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MANUAL DE APOIO
CURSO /MÓDULO: Folha de Cálculo
FORMADOR: Ana Raquel Nunes
HORAS DE FORMAÇÃO: 50 Horas
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Table of Contents FOLHA DE CÁLCULO .................................................................................................................................. 7 Características ............................................................................................................................................ 7 Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de cálculo: .................................................... 7 Conceitos de livro e folha de trabalho ............................................................................................................ 8 Principais elementos do ambiente de trabalho .......................................................................................... 8 Tipos de endereços e referências .................................................................................................................... 9 Mensagens de erro ............................................................................................................................................... 9
Vantagens e Desvantagens .................................................................................................................. 10 Criação, gravação e edição de uma folha de cálculo ................................................................... 11
Edição de uma folha de cálculo .......................................................................................................... 15
Referências ............................................................................................................................................... 22 Gráficos com recurso a modelos predefinidos ............................................................................. 29
Fórmulas .................................................................................................................................................... 33 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ....................................................................................................... 40
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OBJECTIVO GERAL: Com o apoio deste manual, pretende-‐se que o formando seja capaz:
• De aprofundar conhecimentos e competências informáticas desenvolvidas em
actividades formativas;
• Utilizar as tecnologias da informação e comunicação (TIC) numa vertente do software de escritório;
• Promover a utilização das TIC como ferramentas transversais à comunicação, ao processo de aprendizagem e partilha de informação e conhecimento;
• Utilizar aplicações informáticas de folha de cálculo.
OBJECTIVOS ESPECÍFICOS: • Elaborar, editar e imprimir folhas de cálculo. • Utilizar fórmulas e funções em folhas de cálculo. • Inserir e formatar gráficos em folhas de cálculo. • Efectuar operações com listas de valores em folhas de cálculo.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS • Folha de cálculo – introdução
o Noções básicas o A Janela da folha de cálculo o Livro de cálculo o Ajuda
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• Operações básicas o Introdução de dados numa célula o Alteração do conteúdo de uma célula o Gravação e abertura de livros o Selecção de células o Anulação e repetição de acções
• Fórmulas o Introdução de fórmulas o Referências o Funções
• Formatações o Tipo de letra o Formatos de números o Alinhamentos o Colunas e linhas o Inserção e remoção de colunas e linhas o Ocultação de colunas e linhas o Limites e padrões o Cópia de formatos
• Imprimir o Alteração de configurações de página o Quebras de página o Cabeçalhos e rodapés o Pré-‐visualização de impressão o Impressão de uma folha de cálculo
• Fórmulas e Funções avançadas o Funções avançadas o Referências absolutas o Nomear células o Fórmulas condicionais
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• Gráficos o Criação de um gráfico o Formatação de um gráfico o Manipulação da estrutura de um gráfico
• Listas o Criação de listas o Ordenação de valores o Aplicação de filtros
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INTRODUÇÃO: As tecnologias da informação e da comunicação são já parte integrante do nosso quotidiano. Invadiram as nossas casas, locais de trabalho e de lazer. Oferecem instrumentos úteis para as comunicações pessoais e de trabalho, para o processamento de textos e de informação sistematizada, para acesso a bases de dados e à informação distribuída nas redes electrónicas digitais, para além de se encontrarem integradas em numerosos equipamentos do dia-‐a-‐dia, em casa, no escritório, na fábrica, nos transportes, na educação e na saúde”. (Missão para a sociedade da Informação, Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal, 1997).A sociedade da Informação e comunicação coloca assim novos desafios e exige o domínio de novas competências. Torna-‐se, assim, imprescindível que camadas tão amplas quanto possível da população adquiram um conjunto de competências básicas em tecnologias da informação que lhes permitam, em última análise, um exercício pleno dos seus direitos de cidadania.
Neste sentido, assumiu o Governo, no quadro das medidas a concretizar tendo em vista a massificação das tecnologias da informação e do uso da Internet entre a população em geral, o compromisso de desenvolver um sistema de validação de competências básicas em tecnologias da informação. Trata-‐se do propósito referido no Programa do Governo e reafirmado da Resolução do Conselho de Ministros nº. 110/2000, de 22 de Agosto, que aprovou a iniciativa Internet. Por outro lado, as tecnologias da informação transformaram a natureza do trabalho e a organização da produção. Essas alterações estão a alterar os processos e métodos de trabalho. As relações de produção e as condições de emprego mudam. A organização da empresa evolui no sentido de uma maior flexibilidade e descentralização, contribuindo as tecnologias da informação para o desaparecimento de algumas actividades rotineiras e repetitivas que podem ser codificadas e programadas pelas máquinas automáticas. As entidades intervenientes nos sistemas de educação-‐formação em Portugal assumem um carácter determinante na concretização destas medidas, pelo que importa operacionalizar uma resposta eficaz ao incremento de competências transversais numa lógica profissional e de combate à info-‐exclusão, no âmbito das Tecnologias da Informação e Comunicação.
Fonte: Referencial de Competências Informáticas Básica, Geral e Complementar do IEFP.
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FOLHA DE CÁLCULO
Características
Estrutura geral de uma folha de cálculo: colunas, linhas, células, endereços
Uma folha de cálculo electrónica (“electronic spreadsheet”) é um programa que proporciona uma área de trabalho ou “folha de trabalho” (“worksheet”), cuja configuração genérica é a de uma tabela ou folha quadriculada, dividida em colunas e linhas.
COLUNAS: Dispostas na vertical e representadas por letras: A, B, C, etc.
LINHAS: Dispostas na horizontal e numeradas de 1 até um determinado número.
CÉLULAS: Intersecção das colunas com as linhas; unidades elementares da folha de cálculo.
Cada célula é representada por um endereço ou referência:
-‐ Uma letra -‐ correspondente à coluna;
-‐ Um número — correspondente à linha.
BLOCO, INTERVALO OU FAIXA (“RANGE”): conjunto de células contíguas, dispostas em forma de rectângulo.
Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de cálculo:
-‐ STRINGS OU CADEIAS DE CARACTERES: Informação que, normalmente, serve para dar um título a uma secção de trabalho, uma indicação em relação aos dados que se encontrem ao lado ou por baixo, etc.
-‐ NÚMEROS OU DADOS NUMÉRICOS DIRECTOS: Podem ser de vários tipos ou formatos: números positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em formato de percentagem ou de valores monetários, etc.
-‐ DATAS E HORAS: Estes tipos de dados têm de ser escritos num formato reconhecido pelo programa, normalmente semelhante ao que é usado na escrita habitual, mas dependendo da configuração do ambiente de trabalho.
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-‐ FÓRMULAS: Normalmente, são expressões matemáticas ou lógico-‐matemáticas, através
das quais se efectuam cálculos.
Os cálculos efectuados pelas fórmulas podem utilizar valores numéricos directos ou valores contidos noutras células, através da indicação dos seus endereços.
Conceitos de livro e folha de trabalho
LIVRO DE TRABALHO: De cada vez que iniciamos um novo trabalho, é-‐nos aberto automaticamente um novo livro. Permite-‐nos criar ou incluir (e retirar) folhas de trabalho, bem como guardá-‐las em conjunto, associadas a um ficheiro informático.
Principais elementos do ambiente de trabalho
O ambiente de trabalho do Excel contém elementos comuns a qualquer outra janela de programa de aplicação do ambiente Windows.
