se tramitarán peticiones separadas.

3- Teléfonos Analógicos sencillos. 4- Cuando se trate de sistemas telefónicos grandes que requieran una terminal

para mantenimiento y programación se solicitarán por aparte, previo estudio técnico, la microcomputadora, la impresora y la unidad de potencia “U.P.S.” (una petición para cada uno de estos equipos).

La identificación como bienes de la Institución, por medio de placa se hará respetando la misma separación, es decir, a la central telefónica se le asignará un número de placa, a cada teléfono un número de placa diferente, la computadora, “U.P.S”. e impresora también llevarán número de placa diferente. En este sentido también, cuando un activo es un sistema modular, cada módulo es parte integral del mismo por lo que no se deben separar a menos que el equipo se encuentre en mal estado y la otra parte pueda servir para repuestos o accesorios de otro equipo similar. En todo caso lo que debe privar es el control de los bienes muebles, para lo cual si se trata de un equipo cuyos componentes son de características móviles, tal el caso de las unidades móviles de odontología y dichos componentes no cuentan con los códigos de activos habilitados como tales, las unidades ejecutoras gestoras de las respectivas compras deberán solicitar a la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios la apertura de esos nuevos códigos de activos antes de continuar con la compra, para lo cual en el Cartel respectivo se deberán indicar el monto en colones de cada uno de los bienes por separado que componen dicha adquisición, si la adquisición es pactada en una moneda diferente al colón se deberá indicar el tipo de cambio respectivo todo conforme a circular ATG-1252-2008 del 29 de setiembre 2008. Artículo 56 Custodia y Adquisición de Placas de Identificación. El ACCAS es responsable del control, adquisición y asignación de las placas de identificación de bienes. Suministrará las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribución y otras dependencias para los propósitos establecidos en este instructivo. Artículo 57 Responsabilidad de la Normalización y Registro Contable de los Bienes. El ACCAS es la unidad facultada de la normalización, contraloría y asesoría en materia de bienes muebles, además llevará el registro y control contable general por medio de un sistema computarizado, cuya base de datos estará bajo su responsabilidad y será alimentado en línea o en Batch por medio de aplicaciones centralizadas y descentralizadas.



CAPITULO IX De los Inventarios Físicos

Para saber que tipo, cuanto y que monto se requiere en bienes muebles para cumplir con los objetivos, es necesario primeramente, conocer que posee cada servicio, esto se logra simplemente con identificar la inversión realizada. Por eso, se requiere que anualmente se realice al menos un inventario de los bienes muebles asignados en custodia a la Unidad Ejecutora. Artículo 58 Inventario Periódico

La Contraloría General de la República, en su documento denominado “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización”1, dice lo siguiente: Inventarios Periódicos.

La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidad de la Institución deberá ser comprobada periódicamente mediante la verificación y el recuento físico de esos activos u otros como la información institucional clave (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 4.15). ARTICULO 59 Responsable El jefe o superior jerárquico de la unidad ejecutora y el jefe del servicio o centro de responsabilidad, esta en la obligación de programar y ejecutar la toma física de inventarios periódicos y del inventario anual, para lo cual dejará constancia de lo actuado y remitirá los informes de resultados ante el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros. Artículo 60 Coordinación de los inventarios El ACCAS es la responsable de la convocatoria, coordinación, capacitación, evaluación y control de los inventarios anuales y periódicos en las diferentes unidades ejecutoras. Establecerá una programación de trabajo anual que permita cumplir con la meta de inventario institucional. La tarea de la toma física de inventarios será responsabilidad del jefe o superior jerárquico del centro y/o servicio respetando la coordinación del ACCAS. Artículo 61 Diferencias en Inventarios La jefatura o superior jerárquico del centro y/o servicio es responsable del resultado obtenido en el inventario y lo informará a su superior. Las diferencias, sobrantes o faltantes, de bienes serán analizados, por ambos, presentando los documentos probatorios y justificantes de cada caso para el ajuste contable que se solicitará al ACCAS. En caso de que el superior jerárquico de la Unidad Ejecutora no cumpla con la justificación de los




faltantes en los plazos estipulados por la unidad contralora, el ACCAS queda obligado a solicitar el levantamiento del expediente para que se inicie el debido proceso para resarcir a la Caja de las perdidas ocasionadas. Artículo 62 Ajustes Contables de las Diferencias. El ACCAS analizará las solicitudes de ajuste contables de las diferencias y si estas son procedentes procederá a realizar los ajustes, emitirá un nuevo auxiliar de existencias informando a la unidad solicitante sobre las afectaciones, así como los procedimientos a seguir en cada caso particular. Artículo 63 Faltantes de Bienes. La jefatura o superior jerárquico del centro y/o servicio será responsable en primera instancia ante la CAJA por el faltante detectado en su inventario.

1. Análisis: Los faltantes serán analizados por el superior del centro y servicio, quienes determinarán si hubo responsabilidad del funcionario encargado de la custodia y/o uso del bien. Si existiere un responsable se procederá conforme lo establece el Instructivo que Regula Los Faltantes y Sobrantes de Inventario Físico de Activos, Artículos Varios, Dinero En Efectivo, Valores y Otros, así como lo establecido en el artículo Nº 18 de la Normas que regulan Las Relaciones Laborales de la Caja y las Normas y Políticas Institucionales en materia de sanciones disciplinarias.

Artículo 64 Sanción por Responsabilidad de Faltante o Pérdidas de Bienes.

El Articulo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja se lee de la siguiente forma:

”Es obligación de los trabajadores(as) conservar en buen estado las maquinarias, instrumentos y útiles que se les entregan para la ejecución de las labores y velar porque no sufran mayor deterioro que el normal exigido por el trabajo. También es obligación de los trabajadores(as) devolver al jefe respectivo, o a la persona que se haya designado para ello, en la oportunidad debida, los materiales no usados o de desecho. Serán responsables por el mal uso que por su culpa se haga de los materiales, útiles e instrumentos, vehículos o maquinaria a su cargo. El trabajador(a) que por culpada debidamente comprobada, pierda, deteriore o no pueda dar razón de un objeto de uso en su trabajo o entregado a su exclusiva custodia, deberá pagar el valor del costo o de reparación del mismo, el cual se le deducirá de su salario en no menos de cuatro amortizaciones o períodos de pago, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que pudieran corresponder, todo lo anterior de conformidad con el artículo 46.Inciso d) del Reglamento Interior de Trabajo y 14 del Convenio de Arreglo celebrado entre la Caja y sus Sindicatos en 1978.”

A. De la Reposición de un Bien Mueble: Una vez realizada la investigación administrativa por parte de la jefatura del centro o superior jerárquico del centro y/o servicio, éste le informará al trabajador responsable del faltante o pérdida que debe resarcir el mismo para lo cual puede optar por las siguientes alternativas, en forma excluyente.

a.1. Reponer el bien con otro similar, que cumpla con las mismas funciones,

características, calidad y servicio que el activo faltante, Esto por cuanto es de interés Institucional contar con el activo para la prestación oportuna del servicio.



a.2. Cancelar el costo de reposición del bien, que es igual al costo en que incurrirá la Caja en adquirir un bien en el mercado y tenerlo en operación para la prestación del servicio.

a.3. Formalizar un arreglo de pago conforme las políticas

institucionales sobre esta materia, donde el monto a cancelar será igual al costo de reposición descrito en el punto (a.1.) más los intereses de ley.

Si la Jefatura o Superior del Centro no procede conforme este artículo quedará obligado a resarcir a la Caja por la perdida no recuperada bajo su gestión. Con el fin de unificar criterios, cuando un activo fue robado y el responsable lo repone con uno de características similares, lo que procede es que la unidad informe del acto en forma escrita al SACAS indicando las nuevas características y valor del bien, para así efectuar los cambios correspondientes, siempre manteniendo el mismo número de activo, cuando éste no se encuentra totalmente depreciado al momento de los acontecimientos, porque de encontrarse totalmente depreciado lo que procede es dar de baja al activo en cuestión y el que se recibe en reposición del robado se le debe dar de alta asignándole un nuevo número de identificación. En el caso de que el responsable pague el costo de reposición del bien, lo procedente es dar de baja al activo, y el ingreso de esos dineros se registrará mediante comprobante de ingreso a la cuenta 850-30-5 denominada Recuperación Valor de Reposición de activos.



