Manual Control Interno

8/18/2019 Manual Control Interno

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Cooperativa Nacional de ServiciosMúltiples de Servidores Judiciales, Inc.

(COOPNASEJU)

MANUAL

DE CONTROL INTERNO

ABRIL 2014


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MANUAL DE CONTROL INTERNO

Preparado por:

CIFCOOP

Revisado por:

Gerencia General

Aprobado por:

Consejo de Administración

CONTENIDO

CONTENIDO ....................................................................................................................................................... 2

1. ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 4

1.1

L A COOPERATIVA .................................................................................................................................. 4 1.2 MARCO L EGAL ...................................................................................................................................... 4

1.3

O TRAS DISPOSICIONES L EGALES ....................................................................................................... 4 1.4 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 5 1.5 CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL ............................................................................. 5 1.6

FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 6

1.7 ÁMBITO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................................... 9 1.8 APROBACIÓN, EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN ......................................................................................... 9 1.9 DISTRIBUCIÓN ...................................................................................................................................... 9 1.10 ARCHIVO .............................................................................................................................................. 10

2. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................ 11 2.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................... 11 2.2 EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA ........................................................................................... 11 2.3

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO .......................................................................................... 12

2.4 SEGURIDAD RAZONABLE ................................................................................................................... 13 2.5 L IMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................ 14

2.5.1 Disfunciones del Sistema ......................................................................................................... 14 2.5.2 Omisión de los Controles por los Directivos ........................................................................ 14 2.5.3 Complicidad ................................................................................................................................. 14 2.5.4 Relación costos/beneficios ....................................................................................................... 14

2.6 EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................. 14 2.7 DIRECTIVOS, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS ................................................................................... 15

2.7.1 El Consejo de Administración ................................................................................................. 15 2.7.2 Gerencia General ........................................................................................................................ 16 2.7.3 Consejo de Vigilancia ................................................................................................................ 16 2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero ................................................................. 16 2.7.5

Responsabilidad Departamento de Operaciones .............................................................. 16

2.7.6 Responsabilidad de Auditoría Interna .................................................................................. 16 2.7.7 Resto del Personal ...................................................................................................................... 16

2.8 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO ................................................................................................. 17

3.

MARCO ORGANIZACIONAL ............................................................................................................... 19 3.1 ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS ............................................................................................. 19 3.2 ASAMBLEA EXTRAORDINARIA ............................................................................................................ 20 3.3 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................ 20 3.4 CONSEJO DE VIGILANCIA .................................................................................................................. 21 3.5

GERENCIA GENERAL .......................................................................................................................... 22 3.6 AUDITORÍA INTERNA ........................................................................................................................... 23 3.7 COMITÉ DE CRÉDITO ......................................................................................................................... 25

3.8

RESPONSABILIDADES DEL RESTO DEL PERSONAL .......................................................................... 25

4. POLÍTICAS GENERALES .................................................................................................................... 26

5. NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ............................ 27 5.1 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 27

5.1.1 Factor Integridad y Valores Éticos ......................................................................................... 27 5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional ..................................................................... 28 5.1.3 Filosofía y Estilo de Operación del Consejo de Administración y la GerenciaGeneral 29


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5.1.4 Estructura Organizacional ....................................................................................................... 31 5.1.5 Asignación de Responsabilidad y Autoridad ..................................................................... 32 5.1.6 Políticas y Prácticas de Recursos Humanos ....................................................................... 34

5.2

VALORACIÓN DE RIESGOS ................................................................................................................. 35

5.2.1 Riesgo Crediticio ......................................................................................................................... 36

5.2.2

Riesgo de Liquidez ..................................................................................................................... 41

5.2.3 Tasa de Interés ........................................................................................................................... 44 5.2.4 Riesgo Operativo ......................................................................................................................... 47

5.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ............................................................................................................... 52 5.3.1 Eficiencia y Eficacia de las Operaciones ............................................................................. 52 5.3.2 Confiabilidad de la Información Financiera y Operativa ................................................ 54 5.3.3 Protección de los Activos ........................................................................................................... 55 5.3.4 Cumplimiento de las Disposiciones Legales y Normativas Aplicables ........................ 57

5.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ..................................................................................................... 57 5.4.1 Información Operativa ............................................................................................................... 58 5.4.2 Información Financiera ............................................................................................................. 59 5.4.3 Comunicación Interna y Externa ............................................................................................ 65

5 .5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN ............................................................................................................. 65

5.5.1

Monitoreo y Supervisión Interna ............................................................................................. 66

5.5.2 Monitoreo y Supervisión Externa ........................................................................................... 67

6. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA ALGUNAS AREAS ................................................ 68 6.1 ASEGURAMIENTO DE BIENES PROPIOS Y DE T ERCEROS EN CUSTODIA ....................................... 68 6.2 ADMINISTRACIÓN DE MOBILIARIOS Y EQUIPOS ............................................................................... 68 6.3 ADMINISTRACIÓN DE VALORES MOBILIARIOS ................................................................................. 69 6.4 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA ................................................................. 69 6.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................................................. 70

7.

ANEXO ....................................................................................................................................................... 72

7.1 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ........................................................................ 72

8. GLOSARIO ................................................................................................................................................ 73


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 La Cooperativa

La Cooperativa de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) fue incorporada en el año 2005 mediante el Decreto No. 574-05 del Poder Ejecutivo,e inicio sus operaciones en el año 2006, nace con la finalidad de fomentar el ahorroentre sus asociados y conceder facilidades de financiamiento. También, ofrecerapoyo de orientación y capacitación social y económico, es una Cooperativa cerrada,sus empleados y el personal del Poder Judicial son los permitidos como socios de lamisma.

La Cooperativa es un Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la LeyNo. 127 sobre Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826del 26 de enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de

las Cooperativa s organizadas en la República Dominicana.

Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo yCrédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre delaño 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene comofunción promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento Cooperativo a nivelnacional.

1.2 Marco Legal

a. Ley no. 127 sobre Sociedades Cooperativas y su Reglamento.

b. Ley no. 31 que crea el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo

c. Decreto no. 1498 autoriza a todas las Cooperativas públicas y privadas parahacer los descuentos por nómina a favor de las Cooperativas que así lo soliciten.

1.3 Otras Disposiciones Legales

a. Ley No. 87-01 Sistema Dominicano de Seguridad Social

b. Ley 11-92 Código Tributario

c. Ley 16-92 Código de Trabajo

d. Resoluciones del IDECOOP


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1.4 Objetivos del Manual de Control Interno

a. Servir de guía de las prácticas, políticas y procedimientos que aplicados deforma continua y sistemática permiten mantener en la Cooperativa un sistema

de control efectivo en el desarrollo de sus actividades.

b. Desarrollar procesos internos de formación de valores, en el personal de laCOOPNASEJU, orientados para tener una actitud de autocontrol.

c. Impulsar la cultura de la administración y control de riesgos para realizarcorrectamente la identificación, medición, vigilancia, limitación, control ydivulgación de riesgos.

d. Integrar en una visión la estructura organizacional, las políticas yprocedimientos y la gestión del Consejo de Administración, la Gerencia y losdemás empleados en la acción de control.

Los controles internos deben estar diseñados para cumplir con los objetivos en lassiguientes categorías:

a. Efectividad y eficiencia de las operaciones (objetivos de operación u objetivosbásicos del negocio, uso efectivo y eficiente de los recursos, objetivos dedesempeño y rentabilidad).

b. Confiabilidad de la información financiera (relacionada con la preparación deinformación contable objetivos de la información financiera).

c.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (objetivos de cumplimientode las leyes y regulaciones a la que está sujeta la Cooperativa.

1.5 Criterios para la Elaboración del Manual

El presente manual será una herramienta que indicará qué es lo que debe hacer laCOOPNASEJU, y según sea necesario, cada una de sus unidades administrativas yoperativas, para mantener un sistema de control interno efectivo.