Sob a barra de título situa-‐se a habitual barra de menus, e, por baixo desta, as também usuais barras de ferramentas – com um conjunto de botões que tornam mais fácil e rápida a execução das principais operações.
Para além da barra de ferramentas principal, temos também uma barra de formatações,
bem como a possibilidade de incluir outras, para certas tarefas mais específicas.
Entre as barras de ferramentas e a área de trabalho da folha de cálculo situa-‐se a chamada barra de fórmulas.
Na barra de fórmulas introduzem-‐se e editam-‐se, não apenas as fórmulas, mas todos os dados, qualquer que seja a célula activa.
Na parte inferior da folha de trabalho, temos uma barra dividida em duas partes:
-‐ A parte esquerda, na qual pode ver-‐se um conjunto de quatro botões e uma série de separadores ou indicativos das várias folhas do livro em que estamos a trabalhar;
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-‐ A parte direita, que corresponde à barra de deslocamento horizontal.
A última barra da janela do programa é a chamada barra de estado (status bar), que nos dá indicações úteis acerca do trabalho que estamos a realizar.
Tipos de endereços e referências
Um endereço ou referência é uma indicação para o programa tomar o valor contido na célula referenciada e utilizá-‐lo nas operações da célula.
Endereços ou referências relativas: de um modo geral, os endereços ou referencias do tipo relativo readaptam-‐se às novas posições para onde são copiados, mediante um mecanismo de manutenção do paralelismo. Exp.: D2.
Endereços ou referências absolutas: Para onde quer que seja copiada uma referência absoluta, ela manter-‐se-‐á sempre inalterada, não sofrendo, pois, nenhuma adaptação relativa à nova posição. Exp.: $D$2.
Quando se fazem operações de mover, inserir ou excluir células, as referências incluídas
em fórmulas que possam ser afectadas por essas operações, serão adaptadas à nova disposição dos, de modo a manter a lógica que tinham anteriormente.
Assim, as referências (relativas ou absolutas) podem sofrer alterações mas sempre no
sentido de preservar a lógica dos cálculos, em conformidade com a disposição dos dados. Endereços ou referências mistas. Enquanto que o mecanismo das referências relativas permite que as cópias façam uma adaptação em relação à coluna e À linha e as referências absolutas fazem fixar ao mesmo tempo a linha e a coluna, há, no entanto, situações em que queremos fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou vice-‐versa, fixar a linha e deixar a coluna relativa. Exp.: $D2; D$2.
Mensagens de erro
Mensagem Significado
#DIV/0! Valor a dividir por zero
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#N/D ou #N/A Valor não disponível (Not Available)
#NOME? Nome ou designação não reconhecida
#NULO! Intersecção nula de duas faixas
#NUM!
Problemas com um valor numérico na fórmula
#REF!
Problemas com uma referência a célula ou faixa
#VALOR!
Problemas com o tipo de valor numérico ou de um operando
Vantagens e Desvantagens
Riqueza funcional
O utilizador dispõe de 65.536 linhas por 256 colunas correspondendo a 167.817.216 células por cada folha de uma Folha de cálculo.
Uma folha de cálculo é uma ferramenta muito potente. Pode executar cálculos matriciais com extrema facilidade, dando-‐nos a oportunidade de tratar os dados/resultados da melhor maneira.
É possível trabalhar com vários documentos ao mesmo tempo e transaccionar dados com outros programas dentro do Windows, ou utilizando as funções de import/export existentes na folha de cálculo;
Personalização
Uma vez realizada a sua folha de cálculo, a sua apresentação também é importante. Existe um vasto conjunto de ferramentas que nos oferece.
Uma enorme variedade de fontes (tipos de letra), de caracteres, de tamanhos e estilos diferentes (sublinhado, negrito, itálico, cortado);
Largura de colunas e altura de linhas variáveis;
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Alinhamento de textos;
Limitação ou não das células;
Inclusão de objectos provenientes de outros programas;
Utilização em Rede
É possível utilizar uma folha de cálculo partilhada numa rede com vários postos de trabalho interligados. Os diferentes utilizadores podem consultar a mesma folha de cálculo, e consoante o seu nível de acesso podem ou não alterá-‐la.
Facilidade de utilização
Uma Folha de cálculo inclui actualmente novas ferramentas, desenvolvidas unicamente para tornar todas as tarefas fáceis, rápidas e directas. Por exemplo, existem muitos assistentes de tarefas que permitem ao utilizador construir uma série de funções com apenas alguns “cliques” no rato.
Barras de ferramentas programáveis
O utilizador tem a possibilidade de definir quais as barras de tarefas disponíveis na sua folha de cálculo, permitindo, desta forma, um rápido acesso às ferramentas que usa com maior regularidade.
Criação, gravação e edição de uma folha de cálculo
Elementos do ambiente de trabalho de uma folha de cálculo:
Barra de Título – Indica ao utilizador, o nome da aplicação e do livro em aberto;
Botões de manipulação da janela – Estes botões permitem a manipulação do estado da janela e do livro em uso, igual à maior parte dos outros programas utilizados pelo Windows (minimizar, maximizar, fechar).
Barra de Menu – Através desta barra, o utilizador tem acesso a todos os comandos da aplicação, agrupados e organizados dentro dos diversos títulos separadores.
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Barras de Ferramentas – é um conjunto de botões agrupados por função numa determinada barra que facilita e simplifica o acesso aos vários comandos existentes na barra de menu, como exemplificado na figura anterior, através da Barra Padrão, de formatação, e de desenho.
Barra de Fórmulas – Esta barra serve para o utilizador editar o conteúdo de cada uma das células.
Célula activa – Célula seleccionada na qual aparecem os dados que são inseridos pelo utilizador. Só é possível uma célula activa de cada vez.
Localização da célula – Este campo indica-‐nos a posição da célula activa através da letra correspondente à coluna e o número da linha.
Separador de folhas – Secção que permite a navegação entre as diversas folhas existentes no livro.
Botões de deslocamento de folhas – Estes botões permitem o deslocamento entre as várias folhas separadoras do livro.
Barra de deslocamento – Permite o deslocamento da folha (cima/baixo e lados) para se poder visualizar o restante conteúdo da folha.
Painel de tarefas – Área localizada normalmente á direita da página e que permite uma série de funções comuns.
Barra de estado – Esta área contém informações diversas sobre vários aspectos relacionados com a folha de trabalho, como é o caso de indicação do estado das teclas [Num Lock], [Scroll Lock], e [Caps Lock], assim como a apresentação automática de operações quando as células contêm dados numéricos.
Livros e folhas de trabalho
Ao iniciar uma Folha de cálculo, o utilizador tem ao seu dispor um novo livro contendo três folhas de cálculo por defeito, visíveis no canto inferior do ecrã. O número máximo de folhas permitidas por livro é ilimitado, pelo que podem ser adicionadas quantas folhas o utilizador desejar.
O uso de várias folhas no mesmo livro, permite ao utilizador tratar e organizar diversos assuntos relacionados num tema específico, facilitando a arrumação e estruturação do trabalho a efectuar.
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Cada folha é identificada por um nome único, no entanto é possível personalizá-‐la com o nome desejado assim como mover, copiar e eliminar as mesmas. Para se proceder a estas operações, é necessário que a folha ou folhas estejam seleccionadas.