Capítulo X Control del Inventario o Existencia en la Unidad

Es imprescindible contar con bienes que faciliten la calidad del servicio, también,

que es necesario que éstos tengan el cuidado óptimo para que rindan al máximo en las labores. Bajo esta premisa es que se requiere un sano control interno en esta materia.

La Contraloría General de la República, en su documento denominado “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización”1, dice lo siguiente: Responsabilidad por el Control Interno: Que se deriva del Artículo 10 de la Ley de Control Interno establece: “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento”.

Actitud de Apoyo Superior al Control Interno:

El jerarca, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, debe mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores cotidianas (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 2.2). Delegación:

La delegación de funciones o tareas en un funcionario debe conllevar no sólo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos, actividades o transacciones correspondientes, sino también la asignación de la autoridad necesaria a fin de que ese funcionario pueda tomar las decisiones y emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 2.6). Participación del personal en el control interno:

El jerarca, con el apoyo de los titulares subordinados, deberá instaurar las medidas de control propicias a fin de que los miembros del personal reconozcan y acepten la responsabilidad que les compete por el adecuado funcionamiento del control interno. De acuerdo con esa responsabilidad, los funcionarios deberán participar activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles aún más efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 2.8).




Artículo 65 Del Control de Bienes Muebles, Fórmula Nº 40. Toda unidad ejecutora debe llevar un tarjetero electrónico de bienes muebles (aquellos casos por excepción que no tengan la tecnología para este control deberá llevar un tarjetero manual) ordenado por Unidad Programática, Servicio, y en forma Numérica por placa, en donde indicará:

1. Nombre y código de servicio donde se ubica el bien. 2. Nombre y número de cédula del funcionario responsable del bien o quien lo utiliza

en su labor (pueden ser uno varios funcionarios que lo utilicen, pero en todo caso será la Administración quien defina un responsable del mismo, de no definirse alguno el responsable será la Administración o Jefe de Servicio según sea el caso).

3. Número de placa. 4. Descripción completa color, marca, modelo y serie. 5. Ubicación del bien. 6. Número de solicitud. 7. Valor inicial. 8. Fecha de ingreso. 9. Control de las reparaciones realizadas. 10. Periodo y vencimiento de la garantía. 11. Nombre del funcionario a quien se le asignó en custodia el bien.

Nota: Aquellos bienes de uso común será la Administración en mutuo acuerdo con sus subalternos quien defina la responsabilidad de los mismos.

Artículo 66 Inventario Permanente. El inventario permanente permite un control diario de los movimientos que experimenta su inventario y su registro contable oportuno, asegurando contar con el bien en su estado óptimo en el momento requerido. Para ello el ACCAS suministrará mensualmente un informe por Unidad y Servicio con los movimientos realizados (bienes incorporados, excluidos, trasladados y modificados), documentos y justificantes que serán custodiados por la Administración de la unidad ejecutora que realiza las transacciones. Artículo 67 Conciliación del Informe. Conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno las unidades ejecutoras conciliarán los movimientos contra su tarjetero de bienes muebles e informarán y enviarán al ACCAS en los primeros diez días hábiles del mes siguiente, un informe sobre las inconsistencias encontradas. Artículo 68 Deficiencias en el Control.

A) Reporte de deficiencias

Las deficiencias y desviaciones de la gestión de cualquier naturaleza y del control interno, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva o correctiva más acertada en el caso concreto (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 6.6). y el artículo 199 de la Ley General de Administración Pública.




B) Toma de acciones correctivas

Cuando el funcionario responsable con autoridad al efecto detecte alguna

deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, deberá determinar cuáles son sus causas y las opciones disponibles para solventarla y adoptar oportunamente la que resulte más adecuada a la luz de los objetivos y recursos institucionales (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1. Punto 6.7) y el artículo199 de la Ley General de Administración Pública.




Capítulo XI Préstamo de Bienes a los Asegurados

Por principio es determinado que los bienes propiedad de la Caja no se les debe dar uso distinto a los fines para los cuales están destinados. Artículo 69 En caso de excepción la administración al amparo de lo que establece el artículo Nº 17, inciso c, del Reglamento del Seguro de Salud, que se refiere a la asistencia ambulatoria y hospitalaria y el artículo Nº 18 del citado cuerpo normativo con respecto del lugar y forma de la prestación y mediante un estudio de Trabajo Social, así como, la aplicación del principio de justicia social y criterios de razonabilidad y conveniencia, determinará si otorga a los asegurados, en calidad de préstamo, sillas de ruedas camas de posición, unidades de oxigeno, (previa recomendación médica) que ayuden al paciente en su recuperación, todo conforme al criterio legal Nº DJ 2672-01 del 21 de agosto del 2001 de la Dirección Jurídica. Artículo 70 Estudio de la Necesidad. Será el Servicio de Trabajo Social mediante el estudio de un o grupos de profesionales quién determinará quién es sujeto de préstamo de bienes aplicando principios de justicia social y criterios de razonabilidad y conveniencia, considerando:

1. Que el médico haya permitido la convalecencia del asegurado fuera del centro de salud.

2. Necesidad urgente del bien como medio de supervivencia. 3. Que no puede laborar. 4. Imposibilidad del asegurado a adquirir el bien.

Artículo 71 Autorización de Préstamo. Amparado en estudio de trabajo social, el jefe o superior jerárquico del centro de cobertura será quién autorizará el préstamo del bien sujeto a la disponibilidad y posibilidad de la Caja de ofrecerlo sin desmejorar el servicio a la demás población asegurada. Artículo 72 Custodio o Responsable del Bien. La jefatura o superior jerárquico del centro médico debe garantizarse que el equipo será usado únicamente para los fines que la Institución le ha asignado y que cualquier otro daño diferente al que se haya generado por el uso normal de mismo, incurrirá en responsabilidad de la persona que haya asumido la obligación inherente al cuidado y vigilancia de uso correcto del bien objeto de préstamo. Para lo anterior confeccionará un formulario de declaración jurada que contenga:

1. Nombre completo del beneficiario del préstamo: 2. Cédula identidad: 3. Edad: 4. Domicilio: (dentro de la cobertura del centro). 5. Teléfono: 6. Lapso de tiempo préstamo: 7. Responsable del bien (otro que no sea el beneficiario): Quién se hará responsable

del bien, entregarlo en la fecha de término del préstamo y de pagar los daños que presente el bien propiciados por un uso diferente al debido.



Artículo 73 Recuperación del Bien. El Encargado de activos llevará control de los bienes en préstamo y será el responsable de informar al superior del centro de la expiración de préstamo para que éste gestione su recuperación. La Administración custodiará la documentación justificante de los préstamos de bienes a los asegurados.



Capítulo XII Reportes y Servicios que Brinda el ACCAS

El ACCAS es responsable del óptimo funcionamiento del sistema contable de bienes

muebles (SCBM) a nivel nacional, este recibe información de todas las dependencias de la Institución. Por tanto facultada para llevar el control, registro y evaluación de los bienes muebles y suministros de la institución. Artículo 74 Reportes que Brinda Cuando lo requieran las unidades ejecutoras podrán solicitar la siguiente información según su ámbito de competencia: A. Informe de Existencias: a.1. Auxiliar de existencia: Existencia de bienes muebles Institucional, por proyecto o por unidad ejecutora y servicio. a.2. Existencia de bienes muebles: A nivel Institucional o nivel Regional. a.3. Existencias de bienes por código: Existencia Institucional o por unidad ejecutora y servicio de un bien en particular. a.4. Auxiliar Pasivo: Bienes retirados de existencias por número de placa, según la Unidad Ejecutora; por asiento automático y sub-cuenta contable. B. Consulta: b.1. Por placa: Consulta de un bien por su número de placa identificación. b.2. Por comprobante: Consulta detalle de comprobantes contabilizados y pendientes. b.3. Consulta Web (Página de la CCSS, Gestión, Gerencias, Gerencia Financiera, Dirección Financiero Contable, Área Contabilidad y Control Activos y Suministros) También si lo que se requiere es únicamente consultar los número de placas se puede accesar la página de la CCSS, en Línea, servicios digitales y consulta de placas institucionales., donde también se pueden efectuar consultas de precios de referencia. C. Informe de Contabilización de Comprobantes: c.1. Contabilización de comprobantes: Registro contables de compras, donaciones,

ajustes de inventario, traslados, venta entre seguros, modificación de precio y códigos de bienes y retiros, reingresos, modificaciones de características de los activos, cambios de placa, para lo cual se utiliza el informe de detalle mensual de Movimientos Contables a nivel Institucional y por Unidad Ejecutora.

c.2. Informe de gastos de depreciación: Informe de gastos de depreciación por

bienes muebles que afecta la partida presupuestaria 2701, se utiliza el informe de detalle mensual de Movimientos Contables a nivel Institucional y por Unidad Ejecutora.