En el manual se incluirán las guías sobre el trabajo de la COOPNASEJU parareducir la ocurrencia de los principales riesgos que les son inherentes a susoperaciones, sin detenerse en procedimientos de detalle y en aquellas áreas que no

se consideraron relevantes.

La Gerencia General debe definir y poner en vigencia los procedimientos detalladosque sean necesarios para darle efectivo cumplimiento a las políticas del presentemanual, mediante instructivos internos descriptivos.


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1.6 Fundamento del Sistema de Control Interno

Para que un sistema de control interno sea efectivo, es necesario generar ypromover permanentemente un ambiente que influya positivamente sobre el control

de las operaciones y de las actividades en toda la estructura de la Cooperativa.

Debe disponerse de una metodología de selección de personal que en la medida delo posible, permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética yque desde el proceso de contratación, se enfatice en la importancia de los valores yprincipios éticos de la Sociedad.

La COOPNASEJU debe establecer principios y reglas de conducta, los perfiles deltalento humano y de los puestos, las políticas de capacitación y formación, y lapermanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollaradecuadamente los procesos, todo con el fin de desarrollar y solidificar una `culturade autocontrol y autorregulación.

Como las políticas y procedimientos pueden ser violados, deben consagrarse lasmedidas administrativas y correctivas y las sanciones correspondientes en caso deincumplimiento e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes yde posible implantación en la Cooperativa.

En este sentido, la COOPNASEJU debe tener en cuenta los siguientes elementosmínimos, que resultan fundamentales, para diseñar y mantener un sistema decontrol interno efectivo, a saber:

a. Valores Éticos

Hacer referencia a principios de comportamiento como la Honestidad, la Lealtad, laIntegridad, la Confidencialidad, la Responsabilidad, Compromiso Social, y aquellosque deban ser característicos de los directivos y empleados.

La Gerencia General debe difundir ampliamente el Código de Ética medianteprogramas de capacitación y formación, en los sistemas de información, en losmanuales administrativos y operativos, y cualquier otro medio de difusión, y serconocidos y aceptados por los empleados al momento de su vinculación y durante eltiempo que trabajen en la Cooperativa.

La Gerencia General es responsable de explicar con detalle las sanciones y

amonestaciones en caso de acciones contrarias al Código de Ética.

La COOPNASEJU debe identificarse con altos niveles de integridad y valores con lassiguientes características:

a. Directivos y empleados a todos los niveles hacen lo correcto desde el punto devista legal, moral y ético.


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b. Crea una cultura organizacional de apoyo al cumplimiento, comprometida conla gestión de riesgos inherentes a la actividad de la COOPNASEJU.

c. No desarrollar productos o servicios en áreas donde no existan normas o

disposiciones específicas para el cumplimiento a las leyes y normas aplicablesa las operaciones de la Cooperativa.

d. Fomenta una cultura de buscar ayuda y de informar a los nivelescorrespondientes, los problemas presentados antes de que estos no tengansoluciones.

e. Cumplimiento de las Normativas

Todos el personal está obligado, sin excepción, y comenzando por el Consejo deAdministración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito, la Gerencia General ydemás comités de apoyo, a cumplir con los Estatutos Sociales, el marco legal, laspolíticas, las normas internas, y demás disposiciones que rijan la actividadoperativa y de negocio de la Cooperativa.

Los órganos de dirección, administración y control deben dar ejemplo en cuanto alcumplimiento de las normativas internas y a las disposiciones legales, tales comolas relacionadas con la selección y contratación del personal, en el sentido de nointervenir personalmente en la contratación o promoción de empleados, si no secumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos en la administración derecursos humanos, y el respeto a los límites de crédito establecidos en las políticas y riesgo, y demás riesgos relevantes inherentes a las actividades realizadas por laCOOPNASEJU.

f. Manejo de los Conflictos de Interés

La Cooperativa debe evitar o, al menos, minimizar los conflictos de interés. ElCódigo de Ética debe identificar las diferentes situaciones que se puedan considerarcomo generadoras de conflictos de interés, la forma de manejarlos, y losprocedimientos que deben adoptar los empleados para informarlos o solucionarlos.

g. Relaciones con los Socios

Las relaciones con los socios deben ser manejadas en ambientes estrictamente denegocios, de manera que no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra

relación le puede favorecer en sus operaciones con la COOPNASEJU.

Prohibir a los directivos y empleados:

i. Solicitar o recibir dineros de los socios, sin estar autorizadoexpresamente.

ii. Ofrecer créditos sin tener facultad para ello.


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iii. Ofrecer condiciones financieras o plazos especiales para los créditos sintener facultad para ello.

iv. Ofrecer la condonación o refinanciación de créditos, o una porción deellos, sin contar con facultades para ello.

v. En general, ofrecer cualquier ventaja a los socios, apartándose de las

directrices institucionales.

h. Manejo de Incentivos

La COOPNASEJU no debe ofrecer incentivos excesivos, ni altas recompensasrelacionadas con el desempeño, en razón de que puede degenerar en actosdeshonestos, ilegales o antiéticos del personal.

No exigir a los empleados el cumplimiento de metas en resultados, captaciones,colocaciones, recuperaciones y calidad de cartera, no logrables, que comoconsecuencia, el no logro de los objetivos pueda suponer asumir altos riesgos parala COOPNASEJU.

i. Información Privilegiada

Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusión o publicación a terceraspersonas ajenas a la Cooperativa, dar información relacionada con las operaciones y el trabajo que conocen los empleados, en perjuicio de la COOPNASEJU, o paraobtener beneficio personal o de terceros, dicha información puede estar relacionadacon nuevos productos, manuales, estrategias de negocios, entre otros.

Se entiende por información privilegiada aquella que no haya sido revelada, oaquella que por disposición de la dirección y administración de la Cooperativa debe

quedar restringida al público o a ciertos niveles jerárquicos en la institución.Los empleados no deben compartir la información confidencial con los compañerosde trabajo, excepto cuando éstos se encuentren expresamente autorizados pararecibir dicha información. No se deben tener exposiciones irresponsables fuera delas oficinas de la Cooperativa.

Los directivos, funcionarios y empleados que realicen actividades docentes o decapacitación, deberán abstenerse de utilizar información confidencial de laCOOPNASEJU en sus labores personales, sin previa autorización del Consejo deAdministración.

j. Protección de los Activos

Todos los empleados están obligados a custodiar, cuidar y preservar los activos dela Cooperativa. Los directivos, funcionarios o empleados no deberán apropiar parasu uso personal, ni poner a la disposición de terceros ningún activo de lainstitución para fines que no sean en beneficio de esta.


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k. Entorno Laboral

El respeto y la cooperación deberán ser el eje fundamental en el ambiente laboral dela COOPNASEJU. Se espera que cada empleado otorgue a los otros respeto y

cooperación. Los directivos deben de ser un ejemplo a seguir, sus acciones seconvierten en las acciones de la Cooperativa y por lo tanto, asumenresponsabilidades adicionales para motivar a otros a que tengan una conductaética, a que tomen las decisiones más apropiadas y a que generen un ambiente detrabajo que mantenga en alto la dignidad humana, donde se respete a losindividuos y se tengan altos estándares profesionales y éticos.

1.7 Ámbito del Manual de Control Interno

El manual de control interno se aplicará en el desarrollo de las operacionescrediticias, administrativas, de finanzas y en todas las actividades desarrolladas porla COOPNASEJU.

Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para suimplementación, así como sus modificaciones, al igual que los manualesadministrativos y operativos, deberán ser de conocimiento de los directivos,funcionarios y empleados de la Cooperativa, de acuerdo a su ámbito decompetencia y serán la base para la operación de la misma.

1.8 Aprobación, Edición y Actualización

El Manual será aprobado por el Consejo de Administración. Su distribución,actualización y control de su cumplimiento será responsabilidad de la Gerencia

General. Con el objetivo de disponer de un instrumento actualizado a los cambiosdel sistema de control interno.