(Ao clicar com o botão direito do rato em cima do separador da folha, aparece o seguinte menu)
Assim, para as seleccionar, basta “clicar” em cima da folha desejada. No caso se querer seleccionar folhas adjacentes, deve seleccionar o separador da primeira folha a seleccionar, e mantendo premida a tecla [SHIFT], seleccionar a ultima folha do conjunto pretendido.
Para seleccionar um conjunto de folhas não adjacentes, deve seleccionar a primeira folha desejada, e mantendo premida a tecla [CTRL], seleccionar as restantes folhas pretendidas.
Inserir uma nova folha
Cada nova folha inserida é colocada à esquerda da folha seleccionada, e é possível das seguintes formas:
Abra o menu Inserir e clique no comando Folha de cálculo.
Clique com a tecla direita do rato sobre a folha onde pretende inserir um nova, e escolha a opção Inserir.
Eliminar uma folha
Para eliminar uma folha, basta seleccionar a folha que deseja eliminar e escolher uma das seguintes opções:
Abra o menu Editar/Eliminar folha.
Clique com a tecla direita do rato sobre a folha a eliminar e escolha o comando Eliminar.
De seguida irá aparecer uma caixa de diálogo onde deverá confirmar ou cancelar a operação.
Mudar o nome da folha
Seleccione a folha cujo nome pretende alterar e escolha uma das seguintes opções: Abra o menu Formatar/Folha.
Faça duplo clique sobre o nome da folha, ou clique com a tecla direita do rato e escolha o comando Mudar o nome.
Digite o nome para a folha e clique no botão OK.
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Linhas, colunas e Células
As folhas de cálculo são constituídas por linhas e colunas. O utilizador dispõe de 65.536 linhas por 256 colunas correspondendo a 167.817.216 células por cada folha. Cada linha é identificada por um número e cada coluna por uma ou mais letras. À intersecção das coordenadas de uma coluna com uma linha, dá-‐se o nome de célula. A identificação de uma célula é feita através de um sistema de coordenadas – Endereço – em relação à coluna e à linha, surgindo assim A2, B3, D58,....
Conceito geral:
As colunas são identificadas por letras de A a Z, a seguir a esta passam a ser identificadas por duas letras (AA, BA, BX,...), correspondendo a última ás letras IV. Teremos por isso, 256 colunas em cada folha de cálculo.
Seleccionar uma célula
Quando uma célula está seleccionada existe um rectângulo negro à sua volta, como está representado na figura anterior.
A selecção de uma célula é feita da seguinte forma:
1. Aponte o cursor do rato para a célula que pretende seleccionar.
2. ... e Clique.
Seleccionar um grupo de células
Outra forma de introduzir os dados consiste em seleccionar o grupo de células onde estes vão ser digitados.
Esta operação permite uma entrada mais rápida dos dados.
1. Clique sobre a célula de partida.
2. Posicione o cursor no outro canto do grupo de células.
3. Com a tecla [Shift] pressionada clique nesta célula.
2º Método de selecção:
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1. Clique sem largar sobre a célula de partida.
2. Desloque o cursor até à célula no outro canto e largue o botão do rato.
3. Pressione a tecla [CTRL]
4. Clique com o rato para seleccionar células não contígu
Seleccionar uma linha ou coluna
Para seleccionar uma linha ou uma coluna, terá de colocar o cursor em cima do valor das células (número ou letra) e clicar.
Cada célula pode ser formatada de várias maneiras, podendo ser definido o tipo e tamanho da letra, o alinhamento da mesma, as cores da célula e os limites, e no caso de se estar a trabalhar com números, é possível também definir o formato
do número (casas decimais, hora, data…).
Para tal, é necessário clicar com o botão direito do rato sobre a célula ou conjunto de células que se pretende formatar e escolher a opção Formatar células.
Movimentação na folha de trabalho
Sempre que é necessário introduzir dados numa determinada célula é necessário activá-‐la primeiro, para depois se poder dar início à inserção dos mesmos. Para tal, é necessário mover o cursor até á célula desejada. Pode usar o rato ou usando o teclado. Por vezes é necessário (por questões de visualização) deslocar a folha na sua área de visualização através das barras de deslocamento. Este modo não activa qualquer célula, sendo somente deslocada a folha na área de visualização da folha.
Para se deslocar num livro, o utilizador pode também usar algumas combinações de teclas. Ao contrário das barras de deslocamento, que não permitem a activação de qualquer célula, este modo implica que a célula para onde se desloca fique activa.
Edição de uma folha de cálculo
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Introdução e correcção de dados
A introdução de dados pode ser feita da seguinte forma:
Seleccione uma célula. Digite os dados. Pressione a tecla ENTER ou clique no botão “verde”da barra de fórmula para validar a entrada de dados na célula.
Introduzir dados em série
Este método torna-‐se mais rápido para introduzir texto em várias células pois não é necessário seleccionar a nova célula para introduzir os dados.
1. Primeiro, terá de seleccionar o grupo de células onde irá introduzir novos dados.
2. Introduza o texto na primeira célula da linha seleccionada.
3. Pressione TAB para passar para a célula da direita ou SHIFT+TAB para passar a célula da esquerda.
4. Pressione ENTER para passar para a célula abaixo ou SHIFT+ENTER para passar a célula acima.5. Introduza os dados e continue o processo até ao fim da linha de células seleccionadas. Não deve utilizar as teclas de direcção, ou clicar sobre outra célula, pois desta forma o grupo deixa de estar seleccionado.
Inserir Colunas, linhas e células
Inserir Colunas
Se desejar inserir uma coluna, poderá optar por um dos seguintes passos:
Seleccione uma coluna e de seguida clique com o botão direito do rato sobre a coluna seleccionada e escolha a opção
Inserir. Seleccione uma coluna e de seguida aceda ao menu Inserir. Escolha a opção Colunas.
Note que a coluna foi inserida à esquerda da coluna seleccionada.
Inserir Linhas
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Para inserir uma linha, optar por um dos seguintes passos:
Seleccione uma linha e de seguida clique com o botão direito do rato sobre a linha seleccionada e escolha a opção Inserir
Seleccione uma linha e de seguida aceda ao menu Inserir. Escolha a opção Linhas.
Note que a linha foi inserida acima da linha seleccionada.
Inserir células
Para além das colunas ou linhas de células que podem ser inseridas, o utilizador pode também optar por inserir células individualmente.
Se desejar inserir uma célula, poderá optar por um dos seguintes procedimentos:
Posicione o cursor no local onde quer inserir a célula e de seguida clique com o botão direito do rato sobre a mesma e escolha a opção Inserir, ou aceda ao menu Inserir e de seguida escolha o comando células.
Em ambos os casos, aparece a caixa de diálogo Inserir, onde deverá escolher a opção desejada.
Mover células para a direita: A célula activa é movida para a direita, ficando a nova célula à esquerda dessa, ou seja, no local onde ela se encontrava.
Mover células para baixo: A célula activa é movida para baixo ficando a nova célula inserida acima dessa, ou seja, no local onde ela se encontrava.
Linha inteira ou coluna inteira: Neste caso é inserida uma linha acima da célula seleccionada ou uma coluna à esquerda da mesma, respectivamente.
Eliminar Colunas, linhas e células
Da mesma forma que nos é possível inserir linhas, colunas ou células, também se podem eliminar.