D. Certificaciones: d.1. Certificación Contable de activos, con diferentes fines, entre ellos con el fin

de certificar el monto de reposición de determinado activo en la aplicación de las medidas resarcitorias en casos de comprobada negligencia o dolo. O también para determinar el valor en el caso de venta de activos.



E. Los Manuales e Instructivos. e.1. Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles. e.2. Instructivo Proceso Inventario Bienes Muebles.



Capítulo XIII Venta de Bienes Muebles en Desuso

La administración cuando lo considere conveniente podrá promover la venta de sus bienes en desuso. Artículo 75 Concepto de Bienes Muebles en Desuso. Son aquellos considerados por el Departamento de Conservación y Mantenimiento, por el Ingeniero Residente de los Centros Hospitalarios o el Encargado de Mantenimiento de las Unidades Ejecutoras como obsoletos, faltos de repuesto, descontinuados por sus fabricantes. Cuando se trate de tecnología de la Información se procede conforme lo establecido en el procedimiento para declaración de obsolescencia en tecnología de la información de éste manual, artículos 40 numerales 1 y 2 (Circular Nº 14127 del 27 de Septiembre de 1999). Antes de proceder a la venta de este tipo de bienes, las Unidades de Mantenimiento correspondiente deben analizar la conveniencia de utilizar sus partes como repuestos. Artículo 76 Imposibilidad de donación de bienes para Entidades Públicas y Particulares. Conforme resolución Nº DJ 1708 –2000 del 30 de junio del 2000 de la Dirección Jurídica, la Caja no puede donar sus bienes a otras entidades públicas y a particulares, por lo que se debe agotar su uso dentro de las unidades de la propia Institución. En caso de que no fuera requerido por ningún servicio, lo procedente sería gestionar el trámite para el remate respectivo del bien en los términos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Artículo 77 Venta de bienes Muebles en Desuso. Cuando los bienes se encuentren en desuso o no tengan ningún beneficio para la Institución, y se haya cumplido con lo establecido en el artículo 78 de ésta normativa, el jefe o superior jerárquico de la unidad debe promover su venta con el objeto de obtener el máximo beneficio posible, para lo cual fijará el precio por medio de perito o criterio técnico, y se procederá con el remate conforme a lo estipulado en el artículo 61 del Reglamento de Contratación Administrativa. Artículo 78 Venta por remate. . Para promover la venta por remate la administración con el fin de obtener mayor provecho y menos costo, debe agrupar los activos en desuso y programar un solo remate. Artículo 79 Prohibiciones para participar en la Compra de Bienes Muebles en Desuso. No podrán participar en este tipo de compras los miembros de la Junta Directiva, Gerentes y Empleados de la Institución y sus familiares hasta tercer grado de consanguinidad.



Artículo 80 Imposibilidad de venta Si los bienes no se pueden vender la dependencia que los tiene en custodia, deberá proceder a su destrucción, y desecho, conforme lo estipulado en el capitulo VII de este Manual.



CAPITULO XIV

Valoración de Bienes Muebles Comprados en Moneda Extranjera

Artículo 81 Responsable. El Área de Almacenamiento y Distribución, conforme sus registros de entrada de bienes muebles remitirá semanalmente al ACCAS los comprobantes de ingresos por compras Nº 42, para que inicie la valoración los bienes con base al tipo de cambio correspondiente a la fecha de pago (emisión cheque y/o pago electrónico ). Artículo 82 Procedimiento. Recibido los comprobantes 42 con los bienes comprados en el exterior, el ACCAS y su Consultor de Región consultarán en el SIPA (Sistema de Pagos del Área de Tesorería General) la orden de compra o contrato utilizada en la cancelación de la compra y extraerá la siguiente información:

1. Orden de compra 2. Número de Proveedor. 3. Monto de la compra. 4. Cantidad de bienes comprados. 5. Valor unitario del bien. 6. Moneda en que se compró el bien mueble.

Tipo de cambio promedio: (Para la conversión a colones se respetará el tipo de cambio vigente a la fecha de pagó).



CAPITULO XV

Compra de Semovientes

Entenderemos aquellos animales adquiridos por la Institución para ser utilizados en las operaciones de transporte de centros médicos que por su situación geográfica y vías de comunicación intransitables para vehículos motores, requieren de este tipo de transporte. Artículo 83 Sobre el Bien. Este tipo de bienes se adquirirán para ser utilizados en transporte y cuido del patrimonio Institucional. Artículo 84 Adquisición. Será conforme lo dictado en la ley de contratación administrativa, En el proceso debe intervenir un técnico especializado en la materia y un médico veterinario, quienes debe determinar cuál es la edad mínima y máxima para la adquisición del animal y fijarán la vida útil de acuerdo con el trabajo a realizar. Artículo 85 Identificación.

Se hará por medio de tatuaje en el cuero del animal, y una placa o chapa metálica, donde se indicará el número de activo correspondiente. Además se debe tomar fotos del activo que revelen el lado derecho, la cara de frente y el lado izquierdo. También, se abrirá una ficha técnica con la siguiente información: Nombre del activo, Tatuaje utilizado (en el caso de la Caja sería el logo de la misma) Nº de activo, raza, origen, edad, peso, color y cualquier otra característica que lo identifique. Artículo 86 Vida Útil. La depreciación se fijará en función del trabajo esperado, y la revaloración estará sujeta a peritaje técnico. Artículo 87 Recepción, Registro y Control.

Adjudicada la compra, el proveedor entregará el bien directamente en la Unidad Ejecutora que realizó la compra, y procederá conforme lo citado en el artículo Nº 5 de éste Manual. Artículo 88 Mantenimiento del Bien.

La Unidad Ejecutora deberá señalar la persona responsable por el cuido y mantenimiento del animal, es decir, brindarle la alimentación, tener una sanidad adecuada, como el bañar al animal, cepillarlo, desparasitarlo, tener un lugar adecuado para su alojamiento, etc. Paralelamente se debe habilitar un historial clínico del activo.



1) Las crías. En caso de que una hembra tenga cría, esa será un activo potencial hasta que tenga la edad para someterlo a trabajo. En el tanto que esto suceda y como la Caja no tiene como suya la actividad ganadera, lo conveniente es entregarlo a una institución especializada en el cuido y entrenamiento, lo que a su vez generará gastos adicionales para la Caja, paralelamente, se abrirá la ficha técnica con la siguiente información: Nombre, tatuaje, número de placa, raza, sexo, datos del padre: como nombre, raza, origen; datos de la madre: nombre, nº de placa, raza, origen, parto nº, edad, y cualquier otra información.

2) Muerte del semoviente: Cuando un activo de estos muere, para retirarlo de

inventario, es necesario contratar el servicio de un veterinario para que extienda el acta de defunción, en caso de que no lo hubiere, es recomendable acudir a la guardia de asistencia rural de la localidad donde está asignado el activo, para que emita constancia sobre la muerte, constancia que será acompañada de un acta donde por lo menos dos testigos den fe de la situación.



CAPITULO XVI Disposiciones Contables

Artículo 89 Comprobantes Contables.

El Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros (ACCAS), como unidad facultada y especializada en la contabilización y control del patrimonio Institucional en bienes muebles, es la responsable de determinar la creación, modificación y eliminación de los comprobantes necesario para el registro de todo movimiento que éstos experimenten. Estos comprobantes son sinónimo de asiento contable y en esta condición deben cumplir con todas las normas internacionales en Contabilidad (NIC), nacionales e internas de la Institución, establecidas para que cumplan su cometido, como son principalmente los principios contables generalmente aceptados y otros que crea la administración para una sana contabilidad y control interno. La creación de estos, es con el objeto de propiciar eficacia y eficiencia en la relación contable entre las unidades ejecutoras que son las que mueven el patrimonio y el ACCAS que es la unidad especializada en el registro contable de estos. Dichos comprobantes no pueden ser modificados, ni alterados, salvo cuando por razones técnicas el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros así lo considere. La importancia de estos documentos estriba en que son los únicos que generan afectaciones contables directas en el patrimonio. Artículo 90 Valor Histórico. El valor del bien mueble será igual al precio de adquisición, mas aquellas inversiones en que se incurran antes de que el bien quede debidamente instalado, tales como acarreo, bodegaje, entre otros. Las ampliaciones, actualizaciones o mejoras deben ser comunicadas al Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, para que ésta analice la conveniencia de adicionarla a su valor. Artículo 91 Depreciaciones Contables. La depreciación es un procedimiento de índole contable que busca distribuir de una manera sistemática y razonable los costos de los activos entre la vida útil estimada para cada bien. Se calcula sobre bases y métodos consistentes a partir de la fecha en que inicia operaciones al activo y se carga a costos y/o gastos utilizando el método de depreciación de línea recta, conocido también como método lineal Los gastos afectan las siguientes cuentas: 950-01-4 Depreciación de mobiliario, maquinaria, equipo e instrumental. 951-01-0 Depreciación por reevaluación, maquinaria, mobiliario y equipo.



Artículo 92 Registro de las Depreciaciones Contables. Las cuentas 950-01-4 y 951-01-0 se registran por Unidad Ejecutora y Servicio. Los créditos se harán por los totales, contra las cuentas 275-01-7 y 276-01-3. Las depreciaciones se contabilizan en el proceso contable del mes siguiente al ingreso del bien a las diferentes bodegas de activos de la Institución. Artículo 93 Reevaluación de Bienes. La responsable por el proceso de reevaluación es el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros.

1) Reglas de Valuación. El valor asignado a todos los activos será su valor de adquisición o valor inicial o valor histórico, como quiera llamarse. Este principio establece que las transacciones se registren según las cantidades de efectivo que se afecten y/o la estimación razonable para aquellos bienes que ingresan en calidad de donación y adjudicaciones o en alguna otra forma que no erogue efectivo. La capitalización de los intangibles se hará únicamente cuando sean comprados, desarrollados internamente o adquiridos, para uso exclusivo y en función del quehacer de la organización. Los bienes de la Caja, serán revaluados tomando como base el índice de precios de la industria “IPPI” que emite el Banco Central de Costa Rica aplicando las siguientes fórmulas: quedan exentos de reevaluación los bienes denominados Obras de Arte y Semovientes, los cuales se reexpresan financieramente por medio de peritasgo técnico especializado. Método de Cálculo: Factor por aplicar = ∑ (Factor mensual de reevaluación a la fecha de ingreso) Donde:

a) Factor mensual de reevaluación = (índice mes /índice mes anterior) – 1.

b) Índice mes: Valor de índice según IPPI del mes para el cual se desea conocer el factor a ser aplicado.

c) Índice mes anterior: Valor de índice según IPPI del mes anterior al que se desea conocer el factor a ser aplicado.

Artículo 94 Aspectos Técnicos Contables. Para efectos de uso técnico del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros se describen los diferentes movimientos contables que genera esta actividad:



COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES Nº 42 1. ASIENTO CONTABLE PARA COMPRA DE BIENES MUEBLES PROVEEDORES EXTERIOR

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 145-50-6

CREDITO 150-10-6

Por valor informado en Doc. Nº 42, más el % que fije la Subárea Contabilidad Operativa por gastos de importación, el cual será sumado automáticamente, en la U.P. Y SERV. Que se indique en el mismo. La Sub-cuenta está ligada a la sub-clase del código.

Por el valor registrado en el documento Nº 42, además informa la cuenta individual formada por el Nº proveedor y Nº orden compra.

Por el monto de gastos de importación.

2. ASIENTO CONTABLE PARA COMPRA DE BIENES A PROVEEDORES LOCALES

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 302-50-0

Por el valor informado en el documento Nº 42, y la U.P. que indica.

Por el valor informado en el documento Nº 42, indicará la cuenta individual. Asimismo la UP será la del presupuesto de compra de activos (5201, 53XX).

COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44 INGRESO POR DIFERENCIA DE INVENTARIO 1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 945-21-1

DEBITO 950-01-4

CREDITO 275-01-7

Por el valor informado en el documento Nº

44.

Contrapartida de la cuenta 200-XX-X

Gasto de depreciación del

período de registro OP2.

Contra partida de la cuenta 950-01-4



2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIÓN

DEBITO

200-XX-X

CREDITO 955-02-0

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7

Por el valor informado en el

documento

Contra partida de la cuenta

200-xx-x

Gasto depreciación en periodo registro

OP2

Gasto depreciación

periodos anteriores.

Contra partida de la cuenta 950-01-02 y

955-xx-x.

DEBITO

203-XX-X

CREDITO 600-11-8

DEBITO 951-01-0

DEBITO 955-07-0

CREDITO 276-01-3

Monto porcentaje de reevaluación.

Contra partida cuenta 203-xx-

x.

Gasto Depreciación revaluada del periodo actual

OP2

Gasto Depr. Rev.

periodos anteriores

Suma Ctas. gasto Depr.

Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44 INGRESO A EXISTENCIAS POR DONACION 1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 600-02-9

DEBITO 950-01-4

CREDITO 275-01-7


44.






DEBITO 200-XX-X

CREDITO 600-02-9

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7


documento


200-xx-x


OP2

Gasto depreciación



955-xx-x.

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 600-11-8

DEBITO 951-01-0

DEBITO 955-07-0

CREDITO 276-01-3



x.


OP2

Gasto depreciación

revaluada periodos

anteriores

Suma cuentas gasto

depreciación revaluada, 951-01-0 y 955-xx-x.



COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO Nº 44 INGRESO A EXISTENCIAS POR ADJUDICACION JUDICIAL 1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 955-02-0

DEBITO 950-01-4

CREDITO 275-01-7


44.





2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIÓN.

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 955-02-0

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7

Por valor informado en el

documento


200-xx-x

Gasto Depr. en periodo registro

OP2

Gasto depreciación



955-xx-x.

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 600-11-8

DEBITO 951-01-0

DEBITO 955-07-0

CREDITO 276-01-3



x.

Gasto Depr. Rev. periodo

actual OP2

Gasto depreciación

revaluada periodos

anteriores

Suma Ctas gasto Depr.

Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

COMPROBANTE AJUSTE PRECIO BIENES MUEBLES Nº 45 AJUSTE DE PRECIOS MAYOR AL REGISTRADO 1. ASIENTO PERIODO ACTUAL

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 945-21-1

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7


45.

Contrapartida de la cuenta 200-

XX-X



Gasto depreciación del período anterior.


950-01-4 y 955-02-0.




DEBITO 200-XX-X

CREDITO 955-02-0

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7

Por valor informado en documento


200-xx-x

Gasto Depr.periodo

registro OP2

Gasto Depr. Periodos

anteriores.


955-xx-x.

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 600-11-8

DEBITO 951-01-0

DEBITO 955-07-0

CREDITO 276-01-3

Monto % reevaluación.


x.


OP2

Gasto depreciación

revaluada periodos

anteriores.

Suma Ctas gasto Depr.

Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

NOTA: 1) Si el cambio de precio se ubica en periodos de reevaluación, debe aplicarse el

porcentaje de reevaluación correspondiente. Los movimientos en las cuentas 200, 203, 275 y 276 deben sumarse al registro que existe del activo.

2) Los gastos de depreciación para la cuenta 950-01-4, será calculado del mes anterior al de

registro hasta enero del período de registro. Para la cuenta 955-06-1, será calculado del período anterior hasta la fecha de ingreso, considerando siempre el mes de depreciación que no se registra al inicio. Las bases de éste cálculo debe aplicarse también a los gastos de depreciación revaluada.