La actualización del Manual de Control Interno es responsabilidad del Consejo deAdministración, y se debe llevar un registro de actualización donde se describe elmotivo del cambio. Las actualizaciones deben constar en las actas de las reunionescelebradas para estos fines. (ANEXO 8.1 “REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DELMANUAL”)

La actualización de este Manual se realizará como mínimo una vez al año o cuandolas exigencias internas o cuando el IDECOOP lo requiera. En cada actualización, deuno o varios capítulos del Manual, se reedita la página del contenido y la portada

del mismo, de tal manera que se tenga un control de dichas actualizaciones.

1.9 Distribución

La distribución del Manual será responsabilidad del Gerente General, quien será laúnica persona autorizada para distribuir copias del Manual de Control Interno.


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1.10 Archivo

El archivo de la edición inicial y de las modificaciones posteriores, así como elmantenimiento de los registros de actualización y distribución, es responsabilidad

de la Gerencia General, quien debe mantener custodia en un lugar seguro libre deriesgo.


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2. MARCO CONCEPTUAL

2.1 Definición de Sistema de Control Interno

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos yprocedimientos que garanticen que los activos de la Cooperativa están debidamenteprotegidos, que los registros contables de las operaciones y actividades sonconfiables y que la actividad operativa se desarrolla eficazmente se acuerdo a lasdisposiciones del Consejo de Administración.

El sistema de control interno es un proceso, efectuado por el Consejo deAdministración, el Consejo de Vigilancia, El Comité de Crédito, la GerenciaGeneral, los demás comités de apoyo, los departamentos y el resto de personal de la

Cooperativa, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto de laconsecución de los objetivos institucionales.

2.2 El Control Interno como Sistema

Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinámicafacilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Cooperativa. El sistemade control interno se compone de:

a. Entradas: Normas, políticas y procedimientos administrativos y operativospara la ejecución de las operaciones.

b. Proceso: Desarrollo de las actividades de la COOPNASEJU sobre la base delas normativas, políticas y procedimientos internos y las disposiciones legales

que les son aplicables. Estos son inherentes a la manera de como el Consejode Administración y la Gerencia General dirigen el negocio de la Sociedad.

c. Retroalimentación: Actitud de la Gerencia General y de los empleados haciala mejora basada en la comunicación interna efectiva y en los indicadores degestión.

d. Variables de Comparación: La comparación de las operaciones a través delos indicadores de gestión que faciliten la evaluación de impacto del sectoratendido y de los resultados de la Cooperativa.

e. Resultados: los resultados son factores que favorecen la imagen

institucional, la solidez empresarial y la permanencia de la Cooperativa en eltiempo.

f. Variables de Acción: Decisiones y acciones correctivas tomadasoportunamente por el Consejo de Administración y la Gerencia General paralograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos y específicos de laCooperativa, a través de la eficiencia en los controles internos.


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2.3 Componentes del Control Interno1

El control interno consta de ocho componentes interrelacionados, que se derivan dela forma como el Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, el Comité de

Crédito y la Gerencia General realizan los negocios, y están integrados a losprocesos administrativos y operativos. Los componentes son:

a. Ambiente de Control. Es el fundamento de los demás componentesproporcionando disciplina y estructura, que incide en la manera de como:

i. Se estructuran las actividades del negocio.ii. Se asigna autoridad y responsabilidad.iii. Se organiza y desarrolla el personal.iv. Se comparten los valores y creencias.v. El personal toma conciencia de la importancia del control.

b. Establecimiento de los objetivos

i. La dirección debe considerar las estrategias relacionadas con el riesgoen la formulación de los objetivos estratégicos, relacionados yseleccionados.

ii. Establecer el apetito al riesgo. Hasta que nivel de riesgo está dispuestoaceptar el Consejo de Administración y la Gerencia General.

iii. Cuál es la tolerancia al riesgo de parte del Consejo de Administración y la Gerencia General.

c. Identificación de Eventos

i. Distinguir entre riesgo y oportunidad

Riesgo. Puede afectar negativamente la Cooperativa. Oportunidad. Puede tener impacto positivo en la COOPNASEJU.

ii. Identificar los eventos internos y externos que pueden afectar lasestrategias de la Cooperativa.

iii. Establecer como los factores internos y externos se relacionan entre sípara afectar el riesgo.

iv. Factores de influencia en las estrategias y en los objetivos.

d. Valoración de Riesgos. Enfrentar los riesgos internos y externos inherentesa las operaciones y actividades de la COOPNASEJU, para el logro de losobjetivos. La identificación y análisis de los riesgos que puede enfrentar, alestablecer objetivos generales y específicos que puedan afectar la capacidadpara:

1 COSO, “Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”


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i. Salvaguardar sus bienes y recursosii. Mantener ventaja ante la competenciaiii. Construir y mantener su imageniv. Incrementar y mantener su solidez financiera

v. Mantener su crecimiento.

e. Respuestas a los Riesgos

i. Evaluar las posibles respuestas al riesgo: aceptar, minimizar,transferir.

ii. Selección de las respuestas focalizando la evaluación del portafolio deriesgo.

iii. Nivel en que una respuesta reducirá el impacto de riesgo.

f. Actividades de Control. Políticas y procedimientos para asegurar que seestán ejecutando las directrices administrativas para manejar los riesgos.Las actividades de control se dan a todos los niveles y funciones de laCOOPNASEJU. Incluyendo actividades tan diversas como: aprobaciones,autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño deoperaciones, seguridad de activos y segregación de deberes yresponsabilidades.

g. Información y Comunicación. Identificarse, capturarse y comunicarseinformación oportuna, que facilite al personal cumplir con sus deberes yresponsabilidades. El sistema de información es responsable de suministrarinformación operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, loque hace posible el control en la Cooperativa.

h. Monitoreo. El Sistema de Control Interno se diseña para operar en ciertascircunstancias considerando: Objetivos, riesgos, y limitaciones inherentes alcontrol. Los controles pierden su eficiencia debido a factores internos yexternos que cambian las condiciones para la Cooperativa operar coneficiencia. En este sentido, debe ser monitoreado de forma continua ysistemática.

El monitoreo asegura que el control interno continúa operandoefectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personalapropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuadabase de tiempo y realizando las acciones necesarias.

2.4 Seguridad Razonable

El control interno, sin importar su diseño, aplicación operativa o eficiencia, sólopuede proporcionar seguridad razonable al Consejo de Administración y a laGerencia General, con miras a lograr los objetivos estratégicos y particulares de laCooperativa. La probabilidad de lograr los objetivos está afectada por laslimitaciones inherentes al sistema de control interno.


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El control interno tiene la posibilidad de prevenir las opiniones y decisiones erradaso los acontecimientos externos que pueden afectar de manera negativa el logro delos objetivos institucionales.

2.5 Limitaciones del Control Interno

El control interno no importa lo bien diseñado que esté, su aplicación a todos losniveles de la estructura de la Cooperativa, o lo efectivo y eficiente que estéoperando, solo puede proporcionar seguridad razonable a la Cooperativa. Dentro delas limitaciones de este, están:

2.5.1 Disfunciones del Sistema

El control interno a pesar de estar bien diseñado, puede fallar. Pueden cometerseerrores originados en interpretaciones erradas, por descuido, omisión o agotamiento

de los empleados. También, es probable que ante un cambio de los sistemasoperativos e informáticos, los empleados aún no se encuentren bien capacitados oinformados sobre el mismo, lo que como consecuencia origina errores de control.

2.5.2 Omisión de los Controles por los Directivos

El sistema de control interno no puede ser más eficaz que las personasresponsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad de que directivoseviten el sistema de control interno con fines particulares.

2.5.3 Complicidad

Cuando dos o más empleados actúan de manera conjunta para cometer u ocultarun acto con la finalidad de evadir el sistema de control interno.

2.5.4 Relación costos/beneficios

Cuando se va a establecer un sistema de control interno, siempre se debe evaluarlos costos y beneficios de su diseño e implementación del mismo.