Eliminar Colunas e Linhas
Para eliminar colunas ou linhas, poderá optar por um dos seguintes passos:
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Seleccione as linhas ou colunas que pretende eliminar e clique com o botão direito do rato sobre o cabeçalho dessa mesma selecção. De seguida, escolha o comando Eliminar. Poderá também aceder ao menu Editar e escolher o comando Eliminar a partir daí.
Mover células para a esquerda: A célula posicionada à direita da célula seleccionada é movida para a esquerda, ocupando assim, o lugar da célula eliminada.
Mover células para cima: A célula posicionada abaixo da célula seleccionada é movida para cima, ocupando assim, o lugar da célula eliminada.
Linha inteira: Elimina toda a linha
Coluna inteira: Elimina toda a coluna.
Copiar e mover células
Quando se copia ou corta uma determinada célula, a aplicação copia-‐a por completo, incluindo as fórmulas e os valores resultantes, comentários e formatos. No entanto é possível evitar esta cópia completa, copiando somente os conteúdos específicos de cada célula. Por exemplo,
pode copiar o valor resultante de uma fórmula sem ter que copiar essa mesma fórmula, ou copiar a própria fórmula. Para tal deverá clicar no botão de Opção de colagem no canto inferior direito e escolher a opção desejada.
Logo que a instrução de copiar ou cortar é dada, é definida a área de transferência, facilmente identificada pelo limite em movimento que limita as células copiadas ou cortadas.
Copiar Células
Quando se copia uma célula, por defeito, é copiado todo o seu conteúdo e todos os seus formatos. No entanto, no que respeita á colagem da célula, é possível controlar as opções de colagem.
Existem várias maneiras para se proceder à cópia de células. Deve seleccionar o que pretende copiar e escolher um dos seguintes métodos:
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Menus – Aceda ao menu Editar, seleccione o comando Copiar, active a célula ou células de destino e seleccione o comando Colar também no menu Editar.
Barras de ferramentas – Clique no botão Copiar da barra de ferramentas Padrão; de seguida active a célula de destino, e prima o botão Colar também este na barra de ferramentas
Padrão.
Rato – Ao arrastar uma célula para o local de destino, pressione a tecla [CTRL]. Para arrastar uma ou mais células, pressione com o botão do rato no limite das mesmas e arraste-‐as sem largar o botão até ao local onde pretende.
Teclas de Atalho – Seleccione a célula que deseja copiar e prima a combinação de teclas
[CTRL] + [C], active a célula de destino e prima [CTRL] + [V],
Mover Células
Mover uma célula significa retirá-‐la do sítio em que ela se encontra e colocá-‐la num novo destino, seja ele dentro ou fora da mesma folha ou livro. Para se proceder a esta operação é necessário seleccionar as células que deseja mover.
Teclas de Atalho – Seleccione a célula que deseja copiar e prima a combinação de teclas [CTRL] + [X], active a célula de destino e prima [CTRL] + [V],
Colar itens da Área de transferência
Pode colar itens da Área de transferência individualmente ou em conjunto. O comando Colar cola apenas o ultimo item copiado. Colar tudo cola todos os itens guardados na Área de transferência.
Barra de ferramentas
As barras de ferramentas permitem-‐nos aceder de uma forma rápida e cómoda a todos os comandos disponíveis na aplicação. Quando iniciamos a aplicação, existem duas barras de ferramentas configuradas. São elas as barras de ferramentas Padrão e formatação como é apresentado nas seguintes figuras:
Barra de ferramentas Padrão
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Barra de ferramentas Formatação
Estas barras contêm os comandos mais utilizados numa folha de cálculo. No entanto, caso seja necessário, é possível adicionar ou remover os comandos que quiser na barra de ferramentas, bem como adicionar outras barras de ferramentas predefinidas pela aplicação. Para visualizar mais barras de ferramentas, clique em Ver na barra de menus e, em seguida, Barra de ferramentas. Depois basta activar a barra de ferramentas que deseja visualizar. Pode também clicar com o botão direito do rato num espaço vazio ao lado de qualquer barra de ferramentas e aceder ao menu das barras de ferramentas.
Caso não exista nenhuma barra de ferramentas que contenha o comando que pretende, pode sempre personalizar qualquer barra de ferramentas e adicionar ou remover os comandos que deseje. Para tal, aceda ao separador Personalizar disponível no menu das barras de ferramentas.
Séries de dados
As séries são uma ferramenta muito útil em determinadas situações como, por exemplo, quando necessitamos de obter um conjunto de células preenchidas com valores ou datas sequenciais ou com um determinado intervalo.
Na maior parte dos casos basta digitar os dois primeiros números da série, em células contíguas, seleccioná-‐los e utilizando o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito (Alça de preenchimento) da área seleccionada, arrastar na direcção pretendida, de forma a criar a série.
Por exemplo, se digitar o valor 10 na célula A1 e o valor 20 na célula A2 e seleccionar as duas células, ao arrastar a Alça de preenchimento da célula A2 até á célula A6, irá criar uma série de valores incrementada de 10 em 10, que não é mais do que o intervalo entre o valor da célula A1 e da célula A2.
A tabela seguinte mostra alguns exemplos de séries iniciais e a respectiva série estendida:
Série inicial Série Estendida
1,2,3,4 5,6,7,8
9:00 9:00, 10:00, 11:00
Seg., Ter., Qua. Qui., Sex., Sáb.
Janeiro, Fevereiro, Março
Abril, Maio, Junho
Livro1, Livro2 Livro3, Livro4
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Construção de uma série
É possível criar séries através do menu Editar, comando Preencher, opção Séries. Para trabalhar com séries, necessita de ter, pelo menos, valores numa célula para que se possa criar uma série. Por exemplo, digite os valores 10 e 20 nas células A1 e B1, seleccionando de bseguida as células até onde pretende que se preencha a série. Neste caso de A1 a E1
Aceda ao menu Editar, comando Preencher, Opção Séries. Irá aparecer a seguinte caixa de diálogo:
Nesta caixa, é possível definir um conjunto de opções a atribuir à nossa série.
Série nas – a opção Linhas indica que use o primeiro valor da linha para preencher as células à direita. No exemplo anterior, a selecção é para a direita (A1:E1), por isso a opção Linhas é seleccionada automaticamente.
Colunas – esta opção indica o uso do primeiro valor da coluna para preencher as células abaixo.
Existem 4 tipos de séries à escolha:
Linear – Este tipo soma o valor incluído na caixa de texto Valor do incremento, aos valores das células seleccionadas.
( (1º valor + incremento) + incremento) + …)
Crescimento – o tipo crescimento multiplica o primeiro valor da selecção pelo valor incluído na caixa de texto Valor do incremento.
( (1º valor * incremento) * incremento) * …)
3, 20, 25 38, 49, 60
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Data – O tipo Data permite criar séries de datas, colocando à disponibilização do utilizador quatro tipos de unidades de data:
Dia – A série estendida mostrar-‐lhe-‐á os dias até ao limite inserido, incluindo sábados e domingos;
Dia da semana – A série estendida mostrar-‐lhe-‐á os dias até ao limite inserido, excluindo sábados e domingos;
Mês – A série estendida mostra os meses até ao limite indicado;
Ano – A série irá mostrar os anos até ao limite definido;
Preenchimento automático – este tipo cria séries usando como incremento a diferença entre os valores seleccionados. Por exemplo, se os valores contidos nas células fossem A1=10 e B1=30, o valor do incremento seria de 30;
Referências Referências relativas – A utilização de referências nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado.