COMPROBANTE AJUSTE DE PRECIO DE BIENES MUEBLES Nº 45 AJUSTE DE PRECIOS MENOR AL REGISTRADO 1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL

DEBITO 945-21-1

CREDITO 200-XX-X

DEBITO 275-01-7

CREDITO 950-01-4

CREDITO 955-06-1


45.


945-21-1.

Contra partida de la cuenta de gasto 950-01-4,

955-06-1.

Gasto depreciación del

período de registro.

OP5

Gasto depreciación del período anterior.




DEBITO 955-02-0

CREDITO 200-xx-x

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7


200-xx-x.


45.


OP2

Gasto depreciación



955-xx-x.

DEBITO 945-21-1

CREDITO 203-XX-X

DEBITO 276-01-3

DEBITO 951-01-0

CREDITO 955-07-0


Contra partida cuenta 945-21-

1.

Suma de las cuentas de gasto de

depreciación revaluada, 951-01-0 y 955-xx-x

Gasto depreciación

revaluada correspondiente

al período actual OP5.

Gasto depreciación

revaluada correspondiente

a período anterior.

NOTA: 1) Si el cambio de precio se ubica en período de reevaluación debe aplicarse el porcentaje

de reevaluación correspondiente. Los movimientos en las cuentas 200, 203, 275 y 276 deben sumarse al registro del bien.

2) El gasto de depreciación para la cuenta 950-01-4 será calculado del mes anterior al de

proceso hasta enero del periodo de registro. Para la cuenta 955-06-1 será calculado del período anterior al de registro hasta la fecha de ingreso, considerando siempre el mes de depreciación que no se registra al inicio. Las bases de este gasto deben aplicarse también a los gastos de depreciación revaluada.

COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES Nº 45 AJUSTE DE PRECIOS POR INSTALACION 1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 210-01-1

DEBITO 950-01-4

CREDITO 275-01-7


45.

Contra partida cuenta 200-xx-x, la sub-

cuenta será 21-01-1, en la U.P. donde este

el bien.

Gasto depreciación del mes de registro.

OP2

Contra partida de cuenta 950-01-7.




DEBITO 200-XX-X

CREDITO 210-01-1

DEBITO 950-01-4

DEBITO 955-06-1

CREDITO 275-01-7


documento


200-xx-x


OP2

Gasto depreciación



955-xx-x.

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 600-11-8

DEBITO 951-01-0

DEBITO 955-07-0

CREDITO 276-01-3



x.


OP2

Gasto depreciación

revaluada periodos

anteriores.

Suma cuentas gasto

depreciación revaluada, 951-01-0 y 955-xx-x.

NOTA: Para éste caso debe sumarse los registros de la cuentas 200, 203, 275 y 276 a los registros existentes. COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES Nº 46 ASIENTO CONTABLE PARA TRASLADO DE BIENES MUEBLES 1. ENTRE UNIDAD EJECUTORAS O SERVICIOS DE UNA MISMA UNIDAD EJECUTORA

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 200-XX-X

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 203-XX-X

U.P. que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva sub-

cuenta, en la U.P. que recibe.

U.P. que entrega el bien, por el valor registrado en la respectiva sub-

cuenta, en la U.P. que entrega.





DEBITO 950-01-4

DEBITO 951-01-0

CREDITO 275-01-7

CREDITO 276-01-3

Gasto Depr. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el

bien. OP2

Gasto Depr. Rev. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el

bien. OP2

Contra partida del gasto depreciación correspondiente al mes de traslado.

Contra partida del gasto depreciación

revaluada correspondiente al mes de traslado.

Nota: 1) Si el bien no tiene reevaluación afectará la cuenta 200-XX-X en la unidad programática que entrega como en la que recibe el bien. 2) Si el bien está revaluado afectará las cuentas 200-XX-X y 203-XX-X tanto en la unidad programática que recibe como la que entrega el bien.



COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS Nº 47 CAMBIO DE SERVICIO ASIGNADO A UNIDADES PROGRAMATICA

DEBITO 200-XX-X

CREDITO 200-XX-X

DEBITO 203-XX-X

CREDITO 203-XX-X

U.P. Que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva sub-








DEBITO 950-01-4

DEBITO 951-01-0

CREDITO 275-01-7

CREDITO 276-01-3

Gasto Depr. Correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el

bien. OP2

Gasto Depr. Rev. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el

bien. OP2

Contra partida del gasto depreciación correspondiente al mes de traslado.

Contra partida del gasto depreciación

revaluada correspondiente al mes de traslado.

Nota: 1) Si el bien no tiene reevaluación afectará la cuenta 200-xx-x en la unidad programática que entrega como en la que recibe el bien. 2) Si el bien está revaluado afectará las cuentas 200-xx-x y 203-xx-x tanto en la unidad programática que recibe como la que entrega el bien. COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES Nº 48 1. ASIENTO CONTABLE PARA BAJA DE BIENES MUEBLES SIN REVALUACION

DESCRIPCION DEBITO 275-01-7

DEBITO O CREDITO945-21-1

CREDITO 200-XX-X, 203-XX-X

Documento elaborado

únicamente por el Área Contabilidad y

Control Activos y Suministros.

Por lo registrado en la cuenta de

depreciación acumulada.

Por diferencia entre el valor inicial y la depreciación

acumulada.(valor actual)

Por el valor registrado en las respectivas

sub-cuenta y unidad programática.

Si el bien está totalmente depreciado.

Por los registrado como depreciación acumulada en la

respectiva cuenta.

Por el valor inicial registrado en las respectivas sub-cuenta y unidad programática.

Si el activo no tiene registrada

depreciación alguna.

Por el valor inicial registrado.

Por valor inicial registrado.



EJEMPLOS DE REGISTROS CONTABLES CASO Nº 1 COMPRA PROVEEDORES LOCALES Obras adquiridas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad (S.E.M.) Asiento Nº 1 Pago mediante cheque

Cuenta Cuenta Individual Programa Débito Crédito

302-55-9 Nº Proveedor / Nº Orden Compra

5200 ¢XXXXX

105-XX-X ¢XXXXX

Asiento Nº 2 Registro de Pinturas en la Unidad Programática respectiva:

Cuenta Placa Unidad Ejecutora Débito

202-01-9 XXXXXX XXXX ¢XXXXX


5200 ¢XXXXX

1) Si se adquieren Esculturas o Murales, en el segundo asiento debe utilizar la cuenta de débito 202-02-7 y 202-03-5 respectivamente. CASO Nº 2 COMPRA PROVEEDORES LOCALES Obras de arte adquiridas por le Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (I.V.M.) Asiento Nº 3 Pago mediante cheque



9601 ¢XXXXX

105-XX-X ¢XXXXX

Asiento Nº4 Registro Esculturas en la Unidad Programática respectiva

Cuenta Placa Unidad Ejecutora

Descripción Débito

202-02-7 XXXXXX XXXX ¢XXXXX


9601 ¢XXXXX



CASO Nº 3 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR Obras de arte adquiridas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad (S.E.M.) Asiento Nº 5 Por la nota débito



9601 ¢XXXXX

301-55-2 ¢XXXXX

Asiento Nº 6 Originado por el cheque


301-55-2 Nº Proveedor / NC Orden Compra

5200 ¢XXXXX

105-XX-X ¢XXXXX

Asiento Nº 7 Registro del activo


202-XX-X NC Proveedor / Nº Orden Compra

5200 ¢XXXXX

145-55-5 ¢XXXXX

150-10-6 ¢XXXXX

CASO Nº 4 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR Obras de arte por el Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (I.V.M) Asiento Nº 8 Nota de débito