2.6 Efectividad del Control Interno

El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que los órganosde administración y control de la Cooperativa cuenten con una seguridad razonable

en:

i.La información acerca del desarrollo, crecimiento y el logro de los objetivos ymetas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia;

ii.La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros; y


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iii.El cumplimiento de la legislación Cooperativa y normativas internasvigentes, incluyendo las políticas y los procedimientos diseñados por laCooperativa.

El sistema de control interno es efectivo al hacer un juicio resultante de laevaluación de los ocho componentes que integran el control interno y se dan yfuncionan efectivamente.

2.7 Directivos, Funcionarios y Empleados

Los directivos, funcionarios y empleados son responsables directos del sistema decontrol interno, donde cada una de ellos posee responsabilidades importantes paragarantizar la eficiencia institucional. Cada uno desempeña alguna función dentrodel sistema de control interno, aunque cada uno lo hacen con distinto grado deresponsabilidad dentro de sus niveles de autoridad.

A continuación se describen algunas de las responsabilidades.

2.7.1 El Consejo de Administración

El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea General deDelegados y tendrá la representación de la sociedad Cooperativa y la firma social,pudiendo designar de entre los socios o personas no asociadas, uno o más gerentescon la facultad de representación que se les asigne, así como uno o máscomisionados que se encarguen de administrar las secciones especiales.

El Consejo de Administración debe investigar sobre el funcionamiento de todos los

componentes del control interno, y cumple con dicha responsabilidad de lasiguiente forma:

a. Dirigiendo y orientando las actividades de la COOPNASEJU y de la GerenciaGeneral, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la basedel sistema de control interno.

b. Celebrando reuniones periódicamente con la Gerencia General y los encargadosde los departamentos de operaciones, financiero y administración con el fin derevisar sus responsabilidades y como controlan el desarrollo y ejecución de susactividades.

c. Comprometiéndose con el diseño de las políticas y procedimientos que soportenel sistema de control interno.

Los encargados de los diferentes departamentos y el personal administrativo poseenla responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cadauna de sus áreas, es decir que apliquen las políticas y procedimientos de controlinterno que permitan conseguir los resultados de sus áreas y por consecuencialograr en forma global los objetivos estratégicos de la Cooperativa.


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2.7.2 Gerencia General

La Gerencia General es responsable ante el Consejo de Administración de laimplementación y seguimiento del sistema de control interno.

2.7.3 Consejo de Vigilancia

Es el organismo de supervisión del funcionamiento interno de la sociedad y elcumplimiento de las bases constitutivas, políticas, lineamientos y de lasdisposiciones legales aplicables a la gestión Cooperativa.

2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero

El Encargado del Departamento Financiero y el personal bajo su responsabilidad,poseen una importancia significativa, en razón de que sus acciones se encuentranestrechamente vinculadas con todas las operaciones realizadas en las unidadesoperativas y administrativas de la Cooperativa.

Dentro de los papeles importantes que tiene este Departamento está, el desarrollo yejecución del presupuesto, planificación financiera, desarrollo de todo el proceso decontabilidad, cumplimiento a las disposiciones legales relativas a la informaciónfinanciera y fiscal, entre otras. Así como, Administrar los recursos de laCooperativa y coordinar con la Gerencia General el uso racional de los mismos.

2.7.5 Responsabilidad Departamento de Operaciones

El encargado del Departamento de Operaciones y el personal bajo su

responsabilidad, tienen responsabilidades vinculadas con todas la estructura de laCooperativa por las responsabilidades operativas de este departamento.

2.7.6 Responsabilidad de Auditoría Interna

Auditoría Interna conjuntamente con el Consejo de Vigilancia debe desarrollar unsistema de monitoreo efectivo al sistema de control interno, recomendando mejorassobre los controles aplicados. Su función debe de estar concebida para agregarvalor y mejorar las operaciones de la Cooperativa, así como contribuir alcumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático ydisciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,control y gobierno.

2.7.7 Resto del Personal

El control interno en algún grado, es responsabilidad de todo los empleados de laCooperativa, dado que casi todos desempeñan algún papel relacionado con elcontrol, por un lado, la de generar información utilizada en el sistema de control, osi toman algunas medidas para asegurar el control. Y por otro lado, todo empleadodebe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los problemas operativos,


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del incumplimiento del Código de Ética, la realización de actividades prohibidas,entre otras.

2.8 Principios del Control Interno2

Los principios atendiendo los componentes originales de COSO son los siguientes:

Componente PrincipiosAmbiente de Control 1. La Cooperativa demuestra el compromiso para con la

integridad y los valores éticos.2. El Consejo de Administración demuestra independencia

ante la gerencia y ejerce vigilancia para el desarrollo yejecución del control interno.

3. La administración establece con la vigilancia del Consejode Administración, las estructuras, líneas de presentaciónde reportes, y las autoridades y responsabilidadesapropiadas en la búsqueda de los objetivos.

4. En alineación con los objetivos, la Cooperativa demuestrael compromiso para atraer, desarrollar y retener personascompetentes y calificadas.

5. En búsquedas de los objetivos, la Cooperativa tienepersonas responsables por sus responsabilidades decontrol interno.

Valoración de Riesgo 6. La Cooperativa específica los objetivos con suficienteclaridad para permitir la identificación y valoración de losriesgos relacionadas con los objetivos.

7. La Cooperativa identifica los riesgos para el logro de susobjetivos a través de esta y analiza los riesgos como la basepara determinar cómo deben ser administrados los riesgos.

8. En la valoración de los riesgos para el logro de los

objetivos, la Cooperativa considera el potencial por elfraude.9. La Cooperativa identifica y valora los cambios que de

manera importante podrían impactar al sistema de controlinterno.

2 Informe COSO


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Componente PrincipiosActividades de Control 10. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de

control que contribuyan a la mitigación, a nivelesaceptables de los riesgos para el logro de los objetivos.

11. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades decontrol generales sobre la tecnología para respaldar ellogro de los objetivos.

12. La Cooperativa despliega las actividades de control tal ycomo se manifiestan en las políticas que establece, lo queespera y en los procedimientos relevantes para llevar acabo esas políticas.

Información yComunicación

13. La Cooperativa obtiene o genera y usa información decalidad, relevante, para respaldar el funcionamiento delos otros componentes del control interno.

14. La Cooperativa comunica internamente la información,incluyendo los objetivos y responsabilidades para elcontrol interno, necesaria para respaldar el

funcionamiento de los otros componentes del controlinterno.

15. La Cooperativa se comunica con terceros en relación conlas materias que afectan el funcionamiento de los otroscomponentes del control interno.

Monitoreo 16. La Cooperativa selecciona, desarrolla y lleva a cabo,evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar silos componentes del control interno están presentes yestán funcionando.

17. La Cooperativa evalúa y comunica, las deficiencias delcontrol interno, haciéndolo de una manera oportuna, alas partes responsables por realizar la acción correctiva,incluyendo la administración principal del Consejo deAdministración según sea apropiado.


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3. MARCO ORGANIZACIONAL

3.1 Asamblea General de Delegados

La Asamblea General de Delegados es el organismo superior y sus acuerdos obligana todos los asociados presentes y ausentes, siempre que los mismos se hubierentomado de conformidad con el Estatuto Social y la Ley 127/64 sobre AsociacionesCooperativas y su Reglamento de aplicación.

a. Serán ordinarias o extraordinarias

Las ordinarias son las que se reúnen para tratar de los asuntos relacionados endicha asamblea y de los que se incluyan en el Orden del Día, que no sean de losque deban resolverse en asambleas extraordinarias, que son las que ocuparán delos que trata el artículo 182 de la ley citada.