Referências absolutas – Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e a sua consequente adaptação a novas coordenadas, de forma directa.
Na figura seguinte, na coluna E pretende-‐se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P).
Se tentar copiar esta fórmula para a linha seguinte irá verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do cálculo. Isto porque a adaptação feita à fórmula copiada para a célula E6 deu origem à fórmula =D6*(1-‐E3), quando na realidade deveria ser =D6*(1-‐E2).
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Pretende-‐se, então, que exista uma adaptação às novas linhas, mas a multiplicação seja
sempre feita pela célula E2. Deve-‐se, para isso, indicá-‐la como um endereço absoluto, pelo que a fórmula correcta será: =D5*(1-‐$E$2).
O endereço absoluto difere do relativo, devido aos símbolos $. A colocação destes símbolos pode ser feita através da simples digitação ou pressionando a tecla F4.
Referências Mistas – Uma referência mista pode ter uma coluna absoluta e uma linha relativa ou vice-‐versa. Ex.: =D5*(1-‐E$2) ou =D5*(1-‐$E2).
Referência de outras folhas – O uso de referências numa folha de cálculo não é restrita apenas às células dessa folha. Também é possível fazer referências de outras folhas de cálculo do mesmo livro ou até de outros livros. Esta referência é composta pela indicação do nome de separador da folha. Se este nome tiver espaços é necessário a colocação de pelicas, seguido pelo ponto de exclamação e referência da célula.
=A30 * ’nome da folha’!B12 (para diferentes folhas do mesmo livro)
=*livro.xls+’nome da folha’!A30 + *livro1.xls+folha1!D4 (para folhas de diferentes livros)
Definir e editar nomes em células
De maneira a simplificar o uso e interpretação de fórmulas podem utilizar-‐se nomes identificativos de células ou conjuntos de células. Por exemplo, a fórmula =Iva*Preço é mais fácil de interpretar do que a formula =B34*D30. Os nomes são partilhados pelas várias folhas de um livro.
Para atribuir um nome a uma célula, ou a um conjunto de células, há algumas regras a cumprir:
• Os nomes têm de começar por letras ou pelo caracter “_”; • Não podem ter espaços entre os nomes a atribuir; • O nome está limitado a 255 caracteres.
Blocos de células
Um bloco de células é um conjunto de células. A forma como se faz referência a um conjunto é diferente do que se for a uma só célula. Enquanto que a referência a uma célula é composta pela letra da coluna e o numero da linha, um bloco de células adjacentes é referenciado pelo endereço da célula superior esquerda e pela célula do canto inferior direito separados por dois pontos ( : ) do bloco seleccionado. =A2:F6
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Um bloco de células não adjacentes, é referenciado da mesma forma que as adjacentes, mas separados por um ponto e virgula (;) entre cada célula ou bloco de células adjacentes: =A2:D6;A9;E7:F8
Manipulação de Folhas de cálculo
Uma das funcionalidades mais importantes quando trabalhamos num computador e sobretudo com ferramentas de produtividade, é a possibilidade de gerirmos os nossos ficheiros produzidos, sendo esta funcionalidade praticamente comum em todas as aplicações e que nos permite executar tarefas como guardar ficheiros, abrir ficheiros, etc…
Gravar um Livro
Todos os livros são guardados em forma de ficheiro no disco rígido ou qualquer suporte digital, e são identificados através do nome e da extensão (neste caso nome_ficheiro.XLS), sendo esta extensão atribuída automaticamente.
No entanto existem algumas regras a cumprir na gravação de ficheiros:
O nome do ficheiro não deve ter mais do que 218 caracteres. A contagem do número máximo de caracteres, inclui o caminho na estrutura de pastas onde o livro for guardado.
O nome do ficheiro não pode incluir os seguintes caracteres:
/ \ | < >* ? “ : .
Gravação automática
Esta opção permite que o nosso trabalho seja gravado de modo automático e de uma forma temporizada, bem como, definida pelo utilizador, de modo a não ser perdido aquando uma falha de sistema ou qualquer outro tipo de problema.
Para activar e definir a gravação automática, deve aceder ao menu Ferramentas, comando Opções. Irá surgir a caixa de diálogo referente às opções. Seleccione o separador Guardar.
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Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de recuperação automática a cada.
Na caixa Minutos, introduza um intervalo para especificar a frequência com que deseja guardar os ficheiros. Quanto maior for a frequência com que os ficheiros são guardados, mais informação é recuperada quando houver uma falha no sistema enquanto um ficheiro estiver aberto.
A recuperação automática não substitui a gravação regular dos ficheiros. Se optar por não guardar o ficheiro de recuperação após tê-‐lo aberto, o ficheiro é eliminado e perdem-‐se as alterações não guardadas. Se guardar o ficheiro de recuperação, este substitui o ficheiro original (a menos que especifique um novo nome de ficheiro).
Gravação de um livro com palavra passe
Esta opção é muito útil quando se pretende restringir o acesso ao livro por parte de outros utilizadores.
Para efectuar esta protecção no seu livro de trabalho, deverá proceder da seguinte forma:
1. A partir da caixa de diálogo Guardar como, clique no botão Ferramentas e, no menu apresentado, seleccione o comando Opções geral. Irá surgir a seguinte caixa de diálogo:
2. Nesta caixa pode atribuir duas palavras passe ao livro.
Palavra passe para abrir: Palavra que vai permitir a quem a possua aceder ao ficheiro.
No caso de a esquecer não pode voltar a abrir o ficheiro
Palavra passe para modificar: palavra que vai permitir a quem a possua, aceder e modificar o conteúdo do ficheiro. Caso contrário, apenas consegue abrir o ficheiro como leitura, não podendo gravar alterações ao seu conteúdo.
(Tenha em atenção que uma palavra passe é sensível a letras maiúsculas e minúsculas, e pode conter no máximo 15 caracteres, incluindo letras, números e símbolos.)
3. Clique em OK para concluir a operação.
Sempre que um livro é fechado, e caso tenham sido detectadas alterações no trabalho posteriores à última gravação, é-‐lhe pedido que guarde o ficheiro antes de o fechar.
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Redimensionamento de linhas
Ao abrirmos um novo livro, todas as linhas têm a mesma altura. No entanto, caso julgue necessário, é possível alterar essa medida da forma que mais lhe convém.
Para tal, siga a seguinte instrução:
Posicione o ponteiro do rato entre a fronteira inferior da linha que pretende redimensionar com a fronteira superior da linha imediatamente abaixo (como apresentado na figura seguinte), clique e mantenha o botão do rato premido. Depois, basta arrastar o rato para cima se desejar diminuir a linha em causa, ou para baixo no caso de a pretender aumentá-‐la. Ao largar o botão do rato, a linha fica com a altura que definiu. Note que enquanto executa este processo, é-‐lhe mostrada a altura da linha.
Caso tenha várias linhas seleccionadas, e caso altere uma delas, todas elas irão ficar com a mesma medida.