145-55-5 NC Proveedor / Nº Orden Compra

5200 ¢XXXXX

301-55-2 9601 ¢XXXXX



Asiento Nº 9



5200 ¢XXXXX

105-XX-X 9601 ¢XXXXX

Asiento Nº 10


202-XX-X Nº Proveedor / Nº Orden Compra

¢XXXXX

145-55-5 ¢XXXXX

150-10-6 ¢XXXXX



CAPITULO XVII Generalidades del Procedimiento

Plaqueo de Activos en Garantía. Una condición en la contratación es que el activo debe funcionar correctamente y la garantía respalda esa condición, así que en caso de falla o avería, el proveedor esta en la obligación de repararlo o bien entregar un activo nuevo con las mismas características y especificaciones con se adquirió, así que la Caja al plaquearlo (según articulo 55 de este Manual) y registrarlo le da pertenencia, por lo que ningún proveedor podrá alegar, que no lo recibirá por tener una placa de identificación, por lo que indistintamente de que esté o no plaqueado como activo Institucional deberá resarcir el daño al comprador, pues vendió algo defectuoso. Cabe indicar que la Administración Superior de cada Unidad Ejecutora es la encargada de velar por los documentos de garantía así como verificar la seguridad de su custodia. Criterio en Caso de Reposición de un Bien por Pérdida del Mismo. Cuando un activo fue robado y el responsable lo repone con una de las características similares, lo que procede es que la unidad informe al ACCAS del acto en forma escrita indicando las nuevas características y el valor del bien, para así efectuar los cambios correspondientes, siempre manteniendo el mismo número de activo. En caso de que el responsable pague el costo de reposición del bien, lo procedente es dar de baja al activo. Seguimiento de las Acciones para el Resarcimiento de las Pérdidas. Según Nota 50042 de la Auditoria Interna en fecha 17 de octubre, 2007 y en razón de que el proceso que involucra la administración y contabilización de los bienes es una actividad propia de las funciones del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, esa Auditoria previene que en todos los casos donde se determinen faltantes de inventarios y si cumplido el plazo dado a la Administración para aportar las justificaciones pertinentes, estas no se cumplieran, de conformidad con los deberes y responsabilidades establecidos en los artículos 10 y 17 de la Ley General de Control Interno y 63 y 64 del “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Muebles” le compete al Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros, el seguimiento de las acciones para el resarcimiento de las pérdidas, acciones que conllevan a la unidad ejecutora que tiene el faltante a documentar un expediente para que se ejecuten el procedimiento administrativo pertinente. Fabricación de Activos La fabricación de activos muebles queda autorizada únicamente para la Sub Área de Confección de Activos y Reparación de Mobiliario cuyo costo de producción le será transferido a la unidad ejecutora que hizo la petición. Obligación de Nombrar un Encargado de Activos. Según circular Nº 9.997 de fecha 14 de marzo de 2006 instruye a todas las unidades adscritas a las Gerencias de la CCSS, respecto a la obligación de que se asigne un responsable encargado de activos, capacitado e idóneo, para que se encargue de velar por la correcta aplicación de los procedimientos establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos Contables y Control de Activos y de mantener el control de los activos en



forma irrestricta que, entre otros aspectos, implica: verificación, identificación, plaqueo y registro de los bienes muebles asignados, elaboración de un plan para el control de los activos, realización de inventarios periódicos, cumplir con la toma física de inventario, establecer las causas y justificaciones cuando se determinen faltantes. Legalidad de la Requisas. Según el artículo décimo de la sesión Nº 660-98, celebrada por el Consejo Asesor de la Dirección Jurídica del 2 de marzo de este año: y en relación a solicitud de criterio respecto a la posibilidad de que los agentes de seguridad revisen bolsos y otras pertenencias de funcionarios y personas ajenas a la Institución, con el fin de disminuir la incidencia en hurtos y robos… En vista de que el Consejo Asesor, en el Art. Nº de la Sesión Nº 610-97 del 14 de agosto de 1997 se pronunció en una consulta similar, se transcribe dicho pronunciamiento: “…..La cuestión que se plantea se reduce a determinar si “un vigilante está facultado para solicitar que le muestren ciertas partes del vehículo, como por ejemplo, la cajuela trasera, o bien, pedir que le abran las puertas para realizar una inspección” Como antecedente se aporta la jurisprudencia de la Sala Constitucional, sentada en el amparo de R.C.L. contra el Directo del Hospital San Juan de Dios. En esa oportunidad, la Sala se pronunció en el sentido de que……”Las medidas permanentes o esporádicas, como los registros de ciertas pertenencias personales tales como maletines, bolsos, etc., son válidamente aplicables en estos casos, para prevenir la sustracción de bienes públicos, en tanto no impliquen la adopción de tratamientos que ofendan la intimidad personal ni se comprometa el buen nombre y la dignidad de las personas sujetas al registro, y al mismo tiempo se respeten las reglas de la proporcionalidad, pues la Administración debe velar por la conservación del patrimonio público y aplicar medidas de autodefensa, siempre con el único fin de asegurar el funcionamiento normal de los servicios públicos que, en casos como hospitales, bibliotecas, y otras instituciones en las que se trafiquen materiales valiosos y fácilmente ocultables por parte del personal o usuarios numerosos, de no realizarse esa clase de controles esos bienes serían objeto de continuadas sustracciones cuya verificación sería muy posterior, hasta que se realizaran los controles de inventarios y casi imposibles de comprobar para efectos de imponer las sanciones necesarias” Esa posición de la Sala se condiciona únicamente a que no se viole el principio de igualdad, o sea, que se aplique las medidas de auto tutela o autodefensa por igual a todos los sujetos que se encuentren en la misma posición, esto es “sin distinción de la clase de funciones que ejerzan en la institución, sean médicas o administrativas, ni de su rango o jerarquía, ya que lo contrario implicaría un tratamiento desigual entre los funcionarios que, en cuanto tales y con relación a las medidas de seguridad se encuentran en la misma situación jurídica”. Analizado el asunto, y con vista del referido criterio jurisprudencial, que es totalmente compartido por el Consejo, se atiende lo consultado en el sentido de que, si ello es posible en relación con las personas, por mayor razón pueden hacerse objeto de revisión preventiva los vehículos, en la forma que lo disponga la administración, siempre y cuando haya razonabilidad y proporcionalidad en el tipo de medidas cautelares que se adopten, y se aplique en forma general y sin ningún tipo de discriminación”. Dirección Jurídica Licda. Isabel Martínez Meneses. Abogada. Bienes adquiridos que ingresen debidamente antes de ser cancelados. Según circular Nº GDF-9.794 de fecha 01 de marzo de 2006, y conforme a recomendación de la Auditoria Interna a través de informe AFC-005-A-2006, se instruye a las unidades que disponen de presupuesto sobre la responsabilidad de vigilar para que los bienes adquiridos ingresen debidamente antes de ser cancelados. Esto en concordancia con lo establecido en el artículo 108 del Reglamento General de la Ley de Contratación Administrativa.



Indistintamente del monto de lo hurtado o sustraído se debe denunciar los hechos ya sea ante la institución o ante las entidades públicas que corresponda. Según el Lic. Manuel Gdo. González Carranza, Jefe de la Sección Técnica de Investigación de la CCSS, según Nota STI-0932-03 de fecha 16 de octubre 2003: “……en razón de ser Bienes Institucionales “públicos” la Ley General de Administración Pública y el Código Procesal Penal señalan que cuando se refieren a delitos públicos o daños a equipos de Instituciones Públicas, no cuentan el monto de dicho daño, por tal motivo aunque el Organismo de Investigación Judicial no reciba la denuncia, los funcionarios de la Institución están obligados a tratar de buscar los responsables para así efectuar el resarcimiento del daño, Por lo que se debe abrir un proceso de investigación administrativa con el fin de determinar en primera instancia si existe responsabilidad de algún funcionario Con el fin de ordenar el debido proceso a efectos de que la institución sea resarcida de la perdida y se aplican las medidas disciplinarias que correspondan. Por otra se aclarara que cuando se trate de hurtos o robos de bienes personales, cada perjudicado deberá tramitar personalmente la denuncia ante el Órgano competente”. Directrices que deben observar los funcionarios (as) obligados (as) a presentar el Informe final de su gestión. En atención inciso e), artículo 12 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, y a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República sobre el asunto, se remiten las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión”, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta Nº131 de fecha 07 de julio del 2005. Dichas directrices serán de acatamiento obligatorio para los(as) funcionarios(as) que ocupen puestos de jefaturas reales y efectivas. Cuando una jefatura se entere que algunos de sus subalternos, que deben presentar el informe final de la gestión, está próximo a finalizar su relación con la Caja, deberá comunicarle por escrito, en ese momento, que debe cumplir con las presentes Directrices. El informe final deberá ser presentado a más tardar tres días hábiles antes de finalizar sus labores, mediante nota firmada, con las respectivas copias, según establece el punto 7 de las mismas Directrices. …..Cabe destacar que el documento incluye en el artículo 9, lo referente a la entrega formal de activos. Para el caso específico de los funcionarios de la Institución, se deberá realizar mediante un “informe de activos”, el cual debe entregarse al superior inmediato, con copia al encargado (a) de los activos del respectivo centro. De los puntos de Control. De los Inventarios.