Dentro de las facultades que le confieren los Estatutos Sociales, la Ley 127 y suReglamento, deberá conocer de:

a. La apelación de los asociados a las decisiones del Consejo de Administraciónrelativas a la separación de aquellos de la Cooperativa.

b. Modificación de los Estatutos Sociales.

c. Disolución de la sociedad.

d. Fusión de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad.

e. Aumento o disminución del capital social.

f. Nombramiento y remoción con motivo justificado de los miembros del Consejode Administración, del Consejo de Vigilancia, del Comité de Crédito y comisionesde los comités especiales.

g. Examen de cuentas y balances.

h. Informes de los Consejos y de los Comités.

i. Responsabilidad de los miembros de los Consejos y de los Comités con el fin depedir la aplicación de las sanciones en que incurren o imponer las que sean desu competencia.

j. Reparto de rendimientos, incluyendo la fijación de interés sobre el capital.


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k. Emisión de bonos o contratación de préstamos para la Cooperativa en exceso del50% del capital pagado.

3.2 Asamblea Extraordinaria

En caso de Asamblea Extraordinaria convocadas a requerimiento de los Delegados,dicha solicitud deberá dirigirse por escrito al (la) presidente (a) del Consejo deAdministración y deberá especificar él o los propósitos de la misma. En estaAsamblea sólo podrán considerarse los asuntos especificados en la convocatoria.

3.3 Consejo de Administración

a. El Consejo de Administración es el responsable de aprobar los objetivos delSistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, dentrode los cuales se incluirán por lo menos:

(i) Aquéllos para la selección y contratación de nuevos empleados.

(ii) El adecuado uso y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros ymateriales.

(iii) Los que regulen y controlen la dependencia de proveedores externos.

(iv) Los que regulen y controlen lo relativo a la instalación y uso de los sistemasde información para la captura y procesamiento de datos.

b. Establecer las políticas generales de administración de la sociedad, así como las

políticas y condiciones generales para el otorgamiento de las diferentesmodalidades de préstamos, y la captación de recursos, incluyendo las garantíasexigibles.

c. Autorizar los reglamentos y manuales de procedimientos que propongan loscomités formados y los que el propio Consejo de Administración determine.

d. Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación,así como los programas de actividades.

e. Autorizar las operaciones que acuerdo a las bases constitutivas de la sociedad ypor su monto o importancia necesiten tal autorización

f. Autorizar o supervisar los gastos y toda clase de inversión de dinero que juzguenecesario y que estén de acuerdo con las presentes bases legales y susrespectivas reglas de operación.

g. Aprobar la estructura orgánica de la Cooperativa.


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h. Revisar los objetivos, políticas y procedimientos de control interno, por lo menosuna vez al año.

i. Aprobar las políticas y procedimientos para la administración de riesgos decrédito y otros riesgos, así como los límites de exposición al riesgo de crédito y

otros.

j. Analizar mediante reportes elaborados al efecto por la Gerencia General y elConsejo de Vigilancia, que el Sistema de Control Interno esté funcionandoadecuadamente, para el manejo prudente de la Caja.

k. Revisar, por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno ylos lineamientos para su implementación, así como evaluar las funciones de laGerencia General al respecto.

3.4 Consejo de Vigilancia

El Consejo de Vigilancia como órgano responsable de la supervisión delfuncionamiento interno de la Cooperativa tiene las siguientes facultades yobligaciones:

1. Supervisa el funcionamiento interno y el cumplimiento de sus basesconstitutivas, políticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables;

2. Solicitar al Consejo de Administración, a la Gerencia General o a los comitésde la sociedad, la información que requiera para el correcto desempeño de susfunciones;

3. Solicitar a Auditoría Externa, la información sobre el desarrollo y resultado delas evaluaciones;

4. Verificar la contabilidad de los libros y documentación de la Cooperativa deahorro y préstamo, pudiendo practicar una auditoria cuando lo juzgueconveniente;

5. Vigilar que los actos y decisiones de todos los órganos de la Cooperativa serealicen con apego a la Legislación Cooperativa y a la normatividad aplicable;

6. Presentar a la asamblea su informe anual de gestión;

7. Verificar que la actividad crediticia se esté desarrollando conforme a lanormatividad aplicable y a las políticas y procedimientos establecidos en elmanual de crédito;


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8. Verificar que los funcionarios y empleados de la Cooperativa estén cumpliendocon las responsabilidades que les hayan sido encomendadas, sin exceder lasfacultades que le fueron delegadas;

9. Establecer normas, procedimientos y medidas para vigilar que los procesos dedocumentación y liquidación diaria de operaciones y transacciones se efectúende manera adecuada y conforme a los objetivos de la Cooperativa; y

10. Controlar que la elaboración de la información financiera, se lleve a cabo deforma precisa, integra, confiable y oportuna.

3.5 Gerencia General

La Gerencia General será la responsable de la debida implementación del Sistemade Control Interno.

En la implementación deberá procurarse que su funcionamiento sea acorde con lasestrategias y fines de la dirección de la Cooperativa, aplicando las medidaspreventivas y correctivas necesarias para subsanar cualquier deficiencia detectada.

Al efecto, a la Gerencia General, en adición ha establecido estatutariamente, lecorresponderá llevar a cabo las actividades siguientes:

1. Aplicar las políticas establecidas por el Consejo de Administración o por losdemás comités de la Cooperativa, actuando en todo momento con apego a lasdisposiciones legales y a la normatividad aplicable.

2. Presentar al Consejo de Administración en ocasión de sus sesiones de consejo,los informes sobre la situación financiera y administrativa que guarda lasociedad.

3. Preparar y proponer para su aprobación al Consejo de Administración, losplanes y presupuesto de cada ejercicio, así como controlar los ingresos y losegresos de la sociedad.

4. Presentar mensualmente al Consejo de Administración, en ocasión de sussesiones ordinarias los estados financieros para su aprobación.

5. Aplicar los reglamentos y manuales operativos, y proponer al Consejo de

Administración los ajustes y modificaciones necesarios a los mismos.

6. Vigilar la correcta elaboración y actualización de los libros y registros contables y sociales de la Cooperativa.


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7. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanarcualquier deficiencia detectada, además de conservar un registro de dichasmedidas, así como las causas que motivaron la implementación de las mismas.

8. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanarcualquier deficiencia detectada, además de conservar un registro de dichasmedidas, así como las causas que motivaron la implementación de las mismas.

9. Ejecutar y encargarse de la implementación y funcionamiento diario del sistemade control interno, verificando que funcione adecuadamente y conforme a losobjetivos y estrategias determinados por el Consejo de Administración.

10. Difundir una cultura en materia de administración de riesgos diseñandoprogramas de capacitación en esta materia para el personal involucrado. En laoperación o administración de riesgo de la Cooperativa.

11. Ejecutar las políticas establecidas por el Consejo de Administración, por elComité de Crédito o su equivalente y los demás comités operativos que seestablezcan en la sociedad, actuando en todo momento con apego a estas basesconstitutivas y a la normatividad aplicable.

12. Diseñar los canales de comunicación y de flujo de información entre lasdistintas gerencias y áreas de la Cooperativas para generar la informaciónfinanciera y proporcionar en tiempo y forma, información a las autoridadesfinancieras competentes, conforme a lo establecido en las disposiciones legalesaplicables.

13.

Proteger la integridad y adecuado mantenimiento de los sistemas deinformación, así como la inalterabilidad, confidencialidad y disponibilidad de lainformación procesada, almacenada y transmitida por los mismos,determinando los mecanismos de respaldo de la información. También, losplanes de contingencia que permitan asegurar la capacidad y continuidad de lossistemas que permita continuar con los servicios a los socios y clientes.

14. Cumplir las medidas correctivas y preventivas determinadas por el Consejo deAdministración o el Consejo de Vigilancia en las evaluaciones realizadas,relacionadas con las deficiencias o desviaciones del Sistema de Control Interno,debiendo describir en un registro especial los actos y hechos que motiven dichasmedidas.

3.6 Auditoría Interna

1. La Unidad de Auditoría Interna es la encargada de revisar periódicamente,mediante pruebas selectivas, que las políticas y normas aprobadas por elConsejo de Administración para el correcto funcionamiento de la Cooperativa seapliquen de manera adecuada, así como de verificar en la misma forma, el


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funcionamiento correcto del Sistema de Control Interno y su consistencia conlos objetivos y lineamientos aplicables en dicha materia.