Redimensionamento de colunas
Por vezes, a largura padrão de uma coluna não é suficiente para mostrar todo o valor contido numa célula. Contudo, se a célula tiver um texto cujo seu tamanho seja superior à largura da célula, esse texto é visualizado na célula adjacente, caso esta não tenha nenhum valor inserido. Se a célula adjacente tiver algum valor, o texto aparece cortado, mas o valor da célula permanece igual.
Esta situação também pode acontecer com valores numéricos não formatados e superiores à largura da célula, só que em vez de passarem para a célula adjacente, é mostrada a sua
notação científica (por exemplo: 1,23423E+17). No caso dos valores já se encontrarem formatados, surge então uma série de símbolos cardinal (####).
Formatação de células
Um formato define a forma como deve aparecer o resultado de uma célula ou de um grupo de células, não provocando qualquer alteração ao seu conteúdo. Trata-‐se apenas duma escolha de apresentação no ecrã. Pode aplicar formatações, quer a células com conteúdo, quer a células
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vazias. Desta forma, pode preparar as suas folhas para uso posterior. A formatação passa por várias opções: aplicar tipos de letra, formatos numéricos, alinhamentos, limites, padrões, etc.
Separador Número
No que diz respeito à formatação dos números, o utilizador tem à sua disposição, várias opções de apresentação. A formatação funciona como que uma máscara que permite ver os valores de uma determinada célula de uma maneira diferente sem que estes sejam alterados. Por exemplo, pode aplicar uma “máscara” ao número 245, de forma a poder visualizá-‐lo como 245,00€, sendo agora reconhecido como valor monetário. No entanto, o valor da célula mantém-‐se como 245.
Pode “mascarar” um número através das seguintes categorias:
Geral – Formato atribuído automaticamente a todos os valores sem qualquer formatação.
Número – Formato aplicado para apresentação genérica de números, onde é possível definir o número de casas decimais e a utilização ou não de separador de milhares.
Moeda – Permite atribuir ao valor um símbolo monetário, bem como definir as suas casas decimais.
Contabilidade – formato muito semelhante à categoria Moeda, não podendo, no entanto, seleccionar formatos para valores negativos. Este formato alinha os símbolos monetários e vírgulas decimais numa coluna.
Data e hora – Este formato permite definir a apresentação de valores data ou hora.
Percentagem – O valor numérico é multiplicado por 100 e é adicionado o símbolo %, de forma a apresentar o valor em percentagem.
Fracção – Apresenta os valores decimais em formato fraccionário. Por exemplo, 0,6 é apresentado como 3/5.
Cientifico – Apresenta os valores em notação científica.
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Texto – Este formato é aplicado para indicar que o seu conteúdo é para ser tratado como texto. Uma célula que contenha dados numéricos e que lhe seja aplicada este formato, deixa de poder ser aplicada em cálculos.
Especial – Este formato é especialmente adequado para apresentar dados como código postal, nº de telefone ou segurança social, sem a necessidade de colocar os caracteres de separação, como o hífen no código postal + 3 dígitos, por exemplo 7500-‐132. Os formatos especiais são agrupados por várias configurações regionais, podendo optar por entre estas.
Personalizado – Nesta categoria é possível construir os seus códigos de formatação, utilizando outros já existentes tais como texto e números, casas decimais e algarismos significativos, separador de milhares, cores, condições, data e hora.
Separador Alinhamento
Este separador permite ao utilizador definir o alinhamento vertical ou horizontal do conteúdo das células, bem como de especificar a sua orientação segundo um determinado ângulo. Também é possível ao utilizador moldar ou ajustar um texto a uma célula, ou unir várias células seleccionadas transformando-‐as numa só célula.
Separador Tipo de Letra
Este separador permite-‐nos configurar o tipo de letra utilizado na célula ou conjunto de células seleccionadas, bem como o seu estilo, tamanho, sublinhados, cor e efeitos.
Separador Limite
Numa folha de cálculo, as células estão separadas por linhas de grelha, de forma a facilitar a introdução de dados, mas que não são impressas numa folha aquando de uma ordem de impressão. Sobre essas linhas de grelha, podem ser aplicados os limites que permitem melhorar em muito o aspecto final do seu trabalho e permitir a fácil distinção e interpretação dos dados nas células.
Para formatar as suas células e definir os seus limites, deve, em primeiro lugar indicar qual o estilo e cor que pretende aplicar. Para aplicar os limites às células, clique no respectivo botão da área Limite que pretende definir, ou aplicar os limites exteriores (botão contornos) ou interiores (botão Interior).
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A opção Desenhar limites, permite que o utilizador os desenhe de forma mais personalizada. Com esta ferramenta, só necessita de escolher o estilo e a cor do limite, e ir clicando sobre os limites que pretende “pintar”.
Pode também apagar os limites da mesma forma, bastando seleccionar o botão Apagar limite.
Separador Padrão
Este separador permite dar ao trabalho mais cor e vida. É possível atribuir cores ou sombreados ás células. Basta para tal, escolher o efeito que se pretende.
Pré-‐visualizar folhas de cálculo
Antes de qualquer ordem de impressão é aconselhável efectuar uma pré-‐visualização do seu trabalho, de modo a confirmar se os dados são impressos tal como é pretendido.
Para isso siga um dos seguintes passos:
Seleccione o comando Pré-‐visualizar do menu Ficheiro.
Ou clique no botão Pré-‐visualizar da barra de ferramentas Padrão.
Gráficos com recurso a modelos predefinidos
Os gráficos são visualmente atraentes facilitando as comparações, os padrões e as tendências dos dados. Por exemplo, em vez de analisar diferentes colunas ou linhas de números de uma folha de cálculo, poderá visualizá-‐las rapidamente através de uma representação gráfica.
Para criar um gráfico é necessário que na folha de cálculo existam células que contenham os valores a representar graficamente. Estas células serão a origem do gráfico. A relação do gráfico com estas células, faz com que, sempre que o valor destas células seja alterado, o respectivo valor no gráfico também o seja, mantendo o gráfico sempre actualizado.
Componentes de um gráfico
Embora estejam disponíveis vários tipos de gráficos diferentes, estes diferem só na forma como apresentam os dados, sendo que, todos eles necessitam de um conjunto de componentes padrão necessário à construção de um gráfico.
Esses componentes são:
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Séries de dados – As séries de dados correspondem aos valores de uma determinada linha ou coluna, representando-‐se no gráfico através de cores ou padrões distintos. À excepção dos gráficos circulares, todos os outros podem conter mais do que uma série de dados.
Marcador de dados – A cada valor de uma série de dados corresponde um marcador de dados. O exemplo mostrado anteriormente contém quatro marcadores de dados, visto que são apresentados uma série de dados referentes a quatro trimestres.
Eixos – São linhas rectas, usadas no gráfico como linha de referência às séries de dados e aos marcadores de dados. Quase todos os gráficos tem dois eixos: o eixo dos XX (a linha horizontal) e o eixo dos YY (a linha vertical) distribuídos pelos dados da forma que o utilizador desejar.
Títulos – Nome a atribuir ao gráfico e aos seus eixos. Existem zonas predefinidas para a atribuição de títulos.
Legenda – Área reservada no gráfico que complementa a interpretação das séries de dados.
Rótulo de dados – Identificam pormenorizadamente os marcadores de dados ou séries de dados no seu eixo correspondente.
Criar gráficos
Os gráficos são criados a partir de uma ou mais séries de dados.