El inventario anual Institucional, el cual nos ocupa, es el principal punto de control, ya que es un indicador general que presenta la situación real de los activos en la Caja, nos determina cual es el grado de faltantes o de sobrantes e inconsistencias total, si este faltante se incrementa año con año o si por el contrario, si la situación mejora, es decir, que un inventario permanente es en sí un monitoreo de los activos y determina las desviaciones que se pueden estar generando en determinada zona del país, al cual se le debe brindar la atención inmediata (como capacitación, intervenciones, evaluaciones especiales, etc.).



Inventarios selectivos: Existen diferentes formas de efectuar estos inventarios: Inventario de piso, inventario de escritorio, o inventarios por funcionario, inventario por servicio. Es decir, dependiendo de la finalidad de la evaluación así se programa el tipo de inventario. El inventario selectivo por funcionario: Consiste en tomar de la lista de trabajadores de determinada unidad ejecutora a varios de ellos en forma aleatoria y verificar que los activos a cargo de esos funcionarios y que aparecen en el registro de control interno de la unidad se encuentren físicamente y debidamente contabilizados.

De la Atención a los Informes de Evaluación de los Inventarios.

Después de procesados los inventarios los consultores de negocio del ACCAS encargados de cada región enviarán a las correspondientes unidades ejecutoras un informe con los detalles de los faltantes y sobrantes (si existen) y demás inconsistencias halladas, así como las acciones correctivas que la unidad evaluada deberá cumplir con el fin de corregir las inconsistencias encontradas. Este punto de control es de relevante importancia su seguimiento ya que de no cumplir a cabalidad con las disposiciones emanadas del ACCAS seguirán apareciendo en los inventarios subsiguientes e inclusive podrían aumentar año con año. Además otro punto de control en este sentido es la obligación de justificar las diferencias de inventario. Cuando no exista justificación o se demuestre responsable por negligencia o dolo, el Superior Jerárquico de cada Centro queda obligado a iniciar las acciones resarcitorias, independientemente del Proceso Disciplinario que se siga en cada caso particular.

De la Revisión del los Informes Mensuales Producto del Cierre Contable. Con el Proceso de Cierre Contable Mensual se originan los siguientes informes: “Informe de Movimientos Detallado por Unidad y Servicio”, “Informe de Activos Trasladados a la Unidad Ejecutora” e “Informe Depreciación Consolidado por Unidad y Servicio”, mismos que son enviados a las correspondientes unidades ejecutoras para su revisión, este punto de control es importante, ya que permite corregir en forma oportuna cualquier error al momento de contabilizar los bienes, y no esperar a detectarlos con el inventario donde resulta más difícil y costoso su localización.

De los puntos de Control. La Reevaluación anual de los activos Institucionales acorde con los Índices del Banco Central (IPPI), las provisiones del ejercicio destinadas a depreciación de activos, y la verificación del precio correcto de los activos (tipo de cambio correcto cuando se pacta el pago en otra moneda diferente al colón), todos estos procesos son otros puntos de control necesarios para mantener una sana contabilidad en la Caja.



Comentario sobre Marco Regulatorio. Responsabilidad del patrono y empleado por activos que utiliza en sus funciones o tareas

Sobre el Código de Trabajo.

ARTÍCULO 69.- Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos: ....... d) Dar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aquéllos no usen herramienta propia;…

ARTÍCULO 71.- Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los trabajadores: ……….

a) Desempeñar el servicio contratado bajo la dirección del patrono o de su representante, a cuya autoridad estarán sujetos en todo lo concerniente al trabajo; b) Ejecutar éste con la intensidad, cuidado y esmero apropiados, y en la forma, tiempo y lugar convenidos; c) Restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se les faciliten para el trabajo; es entendido que no serán responsables por deterioro normal ni del que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción;…

ARTÍCULO 72.- Queda absolutamente prohibido a los trabajadores:

….. d) Usar los útiles y herramientas suministrados por el patrono, para objeto distinto de aquél a que están normalmente destinados, y…….

Sobre la ley General de Control Interno.

Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán



contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos

institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer

de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

Artículo 17. —Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndese por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:

a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones.

b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al

año, las auto evaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.

c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la Auditoria Interna, la Contraloría General de la República, la Auditoria Externa y demás Instituciones de Control y Fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.



Del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la Republica y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización1 establece en su artículo 4.15. La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidades de la institución deberá ser comprobada periódicamente mediante la verificación y el recuento físico de esos activos u otros como la información institucional clave. La misma Contraloría General de la Republica en la declaración interpretativa que hace de ese artículo dice: “La necesidad de contar con información financiera, administrativa y de otra naturaleza para la toma de decisiones es indicativa de la importancia de que los registros sean oportunamente actualizados y, aun más, de que sean exactos y confiables. Una práctica orientada a fomentar estos dos atributos es la verificación física de las cantidades y características de los activos que puedan ser sujetos a recuento, como son el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega, así como la información y el conocimiento clave para la institución. La aplicación de esta medida pretende detectar eventuales discrepancias entre los registros y los activos o existencias físicas, que pueden obedecer a causas tales como la sustracción, la omisión de anotaciones o una contabilización o custodia errónea. En consecuencia, una vez efectuado el inventario físico, es preciso analizar las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. Por su parte, el jerarca deberá establecer y mantener actualizadas las políticas que deberán observarse en cada caso”. Del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Muebles en su artículo 36.2 establece: “Los funcionarios que requieran bienes para realizar las labores asignadas, serán responsables de la custodia, uso, y mantenimiento de esos bienes y están en la obligación de presentar los activos cuando la administración así lo requiera Los artículos 12 y 13 del Instructivo que regula los Faltantes y Sobrantes de Inventarios Físicos de Activos, Artículos varios, Dinero en Efectivo, Valores y otros”, literalmente dicen: Artículo No. 12: ““TTooddoo JJeeffee ddee UUnniiddaadd ddee TTrraabbaajjoo oo eell eemmpplleeaaddoo eenn qquuiieenn ééssttee ddeelleegguuee,, eessttáá oobblliiggaaddoo aa rreessppoonnddeerr aannttee llaa CCaajjaa ppoorr eell ffaallttaannttee ddeetteeccttaaddoo eenn uunn iinnvveennttaarriioo,, ssaallvvoo qquuee eell mmiissmmoo ssee oorriiggiinnee eenn ccaauussaass jjuussttiiffiiccaaddaass..””Artículo No.13: ““TTooddaa ddiiffeerreenncciiaa nneeggaattiivvaa ddee bbiieenneess mmuueebblleess yy mmaatteerriiaalleess nnoo jjuussttiiffiiccaaddaa pplleennaammeennttee,, sseerráá aannaalliizzaaddaa ppoorr llaa SSeecccciióónn eennccaarrggaaddoo ddeell ccoonnttrrooll,, eenn ccoonnjjuunnttoo ccoonn llaa UUnniiddaadd aaffeeccttaaddaa,, ddeetteerrmmiinnaannddoo yy//oo rreeccoommeennddaannddoo ssii ssee pprroocceeddee aall ccoobbrroo rreessppeeccttiivvoo..””