2. El área de Auditoría Interna depende del Consejo de Vigilancia y deberá serindependiente de los diferentes departamentos.

3. El área de Auditoría Interna tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

a. Evaluar con base al programa anual de trabajo elaborado conjuntamente con elConsejo de Vigilancia, mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, elfuncionamiento operativo de las distintas gerencias y unidades administrativas,así como su apego al Sistema de Control Interno, incluyendo la observancia delCódigo de Ética.

b. Revisar que los mecanismos de control interno implementados, conlleven laadecuada protección de los activos de la Cooperativa.

c. Verificar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionalesde cartera de crédito, con valores o de cualquier otro tipo, cuenten conmecanismos para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de lainformación, que eviten su alteración y cumplan con los objetivos para loscuales fueron implementados o diseñados. Asimismo, vigilar dichos sistemas afin de identificar fallas potenciales y verificar que éstos generen informaciónsuficiente, consistente y que fluya adecuadamente.

d. Confirmar la calidad, suficiencia y oportunidad de la información financierapara ser remitida al Consejo de Administración, así como también que seaconfiable para la adecuada toma de decisiones.

e. Valorar la eficacia de los procedimientos de control interno para prevenir ydetectar actividades u operaciones con recursos, derechos o bienes, queprocedan o representen el producto de un probable delito, así como comunicarlos resultados a las instancias competentes de acuerdo a las disposicionesestablecidas.

f. Facilitar al IDECOOP, así como a los auditores externos, la informaciónnecesaria de que dispongan con motivo de sus funciones, a fin de quedeterminen la oportunidad y alcance de los procedimientos para el desarrollo desus trabajos.

g. Dar seguimiento a las deficiencias o desviaciones relevantes detectadas enrelación con la operación de la COOPNASEJU, con el fin de que seansubsanadas oportunamente, informando al respecto al Consejo de Vigilancia,para lo cual deberán elaborar un informe específico.


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3.7 Comité de Crédito

El Comité de Crédito es el encargado de analizar, y en su caso, aprobar lassolicitudes de crédito que presenten a la Sociedad los socios, así como las

condiciones en que éstos se otorguen, de acuerdo a las políticas aprobadas elConsejo de Administración.

3.8 Responsabilidades del Resto del Personal

Todos y cada uno de los empleados de la Cooperativa, empezando por el Consejo deAdministración y por la Gerencia General, son responsables, en relación directa consu nivel jerárquico y autoridad delegada, del efectivo funcionamiento del sistema decontrol interno.


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4. POLÍTICAS GENERALES

La COOPNASEJU reconoce que el desarrollo de operaciones y actividades estarássujetas a las disposiciones legales contenidas en la Ley 127/64 sobre AsociacionesCooperativas y su Reglamento, así como de las disposiciones tomadas por elIDECOOP.

a. El Consejo de Administración fija las pautas y la visión global del negocio, y esresponsable del sistema de control interno efectivo, mediante la definición de laspolíticas y la aprobación de las normativas internas. Debe asegurarse de queexistan vías efectivas de comunicación con los diferentes departamentos, conauditoría interna y con los sectores externos a la Cooperativa.

b. El Manual de Control Interno se constituye en la base del Sistema de ControlInterno y por lo tanto formarán parte de él, los manuales de: políticas para

crédito para los diferentes tipos de productos crediticios, código de ética,manual de organización y funciones, código de buen gobierno, entre otros.

c. Todo empleado tiene la responsabilidad de rendir informes sobre su gestión y delcumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual.

d. La Gerencia General tiene la responsabilidad de la ejecución del sistema decontrol interno, su monitoreo, seguimiento y evaluación, de la cual informará alConsejo de Administración.


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5. NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Las normas, políticas y procedimientos de control interno se enmarcaran dentro delos ocho componentes3 siguientes:

a. Ambiente de Controlb. Establecimientos de los Objetivosc. Identificación de Eventosd. Valoración de Riesgose. Respuestas a los Riesgosf. Actividades de Controlg. Información y Comunicaciónh. Monitoreo o Supervisión

5.1 Ambiente de Control

El Ambiente de Control consiste en el establecimiento que estimula e influye en laactividad del personal con respecto al control de sus actividades. Así de cómo seestructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran losriesgos.

Los factores que integran este componente son:

a) Integridad y valores éticosb) Compromiso con la competencia profesionalc) Responsabilidad del Consejo de Administraciónd) Filosofía y estilo de operación de la Gerencia General

e)

Estructura orgánicaf) Asignación de responsabilidad y autoridadg) Políticas y prácticas de recursos humanos

Factores del Componente Ambiente de Control

5.1.1 Factor Integridad y Valores Éticos

a. La conducta y los valores éticos deberán ser observados de manera obligatoriapor los directivos de los diferentes consejos y comités y todo el personal de laCooperativa.

b. La eficiencia de los controles internos deben estar supeditados a los valores

éticos y a la integridad del personal o directivo responsable de su diseño,administración, control y monitoreo.

3 Informe COSO


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Referencia

Código de Ética

Normas, Políticas y Procedimientos

La Cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por el Consejo deAdministración, el Código de Ética y Conducta relacionado con: la integridad, lahonestidad, la lealtad, la responsabilidad, la confiabilidad, cumplimiento de lasnormativas internas, manejo de conflictos de interés, las actividades y actuacionesprohibidas para el personal, la forma de cómo se debe manejar la relación con lossocios, el manejo de la información privilegiada, la conducta que debe tener elpersonal con relación a los regalos y atenciones especiales recibidas, prácticas denegocios aceptables y no aceptables y criterios para el manejo de los incentivos.

Con el Código de Ética aprobado por el Consejo de Administración, la GerenciaGeneral debe distribuirlo a todos los directivos y empleados y celebrar reuniones detrabajo para analizar el contenido del código en todas sus partes.

El Consejo de Administración evitará conflicto de interés entre el personal quetengan responsabilidades en la aprobación de crédito, manejo de las inversiones envalores, manejo de efectivo (caja, bóveda, caja chica) y custodia de los bienes, conrelación con el personal que tenga responsabilidades directas y específicas decontrol interno.

Es importante que los empleados informen a la Gerencia General vía su superiorinmediato, cuando observe indicios de que existe conflicto de interés, para que se

abstengan de participar en las acciones y/o decisiones al respecto.5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional

Referencia

Manual de Organización y Funciones


a. Definición de Procesos

El Consejo de Administración debe mantener actualizado el Manual deOrganización y Funciones donde se identifiquen la existencia de procesos, ladefinición de puestos de trabajo y con políticas de recursos humanos que tengandefinan las actividades de selección de personal y que estén relacionadas con:inducción, reclutamiento, formación, orientación, entrenamiento, evaluación,promoción, compensación, para que cada puesto de trabajo cuente con empleadoscapacitados para realizar sus deberes y responsabilidades en forma competente yeficiente.


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Los directivos y el personal a través de la capacitación deben caracterizarse porposeer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia deldesarrollo, implantación y mantenimiento de un sistema de control internoapropiado y que coadyuve con el desarrollo eficiente de las operaciones de la

Cooperativa.

b. Capacidad de los Directivos, Gerentes y Empleados

Los directivos, gerentes y los empleados deben:

(i) Contar con un nivel de competencia profesional adaptado a los deberes yresponsabilidades identificados en el Manual de Organización y Funciones yque les sean asignados por la dirección de la Cooperativa.

(ii) Comprender la importancia, objetivos y procedimientos del sistema decontrol interno.

c. Nivel de Competencia

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben especificar el nivel decompetencia requerido para las distintas labores a desarrollar por el personal ytraducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades en la contratación denuevo personal.

La metodología de selección y contratación del personal deben asegurar que elcandidato potencial posea el nivel de preparación, capacidad y experiencia que seajuste a los requisitos especificados en las políticas de recursos humanos.