Com base na imagem de exemplo de gráfico acima representada, crie o seguinte conjunto de valores para podermos dar inicio à criação do nosso gráfico:
Trimestre Receitas Despesas Saldo
1º Trim. 36000 28000 8000
2º Trim. 28500 26000 2500
3º Trim. 29000 28500 500
4º Trim. 37000 33000 4000
Após ter criado na folha de cálculo os valores apresentados, proceda da seguinte forma:
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Seleccione todos os dados inseridos e aceda ao menu Inserir, comando Gráfico ou no botão da barra de ferramentas Padrão.
O processo de criação de um gráfico é composto pelos seguintes quatro passos:
Tipo de gráfico – A caixa de diálogo que aparece, permite-‐lhe seleccionar o tipo de gráfico que pretende. Existem os gráficos Tipos-‐padrão e os Tipos personalizados.
Para já iremos falar apenas dos Tipo-‐padrão, visto que são tipos de base já existentes. Estes aparecem listados do lado esquerdo da caixa de diálogo assistente. Depois de seleccionar o tipo de gráfico pretendido, são mostrados vários subtipos pertencentes à categoria que seleccionou, do lado direito da caixa de diálogo. Para o nosso exemplo, seleccione o tipo de acordo com a imagem abaixo apresentada e prima o botão Seguinte para prosseguir ao próximo passo.
Dados de origem – O passo seguinte é composto por dois separadores. Aqui deverá especificar qual a informação a ser representada no gráfico. Como seleccionou as células que contêm os dados do gráfico antes de iniciar a criação do gráfico, estes aparecem definidos correctamente nos campos certos.
Separador Intervalo de dados
Pode reparar que na caixa de texto Intervalo de dados, está definido automaticamente os dados a serem representados no gráfico. Pode ainda alterar as séries de dados, alternando entre Linhas e Colunas. No exemplo apresentado, se a série for definida em colunas, o eixo dos XX irá representar todos os trimestres, enquanto que se for definida em linhas passará a ser representado nesse eixo pelos valores apresentados por trimestre. A escolha das séries
influência os dados apresentados na legenda. Note que ao
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alternar o tipo de série, é permitido ver um exemplo do gráfico, para melhor decidir que série quer usar, embora a que vem, por norma, seja a mais adequada. Escolha a série em Colunas e passe ao separador seguinte.
Separador Série
Este separador permite-‐lhe gerir as Séries de dados, adicionando e/ou removendo as mesmas. Cada série no gráfico tem um nome, que se encontra listado na caixa séries. Este nome está dependente do tipo de série seleccionado no separador anterior (como teste, alterne no separador anterior o tipo de série, linhas ou colunas, e verifique que o nome da série neste separador também altera). Por baixo da caixa Nome, existem dois botões: o botão Adicionar que permite adicionar uma nova série, e o botão Remover que remove a série seleccionada. Estas operações não alteram os dados existentes da folha de cálculo. Repare que, ao seleccionar uma série, poderá visualizar e alterar o nome e os dados associados à mesma. Para alterar o nome e os valores de uma série basta clicar nas próprias caixas e seleccionar na folha de cálculo o nome ou os dados respectivamente.
Como já foi referido anteriormente, antes de dar início à criação do gráfico foram seleccionados os valores na folha de cálculo, logo os dados estão todos introduzidos por defeito nos sítios certos.
Clique em seguinte para passar ao próximo passo.
Opções do gráfico – Este passo permite ao utilizador personalizar o gráfico através opções disponibilizadas pelos vários separados existentes. As opções disponíveis variam conforme o tipo de gráfico que está a usar. Em todos os separadores, tem sempre do lado direito da caixa de diálogo uma pré-‐visualização do gráfico com as alterações efectuadas.
Separador Títulos
Este separador permite-‐lhe definir o nome a atribuir ao gráfico, bem como a cada um dos seus eixos. Introduza o nome que quiser e passe ao separador seguinte.
Separador Eixos
Permite mostrar ou ocultar os eixos do gráfico.
Separador Linhas de grelha
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Permite mostrar ou ocultar as linhas da grelha do gráfico correspondente aos eixos existentes. Estas linhas ajudam a clarificar a posição das colunas relativamente aos eixos.
Separador Linhas Legenda
Permite mostrar ou ocultar a legenda do gráfico, bom como posiciona-‐la onde deseja.
Separador Rótulos de dados
Permite aplicar vários tipos de rótulos aos marcadores de dados. Clique sobre as caixas de verificação e seleccione as que desejar.
Separador Tabela de dados
Permite mostrar ou ocultar a tabela de dados que deu origem ao gráfico. Depois de definidas todas estas opções, clique no botão seguinte e passe ao próximo passo.
Localização do gráfico – Este último passo permite ao utilizador definir a localização do gráfico. Pode optar por colocá-‐lo numa nova folha seleccionando a opção Como nova folha, ou inseri-‐lo como objecto numa folha de cálculo já existente através da opção Como objecto em.
Para terminar, clique no botão Concluir. O gráfico é-‐lhe apresentado na folha que seleccionou. Clique sobre o gráfico, mantenha o botão do rato
Fórmulas
Atenção!
1. Nunca referenciamos valores, mas sim o nome da célula que contém o valor, como A1, sendo “A” a coluna e “1” a linha.
2. As fórmulas sempre iniciam com sinal de “=”.
3. Lembre -‐se de: quando se referir a texto nas funções, indicá-‐lo entre aspas duplas (Ex.: “texto”).
4. Ao construir uma fórmula, ao separarmos as células com o símbolo da vírgula “;” representamos uma célula e outra célula. Ao utilizar dois pontos, representamos “até”, veja:
A1;A7 é o mesmo que “A1 e A7”
A1:A7 é o mesmo que “A1 até A7” (abrange A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7).
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5. Para fixar células, utilize o símbolo do cifrão ($) antes da coluna, para fixar coluna, e antes da linha, para ficar a linha. Para ambos, utilize F4.
6. Para criar gráficos rapidamente, selecione os valores e tecle F11.
Ø FUNÇÕES
Matemáticas
Soma: =soma(intervalo)
Média: =media(intervalo)
Maior Valor: =maximo(intervalo)
Menor Valor: =minimo(intervalo)
Exemplos:
=soma(A1;B14) => somará o conteúdo da célula A1 com o da célula B14.
=media(C4:C10) => exibirá a média dos valores das células C4 até C10.
=máximo(A1:D10) => exibirá o maior valor entre as células de A1 até D10.
=míniimo(F1;F9) => exibirá o menor valor entre as duas células F1 e F9.
SomaSe
=somase(intervalo que possui o critério ;critério;intervalo a ser somado)
Exemplo:
Suponhamos que desejamos som ar o preço de todos pares da marca Azaléia de
uma tabela de loja de calçados. A Somase ficaria:
=somase(A1:A10;”Azaléia”;B1:B10), sendo que o intervalo A1:B1 corresponde a coluna com os nomes das marcas e B1:B10, a coluna com os valores.
SubTotal
=subtotal(número correspondente a função desejada; intervalo) Utilizado quando há AutoFiltro.