Del Artículo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja se lee de la siguiente forma: ......”Es obligación de los trabajadores(as) conservar en buen estado las maquinarias, instrumentos y útiles que se les entregan para la ejecución de las labores y velar porque no sufran mayor deterioro que el normal exigido por el trabajo. También es obligación de los trabajadores(as) devolver al jefe respectivo, o a la persona que se haya designado para ello, en la oportunidad debida, los materiales no usados o de desecho. Serán responsables por el mal uso que por su culpa se haga de los materiales, útiles e instrumentos, vehículos o maquinaria a su cargo. El trabajador (a) que por culpada




debidamente comprobada, pierda, deteriore o no pueda dar razón de un objeto de uso en su trabajo o entregado a su exclusiva custodia, deberá pagar el valor del costo o de reparación del mismo, el cual se le deducirá de su salario en no menos de cuatro amortizaciones o períodos de pago, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que pudieran corresponder, todo lo anterior de conformidad con el artículo 46.Inciso d) del Reglamento Interior de Trabajo y 14 del Convenio de Arreglo celebrado entre la Caja y sus Sindicatos en 1978.” Mediante circular Nº GDF 13.271 del 29 de marzo del 2006. Los Gerentes de División solicitan a las unidades ejecutoras que de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Control Interno, se implementen acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando perdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilegal. También consideran los Señores Gerentes que un buen manejo de inventarios lleva a la meta de un inventario permanente que mostrará la ubicación física de los bienes por unidad ejecutora, servicio responsable y funcionario a quien se le asignan bienes. En la misma circular consideran importante recordar que todo funcionario que requiera bienes para realizar las labores asignadas debe vigilar por la custodia, uso y mantenimiento preventivo de los activos que se le confieren para lo cual el jerarca superior entregará los bienes asignados mediante acta y los funcionarios quedan obligados a presentar los bienes a su superior jerárquico y a los encargados de activos de cada unidad cuando coordinan inventarios selectivos e inventario general así como a los funcionarios de la Sección de Contabilidad de Bienes Muebles y Suministros, a los auditores internos y externos. De la circular Nº GF 10.818 del 21 de febrero del 2008, Del Consejo de Gerentes. De conformidad con lo acordado por la Junta Directiva en el Acuerdo Primero del artículo 48 de la sesión Nº 8040 celebrada el 9 de marzo del 2006, las Gerencias remitimos a todas las dependencias institucionales la circular Nº GDF-13.271 del 29 de marzo del 2006 relacionada con la implementación de acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando pérdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Se reitera la responsabilidad que nos compete para proteger y conservar todos los bienes muebles asignados, creando conciencia en todos los funcionarios de que los bienes asignados en forma general a las unidades y en particular a cada funcionario, conforman un importante rubro dentro del patrimonio institucional, de tal manera que aunado a las medidas de control que se deben aplicar, es preciso recordar que en todos los casos en que se determinen faltantes de inventario, la administración de la Unidad Ejecutora donde se encuentran asignados y registrados contablemente los activos, debe localizar los bienes o presentar la justificación por cada uno de los activos faltantes, aportando la documentación probatoria dentro de los plazos señalados en los informes que emiten el Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros. En línea con lo anterior, se considera importante retomar el Capítulo VIII sobre “Responsabilidades para la administración de los bienes muebles” contenido en el Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles, particularmente los artículos 54 y 64, de tal manera que ante la presencia injustificada de faltantes, y/o la no presentación de la justificación en los plazos señalados por el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, la Jefatura Superior de la Unidad Ejecutora que presenta la situación, debe ordenar la investigación preliminar correspondiente y con base en los resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios por actuaciones y omisiones administrativas, que



generaron la presencia de faltantes, dentro del marco que regula la normativa de relaciones laborales institucionales. En la medida que adquiramos el compromiso para que la administración de los bienes muebles asignados sea objeto de controles efectivos, constantes y con inventarios permanentes, estamos seguros que los resultados serán satisfactorios, y por ende, se evita la presencia de situaciones no deseables en el manejo de los activos institucionales. Transitorio I Recomendación en caso de Activos para dar de Baja Adquiridos por Empréstitos del Proyecto España o Finlandia. Hasta que no se terminen los juicios que ha planteado la CCSS, lo más recomendable es no tramitar las Bajas. Los Jueces pueden nombrar peritos para revisar los equipos y cuantificar las pérdidas. Por tanto, lo recomendable en estos casos y cuando se declaran inservibles estos bienes que los mismos permanezcan en custodia hasta que todo termine, lo cual podría demorar algunos años.



GLOSARIO DE TÉRMINOS

AALDI

Área Aprovisionamiento y Distribución

ACCAS

Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros

APLICACIÓN CONTABLE

Es el proceso contable automático mediante el cual se realizan los débitos o créditos a cada una de las cuentas contables y presupuestarias durante el proceso de corrida de los movimientos de un período determinado que por lo general es mensual.

ASIENTO AUTOMATICO

Consiste en el proceso contable que se realiza en la corrida mensual, el cual registra todas las grabaciones de los movimientos ocurridos durante un periodo dado , los cuales quedan registrados en una base de datos

ASIENTO DIARIO Refleja el movimiento realizado que debe ser de tipo cuantitativo al anotar los valores de las transacciones y de tipo cualitativo al brindar características sobre el hecho sucedido.

ATG

Área Tesorería General

COMPROBABENTE DOCUMENTO COCONNTABLE

Son aquellos documentos diseñados para registrar movimientos de inventarios, entre otros tenemos:

Nº 42 (Entrada de Bienes Muebles) Nº 43 (Reingreso de activos) Nº 44 (Alta de Bienes Muebles) Nº 45 (Mejora de Bienes Muebles) Nº 46 (Traspaso de Bienes Muebles) Nº 47 (Venta entre Regímenes) Nº 48 (Baja de Bienes Muebles) Nº 49 (Cambio de Código Bienes Muebles) N º50 (Movimiento(movimiento de depreciación)

CONCILIACION CONTABLE

Es la comparación y revisión que se hace de las cuentas del Mayor General y el Mayor Auxiliar de Existencias con el fin de verificar la consistencia de los movimientos que se reflejan en ambos y que deben coincidir.

COSTO DE

REPOSICION

El valor del activo si tengo que comprarlo hoy

DACION DE PAGO

Se entiende como todo aquel bien que ofrece persona física o jurídica, publicas o privadas, como forma de pago para atender



deudas contraídas

DIIC Dirección Tecnologías de Información y Comunicación DONACIÓN

Transferencia de activos bienes muebles propiedad de una persona física o jurídica a otra persona, sin remuneración alguna

FOLIADO Se trata de organizar y numerar las hojas del expediente de

acuerdo con un orden cronológico. INVENTARIO DE ESCRITORIO

Se aplica este método partiendo de la emisión de un archivo que contiene los activos registrados en la cuenta de activo fijo y se localizan uno a uno, la debilidad de este método radica en que se ignorarán los activos que no están plaqueados y registrados, por lo que no es fiable en inventarios generales, se recomienda su uso en inventarios selectivos

INVENTARIO DE PISO Es aquella técnica que permite levantar el inventario partiendo de

la toma física de cada bien que se encuentre en la unidad seleccionada, para posteriormente cotejarlo con el registro en las cuentas de activo Fijo, y así determinar faltantes y sobrantes

INVENTARIO POR EMPLEADO

Se levanta la toma física verificando los activos dados en custodia a cada funcionario.

NECESIDADES Las necesidades que pueden originar la adquisición de este tipo

de activos serán aquellas esenciales para la operación normal de la unidad ejecutora.

PLAQUEO Consiste en asignar un número de identificación a cada uno de los bienes muebles pertenecientes a la Institución (Puede ser la placa metálica, grabado o mediante etiqueta).

REGISTRO

AUXILIAR

Contempla todos los movimientos (Entradas y Salidas) en forma cronológica por cuenta y sub-cuenta, por niveles a saber: Nivel Local, Nivel Regional y Nivel Institucional.

REGISTRO

COMPRAS

DIRECTAS

Son aquellos registros contabilizados en aquellas unidades que tienen la facultad de adquirir activos por fondos rotatorios.

REMATE

Es la venta, subasta o arrendamiento de bienes, mediante puja entre los concurrentes, bajo la condición implícita de aceptarse como precio la oferta mayor.

SACAS

Subárea Control de Activos y Suministros



SCAS

Subárea Contabilidad de Activos y Suministros

SEDE CENTRAL Son las Unidades adscritas a Oficinas Centrales, Centros de

Producción y Almacén General. Se entenderán también como Unidades Ejecutoras.

V





Anexo 1.



Anexo 2.

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