Una vez contratado el empleado, se debe iniciar el proceso de inducción para que lapersona reciba la orientación, capacitación y adiestramiento necesario en formapráctica y metódica para que esté en capacidad de ejecutar sus labores coneficiencia y oportunidad.

El sistema de control interno operará más eficazmente en todos los niveles de laCooperativa en la medida que existan empleados competentes que comprenda losprincipios del mismo.

5.1.3 Filosofía y Estilo de Operación del Consejo de Administración y laGerencia General

Referencia

Plan EstratégicoPlanes Operativos


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La forma y el estilo de dirigir del Consejo de Administración y la Gerencia General,las actividades y operaciones, marcan el nivel de riesgo y pueden afectar el sistema

de control interno. Debe existir un planteamiento orientado al riesgo.

Este factor incluye las actitudes que tengan el Consejo de Administración y laGerencia General frente a los estados e información financiera, selecciónconservadora o agresiva frente a los principios contables alternativos, prudenciacon las reservas preventivas contables y frente al procesamiento de datos yfunciones del Departamento Financiero, y de personal.

a. Respecto al Plan Estratégico y Planes Operativos

La Gerencia General debe asegurar que el plan estratégico y los planes de negocioshayan sido aprobados por el Consejo de Administración. Asimismo, dará a conocera los encargados de los departamentos y demás personal, el contenido de losmismos.

b. Respecto al Riesgo

El Consejo de Administración y la Gerencia General en las decisiones sobrepolíticas y procedimientos, así como sobre las características y los tipos de negociosdesarrollados u operaciones a realizar, han de preferir siempre por aquellos que nosupongan un riesgo excesivo o puedan afectar negativamente la imagen y elpatrimonio de la Cooperativa.

Estos aspectos deben dejarse contemplados en el Código de Ética o en las políticasque lo desarrollen y deben ser de conocimiento de todos los que integran laCooperativa.

c. Respecto de la Información Financiera y Contable

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben demostrar particularinterés y resaltar la importancia de la información financiera, del procesamiento dedatos en los diferentes sistemas de información y de las funciones del departamentoFinanciero y Auditoría Interna, en sus reuniones periódicas, en sus evaluaciones, oal momento de tomar decisiones.

En estos casos, el Consejo de Administración debe considerar prioritariamente ycon la profundidad necesaria, los informes financieros que se les presenten, hacerlas preguntas y formular las críticas y comentarios suficientes para el buenentendimiento y análisis de la información, y que sea la base para la toma dedecisiones al respecto.


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El Consejo de Administración y la Gerencia General, en caso de dudas sobrepolíticas o el apego a principios de contabilidad, han de seleccionar políticascontables prudentes y apagadas a los principios de contabilidad de aceptacióngeneral. Para este caso, el Consejo de Administración deberá sopesar los puntos de

vista del encargado del Departamento Financiero.

d. Respecto al Personal

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben prestar atención a losniveles de rotación (si los hubiere) del personal en puestos claves, tales como laAuditoría Interna, y los diferentes encargados de los departamentos.

La Gerencia General debe mantener como política, realizar reuniones periódicas yde forma sistemática de retroalimentación con las áreas operativas. Estas reunionesdeben realizarse con el propósito de conocer de manera directa lo que piensan losempleados sobre su trabajo, sobre el ambiente de control, sobre las políticas yprácticas de recursos humanos. En este sentido, debe existir de parte de laGerencia General suficiente apertura y receptividad a las críticas, que las reunionesse hagan preferiblemente sin la presencia de los superiores inmediatos de losempleados que participan en las mismas.

5.1.4 Estructura Organizacional

Referencia


Normas, Políticas y Procedimientosa. Estructura Organizacional

La estructura organizacional está para proporcionar la estructura conceptualmediante la cual se planea, ejecutan, controlan y monitorean las actividadesdesarrolladas por la Cooperativa y por todo el personal, para la consecución de losobjetivos estratégicos y particulares.

La COOPNASEJU debe orientar su estructura organizacional hacia el cumplimientode la misión institucional y el logro de los objetivos estratégicos. La definición decada puesto de trabajo, autoridad, responsabilidad y relaciones laborales deben

estar plasmadas en el Manual de Organización y Funciones y puestas alconocimiento de todos el personal.

Los canales de comunicación, los niveles jerárquicos y las líneas de autoridadestarán plasmados en la estructura organizacional y deben ser conocidos por todosen la COOPNASEJU.


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La Gerencia General debe asegurarse que el Manual de Organización y Funciones ysus modificaciones sean aprobados por el Consejo de Administración, así como quecada empleado tenga pleno conocimiento de sus niveles de autoridad,responsabilidad y toma de decisiones atendiendo al puesto desempeñado.

b. Delegación de Autoridad y Responsabilidad.

El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de laCOOPNASEJU conozcan claramente sus deberes y responsabilidades. Esto induce ausar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempredentro de los límites de su autoridad asignada.

La definición de responsabilidad y función de los diferentes cargos, permitirá alempleado desarrollar un trabajo coordinado con conocimiento de su aporteindividual hacia el logro de los objetivos estratégicos y al cumplimiento del sistemadel control interno.

La Gerencia General debe delegar autoridad hacia los diferentes departamentos deacuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Organización y Funciones,de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de laoperación. Esta delegación de autoridad debe ser solamente para mejorar laprobabilidad de alcanzar los objetivos generales y particulares de la Cooperativa.

5.1.5 Asignación de Responsabilidad y Autoridad

Referencia

Manual de Organización y FuncionesPlan EstratégicoPlanes Operativos


Este factor incluye en la asignación de autoridad y responsabilidad para actividadesde operación, y el establecimiento de relaciones de información y formalidades deautorización. La asignación de autoridad y responsabilidad debe ser diseñada por laGerencia General y aprobada por el Consejo de Administración para fortalecer yencauzar las iniciativas individuales. Dentro de ciertos límites.

a. Responsables de las Metas.

La Gerencia General debe asegurar que todo los encargados de departamentos y elpersonal conozcan y entiendan los objetivos de la COOPNASEJU, y como susacciones interrelacionan y contribuyen al logro de los objetivos. Todo el personal esresponsable de contribuir y velar por el cumplimiento de las metas y objetivosestratégicos definidos por el Consejo de Administración.


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El Consejo de Administración y la Gerencia General deben designar losresponsables del cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos y definircriterios para su medición, periodicidad de medición, los incentivos por sucumplimiento y las penalidades por el incumplimiento injustificado.

b. Responsables de la Supervisión y Seguimiento.

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben designar las áreasresponsables de realizar la supervisión o monitoreo de las diferentes actividades yoperaciones, la forma de evaluación, periodicidad y criterio de sus informes a losniveles superiores.

La evidencia de los trabajos realizados es indispensable para las revisiones quedeben realizar el Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna, los auditores externos oel IDECOOP.

Al momento de diseñar y evaluar los procedimientos o actividades de control, sedeberán tener en cuenta los siguientes criterios básicos:

1. El personal responsable de controlar y evaluar el proceso, operación o áreasdebe centrar su trabajo en el análisis, con el fin de cumplir con las normativasinstitucionales.

2. El Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna, empleado y/o unidadadministrativa que se encargue de evaluar un proceso, operación o área, nodebe estar involucrada directamente de dicha operación, proceso o áreaevaluada.

3. El Consejo de Vigilancia, Auditoría Interna, empleado y/o unidad administrativaresponsable de evaluar un proceso, una operación o área, no debe recibirincentivos sobre los resultados obtenidos de los cuales son responsable deacuerdo a sus deberes y responsabilidades.