Exemplo
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=subtotal(9;C1:C20). Irá somar o intervalo C1:C20 quando houver Autofiltro. Principais números de função subtotal
-‐ Soma: 9
-‐ Média: 1
-‐ Máximo: 4
-‐ Mínimo: 5
Texto
Concatenação
=concatenar(célula1;célula2) ou = célula1&célula2
Exemplo:
Se em A1 há “Carlos” e em A2 há “Oliveira”, ao colocar em outra célula a fórmula:
=concatenar(A1;A2) ou =A1&A2
Exibiria: “CarlosOliveira”.
Ou podemos ainda escrever
=A1&” “&A2 e teremos “Carlos Oliveira”.
Lógica
Se
=se(célula com alguma condição ;o que fazer caso a condição seja verdadeira ;o que fazer caso condição seja falsa)
Exemplo
=se(A1>20000;”Carro de Luxo”;”Carro Popular”) => Em A1 há o preço do carro.
=se(B2>=3200;B2*10%;B2*5%)
E
=se(e(condição1;condição2);o que fazer caso as condições sejam verdadeiras ;o que fazer caso ambas condições sejam falsas)
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Exemplo
=se(e(A1>1000;A1<2000);”Dentro da Média”;”Fora da Média”)
OU
=se(ou(condição1;condição2);o que fazer caso uma das condições seja verdadeira;o que fazer caso uma das condições seja falsa)
Exemplo
=se(ou(A1=”Janeiro”;A1=”Fevereiro”;A1=”Março”);B1=”Calor”;B1=”Frio”)
Procura
Procv
=procv(parâmetro para a pesquisa;intervalo de procura;posição da coluna neste intervalo que possui o resultado)
Exemplo
Suponhamos que queremos procurar o nome de um funcionário que sabemos apenas o código.
=procv(A1;C10:E20;3)
Sendo que A1 é o local onde o código que sabemos é informado. C10:E20 a tabela onde possui o código e o nome dos funcionários. O número 3 indica qual é a coluna do nome dentro da tabela, ou seja, é a terceira coluna. Se após o número que indica a posição da coluna colocarmos “;0” não há a necessidade de a primeira coluna da tabela estar em ordem crescente. Lembre-‐se também de que esta primeira coluna deve conter o que estamos passando, ou seja, no nosso exemplo a primeira coluna de ve ser a do código.
Proch
=proch(parâmetro para a pesquisa;intervalo de procura;posição da linha neste intervalo que possui o resultado)
A função Proch é idêntica à função Procv, o que muda é que Proch significa
Procura na Vertical (em colunas) e Proch, Proc ura na Horizontal.
Financeira
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Pgto
=pgto(taxadejuros ;qtdeparcelas;valoravista).
Para não ficar em negativo, colocar o sinal – antes do nome da função. Exemplo:
=pgto(2,99%;48;A1)
Mostrará o valor mensal de um parcelamento em 48x com 2,99% de juros do valor contido na célula A1.
Arredondamento
Arredondar casas decimais: =arred(célula;qtdedecasas)
Ø RECURSOS
Inserir Nome em Intervalo: selecionar as células e Menu Inserir => Nome => Definir.
Auditoria de Células: recurso do Excel que consiste em indicar com setas as células utilizadas na fórmula selecionada, ou indicar em qual a fórmula a célula selecionada está se ndo usada. Menu Ferramentas => Auditoria de Células => Rastrear Dependentes ou Precedentes (Conforme se desejar). Para remover as setas: Menu Ferramentas => Auditoria de Células => Remover todas as setas. Atingir Meta: ferramenta que para chegar a um resultado esperado altera algum outro valor utilizado no cálculo. Menu Ferramentas => Atingir Meta => Indicar na janela que abrirá qual célula terá o valor desejado, logo abaixo estipular esse valor e por fim indicar qual célula ira sofrer a variância. Obs.: é necessário que a célula a ter valor desejado possua um a fórmula e que nesta este já sendo usada a célula a variar.
Formulário: selecionar uma célula da tabela e Menu Dados => Formulário. Informar a nova entrada. Detalhe: o novo registro sempre irá para o final na tabela.
AutoFiltro: selecionar alguma célula do intervalo a ser filtrado e Menu Dados => Filtrar => Auto Filtro. Basta agora clicar na seta drop-‐down da coluna a qual se deseja filtrar e escolher o critério. Filtro Avançado: Em “Intervalo da Lista”, selecionar toda a tabela; em “Intervalo de Critérios”, selecionar a linha onde o critério foi informado; e em “Copiar Para”, indicar a linha onde deverá exibir o resultado. Lembre -‐se de que a linha de título sempre deverá ser selecionada.
SubTotais: para utilizar este recurso, útil para se classificar a tabela
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em níveis, sempre classificá-‐la antes de acordo com o critério a ser utilizado. Após, Menu Dados, opção SubTotais. Em “A Cada Alteração Em”, escolher o campo que foi utilizado na classificação. Congelar Painéis: selecionar a primeira célula abaixo do que se deseja fixar. Menu Dados => Congelar Painéis.
Dividir Planilha: Menu Dados => Dividir. Torna possível a visualização da planilha por mais de uma maneira, levando em consideração a célula que estiver selecionada.
Comentário: Menu Exibir => Comentário.
Formatação Condicional: selecionar a(s) célula(s), Menu Formatar
=> Formatação Condicional.
Tabela e Gráfico Dinâmicos: A tabela dinâmica é aquela que nos
permite indicar algumas restrições quanto aos valores a serem exibidos. Selecionar alguma célula da tabela, Menu Dados => Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmico. Basta apenas seguir os passos, sendo o terceiro passo o mais importante, onde através do botão Layout indicaremos quais serão as restrições. Nos campos
Página, Linha e Coluna devemos clicar e arrastar os campos a serem filtrados. Em Dados, indicar o resultado da filtragem. Se aqui dermos um duplo clique, escolhemos qual função será exibida ao final da tabela. Depois de criada, é exibida a barra de ferramentas de Tabela Dinâmica, a qual possui o botão Assistente de Gráfico, o qual gerará o gráfico dinâmico.
Cenário: Menu Ferramentas => Cenários. Utilizado para exibir resultados de acordo com alguma situação estipulada. Clicar em Adicionar, informar ou nome para o cenário e a célula variável será o local a se definir determinada situação, indicada em Inserir Valores a Célula Variável. Por exemplo, indicar alguma % a variar. Para ver o resultado do cenário, clicar no botão Mostrar da janela do c enário. Macro: Menu Ferramentas => Macro => Gravar Nova Macro. Dar um
nome e uma tecla de atalho. Após, e xecutar a ação e em seguida
Menu Ferramentas => Macro => Parar Gravação.
Novo Menu: Menu Exibir=> Barra de Ferramentas=>Personalizar=>Guia Comandos =>Novo Menu. Clicar ao lado direito em “Novo Menu” e arrastar até a Barra de Menus. Para indicar os comandos, ir na mesma janela na opção Macros, clicar e arrastar.
Lista: Menu Ferramentas, Opções, Listas. Basta Indicarmos em cada linha as palavras da lista. Após é só digitar a primeira palavra numa célula que p Excel dará continuidade.
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Ocultar célula: Menu Formatar => Células=>Categoria
Personalizado. Digitar ao lado direito, onde deve estar escrito
“Geral”, três vírgulas, assim: ;;;
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Sousa, Sérgio (1997), Tecnologias de Informação: FCA – Editora de Informática, Lda;
Sousa, Sérgio (1994), Computadores para todos nós – Editora de Informática, Lda.