6. COMPRAS.

Todo suministro requerido por Laboratorio Mafer serán elaborados por el Departamento de Compras

e Importaciones. Este documento sere revisado y aprobado por el Departamento de Producción.

Los documentos de compras deberá contener la siguiente información:

- Descripción e identificación del producto solicitado.

- Clase del producto solicitado.

- Especificaciones e instrucciones e inspección del proceso

- Requisitos para la aprobación y disposición final.

- Título, número de la norma que define el sistema de la calidad.

Tomaremos como ejemplo la solicitud de compra de clortalidona, la misma que se indica en el

anexo B.

El encontrar y aprobar proveedores incluye tanto los que proveen bienes como los que proporcionan

servicios. Esto no sólo se hace a través de discusiones con los representantes y el examen de catálogos y

muestras, sino también visitanto a la fábrica del proveedor. Por supuesto, la aprobación de la compra es

normalmente resposabilidad de los departamentos de inspección o diseño, pero el comprador debe confiar en

que la fuente de suministroes estable, confiable y capaz de cubrir las demandas que se le hagan. Las visitas a

las fábricas de los proveedores no solo ayudaran a dar estas seguridades sino que tambiéen permiten conocer

de manera directa a la gente con quién tratará.

Anque la calidad y cantidad de los bienes pueden especi-ficarse en cualquier lugar, el comprador

debe adquirirlos en los términos más ventajosos. Debe estar preparado para asesorar todas las discusiones

sobre los tamaños económicos de los lotes y advertir los imponderables. Cuando sea posible el precio será

fijado por concurso, por comparación con un precio límite de compra. El comprador deberá tener una lista

satisfactoria de suministradores y debe enviar tantas consultas como sea necesario solicitando información

sobre entregas y precios, estas solicitudes no solo se examinarán en cuanto al precio sino también por

cuestiones tales como cargos de envío, forma de descuento (por ejemplo, descuentos por pronto pago).

Asegurar la entrega de los bienes en el tiempo correcto. Esto implicaría establecer contacto con los

proveedores antes de que el material este convenido y buscando seguridad en las fechas de entrega. Para

lograr esto hay que establecer un sistema formal de progreso,siendo un método conveniente el asntar

diariamente todos los requerimientos de entrega, preguntando el tiempo de entrega dos semanas antes para

confirmar las entregas. Se debe tomar en cuenta que las entregas demasiado anticipadas pueden constituir

una fuente de dificultades, no solo por el pago sino por la ocupación de espacio excesivo. Durante la

elaboración de una orden, se debe tener cuidado el captar un articulo que de hecho ya haya sido entregado, es

por ello que se sugiere que exista una estrecha relación con el departamentos de existencias o de recepción. Es

útil enviar una copia de las existencias al departamento de compras para que las entregas se comparen con las

órdenes.

Preveer las medidas si las entregas no se van a cubrir, si como resultado de la acción mencionada

fuera evidente que una fecha de entrega no va a hacer cumplida, debe ser informado el departamento de

control de la producción para si es necesario reprogramar el trabajo.

Verificar las facturas presentadas por los proveedores. Esta tarea se realiza a veces, el departamento

de compras y a veces el departamento de existecias. Es necesario comprobar que los precios anotados en una

factura concuerden con los negocios, esto se hace por comparación directa con la orden de compra si el precio

está anotado en ella. Si no hay razones, debe evitarse el confiar los precios a las órdenes de compra, dado que

esto restringue la tarea de verificaciones de facturas sólo al departamento de compras. Otra necesidad más real

surge al verificar las facturase, el problema de la facturación de cantidades incorrectas, debida a la devolución

de material defectuoso y para no tener este problema hay que pasar una copia de toda nota de rechazo del

departamento de inspección de existencias al departamento de compras.

Organizar todas las discusiones con los proveedores sean actuales o potenciales. Es evidente que

departamentos como el de diseño necesitan discutir problemas con el proveedor, auque en muchos casos los

departamentos técnicos asignan a personas competentes para llevar a cabo estas discusiones, de este particular

deberá tener conocimiento el departamento de compras y tal vez requieran de un representante de dicho

departamento.

El procedimiento de verificación y comprobación en planta del proveedor de los productos

comprados por el cliente está establecidos según el contrato, y se esperará el informe del respectivo

departamento para ser aceptado o rechazado.

7. PRODUCTOS O MATERIALES SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE

Los procedimientos para la verificación, almacenamiento y mantenimiento de los productos

suministrados por el propio cliente al comprador serán veríficados cada 2 meses. Esta revisión será realizada

por el departamento de Control de Calidad y estará sujeto a las condiciones de contrato previamente

establecidas.

Para el caso particular de los comprimidos de Clortalidona estará sujeto a las normas GMO

establecidas para materias primas, envases y suministros requeridos.

Además el cliente se compromete a informar por escrito la cliente de cualquier producto perdido,

dañado u otra circunstancia que lo haga inaplicable. Este documento llevará las firmas de responsabilidad

correspondiente, y se lo archivará.