4. La Cooperativa debe establecer prácticas que sean apropiadas para laidentificación y análisis de los riesgos inherentes a las operaciones, para el logrode los objetivos y la base para determinar la forma de mejorarlos. Elestablecimiento de dichas prácticas debe ir acompañada de una difusión en todala Sociedad que oriente al personal responsable de la supervisión sobre la formade cómo debe hacer el seguimiento.

c. Responsables de Comunicar Información Clave

El Consejo de Administración debe designar y dar a conocer a los empleadosresponsables de suministrar información para la toma de decisiones en áreasimportantes, tales como Consejo de Administración, Gerencia General,Departamento de Financiero, de Crédito o Administrativo, entre otros.


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La COOPNASEJU debe designar el área o empleado responsable de mantenerinformado a los departamentos sobre la información proveniente de fuentesexternas, de tasas de interés activas y pasivas, los socios y clientes, todo con el finde comunicarla a las áreas responsables de la medición de los principales riesgos y

de toma decisiones.

También, es necesario designar los departamentos responsables de obtenerinformación proveniente de fuentes internas, tales como las que provienen de losdirectivos, empleados, socios, relacionados, organismos de integración, entre otros.

d. Responsabilidades de Aprobación

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben delegar por escrito, y demanera precisa, las facultades de aprobación, o de toma de decisiones endeterminados cargos o comités y aprobar los procedimientos que deban seguirse encada área o concepto.

Las facultades deben estar relacionadas con el proceso crediticio, realización deinversiones en valores, contratación de nuevo personal, novedades relacionadas conlos empleados y la adquisición de mobiliarios, equipos o material de oficina.

5.1.6 Políticas y Prácticas de Recursos Humanos

Referencia


Normas, Políticas y ProcedimientosEl Consejo de Administración y la Gerencia General reconocen que el capitalhumano es el activo más importante con que cuenta la Cooperativa para el logro delos objetivos, y en este sentido debe propiciar el desarrollo individual y profesionaldel personal, mediante programas de formación y capacitación. La competencia yevaluación de desempeño individual de los empleados contribuyen directamentepara mantener el ambiente de control.

La Sociedad debe contar con políticas, o manuales relacionados con los criterios,habilidades y perfiles necesarios para la selección, contratación y reclutamiento delpersonal, según los niveles de responsabilidad y autoridad asignada a los puestos

de trabajo, basados en la metodología de competencias, en especial para las áreasclaves de la COOPNASEJU, tales como: Gerencia General, DepartamentoFinanciero, Administrativo y Crédito.


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Estas políticas deben referirse a:

a. Las condiciones y exigencias para la promoción y retención del personal.b. La capacitación y habilidades requeridas para el personal.

c. El manejo de herramientas o desarrollo tecnológico.

Las políticas deben precisar también, qué cargos tendrán incentivos sobredesempeño de la gestión y sobre qué bases se determinarán los mismos.

La Gerencia General es responsable de definir las políticas relacionadas con la:

Selección del Personal : Establecer requisitos adecuados de conocimiento,experiencia e integridad para las contrataciones de nuevo personal.

Inducción : Asegurar que el personal de nuevo ingreso sea familiarizado con lascostumbres y procedimientos de la COOPNASEJU, estas actividades deben seraplicadas de manera permanente y sistemática.

Capacitación : Insistir que el personal sean capacitados convenientemente para elcorrecto desempeño de sus deberes y responsabilidades asignadas.

Rotación y Promoción : Procurar que funcione una movilidad organizacional quesignifique el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores.

Sanción : Adoptar las medidas disciplinarias que se transmitan con rigurosidad y elpersonal conozca que no se tolerarán desvíos de las políticas y procedimientosestablecidos. La conducción y tratamiento del capital humano debe realizarse de

forma justa y equitativa, comunicando claramente a los niveles esperados enmateria de integridad, comportamiento ético y competencia.

El Consejo de Administración y la Gerencia General deben mantener niveles decomunicación formal e informal al personal para enterarlos sobre las políticas derecursos humanos, así como de sus adaptaciones y modificaciones de acuerdo a lasnecesidades y requerimientos del momento.

5.2 Valoración de Riesgos

La Cooperativa que ofrece servicios y productos financieros y no financieros a sussocios, enfrenta una variedad de riesgos de fuentes internas y externas relacionados

con las actividades que desarrolla. Una condición para la valoración de riesgos, esque el Consejo de Administración establezca los objetivos estratégicos, entrelazadosen niveles diferentes y consistentes internamente.

La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes parael logro de los objetivos, formando una base de cómo deben ser controlados yadministrados. El Consejo de Administración y La Gerencia General deben


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determinar cuánto riesgo es prudente aceptar y mantener estos niveles en laCOOPNASEJU.

Para que la Gerencia General identifique los riesgos y la forma de controlarlos yadministrarlos, es condición indispensable contar con:

i. Objetivos estratégicos definidos;ii. Objetivos específicos; yiii. Metas para el cumplimiento de los objetivos, y con lo cual se podrá

controlar el cumplimiento de estos.

Los riesgos deben ser identificados y establecer políticas donde se fijen límitesclaros y precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos einstituirse a los diferentes departamentos para gestionar que se lleve a cabo uncontrol independiente de auditoría interna.

La Gerencia General es responsable de administrar los siguientes tipos de riesgos:

a. Riesgo Crediticio. Es la posibilidad de pérdida debido al incumplimiento depago de los clientes por las obligaciones contractuales contraídas.

b. Riesgo de Tasa de Interés. Es la posibilidad de que la Sociedad asumapérdidas como consecuencias de movimientos adversos en las tasas de interésactivas y pasivas pactadas cuyo efecto dependerá de la estructura de activos,pasivos y contingentes.

c. Riesgo de Liquidez. Este se origina cuando la Cooperativa no posee los fondossuficientes para atender las exigencias u obligaciones con terceros en el corto

plazo y que determina la necesidad de conseguir recursos alternativos, o derealizar activos en condiciones desfavorables.

d. Riesgo Operativo. Es la posibilidad de que se produzcan pérdidas debido aeventos originados en fallas o insuficiencia de procesos, personal, sistemasinternos, tecnología, fallas de contratos o transacciones, incumplimiento de lasleyes y normas aplicables y la presencia de eventos externos imprevistos.

5.2.1 Riesgo Crediticio

Referencia

Manual de Políticas de Crédito


a. Definición de Políticas

Las políticas y procedimientos para la administración de la cartera de crédito de lasdiferentes modalidades de créditos deben están plasmados en el manual de


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políticas de crédito. Dicho manual deben ser aprobados por el Consejo deAdministración.

El encargado del Departamento de Operaciones revisará mensualmente los reportesde riesgo de crédito por socio e instituciones e informará al Gerente General sobre

la situación analizada y las acciones a desarrollar para mejorar la misma yminimizar los riesgos presentados.

Los Niveles de Resolución son:

i. Comité de Crédito Normal: Sus atribuciones son resolver las solicitudesde crédito que superen el monto $________________ del crédito solicitado,también solucionar algunas excepciones o situaciones que no estén en laspolíticas de crédito que presentan las solicitudes de crédito.

ii. Comité de Crédito Ampliado: Este comité integrado directivos de losdiferentes consejos, tiene la responsabilidad de la Resolución de lassolicitudes superior al monto de $________________, y las que sean paradirectivos y personal de la Cooperativa.

iii. Gerencia General: Tiene la responsabilidad de decidir sobre lassolicitudes de préstamos hasta un monto de RD$________________,autorizado por el Consejo de Administración.

Las condiciones financieras: Deben basarse en los recursos recibidos para elefecto, el riesgo que se asume. En estos casos debe dejarse a discreción del Consejode Administración, aquellos créditos que cumpliendo las condiciones para suotorgamiento, excedan los plazos o las condiciones financieras establecidas.

1. Las condiciones y los criterios para visitar a los socios bajo el sistema deseguimiento establecido, sea que se trate de créditos en mora o vencidos. En quécasos debe procederse a realizar las visitas.

A nivel de seguimiento y monitoreo de la programación de las visitas a los sociosse harán de manera tal que en un periodo considerado corto se hayan visitadosla mayor cantidad de socios, considerando la dispersión geográfica de losmismos.

Documents

Manual Control Interno